UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

MODULO I COMPRAS POR EL REGIMEN DE COMPRA DIRECTA PROCEDIMIENTOS: 1. 2. 3. 4. 5. Compra y pago por Caja Chica Compra y pago por Fondo Fijo Compra y pago por Orden de Compra Compra y pago por Contrato Abierto Compra y pago Documento Pendiente

Guatemala, Enero de 2011

DIRECTORIO
Lic. Estuardo Glvez Barrios Rector Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Secretario General Dr. Carlos Humberto Aldana Mendoza Director General de Docencia Arq. Alenka Irina Barreda Taracena Director General de Extensin Universitaria Dr. Jorge Luis De Len Arana Director General de Investigacin Ing. Rolando Grajeda Tobar Director General de Administracin Lic. Marco Tulio Paredes Morales Director General Financiero Licda. Rosa Mara Ramrez Soto Direccin de Asuntos Jurdicos Lic. Abel Estuardo Garca Gaitn Auditor General Elaboracin Comisin Actualizacin del Sistema Integrado de Compras -SICLic. Luis Felipe Herrera Jurez, Departamento de Contabilidad, Coordinador Lic. Marco Tulio Paredes Morales, Direccin General Financiera Lic. Eusebio Pirir Chamal, Auditora Interna Licda. Mara Leticia Alvizures Ochoa, Direccin de Asuntos Jurdicos Clara Fabiola de Lourdes Daz Ixc, Departamento de Proveedura Licda. Adela Maritza Jicha Pocop, Departamento de Presupuesto Lic. Otto Ren Guzmn Rafael, Departamento de Caja Ing. Jorge Gamaliel Gmez Mndez, Departamento de Procesamiento de Datos Licda. Odilia Elizabeth Dvila Solares, Divisin de Desarrollo Organizacional

Personal de Apoyo Sandra Ivonne Cuyn Soto, Departamento de Proveedura Mara Julissa Velsquez Mazariegos, Divisin de Desarrollo Organizacional Tesoreros (as) de las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad Personal involucrado en el proceso de las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad

NDICE I. Presentacin II. Aprobacin III. Normas Generales IV. Procedimientos de Compra por el Rgimen de Compra Directa 1. Procedimiento de Compra y Pago por Caja Chica 1.1. Normas Especficas 1.2. Descripcin el Procedimiento 1.3. Flujograma 2. Procedimiento de Compra y Pago por Fondo Fijo 2.1. 2.2. 2.3. Normas Especficas Descripcin el Procedimiento Flujograma 1 2 3 5 6 7 8 9 10 11 14 17 18 19 21 24 26 27 29 32 35 36 38 40 42

3. Procedimiento de Compra y Pago por Orden de Compra 3.1. Normas Especficas 3.2. Descripcin el Procedimiento 3.3. Flujograma 4. Procedimiento de Compra y Pago por Contrato Abierto 4.1. 4.2. 4.3. Normas Especficas Descripcin el Procedimiento Flujograma

5. Procedimiento Documento Pendiente 5.1. 5.2. 5.3. V. Normas Especficas Descripcin el Procedimiento Flujograma

Formularios

I. PRESENTACIN La Comisin responsable de la actualizacin del Sistema Integrado de Compras SIC, nombrada por medio de Acuerdo de Rectora No. 0330-2007 del 7 de marzo de 2007, actualiz el Mdulo I de dicho Sistema denominado Rgimen de Compra

Directa integrado por los procedimientos siguientes: Compra y Pago por Caja Chica, Fondo Fijo, Orden de Compra, Contrato Abierto y Documento Pendiente. Adems de la descripcin de los procedimientos, con su respectivo flujograma, se presentan las normas generales del Rgimen y normas especficas por procedimiento, as como los formularios que agilizarn el desarrollo de las actividades. La actualizacin de este Mdulo contempla modificaciones estipuladas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Compra Directa y Contrato Abierto y para compras por el Rgimen de

las necesidades institucionales detectadas

durante la evaluacin del Sistema anterior.

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II.

APROBACIN

III. 1.

NORMAS GENERALES

Ninguna Unidad Ejecutora de la Universidad de San Carlos de Guatemala puede recibir bienes, suministros, obras o servicios antes de que se elabore la orden de compra. Para la liquidacin del expediente de compra directa por Orden de Compra, se fija un plazo hasta de dos (02) das hbiles para unidades ejecutoras ubicadas en el campus universitario y ciudad capital y hasta cinco (05) das hbiles para aquellas que se encuentren fuera del departamento de Guatemala, ambos a partir de la fecha de pago (momento de cancelar el bien o servicio al Proveedor). Son solidariamente responsables por no cumplir esta disposicin el tesorero o quien haga sus veces y el jefe inmediato superior de la unidad solicitante. Caso contrario se proceder a efectuarse el respectivo cargo a la cuenta de deudores a nombre del o los responsables. El cheque inherente a una compra que pase de quince das calendario y no sea retirado por el proveedor, debe ser anulado. Su reposicin debe ser a requerimiento del beneficiario, segn procedimiento interno establecido por el Departamento de Caja. El responsable de la recepcin de los bienes, suministros, obras o servicios, debe verificar la cantidad y calidad de los mismos, conforme a las especificaciones de la Orden de Compra. En la factura original, se debe certificar el ingreso al registro del Almacn o Libro de Inventarios de Bienes Muebles. Este registro tambin conlleva la responsabilidad de elaboracin y obtencin de firmas en las Tarjetas de Responsabilidad de Bienes Muebles a cargo de la persona que tendr en uso y custodia dichos bienes muebles. Todos los cheques con cargo a las cuentas de la Universidad por compras de bienes, servicios, suministros y obras, se debe emitir a favor del proveedor adjudicado. Queda terminantemente prohibida la emisin de cheques al portador. Si el proveedor utiliza facturas de tipo cambiario, o con la indicacin "la factura se cancela nicamente con recibo de caja", debe exigirse por parte del personal responsable el recibo de caja correspondiente, al momento de efectuar el pago. En caso de facturas especiales observar lo contenido en el Artculo 31, prrafos 3o. y 4o. de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y la Circular Direccin General Financiera DGF 15-97 del 27 de octubre, 1997. El Departamento de Contabilidad debe registrar el gasto, con la Orden de Compra y documentos de legtimo abono. Se exceptan de esta norma las compras que implican pagos parciales y los ajustes que con motivo de cierre contable se efecten.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

El formulario de "Modificacin a Orden de Compra" FORM SIC-07-A, debidamente certificado por el Departamento de Presupuesto, debe utilizarse en los siguientes casos: - Por anulacin, incremento o disminucin al valor de una orden de compra previamente contabilizado. - Por cambio a mejores caractersticas del bien sin afectar su precio original, las que deben referenciarse en el apartado de justificacin del propio formulario, previo dictamen tcnico cuando las caractersticas lo amerite. - Por cambio de partidas presupuestales.

IV.

PROCEDIMIENTOS DE COMPRA REGIMEN DE COMPRA DIRECTA

1. PROCEDIMIENTO COMPRA Y PAGO POR CAJA CHICA

1.1.

NORMAS ESPECFICAS DE CAJA CHICA

Norma 1. Autorizacin del Monto de la Caja Chica La autoridad administrativa superior de cada unidad ejecutora, autorizar el monto de la caja chica de conformidad con las necesidades de la misma, hasta por un mximo de Diez por ciento (10%) del monto asignado para fondo fijo. Norma 2. Monto Mximo para Compras por Caja Chica Se pueden efectuar compras menores, que no sean recurrentes, por medio de Caja Chica, hasta un monto mximo de Q. 1,000.00, no siendo necesaria la presentacin de proformas y solicitud de compra. Norma 3. Adjudicacin y Erogacin del Gasto La adjudicacin y erogacin del gasto por medio de caja chica queda implcito con la firma de aceptacin y pguese al reverso de la factura. Norma 4. Asignacin de Efectivo El tesorero otorga el efectivo a los solicitantes para compras menores mediante vale Form. SIC-14-, el cual debe liquidarse con los respectivos documentos de legtimo abono dentro de los tres (3) das hbiles siguientes de haberse entregado el efectivo, debindose devolver el original al solicitante. Norma 5. Asignaciones por Caja Central El Departamento de Caja Central puede efectuar pago de gastos por medio de Caja Chica a dependencias de la Administracin Central, cuando stas no tengan asignado fondo fijo. Norma 6. Reintegro de Caja Chica El Tesorero mediante formulario de Liquidacin de Caja Chica, Form. SIC-15-, liquidar los gastos pagados, el cual debe incluir en la Liquidacin del Fondo Fijo y seguidamente emitir el cheque a nombre del responsable del manejo de la Caja Chica por el valor exacto de lo erogado.

1.2.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

Ttulo del Procedimiento: Compra y Pago por Caja Chica Inicia: Unidad Solicitante Unidad Puesto Responsable MODULO I No. de Formas: 2 Hoja 1 de 1

Termina: Tesorera Paso No. Actividad Establece la necesidad de adquirir un bien o servicio, procede de la forma siguiente: Estima el costo. Solicita al tesorero o quien haga sus veces confirmar disponibilidad presupuestaria y a la vez le requiere formulario de Vale de Caja Chica, Form. SIC-14. Elabora Vale de Caja Chica Form. SIC-14- y solicita autorizacin de autoridad competente. Firma vale autorizando la solicitud y entrega de fondos para efectuar la compra Recibe vale, entrega efectivo y constancia de exencin de IVA, contra firma en el vale de la persona interesada o quien vaya a realizar la compra. Compra el producto o servicio, verifica especificaciones (calidad, cantidad, volumen, etc.), revisa requisitos de la factura, elabora el formulario de exencin de IVA y paga al proveedor. Entrega factura al tesorero o persona que haga sus veces contra devolucin de vale. Recibe factura, devuelve vale a la persona interesada. Tramita segn el caso: - Firma de recib conforme en factura -Ingreso al libro de almacn -Ingreso al libro de inventarios Solicita firma de pguese de la autoridad competente en reverso de la factura Elabora formulario Liquidacin de Caja Chica, Form. SIC-015 y distribuye: Original 1/5 Expediente Copia 2/5 Depto. de Contabilidad Copia 3/5 Auditora Interna Copia 4/5 Depto. de Presupuesto (cuando es transferencia Automtica) Copia 5/5 Tesorera Contina la etapa Liquidacin de la Compra del Procedimiento de Compra y Pago por Fondo Fijo.

