CONHECIMENTOS ESPECFICOS - NOES DE ARQUIVOLOGIA

1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

A ARQUIVOLOGIA a cincia e disciplina que objetiva gerenciar todas as informaes que possam ser registradas em documentos de arquivos. Tambm chamada de Arquivstica. Utiliza-se de princpios, normas, tcnicas e procedimentos diversos, que so aplicados nos processos de composio, coleta, anlise, identificao, organizao, processamento, desenvolvimento, utilizao, publicao, f ornecimento, circulao, armazenamento e recuperao de informaes.

zado, mas no o nico. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avano de novas tecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentos capazes de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS. Documento: Qualquer informao registrada em um suporte. No momento em que o homem registra sua ideia em um suporte, d origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localizao quando necessria. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos. Conceituao Moderna de Arquivo: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros (Solon Buck). Arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro (Marilena Leite Paes). Arquivo a reunio de documentos conservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores e que para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe ser entregue (Helosa Almeida Prado). Desses conceitos importante destacar: 1 Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma; 2 Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual...), ao contrrio da ideia bsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel; 3 Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquiv o possuem uma caract erstica cham ada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos

PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
Os princpios relativos ao objeto de estudo de uma cincia constituem-se nos fundamentos que possibilitam o desenvolvimento das proposies relativas a esse objeto com uma maior coerncia e segurana. Podemos destacar na Arquivologia o - Princpio da provenincia: o princpio bsico da organizao de arquivos, segundo o qual deve ser respeitado a autonomia de cada fundo ou ncleo, no misturando os seus documentos com os de outros. A provenincia transmite informao importante sobre o contexto em que os documentos foram criados. - Princpio do respeito pela ordem original: o princpio segundo o qual os arquivos de uma mesma provenincia devem conservar a organizao estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relaes entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Tambm chamado de princpio da organicidade. - Princpio da territorialidade: o princpio segundo o qual os arquivos pblicos, prprios de um territrio, seguem o destino deste ltimo. Para que os arquivos permaneam vivos, sejam utilizados e melhor entendidos, devem ser conservados o mais prximo possvel do local emanado ou que influenciaram a sua produo. Esse local pode ser nacional, regional e institucional.

ARQUIVO
O arquivo de uma instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento. Informao: Pode ser definida como ideia ou conhecimento. Suporte: Meio no qual a informao registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel hoje o suporte mais utili-

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de um arquivo, pode-se ter uma idia clara das atividades realizadas por aquele rgo. O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: Conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa e francesa. Desta forma, a importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades a necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao de documentos, quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo de tcnicas arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente da informao desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio. Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.

ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA

Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituio trata. O arquivo o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos. O arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus essencialmente cultural, embora o arquivo tambm possa adquirir, como o tempo, carter cultural, a partir do carter histrico que alguns de seus documentos podem adquirir. Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas so produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades.

FINALIDADE DO ARQUIVO
Podemos destacar como finalidades do arquivo: 1 Guardar os documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente. 2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos. 3 Atender os pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas. Alm destas funes principais podemos destacar outras, de relativa importncia, como a expedio da correspondncia, criao dos modelos para documentos e criao das normas de gesto documental da instituio. Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: a) contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente; b) estar instalado em local apropriado; c) dispor de instalaes e materiais adequados; d) utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna; e) contar com normas de funcionamento; f) contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia.

GNERO DOCUMENTAL
Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi registrada no mesmo. Podemos destacar: - Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatrios, certides. - Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras. - Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som e/ou imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se os documentos sonoros (cuja informao est em forma de som) e os filmogrficos (cuja informao est representada por um filme). - Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. - Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: mapas e plantas. - Documentos microgrficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas.

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PROTOCOLO, DISTRIBUIO, CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS. SIGILO E

PROTEO DE DOCUMENTOS.
A informao pode ser definida como o elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contido num documento. O gerenciamento da informao a administrao do uso e circulao desta informao. O sistema de informao o gerenciamento do fluxo de dados na organizao. Um sistema de informao visa fornecer acesso a informaes, orgnicas ou no, enquanto um sistema de gerenciamento arquivstico visa ao controle e recuperao de documentos, sejam eles digitais ou convencionais. Ambos os sistemas podem oferecer insumos para tomada de decises administrativas, mas cada um desempenha um papel diferente dentro das organizaes. A gesto de documentos na administrao pblica regida pela Lei 8.159/91. Tal lei, em seu pargrafo 3 define a gesto de documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existente na instituio, de forma a assegurar a eficincia das atividades administrativas, estar inserida na gesto de documentos. A gesto de documentos atingida atravs do planejamento, organizao, controle, coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental. A gesto de documentos tem os seguintes objetivos: assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos; garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados; assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica; assegurar o uso adequado da tecnologia da informao, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao;

contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico.

