REPBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA

Secretara de Planeacin.

Puebloviejo Nit: 891.703.045-1

ESTUDIO PREVIO SIMPLIFICADO (DECRETO 734 DE 2012) SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO E INSTALACION DE AIRES ACONDICIONADOS TIPO MINISPLIT Y DE VENTANAS EN LAS INSTALACIONES DEL PALACIO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJOMAGDALENA. Con fundamento en los numerales 7 y 12 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, y en el Artculo 3.5.2. del Decreto reglamentario 734 de 2012 se adelantan los presentes estudios previos simplificados que soportan el presente proceso de Contratacin de Mnima Cuanta. 1. SUCINTA DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIN. De conformidad al artculo 2 de la Constitucin Poltica son fines esenciales del Estado, servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin. El Artculo 311 dem, seala que compete a los municipios, como entidad fundamental de la divisin poltico-administrativa del Estado, prestar los servicios pblicos que determine la Ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participacin comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir la dems funciones que le asignen la Constitucin y las leyes. Que aunado a esto, nuestra Carta Magna, en su Artculo 315 precepta que entre las atribuciones del Alcalde, est la de dirigir la accin a su cargo, en concordancia a lo dispuesto en el Numeral 3. Que EL MUNICIPIO, puede contratar, ejecutar y liquidar todos aquellos bienes o servicios necesarios para el cumplimiento de sus fines. As mismo, el Artculo 3 de la Ley 80 de 1993, establece que Los servidores pblicos tendrn en consideracin que al celebrar contratos y con la ejecucin de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestacin de los servicios pblicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecucin de dichos fines. Las instalaciones del nuevo palacio municipal se encuentran dotadas de aires acondicionados, que desde el mes de Octubre del ao 2011, se les realiz mantenimiento a una parte de las oficinas del palacio municipal, segn consta en el proceso de seleccin S-MC-MPV-015-2011, sin embargo y con el fin de preservar su buen funcionamiento se requiere practicarle los mantenimientos del caso, ya que todos los funcionarios de las diferentes dependencias han elevado sus quejas en forma verbal a la secretaria de Planeacin y Desarrollo Comunitario en diferentes ocasiones manifestando que el equipo de aire acondicionado con el que cuentan no estn funcionando correctamente, lo que les resulta incomodo laborar dentro de sus oficinas por el alto grado de calor que se genera. Con la contratacin del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de aire acondicionado que posee La Alcalda Municipal de Pueblo Viejo, se garantizar el soporte tcnico indispensable para atender cualquier tipo de dao y asegurar el perfecto estado y funcionamiento de los bienes, as como su vida til, el confort, salubridad y comodidad de cado uno de los servidores de la entidad, y de los usuarios que frecuentan sus instalaciones. Que para la vigencia 2013, el monto total del presupuesto del Municipio de Pueblo Viejo, legalmente aprobado por el Concejo Municipal, mediante Acuerdo, es por la suma de $15.607.045.722, es decir,

REPBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA

Secretara de Planeacin.

Puebloviejo Nit: 891.703.045-1

26.475 S.M.L.M.V. Lo que equivale a decir, que su menor cuanta es igual a 280 SMLMV. Dicho de otra manera, $165.060.000, oo. Que el proceso adelantar es el de mnima cuanta teniendo en cuenta que el valor del contrato no excede el 10% de la menor cuanta, es decir, $16.506.000, oo. Que el alcalde municipal tiene autorizacin para celebrar contratos durante la vigencia 2013, segn Acuerdo Municipal No.012 de diciembre 10 de 2012. 2. DESCRIPCIN DEL OBJETO A CONTRATAR. OBJETO: SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO E INSTALACION DE AIRES ACONDICIONADOS TIPO MINISPLIT Y DE VENTANAS EN LAS INSTALACIONES DEL PALACIO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO DE PUEBLOVIEJO-MAGDALENA. ALCANCE DEL OBJETO CONTRACTUAL: 3. CONDICIONES TCNICAS EXIGIDAS. El tipo de contrato a celebrar es de obra y se regir por el Estatuto General de la Contratacin Pblica y para la escogencia del contratista se aplicar el procedimiento contemplado en el Decreto 734 de 2011. El contratista estar obligado a ejecutar la actividad sujetndose a las siguientes cantidades y especificaciones tcnicas:
ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 DESCRIPCION
Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado tipo mini Split de 18000 btu, para la oficina del alcalde. Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado tipo mini Split de 12000 btu, para la oficina de planeacin. Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado tipo mini Split de 12000 btu, para la oficina de tesorera. Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado tipo mini Split de 12000 btu, para la oficina de hacienda. Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado tipo mini Split de 12000 btu, para la oficina de educacin. Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado tipo mini Split de 12000 btu, para la oficina de contadura. Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado tipo ventana btu, para la oficina de salud. Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado tipo mini Split de 12000 btu, para la oficina de Gobierno. Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado de ventana, para la oficina de comisaria de familia. Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado tipo ventana, para la oficina de Umata. Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado tipo mini Split de 12000 btu, para la oficina de enlace. Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado tipo mini Split de 12000 btu, para la Bodega de alimentos.

UNIDAD Uni Uni Uni Uni Uni Uni Uni Uni Uni Uni Uni Uni

CANTIDAD 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

REPBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA

Secretara de Planeacin.

Puebloviejo Nit: 891.703.045-1

13

Desmonte e instalacin, Mantenimiento preventivo y correctivo, de equipo de aire acondicionado tipo mini Split de 12000 btu, para la Oficina de Deporte.

Uni

1 14

TOTAL UNIDADES

MANTENIMIENTO CORRECTIVO Definicin.- El mantenimiento correctivo se define como la falla en un sistema de aire Acondicionado y se hace necesario su reparacin o restauracin con la incorporacin de repuestos, partes, accesorios e insumos que sean necesarios con el fin de dejar los equipos en perfecto estado de funcionamiento. Este mantenimiento solo se realizar atendiendo, las llamadas de emergencia que efecte la entidad para reparar cualquier equipo. El mantenimiento de tipo correctivo, se diferencia de las actividades listadas en el mantenimiento preventivo, por su alcance, magnitud y costo, por consiguiente requieren un tratamiento diferente y no se encuentran contempladas dentro de los costos del mantenimiento preventivo. El valor del mantenimiento correctivo solo ser compuesto por el valor de los repuestos instalados, es decir no se deber incluir mano de obra ni traslado de funcionarios, del contratista, en cumplimiento de su deber. Ejecucin.- El contratista deber proveer los repuestos que se requieran hasta agotar el presupuesto asignado para tal efecto, respetando el listado de precios unitarios fijos que anexa a su oferta. Los repuestos a suministrar debern ser nuevos, originales y garantizarse tcnicamente por el perodo mnimo de un (1) ao, contado a partir de la fecha de instalacin. El valor de los repuestos o elementos para el mantenimiento correctivo deber estar incluido en el formato Cuadro de Precios, presentado en la oferta. es decir el mantenimiento correctivo incluir en su valor todos los repuestos incluidos en el formato Cuadro de Precios. El contratista deber atender todas las solicitudes de servicio de mantenimiento correctivo que se efecten en la ejecucin del contrato, durante las doce (12) horas hbiles siguientes al recibo de la comunicacin (telefnica, electrnica o escrita) correspondiente. El equipo objeto de mantenimiento correctivo deber ser reparado y quedar en perfecto estado de funcionamiento, a ms tardar, dentro de los dos (2) das hbiles siguientes al recibo de la comunicacin respectiva; en el caso de que esto no sea posible, el contratista deber facilitar a la entidad, sin costo alguno adicional, un equipo de similares caractersticas tcnica, compatible con el sistema instalado, para que opere durante el tiempo que toma la reparacin del equipo retirado. El contratista deber asignar al funcionario que solicita el servicio, un nmero de servicio con el fin de facilitar el seguimiento de cada caso y controlar la eficiencia en la solucin del problema. En los reportes de mantenimiento correctivo, el contratista deber identificar, Fecha, Dependencia, Equipo y el o los repuestos o elementos reemplazados, claramente; no se recibir ningn reporte sin la firma correspondiente del Funcionario encargado en cada una de las dependencias de la Alcalda, as como del tcnico autorizado y registrado en la propuesta para realizar esta labor. Este reporte ser verificado por el supervisor designado por la entidad. Repuestos e Insumos

TODOS Y CADA UNO DE LOS COMPONENTES DE LOS DISTINTOS TIPOS DE EQUIPOS DE AIRES ACONDICIONADOS, CONFORMARN LA LISTA DE LOS REPUESTOS. EL QUE NUNCA PODR EXCEDER DEL PRESUPUESTO OFICIAL INCLUYENDO EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO.

REPBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA

Secretara de Planeacin.

Puebloviejo Nit: 891.703.045-1

Los repuestos son definidos de acuerdo con las necesidades de mantenimiento, teniendo en cuenta los manuales las hojas de vida de los equipos de aire acondicionado as como los insumos para la adecuacin y limpieza de las piezas y equipos. Incluye cambio de refrigerante, suministro de filtro, cambio de capacitor de compresor, cambio de capacitor del condensador, cambio de tubo capilar, correccin de fuga en tubera, cambio de motor blower, arreglo de tarjeta, cambio de sensores. Los repuestos podrn ser de fabricacin nacional e importado, segn catlogos o manuales. Todos los repuestos y dems elementos de control, as como los insumos, limpiadores y desincrustantes que se requiera cambiar o renovar en los equipos sern suministrados e instalados por el CONTRATISTA. La facturacin del mantenimiento correctivo se presentar mes vencido, es decir, despus de realizado el mantenimiento, y debern acompaarse del informe respectivo, en que se indiquen los equipos atendidos, la fecha de la prestacin del servicio, la dependencia, acompaado de la firma y sello de la dependencia usuaria del sistema. 2.Tiempo de Respuesta.- Responder oportunamente a las llamadas de emergencia las 24 horas del da, incluyendo festivos con un tiempo de respuesta mximo de doce (12) horas hbiles. El equipo objeto de mantenimiento correctivo deber ser reparado y quedar en perfecto estado de funcionamiento, a ms tardar, dentro de los dos (2) das hbiles siguientes al recibo de la comunicacin respectiva; en el caso de que esto no sea posible, el contratista deber facilitar a la entidad, sin costo alguno adicional, un equipo de similares caractersticas tcnica, compatible con el sistema instalado, para que opere durante el tiempo que toma la reparacin del equipo retirado. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Definicin.- Se define como todas las actividades de este tipo que se relacionan en el numeral anexo # 1, que hace parte de estos estudios, las cuales debern ser ejecutadas por periodos como se hincan en dicho numeral, con carcter obligatorio. As mismo, y dentro de esta rutina, el contratista deber, de acuerdo al tipo de sistema de aire acondicionado, ejecutar aquellas actividades que considere apropiadas, adems de aquellas que los fabricantes recomienden, de tal forma y que garantice un funcionamiento continuo y ptimo de los equipos incluyendo sus componentes. Ejecucin y Cronograma.- Sern Cuatro realizarn de la siguiente manera: rutinas de mantenimiento preventivo, las cuales se

Primera Rutina. Se ejecutar 5 das despus de la suscripcin del acta de inicio del contrato. Segunda Rutina: Se ejecutar dos meses despus de la primera rutina. Tercera Rutina. Se realizar dos (2) meses despus de realizada la segunda rutina. Cuarta Rutina. Se realizar dos (2) meses despus de realizada la tercera rutina. SERN UNICAMENTE CUATRO (4) RUTINAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO. Programa de mantenimiento Preventivo.- El oferente deber prestar el servicio de mantenimiento preventivo a todos los equipos relacionados segn lo estipulado por el periodo establecido, adems deber presentar un programa que incluya las rutinas descritas anteriormente.

REPBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA

Secretara de Planeacin.

Puebloviejo Nit: 891.703.045-1

REQUISITOS HABILITANTES: Los requisitos habilitantes que se relacionan a continuacin, aplican para todo proponente, sea Persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal: CAPACIDAD JURDICA: Carta de presentacin de la propuesta Copia de la Cdula de Ciudadana de la persona natural o Representante Legal de la persona jurdica, consorcio o unin temporal. Certificacin de cumplimiento de obligaciones de pago del Sistema General de Seguridad Social y aportes parafiscales Registro nico tributario de la DIAN (RUT). Certificado de Existencia y Representacin Legal. Certificado de antecedentes penales, disciplinarios y fiscales del representante legal de la entidad. Certificado de antecedentes fiscales de la entidad, si es persona jurdica. Propuesta Tcnica y Econmica (El oferente deber desglosar la propuesta econmica con los precios unitarios, valor total, discriminando claramente el IVA, su porcentaje, de acuerdo con el Estatuto Tributario vigente, si le aplica. Los precios unitarios contenidos en la oferta, no estarn sujetos a reajuste alguno, razn por la cual el oferente deber prever en la oferta los posibles incrementos que se ocasionen). EXPERIENCIA: El proponente, para el presente proceso, deber acreditar tener una experiencia especfica. Este requisito habilitante permite a la entidad tener la seguridad que el oferente seleccionado podr ejecutar la obra a entera satisfaccin y sin dificultades. Los Proponentes debern adjuntar a su propuesta los documentos que permitan al Municipio verificar las condiciones de experiencia que se establecen en esta invitacin, representados en Certificaciones de ejecucin de obras o actas de liquidacin de contratos. Para todos los efectos, el proponente deber acreditar haber suscrito y ejecutado dentro de los dos (2) ltimos aos en forma directa o indirecta contratos u rdenes relacionadas con el objeto a ejecutar. 4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.-

REPBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA

Secretara de Planeacin.

Puebloviejo Nit: 891.703.045-1

Para establecer el posible valor del contrato que se pretende se analiz las condiciones geogrficas de los sitios en donde se pretende ejecutar la obra, como tambin los precios de mercado que se aplican en la regin. ESTUDIO DE MERCADO: De acuerdo al estudio de mercado el valor promedio por mantenimiento preventivo y correctivo ser hasta QUINCE MILLONES DE PESOS ($15.000.000,oo)m/l, valor del presupuesto oficial.

VALOR MANTENIMIENTO PREVENTIVO POR UNIDAD ITEM COTIZACION 1 COTIZACIN 2 VALOR PROMEDIO

VALOR MANTENIMIENTO CORRECTIVO VALOR PROMEDIO $

COTIZACION 1 cambio de refrigerante suministro de filtro cambio de capacitor de compresor cambio de capacitor del condensador cambio de tubo capilar correccin de fuga en tubera cambio de motor blower arreglo de tarjeta cambio de sensores

COTIZACIN 2 cambio de refrigerante suministro de filtro cambio de capacitor de compresor cambio de capacitor del condensador cambio de tubo capilar correccin de fuga en tubera cambio de motor blower arreglo de tarjeta cambio de sensores

$ $

$ $

$ $

VALOR MENSUAL POR 14 UNIDADES

VALOR POR 14 UNIDADES (Sumatoria de cada tem)

VALOR POR 14 UNIDADES (Sumatoria de cada tem)

Del anlisis de mercado se pudo establecer un promedio de los valores, teniendo en cuenta tambin las posibles variables de precios tales como trasporte, mano de obra y las condiciones socioeconmicas que diferencian los costos de construccin entre un lugar y otro del Municipio. No obstante, el valor final real del contrato ser para: a) MANTENIMIENTO PREVENTIVO : El que resulte de multiplicar el valor unitario del mantenimiento preventivo por el nmero de equipos a los cuales se les hizo el mantenimiento por el nmero de rutinas desarrolladas (deben ser 4); b)

REPBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA

Secretara de Planeacin.

Puebloviejo Nit: 891.703.045-1

MATENIMIENTO CORRECTIVO : El que resulte de la sumatoria del tipo de mantenimiento correctivo aplicado a todas las unidades de aire durante la vigencia del contrato. El valor del contrato se ampara en el certificado de disponibilidad presupuestal No.112 del 10 de Mayo de 2013, anexo al presente estudio y el cual se ajusta al plan de adquisiciones de bienes, servicios y obras contenido en la Resolucin No.003 de enero 14 de 2013. El contrato se adjudicar al que ofrezca el Menor Precio. 5. PLAZO DEL CONTRATO. El plazo de ejecucin del contrato ser desde la fecha de aprobacin de la garanta hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2013. 6. FORMA DE PAGO. La forma de pago se har de la siguiente manera: a) Un cincuenta por ciento (50%) a ttulo de anticipo, pagadero dentro de los cinco (5) das siguientes a la solicitud de desembolso, previa aprobacin de la garanta; y b) El saldo del cincuenta por ciento (50%), mediante actas parciales, previa certificacin del supervisor de ejecucin del contrato a satisfaccin, acreditacin de los pagos al Sistema General de Seguridad Social (pensin, salud y ARL) y aportes parafiscales, ste ltimo en los casos que aplique. Valor que ser amortizado del monto del anticipo. El contratista deber tener en cuenta que el desembolso del anticipo deber sujetarse a lo dispuesto en el artculo 8.1.18 del decreto 734 de 2012, en el sentido que en las contrataciones distintas a las que se refiere el artculo 91 de la Ley 1474 de 2011, el manejo de los recursos entregados al contratista a ttulo de anticipo, deber realizarse en cuenta bancaria separada, no conjunta, a nombre del contrato suscrito. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos as entregados, pertenecern al Tesoro. 7. GARANTA. De acuerdo a lo establecido en el 3.5.7 del Decreto 734 de 2012 aquellos contratos que no superen el 10% de la menor cuanta, tal es el caso del presente, estarn exentos de otorgar mecanismos de coberturas del riesgo o garantas, sin embargo y debido a la forma de pago y el objeto contractual se exigir se cubran los siguientes riesgos: a) EL CUMPLIMIENTO GENERAL DEL CONTRATO: Por una cuanta equivalente al diez por ciento (10%), del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses ms. b) LA CORRECTA Y BUENA INVERSION DEL ANTICIPO : Por el cien por ciento (100%) del valor girado a ttulo de anticipo, y con vigencia igual a la del contrato. c) PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: Por una cuanta equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo del mismo y tres (3) aos ms. Las garantas consistirn en plizas expedidas por una compaa de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia o en garantas bancarias. EL CONTRATISTA se compromete a realizar las modificaciones y/o adiciones a que haya lugar, de acuerdo con los desembolsos efectivos que haga la Entidad.

REPBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA

Secretara de Planeacin.

Puebloviejo Nit: 891.703.045-1

El contratista de conformidad con lo establecido en el artculo 5.1.6 del Decreto 734 de 2012 debe mantener al MUNICIPIO libre de cualquier dao o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. 8. SUPERVISOR. Se designa como Supervisor del contrato al Secretario de Planeacin Municipal, quien tendr a su cargo las siguientes funciones: a) b) c) d) e) f) g) Vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado. Realizar un seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable, y jurdico sobre el cumplimiento del objeto del contrato. Suscribir las actas de inicio, suspensin, reinicio y terminacin en desarrollo y ejecucin del contrato. Certificar la ejecucin de la obra y autorizar los pagos, cuando a ello haya derecho. Verificar el pago del Sistema General de Seguridad Social por parte del contratista. Formular requerimientos o recomendaciones al Contratista que sean necesarios para garantizar el cumplimiento del objeto contractual. Las dems que sean necesarias para garantizar el cumplimiento del objeto contractual.

Para constancia se suscribe a los seis (06) das del mes de mayo de 2013

JORGE EMILIO BARBUR OROZCO Secretario de Planeacin Municipal