1 Persona Interesada Solicitante 2 Autoridad competente Tesorera Tesorero o quien haga sus veces 3

5 Solicitante Persona Interesada 6

Tesorera

Tesorero o quien haga sus veces

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1.3.

FLUJOGRAMA

Universidad de San Carlos de Guatemala Sistema Integrado de Compras -SICTtulo del Procedimiento: Compra y Pago por Caja Chica Elaborado por: Comisin Sistema Integrado de Compras Pgina 1 de 1

Persona Interesada (Unidad Solicitante)

Autoridad Competente (Unidad Solicitante)

Tesorero ( Tesorera)

INICIO

Establece la necesidad de adquirir un bien o servicio, estima costo, confirma disponibilidad presupuestaria

Elabora vale de caja chica FORM. SIC-14 y solicita autorizacin de autoridad competente

Firma vale autorizando solicitud y entrega fondos para efectuar la compra

Recibe vale, entrega efectivo y constancia de exencin de IVA, contra firma en vale

Compra el producto o servicio, verifica especificaciones, revisa requisitos de factura, elabora formulario de exencin de IVA y paga a proveedor Recibe factura, devuelve vale a persona interesada, tramita firma de recib conforme, ingreso de libro a almacn e inventarios

Entrega factura a Tesorero contra devolucin de vale

Solicita firma de pguese de la autoridad competente en reverso de factura

Elabora formulario de Liquidacin de Caja Chica Form. SIC-015 y distribuye de acuerdo a produccin

Continua la etapa Liquidacin de la compra del procedimiento rgimen de compra directa con fondo fijo

FINAL

2. PROCEDIMIENTO COMPRA Y PAGO POR FONDO FIJO

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2.1. NORMAS ESPECFICAS DE FONDO FIJO Norma 1. Autorizacin del Monto del Fondo Fijo La autoridad administrativa responsable de cada unidad ejecutora, fijar el monto del Fondo Fijo a solicitar de conformidad con las necesidades de la misma y la Direccin General Financiera lo autoriza, previa verificacin de la liquidacin del monto total asignado del ejercicio anterior. Norma 2. Ampliacin del Monto del Fondo Fijo Cualquier ampliacin al monto del Fondo Fijo asignado debe ser autorizado por la Direccin General Financiera, para lo cual debe considerar si la unidad interesada demuestra que los fondos asignados originalmente no son suficientes, cuenten con disponibilidad presupuestaria adicional suficiente y estn cumpliendo con una rotacin adecuada de fondos. Norma 3. Monto Mximo para Compras por Fondo Fijo Se pueden efectuar compras por medio de Fondo Fijo, hasta un monto mximo de Q. 10,000.00. Valor sin IVA. Norma 4. Rotacin del Fondo Fijo La solicitud de reintegro que se efecta por medio de la Planilla de Liquidacin y Reintegro de Fondo Fijo Form. -SIC-12-, se debe realizar al estar ejecutado un mximo del 25% de su monto autorizado. Norma 5. Liquidacin Anual del Fondo Fijo El monto autorizado debe ser liquidado al finalizar el ejercicio contable, lo cual debe ser notificado a la Direccin General Financiera por medio de las fotocopias de las Planillas de Liquidacin del Fondo Fijo -SIC-12-, que evidencien su liquidacin total, donde conste la revisin de Auditora Interna, requisito necesario para habilitar el correspondiente del ao siguiente. Norma 6. Proformas a presentar Para compras por medio de Fondo Fijo, la unidad solicitante debe proceder de la forma siguiente: a) b) Compras mayores de Q. 5,000.00, para efecto de comparacin de calidad, precios y caractersticas, debe presentar por lo menos dos (2) proformas. En la proforma se debe solicitar que el proveedor incluya la siguiente informacin: Nmero de Identificacin Tributaria NIT-, Rgimen de Impuesto Sobre la Renta ISR- bajo el cual este sujeto, Nombre o Razn Social a quien debe emitirse el cheque, precios con Impuesto al Valor Agregado IVA- incluido, plazo de entrega y caractersticas de los bienes, suministros o servicios a prestar. 11

Norma 7. Adjudicacin y Erogacin del Gasto La adjudicacin y erogacin del gasto a travs de Fondo Fijo queda implcito con la firma de autorizacin de pago en la factura correspondiente y con la firma de aceptacin en la proforma seleccionada, por la Autoridad Responsable. Norma 8. Compra de Activos Fijos Para adquirir propiedad, planta, equipo e intangibles, grupo 3, debe adjuntarse a la Solicitud de Compra la correspondiente Reprogramacin del Grupo 3 Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles. Norma 9. Compra de Equipo de Cmputo, Redes y Sistema Computarizados En el caso de la compra de equipo de cmputo (computadoras, impresoras, ups, proyectores, pantallas, scanner, y otros dispositivos), aplicaciones a la medida (sistemas y/o programas automatizados) y servicios de instalacin de equipo de red, se debe requerir que cuenten con dictamen tcnico del Departamento de Procesamiento Electrnico de Datos en Administracin Central; y de las unidades informticas o expertos en la materia en las unidades acadmicas debidamente calificados por el Departamento de Procesamiento de Datos, en estos dos ltimos casos deben observarse los parmetros generales de requerimiento de compra publicados en http://www.usac.edu.gt/solicitud. Norma 10. Registros de Renglones de Gasto La codificacin de partidas de gasto es responsabilidad del Tesorero o personal que hace sus veces. El Departamento de Contabilidad efectuar las correcciones contables cuando el caso lo amerite, posterior al acreditamiento en cuenta, enviando copia de las mismas a la Tesorera y Auditora Interna. Norma 11. Transferencias de Fondos Los fondos asignados para el manejo de fondos fijos se realizan por medio de transferencia bancaria, de la manera siguiente: 11.1 Apertura de Cuenta: La Direccin General Financiera, autoriza las aperturas de cuentas bancarias a las Unidades Ejecutoras para la administracin de los fondos asignados a travs del Fondo Fijo de los Programas Ordinarios y Autofinanciables, asimismo, dar alzas y bajas de stas por medio del Sistema Integrado de Informacin Financiera [SIIF-USAC]. 11.2 Solicitud de Transferencia: El Departamento de Contabilidad debe emitir el oficio de Solicitud de Transferencia de Fondos o Emisin de Cheque con el nmero y nombre de cuenta bancaria de la unidad, a la que se debe transferir los fondos requeridos en la Planilla de Liquidacin y Reintegro de Fondo Fijo.

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11.3 Autorizacin: La Direccin General Financiera debe autorizar las transferencias en el Sistema Financiero automatizado y en el oficio de Solicitud de Transferencia de Fondos o emisin de Cheque del Departamento de Contabilidad. 11.4 Transferencias de Fondos: El Departamento de Caja transfiere los fondos a las cuentas bancarias de acuerdo a la autorizacin de la Direccin General Financiera. Traslada expediente y fotocopia certificada de la nota de debito al Departamento de Contabilidad a ms tardar al da hbil siguiente. Norma 12. Plazo para liquidacin de facturas Para la liquidacin de compras por medio de fondo fijo y caja chica, se fija un plazo mximo de quince (15) das calendario a partir de la fecha de pago.

Norma 13. Transferencia Presupuestal Automtica Para la liquidacin de los gastos que requieran transferencias presupuestarias automticas, deben realizarse en formulario de Planilla de Liquidacin y Reintegro de Fondo Fijo, separados de los gastos que no la requieran. As mismo, previo a su gestin ante Auditora Interna y Departamento de Contabilidad, se debe enviar copia de la Planilla de Liquidacin y Reintegro de Fondo Fijo que contiene transferencia automtica con el reporte de transferencia respectiva directamente al Departamento de Presupuesto para su verificacin y correccin.

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2.2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS Ttulo del Procedimiento: Compra y Pago por Fondo Fijo MDULO I Hoja 1 de 3 No. de Formas: 4

Inicia: Unidad Solicitante Unidad Puesto Responsable

Termina: Departamento de Contabilidad Paso No. Actividad Previa comprobacin de disponibilidad presupuestaria y programacin (en el caso de maquinaria y equipo), elabora solicitud de bien o servicio, mediante formulario de Solicitud de Compra (FORM.SIC.-01). En caso de compras mayores de Q. 5,000.00, se debe adjuntar dos proformas.

Solicitante

Persona Interesada

Produccin: Solicitud de Compra -SIC-011/3 Original 2/3 Copia 3/3 Copia Expediente Unidad Solicitante Proveedura y/o Tesorera

Solicita certificacin presupuestaria al tesorero o persona designada y firma de Autoridad Responsable en Solicitud de Compra y proforma seleccionada, traslada. Recibe expediente y numera correlativamente Solicitud de Compra con proforma autorizada, confirma precios, procede de la manera siguiente: a. Elabora cheque, Retencin del ISR cuando corresponda y Exencin de IVA, anota en esta ltima el No. de cheque cuando corresponda. b. Solicita firmas en cheque y en Exencin de IVA a las personas registradas en el Banco y en el Ministerio de Finanzas Pblicas, respectivamente.

Tesorera o Departamento De Proveedura

Tesorero o quien haga sus veces

c.

Recibe producto o servicio, verifica cantidad, calidad, volumen, etc.

d. Revisa que la factura llene requisitos legales, anota en exencin de IVA el No. de factura, o emite factura especial, si el caso lo amerita. e. Entrega al proveedor cheque y, exencin del IVA, contra firma de recibido en factura. f. Adjunta factura (de ser factura cambiara, se debe adjuntar Recibo de Caja) al expediente.

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS Ttulo del Procedimiento: Compra y Pago por Fondo Fijo Unidad Puesto Responsable Paso No.

Hoja 2 de 3

Actividad g. Tramita segn el caso:

Tesorera o Departamento De Proveedura

Tesorero o quien haga sus veces

..3

- Firma de "Recib conforme" en factura. - Ingreso al libro de Almacn. - Ingreso al libro de Inventarios. h. Solicita firma de Autorizacin y pguese en factura a la Autoridad Responsable. Llena Formulario de Planilla de Liquidacin y Reintegro de Fondo fijo y Liquidacin de Caja Chica, si fuera el caso, FORMS. SIC-12 y SIC15, respectivamente, lista facturas, consignando la partida presupuestal que afecta.
Produccin del Formulario de Planilla de Liquidacin y Reintegro de Fondo Fijo y Liquidacin de Caja Chica. FORMS. SIC-12 y SIC-15 Original 1/5 Expediente Copia 2/5 Depto. de Contabilidad Copia 3/5 Auditora Interna Copia 4/5 Depto. de Presupuesto (cuando es transferencia Automtica) Copia 5/5 Tesorera

Tesorera o Departamento de Proveedura

Tesorero o quien haga sus veces

6 7 Profesional de Auditoria Profesional de Contabilidad

Auditora Interna Departamento de Contabilidad

Elabora resumen, en el reverso del Formulario de Planilla de Liquidacin y Reintegro de Fondo Fijo, integrando cada partida presupuestal de gasto utilizada y contable cuando corresponda. Firma conjuntamente con Autoridad Responsable. Anexa documentacin de soporte de Compra al Formulario de Planilla de Liquidacin y Reintegro de Fondo Fijo, retiene copia 5/5, traslada. PUNTO DE CONTROL Revisa liquidacin y emite Nota o Aviso de Auditoria si es necesario. Recibe expediente, efecta registros contables y elabora oficio de Solicitud de transferencia de fondos o emisin de cheque, traslada Recibe expediente, efecta transferencia bancaria con base a Solicitud de transferencia de fondos o emisin de cheque por el valor del reintegro del fondo fijo y a la cuenta de la Unidad Solicitante.

Departamento de Caja

Jefe del Departamento de Caja

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS Ttulo del Procedimiento: Compras por medio de Fondo Fijo Departamento de Caja Departamento de Contabilidad Auditora Interna Jefe del Departamento de Caja Persona designada Auxiliar de auditoria

Hoja 3 de 3

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Adjunta copia certificada de nota de debito al expediente y distribuye copia de nota de debito a la Unidad Solicitante y Depto. De Contabilidad. Traslada. Recibe expediente, verifica nota de debito y traslada al archivo. PUNTO DE CONTROL Revisa transferencia y emite recomendaciones si es necesario.

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2.3. FLUJOGRAMA
Universidad de San Carlos de Guatemala Sistema Integrado de Compras -SICTtulo del Procedimiento: Compras por Medio de Fondo Fijo Elaborado por: Comisin Sistema Integrado de Compras Pgina 1 de 1

Persona Interesada (Unidad Solicitante)

Tesorero o Persona Designada (Agencia de Tesorera o Departamento de Proveedura)

Profesional de Contabilidad (Departamento de Contabilidad)

Cajero General (Departamento de Caja)

INICIO

Elabora solicitud de bien o servicio, mediante formulario de solicitud de compra FORM. SIC-01, adjunta proforma, distribuye de acuerdo a produccin Adjunta factura al expediente, tramita segn el caso: Firma de recib conforme en factura, ingreso al libro de almacn y de inventarios

Solicita certificacin presupuestaria al Tesorero o persona designada y firma a autoridad competente en solicitud y proforma

Recibe expediente, numera correlativamente solicitud y proforma autorizada y confirma precios

Elabora cheque, formulario de retencin del ISR cuando corresponda y exencin de IVA y anota en cheque

Solicita firma de pguese en factura a la Autoridad Competente

Solicita firmas en cheque y en exencin de IVA a apersonas registradas en el Banco y en Ministerio de Finanzas Pblicas

Llena formulario de liquidacin y solicitud de reembolso de Fondo Fijo y liquidacin de caja chica, si fuera el caso FORMS SIC-12 y SIC-15, distribuye de acuerdo a produccin

Recibe producto o servicio, verifica cantidad, calidad, volumen, etc.

Elabora resumen en reverso de formulario de liquidacin y solicitud de reembolso, integra partida presupuestal utilizada Recibe expediente, efecta registros contables y elabora oficio de solicitud de acreditamiento y traslada Recibe expediente, efecta transferencia bancaria a la cuenta de la Unidad Solicitante

Revisa que factura llene requisitos legales, anota en exencin de IVA nmero de factura o emite factura especial si el caso lo amerita

Firma conjuntamente con Autoridad Responsable

Entrega a Proveedor cheque y exencin de IVA, contra firma de recibido en factura

Anexa documentacin de soporte de compra al formulario de liquidacin y solicitud de reembolso de fondo fijo, retiene copia 5/5 y traslada

Revisa liquidacin y emite aviso de auditoria si es necesario

PCAUD PCAUD
Revisa transferencia y emite recomendaciones si es necesario

Recibe expediente, verifica nota de dbito y archiva

Adjunta fotocopia certificada de nota de debito al expediente y distribuye copia a la Unidad Solicitante y Depto. De Contabilidad. Traslada

FINAL

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3. Procedimiento Compra y Pago por Orden de Compra

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3.1. NORMAS ESPECFICAS PARA COMPRA Y PAGO POR ORDEN DE COMPRA Norma 1. Autorizacin del Monto de las Compras Directa El monto de la compra por medio de Orden de Compras es de Q. 10,000.01 a 90,000.00 no incluye IVA, de conformidad con lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Norma 2. Adjudicacin y Erogacin del Gasto Las autoridades estipuladas en el Artculo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, son responsables de aprobar la adjudicacin de la compra, as como la erogacin del gasto. Norma 3. Pagos Parciales Toda contratacin que implique pagos parciales, debe tramitarse con Orden de Compra sin importar el monto, ya sea por mantenimiento de equipo, arrendamientos, mantenimiento de edificios, contratacin de servicios tcnicos y/o profesionales, entre otras, se debe faccionar contrato o acta administrativa que contenga todos los pormenores de la negociacin a discrecin de la autoridad administrativa superior, y segn sea el caso. No pueden efectuarse pagos parciales por medio de fondo fijo o documentos pendientes, ya que el expediente completo queda en el Departamento de Contabilidad; la Tesorera o el Departamento de Proveedura debe tramitar cada pago parcial con los requisitos de liquidacin consignados en la factura original, exencin de IVA, retencin de ISR cuando corresponda, publicacin en GUATECOMPRAS, informes y fotocopia de la Orden de Compra, con los cuales proceder tambin a liquidar el cheque. Norma 4. USO DE GUATECOMPRAS 4.1 Ofertas electrnicas

Previo a utilizar la oferta electrnica La unidad solicitante debe consultar en el portal de Guatecompras el catalogo de Contrato Abierto si existen bienes, suministros, obras y servicios requeridos; de no cumplir con los requisitos o especificaciones tcnicas se debe imprimir la Declaracin del Comprador y proceder: 4.1.1 De conformidad a la Solicitud de Compra SIC-01-, el Usuario Comprador Hijo Operador, opera y prepara en el sistema las especificaciones tcnicas de las bases de los procedimientos de compras y contrataciones de bienes, suministros, obras y servicios. 4.1.2 Traslada el expediente al Usuario Comprador Hijo Autorizador, para publicar y operar concursos de los procedimientos de compras y contrataciones de bienes, suministros, obras y servicios.

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4.1.3 En un trmino de tres das el Usuario Comprador Hijo Autorizador imprime las ofertas electrnicas y traslada al jefe de la unidad para su autorizacin de la oferta que ms convenga a la institucin. 4.1.4 El Usuario Comprador Hijo Autorizador, publica la oferta electrnica adjudicada por el jefe de la unidad. 4.1.5 En caso de ausencia de ofertas electrnicas o que las mismas no cumplen con los requisitos solicitados, la compra se debe efectuar directamente en la entidad que el jefe de la unidad considere conveniente a los intereses de la institucin, adjuntando la justificacin respectiva previendo las inconformidades de los proveedores. En la oferta electrnica el proveedor debe incluir la siguiente informacin: Nmero de Identificacin Tributaria NIT-, Rgimen de Impuesto Sobre la Renta ISR- bajo el cual este sujeto, Nombre o Razn Social a quien debe emitirse el cheque, precios con Impuesto al Valor Agregado IVA- incluido, plazo de entrega y caractersticas de los bienes, suministros o servicios a prestar. 4.2 Compras sin concurso (no utiliza oferta electrnica) Se refiere a todo procedimiento administrativo regulado en la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento que no requiere concurso. En estos casos, a ms tardar o una vez recibido el bien, servicio o suministro se deber publicar la documentacin de respaldo que conforma el expediente administrativo que ampara la negociacin realizada, por constituir informacin pblica de oficio. Cuando la informacin que respalda este tipo de procedimiento sea publicado automticamente por medio de los sistemas presupuestarios y de gestin, las entidades requirentes o contratantes debe anexar manualmente la documentacin de respaldo. En esta modalidad aplica solamente a los pagos de servicios bsicos (energa elctrica, agua, alcantarillado, telefona, arrendamiento de edificios y acometidas elctricas), as como habilitacin y autorizacin de formas por la Contralora General de Cuentas, contratacin de servicios tcnicos y profesionales. Para finalizar el evento de compra directa por medio de Orden de Compra, sin concurso se debe publicar en GUATECOMPRAS, los datos de la factura u otros documentos de respaldo. Norma 5. Compra y Recepcin de Equipo de Cmputo, Redes y Sistemas Computarizados En el caso de la compra de equipo de cmputo (computadoras, impresoras, ups, proyectores, pantallas, scanner, y otros dispositivos), aplicaciones a la medida (sistemas y/o programas automatizados) y servicios de instalacin de equipo de red, se debe requerir que cuenten con dictamen tcnico del Departamento de Procesamiento Electrnico de Datos en Administracin Central; y de las unidades informticas o expertos en la materia en las unidades acadmicas debidamente calificados por el Departamento de Procesamiento de Datos, en estos dos ltimos casos deben observarse los parmetros generales de requerimiento de compra publicados en http://www.usac.edu.gt/solicitud. 20

Norma 6. Compra y Recepcin de Equipo o Suministros Especializados En el caso de las compras y recepcin que por su naturaleza as lo requieran (reactivos, equipo especializado utilizado para estudios especficos), la unidad solicitante, cuando lo amerite o lo crea necesario, puede solicitar dictamen tcnico para la compra y recepcin de los mismos. Norma 7. Construccin de Obras, Estudios, Diseos y Similares En los casos de construccin de obras, remodelaciones, instalaciones diversas, estudios, diseos y otros similares de cualquier monto, se debe faccionar contrato o acta administrativa que contenga todos los pormenores de la negociacin a discrecin de la autoridad administrativa superior, y segn sea el caso, as como acta de recepcin. As mismo, debe contar con la revisin y aprobacin de la Divisin de Servicios Generales, previo a realizar el trmite administrativo de contratacin y su liquidacin, segn Acuerdo de Rectora No. 486-99 del 5 de mayo de 1999.

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3.2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS Ttulo del Procedimiento: Compras Directas por Orden de Compra Inicia: Unidad Solicitante Unidad Puesto Responsable MDULO I Hoja 1 de 3 No. de formas: 4

Termina: Departamento de Contabilidad Paso No. Actividad

Elabora formulario de Solicitud de Compra (FORM.SIC.01). Produccin Solicitud de Compra -SIC-01-

1 Solicitante Persona Designada

1/3 Original Expediente 2/3 Copia Unidad Solicitante 3/3 Copia Proveedura y/o Tesorera Solicita certificacin presupuestaria al tesorero o persona designada, traslada. Firma Solicitud de Compra SIC -01-Traslada.

2 Solicitante Tesorera o Departamento de Proveedura Solicitante Autoridad Competente 3

Persona Designada Autoridad Competente

Procede de conformidad con la Norma 4 de la Normas Especficas y traslada las ofertas electrnicas para adjudicacin. Recibe ofertas electrnicas y adjudica. Traslada

5
Recibe expediente, publica adjudicacin en Guatecompras y elabora Orden de compra para proveedor seleccionado (FORM.SIC-07), le asigna nmero de emisin, obtiene firmas de autoridad responsable y certifica disponibilidad presupuestal. En el caso de compra de activos fijos, debe adjuntarse programacin. Traslada.

Tesorera o Departamento de Proveedura

Tesorero o Persona Designada

Produccin Orden de Compra 1/7 Depto. de Contabilidad 2/7 Expediente 3/7 Auditoria Interna 4/7 Proveedor 5/7 Depto. de Presupuesto 6/7 Unidad Solicitante 7/7 Proveedura o Tesorera Recibe la Orden de Compra y procede de la forma siguiente:

Departamento de Presupuesto

Persona Designada

a) Califica el gasto y certifica disponibilidad presupuestal

de expedientes provenientes de Unidades Ejecutoras que no cuenten con Tesorero, as como del Departamento de Proveedura, sin importar el monto.

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS SICTtulo del Procedimiento: Compras Directas por Orden de Compra Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad

Hoja No.2 de 3

b) Califica el gasto y certifica disponibilidad presupuestal de expedientes que implican pagos parciales sin importar el monto. c) Certifica disponibilidad y califica el gasto en los casos que la compra sea mayor a Q.30,000.00 Persona Designada ..7 d) Recibe copia del formulario SIC 07- menores de Q. 30,000.00 certificado por Tesorera de la unidad solicitante y actualiza en el sistema presupuestario. En caso de errores, emite nota segn procedimiento interno. Traslada. Recibe expediente completo, procede de la forma siguiente:
a. Solicita y recibe bienes, suministros o servicios y la factura, revisa que llene especificaciones (cantidad, calidad, volumen, o informes), y cuando corresponda verifica presentacin de garantas o fianzas.

Departamento de Presupuesto

Tesorera o Departamento de Proveedura

Tesorero o persona designada

b. Cuando la naturaleza del bien lo requiera, debe elaborarse acta de recepcin de los bienes, con opinin favorable del personal tcnico o profesional competente. c. Elabora formulario de Retencin del Impuesto Sobre La Renta ISR- cuando corresponda. d. Requiere firma de recib conforme de la persona solicitante; y a la autoridad responsable la autorizacin y pguese en la factura. e. Certifica en la factura ingreso al libro de inventarios o almacn .Traslada

Auditora Interna Departamento de Contabilidad

Profesional de Auditoria Profesional de Contabilidad

10

Departamento de Caja

Persona designada

11

Recibe expediente, revisa conforme a procedimiento interno. De ser necesario emite nota o Aviso de Auditoria, traslada. Recibe expediente, efecta operaciones contables y enva oficio al Departamento de Caja para emisin de cheque, segn procedimiento interno, traslada Recibe expediente, elabora cheque, obtiene firmas del Asistente Ejecutivo de la Direccin General Financiera y del Jefe del Departamento de Caja, segn procedimiento interno, traslada.

23

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS SICTtulo del Procedimiento: Compras Directas por Orden de Compra Inicia: Unidad Solicitante Unidad Puesto Responsable Termina: Departamento de Contabilidad Paso No. Actividad

Hoja No.3 de 3

Recibe expediente y cheque, procede de la forma siguiente: a. Elabora exencin

del Impuesto al Valor Agregado IVA-, anota nmero de factura. Solicita firmas a las personas registradas en el Ministerio de Finanzas Pblicas y entrega.

Tesorera o Departamento de Proveedura

Tesorero o Persona Designada

12

b. Entrega al proveedor constancia de retencin ISR cuando corresponda y cheque contra firma de recibido, en duplicado de cheque voucher. c. Adjunta recibo de caja en el caso de facturas cambiarias. d. Adjunta copia de voucher al expediente. e. Finaliza el evento en Guatecompras segn norma 4, numeral 4.2. Liquida el expediente, consigna el nmero de factura en el apartado de la Orden de Compra Liquidacin de la Compra y solicita firma de la autoridad responsable. Traslada

Auditora Interna Departamento de Contabilidad

Profesional de Auditoria Encargado de Archivo

13

14

Recibe expediente, revisa conforme procedimiento interno, enva expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo. Recibe expediente, archiva conforme procedimiento interno.

24

3.3.

FLUJOGRAMA

Universidad de San Carlos de Guatemala Sistema Integrado de Compras -SICTtulo del Procedimiento: Compras por Medio de Orden de Compra Elaborado por: Comisin Sistema Integrado de Compras Pgina 1 de 2

Persona Designada (Unidad Solicitante)

Autoridad Competente (Unidad Solicitante)

Persona Designada (Tesorera o Departamento de Proveedura)

Persona Designada (Departamento de Presupuesto)

INICIO

Elabora solicitud de bien o servicio, mediante formulario de solicitud de compra FORM. SIC-01 y distribuye de acuerdo a produccin

Solicita certificacin presupuestaria al tesorero o persona designada, traslada

Firma Solicitud de Compra SIC -01Traslada.

Procede de conformidad con la Norma 4 y traslada las ofertas electrnicas para adjudicacin

Recibe ofertas electrnicas y adjudica. Traslada

Recibe expediente, publica adjudicacin en Guatecompras y elabora Orden de compra (FORM.SIC07), para proveedor seleccionado, le asigna nmero de emisin, obtiene firma de autoridad responsable y certifica disponibilidad presupuestal

Recibe la orden de compra

Para unidades de que no cuenten con Tesorero, califica el gasto y certifica disponibilidad presupuestal de expedientes provenientes de Depto. Proveedura

En el caso de compra de activos fijos, debe adjuntarse programacin y distribuye de acuerdo a produccin

Califica el gasto y certifica disponibilidad presupuestal de expediente que implican pagos parciales sin importar el monto

Recibe copia de SIC07, certifica por Tesorera de la unidad solicitante y actualiza el sistema presupuestario

En caso de errores, emite nota segn procedimiento interno y traslada

25

Universidad de San Carlos de Guatemala Sistema Integrado de Compras -SICTtulo del Procedimiento: Compras por Medio de Orden de Compra Elaborado por: Comisin Sistema Integrado de Compras Pgina 2 de 2

Tesorero o Persona Designada (Agencia de Tesorera o Departamento de Proveedura)

Auditor o persona designada (Auditora Interna)

Profesional Designado (Departamento de Contabilidad)

Persona Designada (Departamento de Caja)

Auditor o persona designada (Auditora Interna)

Recibe expediente completo

Solicita y recibe bienes, suministros o servicios y la factura, revisa que llene especificaciones y cuando corresponda verifica garantas y fianzas

Elabora formulario de retencin del ISR cuando corresponda

Cuando la naturaleza del bien lo requiera, deber elaborar acta de recepcin de los bienes, con opinin favorable del personal competente

Requiere firma de recib conforme de la persona solicitante y a la autoridad responsable la autorizacin y pguese en factura

Elabora exencin del IVA, anota nmero de factura, solicita firmas a personas registradas en el Ministerio de Finanzas Pblicas

Certifica en la factura ingreso al libro de inventario o almacn y traslada

Recibe expediente, revisa, firma y sella, de ser necesario emite nota de Auditora segn procedimiento interno y traslada

Recibe expediente, efecta operaciones contables y enva oficio al Departamento de Caja para emisin de cheque y traslada

Recibe expediente, elabora cheque, obtiene firmas del Asistente Ejecutivo de Financiero y del Jefe de Caja segn procedimiento interno y traslada

