Ingreso de Informacin al Sistema de Inventarios En este manual se especifica como Ingresar la informacin al sistema de inventarios: 1.

Ingreso de productores Nuevos: Antes de ingresar un productor nuevo al sistema deber primeramente verificar que no exista En el men de Archivo escoger la opcin de productores le aparecer la siguiente pantalla. Y presionar el botn buscar

En la parte derecha aparece la ventana sistema de administracin de agencias de productores. En esta ventana le aparecen varios botones:

New: para definir un nuevo productor Guardar: para guardar los datos del productor Eliminar: Para eliminar un productor Buscar: para buscar un productor Modificar: para modificar datos de un productor Fincas: para agregar fincas a un productor. El proceso de creacin de productores es bien sencillo presiona el botn de New ya que ha realizado la bsqueda y verificacin de que no exista. Automticamente le asigna un cdigo al productor luego debe llenar cada una de las casillas que desplega en la ventana de definicin de productores si no tiene algunos datos no importa solamente colquele el nombre completo y presiona la opcin de guardar. Dentro de esta pantalla se crea la finca del productor al presionar el botn de fincas aparece la siguiente pantalla

All al darle new le habilita un cdigo de finca y luego debe llenar los datos de nombre de finca, departamento municipio. Despus debe presionar el botn Guardar. Y ya la finca es creada para ese producto. 2. Ingreso de subproductotes nuevos asignados a un productor padre. Este proceso es similar al de los productores solamente que dentro de esta ventana existe un campo de productor que es al que va a amarrar dicho subproductor. Nota (actualmente cuando se crea un productor tambin se crea como subproductor en el sistema). 3. Ingreso de comprobantes de Peso: Para ingresar comprobantes de peso deber hacer lo siguiente: Ingresar a la opcin del men de comprobantes de peso. Puede hacerse de la siguiente forma del men principal opcin (inventarios) (comprobantes de peso) o bien del icono que aparece al lado izquierdo de la pantalla como se muestra a continuacin.

4. despus de elegir la opcin de comprobantes de peso desplegara la siguiente pantalla que es donde se ingresan los comprobantes:

5. Cada vez que ingrese un comprobante deber presionar el botn de Nuevo asignando todos los datos de detalle del comprobante de peso, y para guardarlo deber presionar el botn Guardar. Datos que se deben describir: Hemos recibido (cantidad de Bultos) Bultos de caf: (caf maduro, caf pergamino etc.) Productor vendedor: El productor que esta entregando (F10) lista productores Procedente de: Este dato se obtiene automticamente del productor Del municipio de: Este dato se obtiene automticamente del productor Departamento de: Este dato se obtiene automticamente del productor

Preso bruto: describir el peso bruto del producto Tara sacos: describir la tara de los sacos Peso neto: se obtiene automticamente del peso bruto/ tara sacos 6. Despus de generar todos los comprobantes de peso se debe generar un corte de comprobantes de peso. Esta opcin se debe hacer por productor. Y dicha opcin se encuentra en el men de inventarios (opcin corte de comprobantes de peso) vea la siguiente pantalla

7.

despus de haber escogido la opcin de corte de comprobantes de peso aparecer la siguiente ventana donde deber especificar que comprobantes de peso le va a asignar a un recibo. Como se muestra en la pantalla siguiente

8. despus de seleccionar todos los comprobantes de peso que se le van a asignar al recibo ya seleccionado el productor y la finca se procede a guardados. 9. Nota: hay que tomar en cuenta que esta opcin debe realizarse una sola vez al da por productor. Si un productor hace varias entregas en el da se proceder a hacerle tantos comprobantes de peso sean y asignarlos a un solo recibo. 10. para la anulacin de comprobantes de peso debe hacerse lo siguiente. Hay dos aspectos que deben considerarse a. Comprobantes sin asignacin de recibos. Si el comprante no tiene asignado un recibo se puede anular o ya sea eliminar solo el comprobante. Esto se efecta seleccionando la opcin de comprobantes de peso Dentro de esa pantalla se encuentra un botn en la parte de abajo que dice (Anular) All pulsa dicho botn le aparecer la siguiente pantalla.

En el campo No. Doc. Debe especificar el nmero de comprobante que desea anular o eliminar presionar (enter) y le aparecer la informacin relacionada con ese comprobante. Presiona el botn anular o Eliminar aparecer el mensaje Al hacer click en el botn (S) concluye el proceso.

Nota: (es mejor utilizar la opcin de Eliminar ya que esto borra definitivamente el registro de la Base de datos. Y no crea confusin a la hora de generar los reportes). b. Comprobantes amarrados a un recibo Si el comprobante ya esta amarrado a un recibo primero se debe anular o eliminar el recibo y posteriormente el comprobante de peso. Para realizar esta operacin deber hacer lo siguiente: En la opcin de recibos esta el botn anular. A la hora de presionar este botn la pantalla como se especifica en la parte de abajo (Figura Anulacin Recibos) Primero debe seleccionar la bodega con el Botn (F10) le despliega las bodegas selecciona la bodega donde se ingreso dicho recibo. Y luego se posiciona donde dice No. Recibo a Anular. All Especifica el No. De recibo y le presiona el botn de (Enter). Aparecer una ventana con el mensaje Cdigo no valido presione el botn aceptar y despus de esto presione el botn Anular o Eliminar. Aparecer un mensaje de Esta seguro de la eliminacin de este recibo le da aceptar y esto concluye el proceso. Luego puede efectuar el paso del inciso a. Comprobantes sin asignacin de recibos. Figura Anulacin Recibos

Nota: (es mejor utilizar la opcin de Eliminar ya que esto borra definitivamente el registro de la Base de datos. Y no crea confusin a la hora de generar los reportes). Tambin debe tomarse en cuenta que a la hora de eliminar un recibo y este tiene varios comprobantes de peso debera de nuevo asignar todos los comprobantes de peso que estaban amarrados a dicho recibo.

Generacin y Envi de reportes A travs del correo Electrnico. Dentro del sistema se puede generar reportes en PDF para enviarlos a travs del correo electrnico sin necesidad ingresarlos a una hoja de Excel y esto se hace de la siguiente forma. Vamos a tomar como ejemplo el reporte de ingresos diarios por beneficios. Opcin reportes (Ingresos Diarios por Beneficios). Al escoger esta opcin desplegara la siguiente ventana de parmetros del reporte1

Especificacin de fechas del reporte Especificar beneficio

Especifica tipo de cafe

Botn para ver el reporte en pantalla

Cuando haya especificado los datos aparecer el reporte en pantalla como se muestra a continuacin:

Para poder enviarlo electrnicamente se hace lo siguiente: 1. primero deber escoger la impresora (pdFactory Pro) esto lo hace presionando el icono que se seala abajo. (Nota: esta figura es la que aparece en la parte de arriba del reporte).

2. Despus de esto aparecer la siguiente ventana: donde escoger la impresora pdfFactory Pro. Luego le da Aceptar.

3. despus de esto selecciona el botn que aparece abajo. (Nota: esta figura es la que aparece en la parte de arriba del reporte).

4. al seleccionar esta opcin aparecer la siguiente ventana la cual debe presionar el botn de OK.

5. en el momento de darle Ok desplegara una ventana que se llama pdfFactory Pro tal y como se muestra en la figura siguiente.

6. en esta figura en la parte de abajo aparecen varios botones.

a. View PDF: Este le genera un archivo que puede ser visto con el programa de Adobe Acrobat. b. Save: Permite guardar dicho archivo como Adobe Acrobat. A la hora de guardar este archivo le pide un directorio donde desea ser guardado. Por default el directorio donde se guardan esos archivos es: Mis Documentos\PDF Files. c. Send: Que permite enviar por correo dicho archivo. Nota: si desea enviar por correo dicho archivo deber tener abierto el programa de correo electrnico. 7. Como vamos a enviar el reporte como archivo adjunto se escoge la (Opcion b). Cuando hayamos escogido la opcin b nos va a pedir el nombre del archivo. Como sugerencia escribirle el nombre del reporte y la fecha por ejemplo: Reporte de ingresos diarios del 22FEB2008 8. Despus de guardar dicho reporte nos vamos al Manual para ingreso de correo a travs del Internet Explorer.

Manual para ingreso del correo a travs del Internet Explorer 1. Abrir el Internet Explorer y en la lnea donde esta la direccin escribir la siguiente: http://www.cafcom.com.gt/webmail y darle enter. 2. Aparecer el siguiente cuadro como se muestra en la pantalla de abajo.

3.

En donde dice nombre a la par deber especificarle el nombre de la cuenta en este caso es acatenango 4. y en contrasea escribirle tal como se describe a continuacin: beneficio 5. si se desea que se que automticamente le muestre la contrasea poner un check a la opcin de Auto Login 6. Luego deber presionar el botn de ingreso y aparecer la siguiente pantalla

Esta pantalla indica que ya esta dentro del correo y para redactar un mensaje deber hacer lo siguiente: 7. En la parte donde dice ENTRADA en maysculas aparece abajo un botn que dice Nuevo al hacerle clic aparecer la pantalla para poder redactar el mensaje tal y como se muestra a continuacin.

8. en el encabezado tiene varias palabras que son las siguientes: a. Destinatario (direccin de correo a quien le va enviar) b. Para: (direccin de correo a quien le va enviar) c. Cc: (direccin de correo a quienes desea enviarles copia del correo. d. Cco: (Direccin de correo a quienes tambin quiere enviar una segunda copia. e. Responder A: f. Archivo Adjunto (para enviar un archivo adjunto) g. Asunto: Asunto del Mensaje. 9. Puede presionar el botn de direcciones para escoger de la libreta de direcciones el listado de a quienes les quiere enviar el correo. 10. por ultimo esta el texto del mensaje. 11. Adems en la parte donde dice Archivo Adjunto esta un boton Y es aqu donde se tiene que presionar para adjuntar archivos. En el caso del reporte de ingresos diarios del 22FEB2008 tiene que irse a la carpeta Mis Documentos\PDF Files\ All se encuentra ubicado dicho archivo Seleccionarlo. 12. Despus de escoger esta opcin se presiona aadir si desea otro archivo debe repetir la operacin y presionar nuevamente aadir, as sucesivamente con todos los archivos adjuntos que usted desea. 13. y por ultimo debe presionar el botn de enviar para que el correo pueda ser enviado. Nota este proceso de envi de informacin es aplicable a los dems reportes del sistema.