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07-05-2009 19:30:36 http://www.logistica.enfasis.com/notas/12876-7-tips-la-eficiencia

7 tips para la eficiencia

La gestin de refacciones para maquinaria de produccin resulta difcil, sin embargo, es un elemento clave.

Steve Jackman y Todd Bjorklund* *Consultor de Solucin y Consultor Senior de Solucin, respectivamente, de Lawson. La siguiente es una metodologa para tomar control del inventario de refacciones en una fbrica. ste culmina en la implementacin de un sistema de gestin integrada (ERP), pero cada paso se puede seguir manualmente con la ayuda de hojas de datos, diarios de operacin, etctera 1.Establecer un control punto de pedido (ROP reorder point) para todas las piezas de stock. Las refacciones se categorizan generalmente como piezas stock y piezas no stock. Las piezas stock suelen ser mayores en trminos de volumen pero las piezas no stock pueden ser crticas para una reparacin importante. El control de piezas stock inicia al establecer un ROP y una cantidad por pedido (ROQ). La planificacin ROP es un nivel de inventario fijo que dispara una orden de compra. Si el total del inventario iguala o cae debajo del ROP, una orden de compra se genera automticamente para reemplazar el inventario. Ahora bien, cmo se define un ROP correcto para miles de repuestos? Al inicio, la experiencia nos dar una idea general, pero despus de un perodo corto de tiempo se requerirn clculos para sugerir el ROP ptimo que considere consumo, precio de entrega, cantidades establecidas por el proveedor, plazo de entrega, precio de inventario, seguro, etctera. La prxima consideracin es el nivel de servicio. El balance del nivel de servicio es fcil de definir pero difcil de calcular: si se mantiene demasiado bajo se cae en riesgo de faltas en inventario y paros de produccin innecesarios y costosos. Si es demasiado alto se terminarn pagando los costos por exceso de inventario. Nuevamente, se requiere un clculo para sugerir un ROP para cada refaccin 2.Revisar las compras histricas de piezas no stock para determinar si deben ser piezas stock y establecer niveles kanban para las piezas stock abierto. Cuando las piezas no stock son especiales se requiere una administracin cuidadosa. Cules han sido adquiridas esta semana, este mes, este ao? Esta informacin debe estar disponible fcilmente. Si una pieza no stock se compra con frecuencia, hay que considerar recalificarla como pieza stock y, por tanto, estar sujeta a los controles predefinidos. Las piezas stock abierto requieren de poco o nulo control. Estos son artculos de valor bajo tales como pernos, tuercas y sujetadores, en los cuales los planes formales de administracin no valen su costo. El remplazo del inventario de piezas stock abierto generalmente se hace visualmente o por un simple kanban. En muchos casos el proveedor ofrece este inventario bajo el formato de consignacin. 3.Identificar las piezas de refaccin mayor (PRM) y negociar su precio y plazo de entrega. Las PRM son un tipo excepcional de piezas stock. El mtodo de planificacin para estas piezas es por pedido. Tpicamente, stas son piezas de alto valor cuya tenencia en inventario representa una inversin significativa o cuyo almacenaje se hace difcil por su tamao o condiciones especiales requeridas. Tal como las piezas ROP, las refacciones por pedido deben ser identificadas previamente para las tareas de mantenimiento, sin embargo, no deben ser adquiridas hasta que la orden de trabajo haya sido emitida y aprobada. Un aspecto crtico de las PRM es el manejo del plazo de entrega. Es probable que los proveedores las fabriquen bajo pedido. As que la planificacin previa de PRM es imprescindible para cumplir una reparacin grande a tiempo. Las PRM deben ser identificadas al momento de comprar la maquinaria y es cuando se deben negociar precio y plazo de entrega para stas. 4.Establecer procedimientos para pedir y recibir piezas. La administracin de piezas stock es planificacin y control. El manejo de piezas no stock es rapidez y eficiencia. El mantenimiento de una fbrica puede presentar sorpresas (no importa qu tan diligente sea uno). Una sorpresa tpica es descubrir que no se tiene inventario de un repuesto durante una reparacin

uno). Una sorpresa tpica es descubrir que no se tiene inventario de un repuesto durante una reparacin inesperada. La coordinacin de este esfuerzo requiere un procedimiento establecido con antelacin. El personal de mantenimiento debe pedir la refaccin rpidamente, aunque sea una pieza no stock. El comprador debe encontrar al proveedor, hacer la compra, e informar de inmediato el plazo de entrega. El equipo de recepcin del almacn debe saber que la pieza es urgente y notificar automticamente cuando sta llegue. 5.Establecer procedimientos para repasar requerimientos de piezas al momento de planificar acciones de mantenimiento. El mantenimiento planificado debe contar con un programa para controlar la disponibilidad de recursos, ambos en trminos de personal y de refacciones de recambio. Al programar una tarea se debe definir el consumo de repuestos requeridos. 6.Determinar ubicaciones para inventario y explorar la posibilidad de contar con un depsito central Una corporacin que tenga varias fbricas casi siempre controla centralmente sus piezas de refaccin. El establecimiento de un depsito central de piezas de refaccin permite economas de escala en compras y distribucin, as como reducir el nivel de inversin total requerida. Aun en una empresa que cuente con una sola fbrica, la existencia de un procedimiento formal de inventario y ubicacin puede aprovechar varias unidades escondidas de inventario en las instalaciones. No es raro encontrar algunos miles de pesos en refacciones dentro del escritorio o la oficina de un supervisor de produccin. 7.Evaluar e implementar la integracin de esta metodologa en un solo sistema de gestin integrada (ERP). La empresa lechera escandivaca Sknemejerier, por ejemplo, redujo de manera importante sus inventarios de piezas de refaccin: Previamente tenamos un nivel de inventario con valor de 2.29 millones de dlares. Usando un ERP, redujimos el valor de nuestro inventario por 40 por ciento a un valor de 1.37 millones. (Claes Hansson, gerente de de sistemas de mantenimiento y compras e inventario en Sknemejerier. Los sistemas ERP pueden automatizar y sistematizar gran parte del proceso de compra y manejo de refacciones. La integracin de mantenimiento con planificacin de materiales y recursos (MRP) les permite a los planificadores asegurar que las piezas y los tcnicos para instalarlos estn disponibles de la misma manera que planean las materias primas y los recursos para la produccin. Tambin se puede mejorar el anlisis de fallas en la lnea de produccin, as como darle acceso al personal de produccin y mantenimiento de mayores datos para tomar mejores decisiones y elevar la calidad en la fbrica. En muchos casos, el ahorro obtenido al eliminar las entregas urgentes por paquetera casi paga la inversin en un ERP.

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