1.

ARQUITECTURA DE NEGOCIO
a. Definicion del proceso de Convalidacion y Traslados

El proceso de Traslados puede ser de dos maneras diferentes: Traslados Internos (dentro de la universidad al cambiarse de carrera) y Traslados Externos (alumnos provenientes de otras instituciones). El Traslado Interno se inicia cuando un alumno hace una solicitud de Traslado de carrera a travs de la Intranet en la pestaa de Secretara Acadmica. La solicitud es recibida por Secretaria Acadmica la cual registra y remite al rea a la cual el alumno quiere trasladarse. El alumno debe efectuar un pago en caja por el trmite de traslado de carrera. La solicitud es recibida por la Secretaria del rea junto con el historial del alumno correspondiente. Estos documentos son remitidos al Director de Carrera para que pueda evaluar los cursos que pueden ser convalidados a partir del total de los cursados por el alumno en la universidad. El director de Carrera puede solicitar una entrevista con el alumno si as lo desea. Una vez se hayan determinado los cursos que van a convalidarse se prosigue a realizar el cambio en el historial acadmico del alumno. Se notifica al alumno sobre el resultado del trmite va correo electrnico. El Traslado Externo se inicia cuando un postulante que proviene de otra universidad o instituto desea ingresar a la UPC. El postulante debe haber aprobado un mnimo de 36 crditos de estudios universitarios, certificados por la universidad de procedencia, la cual debe especificar los estudios realizados. En caso el estudiante provenga de una universidad del extranjero, la documentacin debe estar traducida oficialmente, visada por el Consulado y por el Ministerio de Relaciones Exteriores del Per. El postulante debe presentar un certificado de estudios superiores, hoja de vida, constancia actualizada de no haber sido dado de baja por razones disciplinarias, en el counter de Informes el cual se encargar de recepcionar y distribuir a la oficina de Admisin la cual evaluar la documentacin. Se informar al postulante sobre una fecha en al cual rendir una entrevista personal. El postulante debe efectuar un pago en caja por el trmite de traslado y entrevista personal. Cuando el postulante supere la entrevista personal y su documentacin haya sido aprobada por el rea de admisin, ser considerado un alumno de la UPC. Si el postulante desea realizar convalidaciones de asignaturas cursadas en otra institucin, debe de presentar sus slabos o programas certificados por la universidad o institucin de procedencia, correspondientes al periodo en que se aprobaron. Si el postulante lo desea puede sacar los slabos de la carrera a la que postula para que este pueda comparar en la tranquilidad de su hogar, tambin puede solicitar la asesora de un profesor para que le ayude en la comparacin. El alumno debe efectuar un pago en caja por cada silabo que ser evaluado. Toda la documentacin del nuevo alumno incluyendo los slabos presentados a convalidar, sern escaneados y remitidos al rea a la cual a ingresado para su evaluacin. La Secretaria del rea revisa si en su historial se encuentra un mismo slabo presentado por un anterior postulante para que la evaluacin sea ms ligera. Enva la documentacin al Director de Carrera para que pueda evaluar los cursos que pueden ser convalidados. Una vez se hayan determinado los cursos que van a convalidarse se procede a aprobar convalidaciones y cambiar

la historia acadmica del nuevo alumno. Se notifica al alumno sobre el resultado del trmite va correo electrnico.

Otro caso aparte es cuando un alumno pide una convalidacin de un curso ya sea porque lo llevo en otra institucin, durante el verano en un curso aparte o simplemente porque posee los conocimientos necesarios para no llevarlo. En ese caso solicita una entrevista con el Director de Carrera el cual le evala mediante un examen en el cual debe demostrar que tiene los conocimientos y puede dejar de llevar tal curso. Los resultados de la Evaluacin son notificados al alumno.

b. Diagrama de Objetivos
El diagrama de objetivos busca identificar y jerarquizar los principales objetivos de la UPC, relacionando el trabajo realizado actualmente con los lineamientos establecidos por la empresa. Como proceso de Convalidacin y Traslado, nos encontramos apoyando los objetivos sealados a continuacin.

