TALLER DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS PARA CERTIFICACION PMP

Definiciones
Proyecto Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

A Necesidad

B Producto o Servicio

Inicio

Fin

El logro implica un cambio y por ende la posibilidad de conflicto.

Administracin de Proyectos
La aplicacin de Conocimientos, Habilidades, Herramientas y Tcnicas

a las actividades del Proyecto para cumplir con los requisitos del mismo

Administracin Integral
PORTAFOLIO Es una coleccin de proyectos, programas y otro trabajo, que se agrupan para facilitar la administracin efectiva del trabajo requerido para alcanzar los objetivos de negocio estratgicos. Los proyectos o programas del portafolio, no estn necesariamente relacionados o son dependientes entre s

PROGRAMAS Grupo de proyectos relacionados y administrados en forma coordinada para lograr beneficios y control, que si se manejaran en forma individual no se obtendran PROYECTOS Aplicacin de conocimiento, habilidades, tcnicas y herramientas a las actividades de un proyecto, para satisfacer sus necesidades ENTREGABLES Son las partes en que se divide un proyecto para poderlo administrar mejor

Etapas de un Proyecto

PLANIFICACIN

EJECUCIN
SEGUIMIENTO Y CONTROL

Los grupos de procesos NO son fases del proyecto.

reas de Conocimiento
Integracin 4.1 Desarrollar el Acta Constitutiva 4.2. Desarrollar el Plan de Administracin del Proyecto 4.3. Dirigir y Administrar la Ejecucin del Proyecto 4.4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.5. Realizar el Control Integrado de Cambios 4.6. Cerrar el Proyecto o Fase Alcance 5.1. Recolectar Requerimientos\ 5.2. Definir el Alcance 5.3. Crear EDT 5.4. Verificar el Alcance 5.5. Controlar el Alcance
Tiempo 6.1. Definir Actividades 6.2. Establecer la Secuencia de las Actividades 5.3. Estimar los Recursos de las Actividades 6.4. Estimar la Duracin de las Actividades 6.5. Desarrollar el Cronograma 6.6. Controlar el Cronograma

Costo 7.1. Estimar Costos 7.2. Determinar Presupuesto 7.3. Controlar Costos

Calidad 8.1. Planear la Calidad 8.2. Realizar Aseguramiento de Calidad 8.3. Realizar Control de Calidad

Recursos Humanos 9.1. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos 9.2. Adquirir el Equipo del Proyecto 9.3. Desarrollar el Equipo del Proyecto 9.4. Administrar el Equipo del Proyecto

Comunicacin 10.1. Identificar Stakeholders 10.2. Planear las Comunicaciones 10.3. Distribuir la Informacin 10.4. Administrar las Expectativas de los Stakeholders 10.5. Reportar el Desempeo

Riesgo 11.1. Planear la Administracin de Riesgos 11.2. Identificar Riesgos 11.3. Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos 11.4. Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos 11.5. Planear Respuesta a los Riesgos 11.6. Monitorear y Controlar Riesgos

Adquisiciones 12.1. Planear Adquisiciones 12.2. Conducir Adquisiciones 12.3. Administrar Adquisiciones 12.4. Cerrar Adquisiciones

Interesados
Identificar a los Interesados (Stakeholders)
Personas u Organizaciones activamente involucrados en el Proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin del proyecto.

El PMBOK 4ta. Edicin lo reconoce como algo indispensable

Identificacin de Interesados
Proveedor
Patrocinador

Cliente

Que influencia tienen ? Como les Afecta/Beneficia ? Como debo gestionarlos ?

Proyecto
Equipo del proyecto Usuario

Finanzas

Gobierno

Participa en el proyecto No Participa en el proyecto

Registro de Interesados
Para el registro de los interesados debe de contemplar:

Acta de constitucin del proyecto

Contratos (documentos de adquisiciones) Factores ambientales de la empresa (EEFs)

Activos de los procesos de la organizacin (OPAs)

T&H: Juicio de expertos, Anlisis de los interesados

Registro de Interesados
Una tcnica para el anlisis de los interesados es:
Identificacin de todos los interesados potenciales

Identificar el potencial de impacto Clasificacin de los interesados (externo, postura, etc.)

Matriz de anlisis: poder/inters, poder/influencia, influencia/impacto

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Matriz de Interesados
MATRIZ DE IDENTIFICACIN DE INTERESADOS
Nombre del Interesado Tipo Postura Influencia Expectativas Estrategia a seguir

Patrocinador Cliente Finanzas

Interno Externo Interno

Apoya Apoya Neutro

Alta Alta Alta

Competencia
Gobierno

Externo
Externo

Bloquea
Neutro

Baja
Baja

Matriz de anlisis: poder/inters, poder/influencia, influencia/impacto

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Interesados
Relevancia de la Identificacin de Interesados
Conocer a detalle sus intereses y expectativas
Preveer problemas y oportunidades asociadas Definir las estrategias para gestionar las expectativas de cada interesado

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Acta de constitucin del proyecto

Alcance

Interesados Acta de constituacin Objetivos

Lider del proyecto

Metricas

Supuestos y restricciones

13

13

Constitucin del Proyecto

4.1 Desarrollar el acta de constitucin del proyecto (Project Charter)
Para su elaboracin deben de tomarse como entradas:

Enunciado del trabajo Caso de negocio (evaluacin de proyectos) Contrato (cuando el proyecto es externo) Factores ambientales de la empresa (normas, organizacin, mercado) Activos de los procesos de la Organizacin (politicas, formatos, informacin histrica y bases de conocimientos)

T&H: Juicio de expertos

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Otros elementos

El Sponsor del Proyecto selecciona al Gerente de Proyecto. El Gerente de Proyecto participa en el documento.
El Sponsor del Proyecto firma el documento.

15

15

Acta de constitucin del proyecto

16

16

Acta de constitucin del proyecto

Ttulo/Nombre Propsito o Justificacin del proyecto ( para qu ? ) Objetivos del proyecto (medibles/criterios de xito) Lista de alto nivel de los requisitos Descripcin general del proyecto Lista general de los riesgos asociados Calendarizacin resumida de los eventos relevantes del proyecto (diagrama de hitos) Resumen del Presupuesto Requisitos de aprobacin Responsabilidades y nivel de autoridad del director del proyecto Patrocinador (nivel de autoridad y quienes ms autorizan)

Documento que oficializa y compromete los recursos para el proyecto

17

17

Acta de constitucin del proyecto

Caractersticas mas importantes del Project Charter
Marca el final de la fase conceptual reconociendo la existencia formal del proyecto.

Da legitimidad al gerente de proyecto.

Asegura el apoyo de otros gerentes. Incluye los requerimientos del negocio y la Declaracin Preliminar del Proyecto.

18

18

Planificacin
Trazar la ruta a seguir

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Gestin Integral

Grupo de Proceso de Planeacin

21

Alcance del Proyecto

5.1 Recopilar Requisitos
Para su elaboracin deben de tomarse como entradas: Acta de constitutucin del proyecto Registro de interesados

Definir y documentar las necesidades de los interesados

22

22

Ejercicio

23

23

 Visin es el arte de ver las cosas invisibles.

Jonathan Swift (1667-1745)

Requisitos

Solicitud del usuario

Lo que se diseo

Lo que entendi el lder del proyecto

La opinin del equipo del proyecto

La recomendacin del Consultor

La documentacin del Proyecto

La forma en que se implement

El presupuesto del proyecto

La solucin que dio mantenimiento

Lo que realmente se necesitaba

62

Una idea clara de lo que hay que hacer es esencial para el xito

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Requisitos
Relacin entre necesidades y expectativas

Lo que el cliente cree que requiere Lo que el cliente no sabe que requiere Lo que el cliente realmente requiere Lo que el cliente no quiere pero s necesita

Satisfaccin = Percepcin de la realidad - Expectativas

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Requisitos
No hay que perder de vista:
Grupos de inters con diferentes necesidades Relacin entre el qu y el para qu Relacin entre especificaciones, tiempo y costo Relacin entre calidad y especificacin Relacin entre caractersticas y beneficios Quines son los indicados para definir el requerimiento Cul es la mejor forma de definir un requerimiento Cmo validar que el requerimiento se ha resuelto

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Requisitos
Tcnicas y Herramientas

Entrevistas Grupos de Opinin Talleres facilitados Tcnicas Grupales de Creatividad Tcnicas Grupales de toma de Decisiones Cuestionarios y Encuestas Observaciones Prototipos

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Requisitos
Tcnicas Grupales de Creatividad

Tormenta de Ideas crear una lista de ocurrencias relacionadas al proyecto (sin sesgos). Tcnicas de Grupo Nominal jerarquiza/prioriza x votacin una tormenta de ideas Tcnica Delphi retroalimentacin annima que busca convergencia Mapa Mental agrupamientos para reflejar puntos en comn y diferencias de entendimiento. Diagrama de Afinidad clasificar en grupos de ideas para revisin y anlisis.

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Requisitos
Tcnicas grupales para toma de decisiones
Unanimidad.- todos estn de acuerdo en seguir una sola lnea de accin Mayora.-se cuenta con el apoyo del ms del 50% del grupo Pluralidad.-El bloque mas grande toma la decisin aun cuando no alcance la mayora. Dictadura.- Una persona toma la decisin en nombre del grupo

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Requisitos
Resultado de Recopilar Requisitos

Documentacin de Requisitos compromiso con las necesidades comerciales del proyecto Plan de Gestin de Requisitos - describe la mecnica para su anlisis, documentacin y gestin. Matriz de rastreabilidad de requisitos registro para seguimiento y control, vinculado al origen.

Conocer lo que se debe hacer y lo que no se incluye

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Requisitos
Plan de Gestin de Requisitos
Que contiene el documento:
Modelo
Control

de planificacin de actividades de los requisitos

de cambios (anlisis seguimiento, comunicacin, etc.) de priorizacin de requisitos

Mecnica Mtricas Modelo

y fundamento de uso

de la matriz de rastreabilidad

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Requisitos
Matriz de Rastreabilidad
Ayuda a monitorear requisitos agregados, eliminados y cambiados sin aprobacin

Ayuda a la identificacin desde su origen

Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
Id. Requisito Requisito Prioridad Categora Estado
Objetivo

relacionado

Otros atributos de la matriz: Interesado, Fuente, Entregable del WBS

34

Ejercicio

35

35
35

Alcance del Proyecto

5.2 Definir el Alcance

Para su elaboracin deben de tomarse como entradas: Acta de constitucin del proyecto Documentacin de Requisitos Activos de los procesos de la organizacin

Definir y documentar las necesidades de los interesados

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36

Alcance
Documenta las caractersticas del producto o servicio al que se compromete el proyecto, as como los beneficios que generar

Justificacin del Proyecto Por qu? Producto del proyecto Qu? Principales Entregables Principales Objetivos

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Alcance del Proyecto

El alcance del producto del proyecto describe las caractersticas y funciones del producto o servicio que se entregar.

El alcance del proyecto describe el trabajo requerido para entregar el producto

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Alcance del Proyecto

5.3 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Para su elaboracin deben de tomarse como entradas: Enunciado del Alcance del proyecto Documentacin de Requisitos Activos de los procesos de la organizacin

Definir y documentar las necesidades de los interesados

39

39

Crear EDT
Estructura de Desglose del Trabajo
WBS

Agrupacin de los elementos del proyecto orientada hacia los entregables, que organiza y define todo el alcance del proyecto. CONDICIONES
Orientacin a entregables Asignable Medible

Deben descomponerse hasta el mayor grado de detalle posible, cada elemento debe cumplir la condicin

Referencia:
Practice Standard for Work Breakdown Structures

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Crear EDT
Agrupacin de los elementos del proyecto orientada hacia los entregables, que organiza y define todo el alcance del proyecto.
Proyecto

1 Fase A

2 Fase B

3 Paq. Trab.

4 Grupo de Inters A

n Subproyecto

1.1 Paq. Trab.

2.1 Paq. Trab.

2.2 Entregable

4.1 Paq. Trab.

4.n Entregable

n.1 Paq. Trab.

2.2.1 Paq. Trab.

Planear Presupuestar Calendarizar Controlar

4.n.1 Paq. Trab.

4.n.n Paq. Trab.

2.2.2 Paq. Trab.

Administrar

A los niveles ms bajos de la EDT se les llama Paquetes de Trabajo

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Crear EDT
Ejemplo de la EDT
PROYECTO Ampliacin zona de carga

1.- PLANEACION AMPLIACION

2.- EJECUCION AMPLIACION

1.1. Control de Ingeniera

1.2.- Desarrollo de Ingeniera

2.1.- Modificacin zona de carga

2.2.- Control de Efectividad

1.1.1.- Diseo de Planos actuales

1.1.2.- Permisos Federales 1.1.3.- Permisos Medio Ambiente 1.1.4.- Diseo de planos propuestos 1.1.5.- Reunin con contratistas

42

Ejercicio

43

43

Ejemplo de la EDT (WBS)

1. Plan del proyecto 2. Configuracin de Tablas en BD a. BD Test configurada. 3. Catlogos cargados en BD a. BD Test con catlogos cargados 4. Componentes modificados/construidos a. Diseo Funcional de modificaciones b. Diseo Tcnico de modificaciones c. BD Test con componentes modificados/construidos 5. Interfaces a. Diseo funcional de interfases b. Diseo tcnico de interfases c. BD Test con interfaces construidas 6. Workflow a. Diseo Funcional de Workflow b. Diseo Tcnico de Workflow c. BD Test con Workflow construidos 7. Reportes a. Diseo Funcional de reporte b. Diseo Tcnico de reporte c. BD Test con reportes construidos 8. Seguridad a. Diseo de seguridad (Matriz de seguridad) b. Diseo tcnico de seguridad (Listas de permisos) c. BD Test con acceso al sistema por roles 9. Pruebas de aceptacin a. Diseo de pruebas ( Especificacin de requisitos) b. Script de pruebas (Entradas y salidas) c. Documento de aceptacin 10. Capacitacin a. Programa de capacitacin b. Manual de usuario c. Curso 11. Producto en operacin a. Aplicacin integrada a la BD Prod b. Documentacin Tcnica del Conjunto de objetos contenidos en el la base de datos de Peoplesoft. c. Documento de configuracin final (Parametrizacin final)

Crear EDT

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Crear EDT
Cdigo de Cuenta
Desarrollo de Software

1 Administracin del Proyecto

2 Requerimientos de Producto

3 Diseo

4 Desarrollo

5 Implementacin y Pruebas

1.1 Declaracin Trabajo

1.2 Acta Constitutiva

2.1 Software

3.1 Software

4.1 Software

5.1Software

1.3 Plan del Proyecto

1.4 Cambios

2.2 Hardware

3.2 Hardware

4.2 Hardware

5.2 Hardware

1.5 Reportes de desempeo

1.6 Cierre

2.3 Documentacin Usuario

3.3 Documentacin

4.3 Documentacin

5.3 Documentacin

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Crear EDT

Diccionario
El diccionario describe con detalle los paquetes de trabajo ya que normalmente el EDT solo contiene de forma abreviada el entregable o utiliza terminologa tcnica del proyecto en particular

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Definir Actividades
Que actividades se requieren para generar el entregable El EDT no contempla actividades solo entregables pero resulta muy practico desglosar del EDT un nivel las actividades As mismo recomendamos que se utilicen sustantivos a nivel de entregables (diseo, codificacin) y verbos a nivel de actividades (disear X, codificar Y)

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Plan de Direccin del Proyecto

Integracin Control de cambios Lecciones aprendidas

Plan de Direccin del Proyecto

Alcance Acta de constitucin Declaracin del alcance EDT

Adquisiciones Contratos Matriz de adquisiciones

Recursos Humanos Matriz de roles y funciones Desarrollar al equipo

Riesgos Registro de riesgos Respuesta a los riesgos

Comunicacin Matriz de comunicacin Estatus semanal Reporte mensual

Calidad Realizar Aseguramiento Realizar Control

Tiempo Cronograma de proyecto Ruta crtica Costo Estimacin de costos Presupuesto base (Baseline)

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Recursos de la Actividad
Identificacin y Cuantificacin de los Recursos:
Humanos

Materiales Servicios Tecnolgicos Financieros

49

Secuencia de Actividades
Tipos de relaciones entre actividades Finalizar para Comenzar
F

Finish to Start
Cavar un agujero antes de plantar un rbol
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Secuencia de Actividades
Tipos de relaciones entre actividades Comenzar para Comenzar
S

Start to Start

Iniciar el diseo esperar dos semana e iniciar la codificacin

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Secuencia de Actividades
Tipos de relaciones entre actividades Finalizar para Finalizar
F

Finish to Finsh

Terminar las pruebas antes de terminar la documentacin

52

Secuencia de Actividades
Adelantos y Tiempo de Espera Lead / Lag Tiempo de Espera (Lag)
F

Finish to Start

53

Secuencia de Actividades
Diagrama de Nodos ( Activity-on-Node AON) O Red de Precedencias (Precedence Network) A B

INICIO

FIN

I K L

54

Estimacin de la Duracin de las Actividades

Qu debo tomar en cuenta para determinar la duracin de una actividad?

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Calendario de Recursos
Se debe identificar los das laborables y no laborables dentro de nuestro proyecto para identificar si un recurso tiene tiempos libres. El calendario de recursos identifica la cantidad de recursos disponibles dentro de los periodos activos.

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Cronograma
Propsito:
Analizar y evaluar el proyecto para poder comprometerse con las fechas lmite impuestas (deadlines)

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Cronogramas
Hitos (Milestones).

GANTT.
Ruta Crtica (CPM Critical Path Method).

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Milestone schedule

59

Grfica de Gantt

60

Ruta Crtica

61

Ruta Crtica (Critical Path)

Es la serie de actividades con mayor duracin de un Proyecto

Determina la fecha ms temprana en la cual puede terminarse el Proyecto

Ejemplo: Ruta Crtica

Condesa Polanco

A 24 minutos

12 minutos Holgura
C 36 minutos

B 72 minutos

24 minutos Holgura

D 96 minutos

Satlite

Lomas

20

40

60

80

100

120

140

Tiempo (minutos)

Ruta Crtica (Holgura) Holgura Libre o Parcial (Free Float), es la que tiene una actividad para no afectar la fecha de inicio programada para la actividad sucesora.

Holgura Total (Total Float ), es la que tiene una actividad para no afectar la duracin total del Proyecto

Para cumplir con fechas lmites (Deadlines)

Mtodos:
Fast-tracking Compresin de Redes (Crashing)

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Fast - Tracking
Diagrama de Flechas de una Tubera
Excavar Trinchera

Colocar Tubera

Relleno

Modifica la relacin lgica de las actividades, adelantando su inicio; es decir, traslapndolas:

Excavar Trinchera Colocar Tubera

Fast Traking incrementa el Riesgo

Relleno

66

Compresin de Redes
Se elige a las actividades que estn en la Ruta Crtica Reduce las actividades de Ruta Crtica que inician Primero

Se inicia la compresin de las actividades con menor pendiente de costo

Se contina hasta llegar al lmite de tiempo requerido

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Compresin de Redes
Se debe revisar en cada compresin, la posibilidad de que surja otra ruta crtica

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Nivelacin de Recursos
La nivelacin de Recursos es una tcnica para hacer uso eficiente de los recursos.

Personas

50 30 10 15 12 Semanas 35

43 30 25 5

69

Ejercicio

70 70

Matriz de Responsabilidades
Lider Funcional R= Responsable A= Autoriza/Firma S= Soporta/Participa I= Informado/Se le notifica Nombre/ Rol asignado Grupo Patrocinador Administrativo A S R S

Responsabilidades
Patrocinador Financiero

Lider de Proyecto

Equipo de proyecto

Equipo de proyecto

Jos A. Pineda M. Dulce M. Heredia G. Carlos A. Daz C.

ENTREGABLES
Planeacin del proyecto CemiTT
Planeacin del proyecto ITLearning Cambios al plan del proyecto ITLearning

R ,A
R, A S A

S
S R, A S

I
I S S

S
S I

Elaboracin de controles (lista, bitacora, minutas)

Diseo de materiales Curso Presencial

Diseo de materiales Curso Virtual Cierre de proyecto

A A A S

S S

R R

S A

Rocio Cassaign e Oscar Karina

CCyTEM

Edgar J. Pez M.

S I

Revisores Tecnicos
71

Matriz de Responsabilidades
(RASI Chart)

R A S I

= = = =

Responsable Autoriza Soporta Se le informa

72

Matriz de Responsabilidades ( RASI Chart)

Debe haber una y slo una R. Se pueden repetir letras en la misma

celda. R y A implican que ya son Informados. Limitar nmero de As. Pueden quedar celdas vacas.

73

Planificacin de los Recursos Humanos: Roles y Responsabilidades

Roles
Responsable

Responsabilidades/ Autoridad

Administrador de Proyecto

del proyecto Usa los recursos de la compaa para alcanzar los objetivos del proyecto Comunicacin con el cliente

Dueo

Sponsor

del proyecto Responsable de los fondos financieros del proyecto Aceptacin formal del alcance
Cualquiera

Equipo del Proyecto

asignado a trabajar en el proyecto Participar en la creacin del plan de proyecto

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Planeacin de las Comunicaciones

Qu es Planeacin de las Comunicaciones?

Determinar las necesidades de informacin y comunicaciones de los interesados en el proyecto.

Un buen administrador de proyecto utiliza alrededor del 90% de su tiempo comunicndose

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Planeacin de las Comunicaciones

Modelo de Comunicacin
Medio
Codificar Ruido Decodificar Decodificar

Mensaje

Ruido Codificar

Emisor

Receptor

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Planeacin de las Comunicaciones

Anlisis y Requisitos de Comunicaciones

Slo comunicar informacin que contribuya al xito del proyecto, o que si falta lleve a su fracaso.

Evitar abrumar a los interesados.

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Planificacin de las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas

Mtodos de Comunicacin
Mtodo
Informal escrita

Ejemplo
Correo electrnico, memorandums
Contratos, notificaciones legales, documentos del proyecto, comunicados importantes del proyecto Juntas, discusiones, llamadas telefnicas, conversaciones Discursos, comunicados masivos, presentaciones

Utilizacin
Utilizada frecuentemente en el proyecto para llevar y comunicar informacin.
Poco frecuente pero esencial para la documentacin que forma parte de los registros del proyecto. El plan de proyecto es un documento formal escrito. Utilizada para comunicar informacin de manera rpida y eficiente. Utilizada para relaciones pblicas, eventos especiales, anuncios a nivel compaa, ventas.

Formal escrita

Informal verbal

Formal verbal

78

Planeacin de las Comunicaciones

Qu informacin? Objetivo del mensaje Quin debe informar? A quin Informar? Cada cundo? En qu formato? Por qu medio?

79

Matriz de Comunicacin
Objetivo del Mensaje Responsabl eGen/Aut
(Audiencia) CemiTT/CCyTEM Documento Arranque de proyecto Informe de cumplimiento Aviso de entrega de productos

Oficializar inicio

EJPM

Documento impreso

Documento impreso

Medio de distribucn

Metodo o Tecnologa

Tipo de Mensaje

Formato

1. Reunin de trabajo

5-abr-10

CemiTT/CCyTEM

Mantener informado
Obtener aceptacin del entregable

DMHG

ITLearning/CemiTT /CCyTEM

EJPM

Bitcora, Reporte y lista asist. Acta de entregable

Documento impreso
Formato impreso

Entrega de Minutas y bitcora actual

Bitacora de reuniones y minuta Reporte de Avance de actividades Solicitud de Cambios al plan del proyecto

Mantener informado al equipo Identificar desviaciones vs plan

DMHG

Formato de bitcora y texto libre Gantt de seguimiento

Documentos electronicos va e-mail Proyeccin y documento electrnico Documento electrnico

Equipo de Trabajo

JAPM

Lder de proyecto

EJPM, DMHG, CADC

Formulario control de cambios

14-May-10 14-Jun-10 20-Jul-10 Entrega 26-Abr-10 personal 14-May-10 para recabar 10-Jun-10 firma 14-Jun-10 20-Jul-10 No mas de Para Cada 24 hrs de reunin Sesin de trabajo Proyeccin Cada sesin en sesin de agendada trabajo e-mail con Cuando sea documento necesario electrnico

Plazo y Frecuencia

Grupo de Inters

Matriz de Comunicacin
Ejercicio

81

Administracin de Calidad de Proyectos

La Administracin de Calidad de Proyectos incluye los procesos requeridos para asegurar que los proyectos satisfarn las necesidades para las que fueron concebidos.

El enfoque del PMI es proactivo y est basado en las principales teoras de calidad.

82

Administracin de Calidad de Proyectos

Qu es Planeacin de la Calidad?
Proceso para identificar qu normas o criterios de calidad son relevantes para el proyecto y determinar cmo satisfacerlas. La calidad se planifica, se disea e incorpora, no se incluye mediante inspeccin (prevencin sobre inspeccin) La Administracin de calidad abarca tanto el proyecto como el producto

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Administracin de Calidad de Proyectos

Plan de Aseguramiento de Calidad
Se enfoca a actividades que aseguren que todo se est haciendo correctamente

Plan de Control de Calidad

Se enfoca a verificar que una vez hechas, efectivamente se cumpla con las especificaciones.

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Administracin de Calidad de Proyectos

Asegura miento

Control

Calidad

Aseguramiento (revisa la ejecucin)

Control (revisa los resultados)

Qu se revisar? qu parmetros tiene? Quin lo revisar? Cmo lo revisar? Cada cundo lo revisar?

Qu se revisar?
qu parmetros tiene? Quin lo revisar? Cmo lo revisar? Cada cundo lo revisar? Listado de Actividades

Listado de Actividades

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MATRIZ DE CALIDAD
Qu revisar Quin revisara

Con qu tiene que cumplir

Cmo lo revisara

Cundo o cada cuando lo revisar

Las actividades, los procesos y los procedimientos del proyecto y de la organizacin. Para identificar buenas y mejores prcticas empleadas, diferencias y las anomalas y corregir cualquier deficiencia.

A menudo, el control de calidad es realizado por un departamento de control de calidad o una unidad de la organizacin con una denominacin similar.

Los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto definidos para por la organizacin ejecutante.

Las herramientas y Tcnicas para realizar el control de la Calidad, ejemplo: Mtricas de calidad, Mediciones de control de Calidad, Informacin del desempeo.

El aseguramiento de la calidad debe realizarse en forma paralela a los dems procesos de planificacin del proyecto. El control de la calidad debe realizarse en forma paralela a la ejecucin del proyecto.

ASEGURAMIENTO y CONTROL

86

Planeacin de Adquisiciones
Por qu planificar las compras y adquisiciones?

Adquirir bienes y servicios del exterior de la organizacin que est desarrollando el proyecto.

87

Planeacin de Adquisiciones
Cuntas veces no hemos dicho?
"El proyecto est retrasado porque no me ha llegado esto, o aquello. O cuntas otras, no hemos echado la culpa a compras de que nuestros problemas se deben a ellos o a los proveedores?....

88

Planeacin de Adquisiciones
Si el insumo.......
no est a tiempo

no cuesta lo que debe costar

no satisface la calidad que el proyecto requiere, estaremos en problemas.

89

Matriz de Adquisiciones
Bienes y Servicios
Fecha Requerida 30-abr 26-abr Duracin Proceso Cantidad Costo Proveedor/Concepto DyCTech/Presentacin ppt Curso presencial

Por Cotizacin

10 das

4 semanas

5-abr

CADC/Reporte de evaluacin de plataforma LMS

Por Cotizacin

15 das

13-abr

Dora Emilia /Asesoraa Tcnica Didctica

Antonio Marban/ Asesoria de Imagen

Por cotizacin

15 das

1 sesin 4 horas

Antes 30-abr

16-abr

Por Directo

15 dias

1 sesin 4 horas

Antes 30-abr

16-abr

Fecha Solicitud
90

Tipo de Proceso

Tiempo Entrega

Qu es un riesgo?

Incertidumbre

RIESGO

 Riesgo es que sucedan cosas diferentes a lo planeado. Tanto aspectos negativos como positivos, en cuyo caso las llamaremos oportunidades.

Se puede Administrar algo desconocido? Se puede prever todo lo que va a pasar en un proyecto?

Es totalmente FACTIBLE tener un PLAN que nos permita estar preparados para enfrentar los posibles imprevistos y perseguir las oportunidades.

Planificar Gestin de Riesgos

Realizar anlisis cuantitativo de los riesgos

Gestin de Riesgos

Identificar Riesgos

Planificar la respuesta a los riesgos

Realizar anlisis cualitativo de los riesgos

Monitorear y controlar los riesgos

Describe la manera en que se estructurar y realizar la gestin de riesgos en el proyecto

Metodologa Roles y responsabilidades Presupuesto Categoras del riesgo Definicin de probabilidad e impacto del riesgo Matriz de probabilidad e impacto Tolerancias revisadas de los interesados Formatos de los informes Seguimiento

Identificacin de Riesgos
En este proceso se determinan los riesgos que pueden afectar al proyecto y se documentan sus caractersticas. Proceso iterativo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Revisin de la documentacin
Tcnicas de diagramacin: diagramas de causa y efecto, diagramas de flujo o sistemas, diagramas de influencias

Juicio de expertos Anlisis de las listas de control

Anlisis DAFO

Anlisis de supuestos

Tcnicas de recopilacin de informacin: tormenta de ideas, tcnica delphi, entrevistas, anlisis causal

Categorizacin o fuente de riesgo

Riesgo causado por:
Cliente Falta de esfuerzo o conocimiento en la Direccin de Proyectos Resistencia al cambio

Diferencias culturales

Tipo de riesgo
Externo Interno Tcnico

Riesgo causado por su origen:

Cronograma

Costo
Calidad

Imprevisible

Alcance
Recursos

Satisfaccin del cliente

Registro de riesgos:
Lista de riesgos identificados Lista de respuestas potenciales
Lista de riesgos Categorizacin o fuente Lista de respuestas potenciales Estrategia

Anlisis Cualitativo de riesgos

Matriz de probabilidad e impacto

Probabilidad 0.8 0.08

Amenazas 0.16 0.4 0.64 0.64

Oportunidades 0.4 0.16 0.08

0.4
0.2

0.04
0.02

0.08
0.04

0.2
0.1

0.32
0.16

0.32
0.16

0.2
0.1

0.08
0.04

0.04
0.02

0.1
Impacto =>

0.01
0.1

0.02
0.2

0.05
0.5

0.08
0.8

0.08
0.8

0.05
0.5

0.02
0.2

0.01
0.1

Clasificacin de impactos

Planificar la respuesta de los riesgos

Estrategias para:
Riesgos negativos o amenazas
Evitar Transferir Mitigar Aceptar

Riesgos que necesitan MITIGACIN Planes de accin: CORRECTIVOS

Pasivamente

Probabilidad 0.70 0.50 0.30 0.21 0.15 0.09 0.30

Amenazas 0.35 0.25 0.15 0.50 0.49 0.35 0.21 0.70

Oportunidades 0.49 0.35 0.21 0.70 0.35 0.25 0.15 0.50 0.21 0.15 0.09 0.30

Activamente

sin accin preventiva (reactiva)

reserva (en costo/tiempo) Planes de Contingencia

Riesgos positivos u oportunidades

Explotar Compartir Mejorar Aceptar

Riesgos que necesitan INVESTIGACIN Planes de actuacin PREVENTIVOS Riesgos que necesitan MONITORIZACIN Planes de actuacin DETECTIVOS

Estrategias de respuesta para contingencias

Planificar la Respuesta a Riesgos

Es el proceso de desarrollar opciones y definir acciones para mejorar oportunidades y reducir amenazas, incluyendo los responsables Riesgos negativos o Amenazas
Evitar Acciones para cambiar y eliminar el riesgo o sus condiciones Transferir Pasarlo a un tercero mejor preparado para ello Mitigar Acciones tempranas para reducir ocurrencia/consecuencia
Explotar potenciar la probabilidad de que suceda Compartir Asociarse con terceros para beneficio mutuo Mejorar acciones para favorecer que acontezca/beneficie Aceptar

Riesgos positivos u Oportunidades

Ambos

Pasivamente espera sin accin preventiva (reactiva) Activamente - reserva (en costo/tiempo) y Planes de Contingencia