A continuacin se describe la situacin problema: La droguera el Buen Servicio realiza mensualmente convocatoria para realizacin de sus compras, pero

debido a que este es un proceso muy desgastante se ha decidido programar un comit de compras para adjudicar compras para un perodo de 6 meses. Previo a la realizacin del comit de compras ha realizado una clasificacin de sus insumos aplicando para ello el mtodo ABC, lo que le va a permitir al Regente argumentar a don Pepito la priorizacin de la compra de los diferentes insumos, y de esta manera presentar una mejor gestin en el manejo de los recursos. Para el manejo de las situaciones relacionadas con la compra de los medicamentos y dispositivos mdicos funciona el comit de Compras. Dicho comit se rene cada ao para adjudicar las compras a los diferentes proveedores que participan en la licitacin privada. Pero para la reposicin del inventario el Regente debe revisar y elaborar las rdenes de compra cada 15 das, para lo cual debe tener muy claros los parmetros de priorizacin de la compra, puesto que el presupuesto asignado est siendo muy restringido. En cuanto al proceso de almacenamiento se est viendo afectado porque debido al crecimiento del establecimiento ha habido necesidad de ubicar los insumos en diferentes lugares generando problemas de ubicacin y de malos despachos en el momento de la dispensacin ya sea porque se entrega un medicamento por otro o porque se niegan los medicamentos. Para el procedimiento de recepcin el Regente de Farmacia tiene asignado al auxiliar de farmacia pero ha encontrado que durante el ltimo mes el auxiliar no ha elaborado el acta de recepcin, por lo que se vio en la necesidad de llamarle la atencin. 1. De acuerdo a lo que ustedes han revisado en esta unidad, qu se requiere para llevar a cabo el comit de compras? Qu informacin debe reunir y analizar el Regente de Farmacia para presentar ante el comit de compras? Cules consideran deben ser los parmetros de adjudicacin de la compra a los diferentes proveedores? Argumente y anexe la bibliografa consultada. a. De acuerdo a lo que ustedes han revisado en esta unidad, qu se requiere para llevar a cabo el comit de compras? Para lograr que se realice con la mayor transparencia y que se asegure la calidad de los insumos adquiridos es necesario contar con el personal idneo que lidere este proceso y con un flujo de informacin confiable que permita identificar adecuadamente las necesidades de compra. Este comit estar integrado mnimamente por tres profesionales idnea responsable involucrados directamente en el proceso como son el gerente que es quien autoriza el gasto, el administrador quien establece el presupuesto y el Regente de Farmacia o Qumico Farmacutico (segn el nivel de complejidad) quien identifica las necesidades de compra.

b. Qu informacin debe reunir y analizar el Regente de Farmacia para presentar ante el comit de compras? Estimacin de las necesidades de compra: Debe realizar una planeacin de compras, es requisito fundamental contar con una apropiada estimacin de necesidades, la cual tiene como finalidad establecer los requerimientos de medicamentos necesarios para cierto periodo de tiempo en cuanto a cantidad, calidad y momento oportuno. Lo ms importante es contar con informacin actualizada y permanente, y tener en cuenta las tendencias y perspectivas futuras, como por ejemplo el aumento de la demanda de insumos por nuevos contratos, la supresin de un programa, o las variaciones en la oferta de productos en el mercado. Existen varios mtodos para realizar el clculo de las necesidades de medicamentos como son: o El mtodo de estimacin con base en los perfiles epidemiolgicos: en l la cantidad a pedir est relacionada con la frecuencia o nmero de veces que se presenta una enfermedad con la cantidad de medicamento necesario para intervenir dicha enfermedad, teniendo en cuenta el esquema de tratamiento establecido. o El mtodo por consumo histrico: es el ms conocido y utilizado, se debe recopilar la informacin de los elementos (kardex, comprobantes de entrega, formatos de consumo, etc.) que evidencien como ha sido el movimiento de los medicamentos en el establecimiento durante un tiempo determinado. Elaboracin del presupuesto de compra: para el establecimiento debe ser fundamental conocer que presupuesta comprar para un periodo de tiempo determinado de acuerdo a la estimacin que haya hecho de sus necesidades, es requisito calcular el costo de dicha compra, conociendo la cantidad a comprar, los precios de compra proyectados teniendo en cuenta las polticas de inflacin. c. Cules consideran deben ser los parmetros de adjudicacin de la compra a los diferentes proveedores? Argumente y anexe la bibliografa consultada. La preseleccin consiste en evaluar la capacidad y la reputacin del proveedor antes de solicitar ofertas de productos especficos. Aunque se requiere bastante tiempo para establecer una lista inicial de proveedores preseleccionados, una vez hecho esto, se selecciona al proveedor preseleccionado que ofrezca el precio ms bajo para cada producto, lo que acelera la adjudicacin y el otorgamiento del contrato. En la seleccin se evala a los proveedores despus de haberse recibido las ofertas. Si hay numerosas ofertas de proveedores desconocidos quiz se tarde mucho en otorgar los contratos, porque ser necesario verificar la capacidad de proveedores para suministrar productos de buena calidad. La mayora de los sistemas de adquisiciones establecidos utilizan alguna forma de licitacin restringida con preseleccin, solo solicitan ofertas a los

