Curso Access Avanzado

Ejercicio prctico para curso de Access avanzado. Versin de Access utilizada: 2002. Fecha de creacin de documento: Agosto 2009.
Fecha de actualizacin: 10/09/09 versin: 1.1 ref.01082009 Autor: Luis Toms. Email: bitschips@gmail.com Web: http://www.bitschips.com Este documento es gratuito, puede compartirse, pero deber hacerse a travs de Scribd.
INDICE Crear la tabla operaciones Crear la tabla tipo de operaciones Crear la relacin entra las tablas operaciones y tipo de operaciones Otra manera de crear relaciones Comprobar las relaciones Aadir datos a las tablas Crear la tabla empresas Listado de empresas para la tabla Creacin de la relacin Creacin de la tabla estado Creacin de la tabla contactos Creacin de relaciones Mapa general de relaciones Crear nuevos campos Diseo de formularios Creacin del formulario contactos Cambiar el aspecto del formulario Trabajar con un formulario en modo diseo Unas reglas bsicas Mover los campos de un formulario Posicionando los campos en un formulario Un poco de organizacin Modificar las propiedades de cada elemento Algunas propiedades interesantes Terminando el formulario Campos para fotografas Importar datos de un archivo de texto Importar fichero pases Importar fichero ciudades Crear el formulario empresas Fomulario empresas y operaciones Crear un formulario de varias tablas
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Crear informes de las tablas ciudades estados y pases Cambiar las propiedades en modo diseo Aadir un encabezado al informe Aadir modificaciones Cambiar la orientacin del informe Crear un formulario de entrada o men principal
Crea la tabla: 'OPERACIONES': Aunque en la mayora de los casos el nmero de tablas no es elevado, se recomienda que los campos de cada tabla incluyan al menos dos letras del ttulo de la tabla como prefijo, por ejemplo, en el caso del campo 'estado' lo escribiramos como 'op_estado', de este modo, en cualquier consulta en la que aparezcan campos con el mismo nombre no tendremos duda de la tabla origen de cada campo ('op..' nos indicar que el campo pertenece a la tabla 'operaciones'). Objeto de la tabla: Esta tabla almacenar los datos de las operaciones realizadas con las empresas, tanto los correos enviados, los currculums enviados, las visitas, las llamadas, etc, a fn de cuantificar el tiempo y el esfuerzo dedicado por los agentes y valorar el xito o fracaso de las operaciones.
Fjate que todos los campos se han definido para datos tipo texto. Tendrs que ajustar el tipo para cada campo (fecha, notas, nmero, etc) adecundolo al tipo de dato que vaya a recibir.
Por otro lado cada tabla debe tener una clave principal, un campo que har nico cada registro, elige el campo y el tipo de dato (indcalo con el prefijo 'id_' en el campo). Ten en cuenta que los campos 'estado' y 'tipo_operacin' van a campos relacionados con otras tablas de las que extraeremos los valores a rellenar, elige por lo tanto muy bien el tipo de dato (recuerda que las relaciones entre tablas hacen uso de los campos clave principal que suele ser de tipo Autonumrico). Ajusta las propiedades de los campos para que sea obligatorio escribir datos en ellos y para que los datos se muestren en maysculas independientemente de como los haya tecleado el usuario.
Una vez creada la tabla 'OPERACIONES' y definidos los tipos de datos para los campos, queda del siguiente modo:
Los campos contienen el prefijo 'ope_' identificando claramente la tabla origen. La clave principal se ha definido como tipo 'Autonumrico' de manera que para cada nuevo registro, Access asigna un nmero nico (fjate en el icono de la llave).
Tambin puedes observar que los campos relacionados con otras tablas (ope_empresa, ope_estado y ope_tipo_operacin) aparecen definidos como tipo de dato numrico ya que en ambos extremos de la relacin deben coincidir en tipo de dato y suele ser de tipo 'Numrico' o 'Autonumrico'. Puedes ver activada la propiedad 'Requerido' en todos los campos. De este modo Access no permitir dar de alta un registro nuevo si falta algn dato en los campos.
Crear la tabla 'TIPO_OPE': Seguimos la misma recomendacin para los campos de las tablas. Todos comienzan con el prefijo nombre de la tabla (tipo_ope_) al que le sigue el nombre del campo. Objeto de la tabla: Esta tabla guardar los distintos tipos de la operacin. Cada operacin tendr una accin asociada (correo enviado, correo recibido, empresa visitada, llamada recibida, llamada realizada, entrevista realizada, visita recibida, etc. De esta manera cada operacin tendr asociada una accin y podr ser cuantificada posteriormente como xito o fracaso en funcin del tiempo dedicado como tarea o proceso. Adems ser muy fcil aadir o eliminar posteriormente nuevos elementos para cada tipo de operacin.
Asigna la clave principal de la tabla y ajusta el tipo de datos para los campos, haciendo su introduccin obligatoria (campos requeridos) y activa la presentacin del texto siempre en maysculas. Introduce los siguientes tipos de operaciones: llamada recibida, llamada realizada visita realizada, visita recibida entrevista realizada correo recibido, correo enviado correo enviado CV informacin solicitada fax enviado, fax recibido
NOTA: Aade 4 nuevos tipos de operaciones a la tabla.
Una vez creada la tabla 'TIPO_OPE', quedar del siguiente modo:
Observa que la clave principal tiene el tipo de dato 'Autonumrico', de este modo, Access genera un nuevo nmero diferente para cada registro identificando perfectamente cada registro. El campo 'tipo_ope_operacin' es de texto porque va a guardar una cadena de caracteres (literales). Fjate tambin que en el campo 'Formato' en las propiedades de este ltimo campo, aparece el signo '>' indicando que la presentacin de los datos para ese campo ser siempre en maysculas independientemente del como teclee el usuario.
Los datos introducidos pueden verse en el modo Hoja de Datos para la tabla:
Creacin de la relacin entre las tablas 'OPERACIONES' y 'TIPO_OPE': Cuando se crea una nueva operacin, por ejemplo cuando se enva un correo electrnico a un cliente se genera un nuevo registro en la tabla operaciones. Al hacerlo el usuario rellena los campos manualmente. Es recomendable facilitar la entrada de datos en los campos que sea posible. En la tabla 'OPERACIONES' hay un campo que guarda el tipo de operacin: '' se rellenan los campos de la tabla y el campo 'ope_tipo_operacin' debe rellenarse con alguno de los valores de la tabla 'TIPO_OPE' generando un cuadro de lista desplegable que facilite esta tarea. Cuando se crea una relacin, los datos de una tabla 'rellenan' los campos de otra tabla. Es lo que sucede cuando por ejemplo completamos un registro de en Internet donde en uno de los campos elegimos la ciudad de una lista (las ciudades vienen de otra tabla que est relacionada). Veamos como crear esta relacin. Veamos la tabla 'OPERACIONES':
El campo a relacionar es: 'ope_tipo_operacin', haz clic en este campo y observa sus propiedades justo debajo. Activa la pestaa: 'Bsqueda'... Selecciona en la propiedad Mostrar control: 'Cuadro de lista'.
Al hacerlo, el campo muestra otras propiedades donde indicaremos de donde viene la informacin que va a rellenar ese campo, la tabla origen, los campos, etc.
En las propiedades del campo, hay tres importantes: - Origen de la fila: Es la tabla relacionada de donde viene la informacin: la tabla 'TIPO_OPE'. - Columna independientemente: Es la columna de dicha tabla que contiene la clave principal (la 1). - Nmero de columnas: Los campos a mostrar de la tabla 'TIPO_OPE'. La tabla 'TIPO_OPE' tiene 2 columnas.
Las incluimos en la propiedad 'Nmero de columnas' (2). Pero slo haremos visible la segunda, ajustando el ancho de la primera a 0 cm y a 2,5 cm la segunda en la propiedad 'Ancho de columnas'. La propiedad 'Filas en lista' permite ajustar el nmero de entradas visibles. La propiedad 'Limitar a lista' previene la introduccin de datos que no existan en la tabla. NOTA: Imagina que el campo es ciudad y los usuarios pudieran aadir entradas nuevas, quiz algunos escribiran Mxico y otros teclearan 'Mjico'. Es una manera de garantizar la integridad de los datos en las consultas. Ahora que hemos establecido la relacin entre las dos tablas 'OPERACIONES' y 'TIPO_OPE' podemos comprobar el efecto que esta accin produce. Si abrimos la tabla 'OPERACIONES' en modo datos y hacemos clic en el campo relacionado 'ope_tipo_operacin' veremos lo siguiente (aparece una lista de valores donde el usuario puede elegir haciendo clic con el ratn):
Puedes fijarte que la tabla 'OPERACIONES' incluye todos los campos definidos y excepto el ltimo todos son campos de texto sencillos. El caso del campo 'ope_tipo_operacin' es distinto, en este caso, no es un campo de texto sencillo, es un cuadro de lista que permite al usuario seleccionar un elemento de un conjunto definido previamente. Los datos que aparecen en esta lista 'vienen' de otra tabla, aquella que hemos elegido antes en las propiedades del campo. Por lo tanto las relaciones permiten recuperar datos de otras tablas vinculndolos a la tabla principal. De este modo, conseguimos que el usuario escriba menos, que introduzca el dato correctamente (el usuario no puede teclear un dato que no existe en la lista) y el diseo de la base de datos es ms limpio y est mejor organizado. Esta relacin se hereda hacia los objetos diseados, por ejemplo si diseamos un
formulario para gestionar las operaciones, este campo tambin va a aparecer como una cuadro combinado donde el usuario podr elegir cmodamente los datos de una lista.
OTRA MANERA DE CREAR RELACIONES Veamos otra manera de crear una relacin entre las dos tablas. Para ello vamos a volver a abrir la tabla 'OPERACIONES' y eliminaremos el campo 'ope_tipo_operacin', dejando la tabla con los campos que puedes ver en la siguiente figura:
Nota: En ocasiones no podrs borrar un campo de una tabla porque ya hay algn registro introducido, si te aparece un mensaje como ese, entra en la tabla y elimina los registros que hayas aadido antes de borrar el campo. Aade el campo: 'ope_tipo_operacin' y en el espacio para el tipo de datos vas a elegir la
ltima opcin: 'Asistente para bsquedas..'.
NOTA: Este proceso es la automatizacin del mtodo anterior y permite fijar algunas opciones ms, pero es conveniente conocer ambos mtodos para entender qu datos aparecen en las propiedades de cada campo y no hacer las cosas 'a ciegas'. Lo siguiente que veremos ser un asistente, una serie de pasos que nos llevarn a elegir la tabla que acta como el origen de los datos, seleccionando posteriormente los datos que se conectarn con nuestra tabla y que rellenarn el campo 'ope_tipo_operacin': PASO 1. Marca la primera opcin (buscar los datos en otra tabla).
PASO 2. Marcar la tabla que contiene los datos (tipo_ope).
PASO 3. Una vez seleccionada origen ('tipo_ope'), marca el campo de inters. En nuestro caso es 'tipo_ope_tipo_operacin' que ser el tipo de operacin que el usuario elegir de la lista. Marca el campo y haz clic en el signo '>' para pasarlo a la derecha. Recuerda seleccionar tambin el campo clave principal de la tabla 'tipo_ope_id' ya que es necesario para que la relacin entre las tablas funcione perfectamente.
PASO 4. Ahora podrs ver los datos de la tabla. Marca la casilla 'Ocultar la columna clave' para mejorar el aspecto de los datos y ajusta el ancho de la columna. Pulsa en 'Siguiente' y finaliza el asistente.
Por ltimo la tabla debe guardarse para que se actualice la relacin que acabamos de crear. Te aparecer el siguiente mensaje, acptalo y habrs terminado.
NOTA: Ahora puedes entrar en modo diseo y comprobar en la pestaa 'Bsqueda' que lo
que ha hecho Access es rellenar las propiedades como lo habamos hecho nosotros hace un instante a mano.
COMPROBAR LAS RELACIONES Ahora puedes comprobar que esta relacin ha quedado registrada en el mapa de relaciones de Access. Para ello, entra en Herramientas/Relaciones.
Observa que las tablas que acabamos de relacionar con la ayuda del asistente, aparecen conectadas con una lnea oscura. Podemos leer la relacin como: 'el campo tipo de operacin de la tabla operaciones (izquierda), se rellena con la tabla tipo de operacin (derecha).
AADIR DATOS A LA TABLA OPERACIONES La aplicacin puede ser verstil cubriendo tipos de trabajos comerciales, gestin de clientes, procesos, gestin domstica, etc. Para ello vamos a introducir nuevos tipos de operaciones en la tabla tipo de operaciones: GESTIN DE CLIENTE Comida de negocios Cena de negocios Recepcin de cliente Recogida de cliente Entrega de documentacin en mano Recepcin de documentacin postal Compra de material OPERACIONES INFORMTICAS Eliminacin de virus Mantenimiento mensual Recogida de PC Entrega de PC Instalacin de programa Cambio de hardware Retirada de monitor Entrega de monitor Retirada de impresora Entrega de impresora
Retirada de teclado Entrega de teclado Configuracin de router Configuracin del correo Importacin de datos Recuperacin de contraseas Actualizacin de pgina web Alta de nuevas cuentas de correo Eliminacin de cuentas de correo Restaurar contrasea correo Instalacin S.O. Recuperacin de datos GESTIN DOMSTICA Ingreso nmina Ingreso extra Gasto alimentacin Gasto telfono Gasto mvil Gasto alquiler Gasto seguro Gasto combustible Gasto IBI Gasto prstamo casa Gasto agua Gasto luz Gasto general CREAR LA TABLA 'EMPRESAS': Cada operacin est relacionada con una empresa. Como hemos hecho con el tipo de operacin, crearemos una nueva tabla: 'EMPRESAS' y la relacionaremos con la tabla de operaciones para que al aadir registros no haya que escribir ningn dato y tengamos una lista de empresas para seleccionar. Objeto de la tabla: Esta tabla va a guardar la informacin de las empresas con las que vamos a trabajar, aquellas para las que realicemos algn trabajo, aquellas a las que enviemos un Currculum, etc. Todas las operaciones estarn relacionadas con una empresa.
Puede ver los campos definidos para la tabla. Recuerda que en toda tabla debe haber una clave principal y que el tipo de dato estar en funcin de la naturaleza de la informacin. Tambin recuerda que es recomendable que cada campo tenga un prefijo que ayude a identificar la tabla, en nuestro caso, podra ser: 'emp_'. Fija como valor predeterminado 'Espaa' en el campo pas. Para que el campo 'fecha_alta' grabe automticamente la fecha de la creacin del registro aadiremos en la propiedad 'Valor predeterminado' la frmula '=Ahora()'
La tabla 'EMPRESAS' quedar del siguiente modo:
Cada empresa tendr asociado un cdigo nico 'emp_id'. Recuerda que el tipo de dato 'Autonumrico' asocia un nmero diferente a cada registro, siendo muy til por ejemplo para generar los cdigos de producto. El campo clave principal se utilizar para relacionar las operaciones con las empresas. Access trabaja mejor relacionando las tablas con nmeros. Cuando se crea una nueva operacin en la tabla 'OPERACIONES', se guarda en el campo 'empresa' un nmero que corresponde al cdigo de la empresa en la tabla 'EMPRESAS' y Access nos muestra el texto asociado.
LISTADO DE EMPRESA PARA LA TABLA:

ACS ACTIVIDADES DE CONSTRUCCIN Y SERVICIOS Corporacin Avda. Po XII 102 28036 Madrid, Espaa Telfono: 91 343 92 00 Fax: 91 343 94 56 Web: http://www.grupoacs.com Email: infoacs@grupoacs.com DRAGADOS S.A. Construccin Avda. Camino de Santiago, 50 28050 Madrid, Espaa Telfono: 91 343 93 00 Fax: 91 343 94 00 VAS Y CONSTRUCCIONES S.A. Construccin Orense 11 2 y 4 28020 Madrid, Espaa Telfono: 91 417 98 00 Fax: 91 417 98 30 Web: http://www.vias.es DRACE MEDIO AMBIENTE Construccin Avda. Camino de Santiago, 50 28050 Madrid, Espaa Telfono: 91 703 56 00 Fax: 91 703 56 40 Web: http://www.dracemedioambiente.com FPS Construccin Avda. Camino de Santiago, 50 28050 Madrid, Espaa Telfono: 91 545 47 77 Web: http://www.flotaps.com SEIS Construccin Avda. Camino de Santiago, 50 28050 Madrid, Espaa Telfono: 91 703 68 00 Web: http://www.seis6.com DRAVO S.A. Construccin Plaza de Castilla 3 28046 Madrid, Espaa Telfono: 91 323 02 07 Fax: 91 323 06 87 TECSA EMPRESA CONSTRUCTORA S.A. Construccin Avda. Madariaga 1 4 planta 48014 Vizcaya, Espaa Telfono: 94 448 86 00 Fax: 94 476 22 84 Web: http://www.tecsa-constructora.com GEOCISA Construccin Llanos de Jerez 10 12 28820 Madrid, Espaa Telfono: 91 660 30 00 Fax: 91 671 64 60 Web: http://www.geocisa.com DYCVENSA Construccin Veracruz Edificio Torren 3 - Esq. Urbanizacin las Mercedes 1060A Caracas, Venezuela Telfono: (58212) 992 31 Fax: (58212) 992 77 DYCASA Construccin Avda. Leandro N. Alem 986 1001 Argentina Telfono: (54114) 318 02 Fax: (54114) 318 02 Web: http://www.dycasa.com SCHIAVONE Construccin 150 Meadowlands Parkway NJ 07094-1589 New Jersey, Estados Unidos Telfono: 201-867-5070 Fax: 201-867-0911 Web: http://www.schiavoneconstruction.com Email: info@schiavone.net COGESA Construccin Orense 34 1 28020 Madrid, Espaa Telfono: 91 417 96 50 Fax: 91 597 04 67 ACS, MEDIOAMBIENTE Y LOGSTICA Medioambiente y Logstica Avda. Camino de Santiago, 50 28050 Madrid, Espaa Telfono: 91 514 09 00
Fax: 91 514 09 31 URBASER S.A. Medioambiente y Logstica Avda. de Tenerife, 4-6 28703 Madrid, Espaa Telfono: 91 121 80 00 Fax: 91 304 15 22 Web: http://www.urbaser.com
CREACIN DE LA RELACIN Ahora vamos a crear la relacin entre la tabla 'OPERACIONES' y 'EMPRESAS', de este modo cuando se cree un nuevo registro, en el campo 'ope_empresa' se desplegar la lista de datos de la tabla 'EMPRESAS' y el usuario no tendr que escribir nada. Para ello, abrimos la tabla principal 'OPERACIONES'. La tabla principal es aquella desde la que se busca la informacin. Activamos el modo 'Diseo', veremos los campos de la tabla y seleccionando el campo 'ope_empresa' abrimos la lista de 'Tipo de datos' seleccionando la ltima opcin 'Asistente para bsquedas... que permite conectar este campo con la tabla destino.
Primero indica que los datos tienen origen en una tabla (la opcin marcada en la figura).
Segundo, selecciona la tabla que contiene los datos: 'EMPRESA':
Una vez seleccionada la tabla origen de los datos, pulsa 'Siguiente' y selecciona los campos de la tabla que quieras mostrar. n este caso incluiremos los campos: 'emp_id' (clave principal) y 'emp_empresa' (el nombre de la empresa, que es el campo que deseamos ver en el desplegable. El icono '>' sirve para seleccionar un campo. Si quieres pasarlos todos de una vez puedes utilizar el otro smbolo: '>>'.
NOTA: Incluye siempre el campo clave principal, Access lo utiliza para establecer la relacin entre las tablas, aunque luego lo ocultes por esttica. Casi estamos acabando, ahora se trata de ajustar el ancho de la columna y marcar la casilla de verificacin: Ocultar la columna clave, de este modo, slo veremos en pantalla el nombre de la empresa, mientras Access oculta la clave principal. Puedes probar a desactivarla para ver el campo, en realidad lo que hace esta casilla es dejar a 0cm el ancho de la columna 'emp_id' de modo que se queda invisible.
Recuerda que puedes ocultar este campo manualmente accediendo a las propiedades del campo: 'ope_empresa' y mirando en la pestaa 'Bsqueda':
Una vez establecida la relacin entre las tablas: 'OPERACIONES' y 'EMPRESAS' si abres la tabla 'OPERACIONES' y aades un registro, cuando llegues al campo 'ope_empresa' vers que aparece un desplegable con los nombres de las empresas, ests viendo el resultado de la relacin.
Fjate que aparece un pequeo cuadrito en la derecha del campo que despliega los nombres de las empresas. Lo que se est guardando en la tabla en realidad es un nmero que corresponde a la clave principal de cada empresa, por eso en la tabla el tipo de dato es numrico, pero Access, mira la tabla, busca esa clave principal en la tabla 'EMPRESAS' y nos devuelve el campo que nos interesa: 'emp_empresa'. CREACIN DE LA TABLA 'ESTADO' Asociada a cada operacin, tenemos una empresa, un tipo de operacin, un estado y una persona. Lo siguiente es crear la tabla de estado que nos permitan definir el estado o fases por las que pasa una operacin. Campos necesarios para la tabla:
Ajusta el tipo de dato para cada campo. Acurdate que debe haber siempre una clave principal. Introduce en la tabla en modo Datos los siguientes registros: - Pendiente - Abierta - Cerrada - Suspendida - Cancelada - Indeterminada Ajusta las propiedades de los campos para que su introduccin sea obligatoria.
CREACIN DE LA TABLA 'CONTACTOS' Para gestionar una operacin, se necesita asociarla a un contacto, una persona que va a gestionar esta operacin desde el principio, veamos que campos necesitamos:
Ahora ajusta el tipo de datos particular a cada campo y la clave principal de la tabla. Ajusta tambin las propiedades de los campos para que sean de introduccin obligatoria. Guarda la tabla.
RELACIONES A ESTABLECER: Utiliza el 'Asistente para bsquedas..' para crear las relaciones entre tablas. 1. Establece una relacin entre la tabla 'CONTACTOS' que acabas de crear y la tabla 'OPERACIONES', para que al dar de alta una nueva operacin, puedas elegir cmodamente de la lista uno de los contactos registrados. Campos relacionados: contacto_id <<>> ope_contacto 2. Establece una relacin entre la tabla 'CONTACTOS' y la tabla 'EMPRESAS', de este modo, al dar de alta un nuevo contacto, podrs elegir cmodamente una de las empresas registradas. Campos relacionados: emp_id <<>> contacto_empresa
MAPA GENERAL DE RELACIONES Podemos ver en la siguiente figura, las relaciones establecidas entre las tablas del ejercicio. En principio hay una tabla sobre la que gira la aplicacin, es la tabla que ms conexiones tiene con las dems. Podemos decir que el resto de las tablas 'alimentan' a la tabla 'OPERACIONES'.
Fjate tambin que en todas las relaciones, los datos que se almacenan en los campos de la tabla 'OPERACIONES' son las claves principales de las dems tablas, es decir, nmeros y como estos nmeros son claves principales (nmeros nicos), Access puede acceder de manera inequvoca a los datos del registro que tenga que ver con ese nmero.
Por ejemplo, en un registro de la tabla 'OPERACIONES' el campo 'ope_contacto' podra guardar el nmero 21. Access utilizar este nmero para localizar un registro en la tabla 'CONTACTOS' que corresponda a este nmero como clave principal y como es nico, no habr duda posible.
CREAR NUEVOS CAMPOS Tabla 'OPERACIONES': fecha_inicio, fecha_fin Tabla: 'CONTACTOS': con_dni
DISEO DE FORMULARIOS Para gestionar bien los datos de las tablas, es recomendable trabajar con formularios. Hacerlo desde las tablas directamente puede convertirse en una tarea un poco engorrosa si hay muchos campos, ya que hay que moverse desde el principio hasta el final de cada registro y no tenemos una visin general del registro, lo que tenemos es una visin global de todos los registros de la tabla. Un formulario puedes disearse con la herramienta 'Asistente de formularios' de Access y de hecho es la mejor herramienta para empezar. Ms tarde cuando tengamos el formulario construido, pasaremos a editar los campos y disear nuestra propia configuracin. Cuando crees un formulario, a no ser que sepas con seguridad que no vas a utilizar algn campo, inclyelos todos.
CREACIN DEL FORMULARIO 'CONTACTOS' Haz clic en la opcin 'Formularios' de Access y selecciona la opcin 'Crear un formulario utilizando el asistente'.
El asistente es muy sencillo, el primer paso, nos pregunta la tabla de donde estn los datos que queremos presentar. Elegimos la tabla 'CONTACTOS' y seleccionamos todos los campos (utiliza el sgno '>>' para ello).
En el siguiente paso, puedes eligir la distribucin de los campos. Te recomiendo el primero o el ltimo (mejor aspecto para un formulario impreso). Marca el primero.
Por ltimo queda el diseo que le vas a dar a tu formulario, no es una panacea, pero podrs elegir entre algunos diseos clsicos y otros un poco ms atrevidos.
ASPECTO DEL FORMULARIO PARA LA TABLA 'CONTACTOS' Una vez terminado, puedes ver el aspecto que presenta el formulario.
Hay varias cosas que podemos hacer para mejorar un poco el aspecto: Los nombres de los campos se han importado directamente de la tabla y no son muy estticos, hay que simplificar y ponerlos en maysculas. La distribucin del espacio tampoco es muy acertada, quedan todos los campos a la izquierda muy juntos y slo dos campos a la derecha, un poco descompensado. Por otro lado, es mejor agrupar campos relacionados, por ejemplo en un grupo los datos personales, en otro los de contacto y las notas aparte. El campo 'contacto_id' queda a la vista y no es informacin relevante en este momento, puede eliminarse u ocultarse.
TRABAJAR CON UN FORMULARIO EN MODO DISEO
Lo que has visto antes es el formulario en modo 'Datos', es decir, listo para introducir registros, en este caso, datos de contactos, nombre, apellidos, telfono, etc. Pero si lo que quieres es modificar la distribucin, eliminar algunos campos, cambiar diseo (colores, lneas, etc) tienes que cambiar al modo 'Diseo', igual que lo hacamos en las tablas. Para cambiar al modo 'Diseo', una manera rpida de hacerlo es con el formulario abierto, hacer un clic con el botn derecho del ratn sobre la barra del ttulo (ver figura), marcando la primera opcin 'Diseo del formulario'.
TRABAJANDO CON UN FORMULARIO EN MODO 'DISEO' Entramos en modo 'Diseo' y vemos lo siguiente:
Bsicamente, en un formulario en modo 'Diseo' vers dos tipos de elementos: Por un lado los 'titulares' y por otro los 'campos de datos'. Si te fijas en la figura puedes ver ambos elementos distribuidos por el lienzo del formulario.
Si te fijas en los elementos de la segunda fila, hacen referencia al nombre del contacto. El fondo del rectngulo aparece en gris, lo que escribas dentro ser lo que veas en pantalla. El segundo elemento, el rectngulo con fondo blanco es el espacio donde se va a mostrar la informacin de la tabla, en este caso, el campo 'contacto_nombre' de la tabla 'CONTACTOS'.
PARA NO ACABAR DE LOS NERVIOS... En el modo 'Diseo' de un formulario puedes cambiar lo que quieras, pero hay que seguir unas reglas bsicas. Si quieres modificar los ttulos de los campos, seleccinalo haciendo 1 clic con el ratn en el centro del rectngulo y pulsa 'F2', el campo pasa a modo edicin y puedes cambiar lo que quieras (cambia ahora el nombre de todos los campos como habamos quedado antes y ponlos es maysculas). Puedes utilizar los cursores para moverte como lo haras con un editor de texto. Cuando hayas terminado de editar el campo de texto, pulsa 'INTRO'.
MOVIENDO LOS CAMPOS POR EL LIENZO Para desplazar ttulo y dato a la vez la regla es: Haz clic en el interior de cualquier elemento (aparecen los puntos de control en las esquinas). Desplaza el ratn a uno de los bordes hasta que aparezca una mano, entonces mantn pulsado el botn izquierdo del ratn y podrs mover libremente ambos campos por el formulario.
Para desplazar los campos de manera independiente, la regla es: Haz clic en el interior de cualquier elemento, ambos elementos quedan
seleccionados (aparecen los puntos de control en las esquinas). Haz clic en el punto de control principal (el cuadrado ms grande) del elemento a mover y sin dejar de apretar, mueve el ratn...el campo se mover independientemente.
POSICIN DE LOS CAMPOS EN EL FORMULARIO 'CONTACTOS' En el formulario y en modo 'Diseo' ajusta la posicin de todos los campos segn la cuadrcula en la segunda columna desde la izquierda y la primera desde arriba (ver figura). Ampla el campo 'Notas' al tamao que puedes ver en la figura. Aplica negrita a todos los ttulos de los campos. Guarda el formulario y comprueba que los datos se ven bien.
ORGANIZANDO UN POCO LOS CAMPOS El ajuste de los campos debe ser como el que aparece en la figura. Separa los datos, primero un grupo con la fecha de alta y el cdigo de contacto, despus otro grupo con los datos personales, otro a la izquierda con los datos de contacto y el campo de notas justo debajo. Cambia el color de fondo de algunos campos para mejorar su visiblidad, por ejemplo, en los campos de telfono mvil, nombre y apellidos.
El ajuste del ancho de los campos puedes hacerlo seleccionando varios campos y con el botn derecho activando la opcin 'Alinear>al ms ancho'.
Para separar grupos de campos, activa la cuadro de herramientas desde el icono que aparece en la barra de herramientas de Access. El marco es el icono que aparece al final de la primera columna.
MODIFICAR LAS PROPIEDADES DE CADA ELEMENTO Cuando se trata de modificar alguna caracterstica de un campo, lo primero es hacer clic en el campo para seleccionarlo. Una vez hecho con el botn derecho puedes mostrar el men contextual (vase la figura). Justo la ltima opcin: 'Propiedades' es la que te da acceso a las propiedades del campo.
ALGUNAS PROPIEDADES INTERESANTES Las propiedades se muestran agrupadas por pestaas.
Podemos destacar en Formato algunas como: Visible: oculta o muestra un elemento. Color de fondo: autoexplicativa. Efectos especiales: relativa al diseo. Nombre y tamao de la fuente: autoexplicativa. Mrgenes superior, inferior, etc.: sagra del contenido de texto. Alineacin del texto: autoexplicativa. Alto y Ancho: nos permiten copiar las dimensiones para otros elementos. Formato: > convierte carcteres a maysculas < convierte carcteres a minsculas
Nota: Para hacer que un campo muestre un valor cuando est en blanco, escribe en la propiedad 'Formato' del mismo: @;este campo es obligatorio
Ejercicio: Oculta del formulario los campos: 'contacto_fecha_alta' y 'contacto_fecha_nac'. Podemos destacar en 'Datos' algunas propiedades como: Origen de control: es el campo de la tabla que deseamos mostrar. Valor predeterminado: autoexplicativa. Activado: el elemento puede editarse y/o copiarse. Bloqueado: el elemento no puede editarse aparece en 'gris'.
Una propiedad especialmente interesante es: 'Regla de validacin', permite restringir los valores que el usuario introducir en un campo determinado. Como ejemplo puedes utilizar esta propiedad en el campo: 'contacto_fecha_alta' del contacto, en este caso, podramos restringirlo para que no fuera posible escribir una fecha ms all de la fecha actual y no anterior a la fecha de creacin de la empresa (supongamos 1/1/2005). Por otro lado, si la fecha que se introduce no cumple la regla de validacin, puede mostrarse un mensaje en pantalla al usuario, el texto que aparece se puede definir en la propiedad 'Texto de validacin'. Si no defines ningn texto, entonces Access mostrar un mensaje de error muy aburrido! Puedes ver en la figura el ejemplo de la regla y el texto de validacin ya escritas. La funcin 'Ahora()' es una llamada al sistema que devuelve la fecha/hora actuales.
CASI TERMINAMOS EL FORMULARIO Ahora que ya tenemos la regla de validacin, aadiremos un campo de texto nuevo que muestre la fecha actual, mejorar la usabilidad y aprederemos una cosa ms. Para hacerlo, tienes dos opciones: 1. Utilizas el botn 'Cuadro de texto' de la barra de herramientas para aadir un elemento nuevo. Lo bueno es que empiezas desde cero, lo malo es que tienes que ajustar el tamao, la posicin, etc..un poco pesado si ya tienes montado tu formulario como el nuestro.
2. Duplicas (copias y pegas un campo que exista) y eliminas los vnculos con las tablas, le cambias el nombre al ttulo y ajustas el valor que deseas mostrar (me encanta esta opcin, ganars mucho tiempo!) En la figura de abajo, estamos viendo las propiedades del campo nuevo que hemos duplicado para reutilizarlo. Los datos que aparecen dentro del cuadro de texto se configuran desde la pestaa 'Datos', es la propiedas 'Origen de control'. Borra todas las referencias a las tablas y escribe en su lugar la funcin de la figura: '=Ahora()'
Acabas de crear un campo independiente, que no muestra informacin de ninguna tabla, slo muestra la fecha actual. Ejercicio: Repasa el campo 'contacto_fecha_alta' y comprueba si en la propiedad 'valor_predeterminado' has escrito la funcin Ahora(). Ejercicio: Como los campos 'contacto_fecha_alta' y el nuevo 'fecha_actual' no son campos que se suelan editar por el usuario, conviene desactivarlos, seguirn mostrndose pero aparecern en gris. Si hiciera falta modificarlos se har desde la tabla. Cambia las propiedades de dichos campos para que aparezcan en 'gris'. Nota: El hecho de 'desactivar' algunos campos y en especial aquellos de tipo 'Autonumrico' y con valores predeterminados, agiliza el proceso de trabajo porque al pulsar 'INTRO', el cursor no pasa por ellos y recorremos los campos ms rpidamente. Puedes ver como queda el formulario terminado, con agunos de los campos desactivados (generalmente aquellos que el usuario no puede modificar como los que son clave principal y aquellos que no se modifican frecuentemente (es criterio personal ;-) Recuerda: cambiar el color de fondo para algunos campos, aadir el marco a los diferentes grupos de cuadros de texto y hacer como predeterminados todos los campos de fecha excepto el que corresponde a la fecha de nacimiento. Tambin ajusta los campos de datos personales con un margen izquierdo de 0,5cm.
Ejercicio: Comprueba que la regla de validacin funciona para fechas anteriores y posteriores, cambiando los meses y los das. Ha funcionado? Cul puede ser el problema? Corrigelo. Ejercicio: Reasigna la propiedad 'Indice de tabulacin' para todos los campos, eliminando aquellos que estn desactivados y comprueba que funciona perfectamente. Ejercicio: Crea formularios para las tablas 'OPERACIONES', 'EMPRESAS', 'TIPO_OPE' y 'ESTADO' con el mismo estilo que el formulario creado para 'CONTACTOS'.
CREA UN NUEVO CAMPO CON LA FOTOGRAFA DEL CONTACTO Abre la tabla 'CONTACTOS' y aade un nuevo campo de tipo 'objeto_ole'.
Aade este nuevo campo al formulario y hazle un hueco en la parte superior. Comprueba las medidas del campo y con Gimp modifica la fotografa al tamao.
Aade todas las fotografas en formato BMP a cada registro. Las fotografas se aaden en el modo 'Datos' mediante el botn derecho con la opcin 'Insertar objeto'.
IMPORTAR DATOS DE CIUDADES DE UN ARCHIVO DE TEXTO En ocasiones es posible importar datos a una tabla de Access.
Vamos a crear una tabla con ciudades utilizando para ello un archivo de texto. Vamos a utilizar la opcin 'Archivo/Obtener datos externos/Importar'.
El siguiente paso es seleccionar el tipo de archivo, como es de texto, seleccionamos dicha opcin y marcamos el archivo a importar.
Una vez abierto, Access nos preguntar sobre los datos que encuentra en el archivo. Los datos estn separados en cada fila. El carcter de final de lnea determina nuevo registro y como no hay tabuladores, Access puede determinar que no existe ms que un slo campo. Marcamos 'Delimitado'.
Lo siguiente es indicar el carcter separador de los campos, podemos indicar el tabulador porque slo es un campo.
El prximo paso es determinar donde guardamos los datos importados. Crearemos una tabla nueva y la llamaremos 'CIUDADES'.
Le ponemos el nombre a la tabla y Access la crea automticamente. En un ltimo paso

podemos definir el tipo de dato antes de crear la tabla:
Fijate que puedes descartar campos que no necesites. Por ltimo, puedes decidir si quieres que Access cree una clave principal por t. En el caso de una tabla nueva, interesa que la genere.
IMPORTAR FICHERO DE PASES Ahora vamos a importar de nuevo un archivo con todos los pases para relacionarlo luego con las dems tablas: 'EMPRESA' y 'CONTACTOS'. Para importar selecciona la opcin: Archivo/Obtener datos externos/Importar
Recuerda que en cuadro que aparecer (vase figura siguiente), tienes que seleccionar la opcin 'Archivos de texto..' para que puedas ver el archivo que vas a importar. Busca la carpeta donde lo tengas (en nuestro caso est en la carpeta 'curso de access') y haz doble clic en el fichero para empezar el asistente.
Lo siguiente que veremos ser el primer paso de la importacin. Access lee el archivo y nos muestra la informacin que contiene. En principio para ficheros con un slo campo como es el caso, usaremos la opcin: 'Delimitado'. Con esta opcin le decimos a Access que los campos estn separados por algn carcter de control, es dos palabras, le 'enseamos' a leer los datos del fichero. Marca la opcin 'Delimitado' (la primera opcin).
Marca la primera opcin, indicando que el tabulador ser el separador de campos.
Ahora debemos indicar que vamos a crear una nueva tabla, marca la opcin 'Crear una nueva tabla'.
En el siguiente paso, indica el nombre del campo que vas a utilizar y el tipo de dato (en este caso es texto) y contina con el asistente.
Una tabla nueva siempre debe incluir una clave principal, Access nos preguntar si deseamos que la cree automticamente, confirma y terminamos la importacin.
Comprueba que en la base de datos aparece la tabla: 'PASES':
Recuerda: Cambia el nombre de los campos de la tabla 'PASES' anteponiendo el prefijo 'pas_' como hemos hecho en el resto de las tablas. Ejercicio: Relaciona la tabla 'PASES' con 'EMPRESAS' y 'CONTACTOS'. Ejercicio: Fija como predeterminado el campo 'emp_pas' a 'Espaa', se puede hacer?
qu est pasando? Indica la manera de solucionar el problema.
CREAR EL FORMULARIO EMPRESAS Ahora continuamos creando un formulario para la tabla 'EMPRESAS'. Lo primero es crear un formulario utilizando el asistente de Access, como ya hemos visto anteriormente. Es ms cmodo empezar sobre algo que est hecho y modificarlo a nuestro gusto que abrir un formulario nuevo en blanco e ir aadiendo los campos. Una vez creado el formulario con el asistente, aparece como en la figura:
Como puedes ver tenemos mucho que hacer. Para empezar: Cambiar el nombre a todos los campos y ponerlos en maysculas y negrita. Ajustar el ancho del campo 'emp_fecha_alta' para que pueda verse el contenido. Separar en dos grupos los datos, por un lado datos de la empresa y a la derecha datos de contacto. Aade marcos para darle un toque de diseo. Cambiar el color de fondo en aquellos campos ms utilizados (telfono, fax, email...). Deja mrgenes arriba y a la izquierda para que el formulario 'respire' mejor y no se vea todo muy compacto, visualmente no es esttico.
Recuerda que para cambiar la estructura del formulario, debes pasar a modo 'Diseo', para ello recuerda que debes situar el cursor sobre la barra del formulario y con el botn derecho desplegar el men contextual y marcar 'Diseo del formulario' (vase figura).
Ahora que tienes la experiencia del formulario 'CONTACTOS', disea el nuevo formulario para dejarlo como el siguiente:
Ejercicio: Ajusta el campo de direccin a tres lneas para que pueda verse bien las direcciones largas. Tambin aade un campo para notas a la tabla y sitalo al final del formulario.
El formulario debe quedar del siguiente modo, con el nuevo campo de notas aadido:
Ejercicio: Relaciona la tabla 'EMPRESAS' con 'CIUDADES': >> campo 'emp_ciudad' con campo ciudades_id'). Ejercicio: Si no lo has hecho ya, cambia el tipo de campo en el formulario anterior, para que aparezca un cuadro combinado en vez de un cuadro de texto como aparece ahora. Pista: Esta operacin en el formulario debes hacerla despus de establecer la relacin anterior. Para cambiar un elemento, entra en modo 'Diseo' y utiliza la opcin 'Cambiar a..Cuadro combinado'' (ver figura):
Asegrate que el origen de los datos para ese campo sea el correcto, comprueba que el valor del campo se va a guardar en el campo: 'emp_ciudad':
Cosas importantes: Fjate: la primera fila 'Origen de control' indica donde se guarda la informacin que el usuario teclee en el campo del formulario, 'emp_ciudad' es correcto ya que debe guardarse en el campo habilitado para la ciudad de la tabla empresas. Fjate: la tercera fila, 'Tipo de origen de la fila' indica de donde vienen los valores que el usuario puede elegir, es decir, en vez de escribirlos a mano, como es un cuadro combinado, vienen de otra tabla. Fjate: la cuarta fila indica el nombre de la tabla que tiene estos datos (aquella que est relacionada con este campo). Debe ser la tabla 'ciudades'. Fjate: la cuarta fila 'Columna dependiente' indica el nmeo de la columna que tiene la clave principal en esta tabla relacionada.
Por otro lado, adems de tener claro de donde viene la informacin que aparece en la lista del cuadro combinado, hay que formatear para ocultar la clave principal y mostrar slo el campo que nos interesa (como ya hicimos en otro ejercicio):
Fjate: en la tercera columna se indica 'Nmero de columnas', que son los campos que van a 'venir' de la tabla relacionada. Fjate: en la quinta columna 'Ancho de columnas' fijamos el ancho de la primera columna a cero (no se muestra) y el ancho de la segunda columna a 2,5cm para poder ver los nombres de las ciudades.
RESUMIENDO: En un formulario el usuario escribe valores en los campos de texto. Cuando estos campos son un cuadro combinado, los valores que aparecen en la lista vienen de una tabla relacionada, por lo tanto, antes de editar las propiedades de este campo, hay que establecer la relacin entre campos. Una vez hecho ya puedes cambiar el tipo de elemento de texto a cuadro combinado y modificar el origen de los datos y el ancho de las columnas para mostrar la informacin que necesites. Cuando lo hayas hecho, el usuario podr elegir un elemento de la lista que se guardar en el campo de la tabla. Un cuadro combinado tiene por un lado conexin con el campo de la tabla donde se
guarda la informacin (empresa) y por otro tiene conexin con los datos que aparecern en la lista y que el usuario elegir (ciudades).
FORMULARIO EMPRESAS-OPERACIONES El siguiente paso es crear un formulario donde el usuario pueda ver las empresas y todas las operaciones relacionadas con cada empresa. En principio las relaciones ya estn hechas por lo que no debera haber ningn problema para generar el formulario con el asistente. La diferencia con los formularios anteriores es que ahora no slo habr campos de una tabla slamente, tendremos campos de las dos: 'EMPRESAS' y 'OPERACIONES'. En la siguiente figura puedes ver que hemos seleccionado todos los campos de ambas tablas. Luego si nos sobra alguno ya lo quitaremos.
En el siguiente paso Access detecta la relacin y muestra dos opciones, construir el formulario colocando primero la informacin de las empresas y en un subformulario la informacin de las operaciones o hacerlo presentando las operaciones con la informacin de las empresas (algo que no es tan til ).
El caso de crear el formulario por operaciones est ms indicado para los informes en los que se muestra toda la informacin relacionada con una operacin. Fjate: la opcin de 'Formularios vinculados' permite que el formulario sea de menores dimensiones y que slo cuando el usuario haga clic en un botn, aparezca la informacin. Elige la opcin 'Hoja de datos', es la ms limpia y esttica. Prueba las dems por tu cuenta.
Slo queda elegir el diseo del formulario:
Slo queda poner un nombre tanto al formulario como al subformulario. Como ya tenemos uno con el nombre 'empresas', es mejor elegir 'empresas y operaciones' lo mismo para el
subformulario para no confundirnos. Mira la figura:
El resultado lo podemos ver en la siguiente figura:
Como puedes ver, el formulario tiene muchas cosas que cambiar. Access presenta la informacin en columnas pero puede mejorarse un poco:
Cambia todos los nombres de los campos y ponlos en maysculas. Elimina la informacin de los campos clave principal. Elimina el campo notas. Separa en dos grupos los campos, por datos de empresa y contacto. Cambia los nombre de los campos del subformulario. Oculta el campo clave principal del subformulario.
Recuerda: para cambiar la estructura del formulario debes hacerlo en modo 'Diseo'. Con el formulario abierto en modo 'Datos' haz clic con el botn derecho en la barra del ttulo (vase figura):
El aspecto del formulario debera parecerse a esta figura:
Hemos aadido color de fondo en los campos de contacto. Hemos aadido dos marcos para separar elementos y se ha dibujado una lnea horizontal. Ejercicio: Hacer lo mismo para los campos del subformulario. Ocultar los campos que no sean necesarios. Ejercicio: Revisar los puntos de tabulacin para que el orden sea el correcto.
Para ocultar las columnas del subformulario, puedes con el formulario en modo Datos hacer clic sobre el campo con el botn derecho y seleccionar 'Ocultar..'
Una vez ocultas, para mostrarlas de nuevo, haz clic con el botn derecho sobre el espacio en gris dentro del subformulario y selecciona la opcin 'Mostrar columnas'
El aspecto del formulario para las tablas 'EMPRESAS' y 'OPERACIONES' quedar del siguiente modo:
Ejercicio: Disea el formulario pero donde el subformulario se abra con un botn. Ejercicio: Cambia el campo 'ciudad' a un cuadro combinado. Ejercicio: Comprueba que los puntos de tabulacin sean correctos.
CREAR UN FORMULARIO CON INFORMACIN DE 'OPERACIONES' Y 'EMPRESAS'

DONDE LOS DATOS APAREZCAN POR OPERACIONES. Recuerda: Para formularios creados a partir de varias tablas, Access te pide que selecciones el modo en que presentar los datos, indica 'por operaciones':
El formulario quedar inicialmente del siguiente modo (modo tabular):
Ejercicio: Cambia los nombres de los campos y ampla el campo notas en altura. Ejercicio: Crea tres formularios para las tablas 'CIUDADES', 'PASES' y 'ESTADO'. Ajusta el tamao del formulario al mnimo y cambia los nombres de los titulares. CREAR INFORMES DE LAS TABLAS 'CIUDADES', 'ESTADOS' Y 'PASES'. Para crear un informe, lo primero es seleccionar la pestaa de informes de Access y comenzar con el Asistente. Paso 1. Seleccionar el origen de los datos, las tablas que contienen los datos y selecciona los campos a mostrar.
Indicar el nivel de agrupamiento, esto permite agrupar la informacin por algn campo, por ejemplo por cdigo postal, por ciudades o por vendedores. En nuestro caso no hay nivel de agrupamiento, lo dejamos como aparece:
Adems de poder agrupar los registros, podemos ordenar la lista, para ello puedes escoger aquellos campos que servirn de ndice de ordenacin y si ser ascendente o descendente:
Slo queda indicar el tipo de Diseo, podemos elegir entre 'Tabular', 'En columnas' o 'Justificado'. Para impresin es recomendable utilizar Tabular y para informes de tablas con pocos campos 'En columnas'. El informe quedar del siguiente modo:
Ejercicio: Elimina los bordes a los campos de texto en modo 'Diseo'. Ejercicio: Qu modo te parece ms adecuado para esta tabla? Cambiar las propiedades del informe en modo 'Diseo' Un informe es como un formulario, pero orientado a la impresin. Puedes cambiar los nombres de los campos y modificar la informacin que aparece a pie de pgina. Ejercicio: Entra en modo 'Diseo' y elimina el campo de la fecha del pie de pgina y centra el nmero de pgina, cambiando el tamao de la letra a Courier 6 puntos.
Observa que un informe pude tener hasta 4 partes: Encabezado del informe: la informacin que aparece slo en la primera pgina. Encabezado de pgina: la informacin que aparece en cada pgina. Detalle: los datos de la tabla que vamos a mostrar. Pie de pgina: informacin que aparece al pie en todas las pginas. Pie del informe: informacin que aparece slo al final del informe.
AADE UN ENCABEZADO EN EL INFORME En el informe anterior, aparecan los ttulos de los campos en todas las pginas al lado de los datos. Vamos a modificar este informe para que slo aparezcan al principio del informe, en cada pgina. Por lo tanto, debemos cortar los ttulos de los campos (puedes seleccionar y utilizar CTRL+X) y pegarlos en la seccin 'Encabezado de la pgina'.
Quedar del siguiente modo:
Como puedes ver, ahora s que tenemos informacin en 'Encabezado de pgina' y en 'Detalle' slo estarn los campos que contienen la informacin. Ejercicio: Cambia el nombre de los campos y aade un color de fondo al encabezado del informe y asegrate que el color aparece en toda la fila. Haz lo mismo con otro color en el final del informe.
Ejercicio: Crea un informe para las tablas 'ESTADO' y 'PASES' y realiza las mismas modificaciones que en el informe anterior.
Ejercicio: Crea un informe para la tabla 'OPERACIONES' y otro para 'EMPRESAS'. En la mayora de los informes, Access no tiene en cuenta el ancho de los campos de texto por lo que generalmente tendremos que ajustar manualmente los campos. Puedes ver el informe de 'OPERACIONES':
Modificaciones: Cambio de nombres. Ajuste de lneas. Ampliar el tamao del campo notas. Eliminar campos innecesarios.
Ejercicio: Crea un informe para la tabla 'EMPRESAS' y realiza las misma modificaciones.
CAMBIO DE ORIENTACIN DEL INFORME Hay veces que el nmero de campos hace que la presentacin del informe en pantalla exceda el espacio y se hace necesario cambiar la orientacin del papel. Fjate en el ejemplo siguiente:
No podemos ver todos los campos en la horizontal, para ello, cambiaremos el formato de la hoja a horizontal (hoja apaisada). Para ello, slo tienes que hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el formulario en modo 'Datos' y elegir 'Configurar Pgina'.
Marca la pestaa 'Pgina' y cambia la orientacin del papel a 'Horizontal'.
El informe cambia automticamente y los campos se adaptan al nuevo espacio.
Edita los campos, cambia los nombres, ajusta los espacios, elimina los campos que consideres innecesarios y ajusta la separacin entre filas.
CREAR UN FORMULARIO DE ENTRADA O MEN PRINCIPAL En una aplicacin tendremos varios formularios e informes. Para no tener que buscarlos, a veces, se hace necesario tener un men desde el que poder llamarlos desde un botn. Crea un formulario en modo 'Diseo' y aade botones utilizando la caja de herramientas.
Cuando hagas clic en el lienzo del formulario, Access arranca un asistente, en l tendremos que indicar qu operacin estar vinculada con el formulario, es decir, si al hacer clic abrir un formulario, un informe, etc.. Indicaremos 'Operaciones con formularios' y en la columna derecha marcaremos 'Abrir formulario', en el siguiente paso indicaremos el formulario vinculado al botn.
Seleccionamos el formulario 'Empresas'.

Marca la opcin 'Abrir el formulario y mostrar todos los registros'.
El ltimo paso es indicar si queremos que en la cara del botn aparezca un icono o un texto. En nuestro caso, escribimos el nombre del formularo asociado: 'Empresas' y finalizamos el asistente.
En el formulario podemos ver el nuevo botn creado. Ejercicio: Ajusta el tamao del botn a tres columnas de ancho y una de alto y ampla el espacio del lienzo para dejar espacio para el resto de botones. Repite el procedimiento para todos los formularios e informes de la aplicacin.
NUEVA BASE DE DATOS CREAR LA TABLA DE ALUMNOS Para empezar el ejercicio vamos a crear una nueva base de datos. Elige un directorio y escribe el nombre en la casilla: 'Nombre de archivo'.
Una vez creada, selecciona la pestaa 'Tablas' y haz clic en 'Crear una tabla en vista
diseo'. En este modo, creas los campos uno a uno y defines los tipos de datos manualmente.
La tabla de alumnos tendr informacin del alumno, datos personales y de contacto. Recuerda aadir a los nombres de los campos el prefijo 'alu_', de esta manera cualquier referencia a este campo fuera de la tabla queda perfectamente referenciada.
Recuerda: Cada tabla debe tener una clave principal, selecciona un campo para ello. El
tipo de dato debe ser 'Autonumrico' de esta manera Access crea un nmero nuevo para cada registro, hacindolos nicos. Ejercicio: Ajusta el tipo de dato a cada campo y aade la informacin de alumnos Ejercicio: Importa los nombres de los alumnos (fichero alumnos blog) utilizando la opcin 'Archivo/Obtener datos externos/Importar'. Como hay varios campos debes utilizar la opcin del espacio como separador (no el tabulador) y luego ajustar aquellos datos que aparezcan errneos en la importacin. Nota: Copia y pega los datos importados en la tabla 'Alumnos' creada anteriormente.
TABLA CURSOS En esta tabla se guarda informacin sobre los diferentes que se publicitan en el centro, desde el ttulo del curso, la fecha de inicio y final, el profesorado, horas, nivel, tipo de curso, temario, etc..
Ejercicio: Ajusta el tipo de datos para cada campo. Ejercicio: Inserta la siguiente informacin en la tabla 'CURSOS' (completa los datos).
3D Administracion y Gestion de Redes Microsoft Windows Server Administrador de Sistemas Adobe Golive Adobe Photoshop ASP (Visual Basic Script) Business Intelligence C++ Calidad y Seguridad Informatica CISCO Comercio Electronico / E-Commerce Corel Draw Diseo CAD-CAM Autocad y Autoarq Diseo Digital, Multimedia, Arte Electronico Diseo Grafico Diseo Web Dreamweaver (Macromedia) Electricidad, Electronica, Informatica Flash, Action Script Html Informatica Ingenieria de Sistemas Ingenieria de Telecomunicaciones / Redes Informaticas Ingenieria del Software Java y Javascript Lamp (Linux - Apache - MySQL - PHP) LINUX Macromedia Marketing en internet / Marketing online Microsoft MySQL Ofimatica Windows ORACLE Php Programacion .NET Programacion Cobol Programacion SQL Programacion XML Reparacion de Ordenadores PC Sistemas de Informacion Software de Gestion SAP Tecnologia de la Informacion Visual Basic (VisualBasic) Visual Studio
Nota: Puedes hacerlo de manera manual copiando directamente.. Nota: Tambin puedes hacerlo copiando esta informacin a Microsoft Word y desde este programa generando un archivo de texto que importars, pegando la informacin de una tabla a otra...(en este caso usa tabulador como separador porque hay un slo campo a importar). Nota: A la hora de pegar de la tabla temporal a 'CURSOS', esta ltima tiene q estar vaca. TABLA RESERVAS
La tabla permitir llevar un registro de aquellas reservas para los cursos ofertados. Presentar informacin del alumno que realiza la reserva y del curso reservado, por lo tanto esta tabla tendr relacin con las dos tablas anteriores, es decir, ambas tablas 'alimentan' a la tabla 'RESERVAS'
Ejercicio: Ajusta el tipo de dato para los campos. El tipo para el campo 'pagado' debe ser una casilla de verificacin. Ejercicio: Relaciona esta tabla con 'CURSOS' y 'ALUMNOS' El mapa de relaciones debe quedar del siguiente modo:
Ejercicio: Crea dos tablas 'NIVEL' y 'TIPO' para asignar valores a los cursos. NIVEL: (bsico, medio, avanzado, experto) TIPO: (informtica general, multimedia, video, audio, internet, ofimtica, programacin)
CREA UN FORMULARIO PARA: CADA TABLA PRESENTAR LAS RESERVAS DE CADA CURSO. Ejercicio: Ajusta el diseo del formulario. CREA INFORMES PARA: CADA TABLA PRESENTAR ALUMNOS, RESERVAS Y CURSOS.
Notas: Si se crea una relacin a mano escribiendo en los campos de Bsqueda, es posible que no aparezcan las propiedades 'Ancho de lista' ni 'Limitar a lista'. Cuando se crea una relacin entre tablas aparece un error:
Es porque ya existe una relacin previamente. Hay que eliminarla para poder usar el Asistente. TRUCOS Aplicar clave desde el botn derecho.

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Ejercicio prctico para curso de Access avanzado. Versin de Access utilizada: 2002. Fecha de creacin de documento: Agosto 2009.

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NOTA: Aade 4 nuevos tipos de operaciones a la tabla.

Una vez creada la tabla 'TIPO_OPE', quedar del siguiente modo:

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ltima opcin: 'Asistente para bsquedas..'.

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PASO 2. Marcar la tabla que contiene los datos (tipo_ope).

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La tabla 'EMPRESAS' quedar del siguiente modo:

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LISTADO DE EMPRESA PARA LA TABLA:

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Segundo, selecciona la tabla que contiene los datos: 'EMPRESA':

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TRABAJAR CON UN FORMULARIO EN MODO DISEO

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ALGUNAS PROPIEDADES INTERESANTES Las propiedades se muestran agrupadas por pestaas.

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Le ponemos el nombre a la tabla y Access la crea automticamente. En un ltimo paso

podemos definir el tipo de dato antes de crear la tabla:

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Marca la primera opcin, indicando que el tabulador ser el separador de campos.

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Comprueba que en la base de datos aparece la tabla: 'PASES':

qu est pasando? Indica la manera de solucionar el problema.

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Slo queda elegir el diseo del formulario:

subformulario para no confundirnos. Mira la figura:

El resultado lo podemos ver en la siguiente figura:

El aspecto del formulario debera parecerse a esta figura: