Bases de datos 1. Por qu es importante invertir un tiempo en el diseo de la base de datos ?

Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los dems objetos que formarn la base de datos, es importante invertir algn tiempo en disear la base de datos. Un buen diseo de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. 2. Mencione los pasos para disear una base de datos (8) Pasos bsicos para disear una base de datos: 1 Determinar la finalidad de la base de datos. 2 Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos. 3 Determinar los campos que se necesitan en las tablas. 4 Identificar los campos con valores exclusivos. 5 Determinar las relaciones entre las tablas. 6 Precisar el diseo. 7 Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos. 8 Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access. 3. Explique la finalidad de una base de datos. El primer paso para disear una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cmo se utiliza. Debe saber qu informacin desea obtener de la base de datos. A partir de ah, puede determinar sobre qu asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qu hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas) 4. Cmo se Determinan las tablas que se necesitan en la base de datos? Determinar las tablas puede ser el paso ms complicado del proceso de diseo de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen. No es necesario que disee las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea ms conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseo primero. Al disear las tablas, divida la informacin teniendo en cuenta los siguientes principios de diseo fundamentales. 5. Cmo se determinar los campos que se necesitan en las tablas? Cada tabla contiene informacin acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias: * Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla. * No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresin). * Incluya toda la informacin que necesite. * Almacene informacin en sus partes lgicas ms pequeas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo). 6. Cul es la funcin de campos con valores exclusivos. Para que Microsoft Access conecte informacin almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal. 7. Explique que es una relacin entre las tabla. Puede resultar til ver las relaciones de una base de datos bien diseada existente. Para ver las relaciones de la base de datos de ejemplo Neptuno, abra la base de datos Neptuno.mdb y en el men Herramientas elija Relaciones. Para obtener informacin acerca de los tipos de relaciones

y para obtener ayuda a la hora de determinar las relaciones de la base de datos, haga clic en . Para obtener ms informacin acerca de cmo abrir Neptuno, haga clic en . 8. Precisar el diseo. Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseo y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es ms sencillo cambiar el diseo de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos. Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla 9. Cuando se agregan datos y crear los objetos de la base de datos. Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseo descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuacin, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y mdulos que desee. 10. Mencione y Explique algunas herramientas de anlisis de Microsoft Access. Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a precisar el diseo de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseo de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. Para obtener informacin acerca de cmo ejecutar el Asistente para analizar tablas, haga clic en . El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente tambin puede implantar estas recomendaciones y sugerencias. Para obtener informacin acerca de cmo utilizar el Analizador de rendimiento, haga clic en . 11. Defina: 1. Objetos de base de datos: Tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos 2. Tabla : Estructura fundamental de un sistema de administracin de bases de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas). Los datos corresponden normalmente a una categora de entidades particular como, por ejemplo, empleados o pedidos. 3. Campo: Componente de una tabla que contiene un elemento especfico de informacin, como por ejemplo un apellido. Un campo se representa como una columna o celda en una hoja de datos. En un formulario puede usarse un control, tal como un cuadro de texto, para presentar los datos de un campo. 4. Expresin: Cualquier combinacin de operadores, constantes, valores literales, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que se evala como un solo valor. Puede usar expresiones como valores para muchas propiedades y argumentos de accin, para establecer criterios o definir campos calculados en consultas y para establecer condiciones en macros. Tambin puede usar expresiones en Visual Basic.
5.

Clave principal: Uno o ms campos cuyo valor o valores identifican de manera nica a cada registro de una tabla. En una relacin, se usa una clave principal para hacer referencia a registros especficos de una tabla desde otra tabla. Una clave principal se denomina clave externa cuando es referenciada desde otra tabla. 6. Consulta: Una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o una peticin para realizar una accin sobre los datos. Una consulta puede recopilar datos de mltiples tablas para usarlos como origen de datos en un formulario o informe. En Microsoft Access, se pueden crear y ejecutar los siguientes tipos de consultas:

7. Formulario: Objeto de una base de datos Microsoft Access en el que se pueden colocar controles para realizar acciones o para introducir, mostrar y modificar los datos de los campos. 8. Informe: Un objeto de una base de datos de Microsoft Access que presenta informacin con formato y organizada de acuerdo con sus especificaciones. Como ejemplos de informes se pueden citar resmenes de ventas, listines telefnicos y etiquetas postales. 9. Panel de control: El panel de control es un conjunto de tablas y formularios que ACCESS crea para administrar el men de opciones, este men nos permite navegar por la base de datos usando botones para abrir formularios basados en tablas y consultas.