Leonor CALVO BORGES*

* Arquivo Historico Parlamentar Lisbona

Novas tecnologias de registo de informao: reexos nos arquivos, direito de acesso e direito da reserva da vida privada. Estado da questo em Portugal

CALVO BORGES Leonor, New Technologies of Information Register: Consequences in the Archives, Right of Access and Right of the Reserve of the Private Life. State of the Question in Portugal. Atlanti, Vol. 20, Trieste 2010, pp. 147155. Original in Portuguese, abstract in English, Italian and Slovenian, summary in English Each time more we are collated with registers of information in only possible supports with the development of the new technologies of communication and information. To the digital citizenship, we can also add an almost universal citizenship, where our data are supplied outrem it, in a logic of allotment of resources in net, that the current threat of terrorism harnesses and justies. Before this exponential increase of registers and exchanges of information in a global scale, it is essential that the legislator actue and not only regulates its existence, as well as the access right, safeguarding since soon the reserve of the privacy of the private life of each one. It is on this balance enters the necessity of registar and ling, the right of access and it safeguards of the individual rights of that we intend to analyze the legislation produced to this respect in Portugal, in the period that it measured between

A 2 de Abril de 1976, aprovada em Portugal, pela Assembleia Constituinte, a Constituio da Repblica Portuguesa, sada aps a revoluo de 25 de Abril de 1974, pondo m a um regime ditatorial, que durou 48 anos. Resultado dessa alterao poltica, a nova Constituio reconhece e confere direitos de participao na vida pblica1 (art. 48), liberdade de expresso e informao (art. 37), preocupando-se tambm com o direito identidade, ao bom nome e intimidade (art. 33), bem como ao direito de tomar conhecimento do que sobre si constar em registos (na altura) mecanogrcos (art. 35). O Estado, pelo seu lado, assegura tambm aos seus cidados, direitos e deveres econmicos, sociais e culturais, proclamando a democratizao da cultura, bem como o acesso de todos os cidados fruio cultural (art, 73). Est assim a dar o mote que nortear a relao cidado / Estado, a qual evoluir exponencialmente devido no s s novas tecnologias de informao, como tambm democratizao do acesso documentao estatal e estabelecimento do e-governement, que transforma os registos ociais em bases de dados ou mesmo desmaterializa a sua produo, encontrando-se, em muitos casos, on line. O tecido empresarial tambm se moderniza, criando formas de divulgao da informao aos seus clientes que passam por um acumular de dados pessoais nas suas listas de mailing. Por outro lado, as possibilidades criadas pelas novas tecnologias de registo de informao, transformam o dia a dia de qualquer cidado numa sucessiva captao de dados, pertencentes a diferentes entidades, certo, e com objectivos diferenciados. Quantas vezes por dia somos lmados (em bancos, comrcio, centros comerciais, reas pblicas, transportes pblicos, etc.), registado o movimento informtico dos nossos cartes de pagamento ou qualquer outro tipo de carto - o que ir acontecer com a entrada em vigor do carto do cidado, por exemplo - registada a nossa movimentao em eventos pblicos, por exemplo, com recurso a tecnologia RFID, e sem que seja necessrio o aviso sobre essa captao de informao, ou mesmo a disponibilizao dos nossos registos mdicos na intranet de qualquer instituio mdica?

1. Mais concretamente no seu n 3 todos os cidados tm o direito de ser esclarecidos objectivamente sobre actos do Estado () acerca da gesto dos assuntos pblicos.

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O desenvolvimento da sociedade da informao e do conhecimento, trouxe ainda problemas relativos privacidade dos dados pessoais numa lgica que transcende a actuao do Estado, sendo especialmente visveis no comrcio electrnico, nas redes sociais e nos grandes motores de busca, ameaas essas para as quais ainda no se avista qualquer soluo. Para no referir que esse desenvolvimento exps, de uma forma gritante, o problema da utilizao desses meios por crianas. E se nos detivermos com a escala mundial produo e partilha de informao, cada vez mais exigida, facto a que a actual ameaa terrorista potenciou, podemos constatar que, a questo do direito de registo, do direito de acesso informao, bem como o direito de reserva da intimidade da vida privada, pode nem sempre coincidir. A ttulo de exemplo, leia-se Patriot Act (http://epic.org/privacy/terrorism/hr3162.pdf), promulgado pelos Estados Unidos em resposta ao ataque de 11 de Setembro, ou veja-se as questes que os scanners corporais utilizados actualmente em alguns aeroportos, para termos uma noo esclarecedora desta questo. Se o mundo actual atrs descrito pode parecer um pouco la Bourne Identity, tambm a legislao sofreu um forte desenvolvimento no que diz respeito s formas de registo de informao, proteco de dados pessoais e scalizao desses registos. Esta situao traz, naturalmente, implicaes ao nvel dos arquivos, quer na sua componente administrativa ou corrente, quer na sua componente histrica, sendo necessrio legislar e regulamentar essas situaes. A legislao portuguesa reecte, naturalmente, toda esta evoluo tecnolgica, tendo regulamentado tanto as formas de acesso informao como a proteco de dados pessoais Se no vejamos: 1. Dados pessoais em documentao histrica A Constituio da Repblica Portuguesa previu desde o incio o acesso cultura, o que inclua, naturalmente, os arquivos histricos. Contudo, e ainda antes de regulamentar o patrimnio cultural (1985) ou, mais especicamente, o patrimnio arquivstico (1993), desde cedo surge legislao relativa a determinados arquivos, cuja conservao, organizao e acesso levantavam questes polticas, devidas ao processo de democratizao em curso. Foram assim precavidos os arquivos de Marcelo Caetano e Antnio de Oliveira Salazar, antigos Presidentes do Conselho de Ministros (decreto-lei 77/81 e, mais tarde decreto-lei 279/91), o arquivo do Conselho da Revoluo (decreto-lei 286/83), organizao poltica composta por militares, existente entre 1975 e 1982, e criada com o objectivo de democratizar, com a rapidez possvel, o pas. Mais tarde, e objecto de alguma controvrsia nacional, a incorporao no Arquivo Nacional do arquivo da PIDE/DGS (antiga polcia secreta) e Legio Portuguesa, levantar bastantes questes ao acesso e, simultaneamente, proteco da vida privada (lei 4/91). Em todos estes arquivos havia e h, como natural, documen148 Leonor CALVO BORGES

1994 and the actualidade. Still concrete examples of order of right of access to this type of documentation will be analyzed, and the arquivstica reply to the same ones. Thats a question, in our point of view, essencial for the future of the archives. CALVO BORGES Leonor, Nuove tecnologie del registro dinformazioni; conseguenze per gli archivi, diritto allaccesso e diritto alla privacy. La situazione in Portogallo. Atlanti, Vol. 20, Trieste 2010, pp. 147-155. Siamo sempre pi alle prese con registri di informazioni, dato lo sviluppo delle nuove tecnologie di comunicazione ed informazione. Alla cittadinanza digitale, possiamo aggiungerne anche una universale, dove i nostri dati sono forniti in una logica di distribuzione delle risorse in rete, che lattuale paura del terrorismo imbriglia e giustica. Prima di questa crescita esponenziale di registri e scambio di informazioni su scala globale, essenziale che il legislatore regolamenti la sua esistenza, cos come il diritto allaccesso, salvaguardando al tempo stesso la privacy di ognuno. E sopra questo equilibrio fra la necessit di registrare ed archiviare, il diritto di accesso e la privacy personale che vogliamo analizzare la legislazione prodotta al riguardo in Portogallo nel periodo dal 1994 ad oggi. Verranno analizzati esempi concreti di diritto allaccesso e la risposta dellarchivistica a ci. Questione, a nostro modo di vedere, essenziale per il futuro degli archivi. CALVO BORGES Leonor, Nove tehnologije v informacijskem katalogu: posledice v arhivih, za pravice do dostopa do arhivskih dokumentov in do privatnega ivljneja: stopnja in vpraanja glede tega na Potrugalskem. Atlanti, Zv. 20, Trst 2010, str. 147-155. Vedno bolj se moramo poglabljati v procese , ki nam jih postavljajo informacijski katalogi, ki nam sicer zastavljajo monost zaite v razvoju novih tehnologij, ki nam jih prinaata medsebojna komunikacija in informacijska znanost. Zdi se, da moramo k digitalnim dosekom v posamezni dravi, dodati tudi univerzalnost, saj se nai podatki dopolnjujejo v univerzalnosti in v podatkih na spletu, kjer se lahko sreajo tudi s teroristino vprego in vsesplonim preverjanjem pravilnosti podatkov. Tako se zdi, da predvsem v povpraevanje po katalogih in povpraevanje po informacijah postaja globalna razsenost. Pri tem je potrebno postaviti na tehtnico potrebo, kaj dati iz arhivov na splet, a se pri tem ne sme zanemariti dostopnost do arhivskega gradiva in ne zavarovanje osebnih pravic. Pri tem moram poudariti, da bomo e posebej preverjali in analizirali pravico do dostopa do gradiva in odgovor arhivskih zakonodaje in znanosti do teh vpraanj. Ta problem bo zagotovo najbolj pomemben v prihodnjem delovanju arhivov.

SUMMARY We are increasingly confronted with information records on media only possible with the development of new technologies of communication and information. At these digital citizenship, we can also add an almost universal citizenship, where our data are provided to others in a sharing resources net, which the current terrorism threat justies. Faced with this exponential increase of records and information exchange on a global scale, it is essential to legislate and have regulation inspections not only of their existence but also of the right to access, immediately safeguarding the privacy of each others life, regarding image, voice, personal data and so on. It is this balance between the need to record and archive, the right to access and safeguard the rights of every individual that its analyzed the legislation produced in Portugal about these subjects, between 1974 and 2010. There will be given same examples of applications of the right of access to such documentation, and the corresponded archival response. This is an issue, essential to the future of the records management, and, in a larger scale, archives.

tos sensveis do ponto de vista poltico e social, uma vez que se tratava de documentao secreta e susceptvel de abranger dados pessoais de um nmero considervel de pessoas favorveis ou contra o regime. Apesar disso, determinado que, para os arquivos dos antigos Presidentes do Conselho de Ministros, a sua consulta seria possvel passados 25 anos da morte dos titulares ou, antes de decorrido esse prazo, a ttulo excepcional, mediante requerimento do interessado, que demonstre interesse relevante na consulta, devendo o mesmo ser autorizado pelo membro do Governo responsvel pela rea da cultura, aps parecer do director do Arquivo Nacional da Torre do Tombo (n 2, do art. 3, do decreto-lei 279/91). J no que diz respeito s 3 instituies, sero tomadas decises diferentes: para o Conselho da Revoluo, determinada a sua acessibilidade decorridos 15 anos aps a sua extino, enquanto que para os arquivos da PIDE/DGS e Legio Portuguesa se prev uma data de abertura consulta pblica a partir de 25 de Abril de 1994, ou seja, 19 anos passados da revoluo, sendo tambm neste caso previstas excepes, ao abrigo do n 3 do art. 3 da Lei 4/91. Mas em 1993, aquando da publicao do Regime Geral dos Arquivos e Patrimnio Arquivstico, pelo decreto-lei 16/93, as datas de comunicabilidade de documentos que contenham dados pessoais determinadas no seu art. 17, sero bastante mais cautelosas: 50 anos aps a morte dos interessados ou, sendo esta desconhecida, decorridos 75 anos sobre a data dos documentos (n 2 do art. 17), estabelecendo para as pessoas colectivas as mesmas condies, ou seja, decorridos 50 anos aps a sua extino (n 3, do art. 17). Para alm disso, documentao ao abrigo de outros diplomas, como sejam a da segurana interna, relaes externas ou abrangida pelo Segredo de Estado, no sero, naturalmente acessveis. Tambm neste diploma haver o cuidado de determinar que tipos de documentos so considerados no comunicveis, sendo referidos os documentos nominativos de carcter judicial, policial ou clnico, ou os que contenham dados pessoais no pblicos, ou que possa afectar a segurana, honra, direito intimidade da vida privada ou direito imagem, salvo se esses dados poderem ser expurgados. Se a comunicabilidade garantida, esta ltima formulao deixar de levantar srias questes aos directores dos arquivos, sendo certo que a sua aplicao gerou alguma polmica, a que a aprovao da Lei do Patrimnio Cultural (Lei 107/2001, de 8 de Setembro) tentar por cobro, referindo no seu artigo 73, n 4 que as a restries legais da comunicabilidade de documentao integral do patrimnio cultural caducam decorridos 100 anos sobre a data de produo do documento, a menos que a lei estabelea prazos especiais mais reduzidos. Assim, caso subsistissem dvidas, determina-se que, aps 100 anos toda a documentao comunicvel. Para documentos com outros suportes (fotograa, audiovisual, informtico, etc.) a lei remete para legislao prpria, que acabar por entrar no mbito da acessibilidade a documentos de arquivos correntes, acessibilidade essa no prevista neste diploma.

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2. Documentao administrativa, nominativa ou no, independentemente do seu suporte fsico Mais uma vez na Constituio de 1976 que iremos encontrar, nos seus artigos 268 e 269, o princpio de uma Administrao Pblica aberta, prevendo ainda que ao cidado seja concedido direito de informao sobre os trmites processuais que lhe dizem respeito. Mas ser em 1991, com a aprovao do Cdigo do Procedimento Administrativo (decreto-lei 442/91, de 15 de Novembro), Cdigo esse que regula a actuao entre os rgos da Administrao Pblica e o seu relacionamento com os particulares, que dado um passo determinante para que, a questo do acesso a documentao administrativa passe a ser considerada a regra e no a excepo. Para o efeito, e dada a abrangncia da matria, que prev o acesso mesmo a no interessados directamente no procedimento, criada, junto da Assembleia da Repblica, a Comisso de Acesso aos Documentos Administrativos (CADA), regulada pela Lei 65/93, de 26 de Agosto e, parcialmente alterada pela Lei 8/95, de 29 de Maro. No entanto, a prpria lei vai prever uma excepo, ao diferenciar os documentos administrativos, dos documentos administrativos nominativos, ou seja, os que contenham dados pessoais e/ou sejam relativos intimidade da sua vida privada, determinando que o seu acesso seja apenas facultado aos interessados ou terceiros que possuam interesse directo e pessoal. Aos registos de carcter mdico determinado serem apenas acessveis atravs do mdico. Para alm disso, e, apesar de tudo, considera-se que o acesso est excepcionalmente vedados nos seguintes casos: - Documentos relativos a matrias em segredo de justia (art 6 da Lei n 65/93); - Documentos cujo conhecimento possa causar risco ou dano segurana interna ou externa do Estado - enquanto classicados como tais, o acesso a estes documentos vedado ou sujeito a autorizao (art 5 da Lei n 65/93); - Documentos de processos ainda no concludos ou preparatrios de uma deciso - o acesso aos quais s possvel aps a tomada de deciso, o arquivamento do processo ou depois de decorrido um ano sobre a sua elaborao (art 7 da Lei n 65/93); - Documentos cuja comunicao ponha em risco segredos comerciais, industriais ou sobre a vida interna das empresas (art 10 da Lei n 65/93). A CADA2 tendo como m zelar, nos termos da Lei, pelo cumprimento das disposies legais referentes ao acesso informao administrativa, recebe e d pareceres, embora no vinculativos, sobre esta questo. Um olhar pelos nmeros relativos a essa actividade, apresentados na tabela I, indica-nos um aumento de queixas a que no estranho a percepo por parte dos cidados dos seus direitos de acesso informao.
2. http://www.cada.pt/.

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Processos iniciados e ndos e respectiva percentagem de acrscimo/decrscimo anual desde o incio da actividade da CADA3 Anos Processos iniciados Processos ndos Registados % de aumen- Registados % de auto anual mento anual 1994/95 72 51 95 32% 1996 92 80% 142 49% 1997 145 58% 204 44% 1998 203 40% 305 49% 1999 289 42% 431 42% 2000 403 46% 514 19% 2001 513 27% 421 18% 2002 418 - 19% 542 29% 2003 525 26% 527 -3% 2004 553 5% 496 -9% 2005 503 -9% 595 20% 2006 565 12% 556 6,55% 2007 559 -1

