Manual de Usuario Sispevent

AUTOR: MARIO ALBERTO MORALES SOLIS.
HUEJUTLA DE REYES HIDALGO.
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent).
INDICE Introduccin........................................................................ Descripcin general del sistema I Requerimientos mnimos de hardware y software II Como realizar la instalacin... III Descripcin de la aplicacin.. 3.1 Como ejecutar la aplicacin.. 3.2 Pantalla de presentacin 3.3 Men principal. 3.4 Como iniciar sesin 3.5 Men principal despus de haber iniciado sesin 3.6 Como abrir turno 3.7 Como capturar comandas 3.8 Como cancelar comandas 3.9 Como dar de alta productos. 3.10 Como capturar gastos. 3.11 Como ver reportes 3.12 Como ver las ventas por mesero 3.13 Como hacer copias de seguridad de base de datos 3.14 Como dar de alta reas de pedido. 3.15 Como dar de alta categoras de productos 3.16 Como ver la pantalla calculadora 3.17 Como ver la agenda.. 3.18 Como ver contactos registrados. 3.19 Como buscar contactos 3.20 Como ver/buscar eventos 3.21 Como dar de alta meseros.. 3.22 Como ver productos registrados. 3.23 Como ver meseros registrados 3.24 Como ver/buscar cortes de caja. 3.25 Como ver las ventas por categora. 3.26 Barra de herramientas.. 3.27 Como cerrar turno. 3.28 Pantalla de cierre de la aplicacin.. 3.29 Descripcin de botones 3.30 Como hacer uso de la base de datos 3.31 Como imprimir
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KABBALH CAF GOURMET.
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). INTRODUCCIN El presente documento contiene los aspectos principales que comprende el sistema desarrollado SISPVENT, el proceso de instalacin y control en el manejo del mismo. El manual permitir al usuario final hacer ms efectivo el uso del sistema, mediante el muestreo de los formularios y la descripcin de su funcionalidad, as como la descripcin de cada uno de los botones contenidos en los formularios empleados. Cuando se considere necesario, se emitirn mensajes correspondientes a la accin realizada, entre los mensajes principales se encuentran los mensajes de alerta, informacin y error. El manual proporciona explicaciones breves sobre la funcionalidad de los formularios y controles, las explicaciones documentadas son de forma breve y de acuerdo al formulario a utilizar. La elaboracin del documento es con la finalidad de facilitar al usuario el control y manejo del sistema, por consiguiente hacer ms factible el uso de este, mediante la realizacin de los procesos de forma eficiente y de manera eficaz.
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA SISPVENT Sispvent es un sistema de punto de venta para la gestin de un restauran, en el cual se maneja el uso de las comandas, cancelaciones, ventas, compras y emisin de ticket de consumo. Todo esto con el fin de mejorar el proceso administrativo para el negocio KABBALAH CAF GOURMET.
ESTRUCTURA GENERAL DEL SISTEMA
Men Principal
Sesin
Ventas
Informes Compras
Herramientas
Consultas
Figura. 1 Estructura General del sistema.
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). I. Requerimientos mnimos para la instalacin del sistema
HARDWARE: Procesador Pentium 4 Disco duro con 40 GB o superior 256 MB de memoria o superior Unidad de Disquete 3 (opcional) Unidad de CD-ROM Teclado Mouse Puerto USB Impresora de ticket (Miniprint) SOFTWARE: Windows XP Microsoft Visual Basic 6.0 Servidor de Base de datos SQL Server Driver de impresora de ticket (EPSONTM-220PD)
Tabla 1. Requerimientos mnimos de Hardware y Software.
II. Como realizar la instalacin A continuacin se presentan los pasos para lograr una correcta instalacin del sistema y con la cual se obtendr un correcto funcionamiento del mismo.
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 1.- Es necesario tener un lector de CD para introducir el disco de SISPVENT. 2.- D doble clic sobre el icono con la leyenda setup.exe. Se iniciar el programa de la instalacin. 3.- brinde todos los datos necesarios para la instalacin, es posible que durante la instalacin se detecten errores de controladores, en cualquiera de los casos acuda al tcnico para ver los requerimientos del equipo o presione omitir. 4.- Para iniciar el programa, de clic en inicio, programas y dependiendo del grupo de programas que eligi en la instalacin, encontrar el icono de SISPVENT, haga clic sobre l, el programa iniciar su ejecucin. 5.- La ruta por defecto de instalacin es la siguiente: C:\Archivos de programa \SISPVENT. Dentro de esta carpeta copie los archivos de la base de datos que se encuentran en el disco de instalacin para poder adjuntar la base de datos. (Ver apartado 3.30 Como hacer uso de la base de datos). Si durante el proceso de instalacin cambio la ruta por defecto, deber buscar la ruta en la que lo instalo y copiar los archivos de la base de datos ah.
III. Descripcin de la aplicacin 3.1 Como ejecutar la aplicacin
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Al hacer clic en el icono de la aplicacin ejecutara la aplicacin iniciando con la siguiente pantalla. 3.2 Pantalla de presentacin. Esta pantalla solo indica que se esta cargando programa para que se pueda trabajar sobre el. se
Figura 2. Pantalla de Presentacin.
3.3 Men principal Esta pantalla se muestra al cuando se ha cargado el programa por completo, en ella se muestran los mens con los que el usuario va a interactuar. KABBALH CAF GOURMET. 7
Figura 3. Pantalla de men principal.
3.4 Como iniciar sesin
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Una vez ejecutado el sistema, para iniciar sesin se hace clic en el men archivo/ iniciar sesin o con la combinacin de teclas de atajo ctrl.+ i y despus aparece la siguiente pantalla Los usuarios son ADMINISTRADOR Y GENERAL.
Figura 4 Pantalla de inicio de sesin Administrador.
Figura 5 Pantalla de inicio de sesin General.
3.5 Men principal
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). La pantalla de men principal se muestra de la siguiente manera despus de haber iniciado sesin ya sea como administrador o usuario general.
Figura 6 Pantalla de men principal despus de haber iniciado sesin.
En la sesin de administrador, el usuario tiene acceso a todas las opciones de los mens. En la sesin de usuario general el usuario tiene acceso limitado a solo unas cuantas opciones de los mens.
As se ve el men para la sesin de administrador.
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Figura 7 Mens para la sesin de Administrador.
As se ve el men para la sesin de usuario general.
Figura 8 Mens para la sesin de usuario General.
Para poder utilizar las opciones de ventas y compras se necesita primero abrir turno, lo puede hacer haciendo clic en el botn abrir turno.
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Figura 9 Men principal antes de abrir turno.
Al hacer eso, aparece la siguiente pantalla, en ella deber anotar la cantidad de saldo inicial con el que se trabajara. 3.6 Como abrir un turno.
Figura 10 Pantalla para abrir turno
Cuando se hace clic en el botn aceptar aparece el siguiente mensaje de informacin.
Figura 11 Mensaje de informacin de que el turno esta abierto.
Si no desea abrir ningn turno, haga clic en el botn cancelar, enseguida aparecer el siguiente mensaje. KABBALH CAF GOURMET. 12
Figura 12 Mensaje de alerta cuando se cancela la apertura del turno.
Si no se ha abierto ningn turno y se intenta acceder al men ventas, aparece el siguiente mensaje de alerta.
Figura 13 Mensaje de alerta al intentar acceder al men ventas.
Por otro lado, si se abri un turno; la opcin de ventas ya esta disponible, y el men principal se ve de esta forma.
Figura 14 Men principal despus de haber abierto un turno.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Ahora ya se puede acceder al las opciones de ticket por mesa para eso ingrese al men ventas/ ticket por mesa. Para capturar una comanda se utiliza la siguiente pantalla. 3.7 Como capturar comandas.
Figura 15 Pantalla para capturar comandas.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Al hacer clic en el botn nuevo, todos los campos se habilitan incluyendo el botn capturar, para comenzar a capturar lo primero que se debe hacer es escribir el numero de comanda, porque si no lo hace aparece el siguiente mensaje.
Figura 16 Mensaje de alerta cuando no ha escrito numero de comanda.
Despus de haber escrito el numero de comanda, si no ha sido escrito anteriormente, se pasa a los otros campos para que pueda seleccionar un mesero y un rea, en caso contrario aparece el siguiente mensaje.
Figura 17 Mensaje de alerta de que ya existe el numero de comanda escrito.
Deber elegir los datos correspondientes y llenar los campos con al menos un dato de lo contrario aparecer un mensaje de que falta ya sea seleccionar un mesero, seleccionar un rea, llenar la lista de pedidos.
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Para agregar el pedido a la lista deber pulsar el botn pedido, al hacer esto, aparece la siguiente pantalla.
capturar
Figura 18 Pantalla para capturar pedidos.
En esta pantalla se captura la cantidad de productos, el nombre del producto y el precio equivalente a la cantidad, para eso deber pulsar el botn buscar art., al hacer eso aparece la pantalla para buscar artculos.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Esta es la pantalla que aparece despus de hacer en el botn para buscar artculos (ver figura 18).
Figura 19 Pantalla para buscar artculos. En esta pantalla lo que se hace es buscar los productos dependiendo del pedido del cliente, como se ve en la ilustracin puede escribir la primera letra del producto y automticamente ira apareciendo, si existen varios productos con la misma inicial, puede elegir el que busca ya sea con el Mouse o con las teclas de direccin, haga clic en el dato que selecciono para que se agregue a la pantalla captura pedido (ver figura 18). Una vez agregados a la pantalla captura de pedidos, deber escribir la cantidad del producto seleccionado; estando en esa pantalla haga clic en el botn agregar para que esos datos se agreguen a la lista de la pantalla captura comandas. KABBALH CAF GOURMET. 17
Esta operacin se repetir varias veces, dependiendo de la lista de pedidos que tenga la comanda que se esta capturando. As se ve la comanda cuando ya tiene los datos suficientes como para ser guardado.
Figura 20 Pantalla de comanda llena. Si desea eliminar algn dato de la lista, deber seleccionar una de las casillas como se muestra en la ilustracin, una vez seleccionada presione el botn quitar datos, si quita todos los datos aparece este mensaje.
Figura 21 Mensaje de alerta de que en la lista no hay datos. KABBALH CAF GOURMET. 18
Si desea cancelar la comanda solo presione el botn cancelar comanda y aparecer la pantalla correspondiente, si no quiere cancelar la comanda haga clic en el botn salir o en el botn rojo de la esquina, con esto regresara a la pantalla de captura de comandas.
Figura 22 Pantalla para cancelar comandas. Estando en la pantalla de captura de comandas, puede hacer clic en el botn de guardar cualquier momento siempre y cuando este habilitado, pero se recomienda que lo haga hasta que el cliente pida la cuenta, esto para que en caso de que el cliente necesite algo mas, se pueda agregar e incrementar el saldo de la cuenta. Una vez presionado, antes de guardar aparece este mensaje.
Figura 23 Mensaje de alerta comprobando si los datos son correctos.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Si hace clic en no, aparece el siguiente mensaje y los datos son se guardaran.
Figura 24 Mensaje de error de que no se guardaron los datos. Por otro lado, si hace clic en Si, aparece el siguiente mensaje y los datos sern guardados.
Figura 25 Mensaje de informacin de que el registro ha sido guardado. Enseguida aparecer la siguiente pantalla con la que puede imprimir el ticket de consumo pulsando el botn imprimir.
Figura 26 Pantalla de vista previa del ticket a imprimir Hasta aqu se terminan los procesos con la pantalla para capturar comandas. KABBALH CAF GOURMET. 20
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.8 Como cancelar comandas Para poder utilizar esta opcin, ingrese al men ventas/cancelar ticket En esta pantalla se capturan los nmeros de aquellas comandas que hayan sido canceladas. Cuando no se ha cancelado ninguna comanda aparece el siguiente mensaje.
Figura 27 Mensaje de error de que no hay registros. Luego aparece la siguiente pantalla.
Figura 28 Pantalla para cancelar comandas.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Al hacer clic en el botn nuevo se habilitan los campos, y el botn para guardar , se deber anotar el numero de comanda que se quiera cancelar, as mismo anotar el motivo por el cual se quiere cancelar esa comanda. Si presiono el botn de guardar sin haber ingresado datos, se mostrara el siguiente mensaje de error.
Figura 29 Mensaje de error de que debe ingresar datos. Una vez que ingreso los datos y al hacer clic en el botn guardar, se guardaran los datos y aparece el siguiente mensaje.
Figura 30 Mensaje de informacin de que el registro ha sido guardado.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). As aparece la pantalla cuando se han guardado correctamente los datos.
Figura 31 Pantalla para cancelar comandas con un registro guardado. Si desea modificar el registro, presione el botn modificar y los campos se habilitaran nuevamente al mismo tiempo que el botn de guardar, cuando presiona el botn guardar aparece lo siguiente.
Figura 32 Mensaje de informacin se han guardado los cambios. Si desea eliminar el registro actual presione el botn eliminar, al hacer eso aparece el siguiente mensaje.
Figura 33 Mensaje de alerta al intentar eliminar registros. KABBALH CAF GOURMET. 23
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Si hace clic en Si, aparecer el siguiente mensaje.
Figura 34 Mensaje de informacin de que el registro ha sido eliminado. Si hace clic en No, se limpiaran los campos y estar listo para ingresar un registro nuevo. Despus de haber guardado un registro, se habilitan los botones de recorrido(los botones con las flechas) botn botn primero, se habilitan, permitiendo al usuario visualizar en los campos los registros que hay en la base de datos, al presionar el podr visualizar el primer registro y se deshabilitar, si presiona el y no es el primer registro, seguir habilitado asta que llegue al lo mismo pasa con los otros botones siguiente y ultimo
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.9 Como dar de alta productos Para poder utilizar esta opcin ingrese al men Compras/ alta de productos. En esta pantalla de pueden dar de alta los productos que ofrecern a los clientes. Cuando no se ha registrado ningn producto aparece el siguiente mensaje.
Figura 35 Mensaje de error de que no hay registros. En seguida aparece la siguiente pantalla.
Figura 36 Pantalla de alta de productos. Al hacer clic en el botn nuevo se habilitan los campos, y el botn para guardar se deber anotar los datos correspondientes como la clave, nombre o concepto, el precio y la categora a la que pertenece. KABBALH CAF GOURMET. 25
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Si presiono el botn de guardar sin haber ingresado datos, se mostrara el siguiente mensaje de error.
Figura 38 Mensaje de informacin de que el registro ha sido guardado. As aparece la pantalla cuando se han guardado correctamente los datos.
Figura 39 Pantalla de alta de productos lleno correctamente.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Si desea modificar el registro, presione el botn modificar y los campos se habilitaran nuevamente al mismo tiempo que el botn de guardar despus de hacer eso aparece el siguiente mensaje.
Figura 40 Mensaje de informacin que se han guardado los cambios. Si desea eliminar el registro actual presione el botn eliminar, al hacer eso aparece el siguiente mensaje.
Figura 41 Mensaje de alerta al intentar eliminar registros. Si hace clic en Si, aparecer el siguiente mensaje.
Figura 42 Mensaje de informacin de que el registro ha sido eliminado. Si hace clic en No, se limpiaran los campos y estar listo para ingresar un registro nuevo.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Despus de haber guardado un registro, se habilitan los botones de recorrido(los botones con las flechas) botn botn primero, se habilitan, permitiendo al usuario visualizar en los campos los registros que hay en la base de datos, al presionar el podr visualizar el primer registro y se deshabilitar, si presiona el y no es el primer registro, seguir habilitado asta que llegue al lo mismo pasa con los otros botones siguiente y ultimo
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.10 Como capturar gastos Para poder utilizar esta opcin ingrese al men compras/ captura de gastos. En esta pantalla de pueden capturar los gastos que se van efectuando en el transcurso del da. Cuando no se ha registrado ninguna compra aparece el siguiente mensaje.
Figura 43 Mensaje de error de que no hay registros. Al hacer clic en el botn nuevo se habilitan los campos, y el botn para guardar se deber anotar el nmero de registro, la cantidad de productos el nombre del producto comprado y el precio de compra.
Figura 44 Pantalla para capturar gastos.
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Figura 47 Pantalla de captura de gastos con un registro. KABBALH CAF GOURMET. 30
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.11 Como ver reportes 3.11.1 Pantalla de reporte de ventas. Para poder visualizar los reportes es necesario que ingrese al men informes/ reportes o desde el botn informes de la barra de herramientas y que tambin configure las impresoras para esto vaya a la seccin 3.31Como imprimir. En esta pantalla se puede visualizar el reporte de ventas en un periodo determinado.
Figura 51 Pantalla de reporte de ventas. Si desea ver un reporte del da actual, simplemente presione el botn ver, ahora, si desea ver un reporte de un periodo anterior seleccione la fecha inicial y la fecha final, luego presione el botn ver y aparecer un reporte correspondiente a la fecha especificada.
Figura 52 ejemplo de la vista de un reporte de ventas. KABBALH CAF GOURMET. 33
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.11.2 Pantalla de reporte de gastos En esta pantalla se puede visualizar el reporte de gastos en un periodo determinado.
Figura 53 Pantalla de reporte de gastos. Si desea ver un reporte del da actual, simplemente presione el botn ver, ahora, si desea ver un reporte de un periodo anterior seleccione la fecha inicial y la fecha final, luego presione el botn ver y aparecer un reporte correspondiente a la fecha especificada.
Figura 54 ejemplo de la vista de un reporte de gastos. KABBALH CAF GOURMET. 34
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.11.3 pantalla de reporte de comandas canceladas En esta pantalla se puede visualizar el reporte de comandas canceladas en un periodo determinado.
Figura 55 Pantalla de reporte de comandas canceladas. Si desea ver un reporte del da actual, simplemente presione el botn ver, ahora, si desea ver un reporte de un periodo anterior seleccione la fecha inicial y la fecha final, luego presione el botn ver y aparecer un reporte correspondiente a la fecha especificada.
Figura 56 ejemplo de la vista de un reporte de comandas canceladas. KABBALH CAF GOURMET. 35
3.12 Como ver las ventas por mesero Para poder utilizar esta opcin es necesario que ingrese al men informes/ graficas/ ventas por mesero o desde el botn graficas de la barra de herramientas En esta pantalla se puede visualizar las ventas por mesero en un determinado periodo de tiempo, tambin se puede ver en forma de graficas.
Figura 57 pantalla de reporte de comandas canceladas. Si desea ver los datos del da actual, simplemente presione el botn mostrar datos, si hay datos los mostrara y el botn ver grafica se habilitara de lo contrario muestra el siguiente mensaje y el botn ver grafica estar deshabilitado.
Mensaje de alerta de que no hay datos en el rango de fechas especificado
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.13 Como hacer copias de seguridad Para poder utilizar esta opcin se debe iniciar sesin como administrador, despus ir al men herramientas/respaldar base de datos. Con esta pantalla se pueden hacer copias de seguridad de la base de datos en cualquier momento.
Figura 58 Pantalla para hacer copias de seguridad. Haciendo clic en el botn pequeo, se mostrara una pantalla como la siguiente. En esta debers poner un nombre al archivo de la copia y debers seleccionar el lugar en donde se guardara se recomienda que todas las copias de seguridad las guarde en la ruta en donde se instalo el sistema, ya que ah mismo se copio la base de datos la ruta es la siguiente C:\Archivos de programa\ SISPVENT; despus haces clic en el botn guardar.
Figura 59 Pantalla para guardar la copia de seguridad. KABBALH CAF GOURMET. 37
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Despus en la pantalla para hacer copias de seguridad (ver figura 58) en el campo destino de la copia aparece la ruta donde se guardara el archivo; despus hacer clic en el botn guardar para guardar la copia de seguridad. Aparecer el siguiente mensaje.
Figura 60 Mensaje de informacin cuando la copia se realizo correctamente. Si hace clic en el botn de cancelar aparecer el siguiente mensaje y la copia no se realizara.
Figura 61 Mensaje de alerta de que se cancelo la copia de seguridad.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.14 Como dar de alta reas de pedido Para poder utilizar esta opcin es necesario iniciar sesin como administrador luego ingresar al men herramientas/ reas de pedidos En esta pantalla se dan de alta las reas de pedidos o secciones en las que se podra dividir el local. Cuando no se ha registrado ningn producto aparece el siguiente mensaje.
Figura 62 Mensaje de error de que no hay registros.
Figura 63 Pantalla de alta de reas de pedido. Al hacer clic en el botn nuevo se habilitan los campos, y el botn para guardar se deber anotar la clave del rea y la descripcin del mismo.
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Figura 65 Mensaje de informacin de que el registro ha sido guardado.
As aparece la pantalla cuando se han guardado correctamente los datos.
Figura 66 Pantalla de alta de reas de pedido lleno correctamente. KABBALH CAF GOURMET. 40
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.15 Como dar de alta categoras de productos Para poder utilizar esta opcin es necesario iniciar sesin como administrador luego ingresar al men herramientas/ Categoras de productos En esta pantalla se dan de alta categoras de productos que conformaran el men o carta. Cuando no se ha registrado ningn producto aparece el siguiente mensaje.
Figura 71 Pantalla de alta de productos. Al hacer clic en el botn nuevo se habilitan los campos, y el botn para guardar misma. KABBALH CAF GOURMET. 43 se deber anotar la clave de la categora y la descripcin de la
Figura 74 Pantalla de alta de categoras llena correctamente.
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Despus de haber guardado un registro, se habilitan los botones de recorrido(los botones con las flechas) botn botn primero, se habilitan, permitiendo al usuario visualizar en los campos los registros que hay en la base de datos, al presionar el podr visualizar el primer registro y se deshabilitar, si presiona el y no es el primer registro, seguir habilitado asta que llegue al lo mismo pasa con los otros botones siguiente y ultimo
3.16 como ver la pantalla calculadora Para poder utilizar esta opcin debe ingresar al men herramientas/ calculadora Esta pantalla sirve para realizar operaciones matemticas bsicas tales como sumar, restar, multiplicar o dividir.
Figura 78 pantalla calculadora.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.17 Como ver la agenda Para poder utilizar esta opcin debe ingresar al men herramientas/ Agenda Esta pantalla sirve como agenda, en la que contactos y eventos. se pueden dar de alta
Figura 79 Pantalla de agenda. Al hacer clic en el botn nuevo ya sea de contactos o eventos, los campos correspondientes para poder ingresar registros.
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Una vez que ingreso los datos y al hacer clic en el botn guardar, de cualquiera de los dos apartados, se guardaran los datos y aparece el siguiente mensaje.
Figura 80 Mensaje de informacin de que el registro ha sido guardado. Si desea modificar el registro, presione el botn modificar y los campos se habilitaran nuevamente al mismo tiempo que el botn de guardar despus de hacer eso aparece el siguiente mensaje.
Figura 82 Mensaje de alerta al intentar eliminar registros.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Si hace clic en Si, aparecer el siguiente mensaje.
Figura 83 Mensaje de informacin de que el registro ha sido eliminado. Si hace clic en No, se limpiaran los campos y estar listo para ingresar un registro nuevo. 3.18 Como ver los contactos registrados Para poder utilizar esta opcin es necesario que antes haya abierto la pantalla agenda, si ya esta abierta vaya al men ver/ contactos. En esta pantalla se pueden visualizar todos los contactos registrados y sus datos haciendo clic en el botn mostrar datos.
Figura 84 Pantalla para ver contactos registrados. KABBALH CAF GOURMET. 49
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.19 Como buscar contactos registrados Para poder utilizar esta opcin es necesario que antes haya abierto la pantalla agenda, si ya esta abierta vaya al men buscar/ contactos. En esta pantalla se pueden buscar contactos, esta sirve en cualquier momento pero tambin para cuando haya muchos registros y necesite una bsqueda mas especifica de un contacto.
Figura 85 Pantalla para buscar contactos. Esta pantalla tiene una funcin similar a la pantalla para buscar artculos, (ver figura 19).
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.20 Como ver o buscar eventos Para poder utilizar esta opcin es necesario que antes haya abierto la pantalla agenda, si ya esta abierta vaya al men ver/ eventos. En esta pantalla se pueden mostrar todos los eventos que se han registrado o bien ver registros de eventos en un periodo de tiempo.
Figura 86 Pantalla para ver o buscar eventos. Para ver los datos haga clic en el botn mostrar datos, si no se encuentran datos se muestra el siguiente mensaje.
Figura 87 Mensaje de error de que no hay registros. KABBALH CAF GOURMET. 51
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Cuando selecciona la opcin por rango de fechas por default toma las fechas actuales, al hacer clic en el botn mostrar datos, si los hay los muestra, si no hay datos en ese rango de fechas se mostrara el siguiente mensaje.
Figura 88 Mensaje de alerta de que no hay registros en el periodo especificado.
3.21 Como dar de alta de meseros Para poder utilizar esta opcin es necesario iniciar sesin como administrador luego ingresar al men herramientas/ meseros. En esta pantalla se dan de alta los meseros que haya contratado o vaya a contratar. Cuando no se ha registrado ningn producto aparece el siguiente mensaje.
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Figura 90 Pantalla de alta de meseros. Al hacer clic en el botn nuevo se habilitan los campos, y el botn para guardar telfono. se deber anotar la clave del mesero, el nombre, direccin,
Si presiono el botn de guardar sin haber ingresado datos, se mostrara el siguiente mensaje de error.
Figura 91 Mensaje de error de que debe ingresar datos.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Una vez que ingreso los datos y al hacer clic en el botn guardar, se guardaran los datos y aparece el siguiente mensaje.
Figura 93 Pantalla de alta de meseros lleno correctamente.
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Despus de haber guardado un registro, se habilitan los botones de recorrido(los botones con las flechas) botn botn primero, se habilitan, permitiendo al usuario visualizar en los campos los registros que hay en la base de datos, al presionar el podr visualizar el primer registro y se deshabilitar, si presiona el y no es el primer registro, seguir habilitado asta que llegue al lo mismo pasa con los otros botones siguiente y ultimo
3.22 Como ver los productos registrados Para poder utilizar esta opcin ingrese al men consultas/ ver productos registrados. En esta pantalla se visualizaran todos los productos registrados con los datos completos como el precio y la categora a la que pertenece, esto al hacer clic en el botn mostrar datos.
Figura 97 Pantalla para ver productos registrados. KABBALH CAF GOURMET. 56
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.23 Como ver los meseros registrados Para poder utilizar esta opcin ingrese al men consultas/ ver meseros registrados En esta pantalla se muestran los meseros registrados y sus datos al hacer clic en el botn mostrar datos.
Figura 98 pantalla para ver meseros registrados. Si no hay datos aparecer el siguiente mensaje.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.24 Como ver o buscar cortes de caja Para poder utilizar esta opcin ingrese al men consultas/ ver meseros registrados En esta pantalla se pueden mostrar todos los cortes de caja que se han registrado o bien ver registros en un periodo de tiempo.
Figura 100 Pantalla para ver o buscar historial de corte de caja. Para ver los datos haga clic en el botn mostrar datos, si no se encuentran datos se muestra el siguiente mensaje.
Figura 101 Mensaje de error de que no hay registros. KABBALH CAF GOURMET. 58
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Cuando selecciona la opcin por rango de fechas por default toma las fechas actuales, al hacer clic en el botn mostrar datos, si los hay los muestra, si no hay datos en ese rango de fechas se mostrara el siguiente mensaje.
Figura 102 Mensaje de alerta de que no hay registros en el periodo especificado. 3.25 Como ver las ventas por categora Para poder utilizar esta opcin ingrese al men consultas/ ver meseros registrados En esta pantalla se muestra la cantidad de productos que se venden por cada categora, cuando hay ventas muestra la cantidad, en caso de que no haya ventas de ninguna categora o de alguna fecha, no mostrara ningn registro.
