Recordatorio: Proceso Administrativo: a). b). c). d). e).

CAPITULO III ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN
Es el orden que guardan las diferentes rganos que constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de responsabilidad, interdependencia jerrquica, comunicacin y divisin del trabajo, necesarios.

ORGANIZACIN
Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr mxima eficiencia en la realizacin de planes y objetivos.

DIVISION DEL TRABAJO

FORMAS DE ORGANIZACIN

ESTRUCTURA ORGANICA ESTRUCTURA ORGANICA Es la forma en que estn ordenadas las unidades administrativas de un organismo y la relacin que guardan entre si.

QU ES UN ORGANIGRAMA?
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una empresa o de una de sus reas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.
Gerente General

Asesor

Contabilidad

Administracin

Operaciones

CUL ES EL OBJETO DE LOS ORGANIGRAMAS? Son el instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una organizacin. CUL ES LA UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS? Brindan una imagen formal de la organizacin. Son una fuente de consulta oficial. Facilitan el conocimiento de una empresa, as como de sus relaciones de jerarqua. Constituyen un elemento tcnico valioso para hacer anlisis organizacional.

CULES SON LOS CRITERIOS PARA PREPARAR UN ORGANIGRAMA? a. Precisin. b. Sencillez. c. Uniformidad. d. Presentacin. e. Vigencia.

Presentacin bsica de un organigrama.

Se puede notar en este organigrama que el nivel jerrquico superior lo conforma la Gerencia General, y sta tiene cuatro subordinados, a saber: Produccin, Mercadeo, Finanzas y Personal.

Organigrama Seguridad
JEFE DE OPERACIONES JEFE DE OPERACIONES - Provincia

Coordinador de RRGG e Investigaciones

Coordinador de zona (D)

Coordinador de Centro de Control (D)

Coordinador de Inspecciones

Coordinador residente

Supervisor de base (N) Supervisor Residente

Armero Supervisor de Ronda ( S/ Sup) (N) Conductor Analista de Operaciones (Estadstica de Rondas)

Vigilante Motorizado (Ap Sup) Resguardo Vigilante

Operador Control Operativo

Radio operador

LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Manuales Administrativos Qu es un Manual Administrativo? Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.

Cules son los objetivos de los manuales? Presentar una visin de conjunto de la organizacin. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos. Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Cmo se clasifican los manuales? Por su contenido se clasifican en: De organizacin: dnde se especifican las diversas unidades orgnicas que componen la empresa. De procedimientos: ac se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratacin de personal, de compras, de pago de sueldos, etc. De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la empresa. De Bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores, etc. Por su mbito: Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin. Especficos: que consignan informacin de un rea o especfica.

Qu contiene un Manual de Descripcin de Puestos? Este es el manual que la mayora de las personas conocemos, y a continuacin se presenta un breve modelo de este tipo de manual:

La integracin

CUL ES EL FIN DE LA INTEGRACIN?

Busca la interaccin e integracin entre:
Recursos humanos. Recursos materiales y

Recursos financieros.

ELEMENTOS DE LA DIRECCIN Liderazgo

La Toma de Decisiones
La Motivacin. Comunicacin.

TOMA DE DECISIONES Es un factor esencial de la funcin directiva, ya que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organizacin.

LA MOTIVACION Es la fuerza que nos impulsa a actuar en una forma consciente para lograr una meta que nos hemos propuesto. La motivacin puede darse o nace con uno mismo y se refleja en nuestras acciones.

Claves para la motivacin:

Si Ud. Desea que sus subordinados estn motivados tiene que lograr con ellos:

Tres formas de lograr que un trabajador colabore mas

1. Llmalo por su nombre: A usted no le cuesta ni un centavo y el se siente millonario. 2. Una palmadita en la espalda: A todo el mundo le gusta estar reconocido. As es la naturaleza humana. Y los trabajadores son seres humanos. 3. Respete su conocimiento: Es una excelente oportunidad de demostrar su inters por los conocimientos que tiene y su experiencia. Mientras tanto usted no solo ampliara sus conocimientos sino que les habr dado la oportunidad de ensearle algo al jefe.

Qu motiva al trabajador?
Los principales motivos que afectan la motivacin del trabajador en su trabajo son: Sus motivaciones personales.

Su relacin con su jefe.

La organizacin del trabajo.

El tipo de trabajo.
Las recompensas ofrecidas. La verdad de las comunicaciones.

LA COMUNICACION
Nunca debemos olvidar que una charla es una oportunidad de comunicacin, de enseanza, por lo que no debemos perder de vista los principios fundamentales de la comunicacin.

Proceso de la Comunicacin
CODIFICA MENSAJE
DECODIFICA

Barreras MENSAJE

EMISOR

Actitudes Emociones Comportamiento Valores Educacin

RETROALIMENTACIN

RECEPTOR Actitudes Emociones Comportamiento Valores Educacin

FLUJO DE LA COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

ASCENDENTE

DESCENDENTE

CRUZADA

CRUZADA

El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeo se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El trmino control tiene una connotacin negativa para la mayora de las personas, pues se le asocia con restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia o manipulacin.

EL CONTROL
CUL ES EL FIN DEL CONTROL? La etapa de control no existira si la planeacin y organizacin se ajustaran impecablemente a la integracin y a la fase directiva, sin embargo, an en planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado.

1) Establecimiento de normas, parmetros y mtodos: Ac se encuentran incluidos todos los estndares o unidades de medicin que se establezcan en la Planificacin, y por lo tanto, la cantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc.
2) Medicin del desempeo o resultado obtenido: aunque no siempre practicable, la medicin del desempeo basada en normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. Esto es lo ideal. 3) Ejecucin de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria sobre todo si el desempeo no cumple con los niveles establecidos y el anlisis indica que se requiere una intervencin. Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.

ESTADISTICO - CONTROL
CONDICIONES SUB ESTANDARES (CSESE) 1 2 3 4 5 6 7 FALLA DE PUERTAS Y VENTANAS (CHAPAS, OTROS) FALLA DE COMUNICACIN FALLA DE ILUMINACIN (INTERNA Y EXTERNA) FALLA DE ALARMAS (CERCO ELCTRICO, SENSORES, OTROS) FALLA DE CCTV (CAMARA, MONITOR, GRABACIN) FALLA DE PESAJE, BALANZA OTROS 1 SUB - TOTAL 2 6 5 4 5 4 2 1 2 1 1 ENE 1 2 1 2 1 1 1 1 1 2 1 1 3 3 1 1 1 1 1 1 8 1 0 0 1 1 1 FEB MAR 2 ABR 2 MAY 2 JUN JUL AGO 1 SEP 4 1 OCT NOV DIC TOTAL 12 3 4 10 6 4 2 41

SECURITY ACTOS SUB ESTANDARES CONDICIONES SUB ESTANDARES TOTAL

ENE 0 6 6

FEB 0 5 5

MAR 0 4 4

ABR 0 5 5

MAY 0 4 4

JUN 0 2 2

JUL 0 3 3

AGO 0 3 3

SEP 12 8 20

OCT 143 1 144

NOV 183 0 183

DIC 22 0 22

TOTAL 360 41 401

INCIDENTES DE SAFETY CONDICIONES SUB ESTANDARES (CSESA) 1 2 3 4 5 6 7 EQUIPOS DEFECTUOSOS / INSTALACIN DEFECTUOSA CONATO / INCENDIO DAOS MATERIALES (CAIDA O DAOS DE ACTIVOS DEL CLIENTE) CORTE DE FLUIDO ELCTRICO INT./ EXT. FALTA DE EXTINTORES O FECHAS VENCIDAS FALTA DE SEALIZACIN O INADECUADA OTROS SUB - TOTAL 1 2 10 7 3 5 3 5 5 1 1 5 1 2 0 1 4 1 1 1 ENE 2 FEB 4 MAR 5 1 ABR 2 MAY 5 3 1 2 2 1 JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL 18 6 4 3 1 10 1 43

CONCLUSIONES
Organizacin, Es el orden que guardan las diferentes rganos que constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de responsabilidad, interdependencia jerrquica, comunicacin y divisin del trabajo, necesarios. materiales y humanos que la organizacin y la planeacin sealan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. En la direccin se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman decisiones, se coordinan y supervisan actividades y todo ello a travs de un proceso de comunicacin que ya de por si es complejo. El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeo se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El trmino control tiene una connotacin negativa para la mayora de las personas, pues se le asocia con restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia o manipulacin.

Integracin, es la obtencin y articulacin de los elementos