Guias Control Documentacion

I.
Gua Pedaggica del Mdulo Control de documentacin
Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad
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Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:
Control de documentacin
Contenido
Pg. I. 1. 2. 3. 4. 5. 6. II. 7. 8. 9. 10. Gua pedaggica Descripcin Datos de identificacin de la norma Generalidades pedaggicas Enfoque del mdulo Orientaciones didcticas y estrategias de aprendizaje por unidad Prcticas/ejercicios/problemas/actividades Gua de evaluacin Descripcin Tabla de ponderacin Materiales para el desarrollo de actividades de evaluacin Matriz de valoracin o rbrica 1 3 4 5 13 15 23 41 42 46 47 51
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1. Descripcin
La Gua Pedaggica es un documento que integra elementos tcnico-metodolgicos planteados de acuerdo con los principios y lineamientos del Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad del Conalep para orientar la prctica educativa del Prestador de Servicios Profesionales (PSP) en el desarrollo de competencias previstas en los programas de estudio. La finalidad que tiene esta gua es facilitar el aprendizaje de los alumnos, encauzar sus acciones y reflexiones y proporcionar situaciones en las que desarrollar las competencias. El PSP debe asumir conscientemente un rol que facilite el proceso de aprendizaje, proponiendo y cuidando un encuadre que favorezca un ambiente seguro en el que los alumnos puedan aprender, tomar riesgos, equivocarse extrayendo de sus errores lecciones significativas, apoyarse mutuamente, establecer relaciones positivas y de confianza, crear relaciones significativas con adultos a quienes respetan no por su estatus como tal, sino como personas cuyo ejemplo, cercana y apoyo emocional es valioso. Es necesario destacar que el desarrollo de la competencia se concreta en el aula, ya que formar con un enfoque en competencias significa crear experiencias de aprendizaje para que los alumnos adquieran la capacidad de movilizar, de forma integral, recursos que se consideran indispensables para saber resolver problemas en diversas situaciones o contextos, e involucran las dimensiones cognitiva, afectiva y psicomotora; por ello, los programas de estudio, describen las competencias a desarrollar, entendindolas como la combinacin integrada de conocimientos, habilidades, actitudes y valores que permiten el logro de un desempeo eficiente, autnomo, flexible y responsable del individuo en situaciones especficas y en un contexto dado. En consecuencia, la competencia implica la comprensin y transferencia de los conocimientos a situaciones de la vida real; ello exige relacionar, integrar, interpretar, inventar, aplicar y transferir los saberes a la resolucin de problemas. Esto significa que el contenido, los medios de enseanza, las estrategias de aprendizaje, las formas de organizacin de la clase y la evaluacin se estructuran en funcin de la competencia a formar; es decir, el nfasis en la proyeccin curricular est en lo que los alumnos tienen que aprender, en las formas en cmo lo hacen y en su aplicacin a situaciones de la vida cotidiana y profesional. Considerando que el alumno est en el centro del proceso formativo, se busca acercarle elementos de apoyo que le muestren qu competencias va a desarrollar, cmo hacerlo y la forma en que se le evaluar. Es decir, mediante la gua pedaggica el alumno podr autogestionar su aprendizaje a travs del uso de estrategias flexibles y apropiadas que se transfieran y adopten a nuevas situaciones y contextos e ir dando seguimiento a sus avances a travs de una autoevaluacin constante, como base para mejorar en el logro y desarrollo de las competencias indispensables para un crecimiento acadmico y personal.
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2. Datos de Identificacin de la Norma
Ttulo: Unidades de competencia laboral: Cdigo: Nivel de competencia:
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3.
Generalidades Pedaggicas
Con el propsito de difundir los criterios a considerar en la instrumentacin de la presente gua entre los docentes y personal acadmico de planteles y Colegios Estatales, se describen algunas consideraciones respecto al desarrollo e intencin de las competencias expresadas en los mdulos correspondientes a la formacin bsica, propedutica y profesional. Los principios asociados a la concepcin constructivista del aprendizaje mantienen una estrecha relacin con los de la educacin basada en competencias, la cual se ha concebido en el Colegio como el enfoque idneo para orientar la formacin ocupacional de los futuros profesionales tcnicos y profesionales tcnicos bachiller. Este enfoque constituye una de las opciones ms viables para lograr la vinculacin entre la educacin y el sector productivo de bienes y servicios. En los programas de estudio se proponen una serie de contenidos que se considera conveniente abordar para obtener los Resultados de Aprendizaje establecidos; sin embargo, se busca que este planteamiento le d al prestador de servicios profesionales la posibilidad de desarrollarlos con mayor libertad y creatividad. En este sentido, se debe considerar que el papel que juegan el alumno y el prestador de servicios profesionales en el marco del Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad tenga, entre otras, las siguientes caractersticas:
El alumno:
Mejora su capacidad para resolver problemas. Aprende a trabajar en grupo y comunica sus ideas. Aprende a buscar informacin y a procesarla. Construye su conocimiento. Adopta una posicin crtica y autnoma. Realiza los procesos de autoevaluacin y coevaluacin.
El prestador de servicios profesionales:

Organiza su formacin continua a lo largo de su trayectoria profesional Domina y estructura los saberes para facilitar experiencias de aprendizaje significativo Planifica los procesos de enseanza y de aprendizaje atendiendo al enfoque por competencias, y los ubica en contextos disciplinares, curriculares y sociales amplios Lleva a la prctica procesos de enseanza y de aprendizaje de manera efectiva, creativa e innovadora a su contexto institucional Evala los procesos de enseanza y de aprendizaje con un enfoque formativo Construye ambientes para el aprendizaje autnomo y colaborativo Contribuye a la generacin de un ambiente que facilite el desarrollo sano e integral de los estudiantes
Participaenlosproyectosdemejoracontinuadesuescuelayapoyalagestin institucional
En esta etapa se requiere una mejor y mayor organizacin acadmica que apoye en forma relativa la actividad del alumno, que en este caso es mucho mayor que la del PSP; lo que no quiere decir que su labor sea menos importante. El PSP en lugar de transmitir vertical y unidireccionalmente los conocimientos, es un mediador del aprendizaje, ya que:
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Planea y disea experiencias y actividades necesarias para la adquisicin de las competencias previstas. Asimismo, define los ambientes de aprendizaje, espacios y recursos adecuados para su logro. Proporciona oportunidades de aprendizaje a los estudiantes apoyndose en metodologas y estrategias didcticas pertinentes a los Resultados de Aprendizaje. Ayuda tambin al alumno a asumir un rol ms comprometido con su propio proceso, invitndole a tomar decisiones. Facilita el aprender a pensar, fomentando un nivel ms profundo de conocimiento. Ayuda en la creacin y desarrollo de grupos colaborativos entre los alumnos. Gua permanentemente a los alumnos. Motiva al alumno a poner en prctica sus ideas, animndole en sus exploraciones y proyectos.
Considerando la importancia de que el PSP planee y despliegue con libertad su experiencia y creatividad para el desarrollo de las competencias consideradas en los programas de estudio y especificadas en los Resultados de Aprendizaje, en las competencias de las Unidades de Aprendizaje, as como en la competencia del mdulo; podr proponer y utilizar todas las estrategias didcticas que considere necesarias para el logro de estos fines educativos, con la recomendacin de que fomente, preferentemente, las estrategias y tcnicas didcticas que se describen en este apartado. Al respecto, entenderemos como estrategias didcticas los planes y actividades orientados a un desempeo exitoso de los resultados de aprendizaje, que incluyen estrategias de enseanza, estrategias de aprendizaje, mtodos y tcnicas didcticas, as como, acciones paralelas o alternativas que el PSP y los alumnos realizarn para obtener y verificar el logro de la competencia; bajo este tenor, la autoevaluacin debe ser considerada tambin como una estrategia por excelencia para educar al alumno en la responsabilidad y para que aprenda a valorar, criticar y reflexionar sobre el proceso de enseanza y su aprendizaje individual. Es as como la seleccin de estas estrategias debe orientarse hacia un enfoque constructivista del conocimiento y estar dirigidas a que los alumnos observen y estudien su entorno, con el fin de generar nuevos conocimientos en contextos reales y el desarrollo de las capacidades reflexivas y crticas de los alumnos. Desde esta perspectiva, a continuacin se describen brevemente los tipos de aprendizaje que guiarn el diseo de las estrategias y las tcnicas que debern emplearse para el desarrollo de las mismas:
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TIPOS APRENDIZAJES.
Significativo
Se fundamenta en una concepcin constructivista del aprendizaje, la cual se nutre de diversas concepciones asociadas al cognoscitivismo, como la teora psicogentica de Jean Piaget, el enfoque sociocultural de Vygotsky y la teora del aprendizaje significativo de Ausubel. Dicha concepcin sostiene que el ser humano tiene la disposicin de aprender verdaderamente slo aquello a lo que le encuentra sentido en virtud de que est vinculado con su entorno o con sus conocimientos previos. Con respecto al comportamiento del alumno, se espera que sean capaces de desarrollar aprendizajes significativos, en una amplia gama de situaciones y circunstancias, lo cual equivale a aprender a aprender, ya que de ello depende la construccin del conocimiento. Colaborativo. El aprendizaje colaborativo puede definirse como el conjunto de mtodos de instruccin o entrenamiento para uso en grupos, as como de estrategias para propiciar el desarrollo de habilidades mixtas (aprendizaje y desarrollo personal y social). En el aprendizaje colaborativo cada miembro del grupo es responsable de su propio aprendizaje, as como del de los restantes miembros del grupo (Johnson, 1993.) Ms que una tcnica, el aprendizaje colaborativo es considerado una filosofa de interaccin y una forma personal de trabajo, que implica el manejo de aspectos tales como el respeto a las contribuciones y capacidades individuales de los miembros del grupo (Maldonado Prez, 2007). Lo que lo distingue de otro tipo de situaciones grupales, es el desarrollo de la interdependencia positiva entre los alumnos, es decir, de una toma de conciencia de que slo es posible lograr las metas individuales de aprendizaje si los dems compaeros del grupo tambin logran las suyas. El aprendizaje colaborativo surge a travs de transacciones entre los alumnos, o entre el docente y los alumnos, en un proceso en el cual cambia la responsabilidad del aprendizaje, del docente como experto, al alumno, y asume que el docente es tambin un sujeto que aprende. Lo ms importante en la formacin de grupos de trabajo colaborativo es vigilar que los elementos bsicos estn claramente estructurados en cada sesin de trabajo. Slo de esta manera se puede lograr que se produzca, tanto el esfuerzo colaborativo en el grupo, como una estrecha relacin entre la colaboracin y los resultados (Jonhson & F. Jonhson, 1997). Los elementos bsicos que deben estar presentes en los grupos de trabajo colaborativo para que ste sea efectivo son:
la interdependencia positiva. la responsabilidad individual. la interaccin promotora.
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el uso apropiado de destrezas sociales. el procesamiento del grupo.
Asimismo, el trabajo colaborativo se caracteriza principalmente por lo siguiente:

Se desarrolla mediante acciones de cooperacin, responsabilidad, respeto y comunicacin, en forma sistemtica, entre los integrantes del grupo y subgrupos. Va ms all que slo el simple trabajo en equipo por parte de los alumnos. Bsicamente se puede orientar a que los alumnos intercambien informacin y trabajen en tareas hasta que todos sus miembros las han entendido y terminado, aprendiendo a travs de la colaboracin. Se distingue por el desarrollo de una interdependencia positiva entre los alumnos, en donde se tome conciencia de que slo es posible lograr las metas individuales de aprendizaje si los dems compaeros del grupo tambin logran las suyas. Aunque en esencia esta estrategia promueve la actividad en pequeos grupos de trabajo, se debe cuidar en el planteamiento de las actividades que cada integrante obtenga una evidencia personal para poder integrarla a su portafolio de evidencias.
Aprendizaje Basado en Problemas. Consiste en la presentacin de situaciones reales o simuladas que requieren la aplicacin del conocimiento, en las cuales el alumno debe analizar la situacin y elegir o construir una o varias alternativas para su solucin (Daz Barriga Arceo, 2003). Es importante aplicar esta estrategia ya que las competencias se adquieren en el proceso de solucin de problemas y en este sentido, el alumno aprende a solucionarlos cuando se enfrenta a problemas de su vida cotidiana, a problemas vinculados con sus vivencias dentro del Colegio o con la profesin. Asimismo, el alumno se apropia de los conocimientos, habilidades y normas de comportamiento que le permiten la aplicacin creativa a nuevas situaciones sociales, profesionales o de aprendizaje, por lo que:
Se puede trabajar en forma individual o de grupos pequeos de alumnos que se renen a analizar y a resolver un problema seleccionado o diseado especialmente para el logro de ciertos resultados de aprendizaje. Se debe presentar primero el problema, se identifican las necesidades de aprendizaje, se busca la informacin necesaria y finalmente se regresa al problema con una solucin o se identifican problemas nuevos y se repite el ciclo. Los problemas deben estar diseados para motivar la bsqueda independiente de la informacin a travs de todos los medios disponibles para el alumno y adems generar discusin o controversia en el grupo. El mismo diseo del problema debe estimular que los alumnos utilicen los aprendizajes previamente adquiridos. El diseo del problema debe comprometer el inters de los alumnos para examinar de manera profunda los conceptos y objetivos que se quieren aprender.
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El problema debe estar en relacin con los objetivos del programa de estudio y con problemas o situaciones de la vida diaria para que los alumnos encuentren mayor sentido en el trabajo que realizan. Los problemas deben llevar a los alumnos a tomar decisiones o hacer juicios basados en hechos, informacin lgica y fundamentada, y obligarlos a justificar sus decisiones y razonamientos. Se debe centrar en el alumno y no en el PSP.
TCNICAS
Mtodo de proyectos. Es una tcnica didctica que incluye actividades que pueden requerir que los alumnos investiguen, construyan y analicen informacin que coincida con los objetivos especficos de una tarea determinada en la que se organizan actividades desde una perspectiva experiencial, donde el alumno aprende a travs de la prctica personal, activa y directa con el propsito de aclarar, reforzar y construir aprendizajes (Intel Educacin). Para definir proyectos efectivos se debe considerar principalmente que:
Los alumnos son el centro del proceso de aprendizaje. Los proyectos se enfocan en resultados de aprendizaje acordes con los programas de estudio. Las preguntas orientadoras conducen la ejecucin de los proyectos. Los proyectos involucran mltiples tipos de evaluaciones continuas. El proyecto tiene conexiones con el mundo real. Los alumnos demuestran conocimiento a travs de un producto o desempeo. La tecnologa apoya y mejora el aprendizaje de los alumnos. Las destrezas de pensamiento son integrales al proyecto.
Para el presente mdulo se hacen las siguientes recomendaciones:

Integrar varios mdulos mediante el mtodo de proyectos, lo cual es ideal para desarrollar un trabajo colaborativo. En el planteamiento del proyecto, cuidar los siguientes aspectos: 9 9 Establecer el alcance y la complejidad. Determinar las metas.
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9 9 9 9 Definir la duracin. Determinar los recursos y apoyos.
Establecer preguntas gua. Las preguntas gua conducen a los alumnos hacia el logro de los objetivos del proyecto. La cantidad de preguntas gua es proporcional a la complejidad del proyecto. Calendarizar y organizar las actividades y productos preeliminares y definitivos necesarias para dar cumplimiento al proyecto.
Las actividades deben ayudar a responsabilizar a los alumnos de su propio aprendizaje y a aplicar competencias adquiridas en el saln de clase en proyectos reales, cuyo planteamiento se basa en un problema real e involucra distintas reas. El proyecto debe implicar que los alumnos participen en un proceso de investigacin, en el que utilicen diferentes estrategias de estudio; puedan participar en el proceso de planificacin del propio aprendizaje y les ayude a ser flexibles, reconocer al "otro" y comprender su propio entorno personal y cultural. As entonces se debe favorecer el desarrollo de estrategias de indagacin, interpretacin y presentacin del proceso seguido. De acuerdo a algunos tericos, mediante el mtodo de proyectos los alumnos buscan soluciones a problemas no convencionales, cuando llevan a la prctica el hacer y depurar preguntas, debatir ideas, hacer predicciones, disear planes y/o experimentos, recolectar y analizar datos, establecer conclusiones, comunicar sus ideas y descubrimientos a otros, hacer nuevas preguntas, crear artefactos o propuestas muy concretas de orden social, cientfico, ambiental, etc. En la gran mayora de los casos los proyectos se llevan a cabo fuera del saln de clase y, dependiendo de la orientacin del proyecto, en muchos de los casos pueden interactuar con sus comunidades o permitirle un contacto directo con las fuentes de informacin necesarias para el planteamiento de su trabajo. Estas experiencias en las que se ven involucrados hacen que aprendan a manejar y usar los recursos de los que disponen como el tiempo y los materiales. Como medio de evaluacin se recomienda que todos los proyectos tengan una o ms presentaciones del avance para evaluar resultados relacionados con el proyecto. Para conocer acerca del progreso de un proyecto se puede: 9 9 9 9 9 Pedir reportes del progreso. Presentaciones de avance, Monitorear el trabajo individual o en grupos. Solicitar una bitcora en relacin con cada proyecto. Calendarizar sesiones semanales de reflexin sobre avances en funcin de la revisin del plan de proyecto.
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Estudio de casos.
El estudio de casos es una tcnica de enseanza en la que los alumnos aprenden sobre la base de experiencias y situaciones de la vida real, y se permiten as, construir su propio aprendizaje en un contexto que los aproxima a su entorno. Esta tcnica se basa en la participacin activa y en procesos colaborativos y democrticos de discusin de la situacin reflejada en el caso, por lo que:
Se deben representar situaciones problemticas diversas de la vida para que se estudien y analicen. Se pretende que los alumnos generen soluciones validas para los posibles problemas de carcter complejo que se presenten en la realidad futura. Se deben proponer datos concretos para reflexionar, analizar y discutir en grupo y encontrar posibles alternativas para la solucin del problema planteado. Guiar al alumno en la generacin de alternativas de solucin, le permite desarrollar la habilidad creativa, la capacidad de innovacin y representa un recurso para conectar la teora a la prctica real. Debe permitir reflexionar y contrastar las propias conclusiones con las de otros, aceptarlas y expresar sugerencias.
El estudio de casos es pertinente usarlo cuando se pretende:

Analizar un problema. Determinar un mtodo de anlisis. Adquirir agilidad en determinar alternativas o cursos de accin. Tomar decisiones.
Algunos tericos plantean las siguientes fases para el estudio de un caso:

