Manual de Auditoria Social

Manual de Auditora Social
MANUAL DE AUDITORA SOCIAL
ACLARACION Los puntos de vista expresados por el autor en esta publicacin no necesariamente reflejan los puntos de vista de la Agencia de los Estado Unidos para el Desarrollo Internacional o del Gobierno de los Estados Unidos
Presentacin
La Asociacin de Municipios de Honduras (AMHON) se complace en presentar la Serie Manuales de Transparencia y Gobernabilidad con el propsito principal de promover mayor transparencia, responsabilidad y capacidad de gestin en los municipios de Honduras. Los cuatro manuales que componen esta serie son el producto del trabajo del Programa de Gobernabilidad y Transparencia de la USAID en diferentes municipios del pas y es el esfuerzo combinado de varios tcnicos y especialistas en desarrollo municipal, por lo que su contenido ha sido validado en la prctica. Una caracterstica fundamental de la serie es su carcter didctico. Se ha procurado que los contenidos expuestos sean fcilmente asimilables, que resulten ms operativos y prcticos y se puedan utilizar para el autoaprendizaje. Con la aplicacin de los contenidos de esta serie se espera contribuir a: Lograr que la prestacin de servicios municipales se oriente prioritariamente a responder a las necesidades de los ciudadanos /as. Mejorar los ingresos municipales debido a una mayor confianza de la ciudadana en los proyectos y programas emprendidos por las autoridades locales. Fortalecer la participacin de la ciudadana en las iniciativas de desarrollo local en su comunidad, barrio y municipio.
Los contenidos de la serie estn dirigidos a los alcaldes (sas), regidores(as) y a las organizaciones de la sociedad civil como los patronatos, asociaciones, cooperativas, organizaciones no gubernamentales, cmaras de comercio, grupos de jvenes, etc. Se utiliza un enfoque que promueve el dilogo entre autoridades y las organizaciones de la sociedad civil aliadas en comisiones o comits, para identificar problemas, fijar prioridades y acordar las polticas o medidas de accin para incrementar la transparencia y mejorar la gobernabilidad municipal. Cada uno de estos manuales est dedicado a un tema especfico; el tercer manual que corresponde a esta publicacin esta dedicado a la auditora social. Los otros tres manuales de la serie estn dedicados a la aplicacin de mecanismos y herramientas para mejorar la gestin, transparencia y gobernabilidad, la gerencia municipal y la realizacin de sesiones de corporacin municipal. Con esta serie se incluye un CD conteniendo todos los temas e instrumentos empleados en los procesos que se describen en cada manual.
Contenido
Introduccin 1. Definiciones y elementos bsicos de la auditora social 2. Organizacin y proceso para realizar una auditora social 3. Ejemplos modelo de auditora social 3.1 Auditora social a proyectos de apoyo a la produccin o productivos 3.2 Auditora Social a la Ejecucin del Presupuesto Municipal 3.3 Auditora Social a Procesos de Contratacin en Municipalidades 3.4 Auditora Social a Corporaciones Municipales 3.5 Auditora Social a los Servicios Municipales Anexos Anexo M3. 1: Acta de Constitucin de Comit / Comisin para hacer Auditora Social. Anexo M3. 2: Funciones del Comit / Comisin para hacer Auditora Social. Anexo M3. 3: Formato general de Plan para realizar auditora social. Anexo M3. 4: Formato para la preparacin (antes) del proceso de auditora social Anexo M3. 5: Fichas de control de contrataciones Anexo M3. 6: Formato para elaborar el informe de auditora social de proyectos productivos. Anexo M3. 7 Formulario para recoleccin de informacin para auditora social a la ejecucin del presupuesto municipal. Anexo M3. 8: Formulario para recoleccin de informacin para auditora social a procesos de contratacin en municipalidades. Anexo M3. 9: Formulario para recoleccin de informacin para auditora social a la corporacin municipal. Anexo M3. 10: Formulario para recoleccin de informacin para auditora social al servicio de agua potable Anexo M3. 11: Formulario para recoleccin de informacin para auditora socia a la administracin de mercado municipal. 9 11 13 18 18 20 21 22 23 25 26 27 28 29 30 34 36 40 45 54 56
Introduccin
La auditora social en Honduras es un ejercicio reciente que comienza a ser utilizado por la poblacin como instrumento para informarse y conocer el uso de los recursos municipales, la toma de decisiones y los avances en diversas acciones de la gestin municipal. La auditora social crea momentos claves para acercar el gobierno municipal a la poblacin. En algunas instituciones y lugares de le conoce como contralora social, control ciudadano, veedura ciudadana. Independientemente de la definicin que se adopte, la auditora social generalmente es una iniciativa que proviene de ciudadanos interesados en lograr una mayor transparencia en su municipio. Los procesos de auditora social a nivel municipal en Honduras se realizan mediante comisiones de transparencia, redes de contralores sociales, juntas de participacin y control ciudadano, comits locales de derechos humanos y otras asociaciones a nivel municipal. De ah que la auditora social es tambin un proceso grupal. La realizacin de una auditora social, ya que es una actividad grupal, orientada hacia un dilogo con la corporacin municipal y un debate pblico sobre los resultados, requiere de un proceso cuidadoso de organizacin e implementacin. La auditora social no solamente se limita a vigilar el uso de los recursos municipales, sino que tambin se puede aplicar a los recursos pblicos que manejan las Organizaciones No Gubernamentales presentes en el municipio, o tambin a las organizaciones de base, como por ejemplo, patronatos y juntas de agua. Otro aspecto clave para desarrollar procesos exitosos de auditora social es el acceso a la informacin; por lo que es muy importante saber qu tipo de informacin es relevante para cada auditora social. En vista de lo anterior, se ha procurado que el presente manual sea til para organizar cualquier proceso de auditora social por lo que el lector encontrar aqu desde la definicin de auditora social, los beneficios y su importancia, los factores que hacen que se lleve con xito un proceso de auditora social, los principales actores y sus funciones respectivas hasta las diferentes fases y momentos necesarios para organizar el proceso. Finalmente el manual se enriquece con ejemplos de aplicacin de la auditora social en diversas reas de la gestin y el desarrollo municipal.
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1.
Definiciones y elementos bsicos de la auditora social
La auditora social es una oportunidad para que los ciudadanos, las comunidades o los beneficiarios de un proyecto participen activamente en el control social de la administracin pblica local, con el propsito de lograr que la labor municipal y comunitaria se ejecute con transparencia, honradez, calidad y en los plazos previstos. Se puede realizar auditora a en las siguientes reas de trabajo: Auditora social a proyectos de desarrollo municipal y comunitario Auditora social a los servicios pblicos Auditora social a procesos y procedimientos de la municipalidad Auditora social a los recursos que las municipalidades reciben del gobierno central Auditora social a la licitacin de grandes proyectos y obras de desarrollo Auditora social a la administracin de los patronatos, juntas de agua Auditora social a las actividades de las Organizaciones No Gubernamentales en un municipio o comunidad
Cabe mencionar que esta lista no pretende ser exhaustiva, sino ms bien sirve para ilustrar la amplitud de aplicacin de la auditora social.
Utilidad de la auditora social

La auditora social es necesaria para: Vigilar y dar seguimiento a las inversiones y procedimientos administrativos, para que se realicen con la mayor transparencia posible. Apoyar y facilitar la comunicacin entre la municipalidad, las instituciones del gobierno central y las comunidades en relacin a la organizacin, ejecucin y supervisin de las actividades de desarrollo que se ejecutan en beneficio de las comunidades. Evitar que aparezcan problemas en los procesos administrativos, la ejecucin de obras pblicas y la prestacin de servicios y asegurar que sus acciones beneficien a la poblacin que demanda las obras y servicios municipales. En caso de que surjan problemas, llevar a cabo acciones para corregir rpidamente los problemas y no afectar la calidad de los beneficios de las obras y servicios municipales. Estos dos ltimos incisos se refieren a la necesidad de que la auditora social tenga ms bien un enfoque preventivo y correctivo, de manera que las cosas se logren con la mayor transparencia posible.
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El momento de la auditora social

El aspecto clave para que la auditora social tenga un enfoque preventivo y correctivo, es la definicin de en qu momento se debe realizar la auditora social. Es preferible que se comience desde muy temprano con el proceso de auditora social. Especialmente en la ejecucin de proyectos y la contratacin de obras y servicios, la auditora social se debe realizar en tres momentos: antes, durante y despus. Para ilustrar esto veamos el siguiente ejemplo: Supongamos que una municipalidad va a construir el sistema de alcantarillado sanitario. El proceso de auditora puede comenzar desde el momento en que se empieza a licitar la obra; es decir se audita el proceso de licitacin. Este momento corresponde al antes. Una vez licitada la obra, se puede acompaar la construccin del sistema de alcantarillado, para asegurarse que el contratista cumpla con los trminos del contrato a cabalidad y que la obra sea supervisada debidamente. Este momento corresponde al durante. Una vez finalizada la construccin del sistema de alcantarillado se puede constatar que la obra sea entregada debidamente y se pueden realizar recomendaciones para la operacin y mantenimiento del servicio. Este momento corresponde al despus.
Participantes y organizacin de la auditora social

En principio, hombres, mujeres y jvenes deben y pueden participar en la auditora social. Sin embargo, es preferible que las personas que quieren participar activamente en la auditora social cumplan con los siguientes requisitos: Estar dispuesto a dedicar tiempo al proceso de auditora social, por lo que el trabajo de la auditora social debe ser voluntario. De preferencia pertenecer o haber pertenecido a una organizacin de base de la sociedad civil del municipio. Gozar de buena reputacin en la comunidad, es decir que las personas que se eligen como auditores sociales deben ser reconocidos por su transparencia, honradez y compromiso con el bien colectivo de la comunidad o los beneficiarios del proyecto. Estar dispuestos a trabajar con el alcalde, los empleados municipales y otras organizaciones de la sociedad civil. Asumir el compromiso de no tomar decisiones por criterios poltico partidistas.
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2.
Organizacin y proceso para realizar una auditora social
Como se mencion anteriormente, la auditora social es una actividad grupal, por lo que debe orientarse hacia la construccin de un dilogo con la corporacin municipal y dar a conocer pblicamente sus resultados. La auditora social requiere de un proceso cuidadoso de organizacin e implementacin. A continuacin, se presentan de manera general el proceso a seguir para realizar cualquier tipo de auditora social. En cada caso en particular este proceso se puede adaptar al contexto y la realidad de cada municipio, como veremos en los ejemplos que aparecen posteriormente:
1. Formar una alianza o realizar un acuerdo de asociacin

Establecer una alianza formal o acuerdo de asociacin entre organizaciones de la sociedad civil y/o ciudadanos interesados en llevar a cabo la auditoria. Esta alianza puede tener su expresin en un comit o una comisin de auditora social. La alianza debe incluir representantes de las organizaciones locales de la sociedad civil, incluyendo la Comisin de Transparencia, en caso de que exista en el municipio. En el caso de proyectos productivos y obras de infraestructura es conveniente incluir algunos representantes de los beneficiarios en la organizacin. La alianza no debe tener preferencias poltico partidista, por el contrario debe procurarse un equilibrio, tanto poltico como de los sectores representados. Es preferible formalizar la creacin del comit o comisin de auditora social mediante la suscripcin de un acta constitucin. En el anexo M3.1 se presenta un ejemplo de acta de constitucin.Al mismo tiempo se debe organizar una estructura mnima compuesta por un presidente o coordinador del comit y al menos dos asistentes del coordinador. El anexo M3.2 contiene las funciones del comit, as como la del coordinador y sus asistentes.
2. Definir el objeto de la auditora social

Hay que tomar en cuenta que este segundo paso va de la mano del primer paso, puesto que generalmente existe un grupo de ciudadanos que previamente ya ha identificado en qu aplicar procesos de auditora.
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Sin embargo, siempre se debe reflexionar sobre la identificacin y la priorizacin de reas en donde se puede y se necesita practicar auditora social, por ejemplo, un proyecto de inversin, un proceso de licitacin, el destino de la transferencia municipal, el manejo de una junta de agua, etc. La auditora social no solamente se aplica a la municipalidad, sino que tambin a las organizaciones comunitarias y/o no gubernamentales que manejan fondos pblicos. Como criterios para priorizar se pueden definir la relevancia del proceso o la magnitud de una obra o proyecto, la importancia para las comunidades o el municipio en general, el impacto sobre la pobreza. Cuando no se tiene experiencia conviene comenzar con cosas sencillas, por ejemplo pequeos proyectos antes de abordar asuntos ms complejos.
3. Suscribir un acuerdo con la municipalidad

Establecer un acuerdo con la municipalidad en el cual se fijan los objetivos de la auditora y los compromisos entre las partes. Para el caso, un compromiso de la municipalidad es proveer toda la informacin verdica y original que se necesite para la auditora. En caso de que las autoridades locales se negaran a hacer un acuerdo, se puede proceder por la va legal, mediante peticiones formales para lograr acceso a la informacin necesaria. Los trminos del acuerdo con la municipalidad deben incluir una especificacin clara de los procesos y/o proyectos a los cuales se les va a practicar auditora social. En el acuerdo deben figurar los compromisos de cada una de las partes, especialmente lo que se refiere al acceso a la informacin tal como presupuestos, planes, diseos, contratos, documentos de compra, etc. Es muy importante que el acuerdo tambin refleje a quin se designa por parte de la municipalidad para apoyar el proceso de auditora social.
4. Elaborar un plan de trabajo

Para llevar a cabo la auditora social es necesario elaborar un plan de trabajo, que se ajuste a la naturaleza del proceso o proyecto que es objeto de la auditora. En todo caso, es conveniente evitar tiempos muy largos entre el levantamiento de la informacin y el anlisis y presentacin de resultados. El plan debe elaborarse preferiblemente con el funcionario enlace que la municipalidad asign para acompaar el proceso. En el anexo M3.3 se presenta un formato general de Plan para realizar un proceso de auditora social.
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5. Determinar el tipo de informacin y disear instrumentos para su recoleccin

Es necesario determinar el tipo de informacin (documentacin contable, contratos, actas, etc.) necesaria para la auditora social, as como disear los instrumentos para recolectar dicha informacin. En los ejemplos que se presentan ms adelante en este manual se encuentran diversos formatos para el levantamiento de la informacin. Es necesario tomar en cuenta que para cada caso en particular siempre se requiere disear instrumentos propios. En algunos casos conviene buscar ayuda de instituciones o de profesionales expertos en el tema para disear herramientas de recoleccin de informacin. La informacin se debe recolectar de la documentacin original y siempre debe ser en presencia de algn funcionario municipal autorizado. En ningn caso se debe extraer documentos o informacin original, si fuera necesario es mejor solicitar fotocopias y ordenar un archivo con toda la informacin obtenida. Mientras se realiza el proceso de auditora social, los miembros del comit o de la comisin deben abstenerse de divulgar y realizar comentarios sobre la informacin recolectada. Esto con el propsito de evitar especulaciones y procurar la presentacin de un informe slido y contundente. En la medida en que el comit o comisin que conduzca el proceso de auditora social, acte de forma colegiada, es decir, a una sola voz, la presentacin de resultados lograr los impactos deseados.
6. Analizar la informacin
Una vez que se ha recolectado toda la informacin, se debe analizar la informacin y resumir los principales resultados y hallazgos para poder formular recomendaciones y correcciones, si el proceso que se est auditando lo permite. Los hallazgos y resultados positivos y negativos as como las recomendaciones, deben ser escritos en un documento de informe breve para discutirlo; primero con las autoridades en un dilogo abierto, de ser posible en esta reunin pactar estrategias o medidas para la implementacin de las acciones o recomendaciones producto de la auditora social.Tambin se recomienda planificar conjuntamente con la municipalidad la divulgacin de los resultados. El informe debe ser sencillo, concreto y de fcil comprensin. Los siguientes tpicos orientan el contenido del informe de auditora social.
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Portada (municipio, nombre de OSC que realiza el proceso de auditora social, nombre de la auditora social y fecha del informe) Introduccin (rol de las OSC y de la municipalidad) Objetivo de la auditora social. Periodo de la auditora social Participantes en el proceso de la auditora social. Descripcin del proceso de auditora social (pasos seguidos) Principales hallazgos Conclusiones y recomendaciones (con base a valoracin objetiva) Lugar, fecha y firmas Anexos.
Es de resaltar que la calidad del informe puede determinar el grado de incidencia que se busca, para la mejora o el fortalecimiento de prcticas en la gestin municipal, de ah que las conclusiones y recomendaciones deben fundamentarse en una valoracin de criterios objetivos y medibles.
7. Presentar las recomendaciones y los hallazgos de la auditora social

Una vez redactado el informe de auditora social, se debe presentar las recomendaciones y hallazgos en un dilogo abierto. Para presentar los resultados se puede recurrir a diferentes estrategias, entre ellas un cabildo abierto, sesin pblica de corporacin municipal, tablero municipal, hojas volantes, espacios radiales, alcaldes auxiliares, conferencias de prensa, entre otras. La presentacin del informe debe estar a cargo de un miembro del comit con capacidad de expresin verbal. Se debe cuidar de hacer una presentacin exenta de sealamientos de carcter personal o partidista. Hay que recordar que se quiere general dilogo y que la mejor auditora social es la que previene malas prcticas y permite correcciones a tiempo. Si se presenta el informe en una sesin de corporacin municipal, se debe asegurar que los hallazgos y las recomendaciones se registren en el libro de actas de la corporacin municipal. En caso de que no se pueda hacer correcciones o bien se detecten medidas de evasin para llevar a cabo las recomendaciones, cabe la posibilidad de presentar una denuncia formal ante los entes contralores del estado, especialmente si se han detectado anomalas en un proceso de licitacin, por ejemplo, o bien en la construccin de una obra costosa.
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A manera general, proceso a seguir para realizar cualquier tipo de auditora social. . Formar una alianza o realizar un acuerdo de asociacin entre OSC. . Definir el objeto de la auditora social. . Suscribir un acuerdo con la municipalidad. . Elaborar un plan de trabajo. . Determinar el tipo de informacin a requerir y disear instrumentos para recolectar dicha informacin. . Analizar la informacin. . Divulgar informe de la auditora social conteniendo las recomendaciones y los hallazgos.
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3.
Ejemplos modelo de auditora social
Como se mencion anteriormente, el proceso de auditora social descrito en estos siete pasos, se puede adaptar a la situacin especifica y al tema, obra, procedimiento administrativo o proyecto al que se desea realizarle una auditora social. Para ilustrar esto, a continuacin se ofrece una gama de metodologas de auditora social aplicada a diferentes temas y procesos administrativos municipales.
3.1 Auditora social a proyectos de apoyo a la produccin o productivos

Como explicamos anteriormente, para organizar el proceso de auditora social a proyectos productivos o de apoyo a la produccin se recomienda seguir el proceso general de organizacin de una auditora social, que se esboza en el Captulo 2 de este manual. La auditora social de los proyectos productivos debe realizarse en tres momentos: antes, durante y despus. Antes de comenzar la ejecucin del proyecto En este momento se debe elegir y organizar formalmente el comit o los responsables de hacer la auditora social mediante la suscripcin del acta de constitucin. El apoyo del comisionado (a) municipal es importante, sin embargo, si el comisionado (a) municipal muestra apata a la realizacin de la auditora social, esta no se debe detener. Es necesario que el comisionado municipal, un facilitador o bien un tcnico municipal o de la AMHON explique la importancia de elegir un comit de auditora y cules son las funciones de dicho comit y la de cada uno de sus miembros. Para ello puede apoyarse en la presentacin que se encuentra en el CD que acompaa este manual. El comit de auditora social se compone preferiblemente de al menos tres personas, hasta un mximo de cinco. Pueden ser tres hombres y dos mujeres, o bien, tres mujeres y dos hombres. En todo caso se debe procurar que las mujeres participen tambin en este proceso. Para conformar el comit de auditora social, se debe elegir: Un coordinador del comit de auditora social y De dos a cuatro asistentes de auditora social
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Generalmente todo proyecto tiene su documentacin, que puede ser un perfil de proyecto o el documento de formulacin a diseo final del proyecto. En esta fase se debe analizar este documento, especialmente lo que se refiere a la contratacin de asistencia tcnica y capacitacin y a la compra de materiales y suministros que sea necesario realizar para llevar a cabo el proyecto. El anlisis consiste en clasificar las actividades del proyecto segn se trate de asistencia tcnica y capacitacin y de compra y distribucin de bienes, materiales y suministros. Se trata de controlar los montos que segn la formulacin del proyecto se van a destinar para financiar estas actividades. Para realizar este anlisis se puede recurrir al formato que se presenta en el anexo M3.4 Durante la ejecucin del proyecto Este es el momento ms largo y ms importante del proceso de auditora. Normalmente los proyectos productivos tienen un comit de ejecucin del proyecto, o bien algn regidor o tcnico municipal es el encargo de coordinar la ejecucin del proyecto. Es conveniente que los miembros del comit den seguimiento a las actividades de ejecucin del proyecto productivo, especialmente a la compra y distribucin de materiales, insumos y en la contratacin de servicios necesarios para la ejecucin del proyecto productivo. Se trata de que el comit pueda verificar que la adquisicin y contratacin se realice respetando las normas y disposiciones de la Ley de Contrataciones del Estado. En esta fase del proceso se utiliza el formato que se presenta en anexo M3.5. Es muy importante en el caso en que se detecte que alguna compra o contratacin se va a realizar sin el debido cumplimiento de la Ley de Contrataciones, que el comit de auditora social realice las acciones pertinentes para corregir o prevenir irregularidades o malas prcticas. En el CD que acompaa a este manual se encuentra un ejemplo ms detallado del proceso de auditora social un proyecto productivo. La auditora social despus de la ejecucin del proyecto Una vez que el proyecto ha sido ejecutado, el comit de auditora social debe informar a todos los beneficiarios del proyecto en particular y a la ciudadana en general sobre el proceso de ejecucin, especialmente sobre los gastos efectuados y las inversiones realizadas, as como tambin si ha sobrado dinero en la ejecucin del proyecto. Para informar a los beneficiarios, la Junta Directiva del grupo de beneficiarios debe convocar a una reunin formal, en donde se le darn todos los detalles, de los recursos asignados al proyecto y las actividades ejecutadas.
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La convocatoria debe prepararse con suficientes das de anticipacin, de forma tal que el comit de auditora social tenga la oportunidad de preparar su informe final. El informe debe contener dos partes y no debe tener ms de tres pginas escritas. La primera parte contiene una introduccin y el detalle de las actividades realizadas para la ejecucin del proyecto. La segunda parte debe contener la informacin econmica, es decir, las inversiones realizadas para la ejecucin del proyecto y recomendaciones. En la parte de las actividades, es recomendable poner informacin tal como: la fecha en qu se realizaron las actividades, las personas que apoyaron o participaron en la realizacin de dichas actividades, que resultados se obtuvieron, si hubieron dificultades como se resolvieron y en caso de que se hubieran presentado oportunidades cmo se aprovecharon. Si es posible se puede hacer copias del informe para entregar a cada uno de los beneficiarios del proyecto. En el anexo M3.6 aparece un formato que se puede utilizar para elaborar el informe de auditoria social de proyectos productivos.
3.2 Auditora Social a la Ejecucin del Presupuesto Municipal

