Apostila Project - 2.1

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Gesto de Projetos
Igor Teixeira de Melo
Gerenciamento de Projetos
Microsoft Project
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Superviso editorial: Igor Teixeira de Melo Preparao de texto: Igor Teixeira de Melo Reviso: Ana Luiza de Castro Ribeiro Capa: Igor Teixeira de Melo Impresso: Cpias e Cpias
Verso 2.0
PROIBIDA A REPRODUO
Nenhuma parte desta obra poder ser reproduzida, copiada, transcrita ou mesmo transmitida por meio eletrnicos ou gravaes sem a permisso, por escrito, do editor. Os infratores sero punidos pela Lei n 9.610/98.
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Viva os loucos, os desajustados, os rebeldes, os desordeiros. Os peixes fora dgua. Os que vem as coisas de modo diferente. Eles no gostam de muitas regras e no respeitam o Status Quo. Voc pode elogi-los, critic-los, endeus-los ou difam-los. S no possvel, ignor-los. Pois eles provocam mudanas, obrigam a raa humana evoluir. Alguns podem v-los como loucos, mas ns os vemos como gnios. Porque aqueles que so loucos o suficiente para pensar que podem mudar o mundo so os que, de fato, o fazem. Pense Diferente! Apple Advertising contato@isight.com.br www.isight.com.br
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CONTEDO
APRESENTAO......................................................................................................................................6 GERENCIAMENTO DE PROJETOS......................................................................................................7 PLANEJAMENTO......................................................................................................................................8 ANLISE PERT-CPM..............................................................................................................................12 CRONOGRAMA DE GANTT.................................................................................................................15 MICROSOFT PROJECT.........................................................................................................................16
APRESENTAO DA TELA..................................................................................16 BARRAS DE MENU PADRO..............................................................................17 BARRA DE FERRAMENTAS FORMATAO...........................................................18 TECLAS DE NAVEGAO..................................................................................19 MODOS DE VISUALIZAO DO PROJECT............................................................20
Calendrio.........................................................................................................................................20 Grfico de Gantt (Modo Padro)......................................................................................................21 Grfico de Diagrama de Rede...........................................................................................................21 Utilizao das Tarefas.......................................................................................................................22 Gantt de Controle...............................................................................................................................23 Grfico de Recursos...........................................................................................................................23 Planilha de Recursos.........................................................................................................................24 Planilha de Utilizao dos Recursos.................................................................................................24 DESENVOLVENDO UM PROJETO......................................................................................................25
CALENDRIO....................................................................................................25 INFORMAES DE UM PROJETO........................................................................32 TAREFAS......................................................................................................... 35

Hierarquia das tarefas.......................................................................................................................39 Cdigo EDT.......................................................................................................................................41 Durao das tarefas...........................................................................................................................42 Tarefa Recorrente..............................................................................................................................44 Relacionamento..................................................................................................................................45 Definindo os vnculos.........................................................................................................................46 Latncia ou Tempo de Retardo..........................................................................................................49 Restries de uma tarefa....................................................................................................................51 Dividir tarefa......................................................................................................................................53 Definido calendrios para tarefas.....................................................................................................54 RECURSOS......................................................................................................55 Anotaes...........................................................................................................................................58 Inserindo e Ocultando Colunas.........................................................................................................59 Atribuindo recursos...........................................................................................................................65 Tipos de tarefas..................................................................................................................................68 Superalocao de recursos................................................................................................................71 Verificando a alocao dos recursos graficamente...........................................................................74 CONTROLE...................................................................................................... 77 Caminho Crtico.................................................................................................................................77
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Linha de base.....................................................................................................................................78 Controlando a durao das tarefas...................................................................................................80 Filtros.................................................................................................................................................82 Criando filtros personalizados..........................................................................................................84 RELATRIOS....................................................................................................87 Personalizando um relatrio.............................................................................................................90 Criando imagens do projeto..............................................................................................................92 ROTEIRO PRTICO...............................................................................................................................94 EXERCCIO DE FIXAO....................................................................................................................96 CONSIDERAES FINAIS..................................................................................................................102
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APRESENTAO
O aprendizado no MS Project envolve mais do que o entendimento do funcionamento deste software, pois, diferente de outros softwares, o MS Project est intimamente interligado com o gerenciamento de projetos. Portanto, no basta apenas entender o funcionamento do software, faz-se necessrio ali-lo ao conhecimento da gesto de projetos. No ser abordado neste curso, entretanto, o conhecimento, as tcnicas e as abordagens em torno da prtica de gerenciamento de projetos. Aconselha-se que o aluno procure entender e aprender em maior profundidade esta rea de trabalho. A seguir sero expostas algumas definies e informaes sobre a gesto de projetos que sero teis ao entendimento do curso de MS Project.
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GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Gerenciamento de projetos consiste na aplicao de conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas em atividades de projetos objetivando atender ou superar as expectativas dos interessados, atores e participantes envolvendo o balanceamento de:

Escopo, tempo, custo e qualidade; Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou no definidos);
Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles participantes diretos ou indiretos do projeto (stakeholders).
Portanto no gerenciamento de projetos no necessrio apenas a vontade ou a necessidade da realizao dessa tarefa. preciso reconhecer que o gerente de projetos precisa de conhecimentos especficos da rea para um melhor desempenho das funes. Existe uma tendncia das empresas em administrar as operaes com a abordagem de projeto, que de forma simplificada, prev a aplicao das tcnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na conduo de operaes da empresa. O termo usado para essa tendncia ou filosofia o gerenciamento por projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratgicos da empresa com inmeros projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execuo no menor tempo, com melhor qualidade e no menor custo.
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PLANEJAMENTO
Antes de iniciar um projeto, voc precisa definir sua meta e em seguida definir quais tarefas necessrias para atingir essa meta. Aps a definio das etapas e tarefas, resta somente determinar a durao, os responsveis por cada tarefa e por fim o custo de cada etapa. Existem diversas tcnicas e ferramentas sofisticadas que podem ser aplicadas ao gerenciamento e para entend-las, necessrio ter o conhecimento dos conceitos bsicos de Projetos. O que um projeto? Um projeto pode ser definido como uma seqncia de atividades ou eventos com incio e fim definidos e dirigidos por pessoas que se destinam a alcanar uma meta pr-definida dentro de parmetros de custo, tempo, recursos e qualidade. Um projeto , portanto nico. Mesmo com alguma similaridade com um empreendimento executado, possuem caractersticas especficas diferenciadoras. Podemos dividir um projeto em quatro fases distintas que o caracterizam: fase conceitual, fase de planejamento, execuo e controle e fase final ou desmobilizao. Fase conceitual
A primeira fase do projeto se define pela busca da identificao das necessidades, pelo estudo da viabilidade, discusso das alternativas, planos de ataque, elaborao dos oramentos, formatao de propostas e cronogramas, alm da consolidao da equipe de trabalho que ir desenvolver a prxima etapa, a fase de planejamento. Fase de planejamento
A fase de planejamento do projeto refere-se programao dos recursos humanos, recursos materiais e equipamentos. Nessa fase so criados prottipos do projeto e onde acontecem as simulaes que porventura venham dar idias claras de problemas futuros e do melhor caminho a ser seguido na fase de execuo do empreendimento.
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Fase de execuo e controle do projeto
Na fase de execuo, acontece o cumprimento das atividades planejadas, e, a depender das interfaces e novos obstculos surgidos, o inesperado, ainda onde acontecem as mudanas de direo ou, o replanejamento do projeto que advm, entre outras coisas, de um bom monitoramento e do controle das atividades programadas que garantiro que o projeto se realize conforme o planejado. Fase final
A ltima etapa de um projeto caracteriza a desmobilizao e entrega do empreendimento. Deve-se ter especial cuidado com a desmobilizao e entrega de todos os servios que fazem parte do escopo contratado. Alguns empreendimentos no conseguem ser terminados devido aos mais variados tipos de servios extras que aparecem, seja por m concepo do projeto, por um planejamento inadequado ou por outra razo menos tcnica. A soluo encontrada tem sido terminar por "decreto", o que no mnimo, causa certo desconforto naquele que planeja ou gerencia, pelo custo cada vez menos justificvel. Alm disso, a mobilizao de profissionais especializados na resoluo de "pequenos detalhes" de final de projeto tem se mostrado caro e desgastante. O melhor planejar bem para evitar a conjugao do verbo "esquecer". O desenho abaixo mostra a seqencia destas etapas em um projeto, destacando aquelas nas quais o MS Project se torna mais til:
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O que uma tarefa? Tarefas so as atividades necessrias para alcanar o objetivo final, por exemplo: no planejamento de um curso de MS Project voc tem que fazer uma pesquisa de mercado, definir o pblico alvo, preparar o material de marketing, reservar o laboratrio, preparar o material, etc. Todas essas atividades so necessrias para a realizao de um curso de MS Project. O que so recursos? Recursos so pessoas, equipamentos e a parte fsica que voc utilizar para executar uma tarefa. Quanto mais recurso voc utilizar, mais trabalho ter e provavelmente com um maior custo. Caractersticas de um projeto Todo projeto vivel deve atender a determinadas caractersticas, tais como: Tem um incio e um fim; Usa recursos mltiplos e finitos; Tem um objetivo;
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O progresso pode ser medido; Requer um lder de projeto e uma equipe; Deve ser planejado; O desempenho deve ser revisto e comparado com os planos; Coexiste com outros projetos, mas diferente deles; afetado por foras internas e externas que devem ser identificadas e resolvidas;
diferente de tudo que j se fez anteriormente, no mnimo porque o tempo e o ambiente mudaram.
Por que um projeto falha? Vejamos a seguir algumas razes pelas quais um projeto pode falhar: Confundir simples idias com projetos efetivamente viveis; Impor prazos no realistas para o projeto; Designar gerente no habilitado para o projeto; Designar equipes sem habilidades para o projeto; Falta de patrocnio organizacional; Projetos muito grandes, ao invs de mdulos gerenciveis; Falta de acompanhamento ao projeto.
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ANLISE PERT-CPM
Em 1957 a Marinha dos Estados Unidos havia planejado a construo de um foguete espacial. Este projeto, chamado de Projeto Polaris, corria o risco de ter sua administrao transformada em um verdadeiro caos. Isto por causa do volume de itens a controlar e a gerenciar. A tabela a seguir mostra alguns nmeros que podem evidenciar este risco: Empreiteiros principais Sub-empreiteiros Peas diferentes a serem fabricadas Tempo previsto para execuo do foguete 250 9.000 70.000 5 anos
Fica fcil perceber que os riscos eram grandes, j que se houvesse um atraso em uma atividade atribuda a um sub-empreiteiro, por exemplo, isto poderia acarretar em um atraso geral do projeto. Por causa das necessidades militares do pas naquela poca, um grupo de entidades e cientistas foi convocado para desenvolver um sistema que auxiliasse na gesto do projeto. Assim, em 1958, nasceu o sistema PERT, sigla de Program Evalution and Review Technique, que significa Tcnica de Avaliao e Controle de Programas. Trazendo para os tempos atuais podemos ver como Tcnica de avaliao e Controle de Projetos. Paralelamente criao deste novo sistema, outro grupo de pessoas e corporaes, trabalhando com projetos de introduo de produtos qumicos, desenvolveu um mtodo muito parecido com o PERT. Este mtodo foi chamado de CPM, vindo de Critical Path Method, que traduzindo fica Mtodo do Caminho Crtico. O sistema PERT consiste de um desenho que representa um projeto, o qual compreende a seqncia lgica do planejamento com as interdependncias das atividades, buscando alcanar um objetivo especfico. J o mtodo CPM nos permite facilmente determinar o tempo de durao de um projeto como um todo.
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O caminho crtico o caminho mais desfavorvel em um projeto, ou seja, o conjunto de tarefas interdependentes cuja soma das duraes determina o tempo total do projeto. Em outras palavras: se ocorrer um atraso ou adiantamento em qualquer uma das atividades daquele conjunto, isto ter impacto direto no tempo previsto de durao do projeto. No demorou muito para que o sistema integrado PERT-CPM comeasse a ser aplicado nas diversas reas de atividades humanas: construo civil, decorao, teatro, marketing, indstria, etc.
Fonte: HIRSCHFELD, Henrique. Planejamento com PERT-CPM: e anlise do desempenho. So Paulo: Atlas, 1982
A rede PERT aborda o projeto de forma sistmica fornecendo assim, uma viso de totalidade devido necessidade de se estabelecer interdependncia entre todas as atividades. Alm disso, ressalta as entradas, o processo ou o desenvolvimento das atividades de acordo com as relaes de correspondncia e as sadas que corresponde ao resultado. Tal rede de extrema importncia para os gestores de uma forma geral, pois disponibiliza inmeras informaes (tempo, folgas, caminhos crticos), permite investigar o impacto das variaes no projeto e determinar o local que se devem despender esforos para manter o calendrio e testar o impacto de deslizes no cronograma. Assim, este modelo revela situaes, evitando ou minimizando os efeitos das ocorrncias no previstas durante o projeto. A tcnica no pode evitar imprevistos, mas pode revelar ou prevenir contra estas ocorrncias (o que fazer, onde e como atuar, quando agir e com quais recursos), tendo em vista a ocorrncia de eventos estranhos no planejamento base. O MS Project utiliza a rede do tipo caixas para montar um diagrama PERT/CPM, sendo que cada tarefa representada por uma caixa, conhecida por n. Neste, podese visualizar a partir do Modo Diagrama de Rede os seguintes campos de informao: nome da tarefa, nmero ID da tarefa, durao, data programada para o incio e fim. As linhas que ligam os ns que se referem s relaes das tarefas. As bordas em torno
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de cada n servem para indicar se o n uma tarefa resumida, uma subtarefa ou um marco e ainda, se a mesma pertence ao caminho crtico. Os ns no caminho crtico possuem uma borda espessa, vermelha ou hachurada; as tarefas no crticas possuem uma borda fina e preta; as tarefas resumidas possuem uma borda em forma de caixa sombreada e os marcos possuem uma borda dupla ou tipo moldura.
Figura - Tela do MSProject exibindo o diagrama de rede PERT.
Figura Modo de visualizao do MSProject exibindo o caminho crtico.
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CRONOGRAMA DE GANTT
Em 1903 o engenheiro mecnico Henry Gantt apresentou um trabalho chamado A Graphical Daily Balance in Manufacturing, que traduzindo significa Controle Grfico Dirio de Produo. Este trabalho descrevia um mtodo grfico de acompanhamento dos fluxos de produo. Um exemplo simplificado desta tcnica de representao de cronograma de atividades mostrado na figura abaixo:
Durante a primeira guerra mundial Henry Gantt comprovou sua grande capacidade industrial, quando, trabalhando para um rgo do governo dos Estados Unidos, coordenou trabalhos para a construo de 533 navios. Nesta poca, Gantt desenvolveu o grfico que tem o seu nome. Hoje seu mtodo largamente utilizado nas reas onde so necessrias tcnicas de planejamento e controle, inclusive em softwares como o MSProject.
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Figura Tela do MSProject exibindo o cronograma de Gantt.
MICROSOFT PROJECT Apresentao da tela

Toda vez que acessamos o Project, ele nos fornece um arquivo novo intitulado Project 1, onde podemos iniciar nosso trabalho. Vejamos com detalhes os itens que compem a tela principal:
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Barras de Menu Padro

Novo Projeto, Abrir, Salvar.
Imprimir, Visualizar Impresso, Verificar Ortografia.
Recortar, Copiar, Colar, Ferramenta Pincel(copia formatao).
Desfazer e refazer a ao executada.
Inserir Hyperlink.
Vincular Tarefa, Desvincular Tarefa, Dividir Tarefa.
Informaes da tarefa ativa, Anotaes da tarefa, Task Drivers, Atribuir recursos.
Agrupar por.
Aumentar zoom, Diminuir zoom, Ir para tarefa selecionada.
Copiar figura, Assistente do Office.
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Barra de Ferramentas Formatao

Recuo para a esquerda, Recuo, Mostrar Subtarefa, Ocultar Sub-Tarefa, Mostrar(Ocultar/Exibir).
Fonte: Tipo e tamanho.
Bold(negrito), Italic(itlico), Underline(sublinhado).
Esquerda, Centralizar, Direita.
Filtros, Auto Filtro.
Assistente do grfico de Gantt.
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Teclas de Navegao
Tecla ou ou HOME ou END ALT PGUP ou ALT PGDN rea Campos de Formulrio Campos de Formulrio Campos de Formulrio Grficos de Gantt Resultado Caracter Esquerda ou Direita. Caracter acima ou abaixo. Incio ou fim da linha. Uma janela esquerda ou direita (por colunas inteiras nas tabelas). Topo ou base do grfico nessa data. Data inicial ou final do projeto. Percorrer a janela do grfico de cima abaixo. Tarefa esquerda ou direita. Tarefa acima ou abaixo. Primeira ou ltima tarefa. Tarefa esquerda ou direita. Desloca-se esquerda ou direita. Campo esquerda ou direita.
CTRL HOME ou CTRL END Grficos de Gantt ALT HOME ou ALT END Grficos Grficos HOME ou END Rede Grficos ou Rede Grficos ou Rede Grficos CTRL HOME ou CTRL END Rede Grficos TAB ou SHIFT TAB Rede ALT ou ALT ou ou de Gantt de Diagrama de de Diagrama de de Diagrama de de Diagrama de de Diagrama de
Grficos de Gantt Tabelas Tabelas
Campo acima ou abaixo. Primeira ou ltima linha CTRL ou CTRL Tabelas possvel. Primeiro ou ltimo campo na HOME ou END Tabelas linha. Primeiro campo da primeira CTRL HOME ou CTRL END Tabelas linha ou ltimo campo da tima linha. Uma janela acima ou abaixo Tabelas & Grficos de PGUP ou PGDN (por linhas inteiras nas Gantt/Diagramas de Rede tabelas). Tabelas & Grficos de Vai para a data ou nmero de F5 Gantt/Diagramas de Rede identificao especfica. Uma janela esquerda ou CTRL PGUP ou CTRL Tabelas & Grficos direita (por colunas inteiras nas PGDN Diagramas de Rede tabelas). Tabelas/Campos de TAB ou SHIFT TAB Campo esquerda ou direita. Formulrio
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Modos de Visualizao do Project

Os modos do Project incluem formatos tradicionais de gerenciamento de projetos, tais como Network Diagram (Diagrama de Rede) e de Gantt Chart (Grfico de Gantt), bem como formatos especializados para entrada de dados e sua exibio. Os usurios podem trabalhar com os modos fornecidos ou criar os seus prprios modos personalizados. Calendrio As tarefas marcadas so exibidas em formato de agenda para representar a sua durao durante as semanas do ms.
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Grfico de Gantt (Modo Padro) O Grfico de Gantt constitudo por uma tabela que relaciona as tarefas e suas informaes, e um grfico que exibe a durao das tarefas e seus relacionamentos.
Grfico de Diagrama de Rede Este fluxograma exibe o projeto com as tarefas em caixas ou ns. As linhas entre os ns representam elos entre as tarefas sucessoras e predecessoras. Cada n exibe cinco campos de informao pertinente a essa tarefa.
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Utilizao das Tarefas Esta tabela mostra a distribuio de custos e de trabalho para cada recurso em um perodo de tempo especfico.
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Gantt de Controle Este grfico exibe o acompanhamento do realizado com a linha de base (projetado).
Grfico de Recursos Este grfico exibe a colocao dos recursos, trabalho ou custo de um recurso durante um perodo de tempo.
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Planilha de Recursos Este formato de planilha mostra a informao sobre cada recurso, tal como: taxa de pagamento, quantidade de pagamento, quantidade de horas de trabalho designadas e custo (inicial e real).
Planilha de Utilizao dos Recursos Esta tabela mostra a distribuio de custos e de trabalho para cada recurso em um perodo de tempo especfico.
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DESENVOLVENDO UM PROJETO Calendrio

Depois de apresentar algumas informaes essenciais do MSProject, vamos agora colocar a mo na massa. Vamos primeiramente definir algo essencial para todo o processo de gerenciamento, o calendrio do projeto. de acordo com esse calendrio que o MSProject vai gerar todas as informaes necessrias para o controle de datas do projeto. Abra um novo projeto no MSProject em Iniciar>Programas>Microsoft Office>Microsoft Office Project 2007 ; V agora ao menu Ferramenta>Alterar perodo til...; A tela abaixo ir aparecer:
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Veja algumas informaes que temos na tela: Para Calendrio: Mostra em qual o calendrio estamos trabalhando; Criar Novo Calendrio...: Nos permite criar um calendrio totalmente
personalizado; rea do Calendrio: Mostra todos os dias do ms que esto definidos conforme mostra a legenda ao lado. Ao clicar em qualquer data do calendrio, ao lado, aparecero mais informaes daquele dia selecionado; Excees: Aqui mostra todos os feriados, frias e dias de folga cadastrados, ou seja, mostra todos os dias excees ao padro; Semanas de Trabalho: Aqui podemos personalizar os dias e horrios de trabalho.
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Vamos ento criar o nosso calendrio. Clique no boto Criar Novo Calendrio...; Preencha a prxima caixa de dilogo como a figura:
Veja que vamos criar nosso calendrio a partir do calendrio padro. Clique em OK; J trabalhando em nosso calendrio, clique em Opes; Vamos modificar o horrio padro de incio para 09:00h e de trmino para 18:00h; Leia a observao circulada para entender o porqu estamos mudando os horrios:
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Vamos agora definir um dia no til. Para isso clique na data que deseja inserir o feriado, que no nosso caso ser dia 11 de junho. Na primeira linha e primeira coluna da aba Excees digite o nome do feriado, Corpus Christi; Veja que o dia 11 de junho ficou marcado como Dia de Exceo:
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Na semana de 22 de junho, por ser a semana em que a empresa foi fundada, a diretoria sempre a reserva para um descanso e algumas comemoraes. Vamos, portanto, defini-la como recesso de trabalho. Na segunda linha da aba Excees, digite Aniversrio da Empresa; Clique em Detalhes... ou simplesmente d um clique duplo sobre o nome da exceo; Vamos definir alguns parmetros do nosso recesso; Siga o preenchimento de acordo com a tela abaixo:
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Veja que definimos o perodo como Folga, que ocorrer Diariamente durante o perodo de Seg 22/6/09 Sex 26/6/09; D um OK e veja que nosso recesso j est definido no calendrio. Vamos agora entender as outras opes: Ns poderamos ao invs de querer definir um perodo de folga, definir simplesmente um novo perodo de trabalho com algum padro de recorrncia e dentro de certo intervalo de tempo. Como exerccio, crie uma exceo chamada de Meio Perodo, onde nas 3 segundasfeiras a partir do dia 29 de junho, todos os membros da equipe apenas trabalharo meio perodo. Confira seu resultado com a tela abaixo:
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Antes de passarmos para frente, vamos entender a aba Semanas de Trabalho. Clique na aba Semanas de Trabalho e com a primeira linha selecionada clique no boto Detalhes...; Veja na imagem abaixo, que aqui voc pode configurar horas e folgas para o calendrio padro:
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Temos a opo de manter os dias no padro do Project, podemos definir dias como folga permanente e podemos modificar o perodo de trabalho do dia da semana selecionado. Podemos por exemplo, aqui, colocar que nossos colaboradores trabalharo nos sbados durante o turno da manh. Faa algumas modificaes para ver como fica e depois volte para o que estava antes; Clique em Cancelar. Perceba que tambm podemos criar semanas de trabalho diferenciadas. Para isso basta seguir os mesmo procedimentos da aba exceo, escolha um nome para as semanas de trabalho, defina o perodo em que suas modificaes atuaro e faa as modificaes necessrias clicando em Detalhes....
Informaes de um projeto
Agora vamos definir algumas informaes importantes do nosso projeto. Selecione o menu Projetos>Informaes sobre o projeto...; Vejamos a descrio das informaes da tela que aparece:
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Data de incio: Permite determinar a data de incio do projeto; Data de trmino: Permite determinar a data de trmino do projeto; Agendar a partir de: Aqui voc ativa qual das datas acima apresentadas voc ir definir, sendo a outra data, definida pelo prprio Project baseando na durao total do projeto; Data atual: Determina a data atual, corrente que o projeto assumir. Geralmente definida a data atual do calendrio do computador. Data de status: Essa data serve como base para o Project calcular os custos acumulados at a data de status do projeto; Calendrio: Aqui voc define o calendrio que ser utilizado; Prioridade: Define a prioridade padro das tarefas; Estatsticas: Abre uma caixa de dilogo com vrias estatsticas do projeto. interessante voc consult-la vrias vezes durante a execuo do projeto para saber como anda seu planejamento.
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Veja abaixo a janela de estatsticas. Perceba que como ainda no cadastramos nenhuma tarefa e no demos andamento no nosso projeto, no temos nenhum dado estatstico disponvel.
Agora que j conhecemos nossas opes, vamos definir alguns dados. Siga a imagem abaixo para preencher os campos da caixa de dilogo Informaes sobre o projeto:
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D um OK e vamos para uma nova etapa.
Tarefas
importante que todo grande projeto seja dividido em vrias tarefas menores para que se possa ter um melhor controle de suas etapas. Faremos agora o cadastro dessas tarefas. Veja abaixo uma lista de tarefas que devem ser seguidas para uma boa gesto do desenvolvimento de produtos em uma empresa. As etapas da gesto do desenvolvimento de novos produtos foram baseadas no livro Gesto de Desenvolvimentos de Produtos de Henrique Rozenfeld et al. As tarefas em negrito so as tarefas resumo das demais tarefas que se encontram abaixo e no mesmo nvel de recuo. Desenvolvimento de Produto Planejamento Estratgico de Produtos Definir escopo de reviso do PEN Planejar atividades para a reviso do PEN Consolidar informaes sobre tecnologia e mercado Reviso do PEN Analisar o portflio de produtos da empresa
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Propor mudanas no portflio de produtos Verificar a viabilidade de portflio de produtos Decidir o incio do planejamento de um dos produtos do portflio Documentar as decises tomadas e registrar lies aprendidas Minuta do projeto Planejamento do Projeto Definir interessados no projeto Definir escopo do produto Definir escopo do projeto Detalhar o escopo do projeto Definir atividades e sequncia Preparar cronograma Avaliar riscos Preparar oramento do projeto Analisar a viabilidade econmica do projeto Definir indicadores de desempenho Definir plano de comunicao Planejar e preparar aquisies Preparar plano de projeto Avaliar fase Documentar as decises tomadas e registrar lies aprendidas Plano de Projeto Projeto Informacional Revisar e atualizar o escopo do produto Detalhar o ciclo de vida do produto e definir seus clientes Identificar os requisitos dos clientes do produto Definir os requisitos do produto Definir especificaes-meta do produto Monitorar a viabilidade econmico-financeira Avaliar fase Documentar as decises tomadas e registrar lies aprendidas Projeto Informacional Projeto Conceitual Atualizar o plano de projeto Modelar funcionalmente o produto Desenvolver princpios de soluo para as funes Desenvolver as alternativas de soluo para o produto Definir arquitetura Analisar sistemas, subsistemas e componentes Definir ergonomia e esttica do produto Definir fornecedores e parcerias de co-desenvolvimento Selecionar a concepo do produto Definir plano macro de processo Atualizar o estudo de viabilidade econmico-financeira Avaliar fase
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Documentar as decises tomadas e registrar lies aprendidas Projeto Conceitual Projeto Detalhado Atualizar o plano de projeto detalhado Criar e detalhar SSCs, documentao e configurao Criar, reutilizar, procurar e codificar SSCs Calcular e desenhar os SSCs Especificar tolerncias Integrar os SSCs Finalizar desenhos e documentos Configurar produto e completar a estrutura do produto Decidir fazer ou comprar SSCs Desenvolver fornecedores Planejar processo de fabricao e montagem Projetar recursos de fabricao Avaliar SSCs, configurao e documentao do produto e processo Otimizar produto e processo Criar material de suporte do produto Projetar embalagem Planejar fim de vida de produto Testar e homologar produto Enviar documentao do produto a parceiros Monitorar a viabilidade econmico-financeira Avaliar fase Documentar as decises tomadas e registrar lies aprendidas Projeto detalhado Preparao da Produo do Produto Obter recursos de fabricao Planejar produo piloto Receber e instalar recursos Produzir lote piloto Homologar processo Otimizar a produo Certificar o produto Desenvolver o processo de produo Desenvolver processo de manuteno Ensinar pessoal Monitorar viabilidade econmico-financeira Avaliar fase Documentar as decises tomadas e registrar lies aprendidas Liberao da Produo Lanamento do Produto Planejar lanamento Desenvolver processo de vendas Desenvolver processo de distribuio
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Desenvolver processo de atendimento ao cliente Desenvolver processo de assistncia tcnica Promover marketing de lanamento Lanar produto Gerenciar lanamento Atualizar plano de fim de vida Monitorar viabilidade econmico-financeira Avaliar fase Documentar as decises tomadas, registrar lies aprendidas Encerramento da macrofase de desenvolvimento Acompanhar Produto e Processo Avaliar satisfao do cliente Monitorar desempenho do produto Monitorar o desempenho tcnico do produto no mercado e nos servios associados Monitorar o desempenho tcnico do produto na produo Monitorar o desempenho do processo de produo Monitorar o desempenho de vendas Monitorar avaliao econmica do produto Monitorar custo do produto Monitorar os aspectos relacionados ao meio ambiente Consolidar informaes sobre desempenho Realizar auditoria ps-projeto Registrar lies aprendidas Sntese das lies aprendidas no projeto Descontinuar o Produto Analisar e aprovar descontinuidade do produto Planejar a descontinuidade do produto Preparar o recebimento do produto Acompanhar o recebimento do produto Descontinuar o produto Finalizar suporte ao produto Avaliao geral e encerramento do produto Com o modo de visualizao Grfico de Gantt selecionado vamos entrar apenas com as tarefas da primeira etapa, Planejamento Estratgico de Produtos. Abaixo vo algumas dicas ao inserir tarefas de tarefas: 1. Clique na clula que deseja inserir o nome; 2. Insira a descrio conforme desejado e tecle uma das opes abaixo conforme desejar: ENTER: Completa a entrada e desce para a clula abaixo;
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TAB: Completa a entrada e avana para o prximo campo; SETAS: Completa a entrada e move na direo correspondente. 3. Para renomear uma tarefa, basta selecion-la e pressionar a tecla F2 ou dar um clique duplo sobre a tarefa e renome-la no campo Nome. Veja que ao dar um clique duplo aparecer uma caixa de dilogo onde voc poder alterar vrios dados da tarefa:
4. Para excluir uma tarefa, basta clicar sobre o nmero da tarefa e pressionar DELETE; 5. Para inserir uma tarefa entre outras duas, basta clicar na clula abaixo da clula a qual deseja inserir e pressionar INSERT, ou ir ao menu Inserir>Nova Tarefa. Preencha agora todas as tarefas desde o incio do projeto at o final do Planejamento Estratgico de Produtos; Para continuarmos abra o arquivo WorkShop 1 contido na pasta iSight MsProject. Hierarquia das tarefas Como foi dito anteriormente, as tarefas resumo possuem vrias subtarefas que esto em um nvel hierrquico inferior aos das tarefas resumo, tambm chamadas de
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pacotes de tarefas. Vamos pegar nosso exemplo para entender melhor. Veja as tarefas abaixo: Desenvolvimento de Produto Planejamento Estratgico de Produtos Definir escopo de reviso do PEN Planejar atividades para a reviso do PEN Consolidar informaes sobre tecnologia e mercado Reviso do PEN Veja que Definir escopo de reviso do PEN uma subtarefa do Planejamento Estratgico de Produtos, que por sua vez uma subtarefa do Desenvolvimento de Produto. Falamos ento, que a tarefa Desenvolvimento de Produto um resumo de todas as tarefas que esto hierarquicamente abaixo dela, assim como a tarefa Planejamento Estratgico de Produtos um resumo de todas as tarefas que esto hierarquicamente abaixo dela e assim por diante... Para definir essa hierarquia no Project, siga as instrues abaixo: Selecione da tarefa 3 tarefa 11, clicando na tarefa 3 e com o SHIFT pressionado clique na tarefa 11; Veja que todas essas tarefas esto subordinadas tarefa 2. Portanto, aps selecionar as tarefas, clique no boto recuo ficaram subordinadas tarefa resumo. , ou simplesmente use o
atalho ALT+SHIFT+Seta Direita. Veja que as tarefas selecionadas agora
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Selecione agora as tarefas 2 11 e repita o procedimento. Veja que agora todas as tarefas selecionadas se subordinaram tarefa 1.
De acordo com os nveis hierrquicos definidos acima, faa o mesmo com as demais tarefas resumo e subtarefas. Confira seu resultado com o apresentado pelo facilitador. Perceba que ao clicar no - da tarefa resumo, voc oculta todas subtarefas a ela relacionada. Veja abaixo todas as tarefas resumo do projeto:
Cdigo EDT O cdigo EDT (Estrutura de Diviso de Trabalho), permite-lhe visualizar a hierarquia das tarefas atravs de uma numerao. Veja o exemplo abaixo:
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Para exibi-lo basta clicar com o boto direito do mouse no ttulo da coluna Nome da Tarefa e escolher a opo Inserir Coluna; Procure em Nome do Campo o campo EDT, selecione-o e d um OK; Veja que a coluna EDT foi adicionada. Para excluir qualquer coluna, basta clicar com o boto direito do mouse sobre o ttulo e selecionar a opo Ocultar Coluna. Aproveite e d uma olhada na quantidade de colunas que voc pode inserir. Durao das tarefas Iremos agora preencher a durao de cada tarefa que definimos anteriormente. A soma destas duraes que iro definir o prazo de entrega do meu projeto. Vamos preencher a durao das primeiras subtarefas apenas: Desenvolvimento de Produto Planejamento Estratgico de Produtos Definir escopo de reviso do PEN Planejar atividades para a reviso do PEN Consolidar informaes sobre tecnologia e mercado Reviso do PEN Analisar o portflio de produtos da empresa Propor mudanas no portflio de produtos Verificar a viabilidade de portflio de produtos Decidir o incio do planejamento de um dos produtos do portflio Documentar as decises tomadas e registrar lies aprendidas Minuta do projeto [4] [3] [2] [1] [2] [1] [2] [1] [1] [0]
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Preencha a coluna durao com as duraes entre os colchetes na frente de cada tarefa acima. Algumas dicas para preencher a durao: 1. Se voc preencher a durao digitando 3dd, o Project considerar 3
dias corridos e no 3 dias teis como definido no padro. Isso interessante, por exemplo, quando o tempo de durao o tempo de secagem de um prottipo em argila, que no depende do dia ser ou no til. 2. Quando se deseja preencher a durao de um conjunto de tarefas,
basta selecionar todas as tarefas que deseja modificar, clicar com o boto direito do mouse sobre qualquer tarefa selecionada, escolher a opo Informaes sobre a tarefa... e na caixa de dilogo que aparecer, defina a durao das mltiplas tarefas selecionadas.
Para Continuarmos, abra o arquivo WorkShop 2 que est na pasta iSight MsProject.
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Tarefa Recorrente O recurso Tarefa Recorrente permite inserir uma tarefa que se repete em intervalos especficos e iguais ao longo do projeto. Exemplo: uma reunio semanal do gerente e sua equipe durante 10 sextas-feiras a partir do incio do projeto. Vamos criar uma reunio da equipe de projeto em 10 sextas-feiras. Selecione a primeira clula vazia aps a ltima tarefa; No menu Inserir escolha a opo Tarefa Recorrente...; Na janela que aparecer, escolha as opes abaixo:
D um OK; Veja que foi criada uma tarefa recorrente comeando na clula 130:
Recue a tarefa recorrente para a esquerda; Veja o resultado final abaixo:
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Relacionamento Esta talvez a etapa mais importante e complicada do planejamento do projeto. Aqui vamos definir, qual ser o relacionamento de uma tarefa com a(s) outra(s). Veremos quais tarefas devem ser cumpridas antes que uma outra tarefa especfica comece. Veja o exemplo abaixo:
Fica claro que a Reviso do PEN no pode ser realizada antes de estar Definido o escopo de reviso do PEN e Planejado as atividades para a reviso do PEN. Certo? Vejamos agora os tipos de relacionamentos que podem existir entre uma ou mais tarefas: Tipo de Relacionamento Trmino a Incio Descrio O tipo mais comum. A tarefa s comea quando a predecessora termina. Apresentao no Grfico de Gantt
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Incio a Incio Trmino a Trmino Incio a Trmino
A tarefa s comea quando a predecessora comea. A tarefa s termina quando a predecessora termina. Um tipo muito incomum. A tarefa s termina quando a predecessora comea.
Vamos dar alguns exemplos de cada relacionamento: Trmino a Incio: Podemos considerar o exemplo anterior da Reviso do PEN. Incio a Incio: No final de cada etapa do nosso planejamento ns temos a tarefa de Documentar as decises tomadas e registrar lies aprendidas e no difcil de perceber que s possvel comear essa tarefa aps o incio da primeira tarefa do mdulo, j que s possvel documentar decises e lies aprendidas a partir do momento que iniciamos a etapa. Trmino a Trmino: No nosso exemplo, as tarefas 101 e 102 so do tipo Trmino a Trmino. Veja: a tarefa 102 (Gerenciar o lanamento) deve necessariamente terminar junto com a tarefa 101 (Lanamento do produto), j que o lanamento deve ser gerenciado at o seu fim. Incio a Trmino: As estruturas do telhado de seu projeto de construo so construdas fora do local. Duas tarefas de seu projeto so "Entrega de estrutura" e "Montar telhado". A tarefa "Montar telhado" no pode ser concluda at que a tarefa "Entrega de estrutura" seja iniciada. Fonte: Microsoft Office Online Definindo os vnculos Existem trs modos para definir os vnculos entre as tarefas. Veja abaixo cada um deles: Modo 1 - Utilizando os cones :
Vamos por vincular a Reviso do PEN (tarefa 6) com Definir escopo de reviso do PEN (tarefa 3). Para isso basta selecionar primeiro a tarefa 3 e com a tecla CTRL
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pressionada selecione a tarefa 6. Com as duas tarefas selecionadas basta clicar no cone Vincular Tarefas ou simplesmente pressionar as teclas CTRL+F2. Veja na coluna Predecessoras que aparece que a tarefa 6 est vinculada com a tarefa 3. Voc deve ter percebido que no tivemos a opo de escolher o tipo de vinculo entre as duas tarefas. Isso acontece porque o Project tem como padro vincul-las com o tipo Trmino a Incio, veremos adiante como modificar o tipo de vnculo.
Obs.: Caso no esteja visualizando a coluna de predecessoras, basta clicar com o boto direito do mouse no ttulo de qualquer coluna e pedir para inserir a coluna Predecessoras. Modo 2 Duplo clique na tarefa: Vejamos que a tarefa Reviso do PEN depende tanto da tarefa 3, como da tarefa 4 (Planejar atividades para a reviso do PEN). D um clique duplo sobre a tarefa Reviso do PEN e veja a janela que abrir:
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Aqui podemos ver todos os vnculos que a tarefa selecionada possui, bem como os tipos de vnculos. Para adicionar o vinculo da tarefa 6 com a tarefa 4, siga os passo abaixo: Na primeira linha abaixo do vnculo j cadastrado, digite no Id o nmero 4; Veja que automaticamente o Project j associa o Id 4 tarefa correspondente; Como o tipo de relacionamento de Trmino a Incio, basta clicar em OK para definir o vnculo. No se preocupe com a coluna Latncia, pois veremos mais adiante. Modo 3 Digitando os valores: Sem sombra de dvida esse o modo mais fcil de definir os vnculos das tarefas. Aqui basta voc digitar a Id da tarefa predecessora tarefa que est editando. Veja alguns exemplos: Digite como na figura abaixo os campos da coluna Predecessoras:
Perceba que quando uma tarefa tem mais de uma predecessora, separamos com ponto e vrgula as tarefas predecessoras. OK!! Abra o WorkShop 3 para continuarmos trabalhando.
Modifique agora os tipos das tarefas listadas abaixo para o tipo indicado:
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Id 11 28 38 53 77 92 102 106 120 125 128
Documentar Documentar Documentar Documentar Documentar Documentar
Nome da Tarefa decises tomadas e registrar lies aprendidas decises tomadas e registrar lies aprendidas decises tomadas e registrar lies aprendidas decises tomadas e registrar lies aprendidas decises tomadas e registrar lies aprendidas decises tomadas e registrar lies aprendidas Gerenciar lanamento Documentar as decises tomadas, registrar lies aprendidas Registrar lies aprendidas Preparar o recebimento do produto Finalizar suporte ao produto as as as as as as
Tipo de Relacionamento Resultado Incio a Incio 3II Incio a Incio 14II Incio a Incio 31II Incio a Incio 41II Incio a Incio 56II Incio a Incio 80II Trmino a Trmino 101TT Incio a Incio 95II Incio a Incio 119II Incio a Trmino 124TI Trmino a Trmino 127TT
Caso no recorde como fazer as modificaes, pergunte ao facilitador. Verifique novamente o tempo de projeto e datas de Incio e Trmino:
Latncia ou Tempo de Retardo Neste tpico vamos definir um tempo de atraso entre duas tarefas. Imagine por exemplo, que aps propor mudanas no portflio de produtos (tarefa 8), seja necessrio aguardar um tempo para que a diretoria aprove as mudanas. Para isso vamos retardar o fim da tarefa para levar em considerao esse tempo de tomada de deciso dos diretores. Veja como inserir uma latncia: D um clique duplo sobre a tarefa 9; Na aba Predecessoras, digite 2 no campo Latncia conforme a figura abaixo:
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D um OK e veja como ficou o campo referente coluna Predecessoras:
Temos ento na tarefa Verificar a viabilidade de portflio de produtos, na coluna Predecessoras 8TI+2dias. Interpretando: a tarefa 9, apenas comear aps o trmino da tarefa 8 mais dois dias de espera. Veja tambm a modificao no grfico de Gantt:
Antes:
Depois:
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Para inserir uma latncia em porcentagem, basta na janela Informaes sobre a tarefa inserir no campo latncia o valor mais o smbolo %. Exemplo: Na tarefa 9 colocar 200% do tempo de durao da tarefa 8. Veja o resultado abaixo:
O resultado final seriam os mesmos dois dias de latncia. Restries de uma tarefa Restrio de uma tarefa quando se deseja restringir o incio ou o trmino de alguma tarefa especfica. Vamos para nosso exemplo para entendermos melhor. A tarefa 27, (Avaliar Fase) depende de consultores externos contratados pela empresa apenas para fazer as avaliaes finais de cada fase. Fomos informados pela diretoria que os consultores devero chegar apenas dia 14 de setembro e que devemos iniciar a avaliao assim que eles chegarem, pois os pagamos em hora/consultoria. Vamos l! D um clique duplo na tarefa 27; Selecione a aba Avanado; Defina os campos Tipo de restrio e Data da restrio conforme a imagem abaixo:
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Veja algumas outras opes de restries disponveis para voc:
Ao dar OK aparecer a seguinte caixa de dilogo:
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Marque a opo destacada e logo em seguida clique em OK. Obs.: Essa caixa aparece, pois, ao definir uma data onde uma tarefa deve iniciar, voc pode gerar um conflito de precedentes, por exemplo, caso a tarefa predecessora tarefa onde foi inserida a restrio no tenha terminado ainda, como poderamos iniciar na data restrita? Para evitar esse tipo de conflito, deve-se fazer um excelente planejamento de tempo antes de contratar os consultores externos. Para retirar a restrio, basta voltar o campo para o padro do Project, O Mais Breve Possvel. Dividir tarefa Ainda trabalhando com nossos consultores externos, temos a informao de que eles no trabalham nas teras-feiras, devido a outro compromisso existente. Logo teremos que comear nossa avaliao da fase no dia 14 de setembro (segunda-feira), parar na tera-feira dia 15 e recome-la no dia 16 (quarta-feira). Vejamos como fazer isso: Selecione a tarefa 27; Clique no cone Dividir Tarefa, ;
Clique agora no centro da barra da tarefa no grfico de Gantt;
E veja o resultado:
Nossa tarefa agora foi dividida em duas etapas, uma na segunda-feira e outra na quarta-feira.
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Definido calendrios para tarefas Mesmo que no incio do projeto tenhamos criado e definido nosso calendrio, o Project no associa cada tarefa a esse calendrio automaticamente. Por isso devemos faz-lo manualmente. Vejamos como: Clique com o boto direito do mouse sobre o ttulo da coluna Nome da Tarefa e escolha a opo Inserir coluna...; Procure a coluna Calendrio da tarefa e clique em OK;
Selecione agora todas as tarefas do nosso projeto, exceto as tarefas recorrentes; Clique com o boto direito do mouse sobre qualquer clula selecionada e escolha a opo Informaes sobre a tarefa...; Selecione a aba Avanado e defina o calendrio iSight criado por ns anteriormente;
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D um OK e veja que o calendrio iSight foi definido para todas as tarefas; Para finalizar oculte a coluna Calendrio da tarefa, clicando com o boto direito no ttulo da coluna e escolhendo a opo Ocultar coluna. Antes de continuarmos abra o WorkShop 4.
Recursos
Os recursos so os equipamentos, pessoas e materiais necessrios para que cada tarefa seja executada e concluda. O Project armazena informaes sobre cada recurso com o objetivo de acompanhar as horas, custos e o efeito que cada recurso tem sobre o projeto. Esses recursos podem ser do tipo material, trabalho ou custo. Recursos do tipo trabalho so aqueles que realizam efetivamente um trabalho para executar as tarefas. Mquinas e pessoas so alguns exemplos desse recurso. Esse recurso geralmente contabilizado por hora trabalhada, j que ele um recurso infinito. Recursos do tipo material so geralmente suprimentos que so consumidos ao longo de sua utilizao. Ao, argila, areia, cimento ou qualquer outro tipo de matriaprima utilizada no processo, so exemplos de material.
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Recursos do tipo custos so para identificar artigos oramentais, tais como custos de treinamento, que no so dependentes da quantidade de trabalho ou da durao de uma tarefa. Vamos conhecer nosso modo de visualizao de Planilha de Recursos! Selecione o modo de visualizao Planilha de Recursos.
Vejamos algumas informaes armazenadas em cada coluna: Nome do Recurso: Esta a coluna onde inserido o nome do recurso em questo; Tipo: Defini-se o tipo do recurso, trabalho, material ou custo; Unidade do Material: O campo Unidade do Material contm a unidade da medida que voc define para um recurso material (recurso material: os suprimentos ou outros itens de consumo usados para executar as tarefas de um projeto.) , como por exemplo, toneladas, caixas ou metros cbicos; Iniciais: Na coluna Iniciais voc insere uma abreviao do nome do recurso; Grupo: Na coluna grupo voc pode definir alguns grupos de recursos para facilitar seus relatrios futuros;
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Unidade Mxima: O campo Unidades Mximas contm a porcentagem ou nmero de unidades que representa a capacidade mxima em que um recurso est disponvel para realizar quaisquer tarefas durante o perodo de tempo atual. Por exemplo, se houver trs analistas, as unidades mximas sero de 300%, isto , trs analistas trabalhando em tempo integral; Taxa Padro: A Coluna Taxa Padro mostra a taxa de pagamento por trabalho normal, no realizado em horas extras. O padro R$/h; Taxa de Hora Extra: Taxa de pagamento de horas extras; Custo/Uso: um custo fixo atribudo ao recurso cada vez que ele solicitado. Um exemplo seria um custo com viagem e hospedagem de um consultor externo; Acumular: O campo Acumular oferece opes para como e quando custos padro e de hora extra de recursos devem ser cobrados ou acumulados. Voc pode acumular custos no incio (Incio), trmino (Trmino) ou rateados (Rateado) no custo de uma tarefa; Calendrio Base: Informa o calendrio utilizado pelo recurso; Cdigo: O campo contm qualquer cdigo, abreviao ou nmero que voc deseje inserir como parte das informaes de um recurso. Cadastro de Recursos Agora que j sabemos o que cada coluna da nossa janela de recursos significa, vamos cadastrar alguns recursos ao nosso projeto. Certifique que o modo de exibio Planilha de Recursos est ativado; Cadastre os recursos discriminados abaixo:
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Interprete os dados dos recursos que acabamos de preencher. Note que temos dois diretores responsveis pelo projeto, cada um com um custo de R$ 200,00/h e com um custo fixo referente a transporte (da central at a filial) de R$500,00. Qualquer dvida questione! Anotaes Aprenderemos aqui como fazer algumas anotaes referentes a cada recurso. Siga os passos abaixo e veja como fcil. Selecione o recurso Diretoria; D um clique sobre o cone Anotaes na barra de ferramentas padro; Preencha conforme a figura: , localizado
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Ps.: Outra forma de chegar a essa janela clicando com o boto direito do mouse no recurso que deseja fazer anotaes, escolher a opo Informaes sobre o recurso... e selecionar a aba Anotaes. Note que ao fazer anotaes sobre um recurso, aparece um cone informando que para aquele recurso existe uma anotao. Caso deseje saber qual a anotao, basta parar o cursor do mouse sobre o cone.
Inserindo e Ocultando Colunas Todas as colunas que temos exibidas so colunas padro do programa. No entanto, podemos inserir outras colunas j existentes no software, ou at mesmo personalizar nossa prpria coluna. Vamos ver como simples trabalhar com isso? Estando no modo de exibio Planilha de Recursos, selecione qualquer campo da coluna Cdigo e aperte a tecla Insert; ou clique com o boto direito sobre o ttulo da coluna Cdigo e em seguida escolha a opo Inserir Coluna; Na janela que aparecer, escolha o nome do campo Superalocado;
D um OK. Veja que a coluna de superalocao foi inserida. Repare que nenhum recurso est superalocado j que no fizemos nenhuma alocao ainda.
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Para ocultar a coluna, basta clicar com o boto direito do mouse e escolher a opo Ocultar Coluna. Vamos agora criar nossa coluna personalizada. Imagine que seria interessante criarmos uma coluna onde estaria calculado o IR que cada colaborador ir pagar. De acordo com a tabela do IRPF brasileiro temos:
1- Salrio de at R$ 1.434,00 isento do imposto; 2- Salrio de R$ 1.434,00 at R$ 2.150,00 a alquota de 7,5%; 3- Salrio de R$ 2.150,00 at R$ 2.866,00 a alquota de 15%; 4- Salrio de R$ 2.866,00 at R$ 3.582,00 a alquota de 22,5%; 5- Salrio acima de R$ 3.582,00 a alquota de 27,5%.
Logo vamos calcular com base nesses dados o IR de cada colaborador. Vamos fazer a considerao de que apesar nem todos os colaboradores trabalharem 30 semanais nesse projeto, sempre haver servio para eles em outros projetos da empresa e que a base de clculo ser em cima do grupo o qual est inserido. Temos ento: Classe A: Base de clculo 5; Classe B: Base de clculo 4; Classe C: Base de clculo 3; Classe E: No ser calculado, por ser consultor externo. Vamos ao trabalho!!! Insira uma nova coluna do tipo Custo e nomeia como IR;
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Clique em OK; Agora clique com o boto direito do mouse no ttulo da coluna criada e escolha a opo Personalizar campos...; A janela Campos Personalizados aparecer:
Selecione a opo Frmula em Atributos personalizados;
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Aparecer uma mensagem, leia e d um OK; Clique em frmula; Veja que aparecer uma janela para edio da frmula;
Siga os passos abaixo para construir a frmula: Clique em Funo e escolha no menu Geral a frmula IIF;
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No argumento expresso voc ir inserir a seguinte funo lgica: [Grupo]=Classe A; Ou selecione o argumento expresso, clique sobre o boto Campo, escolha no menu Texto a opo Grupo e depois complete com =Classe A;
Resultando em:
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Caso nossa funo lgica seja verdadeira, ou seja, o recurso for do grupo Classe A, aplicamos a equao [Taxa Padro]*0,275; lembrando que voc pode digitar a frmula ou utilizar os botes de comando da janela; Na parte falsa, vamos inserir outra funo lgica IIF, para o caso de o recurso ser do grupo Classe B e calcularemos a parte verdadeira em cima da alquota de 22,5%; e assim faremos at o grupo Classe C. Veja o resultado:
Perceba que no criamos uma funo lgica para o grupo Classe E, j que para ele no calcularemos o IR, portanto, se o recurso no for pertencente a nenhum dos grupos descritos (Classe A, Classe B e Classe C) o campo referente ao IR ser igual a zero. Por isso o zero no ltimo argumento da ltima funo. D um OK e veja que o IR foi calculado conforme o planejado:
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Qualquer dvida esclarea-a! Tudo ok com nossos recursos. Agora vamos aloc-los s nossas tarefas. Atribuindo recursos Voltemos agora ao modo de exibio Grfico de Gantt. Vamos aprender o modo mais completo de atribuir os recursos a cada tarefa. Selecione primeira tarefa, Definir modelo de reviso do PEN; Clique no boto Atribuir recursos padro ou simplesmente pressione Alt+F10; Veja que aparecer uma janela de atribuio de recursos, como a figura abaixo: , na barra de ferramentas
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Atribua o Gerente de Projetos para essa tarefa. Para isso basta selecion-lo e clicar em atribuir.
Feche a janela logo em seguida. Veja que o recurso foi atribudo tarefa:
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Vejamos agora outro mtodo para atribuir o recurso. Clique com o boto direito do mouse sobre a tarefa Planejar atividades para a reviso do PEN e escolha a opo Informaes sobre a tarefa...; Na janela a seguir, selecione a aba Recursos e atribua o gerente de projetos para essa tarefa tambm.
Outro modo simplesmente na coluna Nome dos Recursos, do modo de visualizao Grfico de Gantt, selecionar o recurso desejado. Para a tarefa de nmero 5, atribua o recurso Engenharia de Processo, utilizando a coluna Nome dos Recursos.
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Vamos agora para a tarefa de nmero 6, atribuir dois recursos. Um diretor e um gerente de projeto. Para isso, v em Informaes sobre a tarefa e selecione os dois recursos para essa tarefa.
Note que os recursos ficaram separados por um ponto e vrgula. Esse o caractere que utilizaremos para separar dois recursos em uma mesma tarefa. Antes de continuarmos abra o WorkShop 5. Tipos de tarefas As tarefas apresentam trs caractersticas bsicas: Durao: perodo de tempo necessrio para realizao da tarefa; Unidades de recurso: so as unidades de recursos atribudos tarefa; Trabalho: quantidade total de trabalho para a realizao da tarefa, normalmente calculado em horas. Podemos relacionar essas trs caractersticas com a seguinte equao: Trabalho = Durao x Unidades de recurso No MSProject necessrio fixar uma dessas caractersticas para que ele possa recalcular automaticamente as outras duas, sempre que houver alguma modificao. Vejamos um exemplo prtico: Ainda no modo de exibio Grfico de Gantt, selecione a tarefa de nmero 3, Definir escopo de reviso do PEN; Clique com o boto direito do mouse sobre a tarefa e escolha a opo Informaes sobre a tarefa...; Selecione a aba Avanado; Repare que a durao dessa tarefa de 4 dias;
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Modifique agora o tipo da tarefa para Trabalho Fixo; E antes de dar um OK, v na aba de recursos e acrescente o recurso Engenharia de Produo tarefa; D um OK; Perceba que a durao da tarefa agora de 2 dias. Analisando a equao para verificar o que ocorreu: Veja, escolhemos o tipo de tarefa como Trabalho Fixo e modificamos as unidades de recurso, dobrando as unidades. Como: Trabalho = Unidades de Recurso x Durao Logo, Antes: (4dias x 8h = 32 h de trabalho) = (1 recurso x 8h de trabalho por dia = 8h/dia) x (32h de trabalho / 8h de trabalho por dia = 4 dias) Depois: FIXO(4dias x 8h = 32 h de trabalho) = (2 recursos x 8h de trabalho por dia = 16h/dia) x (32h de trabalho / 16h de trabalho por dia = 2 dias) Veja que aparecer um cone de tomada de deciso como a figura abaixo:
Leia apenas para ver quais so as opes, no entanto mantenha a opo marcada. Vejamos agora um exemplo do tipo Durao Fixa. Na tarefa 4, v novamente em Informaes sobre a tarefa...;
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Escolha na aba Avanado o tipo de tarefa Durao Fixa; Acrescente agora na aba Recursos o engenheiro de produo para trabalhar nessa tarefa; Clique em OK e note que agora o que foi reduzido foi o trabalho dos recursos. Dobramos as unidades mantendo a durao fixa e o Project reduziu o trabalho metade.
Interprete o resultado fazendo analogia equao do nosso exemplo anterior. Perceba que esses 50% de trabalho refere-se jornada de trabalho, ou seja, cada recurso trabalhar apenas 4h por dia. Veja um resumo do que acabamos de aprender: No tipo... Durao fixa Unidades fixas Trabalho fixo Se voc revisar a durao... Recalcula o trabalho Recalcula o trabalho Recalcula as unidades Se voc revisar as unidades de recursos... Recalcula o trabalho Recalcula a durao Recalcula a durao Se voc revisar o trabalho... Recalcula as unidades Recalcula a durao Recalcula a durao
O padro do MSProject o tipo Unidades Fixas. Caso deseje modificar o padro, basta ir em Ferramentas>Opes, escolher a aba Cronograma e modificar o tipo padro para o padro desejado. Modifique para Durao fixa, que o padro que iremos trabalhar.
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Superalocao de recursos Recursos superalocados so aqueles aos quais foi atribuda uma carga de trabalho que excede seu perodo de trabalho padro, ou seja, aqueles que esto com uma carga de trabalho acima de 8h por dia. V ao modo de exibio Planilha de Recursos e veja que existem 3 recursos que esto destacado em vermelho. So eles: Engenharia de produo, contabilidade e engenharia de processo. Estes recursos esto superalocados. Nestes casos, temos 5 aes para minimizar o problema de superalocao de recursos: 1. Diminuir ou remover a carga de trabalho do recurso; 2. Atribuir mais recursos mesma tarefa; 3. Atrasar ou dividir uma tarefa; 4. Definir regime de horas extras; 5. Redistribuir os recursos. Nem sempre fcil decidir qual a melhor opo. Para isso deve ser feito um estudo do planejamento do projeto, parra que seja tomada as melhores decises. Veja algumas dessas aes. Acesse o modo de exibio Uso dos Recursos; V ao recurso Engenharia de Produo; Veja que as tarefas Definir escopo de reviso do PEN e Planejar atividades de reviso do PEN esto superalocando o recurso; Veja tambm que se atrasarmos a tarefa Planejar atividades de reviso do PEN em dois dias, ou seja, iniciando na sexta-feira e no mais na quarta-feira, resolveramos o problema de superalocao neste caso.
Vejamos como fazer isso.
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Volte ao modo de exibio Grfico de Gantt; Insira a coluna Atraso de redistribuio direita da coluna de durao;
Atrase agora a tarefa 4 em dois dias;
D um enter e veja a mensagem que aparecer:
Veja que ao redistribuirmos a tarefa, causamos um conflito com a tarefa 26. O que explicita claramente o que foi comentado anteriormente, que ao fazer a redistribuio deve-se fazer um estudo aprofundado do planejamento das tarefas para evitar problemas como esse;
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Apenas para fins didticos, marque a opo continuar e permita esse conflito. Ps.: Em uma situao real, esse conflito causaria muito problemas, aceitamos aqui apenas para entender como resolver um problema de superalocao. Volte agora no modo de exibio Uso dos recursos e veja que o engenheiro de produo no est mais superalocado:
Retire o atraso de redistribuio que colocamos para evitar problemas com o conflito. No se preocupe com a superalocao, que resolveremos com outros mtodos mais a frente. Outro mtodo comum seria a atribuio de regime de horas extras, tambm conhecido como Overtime no ingls. Vamos ver como fazer isso? No modo de exibio Uso dos recursos v ao engenheiro de processo; Insira a coluna Trabalho de horas extras; Repare que a tarefa Consolidar informaes sobre tecnologia e mercado e Documentar as decises tomadas e as lies aprendidas esto superalocando o recurso; Para resolver esse problema vamos, apesar de no ser muito praticvel, inserir 8h extras para a tarefa Documentar as decises tomadas e as lies aprendidas;
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Veja que ao fazer isso, apesar de ainda o recurso continuar trabalhando as 16h, o Project no mais considera as 16h como superalocao. Repare que o recurso vai trabalhar 8h no regime normal e 8h no regime de horas extras. Apesar de ser bastante exaustivo, ele agora est autorizado a faz-lo. A grande diferena entre uma superalocao e o regime de horas extras simplesmente a questo do planejamento. A superalocao informa que aquela atividade no poder ser concluda dentro do que est determinado (j que no foi autorizado horas extras) e as horas extras so as horas alm do padro que o recurso est autorizado a trabalhar. Verificando a alocao dos recursos graficamente Modifique o modulo de visualizao para Grfico de recursos e vamos trabalhar um pouco para verificar quais informaes podemos adquirir neste modo. Veja que o primeiro recurso que estamos analisando a diretoria, no entanto no podemos ver nenhum grfico referente. Isso ocorre, pois esse recurso no est alocado nesta data especifica; Navegue na barra de rolagem at encontrar a primeira alocao deste recurso;
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Veja que a primeira alocao ocorre prximo ao dia 5 de julho; Perceba tambm que temos uma legenda ao lado esquerdo, que nos mostra se a alocao em regime normal ou se existe uma superalocao;
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Veja que destacado na figura mostra qual o modo de exibio grfico atual, neste caso temos Unidades de pico que a soma da quantidade de trabalho normal com trabalho de superalocao; Logo mais abaixo temos outra barra de rolagem, na qual pode-se navegar entre os diversos recursos que temos. Navegue at encontrar o engenheiro de produo. Outras formas de navegar entre o recurso clicando sobre ele e escolhendo as opes Prximo Recurso ou Recurso Anterior; ou ainda atravs do Scroll do mouse, caso esse seja existente. Navegue agora at encontrar o dia 28 de junho.
Como j havamos visto anteriormente, temos uma superalocao neste recurso, no entanto, agora estamos verificando graficamente.
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Clique agora com o boto direito do mouse sobre o grfico e veja as opes de visualizao que temos:
Navegue entre eles e veja o que eles representam. Em todos os casos o prprio nome explica claramente o que o grfico representa, por isso no vamos comentar cada um de seus significados. Abra agora o WorkShop 6 para continuarmos.
Controle
Aqui termina o planejamento do projeto. J cadastramos todas nossas tarefas e todos nossos recursos, bem como j atribumos todos nossos recursos s tarefas. Portanto agora nossa prxima etapa de controlar tudo que planejamos para ter certeza de que tudo seguir como planejado. Caminho Crtico O Caminho Crtico a sequncia mais longa de atividades interdependentes da programao. As atividades do caminho crtico no podem atrasar para que o projeto no atrase. Quando analisado apenas um projeto especfico, esse caminho nomeado como Caminho Crtico, ou seja, o caminho composto por vrias tarefas, as quais se obtiverem qualquer atraso, atrasar todo o projeto, por isso o nome crtico.
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Vamos ver qual o nosso caminho crtico!!! Escolha o modo de visualizao Gantt de Controle;
Veja que as tarefas crticas esto destacado em vermelho e o caminho crtico a ligao de todas as tarefas em vermelho. Linha de base definido como linha de base um plano de linhas que armazena as informaes essenciais do projeto, para futuras comparaes. A linha de base s deve ser salva, quando o projeto j se encontra totalmente planejado, ou seja, com todas as tarefas, relacionamento, recursos e custos definidos. Vrias linhas de base podem ser criadas em vrios momentos diferentes ao longo do projeto para fazer comparaes ao longo do desenvolvimento do projeto. Como a linha de base um ponto de referncia, voc pode e deve us-la para comparar suas informaes com as que so atualizadas durante a fase de execuo do projeto. Vejamos como gravar uma linha de base? Como nosso projeto aberto, v ao menu Ferramentas>Controle>Definir linha de base...;
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Veja as opes que temos, mas no modifique nenhuma;
D um OK; Veja que agora temos duas barras no modo de visualizao Gantt de Controle:
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As barras azuis so as barras de andamento do projeto e as barras pretas so nosso referencial, ou seja, nossa primeira linha de base; possvel definir at 11 linhas de base. Modifique a durao de alguma tarefa e veja o que acontece. Controlando a durao das tarefas Agora com o projeto j em andamento, o gerente de projetos deve atualizar a execuo das tarefas. Para isso ele deve modificar o percentual de execuo sempre que alguma atividade for executada. Vejamos algumas maneiras de fazer isso: No modo de exibio Grfico de Gantt selecione a tarefa 3; Clique no boto Rolar at a tarefa padro; Clique com o boto direito na tarefa em que deseja atualizar, no nosso caso a tarefa 3, e escolha a opo Informaes sobre a tarefa; Na aba Geral, modifique a porcentagem concluda da tarefa para 50%; , na barra de ferramentas
D OK;
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Veja que na frente da barra da tarefa, aparece a porcentagem concluda at o momento:
Outro mtodo de se fazer isso acrescentar a coluna % concluda e atualizla constantemente. Veja o resultado:
Esse talvez seja o mtodo mais prtico. No entanto temos ainda outro mtodo. Selecione a tarefa e v ao menu Ferramentas>Controle>Atualizar tarefas;
Voc pode ainda adicionar a barra de ferramentas Controle para facilitar seu controle da concluso das tarefas. Veja como simples: Clique com o boto direito do mouse em qualquer lugar vazio na barra de ferramentas e acione a opo Controle;
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Perceba nossa nova barra de ferramentas:
Aqui temos vrias opes que utilizaremos durante o projeto. Veja que temos algumas porcentagens padro (0%, 25%, 50%, 75%, 100%) e a ultima opo a qual podemos colocar a porcentagem que quisermos. Filtros Um projeto pode conter vrias pginas relatrio, dificultando por vezes a localizao precisa de uma informao especfica. O Project oferece um sistema de filtros que seleciona e exibe grupos de tarefas de acordo com o critrio determinado pelo usurio. O Project contm vrios filtros pr-determinados e tambm permite ao usurio que personalize seu prprio filtro. Filtrando tarefas: Utilizando o mdulo de visualizao Grfico de Gantt, encontre o boto filtro na barra de ferramentas padro e clique na seta para mostrar os tipos de filtros existentes. Veja a figura abaixo:
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Escolha a opo Tarefas de resumo; Veja que agora aparecem apenas nossas tarefas resumo.
Vamos a outro exemplo: Use o filtro para mostrar apenas as tarefas realizadas pelos gerentes de projeto. Confira seu resultado com o resultado da figura abaixo:
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Navegue em outras opes do filtro para verificar os diversos resultados que podemos obter. Criando filtros personalizados Alm dos filtros vistos anteriormente, podemos tambm criar filtros de acordo com nossas necessidades do dia a dia. Vejamos agora um exemplo de como criar um filtro personalizado: V ao menu Projeto>Filtro para:>Mais filtros...; A seguinte caixa de dilogo aparecer:
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Veja todos os filtros j existentes no MsProject. Repare tambm que temos opo de filtrar por tarefas ou por recursos; Para criarmos nosso filtro personalizado, clique em Novo...;
Veja o significado de algumas partes da caixa de dilogo acima: Nome: onde o nome do filtro a ser criado definido;
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Mostrar no menu: Se ativo, determina que o filtro em questo, ser apresentado no submenu do comando Filtrar para do menu Projeto; Filtro: Recortar linha: Recorta uma linha de condies do filtro; Copiar linha: Copia uma linha de condies j existentes; Colar linha: Cola uma linha de condies, anteriormente copiada ou recortada; Inserir linha: Insere uma linha em branco, para definio de uma condio; Excluir linha: Exclui uma linha de condies. rea de dados: a caixa onde podemos ver os campos E/OU, NOME DO CAMPO, TESTE, VALOR(ES) e, executamos o processo de entrada de condies do nosso filtro. Clique sobre o campo que deseja alterar, e utilize a seta a direita do campo. Vamos criar um filtro que nos mostre tarefas com durao entre 3 e 8 dias. Para isso, preencha o quadro de acordo com a figura abaixo:
Clique em OK; V ao menu Projeto>Filtro para:;
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Verifique se nosso filtro personalizado est entre as opes da lista. Se tudo estiver correto, podemos seguir nosso trabalho.
Relatrios
O MsProjetc possui vrios relatrios definidos, que oferecem informaes em 6 reas gerais: Viso Geral; Atividades Atuais; Custos; Atribuies; Carga de Trabalho; e uma opo Personalizado, onde o usurio pode criar seu prprio formato de relatrio. Veja uma breve descrio das 6 reas de relatrios: Relatrio Viso Geral Descrio Este relatrio exibe informaes sobre o projeto todo, incluindo tarefas cruciais, tarefas resumo, acontecimentos importantes e informaes sobre o planejamento. Atividades Atuais Este relatrio mostra informaes sobre as tarefas, como por exemplo: Custos tarefas que ainda no foram iniciadas, em desenvolvimento, completas, para serem iniciadas, atrasadas, etc. Este relatrio mostra todas as informaes sobre o custo, incluindo tarefas e recursos que ultrapassam o oramento, capital de giro semanal e montante ganho. Atribuies Carga Trabalho Personalizadas Este relatrio mostra as informaes dos recursos atribudos ao projeto. de Este relatrio mostra a utilizao das tarefas e informaes sobre o uso dos recursos. Permite que o usurio crie relatrios personalizados.
Vejamos agora como acessar esses relatrios: Clique no menu Relatrio>Relatrios...; Veja a tela que aparecer:
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3 Veja que aqui temos todas as 6 reas que aprendemos logo acima. Selecione a rea Viso geral... e veja quantas opes de relatrios temos nessa rea:
Escolha, por exemplo, o relatrio Resumo do projeto e clique em Selecionar; Veja que o MsProject abrir outra janela com informaes resumidas do nosso projetos:
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Feche a janela do relatrio e vamos continuar para conhecermos mais alguns tipos de relatrios. Como exerccio, experimente analisar algumas informaes do projeto atravs dos seguintes relatrios: (rea) (Relatrio) Viso Geral Etapas Viso Geral Tarefas Crticas Atividades Atuais Tarefas em Andamento Atividades Atuais Tarefas no Iniciadas Custos Valor Acumulado
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Custos Fluxo de Caixa Atribuies Quem Faz o Que Atribuies Recursos Superalocados Carga de Trabalho Uso da Tarefa Carga de Trabalho Uso do Recurso Depois de ter navegado em todos estes relatrios sugeridos acima, vamos agora criar nosso prprio relatrio personalizado. Personalizando um relatrio Existem duas formas de criar nosso relatrio personalizado, a primeira criando um novo relatrio partindo do zero e a segunda utilizando um relatrio j existente e editando-o de acordo com nossa necessidade. A segunda forma um pouco mais simples, j que existe vrias configuraes j pr-definidas. Vejamos como criar um relatrio a partir de outro j existente: Em Relatrio>Relatrios... selecione a opo Personalizado;
Veja que aparecer uma lista de relatrios j existentes para que possamos apenas edit-los. Vamos escolher o relatrio Recurso para utilizar de base para edio. Selecione o relatrio Recurso e logo em seguida clique em Editar;
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A seguinte tela aparecer:
Selecione as opes de acordo com a figura abaixo:
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Veja que estamos criando um relatrio que nos informar qual o custo acumulado semestralmente para recursos que esto trabalhando em regime de horas extras. Clique em OK para definir nosso novo relatrio. Veja as outras opes de personalizao. Criando imagens do projeto Voc pode utilizar algumas ferramentas do MsProject para compartilhar imagens do seu projeto capturando-as atravs do cone Copiar Imagem, ;
Para fazermos isto, v ao modo de visualizao Grfico de Gantt; Selecione a primeira tarefa e role at a tarefa no grfico de Gantt; Agora vamos capturar uma foto deste incio do nosso projeto, clicando no cone Copiar Imagem; Veja que aparecer uma caixa de dilogo para auxiliar na captura da imagem:
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Deixe as opes como esto e clique em OK; Abra agora um documento em branco no Microsoft Word e cole nossa imagem capturada do MsProject. Veja que as tarefas que apareciam na tela do modo de visualizao Grfico de Gantt foram transformadas em imagem e coladas no Word. Experimente capturar outras imagens do seu projeto!
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ROTEIRO PRTICO
Veremos abaixo, os passos bsicos que devem ser seguidos para que um bom planejamento seja feito. 1. No menu Ferramentas>Opes: a. Na guia Exibir, escolha o modo de exibio padro e o formato da data desejado; b. Na guia Calendrio, edite o calendrio do seu projeto; c. Na guia Cronograma, defina os itens abaixo: i. Escolha o formato padro do modo de exibio das unidades de atribuio dos recursos; ii. Escolha o tipo de tarefa padro: Durao fixa, Trabalho fixo ou Unidades fixas; iii. Defina as unidades padres do projeto: dias, horas, etc. 2. No menu Projeto>Informaes sobre o projeto: a. Defina a data de incio ou trmino do seu projeto; b. Escolha o calendrio a ser usado; 3. Defina as tarefas, seus tempos e suas hierarquias; 4. Defina os vnculos entre as tarefas; 5. Defina os tipos das tarefas: Durao Fixa, Unidades Fixas ou Trabalho Fixo; 6. Agora cadastre todos os recursos com suas respectivas caractersticas; 7. Atribua os recursos s tarefas; 8. Salve a linha de base para comparaes futuras; 9. Acompanhe o percurso do projeto modificando a porcentagem concluda das tarefas ao longo do tempo;
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10. Utilize os recursos de visualizao e relatrios para passar informaes do projeto.
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EXERCCIO DE FIXAO
Definindo Calendrio: Crie um novo calendrio com o nome de iSight; Defina o dia 12 de Outubro como feriado de Nossa Senhora de Aparecida; Defina que a partir do dia 01 de outubro na primeira quarta-feira do ms, durante os dois prximos meses, os funcionrios apenas trabalharo no perodo da tarde; Defina horrio de funcionamento da empresa, o trabalho de meio perodo (manh) nos sbados; Defina o incio do projeto como sendo 01/10/2009 e o calendrio iSight como calendrio do projeto. Defina a caracterstica do tipo de tarefa padro para Durao Fixa; Atividades do Projeto Desenvolvimento de Software Escopo Determinar escopo do projeto Garantir patrocnio do projeto Definir recursos preliminares Garantir recursos principais Escopo concludo Requisitos de software/anlise Realizar anlise das necessidades Determinar especificaes de software preliminares Desenvolver oramento preliminar Analisar especificaes de software/oramento com a equipe Incorporar comentrios sobre as especificaes de software Desenvolver linha de tempo de entrega Obter aprovao para continuar (conceito, linha de base, oramento) Garantir recursos requeridos Anlise concluda Design Analisar especificaes de software preliminares Desenvolver especificaes funcionais
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Desenvolver prottipo baseado nas especificaes funcionais Analisar especificaes funcionais Incorporar comentrios em especificaes funcionais Obter aprovao para continuar Design concludo Desenvolvimento Analisar especificaes funcionais Identificar parmetros de estrutura modulares/em camadas Atribuir equipe de desenvolvimento Desenvolver cdigo Teste do desenvolvedor (depurao primria) Desenvolvimento concludo Testes Desenvolver planos de teste da unidade usando as especificaes do produto Desenvolver planos de teste de integrao usando as especificaes do produto Teste da unidade Revisar cdigo modular Testar mdulos dos componentes para as especificaes do produto Identificar anormalidades para as especificaes do produto Modificar cdigo Testar novamente cdigo modificado Teste da unidade concludo Teste de integrao Integrao de mdulo de teste Identificar anomalias para as especificaes Modificar cdigo Testar novamente cdigo modificado Teste de integrao concludo
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Duraes e Precedncias:
Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 Nome Desenvolvimento de Software Escopo Determinar escopo do projeto Garantir patrocnio do projeto Definir recursos preliminares Garantir recursos principais Escopo concludo Requisitos de software/anlise Realizar anlise das necessidades Determinar especificaes de software preliminares Desenvolver oramento preliminar Analisar especificaes de software/oramento com a equipe Incorporar comentrios sobre as especificaes de software Desenvolver linha de tempo de entrega Obter aprovao para continuar (conceito, linha de base, oramento) Garantir recursos requeridos Anlise concluda Design Analisar especificaes de software preliminares Desenvolver especificaes funcionais Desenvolver prottipo baseado nas especificaes funcionais Analisar especificaes funcionais Incorporar comentrios em especificaes funcionais Obter aprovao para continuar Design concludo Desenvolvimento Analisar especificaes funcionais Identificar parmetros de estrutura modulares/em camadas Atribuir equipe de desenvolvimento Desenvolver cdigo Teste do desenvolvedor (depurao primria) Desenvolvimento concludo Testes Desenvolver planos de teste da unidade usando as especificaes do produto Desenvolver planos de teste de integrao usando as especificaes do produto Teste da unidade Revisar cdigo modular Testar mdulos dos componentes para as especificaes do produto Identificar anomalidades para as especificaes do produto Modificar cdigo Testar novamente cdigo modificado Teste da unidade concludo Teste de integrao Integrao de mdulo de teste Identificar anomalias para as especificaes Modificar cdigo Testar novamente cdigo modificado Teste de integrao concludo Durao Prec
4 1 1 1 0 5 3 2 4 1 1 4 1 0 2 5 4 2 1 4 0
hrs dia dia dia dias dias dias dias hrs dia dia hrs dia dias dias dias dias dias dia hrs dias
3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14 15 16 17 19 20 21 22 23 24 25 27 28 29 30TI 31 25 25 34;32 32;37 38 39 40 41 42 44 45 46 47
1 dia 1 dia 1 dia 15 dias 15 dias 0 dias 4 dias 4 dias 5 2 3 3 2 0 5 2 3 2 0 dias dias dias dias dias dias dias dias dias dias dias
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Cadastro de Recursos:
Alocao dos recursos:
Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Nome Desenvolvimento de Software Escopo Determinar escopo do projeto Garantir patrocnio do projeto Definir recursos preliminares Garantir recursos principais Escopo concludo Requisitos de software/anlise Realizar anlise das necessidades Determinar especificaes de software preliminares Desenvolver oramento preliminar Analisar especificaes de software/oramento com a equipe Incorporar comentrios sobre as especificaes de software Desenvolver linha de tempo de entrega Obter aprovao para continuar (conceito, linha de base, oramento) Garantir recursos requeridos Anlise concluda Design
Nome do Recurso Gerenciamento Gerenciamento Gerente de projeto Gerente de projeto Analista Analista Gerente de projeto Gerente de projeto;Analista Analista Gerente de projeto Gerenciamento;Gerente de projeto Gerente de projeto
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19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48
Analisar especificaes de software preliminares Desenvolver especificaes funcionais Desenvolver prottipo baseado nas especificaes funcionais Analisar especificaes funcionais Incorporar comentrios em especificaes funcionais Obter aprovao para continuar Design concludo Desenvolvimento Analisar especificaes funcionais Identificar parmetros de estrutura modulares/em camadas Atribuir equipe de desenvolvimento Desenvolver cdigo Teste do desenvolvedor (depurao primria) Desenvolvimento concludo Testes Desenvolver planos de teste da unidade usando as especificaes do produto Desenvolver planos de teste de integrao usando as especificaes do produto Teste da unidade Revisar cdigo modular Testar mdulos dos componentes para as especificaes do produto Identificar anomalidades para as especificaes do produto Modificar cdigo Testar novamente cdigo modificado Teste da unidade concludo Teste de integrao Integrao de mdulo de teste Identificar anomalias para as especificaes Modificar cdigo Testar novamente cdigo modificado Teste de integrao concludo
Analista Analista Analista Gerenciamento Gerenciamento Gerenciamento;Gerente de projeto Desenvolvedor Desenvolvedor Desenvolvedor Desenvolvedor Desenvolvedor
Equipe de testes Equipe de testes Equipe de testes Equipe de testes Equipe de testes Equipe de testes Equipe de testes Equipe de testes Equipe de testes Equipe de testes Equipe de testes
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Observaes: Defina o calendrio s tarefas; Nos recursos criei uma nova coluna do tipo texto que contenha uma lista de pesquisa com duas opes, Interno e Terceirizado; Modifique a porcentagem concluda de todas as tarefas at a tarefa 30 para 100% e da tarefa 30 em 35%; Na tarefa de nmero 15 e 24, Obter aprovao para continuar, coloque uma latncia (atraso) de 3 horas; Na tarefa 29, Atribuir Equipe de Desenvolvimento, coloque uma observao informando que antes de iniciar esta atividade, o gerente dever convocar uma reunio com toda a equipe de desenvolvimento; Defina o tipo da tarefa 30, Desenvolver cdigo, como Trabalho Fixo; Defina uma linha de base; Pede-se: Verifique graficamente se h algum recurso superalocado e caso haja, resolva o problema colocando um atraso de redistribuio na tarefa 35; No filtro avanado, pea apenas as tarefas concludas; Use o autofiltro para verificar as tarefas desta semana; Verifique o caminho crtico; Analise o relatrio das tarefas crticas; Visualize um relatrio grfico do fluxo de caixa do projeto.
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CONSIDERAES FINAIS
Este curso foi desenvolvido com intuito de apresentar de forma objetiva e clara as ferramentas, do MsProject, necessrias para realizar um planejamento e controle de um projeto de qualquer natureza. Apesar de no ter sido apresentado todo o contedo do software, voc j tem conhecimentos o bastante para realizar seus planejamentos e controles sem dificuldades utilizando o MsProject. sugerido tambm que seja feito um novo estudo da apostila, praticando as ferramentas para uma maior fixao. Este material contm uma metodologia Self-learning possibilitando que o aluno a consulte sempre que houver dvidas em relao ao software. A iSight Group agradece sua participao e deseja-lhe um grande sucesso como Gerente de Projetos.
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Igor Teixeira de Melo

2009 iSight Group

Fase de execuo e controle do projeto

Figura - Tela do MSProject exibindo o diagrama de rede PERT.

Figura Modo de visualizao do MSProject exibindo o caminho crtico.

Figura Tela do MSProject exibindo o cronograma de Gantt.

MICROSOFT PROJECT Apresentao da tela

Barras de Menu Padro

Imprimir, Visualizar Impresso, Verificar Ortografia.

Recortar, Copiar, Colar, Ferramenta Pincel(copia formatao).

Desfazer e refazer a ao executada.

Vincular Tarefa, Desvincular Tarefa, Dividir Tarefa.

Informaes da tarefa ativa, Anotaes da tarefa, Task Drivers, Atribuir recursos.

Aumentar zoom, Diminuir zoom, Ir para tarefa selecionada.

Copiar figura, Assistente do Office.

Barra de Ferramentas Formatao

Fonte: Tipo e tamanho.

Bold(negrito), Italic(itlico), Underline(sublinhado).

Esquerda, Centralizar, Direita.

Filtros, Auto Filtro.

Assistente do grfico de Gantt.

Grficos de Gantt Tabelas Tabelas

Modos de Visualizao do Project

DESENVOLVENDO UM PROJETO Calendrio

D um OK e vamos para uma nova etapa.

atalho ALT+SHIFT+Seta Direita. Veja que as tarefas selecionadas agora

Recue a tarefa recorrente para a esquerda; Veja o resultado final abaixo:

Incio a Incio Trmino a Trmino Incio a Trmino

Id 11 28 38 53 77 92 102 106 120 125 128

Documentar Documentar Documentar Documentar Documentar Documentar

D um OK e veja como ficou o campo referente coluna Predecessoras:

Veja algumas outras opes de restries disponveis para voc:

Ao dar OK aparecer a seguinte caixa de dilogo:

Clique agora no centro da barra da tarefa no grfico de Gantt;

Selecione a opo Frmula em Atributos personalizados;

Vejamos como fazer isso.

Atrase agora a tarefa 4 em dois dias;

D um enter e veja a mensagem que aparecer:

Veja as opes que temos, mas no modifique nenhuma;

Veja que na frente da barra da tarefa, aparece a porcentagem concluda at o momento:

Perceba nossa nova barra de ferramentas:

Clique em OK; V ao menu Projeto>Filtro para:;

A seguinte tela aparecer:

Selecione as opes de acordo com a figura abaixo:

10. Utilize os recursos de visualizao e relatrios para passar informaes do projeto.

3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14 15 16 17 19 20 21 22 23 24 25 27 28 29 30TI 31 25 25 34;32 32;37 38 39 40 41 42 44 45 46 47

Alocao dos recursos:

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