Fase preliminar: Presentacin del caso a los participantes Fase de eclosin: "Explosin" de opiniones, impresiones, juicios, posibles alternativas, etc., por parte de los participantes. Fase de anlisis: En esta fase es preciso llegar hasta la determinacin de aquellos hechos que son significativos. Se concluye esta fase cuando se ha conseguido una sntesis aceptada por todos los miembros del grupo. Fase de conceptualizacin: Es la formulacin de conceptos o de principios concretos de accin, aplicables en el caso actual y que permiten ser utilizados o transferidos en una situacin parecida.
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Interrogacin.
Consiste en llevar a los alumnos a la discusin y al anlisis de situaciones o informacin, con base en preguntas planteadas y formuladas por el PSP o por los mismos alumnos, con el fin de explorar las capacidades del pensamiento al activar sus procesos cognitivos; se recomienda integrar esta tcnica de manera sistemtica y continua a las anteriormente descritas y al abordar cualquier tema del programa de estudio. Participativo-vivenciales. Son un conjunto de elementos didcticos, sobre todo los que exigen un grado considerable de involucramiento y participacin de todos los miembros del grupo y que slo tienen como lmite el grado de imaginacin y creatividad del facilitador. Los ejercicios vivenciales son una alternativa para llevar a cabo el proceso enseanza-aprendizaje, no slo porque facilitan la transmisin de conocimientos, sino porque adems permiten identificar y fomentar aspectos de liderazgo, motivacin, interaccin y comunicacin del grupo, etc., los cuales son de vital importancia para la organizacin, desarrollo y control de un grupo de aprendizaje. Los ejercicios vivenciales resultan ser una situacin planeada y estructurada de tal manera que representan una experiencia muy atractiva, divertida y hasta emocionante. El juego significa apartarse, salirse de lo rutinario y montono, para asumir un papel o personaje a travs del cual el individuo pueda manifestar lo que verdaderamente es o quisiera ser sin temor a la crtica, al rechazo o al ridculo. El desarrollo de estas experiencias se encuentra determinado por los conocimientos, habilidades y actitudes que el grupo requiera revisar o analizar y por sus propias vivencias y necesidades personales.
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4. Enfoque del Mdulo
La organizacin del mdulo Control de documentacin se presenta dividida en dos unidades, que funcionan como ejes articuladores de los procesos de enseanza-aprendizaje que pretenden lograrse en dicho mdulo: en primer lugar, la clasificacin de la documentacin y, en una segunda unidad, los temas relacionados con los procesos de gestin de dicha documentacin, con la finalidad de que el alumno utilice los procesos aplicables de forma oportuna para mantener ordenada la informacin dentro de una unidad administrativa especfica con el fin de estar en posibilidades de realizar los trmites y procedimientos correspondientes para obtener un flujo sano de documentacin dentro de la empresa. Para estar en posibilidades de lograr lo anterior, se fomenta en el mdulo el acceso a resultados de aprendizaje referidos al dominio de competencias relacionadas con la identificacin del tipo de documentacin que genera, recibe y despacha una unidad organizacional de acuerdo con la informacin contenida para dar respuesta a los requerimientos de las reas de trabajo, la organizacin de dicha documentacin en funcin de su origen, caractersticas o propsito comunicativo, su registro de recepcin, despacho y envo mediante codificaciones, formatos de acuerdo con las polticas establecidas por la empresa y el consecuente control del flujo de la documentacin en las reas administrativas de la empresa de acuerdo con tcnicas definidas para la actualizacin peridica de la informacin. Con la finalidad de lograr la adquisicin de las competencias de este mdulo, los tipos de aprendizaje a travs de los cuales se abordar su contenido son tanto de carcter cognitivo, ya que es imprescindible para la formacin del alumno el conocimiento e interpretacin de conceptos relacionados con las caractersticas de la documentacin, como procedimental cuando se abordan contenidos relacionados con las formas existentes y aceptadas para sistematizar las actividades de recepcin, despacho y envo de documentos, y actitudinales cuando se fomenta y desarrolla en el alumno un conjunto de criterios ticos y valorativos enfocados a la adquisicin de habilidades y actitudes de orden, economa de movimientos y decisin oportuna, necesarias para desempearse en el mbito del asistente directivo. El enfoque del mdulo Control de documentacin demanda dejar atrs estrategias relacionadas con enseanza-aprendizaje tradicionales, ya que en este caso se desarrollan habilidades, destrezas y sobre todo actitudes de servicio a la unidad organizacional u oficina de una empresa y no slo se adquieren conjuntos de conocimientos a nivel conceptual. Ello demanda el fortalecimiento de una actitud creativa y especialmente propositiva para enfrentar situaciones nuevas que se presentan un mbito constantemente cambiante de acuerdo con el tipo de documentacin que se reciba en un momento determinado, y para resolver distintos tipos de problemas de su mbito profesional que requerirn tener resueltos aspectos importantes de carcter personal como la confianza en s mismo a la hora de decidir el tipo de documentacin de que se trata, la prioridad que ha de drsele, l rea a la que se delega su atencin, etc.. La intencin de este documento es brindar al PSP una gua pedaggica que podr utilizar como base pero que es susceptible de ser enriquecida con sus propias aportaciones. Durante el proceso enseanza-aprendizaje de este mdulo, se considera conveniente que el PSP promueva la integracin de los aprendizajes previos de sus alumnos con los que habrn de adquirir, a travs de la motivacin y el establecimiento de los significados correspondientes; para ello se proponen actividades que inducen al alumno a desarrollar su pensamiento inductivo y deductivo, a explorar e investigar nuevos conceptos y procedimientos relacionados el manejo y procesamiento de la informacin en oficinas administrativas, con la finalidad que se desarrolle profesionalmente mostrando los niveles de calidad y excelencia que requiere su prctica laboral.
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Como se mencion anteriormente el saber ser, o conjunto de actitudes que desarrolla el alumno es tan importante como el saber hacer, referido al aprendizaje procedimental y ambos debern fortalecerse a travs de la enseanza de valores y actitudes comprendidos en las competencias transversales cvicas y ticas, las cuales involucran as mismo actitudes de respeto, atencin, bsqueda de la productividad y oportunidad en el manejo de la documentacin que hoy en da significa una parte vital de las empresas modernas. Finalmente, el mdulo de Control de documentacin, permite a cada alumno formarse individualmente y desarrollar su aprendizaje conforme lo vayan requiriendo su propia situacin y circunstancias, sin embargo tambin es importante integrar y fortalecer el trabajo en equipo a travs del aprendizaje colaborativo y grupal, y del desarrollo de competencias transversales que fomenten la comunicacin socializacin e intercambio de ideas para crear sinergias que retroalimenten el aprendizaje en su totalidad.
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5. Orientaciones didcticas y estrategias de aprendizaje por unidad
Unidad I
Clasificacin de la documentacin
Orientaciones Didcticas
La unidad correspondiente a la clasificacin de la documentacin est orientada, como su denominacin lo indica, a la utilizacin de los procesos que permiten analizar la documentacin, para posteriormente categorizarla de acuerdo con su tipo, de forma acertada y oportuna para mantenerla ordenada dentro de la unidad administrativa de que se trate. Para ello requiere que el alumno distinga el tipo de documentacin de entrada y salida en dicha unidad organizacional y organice los documentos en el rea de trabajo en funcin de su origen, caractersticas o propsito comunicativo El desarrollo de esta unidad proporcionar al alumno elementos bsicos que le permitirn desarrollar las actividades y prcticas previstas en las unidades subsecuentes, por eso se propone que el PSP lleve a cabo lo siguiente: Analizar junto con los alumnos integrantes del grupo cules son las implicaciones y alcances del programa del mdulo, a travs de las tcnicas de dinmica grupal de encuadre Precisar las formas de trabajar, responsabilidades y compromisos de los integrantes del grupo que dirijan al logro tanto del propsito del mdulo, como de los objetivos generales de la carrera. Efectuar una deteccin de expectativas con el fin de articularlas de forma significativa con los temas y subtemas previstos para la unidad. Promover una dinmica grupal colaborativa y cooperativa a travs de la realizacin de las tcnicas didcticas y de aprendizaje correspondientes, durante el transcurso de cada sesin para favorecer un clima que fomente el intercambio constructivo de ideas. Subrayar la importancia que tiene la presencia del alumno en cada clase, su participacin para el enriquecimiento del aprendizaje de todo el grupo y la asignacin de tareas y actividades intra y extramuros, con el fin de incentivar en l su cumplimiento voluntario y oportuno. Promover la visita y observacin de unidades administrativas u oficinas o empresas en las que se realicen procesos de control de documentacin, con la finalidad de confirmar o retroalimentar lo estudiado en clase. Intercambiar ideas respecto a los procedimientos aprendidos y existentes en la realidad cotidiana respeto a las formas de clasificar documentacin Destacar la importancia que tiene, para el desarrollo sano de los procesos de comunicacin de la empresa la manifestacin de una actitud de servicio y disposicin preactiva que asegure el control documental que una empresa o institucin en particular requieran. Fomentar el uso adecuado de tecnologa y herramientas informticas que instrumenten eficazmente el manejo ordenado de documentacin Fomentar la racionalidad ecolgica y econmica de recursos e insumos tanto de papelera como en general.
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Cerrar ciclos no solamente al concluir cada tema o subtema, sino de cada sesin de clase, con la finalidad de lograr un proceso lgico de enseanza-aprendizaje, en el que el alumno pueda apreciar sus logros cotidianos y la importancia de su esfuerzo y constancia. Respecto al primer resultado de aprendizaje de esta unidad, se recomienda abordarlo a travs de la visita a una o varias instituciones de la localidad a la que pertenezcan los alumnos a fin de distinguir los procedimientos que se llevan a cabo en cada una de ellas relacionados con la documentacin que generan, reciben y despachan, y aquellos en que responden a los requerimientos de las diferentes reas de trabajo en materia de gestin de documentacin. El segundo resultado de aprendizaje se basa directamente en el que lo antecede por lo que se recomienda que el PSP facilite el hecho de que sus alumnos lleven a cabo una recopilacin sistemtica y ordenada tanto de los contenidos vistos en el aula relacionados con dicho resultado de aprendizaje, como de las experiencias obtenidas en las empresas visitadas, con la finalidad de que dichos aprendizajes y competencias se manifiesten en los procesos de organizacin de documentos en el rea de trabajo en funcin de su origen, caractersticas y propsitos comunicativos, lo cuales deben ser caracterizados previamente pro el alumno como elementos de anlisis para realizar la organizacin de que se trata.
Estrategias de Aprendizaje
Participar activamente en el encuadre del curso manifestando tus dudas y expectativas, as como analizando informacin que te permita establecer de manera integradora en qu consiste ste mdulo, hacia dnde va dirigido y qu se espera de ti durante su transcurso. Participar de manera asertiva en el establecimiento de una dinmica grupal armnica que favorezca tanto sus procesos de autoaprendizaje, como los de sus compaeros a travs de mecanismos grupales de cooperacin y colaboracin. Realizar la lectura comentada o investigacin en fuentes de Internet respecto a la importancia del manejo ordenado de la documentacin en las oficinas modernas Elaborar grupalmente conclusiones a partir de la investigacin documental hecha como parte de la estrategia de aprendizaje anterior Realizar el ejercicio 1. Identificacin general de la documentacin. Ejemplificar, a travs de su presentacin al grupo cada uno de los tipos de documentos que a continuacin se anotan, utilizando en la medida de lo posible, una presentacin en power point; - Pblicos - Privados - Personal - Urgente - Ordinario - Otro Realizar el ejercicio 2. Identificacin de la documentacin por el lenguaje utilizado
Recursos Acadmicos
Gutirrez Chias, Agustn. Manejo de Informacin Documental: Gua para Organizar Fuentes de Informacin. Primera Edicin, Mxico, Editorial Trillas, 2004. Plasencia Lpez, Zoe. Ofimtica para Secretariado Profesional. Primera Edicin, Espaa, Editorial Anaya Multimedia, 2006. Salo, Nuria. Aprender a Comunicarse en las Organizaciones. Primera Edicin, Espaa, Editorial Paidos, 2005. Pginas Web: Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma, Disponible en: http://www.enba.sep.gob.mx/ (9/12/2008). Temaria. Revistas digitales de biblioteconoma y documentacin, Disponible en: http://www.temaria.net/lista (9/12/2008) Reflexiones acerca del uso de los conceptos de eficiencia y eficacia Disponible en:
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http://bvs.sld.cu/revistas/spu/vol26_1_00/spu0 7100.htm (9/12/2008) Administracin y Control. Disponible en: http://www.joseacontreras.net/admon/antoladm on.pdf (9/12/2008) La previsin y la planeacin Disponible en: http://docentes.uacj.mx/eflores/AdmonGral/Pre vision%20y%20planeacion/Prevision%20y%20 planeacion.htm (9/12/2008) Un manejo de documentos ms efectivo y eficiente Disponible en: http://www.mastermagazine.info/articulo/8119. php (9/12/2008) Control de inconformidades Disponible en: http://www.aicm.com.mx/Obligaciones/Archivos/ PR-Inconformidades.pdf (08.09.09) Atencin de Inconformidades http://www.issste.gob.mx/oic/diagramas.html (09.06.09)
Revisar grupalmente los resultados obtenidos a partir de la realizacin del ejercicio 2 y efectuar su retroalimentacin centrndose en la descripcin de las ventajas y limitaciones existentes entre el manejo de lenguaje escrito o audiovisual relacionado con el propsito comunicativo de los documentos Realizar la prctica 1. Clasificacin de documentos en una unidad administrativa. Efectuar la coevaluacin de los resultados de la prctica uno. Comentar en plenaria la importancia y beneficios obtenidos a partir de la organizacin de la documentacin mediante los siguientes subprocesos: Control de inconformidades. Control de documentos fotocopiados. Control de documentos originales.
- Control de informacin Abre la pgina de Internet http://www.aicm.com.mx/Obligaciones/Archivos/PRInconformidades.pdf (08.09.09) y revisa organizado en seis equipos bajo la modalidad colaborativa de trabajo, presenten en plenaria los aspectos del procedimiento de control de inconformidades que ah se presenta, que estn relacionados con el control de documentacin. Cada equipo deber atender uno de los siguientes temas: Hoja de Registro y Control de Revisiones Ficha de Identificacin del Proceso Normas y Polticas Descripcin Narrativa Pantallas de Captura Formatos e Instructivos de Llenado
Realizar el ejercicio no. 3 Anlisis del control de documentacin asociados al control de inconformidades Identificar las empresas existentes en la comunidad a la que pertenece el alumno de las empresas en las que es posible realizar una prctica escolar relacionada con sus procesos de control de documentacin. Determinar los departamentos correspondientes a una empresa seleccionada entre las
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identificadas como parte de la actividad anterior, en los que se llevan a cabo distribucin de documentacin Realizar una investigacin de campo respecto al establecimiento de sistema de clasificacin correspondiente a los departamentos existentes en la empresa Determinar las claves o referentes de catalogacin conforme al sistema establecido
Unidad II
Gestin de la documentacin
Orientaciones Didcticas
Esta unidad est orientada al desarrollo de procesos de gestin de la documentacin, tanto en lo que corresponde a la operacin de registros de recepcin, despacho y envo de la documentacin mediante codificaciones, formatos y polticas establecidas por la empresa, como a lo relacionado con el control de flujo de documentacin en las reas administrativas de la empresa de acuerdo con tcnicas definidas para la actualizacin peridica de la informacin. Lo anterior se enfoca as con la finalidad de que el alumno sea competente para realizar los trmites y procedimientos correspondientes para obtener un flujo de documentacin dentro de la empresa. En virtud de que cada una de las unidades que integran al mdulo se encuentran relacionadas secuencialmente, el estudio de esta unidad requiere del dominio de las competencias relacionadas con la clasificacin de la documentacin, por lo tanto, se sugiere al PSP para lograr su ptimo desarrollo basarse en las siguientes orientaciones didcticas: Organizar sistemticamente la informacin que se ha de manejar y procesar para su aprendizaje. Efectuando explcitamente la vinculacin de esta unidad con la que la sigue a fin de que el alumno valore su importancia acadmica y curricular. Efectuar el encuadre de la unidad renovando los compromisos adquiridos para el desarrollo del mdulo y estableciendo los necesarios para el aprendizaje y adquisicin de competencias relacionadas con el proceso de gestin de la documentacin. Promover la elaboracin de propuestas y trabajos relacionados con el manejo alternativas eficaces para el control de flujo de documentacin y la actualizacin de informacin, tanto de forma individual como en grupo, favoreciendo su anlisis, coevaluacin y retroalimentacin grupal en ambos casos. Fomentar la visita a aquellas las empresas e instituciones de su comunidad que as lo permitan, en las cuales se manejan sistemas de documentacin con la finalidad de que el alumno identifique su aplicacin en la realidad concreta. Recurrir a mtodos de investigacin cientfica y objetiva particularizando sus ventajas para el estudio de las relaciones humanas, especialmente aquellas vinculadas con la actitud de servicio para el manejo de documentacin dentro de la empresa. Fortalecer el desarrollo de distintos interpretaciones y usos del lenguaje como un sistema de expresin de pensamientos, emociones, vivencias, conocimientos y opiniones de acuerdo con propsitos concretos y contextos de comunicacin especficos que se reflejan los documentos cuyo control es susceptible de requerrsele durante el ejercicio de su profesin.
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Promover el uso y desempeo eficiente, autnomo, flexible y responsable de herramientas, equipos o tecnologas especializadas. Privilegiar el dilogo como mecanismo para resolucin de conflictos derivados de la eventual aplicacin de diferentes sistemas o modelos de control de documentacin, as como la bsqueda de alternativas que favorezcan el desarrollo de la empresa en beneficio de la comunidad a la que pertenece. Se recomienda abordar el primer resultado de aprendizaje mediante la realizacin los procesos de registro de recepcin, despacho y envo de la documentacin de acuerdo con un banco de documentos controlado que responda estrictamente a las caractersticas de los revisados en clase, para dar paso en una segunda instancia a la operacin de registro documental en una o varias empresas de la comunidad, para lo cual se sugiere al PSP facilitar la visita de sus alumnos a dichas empresas y la realizacin de las actividades o prcticas escolares correspondientes. Asimismo, se sugiere fortalecer las competencias transversales relacionadas con la creatividad en lo que se refiere a propuestas de mejora a los mecanismos y procedimientos establecidos por la empresa de que se trate. En el segundo resultado de aprendizaje se sugiere llevar a cabo una recapitulacin de las tcnicas definidas para la actualizacin peridica de la informacin utilizando para ello tanto medios descriptivos como grficos. Despus de ello, el alumno contar con mejores herramientas para realizar prcticamente el control de flujo de documentacin. Es importante asimismo que el PSP favorezca la visita a empresas existentes en la comunidad del alumno o a las oficinas administrativas de su propia institucin educativa a fin de que verifique los procesos reales establecidos para el efecto.
Estrategias de Aprendizaje
Participar activamente en el encuadre de la unidad exponiendo sus dudas y expectativas Desarrollar tcnicas de lectura comentada para identificar, describir y exponer ante el grupo la importancia que tiene para la supervivencia de la empresa un adecuado control del flujo de la documentacin. Realizar el problema 1 . Problemas relacionados con la gestin de la documentacin Analizar en forma grupal en qu consiste el proceso general de organizacin de la documentacin en una empresa. Realizar problema 2. Control de documentacin en la oficina del rector Comentar grupalmente las soluciones propuestas para atender el problema uno anterior y efectuar la comparacin entre las mismas Analizar la el Sistema de Control de Documentos Campus Crdoba contenido en la pgina web http://www.colpos.mx/cordoba/varios/Control%20de%20Documentos.pdf (09.06.09) Organizarse en cinco equipos para trabajar en la modalidad colaborativa y explicar a la plenaria del grupo lo siguientes elementos resultantes del anlisis de la pgina web referida en la actividad de aprendizaje anterior: - Elementos de control de los documentos
Recursos Acadmicos
Abuadilinahum, Josefina. Manual de la Secretaria Ejecutiva y la Asistente Administrativa: Desarrollo de Habilidades Profesionales en la Empresa Moderna. Primera Edicin, Mxico, Editorial Trillas, 2007. Heredia Herrera, Antonia, Qu es un Archivo?. Primera Edicin, Espaa, Ediciones Trea, 2007. Huerta, Juan Jos. Desarrollo de Habilidades Directivas. Primera Edicin, Mxico, Editorial Pearson Educacin de Mxico, 2006. Prez Grajales, Hctor. Documentos Empresariales: Cmo elaborarlos. Primera Edicin, Colombia, Cooperativa Editorial Magisterio, 2003. Etapas de la administracin Disponible en:
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http://administracionturismo.obolog.com/etap as-administracion-129564 (9/12/2008) Reflexiones acerca del uso de los conceptos Administracin y Control. Disponible en: http://www.joseacontreras.net/admon/antolad mon.pdf (9/12/2008) La previsin y la planeacin Disponible en: http://docentes.uacj.mx/eflores/AdmonGral/Pr evision%20y%20planeacion/Prevision%20y% 20planeacion.htm (9/12/2008) La Administracin Disponible en: http://www.bibliodgsca.unam.mx/tesis/tes4en al/tes4enal.htm (9/12/2008) Un manejo de documentos ms efectivo y eficiente Disponible en: http://www.mastermagazine.info/articulo/8119 .php (9/12/2008) Sistema de Control de Documentos Campus Crdoba contenido en la pgina web http://www.colpos.mx/cordoba/varios/Control%2 0de%20Documentos.pdf (09.06.09)
- Manual de calidad - Procedimientos del sistema de gestin de la calidad - Aprobacin y emisin de documentos - Cambios en los documentos Proporcionar ejemplos y transferencias de los elementos antes mencionados a casos presentes en la comunidad del alumno Representar grficamente el proceso recurriendo a vietas, recortes, fotografas o grficos interrelacionados mediante flechas de flujo. Comparar en plenaria los resultados, retroalimentando y construyendo una propuesta grupal. Recopilar en Internet o fuentes documentales diversas, ejemplos de cada uno de los siguientes aspectos relacionados con la recepcin de documentacin en una unidad administrativa: Origen Caractersticas Propsito comunicativo Herramientas de control Unidades administrativas Responsables
Realizar una investigacin documental o a travs de la Internet para identificar en qu consisten los siguientes aspectos relacionados con el despacho de documentacin: Prioridad del despacho de documentacin Determinacin del rea receptora Asignacin de codificaciones de despacho Procedimiento de despacho
Expresar grficamente el proceso de control de documentacin enviada mediante un diagrama en el que se incluyan los siguientes aspectos: Procedimientos de envo Acuse Seguimiento
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Archivo
Realizar la prctica 2. Recepcin, turno y despacho de documentacin en una unidad administrativa Comentar con el grupo los resultados de la prctica 2 y efectuar una coevaluacin Comentar en plenaria la importancia del diseo de plantillas de control documental requeridas por una compaa, estableciendo las codificaciones correspondientes y determinando su uso como formatos o machotes de acuerdo con las polticas de la empresa. Realizar el ejercicio 4. Identificacin de plantillas de control documental Desarrollar tcnicas de lectura comentada para identificar, describir y exponer ante el grupo la importancia que tiene para la supervivencia de la empresa un adecuado control de la actualizacin peridica de informacin. Elaborar un cuadro descriptivo en el que se integren los siguientes aspectos relacionados con la actualizacin de informacin: Actualizacin de archivos Revisin peridica de manuales de procedimientos Actualizacin del personal de las unidades administrativas responsables
Realizar una investigacin documental o en la Internet a fin de recopilar informacin relacionada con la importancia del establecimiento y actualizacin de los sistemas de seguridad documental Expresar grficamente la relacin que guardan entre s los siguientes conceptos relacionados con el tema conservacin de archivos describiendo brevemente en qu consiste cada uno de ellos: - Tcnicas de conservacin - Procedimientos de conservacin - Herramientas de conservacin Sistemas de control de acceso Sistemas de resguardo
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Medios de proteccin de documentos
Realizar la prctica 5. Sistemas de seguridad documental Efectuar una coevaluacin a partir de los resultados y hallazgos obtenidos mediante la realizacin de la prctica 5 Participar en el cierre de la unidad y del mdulo elaborando en grupo las conclusiones y reflexiones respecto a los aprendizajes logrados y las competencias adquiridas
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6. Prcticas/Ejercicios Nombre del Alumno: Unidad de Aprendizaje 1: Resultado de Aprendizaje:

Clasificacin de la documentacin. 1.1. Identifica el tipo de documentacin que genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la informacin contenida para dar respuesta a los requerimientos de las reas de trabajo.
Grupo:
Identificacin general de la documentacin Ejercicio nm. 1: Instrucciones: 1. Realiza una bsqueda en Internet de los siguientes conceptos asociados a la identificacin de cinco tipos de documentos susceptibles de recibirse y procesarse en una unidad (u oficina) administrativa entre los contenidos en la siguiente lista: Cartas. Memorandums. Presupuestos. Cotizaciones. Facturas. Recibos. Notas de Remisin. Otros 2. Elabora a continuacin un cuadro de cada uno de los documentos seleccionados. Puedes recurrir al ejemplo que se presenta ms abajo: Definicin Caractersticas Objetivo Tipo de documento (1) : Definicin Tipo de documento (2): Definicin Caractersticas Objetivo de comunicacin Caractersticas Objetivo de comunicacin
3. Realiza la comparacin con tus compaeros respecto a sus resultados y comntala grupalmente.
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Nombre del Alumno: Unidad de Aprendizaje 1: Resultado de Aprendizaje:

Clasificacin de la documentacin.
Grupo:
1.1. Identifica el tipo de documentacin que genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la informacin contenida para dar respuesta a los requerimientos de las reas de trabajo.
Identificacin de la documentacin por el lenguaje utilizado Ejercicio nm. 2: Instrucciones: 1. Proporciona un ejemplo de cada uno de los siguientes tipos de documentos. Si no te es posible tener acceso a un prototipo utilizado en alguna unidad administrativa u oficina, constryelo t mismo. 2. Indica por escrito las ventajas y limitaciones que plantea el uso de cada tipo de documento llenando una tabla similar a la siguiente: Ventajas con respecto a los documentos audiovisuales:
Escritos
Limitaciones con respecto a los documentos audiovisuales:
Tipo de documento
Ventajas con respecto a los documentos escritos:
Audiovisuales
Limitaciones con respecto a los documentos escritos:
3. Compara y retroalimenta con tus compaeros los resultados obtenidos
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Clasificacin de la documentacin. Clasificacin de documentos en una unidad administrativa Clasificar los documentos que se le indican de acuerdo con su tipo y finalidad Saln de clases Desempeos 1. 2. 3. 4. Aplicar las medidas de seguridad e higiene. Evitar la duplicidad de documentos e informacin Evitar el desperdicio de papel y otros recursos Integrar equipos colaborativos de trabajo de cuatro a cinco alumnos dependiendo de las dimensiones del grupo 5. Efectuar el establecimiento de categoras considerando las caractersticas de exhaustividad y exclusin mutua. 6. Elaborar un cuadro de clasificacin de documentacin que rena las siguientes categoras de documentos: Pblicos Privados Personal Urgente Ordinario Escritos. Audiovisuales. Memorandums. Presupuestos. Cotizaciones. Facturas. Recibos. Notas de Remisin. 7. Elaborar un resumen que indique la importancia de la clasificacin de documentos para su manejo efectivo en la empresa moderna 8. Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y el reuso de cartuchos de tonner. Nota: El PSP deber adecuar la prctica a la disposicin de elementos, equipo y recursos de software con el que se cuenta Duracin 8 horas Nmero: Nmero: 1 1
Unidad de Aprendizaje: Prctica: Propsito de la prctica: Escenario:
Materiales, Herramientas, Instrumental, Maquinaria y Equipo A ) Fotocopias de los siguientes documentos: - Formato de contrato de arrendamiento - Oficio de convocatoria a reunin de trabajo - Minuta de reunin de trabajo - Carta poder. - Recibo de honorarios - Aviso de inscripcin al Seguro Social. - Documentos contables. - Carta comercial. - Circular. - Contrato individual de trabajo. - Declaraciones fiscales. - Formatos fiscales sin requisitar -Memorndum. - Nota informativa - Requisicin de insumos - Deteccin de necesidades de capacitacin - Formatos para solicitar seguros de grupo - Factura por compra de insumos. - Portada de fax. - Letra de cambio. - Nota de remisin. - Pagar. B) Equipo de cmputo para procesar textos C) Hojas blancas D) Lpices, plumas, marcadores E) Folders de cartulina
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Nombre del Alumno: Unidad de Aprendizaje 1: Resultado de Aprendizaje: Ejercicio nm. 3:

Clasificacin de la documentacin
Grupo:
1.2. Organiza y ordena documentos en el rea de trabajo en funcin de su origen, caractersticas o propsito comunicativo.
Anlisis de los control de documentacin asociados al control de inconformidades Instrucciones: 1. A continuacin se presenta un cuadro con un procedimiento de control de inconformidades en el Instituto del Seguro Social al Servicio de los Trabajadores del Estado ISSSTE, analzalo y seala: a) En qu etapas de dicho proceso se requiere control documental b) Qu tipo de control es el necesario para lograr lo que cada etapa plantea c) Que documentos consideras que se manejan en cada etapa
TITULAR DEL OIC EN EL ISSSTE TITULAR DEL REA DE RESPONSABILIDADES TITULAR DE LA UNIDAD DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS JEFE DE DEPARTAMENTO ABOGADO PROYECTISTA
Recibe y turna las inconformidades presentadas, a efecto de que se resuelvan conforme a derecho
Recibe los escritos de inconformidades y lo turna para su debida substanciacin
Recibe los escritos de inconformidades, procediendo a registrarlos y turnarlos para su trmite
Coadyuva en la revisin de los acuerdos y oficios correspondientes
Registra el escrito y procede a elaborar el acuerdo y escritos correspondientes
Revisa, autoriza y firma los proyectos de resolucin
Revisa los proyectos de acuerdos y oficios
Revisa el proyecto de resolucin
Dicta las resoluciones en los recursos de revisin interpuestos
Autoriza y firma el acuerdo de radicacin y los oficios vinculados con la substanciacin del procedimiento
Analiza el informe de la convocante, de cuya valoracin se ordena la suspensin del procedimiento licitatorio
Analiza el expediente y elabora el proyecto de resolucin
Firma el oficio que ordena la suspensin del procedimiento licitatorio
Revisa y aprueba el proyecto de resolucin propuesto
Firma el oficio informando
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respecto de la inconformidad presentada
Firma la resolucin
Fuente: Atencin de Inconformidades http://www.issste.gob.mx/oic/diagramas.html (09.06.09)
1. Compara tus resultados con los obtenidos por tus compaeros y elaboren una conclusin grupal.
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Nombre del Alumno:
Gestin de la documentacin.
Grupo:
Unidad de Aprendizaje 2:
Resultado de Aprendizaje:
2.1. Opera los registros de recepcin, despacho y envo de la documentacin mediante codificaciones, formatos y polticas establecidas por la empresa. Problemas relacionados con la gestin de la documentacin
Problema nm. 4
Instrucciones: I. Lee con cuidado cada uno de los problemas que se enuncian a continuacin y anota en el espacio de la segunda columna su eventual solucin expresada en trminos generales, eligiendo entre la lista que se anota a continuacin: 1) Seguridad y confiabilidad en el manejo rudo de los documentos 2) Disposicin de espacios fsicos especiales e implementacin de sistemas digitales que permitan la consulta del documento via web 3) Uso racional y colectivo de los recursos en beneficio de la empresa 4) Rentabilidad y ahorro de espacios 5) Gestin y control efectivo con sencillez y rapidez II. Explica en donde se te solicita por qu elegiste la opcin correspondiente y desarrllala de manera detallada III. Ilustra cada situacin con una imagen obtenida en Internet o en su defecto un recorte y explcala ante el grupo. Ver el ejemplo que se proporciona a continuacin.
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PROBLEMA SOLUCIN EXPRESADA EN TRMINOS GENERALES
RAZN DE LA OPCIN ELEGIDA Y DESARROLLO DETALLADO DE LA MISMA
Los documentos de valor para la organizacin estn expuestos a cualquier sustraccin o robo, adems no se garantiza su estado de conservacin, tampoco se cuenta con su rplica electrnica, de manera que no se puede reducir el riesgo por agua, fuego, insectos, etc. Ilustracin
Fuente de la imagen: http://mx.images.search.yahoo.com/search/images? (09.06.09)
Ejemplo de explicacin de la ilustracin: Los mtodos tradicionales de control de documentacin como el que aparece en la imagen, especialmente si se encuentran abiertos a la consulta del pblico interesado, no mantienen una vigilancia sobre los documentos de valor y tampoco cuentan con un duplicado que pudiera ser el consultado por lo que muchas veces los documentos se manchan con comida o caf en deterioro de la informacin que contienen y a la larga de las actividades de la empresa.
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SOLUCIN EXPRESADA EN TRMINOS GENERALES
PROBLEMA
Nunca se sabe con certeza donde est el documento fsicamente por lo que ubicarlo requiere una gran cantidad de tareas administrativas que involucran a la secretaria, al asistente, al mensajero y en ocasiones al chofer. Aunque se cuenta con equipo de cmputo no se cuenta con sistemas web y los costos de mantenimiento de servidores son muy altos. Ilustracin
Explicacin de la ilustracin
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SOLUCIN EXPRESADA EN TRMINOS GENERALES RAZN DE LA OPCIN ELEGIDA Y DESARROLLO DETALLADO DE LA MISMA
PROBLEMA
La gestin documental no facilita que la informacin se comparta por lo que no se aprovecha como un recurso colectivo, como consecuencia, aumentan drsticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Ilustracin
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PROBLEMA SOLUCIN EXPRESADA EN TRMINOS GENERALES
Se obstruye la productividad debido al lento acceso a la informacin dentro de la organizacin y las dificultades para su posterior distribucin ante la necesidad de trasladar los documentos. No se cuenta con una memoria histrica de la organizacin (plasmada no sea en documentos en formato no electrnico) ante la multitud de informacin no digitalizada, esta se pierde y por lo general no se prefiere su gestin ante los documentos actuales desarrollados con herramientas informticas.
Ilustracin
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Nombre del Alumno: Unidad de Aprendizaje 2: Resultado de Aprendizaje: Problema nm. 2:

Instrucciones: 1. 2. 3. Abre la pgina web http://www.uaemex.mx/SGCUAEMex/pdf/07toc.pdf (09.06.09) Gestin de la documentacin.
Grupo:
2.1. Opera los registros de recepcin, despacho y envo de la documentacin mediante codificaciones, formatos y polticas establecidas por la empresa. Control de documentacin en la oficina del rector
Aplica el cuadro indicado en la imagen para desarrollar un conjunto de sugerencias que permitan optimizar la gestin de la documentacin en una oficina de tu localidad o de tu institucin educativa. Comparte con tus compaeros las diferentes aportaciones
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Unidad de Aprendizaje: Prctica: Propsito de la prctica: Escenario: Materiales, Herramientas, Instrumental, Maquinaria y Equipo Documentos diversos como elementos de correspondencia (30 a 35 documentos) Tinta y cojinetes para sellos de (recibido, despachado, urgente, etc. y firma en facsimil) Modelos de respuesta a recepcin de documentacin Sellos Charolas de papelera Gavetas o archiveros de cartn Equipo de cmputo o en su defecto Hojas tabulares. Hojas blancas tamao carta. 1. 2. 3. 4. 5. Gestin de la documentacin
Nmero: Nmero: 2 2 Recepcin, turno y despacho de documentacin en una unidad administrativa Registrar documentos para su control y gestin de acuerdo con sus caractersticas Saln de clases Desempeos Aplicar las medidas de seguridad e higiene Evitar la duplicidad de documentos. Evitar la duplicidad de informacin. Integrar equipos colaborativos de trabajo de cuatro a cinco alumnos dependiendo de las dimensiones del grupo Clasificar la correspondencia diversa asignando 10 elementos a cada uno de los siguientes grupos a) Documentos recibidos b) Documentos de correspondencia interna para gestin c) Documentos para despacho I. Desempear lo siguiente para el caso de recepcin de documentos Efectuar la recepcin de correspondencia. Acusar de recibido mediante la impresin de sello y firma Registrar fecha y hora de la recepcin II. Disear un formato de registro de documentos con los siguientes campos: Nmero progresivo de entrada en el registro. Nmero del documento. Sntesis del asunto. Remitente. Procedencia. Fecha y hora de la recepcin Identificacin de quien recibe Anexos. Observaciones. Registrar la documentacin proporcionada. III. Desempear lo siguiente para el caso de gestin de correspondencia interna Elaborar oficio o carta de respuesta con la firma correspondiente del signatario Rubricar copias utilizando el facsmil. Duracin 10 horas
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Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atencin directa del destinatario Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia interna considerando su carcter de: - Urgente - Normal - Trmite para su despacho. Disear un formato para el registro de despacho de correspondencia que incluya: - Nmero progresivo de registro. - Nmero de la carta u oficio. - Sntesis del asunto. - Destinatario. - Domicilio del destinatario. - Anexos. - Observaciones. Requisitar el formato conforme a las necesidades de distribucin de correspondencia interna. Turnar y distribuir original y copias Disponer copias para acuse y archivo
IV. Desempear lo siguiente para el caso de gestin de correspondencia externa Disear control de registro de salida de documentos con los siguientes campos: - Nmero progresivo de registro. - Nmero de oficio. - Fecha de turno del asunto. - Unidad organizacional que recibe el oficio. - Instrucciones de distribucin o entrega Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia. Archivar copia del registro de salida de correspondencia. Identificar los asuntos pendientes de respuesta. Elaborar informe de asuntos pendientes. Determinar los casos de respuesta con formato Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atencin del destinatario. Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trmite para su despacho. Turnar y distribuir original y copias Disponer copias para acuse y archivo 6. Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y el reuso de cartuchos de tonner. Nota: El PSP deber adecuar la prctica a la disposicin de elementos, equipo y recursos de software con el que se cuenta
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Nombre del Alumno: Unidad de Aprendizaje 2: Resultado de Aprendizaje: Ejercicio nm. 4:

Gestin de la documentacin.
Grupo:
2.2 Controla el flujo de la documentacin en las reas administrativas de la empresa de acuerdo con tcnicas definidas para la actualizacin peridica de la informacin. Identificacin de plantillas de control documental
Instrucciones 1. Identifica en qu consiste la aplicacin de cada uno de los formatos que se presentan a continuacin y aporta mejoras para su diseo: a) Formato I No. de documento Ttulo o nombre del documento Carcter del documento Finalidad Caractersticas Remitente Destinatario
Recibe
b) Formato II Datos institucionales y del proceso de que se trata Lugar y Fecha Recibe No. Progresivo
No. de Folio o documento
Asunto
Remitente
Destinatario
Anexo
Observaciones
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c) Formato III Datos institucionales y del proceso de que se trata Lugar y Fecha Enva No. progresivo
Asunto
Destinatario
Observaciones
d) Formato IV
Nombre del documento: Asunto: Fecha de documento:

Prestado a: Departamento: Fecha del prstamo:
Firma de quien recibe:

Fecha de devolucin:
2. Compara tus resultados con los de tus compaeros y elaboren una conclusin grupal.
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Unidad de Aprendizaje: Prctica: Propsito de la prctica: Escenario: Materiales, Herramientas, Instrumental, Maquinaria y Equipo Hojas blancas Formatos de recuperacin de informacin Lpiz, pluma Gestin de la documentacin Sistemas de seguridad documental
Nmero: Nmero: 2 3
Verificar los sistemas de seguridad documental susceptibles de implementarse en dos empresas Dos diferentes empresas en donde se realice manejo de documentacin Desempeos 1. Identificar dos empresas en la comunidad que realicen procesos de manejo documental 2. Solicitar la autorizacin para la realizacin de esta prctica escolar 3. Elabora formatos similares a los siguientes (sin instrucciones), que sirvan para la recuperacin de informacin a partir de la observacin directa o el cuestionamiento a personal de las empresas. En cada celda se indica que se debe colocar Duracin 20 horas
EMPRESA Nm _______ . Datos de identificacin: HERRAMIENTAS DE CONSERVACION DE ARCHIVOS

(Anotar qu herramientas de conservacin de archivos se observaron siendo utilizadas en la empresa visitada)
Guas
(Describir el tipo de guas utilizadas, en su caso, por la empresa visitada)
Propsito
(Anotar el propsito con el que los usa la empresa visitada)
Observaciones
(Recomendaciones, sugerencias, comentarios respecto a lo observado)
Formatos (Describir el tipo de formatos para la conservacin de documentos
Propsito
(Anotar el propsito con el que los usa la empresa visitada)
Observaciones (Recomendaciones, sugerencias,

comentarios respecto a lo observado)
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TECNICAS DE CONSERVACIN DE ARCHIVOS
(Anotar qu tcnicas de conservacin de archivos de las que se mencionan a continuacin se observaron siendo utilizadas en la empresa visitada)
Sistemas de control de acceso

(Describir el tipo de sistemas de control de acceso utilizados, en su caso, por la empresa visitada)
Propsito
(Anotar el propsito con el que la empresa visitada usa las tcnicas mencionadas)
Observaciones
(Recomendaciones, sugerencias, comentarios respecto a lo observado)
Sistemas de resguardo (Describir el tipo de sistemas de resguardo utilizados, en su caso, por la empresa visitada) Medios de proteccin de documentos
(Describir el tipo de medios de proteccin de documentos utilizados, en su caso, por la empresa visitada)
Mecnicos
Informticos
Comentarios:________________________________________________________________ 4. Comenta con tus compaeros las respuestas obtenidas y realicen la comparacin de resultados.
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II. Gua de Evaluacin del Mdulo Control de documentacin
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7. Descripcin
La gua de evaluacin es un documento que define el proceso de recoleccin y valoracin de las evidencias requeridas por el mdulo desarrollado y tiene el propsito de guiar en la evaluacin de las competencias adquiridas por los alumnos, asociadas a los Resultados de Aprendizaje; en donde adems, describe las tcnicas y los instrumentos a utilizar y la ponderacin de cada actividad de evaluacin. Los Resultados de Aprendizaje se definen tomando como referentes: las competencias genricas que va adquiriendo el alumno para desempearse en los mbitos personal y profesional que le permitan convivir de manera armnica con el medio ambiente y la sociedad; las disciplinares, esenciales para que los alumnos puedan desempearse eficazmente en diversos mbitos, desarrolladas en torno a reas del conocimiento y las profesionales que le permitan un desempeo eficiente, autnomo, flexible y responsable de su ejercicio profesional y de actividades laborales especficas, en un entorno cambiante que exige la multifuncionalidad. La importancia de la evaluacin de competencias, bajo un enfoque de mejora continua, reside en que es un proceso por medio del cual se obtienen y analizan las evidencias del desempeo de un alumno con base en la gua de evaluacin y rbrica, para emitir un juicio que conduzca a tomar decisiones. La evaluacin de competencias se centra en el desempeo real de los alumnos, soportado por evidencias vlidas y confiables frente al referente que es la gua de evaluacin, la cual, en el caso de competencias profesionales, est asociada con una norma tcnica de competencia laboral (NTCL), de institucin educativa o bien, una normalizacin especfica de un sector o rea y no en contenidos y/o potencialidades. El Modelo de Evaluacin se caracteriza porque es Confiable (que aplica el mismo juicio para todos los alumnos), Integral (involucra las dimensiones intelectual, social, afectiva, motriz y axiolgica), Participativa (incluye autoevaluacin, coevaluacin y heteroevaluacin), Transparente (congruente con los aprendizajes requeridos por la competencia), Vlida (las evidencias deben corresponder a la gua de evaluacin). Evaluacin de los Aprendizajes. Durante el proceso de enseanza - aprendizaje es importante considerar tres categoras de evaluacin: diagnstica, formativa y sumativa. La evaluacin diagnstica nos permite establecer un punto de partida fundamentado en la deteccin de la situacin en la que se encuentran nuestros alumnos. Permite tambin establecer vnculos socio-afectivos entre el PSP y su grupo. El alumno a su vez podr obtener informacin sobre los aspectos
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donde deber hacer nfasis en su dedicacin. El PSP podr identificar las caractersticas del grupo y orientar adecuadamente sus estrategias. En esta etapa pueden utilizarse mecanismos informales de recopilacin de informacin. La evaluacin formativa se realiza durante todo el proceso de aprendizaje del alumno, en forma constante, ya sea al finalizar cada actividad de aprendizaje o en la integracin de varias de stas. Tiene como finalidad informar a los alumnos de sus avances con respecto a los aprendizajes que deben alcanzar y advertirle sobre dnde y en qu aspectos tiene debilidades o dificultades para poder regular sus procesos. Aqu se admiten errores, se identifican y se corrigen; es factible trabajar colaborativamente. Asimismo, el PSP puede asumir nuevas estrategias que contribuyan a mejorar los resultados del grupo. Finalmente, la evaluacin sumativa es adoptada bsicamente por una funcin social, ya que mediante ella se asume una acreditacin, una promocin, un fracaso escolar, ndices de desercin, etc., a travs de criterios estandarizados y bien definidos. Las evidencias se elaboran en forma individual, puesto que se est asignando, convencionalmente, un criterio o valor. Manifiesta la sntesis de los logros obtenidos por ciclo o perodo escolar. Actividades de Evaluacin Los programas de estudio estn conformados por Unidades de Aprendizaje (UA) que agrupan Resultados de Aprendizaje (RA) vinculados estrechamente y que requieren irse desarrollando paulatinamente. Dado que se establece un resultado, es necesario comprobar que efectivamente ste se ha alcanzado, de tal suerte que en la descripcin de cada unidad se han definido las actividades de evaluacin indispensables para evaluar los aprendizajes de cada uno de los RA que conforman las unidades. Esto no implica que no se puedan desarrollar y evaluar otras actividades planteadas por el PSP, pero es importante no confundir con las actividades de aprendizaje que realiza constantemente el alumno para contribuir a que logre su aprendizaje y que, aunque se evalen con fines formativos, no se registran formalmente en el Sistema de Administracin Escolar SAE. El registro formal procede slo para las actividades descritas en los programas y planes de evaluacin. De esta manera, cada uno de los RA tiene asignada al menos una actividad de evaluacin, a la cual se le ha determinado una ponderacin con respecto a la Unidad a la cual pertenece. sta a su vez, tiene una ponderacin que, sumada con el resto de Unidades, conforma el 100%. Es decir, para considerar que se ha adquirido la competencia correspondiente al mdulo de que se trate, deber ir acumulando dichos porcentajes a lo largo del perodo para estar en condiciones de acreditar el mismo. Cada una de estas ponderaciones depender de la relevancia que tenga la AE con respecto al RA y
ste a su vez, con respecto a la Unidad de Aprendizaje. Estas ponderaciones las asignar el especialista diseador del programa de estudios.
La ponderacin que se asigna en cada una de las actividades queda asimismo establecida en la Tabla de ponderacin, la cual est desarrollada en una hoja de clculo que permite, tanto al alumno como al PSP, ir observando y calculando los avances en trminos de porcentaje, que se van alcanzando (ver apartado 7 de esta gua).
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Esta tabla de ponderacin contiene los Resultados de Aprendizaje y las Unidades a las cuales pertenecen. Asimismo indica, en la columna de actividades de evaluacin, la codificacin asignada a sta desde el programa de estudios y que a su vez queda vinculada al Sistema de Evaluacin Escolar SAE. Las columnas de aspectos a evaluar, corresponden al tipo de aprendizaje que se evala: C = conceptual; P = Procedimental y A = Actitudinal. Las siguientes tres columnas indican, en trminos de porcentaje: la primera el peso especfico asignado desde el programa de estudios para esa actividad; la segunda, peso logrado, es el nivel que el alumno alcanz con base en las evidencias o desempeos demostrados; la tercera, peso acumulado, se refiere a la suma de los porcentajes alcanzados en las diversas actividades de evaluacin y que deber acumular a lo largo del ciclo escolar. Otro elemento que complementa a la matriz de ponderacin es la rbrica o matriz de valoracin, que establece los indicadores y criterios a considerar para evaluar, ya sea un producto, un desempeo o una actitud y la cual se explicar a continuacin. Una matriz de valoracin o rbrica es, como su nombre lo indica, una matriz de doble entrada en la cual se establecen, por un lado, los indicadores o aspectos especficos que se deben tomar en cuenta como mnimo indispensable para evaluar si se ha logrado el resultado de aprendizaje esperado y, por otro, los criterios o niveles de calidad o satisfaccin alcanzados. En las celdas centrales se describen los criterios que se van a utilizar para evaluar esos indicadores, explicando cules son las caractersticas de cada uno. Los criterios que se han establecido son: Excelente, en el cual, adems de cumplir con los estndares o requisitos establecidos como necesarios en el logro del producto o desempeo, es propositivo, demuestra iniciativa y creatividad, o que va ms all de lo que se le solicita como mnimo, aportando elementos adicionales en pro del indicador; Suficiente, si cumple con los estndares o requisitos establecidos como necesarios para demostrar que se ha desempeado adecuadamente en la actividad o elaboracin del producto. Es en este nivel en el que podemos decir que se ha adquirido la competencia. Insuficiente, para cuando no cumple con los estndares o requisitos mnimos establecidos para el desempeo o producto.
Evaluacin mediante la matriz de valoracin o rbrica Un punto medular en esta metodologa es que al alumno se le proporcione el Plan de evaluacin, integrado por la Tabla de ponderacin y las Rbricas, con el fin de que pueda conocer qu se le va a solicitar y cules sern las caractersticas y niveles de calidad que deber cumplir para demostrar que ha logrado los resultados de aprendizaje esperados. Asimismo, l tiene la posibilidad de autorregular su tiempo y esfuerzo para recuperar los aprendizajes no logrados. Como se plantea en los programas de estudio, en una sesin de clase previa a finalizar la unidad, el PSP debe hacer una sesin de recapitulacin con sus alumnos con el propsito de valorar si se lograron los resultados esperados; con esto se pretende que el alumno tenga la oportunidad, en caso de
no lograrlos, de rehacer su evidencia, realizar actividades adicionales o repetir su desempeo nuevamente, con el fin de recuperarse de inmediato y no esperar hasta que finalice el ciclo escolar acumulando deficiencias que lo pudiesen llevar a no lograr finalmente la competencia del mdulo y, por ende, no aprobarlo.
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La matriz de valoracin o rbrica tiene asignadas a su vez valoraciones para cada indicador a evaluar, con lo que el PSP tendr los elementos para evaluar objetivamente los productos o desempeos de sus alumnos. Dichas valoraciones estn tambin vinculadas al SAE y a la matriz de ponderacin. Cabe sealar que el PSP no tendr que realizar operaciones matemticas para el registro de los resultados de sus alumnos, simplemente deber marcar en cada celda de la rbrica aqulla que ms se acerca a lo que realiz el alumno, ya sea en una hoja de clculo que emite el SAE o bien, a travs de la Web.
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8. Tabla de Ponderacin
UNIDAD
RA
ACTIVIDAD DE EVALUACIN
ASPECTOS A EVALUAR C P A
% Peso Especfico
% Peso Logrado
% Peso Acumulado
1.1. Identifica el tipo de documentacin que genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la informacin contenida para dar respuesta a los 1. Clasificacin requerimientos de las reas de trabajo. de la documentacin 1.2 Organiza y ordena documentos en el rea de trabajo en funcin de su origen, caractersticas o propsito comunicativo. % PESO PARA LA UNIDAD 2.1 Opera los registros de recepcin, despacho y envo de la documentacin mediante codificaciones, formatos y polticas establecidas por la empresa. 2.2 Controla el flujo de la documentacin en las reas administrativas de la empresa de acuerdo con tcnicas definidas para la actualizacin peridica de la informacin. % PESO PARA LA UNIDAD PESO TOTAL DEL MDULO
1.1.1.
20
20
20
1.2.1.
30 50%
30 50% 20
50 50% 70
2.1.1.
20
2. Gestin de la documentacin
2.2.1.
30 50% 100%
30 50% 100%
100 100% 100%
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9. Materiales para el Desarrollo de Actividades de Evaluacin Unidad de Aprendizaje: 1 Resultado de Aprendizaje: Actividad de Evaluacin:
Clasificacin de la documentacin. Identifica el tipo de documentacin que genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la informacin contenida para dar respuesta a los requerimientos de las reas de trabajo.
1.1.1. Elabora un cuadro comparativo en donde se muestre la clasificacin de documentos de acuerdo con su confidencialidad y orden de importancia en tres rubros. Los aspectos a evaluar en el desarrollo del producto solicitado para el desarrollo de esta actividad, son los siguientes: - Establecimiento de categoras - Distingue confidencialidad - Distingue tipo de lenguaje usado en el documento - Distingue orden de importancia - Distingue tipo de documento - Etapas del proceso - Requerimientos de las reas de trabajo - Forma El formato que puede tomarse como referencia para el desarrollo del producto requerido aparece a continuacin:
CUADRO COMPARATIVO DE CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS GESTIONADOS POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: (Mencionar el nombre de la unidad administrativa)_____________________________________________________ INSTRUCCIONES: Clasifique la documentacin proporcionada de acuerdo con el siguiente cuadro, registrando cada documento con la clave alfanumrica que le corresponda
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RUBRO I. Caractersticas del documento

Origen
Clave alfanumrica asignada al documento
Interno Externo Autenticidad Original Fotocopia Copia certificada Propsito Informa Comunicativo Convoca Requiere Otro (Indique cul) Orden de importancia Ordinario Urgente Lenguaje utilizado Escrito Audiovisual Confidencialidad Pblico Personal RUBRO II. Tipo de documento convencional Carta Oficio Memorando Nota informativa Documento Contable Otros (Indique cul) RUBRO III. Etapa del proceso en la unidad administrativa Documento Generado Documento recibido Documento enviado reas relacionadas con el documento (mencionar el rea de que se trate y la indicacin correspondiente a lo que procede hacer con el documento)
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Clasificacin de la documentacin. Organiza y ordena documentos en el rea de trabajo en funcin de su origen, caractersticas o propsito comunicativo.
Unidad de Aprendizaje 1: Resultado de Aprendizaje: Actividad de Evaluacin:
1.2.1. Organiza la documentacin de acuerdo con lo siguiente: Documentos originales y fotocopiados Distribucin de documentos de acuerdo con los departamentos existentes en la empresa Organizacin de documentos conforme a origen, caractersticas y propsito comunicativo Determinacin de claves o referentes de catalogacin Los aspectos a evaluar en el desarrollo de la prctica de organizacin requerida para el desarrollo de esta actividad, son los siguientes: Origen de la documentacin Caractersticas de los documentos que se organizan Propsito comunicativo de los documentos Asignacin de claves alfanumricas para la organizacin y gestin de cada documento Presentacin fsica del sistema de organizacin en carpetas, archivos o el dispositivo correspondiente
Unidad de Aprendizaje: Resultado de Aprendizaje: Actividad de Evaluacin:
2. Gestin de la documentacin Opera los registros de recepcin, despacho y envo de la documentacin mediante codificaciones, formatos y polticas establecidas por la empresa.
2.1.1. Desarrollo de un proceso de gestin de la documentacin donde se exprese lo siguiente. Entrada. Turno Salida o en su caso archivo. Los aspectos a evaluar para el desarrollo del proceso de gestin documental requerido para la ejecucin de esta actividad, son los siguientes: Plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a los registro de recepcin despacho y envo Recepcin de la documentacin mediante la asignacin de codificaciones en los formatos establecidos para el efecto Despacho de la documentacin mediante la asignacin de codificaciones en los formatos establecidos para el efecto Envo de la documentacin o gestin de salida de la misma
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2. Gestin de la documentacin 2.2 Controla el flujo de la documentacin en las reas administrativas de la empresa de acuerdo con tcnicas definidas para la actualizacin peridica de la informacin.
Unidad de Aprendizaje: Resultado de Aprendizaje: Actividad de Evaluacin:
2.2.1. Disea un procedimiento de actualizacin y conservacin del flujo de documentacin que incluye como elementos fundamentales: Los pasos a seguir para la actualizacin del proceso de recepcin, y archivo de un documento. El proceso de conservacin o baja de documentacin. Los aspectos a evaluar en el desarrollo de la prctica son los siguientes: Control de flujo de documentos Proteccin de documentos Actualizacin Conservacin
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10. Matriz de Valoracin Rbrica MATRIZ DE VALORACIN O RBRICA Control de documentacin Nombre del Alumno: Grupo:
1.1. Distingue el tipo de documentacin que genera, recibe y despacha
en la unidad organizacional de acuerdo con la informacin contenida para dar respuesta a los requerimientos de las reas de trabajo.
Siglema: CODO-00 PSP evaluador: Resultado de Aprendizaje:
Nombre del Mdulo:
Fecha: Actividad de evaluacin: 1.1.1. Elabora un cuadro comparativo en donde se

