MANLWORD

DIRECCION GENERAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA WORD PARA WINDOWS
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CONCEPTOS GENERALES
Word para Windows, es un paquete de aplicacin desarrollado por MICROSOFT dentro de los programas de Procesadores de palabras para ejecutarse dentro de Windows, es decir, si no se cuenta con el programa Windows, este procesador no se podr utilizar. Un Procesador de palabras, es la aplicacin ms comn del computador que puede sustituir a una mquina de escribir y eliminar la tediosa tarea de repetir cartas. El texto se puede probar y corregir antes de imprimirlo y uno existente puede utilizarse para la creacin de otros documentos. Al aprender a utilizar este programa, el usuario se dar cuenta del tipo de documentos, incluyendo grficos que podr generar y las ventajas que se tiene sobre la mquina de escribir.
1.1 QUE SE PUEDE HACER CON WORD PARA WINDOWS ? A continuacin se muestra la potencialidad de este Procesador de textos, a travs de una lista de funciones que presenta Word para Windows : Cartas Modelo: Son aquellos documentos donde un texto comn se guarda en un documento y la informacin personalizada en otro. Durante la impresin, Word para Windows combina la informacin de ambos documentos para crear las cartas modelo. Columnas: Es posible trabajar dividiendo la hoja en diferentes tipos de columnas denominadas de estilo periodstico, de formato lado a lado y de columnas para hacer tablas. Diseo de Pginas: A travs Word para Windows, es posible colocar grficas importadas o texto con elementos de diseo en cualquier posicin de una pgina, cambiar su tamao y dejar que el texto fluya a su alrededor. Esquemas: Es posible organizar las ideas creando un esquema y utilizndolo como base para escribir y organizar un documento. Etiquetas Postales. Formularios: Utilizados como formas preimpresas para rellenar informacin.
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SECRETARIA DE MEDIO AMBIENTE, RECURSOS NATURALES Y PESCA L..I. Carlos Enrique Morales Bautista
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Glosarios: Son utilizados para almacenar porciones de texto que se utilicen con frecuencia, como puede ser una despedida en una carta. Estos se pueden utilizar dentro de la misma sesin de trabajo o en otra. Impresin: La cual es controlada por el usuario, es decir, es posible imprimir todo o parte del documento. Cuenta con un comando para ver por pantalla el documento tal cual se va a imprimir antes de imprimirlo fsicamente. ndices: Es posible buscar texto que haya sido marcado como elemento que va a ser incluido en un ndice, y generar el ndice a partir de estos elementos. Lneas, Bordes, Cuadros y Sombreado: Es posible agregar lneas o cuadros en los bordes de un texto para separarlo de otros elementos de la pgina o dibujar lneas en cualquier parte del documento. Macros: A travs de stas, es posible grabar secuencias de teclas o comandos y ejecutarlas posteriormente. Marca-Textos: Es posible asignar un nombre a cualquier bloque de texto en un documento y luego utilizarlo como referencia para encontrarlo fcilmente en cualquier momento. Marcas de Revisin: Se utilizan para mantener un control de los cambios realizados en los documentos entre una versin y otra. Formatos: Mrgenes, sangras, alineaciones, tamao de papel y otros formatos de pgina, letras negritas, cursivas, etc.. Matemticas: A travs de la calculadora de Word para Windows, es posible realizar operaciones bsicas. Modelos: Estn formados por un conjunto de formatos. Estos ayudan a lograr un aspecto semejante en diversos documentos y permiten aplicar formatos de cualquier grado de complejidad fcilmente. Notas al Pie: Word para Windows inserta automticamente marcas de referencia de notas al pie y facilita el proceso de escribir la nota correspondiente. Las notas al pie pueden ser impresas en la misma pgina en la que aparecen sus correspondientes marcas de referencia, o agrupadas al final de un captulo o del documento.
Numeracin automtica de ttulos y de lneas

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Numeracin de pginas y lneas: Cuenta con numeracin automtica de las pginas y lneas en un documento. Ordenacin de texto: Es posible colocar el texto en orden alfabtico o numrico. Verificacin de ortografa automtica y presentacin de sinnimos. Referencias Cruzadas: Es utilizado para automatizar las referencias a nmeros de pgina, nmeros de ilustraciones, tablas, ttulos de captulos, etc.. Respaldo automtico: Word para Windows guarda automticamente, en intervalos de tiempo especificado por el usuario, cualquier cambio realizado en los documentos. Rtulos: Ya sean encabezados o pies de pgina. Tablas de Contenidos: Los ttulos que contiene un documento pueden servir para formar una tabla de contenidos o ndices generales.
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ENTRADA A WORD PARA WINDOWS.
Para llamar al programa de Word para Windows, nicamente deber entrar a Windows y activar el icono de Aplicaciones para Windows , localizando el programa Word para Windows y abrindolo. Si el programa no se encuentra, ser necesario instalarlo utilizando el programa de INSTALAR de Windows. Es posible entrar directamente al programa sin pasar por Windows, tecleando dentro del directorio: Winword Si desea entrar directamente al programa y llamar algn documento previamente creado se deber teclear: Winword/nombre del documento
1.3 TECLAS IMPORTANTES Y UTILIZACIN DEL MOUSE
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La siguiente tabla muestra las teclas importantes que es necesario memorizar, ya que sern muy utilizadas en Word para Windows: ESC F1 a F2 BackSpace TAB ENTER BLOQMAYUS SHIFT Utilizada generalmente para cancelar una accin. Conocidas como teclas de funcin. Ubicadas en la parte superior de la pantalla del teclado mejorado. Utilizada para borrar un carcter a la izquierda de donde se encuentra el cursor. Utilizada para tabuladores. Utilizada para ejecutar comandos o para la creacin de un nuevo prrafo. Al presionarse, se activa o desactivan las maysculas. Situada en ambos extremos de la parte principal del teclado . Utilizada para el cambio de maysculas a minsculas y viceversa. Tecla de control. Generalmente se utiliza simultneamente con otra tecla. Tambin se encuentra situada en ambos extremos de la parte principal del teclado. Generalmente se utiliza simultneamente con otra tecla. Utilizada para activar en forma rpida comandos Genera un espacio en blanco. Para imprimir caracteres especiales. Utilizada para insertar caracteres o sobreescribir. Utilizada para borrar el carcter donde se encuentre el punto de insercin. Utilizada para localizarse al inicio de una lnea. Utilizada para localizarse al final de una lnea. Utilizada para desplazar el cursor una pgina hacia arriba. Utilizada para desplazar el cursor una pgina hacia abajo. Utilizadas para desplazar el cursor a la direccin correspondiente. Utilizada para activar y desactivar el teclado numrico. Funcin similar a <ENTER>
CTRL
ALT
Barra Espaciadora ALT GR. INSERT SUPR o DEL HOME o INICIO END o FIN PgUp o RePg PgDn o AvPg Teclas de direccin BloqNum Intro
El Mouse o ratn, es un dispositivo de entrada diseado para utilizarse en vez del teclado en funciones como desplazamientos, seleccin de comandos y movimiento en diferentes aplicaciones. Tambin en ocasiones es utilizado para
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combinarse con el teclado. Es un dispositivo mecnico para controlar la computadora, el cual contiene botones denominados pushdown buttons. Presionando estos botones, origina que la computadora realice ciertas acciones. Los siguientes trminos son utilizados para realizar acciones con el mouse:
Apuntar:
Significa mover el mouse puntero del mouse a un apropiado.
o el lugar
Click:
Significa presionar y liberar un botn del mouse. Significa hacer click dos veces. Significa presionar un botn del mouse mientras se mueve.
Doble Click: Arrastrar:
La mayora de las veces se presionar el botn izquierdo del mouse. Dependiendo del objeto que se est sealando, o la accin que se est ejecutando, el puntero del mouse, tomar diversas formas.
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LA PANTALLA DE WORD PARA WINDOWS
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Al entrar a Word para Windows aparecer la siguiente pantalla:
Partes que componen la pantalla: Barra de men Despliega los nombres de los mens disponibles para la aplicacin o documento
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Mens
Comando
Men de control
Barras de Scroll
Barra de Ttulo
Botn Maximizar
Botn Minimizar
Botn Restaurar
Borde de ventana
Word para Windows agrupa los diferentes comandos en Mens. La agrupacin se realiza en base a la accin que realiza el comando. Por ejemplo, todos los comandos para trabajar con archivos se encuentra en el Men Archivo. Descrito como una palabra o frase que es una instruccin para que Word para Windows pueda realizar una accin. Existen comandos que al activarlos se ejecutan; sin embargo puede ser que algn comando requiera de mas informacin para lo cual Word desplegar una Caja de Dilogo donde se solicitar informacin adicional para poder ejecutar el comando. Cuando un comando no se puede aplicar, aparecer en color gris. Existe tambin mens de control, para la ventaja de aplicacin los cuales se encuentran en la esquina superior izquierda de la ventana. Conocidas como barras de desplazamiento. Son utilizadas para moverse a travs de la aplicacin, cuando sta es ms grande que la pantalla. Es la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana que contiene el nombre de la aplicacin o del documento desplegado en la ventana. Es un smbolo (flecha negra hacia arriba) utilizado para agrandar la ventana. Este solo aparece en ventanas cuando pueden ser maximizadas. Es un smbolo (flecha hacia abajo) utilizado para disminuir una ventana de aplicacin a su forma ms pequea llamada cono de aplicacin. Solo aparece en ventanas cuando pueden ser minimizadas. Es un smbolo (dos flechas encontradas) utilizado para regresar una ventana a su tamao previo y estado antes de maximizarla o minimizarla. Es el marco que rodea cualquier ventana, el cual puede ser movido para alterar su tamao.
rea de Estilo
Listn
Es el rea de trabajo principal dentro de la ventana de aplicacin que despliega la aplicacin misma y cualquier ventana de documento que puede ser utilizado en la aplicacin. Es una barra grfica que muestra el formato del
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Regla
Barra de Estado
caracter seleccionado. Utilizando el Mouse y esta barra , es posible cambiar el formato de caracteres. Contiene cajas para los tipos de letras y tamaos que se deseen. Cuando no existe ningn documento en la pantalla, esta barra se encuentra en color gris, de tal forma que no se pueda utilizar. Es posible eliminar esta parte de la pantalla para visualizar ms lneas del documento. Es una barra grfica utilizada para el formato a prrafos, ajuste de ancho de columnas en tablas y para ajustar los mrgenes de la pgina. Es posible eliminar esta parte de la pantalla para visualizar ms lneas del documento. Esta barra despliega informacin como el tipo de men que se encuentra activo, la informacin que necesita Word para Windows para completar un comando o el nmero de lneas, pgina, seccin y columna. Tambin despliega indicadores de alguna accin. Es posible eliminar esta parte de la pantalla para visualizar ms lneas del documento. Los principales indicadores, se describen a continuacin: GM.- El grabador de macros est activado. EX.- La tecla de extender est activada. COL.- La tecla de seleccin de columna est encendida. SO.- Sobreescribir est activado. MR.- Marcar revisiones est activado. BM.- La tecla BLOQ MAYUS est activada. BN.- La tecla BLOQ NUM est activada.
MEN DE CONTROL Es un smbolo rectangular localizado en la parte superior izquierda de la ventana, el cual al activarlo despliega el men de control que contiene comandos para manipular una ventana de documento, la ventana misma de Word para Windows y las cajas de dilogo con barras de ttulo. Estos comandos pueden variar en los mens de control para ventanas de
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documentos, Word o cajas, sin embargo incluyen comandos para tamaos, movimiento, maximizar y restaurar una ventana. El men de control de Word para Windows contiene una lnea larga, mientras que el men de control del documento contiene una lnea angosta.
Para abrir el men de control de la ventana de Word para Windows: Haga Click en el icono del men o presion <ALT> <Barra espaciadora> Para abrir el men de control de la ventana de un documento: Haga Click en el icono del men o presione <ALT> <-> Para cerrar el men de control: Haga Click en cualquier parte de la ventana o presione <ALT>
Comandos del Men de Control:
Restaurar Mover Tamao
Restablece la ventana activa a su tamao anterior. Desplaza la ventana a un posicin de ventana nueva. Cambia el tamao de la ventana.
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Minimizar maximizar
Cerrar Venta siguiente
Reduce la ventana a un icono. Ampla la ventana de Word hasta el tamao mximo de la pantalla. Amplia la venta de documento activa hasta el tamao de la ventana de Word. Cierra la ventana. Desplaza entre el documento activo y siguiente documento abierto.
ACCESO A MENS Y COMANDOS
Para seleccionar un men con el Mouse: 1) 2) Apunte al nombre del men haga click en el nombre del men deseado
Para seleccionar un men con el teclado: 1) presione <ALT> o <F10> para activar la barra de mens 2) Utilice las flechas izquierda derecha de las teclas de direccin para moverse a travs de los mens 3) Presione <ENTER> Tambin es posible seleccionar mens con el teclado utilizando la tecla <ALT> y la letra subrayada del men deseado
Para cancelar un men : 1) men o presione <ESC> Para seleccionar un comando: 1) Active el men donde se encuentra el comando. Haga click en cualquier parte de la pantalla fuera del
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2) abajo
Haga click en el comando o utilice las flechas arriba o y presione <ENTER> en el comando deseado.
CONVENCIONES DE LOS COMANDOS: CONVENCIN Comando en color gris Comando terminado en .... SIGNIFICADO El comando no se puede activar El comando requiere de ms informacin por lo que aparecer una caja de dilogo. El comando se encuentra activo.
Comando con una paloma
Combinacin de teclas despus Es la forma abreviada de utilizar el comando sin tener que activarlo. del nombre del comando. Tringulo Este comando a su vez contiene otros comandos disponibles.
CAJAS DE DIALOGO Las cajas de dilogo se despliegan cuando un comando requiere de ms informacin para ejecutarse. Todos aquellos comandos que en el men aparezcan con tres puntos suspensivos (...) desplegarn una caja de dilogo al activarlos.
Elementos de la caja de dilogo: Puede incluir reas para introducir texto o nmeros y opciones relacionadas con el comando. Tambin puede desplegar informacin adicional de prevencin o requerir una confirmacin. Los elementos de la caja de dilogo son: Rectngulo punteado Indica el rea activa del cuadro de dilogo. Al mover el cursor, este rectngulo se mueve al elemento deseado llamado el punto de insercin.
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Caja de lista
Es un cuadro que despliega una lista de opciones para un comando. Es un rectngulo para introducir texto o nmeros. Es un crculo pequeo seleccionar una opcin. utilizado para
Caja de texto
Botn de Opcin
Caja de chequeo
Es un cuadrado pequeo seleccionado para prender o apagar una opcin. Una X en la caja significa que est activa la opcin. Es un rectngulo alargado. Se presenta con diferentes propsitos: SI Cierra la caja de dilogo y ejecuta el comando Cierra la caja de dilogo y no ejecuta el comando
Botn de comando
Cancelar
Entrada a una nueva caja de dilogo
La siguiente figura muestra las partes de una caja de dilogo:
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USO DEL MOUSE EN LAS CAJAS DE DILOGO La siguiente tabla, muestra el uso del Mouse para moverse y seleccionar opciones dentro de una caja de dilogo: Hacer click para -Seleccionar un bot de opcin -Prender o apagar una caja de dilogo -Seleccionar un botn de comando -En un rengln, desplazar una lnea a la vez -Colocar un punto de insercin cuando se edita un texto en una caja -Prender o apagar una caja de chequeo -Ejecutar el comando en una caja de lista o en un botn de opcin
Hace doble click para
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MOVIMIENTO DE VENTANAS Y CAJAS DE DILOGO

Para mover una ventana o caja de dilogo con el Mouse: 1) la nueva localidad. 2) Una vez en la nueva localidad, libere el Mouse, o presione <ESC> antes de liberar el Mouse para cancelar el desplazamiento. Arrastre el Mouse colocando el puntero en la barra de ttulo de la ventana o en la barra de ttulo de la caja de dilogo a
Para mover una venta o caja de dilogo con el teclado 1) ventana de aplicacin hasta llegar ala deseada y presionando <CTRL> <F6> o <CTRL> <TAB> para pasar entre ventanas de documentos e iconos. 2) <ALT> <-> para una ventana de documento. 3) 4) 5) Escoja el comando Desplazar Utilice las teclas de direccin para mover el objeto Al llegar al lugar deseado, presione <ENTER>. Si desea cancelar el movimiento, presione <ESC>. Abra el men de Control presionando <ALT> <Barra espaciadora> para cajas de dilogo o presionando Seleccione la ventana o caja de dilogo que desee mover, presionando <ALT> <ESC> para pasar por cada
Para cambiar el tamao de una ventana con el Mouse: 1) Seleccione la ventana que desea cambiar de tamao. 2) Coloque el puntero en el borde o esquina correspondiente que se desee mover.
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Arrastre la esquina o borde, hasta que la ventana este del tamao deseado. Libere el botn del mouse. Si desea cancelar la accin presione <ESC> antes de liberar el botn del mouse.
4)
Para cambiar el tamao de una ventana con el teclado: 1) Seleccione la ventana que desea cambiar de tamao presionando <ALT> <ESC> para pasar por cada ventana de documento hasta llegar a la deseada y presionando <CTRL> <F6> o <CTRL> <TAB> para pasar entre ventanas de documentos. Abra el men de Control presionando <ALT> <Barra espaciadora> para cajas de dilogo o presionando <ALT> <-> para una ventana de documento o icono. Escoja el comando Tamao. Presione una de las teclas de direccin para mover el puntero al borde que se desea mover. Presione las teclas de direccin, para mover el borde. Presione <ENTER> cuando la ventana est del tamao deseado o <ESC> si desea cancelar la accin.
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3) 4)
5) 6)
Si se desea cambiar el tamao tanto horizontal como vertical, despus de escoger el comando, se debern presionar dos teclas de direccin al mismo tiempo, para seleccionar una esquina de la ventana. Para maximizar una ventana cubriendo toda la pantalla con el Mouse: 1) 2) Seleccione la ventana que desea maximizar. Haga click en el botn de maximizar situado en la esquina superior derecha de la ventana.
Para encoger una ventana cubriendo toda la pantalla con el teclado: 1) 2) Seleccione la ventana que desea maximizar. Abra el men de control.
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3)
Escoja el comando maximizar.
Para restaurar una ventana que est como icono con el Mouse: 1) Haga doble click en el icono.
Para restaurar una ventana que est como icono con el Teclado: 1) Presione <ALT> <ESC> las veces que sea necesario para seleccionar el icono de aplicacin; si es un documento presione <CTRL> <F6> o <CTRL> <TAB> para seleccionar el icono Abra el men de Control Escoja el comando Restablecer
2) 3)
Para restaurar una ventana que est maximizada con el Mouse: 1) Haga click en el botn de restaurar situado en la esquina superior derecha de la ventana.
Para restaurar una ventana que esta como icono con el Teclado: 1) 2) Abra el men de Control. Escoja el comando de Restablecer.
USO DE LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
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Para desplazar la informacin de una ventana o de una caja de dilogo utilizando las barras de desplazamiento con el mouse: 1) Arrastre la caja de desplazamientos a una posicin en la barra de desplazamiento correspondiente a la localidad general donde desee trabajar
Las opciones siguientes son utilizadas para el desplazamiento con el Mouse Para desplazarse Una lnea desplazamiento Una ventana superior o sobre las barras verticales y a la izquierda o derecha de la caja de desplazamiento sobre las barras horizontales Continuamente desplazamiento y hasta que se visualice la informacin
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Procedimiento Haga click en una de las flechas de
Haga click en la barra de desplazamiento inferior a la caja de desplazamiento
Apunte a una de las flechas de presione el botn del Mouse,
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A alguna posicin abajo de posicin deseada. La
Arrastre la caja de desplazamiento arriba o la barra de desplazamiento a la seccin del documento o lista que
se vea, depende del desplazamiento lugar de la caja de
Para desplazar la informacin de una ventana o de una caja de dilogo utilizando las barras de desplazamiento con el Teclado: 1) Presione la tecla de direccin que apunta a la direccin que desea desplazar.
Las opciones siguientes son utilizadas para el desplazamiento con el Teclado:
Para desplazarse Una ventana arriba o abajo Una ventana izquierda o derecha
Procedimiento Presione <RePg> o <AvPg> Presione <CTRL> <PgUp> o <CTRL> <PgDn> <INICIO> <FIN> <CTRL> <INICIO>
Inicio de una lnea Fin de una lnea Inicio del documento
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Fin del documento
<CTRL> <FIN>
1.5 MEN PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS
Word para Windows utiliza muchos archivos durante la sesin. Cada documento se encuentra en un archivo. Word tambin utiliza el archivo de manejador de la impresora y el archivo de fuentes para desplegar e imprimir el contenido de los documentos. En edicin a estos archivos, Word para Windows utiliza algunos archivos especiales, los cuales se detallan en la lista siguiente:
WINWORD.INI WINWORD.EXE NORMAL.DOT globales WINWORD.HLP WIN.INI WINWORD.CBT HYPH.DAT
Es un archivo de inicializacin. Configura Word y se encuentra activo siempre. Es el programa de Word para Windows. Es un archivo que contiene las especificaciones para documentos sin un patrn especfico. Es el archivo de ayuda del programa. Es el archivo de inicializacin de Windows. Tutoral de Word para Windows. Archivo de separadores.
Resumen: Es un registro el cual contiene informacin estadstica e informativa acerca de un documento. Su objetivo es el de ayudar a recordar y entender el contenido de un documento y para ayudar a encontrarlo. El tipo de informacin que contiene es:
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Nombre del Archivo: Directorio: Ttulo: Asunto: Autor: es
Nombre del Archivo. Despliega el directorio que contiene el archivo. Es el ttulo descriptivo del documento. Utilizado para describir el contenido del documento. Utilizado para colocar el nombre de la persona que responsable del documento.
Palabras Clave:
Lista de palabras relevantes del documento utilizadas para localizar despus fcilmente el documento. Utilizado para introducir comentarios adicionales al
Comentarios: documento Estadsticas: nmero de
Despliega una caja de dilogo con informacin el pginas, caracteres, tiempo de edicin, etc.
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CREACIN DE UN DOCUMENTO
La creacin de un documento con Word para Windows, consta generalmente de los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Crear o cargar de disco un documento Escribir y dar formato al texto Revisar el texto y el formato Guardar el documento Imprimir el documento Salir de Word para Windows
Crear un nuevo documento: Para crear un nuevo documento nicamente es necesario entrar a Word para Windows y empezar a teclear. los documentos
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creados, se guardan en archivos de documento bajo las siguientes reglas para nombres de archivos: 1) Cada archivo debe tener un nombre por medio del cual se le identificar ( mximo 8 caracteres ). Este nombre no puede tener espacios en blanco ni caracteres especiales, lo nico que acepta son letras, ya sea minscula o mayscula (Word para Windows siempre cambiar todo a maysculas ), dgitos y el guin bajo _. No puede haber en un disco dos archivos con el mismo nombre, ya que al tratar de salvar un archivo con el nombre de ya existente, mandar un mensaje, preguntando si escribe encima del otro, es decir, cambia el que estaba en disco por el que est salvando. Si no sugiere una extensin, Word para Windows, adiciona la extensin .DOC al documento. Si se desea guardar el archivo sin extensin, se deber teclear el nombre del archivo seguido de un punto (.); sin embargo se recomienda que los documentos se les coloque la extensin .DOC ya que se maneja como estndar de documento. A continuacin se listan algunas extensiones que utiliza Word para Windows:
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.BAK .DAT .DIC .DOC .DOT .DRV .EXE .FON .INI .TIF .TMP
Para archivos de respaldo Para archivos de datos para ortografa y sinnimos Para archivo de diccionario Para archivo de documento Para archivo de plantilla Para el archivo manejador de la impresora Para archivos de programas Para archivos de fuentes Para archivos de especificaciones iniciales Para archivo de pantalla Para archivos temporales utilizados por Word
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MEN ARCHIVO
Este men, contiene comandos para trabajar con archivos de documentos. Los comandos de este men son: Nuevo: Crea un documento. La extensin estndar es .DOC para documentos. En esta opcin es posible generar de inicio el registro de informacin sumaria del documento. Abrir: Abre un documento existente para editarlo, formatearlo, imprimirlo, etc.. La limitacin de algunas funciones de Word para Windows, estn determinadas por la cantidad de memoria disponible en la computadora, paro en general es posible tener abiertos como mximo nueve documentos simultneos. Al activar este comando aparecer la siguiente caja de dilogo con las opciones siguientes:
Nombre del archivo: Digite el nombre del archivo o desplcese con el mouse o las flechas del teclado hasta encontrar el deseado. Directorios: En sta caja de lista, se podr activar el directorio deseado. Unidades de disco: En sta, podr seleccionar la unidad de disco deseada. Tipo de archivo: Si el archivo deseado tiene una extensin diferente de .DOC podr seleccionar cualquier tipo seleccionando todo los archivos con *.* .
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Aceptar: Es la caja que permite abrir el archivo seleccionado. Cancelar: Cancela la operacin de apertura de archivos. Buscar archivo: Cierra esta caja de dilogo y abre la caja de dilogo del comando Buscar. Ayuda: Si desea ayuda sobre la ventana activa, oprima esta caja de dilogo. Confirmar conversiones: Seleccione esta opcin si desea confirmar el convertidor que WORD le propondr cuando abra un archivo creado con otra aplicacin. Solo lectura: Abre el documento solo para visualizarlo. Cerrar: Cierra todas las ventanas que contiene el documento activo. Pide una confirmacin de guardar antes de cerrar la ventana si es que se hicieron cambios que no se salvaron previamente. Para cerrar un archivo: Escoja el comando Archivo Cerrar (<ALT> <A> <C>) Escoja el comando Control Cerrar (<ALT> <-> <C> ) o
Guardar: Guarda el documento activo, utilizando el nombre que tiene asignado. Es utilizado cuando ya se cre un documento y se est editando. Guardar Como: Guarda el documento activo, cuando se crea o cuando se desea cambiar su nombre. Word para Windows presenta la posibilidad de guardar un registro adicional con informacin resumida acerca del documento conocida como o Informacin Sumaria. Word para Windows posee una tcnica especial para salvar un documento rpidamente conocida como Guardar Rpidamente, donde solo se actualizan los cambios en el documento existente sin guardar todo el documento nuevamente, lo que ahorra tiempo. A travs de las opciones del comando Guardar Como, se puede activar esta tcnica. Guardar Todo: Guarda todos los documentos abiertos. Antes de guardar un documento, WORD le pedir confirmacin.
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Buscar Archivo: Ayuda a encontrar un archivo que cumpla con una descripcin especfica. Las opciones de la caja de dilogo del comando Buscar archivo son:
Bsquedas guardadas: Lista las trayectorias de bsqueda de archivos guardadas anteriormente. Archivo: Aqu se selecciona el documento deseado. Si se da doble click a un archivo, la caja de dilogo se cierra y se abre ese archivo. Posicin: Se selecciona la unidad de disco en la que se desea hacer la bsqueda. Eliminar: Elimina una trayectoria de bsqueda no deseada. Bsqueda avanzada: Permite incluir nuevas trayectorias de bsqueda de archivos. Al seleccionar esta opcin se abrir una nueva caja de dilogo. Crear lista: Reemplaza todos los archivos anteriormente encontrados, por una nueva lista que satisfaga los criterios de bsqueda seleccionados. Incluir subdirectorios: Busca en todos los subdirectorios del directorio o directorios especificados en el cuadro Posicin.
Propiedades: Despliega una caja de dilogo con la informacin sumaria del documento seleccionado.
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Opciones del cuadro de dilogo Archivo: Muestra el nombre del archivo del documento. Directorio: Muestra la posicin del documento. Ttulo: Se escribe un ttulo para el documento. Asunto: Se proporciona una descripcin para el documento. Autor: WORD inserta automticamente el nombre que se haya introducido en la ficha Info. del Usuario, sin embargo, podr ser modificado si as se desea. Palabras clave: Proporciona una contrasea para proteccin del documento.
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Comentarios: Incluya cualquier nota adicional que desee recordar respecto al documento. Estadstica: Muestra la estadstica del documento activo.
Plantillas: Presenta las plantillas que puede adjuntar a un documento y permite utilizar las macros automticas y elementos almacenados en plantillas seleccionadas en la sesin de WORD actual. Una plantilla es un diseo para dar formato a un documento final. Las Plantillas pueden contener los siguientes elementos:
Texto que sea el mismo en todos los memorndums o informes Estilos Elementos del glosario Macros
Configurar pgina: Cambia los mrgenes, la fuente y tamao del papel, y la orientacin de la pgina para todo el documento o para las selecciones seleccionadas de un documento.
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T Ficha mrgenes: Establece los mrgenes y la posicin de los encabezados y pies de pgina en relacin con la parte inferior y superior de una pgina. Ficha Tamao del papel: Establece el tamao del papel y la orientacin de la pgina (horizontal o vertical) Ficha Fuente del papel: Establece las opciones para imprimir pginas: tipo de bandeja para el papel y alimentacin manual.
Ficha Diseo de pgina: Establece las opciones para encabezado y pies de pgina, saltos de seccin, alineacin vertical y nmeros de lnea. Predeterminar: Cambia las opciones predeterminadas de los mrgenes. WORD guarda las nuevas especificaciones en la plantilla adjunta y sobreescribe las especificaciones anteriores. Cada vez que base un documento en esa plantilla, WORD usar las especificaciones nuevas. Pginas paralelas: Seleccione esta casilla si desea imprimir en ambos lados de la hoja . Se utiliza para que los mrgenes de las pginas impresas en los lados opuestos de una hoja se correspondan correctamente. Los mrgenes interiores y exteriores tienen el mismo ancho. Cuando selecciones esta casilla, el nombre del cuadro Izquierdo
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cambiara a Interior y el nombre del cuadro Derecho cambiara a Exterior. Aplicar a: Indica la parte del documento a la que desea aplicar las especificaciones. Presentacin preliminar: Muestra el aspecto que tendr el documento cuando sea impreso. La finalidad de ste es realizar las modificaciones necesarias antes de imprimir. Imprimir: Controla el modo en que se imprime un documento. Antes de utilizar esta opcin deber seleccionarse e instalar una impresora.
Opciones del cuadro de dilogo Impresora: Muestra el nombre de la impreso activa y su conexin. Imprimir: Se selecciona el tipo de informacin del documento que se quiere imprimir. Documento: Imprime todo el documento
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Resumen: Imprime solo la informacin de resumen del documento Anotaciones: Imprime solo las anotaciones del documento Estilos: Imprime solo las descripciones de todos los estilos que aparecen en el documento Autotexto: Imprime los elementos de autotexto de la plantilla actual y los que estn asignados a todas las plantillas Asignaciones de teclas: Imprime los nombres de los macros de la plantilla actual, las teclas a las que estn asignadas y sus descripciones para la plantilla actual. Imprime las teclas de mtodo abreviado que se hayan creado para la plantilla actual mediante el uso del comando Personalizar del men Herramientas. Copias: Se escribe o selecciona el nmero de copias que se desea imprimir Intervalo de pginas: se define el intervalo o se seleccionan las pginas que se desea imprimir Imprimir solo: Se selecciona el orden en que desea imprimir las pginas El intervalo: Imprime las pginas especificadas en el cuadro Pginas empezando por la primera Pginas impares: Imprime solo las pginas impares especificadas en el cuadro Intervalo de pginas Pginas Imprime solo especificadas en el cuadro Intervalo de pginas pares: las pginas pares
Imprimir a un archivo: Imprime un documento en un archivo nuevo situado en una unidad especificada. Un archivo se imprime en un archivo para imprimirlo desde un equipo que no tenga instalado Word para
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Windows o para imprimirlo en una impresora que no sea aquella que se estaba utilizando al crear el documento. Al elegir el botn Aceptar Word abre un cuadro de dilogo para escribir un nuevo nombre de archivo. Intercalar copias: organiza las pginas al imprimir varias copias. Word imprime una copia completa del primer documento antes de empezar a imprimir la primera del segundo documento. Impresora: Se selecciona una impresora y un puerto al cual estar conectada. Opciones: Se seleccionan opciones de impresin adicionales.
1,2,3,4: Lista los ltimos cuatro documentos abiertos o salvados, de tal forma que radamente se pueden volver a abrir, sin cambiar de directorio. Si se ha borrado un archivo, este puede aparecer en la lista. Cuando se selecciona un archivo borrado, o que se encuentra en un directorio o unidad de disco diferentes Word para Windows, despliega un mensaje de que no puede encontrarlo. Salir: Este es el comando utilizado para salir de Word para Windows.
EDICIN Y ESCRITURA DE TEXTO

