Unidad 1

Introduccin a la logstica
TEMARIO
El nuevo entorno de los negocios. La logstica: introduccin. Un nuevo concepto de la logstica. Las reas de tareas de la logstica. La Gestin de Inventarios o stocks. Los inventarios. La Gestin de los stocks. Objetivos. Implicancias econmicas y financieras de los stocks.

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Introduccin
En un entorno cada vez ms competitivo y con menores mrgenes, las organizaciones buscan continuamente oportunidades de mejora que las hagan ms eficientes. En este sentido, cada da son ms conscientes de la importancia de la gestin de almacenes (y la gestin logstica en general) como parte esencial a la hora de aportar ms valor a sus clientes y reducir sus costes. La gestin de materiales y el control de los stocks, que la empresa acumula en previsin de una demanda futura, constituye hoy motivo de inquietud en el mundo empresarial, por cuanto los stocks de materiales representan una de las partidas ms importantes de la inversin. El problema central de la gestin de materiales es la instrumentacin de las polticas de stock adecuadas a cada situacin, lo que supone un anlisis de las necesidades, la clasificacin de los stocks, el estudio de sus costos y la elaboracin de modelos que seleccionen las variables idneas para el control.

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Esquema de contenidos
A continuacin le presentamos un esquena con vinculacin de contenidos.

Objetivos Especficos
Que el alumno, al terminar esta Unidad, comprenda los cambios operados recientemente en el entorno general de los negocios. Que el alumno distinga los conceptos operativos de lo que se entiende hoy por logstica. Que el alumno reconozca las reas de tareas que corresponden a la funcin logstica.

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EL NUEVO ENTORNO DE LOS NEGOCIOS

En el comercio minorista se suceden una serie de cambios que tienen que ver con nuevas modalidades de consumo u operacin de los clientes, quienes cada da aumentan sus requerimientos y exigencias, por lo que: Los pedidos son ahora ms frecuentes. Existe mayor variedad de productos. Todo se debe entregar ms rpido. Existe cero tolerancia a errores. Se solicitan servicios de valor agregado. La informacin circula en tiempo real. Se requiere conocer los datos a medida que los acontecimientos se van produciendo. Todo esto hace que la gestin de los materiales tenga un espacio relevante en la atencin al cliente y en la tarea que Ustedes desempean al encargarse de un saln comercial.

La gestin logstica:
Seguramente todos han escuchado sta palabra: logstica y si bien habrn visto actividades relacionadas con ese trmino, se preguntarn concretamente: qu es la logstica? Qu tiene que ver con mi actividad? Es un instrumento que brinda soluciones o un trmino ms de moda? Trataremos de mostrar tcnicas de gestin de un saln comercial destacando cmo contribuyen a los resultados finales de la empresa u organizacin a la que pertenecemos. Por la manera como nos han enseado siempre, en la escuela, en el taller etctera, padecemos de una formacin que ha dividido la totalidad en pequeas partes, porque se crea que as podamos ser eficientes en aprender.

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Si nos situamos en una empresa comercial como puede ser aquella en la que Ustedes trabajan; en ocasiones se ensea slo la tarea propia y de rutina que se debe realizar porque as supuestamente se aprende mejor y no se distrae la persona en otra cosa. Ello semeja a la imagen del caballo del lechero (aunque seguramente Ustedes no vieron nunca los lecheros repartiendo en carro con caballo por sus casas). Esto era as ya que el bendito caballo tena puestas unas viseras que solo le permitan mirar hacia adelante y recorrer con eficiencia siempre el mismo camino sin demoras. Pero resulta que no solo no hay ms caballos de lecheros, sino que adems el entorno se transform, el trfico creci y si el caballo siguiera con las viseras seguramente lo atropellan en la primera esquina. Si bien nos proponemos observar la dinmica de los stocks y su gestin en el saln comercial, debemos intentar ver ms all para poder comprender no solo el porqu sino, adems; estar en condiciones de proponer mejoras.

La logstica: introduccin
Los cambios del entorno econmico en que operan las empresas modernas y en el que nos movemos nosotros mismos como parte de una organizacin llamada familia, exigen coordinar actividades cada vez ms complejas de forma tal que las compras, la produccin y la financiacin tengan costos ms bajos. Por esta razn la reduccin de los gastos manteniendo constantes los ingresos es un aspecto vital para la propia subsistencia, sea familiar o empresarial. El trmino logstica surge en la historia como: parte del arte militar que estudia el movimiento, transporte y estacionamiento de tropas fuera del campo de batalla. Los romanos, en su ejrcito, tenan su rea de logstica que se encargaba de proveer alimentos, ropa y armas a las tropas. En sus inicios, el concepto se refera solamente a funciones bsicas de la distribucin como mover materiales desde una fuente u origen hasta un destino o usuario.

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16 O sea hasta aqu nada nuevo, parecera que la logstica solo se encarga de gestionar los materiales o productos que necesita el cliente. Pero como dentro de una organizacin hay varios clientes es necesario mencionar varias acepciones: Logstica de aprovisionamiento: ocuparse de mover los productos o materias primas desde el proveedor hasta nuestros almacenes o centros de transformacin. Logstica interna: mover nuestros productos internamente, por ejemplo, desde nuestro almacn hasta la zona de exposicin. Desde el depsito al saln de ventas. Logstica de distribucin: mover los productos que vendemos hacia el cliente. Llevar lo que ha comprado al lugar que determine el cliente O sea que vemos que la logstica tiene varios enfoques o mejor dicho funciones. Posiblemente en un saln comercial como el que pueden estar Ustedes tendrn al menos una de las funciones mencionadas de la logstica cuando no las tres. Por su parte, el Centro Espaol de Logstica define la materia logstica a partir de dos funciones bsicas: La gestin de materiales: como la encargada de realizar los flujos de las materias primas y los componentes en las operaciones de fabricacin hasta el envase del producto terminado. La gestin de distribucin: a cargo del control de los inventarios de los productos terminados hasta la entrega del producto o del servicio al cliente. Hasta aqu an no contestamos la pregunta sobre qu tiene de nuevo la logstica y en qu me beneficia entenderla. Veamos la definicin que actualmente se acepta sobre qu es logstica:

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Planificar, operar, controlar y detectar oportunidades de mejora del proceso de flujo de materiales (insumos, productos) servicios, informacin y dineroentre las fuentes y el cliente final, con el objetivo de satisfacer la demanda en cantidad, oportunidad y calidad, al menor costo posible. No vamos a pretender que Ustedes sepan esta definicin de memoria pero vern que, al desmenuzarla, nos da algunas ideas que son nuevas y nos presentan una nueva mirada para las organizaciones: Primero nos habla de que la logstica es planear, operar y controlar. Estas son las tres tpicas tareas de la administracin que se le ensea a cualquiera que tenga una actividad de supervisin en cualquier categora de una empresa. Debemos planear, luego implementar y operar, concretar que ese plan se lleve a la realidad y no sea un papel, y por ltimo, controlar para que lo que planeamos y luego implementamos se cumpla. Pero adems aqu se nos incluye una tarea mas: detectar oportunidades de mejora, o sea ver como podemos mejorar es una de las tareas propias de la logstica, ya que como dijimos, en estos tiempos todo cambia y debemos anticipar el cambio. Ese proceso debe ser eficiente: que nos dice esto? Que debe obtener resultados con los menores recursos posibles. Nos habla de costos. Luego mencionael flujo de materiales, servicios, informacin y dinero. Que nos quiere decir esto? Nos indica primero que existe un flujo, algo as como una corriente de agua desde una canilla hasta el final de la manguera que nos permite regar el csped. O sea es algo continuo, es un proceso, algo que se mueve y que en algn momento se almacena de manera temporal para luego continuar.