FASES DA GESTO DE DOCUMENTOS

As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo, utilizao e destinao .

1 FASE (PRODUO)
Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. Recomendase, nesta fase, evitar a reproduo desnecessria de documentos, pois o acmulo desordenado de papis implicar em maior dif iculdade do controle das informaes no arquivo.

2 FASE (UTILIZAO)
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nesta etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao.

3 FASE (AVALIAO E DESTINAO)

Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente.

DIAGNSTICO
a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoo de medidas que visem aumentar a eficincia do mesmo. O diagnstico proporciona informaes como: a) instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar, etc.); b) condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade); c) condies de armazenamento; d) estado de conservao do documento;

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e) espao fsico ocupado; f) volume documental; g) controle de emprstimos (freqncia de consultas); h) recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional); i) acesso informao; j) gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, microgrficos e informticos); l) arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); m) tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.). De posse dos dados acima citados, o Arquivista est habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. mamente alto. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e recuperao da informao. Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os arquivos intermedirios: atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes; coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos; procedem aplicao de tabelas de temporalidade atravs de seleo de documentos para eliminao ou recolhimento; coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade.

Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for conhecido o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento. A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou tom-los por emprstimo. O atendimento s consultas e emprstimos deve ser rpido e preciso. A consulta por parte de terceiros s permitida com a autorizao da unidade administrativa que transferiu os documentos. Geralmente, os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora dos centros urbanos, mas em locais de acesso fcil e rpido. A construo e os equipamentos so simples, mas devem permitir a conservao adequada do acervo documental, contra elementos que possam danific-los, como incndios, inundaes, poluio atmosfrica, excesso de umidade e de luz solar.

GESTO DE DOCUMENTOS CORRENT ES

O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente permite aproveitar ao mximo a informao disponvel e necessria tomada de decises, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Essas normas visam aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao mais rpida dos documentos e / ou informaes neles contidas e racionalizar sua guarda e conservao. O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e, por conseqncia, os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio, e arquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos documentos correntes. Nas adm inist raes pbl ica e pri v ada, as uni dades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc.

PROTOCOLO: RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIO, TRAMITAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS. PROTOCOLO

Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam bastante. O protocolo realiza as seguintes atividades: - Recebimento - Registro / Autuao - Classificao - Expedio / Distribuio - Controle / Movimentao.

GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS

Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituio, mas uma parte relativamente importante destes dever ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Neste caso, no se justifica a sua guarda junto aos organismos que os produziram, pois estes documentos ocupariam um espao em locais onde o custo extre-

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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - NOES DE ARQUIVOLOGIA A complexidade e abrangncia de conhecimentos RECEBIMENTO

Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a cont rol ar tal ati v idade. a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio por outras empresas. exigidos pelo processo de avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais. Como justificativa para esta exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por profissionais que conheam a estrutura e o funcionamento da instituio: arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos; autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos; profissionais da rea jurdica; profissional da rea financeira; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata os documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo, mdico, estatstico etc).

REGISTRO / AUTUAO
o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de acompanhamento (autuao ou protocolizao).

CLASSIFICAO
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes na Tabela de Temporalidade da instituio. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares (documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem classificados, pois tm acesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios.

EXPEDIO / DISTRIBUIO
a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.

Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de av aliao e seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e gerencial.

VANTAGENS DA AVALIAO PARA A INSTITUIO

possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio, trazendo para a instituio ganho considervel de espao fsico; diminui os gastos com recursos humanos e materiais, uma vez que no haver necessidade de se conservar tantos documentos inteis; facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo, uma vez que o volume de documentos guardados ser menor, facilitando a busca.

CONTROLE DA TRAMITAO / MOVIMENTAO

a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes. Aplicao de instrumentos de classificao e temporalidade de documentos

AVALIAO DE DOCUMENTOS
o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio (eliminao ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.

DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS

Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.

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Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existncia, perder seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Este valor tambm chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas caractersticas. Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder. Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado, em uma instituio que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histrico definitivo, podemos concluir que o documento histrico, tambm chamado de documento permanente ou documento de 3 idade, jamais ser eliminado ou destrudo.

GRAUS DE SIGILO
Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so trs os graus de sigilo (Lei 12.527/2011) e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo: ultrassecreto; secreto; e reservado. A classificao de ultrassecreto dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificados como ultrassecretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado. Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior. Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes.

PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS

Prazo de guarda o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: frequncia de uso das informaes contidas nos documentos; existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais); existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais).

VALORAO DOS DOCUMENTOS

Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das seguintes formas: administrativo ou histrico. Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de primrio, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua criao. um valor

O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda na fase intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase ser, portanto, a soma das duas fases em questo.

DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS

Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorre-

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r no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda permanente. Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico. aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente); extenso de sua atuao (setorial e central).

CLASSIFICAO SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de So Paulo e arquivo do Senado Federal. Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.

TABELA DE TEMPORALIDADE
o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser aprovada por autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio. Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo para as fases correntes e intermediria, bem como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela. Os prazos acima variaro de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como documentos destinados eliminao e guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e sero preservados na fase permanente.

CLASSIFICAO SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

Arquivos especiais so aqueles que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc. Arquivo especializado aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia.

CLASSIFICAO SEGUNDO OS ESTGIOS DE SUA EVOLUO

A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estgios ou fases por que passam os documentos dentro da instituio. Essas fases so definidas por JeanJacques Valette (1973) como as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim descritas: I) Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente, conserva dos nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados. II) Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser consultados freqentemente, mas cujos rgos

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. ARQUIVAMENTO E ORDENAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. ARQUIVOS CORRENTES, INTERMEDIRIOS E PERMANENTES CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado);

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que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los , para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase. III) Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitiva. Integram este tipo de arquivo: a) todo documento que estabelea um direito em f av or de uma pessoa, organizao ou coletividade. b) todo documento que determine uma obrigao permanente. c) 963.*-todo documento, mesmo de efeito temporrio, que possa servir para provar um direito ou obrigao. d) todo documento que abra um precedente. e) todo documento que fornea informao sobre a organizao, o funcionamento ou a histria de um servio da instituio, sociedade etc. f ) todo documento que prove um direito permanente. g) todos os projetos que tenham relao direta com a instituio mantenedora do arquivo. h) documentos de valor permanente (estabelecido pela legislao). Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.), adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente. Para entender o funcionamento do ciclo vital, tornase necessrio compreender alguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao, prazo de guarda e destinao final dos documentos. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituio, funcionando como extenso daqueles.

SELEO DE DOCUMENTOS
realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao: eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao depender de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de trituradoras. transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final; recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nesta fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua guarda permanente e seu acesso pblico.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura. Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em duas classes: Bsico: alfabtico, numrico e ideogrfico (assunto). Padronizado: variadex, automtico, mnemnico, etc. Obs.: o mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado um sistema semi-indireto. Pode-se tambm dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios. Podemos identificar como os mtodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichrios os seguintes mtodos: a) mtodo alfabtico simples (organizado a partir de nomes);

TIPOS DE ARQUIVOS CORRENTES

Os arquivos setoriais so aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos correntes.

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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - NOES DE ARQUIVOLOGIA

b) mtodo numrico, o qual se divide em numrico simples (organizado por um nmero relativo ao documento), cronolgico (organizado por data) ou dgito-termimal; c) mtodo geogrfico (organizado pelo local); d) ordem ideogrfica (organizado pelo assunto do documento). Boa Morte, Joaquim da - Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Heitor. 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem. Exemplo:

MTODO ALFABTICO
o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de forma alfabtica. Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais, alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos for grande. No entanto, organizar um arquivo em ordem alfabtica pode no ser to simples quanto parece. Quando as palavras chaves forem termos comuns, no h qualquer mistrio, devendo-se simplesmente aplicar a ordenao alfabtica simples dos termos apresentados, ocorre que, quando as palavras chaves apresentadas estiverem representadas por nomes de pessoas, instituies ou eventos, h uma srie de regras a serem consideradas. Ricardo Santa Rita - Joo do Santo Cristo - Jos Carlos So Paulo. Arquivam-se: Santa Rita, Ricardo - Santo Cristo, Joo do - So Paulo, Jos Carlos. 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: E. Silva - Estevo Silva - Everaldo Silva. Arquivam-se: Silva, E. - Silva, Estevo - Silva, Everaldo. 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados. Exemplo: Pedro de Almeida - Ricardo dAndrade - Lcia de Cmara - Arnaldo do Couto. Arquivam-se: Almeida, Pedro de - Andrade, Ricardo d - Cmara, Lcia de - Couto, Arnaldo do. Ou ainda: Jos Ferreira Silva - Jos dos Santos Silva. Arquivam-se: Silva, Jos Ferreira - Silva, Jos dos Santos. Observe que a partcula dos no foi considerada no momento em que os nomes foram organizados. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. Exemplo: Edison Miranda Jnior - Osrio Miranda Neto - Mrcio Cerqueira Sobrinho. Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Mrcio - Miranda Jnior, Edison - Miranda Neto, Osrio

REGRAS DE ALFABETAO
O arquivamento de nomes obedece a algumas, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Frank Menezes Edson Pereira dos Santos Marcos Roberto Arajo da Silva. Arquivam-se: Menezes, Frank Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Arajo da Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplo: Carmem Miranda - Fbio Miranda - Luciano Miranda - Veneza Miranda. Arquivam-se: Miranda, Carmem - Miranda, Fbio - Miranda, Luciano - Miranda, Veneza. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam, quando transpostos para o incio. Exemplo: Joaquim da Boa Morte - Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos. Arquivam-se:

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7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Jorge Cardoso - Professor Carlos Fernandes - Coronel Emerson Pontes - Doutor Raimundo Torres. Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) - Fernandes, Carlos (Professor) - Pontes, Emerson (Coronel) - Torres, Raimundo (Doutor). 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n.os 10 e 11). Exemplos: George Walker Bush - Charles Chaplin - Adolf Hitler. Arquivam-se: Bush, George Walker - Chaplin, Charles - Hitler, Adolf. 9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar - Maria Pereira de la Fuente - Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico - Pereira de la Fuente, Maria - Puentes Hernandez, Pablo 10. Os nomes orientais - japoneses chineses e rabes - so registrados como se apresentam. Exemplo: Li Yutang - (chins) / Osama Bin Laden - (rabe) / Sasazaki Yonoyama -> (japons) Arquivam-se: Li Yutang - Osama Bin Laden - Sasazaki Yonoyama 11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel - Antonio Silva & Cia. - Fundao Bradesco - A Tentao - The Washington Post - Companhia Petrolfera Nacional - Associao dos Jornalistas - Associao Educacional do DF - El Pas. Arquivam-se: Antonio Silva & Cia. - Associao Educacional do DF - Associao dos Jornalistas - Companhia Petrolfera Nacional - Embratel - Fundao Bradesco - Pas (El) Tentao (A) - Washington Post (The). 12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas - Quinto Congresso de Biblioteconomia - 3. Curso de Cincias Contbeis. Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto)- Curso de Cincias Contbeis (3.) - Encontro Nacional de Arquivistas (II).

MTODO NUMRICO SIMPLES

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu NMERO, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples.

MTODO NUMRICO-CRONOLGICO
Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, a data de produo do documento ou o perodo a que este se refere. o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos, balancetes, dirios) e contas a pagar / a receber depois que estas j foram agrupadas por credor / devedor.

MTODO DGITO TERMINAL

Os documentos so arquivados conforme uma sequncia numrica de trs pares. A leitura da sequncia se d da direita para a esquerda.

MTODO GEOGRFICO
Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foram produzidos (procedncia). o caso, por exemplo, de uma instituio que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentos separando-os por filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo geogrfico. Existem duas regras bsicas para o arquivamento por este mtodo. 1- Se considerarmos primeiramente o pas ou estado e depois as cidades haver destaque especial para a capital, cuja pasta ser a primeira. Exemplo: RJ Rio de Janeiro Joo Alfredo RJ Campos Lucas Marques SP So Paulo Lvia de Ftima SP Campinas Pedro Luiz SP - Santos - Paulo Silva

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2 - Se considerarmos primeiramente as cidades e depois o estado ou pas, no haver destaque para a capital e em todos os documentos ser observada a ordem alfabtica por cidades. Exemplo: Araatuba SP Luiz Carlos Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Francisco Balbino Diadema SP Dilma da Silva So Paulo SP - Lvia de Ftima ma como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentao a ser tratada. Em suma, o melhor mtodo de arquivamento depender exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo. Determinados tipos de documentos, se organizados com mtodos inadequados, dificilmente sero localizados no futuro. O mtodo de arquivamento determinado, portanto, pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituio adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos. Tome como exemplo o arquivamento de Notas Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria talvez o mtodo numrico simples como soluo para o bom acondicionamento destes documentos. Ocorre que, ao se levar em considerao a estrutura da entidade, poder-se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o documento (mtodo geogrfico); dentro de cada unidade, estas notas poderiam ser separadas por tipo de produto (mtodo ideogrfico) e ainda, dentro de cada produto, por fornecedor (mtodo alfabtico simples) e pela data de expedio da referida nota (mtodo numrico cronolgico). Observe que a instituio pode adotar quantos mtodos forem necessrios para bem ordenar seus documentos, podendo inclusive combinar os mtodos entre si, procurando melhor organizar sua documentao. A utilizao da guia-fora, quando da busca do documento, facilitar ainda o controle de sada dos documentos que, porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora se entende um formulrio onde o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de sada do mesmo, colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a sada do mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia ser inutilizada ou destinada a servir de base para um levantamento estatstico das atividades do Arquivo.

MTODO IDEOGRFICO (POR ASSUNTO)

O mtodo ideogrfico aquele que separa os documentos por assunto. No existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificao por assunto, como ocorre em relao Biblioteconomia - Classificao Decimal de Dewey (CDD) e Classificao Decimal Universal (CDU). Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao, onde os assuntos devem ser grupados sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares. A elaborao do plano de classificao exigir um estudo completo da organizao (suas finalidades, funcionamento etc.), alm de um levantamento minucioso da documentao arquivada por esta. Tomemos como exemplo alguns cdigos de classificao com respectivos assuntos constantes no plano de classificao desenvolvido pelo CONARQ e sugerido s instituies pblicas do poder Executivo Federal: 012.3 Campanhas institucionais 022.11 Cursos promovidos pela instituio 024.111 Salrio-famlia 025 Apurao de Responsabilidade 034.1 Controle de estoque Este Plano de Classificao servir de base para a Tabela de Temporalidade, que indicar os prazos de guarda e a destinao final de cada documento. Desta forma, a ordenao ideogrfica, quando combinada com a cronolgica, facilitar a etapa de eliminao, transferncia ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes estaro organizados por assunto, e cada assunto estar com sua temporalidade definida na Tabela em questo. Na prtica, os documentos sero classificados de acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos seus cdigos de classificao, que servir para identificar o prazo de guarda e a destinao final de cada um.

FONTES:
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro, 2005. PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002. Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br

TE S TE S

01. A Arquivologia uma subrea da Cincia da

COMO DETERMINAR O MTODO A SER APLICADO

Apesar de existirem vrias formas de se organizar documentos, no possvel identificar determinado siste-

a) b) c) d)

Informtica; Organizao; Informao; n.d.a.

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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - NOES DE ARQUIVOLOGIA

02. o conjunto organizado de uma coleo de livros impressos, revistas, folhetos, manuscritos, etc: 08. _____________ uma tcnica que propicia uma maneira prtica, fcil e econmica de registrar, distribuir e localizar dados manuscritos, registros impressos ou ilustrados.

a) Bibliografia; b) Biblioteca; c) Pinacoteca; d) n.d.a.

03. O conceito clssico de documento que ele composto de 2 partes:

a) b) c) d)

A microfilmagem O microfilme A revelao n.d.a.

a) suporte e documento; b) suporte e extenso; c) documento e material; d) n.d.a.

04. uma instituio criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural:

09. Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu, existem duas sees:

a) b) c) d)

conservao e adaptao restaurao e adaptao conservao e restaurao n.d.a.

10. O principal objetivo portanto da conservao o de ________________, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, manuseio e armazenamento.

a) Biblioteca b) Pinacoteca c) Museu d) n.d.a.

05. Se bem conservados e organizados, so capazes de descrever com fidelidade o funcionamento de uma empresa ou a vida de uma pessoa. Estamos descrevendo o(a):

a) aumentar a qualidade e quantidade dos materiais; b) estender a vida til dos materiais; c) apenas melhor o aspecto do material; d) n.d.a.

a) arquivo b) biblioteca c) documento d) n.d.a.

06. Conjunto de documentos recentes ou de uso freqente. Estamos descrevendo o(a):

GABARITO
01 - C 02 - B 03 - A 04- C 05 - C 06 - B 07 - B 08 - A 09 - C 10 - B

a) Arquivos recentes; b) Arquivos correntes; c) Arquivos intermedirios; d) n.d.a.

07. _________ a diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns em termos de frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos -leis, decretos legislativos, fotografias temticas, retratos, daguerretipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

a) A tipologia escritural; b) A tipologia documental; c) A tipologia tpica; d) n.d.a.

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