Manual de Procesos y Procedimientos

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

UNIDAD DE PLANIFICACIN Y SISTEMAS

FORMULARIO DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Compras y Contrataciones por Excepcin. Grupo 2: contratacin con otras entidades pblicas; compra de bienes o contratacin de servicios cuya fabricacin o suministro sea de exclusividad de un nico proveedor; compra de semovientes; y, contratacin de terceros por incumplimiento de contrato. Sin lmite de monto. CODIGOS DEL PROCESO Y DE LA OPERACIN A LA QUE PERTENECE EL PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Obtener los productos o servicios con la oportunidad y economa que exige el proceso de contratacin por excepcin. BREVE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Comprende todo el procedimiento de compra de bienes y contratacin de servicios considerados de urgente adquisicin o de caractersticas especiales, desde el requerimiento, pasando por el cumplimiento de requisitos legales y administrativos, hasta la adjudicacin y recepcin de los bienes o servicios adquiridos. INSUMOS DEL PROCEDIMIENTO Y SUS ESPECIFICACIONES Solicitud de compra de bien o contratacin de servicio bienes Especificaciones tcnicas o trminos de referencia Programacin Operativa Anual (POA) Presupuesto institucional Programa Anual de Contrataciones (PAC) Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (RE-SABS). Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (MPP-SABS)

DETALLE DE REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS UTILIZADOS Formulario de Solicitud de Bi enes o Servicios Formulario 100 Solicitud de Publicacin SICOES Formulario 200 SICOES cierre de procesos de contratacin Formulario de ingreso a Almacn o Activos Fijos Formulario de autorizacin de pago Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia Publicaciones Recibo de venta del Pliego de Condiciones Cartas de invitacin a la Reunin de Aclaracin 1

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Actas de Aclaracin al Pliego de Condiciones, si se da el caso Pliego de condiciones y sus formularios Notificacin de aprobacin del Pliego de Condiciones con sus enmiendas, si existiesen Resolucin Administrativa de Aprobacin del Pliego de Condiciones Recibo de Recepcin de Propuesta Libro de Actas Declaracin de Integridad Notas de citacin a la Comisin Calificadora Acta de Apertura del Sobre Unico Informe de Calificacin del Sobre Unico (tcnico, administrativo y legal) Resolucin Administrativa de Adjudicacin Documentos administrativos y legales (original y copias legalizadas) Contrato Acta de la Comisin de Recepcin Factura Boleta de Garanta o Pliza de Seguro de seriedad de propuesta Boleta de Garanta o Pliza de Seguro de Cumplimiento de Contrato Otros legalmente exigibles

PRODUCTOS Y/O RESULTADOS VERIFICABLES DEL PROCEDIMIENTO Bienes adquiridos o servicios contratados para las diferentes direcciones, unidades y oficinas distritales del SENAPE.

OPERATORIA
N
1

RESPONSABLE
Direccin o Unidad Solicitante Unidad Administrativa (Contrataciones)

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Requerimiento del bien Elabora y presenta el Informe Tcnico que justifica la necesidad de contratar por excepcin, llena el Formulario de Solicitud y elabora las Especificaciones Tcnicas en caso de compra de bienes o los Trminos de Referencia y caso de contratacin de servicios y obras. Elabora el Pliego de Condiciones cuando el costo de la contratacin corresponda a la cuanta de Licitacin Pblica. Verifica el origen de los fondos, existencia de partida presupuestaria y disponibilidad de recursos y, emite la Certificacin Presupuestaria, identificando la fuente de financiamiento y el organismo financiador. Elabora el Informe Legal al Director General Ejecutivo identificando la o las causas por las cuales recomienda la contratacin por excepcin. Aprobados el informe tcnico e informe legal, emite la Resolucin Administrativa de contratacin por excepcin, instruyendo la compra o contratacin. Presentan sus propuestas tcnicas y econmicas, adems de los documentos administrativos y legales en un solo sobre cerrado si el costo del requerimiento se encuentra dentro de la cuanta de

Unidad Financiera

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Direccin Jurdica Director General Ejecutivo Proponentes

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Comisin de Calificacin

Licitacin Pblica, ejecutando las acciones administrativas que correspondan. Lo propio, si se trata de contrataciones menores. Evala las propuestas, elabora el informe de recomendacin de adjudicacin y lo presenta al Director General Ejecutivo, cuando el monto es de la modalidad de Licitacin Pblica. Si se trata de una sola propuesta el informe incluir solamente el cumplimiento de los requisitos exigidos por el SENAPE. En caso de propuestas con montos de cuantas menores, elabora el Cuadro Comparativo de Cotizaciones y lo presenta al Director General Ejecutivo. Si se trata de una sola propuesta elabora solo el informe de cumplimiento de los requisitos exigidos por el SENAPE: Emite la Resolucin Administrativa de Adjudicacin e instruye la elaboracin y cumplimiento del contrato. Tramita la Certificacin Presupuestaria. Elabora el contrato con base en el modelo de contrato correspondiente. Suscribe el contrato conjuntamente el proveedor adjudicado. El contrato ser protocolizado por la Direccin Jurdica ante un Notario de Fe Pblica, con cargo al contratista.

Unidad Administrativa (Contrataciones) 7 8 9 10 Director General Ejecutivo Unidad Administrativa (Contrataciones) Direccin Jurdica Director General Ejecutivo

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Comisin de Recepcin Unidad Administrativa (Contrataciones) Direccin o Unidad Solicitante

Recibe los bienes u obras o servicios administrativos, seguros y de consultora, cuyo costo se encuentre dentro de la cuanta de Licitacin Pblica. Recibe los bienes u obras o servicios administrativos y seguros adquiridos, comprendidos en las cuantas de contrataciones menores. Recibe los productos de consultora. Verifica el pago oportuno de las cuotas parciales y final de los contratos, cuando corresponda. El retraso en los pagos por mas de 90 das calendario a partir de la recepcin definitiva, generar a favor del contratado, un inters sobre el monto no pagado por cada da adicional de retraso en el que incurra, valor que ser calculado sobre la base de la tasa promedio pasiva anual del sistema bancario, la misma que ser dividida en 365 das y multiplicada por el nmero de das de retraso.

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Unidad Administrativa (Contrataciones)

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Unidad Financiera Unidad Administrativa (Contrataciones)

Registra, contabiliza los pagos parciales y final del contrato, con el respaldo del Acta de Recepcin Definitiva y fotocopia del RUC del proveedor adjudicado. Elabora informacin sobre los contratos por excepcin para su envo a la Contralora General de la Repblica, segn formato establecido por sta.

TIEMPO DE DURACIN DEL PROCEDIMIENTO 10 a 20 das calendario, dependiendo de la modalidad y cuanta.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

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Sello y firma

Sello y firma

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