Fase II

Diagnstico de la Organizacin

2.1.- DIAGNSTICO INTERNO 2.1.1.- Determinacin de los Valores estratgicos Los valores estratgicos son aquellas creencias o principios que soportaran a la visin, misin y objetivos y metas estratgicas de la institucin y sirven como marco de referencia para todo el proceso de planeamiento. La organizacin debe definir una escala de valores que en su conjunto integren la filosofa de la organizacin y esta deber ser la raiz que nos lleve a conseguir nuestro objetivo planteados. Para la determinacin de los valores estratgicos se convoco al personal interno de la Empresa para Determinar cuales serian nuestros puntos fuertes frente a nuestros clientes y competidores. Segn el anlisis efectuado los valores estratgicos de la institucin son: Calidad en la Elaboracion de Requerimientos Comunicacin Constante con el Cliente Trabajo Colectivo Eficiente Compromiso en la Entrega Puntual en Fechas Acordadas

Anlisis deValores Estrategicos

Fuente: Elaboracin propia

Como se puede apreciar en el Grfico, del listado de valores todos stos muestran un alto puntaje es decir todos son consenso considerados importante para la Empresa sin embargo despus de llegar a un entre los convocados se concluy que los valores estratgicos para la misma son los mencionados anteriormente ya que estos son imprescindibles para el buen desempeo y xito de la Empresa.

2.1.2.- Anlisis de la Cadena de Valor La cadena de valor de una empresa y la forma en que desempea sus actividades individuales son un reflejo de su historia, de su estrategia, de su enfoque para implementar la estrategia y las economas fundamentales para las actividades mismas. El anlisis de la cadena de valor es una tcnica original de Michael Porter descrita en su libro Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance de 1985, la cadena de valor categoriza las actividades que producen valor aadido a la organizacin, su objetivo es maximizar la creacin de valor para el cliente mientras que los costos se minimizan. A continuacin detallaremos la Cadena de Valor de la Empresa MicroTech:

Cadena de Valor Actual para MicroTech

Administracin:
Administracin de personal Supervisin y control de actividades. Administracin de recursos materiales y financieros de la institucin. Control de gastos.

Planeacin:

Contabilidad y Finanzas:

Elaboracin del presupuesto anual. Registro de ingresos y egresos Elaboracin de Diseos de Software Elaboracin de estados financieros Diseo de Cronogramas de Trabajo Elaboracion de planilla de remuneraciones Elaboracin de Estrategias de NegocioPago de impuestos, haberes, proveedores, etc.

Recursos Humanos
Solicitud de personal Convocatoria Evaluacin y seleccin Contratacin de personal

Asignacin de personal Control de asistencia Capacitacin pedaggica del personal

Asignacin de personal Monitoreo del personal

Organizar Capacitaciones del Personal

Desarrollo Tecnolgico

Brindar soporte tcnico e Control de nuevos sistemas: Sistema informtico contable / Sistema de adquisiciones y Administracin de la red control de inventarios / Sistema de Sistemas de Matrculas Control de Recursos Humanos Sistema de Tesorera Brindar capacitaciones a usuarios

Administrar los recursos y servicios tecnolgicos. Desarrollo de Administracin de Redes Sociales Sistema Acadmico Creacin de la pgina Web institucional.

Actualizar informacin sobre la Empresa y Eventos travs de la Pgina Web Institucional

Atencin Online y Telefnica Pgina Web Empresarial

Abastecimiento
Distribucin de mobiliario, equipos y materiales Control de inventario Elaboracion ordenes de compra

Solicitud de requerimientos Ejecucin de abastecimiento. Control de Distribucin de Equipos

Operaciones
Desarrollo de Sistemas Logstica Interna Informticos Preparacin de los Proyectos Diseo de Paginas Web Solicitudes de Compra . Montajes de Hardware Recepcin y almacenamiento Programacin de materiales y quipos Auditoria en TICs Devolucin de materiales y equipos. Distribucin de Equipos

Logstica Externa
Pruebas Finales y Entrega de Software Configuracin y Montaje de Redes Configuracin de Servidores

Servicios Mercadotecnia y Ventas

Seleccin del canal Diseo de la publicidad Diseo de la Pagina Web Manejo de las Redes Sociales. Distribucin de Volantes y Material Publicitario Servicios de Mantenimiento de los Sistemas Informticos Servicios de Internet y Mantenimiento de las Pginas Web y Dominios Garantas y Soporte Online

2.1.3.- Perfil de Capacidad Interna (PCI) El perfil de capacidad interna es un medio para evaluar las fortalezas y debilidades de la Organizacion en relacin con las oportunidades y amenazas que le presenta el medio externo. Es una manera de hacer el diagnstico estratgico de una empresa involucrando en el todos los factores que afectan su operacin corporativa. El PCI examina cinco categoras: La capacidad Directiva La capacidad Competitiva La capacidad Financiera La capacidad Tecnolgica La capacidad de talento humano.

Procedimiento efectuado en la realizacion del PCI: 1. 2. Se realiz una lista de los debilidades y fortalezas de la Organizacion en base a encuestas efectuadas al personal Se tomo como referemcia el Cuadro de Cadena de Valor y un Analisis FODA para determinar cuales eran nuestros apectos mas resaltantes. 3. Se calific cada capacidad como fortaleza o debilidad y se analiz su impacto con el colectivo. A continuacin presentamos el PCI efectuado a la Organizacion en base a las cinco categoras:

Perfil de Capacidad Directiva FORTALEZA Capacidad Directiva

A Imagen Empresarial Uso de Planes Estratgicos Velocidad de respuesta a condiciones cambiantes Comunicacin y control gerencial Agresividad para enfrentar competencia Habilidad para responder tecnologas cambiantes Habilidad para retener a gente altamente calificada Flexibilidad de la de Cooperacion entre Distintas Areas Aplicacin de sistemas de control Toma de deciciones Efectiva Evaluacin de la gestin de la Organizacion Habilidad para solucionar problemas rpidamente. Habilidad para responder ante consultas y/o reclamos del Cliente a la a M B A M B A M B

DEBILIDAD

IMPACTO

x x x x x x x x x x x x x B= Bajo

x x x x x x x x x x x x x

Leyenda: A= Alto

M= Medio

Conclusin: La Organizacin MicroTech muestra una buena imagen Empresarial frente a la comunidad asimismo la Velocidad de respuesta a condiciones cambiantes asi como la habilidad para retener a gente altamente capacitada,
Flexibilidad de la de Cooperacion entre Distintas Areas y la habilidad para

responder ante consultas y/o reclamos son parte de las fortalezas ms importantes del centro. Entre las debilidades se visualiza la Agresividad para enfrentar a la competencia, Aplicacin de sistemas de control y Comunicacin y control
gerencial

Perfil de Capacidad Tecnolgica FORTALEZA Capacidad Tecnolgica

A M B A M B A M B

DEBILIDAD

IMPACTO

Capacidad de Innovacin Nivel de aplicacion de normas Internacionales Establecidas Nivel de utilizacin de computadoras por todo el Personal Nivel de uso de Internet Nivel de comunicacin e integracin entre reas Utilizacin de programas o sistemas de Comunicacin entre Areas. Nivel de procesamiento de informacin de manera eficiente y eficaz Capacidad de comunicacin con los Clientes Diversidad de canales de comunicacin con los Clientes Utilizacin de la pagina Web Flexibilidad en la generacin de reportes. Nivel de inversin en tecnologa

x x x x x x x x x x x x B= Bajo

x x x x x x x x x x x x

Leyenda: A= Alto

M= Medio

Conclusin: Como fortaleza media de la Organizacion encontramos: el nivel de

utilizacin de computadoras por todo el Personal tanto para el desempeo laboral como para La Investigacion Tecnologica con un Impacto Medio. Como debilidades encontramos:
Nivel de aplicacion de normas Internacionales Establecidas, Utilizacin de la pagina Web ya que no la Usamos para Interactuar sino mas para darle Una Ventana de Informacion a Nuestro Clientes.

Perfil de Capacidad de Talento Humano FORTALEZA DEBILIDAD IMPACTO Capacidad del Talento Humano
Nivel acadmico del personal Experiencia del personal. Estabilidad del personal Ausentismo del personal Motivacin del personal Nivel de remuneracin del personal Nivel de desempeo Capacitacin al personal Incentivos adicionales al personal Identificacin del personal con la Organizacion
A M B A M B A M B

x x x x x x x x x x B= Bajo

x x x x x x x x x x

Leyenda: A= Alto

M= Medio

Conclusin: Como fortalezas de nivel alto encontramos: El nivel acadmico del personal con un impacto alto El ausentismo del personal el cual es mnimo o nulo en la Organizacion. La capacitacin al personal la cual se da peridicamente son fortalezas de impacto alto en la institucin. No se logro definir debilidades en la capacidad de talento humano. Perfil de Capacidad Competitiva

FORTALEZA Capacidad Competitiva

Calidad del servicio y/o producto ofertado Lealtad y satisfaccin de Clientes Precios competivos del medio Crecimiento de la demanda del producto. Utilizacin de la capacidad productiva al 100% Promocin y publicidad Incremento del numero de clientes Porcentaje de participacin en el mercado Imagen institucional de confianza y calidad Infraestructura operacional Adecuada y Moderna Valor agregado al producto
A M B A

DEBILIDAD
M B A

IMPACTO
M B

x x x x x x x x x x x

x x x x x x x x x x x

Leyenda: A= Alto

M= Medio

B= Bajo

Conclusiones: Entre sus principales fortalezas se menciona:

Calidad del servicio y/o producto ofertado , lealtad y satisfaccin del cliente, Precios competivos del medio, imagen institucional de Confianza y Calidad, Infraestructura operacional Adecuada y Moderna y valor agregado al producto

ofrecido las cuales tienen un alto impacto dentro de la Organizacion. Entre sus principales debilidades se menciona: Crecimiento de la demanda del producto, Promocin y publicidad, Porcentaje
de participacin en el mercado.

Matriz de Perfil de Capacidad Financiera FORTALEZA Capacidad Financiera

A M B A M B A M B

DEBILIDAD

IMPACTO

Acceso a capital cuando lo requiere Grado de utilizacin de su capacidad de endeudamiento Liquidez disponibilidad de fondos internos Habilidad para competir con precios Estabilidad de los costos Rentabilidad, retorno de la inversin Nivel de morosidad de los Clientes.

x x x

x x x x x x x

Leyenda: A= Alto

M= Medio

B= Bajo

Conclusin: La principal fortaleza de la institucin: La habilidad para competir con precios, con un impacto alto.

Entre las principales debilidades se menciona:

Liquidez disponibilidad de fondos internos

La rentabilidad, retorno de la inversin la cual es al largo plazo son debilidades de alto impacto en la Orgnizacion.

2.1.4.- Perfil de las reas Funcionales El perfil de las reas funcionales es otra herramienta para efectuar el anlisis interno de la organizacin cuyo estudio se basa en el anlisis de la cadena de valor actual Las funciones descritas en la matriz de perfil de reas funcionales fueron obtenidos de la cadena de valor actual analizada. Y los resultados fueron son:

Matriz Perfil de las reas Funcionales REAS FUNCIONALES/

FUNCIONES UNIDADES EMPRESARIALES GERENCIA

Dirigir y supervisar las diferentes funciones y actividades de las reas principales. Emitir y actualizar manuales y lineamientos para la operacin de los procesos administrativos. Atender los asuntos relacionados con las organizaciones que brindan apoyo a la organizacin.

FORTALEZAS A M B

DEBILIDADES A M B GERENCIA A

IMPACTO M B

TECNOLOGIA Y DESARROLLO
Recopilacion de Informacion Investigacion Innovadora Desarrollo de nuevas Tecnologias

TECNOLOGIA Y DEARROLLO x x x VENTAS Y MARKETING

X X X X X X X X

x x x

VENTAS Y MARKETING
Preparar planes y presupuestos de ventas Gerenciar los procedimientos de compra Promover la Gestion de Proyectos Habilitar Oportunidades a Clientes

SOPORTE
Solucion de Posibles Contratiempos Soporte Informatico a Diferentes Areas Capacidad de Manejar Garantias

SOPORTE x x x DESARROLLO x x x x x x x x x

DESARROLLO
Implementacion de Normas y Estandares Uso Efectivo de los Tiempos Campo de Desarrollo de Aplicaciones Utiles

Conclusin: Entre las principales fortalezas con impacto alto encontramos:

Dirigir y supervisar las diferentes funciones y actividades de las reas principales.

Promover la Gestion de Proyectos Habilitar Oportunidades a Clientes

 Capacidad de Manejar Garantias Campo de Desarrollo de Aplicaciones Utiles

No se pudieron Determinar Debilidades dentro las Areas de la Organizacin. 2.1.5.-Evaluacin de los Factores Interno de xito (EFI) Son aquellas fortalezas y debilidades obtenidas de las matrices PCI y PAF con impacto alto. El anlisis de los Factores Internos de xito se muestra en la matriz presentada a continuacin: Matriz de Factores de xito Internos FACTORES CRITICOS PARA EL EXITO
Imagen Empresarial Habilidad para retener a gente altamente calificada Habilidad para responder ante consultas y/o reclamos del Cliente Nivel de inversin en tecnologa Nivel acadmico del personal Capacitacin al personal Flexibilidad de la de Cooperacion entre Distintas Areas

PESO FUERZAS .15 .13 .10 .15 .15 .08 .06

CALIFICACION

PROMEDIO PONDERADO

3 2 3 2 4 2 2

.45 .26 .30 .30 .60 .16 .12

DEBILIDADES
Rentabilidad, retorno de la inversin Agresividad para enfrentar a la competencia TOTAL

.09 .09 1.00

2 3

.18 .27 2.64

Conclusin: La Organizacion tiene buen posicionamiento interno ya que el resultado 2.19 es mayor a 0.45.

2.2.- DIAGNSTICO EXTERNO 2.2.1.- Examen del medio.El medio se refiere a los factores que estn fuera de la organizacin. Ello incluye las fuerzas, eventos y tendencias con los cuales la compaa interacta. Generalmente las fuerzas del medio se consideran fijas no obstante stas pueden ser influidas por la estrategia que se elija y tener un profundo impacto en el negocio y en su xito potencial. Es por ello que es necesario identificar las fuerzas importantes del medio, evaluarlas y institucin. Para efectuar el anlisis del medio se han clasificado 6 factores externos los cuales describiremos a continuacin: Factores Econmicos: Son aquellos relacionados con el comportamiento econmico del pas, el flujo de dinero, bienes y servicios, la estabilidad monetaria, etc. Factores Polticos: los que se refieren al uso o asignacin del poder en relacin con los normas, gobiernos leyes, nacionales, reglamentos, departamentales, locales, generar estrategias para el mejor desempeo de la

sistemas de gobierno, etc. Factores Sociales: los que afectan el modo de vivir de la gente, incluso sus valores (educacin, salud, empleo, seguridad, creencias, cultura, migraciones, etc.).

Factores Tecnolgicos: los relacionados con el desarrollo de la tecnologa tanto a nivel nacional como internacional, la automatizacin de procesos, el uso de Internet, la aplicacin de sistemas de informacin en el procesamiento de datos, etc. Factores Competitivos: relacionado con la calidad del producto o servicio, el entorno competitivo, el mercado, etc. Factores Geogrficos: relacionado a la ubicacin, espacio, topografa, clima, seguridad, contaminacin, vas de acceso, etc.

El examen del medio es el primer paso para encontrar y analizar las amenazas y oportunidades presentes en el entorno de una empresa. El listado de los factores externos obtenidos para el anlisis se visualiza en la matriz POAM presentada en el siguiente punto de estudio.

2.2.2.- Perfil de Oportunidades y Amenazas en el Medio.El perfil de oportunidades y amenazas del medio (POAM) es la metodologa que permite identificar y valorar las amenazas y oportunidades potenciales de una empresa. Procedimiento: Para la elaboracion de esta matriz se tomo como referencia el anlisis DOFA. Se agruparon los factores segn su tipo, se elabor finalmente la matriz de Perfil de Oportunidades y Amenzas en el Medio, cada

factor fue definido como fortaleza o amenaza y su impacto en la institucin El modelo de encuesta efectuado se visualiza en el Anexo , el resultado obtenido es el siguiente: Perfil de Oportunidades y Amenazas en el Medio (POAM) [ANEXO 3] Anlisis Competitivo del Sector: Modelo de las Fuerzas Competitivas El mtodo de Porter es otra herramienta a utilizar para el anlisis externo de la institucin, en ella se analiza el modelo de las cinco fuerzas competitivas y el impacto de estas, con el fin de identificar las oportunidades y amenazas en el medio de la Organizacion. Se dice que la competitividad de una empresa depende de hasta que punto puede controlar a las cinco fuerzas competitivas y en ello las Tecnologas de Informacin tiene un rol importante ya que son herramientas que se usan estratgicamente para aumentar dicha competitividad y mas an analizar el impacto que pueda tener en cada una de las cinco fuerzas competitivas. A continuacin se presenta una breve referencia a los conceptos de cada una de las cinco fuerzas competitivas. La entrada de nuevos competidores: un mercado es atractivo o no dependiendo si las barreras de entrada son fciles de vencer por nuevos participantes, ya que estos pueden llegar con nuevas ideas y recursos y en un periodo de tiempo apoderarse del mercado fcilmente. La rivalidad entre los competidores: en este punto se analiza el desempeo de los competidores en el mercado, pues para una empresa es ms difcil competir donde los competidores estn bien posicionados, sean numerosos, ya que esto conlleva a constantes

guerra de precios, campaas publicitarias agresivas, ingreso de nuevos productos, etc. Poder de negociacin de los proveedores: el poder de los proveedores frente a los cliente es que ellos tienen la posibilidad de aumentar los precios de sus entregas, de reducir la cantidad de sus productos, mas aun si una empresa se desarrolla en un segmento del mercado en el cual los proveedores estn bien organizados y puedan imponer condiciones de precios y numero de pedidos, pero la situacin es aun mas grave cuando no existen productos sustitutos o estos son escasos o de precios altos, es por ello que los proveedores pueden afectar directamente la rentabilidad de una empresa y el anlisis de este punto es muy importante. Poder de negociacin de los compradores: este punto analiza el comportamiento de los compradores, debido a que un mercado deja de ser atractivo cuando los clientes estn bien organizados o cuando estos pueden sustituir al producto fcilmente debido a que ste no es muy diferenciado o es de bajo costo. Si los compradores estn bien organizados mayores sern sus exigencias en materia de reduccin de precios, calidad y servicios. Amenaza de ingresos de productos sustitutos: Los productos sustitutos son aquellos que desempean la misma funcin para el mismo grupo de consumidores, pero que se basan en una tecnologa diferente. Estos productos constituyen una amenaza en la medida que la sustitucin puede hacerse siempre, la situacin se complica ms si los sustitutos estn mas avanzados tecnolgicamente o si entran con precios ms bajos en el mercado. Matriz del Anlisis Competitivo del Sector

PREGUNTAS
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2.2.4.- Matriz de Evaluacin de los Factores Externos de xito (EFE).-

Esta matriz se obtiene del anlisis efectuado anteriormente en las matrices POAM y Modelo de las Fuerzas Competitivas, su finalidad es identificar los factores de xito externos ms importantes para la institucin. Matriz de Factores de xito Externos
Factores determinantes del xito
Estabilidad del mercado peruano. Mayor facilidad de acceso a tecnologas. Baja Supervisin de Licencias. Creciente automatizacin de procesos. Competencia informal. Bajo Nmero de Clientes. Bajo nivel econmico de los clientes. Rechazo del Mercado. TOTAL PESO CALIFICACION PONDERADO

OPORTUNIDADES .15 .12 .20 .18 AMENAZAS .08 .10 .12 .05 1.00 3 3 4 3 2 3 2 1 .45 .36 .80 .54 .16 .30 .24 .05 2.9

Conclusin: La Organiacion tiene buen posicionamiento externo porque el resultado es 2.15 frente a 0.75 de las Amenazas lo cual indican que el medio esta a favor de la Empresa

2.3.- DETERMINACIN DE LOS FACTORES CRTICOS DE XITO.Los factores crticos de xito son aquellos factores claves los cuales aseguran el buen funcionamiento y desempeo de la institucin asimismo son imprescindibles para el cumplimiento de los objetivos y metas. Los factores crticos de xitos se obtienen como resultado del anlisis efectuado en las Matrices de Factores de xito Interno y Externo. El resultado son los siguientes puntos:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Imagen Empresarial Velocidad de respuesta a condiciones cambiantes Habilidad para retener a gente altamente calificada Flexibilidad de la de Cooperacion entre Distintas Areas Habilidad para responder ante consultas y/o reclamos del Cliente Nivel de utilizacin de computadoras por todo el Personal Nivel de inversin en tecnologa Nivel acadmico del personal Capacitacin al personal Calidad del servicio y/o producto ofertado Lealtad y satisfaccin de Clientes Precios competivos del medio Imagen institucional de confianza y calidad Infraestructura operacional Adecuada y Moderna Habilidad para competir con precios

En conclusin, todos los factores anteriormente mencionados son imprescindibles para el buen desempeo de la Organizacin MicroTech, asimismo son fundamentales para el logro de objetivos y metas.

2.4.- ANLISIS DEL IMPACTO TECNOLGICO.El anlisis del impacto tecnolgico utiliza una representacin de los cambios tecnolgicos y los relaciona con las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades analizadas en la institucin. Grafico del Impacto tecnolgico

FORTALEZAS
Refuerzan Capitalizan

OPORTUNIDADES

CAMBIOS TECNOLGICOS DEBILIDADES

Reducen o eliminan Reducen efectos o neutralizan

AMENAZAS

Fuente: Elaboracin propia Anlisis de Impacto Tecnolgico

REDES Y SISTEMAS DISTRIBUIDOS BASE DE DATOS ACCESO A INTRANET PAGINA WEB SISTEMAS AUTOMATIZADOS

ESTRATEGIA

Optimizar la X Xcalidad de Servicio X X Capacitacion a X X Clientes X X Factor Calendario X X X X Tiempos Establecidos y Eficientemente efectuados X X X Ditribucion y Canalizacion de Productos X X X Leyenda: 1. Corto plazo 2. Mediano Plazo 3. Largo Plazo

1 1 1

1 1 1

1 1 1

1 1 1

1 1 1

1 1

1 1

1 1

1 1

1 1

Fuente: Elaboracin propia Conclusin: Las Tecnologias que e ejecutaran en un corto plazo y que on utile para el desarrollo de la Orgnizacion son todas las decritas en el cuadro anterior. 2.5.- ANALISIS FODA El anlisis FODA es un acrnimo de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, , este ayuda a determinar si la organizacin esta capacitada para desempearse en su medio, mientras mas competitiva en comparacin con sus competidores est la empresa, mayores probabilidades tiene de xito. El anlisis DOFA esta diseado para ayudar al estratega a encontrar el mejor acoplamiento entre las tendencias del medio: las oportunidades y amenazas y las capacidades internas: las fortalezas y debilidades de la empresa, dicho anlisis permitir a la organizacin formular estrategias para aprovechar sus fortalezas, prevenir el efecto de sus debilidades, utilizar a tiempo sus oportunidades y anticiparse al efecto de las amenazas. A continuacin se presenta la matriz del anlisis efectuado a la Empresa MicroTech, el listado de las oportunidades y amenazas se obtuvo de los factores de xito externos de mayor impacto, y las fortalezas y debilidades se obtuvieron de los factores de xito interno de mayor impacto.

Matriz FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

Estrategia FO: Opciones de Comunicacin con los Clientes Desarrollar un sistema de control de Informacin Proponer adecuados al demandante Precios mercado

Estrategia DO: Desarrollo Publicidad Innovadora Inversin en Investigacin Tecnolgica de

la

AMENAZAS

Estrategia FA: Realizar un estudio Estratgico del Mercado Desarrollar Polticas de Amortizaciones

Estrategia DA: Aplicar Sistemas de Control Interno