INSTITUTO TECNOLGICO DE CELAYA

P E

LANEACIN
EN LA

MPRESA

Fecha: Mayo - 2013.

Medina Miranda Gustavo Alejandro.

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NDICE INTRODUCCIN CONCEPTO DE ORGANIZACIN ACEPCIONES DE LA PALABRA ORGANIZACIN VARIOS CONCEPTOS DE AUTORES Agustn Reyes Ponce. Eugenio Sisto Velasco. Isaac Guzmn Valdivia. Joseph L. Massie. Harold Koontz y Cyril ODonnell. Lyndall Urwick. Mario Sverdlik. ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE ORGANIZACIN ESTRUCTURA. SISTEMATIZACIN. AGRUPACIN Y ASIGNACIN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES. JERARQUA. SIMPLIFICACIN DE FUNCIONES. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN DEL OBJETIVO. ESPECIALIZACIN. JERARQUA. PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. UNIDAD DE MANDO. DIFUSIN. AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL. DE LA COORDINACIN. CONTINUIDAD. PROBLEMAS PARA DETERMINAR LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIN FACTORES QUE DETERMINAN UN TRAMO EFICAZ: (CAPACIDADES DEL SUPERVISOR) ETAPAS DE LA ORGANIZACIN DIVISIN DEL TRABAJO Jerarquizacin. Departamentalizacin. Descripcin de funciones, actividades y responsabilidades. COORDINACIN TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN POR PROCESO O EQUIPO. SECUENCIA. FUNCIONAL. POR PRODUCTOS. GEOGRFICA O POR TERRITORIOS. CLIENTES.
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TIPOLOGA DE LA ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR. FUNCIONAL O DE TAYLOR. LNEA FUNCIONAL. STAFF. POR COMITS. MATRICIAL. SECUENCIA DE LA DEPARTAMENTALIZACIN. TCNICAS DE ORGANIZACIN ORGANIGRAMAS. CLASIFICACIN. Su objetivo. Su rea. Su contenido. FORMA. MANUALES. IMPORTANCIA DE LOS MANUALES. CARTA DE DISTRIBUCION DE TRABAJO O DE ACTIVIDADES VENTAJAS. PASOS PARA ELABORAR UN CUADRO DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO. ANLISIS DEL PUESTO. OBJETIVOS. DESCRIPCIN DEL PUESTO. ESPECIFICACIN DEL PUESTO. FLUXOGRAMA VENTAJAS. TIPOS DE FLUXOGRAMAS. SECUENCIA PARA ELABORAR UN FLUXOGRAMA DE PROCEDIMIENTO. PROCEDIMIENTOS IMPORTANCIA. LINEAMIENTOS PARA LA IMPLANTACIN DE PROCEDIMIENTOS.

CONCLUSIONES BIBLIOGRAFA

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INTRODUCCIN

Como sabemos una de las partes ms importantes de la administracin es el proceso administrativo el cual se divide en cinco etapas PREVISIN, PLANEACIN, ORGANIZACIN, INTEGRACIN, DIRECCIN Y CONTROL. Estas etapas son indispensables para que la administracin se lleve a cabo de una manera eficiente. Este documento presenta la teora, los principios y algunas tcnicas de la organizacin. El contenido es un resumen de los ms relevante de cada uno de los conceptos que nos presentas varios autores. Se pretende describir la tercer etapa del proceso administrativo, la organizacin de la cual describiremos el concepto, los elementos del concepto desde la estructura hasta la simplificacin de funciones, su importancia, continuando con los principios, mencionando sus etapas, su tipologa hasta sus tcnicas; describiendo paso a paso cada una de sus caractersticas. La creacin de una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y agrupacin de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social. Esencialmente, la organizacin naci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas, sicolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organizacin. Se dice que con buen personal cualquier organizacin funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisin en la organizacin, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que an personas capaces que deseen cooperar entre s, trabajarn mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Este es un principio general, vlido tanto en la administracin de empresas como en cualquier institucin. As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

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CONCEPTO DE PLANEACIN
PLANEACIN

Antes de iniciar una accin administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), as como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente. La planeacin establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la actuacin depende en gran parte de una buena planeacin. Es seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para lograr los onjetivos organizacionales. La determinacin de los objetivos y la seleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.

Agustn Reyes Ponce

La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin.

Jos Antonio Fernndez Arena

Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.

Burt K. Scanlan
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.

Ernest Dale
Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos, a travs de tcnicas y procedimientos definidos.

Joseph L. Massie
Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de accin; a partir de los cuales establece objetivos.

George R. Terry

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Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.

Jorge L. Oria
Funcin administrativa continua y dinmica de seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, polticas, procedimientos y programas de una organizacin.

Leonard J. Kazmier
Consiste en determinar objetivos y formular polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos.

Robert Murdick Y Joel Ross

Es el pensamiento que precede a la accin, comprende el desarrollo de las alternativas y la relacin entre ellas, como medida necesaria de accin para lograr un objetivo.

Robert N. Anthony
Es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el proceso de planeacin consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor.

Henry Sisk Y Mario Sverdlik

Anlisis de informacin relevante del presente y del pasado y una ponderacin de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse un curso de accin que posibilite a la organizacin lograr sus objetivos.

Elementos Del Concepto de Planeacin

Objetivo: resultados deseados. Cursos alternos de accin: diversos caminos, formas de accin o estrategias. Eleccin: determinacin, anlisis y la seleccin, la decisin ms adecuada. Futuro:
prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. Podemos decir que la planeacin es la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.

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Importancia de la Planeacin

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

Principios de la Planeacin
Factibilidad:
objetivas. debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones

Objetividad y cuantificacin: basarse en datos reales, razonamientos precisos

y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o clculos arbitrarios (precisin) expresada en tiempo y dinero.

Flexibilidad: es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar

situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de accin a seguir.

Unidad:

todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propsitos y objetivos generales.

Del cambio de estrategias:

cuando un plan se extiende, ser necesario rehacerlo completamente. La empresa tendr que modificar los cursos de accin (estrategias) y consecuentemente las polticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

Alcance de la planeacin Estratgica: Comprende toda la organizacin y se establece largo plazo (3- 5 aos). Tctica: Implica un rea o departamento y es a mediano plazo (1 3 aos). Operativa:
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Abarca una unidad y es a corto plazo (menos de 1 ao).

Pasos de la Planeacin
1. Deteccin de la oportunidad de acuerdo con:

El mercado La competencia Lo que desean los clientes Nuestras fuerzas Nuestras debilidades

2. Establecimiento de objetivos y metas:

Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.

3. Consideracin de las premisas de planeacin:

En qu ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes.

4. Identificacin alternativas:
Cules son las alternativas ms prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.

5. Comparacin de alternativas:
Que alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo ms bajo y las mayores utilidades.

6. Eleccin de una alternativa:

Seleccin del curso de accin a seguir.

7. Elaboracin de planes de apoyo, como los planes para:

Comprar equipo Comprar materiales Contratar trabajadores Desarrollar un nuevo producto

8. Expresin numrica de los planes mediante la elaboracin de presupuestos tales como:

Volumen y precio de ventas

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Gastos de operacin necesarios para los planes Gastos para equipos de capital.

Etapas de la Planeacin
Misin o Propsito
Es la declaracin duradera de objetivos que distinguen a una organizacin de otras similares. Cul es nuestro negocio? Describe el propsito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofa y la tecnologa bsica de una empresa. Definir que es la organizacin y lo que aspira a ser. Ser lo suficientemente especfica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo. Distinguir a una organizacin de todas las dems. Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras. Ser formulada en trminos tan claros que se puedan entender en toda la empresa. Ejemplos: CEMEX es una compaa global de soluciones para la industria de la construccin, que ofrece productos de alta calidad y sevicio confiablea clientes y comunidades en masde 50 paises enel mundo.la compaa mejora el bienestar de sus audiencias mediante un proceso de mejora continua yesfuerzoz permanenes para promover un futuro sostenible.

