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Calculando con...

MANUAL DEL PARTICIPANTE

PRESENTACIN DE EXCEL 2010 INTRODUCCION FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010 EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE CONCEPTOS PREVIOS RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO CINTA DE OPCIONES NOVEDADES DE EXCEL 2010 GRFICOS DE DATOS EN CELDAS MICROSOFT EXCEL WEB APP GRFICOS DINMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE SHAREPOINT SERVER 2010 MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010 SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 REALIZA TAREAS DE FORMA MS RPIDA Y SENCILLA. CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CLCULO MS GRANDES Y COMPLEJAS. OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES. PREGUNTAS DE REPASO ADMINISTRAR EL FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS Celda Activa Seleccionar un rango de celdas Seleccionar un rango discontinuo Seleccionar fila y columna INGRESAR DATOS TIPOS DE DATOS Valores Constantes Tipo de dato Texto Tipo de dato Nmero Cambiar la precisin de los clculos en un libro Tipos de datos Fecha/Hora Lgico Formulas.

1 2 3 3 4 5 7 8 10 17 17 17 19 20 22 24 25 26 26 26 27 28 29 29 30 31 31 31 31 32 33 35 35 35 35 36 37 38 38

Funciones Estructura de una funcin Insertar funcin Funciones Anidadas Precauciones en la manipulacin de celdas Seleccionar: Cuadro de relleno: Modo Mover. Autorrellenar Rellenar Series Cmo mostrar u ocultar el controlador de relleno Cmo Activar / Desactivar Autocompletar Repetir un valor en un rango de celdas ADMINISTRAR UNA HOJA DE CLCULO EDITAR CONTENIDO DE UNA CELDA Insertar Filas Insertar Columnas Insertar Celdas Eliminar filas Cmo eliminar una Fila de la hoja de clculo Eliminar Columnas Cmo eliminar una columna de la hoja de clculo Eliminar Celdas ACTIVIDAD ADMINISTRAR HOJAS Insertar hojas Insertar hojas de clculo basadas en plantillas Eliminar hojas Cambiar Nombre Aplicar color a las etiquetas DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO COPIAR, CORTAR Y PEGAR CONTENIDO Copiar Copiar como Imagen Cortar Pegar Opciones de Pegado Portapapeles de Microsoft Excel 2010 Transponer datos Pegado Especial ACTIVIDAD Ortografa BUSCAR E INSERTAR INFORMACIN DE REFERENCIA ACTIVIDAD BUSCAR Y REEMPLAZAR

39 39 39 40 40 40 40 41 41 42 43 44 46 46 47 50 51 53 54 54 55 55 56 57 58 59 59 60 60 61 62 62 63 63 64 64 64 66 68 68 69 70 71 73 73

Buscar texto y reemplazarlo BUSCAR FORMATO CERRAR LIBRO Y EXCEL PREGUNTAS DE REPASO CONFIGURAR PGINA E IMPRIMIR CONFIGURAR PGINA MODIFICAR MRGENES ORIENTACIN DEL PAPEL AJUSTE DE ESCALA Ajuste de Escala ENCABEZADO Y PIE DE PGINA ACTIVAR VISTA DISEO DE PGINA. ACTIVIDAD FICHA HOJA DE LA VENTANA CONFIGURAR PGINA IMPRIMIR RTULOS DE FILA Y COLUMNA EN CADA PGINA Para tener filas o columnas como ttulos realice lo siguiente: SALTOS DE PGINA Identificar los saltos de pgina Insertar Saltos de pgina Insertar un salto de pgina horizontal: Insertar un salto de pgina vertical: Eliminar los Saltos de pgina Vista Previa de salto de pgina Configuracin de la impresin Vista Preliminar Impresin Rpida Configurar Impresin La Opcin Impresora: Configuracin: Hojas Activas Intervalo de pginas a imprimir Intercalar pginas. Orientacin Tamao de Papel Mrgenes Personalizados Escalado. PREGUNTAS DE REPASO CREACIN Y MODIFICACIN DE FRMULAS I CONCEPTOS PREVIOS PARA LA CREACIN DE FRMULAS INTRODUCCIN A LAS FRMULAS

73 75 76 77 78 79 79 81 81 82 82 82 85 86 87 88 90 90 90 90 92 93 94 94 94 94 95 96 96 96 97 98 98 99 99 99 100 101 102 102

OPERADORES JERARQUA CLCULOS SENCILLOS ACTIVIDAD CALCULAR PORCENTAJES REALIZAR AUDITORIAS DE FORMULAS RASTREAR DEPENDIENTES QUITAR FLECHAS QUITAR FLECHAS ERRORES TPICOS EN LA CREACIN DE FRMULAS ACTIVIDAD REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS ABSOLUTAS MIXTAS REFERENCIAS A MLTIPLES HOJAS Y RANGOS RANGOS ASIGNAR NOMBRES UTILIZAR EN LA FRMULA UTILIZAR RTULOS DE FILAS PARA CREAR NOMBRES DESDE LA SELECCIN ADMINISTRAR RANGO DE CELDAS CLCULOS SIMPLES CON OPERADORES MATEMTICOS ACTIVIDAD ACTIVIDAD ACTIVIDAD PREGUNTAS DE REPASO CREACIN Y MODIFICACIN DE FRMULAS II CONCEPTOS FUNDAMENTALES DEFINICION DEUNA FUNCION FORMATO DE FECHAS FORMATO PREDEFINIDOS APLICACIONES DE LAS FUNCIONES DE FECHA. Calcular la edad FORMATO PERSONALIZADOS ACTIVIDAD FUNCIONES DE FECHA Y HORA Funciones de texto CONDICIONALES, LGICAS Y DE INFORMACIN FUNCIONES LGICAS ANIDAMIENTO DE FUNCIONES CONDICIONALES FUNCIONES DE INFORMACIN ADMINISTRAR VENTANAS Y VISTAS DE VENTANAS Y DATOS

102 103 105 106 107 108 110 111 112 116 116 117 118 119 121 121 121 122 123 125 127 128 130 143 144 145 146 146 147 147 149 149 150 151 152 170 173 173 177 177 185

CONCEPTOS FUNDAMENTALES 186 NUEVA VENTANA 186 DIVISIN DE LA VENTANA 188 OCULTAR 189 MOSTRAR 190 TRABAJAR CON PANELES 191 INMOVILIZAR PANELES 191 MOVILIZAR PANELES 192 INMOVILIZAR FILA SUPERIOR 193 INMOVILIZAR PRIMERA COLUMNA 193 USO DE FORMULARIO DE DATOS 194 ACCIONES PERMITIDAS PARA FORMULARIOS: INGRESO, ELIMINACIN Y BSQUEDA DE DATOS. 197 ORDENAR Y FILTRAR LISTAS DE DATOS 198 USANDO EL BOTN DE A A Z Y DE Z A A. 198 Uso del cuadro de dilogo Ordenar para crear diversos niveles de criterios de ordenamiento. 199 Uso de Filtro automtico 200 USO DE FILTRO PERSONALIZADO 201 PREGUNTAS DE REPASO 204 INSERTAR GRFICOS DE DATOS 205

CREAR GRFICOS 206 GRAFICOS DE LA FICHA INSERTAR. 206 EJEMPLO DE GRAFICO 206 PARTES DE UN GRFICO 206 SERIES: 207 CATEGORAS: 207 RANGOS EMPLEADOSPARA CATEGORIAS Y SERIES 207 SELECCIN CORRECTA DEL TIPO DE GRFICO 207 GRFICO DE COLUMNAS 208 GRFICO DE LNEAS. 208 GRFICO CIRCULAR. 208 CREAR GRFICOS 209 Procedimiento 209 SELECCIONANDO LA OPCIN SELECCIONAR DATOS OBTENDREMOS LA SIGUIENTE VENTANA. 213 Ms opciones del ttulo. 217 Agregar los rtulos del eje. 218 Titulo de eje horizontal primario. 218 Titulo de eje vertical primario 218 Estilos soportados para los objetos del grafico. 228 ACTIVIDAD 229

Microsoft Office Excel 2010

Captulo

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PRESENTACIN DE EXCEL 2010
En este captulo se trataran los siguientes temas: Familiarizarse con Excel 2010 Iniciar y reconocer los elementos de la interface Novedades de Excel 2010 Objetivo: El participante aprender a reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con las principales funciones, configuraciones, servicios y caractersticas que tiene el Microsoft Office Excel 2010.

Microsoft Office Excel 2010

INTRODUCCION Microsoft Office Excel 2010 es una aplicacin desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Es el ms popular de los programas que manejan libros y hojas de clculo, se estima que est presente en la mayora de computadoras del mundo, por tal motivo la compaa Microsoft ha venido mejorando las caractersticas y el funcionamiento de este programa tomando en cuenta los requerimientos de los usuarios de esta aplicacin que se encuentran alrededor de todo el globo terrqueo.

En esta nueva versin se ha actualizado la interfaz del usuario e incluye nuevas funcionalidades, a la vez que mejoras de compatibilidad con nuevos formatos de archivo. Es compatible con Windows XP SP3, Windows Vista y Windows 7. Adems en el mercado ya se encuentran versiones tanto de 32 bits como de 64 bits Microsoft Office Excel 2010 presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados el cual nos permite trabajar con tablas de datos, grficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas, siendo de gran utilidad en diversas reas como en la educacin, administracin , finanzas, produccin, contabilidad en la oficina, e incluso en el hogar puede servir para ayudar a llevar las cuentas diarias. El nuevo Microsoft Office Excel 2010 nos permite administrar, compartir y analizar informacin de manera ms segura y eficaz, lo que mejorara de manera notable la toma de decisiones, siendo estas fundamentales para el desarrollo de una empresa. Las nuevas herramientas de anlisis y visualizacin ayudan a realizar un rastreo minucioso de datos y resaltarlos en diversos formatos de manera rpida y segura.

Microsoft Office Excel 2010

FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010 EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA Microsoft Office Excel 2010 es la mejor herramienta que tiene Microsoft Office, es una hoja de clculo que te permite organizar, sacar cuentas, estadsticas, grficos, anlisis de datos, casi todo lo que tenga que ver con datos se puede hacer adems reportes, Balances, Listas, Etc. Se puede utilizar desde funciones para controlar los gastos diarios hasta disear planos de casas. Algunas funciones que tambin se pueden hacer con Microsoft Office Excel 2010. Agenda de telfonos Gastos diarios y mensuales Control de prstamos Tablas de alimentos Control de peso basado en una dieta Liquidacin de sueldos Emisin de recibos de cobro Control de inventarios

El uso de una libro de Excel est limitado solo a la imaginacin de cada uno". Es decir que se puede utilizar casi para cualquier cosa. Tal vez pueda reducir sus gastos haciendo sus propias facturas, o tal vez necesite hacer una hoja de balance o un informe de gastos, en cualquier casi Excel llenar sus expectativas. Si decide que obtener un prstamo, consulte primero con Excel y su calculadora de prstamos que le pedir algunos datos y luego le dir cuando tendra que pagar, cunto con qu inters, segn la amortizacin, etc. Si desea un buen emprendimiento y poner sus productos en la web, con descripciones, precios, etc. Excel tambin le resultar satisfactorio. Adems contar siempre con las tiles herramientas de ortografa y gramtica, conteo de palabras, diccionario de sinnimos, creacin de sobre y etiquetas, y el envo automtico por mail o fax entre muchas otras cosas.

Microsoft Office Excel 2010

LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA Microsoft Office Excel 2010, es la hoja de clculo lder en el mercado. Es adems, el software ms poderoso, ms manejable y ms utilizado del mundo. Ningn otro programa puede competir con l en cuanto a funciones o flexibilidad. Su ambiente de trabajo va de la psicologa a la economa, de la biologa al dibujo, de las matemticas aplicadas a la administracin de los recursos humanos y a casi todas las reas que existen en una empresa y tambin en el hogar. Miles de millones de dlares se mueven gracias a este programa por todo el mundo, por tanto miles de decisiones se toman en base a l. Millones de empresas de todo el mundo sencillamente no podran operar si no tuvieran Excel en sus equipos de cmputo. La mayora de los programas elaborados a medida que existen en el mercado utilizan a Excel como motor de clculo. Casi todos manifiestan sus resultados en una hoja Excel. Un usuario con conocimientos avanzados de este programa tendra una gran ventaja en relacin al usuario con conocimientos bsicos para realizar tareas que normalmente tomara varias horas en finalizar, con Excel la informacin se puede formular, optimizar y en algunos casos se puede programar en lenguaje VBA (Visual Basic for Applications), de forma que se automaticen las tareas y los resultados se muestren en pocos minutos o segundos lo que anteriormente llevaba das enteros. Pongmonos en este caso, se anuncia que el da de maana "Excel desaparecer". Si llegara a pasar eso seguramente habra prdidas econmicas de gran magnitud. La primera accin que nos vendra a la mente sera migrar a otra hoja de clculo, pero en el mercado no existen los suficientes recursos para migrar a otra hoja de clculo con las mismas magnitudes que tiene el Excel en todos los sentidos, se iniciara una nueva guerra por establecer un nuevo estndar de hoja de clculo, con los previsibles problemas de compatibilidad entre los usuarios. Cunto tiempo llevara capacitar a los nuevos usuarios? Cunto tiempo llevara convertir los archivos al nuevo formato? Soportaran las macros Excel o los grficos al menos, podran interactuar con el resto de programas de oficina? probablemente no. Cunto tiempo llevara integrar todos los programas que actualmente utilizan Excel como motor de clculo al nuevo programa? Es por eso que este programa " Microsoft Office Excel 2010, tiene una gran importancia actualmente en el mundo, por tal motivo es de suma importancia para su desarrollo el aprender los fundamentos y la forma de trabajar con esta potente herramienta. 4

Microsoft Office Excel 2010

INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE Iniciando Microsoft Office Excel 2010 PASOS A SEGUIR: 1. Darle clic en el botn Inicio la ventana inferior. de la barra de tareas y aparecer

2. Despliegue la opcin Todos los programas, debe de aparecer una ventana parecida a esta.

3. Busque la opcin Microsoft office y dele clic para desplegar.

4. Seleccione la opcin Microsoft Excel 2010, dele clic y mostrar la pantalla de inicio de Excel.

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Cuando inicia un nuevo libro de Microsoft Excel 2010, tiene una configuracin por defecto, como por ejemplo, el color de fondo de las celdas, el color de las lneas de divisin entre estas, las fichas y su configuracin que tiene la cinta de opciones, los accesos directos en la barra de acceso rpido, la cantidad de hojas que se abren por defecto, la extensin con la que se guardaran los archivos nuevos, cada qu tiempo se guardaran de forma automtica los archivos y en que carpeta especifica se guardaran adems de una cantidad considerable de configuraciones que iremos viendo ms adelante.

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CONCEPTOS PREVIOS LIBRO DE EXCEL Los documentos en Excel se denominan libros los cuales estn compuestos por varias hojas de clculo que son almacenados en el disco duro como un fichero de extensin xlsx para esta versin (Para versiones anteriores a Excel 2007 llevan la extensin xls). HOJA DE CLCULO La hoja de clculo nos permite efectuar operaciones y funciones matemticas de todo tipo donde los datos se encuentran dispuestos en forma de tablas (filas y columnas) mostrando los resultados en diferentes formatos. CELDA Una celda es un lugar nico donde se puede ingresar un dato o datos en una hoja de clculo. En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un nmero/letra de fila y un nmero/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre nico, por ejemplo A4 (columna A, fila 4). REGISTRO Un registro es una fila de datos que contiene toda la informacin sobre un objeto especfico que se ha ingresado en una hoja de Excel.

Est seleccionado todo el registro del producto con Cdigo 10002.

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RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO

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Ventana principal que aparece al iniciar el Excel 2010

1. Men Archivo

El Men archivo nos muestra la Vista Backstage, es una nueva incorporacin en los programas de Microsoft Office 2010, es la innovacin ms reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y es una caracterstica complementaria de la cinta de opciones. El men Archivo o ficha Archivo es la ficha de color que est ubicada en la parte superior izquierda del programa, al darle clic podremos ver la Vista Backstage de Microsoft Office en donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o informacin personal ocultos y estableciendo opciones, adems de poder visualizar muchas de las opciones que se vean en el botn de office de versiones anteriores.
(La ficha Archivo reemplaza al botn Microsoft Office en versiones anteriores de Microsoft Office Excel 2010. ) y al men Archivo usado

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Ficha Archivo.

Vista Backstage

2. Barra de Acceso Rpido

(Nueva caracterstica desde Office 2007). Al hacer clic en este botn se podrn mostrar u ocultar los comandos que desee utilizar con mayor frecuencia. 3. Fichas. Son las que estructuran y organizan las diferentes opciones que presenta Excel, por ejemplo ficha Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, etc. A esta banda compuesta (cintas) formada por fichas que se encuentra en la parte superior de una ventana se le denomina Ribbon. Desde Excel 2007, la cinta de opciones (todas las fichas) permite al 9

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usuario encontrar fcilmente los comandos y caractersticas que antes estaban en mens y barras de herramientas. Aunque en Excel 2007 era posible agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rpido, el usuario no poda crear sus propias fichas y agregarlas a la cinta de opciones. Ahora en Excel 2010 es posible crear una cinta de opciones personalizada de acuerdo a la necesidad del usuario, agregando las opciones, cambiando el nombre de la cinta y el orden en que aparece cada opcin. CINTA DE OPCIONES (Cinta Ribbon)

GRUPOS Cada grupo contiene comandos especficos que cumplen funciones predeterminadas.

La cinta de opciones se asemeja a lo que en versiones anteriores se les llamaba men. Cada ficha dispone de su propio conjunto de funciones, todas ellas relacionadas con la tarea que le da nombre a la ficha y adems dispone de indicadores de cuadros de dilogos ampliando las opciones disponibles en la ficha respectiva. OBSERVACION: Dependiendo del objeto seleccionado en la hoja de Excel van a aparecer y desaparecer una serie de fichas que sirven para aplicar ciertos formatos y funciones al objeto.

En la imagen anterior se muestra que al insertar una imagen en la hoja de clculo y seleccionarla aparece la ficha llamada Formato 10

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donde se encuentran las funciones ordenadas por grupos para aplicar cambios al grafico. En algunos casos aparece ms de una ficha segn el objeto seleccionado en la hoja. 4. Cuadro de Dialogo Mas Comandos.

Indicador que existen ms funciones para este grupo. Por ejemplo al hacer clic en el cuadro de dialogo seleccionado sale la siguiente ventana.

5. Barra de Titulo Es la barra que aparece en la parte superior del programa en ella se visualiza el nombre del libro actual en el que se est trabajando. Cuando se crea un libro nuevo toma el valor de Libro1 mientras no se guarde.

Aparece con este nombre cuando el libro es nuevo y aun no ha sido guardado.

Cuando el libro ya ha sido guardado aparece el nombre del archivo

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Aparece Modo de compatibilidad al abrir un libro desde Excel 2010 que se haya creado en una versin anterior de Excel 2007, al trabajar de este modo el libro podr conservar un formato de archivo que pueda abrirse de nuevo fcilmente en la versin anterior.

6. Conjunto de Herramientas Comandos que estn conformando Grupos dentro de la Cinta De Opciones que cambiar segn la ficha seleccionada.
Comandos del grupo portapapeles que corresponden a la ficha inicio.

BOTON CERRAR

7. Botones del manejo de la ventana principal

Cierra el programa preguntando si desea guardar los cambios si lo existieran y no se hubiesen guardado.

BOTON MAXIMIZAR Aumenta la ventana tamao mximo de pantalla. al la

BOTON MINIMIZAR Reduce la ventana a la barra de tareas

OBSERVACION: Cuando se abren varios libros de Excel, cada uno tiene sus propios botones para controlar las ventanas.
Este botn minimiza la cinta de opciones, es lo mismo que darle doble clic al nombre de alguna ficha de la cinta de opciones. Botn de ayuda de Microsoft Excel 2010, es el equivalente a presionar la tecla F1.

Cada ventana de Excel tiene los controles minimizar, maximizar y cerrar, aparte de los controles de manejo de la ventana principal.

8. Cuadro de Nombres 12

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Indica la celda activa. En la Imagen 1, la celda activa es A1, en algunos casos como en la Imagen 2, el cuadro de nombre puede contener un texto especfico que se le haya nombrado ya sea a una celda o a un rango de celdas, por ejemplo al rango de celdas A1:B3 se le ha denominado productos.

