Carta NBTP/574-2008

Lima, 29 de octubre de 2008

Seora Marina Malca Lder Estratgico de Administracin y Finanzas Profuturo AFP Andrs Reyes N 489, Piso 3 San Isidro.Estimada Seora Malca, Por medio de la presente damos respuesta a la consulta que se han servido formularnos con relacin al tratamiento laboral y tributario aplicable a los gastos de movilidad que incurren los trabajadores de Profuturo AFP (en adelante, Profuturo). Sobre el particular, los siguientes son nuestros comentarios: 1. Antecedentes

Segn la informacin proporcionada, Profuturo tiene como poltica interna otorgar mensualmente una determinada cantidad de dinero a favor de un grupo de trabajadores para asumir los gastos de movilidad diarios que sus labores exigen. Concretamente, la entrega de dinero para gastos de movilidad se destina a los trabajadores que desarrollan gestiones de ventas de afiliaciones al Sistema Privado de Pensiones que ofrece Profuturo, con la finalidad que puedan visitar a su cartera de clientes. Por lo expuesto, se nos consulta si los gastos de movilidad que otorga Profuturo a dichos trabajadores pueden ser deducibles para fines del Impuesto a la Renta (IR) y si deben ser incluidos en la planilla de remuneraciones como un concepto remunerativo o no.

2. 2.1.

Deduccin de gastos por movilidad Aspectos sustanciales

Mediante el literal a1) del artculo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta (IR), son deducibles1 los gastos de movilidad de los trabajadores que sean necesarios para el cabal desempeo de sus funciones y que no constituyan beneficio o ventaja patrimonial directa de los mismos. Esta misma norma aade que estos gastos de movilidad podrn ser sustentados con comprobantes de pago o con una planilla de movilidad suscrita por el trabajador usuario de la movilidad en la forma y condiciones que sealen las normas reglamentarias. Asimismo, se establece que los gastos sustentados mediante dicha planilla no podrn exceder, por cada trabajador, del importe diario equivalente al 4% de la Remuneracin Mnima Vital Mensual (RMVM) 2 de los trabajadores sujetos a la actividad privada, lmite diario que para el ao 2013 asciende a S/. 30 Nuevos Soles diarios. Por ltimo, este artculo establece que no se aceptar la deduccin de gastos de movilidad sustentados con la planilla, si los trabajadores tienen a su disposicin movilidad (vehculo) asignada por el empleador. Por otro lado, el literal v) del artculo 21 del Reglamento de la Ley del IR precisa que los gastos por concepto de movilidad se sustentarn con comprobantes de pago o con la planilla de gastos de movilidad. Segn se desprende de lo anterior, los gastos por movilidad son aquellos desembolsos en que se incurre a fin de que el trabajador pueda desplazarse de un lugar a otro con la finalidad de poder cumplir con sus labores asignadas y siempre que se encuentren vinculadas con la actividad empresarial del contribuyente. En conclusin, Profuturo puede deducir gastos de movilidad nicamente hasta el lmite diario de 4% de la RMVM por cada trabajador, siempre que sustente dichos gastos con la planilla de movilidad, o en su caso que los gastos de movilidad estn debidamente sustentados mediante comprobantes de pago, no existiendo ninguna otra posibilidad para deducir gastos de movilidad que no sean de libre disposicin de los trabajadores que conforman la fuerza de ventas.

Recogiendo el principio de causalidad, el artculo 37 de la Ley del IR establece que, a fin de establecer la renta neta de tercera categora, se deducir de la renta bruta los gastos necesarios para producirla y mantener su fuente, as como los vinculados con la generacin de ganancias de capital, en tanto la deduccin no est expresamente prohibida por dicha ley. 2 Para el ao 2008, el monto de la remuneracin mnima vital asciende a S/. 550 Nuevos Soles

2.2.