En la Sociedad Cooperativa Trabajadores de Pascual S. C. L. elaboramos y comercializamos, bebidas naturales, saludables y nutritivas en la gama de jugos, nctares, pulpas de fruta, agua purificada, refrescos y lcteos, con el compromiso de deleitar y satisfacer la sed de los consumidores de todas las edades con una responsabilidad de lograr un bienestar social.

Visin
Como se visualiza la empresa a futuro. Ejemplo: Telefnica Movistar Grupo Telefnica aspira a convertirse en el mejor y mayor integrado de telecomunicaciones del mundo. Cuando telefnica se refiere al mejor, alude al mejor en trminos de orientacin al cliente, innovacin, excelenciaoperativa y profesionales. El mayor, en cuanto a rentabilidad para sus accionistas, crecimiento y creacin de valor.

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Premisas
Factores internos y externos que pueden influir en la realizacin de un plan. Tipos: Interna: Influyten en el logro delo objetivos. Ejemplo: accidentes, innovaciones, rotacin de personal. Externas: afectan en el desarrollo de las actividades. Ejemplo: polticos, sociales, econmicos, etc.

Factores externos

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Propsitos
Son aspiraciones cualitativas bsicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconmico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social. Caractersticas: Bsicos o trascendentales. Genrico o cualitativo. Permanente. Semipermanente.

Objetivos
Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organizacin. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico. Clasificacin: Estratgicos. Tcticos. Operativos.

Caractersticas:

Deben establecerse a un tiempo especfico. Se determinan cuantitativamente.

Lineamientos:

Deben de asentarse por escrito. No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos. al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administracin (qu, cmo, dnde, cundo, quin, porqu).

Ejemplos: Empresa Movistar Captar el 47% de mercado mexicano de telefona mvil para 2013. Contar para 2013 con 13.91 millones de clientes en toda la Repblica Mexicana.

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Caminos y Puentes Federales (CAPUFE) Objetivos Institucionales: Incrementar el uso de la infraestructura carretera a su cargo. Garantizar elevados niveles de seguridad y de servicio de la infraestructura carretera a su cargo. Aumentar los mrgenes de rentabilidad en la operacin de los caminos y puentes de cuota que opera. Ampliar, modernizar y diversificar la oferta y calidad dd los servicios a los usuarios carreteros. Participar activamente en la expansin e integracin de la Red Nacional de Caminos y Puentes de Cuota.

Estrategias
Son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un rea clave de resultados es una actividad bsica dentro de una empresa, que est relacionada con el desarrollo total de la misma. Lineamientos:

Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos. Determinadas con claridad No confundir las estrategias con las tcticas, ya que stas ltimas combinan la accin con los medios para alcanzar el objetivo. Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitir sugerir un mayor nmero de cursos de accin. Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin

Caractersticas:

Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas Su vigencia est estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron diseadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias. Debido a la dinmica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue til, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo. Para cada rea clave es necesario establecer una estrategia especfica. Es decir, que una estrategia establecida para un rea clave, por ejemplo: productividad, no podr aplicarse para penetracin de mercado. Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos.

Estrategias de negocios

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TIPO DE ESTRATEGIA ORIENTADAS AL MERCADO Penetracin de mercado Desarrollo del mercado

Desarrollo del producto DIVERSIFICACIN Concntrica Horizontal Conglomerado DEFENSA Empresas De Participacin Y Fusiones. Economizar Liquidar LOGRAR INTEGRACIN Hacia Atrs Horizontal Hacia Delante

MEDIDA
Amentar la participacin en mercados existentes. Desplazarse a nuevos mercados. Mejorar los productos existentes o presentar nuevos. Presente productos nuevos, relacionados. Introduzca nuevos productos, que no relacionen con los consumidores existentes. Introduzca productos nuevos, desconocidos. Unir fuerzas con otra compaa. Vender activos y reducir costos. Vender una unidad de negocios completa. Asumir la propiedad de los proveedores. Asumir la propiedad de los competidores. Asumir la propiedad de los canales.

