7 Ladrones de Tiempo y 7 Tecnicas para Combatirlos

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos
Alberto Pena
GUA PRCTICA ESPECIAL DE GESTIN PERSONAL
7 Ladrones del Tiempo y 7
Tcnicas para Combatirlos

CLUB ERESPRODUCTIVO
ALBERTO PENA
www.DecidaTriunfar.net
2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados.
Alberto Pena
Introduccin
Malos hbitos que nos dominan Una Gua Prctica para mejorar
3
3 4
Ladrn n1: Interrupciones

Brutal impacto en tu da a da TCNICA para vencer a este ladrn
5
5 6
Ladrn n2: Improvisacin

Interpretar las tareas TCNICA para vencer a este ladrn
9
9 10
Ladrn n3: Reuniones Improductivas

TCNICA para vencer a este ladrn
13
14
Ladrn n4: Televisin

TCNICA para vencer a este ladrn Te ests perdiendo mucho
17
19 20
Ladrn n5: Internet

21
22
Ladrn n6: Email

25
25
Ladrn n7: Telfono

TCNICA para vencer a este ladrn Aprende a no responder
29
30 32
Sobre el Autor Sobre EresProductivo
33 34
2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net
Alberto Pena
Introduccin
Tanto por hacer y tan poco tiempo No me llegan las horas del da ojal tuviera ms tiempo Cada vez tengo menos tiempo para hacer ms cosas
Alguna de estas frases te resulta familiar? Te ves reejado en alguna de ellas en particular? Es muy posible que s y es algo absolutamente normal. Cada vez ms personas tienen un problema con el tiempo y encuentran ms dicultades a la hora de conciliar todas sus obligaciones diarias. Tareas, reuniones y citas profesionales se mezclan con los compromisos sociales, actividades personales, vida familiar y tiempo libre. Hoy en da es muy comn suspirar por un da de 25 30 horas porque las 24 horas que todos tenemos parecen insucientes para todo lo que tenemos que hacer. Insucientes? La verdad es que no, no lo son. Lo cierto es que no es un problema del tiempo o de gestin del tiempo sino de cmo nos gestionamos a nosotros mismos. De cmo invertimos qu hacemos las horas que estamos trabajando o descansando. Y en esa buena o mala gestin de nosotros mismos tienen mucho que ver los malos hbitos. Malos hbitos que adquirimos hace muchos aos o bien recientemente, que estn bien arraigados en nosotros y que condicionan para mal nuestras decisiones. Esos malos hbitos hacen que naufraguemos y tengamos la sensacin de que no nos llegan las horas del da.
Malos hbitos que nos dominan

Para simplicarlos, ejemplicarlos y explicarlos mejor vamos a rebautizar a esos malos hbitos como ladrones del tiempo. Aunque tienes que tener muy claro, ya ahora desde el principio, que el tiempo es lo que menos debera preocuparte a la hora de erradicarlos. Porque los ladrones del tiempo no te quitan tiempo que tambin sino que te separan de las cosas que de verdad quieres conseguir. De tu trabajo, de tus tareas, de tus objetivos. Cada vez que caes en ellos te alejas de lo que persigues. Cada vez que te vencen te alejas del porqu de levantarte cada maana.
Alberto Pena
El tiempo slo tiene valor si hacemos algo con l. Por lo dems el tiempo no es oro como reza el adagio. De hecho el tiempo es algo de poco valor, porque nosotros mismos continuamente lo estamos despreciando con actividades y tareas intrascendentes y muchas veces ridculas. Combatir y vencer a estos ladrones del tiempo no persigue ser ms productivo (en lo que realmente ni hay gloria ni medallas) sino conseguir las cosas que quieres, las tareas, objetivos y proyectos tanto profesionales y personalmente que realmente te importan. Estos ladrones del tiempo te hacen peor. Te vuelven ms desorganizado, ms inecaz, ms desconcentrado, ms inoperante, ms lento, ms distraido, ms estresado. Por tanto conocerlos, combatirlos y vencerlos es una cuestin de mejorar s, pero sobre todo de conseguir lo que verdaderamente queremos.
Una Gua Prctica para mejorar

Esta Gua Prctica Especial elaborada por Berto Pena explica pormenorizadamente cmo cada uno de estos ladrones impacta negativamente en nuestro trabajo, rendimiento y en nuestra vida en general. Y, a la vez, proporciona al lector una serie de ecaces claves prcticas para combatir y eliminar esos malos hbitos. Estas sencillas y cotidianas tcnicas, no slo te permitirn sacar ms horas del da, sino sacar a la luz todo lo bueno que tienes y eres para perseguir las cosas que de verdad te importan. Ladrones del tiempo hay muchos pero algunos son mucho ms peligrosos y estn ms extendidos que otros. La mayora de nosotros caemos y sufrimos algunos (o varios) de los siguientes siete ladrones:
1. Interrupciones. 2. Improvisacin. 3. Reuniones. 4. Televisin 5. Internet 6. Email. 7. Telfono.
Alberto Pena
Ladrn n1: Interrupciones

Las Interrupciones son posiblemente uno de los dos o tres enemigos ms feroces de la Productividad y tienen un impacto colosal en tu rendimiento diario. El problema se agrava todava ms cuando caemos en la indolencia, tiramos la toalla y ya no hacemos nada por evitarlas o combatirlas. Aceptamos sumsamente que van a llegar y nos dejamos llevar. Cada vez que se produce una interrupcin puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la concentracin. Una mnima interrupcin, el ding de un SMS que llega a nuestro mvil, un inocente comentario de un compaero o un aviso en pantalla de un nuevo Email y tu Productividad lo paga muy caro.
Brutal impacto en tu da a da
Las interrupciones te impiden trabajar de forma continuada, obligndote a trabajar y parar, a trabajar y parar, a trabajar y parar. En lugar de tener das de trabajo slo logramos tener momentos de trabajo. Ratos puntuales de cinco, diez o quince minutos hasta que llega la prxima interrupcin. Pero todava van ms all:
Las interrupciones rompen tu ritmo de trabajo, intensidad y concentracin. Constantemente obligan a tu mente a recalibrarse y esforzarse para volver a la tarea en la que te encontrabas.
Las interrupciones te hacen ms lento. Te retrasan, te hacen ms torpe y te hacen despilfarrar minutos. Las interrupciones son fuente de estrs y ansiedad, ya que permanentemente te separan de tus objetivos y tareas diarias y adems t mismo te percatas de ello. Las interrupciones desgastan tu motivacin, tu creatividad, tu energa... Destruyen tu yo diario, todo lo bueno que tienes y eres cada da.
Alberto Pena
Las interrupciones corroen tu nimo, tu optimismo y tu buen humor. Te vuelven irascible, pesimista, negativo e injusticadamente desconado. Las interrupciones producen en ti insatisfaccin y debilitan tu autoestima porque te impiden hacer tu trabajo, completar las tareas y sentirte bien.
En conjunto las interrupciones te hacen peores, te vuelven inferior y mediocre, profesional y personalmente. No importa lo bueno o buena que seas. No importa tu preparacin, motivacin, planicacin, objetivos, tu energa o tu capacidad. Si no consigues horas y das de trabajo en lugar de momentos puntuales de trabajo, nunca logrars absolutamente nada.
Combatirlas ms que evitarlas

