ACTA N 001 2.

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REUNIN DE COORDINADORAS DE DESPACHO FECHA: HORA: LUGAR: Medelln, 24 de Junio de 2010 De las 06:00 am. A las 10:00 am. Sede- Acoa Medelln

ASISTENTES: Oswaldo Ruiz, Gerente Gonzalo, Tesorero Jaime Snchez, Comit de Disciplina Ruby Corts, Asistente Administrativa Liliana Hernndez, Coordinadora de Despachos Erika Vsquez, Coordinadora de Despachos ORDEN DEL DA 1. Atencin Usuarios 2. Aspecto disciplinario y reglamentario del enturnamiento. 3. Servicios Inmediatos. 4. Zona de Acopio 5. Morosos 6. Bajadas. 7. Vehculos en regular estado. 8. Telfonos 9. Romances 10. Reporte Radioperadores 11. Paquetes Correspondencia 12. Notas

DESARROLLO 1. Atencin Usuarios Atender al usuario con prontitud y amabilidad. Como si fuera la primera o la ultima vez que llamara, debemos tener como prioridad sin descuidar los otros objetivos, durante toda la jornada laboral atender con prontitud y esmero las llamadas de nuestros usuarios. 2. Aspecto disciplinario y reglamentario del enturnamiento . Enturnamiento: No tenemos que inventarnos reglas ni cambiarlas, el reglamento ya est establecido, lo que debemos procurar es hacerlo respetar y cumplir, no descuidar que los vehculos, por ejemplo, deben estacionarse en reversa, si algn conductor es reincidente se le bloquea en el sistema, los conductores que por algn motivo salgan y dejen el vehiculo estacionado dentro del parqueadero obstaculizando la salida de

algn vehiculo ser sancionado. Vehiculo que no tenga el nmero del mvil atrs se sancionar no dndole servicio. Se sugiere actualizar la hoja de vida de todos los conductores. Cuando se hace un cambio de tiempo por telfono ser sancionable para el Coordinador de Despachos. Es bueno recordarles que cuando salgan del estacionamiento y no se coloquen novedad sern borrados de la lista, debemos anunciarles por el altavoz, debemos tener en cuenta cuando suenan los servicios de inmediato en la madrugada hacer respetar la punta de quien la haya tomado, Recordar que cuando el conductor no se encuentra se debe poner en amarillo. No se deben dar servicios por telfono, excepto los domingos o cuando no hay vehculos. Queda pendiente hablar con el Ingeniero Hernn, para colocar otro color en novedades en el enturnamiento, para los vehculos que llegan y tienen ya compromisos. Conductor que se sorprenda cometiendo una irregularidad o falta ser sancionado. Cada que un conductor se enturne en el Parqueadero, tendr derecho a dos cambios de tiempo. En horas de la noche debemos de tratar de ser un poco ms flexibles con los tiempos de los vehculos, cuando no haya carros en el JMC. Los Uniformes de los Conductores: Ser estrictos con la solicitud del uniforme a la hora de asignarles el servicio, a partir del 12/07/10 quien no lo porte no se le entregar servicio, recordar que es camisa blanca, pantaln azul oscuro o negro y zapatos negros, deber ser utilizado las 24 horas del da de lunes a viernes, aunque estn en pico y placa. 3. Servicios Inmediatos . De ahora en adelante ya no se usar ms el trmino a quemarropa ahora ser servicio de inmediato. Si un conductor estando atrs en el enturnamiento pide servicio para el da siguiente y luego de que sale se lo cancelan, se le respeta la hora para la que pidi el servicio y el lugar en donde se encontraba en la fila. No se pueden cambiar compromisos con servicios de Acoa. Si un conductor tiene un compromiso y est en punta, pag el despacho y le cancelaron el compromiso, llega en punta porque pag el servicio, o est en el lugar que est en la fila. 4. Zona de Acopio Este tema queda pendiente, porque es el comit de disciplina quienes se encargarn de reglamentarlo. 5. Morosos A las personas que hagan convenios se les dar despacho, quienes estn morosos por cualquier concepto se les bloquear el despacho y se les enviar una carta de cobro. Cuando un Asociado alcance a deber hasta $160.000 en aportes perder el Derecho como Asociado. Los conductores que aparecen debiendo mas de $30.000 no enturnarlos, ya que el sistema bloquea automticamente a quienes deben dos semanas. Cada conductor debe verificar al entrar que si haya sido enturnado correctamente por el Coordinador de Despachos. Est pendiente verificar las cuentas de los que tiene camarotes. El celular lo deben de cancelar los primeros 5 dias de cada mes. Los vehculos que no aportan a la Asociacin no tienen derecho a entrar al parqueadero, si por algn motivo entrara alguno se le entregar una carta

firmada por el comit de vigilancia, en donde se le explique que el no es aportante de Acoa y que no tiene derecho a entrar al parqueadero. 6. Bajadas. Canalizarlas en lo posible para que las Coordinadoras de Despacho las den con tiempo (si no hay vehculos en el JMC, no se le cobra el despacho al conductor), no asignarlas con menos de una hora y media cuando el conductor tenga compromiso, vigilando que si cubra el servicio. Pendiente para solicitarle al Ingeniero Hernn: colocarle un color diferente a las bajadas y otro para los que tienen compromisos. 7. Vehculos en regular estado Vigilar y tener muy presente que tipo de vehculos se envan para los contratos que tiene la Asociacin con algunas Empresas como Art Hotel y otros, ser muy estrictos con esto. 8. Telfonos El uso del telfono es nica y exclusivamente para la Empresa, de igual forma lo es el celular. Todos los empleados de la Empresa deben tener sus telfonos actualizados y es responsabilidad de la Asistente Administrativa tenerlos disponibles. Los Coordinadores de despacho deben tener disponibilidad las 24 del da para cualquier imprevisto. 9. Romances Queda totalmente prohibido todo tipo de relaciones sentimentales y/o de noviazgo entre las Coordinadoras de despacho y los Conductores/Asociados; Ya que atentan contra la moral y el buen nombre de la Asociacin, Debemos procurar como empleados ser ejemplo de autoridad y de moral para el beneficio de la Institucin. 10. Reporte Radioperadores Todos los Radioperadores se deben reportar cuando lleguen o cuando se retiren de su lugar de trabajo, desde el telfono fijo. 11. Paquetes Correspondencia . Se sacar un comunicado donde se les recuerde a todos los conductores que se les prohbe a los Coordinadores de Despachos recibir o guardar cualquier tipo de paquetes, encomiendas, sobres o plata. 12.Notas La Asistente Administrativa es la encargada de programar los horarios de los Coordinadores de Despachos. Se les pide a todos los participantes estricto cumplimiento con el reglamento y las fechas de los temas abordados. Siendo las 10:00 am se da por terminada la reunin. OSWALDO RUIZ Gerente RUBY CORTES Asistente Administrativa

ACTA N 002 2.010

REUNIN DE COORDINADORAS DE DESPACHO FECHA: HORA: LUGAR: Medelln, 12 de Agosto de 2010 De las 07:00 pm. A las 09:00 pm. Sede- Acoa Medelln

ASISTENTES: Oswaldo Ruiz, Gerente Jaime Snchez, Comit de Disciplina Ruby Corts, Asistente Administrativa Liliana Hernndez, Coordinadora de Despachos Erika Vsquez, Coordinadora de Despachos Jennifer Monsalve, Coordinadora de Despachos Invitado: Hernn Cano Programador ORDEN DEL DA 1. 2. 3. 4. 5. 6. Atencin Usuarios Telfono Fijo, Celular y Radiotelfono. Campaa Pedaggica. Bajadas Fallas en el sistema. Notas

