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Manual SAGe
Submisso de Relatrios Cientficos

Sumrio
Sumrio.......................................................................................................... 1 Introduo...................................................................................................... 2 Elaborao do Relatrio Cientfico..................................................................3 Submisso do Relatrio Cientfico................................................................15 Operao Retornar para Elaborao...................................................21 Operao Submeter............................................................................24 Elaborao do Relatrio Cientfico Pelo Responsvel...................................26 Submisso do Relatrio Cientfico Pelo Beneficirio.....................................27 Mensagens de Erro Mais Comuns.................................................................28 Relatrio em Elaborao por Outra Pessoa.........................................28 Documentos Ainda no Convertidos...................................................28 Data Inicial para Submisso Ainda no Atingida................................30 Compromisso no Disponvel por Haver Outros Relatrios Ainda no Habilitados pela FAPESP.......................................................................31 Demais Casos........................................................................................ 31

Introduo
O Sistema de Apoio Gesto (SAGe) um sistema informatizado da FAPESP que permite ao pesquisador acesso on-line, provido pela Internet, utilizado para recebimento de propostas de financiamento a projetos de pesquisa cientfica e tecnolgica e para administrao de projetos aprovados em suas linhas de apoio. Ele tem como objetivos: facilitar o fornecimento de informaes por parte dos pesquisadores, agilizar procedimentos e possibilitar maior visibilidade das aes da FAPESP, entre outros. Visando esclarecer e facilitar a operao do SAGe por parte dos pesquisadores, a FAPESP apresenta este manual, descrevendo os passos necessrios para a elaborao e submisso de relatrios cientficos. O procedimento para entrega do relatrio cientfico poder variar de acordo com a linha de fomento: - Caso o beneficirio do financiamento e o responsvel pelo processo sejam pessoas diferentes (caso tpico de bolsas), o procedimento ser dividido nas etapas de Elaborao do Relatrio Cientfico e Submisso do Relatrio Cientfico. - Caso o beneficirio do financiamento seja o prprio responsvel (caso tpico de auxlios pesquisa), a realizao da etapa de Elaborao do Relatrio Cientfico ser a nica etapa a ser executada, pois j compreender a submisso do relatrio para anlise da FAPESP.

Elaborao do Relatrio Cientfico

A elaborao do relatrio cientfico consiste no envio do relatrio e demais documentos solicitados ao sistema SAGe. Esta etapa normalmente realizada pelo beneficirio do financiamento, e no caso de bolsas, aps a concluso da elaborao os documentos ainda devero passar pela etapa de Submisso do Relatrio Cientfico para que a FAPESP possa dar incio sua anlise. No caso de auxlios (o beneficirio do financiamento o prprio responsvel), a concluso desta etapa ser o suficiente para submeter o relatrio para anlise pela FAPESP, dispensando outras operaes. Para realizar a elaborao do relatrio cientfico, acesse o sistema SAGe atravs do endereo http://www.fapesp.br/sage, preenchendo os campos Identificao e Senha e clicando em OK.

Imagem 1. Acesso ao Sistema SAGe pelo Beneficirio do Processo

4 Ao entrar no sistema, acesse a tela de processos atravs do menu Processos Meus Processos ou do menu de Acesso Rpido Meus Processos, conforme destacado na imagem abaixo.

Imagem 2. Tela Inicial do Beneficirio

Na listagem de processos, encontre o processo cujo relatrio cientfico ser elaborado, e clique em seu nmero para abri-lo.

Imagem 3. Lista de Processos do Beneficirio

5 Ao abrir o processo, clique em Mais Aes Elaborar Relatrio Cientfico.

Imagem 4. Operao Elaborar Relatrio Cientfico na Consulta ao Processo

Uma nova tela ser exibida, listando os relatrios cientficos deste processo que ainda no foram entregues. Para iniciar a elaborao, clique no campo Data do Compromisso do relatrio em questo.

Imagem 5. Lista dos Relatrios Cientficos do Processo

6 Os detalhes do relatrio cientfico sero apresentados. Clique ento no boto Iniciar e a elaborao ser iniciada.

Imagem 6. Detalhes do Relatrio Cientfico Selecionado

7 A nova tela apresentada ser parecida com a anterior, contendo alguns itens extras. Dependendo da linha de fomento, um campo com instrues para a elaborao do relatrio cientfico poder ser apresentado, conforme imagem abaixo.

Imagem 7. Item Instrues para Elaborao

8 No item seguinte, Documentos Previstos, o relatrio cientfico e demais arquivos necessrios para avaliao devero ser inseridos. Os documentos podem variar de acordo com a linha do fomento, sendo que alguns deles possuem modelos para preenchimento. Para baixar um modelo, selecione o tipo do documento e clique em Download do Modelo, salvando-o em seu computador.

Imagem 8. Item Documentos Previstos Apresentado na Elaborao do Relatrio Cientfico

Aps concluir a elaborao de um documento, insira-o no sistema selecionando-o conforme a imagem acima e clicando desta vez em Anexar Arquivo.

9 Na tela que se abre, apresentada na imagem abaixo, clique em Procurar... e aponte em seu computador o documento a ser inserido.

Imagem 9. Incluso de Novo Documento

Ao clicar em Confirmar, o documento ser enviado ao sistema. O nome do arquivo e sua data de anexao no sistema passaro a ser apresentados no item Documentos Previstos.

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Imagem 10. Documento Includo e Apresentado no Item Documentos Previstos

11 Caso existam outros documentos a serem inseridos, basta repetir o mesmo procedimento para cada um deles. No prximo item, Outros Documentos, insira opcionalmente quaisquer documentos adicionais que possam ser relevantes para a anlise do relatrio cientfico pela FAPESP. O procedimento de anexao o mesmo usado na anexao do relatrio cientfico, descrito acima.

Imagem 11. Item Outros Documentos Apresentado na Elaborao do Relatrio Cientfico

No caso de auxlios, neste momento a elaborao do relatrio estar completa. Volte ao incio da tela e clique em Submeter (descrito em Operao Retornar para Elaborao) para concluir a elaborao do relatrio e submet-lo FAPESP para anlise. No item Observaes FAPESP, o beneficirio pode opcionalmente deixar mensagens FAPESP. Elas sero verificadas durante a anlise do relatrio cientfico.

Imagem 12. Item Observaes FAPESP

12 No caso especfico de bolsas, caso o responsvel j tenha retornado alguma vez o relatrio para elaborao (Operao Retornar para Elaborao) e tenha deixado mensagens para o beneficirio, um item com as mensagens trocadas ser apresentado.

Imagem 13. Mensagens Trocadas Entre o Beneficirio e o Responsvel

E no item seguinte, tambm opcional e apresentado somente no caso de bolsas, o beneficirio pode deixar mensagens para o responsvel, que poder visualiz-las na etapa de submisso do relatrio. Esta funo til, por exemplo, quando ambos encontram-se fisicamente distantes.

Imagem 14. Item para Incluso de Nova Mensagem ao Responsvel

Ao final da pgina, encontram-se os botes Salvar e Concluir.

Imagem 15. Botes Voltar, Salvar e Concluir

Ao clicar em Voltar, o sistema retornar lista de relatrios cientficos do processo. Mediante confirmao, as alteraes realizadas na elaborao do relatrio e no salvas sero descartadas. Ao clicar em Salvar, todos os dados j preenchidos sero armazenados no sistema. Assim, a elaborao poder ser feita em etapas, conforme a disponibilidade do usurio.

13 Aps anexar os documentos e preencher os campos necessrios, clique em Concluir para finalizar a elaborao. O sistema retornar lista de relatrios cientficos do processo, e o os dados do relatrio preenchido sero atualizados.

Imagem 16. Concluso da Elaborao do Relatrio Cientfico

14 No caso de bolsas, quando a elaborao do relatrio cientfico for concluda pelo beneficirio, o relatrio ser disponibilizado para o responsvel verificlo e submet-lo FAPESP. Para tanto, ele receber um e-mail como o apresentado abaixo, avisando que o relatrio j foi elaborado e aguarda sua submisso.

Imagem 17. E-mail Recebido pelo Responsvel Citando que a Elaborao foi Concluda

J no caso de auxlios, com a concluso o relatrio ser submetido para anlise da FAPESP, e o responsvel receber um e-mail semelhante ao abaixo.

Imagem 18. E-mail Recebido pelo Responsvel no Caso de Auxlios Pesquisa

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Submisso do Relatrio Cientfico

A submisso do relatrio cientfico consiste na verificao dos documentos anexados na etapa de elaborao, e na efetiva submisso dos documentos para anlise da FAPESP. No caso de bolsas, esta etapa realizada pelo responsvel pelo processo. Para realizar a submisso do relatrio cientfico, acesse o sistema SAGe atravs do endereo http://www.fapesp.br/sage, preenchendo os campos Identificao e Senha e clicando em OK.

Imagem 19. Acesso ao Sistema SAGe pelo Responsvel pelo Processo

16 Ao entrar no sistema v at a tela de listagem de processos, atravs do menu Processos Meus Processos ou do menu de Acesso Rpido Meus Processos, conforme destacado na imagem abaixo.

Imagem 20. Tela Inicial do Responsvel

Na listagem de processos, encontre o processo cujo relatrio cientfico deve ser submetido, e clique em seu nmero para abri-lo.

Imagem 21. Lista de Processos do Responsvel

17 Ao abrir o processo, clique em Mais Aes Submeter Relatrio Cientfico.

Imagem 22. Operao Submeter Relatrio Cientfico na Consulta ao Processo

Uma nova tela ser exibida, listando os relatrios cientficos deste processo que ainda no foram submetidos. Para iniciar a submisso, clique na data do compromisso do relatrio em questo.

Imagem 23. Lista dos Relatrios Cientficos J Elaborados do Processo

18 Na tela que se abre, os dados do processo e do relatrio cientfico sero apresentados. Logo no incio desta tela possvel notar a existncia das funes Submeter e Retornar p/ Elaborao, que sero usadas mais adiante e so descritas em Operao Retornar para Elaborao e Operao Retornar para Elaborao.

Imagem 24. Detalhes do Relatrio Cientfico a ser Submetido

Nos itens Documentos Previstos e Outros Documentos, o relatrio cientfico e demais documentos inseridos pelo beneficirio podero ser observados. Para isso, clique no cone Arquivo Convertido do respectivo documento.

Imagem 25. Documentos Inseridos Pelo Beneficirio

19 Caso seja constatado que o relatrio ou algum dos documentos precisa ser corrigido ou modificado, o responsvel pode retornar o relatrio para elaborao, usando o procedimento descrito em Operao Retornar para Elaborao. Em determinadas linhas de fomento, um item chamado Formulrio para Encaminhamento ser apresentado, conforme exibido abaixo. Nele, todos os campos so de preenchimento obrigatrio.

Imagem 26. Item Formulrio para Encaminhamento

20 No item Observaes, possvel acrescentar opcionalmente alguma informao relevante avaliao do relatrio cientfico, e no item Observaes FAPESP, tambm opcional, o responsvel pode deixar mensagens FAPESP. Ambas sero verificadas durante a anlise do relatrio cientfico.

Imagem 27. Itens para Acrescentar Observaes

Caso alguma mensagem tenha sido trocada entre o responsvel e o beneficirio, ao final desta tela um item com as mensagens trocadas ser exibido.

Imagem 28. Mensagens Trocadas Entre o Beneficirio e o Responsvel

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Operao Retornar para Elaborao

Ao verificar o relatrio, caso note algum detalhe que deveria ser alterado, o responsvel pode selecionar esta opo para retorn-lo para o beneficirio.

Imagem 29. Opo Retornar para Elaborao na Etapa de Submisso do Relatrio Cientfico

Assim, o relatrio voltar etapa de elaborao e poder ser alterado de acordo.

Imagem 30. Detalhes do Relatrio no Retorno para Elaborao

22 Caso alguma mensagem tenha sido trocada entre o responsvel e o beneficirio, um item com as mensagens trocadas ser exibido.

Imagem 31. Mensagens Trocadas Entre o Beneficirio e o Responsvel

E no item seguinte, possvel deixar mensagens para o beneficirio. Ele poder l-las quando acessar novamente o sistema e repetir o procedimento de elaborao do relatrio cientfico.

Imagem 32. Item para Incluso de Nova Mensagem ao Beneficirio

Ao finalizar o preenchimento dos campos necessrios, clique em Concluir para retornar o relatrio para elaborao.

Imagem 33. Botes Confirmar e Voltar no Retorno para Elaborao

23 Quando a operao for concluda, o beneficirio receber um e-mail avisando-o que o relatrio deve ser novamente elaborado.

Imagem 34. E-mail Recebido pelo Beneficirio Citando que o Relatrio Retornou para Elaborao

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Operao Submeter
Aps preencher os campos obrigatrios e verificar que o relatrio e demais documentos inseridos pelo beneficirio esto de acordo, o responsvel dever clicar nesta opo para submeter o relatrio para avaliao pela FAPESP.

Imagem 35. Opo Submeter na Etapa de Submisso do Relatrio Cientfico

Ao confirmar a operao, o relatrio no poder mais ser modificado, e o sistema enviar e-mails ao responsvel e ao beneficirio confirmando a submisso.

Imagem 36. E-mail Recebido pelo Responsvel Citando que o Relatrio foi Submetido

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Imagem 37. E-mail Recebido pelo Beneficirio Citando que o Relatrio foi Submetido

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Elaborao do Relatrio Cientfico Pelo Responsvel

A elaborao do relatrio cientfico dever ser realizada pelo Beneficirio, mas excepcionalmente, poder ser realizada pelo Responsvel mediante justificativa, que ser analisada pela FAPESP. O procedimento para elaborao pelo responsvel o mesmo descrito em Elaborao do Relatrio Cientfico, com uma nica diferena: um novo item chamado Justificativa de Elaborao pelo Responsvel ser exibido, devendo ser preenchido para que a elaborao possa ser concluda.

Imagem 38. Item Justificativa de Elaborao pelo Responsvel

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Submisso do Relatrio Cientfico Pelo Beneficirio

A submisso do relatrio cientfico dever ser realizada pelo Responsvel, mas excepcionalmente, poder ser realizada pelo Beneficirio mediante justificativa, que ser analisada pela FAPESP. Um comprovante dever ser anexado em "Outros Documentos". O procedimento para submisso pelo beneficirio o mesmo descrito em Submisso do Relatrio Cientfico, com as seguintes diferenas: - Alguns dos itens normalmente apresentados na etapa de submisso no sero exibidos; - Um novo campo chamado Justificativa de Submisso pelo Beneficirio ser exibido, e seu preenchimento ser obrigatrio para a submisso do relatrio. A justificativa ser analisada pela FAPESP.

Imagem 39. Item Justificativa de Submisso pelo Beneficirio

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Mensagens de Erro Mais Comuns

Aqui so descritas algumas das mensagens de erro encontradas nas etapas de Elaborao e Submisso de relatrios, bem como suas causas e como solucion-las.

Relatrio em Elaborao por Outra Pessoa

Na etapa de elaborao do relatrio cientfico, apenas o usurio que iniciar a elaborao ter acesso ao relatrio, at que termine a operao. Caso o outro usurio tente elabor-lo ele no conseguir, recebendo a seguinte mensagem:

Imagem 40. Relatrio em Elaborao por Outra Pessoa

Para solucionar este problema, existem duas alternativas: - Esperar que o primeiro usurio conclua a elaborao. Assim, o relatrio poder ser novamente acessado por ambos os usurios. - Caso, por qualquer motivo, o primeiro usurio no possa terminar a elaborao, entre em contato com a FAPESP e solicite a liberao do seu acesso ao relatrio.

Documentos Ainda no Convertidos

Na elaborao do relatrio cientfico, ao incluir algum documento, o sistema realizar internamente sua converso para o formato PDF. Esta operao pode demorar alguns minutos, e caso o usurio tente concluir a elaborao antes que a converso de todos os arquivos termine, a seguinte mensagem de erro ser apresentada:

Imagem 41. Documentos Ainda no Convertidos

O sistema impede a concluso da elaborao para que, caso ocorra algum erro na converso, o usurio seja imediatamente alertado e possa anexar novamente o documento.

29 Quando ocorrer este caso, aguarde alguns minutos e tente concluir novamente a elaborao.

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Data Inicial para Submisso Ainda no Atingida

A submisso dos relatrios cientficos no pode ser concluda a qualquer instante; existe uma data inicial onde somente a partir dela o relatrio poder ser submetido. Esta data varia de acordo com a linha de fomento: - Para bolsas de Treinamento Tcnico, Iniciao Cientfica, Mestrado, Doutorado Direto e Doutorado o relatrio pode ser entregue com at trinta dias de antecedncia. Caso esteja solicitando a renovao da bolsa, a FAPESP indica que o relatrio seja apresentado com sessenta dias de antecedncia. - Para bolsas de Ps-Doutorado, o relatrio pode ser entregue com at trinta dias de antecedncia. Caso esteja solicitando a renovao e a bolsa tenha sido concedida por perodo superior a 18 meses, a FAPESP indica que o relatrio seja apresentado seis meses antes da data de trmino e tendo sido a bolsa concedida por perodo inferior a 18 meses que o relatrio seja apresentado dois meses antes da data de trmino. - Para Auxlios Pesquisa o relatrio parcial pode ser entregue com trinta dias de antecedncia e o relatrio final, se houver pedido de alterao, pode ser apresentado com sessenta dias de antecedncia. Caso exista a tentativa de submeter o relatrio antes da data inicial, a seguinte mensagem de erro ser apresentada:

Imagem 42. Data Inicial para Submisso Ainda no Atingida

Como soluo, deve-se esperar at que a data informada seja atingida para que a submisso possa ser efetuada.

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Compromisso no Disponvel por Haver Outros Relatrios Ainda no Habilitados pela FAPESP
Aps elaborar e submeter um relatrio cientfico, o mesmo dever ser habilitado pela FAPESP antes que outros relatrios possam ser elaborados. Nesta situao, caso tente-se iniciar a elaborao de um novo relatrio, a seguinte mensagem de erro ser apresentada:

Imagem 43. Tentativa de Elaborao de Relatrio com Outro Relatrio Submetido e Ainda no Habilitado

Quando isso ocorrer, aguarde at que a FAPESP habilite o relatrio cientfico j submetido para ento iniciar a elaborao do novo relatrio.

Demais Casos
Caso algum erro no descrito neste manual seja encontrado ou as solues apresentadas no resolverem o problema, entre em contato com a FAPESP para obter maiores informaes.