Es importante tener muy presente que nunca llegaremos a eliminar por completo las interrupciones. Jams. Salvo que nos retiremos a una montaa seguiremos recibiendo llamadas de telfono, mensajes en el mvil o algn compaero se acercar a nuestra mesa para charlar o pedir algo. Son una parte inevitable del juego en el que hemos de participar, pero es absolutamente imprescindible romper esa cadena. No hacer nada slo agravar el problema. Cmo hacerlo? El nico modo es tener un plan para las interrupciones. Van a llegar, seguro. As que no tener un plan para combatirlas es como salir a un campo de ftbol a jugar sin botas. Es absolutamente imprescindible contar con un plan contra las interrupciones.

Logrars poner en prctica esta Tcnica desarrollando las siguientes claves.
Interruptores frecuentes
Hay alguna interrupcin que se repite con ms frecuencia? Cules son los interruptores ms poderosos? Haz una lista con las 15 interrupciones ms comunes y puntalas de 1 a 10 atendiendo a su impacto y frecuencia. As tendrs identicadas las ms peligrosas y sabrs cul debes combatir antes.
Concinciate antes
Momentos antes de empezar una tarea, especialmente las tareas complejas, recurdate su propsito. Anmate y conjrate para hacerla con total concentracin pero sobre todo para estar en guardia ante las interrupciones. Preprate para cuando lleguen.
Alberto Pena
Aisla cada nueva tarea

Ten muy cerca y a mano tu lista de tareas. Muchas de las interrupciones son tareas que te encargan o te piden. No caigas en la trampa de empezarlas en ese mismo momento. Sencillamente anota la nueva tarea en tu lista y vuelve con toda la rapidez posible a lo que estabas haciendo.
Auriculares a mano
Si trabajas con ms personas utiliza siempre auriculares. Aun cuando no ests escuchando msica o la radio, actan como un arma disuasoria ante interrupciones. Si yo veo a alguien con auriculares es menos posible que le interrumpa.
Comunica tus rutinas

Es muy importante tambin que las otras personas con las que trabajas conozcan tus rutinas. Si son clientes o proveedores puedes hacerles saber que pueden llamarte en ciertas horas, cuando les podrs atender mejor. Es fundamental que t ests disponible para ellos, pero ms lo es que t consigas trabajar.
Frena al pesado
No tengas piedad ninguna con el compaero pesado o el graciosete de turno al que le gusta charlar y no trabajar. Para l o ella la interrupcin es algo inofensivo pero para ti es destructivo. Ser exigente con tu Productividad requiere mantenerse rme, tajante y expeditivo con esos interruptores.
Ojo con el mvil

Atencin al telfono mvil. Especialmente a la hora de hacer tareas ms importantes no atiendas llamadas, ponlo en silencio, boca abajo para ni siquiera ver la pantalla. Si alguien te llama y es importante, no te preocupes, te dejar un mensaje en el buzn de voz.
Sin llamadas, por favor

Si ests en una ocina pide que no te pasen llamadas durante un rato, que ests reunido o, mejor, que te has ido a una reunin fuera de la ocina. Es importante bloquear puertas a las interrupciones.
Alberto Pena
Breve y directo
Y si al nal caes o te llaman y terminas por responder a esa llamada, vete al grano. No des rodeos, s directo y haz que la otra persona tambin lo sea. Con una sencilla frase puedes conseguirlo. Cuanto ms dure la interrupcin ms minutos necesitars para recobrar tu concentracin. Esto es muy importante.
Trabaja en bloques cortos

Si en tu ocina o en tu trabajo sufres muchas interrupciones y despus de probar todo esto no sabes cmo pararlas, tienes una ltima solucin: trabajar en bloques muy pequeos de tiempo. Al trabajar en espacios de pocos minutos reduces las posibilidades de interrupcin. Divide cualquier tarea en sencillos bloques de 15 25 minutos. Conseguirs trabajar ms intensamente y por lgica habr menos interrupciones que en bloques de una hora u hora y media.
No interrumpas t!
Y por ltimo una reexin sumamente importante: no seas t interruptor para otros. Tan importante como cuidar tu propia Productividad es la de cuidar la de otros. No te conviertas en una constante interrupcin para las personas con las que trabajas o te relacionas. Un comentario, un chiste, una llamada de mvil o un SMS... son inofensivos en apariencia pero daan el rendimiento de quienes te rodean.
Recuerda!
Ten siempre un plan contra las interrupciones, redcelas al mximo y notars una diferencia de proporciones picas en tu rendimiento diario.
Alberto Pena
Ladrn n2: Improvisacin

Planicar supone conocer, prepararte, avanzar, anticipar y exibilizar tu da a da. Quien planica bien sus tareas conoce el terreno que pisa, identica mejor la importancia que no urgencia de las tareas y est ms preparado para encarar los imprevistos, crisis, problemas y encargos de ltima hora. Por el contrario, la Improvisacin o la no-planicacin a la hora de hacer las tareas es un importante ladrn que nos impide avanzar ms y mejor. Hay un abismo entre ser un improvisador nato que hace las tareas segn vienen, a salto de mata, y un obseso de la planicacin que pretende ilusriamente que cada tarea est perfectamente programada y proyectada. El primero vivir en un constante estado de estrs y el segundo estar instalado en la insatisfaccin porque los imprevistos nunca le dejarn cumplir su plan.
Interpretar las tareas

Para empezar a tomar el control de las tareas diarias es totalmente imprescindible empezar a relacionarnos de otro modo con ellas. No basta con anotar las tareas en una lista e ir tachndolas como si fuera la lista de la compra y nosotros estuviramos en un supermercado. En la prctica es mucho ms complicado. Las tareas son piezas de un puzle, y si no las comprendemos y aprendemos a ponerlas bien sobre el tablero, tendremos la sensacin de vivir con la lengua afuera, totalmente a merced de nuestra lista de cosas pendientes. Cuando una persona no lee y comprende la naturaleza de las tareas tiende a creer que tiene que hacer todas, y que todas deben hacerse del mismo modo y con el mismo grado de compromiso y entrega. Error garrafal, inecacia absoluta, estrs descontrolado. Para facilitar una buena planicacin y no caer en la improvisacin hay que empezar a actuar teniendo en cuenta que TODAS las tareas son distintas.
Alberto Pena
Por ello resulta fundamental identicarlas, interpretarlas, analizarlas y hasta fotograarlas momentos antes de hacerlas o bien cuando nos las encargan.
Qu es realmente lo que tengo que hacer? Qu hay detrs de esa tarea que estoy a punto de iniciar? Adems de hacerla... qu voy a conseguir completndola? Qu pide de m esta tarea que estoy a punto de hacer?

Logrars poner en prctica esta Tcnica desarrollando las siguientes claves:
Tareas Clave
En primer lugar es importantsimo identicar y tener muy presentes las Tareas Clave del da. Esas tareas son las 2 3 cosas o actividades que por su importancia real, por su impacto en tus objetivos y por el nivel de compromiso y entrega que van a requerir de ti, has de cuidar, mimar y acometer con ms entrega. Esas Tareas son las tareas con maysculas. Son las cosas que te van a hacer crecer como profesional y como persona, y que seguramente te van a acercar a tus objetivos personales. A la hora de hacerlas, ten siempre en cuenta estas tres cosas: 1) 2) 3) Sitalas en momentos del da donde vas a poder dar lo mejor de ti. No permitas que ninguna otra tarea menor o cualquier actividad absurda las estorbe. Cuando te pongas con ellas no te dejes nada, echa toda la carne en el asador, exprime todo lo bueno que tienes y eres, y pon lo mejor de ti en ellas.
Tareas Repetitivas
En segundo lugar es importante tambin tener bien identicadas las Tareas Repetitivas (Chequear el Email, leer feeds y blogs, hacer la compra, navegar por Internet, comprobar visitas o estadsticas, etc). Esas actividades rutinarias que queramos o no, hacemos y repetimos sistemticamente todos los das. Piensa durante unos minutos en tu da a da hasta localizar cules se repiten y cules no. A la hora de hacerlas, ten siempre en cuenta estas tres cosas: 1) Sitalas en momentos del da donde nunca estorben a las tareas importantes, y donde tengas que dar menos de ti (ya que la mayora exigen poca concentracin).
Alberto Pena
2) 3)
Evita que se conviertan en una distraccin o una interrupcin. Chequear el Email JAMS puede ser una distraccin de algo ms importante. Dado que las tienes que hacer, procura que te quiten el menor tiempo posible. Si las has de hacer todos los das, redcelas a la mnima expresin.
Una lista de tareas

Gestiona una pequea lista de tareas con las pendientes que debes hacer y las que tienes que hacer hoy. Cuando aparezca una nueva tarea antala inmediatamente en la lista de pendientes (esa lista puede estar en una agenda tradicional, una libreta o una aplicacin).
Planifica el da antes
Minutos antes de acabar el da haz la fotografa con las tareas del da siguiente. Revisa la lista de tareas pendientes y decide cules tienes que hacer al da siguiente. De ese modo estars componiendo el mapa del camino que vas a recorrer maana.
Identifica las tareas Clave

A la vez que eliges las tareas de maana identica claramente cules son las Tareas Clave. (Sigue las instrucciones anteriores para hacer este tipo de tareas.)
Repaso al empezar
Al iniciar el da vuelve a revisar rpidamente la lista de tareas que hiciste el da anterior. Dos o tres minutos bastarn para cerciorarte que el mapa est bien trazado y que es momento de ponerse en marcha.
Espacio para imprevistos

En tu planicacin deja siempre espacio para los imprevistos. Llegarn, seguro. Hacerles sitio es el mejor medio de lidiar con ellos. Si nalmente no hay tantos imprevistos y te ves avanzando rpidamente por las tareas del da hasta completarlas, echa mano de tu lista de tareas pendientes y rescata alguna para hacer en ese momento. As, avanzars ms.
TERMINAR es la clave
Concntrate en terminar antes de empezar. Tenemos una tendencia natural a dispersarnos en varias actividades y somos muy propensos a empezar una tarea dejando a medias otra para terminarla ms tarde. Concntrate en completar la tarea en la que ests y que ya has empezado, y no intentes empezar otra nueva.
Alberto Pena
Evita la Multitarea
No caigas nunca en el frenes de la multitarea. La hiperactividad de hacer varias cosas a la vez y adems de forma acelerada nos trasmite la falsa sensacin de ser ms ecaces. Y es justo lo contrario. Repartirte en varias cosas supone inecacia, precipitacin y mediocridad.
Divide y vencers
Divide las grandes tareas en pequeos trozos. Divdela a la mitad y esa mitad a su vez a otra mitad y as sucesivamente. Cuando hayas descompuesto esa tarea en pequeas porciones ser mucho ms fcil avanzar y completarla. Y si surge un imprevisto, te resultar mucho ms fcil modicar la planicacin de tareas.
Recuerda!
Tener una planicacin para cada da supone facilitar las tareas, tener exibilidad ante los imprevistos y cumplir mejor con tus objetivos. Es el mapa del camino que vas a recorrer.
Alberto Pena
Ladrn n3: Reuniones Improductivas

Si alguien nos pidiera que deniramos las reuniones en unas pocas palabras, la gran mayora de nosotros diramos: una prdida de tiempo. En general, y en trminos de Productividad, las reuniones estn mal vistas y todo el mundo intenta evitarlas a toda costa. En muchas empresas y organizaciones hay personas que sufren "reunioadiccin". Cualquier motivo o excusa les vale para convocar una reunin. Su instintiva reaccin ante cualquier conicto o situacin es por qu no nos reunimos y lo hablamos?. Por qu fallan la mayora de las reuniones? Por alguna o varias de las siguientes causas: a) b) c) d) e) Material y contenidos no preparados. Objetivos no o mal denidos. Roles de los asistentes no o mal denidos. Duracin excesiva. No se traducen en ACCIONES.
De verdad hay que asistir?

Naturalmente no se trata de decir no a todas las reuniones, entre otras cosas porque muchas veces no est en nuestra mano el negarnos. Pero en otras ocasiones, s. De tal modo que podemos atajar cualquier conato de reunin sin sentido que podra evitarse con una llamada de telfono, un email o una reunin ms directa e informal, por ejemplo de pie. En esos casos nuestra principal aliada siempre es la Proactividad. En la medida de lo posible debemos evitar las reuniones que llevan el marchamo de "urgente". En muchas ocasiones esa cticia urgencia tiende a confundirse con la importancia. Es esencial ser capaces de analizar qu es lo que tenemos frente a nosotros, realmente es urgente o importante?
Alberto Pena
Si analizamos la reunin y realmente no tenemos que asistir a ella, debemos comunicrselo a quien la convoc, a nuestro responsable o a nuestro jefe. Un no a secas no es suciente ni efectivo ni elegante. Debemos exponer con argumentos convincentes que el tema a tratar no va con nosotros o nuestro puesto, que no vamos a poder aportar algo sustancial y, lo que es ms importante, que vamos a perjudicar nuestro propio ujo de trabajo ya comprometido con otras tareas.
Y si de verdad hay que asistir

Si nalmente hemos de asistir a la reunin es importante que ya antes de acudir a ella le demos un sentido real. No debemos entrar porque s, porque toca o porque nos lo han mandado. Esa lectura simplona la puede hacer cualquiera y generalmente conduce al desinters y la indiferencia. Por ejemplo, si la reunin es con nuestro equipo o nuestro departamento debemos pensar (e incluso decirlo internamente) que se trata de una oportunidad REAL para mejorar, de mejorar un producto o un servicio e incluso de aprender de nuestros compaeros. Y si la reunin es con un proveedor, un cliente o un posible futuro cliente, debemos interpretarla como una oportunidad REAL de hacer crecer nuestro negocio, de fortalecer nuestro empresa e incluso de mejorar nosotros mismos.

a) Si te han convocado a ti:
Averigua con antelacin de qu se va a hablar en la reunin. No permanezcas inmvil y ten iniciativa, acta con Proactividad: pregunta, indaga y muvete. Trata siempre de no entrar a ciegas en una reunin.
Al saber de qu se va a hablar en ella te llevar a plantear y jar unos objetivos claros: "qu busco con esta reunin?, qu voy a aportar en ella?" Aun cuando la hayan convocado otros yo puedo sacar algo o mucho a mi favor.
En el transcurso de una reunin s activo, dinmico y participativo.
Alberto Pena
Lleva siempre lpiz y papel para tomar notas. Y si entras con un porttil cierra absolutamente los noticadores, alarmas y aplicaciones de mensajera. Slo la que te sirva para tomar notas.
Anota los conceptos clave, las aportaciones de cada persona y sobre todo las ideas que se te vayan ocurriendo sobre la marcha. Es inevitable que, a medida que escuchamos algo o a alguien, nuestra mente genere ideas. No pienses en ellas en ese momento, sencillamente antalas para volver sobre ellas ms adelante.
Si no hay ideas, si no hay propuestas, si la gente no habla... no te calles tus sugerencias. A veces hace falta una pequea chispa para prender la mecha. Tu proactividad te ayudar a empujarte y a la vez empujar a otros.
Otro detalle muy importante: atiende en todo momento a quien est hablando. Fjate de verdad en cada palabra que dice y escucha atentamente. Piensa que esa reunin es una excelente oportunidad para aprender, para mejorar y para evolucionar a todos los niveles: personal y profesionalmente.
Si en la reunin tienes que aportar o presentar algo, prepralo con antelacin y s concienzudo. Tal vez sea un breve estudio, proponer una planicacin o agenda, presentar unos nmeros, hacer una valoracin... lo que sea. En esos casos la improvisacin es nefasta. Hars perder el tiempo a tus compaeros y adems quedars como un idiota.
b) Si eres t quien convoca a otros:
Asegrate que todo el mundo sabe el propsito y los objetivos reales de la reunin horas o das antes de entrar en la sala. Si los asistentes tienen que aportar o presentar algo, asegrate que lo saben con suciente antelacin para que lo preparen bien. Hzselo saber. Haz que la reunin sea breve, que no exceda los 25-30 minutos. De ese modo los asistentes la percibirn como algo positivo, irn al grano, aportarn ideas y todos permancern atentos y participativos.
Al empezar declara brevemente el objetivo de la reunin y qu esperas de cada uno de los asistentes. Esto es lo que vamos a hablar, esto es lo que espero de vosotros y esto es lo que tenemos que conseguir al salir por esa puerta.
Alberto Pena
Como responsable tienes que ser dinamizador y motivador: Pregunta, provoca reacciones, promueve el debate, provoca el nacimiento de ideas y propuestas. Al terminar levanta un acta, que quede constancia escrita y clara de lo que se ha dicho y sobre todo de los compromisos y tareas que cada uno de los asistentes tiene que hacer. Es fundamental que la reunin se traduzca en acciones concretas y tangibles o no habr servido para nada.
Recuerda!
Las reuniones no son ni productivas ni improductivas. Somos nosotros los que las hacemos as. En tu mano, en vuestra mano est en que sean tiles y ecaces.
Alberto Pena
Ladrn n4: Televisin

Cuando en cualquier conversacin informal preguntas a alguien si diariamente ve muchas horas de televisin, su respuesta generalmente ser del tipo yo no veo la televisin o una aseveracin parecida. Pero lo cierto es que las encuestas (1) arrojan unos datos demoledores con cifras sonrojantes a lo largo y ancho de nuestro planeta:
La media mundial se sita en 188 minutos al da de televisin. Son 3 horas diarias. America del Norte (Estados Unidos y Canad): 272 minutos. Son 4,5 horas diarias. Latinoamrica: 182 minutos. Son 3 horas diarias. En Espaa la cifra asciende a 227 minutos. Son 3,7 horas diarias.
Te invito a volver sobre estas cifras y releerlas. Deja que los nmeros hablen solos y muestren ntidamente la desoladora realidad en la que vivimos. Estamos hablando de horas y horas despilfarradas todos los das del ao de todos los aos de nuestra vida! Esta es la vida que queremos llevar? Por qu nos quejamos si somos nosotros los que decidimos as?
La televisin como base del descanso

Para miles y miles de personas el descanso es sinnimo de sof y televisin. Si bien es una actividad que descansa nuestro cuerpo estamos sentados o tumbados es algo que nos desgasta mentalmente ms de lo que creemos. Lejos de aportar y enriquecer, resta. Monopolizar todo nuestro descanso nicamente haciendo eso, ni es sano, ni inteligente ni enriquecedor. Entonces, por qu lo hacemos si en fro casi todos reconocemos que no es bueno?
Es un mal hbito que la mayora adquirimos en nuestra niez. El nal del da para casi todos nosotros siempre ha sido cena, un poco de tele y a la cama. Es muy fcil disfrutar de l. Basta con apretar un botn en el mando a distancia. Nos convecemos de que realmente estamos descansando, aunque el programa que estemos viendo sea deplorable y pasemos la mitad del tiempo haciendo zapping.
Alberto Pena
Nadie nos ha enseado a descansar de otro modo ni nos hemos molestado en buscar alternativas. Es una actividad en la que nos lo dan todo hecho. No requiere esfuerzo fsico y eso nos encanta. Pensamos equivocadamente que estamos tan cansados que no podemos hacer otra cosa.
Algo que tenemos que cambiar desde hoy

Dejando a un lado la mediocre y a veces bochornosa calidad de los contenidos televisivos que consumimos a diario lo que sin duda sera digno de otro informe, la televisin es un autntico ladrn de nuestro tiempo, de nuestra energa, de nuestra atencin, de nuestras ideas y hasta de nuestra estima personal. Es, ciertamente, adictiva, ya que por lo general tendemos a consumir ms en lugar de reducir. Nos hace sentir mal con nosotros mismos por no hacer cosas ms tiles (he estado tirado delante de la TV toda la tarde y al nal no he hecho nada). Es causa de Procrastinacin tendencia a postergar tareas y por si fuera poco llenamos nuestra mente de ruido e ideas vacas y a veces vergonzosas. Si de media dormimos 8 horas y trabajamos otras 8, quiere decir que disponemos de 8 horas para todo lo dems. Eso incluye nuestra vida familiar, proyectos personales, actividades sociales, ocio y tiempo libre, etc. Pues bien, de esas 8 maravillosas y privilegiadas horas, en algunos pases como Espaa casi invertimos la mitad en estar frente al televisor. El clculo no puede ser ms simple y claro. Demoledor. En trminos de robo de nuestro tiempo, la TV es sin duda un enemigo descomunal. Y si verdaderamente queremos vivir plenamente, sacar ms horas del da para cosas que realmente nos importan, y disfrutar de un descanso rico y entretenido, es algo que tenemos que empezar a corregir cuanto antes. La gran noticia es que, a diferencia de otros malos hbitos, el de contemplar indiscriminadamente la caja tonta se puede corregir fcilmente (si es que honestamente lo queremos as). Es algo que puedes cambiar hoy mismo, esta noche. La mejora es inmediata y disfrutars de los benecios desde el minuto uno. Es que hay que dejar de ver la televisin? La respuesta es no. No se trata de eliminar sino de REDUCIR. No hay porqu dejar de disfrutar de una buena pelcula, un documental o una serie de ccin que de verdad nos entretienen o nos informan. Se trata de poner a dieta las horas de televisin para as poder hacer otras cosas verdaderamente importantes para ti o los tuyos.
Alberto Pena

Cmo es tu TV?
En primer lugar debes preguntarte cuntas horas de televisin ves al da. Una? Dos? Tres? Ms? Es imprescindible que te pares a ver cmo de grande es tu pecado.
Recorta poco a poco

No seas drstico a la hora de cambiar porque tampoco se trata de hacer un transplante de mdula. Empieza a reducir paulatinamente y el cambio te resultar mucho ms fcil. Por ejemplo empieza por recortar 30 minutos la primera semana.
Qu otra cosa vas a hacer?

Decide con antelacin en qu actividades vas a invertir ese nuevo tiempo. Pinsalas, escrbelas si hace falta. Para qu vas a aprovechar esos 30 minutos diarios?
Pon lmites
Borra de tu boca y de tu mente el a ver qu ponen hoy en la tele. Porque si piensas as sea lo que sea lo que encuentres, aunque sea psimo, terminars por tragrtelo. Establece un horario jo e inamovible y un tiempo mximo para ver la televisin y no te lo saltes. Por ejemplo de 09:30 a 11:00 de la noche.
Cena sin TV
No veas la televisin mientras cenas. Algo que muchsimas personas hacen y que slo se traduce en una cena inconsciente. Disfruta de una cena tranquila, sosegada o bien en compaa de los tuyos, con quienes podrs conversar y hablar (un hbito perdido ya).
Adis al zapping
Elimina el zapping de tu vida. Es todava ms insano que despilfarrar horas frente a la TV ya que adems de tiempo no te aporta nada. Es tirar tu vida.
Alberto Pena
Haz tu propia TV
Si tienes un grabador, programa los contenidos que realmente te interesan y te aportan. O consguelos por otros medios (Internet, videoclubs...) Disear y construir tu propia TV es una forma de consumir contenidos de calidad que te entretendrn.
Recorta un poco ms
Al cabo de una semana recorta un poco ms: 60 minutos o incluso ms y vete incrementando hasta dar con el tiempo perfecto. De ese modo estars ganando tiempo para vivir ms.
Te ests perdiendo mucho

Lo que puedes llegar a hacer y DISFRUTAR cuando reduces horas de televisin slo lo descubres cuando empiezas. Y eso te deja con un doble sentimiento. Por un lado culpa, por haber despilfarrado tantas horas y horas (das, semanas) viendo nada; y por el otro satisfaccin haberte animado a cambiarlo y haberlo descubierto. Imagina que desde hoy tienes tiempo para: leer una buena novela y no dejarlo para cuando se te cierran los prpados, charlar con tu pareja, jugar con tus hijos, repasar la contabilidad domstica, disfrutar de un rato de silencio y relajacin, estudiar un nuevo idioma, dedicarte a tu hobby o pasin personal, hacer ejercicio o practicar un deporte, escuchar buena msica, escribir (pensamientos, ideas, relatos, tu diario, tu blog), dar un paseo relajado por algn parque cercano y un largusimo etctera. Y ahora, piensa por unos instantes todo lo que podras hacer y disfrutar si tuvieras 90 120 minutos EXTRA TODOS LOS DAS. Prate ahora. Pinsalo y saborea todo lo haras. Todava te faltan motivos para reducir las horas diarias de televisin? Ver menos la televisin y hacer otras cosas te ofrece la oportunidad de enriquecer cada da con actividades distintas que verdaderamente te aportan. Te aportan descanso, creatividad, satisfaccin personal, motivacin, optimismo... Innidad de benecios.
Recuerda!
La prxima vez que te veas a ti mismo diciendo que no tienes tiempo para hacer cualquier, pregntate cuntas horas de televisin ves al da. Es tu eleccin.
(1) Informe Panorama Audiovisual 2008/09, presentado en Madrid y editado por la Entidad de Gestin de Derechos de los Productores Audiovisuales (EGEDA)
Alberto Pena
Ladrn n5: Internet

Todos los malos hbitos relacionados con Internet son de los ms difciles de quitar o cambiar. Resulta muy curioso. Porque de los malos hbitos que hemos adquirido, son los ltimos que han llegado y sin embargo son de los ms arraigados y complicados de eliminar. Porque la inmensa mayora de nosotros pasamos muchas horas frente al teclado y adems nos gusta. Para empezar a utilizar Internet de manera inteligente y provechosa, es necesario reformular cmo nos relacionamos con la Red. Hay que sentar unas nuevas reglas para utilizar todo lo que nos ofrece siempre en nuestro benecio.
Nuevas reglas de juego

Para ello, resulta sumamente importante comprender estas tres sencillas pero poderosas ideas:
Cada cosa que haces tiene una consecuencia.

La mayora de estos gestos improductivos los hacemos instintivamente, sin pensarlo. Hemos desarrollado tal integracin con el Email, las redes sociales, los blogs, nuestras aplicaciones, que son como parte de nosotros. Las abrimos y las utilizamos sin pensarlo, de forma automtica. Es tn fcil hacerlo que lo hacemos. Pero cada gesto, cada golpe de clic o de tecleo que hagas en tu mundo digital tiene una consecuencia. Una consecuencia para ti.
Internet te engorda.
Hay tanta informacin que asimilar, tantas redes sociales en las que participar, tantas webs que visitar, tantos videos que ver, tantas imgenes que contemplar, tantas herramientas y aplicaciones vistosas para instalar, que vamos comiendo y comiendo sin parar, sin control, sumando caloras digitales que, en el fondo, no nos aportan absolutamente nada. Una gran parte de lo que vemos, utilizamos o donde entramos, no vale para nada.
Evitarlo est a un clic de distancia.

Del mismo modo que caer en estas distracciones en estos malos hbitos est a slo un clic de distancia reducirlos y eliminarlos tambin est a la misma distancia. Cambiar las cosas, utilizar tu entorno digital en tu favor, est a tu disposicin. No es tan difcil como parece y slo ests a un clic de conseguirlo. Y ahora, para concretar ms estas tres ideas, te propongo tres preguntas que debes hacerte si quieres saber si verdaderamente ests utilizando bien Internet:
Alberto Pena
Utilizo aplicaciones, entro en redes sociales o me pongo a ver blogs de manera automtica y sin pensarlo?. Esto que estoy utilizando, leyendo o entrando a diario o incluso en varios momentos del da, de verdad me sirve para algo?. Qu herramientas, servicios, aplicaciones, blogs o sitios web puedo eliminar o dejar de visitar para hacerlo todo ms simple?.
Responde a estas preguntas de forma honesta, pausada y directa y t mismo vers si necesitas cambiar las cosas o no.

Logrars poner en prctica esta Tcnica desarrollando las siguientes claves: En Internet, las prdidas de tiempo y las distracciones pueden venir de los ms variados rincones. Desde nuestras (malas) rutinas, pasando por (malos) hbitos de lectura hasta la (mala) utilizacin de ciertos servicios o herramientas.
Blogs y noticias
Utiliza siempre una herramienta para leer feeds. Una que te permita leer cmodamente, que est sincronizada y en la que puedas gestionar fcilmente tus suscripciones. Destina un momento del da para leer blogs. Como es una tarea de importancia insignicante (salvo que tu trabajo sea precisamente estar al tanto de todo), no la hagas al comienzo del da.
Fija tambin un tiempo mximo para leer blogs. Si tu trabajo no es estar informado, no pasa nada porque te dejes blogs sin leer. Antes de suscribirte a un nuevo blog pregntate si de verdad te va a aportar algo. Un nuevo blog es una tarea ms. Mucha atencin a los comentarios en los blogs. Leer las cadenas interminables de comentarios consume ms tiempo que el propio artculo. Esos comentarios te estn aportando algo o slo te estn calentando la cabeza y desgastndote?
Alberto Pena
Notificadores y avisadores
Para los noticadores de mensajes, avisadores de actividad o alarmas de eventos, slo puede haber una recomendacin posible: DESINSTLALOS todos. Es una de esas cosas que hemos incorporado en nuestra vida de forma automtica y sin pensar si de verdad aportan algo y sin pensar en las consecuencias. Y en el fondo no aportan nada. Ms bien lo contrario, porque en vez de sumar, restan, te quitan. Te quitan sobre todo concentracin ya que slo sirven para interrumpir de forma intermitente tu concentracin, que es justo lo que necesitas para hacer bien tu trabajo.
Navegacin Inconsciente
Uno de los ms terribles y feroces malos hbitos a los que tenemos que enfrentar y que continuamente destruye tu Productividad. Sin duda es el peor hbito digital y uno de los ms difciles de eliminar porque va de la mano de nuestra curiosidad y nuestro afn por divertirnos o aprender.
Ten siempre muy claro el porqu de cada tarea. Dale un sentido ntido. Tienes que estar siempre aqu y ahora. Ser consciente de lo que haces te da control y lucidez para no hacer clic cuando se te pone por delante cualquier enlace. Mucho ojo con webs y redes dedicadas al ocio y a los contenidos de entretenimiento (videos, fotografas). Ver vdeos y fotos sin parar, saltando de una a otra en una cadena interminable, es un malsimo hbito en el que muchos caen.
Mensajera Instantnea
Valora la posibilidad de desinstalar y eliminar estas aplicaciones de tu vida. Busca otras formas de comunicacin menos intrusivas e irrespetuosas con tu Productividad. Cirrala siempre que puedas porque es una ventana abierta a todo tipo de interrupciones. Cuando vayas a hacer una tarea Clave es imperativo cerrarla por completo. Si ests chateando, s consciente de lo que haces. Con cada tecleo, hay una consecuencia. Los minutos pasan y te ests dejando tu yo diario por el camino.
Alberto Pena
Redes Sociales
Son un servicio que est a tu servicio. No actes como una marioneta que est a su merced. Dales un sentido. Ni te apuntes ni entres ni las utilices porque s o porque estn de moda. Para qu te sirve de verdad Twitter o Facebook o la red que sea? Acta siempre en tu propio benecio.
Entrar en las conversaciones es divertido, alegra el da, te enriquece pero tambin te roba. Te roba tiempo, concentracin, ritmo de trabajo, ideas ests dispuesto a entregar todo eso?
Si a diario entras en ellas entonces son una tarea Peridica. Controla mucho el tiempo que le dedicas porque cuando ests ah no ests haciendo otra cosa. T decides. En cuntas redes ests? Las utilizas todas? Todas te sirven para algo? Si no es as, no lo dudes. Qutalas del medio ya, elimina tu cuenta. Recuerda siempre esto: hace 5 aos ninguna de estas redes exista y el mundo giraba igual. T vivas bien y hacas tu trabajo. Que siempre sean una ayuda y jams un problema.
Recuerda!
La Tecnologa e Internet estn ah para facilitarte las cosas, para ayudarte a hacer tus tareas, para simplicar tus obligaciones y aligerar tu vida. Son herramientas que SIEMPRE deben estar a tu servicio.
Alberto Pena
Ladrn n6: Email

El Email es uno de los protagonistas de nuestras vidas. Da igual la ocupacin o actividad que desarrolles. Da igual si utilizas el Email para ganarte la vida o nicamente como forma de comunicacin entre tus amigos. Seguro que es algo que abres y utilizas todos los das. Y eso ya es motivo suciente para prestarle atencin. Trabajar con el Email es algo que nadie nos ha enseado. Un da, a ti, a mi, nos pusieron delante de un ordenador y de una aplicacin de Email y nos dijeron: Hala, ah lo tienes, esta es tu propia ocina de correos para comunicarte con todo el mundo. Arrglatelas como puedas. La consecuencia de eso es que tuvimos que aprender por nuestra cuenta o por lo que nos sugeran otros y, naturalmente, aprendimos mal. En todos estos aos hemos desarrollado una serie de malos hbitos que han convertido el Email en un problema, en lugar de ser parte de la solucin, en lugar de ser una herramienta ecaz para trabajar y vivir mejor.
Un problema generalizado
Por qu el Email nos quita tanto tiempo? Por alguno o varios de estos tres motivos: a) b) c) Porque no sabemos utilizarlo bien (nadie nos ha enseado). Porque le damos demasiada importancia (est sobrevalorado). Porque no nos damos cuenta que es una mera herramienta (que est a tu servicio y no al revs). Los malos hbitos que hemos desarrollado o que nos han inducido otros han provocado que muchos de nosotros suframos el Email en lugar de beneciarnos de l. El caso es que padecemos el Email. En la prctica se ha convertido en una fuente constante de interrupciones y de distracciones, pero tambin de estrs y ansiedad por gestionarlo o vaciar el Inbox. El Email es algo que da a da crece y crece y nos roba tiempo, energa, concentracin y motivacin.

Slo es un martillo
Tienes que empezar a ver el Email como una simple herramienta. Como una ms de las muchas que utilizas al cabo del da y a las que no les prestas tanta atencin. Como el navegador, el telfono mvil, una libreta, un bolgrafo o una grapadora.
Alberto Pena
Empieza por otra cosa

No lo leas a primersima hora del da. Espera 30, 45 60 minutos para hacerlo y dedica ese privilegiado tiempo para hacer cosas verdaderamente importantes, para hacer una o dos de las Tareas Clave del da.
Adis, notificadores
Elimina, borra y desinstala cualquier noticador. Lo nico que conseguirs es introducir un interruptor en tu ujo de trabajo. Trabajar con un noticador es como ponerte zancadillas cada pocos minutos.
No lo dejes abierto
No tengas el Email permanentemente abierto. brelo slo en determinados momentos del da, cuando vayas a procesar tu Email.
Momentos especficos
Fijar momentos determinados para procesar tu Email. Tal vez cuatro momentos: en la maana, antes de comer, a media tarde y al nal de la jornada. De ese modo ganars tiempo efectivo de trabajo que lo necesitas, y mucho.
Email=Accin
Intenta siempre que los mensajes se traduzcan en acciones. El Email es el medio, la ACCIN es el Fin. El Email es una herramienta para hacer tareas que s son tu trabajo de modo que los mensajes siempre tienen que traducirse en acciones.
No te vas a morir!
No tengas miedo a borrar o archivar. Tampoco tengas miedo a no contestar. Muchas veces nos autoimponemos vaciar la Bandeja de Entrada y perdemos de vista nuestro propio trabajo, el que produce resultados. Si un da declaras la bancarrota en tu Bandeja de Entrada, no te morirs. Seguro!
Elige bien tu aplicacin

S muy exigente con la aplicacin de Email que utilizas. Pregntate si la que utilizas realmente es la mejor herramienta que puedes tener y si de verdad te facilita las cosas.
Alberto Pena
Aprende a buscar
Aprende los trucos para buscar con ecacia y rapidez. A la hora de rescatar un mensaje antiguo perdemos mucho tiempo por no saber buscar bien. Con slo aprender tres o cinco cdigos puedes localizar un mensaje en pocos segundos.
Mensajes breves y directos

A la hora de escribir un mensaje tienes que ser breve, directo y preciso. Piensa en esto: ms que una carta ests escribiendo un telegrama. Vete al grano y s muy preciso, vers que te atascars menos con cada email y adems contribuirs a la Productividad de la otra persona.
Cuida el Asunto
Cuando escribas el Asunto del mensaje cuida las palabras que pones. Piensa que ests poniendo el "titular" a una noticia. Trata de sintetizar bien el contenido del mensaje. Eso ayudar a la otra persona a interpretarlo y clasicarlo, y agilizar mucho el proceso si ests buscando una respuesta rpida.
Respuestas prediseadas
En la medida que lo necesites y lo creas conveniente utiliza las respuestas prediseadas. Textos que una y otra vez escribimos en cada email y que nos roban tiempo y energas. Hay utilidades para tu sistema operativo con las que automatizar textos predenidos.
Filtros inteligentes
Utiliza siempre los ltros y las carpetas inteligentes. Reglas que puedes establecer en tu aplicacin de correo que permiten clasicar de forma automtica muchos de los emails que recibes a diario. La diferencia de trabajar con estos ltros a no hacerlo es abismal.
Ests descansando!
No leas tu Email en los momentos de descanso. El descanso es SAGRADO y no debes permitir que ningn Email rompa ese momento que es tuyo. No te lleves el porttil al silln, no mires tu iPhone o tu Blackberry cuando ests con tu pareja o tus amigos. Ese momento es importantsimo y ningn email debe degradarlo.
Alberto Pena
Necesitas el push?
Si tienes push en tu telfono te invito, te animo, te empujo, a replantearte si realmente lo necesitas. De verdad te est aportando algo? De verdad te est ayudando a trabajar y a vivir mejor? Qu pasara si lo quitaras? La diferencia, igualmente, es colosal. Si todos los das sufres el correo y se ha convertido en un verdadero agujero negro para tu Productividad, a qu esperas para cambiar algo? Hacer justo lo mismo que ayer y que anteayer slo contribuir a perpetuar tu estado de insatisfaccin, ansiedad o incluso crisis. No cambiar nada es la mejor frmula para seguir sufriendo el Email.
Recuerda!
El Email es una herramienta que debe ayudarte en tu trabajo diario. Es un facilitador de acciones que debe permitirte conseguir resultados. Debes conocerlo y dominarlo t a l. Nunca, jams, al revs.
Alberto Pena
Ladrn n7: Telfono

Yo es que necesito el telfono para trabajar. Es una frase que todos hemos escuchado ms de una vez y que tal vez hemos pronunciado. Sin llegar a poner en duda hasta qu punto realmente se necesita el telfono, es fundamental saber utilizarlo. Da igual si al da haces diez llamadas o treinta. Si es una herramienta que utilizas con relativa frecuencia es esencial utilizarlo siempre en tu provecho. Como Internet, como tu ordenador, como el Email, es una herramienta ms de las muchas que utilizas a diario que slo deben estar ah para ayudarte. De tal modo que debe aportar, contribuir, aliviar, complementar y permitir. Est ah para que t puedas hacer tu trabajo. El telfono est ah para ayudarte a conseguir RESULTADOS. Sin embargo, el mal uso que muchos hacen del telfono, vctimas de malos hbitos y gestos improductivos, hace que sea uno de los mayores agujeros negros para la Productividad.
Tres malos hbitos generalizados

Cmo afecta el telfono a nuestro rendimiento diario? Cules son esos malos hbitos que convierten al telfono en un distorsionador de nuestra Productividad? a) b) Conversaciones largas, intrascendentes, vagas y sin un sentido claro. Contestamos instintivamente a cualquier llamada. Incluso en plena conversacin con otra persona. c) No sabemos ignorar y apagar el mvil cuando realmente es necesario.
Te ves reejado en alguno de estos malos hbitos? En varios a la vez? Ya de por s cualquiera de estos tres sntomas resulta muy perjudicial pero lo cierto es que los tres suelen ir de la mano. Juntos. Y si detectas uno de ellos en alguna persona, entonces poco despus encontrars los otros dos detrs.
Alberto Pena
El telfono (jo o mvil) y el Email suelen compartir muchos males improductivos. Pero en general ambos estn sobrevalorados y quien los utiliza mal siempre asegurar, con toda la rotundidad y seguridad posible, que sin ellos no podra vivir. Estas personas estn al servicio de la herramienta cuando debera ser al revs. Estas personas no tienen muy claro que el RESULTADO est por encima de la herramienta y que la herramienta, si no la dominas, nos pervierte, nos prostituye y nos corrompe.
Tres impactos negativos

El mal uso del telfono sera anecdtico si no fuera porque desencadena una serie de impactos negativos en tu trabajo y en tu vida. Son muchos, sin duda, pero mis preferidos son estos tres: (1) Rompe tu concentracin, desva tu atencin y te hace perder intensidad. Cada vez que atiendes una llamada rompes tu ritmo de trabajo y tras los minutos de conversacin cuesta recobrar la concentracin. En ciertas personas esto un problema gravsimo. (2) Te transmite una falsa sensacin de actividad, de estar haciendo. Ocurre lo mismo que las reuniones, mientras hablas, no haces. (3) Destruye tu descanso. Un momento sagrado e imperturbable que continuamente est siendo bombardeado con llamadas de todo tipo y que rara vez son importantes.

Slo es una herramienta

Dale un sentido y recuerda con frecuencia qu signicado tiene dentro de todo tu puzle diario. Slo es una herramienta. Importante, tal vez, pero slo sirve para generar resultados y siempre debe estar a tu servicio.
Una llamada, un propsito

Cuando vayas a hacer una llamada, dale un propsito y un n claro. Momentos antes recurdate qu buscas, qu persigues y qu tienes que conseguir con esa llamada.
Alberto Pena
Adis a la chchara
Corta el parloteo. Con amigos y con familia, o en las llamadas de tiempo libre, puede estar bien y es divertido. En las de trabajo slo contribuye a perder el tiempo. El tuyo y el de la otra persona.
S directo y preciso
En tu conversacin vete al grano, s claro, directo y preciso. Un qu puedo hacer por ti al contestar hace milagros, facilita la conversacin y os hace ir al grano a todos.
Ronda de llamadas
Cuando tengas que hacer varias llamadas, intenta concentrarlas todas en un mismo bloque de tiempo y hazlas todas de un tirn. Hacer una ronda de llamadas evita que salpiques todo tu da con una llamada aqu y otra all.
Y si lo silencias?
Cuando te vayas a poner con una tarea importante, silencia tu mvil y ponlo boca abajo. Concentracin es lo que necesitas y rara vez llega sola. Hay que propiciarla y fomentarla.
No estoy para nadie!

A la hora de hacer esas tareas tan importantes, si ests en una ocina pide que no te pasen llamadas en una o dos horas. Diles que ests reunido o incluso que te has ido fuera de la ocina.
Usa bien el Buzn de Voz

Utiliza con inteligencia (en tu favor) el buzn de voz. Cada mes lo pagas en tu factura de mvil y debes aprender a utilizarlo mejor. Si ests trabajando y recibes una llamada, no la contestes instintivamente. Si es importante y tienen inters en hablar contigo ya vers como te dejan un mensaje.
Comunica tus rutinas

Haz saber tus rutinas a los dems. Clientes, proveedores, compaeros por supuesto que necesitas estar disponible para todos ellos, pero ms importante es que t consigas trabajar. Comuncales que pueden llamarte en ciertas horas, cuando les podrs atender mejor. Tal vez a partir de las 10:00. Eso te dar una o dos horas al comienzo del da sin llamadas.
Alberto Pena
Aprende a no responder
Y responder no siempre es ignorar el telfono sino atender las llamadas de otro modo. No responder a veces es ver la llamada y dejarla para luego. Porque lo que tienes entre manos o la persona con la que ests es MUCHO ms importante que una llamada sin identicar. No responder a veces es propiciar que te dejen un mensaje que escuchars y atenders cuando t decidas. No responder a veces es ignorar (y hasta despreciar por completo) el mvil que tengo apagado. Porque lo que estoy haciendo es sagrado, intocable y un momento inquebrantable. Un rato de juegos con mis hijos, por ejemplo. No responder a veces es no contestar en ese momento y hacerlo despus a travs de un email en lugar de devolver la llamada. Lo que te permite controlar el contenido de la conversacin, ser ms directo y no interrumpir a la otra persona.
Recuerda!
Para que el telfono no sea NUNCA un ladrn de tu Productividad debes entenderlo y utilizarlo siempre y en todo momento a tu favor. Slo est ah para producir resultados. Nada ms.

7 Ladrones de Tiempo y 7 Tecnicas para Combatirlos

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

7 Ladrones de Tiempo y 7 Tecnicas para Combatirlos

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

GUA PRCTICA ESPECIAL DE GESTIN PERSONAL

7 Ladrones del Tiempo y 7

Tcnicas para Combatirlos

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados.

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

Ladrn n1: Interrupciones

Ladrn n2: Improvisacin

Ladrn n3: Reuniones Improductivas

Ladrn n4: Televisin

Ladrn n5: Internet

Ladrn n6: Email

Ladrn n7: Telfono

Sobre el Autor Sobre EresProductivo

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

Malos hbitos que nos dominan

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

Una Gua Prctica para mejorar

1. Interrupciones. 2. Improvisacin. 3. Reuniones. 4. Televisin 5. Internet 6. Email. 7. Telfono.

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

Ladrn n1: Interrupciones

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

Combatirlas ms que evitarlas

TCNICA para vencer a este ladrn

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

Aisla cada nueva tarea

Comunica tus rutinas

Ojo con el mvil

Sin llamadas, por favor

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

Trabaja en bloques cortos

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

Ladrn n2: Improvisacin

Interpretar las tareas

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

TCNICA para vencer a este ladrn

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

Una lista de tareas

Identifica las tareas Clave

Espacio para imprevistos

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

Ladrn n3: Reuniones Improductivas

De verdad hay que asistir?

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

Y si de verdad hay que asistir

TCNICA para vencer a este ladrn

a) Si te han convocado a ti:

En el transcurso de una reunin s activo, dinmico y participativo.

2010 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. www.DecidaTriunfar.net

Gua Prctica Especial: 7 Ladrones del Tiempo y 7 Tcnicas para Combatirlos

b) Si eres t quien convoca a otros: