UNIDAD 1.

INTRODUCCIN A GOOGLE DOCS

1.1. Qu es Google Docs? Google Docs es una sencilla pero potente suite ofimtica, todo en lnea. Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya tenamos o compartirlos en la red. Las principales ventajas de Google Docs son: Nuestros documentos se almacenan en lnea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexin a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo su edicin o llegar a publicarlos para que todo el mundo pueda verlos. La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo mismo sucede con presentaciones y hojas de clculo. Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita.

Ms adelante te explicaremos detalladamente los distintos formatos. Google Docs tambin tiene una versin para mviles, por lo que si accedes a travs de uno, el interfaz ser distinto. 1.2. Iniciar el programa Para poder utilizar Google Docs debemos tener una cuenta Google (por ejemplo una cuenta de correo GMail). Si alguna vez te has registrado en algn servicio de Google (Reader, Sites, youTube, Blogger, etc...) ya tendrs una, y puedes usarla. Si no tienes una, puedes obtener una totalmente gratuita siguiendo los pasos que aqu te explicamos. Al ser una aplicacin Web, Google Docs necesita ser utilizado a travs de un navegador. As que el primer paso ser abrir una nueva ventana el nuestro.
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Las imgenes que aqu mostramos pertenecen principalmente al Internet Explorer 7, pero Google Docs funciona perfectamente con cualquier navegador. Otros navegadores, como Firefox o Chrome, incorporan alguna funcionalidad extra a la hora de editar documentos. Slo mostraremos el contenido de la ventana del navegador, para evitar

confusiones a usuarios de otros navegadores. Recuerda que los botones y mens del navegador no tienen funciones especficas en Google Docs, aunque s que podemos aprovechar las opciones del men edicin tal como haramos en cualquier pgina web. Tras abrir el explorador, tecleamos la direccin http://docs.google.com. Tambin encontraremos enlaces a Docs cuando accedamos a los servicios de Google, como nuestra cuenta de GMail, o en el men del buscador. Nos aparecer una ventana como esta:

Ahora en la casilla Correo electrnico introducimos la direccin que usamos en nuestra cuenta Google (si es GMail, no es necesario escribir @gmail.com), y en la casilla inferior nuestra contrasea. Slo nos queda pulsar el botn Acceder. Aunque la opcin de recordar contrasea puede resultar cmoda, debemos tener en cuenta que si la marcamos, cualquier persona que use el mismo equipo podr

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acceder en nuestra cuenta. As que si te conectas desde un equipo compartido, te aconsejamos que la desmarques. 1.3. La pantalla de inicio Al iniciar Google Docs nos aparece la pantalla de inicio. Aqu podremos ver todos nuestros documentos.

Como an no tenemos ningn documento, slo podemos slo podremos crear un documento Nuevo o Subir uno del disco duro o una web. El resto de opciones se aplican a los elementos seleccionados. 1.4. Nuevo documento Vamos a ver cmo crear un nuevo documento, por ejemplo un documento de texto. Para ello haremos clic en el desplegable Crear nuevo. Google Docs nos permite la creacin de seis elementos:

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Documento, un documento de texto. Presentacin, basada en diapositivas. Hoja de clculo. Formulario, con el que podemos recoger informacin de otros usuarios. Dibujo, donde podremos dibujar grficos y diagramas. Carpeta, para organizar nuestros elementos.

Como queremos crear un nuevo documento de texto, pulsamos en Documento. Se abrir una nueva ventana o pestaa del navegador, en la que nos aparece una pantalla como sta (en el caso de documentos de texto). A lo largo del curso veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar slo en algunas cosas.

Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando lo antes posible. Dentro de la ventana del navegador, en la parte superior izquierda, nos aparece el ttulo del documento (el nombre con el que se guardar), la fecha de su ltima modificacin y el nombre del autor. Al crear un documento nuevo, en el ttulo aparece Sin ttulo. La primera vez que se guarde, el ttulo tomar el valor de la primera frase escrita. Para cambiarlo, haz clic sobre el ttulo. Nos aparecer una ventana pidindonos el nuevo nombre. Teclea "Primero" , que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento.

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Ahora, ya podramos comenzar a escribir en el documento, como haremos en el ejercicio del siguiente apartado. 1.5. Guardar un documento Google Docs va guardando automticamente tu documento. Si cerrsemos el navegador accidentalmente o apagsemos el ordenador, nuestro documento no se perdera, y lo tendramos disponible al iniciar una nueva sesin. Si alguna parte de l no se hubiese guardado, un mensaje nos dara la opcin de hacerlo. Si no lo hacemos, perderamos la ltima parte del documento, pero no lo guardado anteriormente. Google Docs almacena estas grabaciones, y nos permite volver a versiones anteriores de nuestro documento. Esto lo explicaremos ms adelante

detalladamente. En la parte superior derecha nos aparece la informacin de cundo se guardo el documento:

Cuando tengamos cambios recientes que an no se hayan guardado, aparecer activo el botn Guardar ahora:

En este caso, podemos obligar a Google Docs a guardar pulsando el botn, o con la combinacin de teclado Ctrl + S. Pero por lo general, no deberemos preocuparnos de guardar el documento. Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso, con el uso del manual.
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1.6. Cerrar el documento Como norma general, para cerrar el documento pulsaremos Guardar y cerrar, para asegurarnos de guardar todos los cambios. Al cerrarse la ventana del documento, volvemos a la pantalla inicial de Google Docs. Si no la ves, bscala en la barra de tareas o en las pestaas del navegador. Ahora nuestro documento Primero nos aparece en la pantalla de inicio. Si no aparece, actualiza la ventana con el botn Actualizar o la tecla F5.

Para volver al documento, slo tendremos que hacer clic sobre el nombre. Si deseamos cerrar Google Docs, haremos clic en Salir, en la esquina superior derecha de la pantalla. Hay que tener en cuenta que si en vez de pulsar en Salir cerramos la ventana, NO hemos cerrado la sesin de Google Docs. Y cualquier persona que desde ese equipo acceda a Google Docs se encontrar con nuestra sesin iniciada, pudiendo editar nuestros documentos o acceder a nuestro correo GMail.

UNIDAD 2. GESTIONAR ELEMENTOS

En esta unidad trataremos todo lo relativo a nuestros documentos: abrirlos, guardarlos, subir documentos ya existentes y administrarlos. Las acciones que se pueden aplicar a cualquier tipo de documento: documentos de texto, hojas de clculo, presentaciones, PDFs (en este caso, las opciones estn ms limitadas) y la mayora, tambin a las carpetas. 2.1. La pantalla de inicio Siempre que accedamos a Google Docs, lo haremos a la pantalla de inicio. A todos los documentos se accede y se gestionan desde esta pantalla, as que vamos a describirla, pero sin detallar que hace cada botn, porque eso lo iremos viendo con el uso.

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En el rbol de la izquierda, aparecen las distintas clasificaciones de los documentos, lo que nos permitir listarlos. Por ejemplo, pulsando en Soy el propietario mostrar slo los documentos que hemos creado nosotros. Pulsando en alguna carpeta, se mostrarn slo los que tenga esa carpeta, y pulsando en Todos los elementos, se mostrarn todos. Tambin podemos ver slo los que cumplan los requisitos de una bsqueda guardada. Los documentos aparecern listados en el recuadro de la derecha:

En la columna Nombre, se muestra el nombre del documento. En la columna Carpetas / Uso compartido, aparece en verde el nombre de la carpeta que lo contiene, si la hay, y los usuarios que comparten el documento.

En Fecha se muestra la fecha de la ltima modificacin.

Por defecto, aparecen ordenados por fecha (observa que hay una flecha), el ms reciente primero. Pero podemos ordenarlos por cualquier columna, pulsando sobre el encabezado, y volviendo a pulsar para invertir el orden.
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El resto de los botones, los veremos cuando nos vayan haciendo falta. 2.2. Seleccionar documentos Las acciones que se realizan sin tener que abrir el documento, requieren que primero lo seleccionemos. Un documento seleccionado es aquel que est marcado, y sobre el que van a recaer las acciones que ejecutemos despus, hasta que lo deseleccionemos.

Distinguiremos cuando un documento est seleccionado, porque la casilla a su izquierda aparecer marcada, y el ttulo del documento aparecer resaltado con un fondo amarillo. Para seleccionar un documento, simplemente marcaremos, haciendo clic en ella, la casilla de la izquierda del nombre. Y as con todos los que queramos seleccionar. Volviendo a hacer clic, quitamos la seleccin. Si por ejemplo, hay 32 documentos, y queremos seleccionarlos todos, podemos usar el desplegable que encontramos junto al botn Compartir:

Pulsando en Seleccionar todo lo visible, seleccionamos todos los documentos listados, y pulsando en Ninguno, los deseleccionamos. Para realizar acciones sobre un nico elemento, muchas veces no ser necesario seleccionarlo primero, ya que podemos usar el men contextual del documento. 2.3. Crear un elemento nuevo Ya vimos, que para crear un nuevo documento, basta con hacer clic en el botn Nuevo. Al abrirse el desplegable, escogemos un tipo de documento o una carpeta, segn lo que queramos crear. Si hemos elegido un documento, ste se abrir en una nueva pestaa en blanco, mostrando en la pantalla de edicin, en el que podemos comenzar a trabajar.

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2.4. Abrir un documento para editarlo Abrir un documento es tan simple como hacer clic sobre la fila donde est su nombre. Al hacerlo, se abrir la pantalla de edicin, y podremos modificar el documento. Existen otros tipos de archivos que podemos tener en Google Docs, pero que no podemos editar. Algunos de estos los podremos ver, como los archivos PDF o las imgenes, y otros solo los podremos descargar, como archivos zip. Lo veremos en Archivos Almacenados. Como veremos ms adelante, si somos Lectores del documento, no podremos editarlo, y al pulsar sobre el nombre se abrir en Vista previa. 2.5. El portapapeles web Aunque se trata de una herramienta usada en la edicin de documentos, la comentaremos ahora, por ser un elemento comn a todos los tipos de documento, y que tiene sentido, principalmente, al interaccionar entre ellos. Google Docs nos ofrece una herramienta para copiar y pegar que no encontramos en las aplicaciones tradicionales, el portapapeles web. Lo encontramos como un icono en la barra de herramientas.

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La principal diferencia es que el portapapeles web est asociado a nuestra cuenta Google. Es decir, podemos copiar algo en un ordenador, iniciar sesin en otro ordenador, y pegarlo ah. Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los elementos a copiar y pulsar Copiar seleccin en el portapapeles web en el desplegable. A medida que vayamos copiando elementos, estos aparecern en el desplegable. Situndonos sobre uno de ellos podremos ver una vista previa, y haciendo clic, lo pegamos. Esta opcin es especialmente til para copiar y pegar elementos entre distintos documentos de Google Docs. 2.6. Subir archivos Otra opcin que nos permite Google Docs, es la de subir un archivo desde fuera de Google Docs para trabajar con l en lnea, o simplemente para compartirlos. Al pulsar el Botn Upload en la pantalla de inicio, vamos a la pantalla subir un archivo.

A la derecha de esta pantalla podemos ver los archivos soportados por Google Docs. De momento, los archivos que podemos subir para editar con Google Docs son los principales tipos de documento de texto, hojas de clculo y presentaciones.
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Puedes ver concretamente qu formatos son los aceptados pulsando en el enlace Tipos de archivo y limitaciones de tamao. A parte de esos archivos, podemos subir otros tipos, pero no para editarlos. Lo veremos al final del apartado. Para elegir el archivo a subir, pulsamos en Seleccionar archivos para subir. Se abrir el dilogo del sistema operativo para seleccionar archivos.

Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos muestra, y bastar con hacer doble clic sobre l para abrirlo. Si conocemos el nombre del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del y hacer clic en el botn Abrir. Para seleccionar varios archivos, basta con hacer clic mientras mantenemos la tecla Ctrl pulsada. Si no lo encontramos en la carpeta actual podemos buscarlo manualmente desplazndonos En el campo Tipo de archivo se especifica que tipos de archivos van a aparecer en el cuadro de dilogo. Por defecto aparece Todos los archivo (*.*), pero disponemos de un cuadro despegable para elegir si queremos que aparezcan solo los archivos de determinado tipo, por ejemplo, de tipo .rtf . HTML, etc.

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Si tenemos una carpeta con varios tipos de archivos y muchos documentos, puede resultar confuso buscar un archivo, es ese caso es muy til utilizar el campo Tipo de archivo para poner el tipo de archivo que andamos buscando, as aparecern muchos menos archivos en el cuadro de dilogo y nos resultar ms fcil buscar un determinado archivo. Podemos repetir este paso tantas veces como queramos hasta completar la lista de archivos a subir.

Por defecto tenemos marcada la opcin Convertir documentos, presentaciones y hojas de clculo a los formatos correspondientes de Google Docs . Si la dejamos marcada, los documentos que subamos se convertirn para poder ser editados. Pero tenemos que tener en cuenta que Google Docs no es 100% compatible con todos los formatos. Los documentos que sean simples, los podremos subir sin problemas. Pero en documentos ms complejos, con grficos incrustados, perderemos parte de la informacin. De todas formas, siempre puedes probar, ya que el documento de tu equipo no sufrir ningn cambio. Si desmarcamos la opcin anterior, subiremos el documento tal cual, por lo que no podemos trabajar con el en Google Docs, aunque s descargarlo. Esto lo veremos en el siguiente apartado Archivos almacenados. Ahora pulsamos el botn para agregar el archivo a nuestros

documentos activos. Al concluir la subida veremos un enlace a cada nuevo archivo. En cualquier momento podemos volver a la pantalla de inicio pulsando el enlace Volver a Google Docs. 2.7. Archivos almacenados Realmente a Google Docs podemos subir muchos otros tipos de archivo: PDFs, imgenes, archivos comprimidos, vdeos, etc...
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Estos archivos no los podremos editar, pero los tenemos guardados en Google Docs. Por lo tanto, podemos utilizar Google Docs para almacenar nuestros archivos. En esta categora entra los archivos que s podramos editar en Google Docs, pero que no hemos convertido al formato de la aplicacin. Algunos formatos como el PDF, lo podemos ver cmodamente, sin necesidad de programas adicionales. Otros, como las imgenes, nos permitirn ver una vista previa. Y en otros slo podremos ver descargarlos. Por tanto, la principal ventaja de este sistema es que podemos guardar nuestros archivos en la nube, y tenerlos disponibles haya donde haya un ordenador con Internet y podemos compartirlos. Podemos comprimir varios archivos en un zip, o subir un vdeo, y permitir que un amigo se lo descargue.

Segn la ayuda de Google, podemos tener archivos de hasta 1GB. Esto es mucho, si lo comparamos pro ejemplo con los 10MB por archivo que nos permite adjuntar GMail. Por supuesto, estos archivos ocupan espacio de almacenamiento. Nuestra cuenta comienza con 1GB de espacio gratuito, al que se le va restando lo que ocupemos con archivos almacenados. Los archivos que convirtamos, no consumen este espacio. Podemos liberar espacio borrando archivos. Pero si fuese necesario, podramos contratar ms espacio, a 0,25 USD el Gigabyte.
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2.8. Renombrar documentos Para renombrar uno de nuestros documentos, podemos abrirlo para editarlo. Desde la pantalla de edicin, pulsaremos el botn Archivo, y el comando Cambiar nombre, o podemos pulsar directamente sobre el ttulo, en la parte superior izquierda de la pantalla. Un mensaje parecido ste nos pedir el nuevo nombre.

Tras introducirlo y pulsar Aceptar, el documento tomar el nuevo nombre. Pero si no estamos editando el documento, nos resultar ms cmodo hacerlo directamente desde la Pantalla de Inicio. Tras seleccionar el documento, pulsamos el botn Cambiar nombre, y el nombre del documento pasar a ser editable.

Tras introducirlo, pulsamos fuera del nombre para que los cambios surtan efecto. 2.9. Copiar un documento A veces nos puede ser til hacer una copia del documento, por tener una copia de seguridad cuando compartimos uno, o si usamos un documento como plantilla. Para copiar el documento, tenemos que editarlo, pulsando sobre el nombre. En la pantalla de edicin, hay que pulsar el botn Archivo y hacer clic en Crear una copia....

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Si compartamos el documento con otros usuarios, un mensaje nos dar la opcin de compartir la copia con ellos tambin (Aceptar) o no hacerlo (Cancelar).

Obtendremos un documento llamado Copia de y el nombre del original.

Al realizar la copia, el nuevo documento se abrir en la pantalla de edicin. Podemos aprovechar entonces para cambiarle el nombre como hemos visto en el punto anterior. 2.10. Guardar un documento

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Cuando estamos creando o editando un documento, realizamos constantes cambios en l. Estos cambios deben ser guardados para que permanezcan una vez cerremos el documento. Google Docs guarda automticamente los cambios que vayamos realizando cada cierto tiempo. Por lo que por lo general, no tendremos que preocuparnos por hacerlo. Cuando no haya cambios sin guardar, en la parte superior de la pantalla veremos el botn Guardado deshabilitado:

En cambio, cuando haya algn cambio sin guardar, el botn aparecer habilitado, y mostrar el texto Guardar ahora.

Pulsando este botn, nos aseguramos de tener todos los cambios salvados. Otras formas de guardar son: Con el teclado, pulsando las teclas Ctrl + S. Con el icono Guardar Presionando desplegable. el de la barra de herramientas. y escogiendo Guardar del men

botn Archivo,

Si pulsamos Guardar y cerrar en este men, adems volveremos a la pantalla de inicio.

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En las hojas de clculo, tras guardar la primera vez se inicia el guardado automtico, que guarda los cambios cada vez que modifiquemos el contenido de una celda, y no necesitaremos pulsar el botn Guardar en ningn otro momento.

Google Docs almacena las distintas versiones que vayamos guardando, permitindonos luego recuperar alguna versin anterior. Esto lo veremos ms adelante en la unidad de Revisiones. 2.11. Carpetas En Google Docs, podemos crear carpetas para clasificar nuestros

documentos. Tenemos que entender que estas carpetas son slo para ayudarnos en la organizacin, pero no contendrn literalmente al documento. Por eso un documento puede estar en varias carpetas, y aunque borremos las carpetas, no se borrarn los documentos que contienen. Las carpetas se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de elementos: Crear carpeta elegimos Carpeta. nueva. Para ello, pulsamos el men Nuevo, y

Al pulsarlo, se abre una carpeta llamada Nueva carpeta, lista para la edicin.

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Esta carpeta, se modifica igual que otra carpeta ya existente, como veremos a continuacin. Si al crear una carpeta ya tenamos una seleccionada, la nueva carpeta se crear como una subcarpeta. Personalizar una carpeta:

Las carpetas aparecen listadas en el rbol de la izquierda, en el grupo Mis carpetas. Para acceder a una carpeta, hacemos clic sobre su nombre. Al hacerlo, llegamos a la misma pantalla que al crear una nueva carpeta, donde se muestran todos los elementos que contiene.

Si hacemos clic sobre su nombre, podremos editar sus caractersticas.

Debajo del nombre, encontramos la Descripcin, que podemos dejar en blanco o aadir un texto que nos sirva de informacin. A la derecha del nombre, podemos seleccionar el color de la carpeta, para diferenciarla del resto. Una vez que la hayamos personalizado, pulsamos Guardar.
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Si por ejemplo, queremos cambiar el color a varias carpetas a la vez, listamos desde el rbol la carpeta en la que estn contenidas o Mis carpetas, y seleccionamos Cambiar color del men Ms acciones. Aadir elementos:

Una carpeta puede contener tanto documentos como otras carpetas. Para colocar uno o varios elementos en una carpeta, podemos seleccionarlos, y pulsar el botn . Se abrir una nueva ventana con un rbol de carpetas y

subcarpetas para que seleccionemos las que deseemos, y pulsamos en Aplicar cambios.

Ahora, en la columna Carpetas / Uso compartido, aparece el nombre de la carpeta con el color que hayamos seleccionado.

En la imagen superior, el documento Primero est en la carpeta Unidad 1. Si seguimos los pasos anteriores con documentos que ya estn en carpetas, estas aparecern marcadas. Para quitarlo de una carpeta, basta con desmarcarla. Otra forma de asignar elementos a carpetas es arrastrar los elementos directamente desde el listado. Para ello, tenemos que tener listado el elemento

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que queremos mover y tener visible la carpeta de destino, en el mismo listado o en el rbol.

Listar por carpetas.

En el rbol a la izquierda de la pantalla, veremos un listado con todas las carpetas, seguidas del nmero de elementos (documentos, hojas de clculo, carpetas...) que contienen. Slo vemos las carpetas que estn en el primer nivel. Pulsando sobre una de ellas, se abrir la carpeta igual que al crear una nueva, con los elementos contenidos en ella, pudiendo expandir las subcarpetas. Eliminar carpetas.

Las carpetas se eliminan igual que el resto de elementos, como veremos al final del tema. Aunque hemos de tener en cuenta que las carpetas contienen otros elementos. Si queremos que estos tambin se borren, debemos de seleccionarlos. Si no estn seleccionados, podemos borrar la carpeta tranquilamente sin que perdamos su contenido. 2.12. Destacar con estrella La marca de estrella es una opcin que nos permite destacar aquellos documentos o carpetas a los que les queramos prestar una atencin especial, para recordarnos que debemos hacer algo en ellos, o porque son con los que estamos trabajando ms activamente. Consiste en un icono con forma de estrella que aparece a la izquierda del documento.
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Podemos marcarla / desmarcarla pulsando el icono a pulsar en el icono para desactivarla.

para activarla, y volviendo

Podemos listar todos los documentos y carpetas con estrella, pulsando en Destacados. 2.13. Buscar elementos Como no poda ser de otra forma, Google Docs dispone de un buscador de documentos. Por una parte, al introducir un texto, lista todos los documentos que incluyan el texto, en el propio documento, en el ttulo, en el autor... etc.

Por otra parte, al introducir un texto, nos da la opcin de abrir los documentos que empiezan igual, o listar los documentos de una carpeta o un colaborador que comiencen as. Puede ser una forma rpida de abrir un documento concreto.
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Al pulsar en Mostrar opciones de bsqueda nos ofrece una bsqueda ms avanzada, pudiendo filtrar por nombre del documento, autor, colaborador, fecha de modificacin, etc...

Por ejemplo, podemos buscar los documentos de texto compartidos con Juan, modificados en las ltimas semanas. Si vamos utilizar frecuentemente esta bsqueda, podemos guardarla pulsando en Guardar esta bsqueda y dndole un nombre. Esto har que la bsqueda aparezca en el rbol de carpetas, y podamos ver el resultado slo con hacer clic. 2.14. Eliminar documentos y carpetas Eliminar elementos.

Cuando un documento o una carpeta dejen de sernos til, podemos simplemente eliminarlo. Para ello tenemos dos opciones: Desde la pantalla inicial: Seleccionamos los documentos o carpetas que queramos eliminar y pulsamos el botn .

Eligiendo Eliminar del men contextual del elemento. Arrastrando el elemento sobre la Papelera. Desde la pantalla de edicin del documento: Pulsamos desplegable. La papelera. el botn Archivo y escogemos Eliminar del men

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Cuando un elemento est en la papelera, an disponemos de l, y podemos abrirlo y editarlo si vamos a la papelera, pero no aparecer listado con los dems documentos.

Seleccionando un elemento de la papelera, y pulsando Vaciar papelera, lo eliminaremos definitivamente. En cambio, seleccionndolo y pulsando Deshacer eliminacin, lo recuperamos de la papelera, y volver a aparecer listado con los dems. Al recuperar una carpeta, si contena documentos cuando se elimin y no han sido borrados, se volvern a aadir a la carpeta. 2.15. Ocultar documentos A medida que vayamos acumulando documentos, nos resultar ms incmodo buscar un documento concreto en la pantalla de inicio. Porque aunque al iniciar la aplicacin veremos los ltimos documentos editados, nos ser ms sencillo buscarlos de un vistazo si slo tenemos diez documentos que si tenemos cincuenta.

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Pero qu pasa si tenemos documentos que no utilizamos, pero que no queremos borrar? En este caso, podemos ocultarlos, seleccionndolos y pulsando en Ocultar, en el men Ms acciones. Al ocultar un documento, ste slo ser visible desde la vista Oculto o desde su carpeta.

Si queremos volver a ver el documento oculto en la pantalla de inicio, tenemos que seleccionarlo, y al pulsar el men Ms acciones, esta vez encontraremos la opcin Mostrar.

UNIDAD 3. DOCUMENTOS DE TEXTO

3.1. Introduccin Los documentos de texto, a los que Google Docs se refiere slo como documentos, son pginas de texto con formato: colores, alineaciones, listas, enlaces, imgenes, etc... Utilizando documentos de texto podemos crear cartas, trabajos de redaccin, documentos con las especificaciones de un proyecto... lo que necesitemos. En esta unidad aprenderemos lo necesario para editar documentos de texto, desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. Tambin veremos cmo buscar y remplazar palabras; y diferentes formas de ver un mismo documento.

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Toda est unidad se refiere a la pantalla de edicin de un documento de texto, a la que accedemos al hacer clic sobre un documento existente o pulsar en Documento, dentro del men Nuevo.

3.2. Desplazarse por el documento Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificacin. Por otra parte, cuando estamos viendo un documento que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese. Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento. Recuerda que el elemento que define la posicin dentro de un documento es el punto de insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima letra que tecleemos. Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de insercin se colocar en ese lugar. Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una posicin a la izquierda/derecha, y las teclas

arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la lnea y la tecla Inicio al principio de la lnea. Combinacin de teclas.
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Para desplazarse Una palabra a la izquierda Una palabra a la derecha Un prrafo abajo Un prrafo arriba

Presione las teclas Ctrl + flecha izquierda Ctrl + flecha derecha Ctrl + flecha abajo Ctrl + flecha arriba

Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observa que no es lo mismo avanzar una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la pgina la definimos nosotros. Combinacin de teclas. Para desplazarse Una pgina adelante Una pgina atrs Al principio del documento Al final del documento Presione las teclas Ctrl + AvPg. Ctrl + RePg. Ctrl + Inicio Ctrl + Fin

En algunos navegadores las combinaciones Ctrl + AvPg. y Ctrl + RePg. se utilizan para cambiar de pestaas. Nota: En los teclados en ingls las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPg=Pup, RePg=Pdn

Mediante las Barras de desplazamiento.

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Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin. Podemos desplazarnos de las siguientes formas: Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento. Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo movamos. Si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la mitad del documento. Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o tringulo de la parte superior/inferior nos desplazaremos una lnea hacia

arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos. Las barras de desplazamiento horizontal permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en una pantalla.

3.3. Seleccionar Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle al procesador de texto sobre qu parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque esta en vdeo inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado. Ratn. Para seleccionar mediante ratn hay tres mtodos: Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y, sin soltar el botn, mover el cursor hasta el final de la seleccin.
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Haciendo clic.

Colocar

el

cursor

en

una

palabra Si

hacer

doble clic, la palabra

completa quedar

seleccionada.

hacemos

triple clic, el prrafo completo quedar seleccionado. Combinando la tecla mayscula. Colocar el punto de insercin al principio del texto a seleccionar. Si ahora hacemos clic sobre otro punto del documento, con la tecla mayscula pulsada, se seleccionar todo el texto comprendido entre ambos puntos. Nota: Dependiendo del navegador, se pueden aadir otras formas de seleccionar. Por ejemplo, Firefox 3 permite, combinando el arrastre del ratn y la tecla Ctrl seleccionar fragmentos del texto que no estn contiguos. Esto resulta muy til en Google Docs, por ejemplo para seleccionar todas las palabras a las que queremos aplicarle el mismo formato. Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima. La imagen queda enmarcada por unos puntos que nos permiten

redimensionarla. Teclado. Seleccionar con el teclado es nicamente desplazarse con la tecla mayscula presionada. Para seleccionar Un carcter a la derecha Un carcter a la izquierda Palabra a la derecha Palabra a la izquierda Hasta el final de la lnea. Hasta el principio de la lnea. Una lnea abajo Una lnea arriba Un prrafo abajo Presione las teclas Mays. + flecha derecha Mays. + flecha izquierda Ctrl + Mays.+ flecha derecha Ctrl + Mays.+ flecha izquierda Mays. + Fin Mays. + Inicio Mays. + flecha abajo Mays. + flecha arriba Mays + Ctrl + Flecha abajo

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Un prrafo arriba

Mays + Ctrl + Flecha abajo

Hasta el principio del documento Ctrl + Mays. + Inicio Una pantalla abajo Una pantalla arriba Hasta el final del documento Todo el documento 3.4. Eliminar Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr. Otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla: Para borrar Un carcter a la izquierda Una palabra a la izquierda Un carcter a la derecha Una palabra a la derecha Presione las teclas Retroceso (BackSpace) Ctrl + Retroceso Supr Ctrl + Supr Mays. + AvPg Mays. + RePg Ctrl + Mays. + Fin Ctrl + A

Truco: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta. 3.5. Deshacer y rehacer Afortunadamente Google Docs nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un prrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que queramos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la accin errnea y recuperar el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones: La ltima accin realizada. Para deshacer la ltima accin realizada, pulsar el icono deshacer, de la barra de herramientas.

Otra forma ms de deshacer es pulsar Ctrl + Z.

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Podemos repetir esto varias veces para deshacer cambios consecutivos Rehacer. Utilizando el icono Rehacer, de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un prrafo y deshacemos la accin porque pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que s queda mejor en cursiva podemos rehacer la accin y volver a dejarlo en cursiva. Podemos decir que Rehacer es "deshacer deshacer". Otra forma ms de rehacer es pulsar Ctrl + Mays. + Z o Ctrl + Y. 3.6. Copiar, cortar y pegar Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios mtodos. Mediante ratn:

Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men contextual ir a la posicin donde vamos a insertar el texto, presionar botn derecho y elegir pegar. Una forma ms rpida de mover un texto, es seleccionarlo, hacer clic sobre l y arrastrar hasta soltarlo en el lugar donde lo queremos pegar. Mediante el men Editar:

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Seleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al men Editar de la barra de mens, elegir la opcin Copiar o cortar. Colocar el punto de insercin en el punto de destino, y elegir pegar del men Editar. Mediante el men del navegador:

Seleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al men Edicin, elegir la opcin copiar o cortar. Colocar el cursor en el punto de destino, y elegir pegar del men edicin. Debido a la proteccin del navegador, puede que no puedas usar la opcin de Pegar de las formas anteriores. Por ejemplo, Internet Explorer te pedir permiso para que Google Docs acceda al portapapeles, y Firefox te recomendar que uses el teclado o la

ventana Edicin del navegador. Con el portapapeles web:

Google Docs nos ofrece una herramienta para copiar y pegar que no encontramos en las aplicaciones tradicionales, el portapapeles web. Lo encontramos como un icono en la barra de herramientas.

La principal diferencia es que el portapapeles web est asociado a nuestra cuenta Google. Es decir, podemos copiar algo en un ordenador, iniciar sesin en otro ordenador, y pegarlo ah. Esta opcin es especialmente til para copiar y pegar elementos entre distintos documentos de Google Docs.

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Slo con el teclado: Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl + flechas, seleccionamos palabras). Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V. Puedes usar Ctrl + X para cortar.

Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta que el mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y, aunque parece engorroso, para las personas que teclean rpido, puede ser muy eficaz. Cuando copiamos o cortamos, podemos pegar el texto en otras aplicaciones que no sean Google Docs, como por ejemplo en Word o en un correo electrnico. 3.7. Buscar y Sustituir Si queremos remplazar una palabra por otra, y queremos que esto se repita en todas la apariciones de la palabra en el documento, tenemos el comando Buscar y sustituir.

Podemos ejecutarlo desde el men Editar Buscar y sustituir. Al seleccionar la opcin, bajo la barra de herramientas aparece una nueva barra, con las opciones para Buscar y sustituir:

En el campo Buscar: pondremos la palabra o frase a buscar.

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Cada vez que pulsemos Buscar siguiente, iremos a la siguiente aparicin de lo que estamos buscando en el texto. Podemos hacer esto con la tecla F3. Vers que el texto coincidente queda seleccionado.

Si queremos cambiar ese texto por otro, escribiremos el texto de remplazo en la caja Sustituir por.

Cada vez que pulsemos Remplazar, se sustituir una aparicin del texto buscado. Si queremos remplazarlos todos, usamos Sustituir todos.

Junto al campo Buscar, encontramos opciones ms avanzadas:

Marcando la opcin Coincidir maysculas y minsculas exigimos que coincidan las letras en mayscula y en minscula, es decir que una letra en minscula no ser igual a la misma letra en maysculas.

Si la opcin Coincidir solo con la palabra completa no est marcada considera aquellas palabras que tengan contenida a la indicada. Por ejemplo: al buscar pelo tambin encontrar pelota.

Con Coincidencia del estilo de expresin regular podemos usar este tipo de notacin para realizar bsquedas ms avanzadas en el documento.

Buscar anterior, se desplaza al resultado previo al actual.

Al tratarse de una aplicacin web, si lo preferimos, podemos usar las herramientas de bsqueda del propio navegador.

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3.8. Revisar Ortografa La revisin ortogrfica est presente hoy da en la mayora de los procesadores de texto. Y no poda faltar en Google Docs. Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene saber que revisar un documento y que no aparezca ningn error no quiere decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Google Docs no puede detectar puesto que dependen del contexto. La forma que tiene Google Docs para detectar las palabras errneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario al que tiene acceso. Lo que no es capaz de hacer la correccin ortogrfica por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto. Por ejemplo, si escribimos "La bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es muy basta" y "Vasta ya de gritar!". Google Docs no detectar ningn error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es " vasta" y en el segundo caso "basta". Por esto, y sobre todo cuando se trate de un documento que realizamos para terceros, no debemos confiar enteramente esta revisin a Google Docs. Despus de revisar con el corrector, y corregir los errores y deslices del teclado, convendr que leamos tranquilamente nuestro documento para asegurarnos de que todo est correcto. Una vez escrito nuestro texto, pulsamos ventana. En Herramientas Idioma (para la revisin ortogrfica) podemos especificar un diccionario distinto para que se corrija el texto. Google Docs subrayar en color amarillo aquellas palabras que no encuentre en su diccionario. en la parte inferior derecha de la

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Haciendo clic con el botn derecho del ratn, Google Docs nos mostrar una lista de sugerencias. Elegimos la correcta haciendo clic sobre ella. Si vemos que nuestra palabra est bien escrita, puede que simplemente no est en el diccionario de Google Docs. Podemos agregarla pulsando en Aadir al diccionario.

Para desmarcar las palabras, pulsamos de nuevo el icono.

Muchos navegadores incluyen opciones ortogrficas. Por ejemplo, en Firefox podemos instalar diccionarios. y Chrome usa el mismo diccionario que Google Docs, y puede ir sealando las palabras errneas mientras se escribe. 3.9. Traduccin de idioma Entre las herramientas del documento, existe una opcin que nos permite traducir el texto al idioma elegido:

Al hacerlo, obtenemos una previsualizacin del documento traducido:

Podemos crear un nuevo documento a partir de la traduccin o remplazar el original.

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Las traducciones automticas nunca son perfectas. Siempre contendrn errores gramaticales, sinnimos no apropiados, etc. Pero es los suficientemente buena como para que cualquiera pueda entender el contenido del documento.

UNIDAD 4 FORMATOS
4.1. Formato de un texto Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con su aspecto y con la forma de presentarlo. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un prrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones tpicas de formato que slo afectan a la forma en cmo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto. Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en l, la forma en la que lo vemos tambin tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fcil dar un formato atractivo con Google Docs. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseo de forma que tus documentos se diferencien del resto. Podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en dos grandes grupos.

Formato carcter.

Afectan a los caracteres en s mismos como el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc. Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imgenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.

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Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los caracteres que estn disponibles en la barra de formato o en una parte de la barra estndar: fuente, tamao, estilo de fuente y color. Bsicamente, podemos emplear estos formatos de dos formas: Aplicarlo a un texto ya escrito: para ello, seleccionamos el texto a formatear, y elegimos la fuente, el tamao o el estilo que deseemos. El texto seleccionado tomara los nuevos valores. Aplicarlo al texto que se va a escribir: hacemos clic en la parte del documento donde vamos a escribir y elegimos un formato. El texto que escribamos aparecer ya con el nuevo formato. Permanecer as hasta que lo cambiemos, o situemos el punto de insercin en un texto ya escrito. El formato tomar entonces los valores que tenga ese texto. Formato prrafo.

Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y sangras. En un texto escrito, un prrafo es la parte del texto comprendida entre dos puntos y aparte. En Google Docs un prrafo finaliza al pulsar la tecla Intro (no tiene por qu estar entre la etiqueta de prrafo de HTML) para realizar un salto de lnea y retorno de carro. Cuando al escribir de forma normal, llegamos al margen derecho, y cambiamos a la lnea de abajo, no se limita un prrafo. Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del prrafo anterior. Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con dejar el punto de insercin dentro del prrafo y modificar las caractersticas que queramos. Las caractersticas ms importantes de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas suelen estar disponibles en la barra de herramientas. Ahora veremos la forma de cambiar los distintos formatos, que se har principalmente desde la barra de herramientas.

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Cuando iniciamos un nuevo documento de Google Docs, el texto que escribes ya tiene una establecida una fuente, llamada fuente predefinida. Aqu puedes ver como cambiar esta fuente para que sea utilizada por todos los nuevos documentos. 4.2. Formato carcter. Fuente

Un apartado a elegir con cuidado es la fuente, ya que determinar en gran medida el aspecto del texto.

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Para cambiar el tipo de letra tenemos que hacer clic sobre el desplegable con el nombre de la fuente que hay en la barra de herramientas, esto har que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. Una vez que hemos elegido la fuente que creemos ms apropiada, basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. 4.3. Formato carcter. Tamao De forma parecida podemos a como cambiamos la fuente, podemos cambiar su tamao.

Hacemos clic en el desplegable de la barra de herramientas que muestra el tamao actual para buscar el tamao que deseemos.

La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos. 4.4. Formato carcter. Estilo Tenemos tres tipos de estilos disponibles: negrita, cursiva y subrayado.

Para aplicarlos, basta con hacer clic en el botn correspondiente. La letra del botn corresponde con los nombres en ingls (bold, italic y underline). Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado (se ve en un tono ms oscuro y enmarcado). volver a hacer clic sobre el icono. Para quitar un estilo hay que

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Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva . Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

Otra forma de cambiar los estilos es usando el teclado. Esto puede resultar muy cmodo si sueles ir cambiando mientras escribes. Estilo Negrita Cursiva Subrayado Presione las teclas Ctrl + B Ctrl + I Ctrl + U

Estos son los tres estilos ms habituales, pero disponemos de otros, menos usados que nos aparecen en el men Formato. Tachado, Superndice y Subndice.

Estos estilos se usan del mismo modo que los anteriores, pudiendo poner varios a la vez. 4.5. Colores del Texto Otra forma de cambiar el formato del texto es cambiando su color.

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La forma de usarlo es como la de los formatos ya explicados: si lo cambiamos antes de escribir, el nuevo texto tomar el color. Si lo cambiamos con un texto seleccionado, ser slo ese texto el que tome el color. Podemos aplicar el color de dos formas: Aplicar el color al texto: Ser el propio texto el que tome el color. Se obtiene mediante el icono de la barra de formato.

Aplicar el color al fondo: No alteramos el color del texto, pero s el color de fondo de la lnea. Se usa con el icono de la barra de formato.

En ambos casos podremos elegir uno de los 256 colores web haciendo clic en la paleta de colores, que aparecer al pulsar el icono. No obstante, con unos pocos conocimientos de CSS y HTML, se pueden usar muchos ms colores. 4.6. Quitar los formatos Ya hemos comentado, que para quitar el estilo de un texto, que por ejemplo est en negrita, basta con seleccionarlo y volver a pulsar el icono Negrita. Y lo mismo sirve para el resto de estilos. Pues bien, si un texto tiene varios formatos que queremos eliminar, o si por ejemplo, tenemos un texto que contiene palabras con distintos formatos, y queremos quitarlos todos para unificarlo, podemos seleccionarlo y pulsar las teclas Ctrl + Espacio, o la opcin que

encontramos en el men Formato. Al eliminar formato, restablecemos el texto original, eliminando la fuente, el estilo, el tamao y el color que hayamos modificado.
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4.7. Formato prrafo. Alineacin

Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de los mrgenes de la pgina, pero tambin podemos el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla. Desde la barra de herramientas podemos acceder a los tres tipo de alineacin ms frecuentes: Izquierda Este prrafo tiene establecida alineacin izquierda. El texto se alinea con el margen Centrada Este prrafo tiene establecida alineacin centrada El texto se alinea al Ctrl + E centro la Derecha Este prrafo

tiene establecida alineacin derecha. El texto se

alinea al margen derecho. Ctrl + R

izquierdo. Ctrl + L

Para aplicar cualquiera de estas alineaciones, debemos situar el punto de insercin en el prrafo a alinear, y presionar el botn correspondiente. Hay otro tipo de alineacin que no se encuentra en la barra de

herramientas: justificada.

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Para

acceder

l,

pulsamos

en

el

men Formato Alinear,

seleccionamos Justificar texto en el desplegable que contiene los tipos de alineacin. O con las teclas Ctrl + J. Cuando, un texto esta justificado, intenta alinearse al margen derecho y al izquierdo, aumentando o disminuyendo los espacios entre palabras y letras. Justificada Este prrafo tiene una

alineacin justificada. Las lneas intentan tener todas la misma longitud. 4.8. Formato prrafo. Sangra Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza situndonos en el prrafo y haciendo clic en el botn Aumentar Sangra en la barra de formatos.

Cuando tengamos un prrafo sangrado, y queramos reducir la sangra, pulsaremos Reducir Sangra .

Para sangrar una parte de un prrafo, una frase, o un texto concreto, primero seleccionamos el texto y pulsamos Formato Sangrar prrafo. Esto, por ejemplo, puede ayudarnos a dar a una frase un aspecto de cita. 4.9. Estilos de prrafo Al poner un ttulo en un prrafo de nuestro documento, podemos utilizar lo aprendido en los pasos anteriores para modificar el estilo y el tamao del texto. Otra opcin, es aprovechar los encabezados predefinidos en Google Docs, heredados del HTML.

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Al pulsar el men Formato, nos aparecen en el desplegable los encabezados disponibles, el apartado Prrafo: - Texto de prrafo normal es el texto con su tamao predefinido. Los encabezados son textos en negrita, todos con un tamao mayor que el normal: - Ttulo 1 (H1) es el de mayor tamao. Teclas Ctrl + 1. - Ttulo 2 (H2) . Teclas Ctrl + 2. ... - Ttulo 6 (H6) es el menor de los tres. Teclas Ctrl + 6. Tambin podemos encontrarlos en el men Formato Estilos de prrafo. Como veremos en la siguiente unidad, utilizar ttulos en el documento, y utilizarlos por orden, por ejemplo Ttulo 1 para los apartados, Ttulo 2 para los subapartados y Ttulo 3 para los puntos dentro del subapartado nos permitir genera ndices de forma rpida y sencilla. 4.10. Listas Una lista es una secuencia de elementos, que queremos que aparezcan en lneas distintas. Google Docs nos permite realizar dos tipos de listas: listas enumeradas, en las que los elementos se ordenan numerndolos, o listas con vietas, donde todos los elementos tienen el mismo smbolo. Crear una lista.

La forma de trabajar con las listas es la siguiente: Situamos el punto de insercin donde queramos comenzar la lista Elegimos el tipo de lista, Numerada edicin. Tecleamos un elemento y pulsamos Intro. Saltaremos al siguiente punto. o con Vietas en la barra de

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Podemos insertar varios niveles en cada punto. Para ello, antes de escribir, pulsaremos o la tecla TAB. , Maysculas + TAB o Intro antes de

Para volver al nivel anterior, pulsaremos escribir.

Si hacemos esto ltimo desde el primer nivel, saldremos de la lista. Si seleccionamos un texto ya escrito, y pulsamos un icono de lista, cada prrafo del texto ser un punto de la lista. Modificar una lista.

Podemos modificar una lista ya existente.

Con el punto de insercin en la lista, hacemos clic con el botn derecho del ratn para acceder al desplegable. - Mover elemento de la lista nos permite desplazar una posicin el elemento sobre el que est el punto de insercin. - Cambiar lista nos abre una ventana nueva, dependiendo del tipo de lista:

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Si la lista es numerada, la ventana nos permite cambiar el aspecto de la numeracin, y el nmero de inicio. Si elegimos letras, este nmero se refiere a la posicin alfabtica. Podemos elegir entre nmeros, letras (maysculas y minsculas) y nmeros romanos (grandes y pequeos quiere decir en mayscula y minscula).

Si la lista no es numerada, solo podremos cambiar el aspecto de las vietas, entre los tres tipos disponibles, o elegir nada si queremos una lista sin vietas. Estos cambios se aplicarn slo al nivel de la lista donde nos encontremos. Es decir, si lo hacemos sobre un elemento del primer nivel, cambiaran todos los elementos de este nivel. Pero si lo hacemos sobre un elemento del segundo nivel, cambiarn slo los de ese subnivel, no el resto de segundos niveles que pueda haber. 4.11. Estilos CSS Detrs de los documentos de Google Docs se esconde el cdigo HTML tpico de una Web, ya que realmente es lo que es. Si estamos familiarizados con este cdigo y con las hojas de estilo CSS, podemos editarlos y manipular el formato, insertando otros elementos HTML que no se encuentran en los mens de Google Docs.

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Para acceder al cdigo HTML y CSS de la pgina, en el men Editar tenemos los comandos Editar HTML y Editar CSS. Por ejemplo, aqu vemos un texto y el cdigo HTML generado por Google Docs.

Las etiquetas son lo que va entre los signos < y > . Vers que hay etiquetas similares por parejas, pero una precedida por la barra /. La que nos interesa es la que no tiene esta barra, que es la etiqueta de apertura. Nosotros podramos aadir el estilo en la propia etiqueta u otros atributos. El que ms til nos puede resultar es el atributo class, que podemos aadir antes del cierre de la etiqueta (>) con el formato class=nombre_que_queramos. Por ejemplo, si a un encabezado dos le queremos asignar una clase cambiaramos <h2> por <h2 class="miclase">. Despus en la hoja de estilo, podemos identificar por la etiqueta ( etiqueta {atributos de estilo}), por la clase (.nombre_clase{atributos de estilo}) o por el
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id, aunque como es nico nos resultar ms como utilizar la barra de herramientas. Por ejemplo, hemos editado la hoja de estilo para dar estilo a los distintos tipos de etiquetas. El resultado es el que ves a continuacin.

O por ejemplo, si hemos creado una clase, llamada miclase, y queremos que se muestre de color rojo, aadiramos a la hoja miclase { color: red; } Esto nos permite una gran versatilidad a la hora de aplicar formatos. No obstante, no vamos a profundizar en el tema, ya que no es el objetivo de curso. Si quieres aprender ms sobre HTML y CSS puedes visitar el Curso de Pginas Web o el Curso de HTML en www.aulaclic.es.

UNIDAD

5.

INSERTAR

IMGENES,

TABLAS

OTROS

ELEMENTOS
Google Docs tambin nos permite insertar imgenes, tablas, enlaces y otros elementos en nuestro documento. La forma de insertar estos elementos es desde el men Insertar.

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5.1. Insertar imgenes Insertar la imagen:

Para incluir una imagen en nuestro documento, primero habr que insertarla, eligiendo Imagen en el men Insertar. Aparecer la siguiente pantalla:

Si la imagen est en nuestro equipo, dejaremos marcada la opcin Desde este equipo. Pulsamos el botn Examinar para buscar una imagen en nuestro ordenador. Se abre la ventana de dilogo elegir archivo, que ya vimos al tratar como subir archivos Google Docs. Seleccionamos la imagen y pulsamos Abrir.
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Si queremos introducir la imagen de una pgina web, marcamos Desde internet (URL). En este caso, debemos de introducir la ruta de la imagen en la caja del texto, que ser del tipo http://www.sitio.com/ejemplo/imagen.gif. Nota: Para saber la ruta completa de una imagen, pulsamos con el botn derecho sobre ella y pulsamos Copiar la ruta de la imagen en Firefox, o Propiedades en Internet Explorer donde se mostrar la ruta. De nuevo en la ventana Insertar imagen, pulsamos Aceptar. Pulsando en Ms opciones de imagen aparecen opciones avanzadas, que son las mismas que encontraremos al modificar la imagen. Modificar la imagen:

Hemos insertado en este ejemplo el logo de aulaClic, y nos ha quedado as:

Observa los cuadros que aparecen alrededor de la imagen. Estirando de ellos podemos ajustar el tamao de la imagen. Nota: Cuando aparecen los cuadraditos alrededor de la imagen, est seleccionada, y podemos acceder a opciones propias de imgenes. Si la seleccionamos y aparece oscurecida, estar seleccionada, pero como parte del texto. Otra forma de redimensionar una imagen es accediendo a la ventana Cambiar imagen. Puedes acceder a ella:

Desde la ventana Insertar imagen, pulsando en Ms opciones de imagen, al subir la imagen.

Pulsando en el enlace Cambiar imagen que aparece bajo la imagen seleccionada.

En esta ventana hay ms opciones, aparte del tamao:

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Elegir el Tamao:

Debemos coger el tamao del desplegable que ms nos convenga. Estos tamaos se refieren siempre al ancho de la imagen, guardando la proporcionalidad con el alto.

Tamao original: conservamos la imagen con su tamao real. T. personalizado: nos permite introducir el ancho, y el alto es calculado automticamente. Ajustar al ancho: alarga la imagen para que ocupe toda la pgina, dentro de los mrgenes. El resto de tamaos establecen un lmite para el ancho de nuestra imagen. La imagen no es modificada a no ser que exceda el lmite, reducindola entonces hasta el mximo permitido. Posicin:

Permite elegir la alineacin de la imagen con la pgina

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. Ajustar texto alrededor de la imagen: desactivando esta opcin, no permitirs que haya texto en la misma lnea que la imagen. Al hacer clic en esta imagen se accede al archivo de imagen original: esto te permite, por ejemplo, aadir al documento una imagen que se muestre reducida, y al que al hacer clic sobre ella, en otra pgina se muestre la imagen completa. 5.2. Insertar una tabla Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas. La utilidad de las tablas en Google Docs es su uso para mejorar el diseo de los documentos, ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos

. Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos. Crear una tabla: Podemos insertar una tabla desde el men Insertar Tabla, o desde su propio men Tabla Insertar tabla. En ambos casos, llegamos a la siguiente ventana:

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En la seccin Tamao se encuentran las opciones relativas al tamao de la tabla: Filas y Columnas: nmero de ellas que compondrn la tabla. Anchura y Altura: podemos elegir que se ajuste a lo que contenga la tabla (ajustar al contenido), que ocupe toda la pgina (completa), o definir manualmente el tamao indicando el nmero de pixeles o

el porcentaje con respecto a la pgina.

Diseo aparecen las opciones de presentacin de las celdas: Relleno es el espacio entre el contenido de una celda y el borde de sta. En Alinear elegimos la alineacin de la tabla en el documento
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Espacio es el espacio que hay entre el borde de una celda y el borde de la contigua.

El Flotante, podremos escogerlo en el desplegable.

Borde: Podemos cambiar el grosor del borde (tamao) y su color. El borde de tamao 0 se ver slo cuando editemos el documento.

Fondo: Se refiere al color de fondo de las celdas. Ambos colores se cambian pulsando sobre la caja a la derecha de Color. Nos aparece entonces la paleta de colores para escoger uno.

Pulsando Aceptar, insertamos la tabla en el documento. Esta es la tabla con las propiedades de la imagen de arriba: Esta es la misma tabla, con Espacio 3, Borde 2, de borde y fondo. y color

5.3. Usar la tabla Una vez insertada la tabla, basta con situar el punto de insercin en la celda que queramos, y escribir un texto, insertar una imagen u otro elemento. La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero
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adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuacin. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Para desplazarse Una celda a la izquierda Una celda a la derecha Una celda arriba Una celda abajo Presione las teclas MAY + TAB TAB flecha arriba flecha abajo

Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila. 5.4. Modificar una tabla Es frecuente que una vez creada nuestra tabla, nos veamos en la necesidad de aumentar su tamao, insertar filas, o eliminar columnas, incluso cambiar el color de algunas celdas. Podemos modificar nuestra tabla, sin tener que crear una nueva. Los comandos para hacerlo los encontramos en el men Tabla y en el men contextual de la propia tabla. Redimensionar el tamao:

Si hacemos clic sobre el borde de la tabla, aparecern los puntos de redimensionamiento, igual que pasaba con las imgenes. Estirando de ellos, podemos modificar las dimensiones de la tabla. De forma contextual, nos aparecer el nuevo tamao de la tabla (en pxel) y la diferencia con el anterior (en algunos navegadores puede que esto no se muestre).

Otra forma es haciendo clic sobre la tabla con el botn derecho del ratn, o desplegando el men Tabla, en ambos casos obtendremos el mismo men desplegable con los mismos comandos:
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Este men nos dar acceso a una ventana similar que la de insercin de la tabla, pero cuyas propiedades se aplicarn slo sobre el elemento que tenga el cursor (la tabla entera, una fila, columna o celda), dependiendo de la opcin del men sobre la que hagamos clic. Aadir y mover filas o columnas:

Al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la tabla o desplegar el men Tabla, nos aparecen las siguientes opciones:

Mover intercambia el contenido de la fila, con la fila de arriba o abajo. Insertar fila aade una fila arriba o abajo de la fila sobre la que se ha pulsado.

Insertar columna, aade una columna al lado que deseemos de la columna sobre la que se pincha. Un mensaje nos dar la opcin de igualar el ancho al del resto de las columnas. Cuando estamos en la tabla, aparecen unos controles contextuales:

Estos controles nos permiten aadir rpidamente una fila o columna, segn la direccin de la flecha que pulsemos. Otra forma rpida de aadir una fila a la tabla, es situndonos en la ltima celda y pulsando la tecla TAB.
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Eliminar filas, columnas y tablas.

Para eliminar un elemento de la tabla, o la tabla entera, basta con hacer clic con el segundo botn del ratn, o desplegar el men Tabla.

En el men desplegable, haremos clic en la opcin Eliminar seguida del elemento que queremos suprimir. Un mensaje de texto nos pedir que confirmemos la accin. Los controles contextuales, nos permiten eliminar una fila o columna, simplemente pulsando sobre el aspa.

Recuerda que todas estas opciones se refieren al elemento de la tabla sobre el que haces clic, o sobre el que est el punto de insercin al acceder al men Tabla. 5.5. Insertar marcadores Insertar un marcador en nuestro documento consiste en insertar un punto de referencia, que luego podremos vincular para acceder a l directamente. Por ejemplo, si tenemos un documento largo, y creamos un ndice con los apartados, insertaramos un marcador al inicio de cada apartado, para que al pulsar en el ndice, el documento se desplace hasta el propio apartado. Para poder utiliza los marcadores, deberemos vincularlos, como veremos en el apartado siguiente.

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Insertar un marcador.

Situamos el punto de insercin en el lugar del documento donde queremos poner el marcador. Desplegamos el men Insertar y seleccionamos Marcador. Tambin podemos hacerlo desde el men Herramientas, pulsando

en Administrar marcadores. En ambos casos, accedemos a la ventana Insertar marcador:

Ahora debemos escribir el en Nuevo marcador el nombre de nuestro marcador. Debe de ser un nombre descriptivo, ya que no veremos la posicin del marcador en el documento, y sin espacios ni caracteres especiales, aunque los espacios

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se sustituirn por guiones bajos. Los marcadores deben de ser nicos, as que no podemos repetirlos. Si tenamos un texto seleccionado, este aparecer como nombre del marcador. Pulsando Insertar, creamos el marcador. Eliminar un marcador.

Accedemos a la ventana de insertar un marcador como ya hemos visto. Bajo la casilla para el nombre, hay una lista con todos los marcadores disponibles en nuestro documento. Seleccionamos el que no necesitamos y

pulsamos Eliminar. 5.6. Vnculos Un enlace o vnculo es una palabra, frase o grfico, que al hacer clic sobre nos lleva a otro elemento, al que apunta el vnculo. Cuando pasamos el cursor por encima de un vnculo, ste cambia de forma y toma la forma de una mano. Google Docs nos permite realizar un enlace a otra parte dentro del mismo documento, a otro documento, a una pgina web o a una direccin de correo electrnico. En la actualidad, Google Docs solo nos permite hacer enlaces desde texto, aunque editando el HTML podramos crear un enlace en otros elementos, como imgenes. Para crear un vnculo, podemos seleccionar el texto o crearlo despus, pero debemos acceder a la ventana Insertar vnculo.

Desde la barra de herramientas, pulsando en Desde el men Insertar, pulsando Enlace. Presionando las teclas Ctrl + K.

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La ventana Insertar Vnculo:

Veremos primero el apartado Mostrar enlace:

En Texto, escribiremos el texto que tendr el enlace. Si tenamos un texto seleccionado, aparecer en la cajetilla. Dejndolo en blanco, tomar el nombre del objeto vinculado.

Texto emergente es un texto opcional, que se mostrar al detener el cursor del ratn sobre el vnculo. Si lo dejamos en blanco, tomar el mismo valor que Texto.

Abrir vnculo en una ventana nueva. Cuando esta opcin est disponible, si est desmarcada el vnculo se abrir en la misma ventana de nuestro documento. Marcndola, el vnculo se abre en una nueva ventana, sin cerrar nuestro documento.

Vincular a: - URL

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Esta opcin nos permite enlazar con una pgina web. Tendremos que escribir la direccin completa en la cajetilla. Por ejemplo, http://www.aulaClic.com, para enlazar con nuestra web. - Documento

Nos permite establecer un vnculo con cualquiera de nuestros documentos Google Docs. Pulsando en la pestaita junto a Documentos nos aparece un desplegable con todos nuestros documentos disponibles. Nota: Si compartimos un documento con enlaces a otros documentos que no estn compartidos, estos no podrn ser visitados. - Marcador.

Si hemos insertado marcadores en nuestro documento, al pulsar en la pestaa del campo Marcador aparecern todos listados, para seleccionar el que nos interese. - Direccin de correo electrnico. Deberemos escribir en Correo electrnico a la direccin de correo que queramos vincular.

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Al pulsar el enlace, se abrir un nuevo mensaje en nuestro administrador de correo para la direccin vinculada. Para crear el vnculo pulsamos Insertar. Observa que ahora el texto aparece azul subrayado. Si has aadido texto emergente, y podrs leerlo poniendo el cursor sobre el texto.

Podemos modificar las propiedades de un vnculo que ya habamos insertado, para hacerlo situamos el punto de insercin en el vnculo y aparecer un panel flotante.

Al pulsar en Cambiar se abrir la ventana Insertar vnculo, con los valores del enlace. Obtenemos el mismo resultado si siguisemos los pasos para crear un vnculo nuevo.

Mediante el comando Eliminar, eliminamos el enlace del vnculo, convirtindolo en un texto normal. Podemos hacer lo mismo, situando el punto de insercin detrs de la ltima letra del vnculo y

pulsando Retroceso.

Pulsando en el destino que aparece detrs de Ir a vnculo nos abre el elemento al que apunta el vnculo seleccionado.

Google Docs crea un enlace directamente cuando escribimos en el documento la direccin de una pgina web. 5.7. Comentario Google Docs nos permite insertar comentarios de texto en nuestros documentos. Estos comentarios son slo visibles a la hora de editar el documento, no en su visualizacin o impresin.

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Son especialmente tiles en documentos compartidos, pare dejar un mensaje o una aclaracin sobre algo.

Para insertar un comentario podemos:

Hacer clic en el men Insertar y elegir Comentario. Con las teclas Ctrl + M.

Donde estaba el punto de insercin, aparece un texto coloreado con nuestro nombre y la fecha:

Simplemente, escribimos el texto que queramos.

Podemos volver a editarlo haciendo clic encima. Se desplegar un men:

Podemos

cambiar colores y

distinguir

comentarios

de

distintos

colaboradores.

Disponemos tambin de la opcin Eliminar comentario.

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Mediante Insertar comentario en el texto, hacemos que se copie el contenido del comentario a nuestro texto.

5.8. Salto de pgina

Un documento de Google Docs no se divide en pginas, es un documento continuo. Pero si vamos a imprimir, tal vez nos interese especificar dnde queremos que acabe una pgina, para evitar trocear ciertos prrafos. Insertando un salto de pgina, forzamos a la impresora a imprimir en una pgina nueva. Los saltos de pgina slo tienen efecto en la impresin, aunque podemos ver su situacin cuando editemos el documento. El salto de pgina se representa con lneas grises discontinuas, y su visualizacin variar un poco dependiendo del navegador que uses.

5.9. Encabezado y pie de pgina Podemos aadir a nuestros documentos encabezados y pies de pgina. Ambas opciones las encontramos en el men Insertar. El encabezado se colocar al principio del documento, delante de todo el texto, mientras que el pie de pgina lo har al final.

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Dentro de estos elementos, podemos introducir texto con el formato que queremos. La diferencia con el texto normal, es que se mostrarn en todas las pginas que genere el documento, por ejemplo al imprimir o exportar a PDF. Mientras editemos el documento, veremos estos elementos con una ayuda visual, una lnea discontinua, pero que no se mostrar en el documento final. Si queremos eliminar el encabezado o el pie, basta con seleccionarlo y pulsar la tecla Supr. 5.10. Lnea horizontal Consiste en una lnea horizontal que se extiende a lo largo del documento o la celda donde la insertemos. Se corresponde con la etiqueta <hr /> del HTML. 5.11. Caracteres especiales Puede que en determinadas ocasiones, necesitemos insertar en nuestro documento caracteres que no aparecen en nuestro teclado, como monedas extranjeras, letras griegas o cirlicas, flechas u otros smbolos. Podemos entonces, elegir un smbolo del mapa de caracteres de Google Docs. En el men Insertar seleccionamos Caracteres especiales. Accederemos as a la ventana Insertar caracteres especiales:

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Disponemos de varias tablas de caracteres, que podemos seleccionar en el primer desplegable. En el segundo, aparecen clasificaciones de esa tabla. Nota: No podrs ver aquellos caracteres que no tengas previamente instalados en el navegador. Al hacer clic sobre un carcter, se aadir a la caja de texto de la parte inferior. Cuando tengamos todos los que necesitemos, pulsamos Aceptar. En el apartado ltimas selecciones tenemos los ltimos caracteres especiales que hemos usado. Esto resulta muy til, ya que es frecuente necesitar repetidas veces un carcter en el mismo documento, y as nos ahorramos tener que ir buscndolo cada vez.

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Cada carcter corresponde con un nmero hexadecimal Si lo conocemos, podemos introducirlo directamente en el campo U+. 5.12. ndices Google Docs nos permite crear fcilmente ndices o tablas de contenido con enlaces a cada uno de los apartados de nuestros documentos.

En este caso es donde toma importancia el uso de encabezados (ttulos), y su orden. Google Docs recorrer el documento, tomando los Ttulo 1 como apartados, los Ttulo 2 como subapartados, los Ttulos 3 como puntos del subapartado, y as sucesivamente. Por eso no es lo mismo utilizar un encabezado, que darle formato a una lnea de prrafo para hacer un ttulo de apartado. Para crear el ndice, primero redactamos el documento utilizando los ttulos. Cuando acabemos, situamos el punto de insercin en el lugar del documento donde queramos situar el ndice, normalmente al principio o al final. Y en el men Insertar elegimos ndice. Aparecer la ventana ndice.

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Lo nico que hemos de elegir es un Estilo de numeracin. El ndice est basado en una lista, as que podemos utilizar y combinar los elementos de vieta de las listas no ordenadas, y numeracin y letras de la lista ordenada. Ten en cuenta, que si por ejemplo ya has numerado los apartados, el nmero forma parte del ttulo del apartado, por lo que debers dejar el estilo como ninguno. Una vez seleccionado el estilo, pulsamos en Insertar ndice, y el ndice aparecer en el lugar del punto de insercin. Si tras crear el ndice aadimos apartados, no es necesario volver a generar el ndice. Despus de aadir o cambiar el nombre de los apartados, hacemos clic dentro del ndice. En la parte superior aparecern las opciones del ndice:

Actualizar ahora actualiza el ndice con los cambios producidos. Propiedades nos permite modificar el estilo de numeracin. Eliminar, borra el ndice del documento.

5.13. Nota al pie En muchos textos es habitual encontrar notas al pie, una aclaracin al final de la pgina de una palabra. Normalmente viene indicado con un nmero superndice (palabra3). Al ir al pie de la pgina, encontramos las distintas notas numeradas. En Google Docs podemos aadir este tipo de notas, aunque no sean exactamente iguales. No tenemos ms que seleccionar la palabra y elegir Nota a pie de pgina en el men Insertar.

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La palabra aparecer marcada con una almohadilla (#), y la aclaracin podremos escribirla en un bocadillo a la derecha del documento.

UNIDAD 6. HOJAS DE CLCULO

6.1. Introduccin Hasta ahora, hemos visto cmo utilizar Google Docs para crear documentos de texto. Pero otra parte fundamental de la aplicacin es la que nos permite crear y trabajar con Hojas de clculo. A muy grandes rasgos, una hoja de clculo es una aplicacin que nos permite realizar clculos con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos ms complejos como prstamos hipotecarios. Vamos a familiarizarnos con el entorno de la hoja de clculo, y cmo nos desplazamos por ella. Y en el siguiente tema comenzaremos a introducir datos y realizar operaciones. 6.2. El entorno Para crear una hoja de clculo nueva desde la pantalla de inicio de Google Docs, seleccionamos Hoja de clculo en el men Nuevo. Para abrir una hoja de clculo existente, simplemente hacemos clic sobre su ttulo. Recuerda que tambin puedes subir a Google Docs una hoja de clculo de tu equipo, como vimos en la segunda unidad. En cualquier caso, se abrir la ventana de edicin de hojas de clculo. En la siguiente imagen vemos el aspecto que tiene la ventana cuando se trata de una hoja de clculo nueva:

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El aspecto del interfaz es muy similar al de documentos de texto.

En la parte superior encontramos el ttulo de la hoja de clculo que podemos cambiar haciendo clic, los enlaces a secciones de Google Docs y Salir, y os botones Compartir y Guardar.

Sobre fondo azul, encontramos la barra de mens. Aqu encontramos mens propios de hojas de clculo, y otros como Archivo, con funciones que ya conocemos (guardar, imprimir, nuevo...).

En la barra de herramientas, encontramos iconos con las funciones de uso ms frecuente.

Debajo, encontramos la barra de Frmula, donde podemos acceder a la frmula usada en la clula seleccionada.

El rea de trabajo de una hoja de clculo est dividida en filas (con encabezados numricos) y columnas (con encabezados alfabticos).

En la parte inferior, aparece una barra con los enlaces a las distintas hojas que podemos tener.

Iremos viendo cada uno de estos elementos a medida que los vayamos necesitando. 6.3. Columnas, filas y celdas El aspecto de la hoja de clculo es el de una cuadrcula, una tabla. La hoja se divide horizontalmente en filas. Para poder identificarlas, las filas estn numeradas como podemos ver a la izquierda de cada una. En la siguiente imagen, estamos en la fila 4.

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A su vez, la hoja est dividida verticalmente en columnas. A cada columna le corresponde una letra, como podemos ver en el su encabezado. En la siguiente imagen, estamos en la columna B.

Inicialmente, una hoja de clculo cuenta con cien filas (1 - 100) y veinte columnas (A - T), pero podemos ir aadiendo ms a medida que las necesitemos. Pero lo ms importante en una hoja de clculo son las celdas. Una celda es la interseccin de una columna y una fila. Las celdas se identifican por el nombre se su columna seguido del de la fila. As, la primera celda, que pertenece a la columna A y a la fila 1 se identifica como A1.

6.4. Moverse por la hoja La hoja es mucho ms grande que la ventana del navegador, por lo que slo estaremos viendo una parte de la misma.

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Comenzaremos a trabajar en la esquina superior izquierda de la hoja, y cuando tengamos pocos datos todos aparecen visibles. Pero a medida que la hoja vaya creciendo, la parte de la misma que estamos utilizando no nos cabr en la ventana, y tendremos que desplazarnos para ver los datos que nos interesan. Podemos desplazarnos utilizando las barras de desplazamiento horizontal y vertical, a la que estamos acostumbrados en todas las aplicaciones.

Tambin disponemos de una serie de atajos de teclado, que cuando nos sean familiares nos permitirn desplazarnos con mayor velocidad por bloques de datos (un bloque de datos son una o varias celdas contiguas con datos): Teclas Ctrl + Fin Accin Acceder a la ltima celda de una seccin de datos

Ctrl + Inicio Acceder a la primera celda de una seccin de datos Ctrl + flecha izquierda Acceder a la celda ms a la izquierda de la fila actual en una seccin de datos o la primera celda que no est en blanco hacia la izquierda Acceder a la celda ms a la derecha de la fila actual en una seccin de datos o la primera celda que no est en blanco hacia la derecha Acceder a la celda ms a la parte inferior de la columna actual en una seccin de datos o la primera celda que no est en blanco hacia abajo Acceder a la celda ms a la parte superior de la columna actual en una seccin de datos o la primera celda que no est en blanco hacia arriba Avanza hasta la primera fila no visible o hasta la ltima Retrocede hasta la primera fila no visible o a la primera Desplazarse una celda en la direccin de la flecha

Ctrl + flecha derecha

Ctrl + flecha abajo

Ctrl + flecha arriba Av Pag Re Pag Flechas

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6.5. Guardar la hoja de clculo En Google Docs, las hojas de clculo se guardan automticamente. Pero para que esto suceda, debemos de guardarlas una vez. Para guardar, pulsamos el botn Guardar ahora que encontramos en la parte derecha de la pantalla.

Si no le hemos dado un ttulo al documento, al pulsar en Guardar nos aparecer un dilogo para introducir el ttulo de la hoja.

Una vez guardado, el botn Guardar cambiar y ya no estar disponible. nicamente mostrar cundo fue la ltima vez que se guardo la hoja.

A partir de ahora, la hoja se guardar automticamente cada vez que realicemos cambios. En el men Archivo tambin encontraremos la opcin Guardar y cerrar, que guarda los ltimos cambios y cierra la pgina, volviendo a la pantalla de inicio. Como veremos ms adelante, podemos recuperar una versin de la hoja de clculo ms antigua, antes de que se guardase automticamente, utilizando las Revisiones. 6.6. Mltiples hojas Una hoja de clculo puede estar dividida en varias hojas de datos, formando lo que en otras aplicaciones se conoce como libro. A crear una hoja de clculo, sta est formada por una hoja, de 100 filas + 20 columnas. Pero igual que podemos aadir filas y columnas, podemos aadir hojas, pulsando en el botn en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

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Cada hoja se muestra como si fuese un documento distinto, todo en blanco. Esto resulta muy til cuando tenemos datos relacionados, pero que no se calculan entre ellos. Por ejemplo, imagina una hoja de clculo para el censo de un pas, en la que queremos mostrar el nmero de nacimientos por ciudad y mes, para cada ao de mujeres y hombres. Sera muy complicado tener todos los datos en una hoja de gran tamao. Por eso crearamos una hoja por cada ao y gnero, por ejemplo Varones - 1998, Mujeres - 1998, Varones - 1999, etc... y en cada hoja una fila para la poblacin y una columna para el mes. Otra opcin podra ser crear varios documentos independientes, pero nos resultar mucho ms cmodo gestionar un slo documento que varios que hemos de tratar como uno. Cuando tenemos varias hojas, en la parte inferior encontramos un enlace o pestaa por cada hoja, donde se distingue que hoja est activa.

Podemos pasar de una hoja a otra haciendo clic sobre el enlace con su nombre. Tambin podemos utilizar combinaciones de teclas: Teclas Accin

Ctrl + Av Pag Hoja de datos siguiente Ctrl + Re Pag Hoja de datos anterior

Si pulsamos sobre la hoja que est activa, se desplegar un men con opciones sobre la hoja:

Suprimir borra la hoja seleccionada.

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Duplicar crea una copia de la hoja, con los mismos datos. Copiar en... nos exportar la hoja a cualquier otro documento. Cambiar nombre nos permite personalizar el nombre de la hoja, con un dilogo como al cambiar el ttulo.

Proteger hoja. Esta opcin nos permite establecer quin tendr permiso para modificar la hoja.

Mover a la izquierda desplaza la posicin de la hoja hacia la izquierda. Mover a la derecha desplaza la posicin de la hoja hacia la derecha.

UNIDAD 7. TRABAJAR CON CELDAS

7.1. Tipos de datos Las celdas estn destinadas a contener informacin, datos, que darn "vida" a nuestra hoja de clculo. Bsicamente, una hoja de clculo podemos introducir estos tipos de datos: Valores constantes. Son datos que introducimos directamente, y no varan a no ser que los modifiquemos nosotros directamente. Estos valores pueden ser nmeros, fecha / hora o texto. Frmulas. Una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La

frmula comienza siempre por el signo =. 7.2. Introducir datos Podemos introducir los tipos de datos que hemos visto en las celdas de nuestra hoja de clculo. Para hacerlo, basta con hacer clic sobre la celda y teclear lo que queramos introducir. Si previamente habamos copiado algo, podemos pegarlo directamente tras hacer clic en la celda.
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Una vez introducidos, podemos hacer dos cosas:

Aceptar los cambios y validar. Pulsamos la tecla Intro para terminar la edicin y que los nuevos datos quedan reflejados en la celda, y pasamos a editar la celda de debajo. En vez de Intro podemos utilizar las flechas de direccin, para pasar a editar la celda en la direccin de la flecha. Tambin podemos hacer clic en otra celda, a no ser que estemos escribiendo una frmula, ya que en ese caso sirve para referenciar la celda, como veremos.

Cancelar los cambios. Pulsamos la tecla Esc y salimos de la celda sin que se guarden los datos introducidos.

Hay que tener en cuenta que al hacer esto no editamos el contenido de una celda, lo sustituimos. Al introducir una frmula, en la celda se mostrar el resultado, Si seleccionamos la celda, podemos ver su contenido real en la parte inferior de la pantalla.

Tambin podemos usar la Barra de frmulas, que adems, nos permite editar el contenido de la celda.

Si esta barra no se muestra, puedes activarla a travs del men Ver Mostrar la barra de frmulas. 7.3. Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin.
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Si hemos cometido un error al introducir datos, y an no hemos validado, podemos utilizar la tecla Retroceso (Bcksp) para borrar los ltimos caracteres escritos. Recuerda que no se puede utilizar la Flecha Izquierda, ya que equivale a validar los datos y pasar a la celda de la izquierda. Si queremos modificar una celda que ya contiene datos podemos hacer tres cosas:

Si queremos sustituir los datos, por ejemplo un 3 por un 4, simplemente hacemos clic e introducimos los datos. Los nuevos datos sustituirn a los antiguos.

Si queremos editar al contenido de la celda, por ejemplo para corregir un texto o una frmula, hemos de entrar a la celda en modo de edicin. Esto lo podemos hacer haciendo clic sobre la celda y pulsando Intro o F2, o directamente con doble clic. A partir de ah, podemos editar el contenido de forma normal, incluso utilizar las flechas de direccin para desplazarnos por los caracteres.

Al finalizar, podemos pulsar Intro para aceptar los cambios o Esc para recuperar el contenido de la celda antes de editarla.

Podemos usar la Barra de frmulas, tras seleccionar la celda.

7.4. Errores en los datos Cuando introducimos una frmula o una funcin y validamos los datos, puede que se produzca un error. Por ejemplo, porque intentamos dividir por 0, una funcin est mal escrita, intentamos sumar un nmero y un texto, etc...cuando esto suceda, el contenido de la celda cambiar a TEXTO_ERROR

Dependiendo del tipo de error, en la esquina superior izquierda de la celda aparecer un tringulo naranja. Si dejamos el cursor sobre l se mostrar informacin sobre el error. Por ejemplo, estos son los errores ms frecuentes: #NAME? cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos, o no se reconoce el texto de la frmula o el nombre de la funcin. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
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#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. Por ejemplo, una bsqueda no encuentra coincidencias.

#ERROR! cuando se produce un error de anlisis. #REFR! cuando se produce una dependencia circular, por ejemplo, si en una celda intentamos sumar esa celda ms otra.

7.5. Seleccin de celdas Antes de poder realizar determinadas acciones sobre las celdas, como borrarlas o aplicarles formato, tenemos que seleccionarlas. Las celdas seleccionadas se muestran de color azul. Podemos seleccionar una celda individual, como hemos visto hasta ahora, o un rango.

Un rango es un rectngulo de celdas adyacentes. El rango se define con el nombre de la celda de la esquina superior izquierda, dos puntos (:), y el nombre de la esquina inferior derecha. As, el rango B3:C6 comprende las

celdas B3, B4, B5, B6, D3, D4, D5 y D6. En las ltimas versiones, Google Docs se refiere a los rangos como intervalos, as que puede que lo veas escrito de ambas formas. Cuando el rango comprenda todas las filas de la columna, podemos escribir slo la letra. As, el rango A:A se corresponde con toda la columna A, y el rango A:C con las columnas A, B y C. Podemos asignar nombres a los intervalos para que nos sea ms sencillo utilizarlos. Para seleccionar una celda: Basta con hacer clic sobre ella. Si nos vamos desplazando con el teclado, iremos cambiando la celda seleccionada. Para seleccionar un rango de celdas: Podemos hacer clic en una celda y manteniendo el botn del ratn pulsado, arrastrar. A medida que avancemos veremos las celdas que quedan seleccionadas. Cuando aparezcan seleccionadas las que nos interesan, soltamos el botn.
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Tambin podemos hacer clic en una de las celdas que quedarn en la esquina del rango, y hacer Shift (Maysculas) + Clic en la celda que queremos que forme la esquina diagonalmente opuesta.

Otra forma sera utilizando slo el teclado, desplazndonos con las flechas de direccin mientras mantenemos pulsada la tecla Shift (Maysculas) haciendo que el rango seleccionado aumente o disminuya. Del mismo modo, podemos utilizar cualquiera de las teclas que nos permiten desplazarnos por la hoja.

Si el rango que queremos seleccionar corresponde con una columna, basta con pulsar en su encabezado. Si hacemos Shift + Clic sobre el encabezado de otra columna, se seleccionarn tambin todas las columnas que haya entre las dos. Del mismo modo podemos seleccionar filas, pero no podemos seleccionar a la vez filas y columnas.

Si el rango coincide con toda la hoja, basta con hacer clic en la esquina superior izquierda de la hoja, donde se juntan los encabezados de filas y columnas.

Ampliar o reducir una seleccin. Podemos ampliar o reducir las celdas seleccionadas en un rango. Si hacemos Shift + clic en el lugar donde queremos que termine la seleccin, el rango cambiar. 7.6. Referenciar celdas Antes de comenzar a copiar y mover celdas, vamos a conocer mejor como se referencian estas celdas. Hasta ahora hemos visto que por ejemplo, si en la celda B3 queremos sumar el contenido de las celdas B1 y B2, basta con ir a la celda B3, e introducir =B1+B2. Lo que hemos hecho realmente, es utilizar una referencia relativa a la celda. Esto quiere decir, que si por ejemplo copiamos el contenido de la celda B3 a la celda D5, la frmula cambiara porque es relativa a la posicin de la celda, pasando a ser =D3+D4. Podemos decir que lo que indicaba esa frmula es que en
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la celda se sumaran los contenidos de las dos celdas superiores de la misma columna. Si lo que queremos en sumar concretamente los contenidos de las

celdas B1 y B2, y que si copiamos o movemos la celda de resultado siempre muestre la suma de esas celdas, debemos de indicar una referencia absoluta. Para hacerlo, escribimos el smbolo $ delante del identificativo de la celda y del de la columna. En este ejemplo, la frmula quedara =$B$1+$B$2, y seguir as aunque la movamos o copiemos a otra celda. Tambin podemos combinar referencias absolutas y relativas, formando as una referencia mixta. Esto lo logramos dejando como absoluta slo la referencia a la celda o slo la referencia a la columna de la celda. Por ejemplo, si en el ejemplo que estamos utilizando escribimos la frmula como =B$1+B$2, estamos dejando como fijas las columnas. Si por ejemplo copiamos la celda sobre la celda D5, la frmula cambiara a =D$1+D$2, es decir, siempre mostrar el resultado de sumar las dos primeras celdas de la columna en que nos encontremos. Si queremos hacer referencia a una celda o rango de otra hoja debemos de escribir, entre comillas simples si contiene espacios, el nombre de la hoja seguido del signo de exclamacin (!) y la referencia de la celda o rango, por ejemplo 'Hoja 2'!A1 o balances!B3:B9. Y por supuesto podemos utilizar alias o nombres de rango si los hemos definido, como 'Balance Octubre'!total_ventas. 7.7. Copiar celdas adyacentes Podemos copiar fcilmente el contenido de una celda o de un rango utilizando el ratn. Para hacerlo, seguimos estos pasos: 1. Seleccionamos el rango de celdas. 2. Hacemos clic sin soltar en su esquina inferior derecha, donde aparece un cuadradito. 3. Arrastramos el cursor, mientras vemos una lnea discontinua en el rea que se rellenar con el contenido de las celdas.

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4. Soltamos el botn cuando el rectngulo coincida con el rea que queremos utilizar.

El resultado obtenido depender del contenido de las celdas copiadas:

Si contenan frmulas, depender de si las referencias son relativas, mixtas o absolutas, como hemos visto en el apartado anterior.

Si son valores constantes, se copiar el valor tal cual. A no ser que siga una secuencia, por ejemplo, si las dos primeras celdas de una fila tienen los valores 1 y 2, y seleccionamos ambas celdas, copindolas a lo largo de la fila, el resultado ser la secuencia 1, 2, 3, 4...

Para que esto funcione, debemos de seleccionar por lo menos dos celdas, y copiarlas siguiendo la misma fila o la misma columna, dependiendo se si estn una al lado de la otro, o una encima de otra, respectivamente.

7.8. Copiar celdas separadas Si queremos copiar una celda o rango a otra posicin del documento utilizando el ratn, podemos seguir estos pasos: 1. Selecciona las celdas a copiar. 2. Sita el cursor sobre el marco alrededor de las celdas, hasta que se muestre de color marrn. 3. Haz clic y arrastra hasta la posicin donde quieras copiar la celda. 4. Con la tecla Ctrl pulsada, suelta el botn del ratn.

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7.9. Copiar celdas utilizando el portapapeles Podemos una celda o un rango utilizando el portapapeles.

Para

hacerlo,

primero

seleccionamos

las

celdas

pulsamos

en

el

men Editar Copiar, o directamente las teclas Ctrl + C. Con las celdas ya copiadas en el portapapeles, nos situamos sobre la celda que queremos que corresponda con la esquina superior del rango copiado, y pulsamos Ctrl + V o Editar Pegar. De este modo copiamos tanto el contenido (valores frmulas) como el formato (color del texto, alineacin, etc., como veremos en el tema siguiente). En el men editar encontramos las opciones Pegar slo el formato, si queremos pegar nicamente celdas vacas, pero que sigan el mismo formato copiado, o Pegar slo los valores para que se pegue el contenido de la celda, sin el formato. Hay que tener cuidado si las celdas en las que pegamos ya contenan datos, porque se borrarn. 7.10. Mover celdas Podemos mover una celda o rango a otra posicin, de forma muy parecida a lo que hemos visto para copiar: Utilizando el ratn. Tras seleccionar las celdas, situamos el cursor sobre el marco alrededor de stas, y, cuando el cursor tenga forma de mano, arrastramos hasta el lugar donde queramos colocar las celdas.

Es la misma operacin que al copiar celdas no adyacentes, pero sin

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mantener pulsada la tecla Ctrl. Si queremos mover una fila completa, lo aremos arrastrando desde el encabezado de la celda, hasta la nueva posicin de la celda. Utilizando el portapapeles. Podemos seguir los mismos pasos que hemos visto para copiar y pegar con el portapapeles, pero en vez de utilizar el comando Copiar, utilizaremos el comando Cortar(Ctrl + X). Tambin hemos de tener en cuenta que si movemos una celda sobre otra con contenido, ste se borrar. 7.11. Borrar celdas Al borrar una celda, eliminamos su contenido, dejando la celda de nuevo vaca.

Primero seleccionamos una celda o rango. Podemos utilizar cualquiera de los mtodos de seleccin para seleccionar rangos, o una columna o fila entera.

A continuacin, lo ms cmodo es pulsar la tecla Supr (Del), aunque tambin podemos utilizar el men Editar Borrar seleccin.

Otra opcin es borrar la fila o columna completa. La diferencia, es que al borrarla completamente no dejamos la fila o columna en blanco, si no que desplazamos todo el contenido de la hoja. Por ejemplo, si borramos la columnaD, el contenido de esta desaparecer, y se desplazar el contenido de la columna E a la D, el de la F a la E, etc...

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Para borrar completamente la fila o columna, primero seleccionamos una celda dentro de la fila o columna a borrar. Despus debemos de ir al men Editar Eliminar Fila [N fila] o Eliminar columna [letra columna].

Si hacemos esto con un rango seleccionado, podremos eliminar a la vez todas las filas o todas las columnas que tengan celdas seleccionadas.

UNIDAD 8. FORMATO DE CELDAS

Si ya has utilizado alguna hoja que contenga muchos datos, vers que se hacen difciles de leer. Y perdemos la informacin importante entre otra que puede que no lo sea tanto. Por eso Google Docs nos permite utilizar formatos en nuestra hoja de clculo, tanto para hacerla ms agradable a la vista y darle un aspecto profesional, como para poder resaltar mejor la informacin importante. Por ejemplo, en una hoja de clculo que utilicemos para apuntar nuestros gastos durante el ao, podemos tener los ingresos en verde, los gastos en rojo, los totales en negrita, los encabezados centrados, etc. 8.1. Color y fuente A una celda o rango le podemos aplicar los formatos de estilo y fuente habituales en los procesadores de texto. Primero, seleccionamos las celdas a la que se lo queremos aplicar. Despus pulsamos sobre el icono correspondiente en la barra de formatos. Si no loe encontramos ah, podemos utilizar el men Formato.

Desde la barra de herramientas, accedemos directamente a los comandos:

Para poner o quitar un texto en negrita. Para poner un texto tachado. Para seleccionar el tamao del texto de la celda.
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Si

queremos

cambiar

el

tipo

de

fuente,

utilizar

otros

estilos

como cursiva y subrayado, debemos de acceder al men Formato. En el encontraremos un submen con las fuentes disponibles y el resto de formatos. Recuerda que la forma ms cmoda de cambiar el estilo es con los atajos de teclado, Ctrl + B para negrita, Ctrl + I para cursiva y Ctrl + U para subrayado. Tambin encontramos los comandos que nos permiten cambiar el Color de texto y el Color de fondo, seleccionado los colores de la paleta.

Debajo de la paleta nos aparece en enlace Cambiar colores con reglas. Esto nos permite configurar un rango de celdas para que el color de fondo o relleno cambie en funcin a su contenido, para que por ejemplo, se muestren los nmeros en rojo si son negativos. Para quitar todos los formatos de la celda, disponemos del comando Borrar estilos en el men Formato.

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8.2. Alineacin Ya conocemos que un prrafo puede estar alineado a la derecha, al centro o a la izquierda. Esto se refiere a la alineacin horizontal del contenido de la celda. A parte, una celda tambin dispone de alineacin vertical, que puede ser arriba, al medio o al centro. La alineacin vertical solo la notaremos si el alto de la celda es de ms de una lnea. La alineacin de la celda se obtiene combinando la alineacin vertical y la alineacin horizontal.

Podemos seleccionar la alineacin de la celda desde el icono alineacin de la barra de herramientas:

En la fila superior, encontramos la alineacin horizontal. En la fila de abajo, encontramos los valores para la alineacin vertical.

Por defecto, el contenido de la celda est alineado a la izquierda y abajo cuando es texto, y a la derecha y abajo cuando es numrico. 8.3. Bordes Podemos aadir un borde oscuro a celdas o rangos, lo que nos permite resaltar informacin, o delimitar una tabla de datos relacionados en la misma hoja.

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Para aplicar los bordes, primero seleccionamos el rango de celdas al que se lo queremos aplicar, y seleccionamos el tipo de borde que queremos utilizar en el desplegable icono Bordes.

El icono las celdas.

coloca el borde slo alrededor del rango, en la parte exterior de

El icono

coloca el borde slo entre las celdas del interior del rango. Es

lo opuesto al icono anterior.

El icono

coloca el borde en todos los lados de todas las celdas del

rango, es la suma de los anteriores.

El icono

quita todos los bordes.

En la fila inferior encontramos un icono para cada uno de los cuatro lados de la celda o rango .

Podemos combinar varios, para tener por ejemplo borde abajo y a la derecha. 8.4. Formatos numricos A parte de los formatos que hemos visto, disponemos de formatos especficos para representar nmeros y fechas. Estos formatos afectan slo a la forma en que se muestran los datos, pero no a su valor. Por ejemplo, si elegimos un formato que oculta los decimales, no quiere decir que se hayamos quitado. Los decimales siguen estando, y se utilizaran en las operaciones. Los formatos ms utilizados en Google Docs son los siguientes: Valor 2133,523 2133,529 -2133,529 2133,529 Formato Normal Redondeado 2 decimales Resultado 2133,523 2.134 -2.133,53

Financiero redondeado 2.134

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-2133,529 1234,567 1234,567 1234,567 1,555 1,555

Finanzas Cientfico Moneda Moneda

(2.133,53) 1,23E+03 1.235 1.234,57

Porcentaje redondeado 2% Porcentaje 1,56% 15/10/2008 16:35:00 15/10/2008 16:35:00 440

15-10-2008 16:35:00 Fecha 15-10-2008 16:35:00 Hora 15-10-2008 16:35:00 Fecha hora 440 Texto normal

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Los formatos de moneda y porcentaje se pueden aplicar directamente desde la barra de herramientas, pulsando los iconos y (puede variar segn tu regin)

respectivamente. Para el resto de formatos los podemos seleccionar del :

desplegable

El formato Normal nos sirve para quitar el formato numrico. Los formatos de finanzas y redondeados se diferencian en la forma de representar los valores negativos, con parntesis o con el signo -.

Podemos seleccionar entre una gran variedad de monedas pulsando en Otras monedas.

En el formato de porcentaje, el 1 corresponde con el 100%, Por tanto, 0,2 es un 20% y 1,5 un 150%.

En Ms formatos encontramos otros formatos de fecha y hora, como hora y fecha cortas, el mes con nombre, etc...

El formato Texto normal nos permite tomar valores numricos como si fuesen texto, y utilizar con ellos funciones de texto.

8.5. Alto y ancho de las celdas Al abrir una nueva hoja de clculo, vemos que todas las celdas son iguales: todas las filas tienen el mismo alto y todas las columnas tienen el mismo ancho. Pero si lo necesitamos podemos modificar esto para mejorar el aspecto de la hoja. Alto de la fila.

En un principio, todas las filas tienen el alto de una lnea. Pero podemos modificar el alto de la fila con el cursor. Basta con hacer clic entre el encabezado de una fila y la siguiente, cuando el cursor tome la forma de doble flecha abajo, aumentamos el alto de la fila, y hacia arriba lo reducimos. . Estirando hacia

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Tambin hemos visto que el alto aumenta automticamente al introducir un texto que no cabe en la celda. Estos e produce porque la opcin Ajustar al texto est marcada (aparece sombreada). Si la desmarcamos, el alto de la fila

no cambiar con el texto, y la parte que no quepa en la celda no se mostrar. Ancho de la columna.

Del mismo modo podemos aumentar la anchura de una columna. Si ponemos el cursor entre dos encabezados de columna, cambiar mostrando dos flechas .

Esto nos permite ensanchar la columna arrastrando hacia la derecha, o estrecharla estirando hacia la izquierda.

8.6. Combinar celdas A veces necesitaremos que una celda sea ms ancha, pero slo esa celda, no toda la columna, normalmente para insertar texto, como un ttulo al inicio de la hoja. No podemos ensanchar slo una celda, pero podemos combinar varias celdas adyacentes de la misma fila para tener una celda de mayor tamao. Para hacerlo, seleccionamos el rango de celdas a combinar, en la misma fila, y pulsamos el icono Combinar de la barra de herramientas. Hemos de tener en

cuenta que los contenidos no se combinan, y solo permanecer el contenido de la celda ms a la izquierda.

Al combinarlas, desparecen las divisiones de celda dentro del rango, mostrando una celda sola. Para referirnos a esta celda, utilizaremos la primera columna que forma la celda combinada.

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Si con la celda combinada seleccionada, volvemos a pulsar el botn celdas se separarn en las originales. 8.7. Inmovilizar filas y columnas

, las

Habrs observado que al abrir una nueva hoja de clculo, entre las filas 1 y 2 aparece una separacin ms gruesa que el resto. Si ahora pulsas Ctrl + Flecha abajo para ir a la ltima celda, ya no aparece la fila 2, pero al fila 1 se sigue mostrando.

Esto se debe a que, por defecto, la primera fila est inmovilizada. Lo que hace que podamos utilizarla como encabezados, y que por muchas filas que tengamos siempre sepamos que tipo de dato estamos viendo. Imagina muchas filas, con datos numricos para cada vez. Sera muy incmodo estar en la fila 50 y no ver los encabezados para saber que mes estamos mirando. Inmovilizar filas.

Podemos decidir cuntas filas queremos que aparezcan inmovilizadas en nuestra hoja de clculo, entre 10 o ninguna.

Si pulsamos en el men Herramientas Inmovilizar filas, aparecer un submen con las opciones de no inmovilizar ninguna fila (No hay filas inmovilizadas), o Inmovilizar (de 1 a 10) filas, para decidir a cuntas aplicamos esta propiedad.
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Tambin podemos hacerlo directamente con el ratn, haciendo clic sobre la barra que separa las dilas inmovilizadas, pero en la zona de los encabezados de fila, y arrastrndola hacia arriba o abajo para aumentar o disminuir las filas inmovilizadas. Inmovilizar columnas.

Del mismo modo, podemos inmovilizar hasta 5 columnas. Las columnas inmovilizadas aparecern a la izquierda de la hoja, y se mostrarn siempre aunque nos desplacemos por las columnas hacia la derecha. En el men Herramientas, tambin encontramos el submen Inmovilizar columnas, con las opciones de no inmovilizar ninguna o inmovilizar hasta 5 columnas. Tambin podemos hacerlo con el ratn. Al inicio del encabezado de columnas aparece una barra que podemos arrastrar para ampliar el nmero de columnas encabezadas.

Del mismo modo, la barra nos permitir reducir el nmero de columnas inmovilizadas.

Si esto lo hacemos con varias filas o columnas seleccionadas, el tamao se cambiara en todas a la vez. 8.8. Ordenar Podemos reorganizar los datos de una hoja de clculo ordenndolos por una columna. Por ejemplo, podemos ordenar una hoja de datos con los datos de los clientes alfabticamente, u ordenarlo por la columna de importe del que ms al que menos ha comprado.

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Para ordenar toda la hoja por una columna, seleccionamos alguna de sus celdas. Despus podemos ordenar de dos formas:

A travs del men Herramientas, seleccionando Ordenar hoja por columna X seguido de A Z si queremos ordenar en orden ascendente, de menor a mayor, o seguido de Z A para ordenar en orden descendente.

A travs del men contextual, al hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna.

Al ordenar por una columna slo se tienen en cuenta las celdas de la columna que no estn vacas. Si entre los datos aparece una celda vaca se colocar siempre al final. Por eso, si queremos ordenar valores numricos positivos y queremos que las celdas vacas las tome como el valor mnimo, hemos de introducir un 0. Al ordenar, es conveniente que todas las filas tengan el mismo tipo de datos. Por ejemplo, los nmeros siempre son menores que el texto, y ordenados de A a Z, una celda con el nmero 999 se colocar antes que una con el texto "1a". Observa que podemos ordenar slo un intervalo. Al hacerlo, no cambiaran los datos de columnas adyacentes que no estn seleccionadas. Antes de hacerlo, asegrate que los datos de otras columnas no guardan relacin con los que se van a cambiar. 8.9. Insertar filas y columnas En cualquier momento puede que necesitemos insertar ms filas o columnas a nuestra hoja de clculo. Y no slo porque ya no nos quepan los datos. Imagina que tienes 80 filas con datos, y quieres insertar un nuevo registro entre la fila 50 y

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51. Nos resultar ms cmodo insertar una fila en blanco debajo de la fila 50 e introducir los datos, que mover una posicin las filas de la 51 a la 80. Para insertar una fila o columna, a partir de la celda seleccionada, pulsamos en el men Insertar, o usamos el men contextual.

Podemos insertar una Fila encima o una Fila debajo de la celda seleccionada. Por ejemplo, al insertar una fila debajo de la fila 3, se movern los datos de la fila 4 a la 5, de la 5 a la 6, etc., quedando la fila 4 en blanco, y 101 filas en la hoja de clculo. Del mismo modo, podemos insertar una Columna a la izquierda o una Columna a la derecha de la columna de la celda seleccionada. A partir de la columna Z, las columnas se nombrarn como AA, AB, AC... ZZ. Si lo que queremos es aadir una cantidad de filas al final del documento, no lo haremos as, ya que tendramos que ir de una en una. Al final del encabezado de las filas, abajo del todo, encontramos un control para aadir filas:

Junto a Aade aparece una caja de texto, donde introducimos el nmero de filas a aadir, y pulsamos Aceptar. Podemos aadir filas de 500 en 500 como mximo. No obstante, antes de aadir demasiadas filas hemos de pensar si no nos resultara ms prctico aadir una hoja nueva.

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UNIDAD 9. FUNCIONES
9.1. Utilizar funciones Aunque es importante presentar los datos de forma adecuada, lo fundamental en una hoja de clculo es saber trabajar con ellos. Y aqu es donde cobran una gran importancia las funciones. Utilizar las funciones nos simplifica la escritura de frmulas, a la vez que nos permite hacer clculos mucho ms potentes. Por eso, hay que estar familiarizado con los tipos de funciones que podemos utilizar en Google Docs. Una funcin es una frmula predefinida por Google Docs, que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas:

En una frmula, podemos utilizar una funcin igual que un valor o una referencia, por lo que si va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. As la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C 3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
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Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de informacin, de bsqueda, de ingeniera, de informacin y funciones exclusivas creadas por Google. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto. 9.2. Introducir funciones en una frmula Dentro de una frmula, colocaremos la funcin igual que un valor o la referencia a una celda.

Al introducir un texto que no est entre comillas, Google Docs interpreta que queremos insertar una funcin, por lo que mostrar una lista con las funciones que comienzan por las letras introducidas, que se ir acortando a medida que introduzcamos ms caracteres. Esto resulta muy til, ya que no hemos de acordarnos exactamente del nombre para encontrarla. Adems, se muestran los argumentos necesarios para cada funcin.

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Tambin podemos insertar una funcin desde el men. Tanto si pulsamos sobre el icono Frmulas o en el menInsertar Frmulas podremos seleccionar

las funcin que queremos utilizar. Se mostrar una lista con las cinco funciones numricas ms comunes, y el vnculo Ms frmulas... donde aparece la siguiente ventana:

En la columna de la izquierda, podemos seleccionar la categora de la funcin que buscamos.

En la columna de la derecha, aparecen listadas todas las funciones de la categora. Podemos insertar cualquiera de ellas haciendo doble clic.

En la parte inferior, podemos ver qu argumentos necesita la funcin. Si pulsamos el vnculo Mas iremos a la ayuda de Google Docs, donde podemos encontrar informacin de cada funcin.

Utilizar expresiones como argumentos de las funciones Google Docs permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.
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Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Se resolvern primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Google Docs tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Se realizar primero la suma SUMA(A1:A4), por estar dentro de la otra funcin, y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3. 9.3. Funciones de fecha y hora A la hora de operar con fechas las funciones son muy importantes, porque no podemos, por ejemplo, sumar o restar directamente dos fechas, o concatenar texto para formar una fecha. Todo esto, lo tenemos que hacer con funciones. Hay que tener en cuenta que los ordenadores, aunque nos muestren la las fechas en un formato comprensible, internamente las guardan como un nmero. Por eso, en las funciones que admiten una fecha, podemos pasarle ese nmero o una fecha. Para que interprete una valor como fecha, hay que pasarla entre comillas (p. ej. "21/10/2008"). Siempre que sea posible, si tenemos que introducir directamente una fecha como argumento de una funcin, utilizaremos las funciones DATE o DATEVALUE, ya que introducirla como texto puede ocasionar errores. Google Docs integra unas 18 funciones de fecha y hora. Vamos a ver las ms utilizadas.

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Funcin DATE(ao; mes; da)

Descripcin Construye una fecha a partir de los nmeros para el ao, mes y da. Devuelve un texto con formato de fecha como una fecha. Devuelve el da de una fecha Calcula el nmero de das entre las dos fechas Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23 Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Devuelve el da del mes Devuelve la fecha y la hora actual Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

DATEVALUE("Texto") DAY(fecha) DAYS360(fecha_1; fecha_2; [tipo]) HOUR(fecha) MINUTE(nmero) MONTH(nmero) NOW() SECOND(nmero) TIME(hora; segundo) TODAY() WEEKDAY(nmero; [tipo]) YEAR(nmero) 9.4. Funciones de texto

minuto; Crea una hora a partir de nmeros para la hora, minutos y segundos. Devuelve la fecha actual del sistema. Devuelve un nmero para el da de la semana, entre 0 y 7. Devuelve el ao de una fecha

Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son algunas de las funciones de texto ofrecidas.

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Funcin CHAR(nmero) CODE(texto) CONCATENATE(texto1; texto2;, ... texto30)

Descripcin Devuelve el carcter especificado por el nmero de su cdigo ASCII Devuelve el cdigo ACII de un carcter Devuelve una cadena de caracteres con la unin Compara dos textos y devuelve un valor

EXACT(texto_1; texto_2) lgico, TRUE si son iguales y FALSE si no. FIND(texto_a_buscar; texto; [posicin]) FIXED(nmero; decimales; [sep_miles]) LEFT(texto; [nmero]) LEN(texto) LOWER(texto) MID(texto; nmero) PROPER(texto) REPLACE(texto; posicin; nuevo_texto) REPT(texto; nmero) RIGHT(texto; [nmero]) longitud; Encuentra una cadena dentro de un texto, devolviendo su posicin. Muestra indicado Devuelve uno o ms caracteres de la izquierda del texto Devuelve la longitud del texto Convierte el texto a minsculas inicio; Devuelve los caracteres indicados de una cadena, a partir de la posicin dada. Pone en mayscula la primera palabra de cada letra Remplaza parte de una cadena de texto por otra Repite un texto un nmero de veces Devuelve uno o ms caracteres de la izquierda del texto un nmero con el formato

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SEARCH(texto_a_buscar; Funciona como FIND, pero no distingue texto; posicin) SUBSTITUTE(texto; texto_bsqueda; nuevo_texto; [repeticin]) T(valor) Muestra el valor vaco cuando es un nmero Quita espacios en blanco antes y despus del texto Convierte un texto a maysculas Convierte un texto a nmero Remplaza un texto por el indicado, dentro de una cadena. entre maysculas y minsculas.

TRIM(texto) UPPER(texto) VALUE(texto) 9.5. Funciones de bsqueda

En una hoja de clculo es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las funciones disponibles en Google Docs para realizar bsquedas: Funcin Descripcin

ADDRESS(fila; columna; [abs]; Crea una referencia de celda en [hoja]) CHOOSE(ndice; valor30) COLUMN(referencia) valor1; forma de texto ... Elige un valor o una accin de una lista de valores Devuelve el nmero de columna de una referencia
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COLUMNS(matriz)

Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz

HLOOKUP(criterios_bsqueda; Busca en la primera fila de la tabla matriz; ndice; [ordenado]) HYPERLINK(URL; [texto_celda]) INDEX(referencia; [columna]; [rango]) [fila]; o matriz de valores Crea un enlace a una URL en la celda Devuelve el valor de una celda en la interseccin de una fila y una columna Devuelve especificada Devuelve la posicin relativa de un elemento Devuelve el nmero de fila Devuelve el nmero de filas una referencia

INDIRECT(referencia) MATCH(criterio_bsqueda; matriz_bsqueda; tipo) ROW(referencia) ROWS(matriz)

VLOOKUP(criterio_bsqueda; Busca un valor en la primera matriz; ndice; [orden]) 9.6. Funciones financieras Una hoja de clculo es una potente herramienta para trabajar con informacin y clculos financieros, y ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Finanzas. Vamos a ver algunas: Funcin DB(coste; duracin; mes) DDB(coste; Descripcin rescate, Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo; perodo especificado, mtodo de depreciacin de saldo fijo rescate; Devuelve la depreciacin de un bien para un columna de la izquierda

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duracin; [factor])

perodo; perodo especificado, mediante el mtodo de depreciacin por doble disminucin de saldo Devuelve el valor futuro de una inversin basada en pagos peridicos y constantes ms una tasa de inters constante Calcula la tasa de rendimiento interno de una inversin

FV(tasa; NPER; PAGO; VA; tipo) IRR(valores; estimacin)

NPER(tasa; PAGO; VA; Devuelve el nmero de pagos de una VF; tipo) NPV(tasa; valor_1; inversin Devuelve el valor neto actual de una inversin a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros

valor_2; ... valor_30) SLN(coste; duracin) SYD(coste; rescate;

rescate; Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un bien durante un perodo dado Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades de un bien durante un perodo especfico Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o una inversin

duracin; perodo) RATE(NPER; VA; VF; PAGO; tipo;

estimacin)

PV(tasa; NPER; PAGO; Devuelve el valor actual de una inversin VF; tipo) resultante de una serie de pagos regulares.

PMT(tasa, NPER, VA, Devuelve el pago de un prstamo basado en VF, tipo) IPMT(tasa, pagos y tasas de inters constantes perodo, Devuelve el inters pagado por una inversin durante periodo determinado

NPER, VA, VF, tipo) PPMT(tasa,

perodo, Devuelve el pago de un capital de una inversin determinada

NPER, VA, VF, tipo)

9.7. Funciones matemticas y trigonomtricas

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Una parte importante de las funciones son las que nos permiten realizar clculos matemticos. Veamos algunas: Funcin ABS(nmero) COS(nmero) EXP(nmero) FACT(nmero) INT(nmero) Descripcin Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve el coseno de un ngulo Devuelve e elevado a la potencia de un nmero determinado Devuelve el factorial de un nmero Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo

LCM(entero_1; entero_2; Devuelve el mnimo comn mltiplo de un ... entero_30) LOG(nmero; base) conjunto de enteros Devuelve el logaritmo en la base indicada para el nmero dado.

MOD(dividendo; divisor) Devuelve el resto de una operacin PI() POWER(base; potencia) RAND() RANDBETWEEN (inferior; superior) ROUND(nmero; [recuento]) ROUNDDOWN(nmero; [recuento]) ROUNDUP(nmero; [recuento]) Devuelve el nmero Pi con 14 decimales Devuelve el resultado de elevar el nmero base a la potencia. Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1 Devuelve un nmero aleatorio entero

comprendido en un rango Redondea un nmero a los decimales dados

Redondea un nmero hacia abajo

Redondea un nmero hacia arriba

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SIN(nmero) SQRT(nmero) SUM(nmero_1; nmero_2; ... nmero_30) TAN(nmero) 9.8. Funciones lgicas

Devuelve el seno de un ngulo Devuelve la raz cuadrada de un nmero Suma el rango o los valores indicados Devuelve la tangente de un nmero

Las funciones lgicas operan con valores lgicos TRUE o FALSE para realizar comparaciones. Funcin AND(valor_lgico_1; valor_lgico_2; valor_lgico_30) FALSE() IF(prueba; valor_entonces; valor_deotromodo) IFERROR(prueba; valor) NOT(valor_lgico) OR(valor_lgico_1; valor_lgico_2; valor_lgico_30) TRUE() ... ... Descripcin Devuelve TRUE cuando todos los valores son verdaderos Devuelve el valor lgico FALSE (falso) Si se cumple la prueba realiza una accin, si no, realiza otra Si prueba produce un error, devuelve valor. Si no, devuelve prueba Invierte un valor lgico Devuelve verdadero Devuelve el valor lgico TRUE (verdadero) TRUE cuando algn valor es

9.9. Funciones de informacin Las funciones de informacin nos informan sobre el contenido de las celdas, nos "responden a una pregunta", casi siempre con un valor lgico. Funcin ISBLANK(valor) Descripcin Comprueba si se refiere a una celda vaca
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ISERR(valor)

Comprueba si un valor es un error

ISLOGICAL(valor) Comprueba si un valor es lgico ISNA(valor) Devuelve TRUE cuando una celda produce el error N/A

ISNONTEXT(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto ISNUMBER(valor) Comprueba si un valor es de tipo numrico ISREF(valor) ISTEXT(valor) Comprueba si el valor es una referencia vlida Comprueba si un valor es de tipo texto

9.10. Funciones estadsticas Tambin encontramos un amplio abanico de funciones que nos permiten realizar clculos estadsticos sobre un conjunto de valores o rangos de celdas. Veamos algunas: Funcin AVERAGE(nmero_1; nmero_2; nmero_30) COUNT(valor_1; valor_2; ... valor_30) HARMEAN(nmero_1; nmero_2; nmero_30) MAX(nmero_1; nmero_2; nmero_30) MEDIAN(nmero_1; nmero_2; nmero_30) MIN(nmero_1; ... ... ... ... Descripcin Devuelve la media aritmtica de la lista de valores

Cuenta los valores existentes en la lista.

Devuelve la media armnica de un conjunto de nmeros positivos

Devuelve el valor mximo de la lista de argumentos.

Devuelve la mediana de un conjunto de nmeros. Devuelve el valor mnimo de la lista de valores

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nmero_2; nmero_30) MODE(nmero_1; nmero_2; nmero_30) VAR(nmero_1; nmero_2; nmero_30)

...

... Calcula la moda de la lista de valores

... Calcula la varianza de una lista de valores

Al seleccionar un rango, podemos ver directamente su suma, valor medio, mximo, mnimo y recuento en la esquina inferior derecha de la pantalla.

9.11. Funciones de Google Las funciones vistas hasta ahora son comunes a la mayora de hojas de clculo. A parte de estas, en Google Docs podemos encontrar una serie de funciones propias de Google que aprovechan las ventajas que ofrece que Google Docs sea una aplicacin en lnea. A finales de 2008, estas funciones slo estn disponibles en ingles, por lo que los parmetros debemos de pasarlos en ese idioma. Funcin GoogleFinance(smbolo; atributo) GoogleLookup(entidad; atributo) ImportData(URL) Descripcin Muestra las cotizaciones del mercado de valores Responde a preguntas sobre el mundo Permite obtener informacin de archivos

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externos CSV y TSV ImportFeed(URL; [consulta]; [encabezados]; [numItems]) ImportHtml(URL; consulta; ndice) ImportXML(URL; consulta) Permite importar datos de una tabla HTML Permite importar datos de una pgina HTML o XML Permite importar datos de feeds RSS y ATOM

ImportRange(HojaClculo; Permite importar un rango de datos desde [hoja!]rango) otra hoja

UNIDAD 10. GRFICOS Y GADGETS

10.1. Grficos Ya hemos visto que dar formato a una hoja de datos nos facilita la comprensin de su contenido. Otra herramienta muy til para obtener transmitir informacin de un modo simple con nuestra hoja de clculos, es utilizando grficos. Un grfico es la representacin grfica de una serie de datos. Podemos encontrar grficos con muy diversos formatos: barras, porciones, lneas, puntos. Los grficos representan valores numricos, y cambiarn cuando estos cambien. 10.2. Crear un grfico Antes de crear un grfico, hemos de introducir los datos en la hoja de clculo. Si queremos utilizar una columna como encabezados de filas, la situaremos a la izquierda, y si queremos utilizar una fula como encabezados de columnas, la situaremos encima. Por ejemplo, como en la imagen:

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Cada fila o columna, segn por qu lo agrupemos, representa una serie de datos. Con el rango seleccionado, por comodidad, porque podramos indicarlo luego, nos vamos al men Insertar y seleccionamos Grfico.

Accedemos as a la ventana Crear grfico, que est dividida en cuatro secciones:

Qu tipo?

Lo primero que podemos elegir es el tipo de grficos.

En la primera fila podemos seleccionar uno de los seis tipos de grficos posibles: Columnas, Barras, Circular, Lneas, rea y De dispersin. En la fila interior, podemos seleccionar un subtipo, dependiendo del tipo seleccionado. El tipo es la forma en la que se mostrarn los datos, y no nos sirve cualquier tipo. Por ejemplo, si queremos comparar varios valores, podemos utilizar un grfico circular. Pero este no nos servir si queremos mostrar las ventas de varios vendedores en varios meses.

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Qu datos?

En la parte inferior derecha, debemos de indicar qu datos representa el grfico.

La primera caja de texto debe contener el rango de celdas utilizadas. Si las tenamos seleccionadas al crear el grfico, ya aparecern ah. En Datos del grupo, debemos indicar si agrupamos por filas o columnas. Por ejemplo, si agrupamos por filas, para cada columna se mostrar un dato de cada fila. Lo entenders mejor cuando lo pruebes. En la parte inferior debemos de indicar si utilizamos la primera fila como etiqueta, por lo que marcaremos Utilizar fila X como etiqueta, o lo mismo para la primera columna, marcando Utilizar columna X como etiqueta. Las etiquetas aparecern como leyendas en el grfico. Si no marcamos estas opciones, se tomarn esas celdas como datos. Etiquetas

A parte de las etiquetas para cada fila y columna, podemos aadir las siguientes etiquetas:

Ttulo del grfico, aadir el texto que indiquemos encima del grfico. Eje horizontal, nos sirve para indicar qu informacin contiene el eje horizontal (abajo).
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Eje vertical, nos sirve para indicar qu informacin contiene el eje vertical (a la izquierda).

A parte de estas etiquetas, que son opcionales, se mostrar una leyenda, donde se informa de qu significa cada color del grfico. En el

desplegable Leyenda podremos indicar en qu posicin queremos que se muestre, o si la ocultamos. Vista previa

En la parte inferior derecha, se previsualiza cmo quedar nuestro grfico, y va reflejando los cambios a medida que los apliquemos, lo que nos permite comprobar que la informacin que muestra se entiende de forma clara, que a fin de cuentas es el objetivo del grfico.

Cuando hayamos configurado el grfico, pulsamos en Guardar grfico para generarlo. Si pulsamos Cancelar, lo descartamos. Al insertar el grfico, si hacemos clic sobre sus valores (lneas, barras, porciones...) se mostrar un bocadillo con informacin. Y si hacemos clic sobre los colores de las leyendas, se seala el valor que representan. 10.3. Modificar un grfico Al insertar un grfico, vemos que este no est en ninguna celda, aparece flotando sobre la hoja.

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Si hacemos doble clic sobre l, aparece un marco gris a su alrededor, y un men llamado Grfico.

Para cambiar su tamao, no tenemos ms que redimensionar la ventana que lo contiene, estirando de sus bordes o esquina.

Para moverlo, hacemos clic sobre el marco y arrastramos. Si lo que queremos es moverlo a otra hoja, debemos seleccionar Mover a hoja propia... en su men. En este caso, el grfico ocupar toda la hoja.

Si en el men seleccionamos Modificar grfico..., accedemos a la misma pantalla que al crearlo, lo que nos permite cambiar el tipo, las etiquetas, el rango de datos, etc...

Si queremos borrarlo, seleccionaremos Eliminar grfico de su men.

10.4. Exportar un grfico El grfico de nuestro documento est disponible tanto para nosotros, como para el resto de colaboradores que podamos tener en el documento. Pero podemos exportarlo, convertirlo a una imagen y utilizarlo fuera de nuestra cuenta de Google Docs. Publicar el grfico.

Esta opcin la encontramos dentro del men del grfico. Al elegirla nos aparece una ventana con una etiqueta html IMG.

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Lo realmente importante es el atributo src de la imagen, que contiene la direccin al grfico. Pegando ese texto en el cdigo fuente de una pgina, se mostrar grfico. Para que el grfico se visualice, hay que compartir tambin el documento, como se explica en la unidad referente a Compartir y publicar. Guardar como imagen.

Otra opcin es guardar el grfico como una imagen PNG. Para hacerlo, seleccionamos Guardar imagen en el men del grfico, lo que iniciar la descarga del archivo. La diferencia es que al descargarla obtenemos un archivo independiente, y por tanto esttico. Mientras que si lo publicamos, se reflejan los cambios que realicemos en los datos o en el diseo del grfico. 10.5. Gadgets Un Gadget es una pequea aplicacin que utiliza los datos de nuestra hoja de clculo. Sirven para mostrar informacin, pero adems pueden permitir a los usuarios interactuar con ellos. Por ejemplo, hay un gadget que muestra direcciones de nuestra hoja en Google Maps, otros muestran grficos de tiempo, otro tablas interactivas, otros realiza bsquedas en Google, otro nos permite crear organigramas... y esto slo en los gadgets de Google, ya que podemos utilizar gadgets de terceros, o incluso crearlos nosotros mismos, aunque esto ya requiere conocimientos un poco ms avanzados. Podemos insertar un gadget desde el men Insertar Gadget. Se abrir una ventana en la que podremos elegir el Gadget segn su categora.
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Para

elegir

un

gadget

que

no

estn

en

Google,

seleccionamos Personalizados... e indicamos la URL del gadget. 10.6. Modificar un gadget El gadget tiene un aspecto similar al grfico, tambin aparece flotante sobre la pgina, y podemos moverlo y redimensionarlo de la misma forma. Tanto al insertarlo como al editarlo, podemos configurar algunos de sus parmetros. No vamos a entrar en detalles, ya que cada gadget tiene unos parmetros distintos. A continuacin vemos las opciones del gadget Mapa de Google.

Lo que s es comn a todos los gadgets es el enlace Editar a la izquierda, que muestra u oculta esta configuracin, y los botones Aplicar, para que se reflejen los cambios, y Aplicar y cerrar para adems, cerrar las opciones.
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Adems a la derecha encontramos un botoncito que muestra un men con las opciones del gadget. Vamos a ver las bsicas:

Publicar gadget nos proporciona el cdigo necesario para incluir el gadget en una web, siempre que hayamos publicado la hoja de clculo.

Aadir gadget a iGoogle nos permite colocar nuestro gadget en nuestra pgina de inicio personal de Google.

Eliminar gadget borra el gadget de la hoja.

UNIDAD 11. PRESENTACIONES

11.1. Introduccin Las presentaciones, nos permiten comunicar informacin de una forma ms visual y amena que un documento de texto o una hoja de clculo. Y esta es su funcin: transmitir informacin a los dems, de forma agradable y que capte su atencin, ya sea en enseanza para explicar un tema, exponer los resultados de un proyecto, o visualizar los puntos a tratar en una reunin. Crear una presentacin en Google Docs resulta muy sencillo, y aunque es menos potente que otras aplicaciones de escritorio como PowerPoint u OpenOffice, cada vez incorpora ms funciones interesantes. Y adems, el hecho de poder crear las presentaciones en lnea, organizar exposiciones, o publicarlas para que se puedan colocar en cualquier pgina web le aaden mucha funcionalidad a esta herramienta.

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11.2. El entorno Al crear una nueva presentacin accedemos a la pantalla de edicin de

presentaciones, con una diapositiva en blanco.

El espacio de trabajo se divide en tres secciones: En la parte superior encontramos la barra de mens, y los botones de Iniciar presentacin, Compartir o Guardar y cerrar. A la izquierda se muestra el ttulo del documento, que podemos cambiar haciendo clic. En la parte izquierda, encontramos una columna donde se muestran todas las diapositivas. Una diapositiva es cada una de las pginas de la presentacin. En este caso, al tratarse de un nuevo documento, slo encontramos una diapositiva. Sobre esta columna, encontramos los controles que nos permiten aadir o eliminar diapositivas. La diapositiva seleccionada a la izquierda aparece a la derecha para que podamos editarla. Cuando partimos de alguna de las opciones de formato que no est en blanco, aparece un texto de muestra (en la imagen " Haz clic para aadir un ttulo"). Este texto realmente no est, y no se imprime o visualiza. Slo es una ayuda visual para indicarnos dnde escribir. Si hacemos clic ah, podemos escribir texto. En la parte superior, de esta ventana de edicin encontramos una barra de herramientas parecida a la que ya hemos visto para los documento de texto, que nos permite darle formato.
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Los botones de esta barra, o que estn activos, dependen del elemento de la diapositiva que hayamos seleccionado. 11.3. Crear diapositivas Para poder crear una presentacin debemos de ir aadiendo diapositivas a medida que nos haga falta.

Para ello, podemos aadir diapositivas en blanco:

Pulsando el icono diapositivas.

de la barra de herramientas de la columna de

Utilizando el men Diapositiva Nueva diapositiva. Con el teclado, pulsando Ctrl + M. Haciendo clic derecho sobre una diapositiva y seleccionando Nueva diapositiva del men contextual.

De cualquier modo, accedemos a la ventana Seleccionar diseo de diapositiva:

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Estos diseos slo son reas de texto predefinidas, en las que el texto tiene un tamao prestablecido. Por ejemplo, Ttulo nos permite insertar fcilmente un ttulo grande y un subttulo ms pequeo. Otras como Texto o Dos columnas esta estn pensadas para contener texto con un encabezado, mientras

que Subttulo se puede utilizar cuando slo queremos introducir una pequea leyenda debajo de una imagen. Entre todas elegiremos la que ms se ajuste a nuestras necesidades, y que podamos utilizar con los mnimos cambios. Porque una vez insertada podemos modificarla, aadiendo o quitando reas de texto, cambiando su tamao... como queramos. Cuando nos hayamos decidido, hacemos clic sobre ella y aparecer en la columna de diapositivas. En cambio, si tenemos una diapositiva con un diseo creado por nosotros, y queremos crear otra igual, nos resultar ms cmodo duplicar la diapositiva y modificar el texto que crear una nueva y volver a cambiar el diseo. Para hacerlo, podemos:

Pulsar el icono

de la barra de diapositivas.

Pulsar en el men Diapositivas Duplicar diapositiva.

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Seleccionando Duplicar diapositiva en el men contextual.

Otra opcin podra ser con los comandos Copiar y Pegar que encontramos en el men contextual. 11.4. Seleccionar diapositivas La diapositiva que aparece a la derecha de la pantalla para su edicin, es la que tenemos seleccionada.

La diapositiva seleccionada, aparece en la columna de diapositivas resaltadas en amarillo. Para seleccionar una distinta, basta con hacer clic sobre ella. Podemos seleccionar varias diapositivas, por ejemplo para borrarlas, igual que seleccionamos archivos en una carpeta. Si mantenemos pulsada la tecla Ctrl mientras hacemos clic, se irn sumando diapositivas a la seleccin, o restndose si hacemos clic sobre una ya seleccionada. Si en vez de eso, combinamos con la tecla Shift (Maysculas), al hacer clic se seleccionarn todas las diapositivas entre sa y la que ya estaba seleccionada. Podemos recorrer una a una las diapositivas, seleccionando la anterior o la siguiente , utilizando los controles diapositiva anterior y diapositiva siguiente que encontramos con los controles de diapositivas.

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11.5. Organizar diapositivas

En la esquina inferior izquierda de cada diapositiva aparece un nmero. Este nmero se corresponde con el orden en el que se reproducirn las diapositivas, empezando por la 1. Si queremos cambiar el orden de reproduccin, debemos cambiar la posicin de la diapositiva. Para hacerlo, seleccionamos una o varias diapositivas, y las arrastramos hasta su nueva ubicacin, entre dos diapositivas. Tambin podemos utilizar el men contextual, en el que encontramos los comandos Mover diapositiva hacia arriba y Mover diapositiva hacia abajo.

11.6. Importar diapositivas Si lo necesitamos, podemos aadir a nuestra presentacin diapositivas de otras presentaciones, detrs de la diapositiva que tengamos seleccionada. Para hacerlo podemos pulsar en el men Insertar Importar diapositivas (.PTT, etc.) o seleccionar el mismo comando del men contextual. Se abrir un asistente como el siguiente:

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En el Paso 1, debemos de indicar dnde est nuestra presentacin. Podemos optar por una de las que tengamos en Google Docs, que aparecen listadas a la derecha, o pulsar el botn Examinar para elegir un tipo de presentacin compatible con Google Docs del equipo. Cuando la tengamos, pulsamos Subir. Una vez seleccionada la presentacin, pasamos al Paso 2:

Aqu encontramos una previsualizacin de todas las diapositivas de la presentacin. Debajo de cada una, encontramos una cajetilla de opcin. Slo se importarn las diapositivas que hayamos marcado. Si queremos seleccionarlas todas, pulsaremos el comando Seleccionar todas las diapositivas que

encontramos debajo de la primera.

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A medida que seleccionemos diapositivas irn apareciendo a la izquierda. Desde aqu tambin podemos desmarcarlas, pulsando en el aspa [x]. Cuando las hayamos seleccionado, pulsamos Importar y se aadirn al documento. Si las diapositivas estn en otra presentacin de Google Docs, podemos copiarlas y pegarlas entre presentaciones. 11.7. Eliminar diapositivas Cuando no nos sean tiles, podemos eliminar las diapositivas seleccionadas con cualquiera de estos mtodos:

Pulsando el icono

de los controles de diapositivas.

Seleccionado Eliminar diapositiva en el men Diapositiva. Seleccionando Eliminar diapositiva del men contextual de la diapositiva.

Podemos recuperar una diapositiva recin eliminada con el comando Deshacer, o recuperar versiones ms antiguas utilizando las revisiones. 11.8. Notas de orador Junto a cada diapositiva podemos aadir comentarios, ya sean para ayudarnos a recordar algo durante la presentacin, o como comentario para colaboradores. Estas notas son visibles por los colaboradores y lectores con quienes estemos compartiendo la presentacin. Para insertar o leer notas de orador, pulsamos el botn Ver notas de orador que encontramos en la parte inferior derecha de la pantalla.

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Las Notas de orador se mostrarn como una columna de texto a la derecha en la que podemos escribir. Incluso podemos utilizar la barra de formato de texto, y resaltar palabras con colores, introducir listas, etc. Para cerrar la columna, pulsamos en el icono de aspa de la esquina. 11.9. Cambiar el fondo Salvo que partamos de una plantilla o un tema, la diapositiva se muestra con un fondo blanco. Podemos cambiar el fondo de la diapositiva seleccionada desde el men Formato Configuracin de la presentacin Cambiar fondo.

Accederemos as a la ventana Cambiar fondo:

Podemos configurar el fondo como un relleno de color liso o una imagen del equipo:

Para utilizar una imagen, pulsamos en Insertar imagen. Aparecer el botn Examinar que nos permite elegir una imagen del disco duro que ocupar toda la diapositiva. Conviene elegir una imagen apropiada, no demasiado grande. Por ejemplo, subir una imagen de una cmara digital de casi 2MB es excesivo. Primero deberamos reducir el tamao (la relacin de aspecto debera ser de 4:3) y
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cambiar su resolucin a 72 ppp, 800 x 600 px, con algn programa de retoque fotogrfico.

Si

queremos utilizar

un

color

de

fondo,

pulsaremos

en

el

desplegable Color de relleno disponibles.

para que aparezca la paleta de colores

Podemos utilizar un color personalizado pulsando en uno de la ltima fila. En una ventana de dilogo introducimos el cdigo del color que queramos, en formato hexadecimal (#FF4E01) o RGB (rgb(255, 22, 15)). Podemos aplicar los cambios en el fondo slo a la diapositiva actual, o a todas, si marcamos Aplicar fondo a todas las diapositivas. Cuando lo tengamos, pulsamos Guardar. Las diapositivas que creemos a partir de ahora aparecern con el fondo, si lo hemos aplicado a todas las diapositivas. 11.10. Tema de la presentacin Una forma de crear presentaciones con un acabado profesional es mediante el uso de Temas. Los temas cambian el fondo de las diapositivas con una imagen y el color del texto base. Podemos cambiar el tema de la presentacin desde el men Formato Configuracin de la presentacin Cambiar tema.

Nos aparece la ventana Seleccionar tema con los temas disponibles, para que elijamos el que prefiramos:

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Al seleccionar uno, todas las diapositivas tomarn el aspecto de la de ejemplo. Si en alguna hemos cambiado el fondo, se perder y ser sustituido por el del tema. Para quitar el tema, seleccionamos el tema Vaco. 11.11. Reproducir la presentacin Reproducir la presentacin es ver el resultado, la secuencia de diapositivas en marcha, ya sea porque estamos realizando una exposicin o porque mientras la creamos queremos ver cmo va quedando. Para comenzar con la reproduccin, pulsamos el botn Se abrir una nueva ventana, parecida a la siguiente: .

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Debajo de la presentacin tenemos los controles retroceder y avanzar. Para avanzar, podemos hacer clic sobre la diapositiva. Cada vez que avancemos, se mostrar un el siguiente elemento de la diapositiva, si aparecen en intervalos (esto lo veremos al editar la diapositiva) o la siguiente diapositiva. A la derecha aparecen las personas que estn viendo la presentacin con nosotros, y un chat para comunicarnos con ellos. Si no hemos compartido el documento, no aparecer nadie. En cambio, si tenemos lectores o colaboradores, aparecern aqu si estn conectados. En este caso, hemos invitado a alguien como pblico. Para eso, lo nico que hemos tenido que hacer es darle la direccin que aparece en la caja de texto de la parte superior derecha, y debe poder iniciar su sesin de Google Docs. En el caso del pblico, tenemos dos opciones, actuar como presentador o dejar que vea la presentacin por su cuenta, por lo que puede estar viendo unas diapositivas y nosotros otra. Si pulsamos en Asumir el control de la presentacin, en esa misma posicin, le aparecer a los espectadores la opcin de seguir nuestra presentacin. Si la presentacin es muy larga y slo queremos iniciarla para ver cmo queda una parte en concreto, podemos utilizar el comando Iniciar la presentacin desde esta diapositiva del men contextual de la primera diapositiva que queramos visualizar.
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UNIDAD 12. EDITAR DIAPOSITIVAS

Una vez creada, debemos de editar la diapositiva. Bsicamente, en Google Docs Utilizaremos dos elementos: imgenes y texto. Aunque el programa nos permite la insercin de otros, como vdeos de YouTube. 12.1. Insertar texto El elemento que ms utilizaremos es el texto. Para insertarlo, seleccionamos la herramienta Texto de la barra de herramientas o del men Insertar.

Aparecer un rea de texto en la diapositiva. Si no editamos su contenido, se rellenar con un mensaje invitndonos a escribir.

Introduciremos el texto y le daremos formato y estilo, utilizando los formatos de fuente y prrafo igual que en un documento de texto.

El color del texto por defecto depende del tema activo. Cuando no hay ninguno, es negro. Si cambiamos el tema, los elementos de texto a los que no hayamos

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cambiado el formato tomarn el formato bsico del nuevo tema, mientras que los que s hayamos personalizado no cambiarn. 12.2. Insertar imgenes Otro elemento muy utilizado en presentaciones son las imgenes. Para insertar una imagen, disponemos del botn Imagen herramientas, y del mismo comando en el men Insertar. En ambos caso, nos aparece la ventana insertar imagen. en la barra de

Tenemos dos opciones:

Buscar en tu equipo la imagen que quieras subir, pulsando Examinar y seleccionndola de nuestro disco duro.

O Especifica una URL de imagen, si est en una pgina Web. En este caso, introduciremos la direccin completa de la imagen

(p.ej.: http://www.aulaclic.es/imagenes/grafico.gif). Nota: Para saber la ruta completa de una imagen, pulsamos con el botn derecho sobre ella y pulsamos Copiar la ruta de la imagen en Firefox, o Propiedades en Internet Explorer donde se mostrar la ruta. La imagen aparecer en la diapositiva:

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2.3. Insertar formas Para mejorar la presentacin de nuestras diapositivas podemos utilizar las Formas de Google Docs, por ejemplo como fondo para un cuadro de texto. Una forma es un elemento sencillo, como una flecha o un bocadillo, que constan de un trazado y un relleno simples. Las formas disponibles las encontramos en el men Insertar Forma.

Al seleccionar un elemento, este aparece en la diapositiva.

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De la forma podemos editar el Color del relleno, seleccionndolo del panel desplegable desplegable En el caso de las formas, podemos seleccionar el color Ninguno, que se mostrara transparente. Una vez insertada, podemos girar la forma, en horizontal (Girar en sentido horizontal) o en vertical (Girar en sentido vertical) desde el men Disponer. y el Color y tamao del contorno, seleccionndolo en el panel

12.4. Insertar vdeos Google Docs nos permite insertar vdeos en nuestras presentaciones directamente de YouTube, por lo que si quieres insertar un vdeo propio, primero tendrs que subirlo all. Encontramos esta opcin en el men Insertar Vdeo.
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Accedemos al buscador de vdeos:

Lo que aqu nos aparece, es un listado de vdeos de YouTube relacionados con lo que busquemos. Cuando encontremos el vdeo deseado, lo seleccionamos y pulsamos

en Seleccionar vdeo para que se aadan a la diapositiva.

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Para poder reproducirlo, hacemos clic sobre l para seleccionarlo, y despus nuevamente clic, para que aparezcan los controles de reproduccin. 12.5. Seleccionar elementos

Como en la mayora de los casos, para borrar o aplicar una propiedad a un objeto, primero debemos seleccionarlo.

Para seleccionar un elemento, hacemos clic sobre l. Notaremos que est seleccionado porque aparecen unos cuadrados blancos en sus esquinas.

Si queremos seleccionar varios elementos, podemos hacerlo arrastrando con el ratn, trazando un rectngulo que rodee a los elementos, como si seleccionsemos los iconos del escritorio de Windows.

Para aadir elementos a la seleccin actual, vamos haciendo clic sobre ellos mientras mantenemos pulsada la tecla Shift (Maysculas).

Para seleccionar todos los elementos de una diapositiva, podemos utilizar el comando Seleccionar todo del men Editar o pulsar las teclas Ctrl +A.

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12.6. Modificar elementos Una vez seleccionado, podemos cambiar el tamao de cualquier elemento. Para hacerlo, estiramos desde una de sus esquinas, del cuadrado blanco, hasta conseguir el tamao deseado. El contorno del nuevo tamao aparece punteado.

Si queremos mantener la proporcin entre alto y ancho, debemos mantener pulsada la tecla Shift (Maysculas) mientras hacemos esto. En elementos en los que establecemos un origen, como vdeos o imgenes, encontramos el comando Sustituir... en el men contextual.

Volveremos a la ventana de insercin de imagen o vdeo, segn el caso. 12.7. Organizar elementos Mover elementos.

Al insertar un elemento se coloca en el centro de la diapositiva. Pero podemos moverlos y colocarlos en cualquier parte de la diapositiva, incluso fuera de sta, si por ejemplo slo nos interesa que se vea una parte de una imagen grande, etc. Para moverlos, podemos:
-

Utilizar el ratn, haciendo clic en el borde del elemento y arrastrando cuando el cursor toma la forma de una cruz de flechas. Si mientras lo hacemos, mantenemos pulsada la tecla Shift(Maysculas) solo nos permitir moverlo en horizontal o vertical. Es ms cmodo para movimientos largos.

Utilizar el teclado. Con el elemento seleccionado, utilizamos las teclas de direccin (las flechas arriba, abajo, izquierda y derecha) para mover el elemento hacia la direccin deseada. Este movimiento es ms preciso, y resulta ms til para ajustar al milmetro la posicin final.

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Para

mover

un

elemento

entre

distintas

diapositivas,

debemos

pulsar

en Cortar (Ctrl + X) en el men Editar, y pulsar Pegar (Ctrl + V) en la diapositiva de destino.

Alinear. tenemos varios elementos, podemos alinear unos con otros,

Cuando

seleccionndolos y usando las opciones de alineacin del men Formato.

Al alinear hacia un lado, en horizontal o vertical, todos los elementos quedan alineados con el que ms desplazado estaba hacia ese lado. Por ejemplo, si los alineamos a la derecha, todos los elementos se desplazaran hasta tener su lado derecho alineado horizontalmente con el lado derecho del elemento que estaba situado ms a la derecha de la diapositiva. En cambio, al alinearlos al centro, se calcula el eje central entre los elementos ms distantes entre s, y todos los elementos se mueven para que su centro quede alineado con ese eje.

Centrar.

Podemos centrar cualquier elemento con respecto a la diapositiva, vertical u horizontalmente, desde el men Formato Centrar en la diapositiva.

Distribuir

Cuando tenemos seleccionados tres o ms elementos, podemos igualar el espacio que queda entre ellos a travs del men Formato Distribuir.

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Al distribuir en una direccin, los elementos ms alejados entre s, a los extremos, mantienen su posicin, y los que hay entre medias se reparten el espacio, de manera que entre un elemento y el siguiente, siempre haya la misma separacin.

Orden de apilamiento.

El apilamiento es el orden en el eje z de los elementos. Es decir, por defecto, si superponemos varios elementos se ver encima el ltimo que hayamos creado. Este orden, podemos variarlo, tanto desde el men contextual del elemento, como del men Formato Ordenar, o con los atajos de teclado que se muestran en el men:
-

Traer al frente, pone el elemento delante de todos, el primero. Mover hacia delante, mueve el objeto una posicin hacia arriba, intercambiando su posicin con el elemento que estaba inmediatamente delante.

Mover hacia detrs, retrasa una posicin el objeto, haciendo que el primero que tenga detrs se ponga delante.

Enviar atrs, coloca el elemento al final, por debajo de todos los dems.

12.8. Copiar elementos Es muy frecuente que en una presentacin, utilicemos varias veces un elemento. Por ejemplo una imagen que utilizamos para resaltar distintos puntos o una forma

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que hemos personalizado. En este caso, en vez de insertar cada vez un elemento nuevo, podemos optar por el tradicional Copia y Pega. Estos comandos los son accesibles desde el men Editar y del men contextual del propio elemento. Los pasos a seguir seran los siguientes, que de seguro has utilizado ms de una vez:

1. Seleccionamos el o los elementos a copiar. 2. Pulsamos en Copiar en alguno de los mens o directamente las teclas Ctrl + C. 3. Nos situamos en la diapositiva donde queremos colocar la copia, que incluso puede pertenecer a otra presentacin. 4. Pulsamos el comando Pegar, o las teclas Ctrl + V. Cuando queramos copiar y pegar un la misma diapositiva, tenemos otra opcin mucho ms rpida. Arrastramos el elemento con el ratn hasta donde queramos colocar la copia, y mantenemos la tecla Ctrl pulsada mientras soltamos el botn del ratn. En vez de mover el objeto, se duplicar.

12.9. Eliminar elementos Para quitar uno o varios elementos seleccionados de una diapositiva, basta con hacerlo de la forma habitual:

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Pulsando la tecla Supr (Del). Pulsando la tecla Backspace (Retroceso). Seleccionado Eliminar en el men contextual.

12.10. Orden de aparicin Al crear una diapositiva y reproducirla, por defecto todos los elementos de la misma aparecen a la vez. Esto podemos variarlo un poco, haciendo que algunos elementos vayan apareciendo secuencialmente. Para retardar la aparicin de un elemento, hacemos clic sobre l con el botn derecho y seleccionamos Revelacin en incrementos del men contextual.

Conforme vayamos repitiendo esto en distintos elementos, ir apareciendo un reloj con un nmero.

El nmero indica el orden de aparicin, comenzando por el ms bajo.

Si queremos alterar o eliminar el retraso, debemos de hacer clic derecho sobre el icono. En el men contextual, se nos ofrecer la opcin de Eliminar el retraso, o
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de cambiar el orden seleccionado otro de los nmeros. Al hacerlo, el elemento se pondr en ese orden, y el resto se ajustar manteniendo su orden relativo. De momento, no podemos asignar ms de un elemento a un intervalo. En el caso del texto, al aplicar el revelado por incrementos, afectar a los subelementos del texto, como prrafos y elementos de lista, que irn apareciendo de forma secuencial. Ahora que ya tenemos nuestra presentacin completa, podramos por ejemplo descargarla o publicarla en la Web. Esto, lo veremos ms adelante, ya que son funcionalidades comunes a todos los tipos de documentos que maneja Google Docs.

UNIDAD 13. DIBUJOS

13.1. Introduccin Otro de los archivos que podemos crear con Google Docs son los Dibujos. Lo que podemos hacer es dibujos y grficos simples, dibujando trazados, usando formas predefinidas, texto, etc... pero no retocando imgenes. Como con el resto de documentos, para crear un nuevo dibujo, basta con seleccionar Dibujo en el botn Crear nuevo.

La pantalla de edicin es la siguiente:

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Salvo por las herramientas especficas de dibujo, el entorno es el que ya conocemos:

La caja para el ttulo, y los botones para Guardar y Compartir. La barra de mens, con los distintos mens desplegables. La barra de herramientas, con los iconos de herramientas y acciones ms comunes.

Donde s vemos diferencia es en el rea de trabajo, el lienzo para dibujar. Se trata del rea que muestra cuadrados claros y oscuros, como un tablero de ajedrez. Estos cuadrados no forman parte del dibujo, ni se vern al exportarlo o imprimirlo. De hecho, el lienzo realmente es transparente, y los cuadrados son slo una ayuda visual. 13.2. Herramientas de dibujo En la barra de herramientas encontramos las herramientas necesarias para comenzar a dibujar: La herramienta Lnea nos permite dibujar una lnea simple. Basta con

hacer clic para marcar el inicio, arrastrar, y soltar para marcar el final.

La herramienta Mano alzada

nos permite dibujar libremente. Mientras

mantengamos pulsado el botn del ratn, si ir dibujando el mismo trazo.

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La herramienta Polilnea

nos permite dibujar polgonos. Con cada clic

del ratn, crearemos un vrtice. Para acabar la forma tenemos dos opciones: hacer clic en el punto inicial, con lo que obtenemos un trazado cerrado; o hacer doble clic, y dejar el trazado abierto.

La herramienta Flecha

funciona como la herramienta Lnea. La nica

diferencia es que al final del trazado mostrar una punta de flecha. Pero lo cierto es que podemos convertir en flecha cualquiera de los trazados creados con las herramientas anteriores.

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En la barra de herramientas, tenemos dos controles para las puntas de flecha: . El primero nos permite seleccionar la forma de la punta inicial

del trazado (el primer clic) y el segundo la forma del trazado final. La pinta roja indica sin punta. Las flechas podemos aplicarlas sobre el trazado ya creado. 13.3. Formas La mayora de veces nos ser ms sencillo crear nuestras composiciones partiendo de formas ya creadas. Para ello en Google Docs tenemos la herramienta Forma desplegable encontramos las formas disponibles: . En un

Seleccionamos una, hacemos clic, y arrastramos, como con la herramienta lnea. Observa que la forma puede hacerse ms ancha que alta. Si queremos mantener la proporcionalidad, debemos mantener pulsada la tecla Shift.

13.4. Texto Tenemos dos formas distintas de insertar texto en nuestros dibujos:

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Texto normal:

Si tenemos que escribir texto largo, podemos usar la herramienta Cuadro de texto .

Primero definimos el rea de texto como si fuese un cuadrado. Al hacerlo, podremos editar el contenido. Cuando lo tengamos, basta con pulsar Intro.

En vez de usar cuadro de texto, podemos colocar el texto directamente dentro de una forma. Para hacerlo, basta con seleccionar la forma y pulsar en el icono Modificar texto . Aparecer la regin editable, y el texto que escribamos

quedar dentro de la forma.

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Al

tener

seleccionado los

un

elemento controles

de

texto, para

en el

la barra formato

de de

herramientas aparecen

habituales

texto: Negrita, Cursiva, Color del texto, Alineacin y Tamao.

WordArt

Cuando queremos crear texto para un ttulo o rtulo, podemos insertar un WordArt . Lo podemos encontrar en el men Insertar o entre las Formas.

Esta vez no necesitamos usar elementos que contengan al texto, lo escribimos directamente.

Desde la barra de herramientas, podemos ponerlo en Negrita, Cursiva y elegir la Tipografa.

En qu se diferencian los dos tipos de texto? Podemos considerar que, mientras el primero es texto normal, el WordArt es realmente una forma. Por tanto, podemos estirarlo, agrandarlo, elegir un color de relleno y de contorno, etc. En cambio, si redimensionamos un cuadro de texto, no cambia el tamao del propio texto, pero s que se adapta al nuevo tamao del cuadro. 13.5. Lneas y relleno Podemos distinguir dos elementos en las formas: el relleno y las lneas que delimitan ese relleno. Como hemos visto, podemos tener elementos, como las lneas, que no tengan relleno. Las lneas las podemos cambiar de ancho punteado...) y de color .
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, de estilo

(slido, guiones,

Adems, desde el men Formato podemos cambiar la decoracin de las lneas:

Podemos cambiar las uniones, cmo se muestra el vrtice de la unin de dos rectas:

O cambiar los extremos de las lneas (las tres lneas tienen la misma longitud):

Al relleno slo podemos cambiarle el color

. Pero hay una cosa a tener en

cuenta, y es que podemos personalizar el color con distintos niveles de transparencia. Cuando un color es transparente, permite ver los objetos que hay detrs:

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Para ello, en el desplegable de Color, debemos de elegir Personalizar color para que se abra un nuevo dilogo:

En el la imagen anterior, vemos el color representado con el valor hexadecimal #cfe2f3ff. En ese valor, cfe2f3 indica el color, y los dos ltimos valores ff indican la opacidad. Un valor alto, muestra el color opaco, y un valor bajo, lo muestra transparente. Para regular el nivel de opacidad, tenemos un selector a la derecha del dilogo. Al crear un elemento, este se crea con el estilo azul por defecto. Pero si antes de elegir la herramienta y crearlo, tenemos seleccionado un elemento, el nuevo elemento tomar ese estilo. 13.6. Imgenes Otro de los elementos que podemos utilizar en nuestras composiciones son imgenes. Para insertarla, podemos usar el icono Imagen men Insertar. Podemos subir imgenes de tres formas:
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o la opcin Imagen del

De nuestro equipo:

Con la opcin Subir, basta con seleccionar las imgenes que queramos desde nuestro equipo.

La opcin URL nos permite coger la imagen directamente de una pgina web. Para ello, debemos ir a la pgina y copiar la direccin de la imagen. A continuacin la pegamos en la caja de texto y podremos verla.

Por ltimo encontramos la opcin Bsqueda de imgenes de Google, que nos permite buscar imgenes relacionadas con palabras.

Una vez insertada, trabajaremos con la imagen como con el resto de elementos.

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13.7. Trabajar con objetos Seleccionar objetos:

Como habrs comprobado, para seleccionar un objeto, basta con pulsar sobre l. Los objetos seleccionados aparecen con el contorno resaltado en amarillo.

Para seleccionar varios, podemos ir haciendo clic en cada uno, mientras mantenemos las teclas Shift o Ctrl pulsada, o podemos trazar un rectngulo que toque a todos los elementos. Para poder seleccionarlos, . debemos de tener activa la

herramienta Seleccionar Transformar:

Al seleccionar un elemento, aparece alrededor suyo un marco y una serie de controles, que pueden ser de tres tipos:
-

Crculos blancos , en las esquinas y centros de los lados del rectngulo: nos permiten estirar el elemento para cambiar su tamao. Para mantener la proporcin original, debemos de mantener pulsada la tecla Shift.

Crculo verde

: Este control nos permite rotar el elemento. : Estos controles son especficos para cada forma. Nos

Rombos amarillos

permiten modificar algunos aspectos: Por ejemplo, podemos estilizar las puntas de estrellas, el grosor de las flechas, etc... Tambin podemos usar las opciones de Rotar que encontramos que encontramos en el men Formato y en el men contextual. Desde aqu podemos reflejar el elemento.

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Agrupar:

Una de las opciones ms tiles cuando trabajamos con grficos es la de poder agruparlos. Lo habitual es que una composicin se divida en elementos separados, que a su vez estn compuestos por otras ms simples. Y siempre hemos de preocuparnos de seleccionar, mover y transformar todos los elementos relacionados juntos. Si los agrupamos, lo que conseguimos es que todos los elementos agrupados se comporten como uno solo. Para agrupar varios elementos, los seleccionamos y elegimos la

opcin Agrupar desde el men contextual o desde el men Formato, o podemos usar la combinacin de teclas Ctrl + G.

A partir de ahora, los elementos agrupados siempre irn juntos, y sufrirn los mismos cambios. Por eso mismo, si alguna vez queremos editarlos por separado, lo primero que tendremos que hacer ser desagruparlos. Donde antes encontrbamos la opcin Agrupar, ahora habr cambiado a Desagrupar.

Cuando acabemos la edicin, podemos recuperar la ltima agrupacin haciendo clic derecho sobre un elemento y eligiendo Volver a agrupar en el men contextual. 13.8. Organizar los elementos

Alineacin.

En los dibujos encontramos las mismas opciones de distribucin y alineacin de elementos que encontrbamos en las diapositivas: Desde el men Formato o el men contextual podemos alinear los objetos seleccionados:

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Al alinear hacia un lado, en horizontal o vertical, todos los elementos quedan alineados con el que ms desplazado estaba hacia ese lado. Por ejemplo, si los alineamos a la derecha, todos los elementos se desplazaran hasta tener su lado derecho alineado horizontalmente con el lado derecho del elemento que estaba situado ms a la derecha de la diapositiva. En cambio, al alinearlos al centro, se calcula el eje central entre los elementos ms distantes entre s, y todos los elementos se mueven para que su centro quede alineado con ese eje. Otra forma de alinear un elemento suelto es usando las guas. Cuando desplacemos un elemento, y uno de sus lados o su centro coincida con el de otro elemento, aparecer una gua roja. Esto nos puede ser muy til para alinear los elementos conforme los creamos.

Cuando tenemos seleccionados tres o ms elementos, podemos igualar el espacio que queda entre ellos a travs del men Formato Distribuir.

Distribucin

Al distribuir en una direccin, los elementos ms alejados entre s, a los extremos, mantienen su posicin, y los que hay entre medias se reparten el espacio, de manera que entre un elemento y el siguiente, siempre haya la misma separacin.

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Orden de apilamiento.

El apilamiento es el orden en el eje z de los elementos. Es decir, por defecto, si superponemos varios elementos se ver encima el ltimo que hayamos creado. Este orden, podemos variarlo, tanto desde el men contextual del elemento, como del men Formato Ordenar, o con los atajos de teclado que se muestran en el men:

Traer al frente, pone el elemento delante de todos, el primero. Mover hacia delante, mueve el objeto una posicin hacia arriba, intercambiando su posicin con el elemento que estaba inmediatamente delante.

Mover hacia detrs, retrasa una posicin el objeto, haciendo que el primero que tenga detrs se ponga delante.

Enviar atrs, coloca el elemento al final, por debajo de todos los dems.

13.9. Dibujos en otros documentos Podemos insertar dibujos en los documentos de texto, hojas de clculo y presentaciones. En cualquiera encontramos la opcin Dibujo en el men Insertar. Se abre una ventana con un editor muy similar al que hemos visto en la unidad.

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Aqu podemos dibujar como hemos visto hasta ahora. Cuando acabemos, pulsamos Guardar y cerrar. Lo que no podemos es abrir un dibujo que ya tenamos creado. Para poder utilizarlo, tenemos que usar el Portapapeles web. Desde la pantalla de edicin del dibujo, copiamos los elementos que queramos insertar al portapapeles web, que aparece en la barra de herramientas:

Ahora, regresamos al documento, y pegamos el contenido Formas de Portapapeles web.

El ejemplo anterior es un dibujo insertado en un documento de texto. Observa que al seleccionarlo aparecen los controles que nos permitirn volver a editar nuestro dibujo.

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UNIDAD 14. COMPARTIR Y PUBLICAR

14.1. Introduccin: Propietario, Colaboradores y Lectores Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Docs es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creacin y edicin con otros usuarios, hasta publicarlo con una direccin propia, como si de una pgina web se tratase. Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir: Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningn colaborador puede eliminar la participacin del propietario en el documento. Colaboradores o Para editar: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento. Lectores o Para ver: Pueden leer el documento, guardrselo e imprimirlo, pero no editarlo. 14.2. Compartir un elemento Podemos compartir cualquiera de nuestros elementos de Google Docs, incluso las carpetas. De hecho, al compartir una carpeta, se comparte todo su contenido. Por eso, si tenemos un grupo de personas con el que siempre compartimos documentos, nos ser ms cmodo compartir una carpeta, e ir asignando los documentos a dicha carpeta, que ir compartindolos cada vez. Los pasos a seguir para compartir un elemento son los siguientes:

Podemos compartir varios documentos a la vez desde el listado de la pantalla de inicio. Primero los seleccionamos y despus pulsamos el botn Compartir y seleccionamos Invitar a usuarios... del desplegable para aadir usuarios o Ver quin tiene acceso para administrar a los usuarios existentes.

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Para compartir el documento que estamos editando, seleccionamos del botn desplegable Compartir, que mostrar las mismas opciones que vemos arriba. En cualquier caso llegamos a la pantalla Compartir con otros usuarios. Su aspecto puede variar ligeramente si accedemos desde el listado de documentos o desde uno en concreto. La pantalla Compartir con otros usuarios est dividida en tres secciones, agrupadas en tres pestaas:

En la pestaa Invitar a usuarios tenemos las opciones para invitar a nuevos colaboradores y lectores.

En Usuarios con acceso vemos con quines lo hemos compartido, pudiendo modificarlos y eliminarlos. Si compartimos varios, veremos tambin el listado de documentos.

En la pestaa Permisos avanzados, tenemos opciones menos comunes, como permitir que los colaboradores puedan invitar a otros usuarios.

14.3. Invitar a colaboradores y lectores Podemos invitar a nuevos colaboradores y lectores desde la pantalla Compartir con otros usuarios, usando la pestaa Invitar a usuarios.

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En la caja de texto, escribiremos las direcciones de correo de todos los usuarios, separadas por comas si hay ms de una. Pulsando el enlace Elegir de los contactos, accedemos a una lista con nuestros contactos de GMail, para poder aadir esas direcciones con un clic. Despus marcamos como Para editar o Para ver, dependiendo de cmo queramos invitar a los usuarios. Lo habitual es avisar mediante correo electrnico al nuevo usuario de que hemos compartido con l un documento. Esto los hacemos con los campos de la derecha: Si optamos por enviarlo, no es necesario rellenar nada, y se enviara un mensaje como el siguiente:

Pero si lo rellenamos, lo haremos como con un correo electrnico normal:

Podemos personalizar el aviso escribiendo en el campo Mensaje.

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Si elegimos Pega el elemento en el mensaje de correo electrnico , el documento se enviar en el cuerpo del mensaje, como si lo hubisemos escrito en el campo Mensaje.

Enviarme una copia enva una copia a nuestro correo. Pulsando Enviar, mandamos el mensaje.

Pero este mensaje es opcional. Podemos no enviarlo pulsando el enlace Aadir sin enviar invitacin. Ahora, los elementos compartidos aparecern en el listado de documentos de nuestro colaborador. Podemos compartir un documento con un mximo de 100 usuarios, pero solo 10 podrn editarlo de forma simultnea. En la pestaa Permisos avanzados encontramos otras opciones: Permitir que los editores inviten a otros usuarios a editar o ver. Estando marcado, permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se desmarca, los colaboradores pierden ese privilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no slo al hacer una nueva invitacin. Si marcamos Permitir el reenvo de invitaciones, un usuario puede ser invitado indirectamente a travs de una lista de correo. Si en algn momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan sido invitados directamente a travs de su direccin de correo. 14.4. Gestionar el uso compartido Cuando hemos compartido un documento, o lo han compartido con nosotros, podemos consultar qu colaboradores o lectores participan en l. En la pantalla de inicio, se muestran en cada documento que usuarios lo comparten:

En la columna Carpetas/Uso compartido aparecen los usuarios que comparten el documento. El primer usuario es el propietario.

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Cuando un documento est compartido, podemos gestionar sus usuarios desde la pestaa Usuarios con acceso de la pantalla Compartir con otros usuarios:

Lo primero que apreciamos es un listado con los usuarios que participan en el documento. Junto a ellos, encontramos un desplegable que nos permite cambiar sus permisos. As, podemos hacer que alguien que poda editar, pase a slo poder ver el documento. O incluso podemos asignar a otro como propietario del documento, lo que nos dejar como simples editores. Ten en cuenta, que si dejas de ser el propietario, no podrs volver a serlo a no ser que el propietario actual te vuelva a asignar ese rol. Observa que en el desplegable aparece la opcin Ninguno. Con esta opcin, dejamos de compartir el elemento con ese usuario. Pero si lo que quieres es quitar a todos los usuarios, dispones del enlace eliminar todos, en la parte inferior. Cuando hayas terminado, solo queda Guardar y cerrar para aplicar los cambios. Una opcin ms avanzada es controlar el acceso. Esto lo hacemos desde el enlace Cambiar:

Solicitar acceso siempre, para que tanto colaboradores como lectores tengan que iniciar sesin para acceder al documento.
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Permitir que los usuarios visualicen sin acceder, permite por ejemplo que cualquiera pueda ver el documento, pero debe loguearse para editarlo.

Permitir que los usuarios editen sin acceder hace que cualquiera pueda modificar el documento.

En la parte derecha encontramos otras opciones, que puede que alguna vez nos sean tiles:

Enviar correo electrnico a estas personas nos permite enviar un correo a todos los usuarios con los que compartimos el elemento.

Crear evento con estas personas nos permite organizar un evento, por ejemplo una cita, con colaboradores o lectores. Para esto se utiliza Google Calendar.

14.5. Recibir una invitacin Cuando nos invitan a compartir un documento, quien ha hecho la invitacin, puede habernos mandado un mensaje o no. Si lo ha hecho, nos llegar un mensaje de correo electrnico. En l habr un enlace que nos lleva directamente al documento. Si no nos ha enviado ningn mensaje, no seremos conscientes hasta que iniciemos una sesin en Google Docs. En ambos casos encontraremos los documentos compartidos en nuestra pantalla de inicio. Invitacin para editar:

Veremos y accederemos al documento exactamente igual que si fuese un documento propio. Y podremos hacer las mismas acciones que sobre cualquier documento. El documento aparecer destacado como nuevo, y adems, veremos que esta vez no somos el propietario.

Observa tambin que el documento se ve en negrita sobre fondo blanco. Se ver as cada vez que un colaborado haya hecho cambios que no hayamos visto.
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Invitacin para ver:

Si somos invitados como lectores, en la pantalla de inicio no se distingue de otros documentos, pero al abrirlo, observamos que no podemos editarlo, slo guardarlo o imprimirlo.

En las hojas de clculo y presentaciones encontraremos adems un chat para comunicarnos con el resto de lectores, o colaboradores que estn debatiendo. En otros casos, pueden invitarnos directamente de forma temporal. Por ejemplo, para que veamos una presentacin, para lo que slo necesitamos que nos enven la URL, sin necesidad de que nos inviten. 14.6. Colaborar en la edicin La forma de trabajar con un documento compartido, ser exactamente la misma que con un documento no compartido. La nica diferencia, es, que si hay alguien ms editando el documento en el mismo instante, nos aparecer indicado en la parte derecha de la barra de mens.

En el caso de las hojas de clculo, podemos pulsar sobre el aviso para iniciar un chat. Si el aviso se vuelve naranja, es que otros usuarios han iniciado el chat y han escrito un mensaje.
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Hay que tener en cuenta, que los cambios de un colaborador no se reflejan de forma instantnea en las pantallas de los dems. Puede que dos colaboradores coincidan, y modifiquen el mismo dato antes de que se produzca la actualizacin. En tal caso, prevalecer la modificacin realizada primero. Es en esta fase cuando realmente cobra sentido el uso de los comentarios. 14.7. Compartir con todos Existe otra forma de compartir el un documento, que nos permite compartirlo con cualquier usuario que conozca la URL de un enlace especfico del documento. Esta URL de enlace la debemos de generar usando el men Compartir Obtn enlace para compartir.

As llegamos a la siguiente ventana:

La opcin ms importante es Permitir que lo vea cualquiera que tenga el enlace (no se requiere acceso), que es la que activa el enlace. Al marcarla, cualquiera que lo conozca podr ver el documento como un lector. Si queremos dejar de compartirlo, basta con desactivar esta casilla.

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Adems, tenemos la opcin Permitirles tambin editar. Esta opcin habilita a todo el mundo a modificar el documento. Los cambios que realicen, aparecern como realizados por invitados. La direccin que aparece en la caja de texto es la que tenemos que facilitar a aquellos usuarios que queramos que participen en el documento. Una vez seleccionadas las opciones, pulsa Guardar y cerrar. Ahora, ya puedes dar a conocer el enlace. 14.8. Publicar un documento Publicar un documento en Google Docs es, como se dice coloquialmente, colgarlo en Internet. Al publicarlo, permitimos que nuestro documento pueda ser visto por cualquier usuario de internet que conozca su direccin, como si de una pgina web se tratase. La diferencia entre acceder al documento de este modo, y hacerlo como lector invitado, es que el lector tiene disponibles las opciones de impresin y de guardarlo como uno de los formatos soportados.

La publicacin de un documento se gestiona desde la pantalla Publicar este documento, accesible desde el botn desplegable Compartir del propio

documento seleccionando Publicar como pgina web, o desde la pantalla de inici, seleccionando Publicar en el men Ms acciones. Accederemos a la pantalla para un documento no publicado (la siguiente imagen corresponde a un documento de texto):

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La opcin Volver a publicar automticamente cuando se realicen cambios, sincroniza la versin publicada de nuestro documento con el documento que editamos. As, los cambios realizados se irn actualizando en la versin publicada (slo para documentos de texto).

Pulsando el botn Publicar el documento, nuestro documento estar disponible en internet.

Google Docs tambin nos permite publicar nuestro documento de texto a travs de un blog, si poseemos uno, pulsando el botn Publicar en blog. Para hacerlo debemos definir la configuracin de nuestro sitio de blogs. La principal diferencia entre Publicar y el enlace para compartir, es que con el enlace muestra el documento actual, mientras que a publicar, publicamos una versin. Y si no la actualizamos, ser distinta al documento original. 14.9. Un documento ya publicado Una vez completado el proceso, las opciones de la pantalla Publicar este documento cambian ligeramente, mostrando las caractersticas y opciones propias de un documento publicado:

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Tu documento se puede ver pblicamente en: Nos indica la direccin de acceso a nuestro documento en Internet. A cualquiera que se la proporcionemos podr ver libremente el contenido del documento.

Una forma fcil y rpida de enviar la direccin de publicacin a nuestros contactos es usando las opciones de correo electrnico, que veremos en el siguiente tema. Volver a publicar documento: actualiza el documento publicado a su original, por si hemos efectuado cambios. Es til slo si la opcin Volver a publicar automticamente no est marcada. Podemos cancelar la publicacin, impidiendo que nuestro documento siga siendo accesible en internet, pulsando en Detener publicacin. En el caso de los documentos de texto, podemos Consultar las estadsticas de visitas de tus documentos publicados si

configuramos Google Analytics. En las hojas de clculo, podemos decidir qu hoja publicar, y en qu formato se visualizan. En las presentaciones, encontraremos un cdigo HTML. SI lo copiamos en una pgina web se ver un marco con los controles necesarios para reproducir la presentacin.

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Cuando volvamos a la pantalla de inicio, veremos que se indica en la columna Carpetas / Uso compartido que el documento ha sido publicado, y ahora es accesible para todos.

Ahora, cuando pulsemos vista previa en cualquiera de los mens, veremos directamente la versin publicada de nuestro documento.

UNIDAD 15. REVISIONES

15.1. Introduccin Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente editndolo y guardndolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versin que tenamos hace un par de das antes de que la modificase un colaborador, o simplemente echarle un vistazo. Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Docs. Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas.

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En ellas tambin aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido.

Podemos acceder a la pantalla de revisiones, desde la pantalla de inicio, haciendo clic en el men del Ms acciones Revisiones. Otro camino es desde la pantalla de edicin desde el men Archivo Ver Historial de revisin. Nota: Vamos a explicar las revisiones para documentos compartidos. Si el documento no es compartido, la nica diferencia es que como autor siempre aparecer el propietario (Yo). 15.2. Historial de revisiones Cuando accedemos a las revisiones de un documento de texto o presentacin, lo hacemos al Historial de revisiones. El Historial de revisiones nos muestra todas las revisiones acumuladas para un documento, con una breve vista de lo que se ha modificado en cada revisin. Desde aqu podremos seleccionar revisiones para compararlas o

visualizarlas.

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En ltima modificacin se detalla el tiempo que ha transcurrido desde que se cre esa revisin, y el autor. En Cambios se muestra una parte del texto aadido en cada revisin, o si se ha aadido una diapositiva... depende del tipo de documento. Algunas revisiones pueden aparecer agrupadas, mostrando el intervalo a la derecha, por ejemplo revisiones. Pulsando sobre el nmero de la revisin la visualizaremos. Seleccionando dos revisiones, de la misma manera que seleccionamos dos documentos, y pulsando el botn Comparar seleccin, veremos las diferencias entre ambas revisiones. Esta opcin la encontramos en los documentos de texto. 15.3. Visualizar revisiones Al pulsar sobre el nombre de una revisin, en el historial de revisiones o directamente al acceder a las revisiones de una hoja de clculo se muestra el documento como estaba en la revisin seleccionada. Esta ventana variar un poco, dependiendo del tipo de documento: En documentos de texto, la pantalla muestra este aspecto: . Pulsando sobre l, se muestran estas

Los botones Anteriores y Ms recientes nos permiten, respectivamente, retroceder o avanzar una revisin partiendo de la que visualizamos en ese momento.

Si decidimos recuperar alguna revisin, pulsaremos el botn Recuperar sta. Se nos pedir nuestra conformidad para continuar.

Si ms tarde cambiamos de idea, podemos volver a cargar la versin que tenamos antes de usar las revisiones.
-

Al ver las revisiones de un documento publicado, tambin aparecer el botn Publicar sta. Lo que hace, es actualizar la versin publicada del documento a la revisin elegida.

Para seleccionar una revisin concreta pulsamos en << Volver al historial de revisiones.
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En hojas de clculo, la pantalla es similar.

La nica diferencia con las revisiones de texto, es que se muestra un desplegable con todas las revisiones disponibles, para que seleccionemos de forma ms cmoda una revisin distante a la actual, en vez de tener que recorrerlas todas una a una. Otra diferencia, es que tal como se indica, las celdas que hayan cambiado con respecto a la anterior aparecen resaltadas. En presentaciones, la visualizacin solo muestra la opcin de recuperar la revisin.

En este caso, la revisin se habr abierto en una nueva ventana, as que para volver al historial slo tenemos que cerrarla. 15.4. Comparar dos revisiones de texto Seleccionando dos revisiones de texto en el historial y pulsando Comparacin seleccionada, accedemos a una vista de la revisin, en la que se muestran con distintos colores, las diferencias entre las revisiones.

Autores: Nos muestra la leyenda que asocia los autores con los colores que se usarn en la visualizacin. Las revisiones se muestran de la siguiente forma, comparndose con la revisin inmediatamente anterior:
-

Texto normal: el texto que no se ha modificado. Texto sobre fondo de color : texto que se ha aadido o modificado. Texto coloreado tachado: texto eliminado, o versin anterior de un texto modificado.

Normalmente, el color del propietario es el verde.

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UNIDAD 16. DESCARGAR, ENVIAR POR CORREO E IMPRIMIR

16.1. Descargar el documento Otra opcin de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro disco duro, pudindolo editar despus con otros programas. Primero debemos elegir cmo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qu vamos a hacer despus con el documento y de qu programas disponemos para leerlo o modificarlo. Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos:
-

Documentos de texto: Word (.doc) - Necesitars alguna versin de Microsoft Word o un programa compatible para abrirlo.

OpenOffice (.odt) - Necesitars tener instalado el OpenOffice para abrirlo. PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se modifique.

RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrs abrir con la mayora de los editores.

Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con formato.

HTML comprimido (.zip) - Como una pgina web. Podr abrirlo cualquier navegador, pero en un formato comprimido para ocupar menos espacio.

Presentaciones:

- PDF (.pdf) - La presentacin se descargar en un archivo PDF. - PowerPoint (.ppt) - Se descargar como un archivo de presentacin, que podramos abrir con PowerPoint. - Texto (.txt) - Se descargar slo el texto contenido en las diapositivas, en un archivo de texto sin formato.
-

Hojas de clculo. Excel (.xls) - Se guardar como una hoja de clculo de Microsoft Excel.
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OpenOffice (.ods) - Se guardar como una hoja de clculo, editable con OpenOffice

PDF (.pdf) - Se guardar como un archivo PDF. CSV (.csv)* - Es un formato de archivo de texto, en el que cada fila forma una lnea y los valores se separan por comas. Se puede utilizar con muchos programas.

Texto (.txt)* - Se guarda como un archivo de texto sin formato. Html (.html)* - Se guarda como una pgina web, que contiene una tabla con el contenido de la hoja.

* Con estos formatos slo guardamos la hoja, no el libro completo.

-

Dibujos: PNG - Es el tipo de archivo ms adecuado para exportar textos, grficos y dibujos, y adems soporta transparencias.

JPEG - Es el formato ms adecuado para fotografas, aunque se pierde calidad en textos y no soporta transparencias.

SVG - Es un formato de archivo vectorial, en el que conservamos los trazos originales, e incluso podremos editarlo si tenemos el programa adecuado.

PDF - Se guardar como un archivo PDF. Documentos PDF. PDF (.pdf) - Slo podemos descargarlo como PDF, sin convertirlo a otros formatos.

Podemos descargarlo a nuestro disco duro de dos formas: Desde la pantalla edicin:

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Pulsamos en Archivo. Del desplegable, escogemos Descargar archivo como (o Exportar si esta opcin no aparece) seguido del tipo de archivo que nos interese. Desde la pantalla de inicio:

Desde aqu tenemos la ventaja de poder descargar varios elementos a la vez, Seleccionamos el documento o documentos y pulsamos el botn Ms Acciones, y elegimos la opcin Exportar. Se abrir la siguiente ventana, donde veremos los distintos archivos agrupados por tipo:

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Debemos de elegir a qu queremos convertir cada tipo de archivo, e incluso podemos descargar Todos los elementos que tengamos en Google Docs. Los archivos irn todos comprimidos en un archivo zip. En ambos casos, nos aparece un mensaje del navegador preguntndonos si queremos guardar el documento o abrirlo. Nota: Esto depende ntegramente del navegador usado y cmo lo hayamos configurado. Por ejemplo, al querer guardar el documento Primero como un documento de Word nos aparece:

Al pulsar guardar, nos pedir la carpeta en la que queremos guardarlo:

En la parte central de este cuadro de dilogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Descargas.
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Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de dilogo:

La ubicacin Nombre Tipo

Veamos cmo rellenarlos: Ubicacin

Aqu debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a guardar el documento. Por defecto aparecer la carpeta predeterminada, normalmente la que tengas configurada para las descargas de internet, si quieres guardar tu archivo en otra carpeta debes buscarla. Haciendo clic en el botn con el tringulo en la barra de direccin puedes visualizar la estructura de carpetas desde el nivel en que nos encontramos hacia arriba. Para ir a una carpeta de esta estructura, o a otra unidad, basta con hacer clic sobre ella. Mediante el icono volvemos a la carpeta anterior. , la

Tambin puedes crear una nueva carpeta con este icono carpeta se crear dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en.

Para facilitarnos la bsqueda de nuestra carpeta dispone de una lista de carpetas a las que se puede acceder haciendo clic en uno de los cinco iconos de la izquierda. Nombre del archivo

Escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento. Si no lo cambiamos, mantendr el nombre que tena en Google Docs. Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de dilogo como el que se muestra. Nos pregunta si queremos remplazarlo.

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Si pulsamos S el archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el nuevo que estamos guardando. Si pulsamos NO se nos mostrar de nuevo el cuadro de dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando. 16.2. Enviar por correo electrnico Enviar el documento.

En vez de descargarlo a nuestro equipo, podemos directamente envirselo por correo a alguien: En la pantalla de edicin de los documentos de texto, en el

men Compartir encontramos la opcin Enviar por correo electrnico como archivo adjunto... que nos permite acceder a las opciones correo electrnico que posee nuestro documento, dependiendo de si est compartido o publicado.

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Llegamos as al formulario de envo de correo, con los campos habituales:

Tenemos dos formas de enviar el documento: Pegar el documento en el mensaje de correo electrnico: El documento formar parte del cuerpo del propio correo, como si lo hubisemos redactado desde GMail, pero sin perder ningn formato o elemento. Adjuntar el documento: nos permite enviar el documento como adjunto al mensaje, eligiendo entre los archivos en los que se puede exportar el documento. Aqu hemos de tener cuidado. Por ejemplo, si slo queremos que alguien vea nuestro trabajo, ser mejor envirselo como HTML o PDF, para que lo pueda ver directamente desde su navegador, ya que si se lo mandamos en Word, tendr que descargarlo, arrancar Word y abrirlo. El resto de campos, son los estndar para un correo electrnico:
-

En el campo Para: escribimos la direccin del destinatario. Podemos pulsar en Elegir de contactos para seleccionar el destinatario de nuestra lista de contactos GMail.

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En Asunto escribimos el asunto del correo. Por defecto aparece el nombre del documento.

En Mensaje podemos incluir un texto que acompae al documento. La opcin Enviarme una copia marcada enviar una copia del correo a nuestra direccin.

Pulsamos el botn Enviar para enviar el correo o Cancelar para volver a la pantalla de edicin. Para enviar un correo a colaboradores y lectores del documento,

podemos usar el men Compartir del documento:

Esta opcin slo aparece en documentos compartidos.

Utilizando este tipo de envo podemos contactar fcilmente con los colaboradores y lectores que participen en nuestro documento. Estos nos aparecen listados para que con slo marcarlos, se les enve el correo. Lo nico distinto es que hemos de marcar a quienes les queremos enviar el correo.
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Recuerda que desde la pantalla de la que administramos los colaboradores y lectores del documento, tambin podemos enviarles un correo. 16.3. Imprimir un documento Recuerda: para poder imprimir directamente un documento desde Google Docs, debemos ser el propietario, uno de los colaboradores, o por lo menos un lector. Si no, lo imprimiremos como una pgina web. Para imprimir un documento, debemos de estar en la pantalla de edicin. Documentos de texto. de la barra de herramientas o las

Podemos imprimir pulsando el icono teclas Ctrl + P.

Tambin encontramos esta opcin en el men Archivo, donde adems encontramos la opcin Configuracin de impresin, que es la primera que veremos.

A pulsar sobre esta opcin se muestra la pantalla Configuracin de impresin que nos permite configurar el documento para su impresin:

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Aqu encontramos las opciones tpicas de impresin:

-

Orientacin,

donde

establecemos

la

orientacin

del

papel

en Vertical u Horizontal (apaisado)

-

Tamao del papel, con un desplegable que nos permite elegir el tamao ms apropiado.

Los Mrgenes del documento, la distancia entre el contenido y el borde de la hoja en sus cuatro lados, en pulgadas. 1 pulgada = 1,6 mm.

Anotaciones, donde podemos elegir si Incluir los nmeros de pgina, y su posicin, y si Incluir los comentarios que pueda contener el documento.

Los

botones Imprimir,

que guarda

continua esta

con

la

impresin para

del

documento, Aceptar que

configuracin

futuras

impresiones, pero no imprime y Cancelar que anula los cambios. Utilizando el comando Imprimir, se inicia la impresin del documento, por lo que se abrir la ventana con las opciones de impresin del sistema operativo. En el men Archivo encontramos tambin la opcin Imprimir como pgina web. El sistema operativo no imprime igual una web que un documento. Al elegir esta opcin se imprimir el documento directamente desde la pgina web, sin tener en cuenta la configuracin de impresin que hayamos especificado. Hojas de clculo.

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La impresin se realiza desde el icono el men Archivo Imprimir.

, de la barra de herramientas, o desde

Al imprimir, nos aparece primero la ventana Configuracin de impresin.

En ella podemos definir cuatro opciones:

-

Qu partes? Donde seleccionamos si slo imprimimos la Hoja actual o si se imprimirn Todas las hojas.

De qu tamao? Aqu decidimos si el ancho de la hoja se ajustar a la anchura del papel, o si se utiliza el tamao real, lo que puede dejar las el papel sin llenar, o que las filas ocupen ms de una hoja.

Con qu orientacin? Donde decidimos si la pgina se mostrar en Horizontal o vertical. Esta decisin se basar en la cantidad de columnas, y en lo ancho de su contenido.

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Qu tamao del papel? con un desplegable que nos permite elegir el tamao ms apropiado.

Al pulsar Imprimir aparecer el cuadro de dilogo Imprimir del sistema operativo. Presentaciones. Para imprimir una presentacin, pulsamos el men Archivo Imprimir. Se abre la Vista previa de impresin.

En diseo, podemos concretar el nmero de diapositivas por pgina que queremos imprimir, y si se imprime el fondo de la diapositiva ( Mostrar fono) o las Notas de orador.

El botn Guardar como PDF... nos permite descargar un pdf de la presentacin generado con las opciones marcadas.

Y el botn Imprimir, inicia el cuadro de dilogo Imprimir del sistema operativo.

Realmente lo que Google Docs hace es crear un PDF con la configuracin que elegimos (excepto si imprimimos como pgina Web), y es eso lo que se enva al sistema operativo para su impresin. Si el archivo es muy grande, puede que Google Docs nos invite a descargarlo en vez de imprimirlo directamente. O que se abra al PDF, que deberemos imprimir con las opciones de nuestro lector.
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Por eso el dilogo de impresin que se nos muestra es el de la aplicacin que tengamos asociada con los archivos PDF. En este caso, vamos a ver las opciones bsicas del dilogo de impresin de Adobe:

En la seccin Impresora encontramos el desplegable Nombre, desde el que podemos elegir una de las impresoras configuradas en el equipo. Pulsando en Propiedades, accedemos a las opciones avanzadas de la impresora seleccionada.

En Intervalo de impresin decidimos qu pginas se imprimen. Podemos imprimir Todas las pginas del documento, las pginas que estamos viendo con el visor PDF (Vista actual), por ejemplo, si estamos viendo varias a la vez, la Pgina actual, que imprimir slo la pgina que estamos visualizando cuando mandamos la impresin, o especificar las pginas, si marcamos Pginas y ponemos la pgina de inicio y la de fin separadas por un guin para intervalos, y separadas por coma para separar pginas sueltas o intervalos (p.ej. 3 - 9, 12, 14, 15 - 20). EnSubconjunto podemos concretar si se imprimen todas las pginas seleccionadas, slo las pares o
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slo las impares. Invertir pginas comienza a imprimir por el final. Por ejemplo, si nuestra impresora deja las pginas con la cara impresa hacia arriba, esta opcin har que queden ordenadas.

Manejo de pginas. Aqu encontramos el nmero de Copias que queremos imprimir. Si son varias, podemos utilizar la opcin Intercalar, que imprime las pginas iguales juntas.

En Escalado de pgina, podemos hacer que se impriman varias pginas por hoja, o que el tamao de la pgina se ajuste al de la impresin.

A la derecha, podemos previsualizar el resultado, recorriendo las pginas con el control que aparece sobre el botn Cancelar.

Para iniciar la impresin, slo nos queda pulsar Aceptar.

UNIDAD 17. CONFIGURACIN

Hay una serie de parmetros, como el idioma o la zona horaria, que podemos cambiar accediendo a la pantalla de configuracin de Google Docs. A esta pantalla se accede pulsando el vnculo Configuracin Configuracin de Docs situado en la esquina superior derecha de cualquier pantalla.

La pantalla se divide en dos pestaas que describiremos a continuacin. En cualquiera de ellas, el vnculo << Volver a Google Docs y el

botn Guardar salvan los cambios realizados y regresando a la pantalla de inicio, mientras que el botn Cerrar lo hace sin guardar los cambios.

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17.1. Configuracin General

En la lista desplegable Idioma podemos escoger el idioma en que se nos muestra Google Docs. Por defecto, tomar automticamente el oficial del pas desde el que nos conectamos si est disponible. Si no, se mostrar en ingls. Pero podemos cambiarlo por cualquiera de los muchos idiomas en los que el programa est traducido. No obstante, hay que decir que los cambios y nuevas funciones aparecen primero en ingls, y poco a poco se van aadiendo al resto de idiomas.

Tu zona horaria actual: aqu encontramos una amplia lista de ciudades y su correspondencia horaria GTM, debiendo seleccionar la que ms se aproxime a la nuestra. Es conveniente revisar este valor, porque podra ser incorrecto. Adems. si no lo establecemos, puede que la fecha de modificacin de unos tipos de documento se muestre correctamente, y la de otros no.

Dnde se abren los elementos: Por defecto se abren En una ventana nueva (que en el navegador se muestra como una pestaa) y siempre queda en otra la Pantalla de inicio. Podemos cambiarlo a En la ventana actual.
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Actualizar indicadores. Esta opcin slo tiene sentido en documentos compartidos. Es la que se encarga de destacar en la pantalla de inicio los que tienen cambios que an no hemos visto.

Almacenamiento. Slo es informativo. Nos muestra el espacio de almacenamiento usado, y la opcin de contratar ms.

Editar tu perfil y Configuracin de la cuenta Google son opciones de configuracin de nuestra cuenta Google, y afecta a todas las aplicaciones de Google, no slo a Google Docs. Por ejemplo, podremos cambiar la contrasea, nuestra imagen, etc...

17.2. Configuracin de edicin

Controles de derecha a izquierda permite cambiar el orden de los controles, pero slo tiene sentido para idiomas en los que se escribe de derecha a izquierda.

Nueva versin de documentos de Google. A la hora de revisar este curso, se est cambiando el entorno del editor de texto, pero an tiene algunos detalles por pulir. Con esta opcin, podemos probarlo en los nuevos documentos.

Feeds RSS. El uso de Feeds bsicamente consiste en un programa (normalmente nuestro propio navegador), que se encarga de revisar aquellos sitios que hayamos aadido como fuentes, y avisarnos cuando se

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produzcan cambios. Podemos utilizar esta herramienta para que nos notifique cuando encuentre cambios en los documentos.

En Seguimiento de documentos publicados, si estamos registrados en Google Analytics, podemos introducir aqu nuestro cdigo para utilizar este servicio de Google y comprobar el trfico de visitas en nuestros documentos de texto publicados. El servicio es gratuito para pginas con menos de 5.000.000 de visitas.

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