Universidad de Guadalajara Coordinacin General Administrativa

Informe de auditoria
Leonardo Macias Hernndez Sistema de Gestin de la Calidad Febrero2010

19/02/2010

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DATOS GENERALES DE LA AUDITORIA

Objetivo: Verificar el grado de cumplimiento del SGC establecido por la organizacin y de los procedimientos documentados respecto a la norma ISO 9001:2008, as como la eficacia de los cambios al mismo. Alcance: Direccin y Planeacin, Gestin de la Calidad, Correspondencia, Recursos humanos y Financieros de la Unidad de Presupuesto, Adjudicacin de compras, Gestin de la Firma del Apoderado Legal, Comercio Exterior, Recursos Financieros, Recursos Humanos, Infraestructura. Criterios : Norma ISO 9001: 2008 y SGC de la CGADM Plan de auditoria
PROCESO REQUISITO DE LA NORMA ISO 9001:2008
7.2.2 / 7.5.3 / 8.2.3 / 8.2.4 / 8.3 / 8.5.1

RESPONSABLE DEL PROCESO

FECHA

AUDITADO
Adriana Fabiola, Leobardo Negrete, Miguel Torres y Marco Hernandez

AUDITOR INTERNO

AUDITOR EN ENTRENAMIENTO

INICIA

TERMINA

Corre s ponde ncia

Joel Torres Arreola

03 de Febrero del 2010

Leonardo Macias Hernandez

Cristina Garcia Fausto

10:30

12:00

Recursos Humanos y Financieros de la Unidad de Presupuesto

Re curs os Hum anos

6.1 / 6.2.2 / 8.5.1

Luz Elena Garcia Orozco

03 de Febrero del 2010

Ana Maria Velez, Martha Fabiola Chacn Pantoja.

Carlos Eduardo Garibaldi Castillo

Andres G. Ochoa

10:30

11:30

6.2.2 / 6.4 / 8.5.1

Patricia Lopez Davalos

03 de Febrero del 2010

Patricia Lopez Davalos

Esmeralda Juarez Paredes

Alondra Sina Godina

10:30

11:30

Gestin de la Firma 7.2.2 / 7.5.3 / 8.2.3 de la Apoderada / 8.2.4 / 8.3 / 8.5.1 Legal
Com e rcio Exte rior 7.2.2 / 7.4.1 / 7.4.2 / 7.5.3 / 7.5.4 / 8.2.3 / 8.2.4 / 8.3 / 8.5.1

Carmen Martin del Campo Lopez

Carmen Martin del Campo Lopez

04 de Febrero del 2010

04 de Febrero del 2010

Andres Gilberto Ochoa Cruz

Carlos Eduardo Garibaldi Castillo

Alondra Sina Godina

10:00

11:00

Recursos Financieros
Infrae s tructura

7.4.1 / 7.4.2 / 8.2.3 Joel Torres y Karina 04 de Febrero del / 8.2.4 / 8.3 / 8.5.1 Torres 2010
6.3 / 8.2.3 / 8.2.4 / 8.3 / 8.5.1 Leonardo Macias Hernandez 04 de Febrero del 2010

Karina Torres y Mahatma Robles De Niz

Hernan Fonseca Palomera

Ana Maria Velez Montes

Esmeralda Juarez

Juan Manuel de Alba Agredano

Sandra Lopez

11:00

13:00

11:00

12:00

Adjudicacin de compras
Dire ccin y Plane acin

7.2.2 / 7.4.1 / 7.4.2 / 7.5.3 / 8.2.3 / 8.2.4 / 8.3 / 8.5.1

5 / 8.5.1

Raul Navarro Figueroa

Joel Torres Arreola

05 de Febrero del 2010

05 de Febrero del 2010 Joel Torres Arreola

Carlos Eduardo Garibaldi Castillo

Leonardo Macias Hdez.

Juan Manuel de Alba Agredano

Cristina Garcia Fausto

10:00

11:00

10:30

11:30

S.G.C.

4 / 8.2.1 / 8.2.2 / 8.4 / 8.5

Leonardo Macias Hernandez

05 de Febrero del 2010

Leonardo Macias Hernandez

Ana Maria Velez Montes

Sandra Lopez

11:00

12:00

Sistema de Gestin de Calidad

19 de febrero de 2010

Carmen Martin del Campo, Alejandra Ambrosio y Silvia Lopez

Leonardo Macias

Cristina Garcia Fausto

11:00

12:00

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Hallazgos de Auditoria

El pasado mes de febrero conforme lo programado los das 3, 4 y 5 se efectu la primera auditora interna del 2010 al Sistema de Gestin de Calidad de la Coordinacin General Administrativa; resultando lo siguiente:

PRIMERA AUDITORIA INTERNA 2010 RESULTADO GENERAL DE LA AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

1.-El plan de auditora se llevo a cabo en tiempo y forma, dentro de un clima de coordinacin y cooperacin cumpliendo los tiempos programados por rea as como optimizando los recursos necesarios para la misma.

5% 93% 2%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

3.- El porcentaje de no conformidad represento un 2% de los criterios aplicados en la totalidad de la auditoria

Conformidad

No Conformidad

Observacin

4.- El 5% de los criterios alguna observacin

auditados representaron

*Es el resultado de aplicar un total de 104 preguntas, conforme a la Norma ISO 9001-2008

Sistema de Gestin de Calidad

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2.- El porcentaje de conformidad del sistema de gestin de la calidad con los criterios de la norma auditados fue de un 93%

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El anlisis particular de cada una de las reas nos ofrece la informacin necesaria para poder tomar las acciones correctivas y preventivas que se requieran y propulsar las oportunidades de mejora emitidas por los auditores, as como identificar y atender las observaciones emitidas por los auditores:

PRIMERA AUDITORIA INTERNA 2010 ANALISIS COMPARATIVO DE RESULTADOS POR AREA AUDITADA
Correspondencia Recursos Humanos Infraestructura Sistema de Gestin de Calidad Planeacin y Direccin Comercio Exterior 81% 75% 83% 6% 13% 25% 17%

1. AREAS CON EL 100% DE CONFORMIDAD DE ACUERDO A LOS CRITERIOS DE LA NORMA Direccin y Planeacin, Comercio Exterior, Gestin de la Firma del Apoderado Legal, Recursos Financieros, Adjudicacin de Compra y Recursos Humanos y Financieros de la Unidad de Presupuesto 2. AREAS CON RESULTADOS MENORES AL 100% CON OBSERVACION Recursos Humanos, Infraestructura y Sistema de Gestin de la Calidad 3. AREAS CON RESULTADOS MENORES AL 100% CON NO CONFORMIDAD, Y OBSERVACION Correspondencia

82%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 0% 50% No Conformidad Observacin

18%

Gestin de la Firma del Apoderado Legal

Recursos Financieros Adjudicacin de Compra R. H. y R. Financieros de UP

100%

Conformidad

Sistema de Gestin de Calidad

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No conformidades Las no conformidades se entienden como aquellos requisitos de la norma que se incumplen. La auditoria reporta en sus resultados un 2% de criterios no conformes detectados en el rea de Correspondencia sealando la falta de algn mtodo que permita medir del desempeo de proceso as como la falta de evidencia del seguimiento del producto no conforme.

rea auditada Correspondencia

Criterio no conforme 8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos 8.3 Control de producto no conforme

Motivo No mostro algn mtodo del desempeo del procedimiento No se mostro evidencia del PNC

Observaciones Un 5% de los criterios resultaron con observaciones mismas que sealan la importancia de complementar procesos o acciones. En el caso de Recursos Humanos se observa pendiente la aplicacin del instrumento de clima laboral y la complementacin de evidencias sobre el mismo tema. As mismo en Correspondencia se hace un sealamiento en torno a la actualizacin del procedimiento de archivo y digitalizacin. El rea de Infraestructura habr de concluir la implementacin del seguimiento del mantenimiento correctivo. En lo que se refiere al Sistemas de Gestin de la Calidad, se recomienda dar seguimiento a los indicadores que reporten porcentajes bajos y sean analizados y publicados los resultados de la encuesta de medicin de satisfaccin del cliente.

rea auditada Recursos humanos

Criterio observado 6.4 Ambiente de trabajo 7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el cliente 6.3 Infraestructura 4.1 Requisitos generales

Motivo Existe el instrumento del clima laboral 2010 sin aplicar. Falta actualizacin procedimiento. del

Correspondencia

Infraestructura

Sistema de Gestin de la calidad 8.4 Anlisis de datos

Falta el seguimiento en la implementacin del procedimiento correctivo No hay seguimiento para los indicadores de porcentajes bajos Falta resultado de satisfaccin al cliente

Sistema de Gestin de Calidad

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Oportunidades de mejora Las oportunidades de mejora son siempre un indicador de perfeccionamiento operativo y la auditoria nos sealo 4 reas con posibilidades de innovar en sus procesos. En lo que respecta a Recursos Humanos se considera importante establecer periodos para la aplicacin en el registro de anlisis de puesto, perfiles y evaluacin de competencias. En Infraestructura habr de complementar informacin en dos de sus formatos para una mejor identificacin de la informacin y control del equipo de cmputo. En Recursos financieros se le sugiere detallar las especificaciones de los productos que se le solicitan al proveedor. En Adjudicacin de compras se detecta la necesidad mejorar el formato de evaluacin de proveedores, as como el que sea documentada en bitcora CGADM-F-34 el Producto no Conforme.

rea auditada

Criterio con oportunidad de mejora 6.2 Recursos Humanos

Motivo Se pretende mejorar la eficiencia en las actividades del procedimiento de Gestin de Competencias Complementar informacin en los formatos F-21 y F-24 para un mejor del control del equipo de computo. Se recomienda incluir en el formato de requisicin, mayores especificaciones del producto que solicita al proveedor En proceso modificacin del formato de evaluacin de proveedores Documentar Producto no Conforme en bitcora CGADMF-34

Recursos humanos

Infraestructura

6.3 Infraestructura

Recursos financieros

7.4.2 Informacin de la compra

7.4.1 Proceso de compra Adjudicacin de compras

8.3 Control de producto no conforme

Sistema de Gestin de Calidad

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CONCLUSIONES GENERALES 1. El Sistema de Gestin de la Calidad est cumpliendo con la implementacin y aplicacin de la norma ISO 9000: 2008 al dar continuidad a travs de las auditoras internas a la evaluacin y medicin del estado del sistema. 2. El Sistema de Gestin de la Calidad hace evidente la mejora en los procesos de la Coordinacin General Administrativa conforme los resultados obtenidos de los requisitos normativos auditados. 3. El Sistema de Gestin de la Calidad cuenta con auditores formados que permiten identificar las fortalezas y debilidades del sistema durante el proceso de auditora. 4. Las acciones de mejora detectadas permiten dar vigencia al sistema y promueven los procesos de innovacin y actualizacin de los procedimientos sustantivos y administrativos de la Coordinacin. 5. Es necesario la generacin y seguimiento de un plan de accin que permita incluir las no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora, para su atencin y alcance generando con ello el perfeccionamiento del sistema y el aseguramiento de la calidad.

Sistema de Gestin de Calidad

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Universidad de Guadalajara 8 Coordinacin General Administrativa Informe de auditoria TABLA DE PROPUESTAS DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
AREA PROPUESTAS CRITERIO ISO 9001 NC O OM # 8.2.3 x PRIORIDAD
ALTA MEDIA BAJA

PLAZO DE RESPUESTA EN DIAS HABILES 10

RESPONSABLE

Desarrollar propuestas de seguimiento y medicin de los Procesos de Recepcin y Distribucin Mensajera y Digitalizacin y Archivo.
CORRESPONDENCIA

Incorporar y sealar la importancia a los operativos del registro de la hora en que se recibe la documentacin por las dependencias de la red universitaria. Actualizar el procedimiento de archivo y digitalizacin y eliminar documentos que no aplican. Establecer periodos para la aplicacin del registro de anlisis de puesto, evaluacin de perfiles y competencias.

8.3

10

Luis Joel Torres Arreola

7.2.2

30

6.2.2

15 Iliana Patricia Lpez Dvalos

RECURSOS HUMANOS

Aplicar el instrumento del clima laboral e incorporar evidencia de todas las condiciones que incluyen factores fsicos, sociales, psicolgicos, y ambientales (tales como la temperatura, esquemas de reconocimientos, ergonoma y composicin atmosfrica). Analizar y dar seguimiento a los indicadores que se encuentren por debajo de los objetivos de Calidad. Preparar resultados sobre satisfaccin al cliente en el SGC y subir al portal.

6.4

30

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

4.1 8.4 6.3 6.3 7.4.2 7.4.1 8.3

x x x x x x x x

30 Leonardo Macias Hernndez 15

INFRAESTRUCTURA

Leonardo Macias Hernndez x x x 10 10 15 15 Ral Navarro Figueroa Karina Torres Medina Luis Joel Torres Arreola

RECURSOS FINANCIEROS

Concluir formato de evaluacin del proveedor.

ADJUDICACION DE COMPRAS Integrar a bitcora CGADM-F-34 el producto no conforme para historial y

seguimiento.

Sistema de Gestin de Calidad

19 de febrero de 2010

Concluir la implementacin del seguimiento del mantenimiento correctivo. Complementar informacin en los formatos F-21 y F-24 para un mejor control del equipo de cmputo. Incluir en el formato de requisicin, mayores especificaciones del producto que se solicite al proveedor.

15