Imagen 1

Imagen 2

9. Celda Activa Indica la celda que se encuentra seleccionada, la coordenada de esta celda se mostrara en el cuadro de nombres tal como se muestra en la siguiente figura.

10. Asistente para funciones.

Al darle clic en la opcin que esta seleccionada con el crculo rojo en la imagen superior aparecer el cuadro de dialogo de insertar funcin que se encuentra en la parte derecha, adems aparecern dos opciones ms en la barra de formulas como en la imagen inferior.
Este comando sirve para cancelar la funcin que se selecciono. Este comando ingresar la seleccionada. sirve para funcin

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11. Indicador de Columnas Es la unin de varias celdas conjuntas en forma vertical comenzando desde la letra A

12. Barra de Formulas Es una casilla ubicada en la parte superior pegada a la hoja de clculo donde aparecer las formulas y/o funciones que contenga la celda activa.

Celda Activa

13. Indicador de Filas Conjunto de celdas contenidas de forma horizontal comenzando desde la fila 1.

CANTIDAD DE FILAS Y COLUMNAS La coordenada de la ltima celda en Microsoft Excel 2010 es la siguiente:

Las filas empiezan desde el nmero 1 y van de uno en uno hasta la ltima fila que tiene el nmero 1048,576. Las columnas empieza con la letras, A, B, C, D, etc., y van de una en una hasta completar todas las letras del alfabeto llegando a la letra Z, una vez que lleg a esta ultima letra continua con la letra AA,

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AB, AC, etc., siguiendo las combinaciones respectivas hasta llegar a la ultima combinacin de columnas que es: XFD

14. Etiquetas de las Hojas. Indica las hojas que tiene activo el libro de Excel actual.

Controles para navegar por las hojas que tiene el libro de Excel.

Indica la hoja que se encuentra activa.

Control para insertar una nueva hoja de clculo al libro activo.

15. Barra de Estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se est realizando. Por ejemplo en el grafico que est en la parte inferior aparece listo, lo cual indica que el programa est preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Adems informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de maysculas, bloqueo de nmeros y otros.

Cuando se activa una celda para modificarla aparece el siguiente mensaje.

En el siguiente ejemplo se seleccionan los precios de venta y en la barra de estado aparecen datos de resumen segn lo seleccionado.

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16. Barra de Desplazamiento. Barra horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.

17. Controles de vista de Hoja. Controles que sirven para cambiar la forma en que se visualiza la hoja activa.

Vista Normal

Diseo de Pgina

Vista previa de salto de pgina.

18. Barra de Zoom. Estos controles permiten ampliar o reducir el porcentaje de visualizacin de la hoja activa de forma rpida y precisa.

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Microsoft Office Excel 2010

La barra de zoom tiene puede ampliar hasta 400% como mximo, y puede reducir hasta un 10% segn se muestra en el siguiente grafico.

NOVEDADES DE EXCEL 2010 Aunque las suites ofimticas libres, como KOffice el cada vez mas mencionado OpenOffice van creciendo, ahora mismo el software jefe de la oficina es Microsoft Office, y cmo va el mercado parece que las cosas van a seguir as por mucho tiempo. A continuacin se mencionaran algunas nuevas caractersticas y funciones que ha incorporado esta nueva versin de Microsoft Office Excel 2010 en relacin a las versiones anteriores a esta. GRFICOS DE DATOS EN CELDAS

Esta nueva caracterstica de mini grficos de Excel 2010 permite crear pequeos grficos en una sola celda para detectar fcilmente modelos en sus datos. Es una manera rpida de resaltar tendencias importantes en los datos, como aumentos y disminuciones estacionales. Adems la ficha Herramientas para mini grficos permite personalizarlos.

MICROSOFT EXCEL WEB APP 17

Microsoft Office Excel 2010

Puede publicar sus hojas de clculo en internet (por ejemplo en el SkyDrive) y obtener acceso a ellos, verlos y editarlos en cualquier lugar desde el explorador mediante el Microsoft Excel Web App. Si usted tiene una hoja de clculo en el SkyDrive puede abrirlo mediante el Excel Web App sin necesidad de usar el Excel instalado en su equipo. Sin embargo esta utilidad est muy limitada y por el momento slo puede ser utilizado como un visor del documento porque es difcil trabajarlo mediante esta opcin.

Podremos subir nuestros documentos a Office Web Apps y poder editarlos directamente desde ah, desde cualquier sistema operativo y navegador y tambin sobre Linux y Chromium, lo cual es un punto a favor que incluso no se queda ah, porque si queremos podemos consultar nuestros documentos Word y PowerPoint desde nuestro smartphone accediendo a la misma direccin.

La edicin basada en el explorador est optimizada para situaciones en las que desea volver a redactar un texto, escribir algunos datos, agregar una diapositiva o tomar notas. Si ya est viendo el documento, haga clic en Editar en el explorador en Office Web App, realice los cambios y listo. En la mayora de los casos, las actualizaciones se guardan de forma automtica (en Word Web App, haga clic en Guardar).

Co-autora en tiempo real en Excel Web App y OneNote Web App

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En Excel Web App y en OneNote Web App, puede trabajar con otras personas, en el mismo documento, al mismo tiempo. La recoleccin de informacin es una actividad de grupo. Use Excel Web App para recopilar informacin de manera estructurada o de forma libre con OneNote Web App. De cualquier forma, el archivo se almacena en una ubicacin central, en la que cualquier persona que lo necesite puede obtener acceso a l. No hay que esperar a que una persona finalice con el archivo antes de que la prxima persona pueda obtener acceso a l. Ya no es necesario enviar por correo electrnico varias copas que luego tiene que recomponer. No hay un comando especial de colaboracin en tiempo real. Simplemente edite el archivo en Office Web App, mientras sus colegas hacen lo mismo. GRFICOS DINMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS Puede recopilar ms rpido la informacin de sus grficos dinmicos. Muestre diferentes vistas de datos directamente en un grfico dinmico, independiente de las vistas de grficos dinmicos, para analizar y capturar la vista ms atractiva para sus nmeros.

Segn los datos anteriores se obtendr el siguiente grafico dinmico:

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MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE Microsoft Office Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las caractersticas. La nueva vista del men Archivo (denominado por Microsoft como Backstage) permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de clculo de manera ms rpida. Las plantillas tambin tienen una visualizacin mucho ms amplia, y las plantillas en lnea son de fcil acceso. La ubicacin de la Ayuda tiene tres componentes clave:

Opciones de soporte tcnico en la columna izquierda, donde se proporcionan varios mtodos para obtener el mximo provecho de los productos de Office, solucionar problemas y obtener ayuda para las aplicaciones de Office. Seccin de administracin de licencias de productos, donde se muestran los productos de Office 2010 con licencia para su uso en el equipo y las aplicaciones incluidas en cada producto. 20

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Seccin de informacin acerca de la aplicacin para que el equipo del servicio de soporte tcnico de Microsoft pueda diagnosticar fcilmente los problemas concretos de Office.

(Vista Backstage)

Un usuario tpico instalar los productos de Microsoft Office 2010 de uno en uno. No obstante, puede adquirir determinados productos y probar otros durante un perodo limitado. Esta vista se ajusta de forma dinmica a la instalacin concreta.

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Microsoft Office Excel 2010

Puede crear vistas Backstage personalizadas usando archivos con formato Office Open XML para personalizaciones especficas de documentos, o bien crear personalizaciones de nivel de aplicaciones usando complementos COM. SHAREPOINT SERVER 2010 SharePoint es una herramienta de productividad que le ayuda a tener toda la informacin relacionada con un objetivo particular en un mismo lugar, sin importar el tipo o formato en el que dicha informacin se encuentre: bien pueden ser libros de Excel o documentos de Word as como cualquier clase de archivo que usualmente se almacena en otro tipo de aplicaciones como listas de contactos, calendarios compartidos, bases de datos de productos, planeacin de proyectos o listas de noticias. SharePoint tambin facilita la bsqueda de informacin, evitando al usuario conocer donde esta almacenada, adems mantiene el rastro de las actualizaciones y cambios. Un punto relevante que distingue esta herramienta es que no inventa un nuevo tipo de informacin o de formato de archivo: simplemente ayuda a encontrar la informacin necesaria en el momento justo. Aun mas importante, provee una plataforma para que esta informacin sea compartida fcilmente entre grupos de usuarios tales como equipos de proyecto, departamentos o inclusive organizaciones enteras. Colaboracin 22

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Windows SharePoint Services ayuda a los equipos de trabajo a permanecer conectados y productivos facilitando el acceso a las personas, documentacin y en general a la informacin necesaria para poder tomar decisiones y lograr los objetivos de su trabajo. Para hacer realidad esta ventaja, Windows SharePoint Services provee: Herramientas de colaboracin Acceso desde dispositivos mviles. Plantillas estndares para la construccin de sitios Wikis Blogs Listas de personas y grupos Calendarios Integracin con herramientas de Email Coordinacin de tareas Encuestas Colaboracin documental Seguimiento de incidentes

Herramientas de notificacin Filtros de alertas, con enlaces a la informacin detallada de la alerta Alertas personalizadas RSS (Really Simple Syndication) Integracin con Microsoft Office Integracin con las suites de Microsoft Office. (El nivel de integracin vara segn la versin) Integracin con Microsoft Outlook Integracin con Office SharePoint Designer (la nueva versin de FrontPage) Interfaz de usuario y navegacin Experiencia de usuario consistente. No hay cambios bruscos de interfaz que desorienten al usuario Perfilacin de la presentacin (El usuario solo ve lo que tiene derecho a ver) Barra de acceso rpido Barra de navegacin superior Men de opciones descriptivo Interfaz simplificada con Web Parts

Almacenamiento y seguridad

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Windows SharePoint Services proporciona una gran cantidad de beneficios respecto al manejo del almacenamiento y la seguridad. Repositorio y metadatos Libreras de documentos Carpetas dentro de todas las listas Listas indexadas Listas largas indexadas y con ndices cruzados Listas de elementos mejoradas (seguridad por tem o directorio, Control de versiones, Proteger/Desproteger) Metadatos Tipos de documentos (plantillas predefinidas) Polticas y auditoria Aplicaciones de negocio con flujos de trabajo (Workflows) Vista en rbol

Autenticacin y autorizacin Polticas de seguridad por aplicacin Web Mltiples sistemas de autenticacin. (Posibilidad de personalizar segn el sistema de seguridad de la empresa) Control de acceso por carpeta o por tem. Control de versiones Versin de tems dentro de las listas o libreras. Historial de versiones Seguimiento y control de versiones mayores y previas Recuperacin de la informacin Papelera de reciclaje Soporte para copias de seguridad y restauracin (Backup/Restore) ndices y bsqueda Bsquedas basadas en la tecnologa Microsoft Searchtm

MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010 Con Microsoft Office Mobile 2010, obtienes: la versin completa de Word, Excel y PowerPoint. Adems, puedes editar, guardar y enviar 24

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artculos a tu gusto, todo desde un dispositivo que cabe en tu bolsillo. Tambin, incluye la versin mvil de Microsoft OneNote. Algunas Imgenes de Microsoft Office Mobile 2010.

OBSERVACION:
PowerPivot para Excel requiere una descarga individual gratuita que est disponible en: http://www.powerpivot.com. PowerPivot para SharePoint requiere SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition o una versin posterior y SharePoint 2010. El acceso mediante Web y smartphone requiere un dispositivo adecuado y algunas funcionalidades requieren una conexin a Internet. La funcionalidad web usa Office Web Apps, que requieren un explorador compatible (Internet Explorer, Firefox o Safari) y SharePoint Foundation 2010 o una cuenta de Windows Live ID. Algunas funcionalidades mviles requieren Office Mobile 2010, que no se incluye en Office Web Apps, las aplicaciones y los conjuntos de aplicaciones de Office 2010. Existen algunas diferencias entre las caractersticas de las aplicaciones de Office Web Apps, Office Mobile 2010 y Office 2010. Se requiere un dispositivo adecuado. Excel Mobile 2010 viene preinstalado en los telfonos con Windows (Windows Mobile 6.5 o posterior). Se incorporar en telfonos con Windows con la disponibilidad general de Microsoft Office 2010.

SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 La herramienta analtica de Business Intelligence se le ha denominado SQL Server PowerPivot (anteriormente Gemini) Con ello se facilita y ayuda a que el usuario final del rea de negocio, pueda montar de forma fcil un Excel para toma de decisiones. 25

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Para controlar la dispersin de Hojas Excel que esto puede acarrear, se aumenta tambin la integracin con SharePoint Server 2010 y Microsoft SQL Server 2008 R2 para controlar los datos y gestin de las hojas; al tiempo que se facilita la comparticin. Es decir, se gana una herramienta de ms potencia, pero se pierde independencia de otras tecnologas y te ata un poco ms a Microsoft. REALIZA TAREAS DE FORMA MS RPIDA Y SENCILLA. Microsoft Office Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las caractersticas. La nueva vista Microsoft Office Backstage reemplaza al men Archivo tradicional para permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de clculo en tan solo unos pasos. CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CLCULO MS GRANDES Y COMPLEJAS. Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versin de Excel 2010 de 64 bits, el anlisis de grandes cantidades de informacin es ms fcil que nunca. Analice grandes y complejos conjuntos de datos, ms grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel. OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES.

Microsoft Office Excel 2010 incluye nuevas funciones, configuraciones y dems servicios en relacin a las versiones anteriores, todas estas nuevas funcionalidades se irn mencionando a lo largo de todo el curso completo de Excel.

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PREGUNTAS DE REPASO

1. Para qu sirve la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010? 2. Qu es la Cinta de Opciones? 3. Cul es la descripcin de la vista Backstage? 4. Cmo se identifica a la celda activa? 5. Cules son los pasos para agregar una nueva hoja de clculo? 6. De cuantas maneras se puede ver una hoja de clculo? 7. Para qu sirve el SharePoint 2010? 8. Cul es el mnimo y mximo valor de zoom que se puede aplicar a una hoja de clculo? 9. Se puede utilizar una hoja de Excel desde un dispositivo mvil? 10. De qu maneras puedo compartir un libro de Excel con otros usuarios?

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Captulo

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ADMINISTRAR EL FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO
En este captulo se trataran los siguientes temas: Mantenimiento a los datos ingresados Administrar una hoja de calculo Formatear filas, columnas y celdas. Objetivo: A continuacin se proceder a explicar los procedimientos para utilizar el libro de Excel de manera correcta formateando y modificando los datos, mostrando los procesos necesarios para que Ud. adquiera los conocimientos y administre el libro de Excel correctamente.

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MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL

Puede crear un nuevo libro de Excel con cualquiera de los siguientes procedimientos. 1. Utilizando la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010.

2. Por medio de la barra de herramientas de acceso rpido (Siempre que se haya agregado)

Botn personalizar barra de herramientas de acceso rpido. 29

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3. Utilizando una plantilla existente en el equipo o desde internet.

DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO

Uso de teclas para desplazar el indicador de celda

Tecla
Teclas de direccin TAB

Accin
Desplazarse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha. Desplazarse una celda a la derecha. Tambin le permitir desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de clculo protegida. Ir hasta el extremo de la regin de datos (conjunto de celdas que contiene datos y que est delimitado por Celdas vacas o por los bordes de la hoja de clculo actual. Ir hasta el comienzo de una fila. Ir hasta el comienzo de una hoja de clculo. Ir hasta la ltima celda utilizada de una hoja de clculo, es la ltima fila utilizada de la ltima columna utilizada.

CTRL+ tecla de direccin INICIO CTRL+INICIO CTRL+FIN

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AV PG PG ALT+AV PG ALT+RE PG

Desplazarse una pantalla hacia abajo. RE Desplazarse una pantalla hacia arriba. Desplazarse una pantalla hacia la derecha. Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.

COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS Puntero del Mouse Cuando vea este puntero del mouse en forma de una cruz blanca en un libro de Excel, est listo para seleccionar una celda o un rango de celdas como lo indica la siguiente figura. Puntero del mouse en Excel. Celda Activa Para seleccionar una celda especifica basta con darle clic encima de la celda o utilice las flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas.

La celda que seleccion en este ejemplo es la celda B3. Seleccionar un rango de celdas Para seleccionar una celda especifica basta con darle clic encima de la celda o utilice las flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas. En este ejemplo se ha seleccionado el rango de celdas B2:B4, indicando que el rango comprende desde las celdas B2 hasta las celdas B4. (Se da un clic a la celda B2 y sin soltar se arrastra hasta la celda B4) Seleccionar un rango discontinuo Se selecciona primero un rango, luego al tener presionada la tecla CONTROL se selecciona otro rango y quedara un rango discontinuo como la siguiente figura.

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Seleccionar fila y columna Para seleccionar toda una fila o toda una columna se hace clic en el encabezado de las mismas segn lo indica la siguiente figura. Al seleccionar el encabezado se selecciona toda la fila. Encabezado de fila

Encabezado de columna

Al seleccionar el encabezado de columna se selecciona por completa.

Si desea seleccionar ms de una columna, una vez seleccionada la primera arrastre horizontalmente sobre ellas mientras aparece una flecha negra como cursor.

Se arrastra desde esta seccin.

NOTA: Tambin puede seleccionar un rango de celdas sealando la primera y desplazndose con las flechas direccionales mientras se tiene presionada la tecla SHIFT.

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INGRESAR DATOS En cada una de las celdas de la hoja de clculo, es posible introducir todo tipo de datos como por ejemplo nmeros, frmulas o textos. Para ingresar cualquiera de estos tipos de datos seguiremos los siguientes pasos: Situar el cursor sobre la celda donde se desea introducir los datos, luego digitarlos. Mientras se hace el ingreso debe de aparecer estos datos en dos lugares.: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: Celda Activa Barra de formulas

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te detallan a continuacin: PRESIONANDO LA TECLA ENTRADA (ENTER) Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentran justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO Se valida el dato introducido en la celda activa y se posicionar dependiendo de la tecla direccional pulsada, por ejemplo, si pulsamos FLECHA ABAJO la celda activa bajara una celda o mas dependiendo de la cantidad de veces que se presiono esta tecla. CUADRO DE ACEPTACIN

Botn Aceptar Si despus de digitar la informacin en la celda activa decide no insertarla, deber de darle clic al botn cancelar que se encuentra sealado en la figura, con esto la celda restaurar a su valor anterior. Botn Cancelar Al darle clic a esta opcin se valida el dato ingresado en la celda seleccionada y esta misma quedara como la celda activa.

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NOTA: Debe de recordar que si introduce algn dato no valido, una funcin incorrecta o una formula mal planteada, es posible que aparezca una ventana de alerta indicando el error, para esto debe de estar atento a la advertencia y tratar de replantear el ingreso de datos de manera correcta. Al presionar la tecla ENTER, por defecto la celda activa baja una posicin (celda) en la hoja de clculo, este comportamiento viene por defecto cuando se instala el Microsoft Office Excel 2010, pero se puede configurar esta opcin siguiente estos pasos. 1. Darle clic en la ficha archivo

2. Escoger el elemento Opciones.

3. En la ventana siguiente selecciona la opcin Avanzadas.

4. En la parte derecha de la ventana anterior aparece una lista donde por defecto esta Hacia abajo, entonces de esa lista puede seleccionar la 34

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opcin que desee sea el comportamiento de Excel al presionar la tecla ENTER luego de ingresar un valor en la Celda Activa.

Al presionar SHIFT + ENTER la celda activa retornara a la celda que se encontraba seleccionada antes de realizar esta combinacin de teclas.

TIPOS DE DATOS

En una hoja de clculo se pueden ingresar distintos tipos de datos, a continuacin se explica cmo se clasifican y se mencionan algunos ejemplos para profundizar ms el conocimiento y poder ingresar los datos de manera correcta. Los tipos de datos que acepta Excel pueden ser: 1-Valores Constantes 2- Formulas 3- Funciones Valores Constantes Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un texto, nmero o una fecha.

Tipo de dato Texto


Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, nmeros y smbolos), es decir, es de naturaleza alfanumrica

Tipo de dato Nmero

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Los nmeros que se introducen en una celda son valores constantes. En Microsoft Excel, un nmero puede contener slo los siguientes caracteres: 0123456789+-(),/$%.Ee Microsoft Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las dems combinaciones de nmeros y caracteres no numricos son consideradas texto. El punto . del teclado numrico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del teclado), se utiliza como separador decimal, nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear los puntos de separacin de los miles al introducir un nmero. Los caracteres reconocidos como nmeros dependern de las opciones seleccionadas en Configuracin regional del Panel de control. Para evitar introducir una fraccin como fecha, debe colocar un cero (0) delante de cada fraccin; por ejemplo, escriba 0 1/2. Delante de los nmeros negativos, site un signo menos (-), o bien encierre los nmeros entre parntesis ( ). Dentro de una celda, todos los nmeros se alinean a la derecha por defecto. En las celdas que tengan predeterminado el formato de nmero General, Microsoft Excel presentar los nmeros como enteros (789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notacin cientfica (7,89E+08) en caso de que el nmero sea ms largo que el ancho de la celda. El formato General presenta hasta un mximo de 11 dgitos, incluyendo un separador decimal y caracteres tales como "E" y "+". Independientemente del nmero de dgitos presentados, Microsoft Excel guarda nmeros con una precisin de hasta 15 dgitos. Si un nmero contiene ms de 15 dgitos significativos, Microsoft Excel convertir los dgitos adicionales en ceros (0).

Cambiar la precisin de los clculos en un libro Para cambiar la precisin de los clculos, tenga en cuenta los siguientes puntos importantes: De forma predeterminada, Excel calcula los valores almacenados, no los mostrados El valor que se muestra e imprime, depende del formato que se elija para el valor almacenado y de cmo se muestre ste. Por ejemplo, una celda que presenta una fecha como " 6/22/2008" tambin contiene un nmero de serie que es el valor

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Microsoft Office Excel 2010 almacenado para la fecha en la celda. Puede cambiarse la presentacin de la fecha por otro formato (por ejemplo, "22 -jun-2008"), pero el cambio de presentacin de un valor en una hoja de clculo no alterar el valor almacenado. Tenga cuidado al cambiar la precisin de los clculos Cuando una frmula realiza clculos, Excel utiliza los valores almacenados en celdas a las que hace referencia la frmula. Por ejemplo, si hay dos celdas que contienen cada una el valor 10,005 y las celdas tiene el formato para mostrar l os valores con formato de moneda, se muestra el v alor 10,01 $ en cada celda. Si suma las dos c eldas, el resultado es $20,01 porque Excel a grega los valores almacenados 10,005 y 10,005 , n o los valores mostrados. Cuando cambia la precisin de los clculos de un libro empleando los valores mostrados (con formato), Excel cambia permanentemente los valores almacenados en celdas desde la precisin completa (15 dgitos) a cualquier formato, incluyendo lugares decimales. Si se decide ms tarde calcular con precisin total, no podrn restaurarse los valores originales subyacentes. 1. Haga clic en la pestaa Archivo, despus en Opciones y a continuacin en la categora Avanzadas. 2. En la seccin Al calcular este libro, seleccione el libro que desee y luego active la casilla de verificacin Establecer Precisin de pantalla.

Tipos de datos Fecha/Hora Un dato tipo fecha/hora es tratado como un nmero, correspondiendo a cada fecha el nmero equivalente al de das transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestin. A la hora le corresponde la fraccin resultado de dividir el nmero de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el nmero de segundos que tiene un da (86.400). Por ejemplo el nmero 10 equivale en formato fecha al da 10-Enero1900, y el nmero 10,75 equivale en formato fecha al da 10-Enero1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemticas con celdas que contengan fechas u horas.

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nacimiento = das vividos). Ejemplos: 3/11/98 15:30 Lgico Incluye los valores VERDADERO y FALSO. Estos valores se escriben directamente en una celda y tienen un significado especfico. Se utilizan en funciones lgicas y condicionales. 3-11-98 3/10/97 16:30 8:30 AM 14/07/2011

Formulas.
Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *,+,-, Seno, Coseno, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. Las frmulas estn conformadas por operadores de clculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula). Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se ver ms adelante la multiplicacin * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numrico 15, la celda A4 contiene el valor numrico 4, entonces, esta frmula al ser calculado por el Excel producir 27 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que se ingres la frmula. Ejemplo: 38

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Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy fecha de

NOTA. Un operando es una de las entradas (argumentos) de un operador. Por ejemplo, en: 3+6=9 "+" es el operador y "3" y "6" son los operandos.

Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrar en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. As, los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una frmula o incluso otra funcin. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Estructura de una funcin La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcion(argumento1;argumento2;;argumentoN) Esto es: 1. 2. 3. 4. 5. Signo igual (=). Nombre de la funcin. Parntesis de apertura. Argumentos de la funcin separados por puntos y comas. Parntesis de cierre.

Insertar funcin
Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el cuadro de dilogo Insertar funcin le ayudar a introducir las funciones de la hoja de clculo. A 39

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medida que se introduzca una funcin en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula. Para introducir una frmula, cuenta con dos opciones: 1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrar el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicar los argumentos de la misma. 2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de dilogo Insertar funcin), este asistente mostrar el nombre de la funcin, los argumentos, adems una descripcin de la funcin y de cada argumento.

Funciones Anidadas
Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra funcin, esto se conoce como funciones anidada. Por ejemplo: =SI (PROMEDIO (A1:A10)>50; SUMA (B1:B10); 0) En el ejemplo anterior la funcin SI compara con 50 el resultado producido por la funcin PROMEDIO (funcin anidada), si es mayor a 50, invoca a la funcin SUMA (funcin anidada). Precauciones en la manipulacin de celdas Es comn confundir las acciones de seleccionar, rellenar series y mover celdas, por eso indicamos la diferencia entre estas a travs de la siguiente comparacin:

Seleccionar:
Cuando se seala al centro de la celda. El cursor es una cruz blanca gruesa.

Cuadro de relleno:
Cuando se seala a la esquina inferior izquierda.

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Modo Mover.
Cuando se seale algunos de los bordes de la celda, deber aparecer el siguiente cursor.

Autorrellenar
Consiste en utilizar series conocidas por Microsoft Excel, y as facilitar el ingreso de datos. Se arrastra desde el control de relleno de la celda en cuestin. Se mostrar una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones de Autorelleno. Por ejemplo, escriba en una celda el nmero 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:

Al darle clic en la opcin Serie de relleno deber salir como en el grafico siguiente.

Al ingresar una fecha se pueden aplicar varias opciones de autorelleno como veremos a continuacin.

Por defecto esta activada la opcin Serie de relleno.

Opcin Rellenar das

Opcin Rellenar meses 41

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Opcin Rellenar aos.

Rellenar Series El control de relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia o generacin de series, depende del contenido de la celda que se usa como origen. As, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiar el contenido. Si usted escribe un texto y nmero (por ejemplo A001 Nota1) se crear una serie.
Para generar una serie realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la celda A2.

2. Seleccione el puntero de relleno y despus

arrastre hasta que aparezca una secuencia como el de la imagen siguiente.

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Microsoft Office Excel 2010 Si el contenido de una celda es un texto y arrastra el puntero de relleno, se copiar el texto en las celdas afectadas tal como se visualiza en la siguiente imagen.

Situarse en el puntero de relleno, arrastrar hasta la celda A5 y generar la imagen de la derecha.

Cmo mostrar u ocultar el controlador de relleno 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Seleccione el elemento opciones.

3. En la pantalla siguiente seleccione la opcin avanzada.

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4. En el grupo Opciones de edicin, active o desactive la casilla de verificacin Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas dependiendo si quiere o no que aparezca activada esta funcin.

De esta manera cuando escribo un valor en la celda activa ya no est visible la opcin para rellenar las celdas.

Controlador de relleno Activado (Antes)

Controlador de relleno Desactivado (Despus)

Autocompletar
MS Excel permite agilizar el ingreso de datos repetitivos mediante la opcin de autocompletar. Para ello, cuando escriba las primeras letras en una celda y, si ya se ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerir el valor existente. En el grfico de abajo, en una lista de Centros de Costos, al pulsar la letra S en la celda A5, Excel autocompletara el ingreso con la palabra Sistemas que ya existe lneas ms arriba (A2).

Cmo Activar / Desactivar Autocompletar 44

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1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Seleccione el elemento opciones.


3. En la pantalla siguiente seleccione la opcin avanzada.

Elegir de la lista desplegable


Esta opcin le permitir reutilizar datos ingresados anteriormente en la misma columna de una forma rpida y muy cmoda ya sea por medio del men contextual o por medio del teclado.
Cmo ingresar datos Eligiendo de la Lista desplegable

1. Ubique el cursor debajo del ltimo dato ingresado en la columna. 2. Haga clic con el botn secundario del mouse, y en el men contextual que aparece, haga clic en Elegir de la lista desplegable.

3. Aparecer una lista con los valores ya ingresados en la columnas.

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Tambin puede pulsar la combinacin de teclas ALT + Flecha hacia abajo para que aparezca la lista desplegable de la imagen anterior.

Repetir un valor en un rango de celdas Esta utilidad de MS Excel que le permitir repetir los mismos datos de una celda en el resto de celdas seleccionados (Rango) Para ello debe seleccionar un rango de celdas que desea que contengan los mismos datos, escriba los datos en la celda activa y, a continuacin, presione la combinacin de teclas CTRL + ENTER. Pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas donde se desea ingresar datos.

2. Ingrese un valor (por ejemplo, digite 30)

3. Ahora pulse CONTROL + ENTER y observar el siguiente resultado.

ADMINISTRAR UNA HOJA DE CLCULO 46

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Editar contenido de una celda Una de las tareas ms cotidianas dentro de una hoja de clculo ser la modificacin de los datos ingresados. Existen varias maneras de modificar los datos ingresados, examinemos algunas de esas formas: 1. Seleccione la celda que quiera editar (En el grfico se ha seleccionado la celda B5)

2. Ahora, para modificar el contenido puede efectuar cualquiera de los siguientes pasos. a. Pulsar la tecla F2 para que se active el cursor y pueda editar el contenido de la celda. b. Hacer doble clic en la celda activa. Para los dos procesos anteriores se activa el cursor de edicin como el del grafico siguiente.

Indicador que puede editar el contenido de la celda.

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c. Darle clic en la barra de frmulas y editar directamente el contenido.

NOTA: Todo lo que escriba directamente en la barra de frmulas actualizar de manera automtica el contenido de la celda a la cual hace referencia.

Luego de hacer las correcciones del caso pulse nuevamente Enter o haga clic en el botn Introducir (aceptar) de la barra de frmulas para validar la informacin e ingresar el dato a la celda. Si desea anular el ingreso puede presionar la tecla ESCAPE o darle clic al botn cancelar de la barra de frmulas.

Cancelar

Introducir

Hay que recordar que al modificar el dato de una celda que forme parte de una frmula, el resultado de la misma se actualizar automticamente.

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ACTIVIDAD
Objetivo Adquirir habilidad en la apertura y edicin de datos almacenados en un libro de Excel. Procedimiento 1. Abra el archivo Editar system MR.xlsx 2. Observar los siguientes datos:

3. Realice las modificaciones respectivas hasta lograr el siguiente resultado:

5. Guarde el archivo y cierre el documento.

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Insertar Filas Puede insertar filas en una hoja de clculo para poder reacomodar los datos contenidos. La insercin de filas no significa que se incrementen ms filas a las 1048,576 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran debajo de la fila insertada se desplazarn una posicin ms de fila. Si existieran datos en las ltimas filas de la hoja de clculo que puedan verse afectados por la insercin de una fila se mostrar el siguiente mensaje a fin de no perder informacin.

Para insertar filas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos: 1. 2. 3. Abrir el archivo RIVZAM S.A. Haga clic en cualquier celda de la fila B2. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opcin Insertar filas de hoja.

4. Observe que se ha insertado una fila en la parte superior de los datos. 50

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5. 6.

Adems, se muestra una etiqueta: Opciones de Insercin. Haga clic sobre la etiqueta y elija Borrar formato, esto para que no herede el formato de la fila superior.

Insertar Columnas Puede insertar columnas en una hoja de clculo para poder reacomodar los datos contenidos. La insercin de columnas no significa que se incrementen ms columnas a las 16.384 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran a la derecha se la columna insertada se desplazarn una posicin ms de columna. Si existieran datos en las ltimas columnas de la hoja de clculo que puedan verse afectados por la insercin de una columna se mostrar el mismo mensaje que en el caso de filas (visto en la pgina anterior). Para insertar columnas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos:

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1.

Abrir el archivo RIVZAM S.A.(El mismo archivo del ejemplo anterior) Ubicarse sobre alguna celda de la columna cargo. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opcin Insertar columnas de hoja. Verifique que ha aparecido una columna nueva donde estaba el selector de celdas , y los datos que anteriormente haban en dicha columna se han desplazado hacia la derecha.

2. 3.

4.

5.

En las opciones de insertar, elija tambin borrar formato.

NOTA Si usted desea insertar ms de una fila o columna, debe seleccionar el numero de filas o columnas a insertar y luego hacer clic con el botn secundario del mouse sobre las columnas o filas seleccionadas y del men desplegable elegir la opcin Insertar.

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Insertar Celdas Las celdas insertadas desplazan las otras celdas, ya sea a la parte derecha o a la parte inferior. Pasos para insertar celdas. Por ejemplo queremos insertar una celda antes del texto RIVZAM S.A. del ejemplo anterior. 1. Seleccionar la celda A1.

2.

Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opcin Insertar celdas.

3. Aparece esta ventana donde seleccionamos la opcin, Desplazar las celdas hacia la derecha.

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4.

Acepta, y deber de aparecer el siguiente resultado.

NOTA: Observe que el cuadro insertar celdas, tambin se pueden insertar filas y columnas eligiendo las opciones: Insertar toda una fila o Insertar Toda una columna. Eliminar filas La eliminacin de filas no quitar ninguna de las 1048,576 existentes, sino mas bien existir un desplazamiento hacia arriba de las filas ubicadas debajo de la fila eliminada.

Cmo eliminar una Fila de la hoja de clculo

En este ejemplo se solicita eliminar el registro del empleado Bryam (Utilizar el archivo RIVZAM S.A.) 1) Lleve el selector de celdas a cualquier celda de la fila correspondiente al empleado Bryam. 2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la seccin Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opcin Eliminar filas de hoja.

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Otro mtodo: 1) Seleccione la fila que desea eliminar. 2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas de la fila seleccionada y en el men contextual elija la opcin Eliminar. Eliminar Columnas La eliminacin de columnas no quitar ninguna de las existentes, sino mas bien existir un desplazamiento hacia la izquierda de las columnas ubicadas al lado derecho de la columna eliminada.

Cmo eliminar una columna de la hoja de clculo Ahora veremos cmo se elimina toda una columna. Por ejemplo, la columna correspondiente a rea. 1) Lleve el selector de celdas sobre alguna celda de la columna a eliminar. En nuestro ejemplo la columna D. 2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la seccin Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opcin Eliminar columnas de hoja

Otro mtodo: 1) Seleccione la columna que desea eliminar 2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas de la columna seleccionada y en el men contextual elija la opcin Eliminar. 3) Luego en la siguiente ventana seleccionar la opcin Toda la fila.

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NOTA: Tambin puede darle clic derecho en el encabezado de columna, y escoger la opcin eliminar.

Encabezado de columna

Eliminar Celdas Al eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya sea a la izquierda o arriba. Cmo eliminar una celda de la hoja de clculo En este ejemplo eliminaremos la celda A1. 1) Lleve el selector de celdas a la celda A1.

2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la seccin Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opcin Eliminar Celdas

3) En la ventana Eliminar celdas elija Desplazar las celdas hacia la izquierda y haga clic en Aceptar.

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4) El resultado final se observa en el siguiente grfico:

ACTIVIDAD Objetivo Adquirir habilidad para insertar y eliminar, filas, columnas y celdas en un libro de Excel pata organizar la informacin de manera adecuada. Procedimiento 1. Abra el archivo Flujo de efectivo.xlsx 2. Observar los siguientes datos:

3. Utilizando solamente los comandos insertar y eliminar organizar los datos tal como se muestran en la siguiente imagen.

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Administrar hojas Por defecto todo libro nuevo incluye 3 hojas, cada una de las cuales tiene 16,384 columnas y 1048,576 filas, cantidad suficiente para guardar informacin de negocios pequeos y medianos, sin embargo, un mtodo ms organizado es utilizar varias hojas para resolver un problema, por supuesto, esto depende de cada caso. Cambiar la cantidad de hojas por defecto 1) Haga clic en la ficha inicio 2) Luego dele clic en el elemento Opciones. 3) En la ventana Opciones de Excel elija del men izquierdo la opcin Ms frecuentes, al lado derecho encontrar la opcin Incluir este nmero de general, en el cual puede especificar la cantidad de hojas por defecto que requiere para los nuevos libros Excel que crear.

4) Cree un nuevo libro y ver que ya no aparecen las 3 hojas por defecto, si no las que le hemos asignado, para este ejemplo se aplico el cambio de 6 hojas.

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Insertar hojas Usted puede insertar todas las hojas que necesite. El nmero mximo de hojas que usted puede insertar est limitado slo por la memoria de su equipo. Para insertar una Hoja de clculo puede hacer clic en la pestaa Insertar hoja de clculo ubicada al final derecho de las pestaas de las hojas existentes o tambin presionar la combinacin de teclas Shift+F11

Insertar hojas de clculo basadas en plantillas

1) Haga clic derecho en una de las pestaas de sus hojas 2) En el men emergente elija Insertar. 3) En la ventana Insertar elija de la ficha Soluciones de hoja de clculo la plantilla que necesite. Tambin puede utilizar Plantilla de Office Online y descargar modelos de plantillas va Internet

4) Por ltimo ya puede darle clic en el botn aceptar.

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Eliminar hojas Al eliminar una hoja se pierde permanentemente el contenido de la misma, as como las referencias hacia ella. Para eliminar una Hoja de clculo puede hacer lo siguiente: En la cinta de opciones, en la ficha INICIO puede elegir de la seccin CELDAS la lista de opciones ELIMINAR, desglose dicha lista y elija la opcin ELIMINAR HOJA. Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse sobre la pestaa de la hoja y elegir del men emergente la opcin Eliminar. En cualquiera de los casos, si la hoja cuenta con contenido alguno, Excel solicitar confirmacin y puede optar por continuar con la Eliminacin o Cancelar para interrumpir el proceso de eliminacin.

Cambiar Nombre Por defecto Excel asigna a sus hojas nmeros correlativos Hoja1, Hoja2, etc. Usted puede definir un nombre diferente. El nombre puede ser largo tener espacios en blanco, aunque es recomendable usar nombres ms cortos y sin espacios. Para cambiar de nombre a una hoja: 1) Haga doble clic sobre la pestaa de la hoja, digite el nombre y pulse Enter.
Antes:

Despus:

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2) Tambin puede usar el men Contextual haciendo clic con el botn secundario del mouse sobre la pestaa de la hoja y eligiendo la opcin Cambiar nombre.

3) Escriba un nuevo nombre a la hoja y pulse Enter Aplicar color a las etiquetas Los usuarios pueden mantener sus libros de trabajo organizados al asignar un cdigo de color a las pestaas de sus hojas de trabajo. Pueden elegir de una amplia gama de colores para organizar las secciones de un libro de trabajo. 1) Haga clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja y elija del men emergente la opcin Color de etiqueta, el cual le mostrar inmediatamente una lista de colores del tema y colores Estndar, elija de ellos el color que requiera. 2) Si el color que desea utilizar no se encuentra en la lista de colores predeterminados, entonces elija la opcin Ms colores e inmediatamente se mostrar la ventana Colores mostrndole dos mtodos de seleccin de color: mediante el hexgono 61

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de colores Estndar o tambin de forma Personalizada en el cual podr realizar la mezcla de colores que requiera. 3) Tras elegir el color necesario haga clic en el botn Aceptar.

ACTIVIDAD
Objetivo Aprender a trabajar y formatear las hojas de Excel de manera eficaz. Procedimiento 1. Modifique las opciones para que Excel inserte un nuevo libro con 5 hojas. 2. Cambie de nombre a las hojas de acuerdo a: Hoja1 Hoja2 Hoja3 Hoja4 COMPRAS VENTAS INGRESOS SALIDAS

3. Cambie el color a las pestaas de sus hojas (escoja Ud. los colores) 4. Luego, haga clic en la hoja VENTAS e Inserte una hoja. El nombre para esta hoja ser PLANILLA. 4. Finalmente, elimine la hoja Mayo e inserte una hoja al final llamada Prstamos bancarios. 5. Todas las hojas nuevas insertadas deben tener un color distinto. Resultado Final:

DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO

Copiar, Cortar y Pegar contenido

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Para copiar o cortar celdas, grficos e imgenes, use el portapapeles de Office, hasta con 24 objetos que pueda coleccionar. Para el manejo ms eficiente de estas operaciones utilice la seccin Portapapeles de la ficha Inicio en la Cinta de Opciones de Excel.

Cortar

Copiar

Copiar 1) Seleccione un rango de celdas 2) Use el botn Copiar de la seccin Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + C

Copiar como Imagen

Esta opcin captura el contenido de la celda y la copia en formato de imagen en la celda de destino. Cuando selecciona esta imagen aparece una ventana como la siguiente:

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Despus de copiar el contenido de la celda ya sea en cualquiera de las apariencias y formatos, el contenido se pegara como si fuera una imagen en la celda de destino. Cortar 1) Seleccione un rango de celdas 2) Use el botn Cortar de la seccin Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + X Pegar 1) Haga clic en la celda donde desea pegar 2) Use el botn Pegar de la seccin Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + V. Cuando pulse sobre el botn Pegar, hgalo en la imagen del portapapeles tal como se muestra en la siguiente imagen:

Opciones de Pegado
Mediante una etiqueta inteligente (Opciones de Pegado), Excel permite elegir al usuario los distintos modos de pegar algn objeto del portapapeles. As, usted puede vincular celdas o slo copiar el formato de las mismas. Ejemplo:

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Para probar esta opcin, escriba los siguientes valores (incluya los formatos)

Luego, realice las siguientes operaciones. 1. Seleccione las celdas y luego cpielas. 2. En otra celda elija pegar. 3. Se mostrara una etiqueta con opciones como las del siguiente grafico:

Son las mismas opciones que aparecen al darle clic en la flecha que est debajo del botn pegar Dependiendo de cmo desea que quede la copia final seleccionar entre las opciones siguientes: Pegar Pegar Formulas Formato de formulas y nmeros Mantener formato de origen Sin bordes Mantener ancho de columnas de origen Transponer 65

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Pegar Valores Valores Formato de valores y nmeros Formato de valores y origen Otras opciones de pegado Formato Pegar vnculo Imagen Imagen vinculada En la opcin Pegado especial aparecer la siguiente ventana agregando ms opciones para pegar el contenido copiado de otra celda previamente.

Portapapeles de Microsoft Excel 2010 El portapapeles de Office colecciona hasta 24 elementos de forma simultnea. As Ud. puede ir puede ir coleccionando entre diversos libros y luego pegarlos rpidamente. Para usar el portapapeles deber hacer lo siguiente. 1. Haga clic en el botn ampliar opciones ubicado a la derecha del ttulo del grupo o seccin Portapapeles de la ficha Inicio.

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2. Se mostrar inmediatamente el panel Portapapeles de MS office.

3. Ahora, cada vez que usted copie un elemento, este pasa al panel. Usted puede copiar imgenes y textos de Internet, textos de Word, celdas de otras hojas, etc. 4. Si desea pegar alguno de los objetos del portapapeles, slo haga clic en la flecha del elemento y seleccione Pegar

5. Si desea eliminar un objeto del portapapeles basta con darle clic en la opcin eliminar tal como muestra la siguiente imagen.

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Transponer datos

Pegado Especial
En el siguiente ejemplo veremos cmo cambiar datos dispuestos de forma vertical hacia horizontal y viceversa. Para transponer datos realicemos lo siguiente: 1. En una hoja nueva ingrese los siguientes datos y luego seleccinelos a excepcin del ttulo Meses.

2. Haga clic en el botn COPIAR de la ficha Inicio presione (CTRL+C) y luego seleccione la celda B1 3. En la ficha Inicio de la Cinta de Opciones haga clic en la flechita que apunta hacia abajo del botn Pegar, y del men elija la opcin Transponer

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ACTIVIDAD Objetivo Transponer los datos de un rango. Procedimiento 1. Abra el archivo Actividad transponer datos.xlsx 2. Seleccione el rango A3:F9 y cpielo.

3. Seleccione la celda A11 y luego desglose las opciones del botn Pegar en la ficha Inicio y elija la opcin Transponer. Resultado Final

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Ortografa Las caractersticas de ortografa no son propias de Microsoft Word, sino que pueden ser utilizadas en cualquier programa de Microsoft Office 2010. No solamente la ortografa es la operacin de revisin que puede ser realizada en MS Excel, sino tambin la del uso de referencias, sinnimos y traduccin. Para probar esta caracterstica en Microsoft Excel, siga los siguientes pasos: 1) Abra el archivo Lista de presupuesto.xlsx 2) Seleccione la celda A1 (Punto de partida para verificar la ortografa) 3) Luego haga clic en la ficha REVISAR de la cinta de opciones. 4) En la seccin Revisin haz clic en el botn Ortografa

5) En el cuadro de dilogo Ortografa aplique las correcciones respectivas tomando como ejemplo la siguiente imagen.

6) El documento debe quedar tal como se muestra a continuacin: 70

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Buscar e insertar informacin de referencia

La informacin de referencia de Microsoft Office renen las caractersticas de sinnimos, antnimos y traduccin. Para buscar informacin de apoyo siga los siguientes pasos: 1) Seleccione la ficha Revisar y en la seccin Revisin haga clic en el botn Referencia.

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2) Se mostrar el panel Referencia en el cual, en el cuadro de texto Buscar escriba la palabra de la cul desee saber su sinnimo, antnimo o realizar la traduccin, luego haga clic en el botn de inicio de bsqueda o presione ENTER.

Buscar

Adicionalmente, puede escoger de donde desea que busque la informacin tal como lo muestra la siguiente imagen.

Si seleccionas sinnimos aparecer la siguiente pantalla.

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ACTIVIDAD Objetivo
Buscar un sinnimo para la palabra prorratear.

Procedimiento 1) Seleccione la ficha Revisar y en la seccin Revisin, haga clic en el botn Referencia. 2) En el cuadro de texto buscar escriba: prorratear y haga clic en 3) Verifique los sinnimos y antnimos encontrados, adicionalmente verifique qu traduccin se ha encontrado para la palabra.

Buscar y reemplazar En Excel es muy comn realizar este tipo de tarea, por tal motivo le indicaremos cmo realizar el proceso con un ejemplo digitado en el libro Ferretera CONTRUYE S.A.xlsx

Buscar texto y reemplazarlo


1. Abrir el archivo Ferreteria CONTRUYE S.A.xlsx.

2. Dirjase para ello al botn Buscar y seleccionar en la seccin Modificar de la ficha Inicio. Haga clic en la opcin Buscar del men emergente. 73

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3. Se mostrar la ventana Buscar y reemplazar, en el cual, si desea solamente ubicar el texto en la hoja de clculo debe utilizar la ficha Buscar, digite el texto en la casilla en blanco, haga clic en el botn Buscar Siguiente y se seleccionara la celda que contiene la palabra buscada tal como lo muestra la siguiente imagen.

4. Si lo que desea es reemplazar el texto por otro debe utilizar la ficha Reemplazar escribiendo la palabra a Buscar y la que servir de reemplazo. En este ejemplo escribiremos Agua y lo reemplazamos

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todas las veces que se repita en la hoja de clculo por la palabra Pintura.

Para realizar todos los reemplazos inmediatamente haga clic en el botn Reemplazar todos, si en cambio desea hacer los cambios individualmente haga clic en el botn Reemplazar para cambiar de forma individual cada texto encontrado. Buscar formato

En Microsoft Excel adems puede buscar datos que tengan un formato especifico usando las opciones que tiene la ventana Buscar y reemplazar.

Dndole clic en el botn formato podemos buscar un formato especfico con todas las caractersticas de los formatos que conocemos tal como lo muestra la siguiente imagen.

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Luego de seleccionar las opciones de formato a buscar, haga clic en el botn Aceptar y ver cmo se inicia la bsqueda de todos aquellos datos que tienen el estilo especificado. Cerrar Libro y Excel Para cerrar un archivo que ha creado o abierto puede realizar cualquiera de las Siguientes acciones:

1) Hacer clic en la opcin CERRAR del men que o ficha archivo.

2) O tambin puede utilizar la combinacin de teclas CTRL+F4. 3) Tambin puede hacer clic en el botn Cerrar ventana en la Cinta de Opciones.

Como medida de seguridad, Excel le preguntar si desea guardar los cambios que ha realizado, en caso no lo hayan guardado previamente. Para cerrar todo el programa Microsoft Excel 2010 puede hacer clic en el botn Cerrar ubicada a la derecha de la Barra de Titulo, tambin puede pulsar la combinacin de teclas ALT + F4.

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Preguntas de repaso
1. Cmo elaboro un nuevo libro de Microsoft Office Excel 2010 con la ayuda de una plantilla? 2. Qu debes hacer para cerrar una hoja de Excel? 3. Para qu sirve el botn opciones de la ventana Buscar y reemplazar?

4. Cmo se inserta una fila? 5. Cules son los pasos para agregar un nuevo libro de clculo con 5 hojas? 6. Qu significa transponer datos? 7. Para qu sirve el Pegado especial? 8. Cambie el nombre de 3 hojas de clculo y asigne un color distinto a cada una. 9. Puedo seleccionar un dato y pegarlo como si fuera una foto o imagen a todos? 10. Cierra todo el libre de Excel.

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Captulo

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CONFIGURAR PGINA E IMPRIMIR
En este captulo se trataran los siguientes temas: Configuracin de Pgina. Vista previa Objetivo: El participante aprender como configurar correctamente el libro de Excel para visualizarlo de la mejor manera e imprimirlo correctamente.

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Configurar Pgina Esta ficha permite modificar: Los mrgenes, La orientacin, La Escala y tamao de papel a usar, entre otros.

Modificar Mrgenes

En la opcin predeterminados.

mrgenes

encontrar

configuraciones

de

mrgenes

Pero si requiere realizar sus configuraciones adicionales utilice la opcin Mrgenes personalizados y se mostrar la ventana Configurar Pgina en el cual podr realizar los ajustes necesarios.

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Puede digitar directamente el margen dentro del cuadro donde est el nmero de margen actual o puede utilizar las flechas que se encuentran vinculadas al cuadro de texto tal como se muestra en la siguiente imagen. Aumentar

Disminuir

Orientacin del papel


Esta opcin le permitir elegir entre la pgina horizontal y vertical.

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Orientacin del papel

Esta opcin permite elegir tamaos de papel entre una lista predeterminada, o tambin accediendo a la ventana Configurar pgina por medio de la opcin Ms tamaos de papel.

Opcin mas comandos para abrir la ventana Configurar Pgina.

Ajuste de escala

Esta opcin le permite ajustar el contenido de la hoja de clculo de tal forma que pueda ampliarse o reducirse de acuerdo a lo que necesite. Para ajustar la escala de impresin ingrese a la ventana Configurar pgina y en la ficha Pgina encontrar las siguientes opciones:

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Ajuste de Escala Podr elegir entre: Ajustar al: aumenta o reduce su tabla de acuerdo a un porcentaje establecido en el cuadro de %. Por defecto la escala es al 100%. Si usted desea que su tabla se imprima condensada use un porcentaje menor o uno mayor para que se imprima ms grande de lo normal Ajustar a, usted podr reducir una tabla que ocupa 4 pginas a slo 2 o una tabla que ocupa 2 pginas a slo 1.

Encabezado y pie de pgina

Cuando tiene activada la vista Diseo de pgina podr agregar de manera directa un encabezado y pi de pgina a la hoja de impresin.

Activar Vista diseo de pgina. Dele clic en la ficha vista de la cinta de opciones y luego ejecutar el comando Diseo de pgina del grupo Vistas de libro.

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Tambin puede acceder a las opciones de Encabezado y Pi de pgina por medio de la ventana Configurar Pgina y la ficha Encabezado y pi de Pgina.

Los encabezados y pies de pgina se muestran en la parte superior e inferior de sus pginas impresas. Usted puede usar alguno de los encabezados o pies incorporados o crear uno personalizado. En esta ficha puede elegir entre los encabezados y pies propuestos por Excel: haga clic el cuadro combinado de encabezados y el de pies. O use los botones de Personalizar para definir su propio Encabezado y Pie de pgina a usar.

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Al igual que en Word, Excel posee botones que permiten manejar los objetos de su encabezado y Pie. En la siguiente tabla observe los botones y la utilidad de cada uno de ellos.

Botn

Utilidad
Modifica el formato de fuente del texto seleccionado como por ejemplo fuente, tamao, estilo y efectos. Inserta el nmero de pgina de la hoja a imprimir. Inserta el nmero total de pginas a imprimir. Inserta la fecha del sistema. Inserta la hora del sistema. Inserta la ubicacin y el nombre del libro a imprimir. Inserta el nombre del libro a imprimir. Inserta el nombre de la hoja. Use este botn para seleccionar la imagen que se debe mostrar en el encabezado de pgina. Para modificar el tamao de la imagen, recortarla o modificar los formatos establecidos de la misma.

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ACTIVIDAD Mrgenes y encabezados Objetivo Adquirir habilidad para Crear encabezados y pies Personalizados. Procedimiento 1. Abra el archivo BODEGA MI BARRIO S.A.C.xlsx Observar los siguientes datos:

2. Modifique el encabezado y pie para que se muestren los siguientes datos en el orden respectivo. Encabezado: <<MI BARRIO S.A.C. >> <<Fecha>> Pie: <<Pgina>>

<<imagen logo>>

<<su nombre>>

<<Nombre del Libro>>

3. El texto debe ser Verdana de 10 puntos y cursiva. La imagen debe en la parte superior, utilizar el botn formato de imagen para ajustar la a la hoja de Excel. 4. Guarde el archivo y cierre el documento.

El archivo debe quedar de la siguiente manera.

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Esta vista previa se muestra en la nueva vista Backstage del Microsoft Office Excel 2010.

Ficha Hoja de la ventana Configurar Pgina

Esta ficha permite controlar ciertas opciones al momento de imprimir como: el rea de impresin, la impresin o no de las lneas de divisin de la hoja, que se impriman o no los ttulos de las filas y las columnas en su hoja (A, B, C etc. y 1,2, 3 etc.) Excel muestra una caja de dialogo con las siguientes opciones:

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1. Active la casilla Lneas de Divisin para imprimir las lneas de su hoja de clculo. 2. La casilla Encabezados de filas y columnas imprime las columnas y filas de su hoja 3. Use el cuadro Comentarios para indicar la ubicacin de los comentarios en su hoja.

En la siguiente imagen se muestran las Lneas de Divisin y los encabezados de Fila y Columna activos.

Imprimir rtulos de fila y columna en cada pgina 87

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Si su tabla es muy grande y ocupa ms de una pgina, usted puede imprimir un rango de Filas como encabezados de cada una de ellas. Incluso podr tener columnas como ttulos de encabezados de filas. Por ejemplo, abra el archivo Alumnos y use el botn Vista Preliminar. Observe que los ttulos slo se muestran en la primera pgina.

Pgina 1

Pgina 2

Para tener filas o columnas como ttulos realice lo siguiente: 1. Ingrese a la ventana Configurar Pgina y elija la ficha Hoja. 2. En el cuadro Imprimir Ttulos, haga clic en la opcin Repetir filas en el extremo Superior.

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Seleccionar la primera fila.

3. Use el botn vista preliminar para ver el resultado.

Pgina 1

Pgina 2

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Saltos de pgina

Los saltos de pgina marcan la hoja de clculo indicando cada una de las pginas a imprimir. Estos saltos se insertan de acuerdo a las especificaciones de la configuracin de pgina: tamao de papel, escala, mrgenes, etc. Identificar los saltos de pgina Los saltos de pgina pueden ser horizontales y verticales y se muestran en su hoja de clculo como lneas punteadas.

En la hoja de clculo anterior, los saltos se ven como lneas punteadas. Aqu se muestra un salto horizontal entre las filas 6 y 7.

Insertar Saltos de pgina Por defecto los saltos de pgina se insertan en hojas que ocupan ms de una pgina. Usted puede insertar saltos de pginas horizontales o verticales para indicar hasta que fila o columna desea imprimir. En nuestro ejemplo queremos que la segunda pgina a imprimir se muestre a partir de la fila 39 y no de 43 que fue determinada por Excel.
NOTA: Saque una copia del archivo original y efecte todos los cambios que se mencionaran sobre la copia.

Insertar un salto de pgina horizontal:

1. Lleve el selector de celdas a la fila donde desea que se realice el salto, en este caso lo colocaremos en la fila 11 para que a partir de esta fila se

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visualice en una nueva pgina la informacin que continua segn la hoja de Excel. 2. Haga clic en el botn Saltos y luego en Insertar salto de pgina.

3. Se mostrara una lnea punteada de divisin a partir de la lnea 11 como se muestra en la siguiente figura.

Salto de pgina.

4. Utilizando la vista preliminar verifique que solo aparece hasta la fila 10 en la primera pgina, el resto aparece en la pgina siguiente, esto se pudo realizar gracias al salto de pgina.

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En la segunda pgina se muestra desde la fila 11. Solo se muestra hasta la fila 10.

Ahora con el mismo archivo vamos a insertar un saldo de pgina, pero esta vez para columnas, ya que se desea que la columna Nombre Completo se muestre en otra pgina.

Insertar un salto de pgina vertical:

1. Lleve el indicador a la columna donde se desea que se realice el salto, en nuestro ejemplo en la columna B1 tal como se muestra en la figura.

2. Haga clic en el botn Saltos y luego en Insertar salto de pgina y


aparecern las lneas punteadas en vertical.

3. Utilice la vista preliminar y verificara que ahora aparecen en pginas diferentes las columnas, ya que estn separadas por un salto de pgina en vertical.

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Solo se muestra la primera columna en la pgina 1

La segunda columna se muestra en la pgina siguiente dependiendo de la cantidad de registros.

Eliminar los Saltos de pgina Excel aplica los saltos que fueron detectados y los elimina. En el caso de hojas que no ocupen ms de una pgina simplemente los saltos ya no se veran. Para hacer este ejercicio vamos a quitar el ltimo salto de pgina vertical que hemos insertado, el que se encuentra entre las columnas A y B. Procedimiento: 1. Llevar el indicador de celdas en la misma celda que indico para insertar el salto de pgina (En nuestro caso en la columna B). 2. Haga clic en el botn Saltos y luego en Quitar salto de pgina.

NOTA: La opcin Restablecer todos los saltos de pgina elimina todos los saltos encontrados en la hoja.

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Vista Previa de salto de pgina Esta vista le permite reconocer fcilmente los saltos de pgina insertados en su hoja.

Configuracin de la impresin Vista Preliminar Esta vista muestra su tabla antes de imprimirla. Aqu usted podr controlar las opciones y caractersticas de la impresin.

Impr esi n Rpi da

Si desea imprimir rpidamente su tabla (Hoja de Excel), haga clic en el botn personalizar barra de herramientas de acceso rpido para agregar el comando Impresin rpida y luego ejecute este comando.

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Al usar esta opcin, Excel imprime su tabla con las opciones por defecto, tanto de la configuracin de pgina como la configuracin de la impresora. Si usted configuro su pgina se imprimir con las opciones elegidas. Configurar Impresin Si desea configurar las opciones para imprimir, dirjase ficha Archivo y elija la opcin Imprimir.

Excel muestra la siguiente caja de dialogo Imprimir en la nueva vista Backstage que presenta una nueva forma de mostrar las opciones de impresin.

El proceso de Impresin
Para imprimir no es necesario indicar el rango de celdas a imprimir, ya que Excel las detecta automticamente. Adems, usted podr modificar las caractersticas de su hoja (tamao, orientacin, mrgenes, etc.) antes de enviar el trabajo a la impresora.

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La Opcin Impresora:

Especifique la impresora a usar. Incluso puede modificar las propiedades de la impresora seleccionada como: tamao de hoja, si la impresin ser a color o blanco y negro, la calidad de impresin, etc.

Configuracin: Hojas Activas Seleccione la opcin Hojas Activas para imprimir su rea de impresin o las hojas seleccionadas. Si desea imprimir todas las hojas de su libro elija la opcin Todo el Libro. Si elija la opcin Seleccin, Excel ignora el rea de impresin e imprime el rango de celdas seleccionados.

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Definir el rea de Impresin. No es necesario que usted indique el rango o tabla a imprimir, Microsoft Excel detecta automticamente el contenido de la hoja y define el rango de impresin. Usted puede personalizar el rea de impresin, indicando que se va a imprimir slo la parte superior de su hoja o una tabla que se encuentra en su hoja. Para indicar el rea de impresin. 1) Se selecciona el rango de celdas que desea imprimir. 2) Haga clic en la ficha Diseo de pgina. 3) Luego clic en el comando rea de impresin. 4) Escoger la opcin Establecer rea de impresin.

Intervalo de pginas a imprimir

Indique si desea imprimir todas las pginas de su tabla o slo alguna pgina en particular.

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Intervalo de pginas.

Pgina inicial

Pgina Final

Nmero de Copias Esta opcin nos permite obtener una cantidad determinado de copias por cada pgina de Excel.

Intercalar pginas. Intercaladas. Puede configurar la forma en que el Excel va a imprimir sus hojas, por ejemplo si va a sacar 3 copias(juegos) por cada pgina se imprimir primero las 3 pginas consecutivas, luego se imprimen otras 3 desde la primera hasta la ltima y al final las ultimas 3 de la misma manera. Sin Intercalar Siguiendo el ejemplo anterior, si quiero imprimir 3 juegos y esta activada la opcin Sin intercalar, primero imprimir la pgina 1 3 veces, luego la pgina 2 3 veces y lo mismo con la pagina 3, hasta obtener los 3 juegos de copias. Orientacin Dependiendo si desea que su hoja de Excel salga impresa de manera horizontal o vertical en relacin a la hoja seleccionara la opcin respectiva tal como se muestra en la siguiente imagen.

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Tamao de Papel Podemos configurar cual es el tamao de papel que vamos a utilizar para imprimir nuestra hoja de Excel.

Mrgenes Personalizados El margen de la hoja es la distancia que hay desde el borde de la hoja hasta donde inicia el texto, con esta opcin podemos configurar esta distancia dependiendo del resultado que queremos obtener, Podemos escoger entre las opciones Normal, ancho o estrecho que ya viene por defecto o asignar nuestros propios mrgenes dndole clic en la opcin Mrgenes personalizados.

Escalado.

Con esta opcin ajustar el contenido de la hoja de clculo a una pgina, ya sean filas, columnas o todo en general.

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Preguntas de repaso
1. Qu significa establecer el rea de impresin? 2. De cuantas maneras puedo cambiar la orientacin de la pagina en Excel? 3. Para qu sirve la opcin intercalar? 4. En qu casos me sirve la opcin imprimir todo el libro? 5. Qu es un salto de seccin? 6. Si tengo una tabla con informacin que ocupa varias hojas, Que opcin debo activar para que los ttulos de las columnas aparezcan en todas las hojas? 7. Cmo visualizo todos los saltos de pgina que tiene mi hoja de Excel? 8. Qu pasos debo de hacer para imprimir los encabezados de columnas y filas de mi hoja de clculo.

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Captulo

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CREACIN Y MODIFICACIN DE FRMULAS I
En este captulo se trataran los siguientes temas: Introduccin a las frmulas Realizar auditoras a las frmulas Referencia de celdas y rangos Utilizar funciones aritmticas Introduccin: Reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con las principales funciones, configuraciones, servicios y caractersticas que tiene el Microsoft Office Excel 2010.

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CONCEPTOS PREVIOS PARA LA CREACIN DE FRMULAS Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que re calcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas. INTRODUCCIN A LAS FRMULAS Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2010 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN). Siguen las siguientes reglas: Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) segn corresponda.

OPERADORES Excel permite que en una funcin tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son smbolos que identifica Excel con operaciones aritmticas y es el enlace entre 2 argumentos.

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Microsoft Office Excel 2010

En la tabla podemos ver los operadores ms utilizados.

SIMBOLO DEL OPERACIN QUE OPERADOR REALIZA


+ * / ^ & = > < >= <= <> Suma Resta Multiplicacin Divisin Exponenciacin Unin/Concatenar Igual que Mayor que Menor que Igual o Mayor que Igual o Menor que Distinto

En una frmula o funcin pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse frmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo.
= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

JERARQUA Hemos visto que una frmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemtico tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto. En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel 2010.

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SIMBOLO DEL OPERACIN QUE PRECEDENCIA OPERADOR


^ * / + & = > < >= <= <>

REALIZA
EXPONENCIACIN MULTIPLICACIN DIVISIN SUMA RESTA UNION/CONCATENAR IGUAL QUE MAYOR QUE MENOR QUE MAYOR O IGUAL QUE MENOR O IGUAL QUE DISTINTO 1 2 2 3 3 4 5 5 5 5 5 5

Adems de esta tabla de precedencias la precedencia mxima, es decir la operacin que antes se evala, es aquella que va entre parntesis. Veamos pues como resolvera la formula que hemos visto anteriormente como ejemplo: Podemos ver que hay 10 operaciones:

5 SUMAS 3 MULTIPLICACIONES 1 DIVISION 1 COMPARACION

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CLCULOS SENCILLOS Para ingresar una frmula en una celda, se debe introducir como primer carcter el signo igual (El signo igual = comenzando desde una celda indica que constituye una frmula).

Una frmula sencilla puede ser de constantes y operadores, por ejemplo:

=250+320 =1000-369 =8*5 =3^3

Tambin puede contener referencias de celdas, rangos o nombres, por ejemplo:

=A3+C6 =Hoja1! B2-E5 =SUBTOTAL*IGV =BASICO-DESCUENTO

Como tambin hay frmulas complejas que contienen funciones, por ejemplo:

=SUMA (A2:A10) =PRODUCTO (A11:A12) =MAX (B5:B10) =CONTAR.SI (A2:A10;APROBADO)

Como por ejemplo para escribir frmulas, tenemos el siguiente caso de la Hoja Bonificacin del Libro Formula I.xlsx.

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ACTIVIDAD Clculos Sencillos Se tienen los datos en la hoja Bonificacin en el libro Formulas I Resuelto.xlsx

Hallaremos el Total de Bonificacin, que sera la multiplicacin del Sueldo Bsico por los meses y dividido entre 12 (1 ao en meses). Realice el siguiente procedimiento. 1. Haga clic en la celda donde se desea mostrar el resultado, en nuestro ejemplo en la celda B5 2. Escriba la siguiente frmula: =B3*B4/12 Observe que el resultado se muestra el resultado de la frmula. Ahora, se nos pide calcular el Descuento, que corresponde a una diferencia entre el Sueldo Bsico y Total Bonificacin. Para ello realice lo siguiente: 3. Haga clic en la celda B7 4. Escriba la frmula: =B3-B5 5. El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:

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CALCULAR PORCENTAJES Es muy fcil calcular porcentajes en Excel, recuerde que basta con escribir la frmula considerando los datos que intervienen. En este caso, se pide calcular el Descuento Essalud (9%) del Bsico: Se tiene la hoja de Datos Descuento:

Recuerde que cuando usted desea calcular un porcentaje, slo se debe multiplicar el valor por el porcentaje.

1. Lleve el indicador de celdas a la celda E5 2. Escriba la frmula para calcular el Bsico (Pago Da por Da Trabajado). =C5*D5 3. Ahora llevamos el indicador a la celda F5 para obtener el Descuento Essalud 4. Escriba la frmula para calcular Essalud 9%. =E5*9% 5. Por ltimo para finalizar nos desplazamos a la celda G5 para obtener el Neto a Pagar 6. Escriba la frmula para calcular Neto a Pagar. =E5-F5 7. El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:

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REALIZAR AUDITORIAS DE FORMULAS A veces, la comprobacin de las frmulas (frmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).)para ver si son precisas o para encontrar el origen de un error puede resultar difcil cuando la frmula usa celdas precedentes o dependientes:

Rastrear precedentes

Son celdas a las que hace referencia una frmula de otra celda. Como por ejemplo lo veremos a continuacin:

1. Para realizar esta accin active la hoja Rastrear precedentes del Libro Auditoria de Frmulas.xlsx.

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2. Seleccione la celda E18. 3. Dirjase a la Ficha FrmulasAuditora precedentes. de FrmulasRastrear

4. Observar el siguiente resultado:

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Podemos ver que el Neto se obtuvo a travs del Subtotal e IGV. Rastrear dependientes Quitar flechas

Dibuja flechas indicando a qu frmula pertenece la celda seleccionada, si esque pertenece a alguna frmula.

1. Para realizar esta accin active la hoja Rastrear dependientes del Libro Auditoria de Frmulas.xlsx.

2. Seleccione la celda E15. 3. Dirjase a la Ficha FrmulasAuditora precedentes. de FrmulasRastrear

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4. Observar el siguiente resultado:

Podemos ver que el Neto depende del IGV (celda E15), para su resultado. Quitar flechas

Elimina todas las dependencias y rastreos.

1. Quitar un nivel de precedentes. Quita un nivel de procedencia del rastreo de losvalores. 2. Quitar un nivel de dependientes. Quita la flecha de la dependencia de alguna frmula

Veremos en el siguiente ejemplo 1. Para realizar esta accin active la hoja Quitar flechas del Libro Auditoria de Frmulas.xlsx.

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Seleccione la celda E11. 2. Dirjase a la Ficha FrmulasAuditora de FrmulasQuitar flechas Quitar un nivel de precedentes. 3. Veremos el siguientes resultado:

Errores tpicos en la creacin de frmulas Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores. 1. Comprobacin de errores. 112

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Busca errores comunes en las frmulas. Ejemplo. a. Para realizar esta accin active la hoja Comprobacin de errores del Libro Auditoria de Frmulas.xlsx.

b. Dirjase a la Ficha FrmulasAuditora de FrmulasComprobacin de errores. c. El sistema nos mostrara el primer error dentro de la hoja de la siguiente manera:

d. Aqu tenemos varias opciones dentro de dicha ventana, a continuacin se describe cada una de ellas: Ayuda sobre este error: El sistema muestra su ventana ayuda. 113

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Mostrar pasos de clculo: Muestra los valores que se estn operando. Omitir error: Pasar al siguiente error sin corregirlo. Modificar en la barra de frmulas: Nos desplaza mediante el cursor para poder modificar en la barra de frmulas. Anterior: Regresar al error anterior. Siguiente: Pasar al siguiente error.

e. Accederemos por escoger el botn Modificar en la barra de frmulas.

f. Accederemos por escoger el botn Reanudar y regresaremos a la ventana anterior para seguir corrigiendo los siguientes errores. g. Y cuando terminemos de corregir se mostrar la siguiente ventana de finalizacin.

Rastrear error. Muestra las celdas vinculadas al error. Ejemplo.

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a. Para realizar esta accin active la hoja Comprobacin de errores del Libro Auditoria de Frmulas.xlsx. b. Seleccione el primer error (celda E9)

c. Dirjase a la Ficha FrmulasAuditora de FrmulasComprobacin de erroresRastrear error. d. El sistema nos mostrara las celdas que conforman el error, de esta manera:

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Referencias circulares. Cuando una frmula hace referencia a su propia celda, directa o indirectamente, se denomina referencia circular. Microsoft Office Excel no puede calcular automticamente todos los libros abiertos cuando uno de ellos contiene una referencia circular. Puede quitar la referencia circular, o bien hacer que Excel calcule cada celda de dicha referencia utilizando los resultados de la iteracin anterior. Si no se cambia el valor predeterminado de la iteracin, Excel detendr los clculos tras 100 iteraciones o despus de que todos los valores en la referencia circular cambien menos de 0,001 entre iteraciones, lo que se cumpla en primer lugar.

ACTIVIDAD 1. Para realizar esta accin active la hoja Comprobacin de errores del Libro Auditoria de Frmulas.xlsx. 2. Dirjase a la Ficha FrmulasAuditora de frmulasComprobacin de erroresReferencias circulares.

3. El sistema nos mostrar las celdas que conforman las referencias circulares. REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS Cuando trabajamos en Ms Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de frmulas y funciones casies seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la mismacelda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en unaformula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y elcontenido de B1.

Existen 3 tipos de referencias. 116

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Relativas, Absolutas y Mixtas 1. Relativas Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto. Ejemplo.

a. Para realizar esta accin active la hoja Referencias relativas del Libro Auditoria de Frmulas.xlsx.

b. Desarrollaremos el Importe = Monto de Compra x % indicado c. Vemos que las celdas hacen referencias relativas ya que se escriben de manera directa para que esta cambian de referencia cuando cambiemos de posicion para los siguientes resultados.

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Absolutas Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otracelda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Ejemplo. a. Para realizar esta accin active la hoja Referencias absolutas del Libro Auditoria de Frmulas.xlsx.

b. Desarrollaremos el Precio en Dolares segn el tipo de cambio de la tabla inferior. 118

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c. Vemos que las celdas hacen referencias relativas ya que se escriben anteponiendo el smbolo de $ tanto a la columna como a la fila para que sta no cambie de referencia a pesar del cambio de ubicacin. Mixtas Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer que lasfilas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Ejemplo. a. Para realizar esta accin active la hoja Referencias mixtas del Libro Auditoria de Frmulas.xlsx.

b. Desarrollaremos la tabla de multiplicar mediante las columnas y filas. Lo cual para poder desarrollar el ejemplo tendremos que trabajar con referencias mixtas de esta manera.

c. Al termino de la referencia podemos hacer el arrastre vertical y horizontal para obtener todos los resultados como podemos apreciar a continuacin.

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Comportamiento al Copiar o mover celdas con una o mas tipos de referencias (Pegado especial de Excel 2010) Es importante que sea consciente de lo que ocurre a las referencias de celdas, independientemente si son absolutas o relativas, cuando se mueve una frmula mediante el mtodo de cortar y pegar, o cuando se copia una frmula mediante el mtodo copiar y pegar. Cuando se mueve una frmula, las referencias de celdas existentes en ella no cambian, independientemente del tipo de referencia que utilice. Cuando se copia una frmula, las referencias pueden cambiar en funcin del tipo de referencia de celda que utilice.

En la tabla siguiente se indica cmo se actualiza un tipo de referencia si la frmula que la contiene se copia de dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha.

Para una frmula que se va a copiar:

Si la referencia es:
Columna absoluta Columna absoluta Columna relativa absoluta relativa absoluta y y y fila fila fila

Cambia a:
$A$1 C$1 $A3 C3

Columna relativa y fila relativa

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En el caso de cortar o mover la referencia no cambia independientemente del tipo de referencia que utilice. Referencias a mltiples Hojas y rangos

Una referencia a la misma celda o al mismo rango en varias hojas se denomina referencia 3D. Una referencia 3D es un mtodo til y cmodo de hacer referencia a varias hojas de clculo que siguen el mismo patrn y a las celdas de cada hoja de clculo que contienen el mismo tipo de datos para, por ejemplo, consolidar los datos presupuestarios de diferentes departamentos de la organizacin. Puede utilizar la siguiente referencia 3D para sumar las asignaciones presupuestarias de tres departamentos (Ventas, Recursos Humanos y Marketing), cada uno en una hoja de clculo diferente: =SUMA(Sales:Marketing!B3) Puede incluso agregar otra hoja de clculo y despus moverla al rango al que hace referencia la frmula. Por ejemplo, para agregar una referencia a la celda B3 de la hoja de clculo Instalaciones, mueva la hoja Instalaciones entre las hojasVentas y RH como se muestra en el siguiente ejemplo. Debido a que la frmula contiene una referencia 3D a un rango de nombres de hojas de clculo, Ventas:Marketing!B3, todas las hojas de clculo del rango se incluyen en el nuevo clculo. RANGOS Asignar nombres Se le considera rango a un conjunto de celdas conformadas por una o ms celdas. Ejemplo.

a. Para realizar esta accin active la hoja Nombres del Libro Rangos.xlsx. b. Seleccione el rango de celdas B4:B8 121

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c. Nos desplazamos al cuadro de nombre y hacemos clic.

d. Escribimos el nombre que le vamos asignar al rango y presionar Enter.

Utilizar en la frmula Puede usar los nombres de los rangos en frmulas o funciones. Ejemplo.

a. Para realizar esta accin active la hoja Nombres del Libro Rangos.xlsx.

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b. Seleccione el rango de celdas B9 c. Sumar a traves del nombre del rango que le corresponde.

d. Y presionar enter. Utilizar rtulos de filas para crear nombres desde la seleccin

Puede usar los ttulos de sus filas y columna para crear nombres de rangos. Ejemplo.

a. Para realizar esta accin active la hoja Nombres del Libro Rangos.xlsx. b. Seleccione el rango de celdas B3:G8 123

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c. Ubquese en la Ficha FrmulasSeccin Nombres Crear desde la seleccin.

d. El Sistema nos mostrar la siguiente ventana.

e. Lo cual se elegir la fila superior para agregar dichos nombres.

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f. Ahora podemos verificar a travs del cuadro de nombres.

Administrar rango de celdas Se pueden asignar nombres a rangos de celdas previamente seleccionados y pueden ser utilizados en frmulas o funciones desde cualquier hoja de nuestro libro en uso o incluso desde otro libro (en este caso debe indicar el libro). Como ya mencionamos anteriormente un rango puedes ser representado de esta manera A2:A20 B4:D5. Una celda puede ser considerada como rango con la siguiente referencia A2:A2 Podemos administrar los nombres de los rangos a travs de la Ficha Frmulas.

Donde veremos en la siguiente figura el listado de todos los nombres utilizados en su libro con sus respectivos valores y referencias, incluso si stas estn utilizadas en una funcin.

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Desde esta ventana podemos editar las referencias as como eliminar un nombre determinado. Como por ejemplo eliminaremos el nombre Septiembre. Para ello seleccionaremos el nombre a eliminar.

Presionaremos el botn eliminar y nos mostrar la siguiente ventana.

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Aqu tendremos que aceptar para eliminar dicho nombre. Clculos simples con operadores matemticos ENTERO(nmero) Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo. La sintaxis de la funcin ENTERO tiene los siguientes argumentos: Nmero Obligatorio.es el nmero real que desea redondear al entero inferior ms prximo.

Ejemplo. g. Para realizar esta accin active la hoja Entero del Libro Rangos.xlsx.

Para poder obtener los valores enteros de los nmeros con decimales realizaremos lo siguiente.

h. En donde obtendremos lo siguiente

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REDONDEAR(nmero;num_decimales) La funcin REDONDEAR redondea un nmero a un nmero de decimales especificado. La sintaxis de la funcin REDONDEAR tiene los siguientes argumentos:

Nmero Obligatorio.Nmero que se desea redondear. Num_decimales Obligatorio.Nmero de decimales al que se desea
redondear el argumento de nmero.

ACTIVIDAD a. Para realizar esta accin active la hoja Redondear del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder redondear los valores (P.N.) a 0 decimales, realizaremos lo siguiente:

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c. En donde obtendremos lo siguiente

SUMA(nmero1;nmero2;) Suma todos los argumentos de un rango. La sintaxis de la funcin SUMA tiene los siguientes argumentos:

Nmero1;nmero2

Son de 1 a 30 argumentos que desea sumar.

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ACTIVIDAD a. Para realizar esta accin active la hoja Suma del Libro Rangos.xlsx

b. Para poder obtener el Total debemos sumar las regiones por mes, de esta manera:

c. En donde obtendremos lo siguiente 130

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PROMEDIO (nmero1;nmero2;) Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. La sintaxis de la funcin PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:

Nmero1 Nmero2

Obligatorio. El primer nmero, referencia de celda o rango

para el que desea el promedio. Opcional. Nmeros, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un mximo de 255.

Ejemplo.

a. Para realizar esta accin active la hoja Promedio del Libro Rangos.xlsx.

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b. Para poder obtener el Promedio por Regin debemos promediar las regiones, de esta manera:

c. En donde obtendremos lo siguiente 132

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MAX(nmero1;nmero2;) Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. La sintaxis de la funcin MAX tiene los siguientes argumentos:

Nmero1;nmero2 Nmero1 es obligatorio, los nmeros siguientes son opcionales. De 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mximo.

Ejemplo. a. Para realizar esta accin active la hoja Max del Libro Rangos.xlsx.

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b. Para poder obtener el Mayor presupuesto debemos obtener el mximo presupuesto por regin, de esta manera:

c. En donde obtendremos lo siguiente

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MIN(nmero1;nmero2;) Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. La sintaxis de la funcin MAX tiene los siguientes argumentos:

Nmero1;nmero2 Nmero1 es obligatorio, los nmeros siguientes son opcionales. De 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mximo.

Ejemplo.

a. Para realizar esta accin active la hoja Min del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder obtener el Menor presupuesto debemos obtener el mnimo presupuesto por regin, de esta manera:

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c. En donde obtendremos lo siguiente

CONTAR([valor1],[valor2];..) 136

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La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta los nmeros dentro de la lista de argumentos. Use la funcin CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de nmero de un rango o matriz de nmeros. La sintaxis de la funcin CONTAR tiene los siguientes argumentos:

Valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar nmeros. Valor2 Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar nmeros.

Ejemplo.

a. Para realizar esta accin active la hoja Contar del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder la cantidad de alumnos evaluados en la 2 Unidad lo realizaremos de esta manera: 137

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c. En donde obtendremos lo siguiente

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CONTARA(valor1],[valor2];..) La funcin CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no estn vacas en un rango. La sintaxis de la funcin CONTARA tiene los siguientes argumentos:

Valor1 Obligatorio.Primer argumento que representa los valores que desea contar. Valor2 Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar nmeros.

Ejemplo. a. Para realizar esta accin active la hoja Contara del Libro Rangos.xlsx.

a. Para poder obtener la cantidad de letras lo realizaremos de esta manera:

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b. En donde obtendremos lo siguiente

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CONTAR.SI(rango;criterio) Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado. La sintaxis de la funcin CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos: Rango

es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a Criterio celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Ejemplo.

a. Para realizar esta accin active la hoja Contar.si del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder obtener la Cant. Trab. por Seccin lo podemos realizar de esta manera:

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c. En donde obtendremos lo siguiente

SUMAR.SI(rango;criterios) La funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. La sintaxis de la funcin VALHORA tiene los siguientes argumentos:

Rango Obligatorio.Una o ms celdas que se van a contar, incluidos nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. Criterios Obligatorio.Nmero, expresin, referencia de celda o cadena de texto que determina las celdas que se van a contar.

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ACTIVIDAD a. Para realizar esta accin active la hoja Sumar.si del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder obtener el Total Aportes por Seccin lo podemos realizar de esta manera:

c. En donde obtendremos lo siguiente

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Preguntas de repaso

1. Para qu sirven los operadores en una Frmula? 2. Por qu es importante la jerarqua de los operadores? 3. Cul es el objetivo de la auditoria de frmulas? 4. Qu es la Referencia de celdas Relativas? 5. Cmo se rastrean precedentes? 6. De cuantas maneras se puede copiar celdas? 7. Para qu sirve las referencias a mltiples hojas? 8. Cmo se le asigna nombre a un rango de celdas? 9. Cmo edito la referencia de un nombre de rango de celdas? 10. Para qu sirve la Funcin Redondear?

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Captulo

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CREACIN Y MODIFICACIN DE FRMULAS II
En este captulo se trataran los siguientes temas: Definicin de una funcin Condiciones lgicas y de informacin Objetivo: Trabajar de manera ordenada con las formulas y usar las funciones dadas por Excel para realizar clculos de informacin y lgicos de manera correcta.

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CONCEPTOS FUNDAMENTALES Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que re calcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas. DEFINICION DEUNA FUNCION Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrar en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. As, los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una frmula o incluso otra funcin. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN). Siguen las siguientes reglas: Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) segn corresponda.

El ingreso de fecha debe ser preciso. En una hoja de clculo escriba as: 146

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24-Ago 12-08 12/08 12/08/10 Observe que ahora, Excel muestra stos datos como fecha.

Si usted no escribe el ao, las fecha son consideradas con el ao actual. - Si usted escribe: 1-8 Excel lo considera como 1 de Agosto de 2010 - Si usted escribe: 20-10 Excel lo considera como 20 de Octubre de 2010 Escribe las fecha propuestas y luego vea el contenido a travs de la tecla F2:

FORMATO DE FECHAS Excel aplica un formato automtico a las celdas que contienen fechas. El formato aplicado es dd-mm-yyyy segn lo ingresado como por ejemplo:

FORMATO PREDEFINIDOS Para cambiar el formato de fechas a una determinada celda o rango de celdas, se tiene que realizar lo siguiente: 1. Seleccione las celdas que contienen las fechas para cambiar el formato.

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2. Seleccionar la ficha Inicio y realizar clic en formato de celdas como se muestra en la figura.

En la pestaa Nmero, escoja la categora Fecha

3. Seleccione uno de los formatos preestablecidos.

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4. Para finalizar haga clic en el botn Aceptar

En la siguiente figura se muestran algunos formatos de fecha ya aplicados.

Aplicaciones de las funciones de fecha. Calcular la edad


Una de las aplicaciones de las funciones podra ser la de calcular la edad de una persona. En la Hoja6 se pide calcular la edad de los pacientes.

Lo primero que debemos hacer es calcular el nmero de das de la fecha actual a la fecha de nacimiento. La formula es la siguiente.

Convertimos los das en aos.

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Finalmente nos quedamos con la parte entera del resultado y obtendremos al edad.

FORMATO PERSONALIZADOS Lo mismo que con los nmeros, Ms Excel nos permite crear formato personalizados para mostrar las fechas de acuerdo a los criterios que usted necesite. Por ejemplo, mostrar slo el da de la fecha, quizs incluir el nombre del mes a una fecha o incluso mostrar un texto que acompae a la fecha: La fecha 23-8 Se puede mostrar cmo: Lunes Se puede mostrar cmo: Agosto Se puede mostrar cmo: 23 de Agosto mi Aniversario

Para realizar estas acciones es necesario conocer los cdigos que tiene Ms Excel para mostrar las fechas de acuerdo a nuestro criterio. Cdigos a usar: CDIGO d dd dddd m mm mmmm yy yyyy UTILIDAD Muestra dgitos para el da Muestra la abreviatura del da Muestra el nombre del da Muestra dgitos para el mes Muestra la abreviatura del mes Muestra el nombre del mes Muestra dgitos para el ao Muestra 4 dgitos para el ao

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En la siguiente figura veremos la demostracin utilizando los cdigos mencionados anteriormente. Tabla: ejemplo de formatos personalizados para fechas.

ACTIVIDAD Objetivo
Usar la aritmtica para obtener habilidades al trabajar con fechas.

Procedimiento Abrir el archivo clculos fechas y trabajar con la hoja1. 1) Sumarle a la fecha del prstamo la cantidad de das indicada obteniendo la fecha de vencimiento. 2) Encontrar la fecha de cobranza sabiendo que es 10 das antes de la fecha de vencimiento, tal como se muestra en el grafico siguiente.

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FUNCIONES DE FECHA Y HORA De entre todo el conjunto de funciones, en este captulo estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 1 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 1/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Estas son algunas funciones ofrecidas por Ms Excel 2010. AHORA() Esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Los dos datos se muestran dentro de una misma celda. Cambiando el formato de la misma indicaremos la que deseemos mostrar.

Aqu se muestra el formato personalizado que se aplica para dicha funcin.

En la siguiente figura se muestra el formato personalizado para que se muestre slo la fecha.

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AO(num_de_serie) Esta funcin nos devuelve el ao de una fecha. A continuacin se mostrar el ao extrado de una fecha.

DIA(num_de_serie) Esta funcin nos devuelve el da de una fecha. A continuacin se mostrar el da extrado de una fecha.

DIA.LAB(fecha_inicial;das_lab;[festivos]) Devuelve un nmero que representa una fecha que es el nmero de das laborables antes o despus de una fecha (la fecha inicial). Los das laborables excluyen los das de fin de semana y cualquier fecha identificada en el 153

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argumento festivo. Use DIA.LAB para excluir fines de semana o das festivos cuando calcule fechas de vencimiento de facturas, las fechas de entrega esperadas o el nmero de das de trabajo realizado. La sintaxis de la funcin DIA.LAB tiene los siguientes argumentos:

Fecha_inicial Dias_Lab

Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial.

Obligatorio. El nmero de das laborables (das que no sean fines de semana ni das festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento das_lab produce una fecha futura; un nmero negativo produce una fecha pasada.. Opcional. Una lista opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los das festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial de los nmeros de serie que representen las fechas..
matriz utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango dematriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento..

Festivos

Ejemplo:

DIA.LAB.INTL(fecha_inicial;das_lab;[fin de semana];[festivos]) Devuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes o despus de un nmero determinado de das laborables con parmetros de fin de semana personalizados. Los parmetros de fin de semana indican cules y cuntos das son das de fin de semana. Los das de fin de semana y cualquier da especificado como festivo no se consideran das laborables. 154

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La sintaxis de la funcin DIA.LAB.INTL tiene los siguientes argumentos: Fecha_inicial

Obligatorio. La fecha inicial, truncada a entero.

Obligatorio. El nmero de das laborables antes o Dias_Lab despus de la fecha_inicial. Un valor positivo da como resultado una fecha futura; un valor negativo proporciona una fecha pasada; un valor de cero proporciona la fecha_inicial. El desplazamiento de das se trunca a entero.

Fin_de_semana

Opcional. Indica los das de la semana que corresponden a das de la semana y no se consideran das laborables. Fin_de_semana es un nmero de fin de semana o cadena que especifica cundo ocurren los fines de semana.

Los valores numricos de fin de semana indican los siguientes das de fin de semana:

# DE FIN DE SEMANA DAS DE FIN DE SEMANA


1 u omitido 2 3 4 5 6 7 11 12 13 14 15 16 17 Sbado, Domingo Domingo, Lunes Lunes, Martes Martes, Mircoles Mircoles, Jueves Jueves, Viernes Viernes, Sbado Solo domingo Solo sbado Solo martes Solo mircoles Solo jueves Solo viernes Solo sbado

Los valores de las cadenas de fin de semana tienen siete caracteres de longitud y cada carcter de la cadena representa un da de la semana, comenzando por el lunes. 1 representa un da no laborable y 0 representa un da laborable. Slo se permiten los caracteres 1 y 0 en la cadena. 1111111 no es una cadena vlida. Por ejemplo, 0000011 dara como resultado un fin de semana que es sbado y domingo.
Festivos Opcional. Un conjunto opcional de una o ms fechas que se deben excluir del calendario de das laborables. Los das festivos deben estar

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Microsoft Office Excel 2010 en el rango de celdas que contienen las fechas o una constante de matriz de los valores seriales que representan esas fechas. El orden de las fechas o los valores seriales de los das festivos puede ser arbitrario.

Ejemplo:

DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;[festivos]) Devuelve el nmero de das laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los das laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos. Utilice DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados basndose en el nmero de das trabajados durante un perodo especfico. La sintaxis de la funcin DIAS.LAB tiene los siguientes argumentos:

Fecha_inicial Fecha_final Festivos

Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial. Obligatorio. Una fecha que representa la fecha final.

Opcional. Un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los das festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial de los nmeros de serie que representen las fechas.
matriz utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango dematriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.

Ejemplo:

156

Microsoft Office Excel 2010

DIAS.LAB.INTL(fecha_inicial;fecha_final;[fin de semana];[festivos]) Devuelve el nmero de todos los das laborables entre dos fechas mediante parmetros para indicar cules y cuntos son das de fin de semana. Los das de fin de semana y los das que se especifiquen como das festivos no se consideran das laborables. La sintaxis de la funcin DIAS.LAB.INTL tiene los siguientes argumentos: Fecha_inicial y Fecha_final

Obligatorio. Las fechas para las que se desea calcular la diferencia. La fecha_inicial puede ser anterior, la misma o posterior a la fecha_final.

Fin_de_semana

Opcional. Indica los das de la semana que son das de fin de semana y no estn incluidos en el nmero de todos los das laborables entre la fecha_inicial y la fecha_final. Fin_de_semana es un nmero o una cadena de fin de semana que especifica cundo ocurren los fines de semana..

Los valores numricos de fin de semana indican los siguientes das de fin de semana:

# DE FIN DE SEMANA DAS DE FIN DE SEMANA


1 u omitido 2 3 4 5 6 7 11 12 Sbado, Domingo Domingo, Lunes Lunes, Martes Martes, Mircoles Mircoles, Jueves Jueves, Viernes Viernes, Sbado Solo domingo Solo sbado

157

Microsoft Office Excel 2010 13 14 15 16 17 Solo martes Solo mircoles Solo jueves Solo viernes Solo sbado

Los valores de cadena de fin de semana tienen siete caracteres de largo y cada carcter de la cadena representa un da de la semana, comenzando por el lunes.1 representa un da no laborable y 0 representa un da laborable. Solo los caracteres 1 y 0 estn permitidos en la cadena. Si se usa 1111111 siempre devolver 0. Por ejemplo, 0000011 resultar en un da de fin de semana que es sbado o domingo.

Festivos

Opcional. Un conjunto opcional de una o ms fechas que se deben excluir del calendario de das laborables. Los das festivos deben estar en un rango de celdas que contienen las fechas o una constante de matriz de los valores seriales que representan esas fechas. El orden de las fechas o los valores seriales de los das festivos puede ser arbitrario.

Ejemplo:

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;[mtodo]) La funcin DIAS360 devuelve la cantidad de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das (12 meses de 30 das) que se usa en algunos clculos contables. Use esta funcin para facilitar el clculo de pagos si su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30 das. La sintaxis de la funcin DIAS360 tiene los siguientes argumentos:

Fecha_inicial, Fecha_final

Obligatorio. Fechas entre las que desea calcular la cantidad de das. Si fecha_inicial se produce despus defecha_final, la funcin DIAS360 devuelve un nmero negativo. Las fechas se deben especificar con la funcin FECHA o se deben derivar de los

158

Microsoft Office Excel 2010 resultados de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, useFECHA(2008;5;23) para devolver el 23 de mayo de 2008. Si las fechas se especifican como texto, pueden surgir problemas.

Mtodo

Opcional. Valor lgico que especifica si se usar el mtodo de clculo europeo o americano.

MTODO
FALSO u omitido

MODO DE CLCULO
Mtodo de EE.UU. (NASD). Si la fecha inicial es el ltimo da del mes, se convierte en el da 30 del mismo mes. Si la fecha final es el ltimo da del mes y la fecha inicial es anterior al da 30, la fecha final se convierte en el da 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se convierte en el da 30 del mismo mes. Mtodo europeo. Las fechas iniciales o finales que corresponden al da 31 del mes se convierten en el da 30 del mismo mes.

VERDADERO

Ejemplo:

DIASEM(num_de_serie;[tipo]) Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El da se devuelve como un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado). La sintaxis de la funcin DIASEM tiene los siguientes argumentos:

Num_de_serie

Obligatorio. Un nmero secuencial que representa la fecha del da que intenta buscar. Las fechas deben especificarse mediante la

159

Microsoft Office Excel 2010 funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, use FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.

Tipo Opcional. Un nmero que determina el tipo de valor que debe


devolverse.

TIPO
1 u omitido 2 3 11 12 13 14 15 16 17

NMERO DEVUELTO
Nmeros del 1 (domingo) al 7 (sbado). Igual a en versiones anteriores de Microsoft Excel. Nmeros del 1 (lunes) al 7 (domingo). Nmeros del 0 (lunes) al 6 (domingo). Nmeros del 1 (lunes) al 7 (domingo). Nmeros 1 (martes) a 7 (lunes). Nmeros 1 (mircoles) a 7 (martes). Nmeros 1 (jueves) a 7 (mircoles). Nmeros 1 (viernes) a 7 (jueves). Nmeros 1 (sbado) a 7 (viernes). Nmeros del 1 (domingo) al 7 (sbado).

Ejemplo:

FECHA(ao;mes;dia) Devuelve el nmero de serie secuencial que representa una fecha determinada. Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha. La sintaxis de la funcin FECHA tiene los siguientes argumentos:

Ao

Obligatorio. El valor del argumento ao puede incluir de uno a cuatro dgitos. Excel interpreta el argumento ao segn el sistema de fechas que usa el equipo. De manera predeterminada, Microsoft Excel para Windows usa el sistema de fechas 1900 y Microsoft Excel para Macintosh usa el sistema de fechas 1904.

160

Microsoft Office Excel 2010

Si el ao es un nmero entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel suma ese valor a 1900 para calcular el ao. Por ejemplo, FECHA(108;1;2)devuelve 2 de enero de 2008 (1900+108). Si el ao es un nmero entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel usa ese valor como el ao. Por ejemplo, FECHA(2008;1;2) devuelve 2 de enero de 2008. Si el ao es menor que 0, o es igual o mayor que 10.000, Excel devuelve el valor de error #NUM!

Mes Obligatorio. Nmero entero positivo o negativo que representa el mes


del ao, de 1 a 12 (de enero a diciembre). Si el mes es mayor que 12, mes suma esa cantidad de meses al primer mes del ao especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;14;2)devuelve el nmero de serie que representa el 2 de febrero de 2009. Si el mes es menor que 1, mes resta la magnitud de esa cantidad de meses, ms 1, del primer mes del ao especificado. Por ejemplo,FECHA(2008;-3;2) devuelve el nmero de serie que representa el 2 de septiembre de 2007.

Da

Obligatorio. Nmero entero positivo o negativo que representa el da del mes, de 1 a 31. Si el da es mayor que la cantidad de das del mes especificado, dasuma esa cantidad a los das del primer da del mes. Por ejemplo,FECHA(2008;1;35) devuelve el nmero de serie que representa el 4 de febrero de 2008. Si el da es menor que 1, da resta la magnitud de la cantidad de das, ms uno, del primer da del mes especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;1;-15) devuelve el nmero de serie que representa el 16 de diciembre de 2007.

Ejemplo:

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Microsoft Office Excel 2010

FECHA.MES(fecha_inicial;meses) Devuelve el nmero de serie que representa la fecha que indica el nmero de meses anteriores o posteriores a la fecha especificada (argumento fecha_inicial). Use FECHA.MES para calcular las fechas de vencimiento que caen en el mismo da del mes que el da de emisin. La sintaxis de la funcin FECHA.MES tiene los siguientes argumentos:

Fecha_inicial

Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial. Las fechas deben especificarse mediante la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto. Obligatorio. El nmero de meses anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Cuando meses es un valor positivo, el resultado es una fecha futura; cuando es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada.

Mes

Ejemplo:

FIN.MES(fecha_inicial;meses) Devuelve el nmero de serie del ltimo da del mes, anterior o posterior a la fecha_inicial del nmero de mes indicado. Use FIN.MES para calcular las fechas de vencimiento que caen en el ltimo da del mes. La sintaxis de la funcin FIN.MES tiene los siguientes argumentos:

Fecha_inicial

Obligatorio Una fecha que representa la fecha inicial. Las fechas deben especificarse utilizando la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.

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Microsoft Office Excel 2010

Meses

Obligatorio. El nmero de meses anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Cuando meses es un valor positivo, el resultado es una fecha futura; cuando es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada.

Ejemplo:

FRAC_AO(fecha_inicial;fecha_final;[base]) Calcula la fraccin de ao que representa el nmero de das enteros entre la fecha_inicial y fecha_final. Utilice FRAC.AO para determinar la proporcin de los beneficios u obligaciones de todo un ao que corresponde a un perodo especfico. La sintaxis de la funcin FRAC_AO tiene los siguientes argumentos:

Fecha_inicial

Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial.

Fecha_final Obligatorio. Una fecha que representa la fecha final. Base Opcional. Determina en qu tipo de base deben contarse los das.

BASE
0 u omitido 1 2 3 4

BASE PARA CONTAR DAS


EE.UU. (NASD) 30/360 Real/real Real/360 Real/365 Europea 30/360

Ejemplo:

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Microsoft Office Excel 2010

HORA(num_de_serie) Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como nmero entero, comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.). La sintaxis de la funcin HORA tiene los siguientes argumentos:

Num_de_serie

Obligatorio El valor de hora que contiene la hora que se desea obtener. Los valores de horas pueden escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m.", como nmeros decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado de otras frmulas o funciones, por ejemplo VALHORA("6:45 p.m.")).

Ejemplo:

HOY() Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de especificar la funcin, Excel cambiar el formato de

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Microsoft Office Excel 2010

celda a Fecha. Si desea ver el nmero de serie, debe cambiar el formato de celda a General o Nmero. La funcin HOY es til cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja de clculo, independientemente de cundo se abre el libro. Adems es til para calcular los intervalos. Por ejemplo, si sabe que alguien naci en 1963, puede usar la siguiente frmula para buscar la edad de esa persona a partir de este ao de nacimiento: =AO(HOY())-1963 Esta frmula usa la funcin HOY como argumento para la funcin AO para obtener la fecha actual y, a continuacin, resta 1963 y devuelve la edad de la persona. La sintaxis de la funcin HOY no tiene argumentos. Ejemplo:

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Microsoft Office Excel 2010

MES(num_de_serie) Devuelve el mes de una fecha representada por un nmero de serie. El mes se expresa como nmero entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). La sintaxis de la funcin MES tiene los siguientes argumentos: Num_de_serie Obligatorio. La fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben insertarse mediante la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, use FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.

Ejemplo:

MINUTO(num_de_serie) Devuelve los minutos de un valor de hora. Los minutos se expresan como nmeros enteros comprendidos entre 0 y 59. La sintaxis de la funcin MINUTO tiene los siguientes argumentos:

Num_de_serie

Obligatorio. La hora que contiene el valor de minutos que se desea buscar. Las horas pueden escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m."), como nmeros decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado de otras frmulas o funciones, por ejemplo VALHORA("6:45 p.m.").

Ejemplo:

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Microsoft Office Excel 2010

NUM.DE.SEMANA(num_de_serie;[tipo_de_devolucin*]) Devuelve el nmero de la semana correspondiente a una fecha determinada. Por ejemplo, la semana que contiene el 1 de enero es la primera semana del ao y se numera como semana 1. Existen dos sistemas que se usan para esta funcin.

Sistema 1 La semana que contiene el 1 de enero es la primera semana del ao y se numera como semana 1. Sistema 2 La semana que contiene el primer jueves del ao es la primera semana del ao y se numera como semana 1.

La sintaxis de la funcin NUM.DE.SEMANA tiene los siguientes argumentos:

Num_de_serie

Obligatorio. Una fecha contenida en la semana. Las fechas deben especificarse usando la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, use FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.

Tipo Opcional. Un nmero que determina en qu da comienza la semana. El valor predeterminado es 1.

TIPO
1 u omitido 2 11 12 13 14 15 16 17 21

LA SEMANA EMPIEZA EL
Domingo Lunes Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado Domingo Lunes

SISTEMA
1 1 1 1 1 1 1 1 1 2

Ejemplo:

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Microsoft Office Excel 2010

SEGUNDO(num_de_serie)
Devuelve los segundos de un valor de hora. El segundo se expresa como nmero entero comprendido entre 0 (cero) y 59.

La sintaxis de la funcin MINUTO tiene los siguientes argumentos: Num_de_serie


Obligatorio. La hora que contiene los segundos que se desea buscar. Las horas pueden escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m."), como nmeros decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado de otras frmulas o funciones, por ejemplo VALHORA("6:45 p.m.").

Ejemplo:

TIEMPO (hora;minuto;segundo)
Devuelve el nmero decimal de una hora determinada. Si el formato de celda eraGeneral antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha. El nmero decimal que TIEMPO devuelve es un valor comprendido entre 0 (cero) y 0, 99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (00:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.).

La sintaxis de la funcin TIEMPO tiene los siguientes argumentos:

Hora Obligatorio. Un nmero entre 0 (cero) y 32767 que representa las


horas. Todo valor mayor de 23 se dividir por 24 y el resto se considerar como el valor horario. Por ejemplo, TIEMPO(27;0;0) = TIEMPO(3;0;0) = 0,125 3:00 a.m.

Minuto

Obligatorio. Un nmero entre 0 y 32767 que representa los minutos. Todo valor mayor de 59 se convertir a horas y minutos. Por ejemplo, TIEMPO(0;750;0) = TIEMPO(12;30;0) = 0,520833 12:30 p.m. Obligatorio. Un nmero entre 0 y 32767 que representa los segundos. Todo valor mayor de 59 se convertir en horas, minutos y segundos. Por ejemplo, TIEMPO(0;0;2000) = TIEMPO(0;33;22) = 0,023148 12:33:20 a.m.

Segundo

Ejemplo: 168

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VALFECHA(texto_de_fecha) La funcin VALFECHA convierte una fecha almacenada como texto en un nmero de serie que Excel reconoce como fecha. Por ejemplo, la frmula=VALFECHA("1/1/2008") devuelve 39448, el nmero de serie de la fecha 1/1/2008. La sintaxis de la funcin VALFECHA tiene los siguientes argumentos:

Texto_de_fecha

Obligatorio. Texto que representa una fecha en el formato de fechas de Excel o una referencia a una celda que contiene texto que representa una fecha en un formato de fechas de Excel. Por ejemplo, "30/1/2008" o "30-Ene-2008" son cadenas de texto entre comillas que representan fechas.

Con el sistema de fechas predeterminado de Microsoft Excel para Windows, el argumento texto_de_fecha debe representar una fecha entre 1 de enero de 1900 y 31 de diciembre de 9999. Con el sistema de fechas predeterminado de Excel para Macintosh, el argumento texto_de_fecha debe representar una fecha entre el 1 de enero de 1904 y el 31 de diciembre de 9999. La funcin VALFECHAdevuelve el valor de error #VALOR! si el valor del argumento texto_de_fecha se encuentra fuera de este rango. Si se omite la parte del ao del argumento texto_de_fecha, la funcin VALFECHAusa el ao actual del reloj integrado del equipo. Se omite la informacin de hora en el argumento texto_de_fecha.

169

Microsoft Office Excel 2010

Ejemplo:

VALHORA(texto_de_hora) Devuelve el nmero decimal de la hora representada por una cadena de texto. El nmero decimal es un valor comprendido entre 0 (cero) y 0, 99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.). La sintaxis de la funcin VALHORA tiene los siguientes argumentos:

Texto_de_hora

Obligatorio. Una cadena de texto que representa una hora en uno de los formatos de hora de Microsoft Excel, por ejemplo, las cadenas de texto entre comillas "6:45 p.m." y "18:45" representan la hora.

Ejemplo:

Funciones de texto Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. 170

Microsoft Office Excel 2010

Funcin
CAR(nmero)

Descripcin
Devuelve el carcter especificado por el nmero Devuelve el cdigo ASCII del primer carcter del texto Devuelve una cadena de caracteres con la unin Devuelve el nmero de caracteres especificados Encuentra una cadena dentro de un texto Devuelve un valor lgico (verdadero/fals o) Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la longitud del texto Limpia el texto de caracteres no imprimibles Convierte a maysculas Convierte a minsculas Convierte a moneda Convierte a mayscula la primera letra del texto Reemplaza parte de una cadena de texto por otra Repite el texto Reemplaza el texto con texto nuevo Comprueba que el valor es texto Convierte un

CODIGO(texto)

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

DERECHA(texto;nm_de_caracteres)

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)

IGUAL(texto1;texto2)

IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)

LARGO(texto)

LIMPIAR(texto)

MAYUSC(texto) MINUSC(texto) MONEDA(nmero;nm_de_decimales) NOMPROPIO(texto)

REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_nu evo)

REPETIR(texto;nm_de_veces) SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia)

T(valor) TEXTO(valor;formato)

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Microsoft Office Excel 2010


valor a texto Convierte un nmero a texto tailands (Baht) Convierte un texto a nmero

TEXTOBAHT(nmero)

VALOR(texto)

A continuacin de detallaran algunas de las funciones ms usadas. Funcin CAR(nmero) Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo correspondiente al cdigo de caracteres ASCII. Ejemplo: =CAR(77) devuelve M Funcin CODIGO(texto) Esta funcin devuelve el cdigo ASCII del primer carcter del texto pasado como parmetro. Ejemplo: =CODIGO("M") devuelve 77 Funcin CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unin de los textos pasados como parmetros. Esta funcin es de utilidad cuando tenemos texto como puedan ser el nombre completo de una persona pero est dividido en distintas celdas y en alguna ocasin queremos fundir el nombre completo en una sola celda. Ejemplo: =CONCATENAR("Maicolm ";"Rivera ";"Zamudio") devuelve Maicolm Rivera Zamudio Funcin DERECHA(texto;nm_de_caracteres) Devuelve de la cadena de texto, el nmero de caracteres especificados comenzando a contar desde el final del texto. Ejemplo: =DERECHA("Programa "Informtica" Nacional de Informtica";11)devuelve

Funcin ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) Devuelve la posicin inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a buscar desde la posicin nm_inicial. A diferencia de la funcin HALLAR, ENCONTRAR distingue entre maysculas y minsculas y no admite caracteres comodn.

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Ejemplo: =ENCONTRAR("Nac";"Programa Nacional de Informtica";1)devuelve 10, que es la posicin donde empieza la palabra Nac de Nacional. Las funciones HALLAR y HALLARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda cadena de texto y devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto desde el primer carcter de la segunda cadena de texto. Por ejemplo, para buscar la ubicacin de la letra "p" en la palabra "impresora", puede usar la siguiente funcin: =HALLAR("a","senati") Esta funcin devuelve 4 porque "a" es el tercer carcter en la palabra "senati" Adems, puede buscar por palabras dentro de otras palabras. NOTA:
=HALLAR("medio";"promedio") devuelve 4, porque la palabra "medio" comienza en el cuarto carcter de la palabra "promedio". Puede usar las funciones HALLAR y HALLARB para determinar la ubicacin de un carcter o cadena de texto dentro de otra cadena de texto y, a continuacin, usar las funciones MED y EXTRAEB para volver al texto o usar las funciones REEMPLAZAR y REEMPLAZARB para cambiar el texto.

CONDICIONALES, LGICAS Y DE INFORMACIN FUNCIONES LGICAS

SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como 173

Microsoft Office Excel 2010

VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula. Observaciones Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Vea el ltimo de los ejemplos siguientes. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), cada elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI. Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que aparece una cadena de texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basndose en una cadena de texto o un nmero dentro de un rango, utilice la funcin SUMAR.SI. 174

Microsoft Office Excel 2010

Ejemplos:
Frmula =SI(A2<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido") Descripcin (Resultado) Si el nmero anterior es menor o igual que 100, la frmula muestra "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la funcin mostrar "Presupuesto excedido" (Dentro de presupuesto) =SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"") Si el nmero anterior es 100, se calcula el rango B5:B15. En caso contrario, se devuelve texto vaco ("") () Gastos reales Gastos previstos 1500 900 500 900 500 925 Frmula Descripcin (Resultado) =SI(A2>B2;"Presupuesto Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto excedido";"Aceptar") (Presupuesto excedido) =SI(A3>B3;"Presupuesto Comprueba si la segunda fila sobrepasa el excedido";"Aceptar") presupuesto (Aceptar) Puntuacin 45 90 78 Frmula Descripcin (Resultado) =SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F")))) Asigna una puntuacin de una letra al primer resultado (F) =SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F")))) Asigna una puntuacin de una letra al segundo resultado (A) =SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F")))) Asigna una puntuacin de una letra al tercer resultado (C)

En el ejemplo anterior, la segunda instruccin SI representa tambin el argumento valor_si_falso de la primera instruccin SI. De manera similar, la tercera instruccin SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instruccin SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lgica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lgica es FALSO, se evala la segunda instruccin SI y as sucesivamente. Las letras de puntuacin se asignan a nmeros utilizando la siguiente clave.
Si la puntuacin es Mayor que 89 De 80 a 89 La funcin devuelve A B

175

Microsoft Office Excel 2010 De 70 a 79 De 60 a 69 Menor que 60 Y C D F

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones

Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos valores se pasarn por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error #VALOR! Ejemplos:

Frmula Descripcin (Resultado) =Y(VERDADERO;VERDADERO) Todos los argumentos son VERDADERO (VERDADERO) =Y(VERDADERO;FALSO) Un argumento es FALSO (FALSO) =Y(2+2=4;2+3=5) Todos los argumentos se evalan como VERDADERO (VERDADERO) Datos 50 104 Frmula Descripcin (Resultado) =Y(1<A2;A2<100) Porque 50 es un nmero entre 1 y 100 (VERDADERO) =SI(Y(1<A3; A3<100); A3; "El Muestra el segundo nmero de la expresin anterior si se valor queda fuera del rango.") trata de un nmero entre 1 y 100; en caso contrario, muestra un mensaje (El valor queda fuera del rango.) =SI(Y(1<A2; A2<100); A2; "El Muestra el primer nmero de la expresin anterior, si est valor queda fuera del rango.") comprendido entre 1 y 100; en caso contrario, muestra un mensaje (50)

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Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1;valor_lgico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones

Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO O FALSO, o en matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos valores se pasarn por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, O devolver el valor de error #VALOR! Puede utilizar la frmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una frmula matricial, presione CTRL+MAYS+ENTRAR.
Descripcin (Resultado) Un argumento es VERDADERO (VERDADERO) Todos los argumentos se evalan como FALSO (FALSO). Al menos un argumento es VERDADERO (VERDADERO).

Frmula =O(VERDADERO) =O(1+1=1;2+2=5) =O(VERDADERO;FALSO;VERDADERO)

Anidamiento de funciones condicionales En algunos casos, puede que tenga que utilizar una funcin como uno de los argumentos de otra funcin. Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error #VALOR! Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. Por ejemplo, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel, etc. Funciones de informacin 177

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Estas son algunas de las funciones de informacin ms usadas. Funcin CELDA Descripcin

Devuelve informacin acerca del formato, la ubicacin o el contenido de una celda TIPO.DE.ERROR Devuelve un nmero que corresponde a un tipo de error INFO Devuelve informacin acerca del entorno operativo en uso ESBLANCO Devuelve VERDADERO si el valor est en blanco ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error ES.PAR Devuelve VERDADERO si el nmero es par ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lgico ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A ESNOTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor no es texto ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un nmero ES.IMPAR Devuelve VERDADERO si el nmero es impar ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia ESTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor es texto N Devuelve un valor convertido en un nmero ND Devuelve el valor de error #N/A TIPO Devuelve un nmero que indica el tipo de datos de un valor CELDA(tipo_de_info;ref) Devuelve informacin acerca del formato, ubicacin o contenido de la celda del extremo superior izquierdo de una referencia. La sintaxis de la funcin CELDA tiene los siguientes argumentos: Tipo_de_info es un valor de texto que especifica el tipo de informacin que se desea obtener acerca de la celda. La siguiente lista muestra los posibles valores de tipo_de_info y los correspondientes resultados:
SI TIPO_DE_INFO ES
"DIRECCION" "COLUMNA" "COLOR" "CONTENIDO" "ARCHIVO"

DEVUELVE
la referencia, en forma de texto, de la primera celda del argumento ref. El nmero de columna de la celda del argumento ref. 1 si la celda tiene formato de color para los valores negativos; en caso contrario devuelve 0. Valor de la celda superior izquierda de la referencia, no una frmula. El nombre del archivo (incluyendo el de la ruta de acceso) que contiene referencia, con formato de texto. Devuelve texto vaco ("") si la hoja de clculo que contiene el argumento ref an se ha guardado.

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Un valor de texto correspondiente al formato numrico de la celda. Los valores de texto para los distintos formatos se muestran en la tabla a continuacin. Si la celda tiene formato de color para los nmeros negativos, devuelve "-" al final del valor de texto. Si la celda est definida para mostrar todos los valores o los valores positivos entre parntesis, devuelve "()" al final del valor de texto. 1 si la celda tiene formato con parntesis para los valores positivos o para todos los valores, de lo contrario, devuelve 0. Un valor de texto que corresponde al "prefijo de rtulo" de la celda. Devolver un apstrofo (') si la celda contiene texto alineado a la izquierda, comillas (") si la celda contiene texto alineado a la derecha, acento circunflejo (^) si la celda tiene texto centrado, una barra inversa (\) si la celda contiene texto con alineacin de relleno y devolver texto vaco ("") si la celda contiene otro valor. 0 si la celda no est bloqueada y 1 si la celda est bloqueada. El nmero de fila de la celda del argumento ref. Un valor de texto que corresponde al tipo de datos de la celda. Devolver "b" (para blanco) si la celda est vaca, "r" (para rtulo) si la celda contiene una constante de texto y "v" (para valor) si la celda contiene otro valor. El ancho de columna redondeado a un entero. Cada unidad del ancho de columna es igual al ancho de un carcter en el tamao actual de fuente seleccionado.

"FORMATO"

"PARENTESIS"

"PREFIJO"

"PROTEGER" "FILA" "TIPO"

"ANCHO"

Ref es la celda acerca de la cual desea obtener informacin. Si se omite, la informacin especificada en tipo_de_info se devuelve para la ltima celda cambiada. La siguiente lista describe los valores de texto que devuelve la funcin CELDA cuando el argumento tipo_de_info es "formato" y el argumento ref es una celda con formato para nmeros integrados.

Ejemplo.

ES.IMPAR(nmero) Devuelve VERDADERO si nmero es impar o FALSO si nmero es par. Si esta funcin no est disponible y devuelve el error #NOMBRE?, instale y cargue el programa de complementos Herramientas para anlisis. La sintaxis de la funcin ES.IMPAR tiene los siguientes argumentos:

Nmero es el valor que desea probar. Si el argumento nmero no es un entero, se trunca. 179

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Ejemplo.

ES.PAR(nmero) Devuelve VERDADERO si el nmero es par y FALSO si el nmero es impar. Si esta funcin no est disponible y devuelve el error #NOMBRE?, instale y cargue el programa de complementos Herramientas para anlisis. La sintaxis de la funcin ES.PAR tiene los siguientes argumentos: Nmero es el valor que desea probar. Si el argumento nmero no es un entero, se trunca.

Ejemplo.

FUNCIONES ES(valor) En esta seccin se describen 9 funciones para hojas de clculo que se utilizan para comprobar el tipo de un valor o referencia. Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES, comprueba el tipo del argumento valor y devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor lgico VERDADERO si valor es una referencia a una celda vaca, de lo contrario devuelve FALSO. La sintaxis de las funciones ES tienen los siguientes argumentos: Nmero es el valor que desea probar. Puede ser el valor de una celda vaca, de error, lgico, de texto, numrico, de referencia o un nombre que se refiera a alguno de los anteriores.
FUNCIN DEVUELVE VERDADERO SI

ESBLANCO 180

Valor se refiere a una celda vaca.

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ESERR ESERROR ESLOGICO ESNOD

Valor se refiere a cualquier valor de error con excepcin de #N/A. Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO!). Valor se refiere a un valor lgico. Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no est disponible). Valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto. (Tenga presente que esta funcin devuelve VERDADERO incluso si valor se refiere a una celda en blanco.) Valor se refiere a un nmero. Valor se refiere a una referencia. Valor se refiere a texto.

ESNOTEXTO ESNUMERO ESREF ESTEXTO Ejemplo.

INFO(tipo) Es texto que especifica el tipo de informacin que desea obtener. La sintaxis de las funcin INFO tienen el siguiente argumento: Nmero es el valor que desea probar. Puede ser el valor de una celda vaca, de error, lgico, de texto, numrico, de referencia o un nombre que se refiera a alguno de los anteriores. DEVUELVE La ruta de acceso del directorio o carpeta en uso La cantidad de memoria disponible, en bytes La cantidad de memoria utilizada para los datos El nmero de hojas de clculo activas en los libros abiertos La referencia absoluta al estilo A1, como texto, precedida de "$A:" para asegurar la compatibilidad con Lotus 1-2-3 versin 3.x. Devuelve la referencia de celda de la primera celda visible en la ventana desde la parte superior izquierda, basada en la posicin de desplazamiento actual. 181

SI TIPO ES "directorio" "memdisp" "memusada" "archivos"

"origen"

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"versionso" (no lleva acento) "actual" "version" "sistema" "memtot" Ejemplo.

La versin del sistema operativo en uso en forma de texto El modo activo de actualizacin devuelve "Automtico" o "Manual" Versin de Microsoft Excel, como texto. El nombre del entorno operativo: Macintosh = "mac" Windows = "pcdos" La cantidad de memoria utilizada para los datos

N(valor) Devuelve un valor convertido en un nmero. La sintaxis de la funcin N tienen el siguiente argumento: Valor es el valor que desea convertir. N convierte los valores del siguiente modo: SI VALOR SE REFIERE A O ES Un nmero N DEVUELVE Ese nmero

Una fecha, en uno de los formatos predeterminados de El nmero de serie de esa fecha Microsoft Excel VERDADERO FALSO Un valor de error, como #DIV/0! Otro valor Ejemplo. 1 0 El valor de error 0

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ND() Devuelve el valor de error #N/A, que significa "no hay ningn valor disponible". Utilice #N/A para marcar las celdas vacas. Si escribe #N/A en las celdas donde le falta informacin, puede evitar el problema de la inclusin no intencionada de celdas vacas en los clculos. (Cuando una frmula hace referencia a una celda que contiene #N/A, la frmula devuelve el valor de error #N/A.). TIPO(valor) Devuelve el tipo de valor. Utilice TIPO cuando el comportamiento de otra funcin dependa del tipo de valor de una celda especificada. La sintaxis de la funcin TIPO tienen el siguiente argumento: Valor puede ser cualquier valor de Microsoft Excel, por ejemplo, un nmero, texto, un valor lgico, etc.:

SI VALOR ES Nmero Texto Un valor lgico Un valor de error Matriz

N DEVUELVE 1 2 4 16 64

Ejemplo.

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TIPO.DE.ERROR(valor_de_error) Devuelve un nmero que corresponde a uno de los valores de error de Microsoft Excel o devuelve el error #N/A si no existe ningn error. Use TIPO.DE.ERROR en una funcin SI para determinar el tipo de error y devolver una cadena de texto, como un mensaje, en vez de un valor de error. La sintaxis de la funcin TIPO tienen el siguiente argumento: Valor_de_error es el valor de error cuyo nmero identificador desea buscar. Aunque valor_de_error puede ser el valor de error actual, por lo general es una referencia a una celda que contiene la frmula que se desea probar. SI VALOR_DE_ERRORRES
#NULO! #DIV/0! #VALOR! #REF! #NOMBRE? #NM! #N/A Otro valor

TIPO_DE_ERROR DEVUELVE
1 2 3 4 5 6 7 #N/A

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Captulo

6
ADMINISTRAR VENTANAS Y VISTAS DE VENTANAS Y DATOS
En este captulo se trataran los siguientes temas: Dividir las ventanas en paneles Emplear los formularios de datos Ordenar lista Crear filtros Introduccin: Reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con las principales funciones, configuraciones, servicios y caractersticas que tiene el Microsoft Office Excel 2010.

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CONCEPTOS FUNDAMENTALES Ya habr notado que con Ms Excel se puede manipular un considerable volumen de informacin. Llamaremos lista o base de datos a este conjunto de informacin que est asociada de alguna manera, unas a otras. Toda base de datos agrupa especfico. informacin referente a un tema o propsito

Para uso de las opciones de anlisis de datos accederemos a la Seccin Ventana de la Ficha Vista.

Como tambin veremos la Seccin Ordenar y filtrar de la Ficha Datos.

Nueva Ventana

Abrir varias ventanas en un libro proporciona una manera fcil para ver o trabajar simultneamente con distintas reas de su libro. Los cambios realizados en cualquier de las ventanas se realizan en el libro. Puede guardar varias ventanas en un libro guardndolo mientras estn abiertas varias ventanas. Para quitar windows que se han guardado con el libro, cierre todas las varias ventanas y, a continuacin, guarde el documento.

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Ejemplo. d. Para realizar esta accin active la hoja Nueva ventana del Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

e. Para abrir varias ventanas en VistaVentanaNueva Ventana.

un

libro

Dirjase

la

Ficha

f. Comprobamos a travs de la barra de ttulo.

g. Desde ese momento podemos realizar los cambios necesarios y despus cerrar la ventana, lo cual afecta al libro en uso.
Organizar Todo

Podemos tener varios libros abiertos y verlos simultneamente en mosaico, en vista horizontal o vertical, en cascada. Si deseamos podemos grabar esta forma personalizada de verlos para la prxima vez.

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Ejemplo. a. Para realizar esta accin tienes que tener en uso varios libros abiertos. b. Para organizar las ventanas de los libros Dirjase a la Ficha VistaVentanaOrganizar todo c. Se muestra la siguiente ventana la cual se indicar como desea ver sus libros en uso.

d. En este caso se escoger la opcin Mosaico.

e. Vemos que acomoda los libros activos de tal manera que se vea en una sola vista. DIVISIN DE LA VENTANA Excel divide las ventanas en varios paneles ajustables que contengan las vistas de su libro.

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Ejemplo. a. Para realizar esta accin active la hoja Nueva ventana del Libro Conceptos fundamentales.xlsx. b. Seleccione la celda filas columnas para dividir. c. En este caso seleccione la celda E11.

d. Para dividir las ventanas VistaVentanaDividir.

del

su

libro

Dirjase

la

Ficha

e. Se dividi en 4 paneles para poder ver varias partes distintas de su libro.

OCULTAR Oculta la ventana actual para que no se vea.

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Microsoft Office Excel 2010

MOSTRAR Muestra las ventanas ocultas.

Ejemplo.

a. Para mostrar las ventanas VistaVentanaMostrar.

ocultas

Dirjase

la

Ficha

b. Seleccione la ventana oculta de la lista. c. Presione aceptar.

190

Microsoft Office Excel 2010

TRABAJAR CON PANELES El uso de paneles nos permite congelar una seccin de nuestra pantalla (en la parte superior y/o a la izquierda) para que al desplazarnos por la lista , los ttulos y encabezados de filas siempre estn visibles.

Inmovilizar Paneles

Si lo que nos interesa es dejar inmviles las cabeceras de los datos y as desplazarnos nicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, podemos utilizar la opcin deinmovilizar los paneles. Ejemplo.

a. Para realizar esta accin active la hoja Paneles del Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

b. Seleccionaremos la fila 2

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Microsoft Office Excel 2010

c. Para inmovilizar paneles Dirjase VistaVentanaInmovilizar paneles.

la

Ficha

d. Veremos que los encabezados se mantienen fijos.

Movilizar Paneles

Desbloquea todas las filas y columnas para poder desplazarse por toda la hoja de clculo.

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Inmovilizar fila superior Mantener visible slo la primera fila superior a medida que se desplaza por toda la hoja de clculo. Ejemplo.

a. Para realizar esta accin active la hoja Paneles del Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

a. Para inmovilizar paneles Dirjase VistaVentanaInmovilizar fila superior. b. Veremos que los encabezados se mantienen fijos.

la

Ficha

Inmovilizar primera columna

Mantener visible slo la primera columna a medida que se desplaza por toda la hoja de clculo.

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USO DE FORMULARIO DE DATOS Excel puede generar un formulario de datos integrado para el rango. El formulario de datos muestra todos los rtulos de columna en un nico cuadro de dilogo, con un espacio en blanco junto a cada rtulo para que pueda rellenar los datos de la columna. Puede escribir datos nuevos, buscar filas por el contenido de las celdas, actualizar los datos existentes y eliminar filas del rango. Utilice un formulario de datos cuando un informe simple que liste las columnas sea suficiente y no necesite funciones ms complejas o personalizadas. Con los formularios de datos, escribir datos es ms fcil que escribir en las columnas, especialmente si tiene un rango amplio con ms columnas de las que cabran en la pantalla. Esta herramienta se encuentra desactivada de forma predeterminada en Excel 2010. Para poder utilizarlo primero debe agregarlo a la barra de opciones de acceso rpido de la siguiente forma: 5. Haga clic en la ficha Personalizar de la barra de herramienta de acceso rpido y elija del men la opcin Mas comandos.

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6. En la ventana Opciones de Excel elija la opcin Personalizar y en la lista Comandos disponibles en: elija la opcin Comando que no estn en la cinta de opciones.

7. Elija el comando Formulario y luego haga clic en el botn Agregar y ste formar a ser parte de la barra de herramienta de acceso rpido.

8. Haga clic en Aceptar. Ahora ya lo tenemos listo para utilizarlo.

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Ejemplo.

a. Para realizar esta accin active la hoja Formulario de datos del Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

c. Ubique el cursor dentro de la base de datos. d. Para mostrar el formulario Dirjase a la barra de herramientas de acceso rpido y hacer clic en Formulario.

e. Se mostrar una ventana con informacin de los datos contenido en la hoja de clculo.

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Acciones permitidas para formularios: ingreso, eliminacin y bsqueda de datos. 1. Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. 2. Eliminar: Eliminar el registro que est activo. 3. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. 4. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. 5. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. 6. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda. 7. Cerrar: Cierra el formulario. Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamoslos datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulacin), sinos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botn Restaurar, siqueremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro. Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en un registrovaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar variosregistros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscarsiguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos enel botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de bsqueda, es similaral formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Novela en el campo GENERO, escribimos Novela enGENERO y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona enel registro de nombre Novela.

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ORDENAR Y FILTRAR LISTAS DE DATOS Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabtico, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, as como a organizarlos y encontrarlos ms fcilmente y a tomar decisiones ms eficaces. Usando el botn de A a Z y de Z a A. Sirve para ordenar en orden ascendente y descendente un listado.

Ejemplo.

a. Para realizar esta accin active la hoja Ordenar con A-Z y Z-A del Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

b. Ubique el cursor en el campo Descripcin para ordenar en orden Ascendente. c. Dirjase a la Ficha datos Seccin Ordenar y Filtrar Botn A-Z

d. Veremos el ordenamiento en orden ascendente. 198

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e. Ahora llevaremos el indicador de la celda al campo N y ordnelo en forma descendente.

f. El listado ahora aparece en orden descendente por N, de mayor a menor. Uso del cuadro de dilogo Ordenar para crear diversos niveles de criterios de ordenamiento. Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista por elprimer apellido ms la fecha de nacimiento, en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nosaparece el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremosordenar (pulsando Agregar Nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o porsu color o icono (en Ordenar Segn), y el Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden esalfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.

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Microsoft Office Excel 2010

Mediante esta secuencia se puede ordenar por ms de un criterio de acuerdo a la necesidad del usuario.

Uso de Filtro automtico Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros. Ejemplo. a. Para realizar esta accin active la hoja Ordenar del Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

b. Para filtrar Dirjase a la Ficha datos Seccin Ordenar y filtrar Botn filtro.

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Microsoft Office Excel 2010

c. Notar que al costado de cada campo se muestra una flecha, el cual servir para filtrar.

d. Las flechas servirn para abrir mens flotantes en el encabezado de su lista. e. En esta lista, deber elegir el criterio para una o ms columnas de su lista. Por ejemplo, si usa la categora AUTOR se muestran las categoras disponibles.

f. Seleccionaremos slo el AUTOR AA.VV

g. El campo usado como criterio AUTOR se muestra con el smbolo de un pequeo embudo y los nmeros de las filas se muestran de color azul. Uso de Filtro personalizado Filtrar una base de datos no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio personalizado por nosotros.

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Microsoft Office Excel 2010

Ejemplo. a. Para realizar esta accin active la hoja Filtrardel Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

b. Para el filtro personalizado Dirjase al campo de la columna Eluego Filtros de texto y Filtro personalizado.

c. Visualizar una nueva ventana el cual en este caso deseamos obtener el listado del intervalo de fecha desde el 01/08/2010 hasta la actualidad.

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d. Lo cual optaremos por escoger las opcin Mayor igual que 01/08/2010

e. Veremos el siguiente resultado:

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Preguntas de repaso

11. Para qu sirven la divisin de ventanas? 12. Para qu sirve el Botn Nueva ventana? 13. Por qu es importante movilizar e inmovilizar los paneles? 14. Cmo se ordena una lista en orden ascendente? 15. Cmo se ordena una lista en orden descendente? 16. Se puede ordenar por ms de un criterio, Cmo? 17. Para qu sirve el formulario de datos? 18. Cmo activo el botn del formulario de datos? 19. Cmo ingreso datos mediante el formulario de datos? 20. Cmo realizo un filtro personalizado?

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Captulo

7
INSERTAR GRFICOS DE DATOS
En este captulo se trataran los siguientes temas: Crear grficos usando el asistente de grficos Insertar grficos Dar formato a un grafico Agregar grficos personalizados Crear graficas circulares Grficos en 3D Objetivo: El participante aprender como elaborar grficos de un gran impacto visual tomando como origen las tablas de datos elaboradas en la hoja de clculo.

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Crear grficos Puede crear grficos a partir de celdas o rangos no contiguos. Los grficos facilitan a los usuarios el anlisis que puedan lograr sobre los valores de su tabla. Un grfico facilita la lectura de los datos, permite representar en forma clara y ms interesante los valores de una tabla, permite evaluar, comparar y observar el comportamiento de los mismos. Para poder acceder a las opciones de grficos en MS Excel utilice la seccin GRAFICOS de la ficha INSERTAR.

Ejemplo de grafico
Partes de un grfico 206

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Para representar un grfico, Excel considera dos conceptos: Series y Categoras. SERIES: es un conjunto de valores que deseamos representar grficamente. Estos pueden estar ubicados en columnas o filas de nuestra base de datos. El grfico lo representar en columnas 2D o 3D, puntos de una lnea o sectores de un crculo. En el ejemplo, corresponde a los Trimestres o a las Sucursales (incluye el encabezado y los datos). CATEGORAS: son los encabezados de filas o columnas que se utilizan para ordenar u organizar los valores de las series. En el ejemplo, corresponden a los encabezados de sucursales (Lima, Trujillo y Arequipa) o los Trimestres (Trim1, Trim2, Trim3, Trim4)

Rangos utilizados para CATEGORIAS

Rangos utilizados para SERIES

RANGOS EMPLEADOSPARA CATEGORIAS Y SERIES

Seleccin correcta del tipo de grfico 207

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Como muestra el ejemplo, un grfico permite representar claramente sus valores de su tabla, pero debe considerar que los tipos de grficos y subtipos, se eligen de acuerdo a lo que se quiere representar o comunicar. Considere los siguientes criterios para elegir el tipo de grfico: GRFICO DE COLUMNAS. til para representar valores o comparar series de datos. Las variantes de este tipo de grficos son Barras, Cilndrico, Cnico y Piramidal. En este tipo de grficos, los valores se pueden distribuir en filas o columnas, usando varias series de datos.

GRFICO DE LNEAS. til para mostrar comportamientos, conductas y tendencias de una serie de datos en un mismo periodo. Una variante es el tipo rea. Aqu, los datos tambin se pueden distribuir en filas o columnas.

GRFICO CIRCULAR. Es til para mostrar distribuciones o proporciones de un valor en un conjunto de Valores. Use tambin el de Anillos. Los grficos circulares simples slo usan una nica serie de valores.

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Crear grficos Ms Excel proporciona una gran cantidad de herramientas para poder crear un grfico estadstico de forma rpida y elegante. Para entender mejor estos pasos, trabajaremos sobre la hoja Despachos del libro Presupuesto mensual.xlsx Se desea representar en forma grfica el presupuesto por cada regin.

Procedimiento 1) Debe seleccionar el rango de celdas a representar. Para nuestro ejemplo, seleccione el rango A4: D9. 2) En la ficha Insertar, ubquese en la seccin Grficos y desglose la lista de opciones del tipo de grfico Columna, elija de la lista el modelo Columna.

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3) Agrupada 3D.

3) Inmediatamente se insertar en la hoja de clculo un recuadro con un grfico estadstico que representa a los datos seleccionados. 4) Adicionalmente en la cinta de opciones se habilita la ficha Herramientas de Grficos con una gran cantidad de secciones con sus respectivas opciones para adecuar la presentacin del grfico estadstico.

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5) Si desea cambiar el Tipo de grfico utilice el botn Cambiar tipo de grfico de la seccin TIPO, inmediatamente se activar la ventana de dilogo Cambiar tipo de grfico.

Siguiendo los pasos anteriores obtendremos el siguiente grafico.

211

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6) En la seccin DATOS, puede modificar la direccin de distribucin de los datos en el grfico. Utilizando el botn Cambiar entre filas y columnas lograr lo siguiente: Utilizando el grafico Columna agrupada 3D tendremos el siguiente grafico.

Dndole clic en la ficha diseo de la ficha principal Herramientas de grficos, y ejecutamos la opcin Cambiar entre filas y columnas sealada en el grafico anterior obtendremos un grafico como el siguiente.

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Utilizando el botn Seleccionar datos, podr modificar los rangos seleccionados para la muestra de las leyendas y los ttulos del grfico o tambin volver a cambiar entre filas y columnas. Seleccionando la opcin Seleccionar datos obtendremos la siguiente ventana.

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7) En la seccin DISEOS DE GRAFICO podr seleccionar la modalidad de organizacin y distribucin de ttulos en el grfico.

8) En este ejemplo hemos elegido el Diseo3 que se muestra de la siguiente forma:

9) En la seccin ESTILOS DE DISEO encontrar una basta variedad de combinaciones de color para el grfico. Elija y aplique el que ms guste para su trabajo.

Microsoft Office Excel 2010 nos presenta una variada de estilos tal como se muestran el siguiente grafico dndonos una gran cantidad de posibilidades para presentar grficos estadsticos de alto impacto. 214

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10) En la seccin UBICACIN encontrar el botn Mover Grafico. Que le permitir enviar el grfico estadstico a una nueva hoja de clculo o a una hoja de grfico nico. Le mostrar la siguiente ventana.

11) En este ejemplo utilizaremos la opcin Hoja nueva y el resultado ser el siguiente:

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12) Ahora utilizaremos las opciones de la sub ficha Presentacin.

13) En la seccin ETIQUETAS encontraremos opciones para adecuar la presentacin y ubicacin del ttulo del grfico, de los rtulos de los ejes, de la leyenda y tablas de datos. 216

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14) En este ejemplo pondremos el ttulo Encima del grfico y adicionalmente utilizaremos Ms opciones del ttulo y en la ventana Formato del ttulo del grfico seleccione las combinaciones de formato que requiera para el ttulo.

Ms opciones del ttulo.

Despus de aplicado los cambios obtendremos un grafico como el siguiente.

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Agregar los rtulos del eje.

Titulo de eje horizontal primario.

Adicionalmente formatearemos el titulo bajo el eje dndole clic en Ms opciones del titulo del eje horizontal primario tal como esta sealado en el grafico anterior.

Titulo de eje vertical primario


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Lo formateamos de la misma manera que el titulo del eje horizontal primario y obtendremos al final una imagen como la siguiente.
TITULO DEL GRAFICO

TITULO DEL EJE VERTICAL TITULO DEL EJE HORIZONTAL

17) Ahora utilizaremos las opciones Leyenda, Etiquetas de datos y Tabla de datos para completar la informacin en el grfico. 219

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18) Aplique los pasos indicados en los siguientes grficos.

Despus de aplicar los pasos anteriores debemos de obtener un grafico como el siguiente.

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Leyenda en la parte derecha Mostrar tablas de datos Mostrar etiquetas de datos

19) En la seccin EJES encontraremos opciones para mostrar, ocultar o cambiar el formato de los ejes del grfico estadstico.

20) En el grfico actual, modificaremos la presentacin del eje vertical primario (utilice la opcin Ms opciones del eje vertical primario) de tal forma con lo cual se mostrar la ventana Dar formato a eje, en el cual realizaremos los siguientes cambios:

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El lmite mximo del eje ser el valor 40

Asignaremos el formato nmero de 1 dgito decimal

21) El eje se mostrar de la siguiente forma: 222

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22) Ahora le agregaremos lneas verticales de divisin principales y secundarias al grfico.

23) Ahora con ayuda de la seccin FONDO agregaremos colores y efectos especiales de relleno al grfico. 223

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24) Utilizando Cuadro grfico Ms opciones de planos posteriores asignaremos un color especial de Relleno Degradado.

25) Utilizando Plano inferior del grfico Ms opciones de planos 224

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inferiores asignaremos un color oscuro de Relleno Slido

26) Utilizando la opcin Giro 3D asignaremos 200 para el eje X y 10 para el eje Y. El grfico debe mostrarse de forma similar al mostrado a continuacin:

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Debe quedar un grafico como el siguiente.

27) Ahora con ayuda de la ficha FORMATO aplicaremos un formato especial a las series seleccionadas, tambin aplicaremos estilos, etc. 226

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En el grupo seleccin actual puede aplicar una serie de formatos tal como lo muestra la siguientes imagen donde esta dividido por categoras.

Adicionalmente tambin podr utilizar herramientas para la organizacin del contenido del grfico con la seccin ORGANIZAR. Con la seccin TAMAO podr modificar las dimensiones de todo el grfico o de los objetos que se hayan agregado al grfico. 227

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Estilos soportados para los objetos del grafico.

Esta ficha formato en general contiene opciones muy parecidas a las que tiene el Word, solamente hay que sealar el objeto y aplicar el color de fondo, relleno, borde o sino aplicar los estilos que vienen predeterminados para obtener un grafico ya formateado.

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ACTIVIDAD. Objetivo:

Reconocer el entorno de trabajo e identificarse con los distintos comandos para aplicar cambios de formato a un grafico estadstico. Propuesta: Del grafico anterior que se ha trabajado formatear el contenido para obtener el siguiente grafico.

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