DESARROLLO

1. Atencin Usuarios Aunque en la labor de la Coordinadora de Despachos se tiene que coordinar varias actividades al mismo tiempo es importante saber que el eje de todo es el usuario, es nuestra mxima prioridad. Aunque nuestra labor es muy mecnica no debemos olvidar ni descuidar la atencin excelente al usuario, desafortunadamente la naturaleza humana se centra en los errores y fallas que cometemos como dirigentes, por eso debemos tener la conciencia tranquila de que estamos desempeando nuestra labor de forma excelente y que nuestro mejor y mximo esfuerzo es cumplir sin errores nuestra labor, el jefe mximo de nosotros, somos nosotros mismos. 2. Telfono Fijo, Celular y Radiotelfono. Estas son nuestras principales herramientas de trabajo, por lo tanto no debemos descuidarlas y atenderlas en orden de prioridades.

Telfono Fijo: Es exclusivamente para desempear nuestra labor, no es para hacer llamadas personales, muchsimo menos para hacer visitas. Debemos de tratar de ser breves y concisos en el momento de tomar los servicios y as darles espacio a otros usuarios que necesitan nuestros servicios. Telfono Celular: El plan de minutos que tenemos es hasta el 18 de cada mes, y en este mes se acabaron desde el 10/08, esto se debe en gran parte a la alcahuetera con los con conductores. Se les recuerda que por reglamento est estipulado, conductor que no tenga minutos en su celular no se le dar despacho, (se hace la anotacin de que se saque un comunicado con este punto). Cuando se despacha al conductor y este pide que se le llame al usuario para confirmar el servicio, o para avisarle que ya va para all o para preguntarle algn dato al usuario, se le informa que no estamos autorizadas para dar minutos. Cuando vayamos a despertar a un conductor, aunque no es obligacin de nosotras, simplemente le hacemos la perdida. No nos comprometamos a cargarnos con una responsabilidad ms a cambio de prebendas. Se sacar un comunicado recordndoles que no estamos autorizados a darles minutos y al que no tenga minutos no se le dar despacho. Radio Telfono: El radiotelfono por ser otra herramienta de trabajo debemos estar pendiente de el al igual que de las otras funciones, el radio debe permanecer con un volumen moderado, de manera que cuando nos soliciten escuchemos y atendamos en el momento que estemos libres. Por ningn motivo el radiotelfono debe estar con sin volumen o con el demasiado bajo. 3. Campaa Pedaggica. Hacer campaa pedaggica con los conductores, estar informando por el altavoz que por favor se acerquen a leer la cartelera que hay informacin de sumo inters para ellos, se les debe recordar que a partir del 15 de agosto del presente, conductor que reclame servicio y se vaya con la boleta sin el uniforme se le aplicar la sancin correspondiente segn el reglamento, de igual forma animarlos a leer la cartelera donde encontrarn informacin sobre la pernocta, acopio, nueva junta, convivencia, y reglamento de servicios urbanos desde el JMC. 4. Bajadas Las bajadas se le pueden dar al conductor en punta que reclame de subida, siempre y cuando la diferencia entre la hora de recogida del servicio de subida y la bajada sea de una hora y media. 5. Fallas en el sistema. El Ingeniero Hernn Cano, nos explica porque tanto problema con el programa de despachos, y se toma la decisin de que la mejor solucin es reiniciar la aplicacin desde Cero, va a continuar el mismo programa pero

el har todas las modificaciones desde la plataforma del programa, esta reforma le tomar aproximadamente dos meses a partir de que empiece. Tambin se le pide al ing. Hernn Cano que nos enve cotizacin para continuar haciendo el mantenimiento preventivo y cancelar entonces el contrato que tenemos con Ingeniera y Servicios Informticos. 6. Notas Debemos recordar que todo conductor nuevo que ingrese o cualquier cambio de conductor de un vehiculo a otro debe informar y pedir el visto bueno al seor Jaime Snchez, solo cuando el lo autorice se podr enturnar a estos conductores. Siendo las 09:00 pm se da por terminada la reunin.

OSWALDO RUIZ Gerente

RUBY CORTES Asistente Administrativa

ACTA N 003 2.010

REUNIN DE COORDINADORAS DE DESPACHO FECHA: HORA: LUGAR: Medelln, 07 de Septiembre de 2010 De las 06:30 AM. A las 10:00 AM. Sede- Acoa Medelln

ASISTENTES: Oswaldo Ruiz, Gerente Efrn Salazar, Comit de Disciplina Ruby Corts, Asistente Administrativa Liliana Hernndez, Coordinadora de Despachos Erika Vsquez, Coordinadora de Despachos Jennifer Monsalve, Coordinadora de Despachos ORDEN DEL DA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Procedimientos cartas y sanciones Cuadres en el sistema (anlisis). Morosos (cartas, constancias, respuestas a notificaciones). Anlisis temas anteriores evaluacin. Contratos Llamada en espera. Proposiciones y varios.

DESARROLLO 1. Procedimientos cartas y sanciones En este procedimiento ha fallado todo el equipo, encabezando la lista los seores del Comit de Vigilancia y Control por cuanto no se tiene claro sobre los casos que comienzan si se terminan o no, en las fechas lmites o inclusive aun si son terminados. Se instal una impresora en la oficina de Despachos con el fin de que las Coordinadoras puedan colaborar con la elaboracin de las cartas de descargos y suspensiones, al estar enteradas de todos los procesos tendrn claridad y visin sobre los casos iniciados. El mecanismo es el siguiente: Los seores integrantes del Comit de vigilancia y Control elaborarn un borrador especificando de manera explicita cada caso. Para aplicar sanciones debern especificar de manera objetiva y clara el motivo de la sancin y basarse en el reglamento por artculos y numerales, debern tambin especificar la fecha y hora de la sancin y se hace la anotacin de

que la sancin empieza a partir de la notificacin, en caso de que el conductor la reciba despus de la fecha estipulada para la sancin. Despus de elaborado el borrador se le dejar a la Coordinadora que est en el turno de la noche para que sea ella quien la elabore, solo ser responsable por la transcripcin del borrador, no de su contenido. Se les sacar un comunicado al Comit de Vigilancia y Control para que en adelante estn ms pendientes de los procesos de solicitud de descargos y sanciones. 2. Cuadres en el sistema (anlisis). Las Coordinadoras de Despacho a partir de la fecha colaborarn elaborando los cuadres diarios de caja en el sistema; El mismo trabajo que hace la seora Asistente Administrativa de ingresar al sistema o tabular la informacin diaria de caja. Todos los das en la maana la asistente recoger la USB con la informacin del da anterior ya ingresada al sistema, por la Coordinadora del turno de la noche. Las Coordinadoras no entregarn los cuadres diarios de caja manuales con enmendaduras, tachones ni borrones. Deben tratar de que no hayan errores en su trabajo, en lo posible tanto las Coordinadoras de Despacho como los directivos deben ser ejemplo de eficiencia, calidad y enseanza. 3. Morosos (cartas, constancias, respuestas a notificaciones). A la fecha se encuentran en mora ya con el Derecho perdido, los mviles 03 con una deuda por aportes de $200.000, el mvil 134 con $190.000, y el mvil 213 con $240.000, se determina enviarles carta de notificacin de prdida de cupo con un plazo de 5 das a partir de la notificacin para ponerse al da, si no se recibe respuesta se dar por aceptada la prdida del cupo. El mvil 109 hizo un convenio de pago con la Asociacin, pero a la fecha ya lleva 4 cuotas en mora, se determina enviarle una carta dndole como plazo tres (3) das para ponerse al da, en caso de que no lo haga se le suspender el Derecho en Acoa, si no responde esta notificacin se entender por aceptado la prdida del derecho, si llegara presentarse despus de la fecha de plazo entrar a dialogar con el Comit de Vigilancia y Control. 4. Anlisis temas anteriores evaluacin. En los ltimos das se han presentado errores en los despachos, es cierto que somos humanos y todos cometemos errores, pero es tambin de gran responsabilidad nuestra labor y la idea es tratar de cumplirla a la perfeccin. Hay que comprender que los asociados se creen a veces solo con derechos dictatoriales, para ellos es difcil comprender la labor de la Coordinadora de Despachos, ejercer y coordinar todas las funciones al mismo tiempo. Se debe poner mucha atencin al tomar y despachar servicios. Cuando AC15 d informacin de turnos o vuelos o informacin en general, se debe pasar inmediatamente por el altavoz.

Se debe estar pasando el reporte por el radiotelfono de la situacin del parqueadero peridicamente. Algunos conductores se han quejado del temperamento de las Coordinadoras; cuando se est laborando se deben dejar los problemas familiares en la casa, se les recomienda en el trabajo mostrar la mejor cara, sean muy atentas y agradables para los asociados, deben de comprender que en su labor la imagen ante ellos es muy importante ya que se les transmite o refleja a ellos lo que sentimos nosotros como Coordinadores o directivos, en lo posible tratarlos a todos por igual no tener preferencias en el trato hacia ellos. Las propinas que los conductores dan se las han ganado con su buen comportamiento, carisma y buen desempeo en sus labores, cabe aclarar que no es obligacin de los conductores drselas. 5. Contratos En los contratos que tenemos con las diferentes Empresas el compromiso es que se le deben de enviar vehculos en buen estado, tener muy en cuenta esto a la hora de hacer un despacho de Contrato. Se determina hacer un llamado telefnico a Unin Elctrica, ya que estn llegando a altas horas de la noche funcionarios al JMC solicitando vehiculo, sin haberlo reservado con anterioridad. Las bajadas se pueden dar desde la oficina de despachos, el que est en punta puede reclamar servicio de subida y de bajada, con la condicin de que no la puede devolver. 6. Llamada en espera. Se va a mandar a arreglar la grabadora, si es costoso el arreglo se comprar otra, tambin se reparar el cable que conecta con el conmutador. Esto se har a la mayor brevedad posible para que quede ya solucionado el tema de la llamada en espera con msica. 7. Proposiciones y varios. El uniforme de los conductores es desde el lunes 06:00am hasta el viernes. El mvil 252 no tiene Derecho en la Asociacin y en ocasiones viene a amanecer al parqueadero los domingos. Si no quiere colaborar con servicio cuando ya no hay carros, no se le permitir el ingreso al parqueadero. El tema del candado para la oficina de Despachos en horas de la noche, queda pendiente aclararlo con el seor Gonzalo Molina. Si a un conductor que est entre los 10 primeros, lo llaman por la lnea de Acoa para un compromiso y paga el despacho, no puede a la vez reclamar servicio para el siguiente da, pues ya ha sido despachado. Todo conductor que haga cambio de vehiculo o ingrese nuevo debe informar por escrito, por medio de una carta la cual deber

contar con el visto bueno del Comit de Vigilancia y Control o el seor Jaime Snchez. Cuando un conductor se anota y se pone la novedad en amarillo, no puede llegar otro conductor a quitarle la novedad o irse en ese vehiculo con el servicio. Las novedades solo se las puede quitar personalmente quien se la puso. El reglamento dice en el Articulo 6 numeral 3 Se tiene derecho a un segundo reporte o cambio de tiempo de tres horas, pero para ello tienen que estar presentes en el parqueadero, tanto el conductor como el vehculo y el Coordinador de despachos no podr hacerlo por telfono ni por radiotelfono como vemos se est hablando sobre una de las novedades.

Siendo las 10:00 am se da por terminada la reunin.

OSWALDO RUIZ Gerente

RUBY CORTES Asistente Administrativa

ACTA N 004 2.010

REUNIN DE COORDINADORAS DE DESPACHO FECHA: HORA: LUGAR: Medelln, 09 de Octubre de 2010 De las 06:00 AM. A las 08:00 AM. Sede- Acoa Medelln