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18 Y qu es lo que fluye o se almacena? Materia primas, productos que se aaden o partes para armar productos, etctera. Los productos que ingresan a nuestra organizacin, partes que no se terminaron de confeccionar y an le restan procesos u operaciones y los bienes terminados para los clientes. Tambin un servicio fluye. Ya que el servicio siempre va acompaado de algo material y se debe producir este servicio. La nica diferencia de los servicios con los bienes tangibles es que no los podemos almacenar. Si estuvisemos en un saln comercial de venta de ropa de moda tendramos flujo de partes como botones, cierres, telas, hilos etctera; que van a almacenarse hasta que se utilicen. Luego tendremos estos productos movindose desde los almacenes hasta las mesas de trabajo o quiz a los talleres externos y finalmente el producto terminado se mover desde el depsito de la propia tienda al local de ventas para exhibirlo y realizar la venta o quiz a la casa del cliente en una entrega personal. Es ms obvio aunque no menos importante, cmo el dinero fluye en todo este circuito. Y nos falta una parte importantsima de esta definicin del nuevo concepto logstico: no solo se ocupa de planear, implementar y controlar el flujo de materiales si no tambin de la informacin. La informacin se convirti en esta poca de cambios en un bien que debe fluir rpidamente para ser aprovechado por la organizacin y por lo tanto debemos planear tambin su movimiento. Y todo esto para qu?: para satisfacer la demanda en cantidad, oportunidad y calidad al menor costo posible (eficiencia). En qu parte de la organizacin? Entre las fuentes y el cliente final.Por qu esta nueva mirada? Simplemente por lo que comentamos antes: las cosas han cambiado y nos llevan a herramientas ms sofisticadas.

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En qu se diferencia la definicin de las tres partes de la logstica que vimos antes y siempre se haban tenido en cuenta? Primero: es un enfoque integrador. Veo todo el movimiento desde que empieza hasta que termina en el cliente. Segundo: prioriza la eficiencia (costos). El cliente quiere los productos y servicios cada vez ms baratas y ms rpido. Tercero: incluye el flujo de la informacin y su gestin que antes pareca ser trabajo de otros en la organizacin. Antes: la negociacin se basaba exclusivamente en el precio, ahora: negociacin basada en: calidad precio tiempo de respuesta flexibilidad. Observemos el esquema de la logstica en el proceso empresarial.

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Otro dato importante que debemos conocer para ver la importancia de la logstica: Incide aproximadamente 21 por ciento en el valor del producto O sea, de lo que nos cuesta el producto que vendemos cerca de un 21% son costos de los llamados logsticos o que tienen que ver con funciones de logstica.

Las reas de tareas de la logstica

Cules son las reas logsticas o quiz mejor dicho, las tareas de esta logstica? Todos hemos escuchado nombres que a veces podemos relacionar con la logstica sin que su nombre sea este precisamente. Veremos algunas de las tareas propias de la logstica teniendo en cuenta su relacin con la definicin planteada. Se detallan a continuacin las responsabilidades y tareas principales de sectores propios de la logstica: Aprovisionamiento: Proveedores: Seleccin, Relaciones, Facilitador de comunicacin, Desarrollo de mejora, Mecanismos contractuales Flujos de materiales: Planificar, Pronosticar, Controlar: entre nodos de la Red Cumplimiento de requerimientos: Capacidad de provisin: Contacto estrecho con Programacin de Produccin Cumplimiento de expectativas de desempeo

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Logstica Interna: Sistema de Informacin Programacin y Control de Produccin Procesamiento de Ordenes de Clientes Gestin de Inventarios y de Almacenes Servicios al Cliente Disposicin de Productos y Embalajes posventa Logstica de Distribucin: Canales de distribucin. Mantener un adecuado sincronismo y balance Flujo de Materiales entre instalaciones: Gestin de Transporte, de packaging, de almacenamiento, de manipuleo Flujo de materiales desde el Cliente: Recuperacin, Reutilizacin, Reciclaje: Logstica Inversa En general, las definiciones antes mencionadas reflejan el carcter integrador y sistmico de la logstica, coincidiendo todos en que aborda el estudio de un conjunto de actividades que se ejercen sobre los flujos materiales, informativos, financieros y de decisiones desde un origen hasta un destino con el objetivo de brindar un servicio que se ajuste a las necesidades y requerimientos de los clientes internos o externos a la organizacin, a un costo razonable, con la calidad requerida y en el momento oportuno, permitindole de esta forma ocupar una posicin competitiva ventajosa. Sin duda alguna una de las aristas empresariales en la que la reduccin de costos es ms factible lo constituye el control y la gestin de los niveles de artculos depositados en los almacenes. Gestionar de forma eficiente y eficaz los stocks constituye uno de los pilares bsicos en los que se apoyan las nuevas tendencias logsticas de las empresas.

