MANUAL DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE OFICINA

1. Introduccin
1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. Diferencias entre un almacn de papel y un Archivo de documentos Por qu ha de existir un Archivo en ? De donde proviene la documentacin que forma parte del Archivo de ? Qu elementos constituyen el Sistema de Archivos de ? Conceptos Bsicos sobre Administracin de Archivos Fases del ciclo de vida de los documentos

4.3.2. Alfabtica 4.3.3. Cronolgica 4.4. Clasificacin Documentales

Organizacin

de

Series

5.

Comunicaciones Oficiales

6. Transferencia de los archivos de gestin al Archivo Central

6.1. 6.1.1. 6.1.2. 6.2. 6.3. 6.4. Definicin Transferencias Primarias Transferencia Secundarias Procedimiento de transferencias de documentos al Archivo Central Preparacin de los documentos a transferir Formalizacin de la Transferencia

2. El Archivo Central de 3. Los Archivos de Gestin. Principios bsicos para su organizacin

3.1. 3.2. 3.3. Principios bsicos Documentacin de apoyo informativo Organizacin de los documentos administrativos

7. 4. Sistema de Descripcin Clasificacin, Organizacin y

Procedimiento de prstamo de documentos

BIBLIOGRAFIA GLOSARIO Anexo A. Formato de Tabla de Retencin Documental Anexo B. Formato nico de Inventario Documental Anexo C. Formulario solicitud de prstamo

4.1. Carpetas 4.1.1. Apertura de Unidades Archivsticas 4.1.2. Identificacin de las Unidades Archivsticas 4.2. Clasificacin y Organizacin de los tipos documentales 4.2.1. Cronolgica 4.2.2. Numrico 4.2.3. Orden Original 4.2.4. Foliacin 4.3. Clasificacin y Organizacin de las unidades documentales 4.3.1. Numricos

1. Introduccin
En Colombia se ha venido estructurando una poltica de archivos, especialmente a partir de la ley 80 de 1989 y de la Constitucin de 1991 que consagr, entre otros, los derechos a la informacin y acceso a los documentos pblicos, poltica que se consolida con los principios en que se fundamenta la Ley 594 de 2002 y los mandatos all establecidos. Con la normatividad vigente se pretende, de una parte, lograr un manejo tcnico de los recursos informativos de la Administracin para hacerla ms eficiente y transparente y, de otra, la adecuada conservacin del patrimonio documental del pas. Como instrumento para la administracin municipal, el presente manual responde a las polticas, principios, normas y procedimientos archivsticos establecidos por el Archivo General de la Nacin, informacin recopilada de sus publicaciones: Mini-Manual No. 1 Organizacin de documentos de Archivo, Mini-Manual No 4 Tablas de Retencin Documental y Transferencias Documentales y Pautas para la Organizacin de archivos municipales y como tambin de la Norma General para la Descripcin Archivstica NTC 4095 - ICONTEC El objetivo de este manual es hacer de los archivos de la Alcalda Municipal de Ibagu centros de informacin bsicos para la gestin, la transparencia administrativa, el servicio al ciudadano y preservacin de la memoria colectiva local y evitar que sigan siendo un almacn de papel.

1.1. Diferencias entre un almacn de papel y un archivo de documentos

ALMACEN DE PAPEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS Papeles apilados, Documentos importantes que diarios, boletines, hay que conservar clasificados fotocopias... y ordenados. Inventario de los documentos Pocas personas saben con la descripcin lo que hay. correspondiente. Los documentos llegan Traslado organizado. como pueden. Cada persona conserva o elimina lo que le Criterios estandarizados de parece oportuno a su conservacin y eliminacin. propio criterio. Es difcil encontrar y Consulta y prstamo de la consultar un documentacin de forma gil. documento. Todo el mundo puede Acceso para el personal acceder. autorizado. No hay normas de Manual de gestin de archivo ni de documentacin y archivos clasificacin.

1.

2. 3.

4.

5. 6. 7.

1.2. Por qu ha de existir un Archivo en

- Porque el importante incremento del volumen documental de la Alcalda de Ibagu hace necesaria la normalizacin de la gestin de la documentacin administrativa, as como la aplicacin de criterios de calidad y eficacia en la organizacin y acceso a la documentacin que genera .

-Porque la legislacin Colombiana establece que los organismos pblicos estn obligados a organizar y conservar los documentos que generen en el ejercicio de sus actividades (Ley General de Archivos Ley 594 de 2000). - Porque toda la documentacin producida por la Alcalda de Ibagu forma parte de su patrimonio documental y de su memoria histrica.

1.3. De donde proviene la documentacin que forma parte del Archivo de ?

UNIDAD ADMINISTRATIVA DESPACHO DEL ALCALDE Despacho del Alcalde Oficina de Control Interno DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION Despacho del Director Grupo de Planeacin del Desarrollo Municipal e Institucional Grupo de Ordenamiento Territorial Grupo de Tramites y Aplicacin de normas SECRETARIA JURDICA Despacho del Secretario SECRETARIA DE APOYO A LA GESTION INSTITUCIONAL Y ASUNTOS DE LA JUVENTUD. Despacho del Secretario Grupo de Relaciones Pblicas y Comunicaciones SECRETARIA DE GOBIERNO Y SEGURIDAD CIUDADANA Despacho del Secretario Grupo de Justicia, Seguridad, Orden Pblico y Proteccin a los Derechos del Consumidor Grupo de Espacio Pblico y Proteccin a los Derechos Colectivos e Infracciones Urbansticas y Comerciales. Grupo de Atencin y Prevencin de Desastres. SECRETARIA DE HACIENDA Despacho del Secretario Grupo de Presupuesto Grupo de Gestin de Ingresos Grupo de Contabilidad Grupo de Tesorera y Deuda Pblica

