MANUAL DE USUARIO SAFC (Sistemas de Anlisis de Facturas Corporativas)

1. INTRODUCCIN Objetivo Proporcionar al cliente corporativo una herramienta que le facilite el anlisis de su facturacin de Servicio Celular con COMCEL S.A. de manera electrnica, a travs de reportes detallados y concentrados que le permitan tomar decisiones basndose en los consumos reales de sus lneas. Ventajas El cliente podr tener su facturacin de manera electrnica. Generar reportes totales y detallados de su facturacin. Personalizar el sistema de acuerdo al ambiente del cliente. Obtener Estado de Cuenta por Telfono, Centro de Costo. Obtener un detalle de llamadas por cada lnea, por Centro de Costos o el detalle completo de la empresa. Ver los reportes en forma grfica. Analizar el detalle de cada telfono. Exportar la informacin a archivos planos separados por comas. Caractersticas Dentro de las caractersticas principales del SAFC podemos mencionar las siguientes: 1.1 El SAFC hace uso de una BASE DE DATOS LOCAL, es decir, un repositorio de informacin que reside de manera local en el PC que se instale (cliente), esto le permitir cargar informacin de varios meses y de esta manera mantener histricos. Tambin tiene la posibilidad de borrar de la base de datos la informacin de los meses que elija y posteriormente volverla a cargar si es que as lo requiere. 1.2 Cuenta con una ventana de ANLISIS DE CONSUMOS en donde podr consultar y evaluar la informacin de su detalle de llamadas agrupndola por una o ms variables (tipo de llamada, fecha, centro de costo, etc.) hasta llegar al nivel deseado. 1.3 MDULO DE REPORTES DE ESTADO DE CUENTA. En ellos podr conocer las cuentas que estn generando cargos; as como, los conceptos y montos que componen su factura.

1.4 GRFICAS. En cada uno de los reportes del SAFC se incluye una grfica representativa de los consumos que se estn visualizando. Esta grfica se presenta en forma de barra, pero el sistema permite la posibilidad de cambiar la presentacin ya que el SAFC cuenta con 17 tipos grficas diferentes. 1.5 CENTROS DE COSTO, GRUPOS DE EMPRESAS Y NMEROS COMUNES. Podr crear centros de costo de acuerdo a las necesidades y posteriormente asignar sus nmeros telefnicos a los centros de costo (stos se incluyen como una variable dentro del anlisis de llamadas). El sistema permite la creacin de grupos de empresas con el fin de que el cliente genere los reportes totalizados de acuerdo a estos grupos. Tambin permite el registro de nmeros especiales a los cuales se le quiera hacer un anlisis detallado (estos nmeros permiten realizar un anlisis detallado). NOTA IMPORTANTE:El funcionamiento del SAFC es afectado significativamente por el tamao de sus archivos (especialmente el archivo de detalle de llamadas), el tipo de procesador, la memoria de su mquina, y el espacio libre que tenga en la unidad C. 2. NOTAS IMPORTANTES ANTES DE COMENZAR Instalacin del SAFC Ejecutar el archivo Instalador_SafCorp.exe que se baja del Portal Corporativo que es suministrado en CD, automticamente se ejecuta una aplicacin que se encargar de verificar si el SAFC ya se encuentra instalado en su PC, de no ser as, se abrir una ventana como en la Imagen que le preguntar si desea instalarlo.

Para instalar el SAFC, de clic en el botn S y aparecer una secuencia de ventanas de Instalacin del SAFC, habr que seguir los siguientes pasos.

 Oprima el botn Adelante sin modificar la informacin que se muestra en la pantalla, de otra forma y slo si desea cancelar, de clic en el botn Cancelar.

Luego, de clic en Adelante para continuar con la instalacin sin modificar la informacin que se muestra en la pantalla.

 Comienza el proceso de instalacin. Espere...

Oprima Aceptar para Finalizar la Instalacin del SAFC.

A continuacin inicia la instalacin del Runtime de Power Builder y la base de datos del cliente SQLAnywhere. De clic en Next para iniciar la instalacin. Hay que tener en cuenta que si el runtime ya se encuentra instalado el proceso de instalacin sera diferente y solo dara opcin de desinstalar o reparar.

 A continuacin inicia la instalacin del Cliente de la base de datos SQLAnywhere. De clic en Next para iniciar la instalacin sin modificar la informacin que contiene la forma.

 Presione el botn Next para continuar con la instalacin.

De clic en Close para Finalizar la Instalacin.

Base de Datos Los archivos SAF_CORPORATIVOS.DB y SAF_CORPORATIVOS.LOG que se encuentran en el directorio C:\SAFCORP\, almacenan la informacin que se cargue mes a mes. Si en algn momento usted va a formatear su mquina o simplemente va a cambiar de mquina y ya no desea realizar el proceso de carga nuevamente, lo nico que tiene que hacer es respaldar stos dos archivos (SAF_CORPORATIVOS.DB y SAF_CORPORATIVOS.LOG) y despus de instalar el SAFC en el nuevo PC cpielo al directorio C:\ SAFCORP\ reemplazando el archivo existente. 3. PARA INICIAR EL SAF_CORPORATIVO Para empezar a trabajar con el SAFC haga clic en: INICIO (START) -> PROGRAMAS (PROGRAMS) -> SAFCORP -> SAF_CORPORATIVO Y se abrir la pantalla de bienvenida mientras verifica la parametrizacin y luego se presentar el formulario principal que contiene el men del sistema.

El SAFC cuenta con las siguientes opciones:

3.1 Parametrizacin

En este modulo se realiza la administracin de la informacin que contienen los filtros que se encuentran en los reportes como: Centros de Costo, Permite crear y eliminar centros de costo o reas comunes, de acuerdo a las necesidades del usuario. Para la creacin de centro de costo seleccione la opcin adicionar , digite el cdigo que le asigna a este centro, este campo no puede superar 10 caractres y la descripcin, una vez terminado seleccione el botn guardar, si este ltimo paso no se realiza la informacin se pierde. Para borrar un centro de costo marque la casilla que se encuentra a la izquierda del centro a borrar y luego seleccione el botn eliminar. Los nmeros asignados al centro quedarn automticamente disponibles para asignar a otro. Para asignar lneas a un centro de costo, primero marque el grupo al cual va adicionar los telfonos. Luego, en la tabla de nmeros No Asignados seleccione los nmeros que desea que pertenezcan al centro de costo marcado y oprima el botn para mover los telfonos a la tabla Asignados A. Con el botn se realiza el proceso inverso de reintegrar los telfonos a la tabla de No Asignados. Con lo cual, quedarn disponibles para asignar a otro grupo si es requerido.

Cuando se tienen varios centros de costos el sistema permite cargarlos a travs de un archivo plano. El archivo debe contener los siguientes campos Cdigo Centro costos y Nmero Celular , estos datos deben estar separados por coma , en el siguiente ejemplo se cargarn dos telfonos al centro de costos nmero 12 12,3102455882 12,3103112584 Grupos de empresas, en esta pantalla se tiene la oportunidad de crear grupos de empresas que tengan caractersticas comunes y de asignar a cada uno de estos grupos las empresas que lo conforman. ( no es necesario crear cada empresa ya que los datos que se enviarn peridicamente contiene esta informacin). El campo cdigo es numrico y no puede ser mayor a 999.

 Nmeros Elegidos, el cliente podr visualizar la informacin de los nmeros elegidos que cada lnea de su empresa tiene configurados. Para esto se debe seleccionar la casilla que se encuentra a la izquierda del nmero que se quiere visualizar y el sistema le mostrar los elegidos asignados al telfono seleccionado y el porcentaje a pagar.

Nmeros Comunes, aqu puede registrar nmeros diferentes a los Nmeros Elegidos para generar bsquedas de stos en los reportes de consumos. Estos nmeros pueden ser nmeros de telfonos fijos, destinos nacionales internacionales y servirn de filtros para

agrupar el detalle de llamadas por estos nmeros en los reportes de Anlisis de Consumos por detalle y agrupado. Para agregar un nmero comn oprima el botn agregar e ingrese el nmero y la descripcin, luego oprima la opcin de guardar.

Lineas Empleado, en esta pantalla se ingresa la informacin de los empleados y se configuran las lneas celulares que tienen asignadas. Para ingresar la informacin del empleado seleccione la opcin Adicionar y digite la informacin del empleado en la seccin Asignar Celular, una vez terminado seleccione el botn guardar, si este ltimo paso no se realiza la informacin no quedar almacenada. Solo los campos Nombres, Apellidos y Documento son requeridos, los dems son opcionales. Para borrar la informacin de un empleado, seleccione estey luego seleccione el botn Borrar. Para asignar los nmeros celulares a un empleado, primero marque el empleado al cual va adicionar el nmero. En la tabla de nmeros Nmero Celular seleccione el nmero que desea ser asignado al empleado marcado y oprima el botn los datso del empleado. para mover el telfono a

Con el botn se realiza el proceso inverso de reintegrar los telfonos a la tabla de Nmero Celular. Con lo cual, quedarn disponibles para asignar a otro empleado si es requerido.

Cuando se tienen varios empleados el sistema permite cargarlos a travs de un archivo plano con extensin *.CSV. El archivo debe contener los siguientes campos: nmero celular, documento, nombres, apellidos, cargo, ciudad, correo, departamento, rea labora y observaciones. Estos datos deben estar separados por coma, el archivo debe incluir todos los campos as no contenga informacin. En el siguiente ejemplo se cargarn dos registros: 3102455882,79085049,Pedro,Perez,Analista,Bogota,pp@servidor.co m,Proyectos,Informatica,Quality 3103112584,52469823,Maria Carolina,Gonzalez,Abogado,Cali,,Juridica,,Pruebas 3.2 Proceso de Carga.

Este proceso almacena la informacin entregada peridicamente por COMCEL S.A. en la base de datos del SAFC en el PC, para con ella generar los reportes deseados. Comcel entrega 11 archivos aaaammcc_F1.txt, aaaammcc_F2.txt, aaaammcc_F3.txt, aaaammcc_F4.txt, aaaammcc_F5.txt, aaaammcc_F6.txt, aaaammcc_F7.txt, aaaammcc_F8.txt y aaaammcc_F9.txt y DOC1.txt y log.dat que estn contenidos en el CD del SAFC, o bien, que se bajan del Portal Corporativo. aaaa-mm-cc Representa el ao-mes-da de facturacin. Descarga de archivos a travs del Portal Corporativo Para realizar el descarge de los archivos de entrada al sistema SAFC desde el Portal Corporativo en internet, en primer lugar ingrese a la pgina www.comcel.com , en la opcin Comunidad Comcel seleccione Portal Corporativo. Ingrese su usuario y contrasea y en las opciones presentadas en el men seleccione Archivos SAFC.

A continuacin le presentar los archivos del SAFC que se encuentran disponibles para la descarga. El nombre del archivo corresponde al ciclo de facturacin.

Elija el periodo que desea almacenar y oprima el botn Descarga. A continuacin se presentar la ventana de descarga de archivo, oprima el botn Guardar.

Escoja la ruta C:\Safcorp\Archivos_csv para copiar el archivo con extensin .Zip. Descomprima el archivo y verifique que en la ruta de carga queden nicamente los 11 archivos de carga para el SAFC. Carga Datos Para iniciar el proceso de carga de informacin, los once archivos deben ubicarse previamente en la ruta C:\SAFCORP\Archivos_csv. Este directorio solo debe contener los archivos de un perodo a

cargar. Antes de realizar la copia debe verificar que no se encuentre ninguna informacin en este directorio. Ingrese al SAFC a la opcin del men Carga Archivos- Carga Datos, el mensaje "Se encuentra disponibles para la carga las siguientes cuentas" le informar la existencia de archivos nuevos para la carga de informacin, la empresa a la cual pertenece y la cuenta maestra. Si el periodo que intenta cargar fue procesado anteriormente el sistema muestra el mensaje "Error, Este perodo ya fue cargado" y no le permitir la opcin de continuar. En la pantalla el sistema despliega la informacin a cargar, verifique en el reporte que los datos Nit, Empresa y nmero de referencia correspondan a la informacin de su empresa y el campo Perodo pertenezca al que desea cargar. Despus de verificar la informacin oprima el botn Cargar Informacin y el proceso se iniciar. Si el proceso culmina de forma satisfactoria, el aplicativo desplegar un mensaje satisfactorio, de lo contrario, si se presenta algn inconveniente en el cargue de informacin, se desplegar un mensaje informando la falla y la funcionalidad detendr el proceso de carga y eliminar la informacin que se halla almacenado de los archivos previos a que ocurriera la falla. Esto con el fin de no almacenar informacin inconsistente en la base de datos.

NOTA IMPORTANTE :El aplicativo nicamente soporta la carga de los archivos de un perodo, no se permite cargar varios perodos simultneamente. Consulta Cargue Esta seccin proporciona informacin de los perodos cargados en la base datos para cada una de las cuentas de la empresa. Para eliminar informacin seleccione, en la lista desplegable que se encuentra en la parte superior izquierda, el perodo a borrar y presione el botn Borrar Perodo. Al seleccionar esta opcin se eliminar la informacin completa del periodo que halla seleccionado. Para recuperar esta, debe ejecutar el proceso de Carga Datos, contando previamente con los archivos del perodo requerido en la ruta C:\SAFCORP\Archivos_csv, debe seguir el proceso anteriormente descrito. Se debe tener en cuenta que al realizar el proceso de eliminacin de un perodo se borrar la informacin de llamadas y estado de cuenta de maestras y subcuentas correspondiente al movimiento del perodo seleccionado. No se puede eliminar la informacin de una empresa ya que esta vinculada con otros datos como nmeros elegidos, nmeros comunes, grupos y centros de costo.

El usuario debe seleccionar la empresa y el periodo que se desea eliminar, al finalizar la transaccion aparecer un mensaje de confirmacin 3.2 Anlisis de Consumos. En estas pantallas podr analizar la informacin del detalle de consumos de cada una de las lneas celulares de la empresa agrupndolas ya sea por regin, nmero de destino, tipo de llamada, etc.

Detalle Solo con dar un clic en el botn Generar Reporte, obtendr la informacin de las llamadas generadas por las subcuentas, estas sern visualizadas en la pestaa Anlisis de consumos, en la pestaa Grfica de anlisis encontrar una grfica representativa del consumo total generado por la cuenta maestra en un perodo determinado. Con el botn Exportar Reporte podr descargar la informacin

generada en el reporte Detallado de Consumo General en archivos con extensin *.csv, para que la informacin contenida en este pueda ser manipulada y analizada en otra aplicacin como es Excel.

Filtros En cada uno de los formularios de Anlisis de consumos y estados de Cuenta de la aplicacin encontrar filtros que le permitirn centralizar los datos de bsqueda como lo son: Perodo: En las ventanas del aplicativo encontrar un recuadro como el que se muestra a continuacin:

En este recuadro usted selecciona el perodo de facturacin del cual quiere consultar la informacin. El Perodo de Facturacin se refiere al ao-mes-da al que corresponde la facturacin de las cuentas maestras de la empresa.

 Empresa: El campo Empresa se refiere al grupo o divisin de su empresa, es decir, en el caso en que su empresa est compuesta por varias Razones Sociales, podr realizar reportes por cada una. Al abrir la pantalla, siempre estar seleccionada la opcin 0 - TODOS, esto significa que el reporte mostrar la informacin de todo el Corporativo, en caso de que sean varias, o de la nica empresa existente si solamente tiene una Razn Social, para cambiar la opcin solo debe dar clic sobre ste recuadro.

Todas las consultas que realice tanto en la venta Anlisis de Llamadas como en los Reportes se van a referir al perodo y a la empresa que usted seleccione. Grupos de Empresas: Usted especificar las diferentes empresas que componen su Corporativo y podr consultar su informacin ya sea por un grupo de empresa o por todo el Corporativo en general. Estos deben ser previamente configurados en el la seccin Parametrizacin ->Grupos de Empresas en el men principal.

Cuenta Maestra: En esta opcin podr seleccionar el nmero de referencia otorgado por COMCEL S.A. para identificar la cuenta maestra que agrupa las lneas de una empresa. Con la seleccin de una de estas opciones tendr la posibilidad de realizar un filtro ms especfico para sus reportes.

Centros de Costo: Son todas las reas, departamentos o Centros de Costo que se hayan dado de alta en el mdulo de Centros de Costos Otros Filtros En esta seccin encontr filtros adicionales para las formas de Anlisis de Consumos en los cuales podr agrupar la informacin que requiere de forma ms detallada. Para utilizar estos filtros debe

marcar uno o varios de estos, seleccionar una de las opciones que cada uno presenta y luego presionar nuevamente el botn Generar Reporte. Los filtros son: - Mes: marcando esta opcin el reporte de anlisis de consumos se filtrar el detalle de consumos realizadas en el mes seleccionado. - Da: con esta seleccin puede filtrar los consumos que se realizaron en el da de la semana escogido. - Hora: en el reporte se mostrarn los consumos que se realizaron en la hora seleccionada. - Fecha: en el reporte se mostrarn los consumos que se realizaron en la fecha seleccionada. - Tipo consumo: aqu podr filtrar los consumos que se realizaron por el tipo de servicio como son llamadas, mensajes de texto, ringtones, etc. - Llamadas nmeros elegidos: con esta opcin puede filtrar las llamadas que se realizaron como telfono destino a los nmeros elegidos que se encuentran registrados en la seccin del men Parametrizacin Nmeros Elegidos. - Llamadas nmeros comunes: marcando este filtro el reporte de anlisis de consumos agrupar las marcaciones que tienen como telfono destino los nmeros comunes que se encuentran configurados en el menu Parametrizacin Nmeros Comunes. - Destino: con este filtro puede seleccionar el destino sea como ciudad, larga distancia internacional, etc. Al que se realizarn las llamadas. Agrupamientos En el reporte de Anlisis de Consumos por Grupos se presenta el valor total de consumos generados por cada una de las lneas que pertenecen a una o varia cuentas maestras de la empresa. Reporte X Empleado En el reporte de Anlisis de Consumos por Empleado se presenta el detalle de consumos generados por empleado, el cual previamente debe estar configurado en el men Parametrizacin->lneasEmpleado.

3.3 Estados de Cuenta. Permite conocer las cuentas que estn generando cargos durante el perodo de facturacin seleccionado y el total que debe pagar a COMCEL S.A. por los servicios prestados. Estos reportes son generados por cuentas maestras y por subcuentas independientemente. Adems cuenta con reportes histricos para realizar anlisis de Tambin, se cuenta con los filtros proporcionados en el men de anlisis de consumos para generar reportes ms detallados.

Maestras En el reporte de Estado de Cuentas Maestras se presenta el resumen de cuenta que se muestra en a factura fsica para cada una de las cuentas maestras cuentas que generan factura en la empresa. Para obtener informacin detallada se presentan los filtros que se mostraron en las formas de Anlisis de Consumo. Solo con dar un clic en el botn Generar Reporte obtendr la informacin de la facturacin para cada una de la cuentas.

Para obtener un resumen detallado de la cuenta corporativa, de doble clic sobre una de los registros presentados en el Reporte de Estado de Cuentas Maestras y se presentar en la pestaa Resumen de Cargos la informacin resumida de los cargos facturados de la cuenta en el perodo seleccionado. Con el botn Exportar Reporte podr descargar la informacin generada en los reportes en archivos con extensin *.csv, para que la informacin contenida en este pueda ser manipulada y analizada en otra aplicacin como es Excel.

Si requiere obtener an ms detallado la facturacin generada para un servicio en particular, de doble clic sobre uno de los servicios presentados en la pestaa Resumen de Cargos y presentar en la pestaa Detalle de Cargos

Subcuentas En el reporte de Estado de Cuenta Subcuentas se presenta el resumen de consumos facturados para cada una de las subcuentas de la empresa. Tambin, se presentan los filtros para obtener informacin detallada. Solo con dar un clic en el botn Generar Reporte obtendr la informacin los consumos para cada una de las subcuentas.

En reporte Detalle de Cuentas se genera un consolidado con todos los datos almacenados de los conceptos facturados de cada una de las lneas celulares, este reporte se genera por periodo facturado, por lo cual se requiere seleccionar uno para que el sistema genere la informacin correspondiente. .

Para obtener un detalle de las cargos facturados a una subcuenta, de doble clic sobre una de los registros presentados en el Reporte de Estado de Cuenta Subcuentas y se presentar en la pestaa Detalle la informacin de los cargos facturados a la subcuenta en el perodo seleccionado.

Histricos En los informes Histricos Maestras e Histrico Subcuentas se presenta un detalle comparativo de los cargos facturados para las cuentas agrupado por perodo. Por lo cual, se debe elegir el perodo inicial y perodo final para determinar el rango comparativo. Solo con dar un clic en el botn Generar Reporte obtendr la informacin de facturacin para cada una de las cuentas. Estado de Subcuenta por Empleado En este reporte se presenta un detalle de los cargos facturados para las cuentas, este se encuentra agrupado por empleado, el cual debe previamente estar configurado en el men Parametrizacin->LineasEmpleado. En el botn Generar Reporte obtendr la informacin de facturacin por empleado. 3.4 Ayuda.

Se muestra un manual detallado de las funcionalidades de la aplicacin.

3.6 Informacin de Versin. Indica la versin del SAFC y los cambios que se le han hecho al sistema hasta la ltima versin.