CONTABILIDADE PARA PEQUENAS EMPRESAS: A Utilizao da Contabilidade como Instrumento de Auxlio s Micro e Pequenas Empresas

Geovana Alves de Lima Fedato1 Claiton Pazzini Goulart2 Lyss Paula de Oliveira3

Resumo As micro e pequenas empresas so detentoras de grande parte da economia brasileira, mas sofrem com um alto ndice de mortalidade, ainda nos primeiros anos de suas atividades, enfrentando diversos problema que, boa parte das vezes, esto relacionados gesto das entidades. A Contabilidade surgiu h muitos anos e foi evoluindo seus mtodos com o passar dos tempos, atualmente ela tem sido muito influenciada pela globalizao de mercado e pelos avanos tecnolgicos, surgindo novas reas de atuao, como a Contabilidade Ambiental e a Avaliao de Ativos Intangveis. Esses novos focos exigem uma atuao contbil mais dinmica e interligada gesto das entidades. Sendo assim, este trabalho visa demonstrar que o uso da Contabilidade nas micro e pequenas empresas pode auxiliar o gerenciamento de suas atividades, usando procedimentos que se adaptem as necessidades dessas empresas, como a implantao de um bom controle dos procedimentos operacionais internos, controle de caixa, com o uso do Fluxo de Caixa, da Demonstrao do Resultado de Exerccio, que so ferramentas de fcil compreenso aos micro e pequenos empresrios, alm de um novo mtodo denominado Balano Perguntado. Palavras-chave: contabilidade, gesto, micro e pequenas empresas, ferramentas contbeis

1 INTRODUO
O uso da Contabilidade no ambiente empresarial intensificou-se com o passar do tempo. Alm das exigncias fiscais, ela contribui significativamente para a gesto das entidades, auxiliando no processo de tomada de decises. Dessa forma, a utilizao da Contabilidade como um instrumento de auxlio as micro e pequenas empresas visa melhorar seus procedimentos gerenciais internos e assim poder contribuir na continuidade das atividades empresariais destas entidades.

Professora departamento de cincias contbeis, Universidade do Estado de Mato Grosso-UNEMAT Campus Sinop. E-mail: geovanagf@yahoo.com.br 2 Professor departamento de cincias contbeis, Universidade do Estado de Mato Grosso-UNEMAT Campus Sinop. E-mail: claitonpg@hotmail.com 3 Bacharel em Cincias Contbeis pela Universidade do Estado de Mato Grosso-Unemat Campus Sinop. E-mail: lysspaula@gmail.com

Muitos so os problemas que as micros e pequenas empresas enfrentam. A Contabilidade possui mtodos que podem ajudar a solucionar tais problemas. Porm, muitos dos micro e pequenos empresrios no tem conscincia do auxlio que o uso da Contabilidade pode lhes trazer. Sendo assim, questiona-se como a aplicao dos procedimentos contbeis adequados podem auxiliar a gesto das entidades de micro e pequeno porte. O objetivo deste trabalho mostrar que o uso de ferramentas adequadas s necessidades das micro e pequenas empresas podem contribuir para a melhora do gerenciamento e continuidade de suas atividades, conhecendo a situao em que operam, identificando suas principais dificuldades, mostrando mtodos de interao de suas atividades com a Contabilidade e orientando as entidades quanto as suas necessidades. A incluso do uso da Contabilidade nas micro e pequenas empresas pode trazer muitos benefcios que, em consequncia, podem levar a diminuir acentuadamente os motivos que originam o encerramento das atividades das empresas, proporcionando a melhoria contnua dos negcios.

1.1 Problema de pesquisa

De que forma a utilizao da Contabilidade aplicada as micro e pequenas empresas pode auxiliar na gesto, gerando benefcios entidade e reduzindo os motivos que as levam a encerrarem suas atividades?

1.2 Objetivo geral

Demonstrar que a Contabilidade, voltada para as reais necessidades das micro e pequenas empresas pode auxiliar a gesto das suas atividades com o uso de instrumentos contbeis adequados e, assim, contribuir para a continuidade da entidade.

1.3 Objetivos especficos

Descrever, por meio de estudos em artigos bibliogrficos, a situao em que as micro e pequenas empresas esto atuando no mercado; Identificar as principais dificuldades enfrentadas pela entidade na interao com o seu ambiente interno; Planejar mtodos de interao da Contabilidade no gerenciamento dos recursos e obrigaes financeiras, visando ampliar as possibilidades de negcios da empresa estudada no estudo de caso;

1.4 Justificativa
A Contabilidade atual tem se transformado em um instrumento de auxlio gerencial s entidades. Esse novo rumo que a Contabilidade vem tomando surge de forma a agregar benefcios para a Contabilidade tradicional, passando a atuar de uma maneira mais completa dentro do ambiente empresarial e contribuindo significativamente para as tomadas de decises das empresas. Muitas vezes, os empresrios das micro e pequenas empresas no tem o devido conhecimento da contribuio e benefcios que a Contabilidade, direcionada a gesto das entidades, poder lhe proporcionar e talvez isso esteja acontecendo por falta de desconhecimento dos potenciais benefcios que esta cincia pode oferecer. 2

O fator de maior gravidade para as micro e pequenas empresas com a no utilizao da contabilidade a relao das obrigaes das entidades em face as suas disponibilidades de caixa, sendo que, muitas vezes os pequenos proprietrios no observam corretamente qual ser a sua necessidade de capital de giro num futuro prximo, longo ou mesmo no momento. Neste sentido a empresa poder no ter dinheiro suficiente num perodo de grande crescimento e acabar por ter que fechar suas portas em decorrncia da falta de uma projeo de fluxo de caixa eficiente. A utilizao da contabilidade nas micro e pequenas empresas auxilia aos gerentes e proprietrios a tomarem decises que podero ter grandes influncias no futuro da entidade, fornecendo informaes gerenciais de fatores econmicos e financeiros, dando mais credibilidade e segurana nas atitudes e rumos traados pela empresa. Sendo assim, a utilizao da Contabilidade de forma a abranger as necessidades das micro e pequenas empresas pode trazer muitos benefcios e vantagens, auxiliando a gesto dessas empresas, proporcionando melhoria contnua dos seus negcios.

2. METODOLOGIA 2.1 A Contabilidade Geral e Gerencial

A Contabilidade pode ser definida como uma cincia que estuda o patrimnio de uma entidade, visando fornecer informaes que so importantes para o desenvolvimento das atividades. Pizzolato (2000, p. 1) conceitua a Contabilidade da seguinte forma:
A Contabilidade costuma ser chamada de linguagem da empresa. Trata-se de um sistema de coletar, sintetizar, interpretar e divulgar, em termos monetrios, informaes sobre uma organizao.Como qualquer outro sistema de informao, a Contabilidade passa por contnua evoluo na busca de aperfeioamento de seus mtodos e processos.

A principal finalidade da Contabilidade fornecer informaes que sejam teis ao processo de tomada de decises empresarial e hoje essas informaes so de carter econmico, financeiro, gerencial, social. Enfim, existem muitos outros fatores que foram surgindo nos ltimos tempos, aos quais a cincia contbil tambm deve transmitir informaes relevantes e que tracem os novos rumos a serem seguidos pelas entidades de forma segura. As informaes internas das empresas so formuladas pela Contabilidade Gerencial, elas devem proporcionar condies satisfatrias de solucionar problemas operacionais, custos internos e buscar atender as exigncias dos clientes. Para isso, a contabilidade gerencial dispe de tcnicas especficas que coletam dados operacionais internos transformando-os em relatrios teis ao processo de tomada de decises administrativas. A contabilidade gerencial procura orientar as entidades s decises voltadas para atividades futuras. J no basta mais a Contabilidade elaborar as demonstraes contbeis obrigatrias ou se dedicar simplesmente ao fisco. A cada dia as empresas esperam dela alternativas para lidar da melhor forma possvel do ponto de vista empresarial com temas que vm sendo discutidos diariamente em diversos lugares no mundo.
[...] as informaes hoje ganharam uma velocidade muito grande com os avanos tecnolgicos, e a Contabilidade enquanto cincia social aplicada no poderia ficar

alheia a tanta evoluo. A Profisso Contbil tem procurado acompanhar as mudanas e adaptar-se nova realidade de mercado. (SILVA; MOURA, 2002, p. 2)

O grande desafio da Contabilidade que ela se torne cada dia mais prxima dos seus usurios, o que far com que novos demonstrativos e mtodos sejam desenvolvidos a fim de transmitir as informaes desejadas. Isso acontece porque diferentes usurios precisam de informaes diferentes. Dessa forma, Iudcibus (1997, p. 44) dispe que, [...] entender a evoluo das sociedades, em seus aspectos econmicos, dos usurios da informao contbil, em suas necessidades informativas, a melhor forma de entender e definir os objetivos da Contabilidade.

2.2 Solues Geradas pela Contabilidade s Micro e Pequenas Empresas

As micro e pequenas empresas, so caracterizadas de diversas formas por entidades governamentais e no governamentais. A Lei Complementar n 123, de 14 de dezembro de 2006, que instituiu a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas como alternativa de tributao, caracteriza como empresa de micro e pequeno porte em decorrncia da receita bruta anual auferida pela empresa enquanto que o SEBRAE (Servio de Apoio as Micro e Pequenas Empresas), rgo de apoio a essas entidades, caracterizam-nas pelo nmero de funcionrios. A caracterizao e a definio das micro e pequenas empresas no so unnimes, ela pode variar em funo de diversos fatores, segundo Kassai (1997, p. 4):
As definies podem variar em razo dos objetivos de estudo, o que torna mais distante a adoo de um critrio nico e dificulta o dimensionamento do setor em termos de participao e importncia. A diversidade de critrios para enquadramento legal, nas diversas esferas do governo, possibilita em termos prticos, que uma empresa seja considerada microempresa para fins de IR, mas no atenda aos limites de iseno de ISS ou de ICMS.

As micro e pequenas empresas sentem grande dificuldade de organizar suas prioridades devido a falta de uma estratgia de negcios eficiente, o que, por vezes, pode levar a entidade a rumos incertos. Grande parte das vezes os empresrios no se sentem preparados a tomarem decises que envolvam principalmente as questes financeiras com medo de adquirir dvidas e no saber as condies adequadas de pagamento, pois tm conscincia de que esse tem sido um dos maiores motivos para o encerramento das atividades de grande parte das micro e pequenas empresas no Brasil. Apesar da tima correlao existente entre a importncia das micro e pequenas empresas para o pas e as taxas de empreendedorismo, o Brasil ainda hoje apresenta um ndice alto de mortalidade para empreendimentos com at quatro anos de existncia [...] (ANHOLON et al, 2007, p. 89) possvel relacionar diversos fatores que influenciam o crescimento das dificuldades que as empresas de micro e pequeno porte enfrentam, porm os mais comuns so fatores relacionados a escassez de recursos disponveis em caixa para investimentos internos e externos como a estrutura da empresa, equipamentos tecnolgicos necessrios ao melhor gerenciamento e controle de suas atividades, investimentos em publicidades, acesso concesso de crditos, entre muitos outros itens que ajudam sobremaneira a empresa a

conquistar clientes, aumentando sua disponibilidade de recursos financeiros e sua permanncia no mercado. O contador ao trabalhar com uma empresa de micro ou pequeno porte deve atentar para esses fatos, buscando gerar esse auxlio profissional que os empresrios desejam. Neste contexto, surgem pesquisas e estudos de novos mecanismos aplicveis as empresas e micro e pequeno porte, que objetivam, primeiramente, identificar os maiores problemas e dificuldades enfrentados por esse setor para que, ento, a Contabilidade possa trazer propostas e modelos de melhoria gerencial segura e confivel a essas empresas, tratando as micro e pequenas empresas de forma diferenciada. Apresenta-se na sequncia as ferramentas contbeis que podem auxiliar o gerenciamento das micro e pequenas empresas. Fluxo de Caixa

O Fluxo de Caixa consiste no controle de todas as contas que se relacionam com o caixa, so elas as entradas e as sadas de recursos financeiros do caixa em decorrncia de suas atividades financeiras em um determinado perodo, permitindo a comparao das suas atividades por diversos perodos. Quando se trata das micro e pequenas empresas, a correta utilizao do caixa essencial para o bom andamento dos negcios, tendo em vista que muitos so os fatores que podem ocasionar a falta de recursos financeiros disponveis em caixa nas entidades, especialmente as de micro e pequeno porte. Neste sentido, Kassai (1997, p.12) prope um modelo de Fluxo de caixa Caixa Prospectivo que visa auxiliar a gesto das entidades de micro e pequeno porte, assim disposto: Quadro 1 Modelo de Fluxo de Caixa Modelo Dedutivo de Fluxo de Caixa Prospectivo FLUXO 1. Dados Operacionais Relevantes 2. ENTRADAS 3. SADAS 4. VARIAO 5. Retiradas 6. Novos investimentos 7. Depreciao 8. Custo ou Remunerao do Dinheiro 9. SALDO ACUMULADO 10. Emprstimos/Aplicaes de Recursos 11. SALDO FINAL
Fonte: kassai (1997, p. 12)

Obs.

n PERODOS

(2-3)

(4-5-6-7-8) (9+/-10)

muito importante que as entidades de micro e pequeno porte mantenham um controle adequado e constante dos seus recursos financeiros disponveis em caixa tanto para curto como para longos prazos, para que, dessa forma, a entidade no sofra com a falta de recursos financeiros no momento em que ela mais precisar. Demonstrao do Resultado do Exerccio

A Demonstrao do Resultado do Exerccio uma demonstrao que concentra as despesas e as receitas ocorridas num mesmo perodo confrontando-as com o objetivo de se 5

chegar a um resultado, positivo ou negativo. de fcil compreenso aos usurios da Contabilidade, pois segue princpios do cotidiano de cada indivduo, ou seja, quando uma pessoa soma suas despesas de um determinado ms junto com o que tem a receber, est usando tcnicas que tambm servem para compor uma Demonstrao do Resultado do Exerccio, porm sem o rigor dos passos que tal demonstrativo deve se embasar. Segundo Salazar; Benedicto (2004) a Demonstrao do Resultado do Exerccio o relatrio que confronta as receitas e as despesas pertencentes a um perodo especfico . A seguir, modelo de Demonstrao do Resultado proposto por Kassai (1997, p. 11), com objetivo de facilitar a gesto dos negcios nas micro e pequenas empresas. Quadro 2 Modelo de Demonstrao do Resultado do Exerccio Demonstrao do Resultado Mensal Unidades Vendidas Preo Mdio de Vendas $ (%) Faturamento (-) Impostos (-) Descontos (-) Comisses (=) Faturamento Lquido (-) Custos Variveis (=) Margem (-) Custos Fixos (-) Lucro antes do IR (-) Imposto de Renda (=) Lucro Final
Fonte: Kassai (1997, p. 11)

Acumulado $ (%)

Poder confrontar suas receitas e despesas, avaliar o resultado e comparar a capacidade de uma entidade por diversos perodos auxilia as empresas nas decises a serem tomadas com relao a que rumo a empresa deve seguir e isso tem sido primordial para a sobrevivncia das micro e pequenas empresas.

2.2.3 Controles Internos nas Micro e Pequenas Empresas

Organizar uma boa forma de controle interno essencial s empresas. Com ele as entidades podem avaliar melhor o seu desempenho operacional, econmico e financeiro. A utilizao de um bom controle interno permite s empresas a avaliao e a preveno dos mtodos e tcnicas utilizadas no desenvolvimento de suas atividades. Em sntese, pode-se dizer que o controle interno visa satisfazer os objetivos traados pelas empresas, reduzir desperdcios decorrentes das atividades das empresas, bem como auxiliar a melhoria dos procedimentos operacionais ineficientes. Controle significa conhecer a realidade, compar-la com o que deveria ser, tomar conhecimento rpido das diversidades e suas origens e tomar atitudes. (MARTINS, 2000, p. 323). Assim, o controle interno pea fundamental ao bom desempenho da entidade e facilita as decises da administrao. Controlar administrar a informao obtida dos demais funcionrios a respeito das atividades desenvolvidas pela entidade. Por meio dos controles internos, monitorados pela administrao, a entidade poder contar com formas mais seguras para trabalhar. A

necessidade de melhores controles ser pr-requisito para os que quiserem permanecer no mercado (UENO; NOVA, 2005, p. 12) Alm dos benefcios j mencionados, pode-se dizer que a utilizao de um bom controle interno nas micro e pequenas empresas tambm poder auxili-las a solucionar problemas do ambiente externo. Uma organizao sem controle invivel. Cada organizao tem sistemas de controle que coordenam o exerccio do direito de deciso que est diludo entre certo nmero de indivduos(CREPALDI, 2004, p. 79). Se as empresas omitem ou ignoram o uso de um controle interno, ela estar vulnervel a falhas e erros ocorridos nas atividades operacionais, com isso ela poder no alcanar seus objetivos, deixar de ser uma entidade eficiente e eficaz e conviver com altos ndices de desperdcios. Balano Perguntado

O Balano Perguntado um mtodo recente, seus primeiros trabalhos surgiram por volta do ano 2000, muito embora essa tcnica j fosse estudada por alguns autores desde o ano de 1994, mas, de l para c, o interesse no estudo e aprimoramento desse mtodo tem sido crescente. A funo do Balano Perguntado avaliar as condies econmicas e financeiras das empresas de micro e pequeno porte, por meio da aplicao de tcnicas de entrevista e checagens. Esse mtodo bastante utilizado para concesses de crditos bancrios, pois procura evidenciar a realidade econmica e financeira da empresa. Sendo assim, o objetivo do Balano Perguntado apresentar de forma estruturada, os dados patrimoniais e de resultado, gerando informaes que possam servir para a gesto do negcio, inferncia de crditos, sade financeira, entre outros (NAKAO, 2003, p. 37). Desta forma, o Balano formatado atravs de perguntas e observaes especficas como relacionadas as questes patrimoniais, de carter financeiro e econmico, entre outros itens relacionados com o gerenciamento de suas atividades.

3. CONSIDERAES FINAIS
A Contabilidade um instrumento que traz muitos benefcios gesto das entidades, gerando maior nvel de confiabilidade nos seus procedimentos internos, sendo uma base segura de informaes a disposio dos gestores das empresas. O mercado atual tem direcionado novos fatores relacionados gesto que devem ser bem trabalhados pelos administradores de empresas. Este trabalho buscou mostrar aspectos empresariais da gesto das micro e pequenas empresas, identificando, neste contexto, a situao em que operam no mercado, relacionando itens como as caractersticas e dificuldades encontradas no gerenciamento das atividades. Neste contexto so oferecidas algumas ferramentas da Contabilidade que possam suprir algumas necessidades das micro e pequenas empresas, sendo que o seu estudo deve ser um desafio constante para a Cincia Contbil, pois os profissionais devem buscar desenvolver relatrios que supram as necessidades especficas, especialmente as dos gestores das micro e pequenas empresas. O estudo no conclusivo e nem pretendeu esgotar o assunto, na realidade sugerido sua ampliao, explicando detalhadamente cada item das ferramentas apresentadas e os passos de implantao, pois cada micro e pequena empresa tm suas peculiaridades.

4. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
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