Contudo, e face s novas tecnologias de registo de informao, em 1998, criada uma nova Comisso, apenas dedicada proteco de dados pessoais4, regulamentada pela Lei de Proteco de Dados Pessoais (Lei n 67/98, de 26 de Outubro), desta feita com capacidade inspectiva. Ser essa Comisso a responsvel pela aprovao de novos registos de informao contendo dados pessoais, bem como pela scalizao da sua utilizao. Entram assim, dentro do seu mbito, as comunicaes electrnicas, incluindo a tecnologia RFID, a videovigilncia e todo e qualquer registo informtico com dados nominativos, sendo dadas orientaes em reas to diversas como as da sade, trabalho, acesso a dados de terceiros, uxos internacionais de informao, videovigilncia, marketing poltico e eleitores, novas tecnologias, dados manuais e telecomunicaes. Naturalmente, a legislao passar a abranger esses casos, sendo abundantemente publicada na rea de proteco de dados pessoais pela Lei 2/94, que estabelece os mecanismos de controlo e scalizao do Sistema de Informao Schengen, pela Lei 68/98, que determina a entidade nacional na Instncia Comum de Controlo da EUROPOL, pela Lei 36/ 2003 - regula o estatuto e competncias do membro nacional da EUROJUST e pela nova regulamentao da prpria Comisso Nacional de Proteco de Dados pessoais, atravs da Lei 43/ 2004. Quanto s reas abrangidas pelas funes da CNPD, so regulamentados os seguintes casos:
3. http://www.cada.pt/modules/smartsection/ item.php?itemid=121. 4. http://www.cnpd.pt/.

- Informao de sade (Lei 12/2005 - Informao gentica pessoal de sade) - Comunicaes electrnicas (Lei 32/2008, que transpe a Di-

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rectiva da Reteno de Dados, relativa conservao de dados das comunicaes electrnicas, Lei 41/2004, que regula a proteco de dados pessoais no sector das Comunicaes Electrnicas, Decreto-Lei 7/2004, que transpe a Directiva do Comrcio Electrnico e o artigo 13 da Directiva das Comunicaes Electrnicas e Decreto-Lei 62/2009, alterando o artigo 22 do Decreto-Lei 7/2004) Videovigilncia (Decreto-Lei 35/2004 relativo utilizao de sistemas de videovigilncia pelos servios de segurana privada e de autoproteco, Lei 1/ 2005 que regula a videovigilncia pelas foras de segurana em locais pblicos de utilizao comum, Decreto-Lei 207/ 2005 que regula os meios de vigilncia electrnica rodoviria utilizados pelas foras de segurana, Lei 51/ 2006, que regula a utilizao de sistemas de vigilncia rodoviria pela EP e pelas concessionrias rodovirias, Lei 33/ 2007, que regula a instalao e utilizao de sistemas de videovigilncia em txis e, nalmente, Portaria 1164-A/ 2007, aprovando o modelo de aviso de videovigilncia em txis Trabalho (Lei 7/ 2009 - Aprova o Cdigo do Trabalho e Declarao de Recticao n 21/2009, recticando a anterior Lei 7/2009) Carto do cidado (Lei 7/ 2007 - cria o carto de cidado e rege a sua emisso e utilizao) Cibercrime (Lei 109/ 2009 - Lei do cibercrime)

No sem que, alguns deles tenham sido envolvidos em alguma polmica no que diz respeito proteco de dados pessoais, mesmo em projectos de e-government. Podemos dar como exemplo o caso do carto do cidado, cuja interconexo de dados e potencial risco de proporcionar a identicao de pers dos cidados mereceu o parecer 29/2006, levantando algumas objeces a este diploma, ou mesmo a questo da matrcula electrnica, diploma esse cuja possibilidade de aplicao relativa a dados pessoais ia muito alm da nalidade para a qual tinha sido criada. J no que diz respeito s actividades da CNPD, as percentagens que se apresentam nos prximos quadros, relativas actividade de registo e scalizao so bastante reveladores quer do nmero considervel de contedos existentes nos mais diferentes suportes e para as mais variadas nalidades, quer na inspeco que lhe feita, numa base regular, e que uma das funes fulcrais daquela Comisso.

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 laia de concluso, e, apesar de toda a legislao, regulamentao e entidades responsveis pelo tratamento dos nossos dados pessoais, uma breve passagem pelo Relatrio analtico relativo a Data Protection in the European Union: citizens preceptions5, de 2008, realizado pelo Eurobarometer, revela-nos que Portugal ainda continua a ser dos pases europeus que mais desconana tem no tratamento e scalizao dos seus dados pessoais, no obstante estarmos, do ponto de vista de projectos de e-governement bem frente da maioria europeia. Tratasse de um paradoxo interessante, cuja anlise nos dever fazer reectir sobre o assunto, na perspectiva da melhoria do relacionamento entre o cidado e o Estado.

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