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CURSO : EXCEL 2010

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Iconos de los formatos :

FORMAS DE INGRESAR A LA APLICACION

PRIMERA FORMA
1. Haga clic en el botn INICIAR 2. Seleccione : Todos los programasMicrosoft Office 3. Haga clic en MICROSOFT EXCEL 2010

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SEGUNDA FORMA

1. Combine las teclas : + R 2. Ingrese : EXCEL luego Aceptar

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Interfaz de EXCEL 2010

B C

A E F G J

H I

K A B C D E F G

L Ficha Archivo Barra de herramientas de acceso rpido Barra de ttulo Botones de control Cinta de opciones (THE RIBBON) Cuadro de nombres Columnas (n -----16384) H I J K L M N

M Barra de frmulas Celda activa Filas ( n----1048576) Etiquetas de hoja Barra de estado rea de Vistas rea de ZOOM

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BARRA DE TITULO
Muestra el nombre del actual libro de Excel y el nombre de la aplicacin

BOTONES DE CONTROL
Acceso a los botones : MINIMIZAR, MAXIMIZAR y CERRAR

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El nuevo centro de control: la cinta de opciones.

S, es mucho lo que ha cambiado, sobre todo en l rea superior de la ventana. Pero es un buen cambio, porque lo que se necesita est ms visible y ms a mano. En lugar de tener unas 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos entre mens, hay un centro de control, la cinta de opciones, que aglutina los elementos esenciales y los presenta en primer plano. Cuando pruebe el nuevo diseo, descubrir que tiene sentido la forma en que se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar.

Nota : Para minimizar la cinta de opciones :

Doble clic en cualquier ficha CTRL + F1 Clic derecho en cualquier ficha y seleccione : Minimizar la cinta de opciones

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Qu hay en la cinta de opciones ?

1 3

Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos. Son tres los componentes bsicos de la cinta de opciones: 1 Fichas Hay ocho en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas bsicas que se hacen en Excel. 2 Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre s. 3 Comandos Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe informacin o un men.

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BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO

Acceso desde cualquier parte a los comandos que mas utiliza , muestra los comandos iniciales : GUARDAR , DESHACER Y REHACER

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Personalizando la barra de herramientas de acceso rpido

Agregar comandos : 1. Haga clic derecho en cualquier comando , por ejemplo en el comando Negrita 2. Luego seleccione : Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido

3. Observe el comando ahora en la barra de herramientas de acceso rpido

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Quitar comandos :

1. Haga clic derecho en un comando de la barra de herramientas , por ejemplo en el comando Negrita luego seleccione : Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido

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LA FICHA ARCHIVO
Esta ficha muestra acceso a los libros abiertos recientemente y a las opciones ya clsicas en el men archivo de versiones anteriores o botn de office en Excel 2007.

Este nuevo elemento reemplaza al Botn de office que exista en el Excel 2007

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VISTA BACKSTAGE

Si se hace clic en el men Archivo, se puede obtener acceso a la nueva vista de Backstage que permite buscar caractersticas usadas comnmente y descubrir nuevas posibilidades para trabajar con los libros de Excel. La vista de Backstage es donde se administran los archivos y sus datos (creacin, guardado, inspeccin en busca de metadatos ocultos u opciones de configuracin e informacin personal). En resumen, es todo lo que se le hace a un archivo sin hacerlo en el archivo.

Nota :
Pulse la tecla ESC para cerrar la vista BACKSTAGE

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HERRAMIENTAS CONTEXTUALES

Las herramientas contextuales proveen de caractersticas y opciones de acuerdo al objeto en el que se est trabajando; por ejemplo si estamos en un grfico, se muestran herramientas para grficos como: cambiar el diseo, cambiar el color.

Grfico en seleccin

2
Herramienta CONTEXTUAL

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LA HOJA DE CLCULO
La mayor parte de esa ventana est ocupada por la hoja de clculo propiamente dicha, constituida por una cuadrcula de 16384 columnas, que nombraremos con las letras del abecedario y combinacin de ellas, y 1048576 filas, que estarn numeradas. Para referirnos a una celda en concreto pondremos la letra de la columna, seguida del nmero de la fila: A1, Z28, etc.

Cuadro de nombre

Barra de frmula

Celda activa Filas 1048576

Columnas

16384

Barra de etiquetas

Insertar nueva hoja

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El cuadro de nombre y la barra de frmulas, que adems de indicarnos las coordenadas de la celda activa, tambin nos muestra la formula ingresada en una celda.

La barra de etiquetas que contiene accesos a las diferentes hojas que componen el libro y la barra de estados que contiene los distintos tipos de vista: normal, vista diseo y vista previa de salto de pgina, y el zoom.
Algunas combinaciones de teclas para operaciones que se realizan muy a menudo
CTRL+ SHIFT +$ CTRL+ SHIFT +% CTRL+ SHIFT +# CTRL+ SHIFT +@ Aplica el formato Moneda con dos decimales (los nmeros negativos aparecen entre parntesis). Aplica el formato Porcentaje sin decimales. Aplica el formato Fecha con el da, mes y ao. Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m. Aplica el formato Nmero con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos. Inserta la hora actual. Inserta una hoja nueva CTRL+; CTRL + U CTRL + 9 CTRL + SHIFT + 8 CTRL + 0 CTRL + SHIFT + 8 SHIFT + F2 ALT+ENTER CTRL+AVPAG O CTRL+REPAG Inserta la fecha actual Crea un nuevo libro en blanco Ocultar fila Recuperar fila Ocultar columna Recuperar columna Insertar comentario en la celda seleccionada Ms de una lnea en la misma celda Desplazarse entre hojas de clculo de Excel

CTRL+ SHIFT +! CTRL+SHIFT+: SHIFT + F11

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CELDA

CELDAS Y RANGOS DE CELDAS

Interseccin de una columna y una fila . Las celdas se nombran de acuerdo a la letra de la columna y el nmero de fila en que se intercepte.

Celda : B3 RANGO DE CELDA

Conjunto de celdas de una hoja de clculo. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura vemos la representacin del rango de ejemplo.

C4

Rango : C4:E7

E7

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Tipos de punteros en la hoja de clculo

SELECCIN DE CELDAS
Posicione el puntero dentro de la celda , haga clic y arrastre

Rango seleccionado -> A1:C4

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SELECCIN TOMANDO MLTIPLES COLUMNAS Y FILAS

Para hacer seleccin de mltiples rangos use la tecla CTRL

En este ejemplo se tiene la seleccin de los rangos : A1:C2 A4:C5 A7:C8

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SELECCIN DE COLUMNA

Haga clic y arraste hasta la columna C

Observe la seleccin de las columnas A,B,C

SELECCIN DE FILA
Haga clic y arraste hasta la fila 4

Observe la seleccin de las filas 1,2,3,4

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ANCHO DE COLUMNA

Para dar un mismo ancho a un grupo de columnas seleccione las columnas

Luego ubique el puntero en la lnea que divide a cualquier columna de las seleccionadas y arrastre a la derecha o izquierda Observe como las 4 columnas adoptan el mismo ancho

Lo mismo debe de hacer para cambiar el alto de una o mas filas

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GENERANDO SERIES Y LISTAS

En la celda A2 ingrese un dato que tenga un nmero al final Seleccione la celda A2 y ubique el puntero en la parte inferior derecha Haga clic y arrastre hasta la celda A5 observe el resultado Haga clic en Opciones de relleno y observe las opciones de copiado

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En la celda : B2 ingrese : Enero Luego seleccione y arrastre desde el punto hasta B5

Series con nmeros En la celda : A2 ingrese : 1

Manteniendo pulsado la tecla CTRL arrastre desde el punto hasta la celda A5 observe resultado
Cuando el dato inicial es solo un nmero( 1,4,100,) o un texto (Julio, Pedro,..) se genera solo Una copia

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Mover
Ubique el puntero al contorno de la seleccin hasta que se muestra una cruz flecha luego arrastre y suelte por ejemplo a la celda B6 y observe resultado

Para generar copiar arrastre y suelte manteniendo pulsado la tecla CTRL

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Combinar , alinear , orientacin ,ajustar texto,..

Se desea crear el siguiente cuadro :

Rango A1:E1 , combinado , alineacin al medio y centrado , Rango B2:E2 , alineacin al medio y centrado , Alineacin al medio , izquierda y ajustar texto

Rango A2:A8 , combinado , alineacin al medio y centrado ,

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1. Seleccione las celdas : A1:E1 , luego haga clic en el comando :

modifique el alto de la fila a 39 , e ingrese Reporte de equipos y aplique el formato necesario y 2. Luego haga clic en el comando : observe el resultado

3. Combine las celdas : A2:A8 y aplique un ancho de columna de 6 4. Modifique el alto de la fila 2 a : 36.75 5. Clic en la celda combinada e ingrese como texto : Ventas 2011 y aplique el formato necesario haga clic en los comandos : Alinear en el medio y Centrar 6. Para cambiar la orientacin seleccione la celda combinada y haga clic en : y seleccione : Girar texto hacia arriba , observe el resultado : 7. Ingrese los ttulos respectivos en el rango : B2:E2 y aplique las alineaciones Necesarias , el ancho de las columnas son : B 10.71 D--11.14 C -- 21.43 E-- 10.71 Para ajustar el texto de la celda : C2 haga clic en Ajustar texto

Tipos de datos
Excel usa 2 tipos de datos : VALORES ( Nmeros , Horas , Fechas ), datos con lo que se pueden efectuar clculos , se alinean a la celda a la derecha , ejemplo :
Nota
Para insertar un separador decimal utilice el punto del teclado numrico.

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LITERALES - Cualquier dato al cual no se le puede aplicar un clculo se alinean a la izquierda, ejemplo :

Aplicar formato de nmero

Al aplicar diferentes formatos de nmero, puede cambiar la apariencia de un nmero sin modificarlo. El formato de nmero no afecta el valor real de la celda que usa Excel para realizar los clculos. El valor real se muestra en la barra de frmulas .

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Algunos detalles :
Las Fechas y las Horas son nmeros con formato de salida de fecha y hora. Fechas consideradas como valor a partir del 01/01/1900 Horas son nmeros entre 0 y 1 , inicia en 0 (12:00:00 am)- 0.9999 (11:59:00 pm) Para mostrar la fecha y hora como nmero aplique el formato GENERAL Ejemplos:

Con formato de fecha y hora

Con formato General

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Para aplicar formato a los valores ( nmeros ) :

Seleccione una o mas celdas Luego haga clic en la ficha INICIO y utilice los comandos del grupo : NMERO

1 2 3 6 5 4

6. Formato de nmero de contabilidad Selecciona un formato de moneda alternativo para la celda seleccionada

1. Elije la manera en que se mostraran los valores en una celda : porcentaje , moneda , fecha y hora , etc. 2. Disminuir decimales Muestra valores menos precisos disminuyendo los decimales . 3. Aumentar decimales Muestra valores mas precisos aumentando los decimales . 4. Estilo millares Muestra el valor con separador de miles. 5. Estilo porcentual Muestra el valor como un porcentaje

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Aplicando formato moneda :

1. Seleccione las celdas , por ejemplo el rango : A2:A5 2. Luego haga clic en la ficha INICIO haga clic en la lista General del grupo NUMERO

3. Seleccione : Moneda 4. Si no encuentra el smbolo de moneda que busca , seleccione : Ms formatos de nmero 5. Seleccione : Moneda

6. Seleccione un smbolo de moneda 7. Luego Aceptar

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CREACION DE FORMULAS
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.

B D

=5+2*3

Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones , referencias, operadores y constantes.
1. Funciones: la funcin PI() devuelve el valor de pi: 3,142... 2. Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. 3. Constantes: nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula, por ejemplo, 2. 4. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica

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Utilizar constantes en frmulas

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo ,el nmero 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Si utiliza valores constantes en la frmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la frmula.

En este ejemplo 5 es una constante

NOTA : Si la constante es texto va entre comillas , por ejemplo : = " El nuevo precio es " & B3

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OPERADORES

Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de una frmula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos, pero puede cambiar este orden utilizando parntesis.

Tipos de operadores

Existen cuatro tipos de operadores de clculo: aritmticos, comparacin, concatenacin de texto y referencia.

OPERADORES ARITMTICOS

Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.

Operador aritmtico + (signo ms) (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo)

Significado Suma Resta Negacin Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponenciacin

Ejemplo =3+3 =31 =1 =3*3 =3/3 =20% =3^2

Resultado 6 2 -1 9 1 0.2 9

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EJEMPLOS USANDO OPERADORES ARITMTICOS

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OPERADORES DE COMPARACIN
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin = (signo igual) > (signo mayor que) < (signo menor que) >= (signo mayor o igual que) <= (signo menor o igual que) <> (signo distinto de) Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

EJEMPLO USANDO OPERADOR DE COMPARACIN

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Operador de concatenacin de texto

Utilice el signo & para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador Significado Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo Ejemplo

& ("y" comercial)

"Viento"&"norte"

Ejemplos :

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Operadores de referencia
Tomar la posicin varias celdas , rangos o mltiples rangos .

: ,

Rango de celdas Celdas y rangos mltiples

Nota : Se usan siempre dentro de una funcin

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Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al valor devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el orden y cmo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.

Operador
: (dos puntos) (un solo espacio) , (punto y coma) % ^

Descripcin
Operadores de referencia Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)

*y/
+y& = <> <= >= <>

Comparacin

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USO DE PARNTESIS
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel efecta la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.

=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

EJEMPLOS :

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UTILIZAR REFERENCIAS EN FRMULAS

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos o referencias externas.

Tipos de referencias 1.Relativa 2.Absoluta 3.Mixta 4.3D 5.Externa =A1 , A1:A5 =$A$2 , $A$1:$A$5 =A$2 , $A2 =VENTAS!A2 =[VENTAS.xlsx]PAGOS!$A$1

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REFERENCIAS RELATIVAS
Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa (cambiante ) de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas.

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REFERENCIAS ABSOLUTAS
Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas.

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REFERENCIAS MIXTAS
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc

Observe que al copiar la frmula se mantiene la columna B y fila 3 relativa x columna C relativa y fila 2 absoluta

REFERENCIAS 3D

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Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de clculo. Excel utilizar las hojas de clculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de clculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.

Hoja INGRESOS Hoja RESUMEN

FORMATO CONDICIONAL
Permite aplicar un formato de relleno ( color, smbolo) y color de fuente a unas o mas celdas en base a una comparacin.

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Pasos : 1. Seleccione el rango de celdas : A4:A7 2. Clic en la Ficha INICIO 3. En el grupo ESTILOS haga clic en el siguiente comando : 4. Muestra una lista de tipos de reglas , ejemplo : 5. Seleccione : BARRAS DE DATOS y elija : Barra de datos roja

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Borrar el formato condicional

1. 2. 3. 4. Seleccione el rango de celdas : A4:A7 Clic en la Ficha INICIO En el grupo ESTILOS haga clic en el comando : Seleccione : Borrar reglas - Borrar reglas de las celdas seleccionadas

CASO 2 (Aplicando un color de relleno y color de fuente ) 1. 2. 3. 4. Seleccione el rango de celdas : A12:A17 Clic en la Ficha INICIO En el grupo ESTILOS haga clic en el comando : Y seleccione : Resaltar reglas de celdas Es igual a

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5. En el siguiente dilogo ingrese : PEDRO 6. En la lista ,con seleccione : Formato personalizado.. 7. Seleccione el relleno : Azul y fuente color blanco , luego Aceptar

8. Luego Aceptar

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CASO 2 (Aplicando un color de relleno y color de fuente con 2 reglas ) 1. 2. 3. 4. Seleccione el rango de celdas : G8:I11 Clic en la Ficha INICIO En el grupo ESTILOS haga clic en el comando : Seleccione : Resaltar reglas de celdas Mas reglas

5. Seleccione en la lista de comparaciones : Mayor o igual que 6. Ingrese el valor : 10.5 7. Clic en Formato y seleccione color de fuente : Azul Negrita 8. Luego Aceptar todas las ventanas Similar debe de hacer para aplicar color de fuente rojo negrita para las celdas cuyo valor sea < 10.5

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El proceso de aprendizaje es muy sencillo cuando lees todo el material y consultas permanentemente.