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MANUAL DE POLITICAS PARA EL

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DE ALMACENES

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DICIEMBRE 2004.

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MANUAL DE POLTICAS PARA EL MANEJO DE ALMACENES

PRESENTACiN

Con el propsito de contribuir en el desarrollo de las distintas actividades en materia de bienes muebles, la Direccin de Administracin y Finanzas por conducto de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, conforme al marco jurdico administrativo que rige sobre la materia, ha tenido a bien expedir el "Manual de Polticas y Procedimientos para el Manejo de Almacenes", con el cual se pretende establecer los lineamientos y criterios generales que permitan a las distintas reas conforme a sus necesidades, realizar de manera eficiente y eficaz las operaciones sobre los bienes de consumo e instrumentales propiedad de Estudio Churubusco Azteca, S.A.
OBJETIVO

Apoyar en el funcionamiento de la administracin de los almacenes de la entidad, mediante la optimizacin de la operacin de estos, a travs del adecuado registro y control de los bienes de consumo, bienes instrumentales e insumos de su propiedad, observando lineamientos que le son aplicables, para su aprovechamiento.
MARCO JURDICO
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Es importante resaltar que en su elaboracin se tomaron como base principalmente los ordenamientos que regulan actualmente lo relacionado a bienes muebles que son: a) Ley General de Bienes Nacionales, b) Lineamientos para la Administracin de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, c) Bases Generales para la Administracin y Baja de Bienes Muebles de Estudios Churubusco Azteca, S.A. d) Manuales de Procedimientos de la Entidad.

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Este documento ha sido elaborado por la Direccin de Administracin y Finanzas, a travs de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales y con la participacin del Departamento de Servicios Generales, mismo que se deber actualizar cuando se presenten cambios que por la dinmica organizacional sea necesario.

GLOSARIO DE TRMINOS

Para efectos del presente manual, se entender por: Bienes de Consumo: Los que por su utilizacin en el desarrollo de las actividades de la entidad, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a travs de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; Bienes Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en la entidad, siendo susceptibles de la asignacin de un nmero de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; Materiales Especficos: Son los bienes empleados en la produccin de otros bienes. Contrato Abierto: El definido en el Artculo 47 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. """ Contrato Programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisin, las descripciones y los precios unitarios de los bienes, as como las cantidades a entregar en varias fechas determinadas. SFP: Secretara de la Funcin Pblica. SISTEMA: Al sistema integrado usuario-mquina para procesar y proveer informacin que apoye las operaciones, la administracin y la toma de decisiones relativas a la optimizacin de la operacin y administracin de los almacenes. STOCK: Cantidad de mercancas disponible, existencia, provisin.

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DISPOSICIONES GENERALES

1.- Para el adecuado control de las existencias de los almacenes, la entidad

deber contar con sistemas informticos que permitan la consulta en tiempo real de las entradas, salidas y existencias en los almacenes. El sistema deber permitir la consulta de todos los almacenes con que cuente la entidad. 2.- Los responsables de los almacenes, efectuarn las consultas necesarias para efectos de administracin de almacenes, con la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Pblicas, Servicios y Patrimonio Federal de la Secretaria de la Funcin Pblica. 3.- El encargado de cada Almacn de la entidad, ser responsable directo ante su Jefe Inmediato, del orden, registro, control, recepcin, suministro y exactitud de la existencia de los bienes de consumo, materiales de consumo y especficos, de acuerdo a las actividades y funciones que les sean encomendadas. 4.- Los bienes instrumentales, bienes de consumo y materiales, que se reciban en los almacenes de la entidad, debern reunir las caractersticas descriptivas de calidad, contenido, precio y dems especificadas en el pedido que fue formulado considerando la requisicin de compra. 5.- La salida de los bienes instrumentales, bienes de consumo y materiales especficos, deber estar amparada con el formato correspondiente debidamente requisitado y firmado de conformidad por el responsable del rea que cuente

con firmaautorizada(Anexo1 Formatovale de salida).