Objetivo de Facilitar Ingreso, Asesora: Permite que estudiantes de otras instituciones, as como egresados de centros de educacin secundaria, tengan la posibilidad de postular e ingresar a la UPC, asesorndolos de ser necesario durante el transcurso del proceso. Objetivo de disponer con la infraestructura adecuada para brindar un servicio educativo: Se busca contar con los medios informticos adecuados para brindar un servicio acadmico de convalidacin y evaluacin de alumnos y cursos gil, confiable y de calidad.

c. Mapa de procesos
A continuacin se muestra los procesos horizontales y verticales de la empresa. El proceso de convalidaciones y Traslados se encuentra inmerso en los macro procesos de Administracin de Programa Acadmico y Admisin.

La razn de esta ubicacin es que se maneja de forma continua informacin de alumnos, slabos, historiales de alumnos, postulantes, cursos, entre otros; que guardan relacin directamente con el Programa Acadmico y cmo el alumno cumple ste de manera adecuada. De igual forma, nuestro proceso se pasa por el macro proceso de Admisin, ya que esta proceso se encarga de evaluar al postulante por Traslado Externo y los documentos que est presente. A continuacin detallamos el proceso de Convalidacin y Traslado optimizado.

d. Caracterizacion del proceso

ENTRADA

ACTIVIDAD

SALIDA - Certificado - Hoja de Vida - Constancia - Boleta de Pago por Solicitud de Traslado Externo - Fecha de Entrevista Personal

DESCRIPCION

RESPONSABLE

TIEMPO (horas)

1. Presenta Documentacin Requerida para Traslado Externo

Se presenta en Informes la documentacin para iniciar una solicitud de Traslado Externo

Postulante

0.5

- Certificado - Hoja de Vida - Constancia - Boleta de Pago por Solicitud de Traslado Externo - Boleta de Pago por Solicitud de Traslado Externo Cancelada 2. Registra Solicitud de Traslado Externo

Se registran los datos de la Solicitud de Traslado Externo

Recepcionista Informes

0.5

3. Realiza Pago por trmite

- Boleta de Pago por Solicitud de Traslado Externo Cancelada

Se efecta el pago por Solicitud de Traslado Externo y Entrevista Personal

Postulante

4. Entrega Comprobante de Pago

- Comprobante de Pago

Se entrega el Comprobante de Pago al Postulante

Recepcionista Caja

0.3

- Comprobante de Pago

5. Evala Documentacin

- Documentos Aprobados - Documentos Rechazados - Resultado de Entrevista Aprobada - Resultado de Entrevista Rechazada - Informe de inicio de proceso de convalidacin

Se verifica que la documentacin cumpla con los requisitos necesarios

Encargado Oficina Admisin

48

- Documentos Aprobados

6. Realiza Entrevista Personal

La oficina de admisin realiza una entrevista al postulante para determinar sus capacidades y perfil

Encargado Oficina Admisin

- Resultado de Entrevista Aprobada

7. Presentar slabos certificados

El postulante se presenta con los slabos certificados que selecciono como convalidaciones

Alumno

- Informe de inicio de proceso de convalidacin o - Solicitud de Traslado Interno

8. Solicita Convalidacin de Cursos

- Solicitud de Convalidacin de Cursos

Se realiza una Solicitud de Convalidacin de Cursos por Traslado Externo (Convalidar cursos llevados en anterior institucin), Traslado Interno (Convalidar cursos de anterior carrera) o por cursos estudiados en otra institucin. El postulante se acerca a caja para cancelar el monto por Convalidacin de Cursos o Traslado Interno

Alumno

- Solicitud de Convalidacin de Cursos

9. Realiza pago (slabos a convalidar o Traslado Interno)

- Boleta de Pago por Solicitud de Convalidacin de Cursos o Traslado Interno Cancelada

Alumno

- Boleta de Pago por Solicitud de Convalidacin de Cursos o Traslado Interno Cancelada - Solicitud de Convalidacin de Cursos - Comprobante de Pago o - Boleta Cargada con Monto de Transaccin - Historial de convalidaciones revisado - Historial de convalidaciones revisado - Comprobante de Pago o - Boleta Cargada con Monto de Transaccin

10. Entrega Comprobante de Pago

- Comprobante de Pago

El postulante recibe el comprobante de pago para la ejecucin de sus convalidaciones pendientes Se recarga a la Boleta el monto por convalidacin de Curso o Traslado interno

Recepcionista Caja

0.3

11. Recargo de Monto a boleta del alumno

- Boleta Cargada con Monto de Transaccin

Recepcionista Caja

0.3

12. Revisin de historial de convalidaciones

- Historial de convalidaciones revisado

Los slabos entregados por admisin son revisados

Secretaria del rea

48

13. Pre aprobacin de Convalidacin

- Convalidacin pre aprobada

Si existen convalidaciones anteriores del mismo tipo, se pre aprueba

Secretaria del rea

14. Evaluacin de Cursos

- Cursos aprobados para convalidacin

Se realiza la evaluacin de los posibles cursos a convalidar

Director del rea

48

- Cursos aprobados para convalidacin - Historial Acadmico actualizado - Comprobante de Pago o - Boleta Cargada con Monto de Transaccin

15. Actualizacin Historial Acadmico

- Historial Acadmico actualizado

Se actualiza el Historial acadmico del alumno con los cursos convalidados Se notifica a Prematricula los cursos convalidados

Secretaria del rea

24

16. Prematricula

- Cursos actualizados en Prematricula

Secretaria del rea

0.5

17. Realiza Entrevista

- Resultado de Entrevista Aprobada - Resultado de Entrevista Rechazada

El director realiza entrevista al alumno para determinar motivos de Traslado Interno, determinar sus capacidades y conocimientos

Director del rea

18. Solicitud de Traslado de carrera

- Informe de Inicio de Traslado Interno

Realiza va Intranet una Solicitud de Traslado Interno para cambio de carrera universitaria Se enva la solicitud de traslado Interno al rea Acadmica correspondiente

Alumno

- Informe de Inicio de Traslado Interno

19. Registra Solicitud y remite al rea

- Solicitud de Traslado Interno

Recepcionista Secretara Acadmica

e. Diagrama de Procesos

f. Stakeholders y Usuarios
A continuacin de definen los principales interesados y usuarios finales de los productos a elaborar para la automatizacin del proceso de Convalidacin y Traslados. Nombre Descripcin

Alumno Persona que lleva a cabo sus estudios en la UPC. Es uno de los usuarios ms importantes del sistema, ya que los servicios prestados son para su beneficio. Utilizan los productos para llevar a cabo la convalidacin de sus cursos, el traslado interno para cambio de carrera y la verificacin del estado de sus transacciones Respuesta rpida del sistema, gil evaluacin de los documentos presentados y obtener informacin continua de sus transacciones.

Responsabilidades

Criterios de xito

Nombre Descripcin

Director del rea Persona encargada de dirigir alguna de las carreras de estudio ofrecidas por la UPC. Persona encargada de realizar la evaluacin final de los slabos para traslado interno y externo y la entrevista a los postulantes para traslado interno. Respuesta rpida del sistema, disponibilidad de informacin pertinente a las evaluaciones a ejecutar, facilidad para registro y modificacin de observaciones.

Responsabilidades

Criterios de xito

Nombre Descripcin

Secretaria del rea Persona que asiste al director de carrera en la administracin de alguna facultad de estudios en la UPC. Programar entrevistas y exmenes, Pre aprobacin de los slabos para convalidacin de cursos de acuerdo al historial y el registro de los resultados para las entrevistas realizadas. Respuesta rpida del sistema, disponibilidad de informacin pertinente a las evaluaciones a ejecutar, facilidad para registro y modificacin de observaciones.

Responsabilidades

Criterios de xito

Nombre Descripcin

Encargado de Oficina de Admisin Es la persona que representa a la Oficina de Admisin, encargados del ingreso de nuevos alumnos a la UPC. Encargado de registrar solicitudes, los documentos aceptados por postulante y su evaluacin respectiva, y la programacin de las entrevistas y el registro del resultado de las mismas. Adems, programa las entrevistas y emite los resultados de las mismas. Respuesta rpida del sistema, disponibilidad de informacin pertinente a las evaluaciones a ejecutar, facilidad para registro y modificacin de observaciones.

Responsabilidades

Criterios de xito

Nombre Descripcin

Recepcionista de Secretaria Acadmica Representa a los usuarios de Secretaria Acadmica. Estos usuarios atienden las solicitudes del alumnado en general. Tiene la responsabilidad de registrar las solicitudes de los alumnos, entre ellas, las solicitudes de traslado interno. Respuesta rpida del sistema, disponibilidad de informacin pertinente a las evaluaciones a ejecutar, facilidad para registro y modificacin de observaciones.

Responsabilidades

Criterios de xito