proveedores preseleccionados. Deben adquirirse solo productos registrados, de proveedores fiables y autorizados y de fabricantes que cumplan las practicas adecuadas de fabricacin y cuenten con un historial favorable, la cualificacin de los proveedores puede comprobarse dirigindose al organismo de reglamentacin farmacutica nacional y a otros organismos, obteniendo todos los certificados pertinentes y, si es preciso mediante el anlisis en laboratorio de los productos recibidos Adaptado de OMS/UNICEF/UNFPA/Banco Mundial (1999) http://apps.who.int/medicinedocs/ein/d/Js2221s/7.4.html 2. De acuerdo a lo aprendido en esta unidad cul es el procedimiento que debe realizar el Regente de Farmacia para priorizar la compra? Explique cmo lo hara Para priorizar la compra puede hacerse aplicando dos mtodos como son: la clasificacin ABC y la clasificacin VEN. Clasificacin ABC o Ley de Pareto: se caracteriza por agrupar los productos a comprar de acuerdo al grado de participacin que ello tiene sobre el presupuesto, grupo A pertenece a los medicamentos e insumos de ms alto costo, con 80% del presupuesto grupo B medicamentos e insumos con porcentaje medio 15% del presupuesto y el grupo C con el 5% del presupuesto. Clasificacin VEN: permite clasificar los medicamentos e insumos de acuerdo a su grado de importancia en el manejo de las diferentes patologas; los agrupa en tres categoras: Vitales, Esenciales y no Esenciales. La combinacin de estos dos mtodos puede llegar a tener un mayor impacto en salud, puesto que al priorizar la compra de esta manera se incluirn medicamentos e insumos teniendo en cuenta no solo el criterio del consumo promedio, sino el de la influencia que sobre la salud tienen los productos a comprar. 3. El Regente llam la atencin al Auxiliar por no estar elaborando el acta de recepcin durante el ltimo mes. De acuerdo a lo revisado y aprendido en esta unidad, es importante o no la elaboracin del acta de recepcin? cules son sus ventajas y desventajas? Consideran que el Regente de Farmacia obr correctamente? Argumenten su respuesta. a. Es importante o no la elaboracin del acta de recepcin? Es importante porque en el acta es donde se consigna toda la informacin acerca de la recepcin de los medicamentos y dispositivos mdicos. En esta debe figurar la hora de entrega, cantidad, nmero de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de trasporte, manipulacin, embalaje, material de empaque y envase, condiciones administrativas y tcnicas establecidas en la negociacin y la que permita identificar en todo momento la muestra tomada. b. Cules son sus ventajas y desventajas?

Ventajas: Presentacin de la forma farmacutica Si el envase no presenta quebraduras Si no hay seales de derrame del producto La identificacin es la adecuada y posee con claridad todos los datos requeridos como el nombre, dosificacin, presentacin, forma farmacutica, precio, nmero del Registro, nmero de lote, fecha de fabricacin (da, mes, ao) y fecha de vencimiento (da, mes , ao). Caractersticas organolpticas de presentacin, Si no presenta precipitacin, cambio de coloracin, evaporacin, existencia de contaminantes, alteracin en su masa o volumen, modificaciones en la consistencia, viscosidad, etc. Fecha de vencimiento y nmero de lote, Se comprobar que los productos no estn vencidos y dispongan del tiempo establecido para su aceptacin y dispensacin as como que no pertenezcan a lotes retenidos a retirados de la circulacin por los Servicios Farmacuticos. c. Considera que el Regente de Farmacia obro correctamente? S, porque el Auxiliar es la persona encargada de la recepcin de los medicamentos que ingresan a la farmacia y debe llevar un control de estos medicamentos para evitar inconvenientes que se pueden presentar por falta de control: Recibir productos en mal estado. Productos Vencidos o con fechas inadecuadas. Formas farmacuticas que no se haban pedido. Faltantes en la factura de compra. Medicamentos que no aparecen en el listado y se estaban dejando de vender. 4. Qu recomendacin de ordenamiento y ubicacin presentara al Regente para dar solucin al problema de almacenamiento. Debe contar con las siguientes zonas para una mayor organizacin: Se debe tener en cuenta la ubicacin del sitio de almacenamiento, el tamao del rea y el diseo de la misma. Ubicacin y ordenamiento de los insumos: podemos nombrar los siguientes: o Orden alfabtico o Utilizacin del mtodo FIFO primero en llegar primero en salir o Fecha de vencimiento Control de factores ambientales: de las condiciones higinicas y ambientales depende en gran medida la estabilidad qumica y microbiolgica de los medicamentos, el sitio de almacenamiento deber reunir las condiciones mnimas ambientales y de higiene que garanticen el control de estos factores y por ende la calidad de los medicamentos.

CONCLUSIN Como futuros tecnlogos en Regencia de Farmacia es muy importante conocer y comprender los elementos del suministro de medicamentos y otros insumos que permiten la operativizacin del sistema y aseguran la disponibilidad de los mismos en el momento que se requiera, en la cantidad precisa, al precio justo y con calidad asegurada, y adems adquirir las competencias necesarias para realizar una entrega eficiente del medicamento o dispositivo mdico al paciente, de tal forma que se pueda garantizar una terapia efectiva y segura, llevndolo al mejoramiento de su salud y su calidad de vida.