muestre la clasificacin de documentos de acuerdo con su confidencialidad y orden de importancia en tres rubros.
INDICADORES
Excelente
Las categoras de comparacin integradas en el cuadro comprenden los criterios de: importancia del documento, confidencialidad, lenguaje utilizado y tipo de documento y, adems cumplen con el requisito de exhaustividad y exclusin mutua Explica en qu consiste el criterio de confidencialidad distinguiendo entre documentos pblicos y privados mediante la representacin de la subclasificacin correspondiente en el cuadro y la descripcin cada documento y adems proporciona ejemplos Distingue entre los documentos escritos y audiovisuales mediante la representacin de la subclasificacin correspondiente en el cuadro y la descripcin de cada documento y, adems proporciona ejemplos de cada subcategora e incluye otras posibilidades como documentos auditivos, grficos, etc. Explica en qu consiste el criterio de orden de importancia distinguiendo entre documentos urgentes u ordinarios mediante la
C R I T E R I O S Suficiente
Las categoras de comparacin integradas en el cuadro comprenden los criterios de: importancia del documento, confidencialidad, lenguaje utilizado y tipo de documento
Insuficiente
El conjunto de categoras de comparacin integradas en el cuadro omite cualquier de los siguientes criterios: importancia del documento, confidencialidad, lenguaje utilizado y tipo de documento Propuesta: el cuadro comparativo tiene los criterios de Explica en qu consiste el criterio de confidencialidad pero no lo subclasifica
Establecimiento de categoras
15%
Distingue confidencialidad
10%
Explica en qu consiste el criterio de confidencialidad distinguiendo entre documentos pblicos y privados mediante la representacin de la subclasificacin correspondiente en el cuadro y la descripcin de cada documento Distingue entre los documentos escritos y audiovisuales mediante la representacin de la subclasificacin correspondiente en el cuadro y la descripcin de cada documento Explica en qu consiste el criterio de orden de importancia distinguiendo entre documentos urgentes u ordinarios
Distingue tipo de formato usado en el documento Distingue orden de importancia
No efecta la distincin entre documentos escritos y audiovisuales al incluir esta categora en el cuadro
15%
20%
Explica en qu consiste el criterio de orden de importancia pero no lo subclasifica
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representacin de la subclasificacin correspondiente en el cuadro y la descripcin de cada documento y adems proporciona ejemplos Distingue entre las categoras existentes de documentos como cartas, memorandums, presupuestos, notas informativas, cotizaciones, facturas, recibos y notas de remisin mediante la representacin de la subclasificacin correspondiente en el cuadro y la descripcin de cada tipo de documento y adems incluye otro tipo de documentos convencionales tales como el citatorio, la notificacin, etc. y proporciona ejemplos Establece y describe las etapas del proceso de manejo de documentacin por parte de la oficina o unidad administrativa en las categoras de: generacin, recepcin y despacho incluyendo el cruce de columnas correspondiente en el cuadro comparativo y, adems clasifica los documentos proporcionados como ejemplos de las categoras anteriores Establece las reas de la empresa relacionadas con la documentacin manejada y el tipo de vinculacin que guardan con la misma definiendo si son reas que remiten o reciben documentacin y adems, lo identifica en los ejemplos de documentos proporcionados Presenta el cuadro en forma ordenada, legible y con un lenguaje que refleja precisin conceptual y adems es grficamente esttico al agregar el uso del color como identificador. mediante la representacin de la subclasificacin correspondiente en el cuadro y la descripcin de cada documento Distingue entre las categoras existentes de documentos convencionales como cartas, memorandums, presupuestos, notas informativas, cotizaciones, facturas, recibos y notas de remisin mediante la representacin de la subclasificacin correspondiente en el cuadro y la descripcin de cada tipo de documento
No efecta la distincin entre documentos escritos y audiovisuales al incluir esta categora en el cuadro
Distingue tipo de documento
20%
Etapas del proceso
10%
Establece y describe las etapas del proceso de manejo de documentacin por parte de la oficina o unidad administrativa en las categoras de: generacin, recepcin y despacho incluyendo el cruce de columnas correspondiente en el cuadro comparativo
No establece las etapas del proceso, no incluye las columnas correspondientes en el cuadro o, si las incluye no establece el cruce correspondiente para efectuar la categorizacin de informacin
Requerimientos de las reas de trabajo
5%
Forma
5%
Establece las reas de la empresa relacionadas con la documentacin manejada y el tipo de vinculacin que guardan con la misma definiendo si son reas que remiten o reciben documentacin. Presenta el cuadro en forma ordenada, legible y con un lenguaje que refleja precisin conceptual.
Establece las reas de la empresa relacionadas con la documentacin manejada pero no especifica el tipo de vinculacin que guardan con la misma definiendo si son reas que remiten o reciben documentacin. Se observa desorden en el planteamiento formal, la escritura es ilegible o el lenguaje confuso.
100%

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Nombre del Mdulo:
MATRIZ DE VALORACIN O RBRICA Nombre del Alumno: Grupo: Actividad de evaluacin:
Fecha:
1.2.1. Organiza la documentacin
1.2 Organiza y ordena documentos en el rea de trabajo en funcin de su origen,

caractersticas o propsito comunicativo.
INDICADORES
Origen Caractersticas Propsito comunicativo
%
20% 20% 20%
Excelente
Identifica el rea generadora del documento dentro o fuera de la empresa o el origen del mismo y, adems menciona al responsable de dicha rea Ordena los documentos determinando si son originales o fotocopiados y, adems los ordena en funcin del tipo de documento de que se trate Organiza los documentos considerando su propsito comunicativo y, adems establece su orden de importancia Asigna claves alfanumricas conforme a un sistema de clasificacin exhaustivo y mutuamente excluyente, que considere todas las categoras y subcategoras de: - Origen - Caractersticas - Propsito comunicativo - Herramientas de control - Unidades administrativas de origen u destino - Responsables de envo y recepcin - Fechas y horas de recepcin y envo y, adems dichas claves reflejan la consideracin de las reas de una empresa Presenta los documentos organizados en una carpeta que contiene diferentes legajos en funcin del orden de clasificacin y, adems identifica cada legajo con una clave asignada para el efecto
Identifica el rea generadora del documento dentro o fuera de la empresa Ordena los documentos determinando si son originales o fotocopiados Organiza los documentos considerando su propsito comunicativo Asigna claves alfanumricas conforme a un sistema de clasificacin exhaustivo y mutuamente excluyente, que considere todas las categoras y subcategoras de: - Origen - Caractersticas - Propsito comunicativo - Herramientas de control - Unidades administrativas de origen u destino - Responsables de envo y recepcin - Fechas y horas de recepcin y envo Presenta los documentos organizados en una carpeta que contiene diferentes legajos en funcin del orden de clasificacin
Insuficiente
No identifica el rea generadora del documento dentro y fuera de la empresa No establece una diferencia entre documentos originales o fotocopiados No considera el propsito comunicativo del documento para su clasificacin La asignacin de claves no corresponde a un sistema especfico o dicho sistema no rene los requisitos de exhaustividad y exclusin mutua o no incluye todas las categoras y subcategoras de: - Origen - Caractersticas - Propsito comunicativo - Herramientas de control - Unidades administrativas de origen u destino - Responsables de envo y recepcin Fechas y horas de recepcin y envo La presentacin fsica de los documentos no refleja su organizacin -
Asignacin de claves
20%
Presentacin fsica del sistema de organizacin
20% 100%

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Nombre del Mdulo:
MATRIZ DE VALORACIN O RBRICA Nombre del Alumno: Grupo: Actividad de evaluacin:
Fecha:
2.1.1. Desarrollo de un proceso de gestin de
la documentacin
2.1 Opera los registros de recepcin, despacho y envo de la documentacin

mediante codificaciones, formatos y polticas establecidas por la empresa.
INDICADORES
Excelente
Desarrolla las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a los registro de recepcin despacho y envo estableciendo las codificaciones correspondientes y adems integra formatos en donde se identifiquen las polticas de una empresa Opera la recepcin de documentacin mediante la asignacin de codificaciones en los formatos establecidos para el efecto de acuerdo con las polticas de la empresa y adems plantea alternativa de mejora a los formatos de registro Efecta el despacho de documentacin de acuerdo con una clasificacin, organizacin y codificacin que d cuenta de la prioridad del despacho de documentacin, determinacin del rea receptora, asignacin de codificaciones de despacho y procedimiento de despacho y, adems propone formas para la mejora de dicho procedimiento Realiza el envo de la documentacin mediante la aplicacin de procedimientos de control del envo, acuses, seguimiento y archivo y, adems proporciona ejemplos de documentos enviados por mensajera, entregados directamente al destinatario o a las oficinas de oficiala de partes.
Desarrolla las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a los registro de recepcin despacho y envo, estableciendo las codificaciones correspondientes. Recibe la documentacin mediante la asignacin de codificaciones en los formatos establecidos para el efecto de acuerdo con las polticas de la empresa Efecta el despacho de documentacin de acuerdo con una clasificacin, organizacin y codificacin que d cuenta de la prioridad del despacho de documentacin, determinacin del rea receptora, asignacin de codificaciones de despacho y procedimiento de despacho. Realiza el envo de la documentacin mediante la aplicacin de procedimientos de control del envo, acuses, seguimiento y archivo.
Insuficiente
No desarrolla las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a los registro de recepcin despacho y envo Recibe la documentacin sin desarrollar procedimiento de registro de la misma. Despacha la documentacin aleatoriamente sin considerar clasificacin, organizacin y codificacin que d cuenta de la prioridad del despacho de documentacin, determinacin del rea receptora, asignacin de codificaciones de despacho y procedimiento de despacho. Enva la documentacin sin recavar acuses u observar algn procedimiento de control del envo
Plantillas
10%
Recepcin
30%
Despacho
30%
Envo
30%
100%
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MATRIZ DE VALORACIN O RBRICA Siglema: CODO-00 PSP evaluador: Resultado de Aprendizaje: Nombre del Mdulo:
Nombre del Alumno: Grupo: Fecha:

Actividad de evaluacin: 2.2.1. Disea un procedimiento de actualizacin y
conservacin del flujo de documentacin
2.2 Controla el flujo de la documentacin en las reas administrativas de la

empresa de acuerdo con tcnicas definidas para la actualizacin peridica de la informacin.
INDICADORES
Excelente
Incluye en el procedimiento un mecanismo de control de flujo de documentos mediante el cual se pueda identificar el estado, situacin o lugar en que se encuentra un documento que, adems cuenta con la posibilidad de saber dicho estado , situacin o lugar precisando das y horas Incluye en el procedimiento controles de acceso y resguardo de los documentos por medios tanto mecnicos como informticos y, adems precisa personas o reas responsables de la autorizacin de acceso y del resguardo de los documentos Incluye en el procedimiento mecanismos para la actualizacin peridica de archivos, estableciendo parmetros temporales de permanencia y flujo, tales como la revisin peridica de manuales, la profesionalizacin del personal o la vigencia de sistemas de seguridad y, adems determina plazos para el envo de documentos a archivo muerto Incluye en el procedimiento los mecanismos de conservacin de archivos considerando herramientas como guas y formatos y, adems proporciona ejemplos de la aplicacin de stos ltimos
Incluye en el procedimiento un mecanismo de control de flujo de documentos mediante el cual se pueda identificar el estado, situacin o lugar en que se encuentra. Incluye en el procedimiento controles de acceso y resguardo de los documentos por medios tanto mecnicos como informticos
Insuficiente
El mecanismo de control es insuficiente para saber el estado, situacin o lugar en que se encuentra un documento en proceso El procedimiento definido de actualizacin y conservacin no establece sistemas de proteccin de documentos ya sea mediante el control del acceso a los mismos o por medio de su resguardo La inclusin de mecanismos para la actualizacin peridica de archivos no establece parmetros relacionados con la permanencia y flujo de documentos
Control de flujo de documentos
25%
Proteccin de documentos
25%
Actualizacin
25%
Incluye en el procedimiento mecanismos para la actualizacin peridica de archivos, estableciendo parmetros temporales de permanencia y flujo tales como la revisin peridica de manuales, la profesionalizacin del personal o la vigencia de sistemas de seguridad Incluye en el procedimiento los mecanismos de conservacin de archivos considerando herramientas como guas y formatos
Conservacin
25% 100%
Menciona la importancia de realizar mecanismos de conservacin de archivos pero no los incluye o no identifica procedimientos para realizarlos
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I.

Gua Pedaggica del Mdulo Control de documentacin

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

2. Datos de Identificacin de la Norma

Ttulo: Unidades de competencia laboral: Cdigo: Nivel de competencia:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

El prestador de servicios profesionales:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Asimismo, el trabajo colaborativo se caracteriza principalmente por lo siguiente:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Para el presente mdulo se hacen las siguientes recomendaciones:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

El estudio de casos es pertinente usarlo cuando se pretende:

Algunos tericos plantean las siguientes fases para el estudio de un caso:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

4. Enfoque del Mdulo

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

5. Orientaciones didcticas y estrategias de aprendizaje por unidad

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Medios de proteccin de documentos

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

6. Prcticas/Ejercicios Nombre del Alumno: Unidad de Aprendizaje 1: Resultado de Aprendizaje:

Modelo Acadmico de Calidad para la Competitividad

Nombre del Alumno: Unidad de Aprendizaje 1: Resultado de Aprendizaje:

Gua Pedaggica y de Evaluacin del Mdulo:

Limitaciones con respecto a los documentos audiovisuales:

Ventajas con respecto a los documentos escritos:

Limitaciones con respecto a los documentos escritos: