REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIN SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL RODOLFO LOERO ARISMENDI EXTENSION LITORAL

I.U.T.I.R.L.A. CARRERA: ADMINSITRACION TRIBUTARIA

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Profesora: Angela Balza

Autores: Gil, Yohanny V-16.725.597 Carreo, Hunter V-15.831.585 Contreras Guillermo V-13.572.637 Fernndez Coralia V-15.267.591 Pimentel, Yaireni V-14.072.621 Tovar, Minervis V-13.572.478 Urbano , Lizdelia V-14.585.444 Seccin: T2NB

La Guaira, Junio de 2006 INDICE Introduccin...3 Manuales Administrativos.....4 Finalidad5 Limitaciones..5 Requisitos..6 Clasificaciones...6 Manual De Organizacin Y Funciones..7 a 10 Manual De Normas Y Procedimientos10 Manual De Polticas.13 Manual De Historia De La Empresa13 a 14 Manual De Contenido Mltiple...14 Elaboracin De Los Manuales14 a 21 Actualizacin...21 y 22 Evaluacin De Los Manuales..22 y 23 Conclusin...24 Bibliografa..25

INTRODUCCION

Los Manuales Administrativos indica las actividades a ser cumplidas por los miembros de las organizaciones y de las formas en que las mismas debern ser realizadas ya sea conjunta o separadamente, puede ser utilizado para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa, una fuente de datos que se cree, son esenciales para la mejor realizacin de las tareas. Deben servir para explicar las normas mas generales con un lenguaje que puede ser entendido por los empleados de todos los niveles y en su caso por los administrados, dando nfasis, a la informacin de los procesos y procedimientos administrativos. Los funcionarios superiores deben estar atentos a que los cambios y enmiendas que se originen por la emisin de nuevos instrumentos legales se reflejen de inmediato en los manuales administrativos, a su vez resuelven conflictos jerrquicos y jurisdiccionales, as como otros problemas administrativos que surgen cuando el sistema de comunicacin tiende hacer rgido se debe revisar continuamente su contenido con el objeto de mantenerlo actualizado. Podemos agregar que existen varios tipos de manuales, estos deben reunir una serie de requisitos, procedimientos y un proceso de elaboracin, actualizacin y evaluacin de los mismos los cuales sern detallados en el desarrollo de esta investigacin.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Definicin: En el campo de las ciencias administrativas se define un Manual como: El documento que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin sobre Historia, Organizacin, Funciones, Normas, Procedimientos o Polticas de una Entidad, as como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de sus labores. Segn George R. Terry un Manual de Oficina es un registro inscrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa. En realidad es un libro gua, una fuente de datos que se cree, son esenciales para la mejor realizacin de las tareas. Por otra parte deben servir para explicar las normas mas generales con lenguaje que puede ser entendido por loe empleados de todos los niveles y en su caso por los administrados, dando nfasis a la informacin de los procesos y procedimientos administrativos. Los Manuales Administrativos no pretenden sustituir al duplicar a los instrumentos legislativos o legales que constituyen las decisiones gubernamentales, expresadas en forma de leyes, decretos, reglamentos, acuerdos y ordenes. Si bien los manuales deben partir de dichos documentos jurdicos su propsito fundamental es explicar en trminos asequibles el porque de las decisiones gubernamentales, ministeriales o departamentales y el como se deben aplicar en la prctica.

FINALIDAD

Su finalidad es instruir a los miembros de una organizacin acerca de aspectos tales como: Objetivos, Polticas, Funciones, Normas, Procedimientos o Autoridad, etc. Por lo tanto el fin que persigue un Manual especfico depender del aspecto que se pretenda instruir a los miembros de la organizacin. Estos aspectos en algunas empresas son difundidos a travs de memorndum circular, instrucciones internas que enumeradas en forma correlativa van formando el cuerpo de disposiciones que en buena parte constituyen la legislacin que rige la conduccin de la empresa. Los Manuales deben reservarse para informacin de carcter ms estable, referida a la estructura de la Organizacin y sus procedimientos administrativos bsicos.

LIMITACIONES

Es conveniente llamar la atencin sobre algunas limitaciones, que tomadas en cuenta debidamente permiten una utilizacin optima de los Manuales. Constituyen una herramienta, pero no la solucin para todos los problemas administrativos. Su mala o poca cuidadosa preparacin puede generar serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones. Los costos de confeccin y revisin pueden ser altos Si no se les actualiza pierden vigencia con rapidez. Son en general poco flexibles. Incluyen solo los aspectos formales de la organizacin

 Muy sintticos carecen de utilidad; muy detallados, pequeos cambios los convierten en obsoletos. REQUISITOS

Para que los manuales cumplan con eficacia sus finalidades debern llenar los siguientes requisitos: Que su preparacin tenga por Objeto la satisfaccin de una necesidad real. Que tengan una diagramacin adecuada y que su redaccin sea clara y sencilla. Que su utilizacin sea racional y que se acte con flexibilidad cuando las circunstancias as lo requieran Que se revise continuamente su contenido, con el objeto de mantener lo actualizado. Que se instruya al personal en su utilizacin, para obtener los mejores resultados de su contenido.

CLASIFICACIONES

Los autores hacen diferentes clasificaciones de los Manuales a los que se designan con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera y en tres categoras: 1 Segn su Contenido: a) Manual de Organizacin y Funciones b) Manual de Normas y Procedimientos

c) Manual de Polticas d) Manual de Historia de la Empresa e) Manual de contenido mltiple 2 Segn la funcin especfica o area de actividad de que trate el Manual: a) Manuales de Ventas b) Manuales de Produccin c) Manuales de Finanzas d) Manuales de Personal e) Manuales de Funciones f) Manuales Generales que se ocupan de dos o ms de estas reas 3 Por su area de aplicacin y pueden ser: a) Macro-administrativos: Los que se refieren al sector pblico en su conjunto, involucran a varias entidades. Ejemplo: El Manual de Organizacin del Gobierno Nacional. b) Micro-administrativos: Los que se refieren a una sola entidad. Ejemplo: Los Manuales de Organizacin del Departamento X

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES:

Es el Manual que describe con detalle la Organizacin Formal de la institucin o dependencia, seala los cargos, relaciones y funciones de las Unidades Administrativas que la integran, los niveles jerrquicos, sistemas de comunicacin, grados de autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo complementados a su vez con organigramas. Ventajas:

Estimula la uniformidad Elimina la confusin Elimina la incertidumbre y duplicacin Disminuye la carga de supervisin Sirve de base de adiestramiento Sirve de base para los programas de simplificacin del trabajo y control de costos, permite la aplicacin del sistema de control. Evita la implantacin de procedimientos Presenta lo que se esta haciendo Es el instrumento ms simple y eficaz para ensear el trabajo a nuestros empleados Mejora la realizacin de los trabajos Determina claramente las funciones, los limites de autoridad y responsabilidad.

Contenido: Identificacin: Debe registrar, en primer trmino, el nombre del organismo, o de la unidad administrativa a que se refiere: la aclaracin de si se trata de un Manual de Organizacin general especifico, y el lugar y la fecha de su elaboracin. Directorio (opcional): Consiste en la relacin de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de al estructura de organizacin de una entidad o unidad administrativa, y permite cumplir ms adecuadamente las funciones del Manual de Organizacin: Prlogo: Explicacin de los propsitos que se pretenden cumplir a travs del Manual, del mbito de su aplicacin, de la ocasin en que se elabora o efecta la ultima revisin, a si como la mencin de las unidades administrativas que

participan en su elaboracin y dems consideraciones y observaciones que se juzguen pertinentes. Antecedentes Histricos (opcional): Breve descripcin de las razones o causas que dieron origen a la entidad y mencin de la informacin sobresaliente en su desarrollo y evolucin. Base Legal: Enumeracin de las disposiciones constitucionales, leyes, decretos, reglamento, acuerdos y circulares de los cuales se derivan las atribuciones de cada entidad o de las Unidades Administrativas comprendidas en ellas. Atribuciones (opcional): Transcripcin aparte de los incisos y textos en los que se sealan las atribuciones de las unidades administrativas en el Manual. Estructura Orgnica: Relacin ordenada y sistemtica de los principales cargos y de las unidades administrativas adscritas a estos, codificados en tal forma que sea posible visualizar los niveles jerrquicos y las relaciones de dependencia. Puntos que debe contener: 1.- Objetivo de la Unidad 2.- Descripcin de la Estructura Orgnica Ejemplo: -Gerencia de ventas -Departamento de promocin -Departamento de Investigacin de Mercado -Departamento de Mercadeo 3.- Lnea de Autoridad y responsabilidad 4.- Organigrama Estructural: Representacin grafica de la estructura de la organizacin en la que se muestran los principales cargos y las Unidades administrativas de la entidad. Administrativa en particular debern mostrar los principales cargos y puestos que integran. Descripcin de Funciones: Relacin detallada de las funciones que

corresponden a cada uno de los principales cargos y a las distintas unidades

administrativas; cuando se refiere a una administrativa en particular, esta descripcin corresponde a las actividades que integran cada uno de los puestos.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:

Son aquellos instrumentos de informacin en los que se consigan, en forma metdica, los pasos y operaciones que deben seguir para la realizacin de las funciones de una dependencia. En ellos se describen, adems, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen y se precisa su responsabilidad y su participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de los formularios impresos, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades

Objetivo: El propsito fundamental es proporcionar en forma ordenada y sistemtica informacin referente a los procedimientos que se realizan en una dependencia o en dos o ms de ellas. Adems persiguen otros objetivos especficos tales como: Presentar Una visin integral del desarrollo de uno o varios procedimientos de una entidad. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Contribuir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecucin del trabajo evitando la repeticin de las instrucciones. Servir de medio de instruccin e informacin para el personal de una entidad.

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Ventajas: Permite normar, informar y controlar el desarrollo y cumplimiento de todos los aspectos envueltos en los procedimientos administrativos. Facilitar la orientacin y capacitacin del personal que trabaja e ingresa tanto a la administracin publica como a l privada. Contribuye a clarificar las coordinaciones y a evitar la duplicidad de acciones u omisiones. Provee elementos de juicio para posteriores estudios de sistemas y mtodos de trabajo. Implementa normas tcnicas de control mejorando las acciones de supervisin y facilita la ejecucin de auditorias administrativas. Alcance: Parte del proceso de las comunicaciones En caso de conflictos: define problemas de jurisdiccin superposicin de funciones, responsabilidades y autoridad. Es legado de experiencia, habilidad y capacidad de los jefes. Contenido: Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia donde se inicia el procedimiento Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del procedimiento. Cdigo: Es el numero asignado al Procedimiento, tomando como base el cdigo de la Dependencia. Concepto: Definir que es y en que consiste el procedimiento Objetivo: Definir lo que se persigue con el procedimiento

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 Base legal: mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el procedimiento (opcional) Normas: Definir las pautas que regulan el procedimiento (opcional) Requisitos: indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al procedimiento (opcional). Descripcin: Considera el nombre de las Unidades responsables de la acciona si como la descripcin secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa, mencionando previamente los cargos de quienes las efecten. Flujogramas: a efecto de permitir la visualizacin de conjunto de un procedimiento es conveniente graficar el flujo de las operaciones de forma que se muestren las unidades que participan, las operaciones que realizan y las secuencias de las mismas para lo cual pueden utilizarse smbolos convencionales que permitan una fcil interpretacin. Formularios: Las formas impresas que se utilizan dentro de un procedimiento para captar, registrar y proporcionar informes, deben tambin formar parte del manual de procedimientos, ya sea intercalndolas en la operacin en que se originan o incluyndolas como apndices del mismo.

MANUAL DE POLTICAS

Es la descripcin de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Una correcta definicin de polticas, seguida de un registro efectivo de las mismas en el manual correspondiente permitir: Agilizar el proceso decisorio. Facilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

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 Servir de base para una constante y efectiva revisin Es conveniente que el presente manual contenga, adems de las polticas generales, aquellas que se relacionan con aspectos especficos de operacin, en reas tales como: Finanzas Personal Comercializacin Investigacin Produccin Relaciones Externas

MANUAL DE HISTORIA DE LA EMPRESA:

Es aquel que contiene informacin con respecto a la empresa como por ejemplo: Fundacin Crecimiento Objetivos Logros Tradicin Administracin Actual.

La informacin histrica suele presentarse como introduccin, no solo esta destinado al personal de la empresa, sino que puede emplearse como material de Relaciones Pblicas.

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MANUAL DE CONTENIDO MLTIPLE:

Es el que contiene material de dos o mas de los tipos antes mencionado o cuyo contenido no puede quedar clasificado en ninguno de ellos.

ELABORACIN DE LOS MANUALES:

Implica el cumplimiento de un proceso integrado por una serie de tareas relacionadas secuencial ment, cuya agrupacin en etapas facilita la programacin del trabajo.

Definicin de los Objetivos Es imprescindible una definicin clara de la necesidad que se pretende satisfacer con su preparacin y posterior utilizacin.

Eleccin del Responsable de la Preparacin Una vez definida la necesidad y el tipo de manual adecuado para satisfacerla deber elegirse el responsable de la elaboracin. En esta etapa se presenta dos alternativa: De Orden Cualitativo: se refiere a la asignacin de la tarea del personal de la empresa (analistas) o consultores especializados externos a la misma, esto depender de la existencia o no de una oficina de Organizacin y Sistemas y de los recursos financieros que esta tenga.

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De Orden Cuantitativo: Este se refiere a la definicin del nmero de responsables para la ejecucin del trabajo. Esta puede ser Una Persona o Un Comit: De las dos alternativas la primera es la ms recomendable, es decir la preparacin a travs de un responsable que rena los requisitos de un Analista de Organizacin y Sistemas, considerando como ventaja su ejecutividad y una responsabilidad claramente establecida. El responsable de la confeccin deber contar con la colaboracin del personal dependiente de acuerdo a la magnitud del trabajo.

Estudio Preliminar de la Organizacin : Es cuando el analista debe interiorizar en el trabajo a realizar, los objetivos y alcance del mismo. Esta etapa es una clave cuando la eleccin del responsable recae en la eleccin de un analista externo. Planeamiento: Es donde el analista deber proyectar su trabajo en el tiempo, los materiales y colaboradores que necesite, la calidad y cantidad de informacin a recoger, as como tambin las fuentes. Relevamiento de Informacin: Una vez que el analista halla definido el tipo y cantidad de informacin a recoger as como la fuente de suministro de las mismas, procede a la recoleccin de estas utilizando los siguientes mtodos: Entrevistas: Es el mtodo mas recomendable para la obtencin de determinado tipo de informacin como puede ser: Con personal jerrquico: Sobre objetivos, polticas, jerarquas, autoridad, funciones, responsabilidades, relaciones. Con Empleados: Sobre procedimientos, tareas, normas, mtodos, flujo de trabajo, colaboracin del personal. Observacin Directa: Con este mtodo se puede obtener informacin sobre: Cumplimiento de Normas, disciplina, actividades, disposicin de equipo de oficina, circulacin de formularios manejo y utilizacin de archivos y registros.

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 Cuestionario PreIngresos: se usa generalmente para recabar informacin de los niveles operativos de: dependencia, funciones, tareas, informacin recibida y emitida, archivos y registros que se utilizan y mtodo de trabajo. Anlisis Documental: Este mtodo se utiliza para la obtencin de distintos tipos de informacin; a travs de consulta: a manuales utilizados anteriormente por la empresa, manuales vigentes que cubren otros objetivos, manuales de otras empresas, archivos de formularios y comprobantes, boletines, organigramas, estatutos y reglamentos. Elaboracin Propiamente Dicha: a continuacin se detallan los pasos de la elaboracin de l manual.

Redaccin: Es muy importante que la redaccin sea clara y concisa que permita transmitir rpidamente y sin falsas interpretaciones, la informacin que el manual contiene. Recomendaciones - Frases claras y cortas. - Utilizar nicamente terminologa tcnica imprescindible. - Tono formal - Evitar ambigedades - Uniformidad en el estilo Diagramacin: Una vez definido el contenido y el lenguaje a utilizar para transmitir la informacin, se hace necesario: -Distribuirlo lgicamente en el Manual de Captulos. -Disponer ordenadamente los temas dentro de los captulos. - Realizar una distribucin armoniosa y prctica de los datos esenciales. - La visualizacin debe ser fcil. - Debe existir una secuencia ordenada de los datos incluidos - Cada tema puede ser fcilmente identificado, a travs de la insercin de un titulo adecuado.

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- Actualizar el manual insertando o eliminando todos los temas necesarios. - La utilizacin de hojas o encabezados prediseados facilitara la fcil identificacin de una actualizacin y para ellos debe contener: * Membrete de la Organizacin, *Ttulos del Manual que se trata, *Cuadros para ser llenados literal o codificados para: captulo, seccin, tema. *Fecha de Aprobacin *Fecha de entrada en vigencia *Fecha de revisin * Norma a la que reemplaza * Autoridad de la Organizacin que ha emitido la norma. Formato:- Una vez definido el contenido y el lenguaje a utilizar para transmitir la informacin, se hace necesario: *Establecer mrgenes: Margen Izquierdo: Deber ser lo suficientemente amplio para permitir fcil perforacin y cmoda lectura Margen derecho: se le deber asignar el espacio necesario para equilibrar estticamente al izquierdo. Margen Inferior: deber cumplir los mismos requisitos que el anterior. * Formato A4 de las Normas IRAM 3001 (210mn por 297mn). Codificacin: su objetivo es la ubicacin rpida de los datos buscados en el manual. Para ello es necesario que cada titulo, capitulo, seccin, tema, etc., este expresado literal y codificadamente. Existen (3) sistemas de codificacin y toda una serie de variaciones sobre los mismos: - Alfabtico - Numrico - Alfa numrico

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Para ello se recomienda el siguiente procedimiento que sera utilizado tanto para las hojas como para los temas: - Dividir el contenido del manual en captulos. - Asignar a cada capitulo un numero identificatorio (romanos). - Sub dividir cada capitulo en secciones. - Asignar a cada seccin un numero identificatorio (arbigos) el que se colocar a la derecha del que individualiza el capitulo separado por un guin. - Cada seccin del manual necesitara una o mas hojas para ser desarrolladas, por lo tanto se individualiza a cada una de ellas con un numero arbigo colocado a la derecha que identificara a la seccin. - Resumiendo: IV Capitulo IV/2.1 2 Seccin 1 Pagina. - El Cdigo as obtenido figurara en el margen superior derecho de la hoja. - Dentro de las pginas los temas se identifican con la misma base de codificacin a la que se agregaran los nmeros necesarios, de acuerdo con el grado de anlisis de cada tema. Impresin: la eleccin del tipo de reproduccin a usar merece una gran atencin dada la variedad de sistemas que se pueden utilizar, los cuales ofrecen alternativas de costo y calidad muy distintos, la decisin acerca del mtodo de impresin estar en funcin de: - Cantidad de copias - Costo - Usos de manual - Calidad de Impresin - Vigencia estimada de los contenidos - Tiempo de impresin. - Equipos de impresin con que cuenta la organizacin

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Cuando el contenido del manual es muy voluminoso puede resultar conveniente la impresin en ambas caras de la hoja, pero esto impone restricciones tcnicas en cuanto al grosor y calidad del papel, como as tambin en el mtodo de reproduccin a ser utilizado. Si la decisin recae sobre un mtodo costoso de impresin como FOCET o tipografa se sugiere que se realicen pruebas previas a su uso con mtodos ms econmicos. Los sistemas ms corrientes de reproduccin son los siguientes: 1. Copias con maquinas de escribir.(Se utilizan cuando son pocas copias) 2. Fotocopias. (Se utilizan cuando son pocas copias). 3. Reproduccin mimeogrfica: es el sistema mas econmico de reproduccin masivo, pero se obtienen copias de calidad inferior. Se recomienda su uso para la etapa de experimentacin. 4. Rotaprint: es mas preciso que el sistema mimeogrfico, obtenindose copias de mejor calidad pudiendo reproducirse diseos ms complejos, incluyendo textos preimpresos. 5. Tipografa: de mayor costo que los anteriores, provee una mayor calidad de copias y diseos. Implica la intervencin de una imprenta y un proceso automtico de reproduccin. 6. Sistema Offset: es un sistema muy costoso, pero posibilita la obtencin de copias de mxima calidad y precisin. Se recomienda su utilizacin para la impresin de manuales cuyo contenido no sea continuamente sujeto a cambios. Encuadernacin: el manual tiene que ser una herramienta dinmica, para lo cual es imprescindible que su contenido pueda ser modificado de acuerdo a las circunstancias, en cualquier momento, sin necesidad de afectar su ensamblado. De ah que se descarte como sistema de encuadernacin. Prueba de Piloto: Antes de que el manual sea utilizado definitivamente es conveniente que sea probada su totalidad ya sea con respecto a la totalidad de su contenido o algunas de sus partes. Para ello se recomienda la realizacin de pruebas

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piloto, que evidencien en que grado cumple su cometido y cuales pueden ser las modificaciones que lo perfeccionen. Distribucin: es de suma importancia una definicin clara con respecto a los destinatarios de los distintos manuales que usa una empresa. Una distribucin indiscriminada y masiva de ejemplares es un gasto intil y susceptible de plantear interferencias en las practicas normales, mientras que muy selectiva limitada seriamente su posibilidades. Una vez cumplida la etapa anterior, es conveniente confeccionar una lista de los destinatarios de los distintos ejemplares, la cual deber contar con el espacio correspondiente para indicar la recepcin del manual y sus posteriores modificaciones. En general los responsables por la tenencia de manuales son los jefes de las distintas dependencias, los que debern estructurar los medios necesarios para que sus subordinados tengan un acceso rpido y cmodos a los mismos. En algunos casos dados la consulta frecuente por parte de los empleados de determinados temas del manual puede resultar de suma utilidad la impresin de estos y su posterior distribucin. Es conveniente que los responsables de los distintos manuales, que tienen personal en relacin de dependencia, mantengan un registro de consultas con fines estadsticos con el objeto de contribuir al anlisis permanente de eficacia de los manuales. Instruccin de Usuarios: Una vez concluida el proceso de preparacin del manual, se menester instruir a los usuarios del mismo respecto a su utilizacin. Para ello se debern preparar programas de instruccin, cuyo cumplimiento estar del analista y los respectivos jefes de dependencias. Una forma practica y mana de cumplir este cometido es la de crear situaciones cuyas soluciones dependen de la utilizacin del manual. 1. Seguimiento: Desde el momento que el manual comienza a ser utilizado debe controlarse continuamente en que medida cumple los objetivos para los cuales ha sido creado. Esta tarea que deber estar a

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cargo del analista de estructura y procedimientos se puede realizar a travs del mantenimiento de registros estadsticos de consulta, encuestas, entrevistas, etc. De la eficiencia con que esta tarea se realice, depender que el manual se mantenga continuamente actualizado o caiga en desuso por obsoleto. Se recomienda un seguimiento estricto en las primeras semanas de uso, pues estos son los momentos crticos que definen su uso o abandono por parte del usuario. ACTUALIZACIN Se consideran aqu las medidas tendientes a mantener la vigencia de los manuales. Intercalacin: Ante la creacin de una nueva norma destinada a reemplazar una ya en vigencia se debern seguir los siguientes pasos: 1. Redaccin de la nueva norma en las hojas prediseadas. En

algunas organizaciones se suelen utilizar colores de papel o de tinta como as tambin tipos de impresin distintos a los utilizados originalmente en el manual con el objeto de resaltar el cambio. 2. vigencia 3. Insercin de la nueva norma en le manual con la antelacin necesaria a su entrada en vigencia, con el objet de que el personal vaya tomando conocimiento del cambio. Esta intercalacin puede realizarse: o Delante o Detrs de la norma a ser reemplazada. o En una seccin especial del manual dedicado a normas a entrar en vigencia en fecha futura. Eliminacin: Como regla general la norma reemplazada tiene que ser eliminada del manual el da en que la nueva entra en vigencia destruyendo las hojas o Indicacin clara en la misma hoja de la fecha de entrada en

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archivndolas en una carpeta de normas fuera de vigencia. Se prefiere en general, que se proceda a destruir las hojas reemplazadas. EVALUACIN DE LOS MANUALES No es comn encontrar que las empresas utilicen los manuales como herramientas de organizacin. De aquellos que circulan, es comn encontrar que no renan condiciones satisfactorias. Con el fin de facilitar la evaluacin de los manuales existentes se presenta a continuacin una lista de control o cheek list que servir de ayuda para cumplir dicho propsito. 1. Que piensan los usuarios? 2. Es de fcil lectura? (lenguaje, regencias, revisin) 3. Es el titulo del manual adecuado y claro? 4. Con que frecuencia se lo consulta? 5. Es la encuadernacin adecuada? Permite el tipo de encuadernacin la fcil lectura y la insercin de material nuevo? 6. En que casos se lo consulta? 7. Contiene instrucciones para su utilizacin? Son fcilmente compresibles? Contiene ejemplos ilustrativos? 8. Contiene ndice temtico? Esta bien ordenado? Permite ubicar fcilmente la informacin requerida? 9. Qu sistema de codificacin de hojas utiliza? Es el ms adecuado? 10. Se han distribuido los temas del cuerpo principal de acuerdo con un orden lgico? 11. Existen hojas preimpresas? 12. Existen ilustraciones, ejemplos, modelos, que facilitan la compresin? 13. Se mantiene actualizado? Cul es el procedimiento de actualizacin? Quin o quienes son los representantes del mismo?

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14. La diagramacin es buena? Se han observado aspectos tales como: tipos adecuados, espacios entrelineas suficientes, calidad de impresin? 15. Se ha previsto la inclusin de un glosario con la definicin de trminos dudosos? Es lo suficientemente amplio? 16. Se han destinado al apndice aquellos aspectos cuya inclusiones el cuerpo principal interrumpe la fluidez de la lectura? 17. Se ha previsto suficiente espacio en blanco para permitir el agregado de nuevos prrafos? 18. Existe un nmero suficiente de ejemplares? 19. Desde su entrada en vigencia, se han observado cambios positivos en la forma en que se desarrollan las actividades? 20. El contenido del manual. Prev las soluciones para todas las situaciones que se presentan o es necesario realizar interpretacin por analoga? 21. Sus dimensiones son compatibles con un fcil manipuleo y cmodo archivo? 22. Se intercalan las normas nuevas en el manual con antelacin a su entrada en vigencia? Con que antelacin se lo realiza? 23. Qu criterio se sigue para diferenciar las normas nuevas de aquellas que van a ser reemplazadas? 24. Qu se hace con las normas reemplazadas?

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Conclusin

Los manuales administrativos son documentos que contienen instrucciones o acuerdos que son de inters necesario para el buen funcionamiento o realizacin de las tareas u obligaciones laborales. Tambin podemos decir que es un medio donde se explican las normas generales que sirven para que los empleados puedan entenderlas y as mismo ejecutarlas, cabe destacar que proporcionan adiestramiento y orientacin para los empleados. Su finalidad es la instruccin de los miembros de la organizacin respecto a: los objetivos, funcionamiento, poltica, historia, normas, procesos o autoridad, dentro de la organizacin u empresa donde se aplique, y ayudar a resolver problemas o conflictos administrativos que se manifiesta de acuerdo al sistema de comunicacin, es decir, si el mismo se encuentra rgido. Es importante recalcar que los manuales cuentan con limitaciones y al igual con una serie de ventajas descritas en el desarrollo de esta investigacin. Los manuales cumplen en satisfacer las necesidades reales de la empresa u organizacin y que su redaccin debe ser clara, sencilla, flexible cuando se requiera y que los empleados sean instruidos de manera tal que lo puedan utilizar y se obtenga el resultado deseado. Es de mucha importancia que desde el primer instante que el respectivo manual comienza a ser utilizado debe inspeccionarse continuamente en

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que se vayan cumpliendo los objetivos y funciones para lo cual ha sido producido, depender de la eficacia con que se realice el seguimiento y actualizacin para que se pueda mantener el mismo y no termine en desuso o abandono por parte de los usuarios.

Bibliografa

Reinos Eduardo Organizacin y sistemas Fundaca: Los Teques 1.993

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