DOCUMENTAO E ARQUIVOS

Para voc que trabalha com diferentes documentos de um setor de servios, importante rever alguns conhecimentos bsicos sobre documentos,

documentao e a funo social dessas categorias, para que possamos, mais adiante, falar de arquivo. Por isso, nosso objetivo nesta unidade expor sobre os temas documentao, documentos e arquivo.

Documentos Os documentos norteiam nossa vida. Precisamos deles para registrar nossa presena e nossas aes no mundo. Vejamos esta trajetria: uma pessoa comum, ao longo de sua vida, possuidora de Registro de nascimento, Carto de vacinao, Ficha individual escolar, Boletim escolar, Histrico escolar, Identidade, Certido de casamento, etc.

As instituies, pblicas ou privadas, so produtoras, receptoras e, alm disso, preservam e guardam grande quantidade de documentos. Muitos documentos com o tempo deixam de existir, mas outros so preservados como memria viva: documentos administrativos e histricos esto arquivados em lugares

prprios para isso, tais como: instituies privadas ou pblicas, centros de documentao, bibliotecas, etc. Entendemos por documento, conforme o Dicionrio Houaiss Eletrnico, qualquer escrito que possa esclarecer determinado fato ou objeto de valor documental, como construes, peas, papis, filmes, fotografia, entre outros. E, ainda, algo que instrua, prove ou comprove cientificamente algum

acontecimento. Cada documento que utilizamos,em um contexto especfico, tem uma funo social peculiar,isto , tem uma finalidade, um motivo de existncia. Para que seja mais fcil o acesso a eles, documentos especializados so produzidos e normatizados, registrando fatos e conhecimentos conforme sua funo social. Desse processo, surge a documentao que constitui o conjunto de mtodos que tem como objetivo a produo, a sistematizao, a distribuio e a utilizao de documentos.

Quanto finalidade da documentao, vamos ler o que Joo Bosco Medeiros e Sonia Hernandes tm a dizer:

Em sentido amplo, a documentao tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir sua

divulgao e utilizao, proporcionando o desenvolvimento da cincia e da tecnologia, a finalidade da documentao, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de como utilizada.

(MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretaria. So Paulo: Atlas, 2004. p. 211.)

Em uma secretaria escolar, por exemplo, as informaes peculiares registradas em gneros (documentos) especficos: livros-ata,

esto

histricos

escolares, dirios de classe, memorandos, requerimentos, ofcios, projeto poltico-pedaggico da escola, atas de conselho de classe, etc. Tais

documentos organizam e regulam o trabalho de um contexto em relao ao processo de produo, distribuio e utilizao desses documentos. Por meio

desse processo organiza-se e registrasse a vida escolar do aluno, escrevendo pginas e pginas da histria de uma escola, cidade, Estado ou pas, enfim, da sua educao.

Arquivo

Produzimos documentos e mais documentos. E precisamos guard-los de alguma forma, visto que neles se encontram informaes preciosas. Arquivar guardar documentos de forma organizada em um arquivo. Vamos ler o que as informaes do Dicionrio Houaiss nos diz sobre arquivo:

1. Conjunto de documentos manuscritos, grficos, fotogrficos, etc., produzidos, recebidos e acumulados no decurso das atividades, de uma entidade pblica ou privada. Inicialmente, como instrumentos de trabalho e posteriormente conservados como prova e evidncia do passado, para fins de direito dessa entidade ou terceiros, ou ainda para fins culturais e informativos. 2. Conjunto de documentos relativos histria de pas, regio, cidade, instituio, famlia, pessoa, etc. 3. Recinto onde se guardam esses documentos. 4. Conjunto de dados digitalizados que pode ser gravado em um dispositivo de armazenamento e tratado como ente nico. Arquivos podem conter representaes de documentos, figuras estticas ou em movimento, sons e quaisquer outros elementos capazes de serem digitalizados.

(HOUAISS, Antnio. Dicionrio Houaiss da lngua portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2004.

Organizao de arquivos

Na organizao de arquivos, precisamos observar alguns princpios bsicos, como segurana, previso, simplicidade, acesso e flexibilidade. A preocupao com a segurana de arquivos imprescindvel. Por isso, necessrio tomar medidas contra incndio, extravio e condies imprprias de preservao de documentos e manter os sigilosos em lugar conveniente.

Reflexo muito desagradvel ter de encontrar um documento no arquivo, com urgncia, e no conseguir. Por isso, o arquivo deve proporcionar preciso para quem o consulta. Assim, quem organiza um arquivo deve assegurar bom acesso a quem precisa utiliz-lo, garantindo que os documentos sejam localizados com facilidade. Para que isso ocorra, o arquivo precisa ser simples, funcional e de fcil compreenso.

Atividade 2 1- Faa a relao de alguns documentos que voc mais utiliza na rotina de seu trabalho e explique qual a funo social deles? 2- Escreva sobre a importncia da organizao de arquivos pblicos e privados, bem como sua funo social. 3- Faa uma pesquisa sobre as tcnicas e mtodos de arquivamento. 4- Para que possamos destruir qualquer documento, com data de validade, de domnio pblico, que no serve mais, precisamos fazer o registro em documento prprio e observar, primeiramente, as regras da instituio. Onde esto descritas estas regras e como isto feito na instituio onde voc

trabalha? 5 Faa o relatrio sobre o trabalho desenvolvido.