[Escribir el ttulo del documento] [Seleccionar fecha] LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO Y COMPLEJO Todos estamos familiarizados con

el concepto de sistema en relacin a cualquier realidad que se contemple. As, en el campo de la ingeniera se aplica al funcionamiento de todo tipo de mquinas; en fsica al estudio tanto de las partculas subatmicas como de los astros (sistema solar, galaxias, el universo en general); en biologa a los diversos organismos, unicelulares y pluricelulares; en fisiologa se distinguen variedad de sistemas (sistema circulatorio, digestivo, nervioso, inmunolgico, etc.); en economa se analizan los diferentes sistemas econmicos y financieros (de una determinada rea socio-poltica, de un pas, de una regin, de un sector econmico, de una empresa); las ciencias sociales que diferencian los diferentes sistemas de organizacin de los grupos humanos, sus sistemas de creencias, valores, pautas de comportamiento, etc.; la psicologa, con su enfoque de la persona como sistema abierto, inmerso en un medio con el que interacta a travs de una pautas comunicativas, tambin consideradas como sistema. En un sentido amplio podemos definir un sistema como un conjunto de objetos relacionados entre s mediante una serie de patrones que los mantienen unidos para llevar a cabo una determinada actividad. A mediados del pasado siglo se inicia una corriente que trata de desarrollar una serie de principios comunes a los sistemas estudiados por las diferentes ciencias, en lnea con el pensamiento cientfico general tendente a conseguir una visin integradora de la realidad. Es el caso del auge actual de la ecologa, que utiliza conocimientos tomados del estudio del clima, la biologa, la etologa, la economa y de otros mltiples campos, para crear modelos que permitan explicar el equilibrio de los sistemas vivos y predecir los cambios, a fin de evitar posibles consecuencias catastrficas. Esta lnea de pensamiento sistmico que cristaliza en la Teora General de Sistemas, tiene en el alemn Ludwing von Bertalanffy uno de sus pioneros, con sus trabajos a partir de 1945. El modelo ciberntico Paralelamente, merced al incipiente desarrollo de las computadores y las enormes posibilidades que se abran, Norbert Wiener funda una nueva ciencia, la Ciberntica (hacia 1948), que estudia los sistemas de control y comunicacin de mquinas y organismos, considerando una similitud entre ambos en lo referente a la captacin de informacin, procesamiento y resolucin de problemas. Aparte de los mltiples campos de estudio a los que se ha aplicado el modelo ciberntico (servomecnica, telecomunicaciones, fisiologa, neurologa, psicologa, sociologa, economa), lo que nos interesa destacar del mismo es su anlisis de los sistemas fsicos, en cuanto muchos de sus principios y terminologa han pasado a la Teora Sistmica. El mtodo ciberntico parte de dos grandes supuestos. El primero es que el objeto de estudio es un sistema relativamente cerrado y autnomo. El segundo es la no-sumatividad: un sistema no ha de entenderse como la suma de sus partes, Prof. Lic. Hamilton Nez Portal

[Escribir el ttulo del documento] [Seleccionar fecha] sino que presenta unas caractersticas organizativas propias que le confieren su singularidad. En otras palabras, el conocimiento de los componentes aislados de un sistema no nos permite explicar la complejidad del mismo. Un ejemplo claro es el de la qumica, donde unas pocas sustancias simples dan lugar a multitud de sustancias complejas. Resumamos los principales postulados del modelo ciberntico acerca de un sistema:
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1.- Un sistema posee un medio interno diferente del medio externo en que el se ubica. Entre ambos medios se producen transacciones de energa e informacin. 2.- El sistema recibe energa e informacin (input), emitiendo al exterior la energa e informacin una vez procesadas y modificadas (output). 3.- El sistema cuenta con un acumulador para la retencin de la energa y de una memoria para la retencin de la informacin. 4.- El sistema dispone de un procesador que regula las transacciones energticas e informticas, asegurando que las variaciones internas del estado energtico e informtico sean menores que en el exterior. 