QUE ES POWER POINT

El Microsoft Power Point es un programa que permite hacer presentaciones, y es usado ampliamente los mbitos de negocios y educacionales. El uso de data show o proyectores en conjunto con este software, hace de este sistema la manera ptima para comunicar ideas y proyectos a un directorio, a una clase de colegio o universitaria, o a una potencial audiencia compradora de productos y/o servicios. El sistema es bastante sencillo: se crean "diapositivas" o slides que contienen informacin, en formato de texto, dibujos, grficos o videos. Para formar estas diapositivas se puede escoger entre una gran variedad de plantillas prediseadas. Incluso es comn que las empresas diseen sus propias plantillas para homogenizar las presentaciones Power Point de sus ejecutivos, incluyendo los logos y colores propios de cada organizacin. Una vez desarrollados estos slides o diapositivas, se pueden imprimir o se puede hacer una presentacin propiamente tal, pasando por cada slide utilizando el mouse u otros dispositivos sealadores. Incluso se puede programar una presentacin para que cada diapositiva dure una determinada cantidad de tiempo. Los archivos que contienen presentaciones Powerpoint los reconoceremos por sus extensiones .ppt, .pot o .pss, siendo la primera la ms comn.Debido a estas caractersticas, es que adems Power Point se utiliza para presentaciones fotogrficas. Una diapositiva o slide puede ser una foto, sin texto ni distracciones adicionales. O es posible importar grficos con informacin proveniente de Excel, lo que es comn en el mbito ejecutivo.

BOTON OFFICE

Este botn situado en la barra de ttulo de la ventana de la aplicacin, nos da acceso a un men mediante el cual podemos, entre otras opciones: Nuevo: crear una nueva presentacin en blanco, mediante la opcin Nuevo,

Al hacer clic sobre la opcin "Nuevo", aparecer una pantalla en la que tenemos varias opciones a elegir: Crear una presentacin en blanco y reciente. En este caso tenemos la opcin de crear una presentacin de PowerPoint nueva y en blanco, a la que daremos formato segn nuestras necesidades y deseos. Y tambin nos permite utilizar una plantilla utilizada recientemente por el programa Plantillas instaladas. Con esta opcin el programa utiliza aquellas plantillas ya instaladas en la aplicacin que tenemos en nuestro ordenador. Dichas plantillas estn desarrolladas con un determinado formato de texto, mrgenes y tabulaciones determinadas, dibujos, colores, fondos, grficos, esquemas y smbolos insertados. El usuario le da contenido a dicha plantilla basndose en el formato ya establecido. (Por ejemplo: disponemos de un modelo de diploma, con un determinado esquema, que slo debemos personalizarlo en cada caso). Existen platillas de todo tipo: calendarios, diplomas, diapositivas con diseo, presentaciones, informes... Abrir: abre una presentacin ya existente. Guardar: guarda una presentacin sobre la que hemos estado trabajando. Si la presentacin es de nueva creacin nos preguntar el programa cual va a ser su nombre y su ubicacin. En el caso de que la presentacin ya existiera anteriormente, slo guardar los cambios efectuados en el mismo, manteniendo el nombre y la localizacin anterior. Todas estas opciones se analizarn de manera ms detallada a lo largo del curso, ahora es suficiente con que conozcamos su existencia y su ubicacin. Adems de las diferentes categoras de opciones que incluye el Botn de Office, este incluye un listado de las ltimas presentaciones abiertas desde esa aplicacin. De esta forma podemos disponer de un acceso rpido a esos documentos haciendo clic directamente sobre el nombre de los mismos. Este botn de office tambin nos permite acceder a las Opciones de PowerPoint, que analizaremos posteriormente, y cerrar el programa, mediante los botones que aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana.

Descripcin de la pantalla de PowerPoint

Al acceder al programa se abre la siguiente ventana.

Al abrir la aplicacin se observa una ventana tpica de Windows, que contiene una presentacin en blanco que se abre automticamente por defecto al abrir el programa. A diferencia de la versin anterior del programa, en PowerPoint 2007, no aparecern dos ventanas, una exterior del programa de PowerPoint, y la interior con la presentacin actual. Podremos tener abiertos de manera simultnea varias presentaciones, pero cada una de ellas se abrirn en ventanas independientes del programa completo. Para cerrar un documento sin cerrar el programa deberemos hacerlo mediante la opcin Cerrar del botn Office. Describiremos a continuacin cada uno de los elementos de estas ventanas. Barra de ttulos y botones minimizar, maximizar y cerrar La barra de ttulos se presenta en la parte superior de la ventana principal, en el centro aparece el nombre del documento activo, inicialmente Presentacin1, y del programa, Microsoft PowerPoint. Tambin en esta barra nos aparecern los controles correspondientes a maximizar, minimizar y cerrar la ventana. Maximizar: al maximizar hacemos que la ventana del programa ocupe de manera completa la pantalla de nuestro ordenador, en este estado la ventana no podr ser modificada en su tamao, ni moverse por la pantalla, al ocuparla por completo. Para conseguir que la ventana se encuentre en este estado pulsaremos el control:. Una vez maximizada la ventana podemos restaurarla, para ello el icono que aparece en la barra superior ser: . Al volver a pulsar dicho icono, podremos modificar el tamao de la ventana y/o modificar su posicin en la pantalla. Minimizar: al minimizar la ventana sta desaparece de nuestra vista en la pantalla del ordenador, reducindose a un icono en la barra de inicio de Windows. Para desplegar en la pantalla una ventana minimizada, tan solo tendremos que hacer clic sobre dicho icono. Para conseguir que la ventana se encuentre en este estado pulsaremos el control: . Cerrar: para cerrar una presentacin podemos optar por pulsar la cruz que aparece en el extremo superior derecho de la barra de ttulo. Si hemos estado trabajando sobre esa presentacin, se abrir otra nueva ventana que nos pregunta si deseamos guardar los cambios realizados sobre la misma. Si aceptamos, nos guardar el nuevo archivo modificado con el mismo nombre y en la misma ubicacin que tena el original. En el caso de que sea un archivo de nueva creacin, nos aparecer otra ventana en la

deberemos indicar la denominacin y el lugar en el que queremos guardarlo. Para conseguir cerrar la ventana pulsaremos el control: . A la izquierda del nombre del documento se pueden observar una serie de iconos que constituyen la barra de herramientas de accesos rpidos. sta es una nueva opcin en la ltima versin 2007 del programa. Y por ltimo a la izquierda de la Barra de ttulo, nos encontramos con el Botn de Office, otra de las novedades ms importantes dentro de la nueva versin de PowerPoint 2007.

Barra de Herramientas de Accesos Rpidos

Esta barra de herramientas de Accesos Rpidos se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicacin:

Con esta barra, el programa nos permite colocar a la vista y ms a mano aquellas herramientas que vamos a utilizar de manera habitual en nuestra labor diaria. Nosotros mismos decidiremos que iconos deseamos que aparezcan visibles, para ello hacemos clic sobre el tringulo que aparece ms a la derecha de la barra y a travs del cual se nos despliega un nuevo men que nos permite elegir que accesos rpidos queremos colocar en nuestra barra de herramientas. Los elegidos mediante un clic, quedan sealados en la lista mediante un tic de confirmacin sobre fondo naranja.

Este men tambin nos permitir aadir ms comandos de los que aparecen en la lista inicial. Mediante la opcin "Ms comandos...", que nos da acceso a todos los que puede utilizar el programa, desde los ms habituales y de uso ms comn, hasta los ms especficos. De esta forma se permite que cada uno de los usuarios del programa pueda personalizar esta barra, adaptndola a sus necesidades y facilitndole de este modo el trabajo. Desde este men tambin podemos elegir la posicin en la que deseamos que aparezca la barra de herramientas de acceso rpido:

Sobre la cinta de opciones.

Bajo la

cinta de opciones. Siempre aparecer disponible la opcin contraria a la activa en ese momento, para permitir el cambio. Tambin se nos permite minimizar la cinta de opciones, de esta manera lo nico que podremos ver en la ventana inicial sern los ttulos de cada uno de los elementos de la cinta de opciones, que no se desplegarn hasta que no se lo indiquemos haciendo clic sobre cada uno de ellos. En el caso de querer aadir a esta barra de herramientas opciones que no aparezcan en el listado proporcionado inicialmente, seleccionaremos la opcin "Ms comandos...", como ya se ha comentado. Al seleccionar esta opcin, se nos abre de manera automtica la ventana correspondiente a "Opciones de PowerPoint", pero preseleccionando la casilla correspondiente a "Personalizar".

Dentro de la categora Personalizar aparece una ventana en la que se observan dos columnas, en la de la derecha se colocarn los comandos disponibles en la aplicacin, clasificados por diversos criterios. Para cada una de clasificaciones disponibles aparecer un listado de los comandos correspondientes. Para elegir que comandos queremos que aparezcan en nuestra barra de accesos rpidos, slo debemos seleccionar el comando deseado en la lista de la izquierda y presionar sobre el botn "Agregar" que aparece entre ambas columnas. De esta manera vamos completando la columna de la derecha con aquellos accesos directos que deseamos que aparezcan en nuestra barra. Sobre la lista de las opciones elegidas para personalizar nuestra barra de herramientas de acceso rpido, nos encontramos con un men desplegable que nos permite determinar si deseamos que los comandos seleccionados aparezcan en todas las presentaciones de PowerPoint de manera predeterminada, o solamente en el documento actual. Del mismo modo tambin tenemos la opcin de quitar aquellos comandos ya

seleccionados e incluidos en el listado de la izquierda. Para ello lo nico que debemos hacer es tener dicho comando seleccionado y pulsar el botn "Quitar" que aparece entre ambas columnas. Otra de las opciones que permite esta ventana es la de "Restablecer" los valores predeterminados, de manera que los nicos accesos que aparecen en la barra son guardar, deshacer y rehacer:

Cmo insertar, duplicar y eliminar diapositivas

Cmo insertar una diapositiva
Hay cuatro formas de insertar una diapositiva en blanco en una presentacin:

Haz clic en el botn rojo + (signo ms) que aparece justo encima de la lista de diapositivas de la izquierda.

Accede al men Diapositiva y selecciona "Nueva diapositiva". Haz clic con el botn derecho del ratn en la tira de diapositivas y selecciona "Nueva diapositiva". Utiliza la combinacin de teclas Control+M (Cmd+M en un Mac).

De forma predeterminada, la nueva diapositiva tendr el diseo "Ttulo y cuerpo". Para cambiar el diseo o aplicar un tema, accede al men Diapositiva y selecciona "Cambiar diseo" o "Cambiar tema".

Cmo duplicar una diapositiva

Para duplicar una diapositiva, tienes varias opciones:

Accede al men Diapositiva y selecciona "Duplicar diapositiva". En la lista de diapositivas de la izquierda, haz clic con el botn derecho del ratn en la diapositiva que quieras duplicar y selecciona "Duplicar diapositiva".

Para duplicar varias diapositivas, mantn pulsada la tecla Mays y selecciona las diapositivas que quieras duplicar. A continuacin, haz clic con el botn derecho del ratn y selecciona "Duplicar diapositiva".

Cmo eliminar una diapositiva

Para eliminar una diapositiva, elige una de las opciones siguientes:

Accede al men Diapositiva y selecciona Eliminar diapositiva. En la lista de diapositivas de la derecha, haz clic con el botn derecho del ratn en la diapositiva que quieras eliminar y selecciona Eliminar diapositiva. En la lista de diapositivas de la izquierda, selecciona la diapositiva que quieras eliminar y pulsa la tecla Supr.

Insertar diapositivas
A medida que est trabajando con su presentacin, va a necesitar agregar ms diapositivas para ampliar la informacin. Para esto tiene varias opciones: Vaya a la ficha Inicio, y desde el fragmento Diapositivas, haga clic en el botn Nueva Diapositiva. Dicho botn tiene dos partes.

Si presiona sobre el dibujo del botn, automticamente se insertar una diapositiva, a continuacin de la actual, con el mismo diseo que sta. Pero si presiona sobre el nombre del botn (el cual tiene una flecha a la derecha), se desplegar un men con opciones de diseo de diapositivas para insertar:

Desde el panel de la izquierda, en la ficha de las vistas en miniatura, si se hace clic con el botn derecho, en el men contextual aparecer la opcin Nueva diapositiva.

Otra forma de insertar una diapositiva, es mediante el teclado, pero, esta forma slo se puede utilizar si estamos al final de la presentacin y para inserta una nueva en esta posicin. La combinacin es con Ctrl + Intro.

Dentro de una diapositiva se pueden insertar textos y darles formato de la misma forma que si estuvisemos trabajando en un procesador de texto, esto es, cambiarle el tamao, el tipo de fuente, el color, realizar prrafos y aplicarles sangras, etc. Los distintos diseos de diapositivas ya tienen establecidas las dimensiones de los cuadros de texto as como fuentes, tamaos de fuentes, vietas, entre otros formatos. Un cuadro de texto predefinido por el diseo de la propia diapositiva nos indicar dnde podemos escribir Haciendo clic en el sitio indicado se podr insertar el texto, ya sea ttulo o subttulo. Estos cuadros de texto no se mostrarn en la presentacin en pantalla si no hemos insertado ningn texto. Otro modo de insertar un texto en una diapositiva es mediante una forma. Los cuadrados, crculos, estrellas, globos, cintas y dems formas pueden contener texto, y este se adaptar a la forma, posicin y ngulo que sta tenga. Tambin se puede superponer texto a una forma para que cada objeto sea independiente al momento de aplicarle formatos.

Esto lo podremos hacer mediante los cuadros de texto, que es el siguiente elemento que nos permitir insertar texto en la diapositiva. Mediante los cuadros de texto podr colocar texto en cualquier parte dentro de la diapositiva. Tambin, el propio cuadro de texto tiene sus propiedades y por lo tanto se le podr aplicar formato, ya sea de bordes, rellenos, sombras, efectos 3D, etc. Ahora veamos los procedimientos para insertar las formas y los cuadros de texto e insertarle el texto despus. Formas

Vaya a la ficha Insertar y desde el fragmento Ilustraciones presione en el botn Formas y seleccione la forma deseada. Sobre la diapositiva, dibuje la forma con el tamao que quiera. Haga clic derecho sobre la forma y seleccione del men la opcin Modificar texto. El punto de insercin se situar dentro de la forma. Introduzca el texto y al terminar haga clic por fuera de la forma. Si desea volver a editar el texto haga clic sobre el mismo. Podr aplicar a este texto los mismos formatos que a cualquier otro texto.

Cuadros de texto

Vaya al fragmento Texto, y desde all presione en el botn Cuadro de texto. En ese momento el puntero del ratn se transformar en una barra vertical. Presione sobre la diapositiva y dibuje el cuadro de texto. De forma automtica aparecer el punto de insercin dentro del cuadro. Escriba el texto y haga clic fuera del cuadro para quitar la seleccin. Al igual que con las formas, para editar el texto, haga clic sobre el mismo.

Truco: si con la forma seleccionada presiona la tecla F2, se seleccionar el texto interior. Desplcese con las flechas del teclado hasta la posicin deseada para modificarlo. Para quitar el modo edicin del texto, vuelva a presionar F2. Una vez insertado el texto en la el cuadro de texto predeterminado, en la forma o en un cuadro de texto normal, procederemos a cambiar el formato de la fuente. Tenemos varios mtodos para modificar el aspecto de los textos. Tenga en cuenta que si va a modificar slo una parte del texto deber seleccionarlo antes, y si quiere que los cambios afecten a todo el texto contenido en el cuadro o forma, bastar con seleccionar slo el contenedor. Una vez que lo tenga seleccionado, siga alguno de estos procedimientos para modificarlo:

Desde la ficha Inicio, en el fragmento Fuente, tiene los botones necesarios para cambiar el tipo de fuente, el tamao, el estilo, el color, etc. Desde el fragmento Fuente, haga clic en la flecha del mismo para abrir el cuadro de dilogo Fuente. Podr elegir adems de las opciones incorporadas en el propio fragmento, algunas otras, como por ejemplo ms estilos de subrayado,

Haga clic derecho sobre el borde del contenedor del texto y ver como aparece la mini barra de herramientas. Con ella podr modificar tambin diversas opciones.

Adems de modificar el tipo de fuente, el tamao, el color y los estilos, tenemos las herramientas para cambiar la alineacin, el interlineado, el espaciado y las sangras. Esto lo podremos hacer desde el fragmento Prrafo o desde el cuadro de dilogo del mismo nombre. Quizs lo ms sencillo de localizar sean los botones de alineacin, ya que son iguales en todas las aplicaciones de Microsoft Office en todas sus versiones. Tenemos slo cuatro opciones posibles, alineacin a la izquierda (por lo general es la opcin predeterminada), al centro, a la derecha y justificada, y cada una de ellas tiene una combinacin de teclas: a la izquierda CTRL + Q al centro CTRL + O a la derecha CTRL + D justificado CTRL + J Tambin se puede aplicar alineacin a un texto mediante el cuadro de dilogo Prrafo, el cual abrimos desde el fragmento del mismo nombre, en la ficha Inicio. Otra de las opciones es el interlineado, esto es, el espacio que hay entre las lneas de un mismo prrafo. Siempre teniendo previamente el texto seleccionado, vaya al fragmento Prrafo y presione el botn Interlineado. Elija una de las opciones de las que ofrece el men o vaya directamente a Opciones de interlineado Se abrir el cuadro de dilogo Prrafo. Despliegue el listado de opciones y elija el deseado. La siguiente opcin que tenemos para modificar los prrafos que hayamos insertado es la del espaciado, que es la distancia que va a separar los prrafos entre s.

Cuidado: como estamos viendo, Interlineado y Espaciado no son lo mismo. Es muy normal confundrselos. Para cambiar el espaciado, seleccione dos o ms prrafos. Tenga en cuenta que habr dos posiciones respecto de cada prrafo: anterior y posterior. Siempre en relacin con los prrafos seleccionados, se aplicar una distancia respecto del prrafo precedente y otra relacionada con el prrafo siguiente. As, si al prrafo A le colocamos un espaciado posterior de 6pto y al prrafo B un espaciado anterior de 10pto, la distancia de separacin entre ambos ser de 16pto. Para aplicar espaciado al texto, abra el cuadro de dilogo Prrafo. Puede ajustar las distancias con las flechas situadas a la derecha de cada caja de texto o escribirlas directamente. La abreviatura pto no es necesario que la escriba, pues es la unidad de medida por defecto. Por ltimo tenemos la sangra, que es el espacio que dejamos entre el margen (borde del cuadro de texto, por ejemplo) y el comienzo del texto en s. En el fragmento Prrafo podemos acceder a los botones de Aumentar sangra y Disminuir sangra. Tambin puede acceder a la configuracin de sangras mediante el cuadro de dilogo Prrafo. Se puede aplicar sangra antes del texto (si utiliza Microsoft Word sera el equivalente de la sangra izquierda) o especial. Dentro de la especial encontramos las opciones de Primera lnea y Superior. La sangra de primera lnea mueve el texto de la primera lnea de cada prrafo la cantidad de centmetros que le indiquemos en el cuadro En. Tambin tenemos la sangra Superior, que equivale a la sangra Francesa que tenemos en Microsoft Word, aunque funciona de forma distinta. Primero aclaremos lo que es la sangra francesa. En Microsoft Word, al aplicar este tipo de sangra, se deja la primera lnea de cada prrafo junto al margen izquierdo y se mueve hacia dentro el resto de lneas del mismo. En este caso tambin tenemos un cuadro de texto En, en donde indicar la cantidad de centmetros de sangrado. En Power Point, la sangra Superior trabaja unida a la sangra Antes del texto. Para aplicarla y obtener el efecto deseado deber colocar una cantidad de sangrado antes del texto y adems elegir la cantidad de centmetros de sangrado superior. El primer sangrado mover el bloque de texto segn la cantidad indicada, y con el segundo se especificar que la primera lnea retroceda la cantidad de centmetros deseada.