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INGENIERA EN ADMINISTRACIN INDUSTRIAL Sistemas de Gestin de Calidad

ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD (S.G.C.)

Nombre Alumno Nombre Profesor Asignatura Calidad Fecha

(s) : Marco Antonio Arnguiz G. : Carolina Guzman. : Sistemas de Gestin de : 26 de Abril de 2013

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RESUMEN EJECUTIVO El sistema de gestin de una organizacin es el conjunto de elementos (estrategias, objetivos, polticas, estructuras, recursos y capacidades, mtodos, tecnologas, procesos, procedimientos, reglas e instrucciones de trabajo) mediante el cual la direccin planifica, ejecuta y controla todas sus actividades para el logro de los objetivos preestablecidos. El sistema de gestin de una organizacin comprende diversos sistemas de gestin para la planificacin, la ejecucin y el control de una parte de sus actividades. El sistema de Gestin de la Calidad (SGC) es un componente del sistema de gestin general de una organizacin que establece las directrices de para dirigir y controlar las actividades relacionadas con la calidad, a fin de satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas. Un SGC comprende un conjunto de actividades, estructuras de organizacin de responsabilidades (plasmadas en un organigrama), recursos y capacidades, mtodos, tecnologas (especialmente soportes de informacin y conocimiento), procesos, procedimientos, reglas e instrucciones de trabajo, diseados para apoyar a la direccin en la conduccin de la poltica y los programas de calidad de la organizacin con el fin de alcanzar los objetivos de calidad establecidos de manera eficaz y eficiente.

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DESCRIPCIN Y DESARROLLO DEL SGC Para implantar un SGC acorde con los modelos normativos, una organizacin debe seguir una serie de pasos: ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIN Y CERTIFICACIN DEL SGC
N ETAPAS

1 2 3 4 5 6 7 8 8.1 8.2

Decisin y compromiso de la direccin Planificacin y organizacin del proyecto Autodiagnsitico preliminar Informacin, sensibilizacin y formacin Confeccin de la documentacin Implantacin del SGC Seguimiento y mejora del sistema Proceso de Certificacin Pre - Auditora Auditora

La implantacin del SGC acorde con la norma ISO 9001:2008 precisa de un proceso organizado y cuidadosamente planificado, que consta de una serie de fases en cada una de las cuales hay que realizar ciertas actividades clave para llevar el proyecto al xito.
Decisin y Compromiso Directivo

Planificacin y Organizacin del Proyecto Nombramient o de equipo y Responsable del Plan Autodiagnstico preliminar

Plan de Implantacin

Estudio y confeccin de la documentacin

Info Info rma rma cin cin , , Sen Sen sibil sibil izaci izaci n n y y form form aci aci n n

Implantacin del SIGCA

SGC SGC

Preauditora

mejora INACAP | ETAPAS IMPLEMENTACIN SGC

Seguimiento y

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DECISIN Y COMPROMISO DE LA DIRECCIN El paso inicial en el proceso de implantacin de una SGC (Sistema de Gestin de la Calidad) ha de ser una decisin firme de la direccin general , basada en el anlisis de los retos a que la empresa se enfrenta y la necesidad de introducir tal innovacin en la estructura de gobierno de las actividades organizativas, as como de las ventajas, inconvenientes, costes, problemas a superar y requerimientos a cumplir. Hay que insistir en la importancia de una decisin reflexiva y justificada. Slo con el anlisis lgico de todos los puntos mencionados tiene sentido gerencial la decisin de implantar un SGC. Haciendo mencin a la norma, establece una serie de responsabilidades de la direccin en la definicin, documentacin, implantacin y mejoras del SGC. A travs de su liderazgo y acciones, la direccin puede crear un entorno interno en el que el personal se encuentre plenamente involucrado y en el cual un SGC puede operar eficazmente. Las funciones de la direccin se mencionan a continuacin para tener un enfoque holstico: Compromiso de la Direccin. Enfoque al Cliente. Poltica de la Calidad. Planificacin. Responsabilidad, autoridad y comunicacin. Revisin por la direccin.

PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN DEL PROYECTO Una vez que la direccin ha asumido su compromiso, procede establecer las bases de planificacin y organizacin del proyecto de implantacin del SGC. Las actividades a superar en este aspecto son sustancialmente tres: Creacin del equipo del proyecto. Nombramiento del responsable de conducir el proyecto de implantacin que suele ser el director del equipo y un miembro de la alta direccin (coordinador del sistema y RD). Elaboracin del plan de implantacin, con su correspondiente planificacin y presupuestacin.

El plan de implantacin del SGC es el documento gua para el equipo del proyecto pues marca las tareas a desplegar y los tiempos de logro, as como las necesidades de INACAP | ETAPAS IMPLEMENTACIN SGC 4

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INGENIERA EN ADMINISTRACIN INDUSTRIAL Sistemas de Gestin de Calidad recursos y las personas responsables para cada una de ellas. As, es preciso mantenerlo constantemente actualizado, para ir gestionando las desviaciones de plazos y costes que se produzcan en orden a alcanzar los objetivos fijados en el mximo nivel factible. Las herramientas de gestin de proyectos son fundamentales a estos efectos. Una gran parte del trabajo y de la documentacin del SGC descansa en la labor de grupos. Cada grupo de trabajo debera tener su propio plan de actuacin, subordinacin y coordinado al plan general de implantacin.

El equipo del proyecto debe contar con la presencia de algn miembro de la alta direccin, as como de todos los departamentos vitales en los procesos clave. El conocimiento y la informacin (no slo sobre aspectos de calidad sino del resto de las funciones organizativas) aportados por los miembros de este equipo, han de constituir los elementos de entrada bsicos para la planificacin. Las responsabilidades centrales de este equipo deben incluir: INACAP | ETAPAS IMPLEMENTACIN SGC 5

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La fijacin de los objetivos. La descripcin de las etapas y actividades. La elaboracin del plan de implantacin. La elaboracin del plan de concienciacin, informacin y formacin. La preparacin de la base documental del sistema. El establecimiento de los grupos de trabajo necesarios. La supervisin y el control de la implantacin. La supervisin y el control de la labor de los asesores externos, si los hubiere.

AUTODIAGNSTICO PRELIMINAR Este estudio es el primer paso de contenidos que hay que dar despus de tomar la direccin en post a la decisin de llevar a cabo la implantacin del SGC, y debe desarrollarse con la ayuda del equipo del proyecto. Su propsito principal es estudiar la situacin actual y compararla con el escenario deseado tras la introduccin del modelo de SGC escogido, para apuntar las deficiencias existentes y crear la base del plan de implantacin. Con este fin, se debe acceder a la mxima informacin objetiva factible depositada en documentos y base de datos, as como a entrevistas y encuetas al personal apropiado. Entre los puntos a abordar en este anlisis, deben incluirse los siguientes aspectos: Situacin actual de la empresa. Estado del mercado y de la competencia. Orientacin al cliente y conocimiento y compresin de las necesidades y expectativas de los clientes. Caractersticas del equipo directivo y perfil de estilo de direccin. Estructura organizativa, sistemas administrativos y canales de comunicacin. Cultura y clima organizativos. Perfil y gestin de los recursos humanos-. Pautas y sistemas de diseo del producto y de gestin de la produccin. Infraestructura y recursos tangibles disponibles (dotacin, modernidad tecnolgica y estado de mantenimiento). Relaciones con proveedores y clientes. Gestin comercial. Capacidad y resistencias para el cambio organizativo. INACAP | ETAPAS IMPLEMENTACIN SGC 6

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INGENIERA EN ADMINISTRACIN INDUSTRIAL Sistemas de Gestin de Calidad Planificacin y organizacin de la calidad. Limpieza, orden y seguridad en las instalaciones de la empresa. Sistemas de control y medicin, y uso de la informacin para la direccin. Mejora continua e innovacin. Resultados econmicos, financieros y de calidad.

Una aproximacin prctica para comparar el diseo y el funcionamiento actual del sistema con los requisitos exigidos por la norma, es preparar una tabla de doble entrada, que compare para cada directriz la situacin real y la deseada. El anlisis comparativo para cada elemento debe basarse en la informacin objetiva o en estudios, pruebas o auditoras expresamente diseados a estos efectos. La valoracin no tiene que ser dicotmica (la empresa cumple o no cumple el requisito), sino que puede optarse por una graduacin ms refinada con un sistema de puntuacin y con comentarios que afinen el juicio de las diferencias.
ISO 9001: 2008 - SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
FECHA Atencion: Analisis de:

26-04-2013

(NOMBRE EMPRESA)
Proceso de Implementacin SGC (Sistema de Gestin de Calidad)

4- S IS T E MAD EGE S T IND EL ACAL ID AD

4.1 R E QUIS IT OSG E NE R ALE S R AT IO PUNT AJE B R E C H A OB S E R VAC IONE S

1 Se ha establecido un Sistema de Gestin de la Calidad 2 Se realiza el mejoramiento continuo de la operacin 3 Se han identificado los procesos que afectan la calidad Se ha determinado la secuencia e interaccin de los procesos 4 que afectan la calidad Se han determinado los criterios y mtodos para asegurar la 5 operacin y control de los procesos que afectan a la calidad Se dispone de los recursos e informacin para soportar la operacin y el seguimiento de los procesos que afectan a la 6 calidad Se realiza seguimiento, medicin y anlisis de los procesos 7 que afectan a la calidad Se implementan acciones para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos que afectan 8 a la calidad Se controlan los procesos contratados externamente que 9 afectan a la calidad P UNT AJET OT AL

4 4 4 4 4

1 2 3 4 4

25% 50% 75% 100% 100%

4 4

4 4

100% 100%

4 4 36

4 4 30

100% 100% 83%

Ac se observa una evaluacin integrada por cada punto de la norma ISO 9001: 2008, punto 4 Sistema de Gestin de la Calidad.
ISO 9001: 2008 - SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
FECHA Atencion: Analisis de:

26-04-2013

(NOMBRE EMPRESA)
Proceso de Implementacin SGC (Sistema de Gestin de Calidad)

4- S IS T E MAD EGE S T IND EL AC AL ID AD

4.1 R E QUIS IT OSG E NE R ALE S R AT IO PUNT AJE B R E CH A OB S E R VACIONE S

PUNT AJET O T AL
4.2.1 R E QUIS IT OSD ELA D OCU MENT ACIN - G E NE R ALIDAD E S R AT IO

36

30
PUNT AJE

83%
B R E CH A OB S E R VACIONE S

INACAP | ETAPAS IMPLEMENTACIN SGC 4.2.2 R E QUIS IT OSD ELA D OCU MENT ACIN - MANUAL DECALID AD R AT IO PUNT AJE B R E CH A OB S E R VACIONE S
PUNT AJET O T AL
4.2.3 R E QUIS IT OSD ELA D OCU MENT ACIN - CONT R OL D ELOSD OCU ME NT OS R AT IO

PUNT AJET O T AL

20

20%

12
PUNT AJE

50%
B R E CH A OB S E R VACIONE S

PUNT AJET O T AL
4.2.4 R E QUIS IT OSD ELA D OCU MENT ACIN - CONT R OL D ELOSR E GIS T R OS R AT IO

32

24
PUNT AJE

75%
B R E CH A OB S E R VACIONE S

PUNT AJET O T AL

12

25%

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Se muestra como ejemplo grfico tras un diagnstico.