5.- El sistema tiende a la homeostasis, es decir a mantener la constancia del medio interno dentro de unos lmites, con independencia de los cambios externos. Si el equilibrio homeosttico interno se rompe, el sistema entra en un estado de oscilacin. 6.- Cuando las salidas del sistema influyen en las entradas, decimos que existe retroalimentacin (feedback), que es la informacin recibida del exterior sobre los efectos producidos por la actividad del sistema. La salida que retorna como entrada es comparada con un estndar de medicin establecido, generando una informacin necesaria para la autorregulacin del sistema mediante las actuaciones oportunas del mismo. 7.- Cuando la retroalimentacin no supera los parmetros establecidos se dice que es negativa. Dicha informacin permite al sistema corregir las desviaciones detectadas para conservar la homeostasis. 8.- Cuando la retroalimentacin sobrepasa los lmites establecidos se considera positiva, rompiendo el equilibrio del sistema, y situndolo en estado de oscilacin. Si la oscilacin es alta y se mantiene en el tiempo, el sistema entra en crisis, pudiendo llegar a su destruccin. Como veremos ms adelante, la retroalimentacin positiva es tambin un poderoso motor de cambio en los sistemas abiertos. 9.- En el modelo ciberntico, las transacciones energtica e informticas son mensurables y por tanto puede ser estudiada la correlacin entre ellas. El modelo sistmico El propsito de L. von Bertalanffy y otros pioneros de la Teora Sistmica es la creacin de modelos Prof. Lic. Hamilton Nez Portal

[Escribir el ttulo del documento] [Seleccionar fecha] aplicables tanto a las ciencias naturales como a las sociales a partir de una serie de principios vlidos para los sistemas en general. Ello no supone considerar que los sistemas fsicos, orgnicos y sociales sean en el fondo lo mismo. Como el mismo von Bertalanffy (1956) afirma: El isomorfismo utilizado es el resultado del hecho de que, en ciertos aspectos, es posible aplicar aplicar abstracciones y modelos conceptuales correspondientes a fenmenos distintos.
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La Teora Sistmica, an asumiendo algunos de los postuladas del modelo ciberntico en lo referente a los sistemas, lo rebasa al proponer que cualquier sistema debe ser considerado como integrado en otro sistema de orden superior y adems est formado por otros sistemas que constituyen sus partes (subsistemas). Slo una porcin de esta cadena de inclusin de unos sistemas en otros puede ser observable. El resto debe ser recreada a base de modelos tericos. Destacando el componente relacional de la teora sistmica, Hall y Fagen (1956) definen un sistema como un conjunto de objetos as como de relaciones entre los objetos y sus atributos (p. 18). Los obje tos son los componentes del sistema, los atributos son las propiedades de los objetos y las relaciones mantienen unido al sistema para realizar las funciones propias del mismo. El mtodo sistmico ofrece una serie de postulados para la investigacin de las relaciones de estratificacin o jerarquizacin entre diversos sistemas, que resumimos a continuacin: 1.- El medio exterior de un sistema es, a su vez, medio interno de un sistema ms amplio (supersistema). 2.- El medio interno de un sistema est compuesto por una serie de subsistemas interactuando entre s. 3.- Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos Un sistema es cerrado si no existe intercambio con el exterior, y por tanto sus componentes permanecen aislados. Es el caso de las mquinas, los relojes o la reaccin qumica que se produce en una probeta sellada en el laboratorio. Por el contrario los sistemas abiertos intercambian materia, energa e informacin con su medio, en un proceso de retroalimentacin a que antes nos hemos referido. Los organismos vivos son ejemplo claro de sistemas abiertos. El concepto de retroalimentacin implica una superacin de la concepcin mecanicista basada en la relacin lineal causa-efecto. La informacin recibida por el agente emisor acerca del efecto producido induce en l una modificacin adaptativa tendente a conservar el equilibrio energtico y el mantenimiento de sus estructuras. Se establece, pues, una relacin de circularidad entre el sistema y el medio. En el caso de la comunicacin humana, resulta evidente que la percepcin de la respuesta del receptor del mensaje modifica el comportamiento del emisor en funcin del tipo de relacin que se haya establecido entre ambos. Si sta es amigable, se buscar adecuar la respuesta para mantener un buen clima en el dilogo, es decir la homeostasis del proceso comunicativo, evitando que ste se rompa. Se puede afirmar, por tanto, que los sistemas abiertos complejos (caso de las personas, los grupos o las organizaciones) son sistemas circulares y automodificativos. 