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Qual o conceito de despesas operacionais?

So operacionais as despesas no computadas nos custos, necessrias atividade da empresa e manuteno da respectiva fonte produtora. As despesas operacionais admitidas so as usuais ou normais no tipo de transaes, operaes ou atividades da empresa, entendendo-se como necessrias as pagas ou incorridas para a realizao das transaes ou operaes exigidas pela atividade da empresa (RIR/1999, art. 299 e seus e PN CST n o 32, de 1981). 2 Podem ser consideradas como despesas operacionais as aquisies de bens de pequeno valor?

Sim. Poder ser deduzido, como despesa operacional, o custo de aquisio de bens do ativo permanente cujo prazo de vida til no ultrapasse a um ano ou de valor unitrio no superior a R$326,61 (valor vigente a partir de 1 o /01/1996), desde que atinja a utilidade funcional individualmente (no empregados em conjunto, RIR/1999, art. 301). Sobre bens em conjunto vide os PN CST n o 100, de 1978 e n o 20, de 1980. 3 Podem ser consideradas como despesas operacionais as aquisies, por empresas que exploram servios de hotelaria, restaurantes e similares relativas a guarnies de cama, mesa e banho, bem como louas?

Sim. Poder ser computado, como custo ou despesa operacional, o valor da aquisio de guarnies de cama, mesa e banho e a loua, utilizados por empresas que exploram servios de hotelaria, restaurantes e atividades similares (IN SRF n o 122, de 1989). 4 Podem ser considerados como despesas operacionais os dispndios com viagens dos funcionrios a servio da empresa?

A pessoa jurdica poder deduzir na determinao do lucro real, em cada perodo de apurao, independentemente de comprovao, os gastos de alimentao, no local do desempenho da atividade, em viagem de seus empregados a seu servio, desde que no excedentes ao valor de R$16,57 por dia de viagem. A viagem dever ser comprovada por recibo de estabelecimento hoteleiro, ou bilhete de passagem quando a viagem no incluir qualquer pernoite, que mencione o nome do funcionrio a servio da pessoa jurdica. O disposto no se aplica aos casos de gastos de viagem realizada por funcionrios em funo de transferncias definitivas para outro estabelecimento da pessoa jurdica; igualmente com relao s despesas com alimentao de scios, acionistas e diretores (Lei n o 9.249 de 1995, art. 13, IV e 30, e Portaria MF n o 312, de 1995).

Quais so as despesas operacionais dedutveis na determinao do lucro real?

Nos termos do art. 299 do RIR/1999, so os gastos no computados nos custos, mas necessrios s transaes ou operaes da empresa, e que, alm disso, sejam usuais e normais na atividade por esta desenvolvida, ou manuteno de sua fonte produtiva, e ainda estejam intrinsecamente relacionados com a produo ou comercializao dos bens e servios, conforme determina o art. 13 da Lei n o 9.249, de 1995. Excluem-se desse conceito, portanto, os dispndios representativos de inverses ou aplicaes de capital (PN CST n o 58, de 1977, subitem 4.1 e aqueles expressamente vedados pela legislao fiscal (Lei n o 9.249, de 1995, art. 13). A legislao fiscal exige, ainda, que as despesas operacionais estejam devidamente suportadas por documentos hbeis e idneos a comprovarem a sua natureza, a identidade do beneficirio, a quantidade, o valor da operao etc. 6 Com relao s despesas, quais os documentos necessrios sua comprovao?

As despesas, cujos pagamentos sejam efetuados pessoa jurdica, devero ser comprovadas por Nota Fiscal ou Cupom emitidos por equipamentos ECF (Emissor de Cupom Fiscal), observados os seguintes requisitos, em relao pessoa jurdica compradora: sua identificao, mediante indicao de seu CNPJ; descrio dos bens ou servios, objeto da operao; a data e o valor da operao (Lei n o 9.532, de 1997, art. 61, 1 o e 81, II). Qualquer outro meio de emisso de nota fiscal, inclusive o manual, depende de autorizao da Secretaria de Estado da Fazenda, com jurisdio sobre o domiclio fiscal da empresa interessada. NOTA: A partir de 1 o /01/1997, a Lei n o 9.430, de 1996, em seu art. 82, introduziu a hiptese de que no ser considerado como comprovado o gasto ou a despesa quando os documentos comprobatrios forem emitidos por pessoa jurdica cuja inscrio no CNPJ tenha sido considerada ou declarada inapta, no produzindo tais documentos quaisquer efeitos tributrios em favor de terceiro por se caracterizarem como uma hiptese de inidoneidade. Todavia, a dedutibilidade ser admitida quando o adquirente de bens, direitos e mercadorias ou o tomador de servios comprovar a efetivao do pagamento do preo respectivo e o recebimento dos bens, direitos e mercadorias ou a utilizao dos servios. 7 Quais as despesas operacionais que a legislao fiscal considera como indedutveis para fins de apurao do lucro real?

A partir de 1 o /01/1996, a Lei n o 9.249, de 1995, art. 13 c/c a IN SRF n o 11, de 1996, vedou a deduo das seguintes despesas operacionais, para efeito de apurao do lucro real: a. de qualquer proviso, com exceo apenas daquelas constitudas para: frias de empregados e 13 o salrio; reservas tcnicas das companhias de seguro e de capitalizao, bem como das entidades de previdncia privada cuja constituio exigida pela legislao especial a elas aplicvel; b. das contraprestaes de arrendamento mercantil e do aluguel de bens mveis ou imveis, exceto quando relacionados intrinsecamente com a produo ou comercializao dos bens e servios;

c. de despesas de depreciao, amortizao, manuteno, reparo, conservao, impostos, taxas, seguros e quaisquer outros gastos com bens mveis e imveis, exceto se relacionados intrinsecamente com a produo ou comercializao (sobre o conceito de bem intrinsecamente relacionado com a produo ou comercializao vide a IN SRF n o 11, de 1996, art. 25); d. das despesas com alimentao de scios, acionistas e administradores; e. das contribuies no compulsrias, exceto as destinadas a custear seguros e planos de sade e benefcios complementares assemelhados aos da Previdncia Social, institudos em favor de empregados e dirigentes da pessoa jurdica; f. de doaes, exceto se efetuadas em favor: do Pronac (Lei n o 8.313, de 1991); instituies de ensino e pesquisa cuja criao tenha sido autorizada por lei federal, sem finalidade lucrativa (limitada a 1,5% do lucro operacional); de entidades civis sem fins lucrativos legalmente constitudas no Brasil que prestem servios em benefcio de empregados da pessoa jurdica doadora e respectivos dependentes, ou em benefcio da comunidade onde atuem (limitada a 2% do lucro operacional). A partir de 2001, incluemse tambm como dedutveis as doaes efetuadas s Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico (Oscip), qualificadas segundo as normas estabelecidas na Lei n o 9.790, de 1999 (MP n o 2.158-35, de 2001, art. 59); g. das despesas com brindes. NOTAS: A Lei n o 9.430, de 1996, arts. 9 o e 14, revogou a possibilidade de deduo do valor da proviso constituda para crditos de liquidao duvidosa, passando a ser dedutveis as efetivas perdas no recebimento dos crditos decorrentes da atividade da pessoa jurdica, observadas as condies previstas naqueles dispositivos. A Contribuio Social sobre o Lucro no mais considerada como despesa dedutvel para fins da apurao do lucro real, devendo o respectivo valor ser adicionado ao lucro lquido (Lei n o 9.316, de 1996, art. 1 o ). Somente sero admitidas como dedutveis as despesas com alimentao quando esta for fornecida pela pessoa jurdica, indistintamente, a todos os seus empregados. As despesas computadas no lucro lquido e consideradas indedutveis pela lei fiscal devero ser adicionadas para fins de apurao do lucro real do respectivo perodo de apurao. 8 Quando no cabe o direito de registrar o custo de aquisio de bens do ativo permanente como despesas operacionais, mesmo que individualmente situados dentro do limite de valores estabelecidos para cada ano calendrio?

Quando as atividades constitutivas do objeto da pessoa jurdica exigirem o emprego de uma certa quantidade de bens que, embora individualmente, cumpram a utilidade funcional, somente atingem o objetivo da atividade explorada em razo da pluralidade de seu uso (Exemplo: carrinhos de supermercado; cadeiras ou poltronas de empresas de diverses pblicas empregadas em cinema ou teatro; botijes utilizados por distribuidoras de gs liqefeito de petrleo; engradados, vasilhames, barris etc., por empresas de bebidas; mquinas autenticadoras de instituies financeiras etc.).

Assim, os bens da mesma natureza, embora individualmente de custo de aquisio abaixo do limite admitido, quando necessrios em quantidade, em razo de sua utilizao pela empresa, devero ser registrados conjuntamente, sendo o encargo decorrente da diminuio de seu valor apurado em funo do custo de aquisio correspondente ao valor total dos bens (PN CST n o 20, de 1980). 9 Como deve ser contado o prazo de um ano de vida til de durao do bem, para efeito de se permitir ou no que seu custo de aquisio seja admitido como despesa operacional?

A condio legal de dedutibilidade no exige que a vida til do bem expire no mesmo ano-calendrio em que adquirido. Assim, o prazo de um ano (12 meses) deve ser contado a partir da data de aquisio do bem, ainda que esse prazo termine no perodo seguinte (PN CST n o 20, de 1980, item 11). 10 Quais os dispndios que configuram inverso ou aplicao de capital?

Salvo disposies especiais, constituem aplicao de capital os dispndios relativos ao custo dos bens adquiridos ou das melhorias realizadas, cuja vida til ultrapassar um ano, ou cujo valor unitrio de aquisio for superior a R$326,62. Neste caso, o valor despendido dever ser ativado, para ser depreciado ou amortizado em perodos de apurao futuros (RIR/1999, art. 301, e seu 2 o ). 11 Quais os gastos de conservao de bens e instalaes admitidos como custos ou despesas operacionais, dedutveis na determinao do lucro real?

So admitidos como custo ou despesa operacional, dedutvel na determinao do lucro real, os gastos com reparos e conservao de bens e instalaes destinados to-somente a mant-los em condies eficientes de operaes, e que no resultem em aumento da vida til do bem prevista no ato de aquisio (RIR/1999, art. 346 e seu 1 o ). Somente ser admitida a dedutibilidade de despesas com reparos e conservao de bens mveis e imveis quando estes forem intrinsecamente relacionados com a produo ou comercializao dos bens e servios (Lei n o 9.249 de 1995, art. 13, III c/c a IN SRF n o 11, de 1996, art. 25). 12 Quais so os gastos de conservao de bens e instalaes no aceitos como custos ou despesas operacionais dedutveis no prprio perodo de apurao de sua efetivao?

Os gastos realizados com reparos, conservao ou substituio de partes de que resultem aumento de vida til superior a um ano, em relao prevista no ato de aquisio do respectivo bem. Nesse caso, os gastos correspondentes devero ser capitalizados, a fim de servirem de base a depreciaes futuras (RIR/1999, art. 346, 1 o e PN CST n o 2, de 1984 e n o 22, de 1987).

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Como deve ser contado o prazo de aumento de vida til superior a um ano de durao do bem, para efeito de permitir ou no a dedutibilidade dos gastos com reparos, conservao ou substituio de partes no prprio perodo de apurao de sua efetivao?

O prazo de aumento de vida til superior a um ano deve ser contado a partir da data final de utilizao do bem, prevista no ato de aquisio, correspondendo ao perodo de prolongamento de vida til que se possa esperar em funo dos gastos efetuados com reparos, conservao ou substituio de partes. Dever representar, pelo menos, mais 12 meses de condies eficientes de operao.