SECRETARIA ADMINISTRATIVA Despacho del Secretario Grupo de Recursos Humanos, Control Disciplinario y Peticiones, Quejas y Reclamos Grupo de Recursos Fsicos Grupo de Informtica. SECRETARIA DE EDUCACIN Despacho del Secretario Grupo de Calidad Educativa Grupo de Planeamiento Educativo SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA Despacho del Secretario Grupo de Estudios, Seguimiento y Control de Proyectos Grupo de Vivienda. SECRETARIA DE SALUD Despacho del Secretario Grupo de Desarrollo de Servicios de Salud. Grupo de Aseguramiento SECRETARIA DE DESARROLLO RURAL Y DEL MEDIO AMBIENTE Despacho del Secretario Grupo de Unidad Municipal de Asistencia Tcnica Agropecuaria Grupo de Preservacin del Medio Ambiente SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL Despacho del Secretario Grupo de Gestin y Apoyo Comunitario Grupo de Cultura y Turismo Grupo de Recreacin y Deporte SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE Despacho del Secretario Grupo de Administracin, Contravenciones y Conciliaciones de Trnsito y Transporte

El Archivo de la Alcalda de Ibagu est formado por el conjunto orgnico de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos, recibidos y reunidos por las Secretarias y sus grupos, por las personas fsicas al servicio de la Alcalda de Ibagu en el desarrollo de su actividad administrativa, organizados y conservados para la gestin administrativa y la informacin, as como para la investigacin y la cultura.

1.4. Qu elementos constituyen el Sistema de Archivos de _____________________________?

Porque requieren ser custodiados Porque descongestionan el archivo de gestin. Porque ayuda a simplificar los procesos de control.

ARCHIVO DE GESTION

Ambos tipos de archivos forman parte del Sistema Archivstico de_____________ y responden a las diferentes etapas del ciclo de vital de los documentos. 1.5. Conceptos Archivos. Bsicos sobre Administracin de

-Ciclo Vital de los Documentos etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. -Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. su circulacin o tramite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.

ETAPA 1. PRODUCCIN O RECEPCION

PRODUCCION O RECEPCION ARCHIVO CENTRAL

-Archivo central: Es aquel donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Por qu son transferidos?

ETAPA 2. CONSERVACIN TEMPORAL

CONSERVACION TEMPORAL

DOCUMENTO

PIEZA DOCUMENTAL O TIPO DOCUMENTAL EXPEDIENTE

ETAPA 3. DISPOSICIN FINAL UNIDAD -Tipo Documental o Pieza Documental: Unidad mnima ARCHIVISTICA que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento.

3.2. CONSERVACION PERMANTENNTE Simple

= +

3.1. ELIMINACION 3.3. APLICACION MEDIOS DE PUNTA

UNIDAD DOCUMENTAL Compleja

- Documento: Es el registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene un valor: Administrativo, Jurdico, Fiscal, Contable, Tcnico, Cientfico, Histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

-Unidad documental: La ms pequea unidad de archivo, indivisible intelectualmente. Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. la

unidad documental puede ser: simple cuando esta constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. EXPEDIENTE ELIMINACION

Estudio Ambiental Proyecto Planos Presupuesto Cronograma de Actividades Concepto de viabilidad Findeter SERIE DOCUMENTAL TIPOS DOCUMENTALES

UNIDAD ARCHIVISTICA -Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto que constituyen una unidad archivistica -Unidad archivistica: documentales. Conjunto de piezas o tipos

Proyectos de vivienda:

Estudio de Necesidades Solicitud de beneficiarios Proyecto de vivienda rural Anlisis Tcnico Anlisis Financiero TIPOS DOCUMENTALES

-Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones especficas. Ejemplos de Series Documentales: Proyectos de desarrollo municipal: SERIE DOCUMENTAL

Anlisis de Impacto socioeconmico. Concepto personera Concepto del Concejo Municipal Concepto INURBE, UDECO Reserva Presupuestal Modificaciones

SERIE DOCUMENTAL

-Tabla de Retencin Documental: Es un formato que esta determinado por la ley y que contiene un listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos en las oficinas (archivo de gestin) en cumplimiento de sus funciones a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Ver anexo A

Proyectos de vivienda Estudio de Necesidades

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE - INFIBAGUE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA GENERAL DEPENDENCIA: SECRETARIA GENERAL
DOC. O C RETENCIN ARCHIVO GESTIN CENTRAL

2. El Archivo Central de _________________

El fondo del Archivo Central se forma principalmente a partir de las transferencias de los archivos de oficinas de rganos, servicios, centros, etc. de la Institucin, siendo imprescindible, por lo tanto, una buena coordinacin entre el Archivo Central y los archivos de gestin para trabajar conjuntamente en la consecucin de los siguientes objetivos: - Normalizar los procedimientos de organizacin de los documentos en las oficinas para facilitar una gestin rpida y eficaz por parte de las unidades administrativas durante el periodo inicial en el que los expedientes se tramitan y custodian en las propias oficinas. - Establecer las transferencias de las series documentales al Archivo Central de forma y manera que los documentos se mantengan organizados y accesibles para la comunidad y para la sociedad en general, en el contexto en el que se generaron. - Sentar las bases para el establecimiento de un sistema que permita la gestin global e integrada de la documentacin institucional, independientemente de su soporte fsico y de la fase del ciclo de vida en que se encuentre, a partir de los siguientes instrumentos de tratamiento uniforme de los documentos: - El sistema de descripcin y de gestin , preferiblemente automatizada, de los documentos y expedientes para describir y recuperar la informacin.

CDIGO CDIGO
DISPOSICIN FINAL E M/S CT

2 2,1

CDIGO

SERIES

PROCEDIMIENTO

2.1.03 Contrato Prestacin de Servicios * Contrato * Hoja de vida * Justificacin * Disponibilidad presupuestal * Propuestas * Informes mensuales * Plizas * Recibos de pago 2.1.04 Contrato de obra * Invitaciones * Propuestas * Justificacin * Disponibilidad presupuestal * Actas de evaluacin * Actas de inicio * Recibos de pago

3 aos

27 aos

Los documentos fsicos se deben conservar en el archi vo central hasta que cumplan la prescripcin legal. Se microfilma y/o scanea por ser un documento probatorio.

3 aos

27 aos

Los documentos fsicos se deben conservar en el archi vo central hasta que cumplan la prescripcin legal. Se microfilma y/o scanea por ser un documento probatorio.

CONVENCIONES
VoBo

S=SELECCION E= ELIMINACIN M= MICROFILMACIN CT= CONSERVACIN TOTAL

PRESIDENTE COMIT DE ARCHIVO

RESPONSABLE REA

1.6. Fases del Archivo FASE FUNCIN DURACIN LOCALIZACIN

1. ACTIVA

Documentacin en trmite. Vigencia 3 a 5 aos administrativa y consulta frecuente.

Archivos gestin

de

2. SEMIACTIVA

Consulta Archivo espordica. De 3/6 a 30 Intermedio Evaluacin para aos (integrado en el su seleccin y Archivo Central) expurgo. A partir de Valor histrico y 30 aos Archivo conservacin (valor Histrico permanente. permanente )

3. INACTIVA

- Funciones del Archivo Central Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentacin que le sea remitida por las unidades administrativas. - Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentacin, en colaboracin con las distintas Unidades y Secciones. -Gestionar las transferencias unidades administrativas. documentales de las

se d a los documentos en esta primera etapa determinar, casi de manera irremediable, dado el volumen de los documentos, las posibilidades de tratamiento que recibir ms tarde. - La Conformacin de los archivos de gestin y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. (Articulo 3. Acuerdo 042 de 2002 Expedido por el AGN). Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retencin documental aprobada, velar por la conformacin, organizacin, preservacin y control de los archivos de gestin, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. El respectivo Jefe de la oficina ser el responsable de velar por la organizacin, consulta, conservacin y custodia del archivo de gestin de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad sealada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor pblico. - El primer paso a seguir en la organizacin de los Archivos de Gestin es el de separar los documentos de apoyo informativo de la documentacin propiamente archivstica, siguiendo el esquema siguiente: 3.2. Documentacin de Apoyo Informativo Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestin administrativa. Normalmente se trata de: Tarjetas de presentacin o de direcciones, una vez actualizado el directorio. Formatos en blanco que no sean de utilidad por que se modificaron. Ofertas de cursos , reuniones, seminarios que no sean de inters para la empresa.

- Aplicar la evaluacin y seleccin de la documentacin, de acuerdo con la normativa establecida por la Alcalda. - Gestionar el prstamo de la documentacin a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos. - Proporcionar asesoramiento tcnico a los archivos de gestin e impulsar actividades de formacin de usuarios - Facilitar el acceso y difusin del Patrimonio documental de la Alcalda de Ibagu.

3. Los archivos de gestin. Principios bsicos para su organizacin

3.1. Principios bsicos

- Cada Unidad Administrativa ha de mantener su archivo de gestin correctamente organizado. La organizacin que

Hoja de vida de personal rechazado. Cotizaciones rechazadas Ofertas de servicios, propaganda, publicidad o suministros no aceptados. Borradores que no aporten nada adicional (declaraciones de renta, cuadros estadsticos, etc.). Tarjetas, fax e invitaciones que hagan alusin a compromisos ya cumplidos. Certificaciones vencidas de Cmara y Comercio y Superintendencia Bancaria. Avisos de vencimiento, horarios e instrucciones, una vez realizada la diligencia. Autorizaciones sin importancia (retiros de papelera, permisos, etc.)

- La funcin del archivo de gestin es un factor determinante en cualquier organismo para que ste funcione con criterios de calidad, eficacia y transparencia. - Los documentos sueltos no pueden constituir un archivo, ya que no tienen sentido por s mismos fuera del contexto en que se generan

- Criterios para la organizacin de archivos de gestin. (Artculo 4. Acuerdo 042 de 2002 Expedido por el AGN) 1) La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin Documental debidamente aprobada. 2) La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3) La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes, los tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma. 4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control.

NOTA: Nunca se han de transferir al Archivo Central y pueden ser eliminados en el archivo de gestin despus de un ao de ser almacenados. Consejos para su organizacin - Esta documentacin ha de organizarse separada del resto del Archivo administrativo. - Una forma til de organizar esta informacin en soporte papel es la creacin de dossieres temticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos. (No confundir con expedientes). - Los dossieres en papel se instalarn preferiblemente en carpetas suspendidas y los libros o revistas en estanteras abiertas o revisteros.

3.3. Organizacin de los documentos administrativos

El expurgo conviene realizarlo inmediatamente despus de cerrarse el trmite para evitar la acumulacin innecesaria de papeles en los archivos de gestin Si no se hiciera en este momento, se deber realizar en la fase de preparacin de la transferencia de los documentos al Archivo Central.

-Clasificacin: Se entiende por clasificacin la labor intelectual mediante la cual se identifican y se establecen las series que componen cada agrupacin documental, de acuerdo con la estructura orgnico funcional de la entidad. -Ordenacin: Es el procedimiento mediante el cual se ubican los documentos en cada expediente de acuerdo con la secuencia en que se realiz el trmite. Para adelantar esta labor archivstica es importante respetar el principio de origen original, dado a los documentos por la propia gestin que los origin o recibi. Los expedientes se pueden ordenar alfabticamente o numricamente atendiendo al orden cronolgico en que se originaron. -Descripcin: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializando en representaciones que permitan identificar, localizar y recuperar la informacin para la gestin o la investigacin 4.1. Carpetas : En este sistema las unidades archivsticas estn conformadas por una carpeta yute, tamao oficio, en donde son legajados los tipos documentales con un gancho de tres piezas, el cual permite adicionar documentos, con pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La proyeccin de la tapa posterior se llama pestaa ; viene del mismo tamao de la carpeta.

4. Sistema de Clasificacin, Organizacin y Descripcin

El respeto al principio de procedencia y al principio de orden original de los documentos son el punto de partida para la adecuada organizacin de los archivos, entendiendo por organizacin el conjunto de operaciones intelectuales y mecnica que se aplican a las agrupaciones documentales (Fondo, Subfondo, seccin, subseccinl, serie, subserie) Norma General para la Descripcin Archivstica NTC 4095 FONDO SUBFONDO SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE UNIDAD ARCHIVISTICA (Expediente) UNIDAD DOCUMENTAL (Pieza)

CARPETA COLGANTE

10

Se aconseja que cada una de las carpetas debe tener una carpeta colgante cuando sean almacenadas en archivadores verticales. Estas deben estar igualmente rotuladas. Una carpeta tiene capacidad mxima para 100 documentos. Debe conservar su forma original, doblando los pliegues de expansin que tiene marcados en el lomo. 4.2. Clasificacin y Organizacin de los tipos documentales Es la forma como se organiza los tipos documentales dentro en cada una de las unidades archivsticas (Carpetas), llevando un estricto orden, el cual puede ser : 4.2.1. Cronolgica

AHORA

4.1.1. Apertura de Unidades Archivsticas Se realiza con los documentos recibidos y con los que genera o produzca la dependencia en el cumplimiento de sus funciones, que tienen un valor: Administrativo, Jurdico, Fiscal, Contable, Tcnico, Cientfico, Histrico o cultural y deben ser objeto de conservacin (Ej. Resoluciones, Contratos, Memorandos, Circulares, etc.). 4.1.2. Identificacin de Unidades Archivsticas

11

Cuando los documentos son ordenados dentro de la unidad archivstica, segn la fecha de elaboracin o produccin El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma. (Acuerdo 042 de 2002 AGN)

Cuando los documentos archivados se ordenan de acuerdo con un consecutivo que identifica el documento. Ej. Resolucin No. 1 ; Resolucin No. 2 4.2.3. Orden Original Se ubican los expedientes de acuerdo con la secuencia en que se realiza el trmite. El documento que inicia la secuencia, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y el que lo termina se encontrar al final de la misma. (Acuerdo 042 de 2002 AGN) Ejemplo 1. : Expediente de una Orden de Compra 1.Certificado de viabilidad de Planeacin Municipal 2. Anlisis de precios del mercado 3. Anlisis de Conveniencia y Oportunidad 4. Disponibilidad Presupuestal 5. Oficio de Proceso Contractual a realizar 6. Orden de Compra 7. etc......... Ejemplo 2.: Expediente de una Investigacin Disciplinaria 1. 2. 3. 4. 5. Denuncia Resolucin de apertura de la Investigacin Descargos Documentos probatorios etc........

ANTES
4.2.2. Numrico

4.2.4. Foliacin: La numeracin se realiza en forma ascendente en el orden en que se produjeron las

12

actuaciones administrativas, correspondiendo el nmero uno (1) al documento con el se inici el trmite y el nmero mayor al documento de produccin ms reciente con el cual finaliza el trmite. Utilizar un lpiz de mina negra y blanda, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

Ej. En la Serie documental denominada Comprobantes de Egreso *Comprobantes de Egreso del 001 al 100. *Comprobantes de Egreso del 101 al 200. *Comprobantes de Egreso del 201 al 300. 4.3.2. Alfabtica Se emplea cuando la identificacin y la consulta de la carpeta es por nombre. Ej. En la Serie documental denominada Cuentas Por Pagar

4.3. Clasificacin y Organizacin de las unidades archivsticas Es la forma como se encuentran ubicadas las unidades archivsticas (Carpetas) en el archivo fsico. La unidad archivstica contiene en su interior Tipos documentales. El conjunto de unidades documentales de estructura y contenido HOMOGENEOS conforman series documentales. 4.3.1. Numricos.

*Cuentas *Cuentas *Cuentas *Cuentas *Cuentas

por por por por por

Pagar Pagar Pagar Pagar Pagar

Aeromensajeria Auto camperos Avianca Banco Popular Compaa de Seguros X

4.3.3. Cronolgica

Se usa cuando la identificacin y la consulta de la carpeta se hace utilizando un cdigo o nmero.

Se utiliza cuando la identificacin y consulta de las carpetas es la fecha.

13

Ej. En la *Nomina *Nomina *Nomina

Serie documental denominada Nomina Enero 2002 Febrero 2002 Marzo 2002 y Organizacin de Series A continuacin se relaciona el cdigo que le corresponde a cada unidad administrativa y que se seguir utilizando para su respectiva identificacin.
CODIGO 1 1.1. 1.2. 2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 3 3.1. 4 4.1. 4.2. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESPACHO DEL ALCALDE Despacho del Alcalde Oficina de Control Interno DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION Despacho del Director Grupo de Planeacin del Desarrollo Municipal e Institucional Grupo de Ordenamiento Territorial Grupo de Tramites y Aplicacin de normas SECRETARIA JURDICA Despacho del Secretario SECRETARIA DE APOYO A LA GESTION INSTITUCIONAL Y ASUNTOS DE LA JUVENTUD. Despacho del Secretario Grupo de Relaciones Pblicas y Comunicaciones SECRETARIA DE GOBIERNO Y SEGURIDAD CIUDADANA Despacho del Secretario Grupo de Justicia, Seguridad, Orden Pblico y Proteccin a los Derechos del Consumidor Grupo de Espacio Pblico y Proteccin a los Derechos Colectivos e Infracciones Urbansticas y Comerciales. Grupo de Atencin y Prevencin de Desastres. SECRETARIA DE HACIENDA Despacho del Secretario Grupo de Presupuesto Grupo de Gestin de Ingresos Grupo de Contabilidad Grupo de Tesorera y Deuda Pblica SECRETARIA ADMINISTRATIVA Despacho del Secretario Grupo de Recursos Humanos, Control Disciplinario y Peticiones, Quejas y Reclamos

4.4 . Clasificacin Documentales

CODIGO

SECRETARIA GRUPO SERIE SUBSERIE

3.1.1.1 .

-Cdigo: Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este responde al sistema documental establecido en _________ en las Tablas de Retencin Documental. Ej. El Cdigo 3.1.1.1 corresponde a la Subserie Documental denominada Contratos de Suministro de la Serie 3.1.1. CONTRATOS Contratos del Despacho del Secretario correspondiente a la Secretaria Jurdica 3.1.1.1. Contratos de Suministro 3.1.1.2. Contratos de Comodato 3.1.1.3. Contratos de Arrendamiento 3.1.1.4. Contratos de compraventa

5 5.1. 5.2. 5.3. 5.4 6 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 7. 7.1. 7.2.

14

7.3. 7.4. 8. 8.1. 8.2. 8.3. 9. 9.1 9.2. 9.3. 10. 10.1. 10.2. 10.3. 11. 11.1. 11.2. 11.3. 12. 12.1. 12.2. 12.3. 12.4. 13. 13.1. 13.2.

Grupo de Recursos Fsicos Grupo de Informtica. SECRETARIA DE EDUCACIN Despacho del Secretario Grupo de Calidad Educativa Grupo de Planeamiento Educativo SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA Despacho del Secretario Grupo de Estudios, Seguimiento y Control de Proyectos Grupo de Vivienda. SECRETARIA DE SALUD Despacho del Secretario Grupo de Desarrollo de Servicios de Salud. Grupo de Aseguramiento SECRETARIA DE DESARROLLO RURAL Y DEL MEDIO AMBIENTE Despacho del Secretario Grupo de Unidad Municipal de Asistencia Tcnica Agropecuaria Grupo de Preservacin del Medio Ambiente SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL Despacho del Secretario Grupo de Gestin y Apoyo Comunitario Grupo de Cultura y Turismo Grupo de Recreacin y Deporte SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE Despacho del Secretario Grupo de Administracin, Contravenciones y Conciliaciones de Trnsito y Transporte

-Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. -Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trmites para las instituciones. -Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones debern ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se proceder a la radicacin del mismo. NOTA: Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarn las acciones a seguir. -Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarn en original y mximo dos copias, remitindose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposar en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retencin documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias adicionales.

5. Comunicaciones Oficiales. (Acuerdo 060 de

2001 Expedido por el AGN)

CORREO

VIA FAX

CORREO ELECTRONICO

15

NOTA: No debe existir en los Archivos de Gestin expedientes denominados con el nombre de Correspondencia Recibida, Correspondencia Despachada Enviada, Documentos Varios o Miscelneos -Radicacin de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento.

Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. -Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentacin con destino interno y externo que genere la institucin. Las unidades de correspondencia velarn por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido. -Procedimientos para la radicacin de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicacin de comunicaciones oficiales, velarn por la transparencia de la actuacin administrativa, razn por la cual, no se podrn reservar nmeros de radicacin, ni habr nmeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeracin ser asignada en estricto orden de recepcin de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregar de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada ao, se iniciar la radicacin consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecnicos o automatizados.

FECHA: 07 JUN 2003 HORA : 10: 35 a.m. No Radicacin : 0456

RADICAR

-Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

16

NOTA: Cuando existan errores en la radicacin y se anulen los nmeros, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificacin y firma del Jefe de la unidad de correspondencia. -Numeracin de actos administrativos: La numeracin de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarn de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y sern responsables de que no se reserven, tachen o enmienden nmeros, no se numeren los actos administrativos que no estn debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeracin, se dejar constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual est asignada la funcin de numerar los actos administrativos. -Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carcter oficial, las entidades debern establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los cdigos de las dependencias, la numeracin consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean stos, manuales o automatizados. -Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarn planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepcin de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrn de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

6. Transferencia de los archivos de gestin al Archivo Central

6.1 Definicin La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del sistema , en nuestro caso, de los Archivos de gestin al Archivo Central y de este al histrico de conformidad con las Tablas de Retencin Documental. Los objetivos principales son: - Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeracin de documentos en las oficinas y descargndolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente. -Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestin, conservacin (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.

6.1.1 Transferencias Primarias:

ARCHIVO DE GESTION

INVENTARIO

17
ARCHIVO CENTRAL

CAJAS DE ARCHIVOINACTIVO

volumen y caractersticas de la documentacin a transferir, planificar los flujos de trabajo del Archivo y ponerse en contacto con la Unidad correspondiente para aclarar cualquier cuestin al respecto. La documentacin objeto de transferencia deber estar organizada. El responsable del archivo de gestin se encargar de preparar la documentacin para remitirla al Archivo Central, bajo la supervisin del Jefe del Grupo y con el asesoramiento tcnico del Archivo Central siempre que sea necesario. 6.3. Preparacin de los documentos a transferir : Segn el Mini-Manual No. 4 Tablas de Retencin y Transferencias Documentales AGN y Pautas para la Organizacin de los Archivos Municipales se deben realizar los siguientes pasos: a) Revisar los documentos: - Antes de guardar los documentos en las cajas de archivo, se comprobar que no falta ningn documento dentro de los expedientes o expedientes dentro de la serie documental. - Verificar la ordenacin correcta (numrica, cronolgica o alfabtica...) de los documentos. - Separar, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias, duplicados, borradores y todos los documentos que no estn relacionados directamente con el asunto o actividad para el cual se ha constituido el expediente.

Remisin de documentos del archivo de gestin (o de oficina) al central para su conservacin precautelativa y se trata de documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atencin de trmites. 6.1.2. Transferencias Secundarias: Remisin de documentos del archivo central al archivo histrico para su conservacin permanente. Se trata de documentos debidamente seleccionados teniendo en cuenta valor cientfico, cultural e histrico. 6.2. Procedimiento de transferencias de documentos al Archivo Central El primer paso es ponerse en contacto con el Archivo Central para acordar las fechas de traslado y aclarar dudas respecto a la forma de enviar la documentacin. El segundo paso es identificar las series documentales objeto a ser transferidas al archivo central con base a l tiempo de retencin que establece las Tablas de Retencin Documental. Es aconsejable que la Unidad Administrativa cumplimente el formulario: FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL, (Ver anexo B) y lo envi al Archivo Central. De esta forma, el Archivo puede conocer de antemano el

18

Los expedientes deben estar libres de clips, ganchos de cosedoras, legajadores, etc. o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservacin.

emplearse un trozo de papel, como barrera entre el material metlico y la documentacin. -Identificar el material afectado por biodeterioro (Hongos y/o insectos) con una marquilla de color rojo el cual debe separarse del no contaminado, mantenindolo bajo condiciones adecuadas de ventilacin y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

b) Foliacin. La documentacin deber numerarse consecutiva y cronolgicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones

Las carpetas colgantes y las AZ sern sustituidas por carpetas de cartulina blanca.

-Utilizar un lpiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

-Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metlico por elementos elaborados en material plstico o con recubrimientos que eviten su oxidacin. En su defecto puede

-La numeracin existente no debe corregirse y si se detecta algn error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.

19

-Los planos o cualquier documento que por su formato o tamao estn doblados, se numerarn como un solo folio. -Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc.) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registra el nmero de folio del impreso, ttulo, ao y numero total de pginas.

c) Identificacin -Para facilitar el cotejo y organizacin en el archivo central es conveniente numerar las carpetas, de (1) hasta (n), de acuerdo con la cantidad a transferir. Ejemplo:

Se realizar sobre la solapa, en la esquina superior derecha con los siguientes datos:

CODIGO SECRETARIA SECRETARIA GRUPO SERIE SUBSERIE Fecha Inicial Fecha Final No de FOLIOS

DE

LA

No de CARPETA No de CAJA -Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan informacin en recto ni vuelto) y que estn sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estn cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse. d) Colocar las carpetas en caja

20

- Las carpetas con los expedientes se guardarn en cajas archivadoras de cartn de archivo definitivo de tamao folio (el Archivo Central las puede proporcionar a peticin de las oficinas), que debern llenarse sin llegar a estar apretadas, evitando dejar cajas semivacas. - Los expedientes se guardarn de forma ordenada siguiendo un orden ascendente y cronolgico en cajas correlativas, segn un orden de mayor a menor edad. - El Archivo Central no admitir documentacin suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas normalizadas. - En los casos de documentacin que, por su tamao o caractersticas, no pueda ser introducida en las cajas normalizadas, se utilizar el formato ms conveniente, de acuerdo con el Archivo Central.

e) Rotulacin de las cajas: Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos:

CODIGO DE LA SECRETARIA SECRETARIA GRUPO SERIE SUBSERIE No de CARPETAS No de CAJA FECHAS EXTREMAS DEL: AL:

21

f) Instrucciones para diligenciar el formato: - El responsable del Archivo de oficina cumplimentar tres copias de la FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL. Dos copias se enviarn al Archivo y la tercera quedar en poder de la oficina correspondiente para su control e informacin interna. - Este documento cumple una doble funcin: - Es el elemento que prueba documentacin que se va a efectuar. el traspaso de

- Facilita el control y la localizacin de los documentos, tanto para el Archivo Central como para la Unidad Administrativa remitente. - Este formato de inventario podr ser diligenciado para Transferencias primarias, Transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de entidades y/o dependencias, inventarios individuales. - En el FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL, la oficina remitente har constar los siguientes datos: -Entidad Remitente y Productora: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacin que va transferir. (En este caso la Alcalda de Ibagu).

22

-Nmero de Orden: En esta columna se deben escribir los datos correspondientes al nmero consecutivo de la unidad de conservacin (Carpeta). -Cdigo: Son los nmeros de identificacin de la serie a la cual corresponde el expediente referenciado. -Nombre de las Serie, subseries o asuntos: En este se escribe el nombre de las Serie, Subseries seguidas de los nombres de las carpetas o expedientes que se transfieren. -Fechas extremas: Incluyen las fechas del primer documento que dio origen al expediente y la del documento que finaliz el tramite. -Nmero de folios: Se consigna el nmero de folios que integran el expediente transferido. -Unidad de Conservacin: El nombre de la unidad de conservacin que contiene los documentos. Ej. Carpeta, libro, legajo. -Ubicacin Fsica. Nmero asignado a la unidad de instalacin (Caja), el cual se utiliza para la recuperacin de la informacin -Observaciones: Consignar en este espacio las novedades presentadas. Documentos deteriorados, faltantes, anexos, complementarios, entre otros. 6.4. Formalizacin de la transferencia - Una vez que la transferencia est preparada, se concretar con el Archivo Central la fecha de traslado. - El traslado de los fondos documentales al Archivo Central es responsabilidad e ir a cargo de la unidad administrativa remitente

-Unidad Administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora. (Nombre de la Secretaria) -Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. (Nombre del Grupo) -Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, Transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de entidades y/o dependencias, inventarios individuales. -Hoja No. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. De: Se registra el total de las hojas del inventario.

-Registro de Entrada: Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las res primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes, da). En NT se anotar el nmero de la transferencia.

23

- El Archivo Central realizar a continuacin las siguientes tareas: - Comprobar la conformidad entre lo reseado en la hoja de transferencia y la documentacin recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja ser devuelta a su remitente para subsanar los errores detectados. - Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de transferencia, firmada y sellada por el Archivo Central, como confirmacin de que la transferencia ha sido realizada, en la que se incluir la signatura topogrfica que se le haya adjudicado en el Archivo. - Esta signatura ser utilizada como referencia siempre que se consulta o prstamo de documentacin al Archivo Central. - Las copias de las hojas de transferencia han de ser guardadas y ordenadas por el Organismo remitente y conocidas por su personal.

2. Si una unidad administrativa solicita un prstamo de documentacin con valor administrativo de la que no ha sido productora, debe dirigir la peticin a la unidad administrativa responsable del procedimiento. 3. El formulario de solicitud de prstamo incluye los siguientes campos: Ver anexo C. - Datos del solicitante - Unidad administrativa. - Nombre del responsable que solicita. - Fecha de la solicitud. - Datos de la documentacin. -Descripcin (ttulo de la serie y del expediente que se requiere). - Aos. - Cdigo de la documentacin en el Archivo Central. - Observaciones que la unidad administrativa solicitante quiera aadir en relacin a las caractersticas de la documentacin que solicita, plazos especiales, motivo de la solicitud, etc. - Datos de control interno del prstamo (los cumplimenta el Archivo Central) - Nmero de prstamo. 4. Una vez que el Archivo Central recibe el formulario, se prepara la documentacin solicitada y se remite a la unidad administrativa

7. Procedimiento documentos

de

prstamo

de

1. La unidad administrativa de la Alcalda que desee solicitar un prstamo de documentacin al Archivo Central, debe cumplimentarlo, y enviarlo al Archivo, firmado por el responsable de la unidad administrativa. Este formulario refleja el procedimiento de prstamo y ha de acompaar a la documentacin en todas las fases del procedimiento.

24

peticionaria, acompaada por el formulario en donde el Archivo ha consignado los datos de nmero de prstamo, fecha de devolucin y ha firmado y fechado el envo del prstamo. 5. Dentro del plazo de prstamo establecido (un mes), la unidad administrativa devuelve la documentacin al Archivo Central, junto con el formulario en donde ha fechado, firmado y sellado la devolucin. 6. Si la unidad administrativa tiene razones para retener la documentacin durante un plazo ms amplio del establecido, es necesario que solicite una prrroga al Archivo Central. 7. La documentacin se devuelve al Archivo Central sin modificaciones. Si fuera necesario aadir al expediente algn documento, el responsable de la unidad administrativa lo har constar en la portada de la carpeta correspondiente y advertir de ello al Archivo Central. 8. En caso de prdida o deterioro de la documentacin, la responsabilidad recae en la persona de la unidad administrativa solicitante del prstamo. 9. Una vez recibida la documentacin prestada, el Archivo Central remite al prestatario el formulario con el acuse de recibo fechado, firmado y sellado. Fecha de devolucin. Fecha de devolucin en caso de prrroga. Firmas, sellos y fechas del procedimiento administrativo del prstamo. Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad administrativa solicitando el prstamo. Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo dando curso al prstamo.

Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad administrativa devolviendo el prstamo. Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo acusando recibo de la documentacin devuelta.

BIBLIOGRAFA COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN -Tablas de Retencin y Transferencias Documentales: Directrices bsicas e instructivos para su elaboracin/ Divisin de Clasificacin y Descripcin. Santaf de Bogot: Archivo General de La Nacin, 2001. 92p (Mini/Manual; 4 Versin Actualizada). -Pautas para la Organizacin de Archivos Municipales. Bogot: Archivo General de la Nacin de Colombia, 2000. 68p. -Organizacin de Documentos de Archivo/ Divisin de Clasificacin y Descripcin. Santaf de Bogot: Archivo General de La Nacin, 1995. 29p (Mini/Manual; No. 1). COLOMBIA. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIONES (ICONTEC). Norma General para la Descripcin Archivstica Bogot: ICONTEC, 2003. 27p. (NTC 4095)

25

COLOMBIA. CONSTITUCIN POLTICA. Santaf de Bogot: Temis, 1991. 219p.

20ed.

A ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley. ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la informacin. ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Vase adems: FONDO). ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin, preservacin y servicios de todos los archivos de una institucin. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depsito de los documentos en estantera, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservacin fsica y con el fin de ser extrados posteriormente para su utilizacin. ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin.

GLOSARIO
EL Acuerdo 07 de 1994 Expedido por el AGN Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos en el ARTICULO 67 establece el glosario de trminos archivsticos. EL presente glosario esta elaborado con base en los conceptos archivsticos de distintos autores, o tomados de otros glosarios, diccionarios y manuales. Algunos conceptos son aportes y adaptaciones del Archivo General de la Nacin. Uso del Glosario Los trminos que conforman el glosario fueron extractados del texto general del Reglamento y se ordenaron alfabticamente para facilitar su bsqueda y consulta.

ARCHIVO ACTIVO. (Vase Archivo de Gestin). ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Vase Archivo de Gestin). ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO DE OFICINA. (Vase Archivo de Gestin).

26

ARCHIVO MUNICIPAL. (Vase Archivo del Orden Municipal). ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y aquellos que recibe en custodia. ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documentales de los organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia. ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales producidos por organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia. ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia. ARCHIVO DEPARTAMENTAL. Departamental). (Vase Archivo del Orden ARCHIVO NACIONAL. (Vase Archivo del Orden Nacional). ARCHIVO OFICIAL. Es el conformado por documentos oficiales. ARCHIVO PERMANENTE. (Vase Archivo Histrico). ARCHIVO PRIVADO. Es el conformado por documentos privados. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO. Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia y la cultura es de inters pblico y es declarado como tal. ARCHIVO PUBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas, as como los archivos privados, declarados de inters pblico. ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin, almacenamiento, preservacin y disposicin final. ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos. ASISTENCIA TECNICA. Prestacin de servicios por personal especializado en diferentes reas del quehacer archivstico. AUTENTICACION DE DOCUMENTOS. Es la autorizacin o legalizacin de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, segn lo establecido por la Ley. AUTOMATIZACION. Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de almacenamiento y recuperacin de la informacin documental. C CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservacin.

ARCHIVO DISTRITAL. (Vase Archivo del Orden Distrital). ARCHIVO EN CUSTODIA. (Vase Custodia de Documentos). ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categora de archivos oficiales, es el establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la Poltica Archivstica a nivel nacional. Es el organismo de direccin y coordinacin del Sistema Nacional de Archivos. ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales referidos a pocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histrico de Antioquia, Archivo Regional de Boyac, Archivo Central del Cauca, Archivo Histrico de Cartagena de Indias y Archivo Histrico del Magdalena Grande. ARCHIVO INTERMEDIO. (Vase Archivo Central).

27

CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado. CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. CLASIFICACION. Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento segn un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificacin de fondos en el interior de un depsito de archivo. Clasificacin de piezas en el interior de un fondo. Clasificacin de documentos individuales en el interior de una pieza. CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad. CODIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos. COLECCION DE ARCHIVO. Reunin artificial formada por un individuo, familia o institucin. de documentos,

COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS. rgano asesor del Archivo General de la Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos. COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO. rgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. COMITE TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalizacin de terminologa, instrumentos y procesos tcnicos ARCHIVSTICOS. CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos que alberga un archivo. CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa. Mtodos utilizados para asegurar la durabilidad fsica de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosfricos. CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. COPIA. Reproduccin puntual de otro documento. COPIA AUTENTICADA. Es la reproduccin de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades segn lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurdica del original. COTACION. (Vase Cdigo).

COLECCION DOCUMENTAL. (Vase Coleccin de Archivo). COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivstica y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como tcnicos. COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

CUADERNO. Conjunto de documentos cosidos en forma de libro. CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurdica que implica por parte de la institucin archivstica la adecuada conservacin y administracin de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

28

funciones y actividades del mismo an despus de su desaparicin, por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia institucional. D DEPURACION. Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen. DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservacin de los documentos en una institucin archivstica. DESCRIPCION DOCUMENTAL. Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin. DESCRIPTOR. Trmino al cual se asigna un significado especfico y que se utiliza como elemento de entrada para la bsqueda sistemtica de la informacin. DESTRUCCION Documentos). DE DOCUMENTOS. (Vase Eliminacin de DOCUMENTO HISTORICO. Documento nico que por su significado jurdico, autogrfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la Soberana Nacional, las relaciones internacionales, las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histrico y especialmente valioso para el pas. DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal. DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurdicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carcter oficial. DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional. DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado. E ELIMINACION. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. ENCUADERNACION. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro. ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservacin. EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y

DIPLOMATICA. Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y autnticos. DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin. DOCUMENTO. Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos. DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las

29

funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. EXPURGO DE DOCUMENTOS. (Vase Seleccin Documental). F FACSIMIL. Reproduccin idntica de un documento, logrado a travs de un medio mecnico, fotogrfico o electrnico. FECHAS DE ACUMULACION. Fechas intermedias encontradas en un expediente.

procedencia que han perdido su valor primario, en otros son parte de un archivo, objeto de conservacin institucional. FONDO CERRADO: Aquellos fondos que fueron generados por organismos desaparecidos. FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION. Informacin original no abreviada ni traducida; se llama tambin fuente de primera mano. FUNCION ARCHIVISTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. G

FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha ms antigua y a la ms reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas. Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista. FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a sta. FOLIO VERSO. (Vase Folio Vuelto). FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeracin.

GESTION DE ARCHIVOS. (Vase Administracin de Archivos). GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin. GUIA. Instrumento que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las caractersticas fundamentales de los mismos. organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin. H

FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona. FONDO ABIERTO: Aquellos fondos que existen mientras la entidad u organismo sigue vigente. FONDO ACUMULADO: Conjuntos de documentos dispuestos sin ningn criterio de organizacin ni las mnimas condiciones de conservacin, y sin la posibilidad de ser fuente de informacin y consulta. En algunos casos son series documentales de la misma

HERALDICA. Tcnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su origen, rasgos simblicos, evolucin y significado socio-jurdico. I IDENTIFICACION DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivstica que consiste en indagar, analizar y sistematizar las

30

categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. INDICE. Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y temticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripcin. INDICE CRONOLOGICO. Listado consecutivo de fechas. INDICE ONOMASTICO. Listado de nombres propios. INDICE TEMATICO. Listado de temas o descriptores. INDICE TOPONIMICO. Listado de sitios o lugares.

L LEGAJO. En los archivos histricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental. LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservacin, el acceso, la proteccin y la organizacin de los archivos en un pas. M MANUSCRITO. Documento escrito a mano.

INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control fsico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localizacin y recuperacin. Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. instrumentos de control (fases de identificacin y valoracin) e instrumentos de referencia (fases de descripcin y difusin). INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y valoracin. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificacin los siguientes. ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de valoracin. relaciones, tablas de retencin documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminacin, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo. INSTRUMENTO DE DESCRIPCION. (Vase Instrumento de Consulta). INSTRUMENTO DE REFERENCIA. (Vase Instrumento de Consulta). INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser esquemtico, general, analtico y preliminar.

MAPA. Representacin grfica -con convenciones- de un espacio. MARCA DE AGUA. Seal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer por una entidad al momento de elaborar el papel. MICROFILMACION. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. MICROFILME. Fotografa en pelcula generalmente de 16 o 35 milmetros, utilizada en reproduccin de documentos. MUESTREO. Operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial. Se efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos, topogrficos, temticos, entre otros. N NORMALIZACION. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrn o criterio dado. O ORDENACION. Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una

31

unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series. ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ORGANIGRAMA. Representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de organizacin o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo. ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones tcnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido. ORGANIZACION DE DOCUMENTOS. Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia. P PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el pas y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histrico. PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histrico o cultural. PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe. PRESERVACION Documentos). DOCUMENTAL. (Vase Conservacin de

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teora archivstica que establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros. PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades. PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS. Formulacin de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y mtodos a seguir en la seleccin y descripcin de una determinada unidad archivstica, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigacin con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluacin de requerimientos de descripcin, tipos documentales a elegir, unidades archivsticas, evaluacin de criterios para determinacin de trminos descriptivos, aspectos fsicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatizacin de los datos propios de la descripcin archivstica. PRODUCCION DOCUMENTAL. Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. R REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotacin documento en los modelos de control. de los datos del

REGISTRO TOPOGRAFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservacin, indicando su posicin exacta en un depsito de archivo.

32

REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos y tcnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley. REPOSITORIO DOCUMENTAL. (Vase Depsito de Archivo). REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin fototcnica y la policopia de documentos, mediante tcnicas como la fotografa, la fotocopia y el microfilm. RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental. S SECCION. Es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razn de esa subdivisin orgnicofuncional. SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total. SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposicin de los usuarios la documentacin de una entidad, con fines de informacin. SIGNATURA TOPOGRAFICA. Numeracin correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservacin de un depsito. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de la cooperacin interinstitucional de los archivos, a travs de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidacin del sector archivstico, coordinado por el Archivo General de la Nacin.

SUBFONDO. La subdivisin del fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que lo originaron. Tambin es aplicable este trmino a aquella agrupacin que se hace de documentos por criterios geogrficos, cronolgicos, funcionales o similares. SUBSERIE. Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestin y cuyo contenido temtico se refiere a un asunto especifico. Ej. Serie: Subserie: CONTRATOS Contratos de Prestacin de Servicios Contratos de Obra.

T TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo. TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple. TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse segn su origen y caractersticas diplomticas. TOMO. Volumen de cierta extensin, en el cual estn encuadernados varios documentos en forma separada y con paginacin propia. TOPONIMIA. Estudio del origen y significacin de los nombres propios de un sitio o lugar.

33

TRANSCRIPCION. Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al histrico de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas.

identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente. V VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pblica. VALOR HISTORICO. (Vase Valor Secundario). VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho comn. VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS. Remisin de documentos del

archivo de gestin (o de oficina) al central para su conservacin precautelativa y se trata de documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atencin de trmites.
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS. Remisin de documentos del

archivo central al archivo histrico para su conservacin permanente. Se trata de documentos debidamente seleccionados teniendo en cuenta valor cientfico, cultural e histrico.

U UNIDAD ADMINISTRATIVA. institucin. Unidad tcnico-operativa de una

VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. Para ello se debe elaborar una Tabla de Valoracin Documental para determinar el destino final de la documentacin (eliminacin, seleccin o conservacin permanente.)

UNIDAD ARCHIVISTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica, entre otras: un expediente. (Vase expediente). UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivstica. Pueden ser unidades de conservacin entre otras. una caja, un libro o un tomo. UNIDAD DOCUMENTAL. La ms pequea unidad de archivo, indivisible intelectualmente. Ej: una carta, memorando, informe, fotografa, registro sonoro. Unidad de anlisis en los procesos de

34

35