MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Gran parte de la informacin contenida est basada en el manual de correspondencia del SENA.

OBJETIVO DEL MANUAL DE CORRESPONDENCIA Establecer los lineamientos para la administracin de las comunicaciones oficiales, definir los conceptos que fundamentan la gestin de correspondencia, determinar los criterios para la recepcin, registro, entrega, alistamiento y distribucin de las comunicaciones de la entidad y establecer las funciones y responsabilidades de los funcionarios de la organizacin en el trmite de las comunicaciones.

Definiciones: Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o Institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a la entidad, a ttulo personal, citado o no el cargo del funcionario. Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. Foliacin: Acto de enumerar las hojas. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.

Clasificacin:

1. Comunicaciones oficiales recibidas. (EXTERNA) 2. Comunicaciones oficiales producidas. (INTERNA) Serie documental: Conjunto de unidades documentales semejantes, procedentes de un mismo sujeto como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Radicacin de comunicaciones oficiales Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establece la ley. Unidad administrativa: Unidad tcnico-operativa de una Institucin (oficina).

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Es el procedimiento por medio del cual se ingresa en al Sistema de Informacin de la entidad la informacin relacionada con todas las comunicaciones recibidas o producidas, registrando datos tales como:

Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria. Nombre o cdigo de la(s) dependencia(s) competente(s). Nmero de radicacin. Nombre del funcionario responsable del trmite. Anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita)

COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS Recepcin: Las comunicaciones oficiales se recibirn en las Unidades administrativas de acuerdo al horario establecido en la organizacin. Revisin: Las comunicaciones oficiales se dejarn en un proceso de revisin antes de legalizar su recepcin, para verificar la competencia, los anexos, el destino, los datos de origen del ciudadano o entidad que remite, direccin donde se deba dar respuesta y asunto correspondiente, con el fin de determinar si son de carcter oficial y si ameritan radicacin. Radicacin: No se podr ocultar nmeros de radicacin, ni habr nmeros repetidos, corregidos, repetidos, o tachados. La numeracin deber ser en orden de recepcin de documentos. Las comunicaciones sin firma y sin nombre de responsable no se radicar, y despachada a la oficina de su competencia.

COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS

Revisin: Las comunicaciones oficiales que produzca la entidad con destino a otras dependencias de la entidad y a personas naturales y jurdicas, sern recogidas en todas las dependencias de acuerdo al horario establecido por la entidad. Estarn en proceso de revisin con el fin de corroborar que han sido debidamente firmadas por el funcionario autorizado, que los anexos que se enuncian estn completos, que trae el antecedente y las copias anunciadas, que el contenido del original es idntico al de las copias y que contiene las copias del original para la serie documental consecutivo de correspondencia producida y para el archivo de gestin de la oficina productora. Procedimiento para las dependencias en el envo a radicacin de las comunicaciones producidas. 1. Ninguna comunicacin debe ser fechada, ni numerada. La fecha y el nmero se asigna en el momento de su radicacin.

2. Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicacin. 3. Si la comunicacin tiene ms de dos hojas estas se deben coser. 4. Debe citarse en la parte inferior izquierda de la comunicacin, en la lnea de anexos, la cantidad de folios que la acompaan. 5. Cuando la comunicacin que se produce es producto de una respuesta a una solicitud radicada, se debe indicar el nmero de radicacin del remitente y el nmero de radicado en la entidad, en el primer prrafo de la comunicacin y anexar el antecedente. 6. Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos. Las comunicaciones que no cumplan con estos procedimientos sern devueltas a la dependencia productora. La distribucin de los documentos deber controlarse con planillas de control de entrega, y ser archivados con los correspondientes comprobantes de entrega.

NOTA: Tanto para las comunicaciones oficiales recibidas y comunicaciones oficiales producidas: Al comenzar cada ao, se iniciar la radicacin consecutiva a partir de 0001, y se dejar constancia de la fecha y hora de recibido. Este nmero se constituye en la nica identificacin del documento. Cuando existan errores en la radicacin y se anulen nmeros, se debe dejar constancia por escrito, con justificacin y firma del encargado de la radicacin y de su jefe inmediato.