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Sistema para la Administracin de la Informacin de la Gestin del rgano Interno de Control

Lic. Mario Octavio Dazleal Guarneros. Ing. Jos Ernesto Eslava Gmez.

ndice

I.Introduccin ...........................................................................................................3 II.Objetivos ................................................................................................................3 III.Marco terico ......................................................................................................4 Fases del Desarrollo del Sistema (Esquema) ..................................................11 Requerimientos de Hardware (Esquema)..........................................................14 Requerimientos de Software (Esquema) ...........................................................15 Mdulos de operacin que componen el Sistema............................ 16 IV.Conclusiones ................................................................................... 18 V. Glosario de trminos ....................................................................... 20 VI. Referencias jurdicas y bibliogrficas .......................................... 21

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I. Introduccin El Gobierno de Mxico, con una visin estratgica, ha decidido impulsar la modernizacin gubernamental y lograr una APF con mayores estndares de calidad en los procesos y servicios que ofrece al ciudadano. La Presidencia de la Repblica de manera conjunta con la SFP se han convertido en las principales promotoras, de una nueva cultura de rendicin de cuentas, transparencia y combate a la corrupcin, impulsando la incorporacin de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (TIC) que faciliten mejores prcticas de la gestin pblica para lograr una administracin ms eficiente, gil y que responda a las necesidades de la sociedad mexicana. Actualmente el uso de TIC est cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, desde el uso de Internet, tarjetas de crdito, entre otras, haciendo posible la captura y utilizacin de la informacin en el momento que se genera, es decir, tener procesos en lnea. Por lo anterior se recomienda la utilizacin eficiente de las TIC debido a que se obtienen grandes ventajas que se adaptan a las necesidades del momento, para una adecuada toma de decisiones en el cumplimiento de los objetivos. En la bsqueda de un adecuado aprovechamiento de la informacin que maneja el OIC en CAPUFE, surge la necesidad de desarrollar un Sistema Informtico Integral para la Administracin de la Informacin derivada de la Gestin del OIC. Cuya finalidad es satisfacer los requerimientos del Organismo, de la Secretara de la Funcin Pblica y del OIC, de manera que se optimice el intercambio oportuno de la informacin y con ello la alta direccin tenga mayores elementos para una adecuada toma de decisiones (Costo, Tiempo, Calidad y Seguridad).

II. Objetivos Objetivo General Crear un Sistema Informtico Integral para la Administracin de la Informacin derivada de la Gestin del rgano Interno de Control en Capufe. Objetivos especficos 1. Constituirse como una valiosa herramienta para reportar a la SFP los avances de la gestin del OIC, de manera ms gil y efectiva. 2. Ser el medio nico de captacin, consulta y reporte de toda la informacin generada por el OIC. 3. Validar de manera sistemtica los datos proporcionados por las reas del OIC, para con ello asegurar la calidad de la informacin transmitida a la SFP y a nuestros clientes internos y externos. 4. Contribuir a la efectiva y oportuna toma de decisiones.

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III. Marco terico Metodologa aplicada: Paradigma Ciclo de Vida del Software (Royce 1970). Este modelo fue planteado para organizar el proceso de desarrollo con las etapas tradicionales: anlisis, diseo, codificacin, prueba y mantenimiento.

Anlisis de los requerimientos de la Organizacin. Se establecen los requerimientos que tiene la institucin (en este caso el rgano Interno de Control) respecto a la informacin: estructura, consistencia, eficacia y eficiencia en el manejo de la misma, oportunidad, facilidad de acceso y seguridad; En esta etapa los requerimientos del sistema se documentan y se analizan con el usuario. Principales aspectos detectados en esta etapa. Importancia de la calidad de la informacin. Es el insumo bsico con el que se va a trabajar y podemos resumir el anlisis realizado a este respecto en el siguiente esquema:

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El rgano Interno de Control (OIC) a travs de su gestin operativa emite informacin

referente a distintas materias, lo cual permite a la alta Direccin la toma de decisiones.

Para cumplir lo anterior ocurra el siguiente flujo de Informacin en el OIC (Informes de rutina):

Como se puede observar la cantidad de formatos dificultaba la facilidad en el flujo de informacin al mismo tiempo que se careca de controles efectivos para asegurar la calidad y oportunidad de la misma, y por ende el revisar o consultar datos histricos y estadsticos era una tarea sumamente compleja.
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Sondeo realizado a los rganos Internos de Control (OICs). Derivado del anlisis de la informacin diseamos un cuestionario para conocer como operan otros OICs , el cual tuvo la siguiente estructura: 1. Cuentan con sistema interno? 2. Cmo se llama el Sistema Interno? 3. El Sistema Interno contempla informacin de todas las reas (Comits, Fuerza de Trabajo, Racs) 4. Qu rea es la encargada de capturar la informacin al sistema interno? 5. Cuantas personas capturan (aproximadamente) /auditores y/o auditores) 6. Cmo se lleva la migracin de la informacin al SIPWEB? (Procedimiento) 7. El Sistema Interno permite emitir estadsticas, reportes y / o grficas. 8. Cmo se lleva a cabo el envo de informacin a la SFP? 9. Cuantas personas lo llevan a cabo? 10. Comentario Dado que en la Administracin Pblica Federal existen ms de 200 OICS, se hizo un muestreo a 57 (aproximadamente el 28%) y se les aplic la encuesta relacionada con el procedimiento que utilizan para el envo del informe a la Secretara de la Funcin Pblica sobre la Gestin Trimestral del OIC a travs del PAAC-SIPWEB. Los OICs a los que se les aplic el cuestionario fueron: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. CFE IMSS ISSSTE PEMEX PEP SAT Instituto Nacional Politcnico Instituto de Investigaciones Elctricas 8. Instituto Mexicano de Tecnologa del Agua 9. Instituto Nacional de Salud Pblica 10. Instituto de Ciencias Penales 11. Loteria Nacional para la Asistencia Pblica 12. Servicio Postal Mexicano 13. Secretara de la Seguridad Pblica 14. Comisin Federal de Telecomunicaciones 15. Comisin Nacional del Agua 16. Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa 17. Distribuidora Conasupo (Compaa Nacional de Subsistencia popular) 18. Consejo Nacional para Prevenir la Discriminacin 19. Banco Nacional de Comercio Exterior, SNC 20. Banco de Ahorro Nacional y Servicios Financieros SNC 21. Comisin para la Regularizacin de la Tenencia de la Tierra 22. Secretara de la Reforma Agraria 23. Fideicomiso Fondo Nacional de Habitaciones Populares 24. Instituto Nacional para la Educacin de los Adultos 25. Fondo Nacional para Fomento de las Artesanas 26. Telecomunicaciones de Mxico 27. Secretara de Turismo 28. Secretara del Medio Ambiente y Recursos Naturales 29. Universidad Pedaggica Nacional 30. Secretara de Economa 31. Secretara de Comunicaciones y Transportes 32. Servicio de Administracin y Enajenacin de Bienes 33. Secretara de Relaciones Exteriores 34. Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial 35. Instituto Mexicano de la Cinematografa 36. hospital General de Mxico
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37. Fideicomiso de Riesgo Compartido 38. Instituto Nacional para la Evaluacin de la Educacin 39. Instituto Nacional de Cancerologa 40. Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias 41. Instituto de Investigaciones Geolgicas 42. Secretara del Trabajo y Previsin Social 43. Centro Nacional de Metrologa 44. Secretara de Energa 45. Secretara de Desarrollo Social 46. Instituto de Ecologa

47. Financiera Rural 48. Fondo de Cultura Econmica 49. Exportadora de Sal 50. Compaa Mexicana de Exploraciones, S.A. de C.V. 51. Consejo de Promocin Turstica de Mxico, S.A. de C.V. 52. Aeropuesto y Servicios Auxiliares 53. Agroasemex 54. Instituto Nacional de Rehabilitacin 55. Talleres Grficos de Mxicos 56. Linconsa 57. Secretara de Hacienda y Crdito Pblico

Destacndose lo siguientes resultados resumidos en forma general:

Caso 1 Utilizacin del SIPCA y SIPAIC y operan de la siguiente manera:

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Caso 2 Utilizacin de Sistemas Internos y operan de la siguiente manera:

Caso 3 Se captura directamente en el PAAC-SIPWEB y operan de la siguiente manera:

Esto nos permiti establecer claramente la necesidad de contar con una herramienta que permitiera al OIC agilizar la administracin de la informacin y que contemplara todas sus reas y atender a todos sus clientes internos y externos.

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Entonces se estableci un calendario con actividades agrupadas en etapas para lograr la realizacin del proyecto.