Recibe expediente y cheque

Entrega al proveedor exencin de IVA, constancia de retencin de ISR cuando proceda y cheque contra firma de recibido en duplicado de cheque voucher

Adjunta recibo de caja en el caso de facturas cambiarias y copia de voucher al expediente

Finaliza el evento en Guatecompras segn norma 4, numeral 4.2

Liquida el expediente, consigna el nmero de factura en el apartado de la orden de compra, solicita firma de autoridad responsable y traslada

Recibe expediente revisa conforme programa de auditora, enva expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo

Recibe expediente, archiva conforme procedimiento interno

FINAL

26

4. Procedimiento Compra y Pago por Contrato Abierto

27

4.1. NORMAS ESPECFICAS PARA COMPRA Y PAGO POR CONTRATO ABIERTO Norma 1 Obligatoriedad Las entidades del sector pblico pueden comprar en forma directa y sin necesidad de realizar licitaciones ni cotizaciones, la cantidad que necesiten de cualquier de los productos disponibles en un Contrato Abierto, sin lmites de montos. Norma 2. Condiciones y Requisitos para compras por Contrato Abierto Se deben efectuar compras de bienes, suministros y servicios por contrato abierto cuando cumplan con las condiciones y requisitos establecidos por la Universidad de San Carlos de Guatemala. Norma 3. Excepcin La compra de bienes importados mediante el Sistema de Contrato Abierto contenido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, no proceder su aplicacin en la Universidad de San Carlos de Guatemala, ya que de conformidad con el Artculo 88 de la Constitucin Poltica de la Republica, la Universidad esta exenta de impuestos, arbitrios y contribuciones sin excepcin alguna, prevaleciendo la Jerarqua Constitucional. Se exceptan aquellos casos en que se utilice contrato abierto, cuando se convenga mediante contrato con el proveedor la deduccin de los impuestos de acuerdo a la pliza de importacin contra entrega de Franquicia tramitada por el Departamento de Proveedura. Norma 4. Vigencia del Contrato Abierto Se pueden realizar compras por contrato abierto cuando el proveedor entrega los bienes, suministros y servicios en un perodo que no exceda cinco (5) das antes que la vigencia del contrato abierto finalice. Si la vigencia del contrato abierto, no abarca el perodo de entrega de los bienes y servicios y de acuerdo a los montos, se debe suscribir Contrato o Acta administrativa en la que consten todos los pormenores de la negociacin, para garantizar el cumplimiento por parte del proveedor. Norma 5. Responsabilidad Las autoridades administrativas segn el artculo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, no pueden autorizar la adjudicacin y pago de las adquisiciones hechas por otros regmenes si los precios son iguales o superiores a los que figuren en los listados de bienes y suministros adjudicados en contrato abierto. Adems que las condiciones sean iguales o mejores a las requeridas en las bases de cotizacin y licitacin solicitadas por las unidades ejecutoras de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 28

Norma 6. Solicitud de Compra por Contrato Abierto Mediante la Solicitud de Compra Forma SIC-01-, debe detallarse las condiciones y requisitos de los bienes y servicios que se requieren, y para el caso de equipo de cmputo o bienes que por su naturaleza lo requieran debern contar con dictamen tcnico. Norma 7. Compra y Recepcin de Equipo de Cmputo, Redes y Sistemas Computarizados En el caso de la compra de equipo de cmputo (computadoras, impresoras, ups, proyectores, pantallas, scanner, y otros dispositivos), aplicaciones a la medida (sistemas y/o programas automatizados) y servicios de instalacin de equipo de red, se debe requerir que cuenten con dictamen tcnico del Departamento de Procesamiento de Datos en Administracin Central; y de las unidades informticas o expertos en la materia en las unidades acadmicas debidamente calificados por el Departamento de Procesamiento de Datos, en estos dos ltimos casos deben observarse los parmetros generales de requerimiento de compra publicados en http://www.usac.edu.gt/solicitud. Norma 8. Presentacin de Fianzas Al momento de recibirse los bienes o servicios el tesorero o quien haga de sus veces ser responsable de solicitar las Fianzas de Calidad y de Funcionamiento, de acuerdo a la naturaleza de los mismos. Norma 9. Recepcin de los Bienes, Servicios o Suministros Para la recepcin de los bienes, suministros y servicios adquiridos por contrato abierto y cuando la naturaleza del bien o servicio lo requieran, se debe elaborar acta administrativa de recepcin. Norma 10. Sanciones Cuando el proveedor incumpla con las obligaciones contenidas dentro del contrato abierto y aquellas a que se refiere los artculos 85, 86, 87 y 88 de la Ley de Contrataciones del Estado, la Autoridad Competente de la unidad, debe reportarlas para la sancin correspondiente. Cuando el proveedor incumpla con el artculo 86 de la Ley de Contrataciones del Estado, en cuanto a la calidad de los bienes y servicios, la Autoridad Competente debe denunciarlo ante la Comisin de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo de Contrato Abierto, para que sta emita opinin tcnica y se agregue al expediente administrativo para emitir sanciones.

29

Norma 11. Ejecucin de la Fianza de Cumplimiento del Contrato Al quedar firme el procedimiento administrativo y ejecutada la sancin correspondiente, se debe notificar a la Direccin Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que esta haga efectiva la fianza de Cumplimiento.

30

4.2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS Ttulo del Procedimiento: Compra y Pago por Contrato Abierto Inicia: Unidad Solicitante Unidad Puesto Responsable MDULO I Hoja 1 de 3 No. de formas: 3

Termina: Departamento de Contabilidad Paso No. Actividad

Elabora formulario de Solicitud de Compra (FORM.SIC.01), con la descripcin de las caractersticas de bienes, servicios y suministro para compra por Contrato Abierto-.

1 Solicitante Persona Designada

Produccin Solicitud de Compra -SIC-011/3 Original 2/3 Copia 3/3 Copia Expediente Unidad Solicitante Proveedura y/o Tesorera

2 Solicitante Autoridad Competente

Solicita certificacin presupuestaria al tesorero o persona designada, traslada. Recibe Solicitud de Compra Formulario SIC-01, revisa descripcin de caractersticas del bien y autoriza la compra

Tesorera o Departamento de Proveedura

Tesorero o Persona Designada

Solicitante

Autoridad Competente

Accede a pgina de Internet www.GUATECOMPRAS.gt, consulta los listados de los bienes, servicios o suministros adjudicados por contrato abierto, compara las caractersticas publicadas, contra las caractersticas del bien solicitado en SIC-01. Si las caractersticas del bien ofertado por contrato abierto son iguales o mejores, confirma existencia, plazo de entrega y otras condiciones con el proveedor seleccionado y adjunta fotocopia del contrato, aprobacin del contrato y sus ampliaciones, si este fuera el caso. Requiere al Proveedor seleccionado la propuesta econmica de los bienes, servicios y suministro para
compra por Contrato Abierto; autoriza la misma y traslada.

Elabora Orden de Compra -FORM.SIC-07-, a favor del proveedor adjudicado, asigna nmero de emisin y obtiene firmas. En el caso de compra de activos fijos, debe adjuntarse programacin. Traslada Tesorera o Departamento de Proveedura
Procede de la siguiente forma:

Tesorero o Persona Designada

a) Si la compra es menor a Q 30,000.00 certifica disponibilidad presupuestal en el apartado correspondiente. (contina paso 9).
b)

Si la compra es mayor de Q.30,000.00 traslada al Departamento de Presupuesto.

31

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS SICTtulo del Procedimiento: Compra y Pago por Contrato Abierto Inicia: Unidad Solicitante Unidad Puesto Responsable Termina: Departamento de Contabilidad Paso No.

Hoja No.2 de 3

Actividad
Produccin Orden de Compra

Tesorera o Departamento de Proveedura

Tesorero o Persona Designada

..6

1/7 Depto. de Contabilidad 2/7 Expediente 3/7 Auditoria Interna 4/7 Proveedor 5/7 Depto. de Presupuesto 6/7 Unidad Solicitante 7/7 Proveedura o Agencia de Tesorera Recibe expediente y procede de la forma siguiente: a) Califica el gasto y certifica disponibilidad presupuestal de expedientes provenientes de Unidades Ejecutoras que no cuenten con Tesorero, as como del Departamento de Proveedura, sin importar el monto. (contina paso 9).

Departamento de Presupuesto

Profesional de Presupuesto

b) Certifica disponibilidad y califica el gasto en los casos que la compra sea mayor a Q.30,000.00. (Contina paso 9). c) Recibe copia del formulario SIC 07- menores de Q. 30,000.00 certificado por Tesorera de la unidad solicitante y actualiza en el sistema presupuestario. Certifica disponibilidad y si la compra es mayor de Q.250,000.00, traslada a la Direccin General Financiera para dictamen.(continua paso 8)

c)

Direccin General Financiera

Asistente Ejecutivo

Recibe expediente, revisa, emite Dictamen, traslada.

Recibe expediente completo, procede de la forma siguiente: a) Solicita y recibe bienes, suministros o servicios y la factura, revisa que llene especificaciones (cantidad, calidad, volumen, o informes). b) Cuando la naturaleza del bien lo requiera, deber elaborarse acta de recepcin de los bienes, con opinin favorable del personal tcnico o profesional competente. Elabora formulario de Retencin del Impuesto Sobre La Renta ISR- cuando corresponda. Requiere firma de recib conforme de la persona solicitante; y a la autoridad responsable la autorizacin y pguese en la factura. Certifica en la factura ingreso al libro de inventarios o almacn. Verifica que se adjunte las fianzas de conservacin de obras, o de calidad, o de funcionamiento, o certificado de garanta. Traslada

Tesorera o Departamento de de Proveedura

Tesorero o persona designada

c) 9 d)

e) f)

32

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS SICTtulo del Procedimiento: Compra y Pago por Contrato Abierto Inicia: Unidad Solicitante Unidad Puesto Responsable Profesional de Auditoria Profesional de Contabilidad Termina: Departamento de Contabilidad Paso No. 10 Actividad

Hoja No.3 de 3

Auditora Interna

Departamento de Contabilidad

11

Departamento de Caja

Persona designada

12

Recibe expediente, revisa conforme a procedimiento interno. De ser necesario emite nota o Aviso de Auditoria, traslada. Recibe expediente, efecta operaciones contables y enva oficio al Departamento de Caja para emisin de cheque, segn procedimiento interno, traslada Recibe expediente, elabora cheque, obtiene firmas del Asistente Ejecutivo de la Direccin General Financiera y del Jefe del Departamento de Caja, segn procedimiento interno, traslada. Recibe expediente y cheque, procede de la forma siguiente: a.
Elabora exencin del Impuesto al Valor Agregado IVA-, anota nmero de factura. Solicita firmas a las personas registradas en el Ministerio de Finanzas Pblicas y entrega.

b. Tesorera Departamento de Proveedura

Tesorero o Persona Designada

c. 13 d. e.

Entrega al proveedor constancia de retencin ISR cuando proceda y cheque contra firma de recibido, en duplicado de cheque voucher. Adjunta recibo de caja en el caso de facturas cambiarias. Adjunta copia de voucher al expediente. Finaliza el evento en Guatecompras segn norma 4, numeral 4.2 de las Normas Especficas para Compra y Pago por Orden de Compra.

Liquida el expediente, consigna el nmero de factura en el apartado de la Orden de Compra Liquidacin de la Compra y solicita firma de la autoridad responsable. Traslada Profesional de Auditoria Encargado de Archivo Recibe expediente revisa conforme procedimiento interno, enva expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo. Recibe expediente, procedimiento interno. archiva conforme

Auditora Interna Departamento de Contabilidad

14

15

33

4.3. FLUJOGRAMA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS SICTtulo del Procedimiento: Compra y Pago por Contrato Abierto Elaborado por. Comisin de Sistema Integrado de Compras
Unidad solicitante
(Persona Designada)

Pag. 1/3
Departamento de Procesamiento de Datos
(Persona responsable)

Unidad Solicitante
(Autoridad competente)

Tesorera o Departamento de Proveedura

(Tesorero o persona designada)

Inicio

Elabora Solicitud de Compra -FORM.SIC.-01de bien o servicio, distribuye de acuerdo a produccin

Recibe Solicitud de Compra -FORM.SIC-1, revisa descripcin de caractersticas del bien y autoriza la compra

Solicita certificacin presupuestaria al tesorero o persona designada, traslada. no

Requiere dictamen tcnico si

Traslada

Solicita dictamen, traslada expediente

Recibe expediente, emite dictamen tcnico, traslada.

Accede a pgina de Internet www.GUATECOMPRAS .gt consulta los listados de los bienes, servicios o suministros adjudicados por contrato abierto, compara las caractersticas publicadas, contra las caractersticas del bien solicitado en SIC-01.

Si las caractersticas del bien solicitado son iguales a los del contrato abierto, confirma existencia, plazo de entrega y otras condiciones con el proveedor seleccionado y adjunta fotocopia del mismo, con sus ampliaciones, si este fuera el caso. Elabora Orden de Compra -FORM.SIC-07-. a favor del proveedor, le asigna nmero de emisin y obtiene firma de autoridad responsable, distribuye de acuerdo a Produccin. Procede de la siguiente forma:

Si es menor a Q 30,000.00 certifica disponibilidad presupuestal.

Si La compra es mayor de Q.30,000.00 traslada al Departamento de Presupuesto

34

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS SICTtulo del Procedimiento: Compra y Pago por Contrato Abierto Elaborado por. Comisin de Sistema Integrado de Compras Pag. 2/3 Departamento de Presupuesto
(Persona Designada)

Direccin General Financiera

(Asistente Ejecutivo)

Auditora Interna
(Auditor o persona designada)

Tesorera o Departamento de Proveedura

(Tesorero o persona designada)

Recibe expediente procede de la forma siguiente:

Unidades que no cuentan con Tesorero, califica el gasto y certifica disponibilidad presupuestal de expedientes provenientes del Departamento de Proveedura, sin importar monto

Certifica disponibilidad en los casos que la compra sea mayor a Q.30,000.00.

Si la compra es mayor de Q 250,000.00, traslada a Direccin General Financiero para dictamen

Recibe expediente, revisa, emite Dictamen, traslada

Recibe expediente completo, recibe bienes, suministros o servicios y la factura, revisa que llene Especificaciones.

Cuando la naturaleza del bien lo requiera, deber elaborarse acta de recepcin de los bienes, con opinin favorable del personal tcnico o profesional competente.

Elabora exencin de IVA-, anota Nmero de factura. Solicita firmas a las personas registradas en el Ministerio de Finanzas Pblicas, Elabora retencin ISR- cuando corresponda.

Requiere firma de recib conforme de la persona solicitante, as como la autorizacin y pguese de la autoridad competente en factura.

35

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS SICTtulo del Procedimiento: Compras por Contrato Abierto Elaborado por: Comisin de Sistema Integrado de Compras Pag. 3/3

Tesorera o Departamento de Proveedura

(Tesorero o persona designada)

Auditora Interna
(Auditor o persona designada)

Departamento de Contabilidad
(Persona Designada)

Departamento de Caja
(Persona designada)

Certifica en la factura ingreso al libro de inventarios o almacn, Verifica que se adjunte fianzas o garantas Traslada

Recibe expediente revisa conforme procedimiento interno, y De ser necesario emite nota de aviso de Auditora.

Recibe expediente, efecta operaciones contables enva oficio al Departamento de Caja para emisin de cheque, segn procedimiento interno. Traslada

Recibe expediente, elabora cheque, obtiene firmas del Asistente Ejecutivo de la Direccin General Financiera y del Jefe del Departamento de Caja, segn procedimiento interno, traslada.

Recibe expediente y cheque, entrega al proveedor exencin de IVA, constancia de retencin ISR cuando proceda y cheque contra firma de recibido, en duplicado de cheque voucher.

Requiere recibo de caja en el caso de facturas cambiarias y adjunta expediente.

Adjunta copia de voucher al expediente Finaliza el evento de Guatecompras. Liquida el expediente, consigna el nmero de factura en el apartado de la Orden de Compra Liquidacin de la Compra y solicita firma de la autoridad responsable. Traslada

Recibe expediente revisa conforme procedimiento interno, y lo enva al Depto. de Contabilidad para su archivo.

Recibe expediente, archiva conforme procedimiento interno.

Fin

36

6. Procedimiento de Compra y Pago por Documento Pendiente

37

5.1.

NORMAS ESPECFICAS DE DOCUMENTO PENDIENTE

Norma 1. Utilizacin del Documento Pendiente Este documento debe ser utilizado exclusivamente para el pago de erogaciones al Personal por Jornal y a Destajo, que con carcter de salario se pagan por cada da o por hora, as como los pagos que se ajustan a un tanto alzado o precio que se fija a determinada cantidad de trabajo. Norma 2. Responsabilidad de la Elaboracin de Solicitud de Documento Pendiente El tesorero o la persona responsable debe consignar los datos requeridos en el formulario SIC-11Solicitud de Documento Pendiente, as como certificar la disponibilidad presupuestal. Norma 3. Autorizacin para Pago de Planillas La Solicitud de Documento Pendiente por pago de planilla debe ser autorizada por la Autoridad Responsable de la Unidad Ejecutora solicitante y la Certificacin Presupuestal y Calificacin del gasto le corresponde al Departamento de Presupuesto. Norma 4. Transferencias de fondos Los fondos asignados para el manejo de documentos pendientes se realizarn por medio de transferencia bancaria, de la siguiente manera: 4.1 Apertura de Cuenta: La Direccin General Financiera, autoriza las aperturas de cuentas bancarias a las Unidades Ejecutoras para la administracin de los fondos asignados a travs de Documentos Pendientes de los Programas Ordinarios y Autofinanciables, asimismo, dar alzas y bajas de stas por medio del Sistema Integrado de Informacin Financiera [SIIF-USAC]. Solicitud de Transferencia: El Departamento de Contabilidad debe emitir el oficio de Solicitud de transferencia de fondos o emisin de cheque con el nmero y nombre de cuenta bancaria de la unidad, a la que se debe transferir los fondos requeridos en la Solicitud de Documento Pendiente. Autorizacin: La Direccin General Financiera autorizar las transferencias en el Sistema Financiero automatizado y en el oficio de Solicitud de Transferencia de Fondos o emisin de Cheque del Departamento de Contabilidad. Transferencias de Fondos: El Departamento de Caja transferir los fondos a las cuentas bancarias de acuerdo a la autorizacin de la Direccin General Financiera. Traslada expediente y fotocopia certificada de la nota de dbito al Departamento de Contabilidad a ms tardar al da hbil siguiente.

4.2

4.3

4.4

Norma 5. Liquidacin del Documento Pendiente Los documentos pendientes deben liquidarse por medio del formulario SIC-013 Planilla de Liquidacin de Documento Pendiente, en un plazo no mayor de 15 das hbiles contados a partir de la situacin de fondo a travs de transferencia bancaria. 38

Norma 6. Pago de Planillas En el pago de planilla deber observarse lo siguiente: a. Adjunta y llena formulario SIC-016, Planilla de Pago de Salarios por Jornal y a Destajo, debidamente autorizada por la Contralora General de Cuentas. b. Adjuntar comprobantes de pago por los descuentos a que este afecto el trabajador por planilla. (IGSS, Plan de Prestaciones, Sindicato, otros). Los intereses por pagos extemporneos sern cubiertos con fondos del peculio del responsable del pago. c. Los excedentes de los montos asignados, debern ser depositados a la cuenta USAC Ingresos Propios o USAC Fondos Privativos segn sea el caso.

Norma 7. Asignacin de fondos para cambios Las Unidades Ejecutoras que perciban ingresos podrn solicitar a travs de un Documento Pendiente a la Direccin General Financiera la autorizacin de un monto no mayor de Q. 300.00 para cambios (vueltos), el cual debe ser liquidado al final del ejercicio contable.

Norma 8. Asignacin de nuevos Documentos Pendientes La Direccin General Financiera y Departamento de Presupuesto no autorizarn otra Solicitud de Documento Pendiente, si no se ha liquidado el Documento Pendiente inmediato anterior. Norma 9. Excepcin Para gastos fortuitos y emergentes previamente calificados por la Direccin General Financiera se podrn emitir documentos pendientes, adjuntando anexo con el detalle y montos de los renglones presupuestales que se ejecutarn, dentro del cual los pagos no deben sobrepasar de los Q. 10,000.00, Valor sin IVA por cada factura. En la liquidacin de estos documentos pendientes, se debe observar los Pasos 1 al 3 del Procedimiento de Compra y Pago por Fondo Fijo y norma 5 de este procedimiento.

39

5.2.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS Ttulo del Procedimiento: Compra y Pago por medio de Documento Pendiente Inicia: Unidad Solicitante Unidad Solicitante Puesto Responsable Tesorero o Persona designada MDULO I Hoja 1 de 2 No. de formas: 2

Termina: Departamento de Contabilidad Paso No. Actividad Elabora Solicitud de Documento Pendiente SIC -11y procede de la forma siguiente: a. Si se trata de pago de planillas. Certifica disponibilidad presupuestal, obtiene firma de Autoridad competente y continua paso 2 b. Si se trata de otros pagos o gastos. Certifica disponibilidad presupuestal, obtiene firma de Autoridad competente y continua paso 3 Produccin Documento Pendiente 1/5 Expediente 2/5 Departamento de Contabilidad 3/5 Auditoria Interna 4/5 Departamento de Presupuesto 5/5 Tesorera Recibe formulario, califica el gasto y certifica disponibilidad presupuestal en apartado correspondiente. Traslada. Continua paso 4 Recibe formulario, autoriza Documento Pendiente, previa calificacin del monto y la urgencia de ejecucin del gasto. Traslada Recibe formulario, revisa conforme a programa de auditora y traslada. Recibe formulario, efecta registros contables, elabora oficio de solicitud de transferencia bancaria y/o Emisin de Cheque, segn procedimiento interno, traslada. Recibe expediente, efecta transferencia bancaria por el valor de la solicitud de Documento Pendiente a la cuenta de la Unidad Solicitante, segn procedimiento interno. Adjunta copia certificada de nota de debito al expediente y distribuye copia de nota de debito a la Unidad Solicitante y Depto. De Contabilidad. Traslada.

Departamento Presupuesto Direccin General Financiera Auditora Interna Departamento de Contabilidad

Profesional de Presupuesto Asistente Ejecutivo

Profesional de Auditoria Profesional de Contabilidad

4 5

Departamento de Caja

Jefe del Departamento de Caja Central

40

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS Ttulo del Procedimiento: Compra y Pago por medio de Documento Pendiente Unidad Solicitante Puesto Responsable Tesorero o persona asignada Paso No. 8 MDULO I Actividad Procede la forma siguiente: a. Pago de planillas Procede al pago de planillas a travs del Form. SIC-16 Planilla de pago de Salarios por Jornal y a Destajo, adjunta los documentos de soporte de los descuentos, firma y sella la Planilla y obtiene firma y sello del Encargado de Planilla y de la Autoridad Responsable. Traslada. b.Otros gastos o pagos Revisa que se sustenten con documentos de legtimo abono y los requisitos legales, tributarios y fiscales que por su naturaleza estos gastos lo requieran, al igual que Paso 1 al 3 del Procedimiento de Compra y Pago por Fondo Fijo. Ejecutado el gasto procede a la conformacin del expediente de liquidacin, adjuntando la Nota de Dbito de la transferencia de fondos y llena el Formulario Liquidacin de Documento Pendiente -SIC-013-. Traslada Departamento de Presupuesto Profesional de Presupuesto Profesional de Auditoria 9 Recibe expediente, actualiza sistema presupuestario rebajando el gasto del presupuesto de la Unidad, certifica Form. SIC-13. Traslada Recibe expediente revisa conforme procedimiento interno, y traslada. Hoja 2 de 2 No. de formas: 2

Auditora Interna

10

Departamento de Contabilidad

Profesional de Contabilidad

11

Recibe expediente, efecta registros contables y traslada para archivo.

41

5.3. FLUJOGRAMA
Universidad de San Carlos de Guatemala Sistema Integrado de Compras Ttulo del Procedimiento: Compra y Pago por Documento Pendiente. Elaborado por: Comisin Sistema Integrado de Compras Pgina 1 de 2

Tesorero o Persona Asignada

(Unidad Solicitante)

Profesional Presupuesto
(Depto. de Presupuesto)

Asistente Ejecutivo
(Direccin General Financiera)

Profesional Designado
(Auditora Interna)

Inicio

Elabora solicitud de documento pendiente SIC-11

Tipo de pago?

Otros pagos o gastos. Certifica disponibilidad presupuestaria, obtiene firma y traslada

Pago de planilla certifica disponibilidad presupuestaria y traslada

Recibe, califica gasto, certifica disponibilidad presupuestaria y traslada

Recibe, autoriza documento pendiente previa calificacin del monto de la urgencia de ejecucin del gasto y traslada

Recibe, revisa, conforme a programa de auditora y traslada

42

Universidad de San Carlos de Guatemala Sistema Integrado de Compras Ttulo del Procedimiento: Compra y Pago por Documento Pendiente. Elaborado por: Comisin Sistema Integrado de Compras Pgina 2 de 2

Profesional Designada
(Contabilidad)

Jefe
(Depto. de Caja)

Tesorero o Persona Designada

(Unidad Solicitante)

Profesional de Presupuesto
(Departamento de Presupuesto)

Profesional Designado
(Auditora Interna)

Profesional Designado
(Depto. de Contabilidad)

Recibe formulario, efecta registros contables, elabora oficio de solicitud de transferencia bancaria segn procedimiento interno y traslada

Recibe expediente, efecta transferencia bancaria por el valor de la solicitud pendiente a la cuenta de la unidad solicitante.

Adjunta Copia certificada de nota de dbito a la Unidad Solicitante y Departamento de Contabilidad y traslada

Recibe y procede de la forma siguiente

Tipo de gasto?

Pago de planilla, procede a travs de SIC-16, adjunta documentos de soporte de los descuentos, firma y sella, obtiene firma y sello del Encargado de Planilla y de Autoridad Responsable y traslada

Otros gastos o pagos, revisa que se sustente con documentos de legtimo abono y requisitos legales, tributarios y fiscales, al igual que pasos 1 al 3 del procedimiento de compra y pago por fondo fijo

Ejecutado el gasto procede a la conformacin del expediente de liquidacin, adjunta la nota de dbito de la transferencia de fondos y llena formulario SIC-013

Recibe expediente, actualiza sistema presupuestario, rebaja el gasto del presupuesto de la unidad, certifica Form. SIC-13 Recibe expediente, revisa conforme procedimiento interno y traslada Recibe expediente, efecta registros contables y traslada para archiva

Final

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V. FORMULARIOS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Solicitud de Compra Orden de Compra Modificacin a la Orden de Compra Anulacin de Cheque Voucher Solicitud de Asignacin de Fondo Fijo Solicitud de Documento Pendiente Planilla de Liquidacin y Reintegro de Fondo Fijo Planilla de Liquidacin de Documento Pendiente Vale de Caja Chica Liquidacin de Caja Chica

SIC-01 SIC-07 SIC-07-A SIC-09 SIC-10 SIC-11 SIC-12 SIC-13 SIC-14 SIC-15

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

FORM. SIC-01

SOLICITUD DE COMPRA
No. Fecha UNIDAD EJECUTORA
SUBPROGRAMA

Cdigo:

Atentamente se solicita comprar lo siguiente: Cantidad Descripcin de bienenes, suministros, obras y servicios Unidad de medida Rengln del gasto

Lo cual ser utilizado para:

Solicitante

Certificacin de Disponibilidad Presupuestal

(f) (f)
Nombre: No. Registro de Personal:

Tesorero
Nombre: No. Registro de Personal: Autorizacin

Vo. Bo. Autoridad Competente

Nombre: No. Registro de personal:
1 /4 Expediente de Co mpra 2/4 Unidad so licitante 3/4 A udito ra Interna 4/4 Depto . P ro veeduria o Teso rera A nexo : B ases de Co tizaci n (P ro cedimiento s Rgimen de Co tizaci n y Licitaci n)

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS NIT 255117-9

FORM. SIC-07

No.

ORDEN DE COMPRA
No. de Emisin Fecha

UNIDAD EJECUTORA O DEPENDENCIA: Proveedor: Direccin:

Solicitud de Compra No. fecha No. Acta de calificacin Acta de Recepcin No. otros Contrato Abierto de entrega: de pago:

NIT:
Condiciones

Gestin de compra y solicitud de fondos para su pago

Cantidad

Descripcin del bien o servicio

Unidad de medida

Valor en Q. Unitario Total

Rengl n P resup.*

Total a pagar en letras:

Subtotal - IVA Total a pagar

Q. Q. Q.

Elaborada por:

Departamento de Presupuesto o Agencia de Tesorera

Certifica que s existe disponibilidad presupuestal en: Partida (s) Valor (es) Q.

(f) Nombre No. Reg. Personal

Iniciales y firma fecha firma y sello Total Q

Jefe unidad solicitante

Nombre No. Reg. Personal

Nombre No. Reg. Personal Uso Departamento de Contabilidad para Registro Contable

Abono: Vo. Bo.:

Q.

Autoridad responsable
(segn Artculo 129 del Estaturo de la Universidad de San Carlos de Guatemala)

(f)
fecha Profesional de Contabilidad

Nombre No. Reg. Personal

1 /7 Departamento de Co ntabilidad 2/7 Expediente

Fecha:
3/7 A udito ra Interna 4/7 P ro veedo r

Nombre No. Reg. Personal

5/7 Departamento de P resupuesto 6/7 Unidad So licitante

7/7 Departamento de P ro veedura o Teso rera

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Liquidacin de la Compra
Se liquida esta Orden de Compra y los fondos autorizados para la misma, para tal efecto se adjunta el expediente incluyendo la factura original No.:

(f)
Fecha Tesorero

(f)
Jefe Unidad Solicitante

Nombre No. Reg. Personal

Nombre No. Reg. Personal

Uso exclusivo de Auditora Interna

(f)
Profesional de Auditora Fecha

Nombre No. Reg. Personal

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

No.

Form- SIC-07-A

MODIFICACION A ORDEN DE COMPRA

Fecha: Unidad Ejecutora o Dependencia: No. de Orden de Compra que se modifica: A favor de: Por la cantidad de: Se modifica la orden de compra referida por: a) Cambio de proveedor No. de emisin Fecha Monto

Nombre del nuevo proveedor b) c) d) El monto global actualizado: Disminuye a: Incrementa a:

Justificacin:

NIT

Anulacin Disminucin en la cantidad de Q. Incremento en la cantidad de Q. Por la que se solicita fondos para su pago Q. Q.

Elaborada por:

Se modifica certificacin presupuestal:: Partida (s) Valor (es) Q.

(f)
Nombre No. Reg. Personal

(f)

Jefe Unidad Solicitante Nombre No. Reg. Personal Uso Departamento de Contabilidad para Registro Contable
fecha

firma y sello

total Q

Vo.Bo.
Autoridad Responsable
( segn Ar t culo 129 del Est at ur o de la Univer sidad de San Car los de Guat emala)

Abono:

Q.

Nombre No. Reg. Personal

Fecha
1 /7 Departamento de Co ntabilidad 2/7 Expediente

Profesional de Contabilidad Fecha

3/7 A udito ra Interna 4/7 P ro veedo r

Nombre No. Reg. Personal

5/7 Departamento de P resupuesto 6/7 Unidad So licitante

7/7 Departamento de P ro veedura o Teso rera

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Liquidacin de la Compra
Se liquida esta Orden de Compra y los fondos autorizados para la misma, para tal efecto se adjunta el expediente incluyendo la factura original No.:

(f)
Fecha

(f)
Tesorero Nombre No. Reg. Personal Nombre No. Reg. Personal Jefe Unidad Solicitante

Uso de Auditora Interna

(f)
Auditor
Fecha

Nombre No. Reg. Personal

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

FORM.SIC-09

ANULACION DE CHEQUE VOUCHER

con reposicin sin reposicin Fecha: A: Departamento de Caja De: Departamento de Dependencia Adjunto, se enva el cheque No. a nombre de

por valor de Q.

correspondiente a la Orden de Compra No.

Este cheque fue anulado por los motivos siguientes:

Al mismo tiempo se solicita reponer el cheque a nombre de:

por valor de para el efecto se adjunta:

Cheque anulado, con su respectiva copia. Modificacin a orden de compra No. Expediente de compra completo.

(Q

que modifica la orden de compra indicada arriba.

Certificacin de disponibilidad presupuestal

Autorizacin

(f) Tesorero Nombre: Reg. de personal: Uso exclusivo del Departamento de Caja

(f) Autoridad responsable Nombre: Reg. de personal: Uso exclusivo de Auditora Interna

(f) Persona Responsable Nombre: Reg. de personal:

(f) Auditor fecha Nombre: fecha Reg. de personal: Uso exclusivo del Depto. de Contabilidad

Cargo: Abono: (f) Fecha:

1 /4 Expediente 2/4 Depto . de Caja

Profesional de Contabilidad Nombre: Reg. de personal:

3/4 Depto . de A udito ra 4/4 Depto . de P ro veedura o Teso rera.

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

Form. SIC-10

SOLICITUD DE ASIGNACION DE FONDO FIJO No.

Unidad o Dependencia: Cdigo presupuestal de la Unidad o Dependencia 4 Plan o Fondo (segn el caso) Cantidad en letras y nmeros: Q. Por concepto de: Habilitacin
Ampliacin de la asignacin (nicamente si sta es permanente)

Unidad

subprograma (si fuera el caso)

Periodo del

al Q. Cuenta No.:

Con esta asignacin, el monto del Fondo Fijo habilitado asciende a: Nombre de la cuenta:

(f) Tesorero Nombre: Reg. de personal:

(f) Autoridad responsable Nombre: Reg. de personal:

FIRMA, NOMBRE Y SELLOS DE LOS RESPONSABLES DELTRAMITE Direccin General Financiera Auditora Interna

Firma Nombre: Reg. de personal:

Fecha:

Firma Nombre: Reg. de personal:

Fecha:

Departamento de Contabilidad

Departamento de Caja

Cdigo:

No. de Acreditamiento:

Firma Nombre: Reg. de personal:

1/4 Expediente

Fecha:

Firma Nombre: Reg. de personal:

Fecha:

2/4 Auditora Interna

3/4 Direccin General Financiera

4/4 Tesorera.

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

Form. SIC-11

SOLICITUD DE DOCUMENTO PENDIENTE

Unidad o Dependencia: Cdigo presupuestal de la Unidad o Dependencia 4 Plan o Fondo (segn el caso)

No.

Unidad

subprograma (si fuera el caso) Rengln de gasto

Rengln de gasto (slo cuando se trate de pago de planillas) Cantidad en letras y nmeros: Q. Por concepto de: pago de planillas (indicar nmeros y periodos que cubre): Otros gastos Justificacin de la solicitud:

Certificacin de disponibilidad presupuestal

Autorizacin

(f) Tesorero Nombre: Reg. de personal:

(f) Autoridad Responsable Nombre: Reg. de personal:

Nombre de la cuenta:

Cuenta No.:

FIRMA Y SELLOS DE LOS RESPONSABLES DEL TRAMITE

Certificacin de disponibilidad por parte del Departamento de Presupuesto (cuando se trate de planillas) Direcccin General Financiera (cuando se trate de otros gastos)

Firma Nombre: Reg. de personal: Auditora Interna

Fecha:

Firma Nombre: Reg. de personal: Depto. de Contabilidad Cdigo:

Fecha:

Depto. de Caja

No. de acreditamiento:

Firma Nombre: Reg. de personal: Fecha:

1/4 Expediente 2/4 Auditora Interna.

Firma Nombre: Reg. de personal: Fecha:

3/4 Departamento Presupuesto o DGF.

Firma Nombre: Reg. de personal: Fecha:

4/4 Tesorera.

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CONTROL DE ENTREGA Y/O RECEPCIN

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55

DEPENDENCIA: PLANILLA DE LIQUIDACION Y REINTEGRO DE FONDO FIJO No. RESUMEN DE LIQUIDACIN DE FONDO FIJO (incluye liquidacin de caja chica) PARTIDA No. Monto Q. USO DEPTO. AUDITORA (-) Docs. Devueltos Valor Actualizado*

OTROS PAGOS (por IVA, Depsitos Fondo Comn, etc.) Total . Valor liquidado menos documentos devueltos = Q. *Actualizacin nicamente las partidas que contengan documentos devueltos. INTEGRACIN DEL FONDO FIJO: CONCEPTOS PARCIAL Q. a) SALDO SEGN CHEQUERA (+) efectivo en caja (+) factura y recibos pendientes de liquidar (+) reintegro en trmite (+) valor de esta liquidacin b) SUBTOTAL c) (-) valor de documentos pendientes VALOR DEL FONDO FIJO HABILITADO (b-c) CONTROL DE ENTREGA Y/O RECEPCIN TOTAL Q.

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DEPENDENCIA: PLANILLA DE LIQUIDACION DE DOCUMENTO PENDIENTE No. RESUMEN DE LIQUIDACIN DE DOCUMENTO PENDIENTE: PARTIDA No. VALOR CARGOS USO DEPTO. AUDITORA OBSERVACIONES

OTROS PAGOS (por IVA, gastos al Plan de Prest. IGSS, Depositos Fondo Comn, etc), Total liquidacin CONTROL DE ENTREGA Y/O RECEPCIN

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

Form. SIC-14

VALE DE CAJA CHICA

Vale a la Tesorera de:
Nombre de la Unidad o Dependencia

POR:
(cantidad en letras y nmeros)

Para lo siguiente:

Vo.Bo.:

Sello
f) Solicitante: f) Autoridad Competente:

Nombres y apellidos completos

Nombres y apellidos completos

Registro de Personal: Cargo:

Guatemala,

de

de

NOTA: Este Vale deber ser liquidado en un plazo no mayor de 3 das hbiles, contados a partir de la fecha de la entrega del efectivo. La Copia de la constancia de exencin de IVA, deber adjuntarse a la factura correspondiente.

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Form: SIC-15

SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS

POLIZA DE DIARI0 No.

LIQUIDACION DE CAJA C H I C A ADJUNTA A PLANILLA DE LIQUIDACION DE FONDO FIJO No. DEPENDENCIA NOMBRE DE LA CUENTA: CUENTA No.: Comprobante de gastos correspondientes al periodo comprendido del
No. No. de cheque Ord.
PARTIDA PRESUPUESTAL O CONTABLE

No.

CODIGO

al
Transferencia Automtica.* VALOR Q. DEBE HABER

BENEFICIARIO Y CONCEPTOS

TOTAL DE LA LIQUIDACIN

Q.
US O E X C LUS IV O D E P A R T A M E N T O D E A UD IT O R IA

TOTAL LIQUIDACION CAJA CHICA ........................................................................................................ Q.

cantidad (en letras) : (f) Nombre Reg. de personal: Fecha

(f) Tesorero Nombre: Fecha: Reg. de personal:

1/5 Expediente

(f) Autoridad Responsable Nombre: Fecha Reg. de personal:

3/5 Auditora Interna

(f) Profesional de Contabilidad Nombre: Fecha Reg. de personal:

4/5 Departamento de Presupuesto (TA*). 5/5 Tesorera.

2/5 Departamento de Contabilidad

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