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3.1 INTRODUCCIN DE TEXTO Escribir un texto en Word para Windows es similar a la mquina de escribir, la diferencia principal, es que no necesita presionar <Enter> al final de cada lnea. Cuando el texto llegue al margen derecho o a la sangra derecha y una palabra de cambiar de rengln automticamente. Para insertar texto: Si desea insertar una palabra entre palabras ya escritas, nicamente coloque su cursor en el lugar donde desee insertar el texto y comience a escribir. Winword (Word para Windows), inserta el nuevo texto a la izquierda del cursor. El texto existente se desplaza hacia la derecha. Para borrar texto: Para borrar caracteres existen dos teclas: <Backspace>: Borra el carcter de la izquierda de donde se encuentra posicionado el cursor. Al utilizar esta tecla el carcter borrado se pierde. <Del>: Tambin conocida como Supr. Borra el carcter sobre le que se encuentra el cursor. En el caso de que algo se encuentre sombreado lo borra completamente.
para sobreescribir: Si usted desea reemplazar un texto por otro y no insertarlo, es necesario presionar la tecla <Insert> para activar el cdigo de sobreescritura (las letras SO aparecen el la barra de estado), de esta manera cuando se introduzca texto, ste reemplaza al que tiene el cursor. Para regresar al modo de insercin es necesario presionar nuevamente <Insert>. Para repetir lo ltimo que se escribi: Si presiona la tecla de funcin <F4>, se repetir lo ltimo que se escribi hasta que se movi el cursor o se aplic un comando. Esta sera una manera de insertar texto. Para iniciar un nuevo prrafo: Unicamente presione <Enter>. El prrafo es considerado como un conjunto de lneas que no llevan una lnea en blanco o un <Enter>. Si desea crear una nueva lnea sin crear un nuevo prrafo, deber presionar simultneamente las teclas de <Shift> <Enter>.
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Para iniciar una nueva pgina manualmente: Cuando se llena una pgina en Word, automticamente genera un salto de pgina, mostrando una lnea de puntos de la siguiente forma:
Aqu se llen una pgina en Word para Windows: . . . . . . . . . . . . . . . . Aqu seguira otra hoja. Observe su lnea de estado y ver que la pgina cambi.
Si usted desea generar un salto de pgina en un lugar especfico, posicinese en ese lugar y presione simultneamente <Ctrl> <Shift> y <Enter>. En este momento Word para Windows, mostrar una lnea punteada que cubrir el ancho de la pantalla de la siguiente forma:
Aqu se desea generar el salto de pgina en Word para Windows: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aqu seguira otra hoja. Observe su lnea de estado y ver que la pgina cambi.
3.2
DESPLAZAMIENTO DE UN DOCUMENTO
Por lo general el documento contiene ms texto del que puede verse en la ventana. Word para Windows permite desplazarse a travs del documento para traer a la ventana diferentes partes del mismo. El cursor muestra la posicin actual del documento con el que trabaja. Es posible mover esta cursor a diferentes partes del documento utilizando las teclas de movimiento de cursor o flechas o utilizando el mouse. Cuando el texto que se desea ver se encuentra fuera de la ventana actual, Word para Windows, desplaza el documento para mantener visible el cursor. Desplazamiento con el teclado: Existen ciertas teclas que ayudan al desplazamiento rpido del cursor a travs de un documento, las cuales se muestran en las tablas siguientes:
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Para mover a Siguiente caracter Caracter anterior Siguiente lnea Lnea previa Siguiente palabra Palabra anterior Parte inferior de la ventana Parte superior de la ventana Siguiente prrafo Prrafo anterior Pantalla siguiente Pantalla anterior Pgina siguiente Pgina anterior Siguiente seccin Seccin previa Inicio de lnea Fin de lnea Principio del documento Final del documento
Presionar Flecha derecha Flecha izquierda Flecha hacia abajo Flecha hacia arriba <Ctrl> Flecha derecha <Ctrl> Flecha izquierda <Ctrl> <PgDn> <Ctrl> <PgUp> <Ctrl> Flecha hacia abajo <Ctrl> Flecha hacia arriba <PgDn> <PgUp> <F5>, <Enter> <F5>, p-1, <Enter> <F5>, s, <Enter> <F5>, s-1, <Enter> <HOME> <END> <Ctrl> <HOME> <Ctrl> <END>
Desplazamiento con el mouse Para moverse en el documento lnea por lnea: Haga click en las flechas arriba o abajo de la barra de desplazamiento. Para moverse en el documento por tramos: Arrastre el mouse en la caja de la barra horizontal, o de la barra vertical dependiendo a donde se quiera mover. Para moverse al margen izquierdo: Mueva la caja de desplazamiento horizontal a la izquierda. Si presiona <Shift> mientras hace click en la flecha izquierda de la barra de desplazamiento horizontal, la regla se va a ir moviendo hacia un margen izquierdo negativo.
3.3
MEN EDICIN
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Este men contiene comandos para facilitar la edicin del documento. Las opciones de este men son: Deshacer: Invierte los cambios que se hayan realizado en un documento. Por ejemplo, cambios en la edicin, el formato, la revisin ortogrfica y en la insercin de saltos, notas al pie y tablas. El nombre del comando depende de la ltima accin realizada. El comando Deshacer, cambia a No se puede deshacer, cuando no es posible repetir la ltima accin. Repetir: Repite la ltima accin que se haya realizado en un documento. Por ejemplo, cambios en la edicin, el formato, la revisin ortogrfica y en la insercin de saltos, notas al pie y tablas. El nombre del comando depende de la ltima accin realizada. El comando Repetir, cambia a No se puede repetir, cuando no es posible repetir la ltima accin. SELECCIN DE TEXTO Antes de poder utilizar algunos comandos de Word para Windows, tales como Cortar, Copiar, Pegar, Pegado especial, Borrar y Seleccionar todo, deber seleccionar primero el texto con el que desee trabajar. Cuando se selecciona cualquier cantidad de texto, Word para Windows lo sombrea. Las definiciones siguientes, explican los trminos utilizados para referirse a la seleccin de texto:
Caracter Palabra
Cualquier letra, nmero, smbolo o signo de puntuacin. Cualquier grupo de caracteres separados por espacios, tabulaciones, guiones o signos de puntuacin. Cualquier grupo de caracteres seguidos de un signo de puntuacin (punto, signo de interrogacin, signo de admiracin), junto con los espacios que le siguen. Si se inserta un punto o un signo de interrogacin o de admiracin entre dos caracteres, el signo no indica el final de la frase. El documento entero.
Frase
Documento
Para seleccionar piezas de texto rpidamente:

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1)
2)
Presione la tecla de funcin <F8> Presione nuevamente <F8> para seleccionar la siguiente pieza de
texto El orden de seleccin es palabra, frase, prrafo, seccin y todo el documento. Para cancelar la seleccin, presione <ESC>
Para seleccionar con las teclas de direccin: 1) 2) Posicione el punto de insercin al principio o final del texto que desee seleccionar. Presione <Shift> mientras presiona las teclas de direccin para mover el punto de insercin al lado opuesto.
Otra forma de seleccionar con las teclas de direccin es: 1) 2) 3) Posicione el punto de insercin al principio o final del texto que se desee seleccionar. Presione la tecla <F8> Presione las teclas de direccin para mover el punto de insercin al lado opuesto.
Tambin: 1) 2) Posicione el punto de insercin en el contenido que se desea seleccionar. Presione <F8> varias veces para seleccionar una palabra, frase, prrafo, seccin y el documento completo.
BARRA DE SELECCIN La barra de seleccin es una columna no marcada a travs del borde izquierdo de cada ventana. El uso de esta barra, requiere de Mouse y utiliza el puntero del Mouse para seleccionar texto. Al mover el puntero del Mouse en la barra de seleccin, el puntero cambia de forma a una flecha apuntando hacia la esquina derecha de la pantalla.
Para utilizar la barra de seleccin:

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1) 2)
Posicione el puntero del mouse en la barra de seleccin, cerca de la pieza de texto que se desea seleccionar. Haga click con el botn apropiado del mouse dependiendo de la pieza de texto que desea seleccionar: Botn Botn izquierdo. Presionar el botn izquierdo y arrastrar el mouse. Botn izquierdo, dos veces. Doble click y presione el botn en el segundo click y arrastre el mouse.
Texto Lnea Varias lneas Prrafo Varios prrafos
Todo el documento Presione <CTRL> y el botn izquierdo.
Para seleccionar el texto utilizando el Mouse: 1) Posicione el puntero del mouse en la barra de seleccin y presione <CTRL> mientras hace click con el mouse Presione el botn izquierdo del mouse mientras mueve el puntero del mouse al lugar opuesto del texto o presione <Shift> mientras hace click con el mouse
2)
Para seleccionar todo el documento con el Mouse: 1) Posicione el puntero del mouse en la barra de seleccin y presione <CTRL> mientras hace click con el mouse
EL PORTAPAPELES El Portapapeles es un lugar de almacenamiento temporal de una porcin de texto o grfico tomando del documento. Cualquier texto o grfico que se ponga en el Portapapeles reemplaza su contenido anterior. Cortar: Es utilizado para mover un texto. Cuando mueve un texto, lo borra de su posicin original y lo inserta en otro lugar. El procedimiento tradicional para mover un texto es a travs de los comandos Cortar y Pegar, es decir, borrar de un lugar e insertarlo en otro.
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Para mover texto: 1) 2) 3) 4) Seleccione el texto a mover Escoja el comando Edicin Cortar. Word para Windows pone el texto en el Portapapeles. Mueva el cursor en el lugar deseado. Escoja el comando Edicin Pegar.
Otra manera de mover texto es presionando <Shift> <DEL> en vez del comando Edicin Cortar y <Shift> <INS> en vez de Edicin Pegar. Para mover texto utilizando el mouse: 1) 2) 3) Seleccione el contenido que desea mover. Apunte al lugar destino. Presione <CTRL> mientras hace click con el botn derecho del mouse.
Copiar: Al copiar un texto en Word para Windows ste es duplicado dejndolo en su posicin original e insertando una copia en el lugar indicado. Para copiar texto: 1) 2) 3) 4) Seleccione el texto a copiar. Seleccione el comando Edicin Copiar y presione la tecla <Enter>. Word para Windows pone el texto en el Portapapeles. Mueva el cursor al lugar donde desea insertar la copia del texto. Seleccione el comando Edicin Pegar, lo cual toma el contenido del Portapapeles y lo pega en el lugar seleccionado. Es posible pegar el texto a copiar, cuantas veces se desee hasta que se cambie el contenido del Portapapeles.
Otra manera de copiar texto es presionando <Ctrl> <INS> o <Ctrl> <C> en vez del comando Edicin Copiar y <Shift> <INS> o <Shift> <V> en vez de Edicin Pegar.
Tambin se puede copiar texto sin tener que introducirlo al Portapapeles de la siguiente forma: 1) 2) Seleccione el texto a copiar. Presione <Shift> <F2>.
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3) 4)
Mueva el punto de insercin con el mouse o teclas de direccin al lugar donde desea copiar. Presione <Enter>.
Pegar: Inserta una copia del contenido del portapapeles, en el punto de insercin, y reemplaza la seleccin, si la hay, con el texto del portapapeles. Este comando no estar disponible si el portapapeles est vaco o si no es posible reemplazar el texto seleccionado. Pegado especial: Pega o incrusta el contenido del portapapeles en un documento de Word, con un formato especificado o crea un vnculo con informacin que puede actualizarse desde otra aplicacin. Borrar: Si se desea borrar caracteres, se puede utilizar la tecla <Del> o <Supr>. Cuando se desea borrar ms de un carcter se puede utilizar las opciones siguientes: Edicin Cortar: Para quitar el texto seleccionado previamente y colocarlo en el Portapapeles. Una forma rpida de utilizar este comando es presionando <Shift> <DEL>. <Ctrl> <DEL>: Borra la palabra siguiente, pero no la introduce en el Portapapeles.
<Ctrl> <BACKSPACE>: Borra la palabra previa, pero no la introduce en el Portapapeles. Seleccionar todo: Selecciona un documento completo de Word. Caracter derecha: Avanza un carcter a la derecha de donde est posicionado el cursor. Una forma rpida de avanzar, es presionando la flecha derecha del teclado. Lnea abajo: Avanza una lnea abajo de donde se encuentra posicionado el cursor, Una forma rpida de avanzar, es presionando la flecha que apunta hacia abajo del teclado.
Buscar: El comando Edicin Buscar realiza una bsqueda de texto, formato, o una combinacin de texto y formato. Es posible encontrar slo el texto que coincida con una combinacin de maysculas y minsculas. Tambin es posible encontrar slo palabras o partes de palabras a travs del uso de comodines. El tipo de formato buscado puede ser carcter, prrafo o estilos. Es posible que la bsqueda sea hacia adelante o hacia atrs.
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Para poder localizar un texto especfico, es necesario indicarlo en la caja de dilogo del comando Edicin Buscar. Es posible tambin colocar el texto en el Portapapeles y pegarlo en la caja de dilogo utilizando <Shift> <Ins>. Cuando se desea especificar algn carcter especial, como combinacin de caracteres:
Combinacin ? ^? ^w ^t ^p ^n ^d ^s ^_ ^~ ^^ ^nnn
Para el carcter especial Cualquier carcter Smbolo de interrogacin Espacio en blanco Carcter de tabulador Marca de prrafo Carcter de nueva lnea Marca de seccin Espacio de no separacin Guin opcional Guin de no separacin Carcter Caret Carcter ANSI cuyo nmero es nnn
Para buscar un texto: 1) Escoja el comando Edicin Buscar, el cual desplegar la siguiente caja de dilogo:
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Buscar: Se escribe o inserta la informacin que se desea buscar, o se hace click en la flecha abajo y se selecciona una de las cuatro ltimas entradas. Formato: Especifica el formato que se est buscando en el cuadro Buscar. Direccin: Define la direccin del a bsqueda. Todo: Busca en todo el documento desde el punto de insercin. Hacia arriba: Busca desde el punto de insercin o desde el final de la seleccin hasta el principio del documento o de la seleccin. Hacia abajo: Busca desde el punto de insercin o desde el principio de la seleccin hasta el final del documento o de la seleccin. Coincidir mays/mins: Busca cadenas de caracteres con la misma combinacin de maysculas y minsculas que la especificada en el cuadro Buscar. Palabras completas: Busca palabras completas y no partes de una palabra mas larga.
Segn modelo: Selecciona la utilizacin de operadores de bsqueda especial. Sin formato: Elimina todos los formatos especificados en el cuadro Buscar.
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Formato: Busca el texto indicado con el formato especificado (fuente, prrafo, idioma o estilo). Especial: Permite bsqueda de caracteres especiales. Siguiente: Permite localizar el siguiente texto. Reemplazar: Abre el cuadro de dilogo Reemplazar y permite que el texto localizado sea sustituido por el digitado en la ventana Reemplazar con. Reemplazar: El comando Edicin Reemplazar, permite localizar un texto especfico en el documento y sustituirlo con el indicado en el cuadro Reemplazar con. El cuadro de dilogo presenta las mismas opciones especificadas en la opcin Buscar. Ir a: Permite moverse a diferentes lugares del documento, por ejemplo, pgina, seccin, prrafo, etc. La opcin Ir a abrir un cuadro de dilogo. Otra forma de accionar el comando Ir a es oprimiendo la tecla F5. Autotexto: Crea un elemento de autotexto a partir de un texto o grfico seleccionado que se utilice frecuentemente, o bien, inserta el elemento de autotexto especificado en el documento. Este comando es muy til cuando se desea insertar un texto en diferentes partes del documento. Marcador: Permite asignarle un nombre o etiqueta a un prrafo o texto seleccionado y, dirigirse rpidamente a la posicin en que ste se encuentra.
4.
FORMATO DEL DOCUMENTO
Una vez que se ha escrito el texto, se puede cambiar su presentacin, es decir, darle formato. Formato se refiere al aspecto del texto en la pgina. Con Word para Windows es posible aplicar formato de caracteres, prrafos, seccin y documento completo.
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4.1
MEN FORMATO
Las opciones de este men son: Fuentes: Aplica o elimina formatos de carcter al texto seleccionado. Es posible cambiar el tipo, estilo, tamao, color, espacio entre lneas, etc. Para cambiar el formato de caracteres, utilizando el men Formato, se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. 2. Seleccione el texto. Escoja el comando Formato Fuentes, el cual desplegar una caja de dilogo en la que ser posible especificar las caractersticas que debern darse al texto seleccionado.
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Prrafo: Controla la apariencia de los prrafos de las siguientes maneras: Alinea y aplica sangras a los prrafos. Controla el espacio entre lneas y prrafos. Evita que haya un salto de pgina en medio de un prrafo. Suprime nmeros de lnea en los prrafos seleccionados, en secciones que tengan numeracin de lneas.
Tabulaciones: Controla la posicin y alineacin de las tabulaciones. Bordes y sombreado: Agrega bordes y sombreados a los prrafos, celdas de tablas y marcos seleccionados. Permite tambin agregar bordes a los grficos. Si se cuenta con impresora a color, es posible escoger el color en el que se imprimirn los bordes. Tambin es posible utilizar esta opcin para agregar un fondo sombreado a un prrafo. Para agregar bordes y sombreado, ejecute el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. Seleccione el texto al que desea dar formato. Elija Formato Bordes y Sombreado. Aplique el modelo deseado de acuerdo a las opciones presentadas en el cuadro de dilogo.
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Columnas: Este comando cambia el nmero de columnas de una seccin. Si el documento tiene solo una seccin, Word dar formato a todo el documento. Cuando se seleccione un prrafo al que se le desea dar este formato, Word incluir un salto de seccin al principio y al final del mismo y aplicar el formato de columnas solo al prrafo seleccionado. Cambiar mays/mins: Permite cambiar el texto seleccionado a maysculas, minsculas o una combinacin de ambas. Este comando afecta a las maysculas y minsculas pero no cambia el formato de carcter. Al seleccionar esta opcin se desplegar el siguiente cuadro de dilogo.
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Numeracin y vietas: Permite la creacin de listas ya sea numerando cada elemento o indicndolo por medio de una marca al inicio de l.
Autoformato: Analiza un documento de Word para identificar elementos especficos, y da formato al texto aplicando estilos de la plantilla adjunta. Cuando Word da formato automticamente a un documento, realiza uno o ms de los siguientes cambios dependientes de lo especificado en la ficha Autoformato del cuadro de dilogo Opciones (men Herramientas). Aplica un estilo a cada prrafo. Elimina las marcas de prrafo adicionales (). Reemplaza sangras insertadas con la BARRA ESPACIADORA y con la tecla TAB con sangras de prrafo. Inserta vietas () en lugar de asteriscos (*), guiones (-) o caracteres similares que pudieran haberse utilizado para indicar listas con vietas. Reemplaza (C), (R), y (TM) con los smbolos de Copyright, registrado y marca registrada del juego de caracteres: (), ( ) y (). Galera de estilos: Cambia el formato de un documento copiando los estilos de un a plantilla seleccionada. Presenta una lista de las plantillas y estilos existentes y muestra la apariencia que tendr el documento si se le aplicara el formato de los estilos de la plantilla. Entre los estilos se encuentran formatos tipo carta, circular, oficio, curriculum vitae, fax, folletos, informes, pedidos, prensa, presentacin.
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Estilos: Revisa, crea, modifica o aplica estilos al texto seleccionado. Un estilo es un conjunto de formatos como fuente, tamao en puntos y sangras al que se le da un nombre y se guarda como un grupo. Marco: Determina el tamao y la posicin horizontal y vertical del marco seleccionado, as como el modo en que se ajustar el texto alrededor de l. Para insertar un marco deber posicionarse el apuntador en el lugar deseado y seleccionar la opcin Marco, del men Insertar. Dibujar objetos: Modifica los colores, lneas, modelos de relleno, tamao y posicin de los dibujos elaborados con las herramientas de la barra de dibujo de Word.
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4.2
EJEMPLOS DE FORMATOS A PRRAFOS
La marca de prrafo, almacena los formatos para el texto del prrafo que le precede. Los formatos de prrafo son:
EL LI BRO DE LA DECORACIN (CENTRADO) (ALINEADO A LA IZQUIERDA)
El libro de la decoracin, ha sido concebido especialmente para el aficionado que dese mejorar el arreglo y la disposicin decorativa de su hogar. Para ello, los editores, han reunido y ordenado un conjunto extraordinario de conocimientos tericos y prcticos que contribuirn a resolver los problemas planteados por la decoracin actual de la vivienda, desde los puntos de vista tcnico y artstico.
(JUSTIFICADO)
El libro de la Decoracin parte de la hiptesis de que la casa no resultar tan armnica, grata y dotada de vida propia si, antes de pensar en decorarla, no se organiza satisfactoriamente para transformarla en un verdadero hogar.
(SANGRA EN LA PRIMERA LNEA)
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No trata de imponer ningn criterio cerrado sobre frmulas ni estilos, ni brindar remedios generales que resuelvan todos los problemas.
(SANGRA FRANCESA)
1.-
Pngase en un lugar cmodo de tal forma que nada le estorbe para leer este buen libro. Solo pretende ayudar al lector a seleccionar una buena decoracin de su hogar u oficina.
(ALINEADO A LA DERECHA)
(SANGRA DERECHA E IZQUIERDA)
Atentamente EL AUTOR
4.3
MEN INSERTAR
Este men contiene comandos para adicionar contenidos y cdigos de control de formato para un documento en el punto de insercin. Los comandos que representa este men son:
Salto: Inserta un corte de pgina, columna o seccin. Word para Windows, manda una seal de corte de pgina cuando se llena una pgina de texto, de tal forma que la impresora podr pasar a la pgina siguiente. Existen dos tipos de cortes de pgina: Suaves y duros. Los cortes de pgina suaves son insertados por Winword cuando realiza la paginacin. La paginacin se realiza cuando se prende la paginacin automtica; cuando se quiere hacer una visualizacin previa del documento a imprimir con el comando Archivo Presentacin Preliminar o cuando se imprime el documento. Estos cortes se denominan como suaves, porque son eliminados por Winword cuando es necesario. Los cortes de pgina duros, son aquellos insertados por uno mismo. Estos no cambian a menos que se eliminen o se muevan.
Para insertar un corte de pgina duro con el teclado:

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1) 2)
Posicione el punto de insercin donde desee el corte de pgina. Presione <Ctrl> <Enter>.
Para insertar un corte de pgina duro con comandos: 1) 2) 3) 4) Posicione el punto de insercin donde dese el corte de pgina. Escoja el comando Insertar Salto. Seleccione la opcin Salto Pgina. Escoja Aceptar.
Para eliminar cortes de pgina duros: 1) Borre el carcter de corte de pgina.
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Para insertar un corte de seccin: 1) 2) Escoja el comando Insertar Salto. En la caja de dilogo en la opcin de Seccin Salto prenda alguno de los botones siguientes:
Pgina siguiente: Para que inicie una nueva seccin e inserte un corte de pgina duro. Continuo: Para que inicie una seccin nueva en la misma pgina. Pgina Par: Para que inicie una nueva seccin e inserte un corte de pgina duro. Tambin inserta un corte de pgina suave si la seccin previa termin en una pgina par. Pgina impar: Para que inicie una nueva seccin e inserta un corte de pgina duro. Tambin inserta un corte de pgina suave si la seccin previa termin en una pgina non. Nmeros de pgina: Inserta un nmero de pgina en el formato y posicin especificada. Generalmente los nmeros de pgina, forman parte de los encabezados o pies de pgina. Para numerar las pginas de un documento, se deber insertar el nmero de pgina como parte del encabezado o pie de pgina. Es posible insertar nmeros de pgina de dos formas: Utilizando el comando Ver Encabezado/Pie de pgina o con el comando Insertar Nmeros de pgina; este ltimo comando es conveniente si se desea solo colocar el nmero de la pgina en los encabezados o pies de pgina. El comando Ver Encabezado/Pie de pgina es conveniente si se desea colocar texto junto al nmero de la pgina y si se desea el nmero de pgina en un formato diferente. Ambos comandos insertan un campo especial de Word para Windows llamado PAGINA. Para insertar solo nmeros de pgina: 1) 2) 3) 4) Escoja el comando Insertar Nmeros de pgina. Seleccione la posicin vertical de la pgina ya sea en la parte superior o en la parte inferior de la hoja. Seleccione la posicin horizontal de la pgina, ya sea a la izquierda, derecha o al centro. Escoja el botn Aceptar.
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Anotacin: Inserta en el documento una marca de anotacin que contiene las iniciales del revisor y un nmero de referencia y abre el panel de anotacin en el que se escribe la anotacin. La marca de anotacin aparece en el documento con formato de texto oculto. Para ver las marcas de anotacin y todos los dems smbolos no imprimibles, es necesario hacer click en el botn ver/ocultar todos de la barra de herramientas Estndar. Para ocultar todos, se vuelve a hacer click. Fecha y hora: Inserta la fecha y la hora en el lugar indicado para ello. Campo: Inserta un campo en un documento. Un campo es un conjunto de cdigos que indican a Word que inserte de forma automtica texto, grficos, nmeros de pgina y otros elementos en un documento. Por ejemplo, el campo FECHA insertar la fecha actual y el campo HORA la hora actual. Tambin puede utilizar campos para insertar datos variables en documentos combinados, como cartas modelo.
Smbolo: Inserta smbolos que la impresora puede imprimir aunque no se encuentren en un teclado estndar. Por ejemplo el smbolo de Copyright (), corazn (), o marca registrada (). Nota al pie: Inserta una referencia de pie de pgina en el punto de insercin y abre el panel de la nota para teclear el texto. Epgrafe: Inserta rtulos o ttulos para tablas, ilustraciones, ecuaciones y otros elementos. Referencia cruzada: Inserta en un documento una referencia cruzada a un elemento. ndice y Tablas: Crea ndices, tablas de contenido y tablas de ilustraciones. Archivo: Inserta el contenido de un archivo especfico en el punto de insercin. Marco: Crea un marco del tamao y en la posicin especificados. Los marcos sirven para determinar la posicin de cualquier tipo de elementos, excepto notas al pie, notas al final y anotaciones. Tambin puede utilizar un marco para colocar un elemento en un lugar determinado, ajustar el texto alrededor de un elemento o agrupar varios elementos para que permanezcan siempre juntos.
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Imagen: Inserta un grfico creado con otra aplicacin. Permite especificar el tipo de imagen, el directorio y el drive en que se encuentra. Objeto: Inserta e incrusta un objeto, como un grfico, o una ecuacin en un documento. La aplicacin en la que fue creado el objeto se convierte en la aplicacin activa en pantalla. Base de datos: Inserta informacin de una base de datos o de otra fuente de datos especificada como una tabla en el documento activo.
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IMPRESIN DE UN DOCUMENTO
Para la impresin de documentos, se utilizan diferentes comandos, los cuales se encuentran en el Men Archivo. Dentro de las opciones de impresin se cuenta con comandos para controlar la configuracin de la impresora, distribucin de la pgina, revisar la pgina antes de imprimirse, impresin de ciertas pginas, saltos de pginas manuales y especificacin de ttulos.
5.1
CARACTERSTICAS DE LA IMPRESORA
Para seleccionar una impresora y sus opciones, se utiliza el comando Archivo Imprimir. Al invocar este comando se abrir la siguiente caja de dilogo:
Para seleccionar la impresora, oprima el botn Impresora. Si en el momento de instalar Word para Windows, se especificaron varias impresoras, este comando las desplegar para elegir la adecuada. Al activar este comando, aparecer la caja de dilogo siguiente:
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Impresoras: Muestra una lista de todas las impresoras instaladas. Si desea cambiar la impresora, deber seleccionarla. Opciones: Despliega una caja de dilogo para la impresora seleccionada. Las opciones de este cuadro, dependen de la impresora. El tipo de opciones pueden ser de: Orientacin: Orientacin Vertical: La direccin de la impresin. Los documentos se imprimen en el sentido vertical del papel.
Orientacin Horizontal: Los documentos se imprimen en el sentido horizontal del papel. Fijar como determinada: Establece una impresora para que siempre est habilitada y cualquier impresin se dirija hacia ella con la configuracin definida previamente.
5.2
IMPRESIN
Para imprimir un documento se utiliza el comando Archivo Imprimir, el cual enviar el documento a la impresora predeterminada. El detalle de las opciones del cuadro de dilogo se muestra en el Captulo 2 Men Archivo. 5.3 REVISIN PREVIA DE LA IMPRESIN
Comando Presentacin Preliminar: El comando Presentacin Preliminar, permite desplegar en pantalla la impresin del documento, como si se tratara
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de una fotografa de la hoja impresa, de tal forma que se realicen ajustes si es necesario.
CREACIN DE TABLAS
6.1
CREACIN DE TABLAS
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Las tablas son utilizadas comnmente para desplegar nmeros y otros conceptos para un anlisis rpido. Las tablas son flexibles en varios usos. Estos usos incluyen tablas de conceptos, prrafos lado a lado, o colocar artculos dentro de artculos. Una tabla est formada de uno o mas renglones de celdas. Una celda puede contener cualquier cantidad de texto y grficas. Lo nico que no puede incluir una tabla es otra tabla. Las celdas se expanden verticalmente, pero no pueden ser mayores que una pgina. Cuando se inserta una tabla, es necesario indicar el nmero de columnas que tendr, as como el nmero de renglones, antes de iniciar a digital el contenido de la misma. Es posible ajustar el ancho de las columnas as como adicionar o eliminar renglones o columnas. Si se selecciona un texto antes de crear la tabla, el texto es insertado dentro de la tabla. Es posible indicar como dividir el texto en las celdas, ya sea colocando cada prrafo en una celda separada, colocando el texto separado por un tabulador en celdas separadas o colocando el texto separado por comas en celdas separadas. De igual forma es posible convertir una tabla a un texto normal, separando el contenido de cada celda en prrafos o separando cada rengln como un prrafo con el contenido de cada celda en cada rengln o separado por tabuladores o comas. Es posible dar formato al contenido de una celda de igual forma que se da formato a cualquier carcter o prrafo. Si se seleccionan celdas mltiple y se les aplica un formato, ste se aplica a todas las celdas seleccionadas. Es posible tambin darle formato a la tabla alinendola al margen izquierdo o derecho o centrndola. Se puede intentar la tabla y adicionarle bordes alrededor de la tabla entera. Si no se desea imprimir los bordes, pero se desea una indicacin visual de los bordes de la celda es posible prender la opcin de Tabla cuadrcula en el men Tabla.
Desplazamiento dentro de la tabla Para moverse de una celda a otra, se utiliza la tecla <TAB> o <SHIFT> <TAB> para regresar. Para moverse dentro de una celda, se utilizan las mismas teclas y acciones del mouse que se utilizan en el texto fuera de una tabla.
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La tabla siguiente muestra un resumen de las teclas utilizadas para el movimiento dentro de una tabla. Tambin es un ejemplo de una tabla compuesta por dos columnas:
<TAB> <SHIFT> <TAB> <ALT> <INICIO> <ALT> <FIN> <ALT> <AvPg> <ALT> <RePg> <CTRL> <SHIFT> <ENTER>
Desplazamiento una celda a la derecha Desplazamiento una celda a la izquierda Desplazamiento a la primera celda del rengln actual Desplazamiento a la ltima celda del rengln actual Desplazamiento a la celda de la columna actual Desplazamiento a la ltima celda de la columna actual Inserta un prrafo arriba del rengln actual. Divide la tabla en dos si el punto de insercin no es el primer rengln de la tabla.
Es posible seleccionar texto y grficas dentro de una celda del a misma manera como se selecciona texto normal. Para seleccionar bloques de celdas con el teclado, se utiliza la combinacin <CTRL> <SHIFT> <F8> y las teclas de direccin, o la tecla <SHIFT> y las teclas de direccin.
Es posible seleccionar el texto utilizando el mouse de igual forma que se maneja el texto fuera de las tablas. Tambin es posible realizar selecciones especiales con el Mouse. Cuando el puntero del mouse est en algn rea especial, cambia de forma. Para seleccionar toda la tabla, haga click con el botn derecho del mouse en el primer rengln de la primera columna de la tabla y arrastre el mouse a la celda de la derecha en el ltimo rengln de la tabla. Haga doble click cualquier barra de seleccin de celda para seleccionar
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un rengln. Para seleccionar una columna, haga click en el rea de seleccin de columna. Es posible tambin utilizar el mouse para cambiar el ancho de columnas arrastrando el marcador de columnas en la regla.
6.2
MEN TABLA
Inserta tabla: Permite la creacin de tablas dentro del documento en la posicin indicada para ello. Procedimiento para la creacin de tablas Para crear una tabla: 1) Escoja el comando insertar del men Tabla. Al activarlo aparecer la caja de dilogo siguiente:
2) 3) 4) 5)
En el campo Nmero de Columnas, especifique el nmero de columnas que tendr la tabla. En el campo Nmero de filas, especifique el nmero de renglones que tendr la tabla. En el campo Ancho de columna, proporcione un nmero, de acuerdo a la medida deseada, o acepte el que Word le propone. Escoja el botn Aceptar.
Eliminar celdas: Permite eliminar celdas, columnas o lneas de la tabla. Para borrar columnas o renglones: 1) 2) 3) Seleccione la tabla. Seleccione la celda, rengln o columna que desee eliminar. Escoja el comando Tabla Eliminar celdas.
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4)
Seleccione la opcin deseada del cuadro de dilogo que aparecer.
Unir celdas: Combina el contenido de varias celdas adyacentes en una sola. Este comando solo estar disponible cuando seleccione dos o mas celdas en una fila. Solo pueden combinarse celdas en sentido horizontal. Dividir celdas: Realiza la accin inversa al comando anterior. Divide las celdas seleccionadas en la cantidad de columnas indicada en el cuadro de dilogo. Seleccionar fila: Selecciona la fila donde se encuentre el punto de insercin. Para seleccionar la fila rpidamente haga click en la barra de seleccin de filas situada a la izquierda de la fila. Seleccionar columna: Selecciona la columna donde se encuentre el punto de insercin. Para seleccionar rpidamente una columna, posicinese en la parte superior de la columna y cuando aparezca una flecha hacia abajo ( ), haga click con el botn izquierdo del mouse. Seleccionar tabla: Selecciona toda la tabla. Autoformato de tablas: Permite formatear automticamente las tablas. Al seleccionar esta opcin aparecer una caja de dilogo que muestra los posibles formatos y opciones adicionales. Alto y ancho de celda: Permite definir el alto y ancho de las celdas seleccionadas. Ttulos: Permite definir los ttulos que aparecern en la tabla. Este comando es til cuando una tabla ocupa varias pginas. Los ttulos aparecern cada vez que haya un salto de pgina. Antes de elegir esta opcin deber seleccionarse la fila o las filas que se definirn como ttulos. Convertir texto en tabla: Permite convertir el texto seleccionado en una tabla. Al elegir esta opcin aparece la siguiente caja de dilogo:
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Ordenar: Organiza la informacin de las listas, filas o prrafos seleccionados por orden alfabtico, numrico o de fecha. Cuando la seleccin no es una tabla, el nombre del comando cambia a Ordenar texto. Al ordenar, Word considera cualquier cantidad de texto situado fuera de una tabla y seguido por una marca de prrafo (), como un prrafo. Frmula: Efecta clculos matemticos con los nmeros y inserta su resultado en forma de campo. Dividir tabla: Divide una tabla en dos partes e inserta una marca de prrafo () sobre la fila que contenga el punto de insercin. Cuadrcula: Muestra u oculta las lneas punteadas que aparecen en la pantalla entre las celdas de una tabla. La cuadrcula no se imprime, solo es para efectos de visualizacin en pantalla. Para adicionar renglones o columnas a una tabla existente: 1) Posicione el punto de insercin al inicio de la celda a la derecha para insertar columnas o arriba de la celda donde se desea aadir un rengln. Para la ltima columna, posicione el punto de insercin en la parte derecha de la ltima celda. Para aadir un rengln al final de la tabla, muvase a la ltima celda en el rengln inferior de la tabla y presione <TAB> para insertar otro rengln y no realice los pasos siguientes. Escoja el comando Tabla insertar. En este comando aparecer la leyenda Insertar columnas si lo que se seleccion fue una o varias columnas, de lo contrario aparecer Insertar filas.
2)
Para convertir toda la tabla a texto comn: 1) 2) 3) 4) Solo se puede convertir una tabla a texto si se tiene toda la tabla seleccionada, por lo que es necesario seleccionar toda la tabla. Escoja el comando Tabla Convertir tabla en texto. Seleccione el carcter con el cual desea separar el texto en cada celda, ya sea prrafos, tabuladores o comas. Escoja Aceptar para convertir toda la tabla.
Para convertir una seleccin a una tabla: 1) Seleccione el texto.
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2) Escoja el comando Tabla Convertir texto en tabla. 3) Si se est convirtiendo una tabla de prrafos, es posible cambiar el nmero de columnas y renglones. 4) Seleccione el carcter de separacin apropiado. 5) Escoja Aceptar.
CARTAS MODELO
7.1
DESCRIPCIN DE UNA CARTA MODELO
Con Word para Windows se pueden crear documentos modelo que contengan informacin personalizada en todas las copias del documento. Un ejemplo general de documento modelo es una factura de telfono, el formato de la factura es igual para todos los abonos, pero el nombre y la direccin son distintos as como el nmero de llamadas de larga distancia y la cuenta total mensual. Hay que seguir un proceso de tres pasos para crear los documentos modelo:
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1. 2.
Crear un documento principal que contenga el texto comn. Crear un archivo a unir separado que contenga la informacin variable para cada formato. Imprimir el documento combinando ambos archivos.
3.
7.2
CREACIN DE ARCHIVOS
El documento principal contiene texto y grficos que son comunes en cada carta. Dentro del texto, se insertan campos que contienen marcas de libro que identifican el tipo de informacin a ser insertada del documento de datos. Cuando se imprime el archivo con el comando Herramientas combinar correspondencia, Word actualiza los campos con la informacin del documento de datos e imprime el contenido de los campos.
Para crear una carta modelo: Seleccione la opcin Herramientas combinar correspondencia con lo cual aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
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Documento principal
Seleccione esta opcin oprimiendo el botn Crear para crear el documento principal de la carta modelo, seleccionando el formato deseado. Al seleccionar esta opcin, aparecer el botn Editar con el cual ser posible digitar el texto deseado. El nombre del documento que Word asigna de manera automtica es Documento 1.
Fuente de datos
Una vez digitado el documento principal, vuelva a seleccionar Herramientas combinar correspondencia y aparecer iluminada la opcin Obtener datos lo que permitir crear o abrir el archivo de datos a combinar en el documento principal.
Seleccionando la opcin Crear fuente de datos, aparecer una ventana en la que ser posible digitar los nombres de los campos a incluir en el archivo de datos. (Word automticamente proporciona una lista de los nombres de campos mas utilizados comnmente, puede seleccionar aquellos que le sean tiles y borrar el resto).
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Una vez digitados los nombres de los campos, oprima el botn aceptar, con lo que Word solicitar el nombre y directorio donde desee guardar el archivo, y posteriormente ser posible agregar datos al archivo recin creado seleccionando el botn Modificar fuente de datos, o modificar el documento principal con la seleccin del botn Modificar documento principal. Al momento de seleccionar la opcin 1 aparecer en la barra de mens, uno nuevo que contiene las siguientes opciones:
Insertar campo combinado: Seleccionando esta opcin desplegar todos los campos incluidos en el archivo a mezclar. Antes de oprimir esta botn, posicione el apuntador del mouse en el lugar que desee situar el campo a incluir en el documento principal. Ver datos combinados: Esta opcin permite ver como quedarn los datos una vez combinados. La barra de men que aparece, incluye opciones como ver el primer registro, el ltimo, el anterior y el siguiente. Tambin permite detectar errores, combinar y un icono para invocar directamente el comando Herramientas combinar correspondencia. Seleccione la opcin 2 Obtener datos, lo que permitir crear un archivo de datos, o en caso de existir, editarlo. Al seleccionar esta opcin aparecer un cuadro de dilogo en el cual aparecern diferentes campos. En cada una de las casillas de estos campos, digitar la informacin que deber contener cada uno de ellos. Mediante las opciones del cuadro de dilogo, es posible agregar nuevos registros, eliminar los no deseados y buscar un registro en particular; tambin ser posible ver la fuente de datos.
Una vez digitados los datos para cada uno de los campos, nuevamente seleccione Herramientas combinar correspondencia y la opcin 3 Combinar, lo que permitir que los datos incluidos en el archivo sean intercalados en el documento principal.
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- 65 -
____________________________________________________________________________________
Al combinar los datos se abrir un nuevo documento denominado Cartas modelo n, (n es un nmero de documento que Word asigna de manera automtica) y en el cual se incluirn todas las copias del documento, de acuerdo a la cantidad de registros que contenga el archivo de datos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Digite el texto principal del documento. Escoja el comando Archivo Guardar. Indique el nombre del documento principal. Presione la tecla <CTRL> <F9> para insertar un campo de datos al inicio del documento. Digite el nombre del archivo de datos, precedido de la palabra DATOS. Presione la tecla <END>, presione <ENTER>. Inserte todos los campos que requiera, presionando <CTRL> <F9> para insertar campos.
La siguiente ilustracin muestra un documento modelo:
{datos maestros.DOC} {nombre} PRESENTE Estimado Profesor:Error!No se encuentra la fuente de la referencia. Por la presente le informo que su fecha de examen final est programada para el da {da} de los presentes.
Atentamente
Mara Medina-Luz Directora de la Escuela
Los nombres de campo, guardan un lugar en el documento principal para la informacin variable. Durante la impresin, los nombres de campo en el documento principal son reemplazados con la informacin apropiada del archivo a unir. Los nombres de campo deben seguir las siguientes caractersticas:
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a) b) c) d) e)
Pueden tener hasta 64 caracteres. Slo pueden contener letras, nmeros enteros o caracteres de subrayar y deben comenzar con una letra sin espacios en blanco. Cada nombre de campo que aparezca en el documento principal, debe aparecer tambin en el registro inicial del archivo a unir. Es posible utilizar el nombre ms de una vez en el documento. Para dar formato al texto proveniente del archivo a unir, se debe dar formato al primer carcter del nombre de campo respectivo en el documento principal.
Para crear el documento a unir: Un archivo a unir contiene dos clases de informacin, un registro inicial y los registros en s que contienen la informacin variable. Los registros iniciales son la lista de los nombres de campos utilizados en el documento modelo. Este archivo se deber guardar en disco con el mismo nombre que se indic en la instruccin DATOS del documento modelo. El procedimiento para crear el archivo a unir es:
1)
2)
Escriba un registro inicial como primer prrafo. Inserte una coma entre los nombres de campo. Termine el registro inicial con <ENTER>. Escriba cada registro, separando los elementos con punto y coma (;).
La siguiente ilustracin muestra un archivo a unir:
ARCHIVOS MAESTROS nombre,da Ofelda Corssen Blando,Dic-22 Claudia Vera Pramo,Dic-21 Ins Ramrez Silva,Dic-21
________________________________________________________________________________
- 67 -
____________________________________________________________________________________
Adriana Delgadillo Garca,Dic-20 Roberto Galvn Guzmn,Dic-21 David Naranjo Torres,Dic-20
El registro inicial puede contener un mximo de 256 nombres de campo. Cada registro debe tener el mismo nmero de elementos de campo que el nmero de nombres de campo. Cada registro debe ser un slo prrafo, y no puede haber lneas en blanco entre los registros. Word para Windows continuar el texto en otra lnea si un registro ocupa ms de una lnea en la pantalla. Los elementos de campo, que es en s la informacin variable, deben aparecer en el mismo orden que los nombres de campo correspondientes en el registro inicial. Pueden tambin estar en blanco. Para crear un campo en blanco, se deber escribir en el registro un carcter separador <,> <TAB>. Si un elemento de campo contiene una <,>, coloque el campo todo entre comillas y si es comilla lo que contiene encirrelas en otras comillas.
7.3
COMBINAR E IMPRIMIR
El comando Combinar e Imprimir, se utiliza para combinar la informacin de ambos documentos.
Para unir e imprimir el documento: 1) 2) 3) Cargue el documento principal. Seleccione el comando Combinar e Imprimir-Impresora. Presione <ENTER>.
Para unir y formar un nuevo documento:
1) 2) 3)
4)
Cargue el documento principal. Seleccione el comando Combinar e Imprimir-Nuevo Documento. En el campo nombre de archivo, escriba el nombre del nuevo documento que contendr la mezcla del documento principal y el archivo a unir. Presione <ENTER>.
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____________________________________________________________________________________
En el comando Combinar e Imprimir existen opciones adicionales en el campo llamado Combinar registros:
Todos: Rango:
Es la opcin estndar, Imprime todos los registros. Utilizada para escribir los nmeros de los registros que desea imprimir.
Si desea hacer una pausa o cancelar el proceso de unin presione <ESC>.
GRFICOS
Con Word para Windows, es posible combinar texto y grficas en el mismo archivo, adicionarles bordes y cambiar su tamao. Es posible pegar dibujos y grficos copiados del Portapapeles tomados de paquetes como Paintbrush, Excel, tambin es posible insertar grficas TIF con el comando Insertar Imagen o insertarlas utilizando DDE o DDE es el medio para pasar informacin entre aplicaciones de Windows en forma automtica o semiautomtica.
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Una vez que la imagen se encuentra en el documento de Word, es posible cambiar su tamao utilizando la opcin de RECORTAR o tambin utilizando la opcin de PONER EN ESCALA. Estas opciones se encuentran en el comando Formato Imagen y tambin se pueden utilizar con el mouse. Al seleccionar un dibujo, aparecern ocho marcas de tamao en el marco del dibujo, uno para cada lado y uno para cada esquina y el puntero del mouse cambia de forma. Estos marcadores son utilizados para el Mouse. Arrastrando estos marcadores se cambia el tamao del dibujo. Cada dibujo tiene un marco alrededor. Si el marco contiene un dibujo, el marco ser invisible a menos que se activen bordes utilizando el comando Formato Imagen. Cuando un dibujo est visible en la ventana del documento y se comienza a teclear, el dibujo generalmente aparecer como una caja blanca. Es posible aadir letreros a los dibujos. Los letreros, son texto que es colocado sobre o abajo del dibujo como un ttulo o una descripcin corta.
8.1
CREACIN DE GRFICOS
Para crear un grfico. 1. En el men Insertar, elija Objeto. Aparecer el cuadro de dilogo correspondiente.
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2. Deber seleccionar el Tipo de objeto, en este caso es Microsoft Graph 5.0. 3. Elija Aceptar. Se insertar el grfico. 4. A continuacin aparecer una hoja de clculo donde usted podr introducir los datos que contendr el grfico. 5. Con el mouse haga click en el texto para regresar.
8.2
Procedimiento para modificar el estilo de grfico.
1. Seleccione el grfico a modificar haciendo doble click sobre el mismo. Entrar al editor de Microsoft Graph.
2. En el men Formato, Seleccione Tipo de grfico.