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La gestin de stocks / inventarios

En el diccionario se indica que stocks es una palabra inglesa empleada en el lenguaje comercial para representar las mercancas que se tiene en depsito o en almacn. En cambio, las traducciones de libros norteamericanos utilizan el trmino inventario (inventory) en lugar de stocks, por lo que ambos trminos son equivalentes, por tantos ambos trminos sern utilizadas indistintamente. Desde un punto de vista ms formal podemos definir como stocks a todo conjunto de recursos tiles que se encuentran en espera de una demanda efectiva para su uso. Se dice que son tiles porque son capaces de satisfacer una necesidad, bien sea una necesidad productiva cuando nos referimos a las materias primas, materiales y productos en proceso o satisfacer la necesidad del consumidor cuando nos referimos a productos terminados. Por lo tanto, diremos que los stocks son parte importante del proceso logstico ya que en ese flujo que trata de satisfacer al cliente hay lugares donde se detienen los productos en espera de otros procesos. El flujo de ropa para la venta se detiene en el almacn o deposito que tiene el Saln comercial a la espera de que la zona de ventas reclame las prendas para exhibirlas o entregarlas al cliente. Teniendo en cuenta que es una parte de las operaciones de la logstica y como ya henos visto su importancia, nos detendremos en este captulo para ver sus caractersticas y para ver como planeamos, implementamos, controlamos y detectamos oportunidades de mejora en este proceso. Por qu tenemos stocks? Veamos el siguiente dibujo que nos muestra una analoga con una caera y un tanque. Veamos en que se parece a nuestro proceso:

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En ese proceso de abastecer a la demanda esto es atender a los clientes, lo ideal sera generar todo lo que nos piden en ese preciso momento (piense que en el dibujo anterior no hay tanque). Se puede hacer esto? Suponga que Usted vende en un saln comercial lnea blanca: cocinas, heladeras etctera. Es probable que tenga en el saln uno o dos equipos pongamos de heladeras por modelo. Si debido a los buenos precios que su empresa tiene se logra una gran afluencia de pblico que quiere comprar ese modelo de heladera; es probable que Usted no pueda reponer de fabrica las heladeras que los clientes solicitan y en el momento que estos lo solicitan. Volvamos a nuestro dibujo y pensmoslo con agua: Usted est en su casa y est utilizando la canilla para lavarse las manos, el flujo de ingreso de agua provisto por la red pblica para esta tarea seguro es suficiente y Usted no notara falta, pero si simultneamente alguien quiere ducharse ocurrir un problema porque es flujo no es suficiente y Usted debe contar con un tanque de agua que proporcione en ese momento el faltante necesario para poder ejecutar ambas operaciones. Asimismo sucede en el flujo de operaciones de la empresa y el tanque que permite amortiguar demandas rpidas y no previstas es el stock, la mercadera en depsito u almacn.

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El proceso de gestin de los stocks

Qu es gestionar los stocks o los inventarios? Podemos definir la gestin de stocks de sta manera: El conjunto de acciones destinadas a minimizar los gastos e incrementar los beneficios originados en el almacenamiento de existencias5. O tambin:La gestin de stocks consiste en una proyeccin de la evolucin futura de los stocks que nos permite establecer un programa de compra, controlando los pedidos a los proveedores O sea, queremos que Usted planifique esto de manera de organizar que cuando uno se ducha otro no se lave los dientes o, si es el caso de que ambos sean necesarios, el tamao del tanque sea tal que tenga el agua suficiente que permita hacer las dos cosas. Pero cuidado: no queremos comprar un tanque ni demasiado grande ni demasiado chico. El primero seguramente sera caro y el segundo no nos permitira ducharnos. En ese pequeo detalle (simplificndolo) queremos que Usted se enfoque en su organizacin. Mirando lo anterior, qu deberamos hacer o cules seran nuestras tareas?: Establecer pronsticos del consumo. Estudiar los plazos de entrega de los proveedores. Determinar los niveles de servicio que se le deben ofrecer a los clientes; es decir, me puedo permitir un faltante o sea decirle a alguien que no tengo ese producto? Qu sucede en tal caso? Utilizar algn tipo de modelo para determinar cul es el nivel de existencia ptima para cada producto o tem. Controlar cmo se comporta realmente el sistema despus que propuse los cambios para poder tomar medidas correctoras.

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La tarea fundamental que debe acometer un gestor de inventarios, es mantener un nivel de stocks que permita garantizar el nivel de servicio que el cliente exija, al menor costo posible para la empresa.

