INFORME DE AUDITORIA SUMMA DISTRIBUCIONES C.A. Hemos efectuado Auditoria Administrativa a las operaciones de SUMMA DISTRIBUCIONES C.A.

, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las Polticas, Normas y Procedimientos, emitidas por la empresa, as como tambin evaluar el control interno del efectivo y sus equivalentes, a fin de evaluar la eficacia del procedimiento. Nuestra auditoria se efectu durante el mes de Diciembre y se bas en la revisin del efectivo y sus equivalentes en los siguientes documentos: conteo de efectivo, facturas recibidas y vales emitidos por caja chica, cuadres de cajas, (verificacin de los depsitos bancarios, Comprobantes de Caja y la entrega a contabilidad) Cheques Devueltos, Arqueo de Giros, cuentas por cobrar. La revisin se efectu sobre la base de pruebas selectivas de acuerdo a las operaciones realizadas en el mes de Diciembre Objetivo General El objetivo principal de las auditorias generales de los controles internos realizadas a la empresa SUMMA DISTRIBUCIONES C.A., era efectuar una revisin de Efectivo y sus Equivalentes realizadas por dicha empresa y gerencia desde el punto de vista de la eficacia y efectividad de los controles. La Junta Directiva de SUMMA DISTRIBUCIONES C.A. estuvo involucrada en las discusiones de todos los hallazgos mencionados en este informe. Basados en los resultados del programa y prueba de auditora, podemos informar que los esfuerzos de la auditoria identificaron algunos problemas de control interno importante, o debilidades consideradas significativas en sus efectos sobre la efectividad global y eficacia de las operaciones realizadas en cuanto al Efectivo y sus equivalentes, las ms importantes se resumen a continuacin:

No se establecen lneas claras de responsabilidad. No se establecen procedimientos de control, para procesar cada tipo de transaccin, las mismas deben ser autorizadas, aprobadas, ejecutadas y registradas. No se realizan auditorias o comprobaciones internas Se observ que el Efectivo no se custodia en cajas de seguridad y protegerse, en correspondencia con la magnitud del mismo y de las condiciones de la organizacin empresarial.

Se comunicaron los hallazgos de la auditoria de menor importancia dentro de la seccin de hallazgos y recomendaciones, las cuales se incluyen para mejorar o corregir los mismos. La respuesta de la Junta Directiva a los hallazgos y recomendaciones, estn en concordancia con nuestra apreciacin y deben proporcionar una base slida para el establecimiento de un plan correctivo. El plan de accin correctivo ser parte de la lista de seguimiento abierta a los hallazgos de auditora interna importantes, la cual ser mantenida por nosotros, esta lista ser revisada con una base trimestral. Objetivos Especficos Los objetivos especficos de la auditoria de los controles internos del Efectivo y sus equivalentes de la empresa SUMMA DISTRIBUCIONES C.A., fueron los siguientes: Obtener un entendimiento detallado de las actividades de todas las divisiones administrativas y funcionales de la empresa involucradas en el proceso, incluyendo los roles y procedimientos. Identificar los riesgos inherentes. Examinar, evaluar lo adecuado y eficiente de las actividades de control interno del efectivo. Evaluar la efectividad de los procedimientos. Realizar ms pruebas de los controles. Realizar pruebas sustantivas de las transacciones y de los saldos de efectivo. Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.

Alcance Condujimos nuestra Auditoria de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoria. Dichas Normas requieren que planeemos y practiquemos la Auditoria para obtener certeza razonable sobre si los estados financieros estn libres de representacin errnea de importancia relativa. Una Auditoria incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia que sustenta los montos y revelaciones de los estados financieros, en este caso haciendo referencia a los controles internos efectuados en el Efectivo y sus equivalentes. Una Auditoria tambin incluye evaluar los principios de contabilidad usados y las estimaciones importantes hechas por la administracin, as como evaluar la presentacin general de los estados financieros. Creemos que nuestra Auditoria en el control interno del Efectivo y sus equivalentes, proporciona una base razonable para nuestra opinin. Procedimientos de Auditoria del Control Interno

La combinacin de la caja fuerte solo debe ser poseda por el cajero, mantenindose una copia de dicha combinacin en la direccin para situaciones de emergencia. En estos casos deber levantarse acta, ante dos testigos que certifiquen la operacin efectuada, y proceder al cambio de la combinacin. El cajero debe firmar acta de responsabilidad material por los fondos custodiados. Deben efectuarse arqueos sistemticos y sorpresivos del efectivo depositado en caja, por lo menos una vez al mes. Los faltantes y sobrantes detectados, deben expedientarse y registrarse inmediatamente, y siempre que sea posible, recuperar los recursos, mediante la devolucin del faltante por el culpable. Debe establecerse un sistema de control simple, para controlar los sellos en poder del cajero, que se consideran efectivo. Todo vale de pagos menores y de recibo de ingresos, debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo, respectivamente. Los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos, deben estar pre numerados y controlarse sus numeraciones por el rea econmica. Los anticipos por gastos de viajes deben ser autorizados, al solicitarse y liquidarse, por los funcionarios autorizados. Los gastos de viajes se liquidaran dentro de los tres das hbiles, posteriores al regreso del trabajador. No podrn entregarse anticipos a justificar a empleados que mantengan un anticipo pendiente de liquidar. El efectivo cobrado deber depositarse, diariamente, en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por la empresa. Deben conciliarse las operaciones de las cuentas contables de efectivo en banco, diariamente contra los estados de cuenta remitidos por la agencia bancaria, dejando evidencia de dicha conciliacin, al final de cada mes. Las personas encargadas de emitir y firmar los cheques, no deben ser las mismas que se encarguen de la conciliacin del efectivo depositado en banco. Deben conciliarse las operaciones de todas las cuentas bancarias. Los cajeros no deben tener en su poder las chequeras en blanco.

Hallazgos y Recomendaciones

CAJA CHICA:

El monto fijo de caja chica es de Bs. 500,00 y se realiz el Arqueo al 20 de Diciembre 2010. ARQUEO: Para la fecha de nuestra revisin el arqueo resulto conforme. DESEMBOLSOS: Se evaluaron las tres ltimas reposiciones de Fondo de Caja Chica, observando lo siguiente: - Se comprob que las facturas correspondientes a los gastos que se cancelan a travs de Caja Chica, cumplen con las estipulaciones del SENIAT (Rif y Nit) con excepcin en los casos de: MRW, as como tambin los recibos emitidos para gastos incurridos por servicio de limpieza, que son generados internamente por SUMMA DISTRIBUCIONES C.A. - La compra de caf, azcar, vasos, materiales de limpieza, etc. se realizan a travs de caja chica y el monto es superior a Bs. 90,00. - Se comprob que los desembolsos realizados por la caja chica no estn cumpliendo con las normas y procedimientos establecidos por la empresa. Recomendaciones a: - Se le recuerda que los desembolsos por caja chica deben responder a gastos menores de Bs. 50,00 - Buscar informacin sobre distribuidores de artculos de limpieza para efectuar las compras de estos artculos, a fin de cancelar a travs de cheque. Cancelar con Cheque al personal de mantenimiento, porque el pago del mismo supera el monto autorizado de pago por caja chica segn lo establecido en el manual de Normas y procedimiento. CAJA PRINCIPAL: ARQUEO: Se realiz el Arqueo a Caja Principal mediante pre cierre de caja, presentando ingresos por Bs. 12.090,00 correspondiente a ingresos del da resultando conforme dicho arqueo. - Los ingresos recibidos por caja estn siendo depositados en el Banco del Caribe y cuando los proveedores realizan los depsitos directamente lo hacen a travs del Banco Provincial.

- Los depsitos los realizan dos veces al da al comienzo de la maana y al final de la tarde. - Estn dejando para su archivo el listado Resumen de Ingresos por Concepto Asociados al cierre, Cierre de Caja (Cuadre), copia planillas de depsitos, copia de los comprobantes de caja y de los recibos de ventas. REPORTES DE INGRESOS A CAJA: Se procedi a la revisin de los cierres de caja desde el 01-12-2010 hasta el 2012-2010 resultando conforme, excepto por: - Cuando los clientes realizan los depsitos, entregan la planilla con mucho tiempo de retraso en la oficina, lo que trae como consecuencia que el ingreso no se refleje en la fecha real que se caus, tal y como se demuestra en este caso: Depsito No. 7123 de fecha 10 de Julio de 2010, se registro el ingreso el 18 de Diciembre, segn comprobante de caja No. 7602025 por Bs. 330.132,50, de acuerdo a consulta realizada en el sistema el cliente tiene status de crdito suspendido. Recomendaciones a: - Solicitar al cliente le suministre la informacin por fax, el mismo da que realice el depsito y que le enve la informacin, a travs de un servicio de encomienda, con el fin de registrar el ingreso en la fecha que efectivamente se realiza. VALORES EN CUSTODIA: ARQUEO DE CHEQUERAS SOLICITADAS: A la fecha de nuestra revisin se procedi al conteo de las chequeras que se encuentran resguardadas dentro de la caja fuerte de la oficina, la cual est ubicada en el departamento de Caja. Se verifico la existencia de una (01) chequera del Banco del Caribe con las siguiente referencia:
DESDE 3605193 4 HASTA 8995197 5 ESTADO En uso (06)

DISPONIBILIDAD: Cuenta Corriente del Banco del Caribe a nombre de C.A, SUMMA DISTRIBUCIONES C.A. la cual mantena un saldo en Banco al 20/12/2010 de

Bs. 88.970,86 y en libros de Bs. 43.801,76 resultando una diferencia de Bs. 45.169,10 los cuales estn representados de la siguiente forma: Cheques en Caja: Cheques no Cobrados: Total 2.3.3 CHEQUES BENEFICIARIOS: Bs. 5.384,17 Bs. 39.784,93 Bs. 45.169,10 EMITIDOS Y NO RETIRADOS POR LOS

En caja se encontraron Cuatro (04) cheques emitidos por un monto de Bs. 5.384,17 Recomendaciones: - Efectuar la conciliacin bancaria definitiva al cierre de cada mes y enviarla al Departamento de contabilidad Departamento de Contabilidad: - Debera revisar las conciliaciones bancarias recibidas por la administracin y cotejarlas con las elaboradas por este departamento. CONCILIACIN BANCARIA: Hasta el momento de nuestra revisin la conciliacin bancaria fue actualizada al 20-12-2010. Departamento de Contabilidad: La conciliacin est elaborada al 20-12-2010 no presentando partidas con ms de 60 das de vencidos. CHEQUES POSDATADOS: Para la fecha de nuestra revisin no se observaron cheques posdatados.

CHEQUES DEVUELTOS: ANALISIS DE RECUPERACION DE CHEQUES DEVUELTOS: Para la fecha de nuestra revisin slo presentaba un (01) cheque devuelto pendiente por recuperar. Se evalu el periodo de recuperacin de acuerdo al control interno y los mismos no se estn recuperando dentro de un perodo razonable. Recomendaciones: - Se recomienda conformar los cheques.

ANALISIS DEL REPORTE EMITIDO POR SISTEMA El reporte no refleja cheques pendientes por recuperar del ao 2010, pero s de aos anteriores, por Bs. 33.793,75. Recomendaciones: - Se recomienda revisar nuevamente el reporte de cheques devueltos generado por sistema, a fin de depurar el mismo. CUENTAS POR COBRAR Se revisaron las cuentas por cobrar de los clientes tanto en fsico como en el sistema se observo que presentan mora a mas de 120 das lo cual no cumple con lo establecido en el manual de normas y procedimientos. Recomendaciones:
Se recomienda llamar a los clientes a fin de proponer programa de pago para recuperar las cuentas. Es necesario hacer una revisin mensual de todos los clientes para ir verificando la antigedad de las cuentas, de esta manera evitar tanta mora. Es necesario planificar las entregas de mercanca tomando en cuenta la solvencia del cliente con la empresa.

Conclusin En nuestra opinin consideramos que se incumplieron ciertas Normas, Polticas y procedimientos administrativos emitidos por la empresa SUMMA DISTRIBUCIONES C.A., las cuales deben ser corregidas de acuerdo a la seccin de hallazgos y recomendaciones de este informe, adicionalmente se presenta cuadro de debilidades encontradas en el mes auditado las cuales deben ser consideradas por las partes involucradas de esta empresa, de esta manera lograr uno de los objetivos de la empresa SUMMA DISTRIBUCIONES C.A., en el manejo y control del efectivo y sus equivalentes, el cual debe ser satisfactorio

para las prximas auditorias que se programen, de esta manera lograr obtener informacin fiable para el manejo de la empresa.

SUMMA DISTRIBUCIONES C.A. PLANILLA DE HALLAZGOS, INCONSISTENCIAS Y EXCEPCIONES DE CONTROL INTERNO

INCLUIDA MEMO CONTROLES INTERNOS Si No Si AREA QUE PERTENECE RECOMENDACIONES INMEDIATAMENTE ARREGLABLE ANALIZADA CON: EXCEPCION C.I.

REGULAR IMPORTANCIA

CICLO AL QUE PERTENECE

DEFICIENCIAS x x

IMPORTANTE

No se lleva un control exacto de todos los gastos con los libros contables por falta de comprobantes de egresos.

Auditor y Admini strador

Se recomienda solicitar para todo tipo de pago de gastos un comprobante o implantar controles para dichos egresos. Se recomienda tener al da las conciliaciones para poder hacer mejor un flujo de tesorera y pagos Se recomienda por lo menos dos personas autorizadas para tener un menor control en el

Caja bancos

Tesorera

Las conciliaciones bancarias no se realizan peridicamente

Auditor y contad or,

Contable

Informaci n

Solo hay una persona autorizada para el movimiento de cuentas bancarias

Auditor y admini strador

Administr a-cin Contable

Informaci n

IMPORTANTE x

HALLAZGOS

movimiento de cuentas bancarias

El funcionario que realiza el pago y el que concilia son la misma persona

Auditor

se recomienda que sean personas diferentes para dichas operaciones Se recomienda llevar un control de todos los soportes para ingresos y gastos de la empresa

tesorera

Informaci n

No existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen o aprobacin

Auditor y Admini straci n

tesorera Administr acin

informaci n

No

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES SUMMA DISTRIBUCIONES C.A. Periodo evaluado: 01/12/2010 al 31/12/2010 Fecha de evaluacin: Diciembre de 2010 Fecha de elaboracin: 28 Diciembre de 2010

CRITERIOS DE EVALUACIN

SI

NO

N/A

OBSERVACIN

1. CAJA 1.1 PROTECCIN 1.1.1 La dependencia de caja es un rea restringida. 1.1.2 Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos. 1.1.3 Es conocida la clave por el personal referente al cajero, tesorero y gerente. 1.1.4 Se conservan en la caja fuerte los ingresos del da, hasta su depsito en bancos. 1.1.5 Se encuentran con plizas de manejo el tesorero

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y el cajero. 1.1.6 Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables. 1.1.7 Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos. 1.1.8 Son adecuados los custodios para salvaguardar fsicamente el dinero en operacin 1.2 Recaudo 1.2.1 Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja. 1.2.2 Son registrados en respectivo libro. 1.2.3 Se expiden los respectivos recibos de caja. 1.2.4 Estn debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza los ingresos. 1.2.5 Estn debidamente registrados los recaudos en libro auxiliar. 1.2.4 Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo 1.2.5 Son adecuados los controles para asegurar que se cubren las mercancas, servicios entregados o vendidos. 1.2.6 Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos. 1.2.7 Se listan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia por una persona diferente al cajero antes de entregrselos a este. 1.3 Recibos de caja 1.3.1 Se expiden los recibos de caja al momento de efectuarse la recepcin de valores. 1.3.2 Existe numeracin consecutiva y pre numerada. 1.3.3 Los recibos anulados son conservados en forma consecutiva.

X X X

X X

1.3.4 Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte. 1.3.5 Se confrontan los valores estipulados en nmeros y letras. 1.3.6 Se confrontan los originales con las copias posteriormente. 1.4 Caja Chica 1.4.1 Existe un fondo fijo para caja chica. 1.4.2 Estn separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las

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autorizaciones de pagos y registros contables. 1.4.3 Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin. 1.4.4 En las entregas de efectivo, existe autorizacin previa del funcionario comprobacin responsable, y una

adecuada

de las erogaciones

correspondientes. 1.4.5 Existen formatos especficos para relacionar los gastos de caja chica. 1.4.6 Son archivados y sellados de manera adecuada los recibos de caja chica. 1.4.7 Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y firma del

responsable que efectu el gasto. 1.4.8 Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el cumplimiento de polticas y disposiciones administrativas para este tramite. 1.4.9 Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de caja chica. 1.4.10 El procedimiento de reembolso de caja chica es suficientemente dinmico para evitar el exceso de fondos o la falta de efectivo. 1.4.11 Esta prohibido que los fondos de caja chica sirvan, para cambiar cheques a empleados clientes o proveedores.

1.4.12 Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona encargada de la caja chica. 1.4.13 Existen topes mximos para ser destinados por gastos de caja chica. 1.4.14 Si se presentan anticipos para gastos que se cubran con los fondos de caja chica, se delimita claramente el tiempo en que se efectuara el gasto, se da seguimiento para que pasado ese tiempo se solicite la devolucin del dinero o bien la comprobacin del gasto. 1.5 Arqueos 1.5.1 Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados. 1.5.2 Existen formatos apropiados para realizar los arqueos. 1.5.3 Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias.

2 BANCOS 2.1 Apertura de cuentas 2.1.1 Son autorizadas por la junta directiva cada una de las cuentas corrientes. 2.1.2 Estn registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella. 2.1.3 Son estudiados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente. 2.1.4 Las firmas giradoras estn debidamente autorizadas. 2.1.5 Las cuentas corrientes tienen destinacin especfica, segn la naturaleza del gasto. 2.2 Proteccin 2.2.1 Es verificado el nmero de cheques, al momento de entregadas cada una de las chequeras por parte del banco.

2.2.2 Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco. 2.2.3 Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados. 2.2.4 Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos 2.2.5 Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques. 2.2.6 Se mantienen permanentemente actualizado, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro y autorizacin para expedir cheques. 2.2.7 Se encuentran archivados en orden secuencial los cheques anulados. 2.3 Giro de cheques 2.3.1 Estn pre numerados todos los cheques. 2.3.2 Se giran en orden secuencial 2.3.3 Se giran para toda clase de pagos excepto los de caja chica. 2.3.4 Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos. 2.3.5 Existe verificacin de soportes antes del giro. 2.3.6 Se realiza verificacin de cifras y nmeros antes

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de su firma. 2.3.7 Se utiliza sello restrictivo para pago para el primer beneficiario. 2.3.8 Existe ms de una firma en el giro de pagos por cheque. 2.3.9 Se expiden cheques con firmas mancomunadas 2.3.10 Se realiza confirmacin telefnica por parte del banco para pagos por sumas superiores a 5.000,00 2.3.11 Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a la vista. 2.3.12 Son entregados los cheques previa presentacin de la respectiva autorizacin del beneficiario.

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2.3.13 Existen horarios y das especiales para la entrega de cheques. 2.3.14 Se utiliza sello protector de cheques. 2.3.15 Existe alguna clase de poltica que contemple la posibilidad de cancelar en un tiempo

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determinado aquellos cheques en trnsito que no hayan sido cobrados. 2.4 Conciliaciones 2.4.1 Se realizan conciliaciones de manera peridica. 2.4.2 Se descuentan oportunamente las notas dbito. 2.4.3 Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones. 2.4.4 El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes. 2.4.5 Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones. 2.5 Boletines diarios 2.5.1 Se elaboran diariamente los boletines de caja y bancos. 2.5.2 Llevan una numeracin estrictamente consecutiva. 2.5.3 Se determinan claramente ingresos y por pagos. 2.5.4 Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen y autorizacin. 2.5.6 Se elaboran informes y programas efectivo de flujo de para prever tanto la inversin de los conceptos por

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excedentes, como la obtencin de crditos para cubrir necesidades. 2.5.7 Se archivan con los documentos justificativos para informes o consultas posteriores.

3 GENERALES A CAJA Y BANCOS 3.1 Estn separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos.

3.2 Se procura tener niveles adecuados a las circunstancias, en lo relacionado al dinero en operacin.

GRAFICA DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES

PREGUNTAS

TOTA L 80

PORCENTA JE 100%

TOTAL REALIZADAS

PREGUNTAS

RESPUESTAS AFIRMATIVAS RESPUESTAS NEGATIVAS NO APLICA

64 15 1

80 % 18,75 % 1,25 %