4.- Un sistema no es un mero conglomerado de elementos independientes, sino que funciona como un todo inseparable y coherente. Cada una de sus partes est vinculada de tal modo con las dems, que un Prof. Lic. Hamilton Nez Portal

[Escribir el ttulo del documento] [Seleccionar fecha] cambio en una de ellas provoca una alteracin en el resto y modifica, en mayor o menor medida, el sistema. Se trata del principio de totalidad, o de no-sumatividad antes mencionado. 5.- Todo sistema tiene una finalidad, que incluye una o mltiples funciones. As la finalidad primaria de cualquier organismo es mantenerse vivo y reproducirse, y para ello los diferentes subsistemas que lo componen ejercen las funciones correspondientes: ingestin de nutrientes, expulsin de residuos, mantenimiento de las constantes vitales, actividad sexual, defensa, locomocin en los animales-, etc. Para mantener la homeostasis debe darse un equilibrio dinmico entre los diferentes subsistemas. Y como estamos hablando de sistemas abiertos, sujetos a variaciones del medio, la adaptacin a las mismas es clave. Cuando los cambios externos son demasiado bruscos, intensos y duraderos, de modo que se imposibilita la adaptacin, entonces alguno de los componentes del sistema queda daado, afectando a la totalidad del mismo, conducindolo a la prdida de efectividad el sistema ya no funciona-, y en el caso de los organismos vivos a la enfermedad crnica o a la muerte 6.- En contra del principio anterior del equilibrio del sistema mediante el funcionamiento organizado de sus componentes, acta la entropa, que en fsica se aplica a la segunda ley de la termodinmica, la cual establece que los sistemas naturales tienden a un desorden creciente. Lo que mantiene el sistema es la energa recibida, la utilizada para su propio mantenimiento y la emitida, lo cual debe estar regulado; en otras palabras hablamos de energa organizada, en aplicacin de la primera ley de la termodinmica que afirma que la energa se mantiene constante, no se crea ni se destruye, nicamente puede transformarse de una forma a otra. Por el contrario, en la medida en que a un sistema fsico se le permite que distribuya su energa libremente, lo hace de tal modo que la entropa se incrementa mientras que la energa disponible del sistema para realizar trabajo disminuye. En los seres vivos este proceso entrpico resulta evidente, y finaliza con la muerte. En general, la entropa es tanto ms acentuada cuanto ms cerrado es un sistema, es decir, cuanto ms restringido es el intercambio con otros sistemas. El orden interno se va deteriorando y con ello la energa que lo mantiene. Para evitar su desaparicin el sistema debe abrirse, para recibir nueva energa, ya sea en forma de materia o informacin organizada que le permitan revitalizarse, creando un nuevo orden. Hablamos as de negentropa, a saber, la informacin convertida en organizacin que liga la energa disponible y la canaliza para una funcin eficaz. 7.- En un sistema circular y automodificativo los resultados obtenidos a lo largo de un periodo de tiempo no estn determinados tanto por las condiciones iniciales como por la naturaleza de los procesos desarrollados. Se trata del principio de equifinalidad, segn el cual idnticos resultados pueden tener orgenes diferentes, y viceversa, a partir de condiciones iniciales similares se pueden derivar resultados diferentes. En palabras de L. von Bertalanffy (1956): La estabilidad de los sistemas abiertos se caracteriza por el principio de equifinalidad, esto es, en contraste con los estados de Prof. Lic. Hamilton Nez Portal

[Escribir el ttulo del documento] [Seleccionar fecha] equilibrio de los sistemas cerrados, que estn determinados por las condiciones iniciales, el sistema abierto puede alcanzar un estado independiente del tiempo y tambin de las condiciones iniciales y determinado tan slo por los parmetros del sistema. La empresa como sistema abierto y complejo
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Son numerosos los estudios que aplican la Teora Sistmica al estudio de la empresa, en los que se tienen en cuenta multitud de factores de ndole tcnica (relativas a los procesos de generacin, transformacin, distribucin y comercializacin de las materias y servicios producidos por la empresa), econmicofinanciera, sociolgica, psicolgica, etc., que confluyen en la estructura y funcionamiento de la empresa. Siguiendo a Kast y Rosenzweigh (1970) podemos concebir la organizacin empresarial como un sistema sociotcnico abierto compuesto de una serie de subsistemas. El sistema-empresa recibe un flujo de entradas, las transforma y las enva al exterior en forma de resultados. El contenido de las entradas es diverso, dependiendo de la actividad de la empresa: materiales para su procesamiento, maquinaria, financiacin, contratacin de personas, informacin. Las salidas son en principio los productos y servicios que vende. Pero tambin podemos incluir los resultados obtenidos: econmicos -principal finalidad de una empresa mercantil-, satisfaccin y fidelizacin de los clientes, empleados, proveedores, inversores y dems grupos de inters ligados a la empresa, prestigio social (imagen de marca), etc. Entre las entradas y las salidas se encuentra el proceso de transformacin, que debe regirse por los principios de eficacia y eficiencia. Para ello cuenta con un conjunto de procedimientos de actuacin en las diferentes reas (produccin, administracin, financiera, calidad, compras, comercializacin, investigacin, etc.), a partir de los conocimientos de las personas de la organizacin y de sus funciones especficas. Como sistema complejo que es, en toda empresa se pueden distinguir diferentes subsistemas, dependiendo del enfoque terico seguido. 1.- Subsistema de Administracin Es el subsistema principal de la empresa, la cabeza rectora, pues engloba a toda la organizacin. Establece la estrategia, los objetivos, disea la estructura, los procedimientos operativos, ejerce el control y la coordinacin de las actividades y dirige la relacin con un entorno complejo. En palabras de E. Bueno (1993): la caracterstica principal de la administracin es convertir la informacin en accin a travs de un proceso de cambio orientado a un objetivo que se define por un proceso de decisin. (pp. 436 -437). 2.- Subsistema de Decisin En sentido amplio decidir implica elegir entre varias opciones posibles para resolver un problema o conseguir un objetivo determinado. Como sistema jerrquico que es, en la empresa se adoptan decisiones a diferentes niveles. Lo que aqu nos interesa son las decisiones estratgicas, tomadas al ms alto nivel por la direccin, que afectan al conjunto de la organizacin y de las que va depender su xito o su fracaso. En el proceso de decisin se suelen distinguir tres fases: Prof. Lic. Hamilton Nez Portal

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A. ANLISIS Esclarecimiento de la situacin a travs de la comprensin de los factores que la componen, la incidencia de cada uno de ellos en el conjunto, diferenciando los aspectos clave de los secundarios. Se trata en suma de identificar claramente el problema. En el caso de decisiones estratgicas la direccin debe poseer un conocimiento preciso de la situacin global de la empresa, con datos actualizados de las diferentes reas, lo cual no siempre es posible. Por eso, para llevar a cabo un adecuado anlisis es preciso que el subsistema de informacin funcione. A modo de ejemplo, debemos tener implantado un mtodo de costes que nos permita saber la rentabilidad de un producto, de un centro de trabajo, de un proceso, es decir cunto nos cuesta y cunto beneficio nos produce; cul es nuestra estructura financiera; cul nuestro grado de productividad; el nivel de competencia de los empleados para ejercer su trabajo; el reparto de funciones, etc. Este conocimiento interno debe completarse con un conocimiento del entorno: situacin