Organizacin y Mtodos

Ing. Doris Rojas Mendoza drojas@qnet.com.pe

Metodologa para el anlisis y rediseo de procesos

ETAPA 1: PREPARACION
Movilizar, organizar y estimular a las personas que van a realizar el anlisis. Se produce una motivacin hacia el cambio, una revisin de la estructura organizacional, formacin del equipo de trabajo, un plan de accin

Reconocer la necesidad
Desarrollar consenso ejecutivo Facilitacin Bsqueda de metas Capacitar al equipo Formacin del equipo Motivacin Planificar el cambio Gestin del cambio Administracin del proyecto

ETAPA 2: IDENTIFICACION
Se Desarrolla una comprensin del modelo de proceso orientado al cliente. Identifica procesos de valor agregado.

Modelar clientes Definir y medir rendimientos. Definir entidades Modelar procesos Identificar actividades Extender modelos de procesos: integracin de socios estratgicos. Correlacionar la organizacin Correlacionar recursos Fijar prioridades de procesos La gestin del cambio, la administracin del proyecto y la facilitacin son tcnicas continuas en esta etapa.

RB = Supersystem diagram Focus = aquellos de quienes depende outside organiz.

Vista de una Organizacin

Vigilar cambios en nuevas tecnologas o regulaciones Influencias del Medio Ambiente General Economa mundial, regulacin del gobierno, y tendencias sociales. Considerar la posibilidad de venta internacional via la Internet. Buscar crecimiento de ventas en web.

Cambiar tecnologa puede hacer difcil obtener gente especial cuando se necesite Mercado de trabajadores gente

Una Organizacin

Informacin y dividendos

Accionistas

Mercado de capital

capital

Requerimientos de servicio y quejas Contactos de marketing Buscar nuevas tecnologas que puedan dar gran ventaja Contactos de venta rdenes

Mercado Clientes

Comunidad de investigacin

tecnologa

Proveedores

materiales Considerar outsourcing para procesos no esenciales. Buscar oportunidades de integracin con proveedores. Competidores

Producto entregado

Productos de la competencia

Buscar la posibilidad de productos o servicios substitutos o el uso de nuevos canales de distribucin o nuevas tecnologas.

NO ES UTIL poner un organigrama dentro del diagrama de organizacin. Solo servira si se quiere intersectar una relacin funcional o departamental ES MAS UTIL representar departamentos o grupos funcionales como clases y mostrar las relaciones entre ellas y con entidades externas.

Vista de Sistemas de una Organizacin

Comida del Mar
Materias primas
Proveedores customers Cliente sentado Tomar orden Entregar comida Presentar cuenta Cliente satisfecho Clientes

Datos de control de calidad y servicio Datos de ventas

Muestra cmo funciona realmente una organizacin. Vista horizontal. Muestra clientes, productos, proveedores. Muestra cmo ocurre realmente el trabajo. Da una idea de cmo estn conectadas las cosas y cmo fluyen, cmo los ingredientes dan platos y los datos de satisfaccin de cliente fluyen de regreso.

PROVEEDORES

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

CLIENTE

ATRIBUTOS

ATRIBUTOS

PROCESOS DE GESTION

PROVEEDORES

PROCESOS PRODUCTIVOS/OPERATIVOS

PROCESOS DE APOYO

OTROS INTERESADOS

CLIENTES

ETAPA 3: VISION
Se desarrolla una visin de proceso capaz de lograr un avance decisivo en el rendimiento de los procesos que se escogen para ser rediseados.

Entender la estructura del proceso. Entender el flujo del proceso Identificar actividades de valor agregado. Referencia de rendimiento: Benchmarking. Determinar impulsores del rendimiento Visualizar el ideal (interno) Integrar visiones Definir subdivisiones La gestin de cambio, la administracin del proyecto y la facilitacin.

ETAPA 4: SOLUCINDISEO TECNICO

Especificar la dimensin tcnica del nuevo proceso. Describe tecnologa, normas, procedimientos, sistemas y controles

Redefinir alternativas. Reubicar y reprogramar controles. Aplicar tecnologa. Aplicar tcnicas, modelos. Planificar la implantacin. La gestin de cambio, la administracin del proyecto y la facilitacin.

ETAPA 4: SOLUCINDISEO SOCIAL

Entrenar a empleados que tienen contacto con clientes. Identificar grupos de caractersticas por cargo. Definir cargos y equipos. Especificar la estructura gerencial. Redisear. Disear planes de carrera. Definir organizacin en transicin. Disear incentivos. La gestin de cambio, la administracin del proyecto y la facilitacin.

Especificar las dimensiones sociales del nuevo proceso. Describe la organizacin, la dotacin de personal, planes de carrera, interaccin de elementos tcnicos y sociales

Un puesto y sus roles pueden expresarse como grupos de procesos y funciones

Ejemplo: Definicin de metas para un puesto

ETAPA 5: TRANSFORMACION
Realizar la visin del proceso. Se producen versiones pilotos y de produccin completa de los procesos rediseados y los mecanismos de cambio continuo.

Completar diseo del sistema Ejecutar diseo tcnico. Desarrollar planes de prueba y de introduccin. Evaluar el personal. Construir el sistema. Capacitar al personal. Hacer prueba piloto del nuevo proceso. Refinamiento y transicin. Mejora continua. La gestin de cambio, la administracin del proyecto y la facilitacin.

Fase de implantacin

Constituye el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento administrativo en acciones especficas para cumplir con el objetivo del estudio. Pasos a seguir:
Preparacin

del programa Integracin de recursos Ejecucin del programa

Fase de implantacin

Mtodos de implantacin
Mtodo

instantneo Mtodo de proyecto piloto Mtodo de implantacin en paralelo Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas Combinacin de mtodos

Evaluacin Medicin de resultados

Rediseo del Proceso

Caractersticas del proceso bien diseado
1. Titularidad definida como claridad: definir la(s) persona(s) con responsabilidad del desarrollo del proceso o de algunas de sus operaciones facultacin / propiedad, responsables del costo, operacin, rendimientos...
2. Lmites: definir el principio y el fin del proceso o de sus operaciones, claridad en los insumos necesarios y el producto final

3. Capacidad: definir el grado de rendimiento / estndares del proceso o de sus operaciones: los atributos, volumen, frecuencia, tiempo...
4. Mediciones: informacin de base estadstica para administrar el flujo del trabajo y evaluar el desempeo

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Rediseo del Proceso

Caractersticas del proceso bien diseado
5. Documentacin: llevar registro formal y permanente del flujo del trabajo y sus resultados
6. Puntos de Control: establecer puntos de intervencin para evaluacin y correccin 7. Flexibilidad: capacidad para ajustarse a los cambios internos o externos

9. Incentivos: existencia de incentivos (econmicos y no) para los operadores de desempeo

Comparacin entre el proceso en curso y el proceso rediseado

Grfica antes
Actividad Tareas Tiempo Costos Calidad

y
Tareas

despus
Tiempo Costos Calidad

Operacin Transporte
Demora Inspeccin Almacenaje Retrabajo

Metodologa Rummler-Brache
Geary Rummler, Alan Brache

Enfocada en cmo analizar procesos, cmo analizar y

redisearlos, cmo disear trabajos, y cmo gestionar procesos una vez implantados. Para evitar problemas de coordinacin entre departamentos, se requiere conceptualizar y gestionar procesos como un todo completo. Define tres niveles de performance: (1) nivel organizacional, (2) nivel de proceso, y (3) de trabajo o ejecucin. Cruza los niveles con tres perspectivas: (1) Metas y mtricas, (2) diseo e implementacin, y (3) Gestin.

Metodologa Rummler-Brache
Enfoques que solo miran mtricas o procesos, son

limitados Se requiere enfocarse en el diseo de los procesos, las mtricas del xito, y la gestin del proceso. Las organizaciones maduras deben alinearse verticalmente y horizontalmente. Las metas de actividad deben relacionarse a las metas de proceso, las mismas que deben derivarse de los objetivos estratgicos de la organizacin. El proceso debe ser un todo integrado, con: metas y mtricas, un buen diseo y un sistema de gestin, que use las metas y mtricas para asegurar que el proceso corra suavemente, y si se necesita, se mejore.

Metodologa Rummler-Brache
Metas y Mtricas Metas de organizacin y medidas de xito de la misma Metas de proceso y medidas de xito del proceso Metas de actividad y medidas de xito de actividad Diseo e implementacin Diseo organizacional e implementacin Gestin Gestin organizacional

Nivel Organizacional

Nivel de Proceso

Diseo de procesos e implementacin Diseo de actividades e implementacin

Gestin del proceso

Nivel de Actividad o Performance

Gestin de la actividad

ISO 9000 y Six Sigma

ISO 9000 usualmente se enfoca en solo documentar y

gestionar procedimientos. ISO 9000:2000, Este nuevo estndar, est llevando a las compaas a pensar en trminos de procesos Otras iniciativas relacionadas son: Statistical process control, Total quality management, Just in time manufacturing Six Sigma: Desarrollado por Mikel Harry y otros en Motorola. Las acciones propuestas incluyen los pasos: Definir, Medir, Analizar (causas), Mejorar y Controlar.