ADMINISTRACIN DEL INVENTARIO Los inventarios mas comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos

terminados. La administracin de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera. Tambin depende del tipo de proceso que se use: produccin continua, rdenes especficas y montajes o ensambles. En procesos de produccin continua las materias primas se adquieren con anticipacin y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario. En procesos de rdenes especficas la materia prima se adquiere despus de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prcticamente se entrega inmediatamente despus de terminado. En mtodo de produccin por proceso de montaje requiere, en general, mas inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por rdenes. Si embargo la administracin del inventario, en general, se centra en 4 aspectos bsicos: 1) cuantas unidades deberan ordenarse ( o producirse ) en un momento dado?, 2) en que momento debera ordenarse ( o producirse ) el inventario?, 3) que artculos del inventario merecen una atencin especial?, 4) puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del inventarios? II.- COSTOS DEL INVENTARIO La meta de la administracin de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al mas bajo costo posible. Costos totales del inventario: A.- Costos de mantenimiento Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciacin ( mermas y desusos ). Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por ao por el mantenimiento Para su clculo debemos tomar en cuenta lo siguiente: Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2 S = unidades que se van a comprar todo el ao N = el nmero de compras que se hacen P = precio de compra C = costo porcentual por ao por el mantenimiento del inventario. Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento ( costo de capital * inversin promedio en el inventario ), almacenamientos, seguros, mermas, . Estos se suman y se dividen entre la inversin promedio del inventario ( A*P ) Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sera: CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A

B.- Costos de ordenamiento Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla ( normalmente son costos fijos independientemente del tamao de la orden ). Costo total de ordenar = CTO = F*N F = costo fijo por orden N = nmero de rdenes colocadas en el ao. N puede ser calculada. N = S / 2A Entonces, tambin se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera: Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A ) C.- Costos totales del inventario CTI = CTM + CTO = ( C * P * A ) + F ( S / 2A ) y si A = Q / 2 entonces CTI = C * P * ( Q / 2 ) + F * ( S / Q ) III.- EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONOMICA DE LA ORDEN a.- La cantidad econmica de la orden es la cantidad de inventario ptima, o de costo mnimo, que debera ordenarse EOQ = 2FS / CP EOQ = cantidad econmica de la orden, o cantidad ptima que deber ordenarse F = costo fijo de colocar y recibir una orden S = ventas anuales en unidades C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del valor promedio del inventario P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la Empresa b.- Punto de reorden El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal c.- Mercancas en trnsito Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al inventario punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal mercanca en trnsito d.- Inventarios de seguridad Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en la produccin o en el abasto de los productos.

El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el ao y como consecuencia de esto tambin se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario e.- Descuentos por cantidad Cuando se ofrece un descuento por incrementar el nmero de piezas compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos: 1.- el costo de mantenimiento del inventario aumentar porque la inversin en el inventario se aumenta, 2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar mas cantidad. Autor: Andrea.

Para complementar

Comentarios sobre la rotacin de inventarios Baja rotacin de inventarios Vs descuentos por compras en gran cantidad Ventas y desventajas del inventario cero Un pasivo elevado no siempre implica una empresa fracasada Capacidad ociosa

ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

La administracin de un inventario es un punto determinante en el manejo estratgico de toda organizacin, tanto de prestacin de servicios como de produccin de bienes.

Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se relacionan con la determinacin de los mtodos de registro, la determinacin de los puntos de rotacin, las formas de clasificacin y el modelo de reinventario determinado por los mtodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, segn sea el caso).

Los objetivos fundamentales de la gestin de inventarios son:

Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias y

Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.

COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS

La base comn de todo inventario es la representacin de un costo asociado al mismo, los costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian segn la naturaleza de la organizacin y consisten en: COSTO DE ORDENAR - Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido (llamadas telefnicas, preparacin de formatos, gastos administrativos de papeleo, adems de los gastos intrnsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos de recepcin).

- Para la actividad productiva (fabricacin o ensamble): Consiste en los costos asociados a los procesos de alistamiento de corridas de produccin, adems del proceso logstico de transmisin de rdenes "concepto de cliente interno". COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la organizacin) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de la media de las unidades logsticas en un lugar determinado para ello en funcin del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulacin en los procesos de recepcin, almacenamiento, inspeccin y despacho.

Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad, el cual se relaciona con la inversin realizada en la operacin de los inventarios y que axiomticamente ocasiona que la organizacin prescinda de su disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generacin de valor agregado.

Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock" como lo son: los seguros, los impuestos y los sobre stocks.

Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es elriesgo, este factor agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averas y los costos de traslado.

Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinacin de la naturaleza de los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarn un rol fundamental en la determinacin de las unidades ptimas de pedido. COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS) El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relacin a cada unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la bsqueda de un equilibrio entre

costos de operacin de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de prdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres bsicos grupos:

- Prdida de ingresos por ventas - Gastos generados por incumplimiento de contratos - Repedido y sustitucin

Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la prdida de un cliente y la prdida de credibilidad de la organizacin, factores difcilmente cuantificables y que solo a travs de un sistema de gestin de calidad podra lograr ptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas de las consecuencias del quiebre de stock.

A PESAR DE LOS COSTOS ASOCIADOS, POR QU TENER INVENTARIOS? SON LOS INVENTARIOS UN MAL NECESARIO?
La realidad de las organizaciones ensea que carecen de supuestos totalmente determinsticos en materia de la estimacin de la demanda de sus bienes y servicios, para lo cual se buscan alternativas que logren establecer un equilibrio entre la disponibilidad de los mismos (que pondera el nivel de servicio ofrecido por la organizacin) y los costos que generen estas medidas contingentes. Los inventarios aunque carecen de generacin de valor agregado para las organizaciones permiten de una u otra manera proporcionar una disponibilidad de los bienes y servicios prestados por ellas adems de asegurar la continuidad de los procesos que realiza la misma. Entre otros los principales objetivos de un inventario son:

Mitigacin de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un aseguramiento contra las incertidumbres del mercado.

Facilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la demanda. Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y ensamble, otorgndole flexibilidad a los procesos de programacin. Mejora los procesos de compraventa de suministros y materiales, teniendo la posibilidad de aprovechar descuentos por volumen.

Por esto y ms se puede concluir que evidentemente el proceso mediante el cual se busca que la organizacin mantenga determinado nivel de inventario es un "mal necesario" y que la bsqueda por la minimizacin de los costos asociados a este generan la necesidad de aplicacin de mltiples herramientas las cuales deben en su totalidad ser dominadas por el ingeniero industrial, dndole la oportunidad de ejercer.

Como encargado de la administracin de los inventarios de una organizacin se deber establecer los siguientes lineamientos (tomar decisin respecto a):

MTODOS DE VALORACIN DE INVENTARIOS

Los mtodos de valoracin de inventarios son tcnicas utilizadas con el objetivo de seleccionar y aplicar una base especfica para valuar los inventarios en trminos monetarios. La valuacin de inventarios es un proceso vital cuando los precios unitarios de adquisicin han sido diferentes.

Existen numerosas tcnicas de valoracin de inventarios, sin embargo las comnmente utilizadas por las organizaciones en la actualidad (dada su utilidad) son:

Identificacin Especfica Primeros en Entrar Primeros en Salir - PEPS ltimos en Entrar Primeros en Salir - UEPS Costo promedio constante o Promedio Ponderado.

Dado que la "Identificacin Especfica" consiste en la identificacin individual de cada uno de los artculos, lo cual incrementa su grado de certeza en igual proporcin al grado de complejidad de su aplicacin, estudiaremos los tres mtodos restantes.

PRIMEROS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR - PEPS

Comnmente conocido como FIFO (First In, First Out), este mtodo de valoracin de inventarios se basa en la interpretacin lgica del movimiento de las unidades en el sistema de inventario, por ende el costo de las ltimas compras es el costo de las existencias, en el mismo orden en que ingresaron al almacn. Tal como podemos observar a continuacin:

En este caso la salida de unidades del 16 de febrero es por 450 unidades, del primer lote de entradas se toman 250 unidades al costo de $ 620 y del segundo lote se toman las 200 unidades restantes al costo de $ 628.

La ventaja de aplicar esta tcnica consiste en que los inventarios estn valorados con los costos ms recientes, dado que los costos ms antiguos son los que van conformando a su medida los primeros costos de ventas o de produccin (costos de salidas). La principal desventaja de aplicar esta tcnica radica en que los costos de produccin y ventas bajos que suele mostrar, incrementa lgicamente las utilidades, generando as un mayor impuesto.

Vale la pena recordar que el flujo fsico "PEPS" es irrelevante en la aplicacin de la tcnica, lo realmente en este caso es el flujo "PEPS" de los costos.

LTIMOS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR - UEPS

Comnmente conocido como LIFO (Last In, First Out), este mtodo de valoracin se basa en que los ltimos artculos que entraron a formar parte del inventario, son los primeros en venderse, claro est en funcin del costo unitario, es decir que el flujo fsico es irrelevante, aqu lo importante es que el costo unitario de las ltimas entradas sea el que se aplique a las primeras salidas. Tal como podemos observar a continuacin:

En este caso la salida de unidades del 16 de febrero es de 450 unidades, del ltimo lote de entradas se toman las primeras 250 salidas a un costo unitario de $ 633, y del segundo lote de entradas se toman las 200 unidades restantes a un costo de $ 628.

La ventaja de aplicar esta tcnica es que el inventario se valorar con el costo ms antiguo, lo cual supone un costo de inventario inferior a su valor promedio, siendo de gran utilidad en pocas de inflacin cuando los costos aumentan constantemente.

COSTO PROMEDIO CONSTANTE O PROMEDIO PONDERADO

Este es un mtodo de valoracin razonable de aproximacin en donde se divide el saldo en unidades monetarias de las existencias, entre el nmero de unidades en existencia. Este procedimiento que ocasiona que se genere un costo medio, debe recalcularse por cada entrada al almacn. Tal como podemos observar a continuacin:

En este caso al momento de la salida del almacn de 450 unidades, se debe calcular el costo medio, dividiendo el saldo ($ 470.250) entre el nmero de existencias anterior a la salida de la mercanca(750), es decir 470250/750 = 627. Este costo ser el que se aplicar para todas las 450 unidades de salida.

GESTIN DE ALMACENES

A lo largo de los aos, y conforme evoluciona el fenmeno logstico, el concepto de almacn ha ido variando y ampliando su mbito de responsabilidad. El almacn es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y

productos. Hoy por hoy lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organizacin que tena el piso de hormign, es una estructura clave que provee elementos fsicos y funcionales capaces de incluso generar valor agregado.

QUE ES LA GESTIN DE ALMACENES?

LA GESTIN DE ALMACENES DENTRO DEL MAPA DE PROCESOS LOGSTICOS: LMITES Y RESPONSABILIDADES La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos generados. La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un rea logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una de las actividades ms importantes para el funcionamiento de una organizacin. El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de produccin requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rtmica. La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos entre la Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin. De esta manera el mbito de responsabilidad (en cuya ampliacin recae la evolucin conceptual del almacenamiento) del rea de almacenes nace en la recepcin de la unidad fsica en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.

El comn interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa logstico es: Qu funciones corresponden a la Gestin de Inventarios (gestin de existencias) y que a la Gestin de Almacenes?. La siguiente grfica despeja con exactitud el interrogante.

Basado en: Manual Prctico de Logstica - PriceWaterhouseCoopers

Vale la pena recordar que la funcin de la Gestin de Almacenes termina cundo las unidades pasan a ser pedido, a partir de entonces la responsabilidad pasa a la Gestin de Pedidos y distribucin.

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma, sin embargo tal como lo observamos en la grfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y principio es la gestin de inventario o existencia, y en estas se basa la gestin de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son: OBJETIVOS Rapidez de entregas

Fiabilidad

Reduccin de costes

Maximizacin del volumen disponible

Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte y los beneficios (que justifican su importancia) son: BENEFICIOS Reduccin de tareas administrativas

Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos

Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante

Mejora de la calidad del producto

Optimizacin de costes

Reduccin de tiempos de proceso

Nivel de satisfaccin del cliente

FUNCIONES DEL ALMACN

Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la incidencia de mltiples factores tanto fsicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

Recepcin de Materiales. Registro de entradas y salidas del Almacn. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacn. Despacho de materiales. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.1

1TREJOS

NOREA, Alexander. Gestin logstica, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos.

PRINCIPIOS DEL ALMACN

Como ya ha sido tratado en el mdulo deAdministracin de Inventarios, todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, en teora es un mal necesario, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacin. Para llevar a cabo tal empresa, la gestin de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacn (aplicables a cualquier entorno):

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios.

Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas y salidas), la programacin y control de produccin sobre las existencias.

Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin. La identificacin debe estar codificada. Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por un personal ajeno al almacn. Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas existentes. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.

La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin. Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.

El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.2

2TREJOS

NOREA, Alexander. Gestin logstica, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos.

PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan los procesos principales - Planificacin y Oraganizacin y Manejo de la informacin - y tres subprocesos que componen la gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn y el movimiento.

PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN

El proceso de planificacin y organizacin es de carcter estratgico y tctico, dado que tiene que brindar soluciones de recursos en comunin con las polticas y objetivos generales que contempla la estrategia de la compaa, en aras de potenciar las ventajas competitivas por

las que apuesta la misma. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificacin y organizacin se encuentran:

Diseo de la red de distribucin de la compaa: Toda compaa necesita establecer polticas respecto a su red de distribucin, dado que esta debe ser acorde a su mercado y ptima en capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las decisiones respecto al diseo de la red de distribucin es tal, dado que requiere de la combinacin precisa de instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias. El Diseo de una Red de Distribucin es la planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compaa y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos: Nmero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los mismos. Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin se ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin de los mismos.

Responsabilidades

de

la

Gestin

de

Almacenes

(Gestin

Propia

Subcontratacin): Una vez se ha diseado la red de distribucin se procede a determinar si se autogestionar el almacn o si se subcontratar. Una vez ms la decisin depende de muchos factores dependientes de la estrategia de la organizacin, de su mercado, tamao y cadena de abastecimiento, sin embargo existen claras ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de gestin (propia o por subcontratacin), dentro de las ms significativas se encuentran:

Basado en: Pricewaterhousecoopers. - Click para ampliar

Dado que regularmente para la determinacin de la responsabilidad de la gestin se preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior profundizaremos en mtodos matemticos que permitan establecer elementos cuantitativos de juicio para este subproceso de la planificacin y organizacin.

Ubicacin de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la localizacin de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:

- Una visin general del mercado: Para acotarse geograficamente a un rea amplia, y - Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la visin general. Historicamente desde el plano de la Ingeniera Industrial se ha abordado el tema de la localizacin de almacenes mediante mltiples mtodos matemticos, entre los que se encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber, Greenhut y el mtodo de Centro de Gravedad (Este ltimo lo abordaremos desde el mdulo de Diseo y Distribucin en Planta). Sin embargo los factores no son meramente cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios cualitativos (que evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los que se destacan:

Fuente: BASTIDAS, Edwin Jair. Enfasis en Logstica y Cadena de Abastecimiento (Gestin de Almacenamiento) Click para ampliar

Tamao de los almacenes: Un almacn debe ser dimensionado principalmente en funcin de los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn. Los factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn son:

- Productos a almacenar (cantidad y tamaos) - Demanda de los mercados - Niveles de Servicio al cliente - Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar - Tiempos de produccin - Economas de escala - Lay out de existencias - Requisitos de pasillos - Oficinas necesarias Es importante la consideracin de las tres dimensiones para determinar la capacidad del almacn, es decir determinar la magnitud en funcin de metros cbicos. En el mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos matemticamente el aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.

Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn. En el mdulo deDiseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos este tema a profundidad.

RECEPCIN

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de unidades, descarga y verificacin tal y como se solicitaron mediante la actualizacin de los registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin de programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mnimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no aaden valor.

En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin, este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy especficos como montacargas, plataformas moviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca.Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad desde el almacn.

Detalle de Actividades de Recepcin mediante la implementacin de EDI

Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera inmediata y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben pasar a almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicacin definitiva, bien sea fijo en su ubicacin definitiva. ALMACN

El almacenamiento o almacn es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el producto, personas y

compaa y optimizando el espacio fsico del almacn. El almacn puede dividirse en las siguientes zonas: ZONAS DE UN ALMACN Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zonas especficas de stock para mercancas especiales, devoluciones, etc Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la inspeccin final de las mercancas Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados tambin para permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo

auxiliares a las operaciones propias de almacn

Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de almacn

Basado en: Pricewaterhousecoopers

Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacn sern abordados en mdulos independientes. MOVIMIENTO

Es

el

subproceso

del

almacn

de

carcter

operativo

relativo

al

traslado

de

los

materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:


Desde entrada

Volumen del almacn Volumen de las mercancas Vida de las mercancas Coste del equipo frente a la finalidad Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas Distancia de los movimientos la y perspectiva salida del de las caractersticas de las de las mercancas, son los flujos como de por

almacn

mercancas

variadas,

ejemplo:

Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la primera que sale para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos.

First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para evitar las obsolescencias

First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad es el primero en salir.

INFORMACIN

Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de informacin, este es un eje transversal de los procesos de gestin logstica, y la gestin de almacenes no son la excepcin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestin de Almacenes. Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas:

Informacin para gestin. Identificacin de ubicaciones. Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Dentro de la informacin para la gestin se incluyen:

Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out

Datos relativos a los medios disponibles Datos tcnicos de las mercancas almacenadas Informes de actividad para Direccin Evolucin de indicadores Procedimientos e instrucciones de trabajo Perfiles y requisitos de los puestos Registros de la actividad diaria

La identificacin de las ubicaciones la profundizaremos en el mdulo de Diseo y Lay-out de almacenes. Por otro lado la identificacin y trazabilidad de mercancas se detalla en el mdulo de identificacin de mercancas.

Cuantas unidades debern ser ordenadas o producidas En qu momento deber de ordenarse o producirse Que artculos del inventario merecen una atencin especial, para lo cual se debe definir el grado de rigurosidad del control sobre el producto.

TIPOS DE INVENTARIOS
Clasificacin segn su nivel de terminacin Los inventarios se pueden catalogar segn su grado de terminacin en:

Inventarios de Materias Primas Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden) Inventarios de Productos en proceso Inventarios de Productos terminados Inventarios de Productos en Embalaje

Clasificacin segn su localizacin respecto a las instalaciones de la empresa

Inventario en trnsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se encuentran en sus instalaciones fsicas destinadas como su ubicacin puntual, por ejemplo: Mercanca en ruta, en control de recepcin (y su ubicacin puntual es otra), en transporte interno, en paqueteo, etc.

Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se encuentran en sus instalaciones fsicas puntuales, por ejemplo: Almacn de materias primas, almacn intermedio, almacn de embalaje, almacn de herramientas, almacn de mantenimiento, etc.

Clasificacin segn su funcin Segn la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la produccin.

Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en los procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.

PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO 1

1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes son los que corresponde inventariar y que bienes no.

2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cules son los bienes que corresponde incluir en el inventario, habr que tener presente todos los lugares en los que estn para no omitirlos. Otra recomendacin de ndoles metodolgica, teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipacin recorrer esos lugares y ordenarlos, si es que no lo estn, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y evitar reiteraciones u omisiones.

3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema porque adems de hacer la tarea de manera ms eficiente, es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del almacn.

4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijar un da y hora en que se llevar a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es importante que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, no en un obstculo. Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de no inventariar algn objeto, o de contarlo ms de una vez. Para que esto no suceda, lo ideal es dejar algn tipo de marca que indique con claridad que ese tem ya fue contado. Cada equipo de trabajo definir cual es la mejor manera de hacerlo, la que ms se adecue al tipo de bien de que se trate, tal vez colocar una etiqueta o una cinta o tarjeta remisible podran ser algunos caminos a seguir.