Un tema muy importante para todos los ciudadanos del municipio, es sin duda conocer el presupuesto municipal y su ejecucin, puesto que de aqu se financian los proyectos, las obras y servicios que la municipalidad presta a los ciudadanos. Para organizar el proceso de auditora social a la ejecucin presupuestaria municipal se recomienda seguir el proceso general de organizacin de una auditora social, que se esboza en el Captulo 2 de este manual. El propsito principal de la auditora social a la ejecucin del presupuesto consiste en conocer y analizar lo siguiente: Quin participa en la formulacin y ejecucin del presupuesto Si se aplica la Ley de municipalidades para la formulacin y ejecucin del presupuesto Cmo se maneja y se da seguimiento al presupuesto municipal. La informacin a recolectar, para realizar la auditora al presupuesto municipal, debe dar respuesta a las siguientes preguntas: Qu funcionarios participaron en el proceso de formulacin del presupuesto? Qu mecanismo fue utilizado para nombrar a los funcionarios que participaron en el proceso de formulacin del presupuesto? Que criterios e instrumentos fueron tomados en cuenta para la elaboracin del anteproyecto de presupuesto?
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Existe una comisin de presupuesto o finanzas integrada por regidores? La Comisin de regidores, de Presupuesto o Finanzas emiten dictamen u opinin del anteproyecto del presupuesto, previo a la discusin y aprobacin por parte de la Corporacin Municipal? En caso de no existir comisin de regidores de presupuesto o de finanzas, la Corporacin Municipal realiz sesiones de trabajo para conocer y discutir el proyecto de presupuesto previo a la aprobacin del mismo? La discusin del presupuesto, realizada en sesiones de trabajo quedo constatada en actas municipales? En caso de no haberse realizado sesiones de trabajo para conocer y discutir previamente el presupuesto, cual fue la forma o mecanismo de dar a conocer del presupuesto? En cuantas sesiones de Corporacin se aprob el presupuesto? Adicionalmente se recolecta informacin relacionada con los ingresos y egresos, as como los rubros ms importantes del presupuesto.
En el anexo M3.7 se encuentra la ficha para la recoleccin de la informacin relativa al presupuesto municipal. La informacin recolectada debe ser analizada en funcin de si las autoridades municipales cumplen con las disposiciones de la Ley relativas a la formulacin y ejecucin del presupuesto. Una vez concluido el anlisis, se debe redactar un pequeo informe con las sugerencias orientadas al cumplimiento de la Ley. Finalmente se sugiere divulgar el informe para dilogo en una sesin pblica de Corporacin Municipal.
3.3 Auditora Social a Procesos de Contratacin en Municipalidades

Un tema muy ligado a la ejecucin presupuestaria son las licitaciones, compras y contrataciones. Especialmente en las municipalidades medianas y grandes este es campo en el que se deben desarrollar procesos que garanticen la igualdad de oportunidades para todos los competidores (proveedores y contratistas bsicamente). Para organizar el proceso de auditora social a los procesos de contratacin se recomienda seguir el proceso general de organizacin de una auditora social, que se esboza en el Captulo 2 de este manual. Los objetivos para realizar auditoria social a los procesos de contratacin son los siguientes: Verificar el cumplimiento de las normas de contratacin Medir el grado de participacin en el proceso de contratacin Verificar el grado de organizacin del sistema de contrataciones a lo interno de la municipalidad
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La informacin a recolectar, para realizar la auditora social al proceso de contratacin municipal, debe dar respuesta a las siguientes preguntas: Aplica la municipalidad un reglamento para regular el proceso de contrataciones? A lo interno de la Corporacin Municipal, se ha organizado una comisin de contrataciones / compras? Cules son las funciones de los regidores que conforman la comisin de contrataciones /o compras? Aplica la municipalidad normas para la ejecucin presupuestaria? Cantidad y tipo de contratos realizados en el ao? Cmo se regula la contratacin directa? A lo interno de la administracin municipal, existe una comisin de compras y /o contrataciones y quines participan? Cantidad de licitaciones pblicas y privadas realizadas en el ao? En el anexo M3.8 se encuentra la ficha para la recoleccin de la informacin relativa a los procesos de contratacin. La informacin recolectada debe ser analizada en funcin de si las autoridades municipales cumplen con las disposiciones de la Ley relativas a los procesos de contratacin. Una vez concluido el anlisis, se debe redactar un pequeo informe con las sugerencias orientadas desarrollar un sistema transparente de contrataciones, si este fuera el caso. Finalmente se sugiere divulgar el informe para dilogo en una sesin pblica de Corporacin Municipal.
3.4 Auditora Social a Corporaciones Municipales

De conformidad con el artculo 25 de la Ley de Municipalidades, la Corporacin Municipal debe actuar como rgano deliberativo y legislativo, electa por el pueblo y mxima autoridad dentro del trmino municipal. Para organizar el proceso de auditora social a la Corporacin Municipal se recomienda seguir el proceso general de organizacin de una auditora social, que se esboza en el Captulo 2 de este manual. Con la auditora social a la Corporacin Municipal se pretende lograr los siguientes objetivos: Evaluar el desempeo y funcionamiento de la Corporacin Municipal. Medir el grado de compromiso de los corporativos con relacin al cumplimiento de las funciones y responsabilidades que por Ley les corresponde. Identificar debilidades y fortalezas de la Corporacin Municipal y sobre esta base realizar recomendaciones para mejorar el desempeo.
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Para recolectar la informacin se verifica el cumplimiento de los siguientes aspectos: Regularidad en la realizacin de las sesiones de corporacin municipal. Asistencia de los regidores a las sesiones de corporacin municipal. Firma de las actas por parte de los regidores municipales. Cumplimiento en el calendario de sesiones de corporacin municipal. Total de corporativos en funciones. Cumplimiento de la Ley en la aprobacin de mociones en el seno de la corporacin municipal. Comisiones de trabajo en la que participan los miembros de la corporacin municipal. Iniciativas de participacin emprendidas por los miembros de la corporacin municipal. Solicitud de informes y rendicin de cuentas por parte de los regidores Presentacin del informe de gestin por el alcalde y vicealcalde En el anexo M3.9 se encuentra la ficha para la recoleccin de la informacin relativa a al desempeo y cumplimiento de funciones de la corporacin municipal. La informacin recolectada debe ser analizada en funcin de si los miembros de la corporacin municipal cumplen con las disposiciones de la Ley relativas a su cargo, deberes y responsabilidades. Una vez concluido el anlisis, se debe redactar un pequeo informe con las sugerencias orientadas a recomendar mejorar para el desempeo de la corporacin municipal. Finalmente se sugiere divulgar el informe para dilogo en una sesin pblica de Corporacin Municipal.
3.5 Auditora Social a los Servicios Municipales

La prestacin de servicios pblicos a nivel local no solamente contribuye a mejorar las condiciones de vida de la poblacin, sino que tambin son un factor para incrementar el crecimiento econmico. De ah que un objetivo primordial de los procesos descentralizacin sea generar mayor eficiencia en la prestacin de servicios bsicos. Para organizar el proceso de auditora social a la prestacin de servicios pblicos locales se recomienda seguir el proceso general de organizacin de una auditora social, que se esboza en el Captulo 2 de este manual. La auditora social a los servicios municipales tiene como objetivo general medir el desempeo para conocer las fortalezas y debilidades en la administracin y asignacin de recursos, para la prestacin de cada servicio. Especficamente la auditora social a los servicios municipales tiene los siguientes objetivos:
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Evaluar la situacin actual del servicio en relacin a su modalidad de organizacin, administracin y operacin. Medir la eficiencia del servicio en funcin de los requerimientos de la ciudadana. Brindar recomendaciones para fortalecer los procesos administrativos y operativos por parte de la municipalidad y consecuentemente mejorar su funcionamiento, eficiencia, eficacia, calidad y transparencia en la entrega de los servicios a la poblacin. Evaluar y monitorear el papel de la municipalidad como administrador de los servicios
En trminos generales, se debe recolectar la siguiente informacin al realizar un proceso de auditora social: Analizar y verificar si se cumple con el cobro de las tarifas y tasas de los servicios y si estn reflejadas en el Plan de Arbitrios de la municipalidad. Verificar la existencia de un reglamento que regule el funcionamiento del servicio y su modalidad de entrega a la poblacin, Verificar la calidad de la planificacin del servicio; si se prev inversiones para la ampliacin en relacin al crecimiento poblacional; inversiones para mejora del servicio, inversiones para sustitucin de bienes de capital y maquinaria. Establecer si no hay cobros preferenciales para ciertos sectores o barrios o habitantes del municipio. Verificar si el servicio opera sosteniblemente o si es subsidiado por la municipalidad. Verificar si los criterios para subsidiar el servicio son econmica y socialmente razonables. Establecer qu procedimiento se sigue para el cobro del servicio. Verificar si se lleva contabilidad y se producen estados financieros de la prestacin de cada servicio. Evaluar la capacidad y asignacin del recurso humano que presta el servicio municipal. Analizar el procedimiento que sigue la municipalidad para el nombramiento del administrador o gerente del servicio. Establecer cules son las funciones del administrador/gerente y cmo las realiza. Verificar si se controla el horario de oficina del personal que labora en la prestacin del servicio. Establecer si el administrador/gerente del servicio presenta informes de su gestin a la corporacin municipal y con qu periodicidad lo hace. Verificar si se elabora el presupuesto anual para la prestacin del servicio y si se cumple con su ejecucin. Como ejemplo en los siguientes anexos se agregan fichas de recoleccin de informacin para auditoria social al servicio de agua y para el mercado municipal. En el anexo M3.10 se encuentra la ficha para la recoleccin de la informacin relativa a al servicio de agua potable y en el anexo M3.11 se encuentra la ficha para la recoleccin de la informacin relativa al mercado municipal.
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ANEXOS
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Anexo M3.1: Acta de Constitucin de Comit / Comisin para hacer Auditora Social.
ACTA DE CONSTITUCION DEL COMIT DE AUDITORIA SOCIAL
En el Municipio de_______________del Departamento______________________, a los____das del mes de _______________, del 200___, los representantes de las organizaciones __________________, ________________, ________________, _____________, y X No. de vecinos de este municipio, celebraron una reunin para la eleccin democrtica del comit de auditora social a: (Nombre de proyecto / o proceso de la gestin municipal) Los resultados de la votacin se presentan a continuacin: Nombre No. de identidad Cargo Coordinador del Comit Asistente de auditora Asistente de auditora Asistente de auditora Asistente de auditora Las personas electas nos comprometemos a: x x x x Capacitarnos en el tema de auditora social. Apoyar el seguimiento y la ejecucin de las acciones y actividades para el logro del ejercicio de la Auditora social a nosotros encargada. Trabajar bajo los principios de consenso, a una sola voz y en un plazo determinado. Informar a quienes nos delegan, sobre los resultados de la auditora social, y a vez informar a las autoridades municipales y a la comunidad en general.
No habiendo ms, nada que tratar y tras haberse conocido todos los puntos de la Orden del Da, se dio por concluida la eleccin del comit de auditora social a las _________horas, del da _____del mes____________ del ao 200____. En conformidad con la presente acta firman para constancia. Nombre Coordinador del Comit / Camisn de auditora social Nombre Asistente de auditora Nombre Asistente de auditora Nombre Asistente de auditora Nombre Asistente de auditora Nombre Asistente de auditora Firma Firma Firma Firma Firma Firma
Respaldar esta acta con lista de participantes en reunin de eleccin. Participantes en la eleccin del comit de auditora social Nombre No. de identidad Lugar de procedencia u organizacin a que pertenece Firma o huella digital de conformidad
Nota/ estos documentos se pueden anexar a la carta de notificacin a la alcalda municipal, de la realizacin del proceso de auditora social.
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Anexo M3. 2: Funciones del Comit / Comisin / Coordinador y asistentes participantes del procesos de la auditora social.
Las Funciones del Comit / Comisin de auditora social Conocer, capacitarse e informarse sobre el tema y toda la documentacin relacionada con el ejercicio de la auditora social. Mantener estrecha relacin con la/s organizacin/es de la sociedad civil que les ha delegado llevar a cabo la auditora social, as como con el comisionado municipal, el alcalde y los tcnicos municipales de forma de cumplir con los propsitos de la auditora social. Revisar y analizar toda la informacin vinculada y necesaria para hacer la auditora social. En caso de una auditoria durante la ejecucin de un proyecto, observar el proceso de compra de materiales, insumos, equipamiento, o servicios necesarios para la ejecucin del proyecto. Elaborar un informe, discutirlo con el alcalde y corporacin municipal y divulgarlo. Las funciones del coordinador del comit / comisin de auditora social. x Dirigir la organizacin y planificacin de la auditora social. x Ser el canal de comunicacin entre el alcalde y tcnicos municipales, as como con las OSC. x Cumplir y hacer que se cumplan las actividades planificadas para el proceso de auditora social. x Dirigir la elaboracin, discusin y divulgacin del informe de auditora social. Las funciones de los asistentes de auditora social x Apoyar al coordinador de la auditora social en todas las actividades que se planifiquen. x Mantener un archivo con toda la documentacin del proceso de auditora social. x Apoyar la supervisin y el seguimiento a la ejecucin del proyecto. x Involucrarse y participar activamente en la ejecucin de la auditora social. x Atender y analizar problemas, ideas o recomendaciones de otros miembros de la Comisin en relacin a la ejecucin de la AS
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Anexo M3. 3: Formato general de Plan para realizar auditora social.
Comunidad_________________ Municipio de _______________ Departamento______________________ Plan para desarrollar Auditora Social a _______________________________ No. Actividad 1. Elegir comit de auditoria social 2. Desarrollo de taller de capacitacin sobre tema a auditar e identificar y analizar informacin primaria. 3. Redactar carta de notificacin sobre desarrollo de ejercicio de auditora social. (La carta debe ser precisa, indicando el propsito de la AS, solicitando la informacin primaria necesaria y la asignacin de un funcionario como enlace durante el proceso de la auditora social, y de ser posible la fecha que el comit llegar a la municipalidad a verificar informacin) 4. Apropiamiento de instrumentos para obtener informacin en campo e instrumentos para hacer informe. 5. Verificacin de informacin en sitio 6. Analizar documental y la obtenida en campo y elaboracin de informe 7. Discutir hallazgos de la auditoria social con alcalde y corporacin municipal para consensuar cumplimiento de recomendaciones y observaciones 8. Divulgacin de informe con la comunidad Fecha Responsables
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Anexo M3. 4: La preparacin (antes) del proceso de auditora social
La preparacin (antes) del proceso de auditora social 1. Informacin sobre el perfil de los proyectos productivos El comit de auditora social ha analizado los perfiles de los proyectos productivos: ___Si ___No (solicitar a la municipalidad apoyo para que les explique el perfil) Los miembros del comit han entendido: qu suministros, servicios y obras ser necesario contratar para la ejecucin del proyecto? Si__ y adems se ha elaborado una planificacin con los miembros del comit para dar seguimiento a la contratacin de suministros, servicios y obras No__ (aclarar dudas) y elaborar la planificacin antes mencionada 2. De acuerdo al plan de seguimiento y al perfil del proyecto, los suministros, servicios y obras a contratar son: Cuadro para clasificar los suministros servicios y obras a contratar para la ejecucin del proyecto productivo. Suministros Monto 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 10. Servicios 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 10. Monto Obras 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 10. Monto
Nota: en caso de ser necesario, se puede sacar esta lista en hoja aparte.
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Anexo M1. 5:
Seguimiento de la contratacin Uso de fichas de control de contrataciones Para dar seguimiento a la ejecucin del proyecto productivo nos auxiliamos de las siguientes tres fichas: 1. Ficha de control de adquisicin de suministros (Ver Ficha 1 ms adelante) 2. Ficha de control de contratacin de servicios (Ver Ficha 2 ms adelante) 3. Ficha de control de contratacin de obras (Ver Ficha 3 ms adelante) Hay que tomar en cuenta que por cada suministro, servicio u obra a contratar, se debe utilizar una de las fichas correspondientes. Por ejemplo, si es necesario adquirir 8 suministros diferentes, entonces se debe rellenar 8 fichas de control de adquisicin de suministros. Si se van a contratar dos obras, entonces se debe rellenar dos fichas de control de contratacin de obras.
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Ficha 1. Para el control de adquisicin de suministros

Suministro adquirido: _____________________ a Lps. ___________ el __/___/200__ Se hizo cotizacin para adquirir el suministro: SI ___ , en caso de respuesta positiva, revisar y guardar copia de las cotizaciones No ____ indagar porque no se hizo. Cul es la justificacin y escribir observaciones y recomendaciones: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Documento soporte de la adquisicin: Recibo ____ Factura____ (obtener copia y guardar)
Revisar que la factura o recibo est debidamente sellada, con los montos correctos y de acuerdo a la cotizacin realizada, en caso de irregularidades, realizar observaciones y recomendaciones: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Verificar que los suministros se han entregado al grupo beneficiario y cundo __/__/200__ y obtener copia del acta de entrega de los suministros debidamente firmada por el representante de los beneficiarios.
Suministro adquirido: _____________________ a Lps. ___________ el __/___/200__ Se hizo cotizacin para adquirir el suministro: SI ___ , en caso de respuesta positiva, revisar y guardar copia de las cotizaciones No ____ indagar porque no se hizo. Cul es la justificacin y escribir observaciones y recomendaciones: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________Documento soporte de la adquisicin: Recibo ____ Factura____ (obtener copia y guardar) Revisar que la factura o recibo est debidamente sellada, con los montos correctos y de acuerdo a la cotizacin realizada, en caso de irregularidades, realizar observaciones y recomendaciones: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Verificar que los suministros se han entregado al grupo beneficiario y cundo __/__/200__ y obtener copia del acta de entrega de los suministros debidamente firmada por el representante de los beneficiarios.
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Ficha 2. Para el control de contratacin de servicios

Servicio contratado: _____________________ a Lps. ___________ el __/___/200__ Se hizo cotizacin para contratar el servicio: SI ___ , en caso de respuesta positiva, revisar y guardar copia de las cotizaciones No ____ indagar porque no se hizo. Cul es la justificacin y escribir observaciones y recomendaciones: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________ Documento soporte de la contratacin: Recibo ____ Factura____ (obtener copia y guardar)
Revisar que la factura o recibo est debidamente sellada, con los montos correctos y de acuerdo a la cotizacin realizada, en caso de irregularidades, realizar observaciones y recomendaciones: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________ Verificar si se elabor contrato para la contratacin del servicio y revisar que el monto concuerde con la oferta (cotizacin) realizada.
Servicio contratado: _____________________ a Lps. ___________ el __/___/200__ Se hizo cotizacin para contratar el servicio: SI ___ , en caso de respuesta positiva, revisar y guardar copia de las cotizaciones No ____ indagar porque no se hizo. Cul es la justificacin y escribir observaciones y recomendaciones: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ____________________________ Documento soporte de la contratacin: Recibo ____ Factura____ (obtener copia y guardar)
Revisar que la factura o recibo est debidamente sellada, con los montos correctos y de acuerdo a la cotizacin realizada, en caso de irregularidades, realizar observaciones y recomendaciones: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ____________________________ Verificar si se elabor contrato para la contratacin del servicio y revisar que el monto concuerde con la oferta (cotizacin) realizada.
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Ficha 3. Para el control de contratacin de obras