se

Tambin se tienen estrategias de producto, financiaras, ventas, investigacin y desarrollo, expansin, diversificacin, publicitarias, etc. Ejemplo:

BANORTE (ALIANZAS) Convencidos de que lo mejor no puede estarlimitado por fronteras, en Grupo Financiero Banorte nos acercamos a instituciones de prestigio mundial. En Mxico incorporamos instituciones como Bancentro, Banpais y Bancrecer. En el extranjero, el 30 de septiembre de 1997 firmamos un contrato de coinversin con Assicurazioni Generali S. P. A. A travs de este contrato, la institucin italiana se hizo poseedora del 49% de la Afore de Solida BANORTE, Seguros BANORTE y Pensiones Banorte, quedando formalmente integrada la Divisin de Banca de Ahorro y Previsin. ESTRATEGIAS DE FEMSA, S. A. DE C. V. Nuestra empresa es operacin una visin de largo plazo. Nuestra meta es generar consistentemente un crecimiento rentable y fortalecer nuestra posicin como una de la empresa integradas de bebidas lderes en el mundo. Con base en lo anterior, la estrategia de FEMSA cosiste en:

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Desarrollar nuestros negocios de bebidas de una manera rentable, que permita maximizar el valor para nuestros accionistas; Fortalecer los recursos financieros y humanos para incrementar el valor

Polticas
Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. Las polticas son imprescindibles para el xito del plan debido a que:

Facilitan la delegacin de autoridad Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedro ciertas decisiones. Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones Indican al personal como debe actuar en sus operaciones Facilitan la induccin del nuevo personal

Lineamientos:

Establecerse por escrito para darles validez Redactarse claramente y con precisin Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar Coordinarse con las dems polticas Revisarse peridicamente Ser razonable y aplicable a la prctica Estar acorde con los objetivos de la empresa Debe ser estable en su formulacin Ser flexible

Programas
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. La importancia de los programas es que:

Suministran informacin e indican el estado de avance de las actividades Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control

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Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad Determinan los recursos que necesitan Disminuyen los costos Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse especficamente Determinan el tiempo de iniciacin terminacin de actividades Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias Evitan la duplicidad de esfuerzos

Lineamientos:

Deben participar en su formulacin: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrn en la ejecucin. La determinacin de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estn involucrados en el mismo Deben ser factibles Evitar que los programas se contrapongan entre s Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil comprensin El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, as mismo, debe considerarse las consecuencias que operarn en el futuro.

Presupuestos
Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en trminos econmicos (monetarios), junto con la comprobacin subsiguiente de las realizaciones de dicho plan. Caractersticas:

Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente Est expresado en trminos cuantitativos Es general porque debe establecerse para toda la empresa Es especfico porque puede referirse a cada una de las reas de la organizacin Es diseado para un periodo determinado

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CONCLUSIONES

Los mismos conceptos y propsitos analizados para la estructuracin de una definicin sobre la naturaleza de la organizacin nos dan la pauta para determinar su importancia. Las condiciones que imperan en esta poca actual de crisis as como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicacin de esta disciplina que se ver reflejada en la productividad y eficiencia de la empresa que la requiera. Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes hechos: La organizacin puede darse a donde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, sta ser ms necesaria. Un organismo social depende, para su xito de una buena administracin, ya que slo a travs de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la funcin organizativa. Debido a su magnitud y complejidad, es esencial, sin ella no podran actuar. Para las pequeas y medianas empresas, la organizacin tambin es importante, porque al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc. La elevacin de la productividad, en el campo econmico social, es siempre fuente de preocupacin, sin embargo, con una adecuada organizacin el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad. Para los pases en vas de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la organizacin es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en sta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalizacin, la calificacin de sus trabajadores y empleados, etc.

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BIBLIOGRAFA

Elementos de Administracin; Harold Koontz Introduccin a la Teora General de la Administracin; Idalberto Chiavenato Administracin Moderna; Reyes Ponce, Agustn

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