CURSO REDAO OFICIAL INSTITUTO AMAZNIDA

REDAO OFICIAL

MARIA PERPTUA OLIVEIRA NATIVIDADE Dezembro/2010 DIVINPOLIS

SUMRIO

1. Definio 2. Produzindo um bom texto de comunicao oficial 2.1. Impessoalidade 2.2. Conciso e Clareza 2.3. Formalidade no Tratamento e Padronizao 2.4. Objetividade 2.5. Uniformidade 2.6. Eficincia Comunicativa 3. Gneros discursivos mais usados no Servio Pblico 3.1. Ata 3.2. Fax 3.3. Correio Eletrnico 3.4. Despacho 3.5. Memorando 3.6. Ofcio 4. Algumas regras de impessoalizao do texto 4.1. Generalizar o sujeito, colocando-o no plural 4.2. Ocultar o agente 4.3. Colocar um agente inanimado 4.4. Uso gramatical do sujeito indeterminado 4.5. O uso da voz passiva 5. As comunicaes oficiais 5.1. Emprego dos pronomes de tratamento 5.2. Fechos para comunicao 5.3. Identificao do signatrio 6. Referncias bibliogrficas

A Redao Oficial
1. Definio
Redao Oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes. A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. Esses atributos decorrem da Constituio Federal, que dispe no artigo 37: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (...). Sendo a publicidade e a impessoalidade princpios fundamentais de toda administrao pblica, claro est que devem igualmente nortear a elaborao dos atos e comunicaes oficiais. Dessa forma, impessoalidade, clareza, conciso, formalidade, uniformidade e o uso do padro culto da linguagem devero ser caractersticas norteadoras da redao de um documento oficial, a fim de produzir-se um texto transparente e inteligvel para todo o conjunto de cidados.

2. Produzindo um bom texto de comunicao oficial

Um bom texto de comunicao oficial deve possuir as seguintes qualidades essenciais: 2.1. Impessoalidade A finalidade da lngua comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicao, so necessrios: a) algum que comunique; b) algo a ser comunicado; e c) algum que receba essa comunicao. No caso da redao oficial quem comunica sempre o Servio Pblico; o que se comunica sempre algum assunto relativo s atribuies do rgo que comunica; o destinatrio dessa comunicao ou o pblico, o conjunto dos cidados, ou outro rgo pblico, do Executivo ou dos outros Poderes da Unio. Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicaes oficiais decorre: a) da ausncia de impresses individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seo, sempre em nome do Servio Pblico que feita a comunicao. Obtm-se, assim, uma desejvel padronizao, que permite que comunicaes elaboradas em diferentes setores da Administrao guardem entre si certa uniformidade; b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao, com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidado, sempre concebido como pblico, ou a outro rgo pblico. Nos dois casos, temos um destinatrio concebido de forma homognea e impessoal; c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: se o universo temtico das comunicaes oficiais se restringe a questes que dizem respeito ao interesse pblico, natural que no cabe qualquer tom particular ou pessoal. Desta forma, no h lugar na redao oficial para impresses pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de 3

um texto literrio. A redao oficial deve ser isenta da interferncia da individualidade que a elabora. A conciso, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcanada a necessria impessoalidade. 2.2. Conciso e Clareza A conciso antes uma qualidade do que uma caracterstica do texto oficial. Conciso o texto que consegue transmitir um mximo de informaes com um mnimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, fundamental que se tenha, alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessrio tempo para revisar o texto depois de pronto. nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties desnecessrias de idias. A conciso atende ao princpio de economia lingstica, mencionada frmula de empregar o mnimo de palavras para informar o mximo. No se deve de forma alguma entend-la como economia de pensamento, isto , no se devem eliminar passagens importantes do texto tentando-se reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inteis, redundncias, passagens que nada acrescentem ao que j foi dito. Procure perceber certa hierarquia de idias que existe em todo texto de alguma complexidade: idias (fatos) fundamentais e idias (fatos) secundrias. As idias secundrias geralmente esclarecerem o sentido das fundamentais. Mas existem idias secundrias que no acrescentam informao nenhuma ao texto e tm maior relao com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas. A clareza deve ser a qualidade bsica de todos os textos oficiais. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita a sua imediata compreenso pelo leitor. Porm, a clareza no algo que se atinja por si s: ela depende estritamente das demais caractersticas da redao oficial. Para que um texto seja claro, contribuem: a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto; b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de entendimento geral e por definio avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o jargo; c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a imprescindvel uniformidade dos textos; d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingsticos que nada lhe acrescentam. pela correta observao dessas caractersticas que se produz um texto claro. A releitura de todo texto redigido e a sua reestruturao, caso seja necessria, so indispensveis. A ocorrncia, em texto oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provm principalmente da falta da releitura que torna possvel a sua correo. No se concebe que um texto oficial seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite a sua compreenso. A sua transparncia de sentido e a sua inteligibilidade so requisitos do prprio Estado de Direito: inaceitvel que um texto legal no seja entendido pelos cidados. A clareza e a conciso devem permear os textos oficiais. 2.3. Formalidade no Tratamento e Padronizao

As comunicaes oficiais devem obedecer a certas regras de forma: alm das j mencionadas exigncias de impessoalidade e uso do padro culto de linguagem, imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. No se trata somente da eterna dvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nvel; mais do que isso, a formalidade diz respeito polidez, civilidade no prprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicao. A formalidade de tratamento vincula-se, tambm, necessria uniformidade das comunicaes. A clareza da digitao, o uso de papis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramao do texto so indispensveis para a padronizao. 2.4. Objetividade As comunicaes oficiais pedem o uso de formas diretas e objetivas. 2.5. Uniformidade As comunicaes oficiais so necessariamente uniformes, pois h sempre um nico comunicador (o Servio Pblico) e o receptor dessas comunicaes ou o prprio Servio Pblico (no caso de expedientes dirigidos por um rgo a outro) ou o conjunto dos cidados ou instituies tratados de modo homogneo (o pblico). Ora, se a Administrao Federal una, natural que as comunicaes que expede sigam um mesmo padro. O estabelecimento desse padro exige que se atente para todas as caractersticas da redao oficial e que se cuide, ainda, da apresentao dos textos. 2.6. Eficincia Comunicativa Esses mesmos princpios (impessoalidade, clareza, uniformidade, conciso, o uso da norma padro e a linguagem formal) aplicam-se s comunicaes oficiais: elas devem sempre permitir uma nica interpretao e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nvel de linguagem.

3. Gneros discursivos mais usados no Servio Pblico

A Redao Oficial incorpora um conjunto de gneros, que so atos ou documentos oficiais, empregados no trato das relaes burocrticas. Gnero discursivo a forma que um texto assume: uma entrevista, uma receita culinria, uma crnica, um telegrama. No Servio Pblico, os gneros discursivos mais usados em geral so: 3.1. Ata A ata um gnero discursivo que relata, objetivamente, as discusses, propostas e deliberaes ocorridas em sesses, reunies de colegiados, assemblias, convenes, congressos e em eventos similares. elaborada por secretrio de colegiados, de comisses, cmaras e conselhos 5

ou por aquele designado para tanto. assinada por quem redigiu (exarou) a ata, pelo presidente e por todos os membros presentes. 3.2. Fax O gnero do discurso fax (forma abreviada j consagrada da palavra de fac-simile) uma forma de comunicao que est sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento h premncia, quando no h condies de envio do documento por correio eletrnico. Quando necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessrio, o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xrox do fax e no com o prprio fax, cujo tipo de papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente. 3.3. Correio eletrnico O correio eletrnico, por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para a transmisso de documentos. Um dos atrativos desse gnero do discurso escrito a sua flexibilidade. A sua estrutura no possui forma rgida. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com a comunicao oficial. 3.4. Despacho Um despacho uma deciso ou um encaminhamento exarado em decorrncia de ofcio, memorando, carta, requerimento. exarado pelos chefes gerais das unidades da administrao ou pelos servidores autorizados por competncia do cargo ou de ordem. Despacho o modo pelo qual um processo tem andamento internamente, dispensando a confeco de qualquer outro tipo de documento para dar seqncia tramitao. recomendvel que o despacho seja digitado no verso da ltima folha do ofcio ou memorando, datado e assinado pela chefia, que pode ser o prprio Ministro de Estado, ou o chefe do seu gabinete, ou chefes das vrias unidades da mesma administrao pblica. 3.5. Memorando O memorando um gnero discursivo de correspondncia interna, somente interna, da mesma esfera administrativa, utilizado entre os seus rgos (departamentos, sees), hierarquizados no mesmo nvel ou em nvel diferente. Por exemplo, um memorando de um rgo do Ministrio da Cultura s deve ser expedido para outro rgo do mesmo Ministrio da Cultura. No memorando expem-se todos os tipos de assuntos referentes atividade administrativa. O memorando pode ter carter administrativo ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc., a ser adotados por determinado setor da administrao. A caracterstica principal do gnero memorando a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar aumento desnecessrio do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria no memorando. 3.6. Ofcio O ofcio expedido por autoridades (chefes) do Servio Pblico. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelo rgos da Administrao Pblica entre si e tambm com particulares. H trs tipos de ofcio: 1) ofcio interno, que enviado para outro rgo da 6

mesma esfera administrativa; 2) ofcio interno circular, que enviado para vrios rgos da mesma esfera administrativa e 3) ofcio externo, que enviado a rgos ou pessoas que no integram administrao.

4. Algumas regras de impessoalizao do texto

4.1. Generalizar o sujeito, colocando-o no plural Uma forma elegante de se distanciar relativamente da subjetividade pluralizar o agente. O uso da primeira e da terceira pessoa do plural a estratgia recomendada quando a inteno atenuar a subjetividade da primeira pessoa, sem adotar a neutralidade absoluta. Frases como Procuramos demonstrar..., Os pesquisadores reconhecem..., Nossas concluses..., so menos objetivas que Procurei demonstrar..., Reconheo..., Minhas concluses.... 4.2. Ocultar o agente A expresso preciso serve a esse propsito de neutralidade. Assim tambm expresses como: necessrio, urgente, imprescindvel, so utilizadas para ocultar o agente. Quem precisa? Quem necessita? Para quem urgente? Para quem imprescindvel? No podemos definir com clareza. Torna-se uma realidade geral, universal, neutra, objetiva. Os textos dissertativos, informativos, expositivos, cientficos apresentam, muitas vezes, essa caracterstica de ocultar o agente. Tudo dito como se fosse uma realidade que se apresenta sem intermedirios. 4.3. Colocar um agente inanimado Uma outra maneira de impessoalizar o texto colocar como agente um ser inanimado, um fenmeno, uma instituio ou uma organizao. Quando escrevo frases como O Ministrio decidiu..., A Diretoria ordenou..., O Governo protelou..., a responsabilidade em relao ao est diluda e no se pode identificar claramente de onde ou de quem emanou a iniciativa. um recurso muito utilizado na administrao pblica e na poltica. 4.4. Uso gramatical do sujeito indeterminado Como a prpria nomenclatura indica, no se pode determinar com preciso quem realizou um ao quando usamos a estrutura de sujeito indeterminado. Ela muito til quando queremos inserir uma informao da qual no sabemos a procedncia escrita. Exemplos: Vive-se esperando o aumento de preos.; Acreditava-se em uma diminuio de impostos.; Fala-se muito em renovao dos quadros funcionais. 4.5. O uso da voz passiva Enquanto na voz ativa temos um agente explcito, na voz passiva esse agente pode estar oculto. Exemplo de voz ativa: Os pesquisadores revelam ao mundo que o crebro um rgo mais fascinante, complexo e poderoso do que antes de imaginava. Exemplo de voz passiva: Est sendo revelado ao mundo que o crebro um rgo mais fascinante, complexo e poderoso do que antes se imaginava. Quem est revelando? A voz passiva oculta o agente. Usar a passiva sem esclarecer seu agente um recurso gramatical para impessoalizar a informao.

Como se viu, h diversas maneiras de tornar o texto impessoal e todas elas utilizam recursos e possibilidades presentes no sistema gramatical da lngua.

5. As comunicaes oficiais
A redao das comunicaes oficias deve, antes de tudo, seguir os preceitos aqui j explicitados. Alm disso, h caractersticas especficas de cada tipo de expediente. Porm, veremos a seguir, apenas alguns aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicao oficial: 5.1. Emprego dos pronomes de tratamento Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades concordncia verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram segunda pessoa gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa. que o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo como seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria nomear o substituto; Vossa Excelncia conhece o assunto. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomear seu substituto (e no Vossa ... vosso...). J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo. Assim, se o interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est atarefado, Vossa Senhoria deve estar satisfeito; se for mulher, Vossa Excelncia est atarefada, Vossa Senhoria deve estar satisfeita. Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio. So de uso consagrado: Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo: Presidente da Repblica / Vice-Presidente da Repblica / Ministros de Estado / Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal / Oficiais-Generais das Foras Armadas / Embaixadores / SecretriosExecutivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial / Secretrios de Estado dos Governos Estaduais / Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores / Ministros do Tribunal de Contas da Unio / Deputados Estaduais e Distritais / Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais / Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais. c) do Poder Judicirio: Ministros dos Tribunais Superiores / Membros de Tribunais / Juzes / Auditores da Justia Militar. O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, / Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, / Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, / Senhor Juiz, / Senhor Ministro, / Senhor Governador. No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma: 8

A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Secretrio de Estado da Sade 30000-300 Belo Horizonte. MG A Sua Excelncia o Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70165-900 Braslia. DF A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10a Vara Cvel Rua ABC, no 123 36300-000 So Joo del-Rei. MG Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD), s autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado : Senhor Fulano de Tal, (...) No envelope, deve constar do endereamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, n 123 36300-000 So Joo del-Rei. MG Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnfico Reitor, (...) Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesistica, so:

Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente : Santssimo Padre: (...) Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal, (...) Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos. 5.2. Fechos para comunicaes O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. A legislao federal estabeleceu o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores. 5.3. Identificao do signatrio Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte: (espao para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica (espao para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justia Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.

6. Referncias bibliogrficas
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 Brasil. Presidncia da Repblica. Manual de Redao da Presidncia da Repblica. 2 ed. rev. e atual. Braslia: Presidncia da Repblica, 2002. Curso de Redao Oficial e Legislativa: Curso a Distncia. Centro de Educao a Distncia da Universidade de Braslia, 2006. http://www.pciconcursos.com.br/aulas/portugues/ http://www.redacaooficial.com.br http://www.tce.rn.gov.br/download/aula_glaucio.pdf

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