Obra contratada: _____________________ a Lps. ___________ el __/___/200__ Se hizo cotizacin para la contratacin de la obra: SI ___ , en caso de respuesta positiva, revisar y guardar copia de las cotizaciones No ____ indagar porque no se hizo. Cul es la justificacin y escribir observaciones y recomendaciones: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________ Documento soporte de la adquisicin: Recibo ____ Factura____ (obtener copia y guardar) Revisar que la factura o recibo est debidamente sellada, con los montos correctos y de acuerdo a la cotizacin realizada, en caso de irregularidades, realizar observaciones y recomendaciones: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ____________________________ Verificar si se elabor contrato para la contratacin de la obra y revisar que el monto concuerde con la oferta (cotizacin) realizada.
Obra contratada: _____________________ a Lps. ___________ el __/___/200__ Se hizo cotizacin para la contratacin de la obra: SI ___ , en caso de respuesta positiva, revisar y guardar copia de las cotizaciones No ____ indagar porque no se hizo. Cul es la justificacin y escribir observaciones y recomendaciones: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ____________________________ Documento soporte de la adquisicin: Recibo ____ Factura____ (obtener copia y guardar)
Revisar que la factura o recibo est debidamente sellada, con los montos correctos y de acuerdo a la cotizacin realizada, en caso de irregularidades, realizar observaciones y recomendaciones: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ____________________________ Verificar si se elabor contrato para la contratacin de la obra y revisar que el monto concuerde con la oferta (cotizacin) realizada.
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Anexo M3. 6: Formato para elaborar el informe de auditora social de proyectos productivos.
Nota. Las notas en color azul sugieren el contenido que se puede escribir en cada captulo del informe Informe de Auditora Social del Proyecto: Nombre del Proyecto 1. Introduccin
Fecha de eleccin del comit Capacitaciones recibidas Agradecer la disponibilidad del Alcalde de apertura a la auditora social El proyecto __________, que hemos auditado, tiene un presupuesto de Lps. _______ 2. Perodo de la auditora social
Este informe esta referido al perodo de ________ (fecha de inicio) hasta _________ (fecha de finalizacin). Hasta el momento se ha auditado la ejecucin de Lps. _______ que corresponde a un %____ de ejecucin financiera. 3. Integrantes del comit de auditora social
Nombres de los miembros del comit y proyecto/s que representan y cargo 4. Descripcin del proceso de auditora social
El proceso de auditora social se realiz de manera selectiva, es decir, se seleccionaron los suministros, servicios y obras, que tienen valores mayores o iguales a Lps. 1000.00 (ejemplo) De _____ (nmero) de facturas que se han realizado a la fecha de este informe, se auditaron ______ (nmero) de facturas, siguiendo los criterios antes mencionados. Para evaluar los suministros adquiridos, los servicios y obras contratadas se utilizaron las Disposiciones Generales del Presupuesto de Ingresos y Egresos 200_, en lo referente a los montos de contratacin para la administracin pblica y que se anexan a este informe. 4.1. La auditora social de los suministros adquiridos durante la ejecucin del proyecto A continuacin se presenta una lista de los suministros auditados hasta el _______ (fecha) Suministros auditados 1. 2. Adquirido el Monto
Colocar observaciones aqu..es decir irregularidades tales como: cotizaciones incompletas, manchones de tinta o borrones en las cifras de las cotizaciones o de las facturas. 4.2 La auditora social de los servicios contratados durante la ejecucin del proyecto A continuacin se presenta una lista de los servicios contratados y que fueron auditados por el comit hasta el _______ (fecha)
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Servicios contratados auditados 1. 2.
Adquirido el
Monto
Colocar observaciones aqu..es decir irregularidades tales como: cotizaciones incompletas, manchones de tinta o borrones en las cifras de las cotizaciones o de las facturas. 4.3 La auditora social de las obras contratadas durante la ejecucin del proyecto A continuacin se presenta una lista de las obras contratadas y que fueron auditados por el comit hasta el _______ (fecha) Obras contratadas auditadas 1. 2.
Adquirido el
Monto
Colocar observaciones aqu..es decir irregularidades tales como: cotizaciones incompletas, manchones de tinta o borrones en las cifras de las cotizaciones o de las facturas. 5. Conclusiones y Recomendaciones Conclusiones a manera de ejemplo 1. Valorar como ha sido el proceso de ejecucin del proyecto utilizando la siguiente escala: a. Proceso de ejecucin del proyecto completamente transparente. b. Proceso de ejecucin del proyecto bueno, pero con algunas inconsistencias, pocas fallas en el cumplimiento de la Ley de Contratacin del Estado. c. Proceso de ejecucin del proyecto regular, con algunas fallas en las cotizaciones o malas prcticas en los recibos o facturas. d. Proceso de ejecucin del proyecto con serias irregularidades, muchas fallas en la contratacin o en los recibos. 2. Con base a las fallas detectadas, elaborar las recomendaciones y medidas de correccin 6. Lugar y fecha 7. Firmas Nombre Cargo en Comit / Comisin de Auditora social Firma
8. Anexos.
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Anexo M3. 7: Formulario para recoleccin de informacin para auditora social a la ejecucin del presupuesto municipal.
Auditora Social a la Ejecucin del Presupuesto Municipal Municipio I Lugar y Fecha de recoleccin de informacin Nombre de persona entrevistada Cargo Observacin Departamento Datos Generales
II
Proceso de Planificacin o Formulacin del Presupuesto Municipal Indique que funcionarios participaron en el proceso de formulacin del presupuesto (ao xxxx) No. Nombre
Cargo
Observaciones
Indique el mecanismo utilizado para nombrar a los funcionarios que participaron en el proceso de formulacin del presupuesto (ao xxxx) Mecanismo de nombramiento 2 Acuerdo de Corporacin Municipal Acuerdo emitido por Alcalde Memorando Alcalde Memorando Gerente administrativo De manera verbal por parte del alcalde Indique en que sesin y fecha en que el alcalde present a consideracin de la Corporacin Municipal el anteproyecto de presupuesto del (ao xxxx) 3 Fecha de sesin No. de acta Tipo de sesin Observacin Si No Medio de verificacin (Acta u otro documento) Si No
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Auditora Social a la Ejecucin del Presupuesto Municipal Municipio Departamento
Que criterios e instrumentos fueron tomados en cuenta para la elaboracin del anteproyecto de presupuesto? Criterios Mora Municipal Proyeccin del catastro 4 Ingresos por transferencia Porcentaje legal para gastos de funcionamiento Anlisis de rentabilidad de los servicios pblicos Prioridades del Municipio Si No Instrumento Registro de contribuyentes Plan de arbitrios POAS por dependencias Normas de administracin del presupuesto Formatos oficiales de la Secretara de Gobernacin y Justicia (presupuesto por programas) Plan Estratgico de Desarrollo Municipal Plan de Inversin Municipal Libro de sueldos y salarios III Proceso de Aprobacin del Presupuesto Municipal Si No
A lo interno de la Corporacin Municipal, Existe una comisin de presupuesto o finanzas integrada por regidores? Si No En caso afirmativo indique la siguiente informacin
Nombre de regidores 5
Periodicidad de reuniones Si
Informes No
La Comisin de regidores, de Presupuesto o Finanzas emiten dictamen u opinin del anteproyecto del presupuesto, previo a la discusin y aprobacin por parte de la Corporacin Municipal? Si No
Dictamen Si
No
En caso de no existir comisin de regidores de presupuesto o de finanzas, la Corporacin Municipal realiz sesiones de trabajo para conocer y discutir el proyecto de presupuesto previo a la aprobacin del mismo? Si 7 No No. de sesiones o reuniones de trabajo realizadas. Si No No. de acta Fecha de acta
La discusin del presupuesto, realizada en sesiones de trabajo quedo constatada en actas municipales?
En caso de no haber realizado sesiones de trabajo para conocer y discutir previamente el presupuesto, indique cual fue la forma o mecanismo de conocimiento del presupuesto? A cada regidor se le envi copia del anteproyecto de presupuesto antes de la sesin de 1 aprobacin 8 En caso de respuesta positiva, con cuantos das de antelacin a la sesin de aprobacin se envi el presupuesto a los regidores? No. de das Si No
Pgina 2
37
Auditora Social a la Ejecucin del Presupuesto Municipal Municipio Departamento
La Corporacin Municipal conoci el proyecto de presupuesto en la misma fecha de celebracin 2 de sesin de aprobacin del presupuesto Si 3 Otro, explique En cuantas sesiones de Corporacin se aprob el presupuesto (ao xxxx) ? Nmero de sesiones 9 Fecha/s de sesiones Nmero de acta/s Tipo de sesin en que se aprob el presupuesto ao xxxx Ordinaria abierta Ordinaria cerrada Extraordinaria abierta Extraordinaria cerrada Cabildo abierto IV Proceso de Ejecucin del Presupuesto Municipal Indique la siguiente informacin relacionada con la ejecucin del presupuesto durante el (ao xxxx) Periodo 1 Total Ingresos Total Egresos Ingresos corrientes recaudados Gastos de funcionamiento Ingresos extraordinarios 3 10 Monto Proyectos financiados con fondos ERP Rubro Servicios personales Servicios no personales 4 Materiales y suministros Bienes capitalizables Proyectos Transferencias Deuda Indique los montos asignados y aprobados por dependencias No. Auditora Secretara Municipal 11 Tesorera Catastro Dependencia Administracin Superior Monto Total Aprobado Monto Asignado Lps Lps Presupuestado Lps Lps Ejecutado
No
Marque con X
% de Ejecucin
Monto presupuestado ao xxxx
Monto pagado ao xxxx
% de Ejecucin
Monto Ejecutado
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Auditora Social a la Ejecucin del Presupuesto Municipal Municipio Administracin Tributaria Contabilidad y Presupuesto Direccin de Justicia Municipal Servicios Pblicos Desarrollo Econmico y Comunitario Unidad Municipal del Ambiente 12 Indique el uso de las siguientes fuentes de financiamiento. No. Fuente de Financiamiento Nombre de Proyectos El proyecto fue ejecutado o est en ejecucin ? Si No Departamento
Subsidios Congreso Nacional
Transferencia del Ejecutivo ( FHIS, SERNA, RED SOLIDARIA, OTROS)
Otros subsidios
Prstamo
Donaciones
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Anexo M3. 8: Formulario para recoleccin de informacin para auditora social a procesos de contratacin en municipalidades.
Auditora Social a Procesos de Contratacin en Municipalidades Municipio I Lugar y Fecha de recoleccin de informacin Nombre de persona entrevistada Cargo Observacin Departamento Datos Generales
II 1
Nivel decisorio Cuenta la municipalidad con un reglamento para regular el proceso de contrataciones? Si Fecha de aprobacin por Corporacin Municipal No
No de acta de aprobacin
A lo interno de la Corporacin Municipal, se ha organizado una comisin de contrataciones / compras? Si Nombre de Regidores que integran Comisin No Frecuencia de reuniones de trabajo Fecha informes ao XXXX Observacin
Describa las principales funciones de la comisin de regidores de contrataciones /o compras.
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Auditora Social a Procesos de Contratacin en Municipalidades Municipio 4 Cuenta la municipalidad con normas para la ejecucin presupuestaria. Si No Departamento
Fecha de aprobacin por Corporacin Municipal
No. de acta de aprobacin
Indique el nmero de contratos autorizados por la Corporacin Municipal, duranteao xxxx No. De los contratos autorizados la Corporacin Municipal, desglose la siguiente informacin. Contratos de Suministros No. No. Contratos de obra No. Contratos de Servicios o tipo de Contratos No.
Observaciones 7 En contratacin directa, la Corporacin municipal autoriza contratos? Si No
En caso afirmativo, a partir de que monto la Corporacin Municipal autoriza los contratos Lps III 8
Nivel administrativo A lo interno de la administracin municipal, existe una comisin de compras y /o contrataciones Fecha de nombramiento de comisin Frecuencia de reuniones de trabajo
Si
No
Nombre de funcionarios que integran Comisin
Fechas informes ao xxxx
Observaciones
Describa las principales recomendaciones que la Comisin de compras ha planteado al alcalde durante elao xxxx.
41
Auditora Social a Procesos de Contratacin en Municipalidades Municipio Departamento
10 Indique la siguiente informacin vinculada a los procesos de contratacin directa. Montos autorizados para contratar Contratos de obra Lps Lps Lps Lps Lps Lps Contratos de suministros de bienes Lps Lps Lps Lps Lps Lps Contratos de servicios Lps Lps Lps Lps Lps Lps
Funcionario que autoriza (no control / auditora)
Alcalde Gerente administrativo Tesorero Gerente de infraestructura Caja Chica Otro funcionario Observaciones 11
Indique informacin sobre contratos adjudicados directamente por el acalde durante elao xxxx Nmero de contratos Monto total Contratos Observaciones
12
Indique el nmero de contratos por modalidad adjudicados por el alcalde en elao xxxx. Contratos de Suministros Contratos de obra Contratos de Servicios Otro tipo de Contratos
No.
No.
No.
No.
Observacin 13 Indique los montos aprobados / ejecutados en el presupuesto de egresos municipal para el cumplimiento de los siguientes rubros
Contratos De obra De suministro y equipo Lps Lps
Monto aprobado Lps Lps
Monto ejecutado
Diferencia Lps Lps
De servicios Otros ( prstamos) Observaciones
Lps Lps
Lps Lps
Lps Lps
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Auditora Social a Procesos de Contratacin en Municipalidades Municipio 14 Facilite la siguiente informacin sobre contratos: Licitaciones pblicas / Nombre del Proyecto Tipo de contrato (obra, suministro, servicio ) Departamento
No.
Monto del contrato
Nombre de contratista
No.
Licitaciones Privada / Nombre del Proyecto
Tipo de contrato (obra, suministro, servicio
Monto del contrato
No.
Contratacin Directa / Nombre del Proyecto
Tipo de contrato (obra, suministro, servicio
Monto del contrato ( identificar contratos por un monto. Muestra )
15
En los procesos de licitacin pblica y /o privada, indique los nombres de funcionarios que integraron la comisin evaluadora. Licitacin Pblica 1 Nombre funcionario Cargo Licitacin Pblica 2 Nombre funcionario Cargo
Licitacin Privada 1 Nombre funcionario Cargo
Licitacin Privada 2 Nombre funcionario Cargo
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Auditora Social a Procesos de Contratacin en Municipalidades Municipio Departamento
En caso de haber realizado un proceso de licitacin pblica para la ejecucin de un proyecto de construccin de obra, indicar lo 16 siguiente
Nmero y nombres de empresas que participaron en el proceso de precalificacin (Licitacin pblica 1)
Nmero y nombres de empresas que participaron en el proceso de precalificacin (Licitacin pblica 2)
Observaciones
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Registro de Contratos / verificar la siguiente informacin. Estado ( en ejecucin / ejecutado) Modalidad de contrato Tipo de contrato Monto de contrato Documento de Informe contrato supervisor
No
Nombre de Proyecto / contrato
18
En el proceso de compras y contrataciones describa las roles que realiza los siguientes funcionarios.
Jefe del departamento de compras
Gerente administrativo Contador
jefe del departamento de presupuesto
Alcalde
Auditor interno
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Anexo M3. 9: Formulario para recoleccin de informacin para auditora social a la corporacin municipal.
FORMULARIO PARA AUDITORA SOCIAL A CORPORACIONES MUNICIPALES DATOS GENERALES Fecha de la recoleccin de Informacin Municipio Departamento Nombre de Regidores / Alcalde /Vicealcalde Posicin Corporativo Reelecto Nombre Corporativo SI No. de veces reelecto No Observaciones
Regidor I Regidor II Regidor III Regidor IV Regidor V Regidor VI Regidor VII Regidor VIII Alcalde Vice alcalde
Nombre(s) y cargo (s) de la persona(s) que participo (aron) en la verificacin de la informacin: Nombre Organizacin Firma
Nombres de las personas o funcionarios de la Municipalidad que facilitaron la informacin para la auditora
Nombres
Cargos
Firmas
Direccin de la Alcalda Telfonos Secretara Municipal
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FUNCIONES DE PROCEDIMIENTO CORPORATIVO 1. Proporcione la siguiente informacin referente a la asistencia a sesiones de corporacin municipal por parte de corporativos durante las sesiones celebradas en el ao xxxx.
No. de sesiones celebradas durante el ao xxxx No. De sesiones ordinarias No. De sesiones Extraordinarias No de sesiones en Cabildo Abierto No. De Asambleas comunitarias Otras Total
2.- Indique el nmero de sesiones a las que asisti cada uno de los miembros de la corporacin municipal Asistencia por tipo de sesiones Miembros de la corporacin municipal Sesin ordinaria Sesin Extraordinaria Sesin en cabildo abierto Sesiones en asambleas comunitarias Otras Total
Regidor I Regidor II Regidor III Regidor IV Regidor V Regidor VI Regidor VII Regidor VIII Alcalde Vice Alcalde
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3 Verifique si todas las actas de sesin a las que los corporativos asistieron, estn debidamente firmadas Sesiones Ordinarias Sesiones Extraordinarias Si, # de actas firmadas No, # de actas no firmadas Sesiones en Cabildo abierto Si, # de No, # de actas no actas firmadas firmadas Sesiones / o asambleas comunitarias
Si, # de actas firmadas
Otras
Total
Miembros de la corporacin Si, # de No, # de municipal actas no actas firmadas firmadas Regidor I Regidor II Regidor III Regidor IV Regidor V Regidor VI Regidor VII Regidor VIII Alcalde Vice Alcalde
No, # de Si, # de No, # de Si, No, actas no actas no actas firmadas firmadas firmadas firmadas firmadas
4- Del total de sesiones ordinarias, todas se han realizado conforme a calendario aprobado o al menos en fecha 1 y 15 de cada mes
Total de sesiones ordinarias realizadas a la fecha Si, todas las sesiones se han realizado conforme a calendario (# de sesiones ) No, todas las sesiones se realizan sin respetar las fechas establecidas en calendario aprobado (# de sesiones) Nmero de sesiones que se han realizado fuera de fecha inicialmente calendarizada No hay calendario aprobado, Nmero de sesiones y se realizan sesiones el 1 y realizadas sin contar con 15 de cada mes o el das fechas previamente siguiente hbil (# de establecidas (Sin calendario sesiones) aprobado)
En caso que las sesiones se hayan realizado fuera de fecha inicialmente programada, explique motivos? Explique/
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5.- Presentan excusas por no asistencia a sesiones de corporacin, todos los miembros de la corporacin municipal Todos Algunos Ninguno No presenta excusas de ninguna forma Total de excusas presentadas (No.) Si, de forma verbal a Si, de forma verbal Miembros de Si, por escrito al alcalde (verifique la secretaria la corporacin (verifique excusa ) acta) (Verifique acta) municipal Regidor I Regidor II Regidor III Regidor IV Regidor V Regidor VI Regidor VII Regidor VIII Alcalde Vice Alcalde 6- Todos los corporativos electos y nombrados por el Tribunal Superior Electoral estn en funciones? SI No
7.- En caso de no, la corporacin municipal ha notificado a la Gobernacin Departamental de las no asistencia a sesiones por parte del corporativo /s ausente? Enumere las sesiones durante las cuales se ha discutido la ausencia consecutiva de los regidores y /o vice alcalde que no asisten a sesiones No. de acta donde se notifica a la Gobernacin Departamental, la ausencia consecutiva a sesiones por parte de corporativos.
Nombre de corporativo A partir de que fecha no asiste a que no asiste a sesiones sesiones
Fecha de acta
Si la respuesta es afirmativa, describa el procedimiento utilizado y si consta en acta (No. de acta y fecha de acta) Explique/
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8 - Todos los acuerdos de corporacin son aprobados en cumplimiento a los requisitos establecidos por la Ley? (Mayora simple y mayora calificada) Mayora Simple Si No Mayora calificada Si No
Verifique los ltimos cinco acuerdos tomados por mayora simple en el ao xxxx Asunto acordado 1.2.3.4.5.Verifique los primeros cinco acuerdos tomados por mayora simple en el ao xxxx Asunto acordado 1.2.3.4.5.Verifique tres acuerdos tomados por mayora calificada durante el ao xxxx Sobre asunto acordado 1.2.3.9.- De acuerdo a la capacidad econmica de la municipalidad, los regidores reciben: Dietas por asistencia a sesiones Sueldo por desempeo en Comisin de Trabajo Votos a favor Votos en contra Abstenciones Motivo de abstencin
No se refleja en el acta
Votos a favor
Votos en contra
Abstenciones
Motivo de abstencin
Votos a favor
Votos en contra
Abstenciones
Motivo de abstencin
10.- Indique en que comisiones de trabajo participan cada de los miembros de la corporacin municipal? Periodicidad con Preside dicha comisin de trabajo que se rene dicha comisin de trabajo Si No Presentan informes o recomendaciones producto del trabajo en la Comisin Si No. De acta No Fecha de acta
Miembros de la corporacin municipal
Indique a que comisin de trabajo est integrado
Regidor I Regidor II Regidor III Regidor IV Regidor V Regidor VI Regidor VII Regidor VIII
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11.- Adems de formar parte de una o ms comisiones, Los regidores municipales realizan otro tipo de actividades dentro de la administracin municipal? Todos Miembros de la corporacin municipal Regidor I Regidor II Regidor III Regidor IV Regidor V Regidor VI Regidor VII Regidor VIII Algunos Ningunos Periodicidad con que realiza dicha/s actividades
Indique que actividades de la administracin municipal realiza
FUNCIONES DE CONTROL
12- Los Corporativos han solicitado informes a los siguientes departamentos? Departamento Secretara Municipal Tesorera Auditora Comisionado Municipal En caso afirmativo, indique resultados de presentacin de informe Si, No present present informe informe Fecha de presentacin de informe No. de acta de presentacin de informe Satisfaccin de Regidores (Conforme a lo discutido segn acta) Muy Bueno Bueno Regular No conforme Si No Nombre de responsable del Departamento Fecha de solicitud de informe No. De acta de solicitud de informe Corporativo mocionante para solicitar informe
Departamento
Secretara Municipal Tesorera Auditora Comisionado Municipal 13.- Cual es el tiempo mximo que el alcalde se ha ausentado de sus funciones? Menos de 10 das Ms de 10 das
14.- En caso de mas de 10 das de ausencia del alcalde, proporcione la siguiente informacin? Permiso aprobado Indique No. de das por la corporacin solicitados por el municipal alcalde para ausentarse de la Municipalidad Si No No, de acta de aprobacin de permiso para ausentarse
Fecha de acta
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15.- El alcalde y Vice alcalde presentan informe de gestin a la Corporacin Municipal? Alcalde Si
No
Vice Alcalde
Si
No
16.- Indique algunas de las funciones que el Vice Alcalde realiza y que han sido delegadas por el Alcalde.
1.2.3.4.No estn claras las funciones especficas del vicealcalde/ comente
17. El Vice alcalde cumple con las funciones delegadas por el Alcalde? SI NO
18.- Algn Regidor/a ha solicitado informe de gestin al Alcalde y Vice Alcalde? Le han solicitado Nombre de Regidor/a (s) que ha No. De Informe Nombre solicitado informe acta Si No
Fecha de acta
Alcalde
Si Vice Alcalde
No
Nombre de Regidor/a (s) que ha No. De solicitado informe acta
Fecha de acta
GESTIN CORPORATIVA
19.- Indique de que rea (rural / urbana) proceden los miembros de la corporacin municipal No. de corporativos No. de corporativos No. de corporativos que que proceden del que no viven en el proceden del rea urbana rea rural municipio 20.- Proporcione la siguiente informacin: Domicilio actual de los regidores
Ha presentado Indique proyectos aprobados de beneficio para mociones para beneficio particular de las comunidades de domicilio del regidor/a su comunidad / sector
Miembros de la corporacin municipal
Comunidad de rea Rural Regidor I Regidor II Regidor III Regidor IV Regidor V Regidor VI Regidor VII Regidor VIII Alcalde Vice Alcalde
Comunidad de rea urbana
Si
No
Nombre del proyecto
No. De acta
Fecha de acta
Valor del Proyecto
51
Anexo M3. 10: Formularios para recoleccin de informacin para auditora social al servicio de agua potable.
Formulario 1/ Informacion general del proyecto
Auditora Social Proyecto de Agua. Municipio: La Masica Departamento: Atlntida Datos Generales Cargo
Fecha de recoleccin de informacin Nombre de persona entrevistada
II 1 Cual es el propsito del Proyecto?
Datos sobre el Proyecto
2 Nmero de personas beneficiadas por el Proyecto 3 Fecha inicio del Proyecto 4 Estado actual del proyecto 5 Tipo de sistema Por gravedad 6 Tipo de obra a construir Captacin Presa Desarenador Caja toma Nmero de rompecargas Lnea de conduccin Nmero de fbulas de limpieza Nmero de pasos a desnivel Longitud en metros Dimetros de tubera HG Material PVC Nmero de vlvulas de aire Por bombeo
52
Tanque de almacenamiento Capacidad de los tanques Nmero de tanques Tanque 1 Tanque 2 Tanque 3 Red de distribucin Longitud en metros Dimetros de tubera HG Material PVC M3 Galones
7 Nmero de conexiones domiciliarias III Financiamiento / Contrapartes Nombre representante organizacin contraparte Fecha de firma de convenio
8 Quienes son las contrapartes del proyecto? Organizacin Contraparte Municipalidad Junta de agua Cooperacin. Cooperacin. Cooperacin. Cooperacin. 9 Cual es el monto total inicial del Proyecto?
Lps
10 Cuales son los aportes por cada organizacin contraparte? Valor contraparte Nombre institucin contraparte Municipalidad Junta de agua Cooperacin::: Cooperacin Cooperacin Cooperacin Cooperacin Valor recursos en efectivos Lps Lps Lps Lps Lps Lps Lps Otros recursos ( Valor recursos en especies especifique) Lps Lps Lps Lps Lps Lps Lps Lps Lps Lps Lps Lps Lps Lps Lps
53
11 Cuales aportes ha recibo la municipalidad Nombre Institucin Contraparte Municipalidad Junta de agua Cooperacin::: Cooperacin Cooperacin Cooperacin Cooperacin Lps Lps Lps Lps Lps Lps Cantidad desembolsada Cantidad desembolsado a la fecha %
54
Formulario 2 / Informacion contable del proyecto

Auditora Social Proyecto de Agua. Municipio La Masica Departamento Datos Generales Atlntida
Fecha de recoleccin de informacin Nombre de persona entrevistada
Cargo
II 1
Datos sobre la Administracin del Servicio de Agua Potable Que valor es cobrado por concepto de tarifa correspondiente al servicio de agua potable? Domiciliaria Lps Empresarial Lps Otra Lps El valor de la tarifa correspondiente al servicio de agua potable est contemplada en el plan de arbitrios vigente? Si No Qu costos comprende la tarifa aprobada? Si No
Costos de inversin Costos de mantenimiento Costos fijos
Que mecanismo utiliza la municipalidad para el cobro de la tasa por concepto del servicio de agua potable? A travs de cobradores 4 Mediante campaas de promocin A iniciativa de los usuarios del servicio Otro, especifique 5 Para cuantas conexiones fue diseado el sistema auditado? No. de conexiones
En la actualidad, a que nmero de abonados prestan el servicio de agua potable, mediante el sistema auditado? No. de abonados Qu mecanismos utiliza la municipalidad para el registro de la tasa por concepto de pago del servicio de agua potable? (ver recibos)
Mediante recibo emitido de forma manual por la tesorera municipal. Mediante recibo emitido por sistema automatizado. Mediante recibo emitido por sistema bancario Otro, especifique. Qu mecanismo utiliza la tesorera municipal para resguardar los ingresos recaudados diariamente por concepto de la tasa de agua potable? (ver registros)
Resguardo en caja de tesorera con registro de entradas y salidas diarias. Resguardo en caja de tesorera sin registro Resguardo en sistema bancario.
55
Los ingresos percibidos por concepto de la tasa del servicio de agua potable, la municipalidad los destina para: 9 Pago de costos fijos Pago de mantenimiento del sistema Pago inversin para ampliacin o mejora Otro, especifique Si No
Qu mecanismo utiliza la tesorera municipal para respaldar los egresos realizados por concepto de gastos 10 realizados diariamente? Explique El presupuesto municipal, contempla los rubros de ingresos y egresos para el sistema de agua potable? Si No 11 Ingresos por servicios de agua potable contemplados en Lps Egresos por servicios de agua potable contemplados en Lps Observaciones Quien o quienes participan en la elaboracin del presupuesto para los servicios prestados por la municipalidad? 12 Nombre funcionario Cargo
Que controles utiliza la municipalidad para la gestin en la prestacin del servicio de agua potable? 13 Informes del departamento de servicios municipales Informes del contador general Informes del auditor interno Quejas o denuncias interpuestas por ciudadanos Otro, especifique Existe mora por concepto de falta de pago del servicio de agua potable? Si No Nmero de abonados en mora 15
Si
No
14
Monto Lps
Que medidas implementa la municipalidad para reducir la mora existente y para evitar caer en mora? Cuenta la municipalidad con un reglamento para la operacin del servicio de agua potable? Si No
16
56
Anexo M3. 11: Formulario para recoleccin de informacin para auditora socia a la administracin de mercado municipal.
Entrevista 1 ENTREVISTA PARA EL ADMINISTRADOR DEL MERCADO
I.
1. 2. 3. 4.
Datos Generales del Entrevistado Nombre ______________________________________ M___ Telfono: Oficina:_____________ Escolaridad: Primaria_____ Secundaria_____ F___
Celular Oficial_____________ Universidad_____
Profesin o Ttulo Obtenido_______________________________________________ _ Datos sobre el Mercado Cunto tiempo hace que trabaja en este mercado?_________________ Adems de sus funciones como administrador general, brinda usted algn otro servicio en el mercado? (Preguntar si lo hizo durante el perodo de referencia) Explique_____________________________________________________________ Cul ha sido su salario por los servicios prestados en el mercado en el perodo comprendido entre el.? (periodo de auditora) ____________________________ ________________________ Cmo fue su nombramiento como Administrador de este mercado? _____Por concurso _____Por nombramiento directo del Alcalde _____Otro Explique_____________________________________________________________
II. 5. 6.
7.
8.
57
9.
Al momento de ser nombrado, se le entreg un documento describiendo las funciones del administrador del mercado? S_____ No_____ (Si la respuesta es afirmativa, verificar solicitando una copia del documento)
10.
Cules son las funciones asignadas a usted como Administrador de este mercado? i. ______________________________________________________ ii. ______________________________________________________ iii. ______________________________________________________ iv. ______________________________________________________ v. ______________________________________________________ Cules son sus das y su horario de trabajo?___________________________________ (Investigar qu control implement el Departamento. de Recursos Humanos de la Alcalda durante el perodo de referencia de la Auditora Social)
11.
12.
Cuntas personas han estado subordinadas a su cargo entre el... ? (periodo de auditora) _____Asistentes _____Secretarias _____Cobradores _____Aseadores _____Vigilantes _____Otros Describa____________________________________________________________ (Verificar en las planillas del Departamento. de Recursos Humanos correspondientes al perodo de la Auditora) Considera usted que el personal asignado a este mercado ha sido suficiente? Si_____ No_____ Por qu?______________________________ Presenta usted en forma peridica informes econmico-financieros a la Gerencia Administrativa? S_____ No_____ (Verificar solicitando copia de los informes elaborados durante el perodo de la Auditora Social)
13.
14.
58
15.
Para cuntos locales fue originalmente diseado este mercado? _____Primera Planta _____Segunda Planta Cuntos locales se haban construido al ? (periodo de auditora) _____Primera Planta _____Segunda Planta Existe en el mercado una distribucin interna de locales segn el tipo de producto? S_____ No_____ Corresponde la distribucin de los locales a la establecida en el diseo original del mercado? _____S _____No Por Qu?_____________________________________ Cul es el procedimiento que se sigui para asignar los locales del mercado durante el..? (periodo de auditora) _____Por cumplimiento de requisitos _____Por seleccin por un comit _____Por pago de alguna tarifa _____Por solicitud al Alcalde, Regidor o funcionario de la Municipalidad _____Por asignacin directa del Alcalde o Administrador del Mercado _____Otro Explique_______________________________________ (Comparar con lo establecido en el Reglamento del Mercado) Se suscribieron contratos de arrendamiento con los locatarios? S_____ No_____ (Verificar solicitando copia de los que corresponden al perodo de la Auditora Social)
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Quin suscriba el contrato en representacin de la Municipalidad? Nombre____________________________________________________ Cargo______________________________________________________
59
22.
Cuntos contratos tenan suscritos al.. ? (periodo de auditora) __________________________________________________________ Cuntos locales haban establecidos en las reas pblicas del mercado (como el estacionamiento) al..? (periodo de auditora) _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________ La tarifa de alquiler de los locales del mercado en el perodo mencionado fue de: UNIFORME Lempiras Nmero DIFERENCIADA Lempiras Nmero
23.
24.
Primera Planta Segunda Planta Afuera
25.
Cada cunto se pagaba el alquiler de los locales? Primera Planta Segunda Planta Afuera
Diario Semanal Quincenal Mensual Otro
60
26.
Qu inclua la tarifa de los locales? _____Alquiler _____Vigilancia _____Limpieza _____Agua _____Energa Elctrica _____Mantenimiento _____Otro
Explique____________________________________
27.
Cul era el costo real de operacin por local para la Alcalda? _________________________________________________________ Cul era el nmero de locatarios al da con sus pagos?_____________ Tena registro de mora en ese perodo? S_____ No_____
28. 29. 30. 31.
Cul era la mora de los locatarios (si acaso)? Monto en lempiras_______________ No. de Locatarios__________ Qu medidas se implementaban para reducir esa mora? ____________________________________________________________________ Qu procedimiento se segua para el cobro del alquiler de locales y otros servicios? _____A travs de cobradores _____Por pago directo a la Tesorera de la Municipalidad _____A travs del sistema bancario _____Por pago directo al administrador del mercado _____Otro Explique_______________________________________ Extenda la Municipalidad recibos por el pago del alquiler de los locales y otros servicios en el mercado? S_____ No_____ Si el pago se haca a travs de cobradores o del administrador del mercado, cul era el destino de esos ingresos? _____La Tesorera de la Municipalidad _____Una cuenta bancaria slo para el Mercado
32.
33.
34.
61
_____Una de las cuentas bancarias de la Municipalidad _____Otro Explique_______________________________________
35.
Existan locales subarrendados? S_____ Cuntos?_____ No_____ (Verificar si el Reglamento del Mercado y los contratos de arrendamiento de locales contemplaban la figura de subarrendamiento)
36.
En caso de existir locales subarrendados, qu control exista por parte de la administracin del mercado? ___________________________________________________________________ __ Cul era la tarifa autorizada al locatario para subarrendar locales? __________________________________________________________ Se elaboraban registros contables de las operaciones de este mercado? Si_____ No_____ Por qu?______________________________ ___________________________________ (Solicitar copia de los registros correspondientes al ao xxxx y xxxx) Si se elaboraban registros contables, Sobre quin recaa esa responsabilidad?___________ __________________________________ Se elaboraba un Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos para el mercado? _____No _____S
37.
38.
39.
40.
Por Qu?_______________ ____________________________________________ ______________ (Solicitar copia de los presupuestos de los aos xxxx, xxxxx y xxxxx) (Periodo de auditora)
41.
Quin laboraba el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos del Mercado? __________________________________________________________ Cul fue el presupuesto que la Alcalda asign para el mercado en los aos xxxx y xxxx? __________________________________________________________
42.
62
43.
Exista algn reglamento de operaciones del mercado? S_____ No_____ Se cumpla dicho reglamento? S_____ No_____ Cules eran los principales aspectos del reglamento que no se cumplan?______________ ____________________________________________________________________ Se implementaron campaas de concientizacin dirigidas a la poblacin, los locatarios y el personal administrativo sobre el buen uso de las instalaciones del mercado? _____No _____S Explique______________________________________________ Qu tipo de mantenimiento proporcion la Alcalda a las instalaciones del mercado?______ ____________________________________________________________________ Qu medidas se estn implementando o se planea implementar para mejorar las instalaciones del mercado?_________________________________________________ Cmo se atienden los requerimiento y/o quejas de los locatarios y clientes del mercado?__ __________________________________________________________________ Entrevista 2
44. 45. 46.
47.
48.
49.
ENTREVISTA PARA EL PERSONAL DE LA MUNICIPALIDAD
I.
Datos Generales Divisin o Departamento
Nombre Auditora
Cargo
Telfono
63
II. A. 1.
Datos sobre el Mercado Auditora Se monitore y control en forma peridica la gestin administrativa del mercado durante el perodo comprendido entre el? (periodo de auditora) S_____ Con qu frecuencia?____________________________ No_____ Por Qu?_____________________________________ (Solicitar documentos)
2.
Cmo se monitoreaba la gestin administrativa del mercado? ____________________________________________________________________ Tesorera Qu procedimiento se segua para el cobro del alquiler de locales y otros servicios del mercado? _____A travs de cobradores _____Por pago directo a la Tesorera de la Municipalidad _____A travs del sistema bancario _____Por pago directo al administrador del mercado _____Otro Explique_______________________________________ Quin defini tal procedimiento?___________________________ Aparece tal procedimiento en el Reglamento de Operaciones del Mercado? S_____ No_____ Por Qu?_____________________________________ Extenda la Municipalidad recibos por el pago del alquiler de los locales y otros servicios en el mercado? S_____ No_____ Si el pago se haca directamente a la Tesorera, cul era el destino de esos ingresos? _____Una cuenta bancaria slo para los fondos del mercado _____Una de las cuentas bancarias de la Municipalidad _____Otro Explique_________________________________
B. 1.
2. 3.
4.
5.
64
C. 1.
Gerencia Administrativa Solicitaba esta Gerencia al administrador del mercado que presentara en forma peridica informes econmico- financieros? _____S _____No Por Qu?_____________________________________ Present dichos informes el administrador del Mercado? S_____ No_____ (En caso de existir los informes, solicitar copia de los del perodo de la Auditora Social)
2.
3.
Se daba seguimiento a lo descrito en los informes?, es decir, que de ser necesario se implementaban medidas correctivas en el funcionamiento del mercado? _____S _____No Por Qu?_____________________________________ Para cuntos locales fue originalmente diseado este mercado? _____Primera Planta _____Segunda Planta Cuntos locales haban construidos al..? (periodo de auditora) _____Primera Planta _____Segunda Planta Existe en el mercado una distribucin interna de locales segn el tipo de producto? S_____ No_____ Corresponde esa distribucin de los locales a la establecida en el diseo original del mercado? _____S _____No Por Qu?________________________________
4.
5.
6.
7.
65
8.
Cul era el procedimiento que se segua para asignar los locales del mercado? _____Por cumplimiento de requisitos _____Por seleccin por un comit _____Por pago de alguna tarifa _____Por solicitud al Alcalde, Regidor u otro funcionario de la Muni. _____Por asignacin directa del Alcalde o Administrador _____Otro Explique_______________________________________ (Comparar con lo establecido en el Reglamento del Mercado)
9.
Se suscribieron contratos con los locatarios? S_____ No_____ (Verificar solicitando copia de los contratos del perodo de la Auditora Social)
10.
Quin suscriba el contrato en representacin de la Municipalidad? Nombre________________________________________________ Cargo_________________________________________________ Cuntos contratos tenan suscritos al.? (periodo de auditora) _________________ _______________ Cuntos locales se haban establecido en las reas pblicas del mercado?_______________ _____________________________________________________________ La tarifa de alquiler de los locales del mercado durante el perodo mencionado fue de: UNIFORME Lempiras DIFERENCIADA Lempiras Nmero
11.
12.
13.
Nmero
Primera Planta Segunda Planta Afuera
66
14.
Cada cunto se pagaba el alquiler de los locales? Primera Planta Segunda Planta Afuera
15.
Qu inclua la tarifa de los locales? _____Alquiler _____Vigilancia _____Limpieza _____Agua _____Energa Elctrica _____Mantenimiento _____Otro Explique_________________________________ Cul era el costo real de operacin por local para la Alcalda? _____________________________________________________________________ Cul era el nmero de locatarios al da con sus pagos? ______________________________________________________ Tena registro de mora? S_____ No_____
16.
17.
18. 19.
Cul era la mora de los locatarios (si acaso)? Monto en lempiras_______________ No. de Locatarios__________ Qu medidas se implementaron para reducir esa mora? _____________________________________________________________________ Existan locales subarrendados? S___ Cuntos?____ No____
20.
21.
(Verificar si el Reglamento del Mercado y los contratos de arrendamiento de locales contemplaban la figura de subarrendamiento)
67
22.
En caso de existir locales subarrendados, qu control exista por parte de la administracin del mercado?______________________ Cul era la tarifa autorizada al locatario para subarrendar locales? ______________________________________________________
23.
24.
Se elaboraron registros contables de las operaciones del mercado? _____S _____No Por Qu?_____________________________________ (Solicitar copia de los registros de los aos xxxx y xxxx)
25.
Sobre quin recae la responsabilidad de elaborar esos estados financieros?______________ ____________________________________________________________ Se elaboraba un Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos para el Mercado? _____S _____No Por Qu?_____________________________________ (Solicitar copia de los presupuestos de los aos xxxxx, xxxxx y xxxx) (Periodo de auditora) En caso de elaborarse tal presupuesto, Quin lo elaboraba? _____________________________________________________________________ Cul fue el presupuesto que la Alcalda asign al mercado durante los aos xxxx, xxxx, xxxx? (periodo de auditora) ______________________________ Exista algn reglamento de operaciones de este mercado? S_____ No_____ Se cumpla dicho reglamento? S_____ No_____
26.
27.
28.
29.
30. 31.
Se implementaron campaas de concientizacin dirigidas a la poblacin, los locatarios y el personal administrativo sobre el buen uso de las instalaciones del mercado?
68
_____No _____S Explique______________________________________
32.
Qu tipo de mantenimiento proporcionaba la Alcalda a las instalaciones del mercado?_____ ___________________________
33.
Qu medidas se estn implementando o se planea implementar para mejorar las instalaciones del mercado?___________________ Cmo se atendan los requerimientos y/o quejas de los locatarios y clientes del mercado?__ _________________________________ Contabilidad y Presupuesto
34.
D. 1.
Se elaboraron registros contables de las operaciones del mercado durante los aos xxxx y xxxxx? _____S _____No Por Qu?_____________________________________ (Solicitar copia de dichos registros)
2.
Sobre quin recaa la responsabilidad de elaborar esos estados financieros?_____________ __________________________________________________ Se elabor un Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos para el mercado para los aos xxxx, xxxx y xxxx? (periodo de auditora) _____S _____No Por Qu?_____________________________________ (Solicitar copia de dichos presupuestos)
3.
4.
En caso de elaborarse tal presupuesto, Quin lo elaboraba? ___________________________________________________________________
69
5.
Cul fue el presupuesto que la Alcalda asign al mercado durante los aos xxxx, xxxxx y xxxx? (periodo de auditora) _____________________________________________________________________ Cmo se registraban los ingresos (por alquiler de locales y otros servicios) y los gastos del Mercado?_________________________ Tenan registro de mora en el pago del alquiler de los locales en el Mercado? No_____ Cul era la mora de los locatarios (si acaso)? Monto en Lempiras__________ No. de Locatarios__________ Qu medidas se implementaban para reducir esa mora? _____________________________________________________________________ Cul era el costo real de operacin por local para la Municipalidad?___________________ S_____
6.
7.
8.
9.
10.
E. 1.
Recursos Humanos
Cul es el procedimiento que se sigue para nombrar al administrador del Mercado? _____Por concurso _____Por nombramiento directo del Alcalde _____Otro Explique_________________________________ (Solicitar documento donde se establece el procedimiento)
2. 3.
Quin defini dicho procedimiento?_________________________ Estn bien definidas las funciones del administrador del mercado? _____S _____No (Verificar solicitando el documento que contiene tales funciones)
70
4.
En caso de estar definidas, se entreg un documento describiendo esas funciones al administrador al momento de ser nombrado? _____S _____No Si las funciones del administrador no estn definidas, quin le asign las funciones?______ _______________________________
5.
6.
Cules son los das y horario de oficina del administrador y el resto del personal asignado al mercado?_____________________ Cmo se controla que se cumpla dicho horario?___________ Ingeniera y Obras Tiene la Alcalda un plano del diseo original del Mercado? S_____ No_____ (Solicitar una copia del plano)
7. F. 1.
2.
Para cuntos locales fue diseado originalmente el mercado? _____Primera Planta _____Segunda Planta Cuntos locales haban construidos al.? (periodo de auditora) _____Primera Planta _____Segunda Planta Exista en el mercado una distribucin interna de locales segn el tipo de producto durante el perodo comprendido entre el? (periodo de auditora) S_____ No_____ Corresponde esa distribucin a la establecida en el diseo original del mercado? _____S _____No Por Qu?________________________________
3.
4.
5.
71
6.
Qu tipo de mantenimiento proporcionaba la Alcalda a las instalaciones del mercado?_____ ___________________________ Qu medidas se estn implementando o se planea implementar para mejorar las instalaciones del mercado?___________________ Entrevista 3 ENTREVISTA PARA LOCATARIOS DEL MERCADO
7.
I. 1. 2. 3.
Datos Generales del Entrevistado Nombre del Entrevistado______________________________ M___ F___ Telfono: __________________ (en caso de necesitarse verificar algn dato) Escolaridad: Primaria_____ Secundaria_____ Universidad_____
Otra_____
Ninguna_____
II. 4.
Datos sobre el Mercado Qu actividades realiza de manera cotidiana el administrador del mercado?_____________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Qu actividades realizan de manera cotidiana los dems empleados del mercado?_________ _____________________________________________________________ Sabe usted cules son los das y horario de trabajo del administrador y dems empleados del mercado? _____S Explique_______________________________________ _____No
5.
6.
72
7.
Cul es el procedimiento que se sigue actualmente para asignar los locales del mercado? Desde cundo? _____Por cumplimiento de requisitos _____Por seleccin por un comit _____Por pago de alguna tarifa _____Por solicitud al Alcalde, Regidor o funcionario de la Municipalidad _____Por asignacin directa del Alcalde o Administrador del Mercado _____Otro Explique_______________________________________ (Comparar con lo establecido en el Reglamento de Funcionamiento del Mercado)
8.
Suscribi usted un contrato de arrendamiento con la Municipalidad cuando se le asign su(s) local(es)? S_____ No_____ Quin suscribe el contrato en representacin de la Municipalidad? Nombre____________________________________________________ Cargo______________________________________________________ Sabe usted cuntos locales hay establecidos en las reas pblicas del mercado?___________ _______________________________________ Cuntos locales tiene en este mercado?_________________________ Cunto paga por el alquiler de su(s) local(es)? ____________________ Desde hace cunto paga esa tarifa?_____________________________ Dnde est(n) ubicado(s) su(s) local(es)? _____Primer Piso _____Segundo Piso
9.
10.
11. 12. 13. 14.
73
15.
Cada cunto se paga el alquiler de los locales? Primera Planta Segunda Planta Afuera
16.
Qu incluye la tarifa de los locales? _____Alquiler _____Vigilancia _____Limpieza _____Agua _____Energa Elctrica _____Mantenimiento _____Otro Explique____________________________________ Est usted al da con el pago del alquiler de su(s) local(es)? _____S _____No (Solicitar ltimo recibo de pago) Qu medidas implementa la Municipalidad para reducir la mora de los locatarios?________ _________________________________________ Qu procedimiento se sigue para el cobro del alquiler de locales y otros servicios y desde cundo? _____A travs de cobradores _____Por pago directo a la Tesorera de la Municipalidad _____A travs del sistema bancario _____Por pago directo al administrador del mercado _____Otro Explique_______________________________________
17.
18.
19.
74
20.
Extiende la Municipalidad recibos por el pago del alquiler de los locales y otros servicios en el mercado? S_____ No_____ Su local es Arrendado_____ o Subarrendado_____?
21. 22.
Qu controles implementa la administracin del mercado para el subarrendamiento de locales?__________________________________ Sabe usted si existe algn reglamento de operaciones de este mercado y desde cundo? S_____ No_____ Se cumple dicho reglamento? S_____ No_____ Cules son los principales aspectos del reglamento que no se cumplen? ___________________________________________________________________ Se implementan campaas de concientizacin dirigidas a la poblacin, los locatarios y el personal administrativo sobre el buen uso de las instalaciones del mercado? _____No _____S Explique_______________________________________
23.
24. 25.
26.
27.
Qu tipo de mantenimiento proporciona la Alcalda a las instalaciones del mercado?_____ ___________________________________________________________________ ____ Qu aspectos del mercado deben mejorarse? _____Infraestructura _____Servicios _____Administracin Cmo se atienden los requerimientos y/o quejas de los locatarios y clientes del mercado?_ ___________________________________________________________________
28.
29.
75
76
El Programa de Gobernabilidad y Transparencia (GTAG por sus siglas en ingls) es una iniciativa de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional - USAID. Este programa ha sido implementado en Honduras por la firma Management Systems International - MSI con el apoyo de el Urban Institute.
77

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Definiciones y elementos bsicos de la auditora social

Utilidad de la auditora social

El momento de la auditora social

Participantes y organizacin de la auditora social

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Organizacin y proceso para realizar una auditora social

1. Formar una alianza o realizar un acuerdo de asociacin

2. Definir el objeto de la auditora social

3. Suscribir un acuerdo con la municipalidad

4. Elaborar un plan de trabajo

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5. Determinar el tipo de informacin y disear instrumentos para su recoleccin

7. Presentar las recomendaciones y los hallazgos de la auditora social

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Ejemplos modelo de auditora social

3.1 Auditora social a proyectos de apoyo a la produccin o productivos

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3.2 Auditora Social a la Ejecucin del Presupuesto Municipal

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3.3 Auditora Social a Procesos de Contratacin en Municipalidades

3.4 Auditora Social a Corporaciones Municipales

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3.5 Auditora Social a los Servicios Municipales

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Anexo M3. 3: Formato general de Plan para realizar auditora social.

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Anexo M3. 4: La preparacin (antes) del proceso de auditora social

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Ficha 1. Para el control de adquisicin de suministros

Ficha 2. Para el control de contratacin de servicios

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Ficha 3. Para el control de contratacin de obras

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Servicios contratados auditados 1. 2.

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Auditora Social a la Ejecucin del Presupuesto Municipal Municipio Departamento

Auditora Social a la Ejecucin del Presupuesto Municipal Municipio Departamento

Monto presupuestado ao xxxx

Celular Oficial_________ Universidad_