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DOCUMENTO DE ARCHIVO Cindonos a lo que son documentos de archivo, conviene insistir en su distincin respecto de las otras acepciones documentales

genricas, basndola en su origen o gnesis que es la que los va diferenciar, en cuanto que se estiman como tales los producidos o recibidos por una persona o institucin durante el curso de su gestin o actividad para el cumplimiento de sus fines. No es el medio, manual o mecanografiado, un disco o una estampa, dibujo o plano pueden ser documentos de archivo. Son soportes que contienen la informacin sobre actividades realizadas por la entidad que los produce en cumplimiento de las funciones que le corresponde desempear. Su produccin responde a los objetivos o las finalidades de particulares de la entidad que les da origen. El documento de archivo registra una actividad administrativa, deja testimonio de su realizacin y es memoria de ella: puede ser usado para la planeacin, la asignacin de recursos, la toma de decisiones, el control administrativo y en general, todo lo que tiene que ver con la agilidad, economa y eficiencia de la gestin administrativa; es adems, garanta de los derechos de los grupos humanos relacionados con la institucin, memoria de esta relacin y de la prctica social que regula. Los documentos son la materia prima de los archivos, dan lugar a la existencia de ellos y exigen el concurso de personal especializado para su manejo. Tres son los objetivos fundamentales de los documentos de Archivo: IMPARTIR UNA ORDEN: pueden decirse mejor asentar la voluntad de la autoridad con intencin de que sea obedecida. Son los Documentos dispositivos, Leyes, decretos, ordenanzas, sentencias, resoluciones, sentencias, etc. PROBAR ALGO: Hay documentos que hacen fe, testimonian. Los diplomatistas los llaman Documentos testimoniales, actas, registros del estado civil, escrituras, declaraciones, etc. MERAMENTE TRANSMITIR UNA INFORMACIN: todo documento es, de alguna manera, informativo. Por eso se agrega el adverbio meramente. Esta frase se refiere a aquellos Documentos informativos, que solamente llevan noticas, sin gozar del atributo de hacer fe, ni de imponer la voluntad de la autoridad: Boletines, panfletos, ofertas, anuncios, etc. ELEMENTO DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO. Los documentos en su configuracin estn formados por dos aspectos fundamentales, una parte intangible que le da razn de ser al evidenciar el contenido informtico, denominada elementos formales y otra totalmente material que le da sustento corpreo, es decir, lo hace evidente a los sentidos: ELEMENTOS FORMALES: Constituidos por los alfabetos, signos de puntuacin, signos de acentuacin, abreviaturas, figuras o trazos de carcter convencional, por medio de las cuales de trasmite la informacin o mensaje. ELEMENTOS MATERIALES: Lo conforman en primera instancia las tintas y colorantes las cuales sirven para hacer visible lo escrito, en segunda instancia pero igualmente importante estn los calamos, estiletes o plumas con las cuales se plasma el contenido informtico y en tercer instancia se encuentran los soportes o lminas sobre las cuales se registra o asienta la informacin objeto del mensaje a trasmitir o conservar y que va desde los primeros documentos lapidarios, pasando por el papiro y el pergamino hasta nuestros das con el papel y los nuevos soportes informticos. CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMERNOS DE ARCHIVO.

Varios elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo: 1. Carcter seriado: Los documentos son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones especficas. Se producen uno a uno y en un orden natural. 2. Carcter de unicidad: Los documentos de archivo se distinguen tambin porque son nicos, es decir, no se producen en grandes cantidades de un mismo ejemplar, ni para ser publicados. 3. Carcter de objetividad o ingenuidad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad. Registran hechos tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crtica subjetivos o valorativos. Se producen naturalmente como resultado del quehacer de las instituciones. 4. Originalidad o autenticidad: Es la capacidad que tiene el documento de probar o evidenciar su origen o autor, no implica la veracidad de su contenido (capacidad que tienen los documentos de probar o de negar hechos ciertos o verdaderos). Le permite ser reconocido, aceptado y avalado por su autor, es ese y no otro. 5. Integridad: El documento debe ser integro, completo en el todo y en sus partes, es decir, en sus caracteres internos y externos. CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS. Este tpico del estudio de los documentos se refiere a los atributos que adquieren en razn de su materialidad y de su contenido as: CARACTERES INTERNOS: Se refieren al contenido del documento y son: Entidad Productora: El autor del documento. Como ya se sabe, en el caso de documentos producidos por instituciones corresponde a la entidad, rgano y cargo de la persona que los firma. Origen Funcional: La razn, funcin o actividad, por la cual se produce el documento y el trmite a que est sometido para entrar en vigencia, es decir para cumplir con el objeto por el cual fue creado. Formulario y clusulas para su elaboracin: Consiste en la disposicin de los datos que deben estar contenidos en l. Data tpica y crnica: Corresponde con el lugar y fecha donde fue producido el documento. Contenido sustantivo: Hace referencia al tema, negocio o asunto de que trata el documento.

CARACTERES EXTERNOS: Determinan la materialidad del documento y son: Clase: Es el medio por el cual se trasmite el mensaje: Textual, grficos, sonoros, visuales, audiovisuales, legibles por mquina. Tipo: Unidad mnima que rene las caractersticas necesarias para ser considerado documento. Es el resultado de la aplicacin de normas y reglas formales de produccin para el registro de una actividad especfica : La de informar: produce crnicas, boletines; La de pedir: produce solicitudes, peticiones; La de mandar u ordenar: produce leyes, decretos, ordenanzas, etc.

Formato: Es la configuracin fsica del documento, depende de la materia, soporte, de la manipulacin para crearlo y de la manera en que los documentos se renen al ser producidos, depende de la clase: Los textuales: legajos, expedientes, carpetas, folios, etc. Los de imagen: vidrios, microformas, microfilmes, acetatos. Los sonoros: Discos, cintas. Los audiovisuales: cinta, pelculas, discos. Los legibles por mquina: fichas perforadas, discos, cintas.

Forma: Se refiere a si es original, copia, minuta, borrador. Cantidad: define la cantidad de copias que se producen de un mismo documento. CLASES DE DOCUMENTOS. Los documentos pueden ser clasificados de acuerdo con Mltiples criterios, tantos cuantos tratadistas se encarguen del tema, unos ms objetivos que otros, esta clasificacin obedece en gran mediad a aspectos de la administracin documental o del ciclo vital de los documentos o la actividad de los documentos, veamos algunas de ellas: SEGN SU CLASE O FORMA DE PRESENTACIN: De acuerdo con este criterio, los documentos se dividen en: Textuales, sonoros, grficos, de imagen, audiovisuales y legibles por mquina. SEGN SU ENTIDAD PRODUCTORA, CALIDAD DE SUS AUTORES O NATURALEZA: Bajo este criterio, los documentos se dividen en: Pblicos, o sea los producidos por los funcionarios pblicos en ejercicio de sus funciones; Privados: los producidos por particulares o por empresas privadas; Eclesisticos: los producidos por los grupos religiosos; Los Mixtos: los producidos por empresas mixtas, (capital pblico y privado). SEGN SU ESTRUCTURA: Los documentos en este apartado se pueden clasificar en: Simples: cuando el documento est conformado por una sola tipologa como una Ley; y Compuestos o complejos: cuando el documento est constituido por varias tipologas documentales como es el caso de los expedientes. SEGN SU ALCANCE O JURISDICCIN: Dependiendo de la competencia de sus contenido los documentos se dividen en: personales, institucionales, locales, municipales, regionales, departamentales, distritales, nacionales, internacionales. SEGN EL TIPO DE INFORMACIN: Los documentos pueden ser: Intensivos: cuando tienen mucha informacin sobre pocas cosas como una hoja de vida; las genealogas. Extensivos: cuando presentan pocos datos sobre muchas cosas como los censos de poblacin. Diversificados: cuando presentan varios datos sobre varias cosas. SEGN SU FINALIDAD: Dependiendo del fin por el cual se produce el documento, stos pueden ser: Documentos dispositivos o imperativos, cuya finalidad es mandar u ordenar como una ley o una directiva: Documentos testimoniales o probatorios, cuya importancia radica en la fe o constancia que dan sobre los hechos, acciones o cosas como los diplomas y certificados acadmicos Documentos Informativos o noticiosos como es el caso de boletines.

Documentos Facilitativos: llamados tambin comunes. Son los que todas las instituciones producen; sirven de apoyo, facilitan la actividad de cada uno, como los documentos contables, hojas de vida. Documentos Especficos o sustantivos: son los que se producen por la actividad especfica de cada institucin; en una entidad educativa: los planes de estudio, las historias acadmicas; en un hospital: las historias clnicas, en una entidad financiera: los cheques, pagares. SEGN SU VIGENCIA O CICLO VITA: De acuerdo con este criterio, los documentos pueden ser: Administrativos: cuando se encuentran en cumplimiento de la actividad que le dio origen; Plazo precaucional o intermedios: cuando se encuentran en espera de que las acciones sobre las cuales versa su contenido prescriben o pierden su vigencia; Histricos: aquellos que despus de haber sido evaluados mediante la seleccin documental alcanza a ser transferidos a los archivos histricos para servir de fuente de investigacin retrospectiva para la investigacin, la ciencia o la cultura. SEGN SU FRECUENCIA DE USO: Este es un criterio que nunca debe tenerse en cuenta para una clasificacin de los documentos (activos, semiactivos e inactivos), pues los documentos pueden ser poco utilizados pero vigentes y esto puede inducir a hacer procesos de seleccin, expurgo y descarte con base en este criterio. Gestin Documental, Gustavo A. Trujillo Monsalve, Medelln, 2001

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