Objetivos de la gestin del stock

Son varias las metas que se pueden lograr con una correcta gestin de inventario, se consideran entre las ms importantes: Lograr brindar un nivel de servicio acorde a los requerimientos del mercado. O sea, tener los productos que se requieran de acuerdo a la demanda que su empresa tiene. Reducir al mnimo posible las inversiones en los stocks con relacin al nivel de servicio deseado. O sea no tener dinero inmovilizado ms all de lo necesario. Cuando en un determinado momento existe la necesidad de un articulo concreto, y este no se encuentra disponible, se dice que se producido una ruptura de stock o tambin quiebre de stock, esto puede darse tanto en productos terminados para la venta, como en suministros de los proveedores. El stock (cantidad) que se mantiene para hacer frente a dicha eventualidad se denomina stock de seguridad (SS). A veces la organizacin decide mantener stocks altos para obtener ventajas econmicas. Puede que conozcamos la posibilidad del alza de costos de un producto en especial y que este tenga una demanda importante y decidamos adelantarnos a un pico, haciendo un mayor acopio del producto. Tambin existen descuentos especficos que a veces plantean los proveedores por compras en volumen o en determinada fecha, que producen ventajas econmicas.

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Implicancias econmico-financieras de la gestin de stocks

Dado el contenido econmico que estas metas requieren conviene recordar las implicaciones econmicas y financieras derivadas de una buena gestin de stocks. De todos es sabido, que los inventarios forman parte de lo que en un balance contable se denomina activo circulante, el que se caracteriza en lo fundamental por estar compuesto por elementos que pueden ser convertidos en dinero sin prdida significativa de valor en un plazo relativamente corto (inferior a un ao). Las implicancias que para la empresa tiene una buena gestin del activo circulante y en particular de la gestin de inventario, puede comprenderse fcilmente a partir de la definicin de una relacin denominada

Rentabilidad Econmica.
Re: BAIT AT Re: Rentabilidad Econmica. AT: Activo Total. AC: Activo Circulante. Como AT: AC+AF Entonces: Re: BAIT AC+AF NO se asuste con las formulas! No pretendemos que Usted las aprenda. Solo recuerde que si el activo circulante disminuye la rentabilidad aumenta. Esto porque AC est abajo en esa frmula. AF: Activo Fijo.

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Lo importante: una buena gestin de inventarios tiene influencia directa en la obtencin de mayor rentabilidad econmica. Es conveniente reducir los inventarios manteniendo el nivel de servicios, porque as su organizacin mejora la rentabilidad.

Resumen
Los procesos de cambio y en particular las exigencias de los clientes hacen que las organizaciones si quieren sobrevivir en este entorno competitivo deben ser eficientes. Una alternativa de la eficiencia es mirar los procesos logsticos que consumen una buena parte de los recursos y plantear mejoras de los mismos. Usted que es parte de la organizacin y est inmerso en este flujo debe ser parte de la solucin, o sea planear, implementar, controlar y detectar oportunidades de mejora de esos procesos.

Cuestionario
1. Defina en qu consisten los inventarios de su organizacin o lugar de trabajo. Divdalos en insumos, productos en proceso y productos terminados. 2. Explique por qu la disminucin del tamao de los stocks es beneficiosa para la organizacin. 3. Cmo considera Usted que se encuentran los niveles de stocks de su organizacin o rea de trabajo? (Clasifquelos en Alto, Medio, Bajo). 4. Tiene algn modelo su organizacin para determinar la cantidad de stock y reposicin necesaria? Cul es? 5. Cmo cree que afecta la rentabilidad de su negocio la mayor o menor cantidad de artculos en su depsito o en el piso de exhibicin?

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Ejercicios

1. Realice un croquis sistmico donde se indique los insumos (entradas) y las salidas (productos) de su organizacin. 2. Establezca quienes son los clientes de su organizacin o reas de trabajo y sus fuentes, de acuerdo a la definicin de logstica. 3. Describa el proceso de logstica de su organizacin o rea de trabajo. (No importa que exista un rea con ese nombre en su organizacin. Trate de detectar ese proceso). 4. Cmo describira el entorno competitivo de su organizacin? En qu habilidad Usted cree que compite? Mencione y comente.