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____________________________________________________________________________________
Se desplegar el cuadro correspondiente.
3. Seleccione el Tipo de grfico deseado y elija Aceptar. Se modificar el tipo de grfico.
8.3
Procedimiento para insertar Ttulo, Rtulos de datos y Leyenda.
Para insertar Ttulo 1. Seleccione el grfico a modificar haciendo doble click sobre el mismo, entrar al editor de Microsoft Graph. 2. En el men Insertar, elija Ttulos. 3. Teclee el ttulo a insertar y elija Aceptar.
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- 72 -

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1.3 TECLAS IMPORTANTES Y UTILIZACIN DEL MOUSE

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Doble Click: Arrastrar:

LA PANTALLA DE WORD PARA WINDOWS

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Al entrar a Word para Windows aparecer la siguiente pantalla:

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Comandos del Men de Control:

Restaurar Mover Tamao

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Cerrar Venta siguiente

ACCESO A MENS Y COMANDOS

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Entrada a una nueva caja de dilogo

La siguiente figura muestra las partes de una caja de dilogo:

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Hace doble click para

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MOVIMIENTO DE VENTANAS Y CAJAS DE DILOGO

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Escoja el comando maximizar.

USO DE LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

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Procedimiento Haga click en una de las flechas de

Haga click en la barra de desplazamiento inferior a la caja de desplazamiento

Apunte a una de las flechas de presione el botn del Mouse,

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se vea, depende del desplazamiento lugar de la caja de

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Inicio de una lnea Fin de una lnea Inicio del documento

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Fin del documento

1.5 MEN PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS

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