del sector, competencia, economa general, etc. Definir el problema a afrontar supone saber en qu consiste, las causas, sus efectos actuales en la organizacin y las posibles consecuencias si no se resuelve. Esta fase de anlisis es clave, pues en ocasiones existe la tendencia a proponer soluciones a base de intuiciones, de corazonadas, sin haber clarificado el problema. B. DISEO En esta fase se evalan las alternativas posibles, los pros y contras de cada una de ellas y se decide la que se considera ms adecuada, que pasa a convertirse en objetivo. Se establecen, asimismo, los planes de accin para conseguir el objetivo, con sus metas y plazos. C. IMPLANTACIN Es la fase de la aplicacin del diseo, de la accin. Exige tambin un seguimiento y control de las actuaciones. stas se realizan de acuerdo a lo planificado? sus resultados son los esperados? qu desviaciones se producen? D. MODIFICACIN A PARTIR DE LA RETROALIMENTACIN Aunque implcita en la fase de implantacin, distinguimos una cuarta fase: la modificativa en funcin de las desviaciones detectadas, esto es de la retroalimentacin. Si las resultados sobrepasan los parmetros establecidos, si la retroalimentacin es positiva, hay que reformular el proceso: analizar las causas, modificar el diseo y llevar a cabo las acciones oportunas. Se trata del proceso de circularidad a que antes nos hemos referido. La experiencia nos ensea que con harta frecuencia se ponen en marcha ambiciosos planes con altos presupuestos, sin un seguimiento ni evaluacin del coste-resultado de los mismos; planes que al final no responden a lo esperado y suponen un dispendio de recursos. Algunas de las polticas de las administraciones pblicas son un buen ejemplo de ello. Esto es algo que ninguna empresa mercantil debe permitirse. 3.- Subsistema de Informacin La informacin es un recurso fundamental de toda organizacin. Ha de ser adecuada a la finalidad propuesta, actualizada y disponible en los diferentes niveles de la empresa. Ya hemos visto su importancia en la toma de decisiones. Tanto los responsables de un plan de accin como las personas intervinientes en Prof. Lic. Hamilton Nez Portal

[Escribir el ttulo del documento] [Seleccionar fecha] su ejecucin deben estar informados de los resultados que se van obteniendo. Y en relacin con el entorno, el subsistema de informacin nos permite identificar las necesidades de nuestros clientes, la situacin del mercado, de la competencia, de la situacin econmica general, etc. En este contexto sistmico, cuando hablamos de informacin no nos referimos tanto a la informacin suelta que cada uno recibe o emite de modo informal y episdico -que tambin es aprovechable-, sino a un procedimiento establecido de acuerdo con unos criterios de recepcin, mantenimiento y transmisin, discriminando lo confidencial de lo comunicable, y a quines, cmo y cundo. Este proceso forma parte de la llamada gestin del conocimiento. En un plano ms amplio debemos hablar de comunicacin, que es algo ms que transmisin de datos. Por no extendernos en el complejo fenmeno de la comunicacin en las organizaciones, subrayemos que es un factor clave en el liderazgo. Un lder deber ser un buen comunicador, pues la comunicacin favorece la implicacin y el mantenimiento de un buen clima laboral, la homeostasis de las relaciones personales dentro de la empresa. 4.- Subsistema de Accin Es la operativa de la organizacin: cmo gestiona las entradas, la transformacin de las mismas y genera los resultados. Dentro del subsistema de accin se suelen englobar el subsistema de recursos y el de aplicaciones. (Cf. Jos Cabanelas (1997). 4.1.- Recursos Sus componentes son las entradas que la empresa precisa para llevar a cabo su actividad. Sintetizando: recursos fsicos y tcnicos (materias y productos, maquinaria, instalaciones); recursos financieros (propios y ajenos: inversores, bancos, proveedores); recursos humanos: las personas con sus capacidades, conocimientos y actitudes. 4.2.- Aplicaciones Comprende los procesos de transformacin de las entradas en salidas, ya sean productos o servicios, con la finalidad de conseguir la satisfaccin de los clientes. Se incluyen tambin los resultados de todo tipo antes mencionados. Su funcin primordial es generar valor.

5.- Subsistema Psicosocial Comprende toda la compleja trama de relaciones humanas dentro de la empresa y de sta con su entorno. Apelando a un modelo visual, podemos considerar a la empresa como un crculo inscrito en crculos mayores: los supersistemas que conforman su medio e inciden en ella de modo ms o menos directo. Dentro de estos supersistemas destacamos el marco cultural general del pas y/o los pases donde se desenvuelve (caso de las multinacionales). Centrndonos en las empresas nacionales, la cultura del pas interiorizada por las personas orienta ya unas determinadas pautas de comportamiento. A ttulo de ejemplo, los valores y costumbres predominantes que conforman una suerte de clima social. As el gusto por el trabajo bien hecho o el hbito de la improvisacin y la chapuza; el fomento o no de los comportamientos responsables; la transparencia informativa o la manipulacin y el ocultamiento; la Prof. Lic. Hamilton Nez Portal

[Escribir el ttulo del documento] [Seleccionar fecha] honradez en las relaciones mercantiles o la permisividad ante la falta de la misma; el premio al trabajo y al esfuerzo o el aplauso al listo que logra el xito social con malas artes; el reconocimiento a la persona emprendedora que arriesga o la envidia del pusilnime resentido que se alegra ante el fracaso del aqul; etc. Diferencias personales aparte, lo cierto es que, sin caer en los estereotipos, se puede hablar de una cierta personalidad social determinada por los factores colectivos imperantes. Y aquellas personas ms influidas por el ambiente colectivo traen consigo ese estilo a la empresa. Aunque no est formalizada ni escrita, toda empresa posee una cultura determinada constituida por el conjunto de creencias, valores y actitudes, ms o menos compartidos por sus integrantes, que se plasma en su forma de funcionamiento: relaciones de poder, roles asignados, estilo de comunicacin, toma de decisiones, resolucin de conflictos, afrontamiento de las crisis, etc. En las pequeas y medianas empresas la cultura organizativa est muy condicionada por la personalidad del empresario y su circunstancia personal y familiar. Y nuestra experiencia nos dice que en muchos casos suele darse una notoria contradiccin entre lo que se predica, los valores formales establecidos y el comportamiento real observado. En este aspecto hay que destacar la importancia de instituir una cultura organizativa coherente con la finalidad de la empresa -en ltima instancia, obtener resultados positivos y permanecer en el tiempo-, que se conjugue con el estilo del empresario, para evitar, en lo posible, las contradicciones y los dobles mensajes, fuente incesante de conflictos, con su incidencia negativa en el rendimiento de la organizacin. En el caso de empresas familiares, la mayora de las PYMES, es una buena opcin la de establecer un protocolo que regule las relaciones entre los miembros implicados en la empresa, diferenciando el papel de socio -como copropietario- del de empleado -cuando se realiza alguna funcin en la empresa-; la poltica salarial en funcin del puesto ocupado; el sistema de acceso a la empresa para los descendientes; la ocupacin de determinados puestos de acuerdo con los conocimientos, experiencia e implicacin y no del grado de parentesco, etc. Y en cuanto a la cultura corporativa, es conveniente, tras la correspondiente reflexin, definir formalmente la misin, los valores y el estilo de comportamiento buscados. A la hora de seleccionar a empleados y directivos, adems de evaluar sus conocimientos y aptitudes, debe tenerse en cuenta, principalmente en los puestos de responsabilidad, en qu medida el candidato participa de los valores de la empresa. Con ello nos podremos ahorrar el fracaso de ambos: del candidato que se siente a disgusto, con los efectos negativos consiguientes, y del empresario que se encuentra en la disyuntiva de despedirlo o soportar una situacin conflictiva, porque no es infrecuente que tarde aos en darse cuenta de la inadecuacin del elegido para el puesto, especialmente en momentos de crisis, cuando se necesita ms que nunca el apoyo de sus ms directos colaboradores, y estos han de dar el do de pecho. Pero entonces la decisin del despido puede ser inviable por el alto coste del mismo. Insistimos, por tanto, en la necesidad de una adecuada seleccin de las personas, a ser posible con un filtraje previo realizado por profesionales externos que nos presenten a los candidatos ms idneos. Igualmente, y esto dentro del marco de la comunicacin interna, se hace precisa una poltica de divulgacin de la cultura corporativa entre los miembros de la organizacin, que es una valiosa herramienta de integracin y fomento de la cooperacin de todos, o al menos de la masa crtica necesaria que sirva de ejemplo para los dems y neutralice a los no cooperantes.

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