Figura 103 Pantalla para ver las ventas por categora. Al hacer clic en el botn nuevo, se activan los campos de fecha y el botn mostrar, al hacer clic en el botn mostrar se llenan los campos correspondientes al periodo de fechas seleccionado, ya sea actual o uno anterior. KABBALH CAF GOURMET. 59
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). 3.26 Barra de herramientas En la ilustracin se muestra la barra de herramientas de SISPVENT y las opciones disponibles las cuales funcionan de igual forma que las opciones de los mens.
Figura 104 barra de herramientas.
En el botn Sesin solo esta la opcin cerrar sesin, al hacer clic en el aparece el siguiente mensaje.
Figura 105 Mensaje de alerta de que no se puede cerrar sesin. Aparece el mismo mensaje si intenta cerrar sesin desde la opcin del men archivo siempre y cuando este un turno abierto, si no hay turno abierto se cerrara la sesin.
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3.27 Como cerrar turno Para poder utilizar esta opcin es necesario que primero haya iniciado sesin y que haya abierto un turno Esta pantalla sirve para hacer cortes de caja, aparece cuando se le da clic en el botn cerrar turno de la barra de herramientas, este botn solo aparece cuando se abre turno.
Figura 106 Pantalla de corte de caja. Para poder llenar los campos de ventas y gastos, deber hacer clic en el botn correspondiente si hay ventas y gastos en la fecha actual se pondrn las cantidades automticamente, de lo contrario los campos estarn en blanco; aun as debe hacer clic en el botn calcular para calcular el monto total y luego hacer clic en el botn aceptar para guardar pos datos.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Si se hace clic en el botn cancelar, aparecer el siguiente mensaje.
Figura 107 Mensaje de alerta de que se cancelo el corte de caja. Por otra parte si ya ha calculado el monto total y presiona el botn aceptar, se guardaran y aparecer el siguiente mensaje.
Figura 108 Mensaje de informacin de que el turno ha sido cerrado. y se cierra la pantalla, y al mismo tiempo la barra de herramientas vuelve a su estado original.
Figura 109 barra de herramientas en su forma original. Si desea cerrar la aplicacin puede hacer clic en el botn rojo de la esquina, en el men archivo/salir o con la combinacin de teclas ctrl.+Q Al hacer eso aparece el siguiente mensaje de informacin.
Figura 110 Mensaje de informacin si desea cerrar la aplicacin. KABBALH CAF GOURMET. 62
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Si hace clic en el botn Si, aparecer la pantalla que indica que se esta cerrando la aplicacin. 3.28 pantalla indicadora del cierre de la aplicacin
Figura 111 pantalla que indica que se esta cerrando la aplicacin.
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3.29 DESCRIPCION DE BOTONES NOMBRE Nuevo IMAGEN Accin Al presionar este botn, se habilitan los campos para escribir un nuevo registro.
Guardar
Al presionar este botn, se guardan los datos en la base de datos.
Modifica r
Al presionar este botn, se habilitan los campos de un registro ya guardado para poder modificar algn dato.
Eliminar
Al presionar este botn, se elimina un registro dado.
Salir
Al presionar este botn, se cierra la ventana actual.
Buscar
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Al presionar este botn se muestra una ventana en la que especifican la cantidad, el concepto y el precio de determinado producto.
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Al presionar este botn se agregan los datos a la lista de la comanda.
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Al presionar este botn se muestra el reporte, ya sea de ventas, gastos o comandas. Tambin se utiliza como botn
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para mostrar datos Al presionar este botn, se imprime el ticket de consumo, tambin sirve para imprimir el reporte.
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Al presionar este botn, se puede acceder al sistema
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Al presionar este botn, se cancela el inicio de sesin y no se podr ingresar al sistema
Primero primer
Al presionar este botn se muestra el registro de la base de datos, dependiendo de la ventana en la que se
Anterior
encuentre. Al presionar este botn se muestra el registro anterior de la base de datos, dependiendo de la ventana en la que se
Siguiente
encuentre. Al presionar este botn se muestra el siguiente registro de la base de datos, dependiendo de la ventana en la que se encuentre Al presionar este botn se muestra el ultimo registro de la base de datos, dependiendo de la ventana en la que se
Ultimo
Cancelar KABBALH CAF GOURMET.
encuentre Al presionar este botn aparece la 65
Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). ticket Reportes pantalla para cancelar ticket Al presionar este botn se puede acceder a cualquiera de los 3 reportes Graficas Al presionar este botn se muestra la grafica de ventas por mesero.
ESTADOS DEL BOTN Estado Habilitado con foco Imagen
Habilitado sin foco
Deshabilitad o
3.30 Como hacer uso de la base de datos. (Adjuntar, separar, restaurar). En este apartado se muestra como trabajar con los archivos de la base de datos en caso de que se dae la computadora, o decidan formatearla o cualquier otro caso que se de y tenga que ver con los programas.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). En caso de que hayan formateado o desinstalado SQL Server lo primero que se debe hacer instalar el manejador de base de datos SQL Server, una vez instalado se debe ingresar al administrador corporativo. As como se muestra en la imagen.
Figura 112 Ingresar al administrador corporativo de SQLServer 2000.
Una vez ingresado al administrador corporativo de SQL Server, se debe ingresar hasta las bases de datos para poder adjuntarlas tal y como se ve en la imagen.
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Figura 113 Adjuntar bases de datos. Al hacer clic en la opcin adjuntar base de datos, aparece la siguiente pantalla.
Figura 114 Pantalla para adjuntar base de datos. Debe hacer clic en el botn con los tres puntos para que aparezca la ventana en donde se muestran las carpetas y para que pueda buscar los archivos en la ubicacin en la que se encuentren. Al hacer clic en el botn de los tres puntos, aparece la siguiente pantalla.
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Figura 115 Pantalla para buscar los archivos de la base de datos. Una vez que haya ubicado los archivos de la base de datos, seleccione unos de los dos y haga clic en el botn aceptar, esto le regresara a la pantalla anterior (ver figura 114).
Figura 116 Pantalla con los archivos de la base de datos. Al hacer clic en el botn aceptar aparece el mensaje y se habr adjuntado la base de datos correctamente.
SEPARAR LA BASE DE DATOS Para separar la base de datos se sigue ms o menos el mismo procedimiento en cuanto a ingresar al administrador corporativo de SQL Server. Para ingresar a esa opcin haga clic derecho en el nombre de la base de datos que se vaya a separar. KABBALH CAF GOURMET. 69
Figura 117 Pantalla para ingresar a la opcin para separar bases de datos. Al seleccionar la opcin separar base de datos, aparece una ventana en la que muestra la informacin actual de la base de datos a separar, y si esta lista para ser separada o no.
Esta es la pantalla para poder separar la base de datos.
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Figura 118 Pantalla para separar la base de datos. Al hacer clic en el botn aceptar aparecer un mensaje de informacin de que la base de datos se ha separado correctamente, al hacer esto, los archivos de la base de datos se quedan en la carpeta en la que estn almacenados. La ruta en la que guardo los archivos cuando instalo el sistema. Se recomienda que se guarden los archivos en la ruta de instalacin de Sispvent que por defecto es la siguiente: C:\Archivos de programa \SISPVENT Dentro de esta carpeta copie los archivos de la base de datos.
RESTAURAR LA BASE DE DATOS Para restaurar la base de datos se sigue ms o menos el mismo procedimiento en cuanto a ingresar al administrador corporativo de SQL Server. Para ingresar a esa opcin haga clic derecho en el nombre de la base de datos que se vaya a restaurar. KABBALH CAF GOURMET. 71
Figura 119 Pantalla para ingresar a la opcin para restaurar bases de datos. Al hacer clic en la opcin para restaurar la base de datos aparecer una ventana en la que se muestran las copias de seguridad que se han hecho de la base de datos seleccionada.
Al hacer clic en la opcin para restaurar la base de datos aparecer la siguiente ventana.
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Figura 120 Pantalla para seleccionar la copia de base de datos que se va a restaurar. Si se han realizado copias de seguridad del a base de datos anteriormente, aparecern todas las copias que se hayan guardado, seleccione la que quiera restaurar. Al hacer clic en el botn aceptar aparecer un mensaje de informacin de que la base de datos ha sido restaurada correctamente.
3.31 Como imprimir En este apartado se explica la forma de imprimir as mismo los posibles errores que pueden ocurrir al intentar imprimir. 3.31.1 impresoras de ticket
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Para poder utilizar este tipo de impresoras debe tener los siguientes elementos: Impresora de ticket Cable alimentador de corriente Cable serial Cartucho de tinta Papel para imprimir ticket Controlador correspondiente a la impresora de ticket que se vaya a instalar (en este caso driver EPSON TM-U220PD, incluido en el disco de instalacin.) Para poder utilizar la impresora es necesario que se instale el controlador correspondiente ala impresora, para instalarlo inserte el disco de instalacin de sispvent, si se abre automticamente busque el siguiente icono.
Al hacer clic se inicia el asistente para la instalacin, simplemente siga los pasos que le pide hasta que llegue a la ventana en la que pregunta que mdulos se quiere instalar
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Ah le muestra todos los controladores disponibles, busque el controlador siguiente: EPSON TM-U220D Receipt y seleccione la casilla como se muestra en la imagen despus haga clic en el botn finalizar y aparecer la siguiente pantalla.
Lo que hace esta pantalla es copiar los archivos del controlador seleccionado, una vez finalizada la copia, aparece una pantalla en la que le pregunta si desea reiniciar su PC, si desea reiniciar haga clic en Si, pero si tiene archivos abiertos los perder, por eso se recomienda que haga clic en No, para que pueda reiniciar su PC, manualmente mas tarde.
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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent). Para establecer la impresora de ticket como predeterminada desde el sistema sispvent, lo primero que debe hacer es ejecutar el sistema e iniciar sesin ya sea como administrador o usuario general despus hacer eso ingrese al men herramientas/ configurar impresora al hacer eso aparece la siguiente pantalla
Antes de instalar la impresora, se tiene como impresora predeterminada a Microsoft Office Document Writer, pero ese controlador de impresora es para una estndar, solo se utilizara para poder visualizar los reportes de ventas, gastos y comandas canceladas, ese controlador no servir para imprimir ticket. Y si lo que se quiere es imprimir un ticket entonces seleccione el icono que dice EPSON TM-U220D Receipt y haga clic derecho con el Mouse sobre el y establzcala como impresora predeterminada tal y como lo muestra la imagen entonces en ese icono se pondr una palomita indicando que es la predeterminada y solo as podr imprimir el ticket correspondiente y cierre la ventana. Para mas informacin acerca del uso y funcionamiento consulte el manual de la impresora ah encontrara informacin sobre como cambiar el papel, la tinta entre otra informacin importante. KABBALH CAF GOURMET. 76

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AUTOR: MARIO ALBERTO MORALES SOLIS.

HUEJUTLA DE REYES HIDALGO.

Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent).

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ESTRUCTURA GENERAL DEL SISTEMA

Figura. 1 Estructura General del sistema.

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III. Descripcin de la aplicacin 3.1 Como ejecutar la aplicacin

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Figura 2. Pantalla de Presentacin.

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Figura 3. Pantalla de men principal.

3.4 Como iniciar sesin

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Figura 4 Pantalla de inicio de sesin Administrador.

Figura 5 Pantalla de inicio de sesin General.

3.5 Men principal

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Figura 6 Pantalla de men principal despus de haber iniciado sesin.

As se ve el men para la sesin de administrador.

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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent).

Figura 7 Mens para la sesin de Administrador.

As se ve el men para la sesin de usuario general.

Figura 8 Mens para la sesin de usuario General.

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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent).

Figura 9 Men principal antes de abrir turno.

Figura 10 Pantalla para abrir turno

Cuando se hace clic en el botn aceptar aparece el siguiente mensaje de informacin.

Figura 11 Mensaje de informacin de que el turno esta abierto.

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Figura 12 Mensaje de alerta cuando se cancela la apertura del turno.

Figura 13 Mensaje de alerta al intentar acceder al men ventas.

Figura 14 Men principal despus de haber abierto un turno.

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Figura 15 Pantalla para capturar comandas.

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Figura 16 Mensaje de alerta cuando no ha escrito numero de comanda.

Figura 17 Mensaje de alerta de que ya existe el numero de comanda escrito.

KABBALH CAF GOURMET.

Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent).

Figura 18 Pantalla para capturar pedidos.

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Manual de usuario sistema de punto de venta (SispVent).

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Figura 23 Mensaje de alerta comprobando si los datos son correctos.

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Figura 28 Pantalla para cancelar comandas.

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Figura 30 Mensaje de informacin de que el registro ha sido guardado.

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Figura 33 Mensaje de alerta al intentar eliminar registros. KABBALH CAF GOURMET. 23

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Figura 39 Pantalla de alta de productos lleno correctamente.

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Figura 44 Pantalla para capturar gastos.

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Figura 47 Pantalla de captura de gastos con un registro. KABBALH CAF GOURMET. 30

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