ASISTENTES: Ruby Corts, Asistente Administrativa Liliana Hernndez, Coordinadora de Despachos Erika Vsquez, Coordinadora de Despachos Jennifer Monsalve, Coordinadora de Despachos ORDEN DEL DA 1. Evaluacin sobre conocimiento del Reglamento De Acoa y parmetros competitivos de las Coordinadoras de Despacho. DESARROLLO 1. Evaluacin sobre conocimiento del Reglamento De Acoa y parmetros competitivos de las Coordinadoras de Despacho. Se le hace entrega del formulario de evaluacin sobre conocimiento del Reglamento de Acoa a cada una de las Coordinadoras de Despacho, para ser evaluadas. Igualmente se analizarn los parmetros competitivos de cada una de ellas. Siendo las 08:00 am entregan el cuestionario terminado y firmado, por lo tanto se da por terminada la reunin. Nota: se anexan los cuestionarios a la presente acta, con su respectiva calificacin.

RUBY CORTES Asistente Administrativa

ACTA N 005 2.010

REUNIN DE COORDINADORAS DE DESPACHO FECHA: HORA: LUGAR: Medelln, 03 de Noviembre de 2010 De las 02:00 PM. A las 05:30PM. Sede- Acoa Medelln

ASISTENTES: Oswaldo Ruiz, Gerente Liliana Hernndez, Coordinadora de Despachos Erika Vsquez, Coordinadora de Despachos Jennifer Monsalve, Coordinadora de Despachos Marisol Galvis, Coordinadora de Despachos ORDEN DEL DA 1. 2. 3. 4. 5. 6. Test sicolgico abstracto Coordinadoras de Despacho Entrega de puesto. Anlisis temas anteriores evaluacin . . Anlisis aspectos de disciplina a los conductores. Aclaraciones. Proposiciones y varios.

DESARROLLO 1. Test sicolgico abstracto Coordinadoras de Despacho Luego de dar la bienvenida a las Coordinadoras de Despacho por parte del seor Gerente Oswaldo Ruiz, y darle los agradecimientos por su importante labor y responsabilidad, se procede a entregarle a cada una un test de evaluacin cognitiva y sicolgico. En este test se evalu la capacidad interpretativa, esto es explicar o razonar sobre lo que se ve y se oye. La capacidad argumentativa: pensar con lgica y argumentar basado en los hechos algo que se est debatiendo. La capacidad propositiva: medir la capacidad de hacer propuestas con base en el conocimiento de la causa y exponiendo los argumentos acorde. Se socializaron algunas preguntas y respuestas sobre el test (se anexa en el archivo de las Actas de Coordinadoras) 2. Entrega de puesto. No se est entregando bien los puestos entre los cambios de turno, se debe mejorar, ser ms explicitas al entregar el puesto a la compaera en cuanto a las novedades, mensajes, caja y orden en general.

3. Anlisis temas anteriores evaluacin. Sigue presentndose demasiada demora para contestarle las llamadas a los usuarios, es mucho el tiempo de espera que tiene que soportar los usuarios para que les tomen el servicio. Hay dos propuestas al respecto: 3.1 3.2 Una persona como apoyo los viernes de 2pm a 7pm y los domingos de 6pm a 10pm. La posibilidad de que la Asistente Administrativa ejerza sus funciones en la oficina de despachos, para que sirva como apoyo.

4. Anlisis aspectos de disciplina a los conductores. Contina presentndose el caso de conductores diferentes en los vehculos, sin ser autorizados por los miembros del Comit de Vigilancia, o por el seor Jaime Snchez. El procedimiento correcto, y es por seguridad, ser cuando el conductor enve por escrito la solicitud al Comit de Vigilancia y Control, y despus de que den el visto bueno tendr la autorizacin para ser enturnado y despachado del parqueadero. No es vlido que algn miembro del Comit o Junta Directiva desautorice a los dems, en decisiones tomadas en conjunto en reunin de Junta Directiva. Los vehculos que no aporten no tienen derecho a ingresar al parqueadero. Se hace nfasis en que no se le debe entregar dinero a ninguna persona sin autorizacin, y las nicas personas que autorizan son: el seor Gerente Oswaldo Ruiz, el seor Tesorero Gonzalo Molina o la seora Asistente Ruby Corts. En el momento que se realice arqueo de caja a las Coordinadoras de Despacho no debe ni sobrar ni faltar dinero, si llegare a faltar la Coordinadora tendr que colocar el faltante, en el caso de que sobre ese dinero ir a un fondo comn. En adelante las propinas se deben guardar en un lugar diferente a la caja. Se les recuerda que telefnicamente no se quitan, ni se cambian las novedades, en caso de que retiren un vehculo estando en amarillo al entrar nuevamente se enturna al final de la lista. A la seora Erika Vsquez, el seor Gerente le hace la observacin de que las relaciones personales si pueden afectar en el trabajo, se le expone el caso sucedido en fecha reciente cuando despach un servicio que se diriga a Rionegro y vol a todos los que estaban en rojo delante de la persona despachada. Reconoce que cometi un grave error, su justificacin es que se encontraba trasnochada, en ese momento solo estaba haciendo un reemplazo durante un breve momento, y no se haba alimentado y ya era el medio da. Precisamente se encontraba en las instalaciones de Acoa, exponindole al seor Gerente su relacin con el seor Andrs Ocampo.

5. Aclaraciones. 5-1 Poner mucha atencin y cuidado cuando llaman y dejan mensajes importantes para el seor Gerente Oswaldo Ruiz, todas estas novedades o mensajes anotarlas en el cuaderno de las novedades. 5-2 Se le encarga a la seora Liliana Hernndez sacar un listado del nmero de servicios por carros por Empresas. 5-3 Debemos saber abordar los temas con los conductores, manejar la compostura y hacer respetar nuestra autoridad sin insolencias, se expone el caso de la discusin que se present entre Erika Vsquez y el seor Milton del mvil 194, se les pide que no se igualen con los conductores, no se discute con ellos, para eso est la norma. 6. Proposiciones y varios. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 El uniforme de los conductores es desde el lunes 06:00am hasta el viernes. Queda pendiente programar una reunin con el programador seor Hernn Cano, para ver que logros se han obtenido, que mejoras se han hecho y cosas por mejorar. Se aclara que cuando un conductor se vara llega en punta. Queda pendiente como canalizar o presionar a los conductores para que siempre estn en la entrada del parqueadero los cinco (5) primeros vehculos que estn en punta. Sigue pendiente Coordinar el modo de trabajar con el Acopio, para que no sigan presentndose las anomalas por el cambio de tiempo. Pendiente un comunicado que las Coordinadoras van a enviar a la Gerencia con algunas inquietudes.

Siendo las 05:30PM se da por terminada la reunin.

OSWALDO RUIZ Gerente

ACTA N 006 2.010

REUNIN DE COORDINADORAS DE DESPACHO FECHA: HORA: LUGAR: Medelln, 04 de Diciembre de 2010 De las 06:00 AM. A las 08:00 AM. Sede- Acoa Medelln

ASISTENTES: Oswaldo Ruiz, Gerente Ruby Corts, Asistente Administrativa Liliana Hernndez, Coordinadora de Despachos Erika Vsquez, Coordinadora de Despachos Jennifer Monsalve, Coordinadora de Despachos ORDEN DEL DA 1. 2. 3. 4. 5. 6. Lectura de reflexin La parbola el vergel. Contratos y atencin al usuario. Seguridad. Cumplir con el reglamento. Aclaraciones. Proposiciones y varios.

DESARROLLO 1. Test sicolgico abstracto Coordinadoras de Despacho Se hace una pequea lectura de reflexin del libro de Luis Fernando Betancur llamada La parbola del vergel, en donde ensean que en la diversidad de las personas est la grandeza de una comunidad 2. Contratos y atencin al usuario. . 3. Anlisis temas anteriores evaluacin. No se est entregando bien los puestos entre los cambios de turno, se debe mejorar, ser ms explicitas al entregar el puesto a la compaera en cuanto a las novedades, mensajes, caja y orden en general Sigue presentndose demasiada demora para contestarle las llamadas a los usuarios, es mucho el tiempo de espera que tiene que soportar los usuarios para que les tomen el servicio. Hay dos propuestas al respecto:

3.3 3.4

Una persona como apoyo los viernes de 2pm a 7pm y los domingos de 6pm a 10pm. La posibilidad de que la Asistente Administrativa ejerza sus funciones en la oficina de despachos, para que sirva como apoyo.

4. Anlisis aspectos de disciplina a los conductores. Contina presentndose el caso de conductores diferentes en los vehculos, sin ser autorizados por los miembros del Comit de Vigilancia, o por el seor Jaime Snchez. El procedimiento correcto, y es por seguridad, ser cuando el conductor enve por escrito la solicitud al Comit de Vigilancia y Control, y despus de que den el visto bueno tendr la autorizacin para ser enturnado y despachado del parqueadero. No es vlido que algn miembro del Comit o Junta Directiva desautorice a los dems, en decisiones tomadas en conjunto en reunin de Junta Directiva. Los vehculos que no aporten no tienen derecho a ingresar al parqueadero. Se hace nfasis en que no se le debe entregar dinero a ninguna persona sin autorizacin, y las nicas personas que autorizan son: el seor Gerente Oswaldo Ruiz, el seor Tesorero Gonzalo Molina o la seora Asistente Ruby Corts. En el momento que se realice arqueo de caja a las Coordinadoras de Despacho no debe ni sobrar ni faltar dinero, si llegare a faltar la Coordinadora tendr que colocar el faltante, en el caso de que sobre ese dinero ir a un fondo comn. En adelante las propinas se deben guardar en un lugar diferente a la caja. Se les recuerda que telefnicamente no se quitan, ni se cambian las novedades, en caso de que retiren un vehculo estando en amarillo al entrar nuevamente se enturna al final de la lista. A la seora Erika Vsquez, el seor Gerente le hace la observacin de que las relaciones personales si pueden afectar en el trabajo, se le expone el caso sucedido en fecha reciente cuando despach un servicio que se diriga a Rionegro y vol a todos los que estaban en rojo delante de la persona despachada. Reconoce que cometi un grave error, su justificacin es que se encontraba trasnochada, en ese momento solo estaba haciendo un reemplazo durante un breve momento, y no se haba alimentado y ya era el medio da. Precisamente se encontraba en las instalaciones de Acoa, exponindole al seor Gerente su relacin con el seor Andrs Ocampo. 5. Aclaraciones. 5-1 Poner mucha atencin y cuidado cuando llaman y dejan mensajes importantes para el seor Gerente Oswaldo Ruiz, todas estas novedades o mensajes anotarlas en el cuaderno de las novedades.

5-2 Se le encarga a la seora Liliana Hernndez sacar un listado del nmero de servicios por carros por Empresas. 5-3 Debemos saber abordar los temas con los conductores, manejar la compostura y hacer respetar nuestra autoridad sin insolencias, se expone el caso de la discusin que se present entre Erika Vsquez y el seor Milton del mvil 194, se les pide que no se igualen con los conductores, no se discute con ellos, para eso est la norma. 6. Proposiciones y varios. 6.7 El uniforme de los conductores es desde el lunes 06:00am hasta el viernes. 6.8 Queda pendiente programar una reunin con el programador seor Hernn Cano, para ver que logros se han obtenido, que mejoras se han hecho y cosas por mejorar. 6.9 Se aclara que cuando un conductor se vara llega en punta. 6.10 Queda pendiente como canalizar o presionar a los conductores para que siempre estn en la entrada del parqueadero los cinco (5) primeros vehculos que estn en punta. 6.11 Sigue pendiente Coordinar el modo de trabajar con el Acopio, para que no sigan presentndose las anomalas por el cambio de tiempo. 6.12 Pendiente un comunicado que las Coordinadoras van a enviar a la Gerencia con algunas inquietudes.

Siendo las 05:30PM se da por terminada la reunin.

OSWALDO RUIZ Gerente

REGLAMENTAR EL COLOR AZUL (CIRCULAR)