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6.- Para el control de bienes de consumo y materiales especficos se establecer un registro global. 7.- Para facilitar el control de materiales de consumo cuando fuere necesario utilizar unidades de medida como paquete, rollo, bote, frasco, etc., su contenido o capacidad se indicar en su descripcin. 8.- A los usuarios slo se les podrn proporcionar bienes instrumentales, bienes de consumo y materiales especficos, mediante la presentacin del vale al almacn, debidamente autorizado. 9.- Ser exclusiva responsabilidad de los Encargados de los Almacenes, cualquier suministro de material de consumo y especficos que se haga sin el documento correspondiente requisitado y autorizado. 3

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10.- Los Responsables del buen funcionamiento de los Almacenes, tienen el deber de mantener una eficaz supervisin sobre el manejo de los materiales en sus almacenes. 11.- En caso de extravo de cualquier bien mueble, el responsable se apegar a la normatividad correspondiente. 12.- Cuando se trate de bienes instrumentales, bienes de consumo y/o especficos que por su naturaleza requieran ser entregados directamente en la rea solicitante, ser responsabilidad del rea, firmar de recibido y conformidad del Bien y notificar al almacn general, para la verificacin fsica y el registro de entrada y/o salida correspondiente. 13.- La rehabilitacin, reaprovechamiento y/o destino final de los bienes instrumentales y de los bienes de consumo, se determinar basndose en las Bases Generales para la Administracin y Baja de Bienes Muebles de la Entidad. 14.- Se deber realizar cuando menos una vez al ao el inventario fsico total a cada uno de los almacenes de la entidad, con la participacin del Departamento de Contabilidad y del rgano Interno de Control. 15.- El Jefe inmediato de cada uno de los encargados de los almacenes, realizara inventarias por muestreo fsico cuando menos cada tres meses. 16.- Los Responsables de cada almacn, debern reportar a su jefe inmediato y a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, de forma. mensual la rotacin de inventarias a efecto de detectar aquellos bienes de lento o nulo movimiento y determinar las acciones correctivas necesarias. 17.- El suministro de los Bienes Instrumentales, Bienes de Consumo y materiales especficos se har contra entrega del vale al almacn debidamente requisitado (Anexo 1 Vale de Salida). 18. - La entrada de los materiales especficos a los Almacenes, se har con factura o remisin del proveedor. 19.- Todas las entradas y/o salidas de bienes instrumentales, bienes de consumo, as como de materiales especficos debern ser registradas en el sistema informtico del Almacn correspondiente.

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20. - Los Almacenes, slo recibirn materiales amparados con factura y/o remisin,las cuales debernpresentarsedebidamenterequisitadasy se cotejara con el pedidoelaboradopor el Departamento de Adquisiciones.
21.- Para el caso de devolucin por parte del usuario, de material al almacn, se deber llenar el formato de devolucin y entregarlo junto con el bien en el almacn, debidamente autorizado por el Responsable del almacn correspondiente. 22.- Si al recibir un material especfico se tiene dudas en cuanto a calidad, medida, cantidad, etc. solicitar la presencia del requirente.

23. - Los Encargadosde cada almacn,revisaranel materialsolicitadopor las reas, en caso de que stos no cumplan con los requerimientosespecficos estipuladosen el pedido,lo devolvernal proveedor.
24.- Toda persona designada por cada rea para retirar de los almacenes, bienes instrumentales, bienes de consumo o materiales especficos, deber anotar en el vale al almacn, su nombre y firma. 25.- Cuando se adquieran bienes instrumentales, bienes de consumo o materiales especficos, a travs del fondo revolvente, y la entrega se realice directamente al requirente, se enviar la documentacin al Encargado del Almacn General, a efecto de que se lleven a cabo los registros correspondientes, siendo responsabilidad del Departamento de Adquisiciones y del rea requirente, notificar al Almacn General la recepcin de los materiales conforme a de... solicitado al proveedor. 26.- Para la realizacin de la Nota de Entrada de bienes recibidos en los almacenes, cada encargado deber contar con copia de la factura o remisin del proveedor y copia del pedido debidamente requisitado (Anexo 2. Formato de Nota de Entrada). 27.- Para la realizacin del inventario fsico, se deber usar marbetes numerados consecutivamente (Anexo 3. Formato de Marbete).

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FUNCIONES

RESPONSABLES DE ALMACENES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES, JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD Y JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ATENCiN A CLIENTES:

. . . . . . .

Vigilar el cumplimiento de las polticas que se tienen en materia de almacenes. Determinar el destino final de los bienes instrumentales y de consumo, de acuerdo a las Bases Generales para la Administracin y Baja de los Bienes Muebles de Estudios Churubusco Azteca, S.A. Supervisar que se mantenga actualizado su sistema informtico. Elaborar las requisiciones de compra de los materiales de consumo stock de sus almacenes. Programar y llevar a cabo revisiones fsicas en el Almacn General, de bienes de consumo, en su totalidad o selectivamente, estableciendo la metodologa, el periodo en el que se desarrollar y por ltimo la fecha en que se llevara a cabo. Llevar a cabo el registro del consumo de materiales por rea. Proporcionar veraz y oportunamente la informacin referente a entradas, salidas y existencias de los bienes instrumentales, bienes de consumo y materiales especficos, que le sea solicitada por autorida<;:les internas o
externas. '. ""'"

Revisar la adecuada elaboracin de las notas de entrada.

ENCARGADOS DE AL MACENES ENCARGADO DE ALMACN GENERAL, ENCARGADO DE ALMACN DE REFACCIONES, ENCARGADO DE ALMACN DE QUMICOS Y ENCARGADO DE ALMACN DE PElCULA

.
.

Registrar el consumo de materiales por artculo. Surtir los materiales solicitados por las diversas reas al almacn para su operacin. Informar al responsable del almacn, de los materiales que hayan llegado al mnimo de existencia.

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. . . . . . . .
.

Recibir de los proveedores los bienes instrumentales, bienes de consumo y materiales especficos, solicitados para la operacin de la entidad. Clasificar y acomodar los bienes en sus respectivos estantes. Registrar en el Sistema Informtico del Almacn las entradas y salidas de los bienes instrumentales, bienes de consumo y materiales especficos. Preparar y presentar informacin que le sea solicitada por el responsable del almacn. Llevar a cabo la actualizacin oportuna de los registros de bienes en el
sistema informtico.

. . .
.

Firmar y sellar de recibido las facturas que amparan la adquisicin de los bienes instrumentales, de consumo y materiales especficos. Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas. Llevar a cabo el marbeteo de todos los bienes, para la toma del inventario fsico. Realizar la toma de inventarios fsicos, con la participacin del Departamento de Contabilidad y del rgano Interno de Control, reportando los resultados su Jefe inmediato. Realizar el envo oportuno de la informacin de entradas y salidas de los bienes al rea contable. Proporcionar informacin veraz y oportuna solicitada por autoridades internas y externas. Dar cumplimiento a las Bases Generales para la Administracin y Baja de Bienes Muebles de la entidad. Reportar a su Jefe Inmediato y a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, de forma mensual la rotacin de inventarios a efecto de detectar aquellos bienes de lento o nulo movimiento Y"q,eterminar las acciones correctivas necesarias. -, Elaborar las notas de entrada de los bienes recibidos por parte de los proveedores (Anexo 2. Formato de Nota de Entrada).

ANEXO 1 FORMATO DE VALE DE SALIDA

DIRECCiN DE ADMINISTRACiN Y FINANZAS GERENCIA DERECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES E Ir~VENT ARIOS

(1)

PEDIDO ALALMACEN GENERAL

"

(2) DEPARTAMENTO (4) CANTIDAD (5) UNIDAD

(3) (6) ARTicULO

DE

DEL (7) CDIGO

(8) LOS ARTlcULOS ANTERIORES ESTAN DESTINADOS A:

(9) APROBO

(10) RECIBIO

ANEXO 1 FORMATO DE VALE DE SALIDA

Formato: Pedido de Almacn Usuario: Departamento de Servicios Generales e Inventarios

No.
1. 2.
3.

NOMBRE DEL CAMPO

INSTRUCTIVO

N
Departamento Fecha

Folioque establece el almacenista.

Departamento que solicita los bienes. Da, Mes y Ano que solicita los bienes.

4. 5. 6. 7.
8. 9. 10.

Cantidad Unidad Artculo

Cdigo Los Artculos Anteriores estn Destinados a: Aprob Recibi

Nmerode artculossolicitados. Unidadde medida.

Descripcin del Artculo. Nmero del Artculo. Especificar el uso que se le dar a los bienes. Nombre y firma de la persona autorizada. Nombre y firma de la persona que recibe.

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ANEXO2
FORMATO DE NOTA DE ENTRADA

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~
(6)

ESTUDIOS CHURUBUSCO AZTECA GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES ALMACN GENERAL

NOTA DEENTRADA

(1) (2) FECHA: ---1---1---1

(3) FACTURA NM.

(4) RECIBIDO DE:

CANTIDAD UNIDAD (5)

NOMBREDELARTICULO (7)

PREOO UNITARIO (8)

IMPORTE (9)

CODIS'ODEL ARTICULO (10)

'.

(ti)

VALE: SUBTOTAL

M.N. 0.00

0.00

(12) MATERIAL SOUCITADO POR:

IVA TOTAL

0.00

(13) ELABORO ALMACEN GENERAL ORIGINAL: A REVISIN ORIGINAL: ALMACEN e.e.p.CONTABIUDAD REVISIN EXPEDIENTE

(14) VALORIZADO GERENTE DERECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

(15 ELABORO POUZA DEDIARIO

(16) CAPTURO ENSISTEMA DEALMACN

ANEXO 2
FORMATO DE NOTA DE ENTRADA

Formato: Nota de Entrada

Usuario: Departamento de Servicios Generales e Inventarios

No. NOMBRE DEL CAMPO INSTRUCTIVO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Nota de Entrada Fecha Factura Nm. Recibido de Cantidad Unidad Nombre del Artculo Precio Unitario Importe Cdigo del Artculo Vale Material Solicitado por Elaboro Valorizado Elaboro Pliza de Diario Capturo

Nmero consecutivo Fecha en la que se requisito el formato Nmero de factura, nota de remisin o pedido con el que entrega el proveedor Nombre o razn social del proveedor Nmero de piezas recibidas Unidad de medida Nombre del articulo recibido Precio por unidad del producto Importe de los artculos Nmero de control del artculo en el almacn Nmero de vale de salida de los artculos rea solicitante Nombre y firma de la persona que elaboro Nombre y firma del Gerente de Recursos Financieros Nombre y firma de la persona que elaboro la pliza Nombre y firma de la persona que capturo en el almacn

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ANEXO 3
FORMATO DE MARBETE

MARBETE

No.638994
ZACION

(
(1) PARTENo.

"
No.638994

)
,/

(2) LOCAUZAON EXISTENCIAS

(3) DESCRIPCIN

INVENTARIO FISICO

TARJETA

II
~ w
9
w o z o
--1

RECUENTO FISICO

CONTEO FISICO

DIFERENCIAS

FALTANTE

~
..,.

(4)

CANT1DAD

(5)

UNIDAD

(6)RfCONTADO

POR

')

(4)

CANT10AD

(5 )UNIDAD

(6)

RECONTADO

POR

')

[$

SOBRANTE

1$
VALORES COSTO UNITARIO

en en
eo
M CD

[ (7) OBSE:YAClONES

J [ (7) OBSERVAQONES
J [ (8) FECHA
PRIMER CONTEO

J (
J

UNIDAD

TOTAL

O z

[
J

(8) FECHA

I$

L!

SEGUNDOCONTEO

EXCLUSIVAMENTEPARACONTABILIDAD

111

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ANEXO 3 FORMATO DE MARBETE

Formato: Marbete.

Usuario: Departamento de Servicios Generales e Inventarios

No. NOMBRE DEL CAMPO Parte No. Localizacin Descripcin Cantidad Unidad Recontando por Observaciones INSTRUCTIVO

1.
2. 3. 4.

Cdigo del artculo

Ubicacin ftsica del bien Nombre del producto Cantidad contada ftsicamente Unidad de medida (pieza, kilo, juego, etc.) Iniciales o rubrica de la persona que realizo el conteo Comentario u observacin

5.
6.

7.
8.

Fecha

Da,mesy anoen que se realizoel conteo

'. -.