ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN Esta definicin bsica nos proporciona en estndar mnimo pero explicito que nos ayuda a una

organizacin, algunas veces con resultados inesperados. La definicin tambin identifica a organizaciones extremadamente complejas, una organizacin puede ser casual o sumamente compleja. Las organizaciones bastas contienen muchas organizaciones pequeas, existen dos clases de elementos comunes en todas las organizaciones, el elemento ncleo y los elementos operantes. El elemento ncleo de cualquier organizacin lo constituyen las personas, cuyas interacciones componen la organizacin. Toda organizacin cambia siempre, de aqu el trmino proceso, la interaccin de las personas es el elemento necesario suficiente, que constituye el elemento necesario suficiente, que constituye el elemento nuclear de la organizacin. La condicin necesaria para la organizacin es la interaccin entre dos o ms personas, quienes persiguen que sus clases individuales pueden satisfacer mejor mediante la combinacin de las capacidades o recursos personales. El xito o fracaso est bsicamente determinado por la calidad de las interacciones entre el elemento ncleo tan pronto como una organizacin cobra vida, el elemento ncleo comienza a ser afectado por los elementos operantes. Los miembros que interactan forman la organizacin pero los elementos operantes hacen que est sea eficiente o ineficiente. Los elementos operantes son los recursos, las capacidades de los miembros y su influencia personal, los recursos humanos bienes gratuitos y econmicos, los recursos conceptuales de un grupo en particular de sus miembros, los gerentes. El grado hasta el cual todos los miembros de una organizacin empleen sus habilidades e influencia. Lo que ocurre en una organizacin son interacciones, la organizacin donde esas interacciones, fijando funciones, relaciones, actividades, jerarquas y otras caractersticas de la organizacin. Las personas estn interactuando para alcanzar sus objetivos en toda organizacin y otras interacciones pueden ser descritas con algn tipo de estructura reconocida con sus caractersticas principales IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS El comercio, la banca, la industria y en gerencia el mundo de los negocios en cualquier a de sus ramas precisa en la comunicacin precisa, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en trminos que solo pueden aportar la comunicacin escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: Permanencia y Constancia a las que cabe agregar las de ser (medio de prueba legal y medio de facilitacin del medio comercial). Permanencia. Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La permanencia conlleva duracin, el complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duracin que otorga existencia de un documento. Constancia. La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos, la comunicacin escrita es la nica forma de garantizar eficazmente que lo que un da se pacta sigue en pie, un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envo. En la constancia de las diferentes partes e interacciones en la relacin mercantil o comercial.

En la utilizacin efectiva, de los recursos depende de lo bien que los gerentes de la organizacin entiendan y desempeen sus puestos. Existe una conexin entre los objetivos personales de los individuos en una organizacin y los objetivos de la organizacin en si misma y al establecer esta conexin en la prctica es el trabajo del gerente. QU ES ORGANIZACIN? La definicin que sigue, est basada en cinco etapas comunes a toda las organizaciones: Una organizacin siempre incluye a personas Estas personas estn involucradas unas con otras en alguna forma, es decir, estn interactuadas. Estas interacciones siempre pueden ser ordinarias o descritas por medio de una clase de estructura. Toda persona en la organizacin tiene objetivos personales, alguno de los cuales son la razn de sus acciones. Espera que su participacin en la organizacin le ayude a alcanzar sus objetivos. Estas interacciones tambin puede ayudar a alcanzar, objetivos mal comprendidos quizs distintos pero relacionados con sus objetivos personales. Los miembros trabajan hacia estos objetivos organizacionales con el fin de alcanzar sus objetivos personales. Una organizacin es un proceso estructurado en el cual interactan personas para alcanzar objetivos. MEDIOS DE PRUEBA LEGAL Que una comunicacin escrita tenga el valor de constancias, le otorgue una propiedad. Ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transaccin. MEDIO DE FACILITACIN DEL INTERCAMBIO COMERCIAL Por ltimo, la comunicacin escrita aporta un elemento de sensibilidad y formalidad en toda transaccin comercial. Estos conceptos son fundamentales para el empresario de hoy y el ejecutivo moderno pueda tomar decisiones importantes en el momento preciso sin el manejo adecuado de los documentos, los cuales se encuentran dentro de una gaveta de archivo (fsicamente) y en la memoria (disco duro) de una computadora de cualquier negocio dejara de funcionar con efectividad. TIPOS DE ORGANIZACIN Interna. Circular, memorando, convocatoria, acta de juntas, informe, otros. Externa. Carta comercial (Oferta y demanda, pagos y cobro: correspondencia bancaria, seguros y reporte; otros), Escritos comerciales (Instancias, oficios, certificados, otros), Escritos de carcter social (Felicitaciones, invitaciones, saludos, carta a la prensa, telegrama, otros). PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA EFICIENCIA Todo documento comercial (carta, contrato, factura) existe como parte de la operacin administrativa 2

de un negocio por ejemplo : un pedido es parte del proceso de compras, un contrato forma parte de las operaciones del departamento del personal, una tarjeta para marcar la entrada y salida de un empleado de personal, es parte de la de la operacin del rea de pagos. La mayora de los negociaciones administrativas funcionan separadamente sobre todo en el mbito de los grandes empresas, as encontramos que un negocio cuenta con un departamento de ventas, uno de ventas o relaciones pblicas, un departamento de ventas, un departamento de finanzas al que pertenecen: contabilidad, nominas y pagar : almacn; un departamento de personal; un departamento de mercadotecnia, un departamento de produccin, etc. Cada uno de estos departamentos o reas reciben proceso, tramite, registro crea de documentos que facilitan el trabajo. MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO En una poca el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperacin y la proteccin de papales comercial, es decir, lo conocemos bsicamente como el archivo que significa custodiar y guardar. Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino tambin el control, la utilizacin loa creacin y la responsabilidad final de estos . el manejo y control de documentos as como el sistema adecuado para su archivo de estar bajo responsabilidad de quien tiene los conocimientos bsicos y est consiste de la importancia de correcto control, creacin, utilizacin, almacenamiento, proteccin y disposicin de los documentos necesarios en cada transaccin que se realiza, veamos la terminologa que se debe de utilizar especficamente en esta ciencia: ARCHIVONOMIA. Ciencia en la que se aprende el arte de archivar ARCHIVO. Sistema para organizar y ayudar los departamentos en forma ordenada y eficiente en un archivador. SISTEMA. Conjunto de normas establecida para el funcionamiento adecuado de algo. ARCHIVADOR. Mueble o caja que rene las caractersticas adecuadas para la proteccin de los documentos. ARCHIVISTA. Persona que tiene a su cargo un archivo. ARCHIVO. Sitio donde se custodia o guardan documentos. GAVETA. Nombre que recibe cada uno de los cajones que conforma un archivador. MARBETE. Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta. GUA OGT. Indicador que contiene una gaveta con la letra del alfabeto. BLOQUES SECUNDARIOS. Sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta. TIPOS DE ORGANIZACIN LINEAL 3

Est forma de trabajo se caracteriza por que la toma se concentra en una sola persona, la cual toma las decisiones y tiene la responsabilidad bsica de mando. El jefe de departamento o gerente asigna y distribuye el trabajo a los colaboradores quienes a su vez reportan a un solo jefe; el gerente o jefe de departamento asume el mando de todas las funciones de la empresa y la responsabilidad de dichas decisiones. FUNCIONAL Cada operario pasa a reportar no solo a su jefe superior sino a varios, pero cada uno a su especialidad. Las caractersticas principales de la organizacin funcional son: Autoridad funcional o dividida. Esta se basa en la especialidad o autoridad de conocimiento y se expande en toda la organizacin. Lnea directa de comunicacin. Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios. Descentralizacin de las decisiones. No es la jerarqua sino la especialidad quien promueve las decisiones. nfasis en la especializacin. Cada rgano distribuye, con su especialidad a la organizacin STAFF Este es el resultado de la organizacin lineal y funcional, en esta asesora existen rganos de asesora. Funcin de estructura que cada rgano reparte a un solo y cada rgano. DE LA OPORTUNIDAD El control para que sea eficaz necesita ser oportuno es decir debe aplicarse antes de que se efectu el error de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. Un control cuando no es oportuno carece de validez y obviamente reduce las consecuencias de los objetivos al mnimo. DE LAS DESVIACIONES Todas las variaciones o desviaciones que se presenten e relacion con los planes deben ser analizados detalladamente de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se estsblecen medidas preventivas y correctivas. CONTABILIDAD El establecimiento de un sistema de control debe justificarse el costo que este presente en tiempo y dinero en relacin con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deber implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el: de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redite resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantacin. DE EXCEPCIN

El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas a fin de reducir costo y tiempo debilitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos estadsticos o aleatorios. DE LA FUNCION CONTROLADA La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada ya que pierde la efectividad el control. Este principio es bsico ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe involucrada. Una aplicacin clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no cera la persona mas idnea para auditarlos o terminar si son verdicos o no ya que en dicha evaluacin pueden intervenir aspectos de carcter personal. ETAPAS DEL CONTROL La secuencia de etapas es necesaria para efectuar el control. ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES Un estndar puede ser definido como una unidad de medida sirve como modelo gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Los estndares representan el estado de ejecucin deseado hecho no son mas que los objetivos definidos de la organizacin. Ralph dice que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores si no que preferentemente deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados. Rendimiento de beneficios. Es la expresin de los beneficios obtenidos por la empresa que resulta de la comparacin o relacin entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven tambin para seleccionar alternativas de operacin financiera futura. Posicin en el mercado. Estndares utilizados para determinar la aceptacin de algn producto en el mercado y la efectividad de las tcnicas mercado lgicas. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el rea de productividad si no para todas las reas de la empresa. Se determina con base en medidas tales como horasmaquinas horashombres. Calidad del producto. Este estndar se establece para determinar la primaca en cuanto a calidad en relacin con la competencia. Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia y su efectividad. Evaluacin de la actuacin. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempee satisfactoriamente sirve para determinar TIPOS DE ESTANDARES Existen tres mtodos para establecer estndares cuya aplicacin varia de acuerdo con las necesidades especificas del rea donde se implementa. Estndares estadsticos. Llamados tambin histricos se elaboran con base en el anlisis de datos de 5

experiencia pasadas ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables pues en ocasiones la situacin presente ha variado demasiado en relacin con el pasado por tanto al establecer la informacin estadstica debe ser complementada con el criterio. Estndares fijados por apreciacin. Son esenciales juicios de valor resultado de las experiencias pasadas al administrador en reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia. Se refiere a ciertas actividades cuyo carcter es intangible o cualitativo tales como la moral de la empresa actitud del personal otras pero cuya importancia es vital: su fijacin como ya se dijo es subjetiva o a juicio de los ejecutivos. Estndares tcnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situacin de trabajo especifica. Se desarrolla en relacin con la productividad de la maquinaria del equipo y de los trabajadores son llamados tambin estndares de produccin y de tiempos y movimientos. Por otra parte, los modelos de acuerdo con sus caractersticas pueden ser cuantitativos si son susceptibles de medirse en unidades numricas o cualitativas cuando se establece subjetivamente y los aspectos que se evalan son referentes a ciertas cualidades.