Aspectos formales

Ahora bien, respecto a los aspectos formales que se necesitan para sustentar los gastos de movilidad, stos deben cumplir con las exigencias que seala el Reglamento de Comprobantes de Pago como por ejemplo estar sustentados con facturas o con boletas de ventas respetando las limitaciones que para este ltimo caso prescribe la legislacin del IR. Sin embargo, tratndose de gastos de movilidad sustentados mediante la planilla de movilidad es necesario cumplir con los requisitos especiales que fueron incorporados en el literal v) del artculo 21 del Reglamento de la Ley del IR3, a saber:
1. Numeracin de la planilla. 2. Nombre o razn social de la empresa. 3. Identificacin del da o perodo que comprende la planilla,

segn corresponda.
4. Fecha de emisin de la planilla. 5. Especificar, por cada desplazamiento y por cada

trabajador: 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. Fecha (da, mes y ao) en que se incurri en el gasto. Nombres y apellidos de cada trabajador usuario de la movilidad. Nmero de documento de identidad del trabajador. Motivo y destino del desplazamiento. Monto gastado por cada trabajador.

En el caso que falte alguno de los requisitos sealados en el numeral 5) anterior, respecto a cada desplazamiento del trabajador, slo inhabilita la planilla para la sustentacin del gasto que corresponda a tal desplazamiento. Adicionalmente, deber tenerse en cuenta lo siguiente: Por cada da, se podr sustentar los gastos por concepto de movilidad respecto de un mismo trabajador nicamente con una de las formas

Esta modificacin al texto del Reglamento de la Ley del IR, se realiz a travs del Decreto Supremo N 1592007-EF, vigente a partir del 17 de octubre de 2007.

previstas, es decir comprobantes de pago o en su caso mediante la planilla de movilidad. La planilla de gastos de movilidad puede comprender:

a. Los gastos incurridos en uno o ms das, si incluye los gastos de un solo trabajador es decir que esta planilla permitir reflejar los gastos de movilidad de manera individualizada, incurridos por un trabajador. b. Los gastos incurridos en un solo da, si incluye los gastos de ms de un trabajador, es decir que esta planilla podr agrupar los desembolsos por concepto de gastos de movilidad incurridos por varios trabajadores, nicamente por da. c. Podrn coexistir planillas referidas a uno o a varios trabajadores, siempre que stas se lleven conforme a lo sealado en a) y b) anteriores. d. La planilla de gastos de movilidad deber constar en documento escrito, y ser suscrita por el (los) trabajador (es) usuario (s) de la movilidad. Un punto importante que debemos sealar es que de acuerdo a la normatividad anteriormente glosada, la planilla de movilidad no constituye un libro ni un registro, razn por la cual no es necesario que est legalizado notarialmente. Sin embargo, se recomienda que dicho registro sea legalizado para que el sustento del gasto sea ms fehaciente. Por otro lado, es importante sealar que la Segunda Disposicin Complementaria del Decreto Supremo N 159-2007-EF, contiene normas transitorias que deben ser aplicadas a los gastos de movilidad devengados desde el 1 de enero de 2007 hasta el 17 de octubre de 2007, es decir durante el perodo en que no establecieron los requisitos formales incorporados por la norma reglamentaria. En ese sentido, se dispone que slo se aceptar la deduccin de gastos de movilidad que se hayan devengado hasta dicha fecha, si es que en la planilla de movilidad se identifica al trabajador, el importe, la fecha y la firma de cada trabajador, disponindose que en caso no se cumpla con dicha formalidad ste gasto ser adicionado al cierre del ejercicio 2007. 3. Aspectos laborales y tributarios por gastos por movilidad En lneas generales, los gastos de movilidad constituyen erogaciones necesarias para el desempeo de las funciones asignadas a cada trabajador. En este contexto, la movilidad que normalmente entregan los empleadores a sus trabajadores no constituyen una ventaja patrimonial directa para los