Posteriomente a estas etapas hubo un segundo calendario con las etapas posteriores a la implantacin del sistema:

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Estas etapas se detallaron en un cronograma con el desglose detallado de actividades requeridas y los tiempos de acuerdo con la fuerza de trabajo disponible.
Proyecto de Sistematizacin
1 2 3 4 5 6 7 A nlisis 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 D iseo y C odificacin 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Pruebas 33 34 35 Im plementacin 36 37 38 39 40
Planteam iento del problem a Realizar cronogram a de actividades Conocer los antecedentes de las actividades y sis tem as locales anteriores. Definicin de los alcances del Sistem a Definir objetivos Es tablecer Metas Identificar los divers os ins um os de inform acin que recibe la subgerencia Hacer un m apeo de los ins um os , identificando las reas que los generan, el form ato en que s e reciben y el proces o que se les aplica. Analizar Sis tem as Locales Analizar a detalle los inform es im pres os . Analizar a detalle los archivos electrnicos. Analizar a detalle los inform es va Sistem as Locales . Generar propues tas para optim izar el flujo de inform acin. Validar con las Gerencias los form atos para optim izar s u funcin. Realizar una pres entacin con el anterior y nuevo procedim iento. Ens ayar presentacin Exponer Presentacin al TOIC Mapear la estructura de cam pos e inform acin requeridos en el SIPWEB Mapear los cam pos que alm acena el SIPCA-SIPAIC y s u funcionalidad Identificar principales tipos de cons ultas y reportes requeridos por el OIC Identificar y es tructurar candados , datos calculados, datos capturados , validaciones de datos , criterios , avis os , restricciones y periodicidad de eventos Dis ear estructura de Bas e de datos integral acorde a las neces idades del OIC Crear es quem a de bas e de datos validada con tablas y relaciones en Software de bases de datos relacionales Dis eo y validacin de consultas Pruebas de cons ultas m ultius uario Dis eo y validacin de reportes Pruebas de obtencin de reportes m ultiusuario Dis eo y validacin de form ularios de captura Pruebas de captura m ultiusuario Dis eo e im plem entacin de niveles de acces o de usuarios Pruebas de acces o por nivel Dis eo e im plem entacin de es quem as de res paldo 1a etapa de pruebas piloto con usuarios de la GCGI Identificar posibles correcciones y m ejoras. Depuracin. 2a etapa de pruebas y depuracin con us uarios capturando en paralelo en SIPCA/SIPAIC y SAIGO Manual de usuario y Capacitacin Docum entacin del s is tem a: es quem a de bas e de datos, form ularios , reportes , m anual de adm inis trador Liberacin del sis tem a Migracin de Datos Mantenim iento y m ejoras

M a nt e nim ie nt o

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A continuacin se indican las fases en forma esquemtica: Fases del Desarrollo del Sistema (Esquema)

Identificar necesidades, requerimientos e insumos.

Anlisis

Flujo de informacin reestructurado.

Esquema conceptual del sistema.

Requerimientos tcnicos. Metodologa / desarrollo. Esquema de Base de Datos.

Diseo y Codificacin

Formularios de consultas. Formularios de Reportes. Formularios de Captura. Configuracin de accesos al sistema. Interfase del sistema

Pruebas piloto de usuarios seleccionados.

Pruebas

Depuracin / Correcciones.

Pre - liberacin del sistema.

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Conversin / migracin de la BD SIPCA y SIPAIC al nuevo sistema. Instalacin en equipos cliente.

Induccin y capacitacin a usuarios. Pruebas en paralelo con SIPCA y SIPAIC. Ultimas correcciones / modificaciones / Concluir documentacin tcnica del sistema, manual de usuario y Liberacin del sistema.

Implementacin

Mantenimiento

Modificaciones Ampliaciones Mejoras

Diseo. El diseo del software es un proceso que se enfoca en traducir los requerimientos en una representacin del software que pueda ser establecida de forma que obtenga la calidad requerida antes que comience la codificacin. Como parte fundamental del diseo se crearon los denominados Principios de SAIGO para englobar la filosofa y los aspectos esenciales que debera considerar el sistema, mismos que a continuacin se desglosan: 1) Brindar transparencia de la informacin. 2) Ser integral: Que todas las Unidades Administrativas del OIC estn contempladas. 3) Proporcionar sentido de Unidad: Cualquier servidor Pblico del OIC puede consultar la informacin de todas las reas. 4) Ayudar a evitar errores u omisiones: Emite candados los cuales avisan y orientan al usuario, para la correccin de errores. 5) Ser una valiosa herramienta para la toma de decisiones. 6) Evitar duplicidad de informacin: La informacin se captura una sola vez y sta automticamente se refleja en donde se requiera. 7) Agilizar el trabajo del OIC: Al constituirse como un solo medio de captacin de informacin, se evitan mltiples formatos. 8) Ser un instrumento que cubra todas las necesidades del OIC: Informes, reportes, estadsticas, consultas, etc. 9) Ser amigable con el usuario: El usuario navega de manera sencilla el sistema. 10) Ser flexible: En cualquier momento se puede modificar para adaptarse a las necesidades del OIC.
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El denominado Sistema S.A.I.G.O. se dise usando la plataforma Visual Basic .NET, con la base de datos en formato Microsoft Access y reportes diseados en la herramienta Crystal Reports, con esta estructura el sistema permite acceso a N nmero de usuarios en hasta 100 equipos o ms dependiendo la capacidad del servidor . Participaron en su diseo y codificacin 2 desarrolladores junior y un desarrollador senior que adems era el Arquitecto de la base de datos y diseador de reportes. El acceso al sistema se realiza mediante un usuario y contrasea que proporciona el Administrador a cada servidor pblico que ingresa al OIC y que adems se asegura mediante una estructura de permisos validada por el jefe inmediato y por el titular del rea de acuerdo a los mdulos que puede tener acceso para realizar sus funciones cotidianas, as como consultar sus incidencias personales: vacaciones, incapacidades y eventos de capacitacin. Adems se crearon manuales de adminsitrador y de usuario para los 17 mdulos que lo integran, mismos que se encuentran disponibles dentro del mismo sistema S.A.I.G.O. en formato PDF. Se realiz un proceso de capacitacin que incluy al personal usuario del mismo en el OIC, adems este es un proceso permanente para los nuevos usuarios del sistema. A continuacin se muestran en forma esquemtica los requerimientos para el funcionamiento del sistema tanto en la parte de infraestructura (hardware) como en la parte del software y base de datos.

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Requerimientos de Hardware (Esquema)

rea de Auditora

rea de Responsabilidades

rea de Mejora de la Gestin

Servidor

Administrador

PCs Cliente Procesador a 1.6 Ghz. o superior. 512 Mb. Memoria Ram. 40 Gb. Disco duro. Tarjeta de red. Monitor o pantalla, teclado y Mouse. Servidor Procesador a 1.6 Ghz. o superior. 1 Gb. Memoria Ram. 100 Gb. Disco duro. Tarjeta de red. Red Local Red local a 10/100 Mb UTP o inalmbrica.

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Requerimientos de Software (Esquema)

rea de Auditora

rea de Responsabilidades

BD Acces

rea de Mejora de la Gestin

Servidor Windows / Novell

Administrador

PCs Cliente Windows 2000 / XP / Vista / 7. .Net Framework. Carpeta del servidor mapeada como unidad de Red. Software del sistema. Servidor Sistema Operativo Windows Server / Novell. Carpeta compartida conteniendo la Base de Datos en formato Access. Administrador Visual Basic .Net. Microsoft Office Access 2003 / 2007. Acceso a servidor Windows / Novell.

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Mdulos de operacin que componen el Sistema S.A.I.G.O.

Sistema de Gestin Integral del OIC Auditorias PAAC Observaciones y sus Seguimientos Revisiones de Control PAAC Acc. de mejora y sus Seguimientos

Procedimientos de Responsabilidades Proc. Adm. de Responsabilidades Inconformidades Sancin a Proveedores Voz ciudadana Sugerencias Quejas Denuncias Informes Ejecutivos Coordinacin Administrativa Plantilla de personal Incapacidades Vacaciones Expediente de personal Participacin del OIC en Comits Part. del OIC en eventos licitatorios
Part. del OIC en Actas entrega - recepcin

Sanciones a Servidores Pblicos

Solicitudes Reconocimientos Seguimientos de irregularidad

Capacitacin Presupuesto Remuneraciones de Titulares

Fuerza de Trabajo Programada Administrador Accesos y Permisos Cierres del Sistema Respaldos Catlogos Real

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Interfase principal del Sistema S.A.I.G.O.

Ejemplo de una pantalla de un reporte

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IV. Conclusiones

Despus de 1 ao de su implantacin y prueba por parte de los usuarios, se nota un incremento en la eficacia y eficiencia en la fuerza de trabajo destinada a ciertas tareas: Nmero de Nmero de errores errores en el 1er. en el 1er. Cierre Cierre Trimestral Trimestral 2009 2008 2 1 1 25 2 1 9 41 0 0 0 0 0 0 0 0

Descripcin de los Errores y Omisiones

Incongruencia en las semanas hombre reportadas en las Auditoras y en los Racs. Incongruencia en el nmero de auditores reportado en Auditoras y en RacS. Error en el porcentaje de Avance. Fechas de implantacin o solventacin errneas. No envo de los informes de resultados. Incongruencia entre el nivel del riesgo de la observacin y los montos de la observacin. Falta del rubro de las observaciones generadas de las auditoras al Desempeo y las de seguimiento. Total

Se han comprobado las siguientes ventajas al comparar el antes del Sistema y actualmente: Ventajas de la utilizacin del Sistema S.A.I.G.O. 1) SAIGO est desarrollado en un software que personal del OIC maneja, lo cual permitir modificar y mejorar el sistema permanentemente. 2) Es un desarrollo a la medida creado por y para este OIC, lo que permitir actualizarlo de acuerdo a las necesidades dinmicas del OIC. 3) Es un sistema que contempla informacin de las 3 reas del OIC. 4) Tiene un enfoque integral que incluye los datos que la SFP solicita y algunos otros necesarios para la gestin del OIC. 5) Est diseado para asegurar que la informacin sea capturada previniendo errores, ya que utiliza candados y alertas para que los usuarios identifiquen fcilmente sus posibles errores u omisiones.
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Adicionalmente se simplific el proceso para reportar el Programa Anual de Trabajo a la Secretara de la Funcin Pblica con los resultados siguientes; Procedimiento anterior para el envo del cierre trimestral del OIC a la SFP.

Procedimiento actual para el envo del cierre trimestral del OIC a la SFP utilizando SAIGO.

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Glosario de trminos

Access. Paquete de software para administrar bases de datos relacionales. Base de datos relacional. Tipo de base de datos que est estructurada en forma de tabla, donde cada fila contiene slo la informacin relativa a ese registro, y cada columna es un tipo de dato nico para todos los registros y que se relaciona con las dems columnas. Cliente. Equipo de cmputo de los usuarios que se enlaza a un servidor. Crystal Reports. Entorno de visual diseo y creacin de reportesy grficos. Ghz. Gigahertz, unidad de medida que sirve para indicar la velocidad del procesador en millones de ciclos (operaciones) por segundo. Interfase. Son las pantallas que permiten interactuar al usuario con el sistema. Mb. Megabyte, unidad de medida que sirve para medir la capacidad de almacenamiento de datos en bytes. Novell. Sistema operativo de red propiedad de la empresa Novell. PC cliente. Equipo de cmputo que utiliza el usuario para conectarse al sistema. Paradigma. Modelo, en este caso aplica a la metodologa de desarrollo elegida para crear el sistema. RAM. Memoria de acceso aleatorio de la computadora que contiene los datos que puede utilizar y manejar sin necesidad de guardarlos en el disco duro. Servidor. Hardware y/o software que tiene la funcionalidad de proveer un servicio a otros equipos de cmputo. TIC. Tecnologas de Informacin y Comunicaciones. UTP. Cable de par trenzado sin proteccin, estndar utilizado en el cableado de red de computadoras. Visual Basic .NET. Entorno visual de desarrollo de aplicaciones. .NET Framework. Componente que al instalarse, permite la ejecucin de programas que se hayan desarrollado en tecnologa .NET en cualquier equipo sin que modifiquen archivos del sistema operativo.

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X. Referencias jurdicas y bibliogrficas Lineamientos Generales para la elaboracin y presentacin de los informes y reportes del Sistema de Informacin Peridica. (06 de noviembre de 2006). Secretara de la Funcin Pblica. Lineamientos para el funcionamiento de los Comits de Control y Auditora.(12 de septiembre de 2005). Secretara de la Funcin Pblica. Seagate Crystal Reports Users guide. Seagate Software Inc.Gary Carter, John Morse. 1997. Programacin en Visual Basic .NET. Luis Miguel Blanco. Editorial Grupo EIDOS. 2002. Crystal Reports para Visual Studio .NET. Miguel Blanco. Editorial Grupo EIDOS. 2002. Beginning VB 2008 Databases from Novice to Professional.Editorial APress.Vidya Vrat Agarwal y James Huddleston.2008.

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