INFORMACIN, SENSIBILIZACIN Y FORMACIN La implantacin de un nuevo sistema de gestin, especialmente en un rea sensible como la calidad, tiene como baza crtica para su xito la participacin activa y constructiva del personal. Los instrumentos a emplear para fomentar la participacin de los miembros de la organizacin incluyen la informacin completa y actualizada sobre el proyecto de implementacin del SGC, sus repercusiones organizativas y en cada puesto de trabajo, la concienciacin del papel clave de cada empleado en el proceso, y la dotacin a las personas de las competencias que necesitarn para desempear sus funciones y responsabilidades de manera acorde a la organizacin del trabajo que el nuevo sistema impulsar. Lgicamente, la primera prioridad es capacitar a las personas que desempearn un papel relevante en el proceso de desarrollo del sistema, entrenndolas en los INACAP | ETAPAS IMPLEMENTACIN SGC 8

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INGENIERA EN ADMINISTRACIN INDUSTRIAL Sistemas de Gestin de Calidad contenidos especficos de aseguramiento de la calidad, de modelos basados en la certificacin y de gestin de proyectos que van a requerir. Tras alcanzar el nivel ptimo de concienciacin y formacin del equipo motor, la labor debe desparramarse a los mandos intermedios y (con la asistencia y apoyo de stos) al resto del personal y a los grupos de trabajo. Es preciso insistir en que sta no es una fase puntual, sino que muy probablemente debe mantenerse durante toda la ejecucin del SGC aunque adaptando sus propsitos y contenidos; y proseguir tras su finalizacin, mentalizando y entrenando a los miembros de la organizacin en los principios y las tcnicas para la mejora continua. El mayor esfuerzo formativo debe darse al principio del proyecto, para equipar a todos los involucrados con las competencias necesarias para implantar eficazmente el sistema. Las acciones formativas posteriores han de estar motivadas en las necesidades detectadas, en las conclusiones extradas del anlisis de la revisin del sistema, en las conveniencias del reciclaje para la actualizacin continua de conocimientos y en la prudencia de insistir en la transmisin reiterada de mensajes que eviten el desnimo. La preparacin y transmisin de informacin adecuada, relevante y suficiente es vital para la concienciacin y los mismos planes de formacin. Adems, la informacin ha de tener un contenido y una forma adecuada a las necesidades y capacidades de sus destinatarios, para garantizar que la comprendan bien. No obstante, el programa informativo sobre la implantacin del SGC debe incluir una serie de aspectos ineludibles: Una declaracin de la direccin donde deje impreso su compromiso con el proyecto, y delimite los objetivos y los resultados esperados. Descripcin suficientemente completa de la normalizacin y la certificacin de los SGC segn la familia de normas ISO 9000:2008. Informacin individualizada para cada grupo de trabajo, concretando las expectativas de resultados, las actividades a desplegar y los tiempos planificados, y explicando con claridad cmo interrelacionan con el resto de los grupos y actividades del plan general. Informacin continuamente actualizada sobre el progreso del proyecto en trminos generales y para cada uno de los grupos. Difusin de las mejores prcticas en la implantacin que sirvan de referencia para el resto de los grupos y personas.

CONFECCIN DE LA DOCUMENTACIN La creacin de la base documental del sistema constituye una pieza nuclear de las normas ISO 9000, al mismo tiempo que es una de sus tareas ms arduas. El sistema de documentacin debe ofrecer una descripcin coherente de cmo funciona la organizacin. Debe, pues, ser til para los siguientes propsitos: Comunicar la poltica, los procedimientos y los requisitos de la calidad de la organizacin. INACAP | ETAPAS IMPLEMENTACIN SGC 9

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INGENIERA EN ADMINISTRACIN INDUSTRIAL Sistemas de Gestin de Calidad Describir e implantar un SGC efectivo. Proporcionar un mejor control de las prcticas y facilitar las actividades de gestin y aseguramiento de la calidad. Proporcionar las bases documentadas para la auditora de los SGC. Proporcionar continuidad al SGC y a sus requisitos durante circunstancias cambiantes. Capacitar al personal en los requisitos del sistema y en el mtodo para su cumplimiento. Presentar el SGC para fines externos, tales como demostrar el cumplimiento de las normas oportunas. Demostrar la adecuacin del SGC a los requisitos exigidos en condiciones contractuales.

Es interesante tomar en cuenta la norma ISO/TR 10013:2001 Directrices para la documentacin de los sistemas de gestin de la calidad, que ofrece directrices a la organizacin para elaborar, controlar y mejorar documentos en los sistemas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, adaptados a sus necesidades y circunstancias especficas. Sus especificaciones aclaran tanto los documentos requeridos, como los procedimientos para garantizar la trazabilidad en la generacin y el uso eficiente de la documentacin. No existe una estructura o formato preestablecido para el Manual de la Calidad. La norma ISO 9001:2008 se limita a puntualizar que su alcance debe comprender la poltica, los objetivos y los procedimientos documentados de la calidad que la organizacin aplica, de manera completa, precisa y concisa. El Manual debe, pues, especificar todos los requisitos que el SGC de la organizacin comprende. Una forma apropiada de asegurar su cobertura completa de todos los requisitos establecidos por la norma de referencia es relacionar las secciones del Manual con los elementos del sistema impuestos por la norma aplicada; as, adems, se facilita la localizacin de elementos y requisitos. La Jerarqua tpica del sistema documental para un SGC acorde a la norma ISO 9001:2008 es la reproducida a continuacin. Jerarqua del sistema de documentacin del un SGC acorde con la ISO 9001:2008 y la ISO 10013:2001.

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El proceso de preparacin de la documentacin requiere en primer lugar la decisin de la direccin de documentar el SGC en un Manual de Calidad. A continuacin, debe asignar la responsabilidad por dicha tarea al equipo del proyecto. Este cuerpo competente delegado puede elaborar los documentos l mismo, aunque su complejidad y variedad aconsejan la participacin de las personas directamente involucradas en cada proceso, en cuyo caso la funcin de dicho equipo es bsicamente de coordinacin. El equipo del proyecto deber ir constituyendo los grupos de trabajo necesarios que decanten los distintos documentos. En cualquier caso, este equipo debe ser responsable de asegurar la exactitud y la integridad de los documentos. Donde quiera que resulte apropiado, conviene que se usen documentos ya existentes o se incorporen referencias a normas reconocidas o documentos disponibles por el usuario del SGC. Este proceder tiene diversas ventajas: evitar un volumen innecesariamente alto de documentos distintos, acortar el tiempo de elaboracin y ayudar a identificar aquellas reas en las que los incumplimientos deben ser tratados y corregidos. El equipo de proyecto competente para la elaboracin de la documentacin puede afrontar las siguientes acciones, segn sean aplicables: Decidir qu elementos del SGC son aplicables de acuerdo con la norma, para lo cual debe partir del anlisis de los requisitos de mercado y de carcter legal, as como de los procesos de la organizacin y del proceso de mejora continua. Elaborar un listado de las polticas, los objetivos y los procedimientos documentados aplicables del SGC, que ya existen o, en su defecto, desarrollando planes para su desarrollo. Obtener datos respecto al SGC de la organizacin y a sus prcticas instaladas, recurriendo a medios como encuestas o entrevistas. Obtener toda la documentacin y las referencias adicionales existentes en el conjunto de unidades de la empresa. Determinar la estructura y el formato deseados para el Manual de la Calidad. Clasificar los documentos existentes segn dicho formato y estructura. INACAP | ETAPAS IMPLEMENTACIN SGC 11

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INGENIERA EN ADMINISTRACIN INDUSTRIAL Sistemas de Gestin de Calidad Usar cualquier otro mtodo apropiado para completar el proyecto de desarrollo del Manual de la Calidad.

Antes de que el sistema documental se edite, es conveniente que sea sometido a la revisin final por personas responsables, que avalen su claridad, exactitud, adaptabilidad y estructura. Los futuros usuarios de la documentacin tambin deberan tener la oportunidad de evaluar y comentar su aplicabilidad. Es igualmente conveniente que la puesta en circulacin de la documentacin sea aprobada por la direccin responsable de su implantacin, dejndose constancia expresa de dicha autorizacin en cada copia. La distribucin de la documentacin debe proporcionar la seguridad de que todos los usuarios tienen acceso apropiado a aquellas secciones que son imprescindibles para su trabajo. La distribucin y el control adecuados de la documentacin se pueden asegurar, por ejemplo, numerando las copias en forma seriada para los receptores. No obstante, este procedimiento est limitado a la distribucin escrita, y cuando la organizacin recurre a la distribucin por va electrnica debiera establecer otras cautelas de acceso. En cuanto a la actualizacin de la documentacin, el mismo procedimiento documentado de control de los documentos del SGC que la organizacin debe elaborar obligatoriamente, debiera establecer el mtodo para iniciar, desarrollar, revisar, controlar e incorporar los cambios a los documentos; es conveniente que se siga el mismo proceso de revisin y de aprobacin que se emplea en la elaboracin de la versin original del documento. IMPLANTACIN DEL SGC La implantacin del sistema es una fase que se debe solapar a la anterior, de forma que se vayan introduciendo escalonadamente los procedimientos e instrucciones de trabajo al ritmo que se vayan definiendo y aprobando. La gradualidad de la implantacin es muy recomendable, para facilitar la absorcin por las personas del cambio de modelo organizativo, as como para ir testando las decisiones y la idoneidad del diseo de los procedimientos junto con la deteccin de las primeras no conformidades. Debe recordarse que introducir un nuevo SGC no ha de conducir a la parlisis de la empresa, que debe proseguir sus actividades al mejor ritmo posible al mismo tiempo que van calando en los grupos y los empleados los nuevos mtodos de trabajo. SEGUIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA

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INGENIERA EN ADMINISTRACIN INDUSTRIAL Sistemas de Gestin de Calidad Desde el mismo momento en que se implanta un elemento del SGC, la empresa debe empezar a trabajar en la mejora continua. A partir de una cierta fecha del inicio de la implantacin de un procedimiento (un mes suele ser un plazo razonable), el equipo del proyecto (normalmente a travs de la persona de su mximo responsable) debe efectuar una evaluacin de su eficacia a partir de la informacin recogida en el documento oportuno y con los datos almacenados en los registros, a modo de preauditoras. Esta revisin ha de venir en acciones correctivas y preventivas de no conformidades que permitan caminar paulatinamente hacia la optimizacin del sistema. El responsable de calidad debe igualmente supervisar el ritmo de avance del proyecto y los resultados alcanzados en cada etapa, comparndolos con los objetivos preestablecidos, identificando las desviaciones y emprendiendo igualmente las acciones correctoras y preventivas oportunas para erradicarlas. PROCESO DE CERTIFICACIN La certificacin consiste en la emisin por un organismo acreditado de un documento que atestigua la conformidad del SGC de una organizacin con cierta norma de referencia. Esta certificacin puede ir referida a la totalidad de la organizacin, o a una serie concreta de sus actividades. El certificado emitido por la entidad certificadora indica que la organizacin se halla inscrita en su registro de empresas, que es pblico, dando as informacin abierta a aquellas otras organizaciones que deseen conocer qu empresas cumplen el requisito. El certificado lleva igualmente aparejado el derecho a usar la marca correspondiente de empresa registrada por el organismo certificador que haya seleccionado. Para conseguir la certificacin de un SGC, una vez que ha sido implantado y est en funcionamiento, la organizacin interesada debe seguir una serie de pasos y superar un conjunto de pruebas que demuestren la adecuacin del sistema con el modelo de aseguramiento de la calidad que se use como referencia. Por tanto, acudir a una empresa certificadora slo tiene sentido cuando la organizacin ha completado la implantacin del SGC, cumple todo los requisitos de la norma (su auditora interna y la revisin por la direccin as lo acreditan) y tiene a disposicin del equipo auditor todo la documentacin necesaria. Este proceso consta de los siguientes pasos: Bsqueda y seleccin del organismo certificador. Solicitud de certificacin. Estudio de la documentacin. Visita previa para la planificacin de la auditora. Auditora inicial. INACAP | ETAPAS IMPLEMENTACIN SGC 13

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INGENIERA EN ADMINISTRACIN INDUSTRIAL Sistemas de Gestin de Calidad Plan de acciones correctivas. Evaluacin y decisin. Entrega del certificado.

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