trabajadores ya que no son de su libre disposicin sino que por el contrario se entregan para que stos puedan cumplir con las tareas encargadas dentro de la relacin laboral. En ese sentido, si los importes entregados por gastos de movilidad cumplen con dicho condicionamiento en estricto constituirn condiciones de trabajo puesto que son entregas de dinero destinadas a la realizacin de las actividades propias de cada trabajador, ya que sin su entrega sera imposible cumplir a cabalidad con las directivas dadas por su empleador. Al respecto, el literal i) del artculo 19 del Decreto Legislativo 650 (Ley de Compensacin por Tiempo de Servicios), seala que no se considera remuneracin todos aquellos montos que se otorgan al trabajador para el cabal desempeo de su labor, o con ocasin de sus funciones, tales como movilidad, viticos, gastos de representacin, vestuario y en general todo lo que razonablemente cumpla tal objeto y no constituya beneficio o ventaja patrimonial para el trabajador. Por ello, desde el punto de vista laboral no constituye remuneracin los importes que son entregados a los trabajadores para cubrir gastos reales de movilidad puesto que constituyen una condicin de trabajo. Asimismo, desde la perspectiva tributaria es preciso sealar que de conformidad con el literal a) del artculo 34 de la Ley del IR, constituyen rentas de quinta categora aquellas obtenidas por concepto del trabajo personal prestado en relacin de dependencia, como sueldos, salarios, asignaciones, entre otros. Sin embargo, no se considerarn como tales a las cantidades que percibe el servidor por asuntos del servicio en lugar distinto al de su residencia habitual, tales como gastos de viaje, viticos por gastos de alimentacin y hospedaje, gastos de movilidad y otros gastos exigidos por la naturaleza de sus labores, siempre que no constituyan sumas que por su monto revelen el propsito de evadir el impuesto. Por lo expuesto, tributariamente las sumas entregadas a los trabajadores por concepto de movilidad no califican como rentas de quinta categora y por ende no estn sujetos a la retencin mensual del IR por el mrito de representar gastos reales de movilidad, sin importar si tales montos superan o no el equivalente diario de 4% de la RMVM 4. En ese orden de ideas y con la finalidad de recapitular lo sealado en el presente informe, es preciso dejar en claro que los empleadores en general nicamente pueden deducir gastos de movilidad si los mismos estn sustentados mediante comprobantes de pago (por ejemplo, facturas) o si cumplen con llevar la planilla de movilidad cumpliendo con los requisitos formales sealados en los acpites anteriores.

Esta precisin ha sido establecida en el Informe N 046-2008/2B0000-SUNAT, haciendo referencia a que los gastos entregados por movilidad tienen ese lmite en tanto se sustenten mediante la planilla de movilidad.

Ciertamente, debe hacerse la precisin que las sumas que se entreguen a los trabajadores que representen gastos reales de movilidad no sern considerados remuneraciones y por lo tanto no estarn afectos a los tributos que gravan las remuneraciones ni tampoco sern considerados ingresos de los trabajadores a efectos de considerarlos en el clculo de las retenciones mensuales del IR de quinta categora. Sin embargo, si los empleadores entregan sumas de dinero bajo el concepto de gastos movilidad y en tanto stos s sean de libre disponibilidad para el trabajador, dicho importe s estar afecto a las retenciones por rentas de quinta categora y adems sujeto a los tributos que gravan las remuneraciones, ya que calificara como una remuneracin puesto que representara una ventaja patrimonial a favor del trabajador en la medida que indirectamente se estara subvencionando un gasto futuro el mismo trabajador.

Bajo el esquema sealado en el prrafo anterior, el desembolso sera deducible para efectos tributarios por ser representar una porcin de la remuneracin de cada trabajador al ser en puridad una ventaja econmica ya que sustituira un gasto que obligatoriamente debera incurrir el trabajador de todos modos. Lo anterior se desprende porque para la legislacin laboral peruana toda retribucin que sea de libre disponibilidad y que represente un menor costo patrimonial para el trabajador, ser considerada remuneracin y por lo tanto estara afecta a las contribuciones sociales y a las retenciones de rentas de quinta categora. Es importante sealar que de optarse por esta ltima posicin habra que evaluarse el impacto que se generaran en todos los niveles de medicin de los costos laborales, ya que a pesar de ser deducible para fines tributarios por ser un concepto remunerativo, se estara produciendo por otro lado un efecto en el clculo de los beneficios sociales de todos los trabajadores que perciben gastos de movilidad. A continuacin presentamos un cuadro resumen, en donde se muestran todos los aspectos antes sealados:
Concepto Condicin de Trabajo SI SI NO Deduccin Tributos tributaria remunerativos IR SI NO SI SI NO SI Retencin Quinta categora NO NO SI Sustento

Gastos de Movilidad Reales Gastos de Movilidad Reales Gastos de Movilidad disponibles trabajador

Comprobante de Pago Planilla de Movilidad Planilla Electrnica de Remuneracin

* * * * Sin otro particular, quedamos a su disposicin para las aclaraciones y/o ampliaciones que estimen pertinente realizar.

Juan Carlos Basurco Gerente Divisin Legal y Tributaria Baker Tilly Per

ANEXO I