You are on page 1of 23

SUBSECRETARIA DE EGRESOS

UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

9. NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

233

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

9.1 DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

235

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

PRESENTACION En el marco de la modernizacin de la Administracin Pblica Federal, y con el propsito de dar respuesta a las disposiciones del Ejecutivo Federal en materia de racionalidad y austeridad presupuestaria, la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, inici un proceso de revisin del Acuerdo sobre Archivo Contable emitido en 1982, a fin de mejorar la eficacia y eficiencia en el uso de los recursos pblicos. Para tal efecto, se aprovech la experiencia de servidores pblicos a cargo de diversos centros y archivos contables gubernamentales y de la propia Secretara. Los resultados mostraron, entre otros, que anualmente se genera un enorme volumen de informacin contable; los espacios para almacenamiento son insuficientes; no se cuenta con personal especializado para su control, clasificacin, custodia y consulta; los recursos financieros utilizados para su mantenimiento son cada vez ms elevados y se disminuye la relacin costo-beneficio. En este sentido, se hizo necesario redefinir el marco normativo para la conservacin de los archivos contables con el propsito de minimizar la demanda creciente de recursos humanos, materiales y financieros, as como aplicar nuevas tcnicas y procedimientos, tales como la reduccin de los plazos obligatorios de guarda y custodia de la informacin de doce a cinco aos y la implantacin de procesos de microfilmacin, que no afecten las tareas de integracin y elaboracin de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal y del Informe de Avance de Gestin Financiera, ni la fiscalizacin y revisin del ejercicio en curso y anteriores por parte de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial. De esta manera, el 25 de agosto de 1998 se public en el Diario Oficial de la Federacin el Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental, que sustituye el Decreto de 1982. Cabe mencionar que durante el proceso de elaboracin del nuevo Acuerdo, se cont con el valioso apoyo y la opinin favorable de la Secretara de la Funcin Pblica, de la Procuradura Fiscal de la Federacin, de la Consejera Jurdica de la Presidencia de la Repblica, del Archivo General de la Nacin y de diversas unidades administrativas de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Finalmente, con el propsito de disponer de una base normativa que sustente y apoye el cumplimiento de los lineamientos del nuevo Acuerdo, particularmente en lo referente al Artculo 2, se emite el presente documento que contiene las Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, mismas que deben observar todas las entidades que aplican ingreso y/o gasto pblico federal.

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

237

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL I. OBJETIVO Atender lo dispuesto en el Artculo 2, prrafo segundo del Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 25 de agosto de 1998 (Anexo A), para dar a conocer a las entidades de la Administracin Pblica Federal, las disposiciones emitidas por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, para la guarda, custodia y conservacin de los archivos contables originales, as como para la autorizacin de su baja definitiva. II. MARCO JURIDICO

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Art. 31 Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Arts. 40 y 42 Ley Federal de las Entidades Paraestatales Arts. 1, 4, 7 y 40 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico Art. 56 Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas Art. 74 Ley de Fiscalizacin Superior de la Federacin Arts. 12 y 74, Fracc. VIII Ley General de Sociedades Mercantiles Art. 245 Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos Arts. 46 y 47, Fracc. IV Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental Arts. 13 y 14 Cdigo de Comercio Arts. 38, 46 y 49 Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Arts. 82, 102 y 103 Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico Art. 64, Fracc. IV Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental (D.O.F. 25-VIII-98) Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los Archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. (D.O.F. 20-II-2004)

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

238

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

III. AMBITO DE APLICACION Estn sujetos a la aplicacin de estas disposiciones los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, este ltimo integrado por los ramos administrativos y generales, rganos autnomos, organismos descentralizados, empresas de participacin estatal mayoritaria y fideicomisos, as como cualquier otro ente que reciba ingreso y/o ejerza gasto pblico federal. IV. DEFINICIONES Entidades: Para efectos de estas disposiciones, todos los entes enunciados en el prrafo anterior sern denominados entidades. Archivo Contable: Conjunto de documentacin original justificativa, comprobatoria y de soporte del ingreso y/o gasto pblicos federales, de operaciones que afectan la Hacienda Pblica Federal, de documentos autorizados, en casos excepcionales o extraordinarios por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Centro Contable: Unidad administrativa que registra la informacin contable, financiera, presupuestaria, econmica, fiscal y de auditora. Seccin de Archivo Contable: Sitio dentro del centro contable donde se clasifica, controla y conserva durante el ejercicio vigente la documentacin de afectacin contable y de soporte en legajos uniformes, de manera que sean fcilmente manejables e identificables, adems de todos aquellos documentos que amparen la informacin necesaria para integrar la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal, el Informe de Avance de Gestin Financiera y dems informes derivados de la contabilidad gubernamental. Unidad Especializada de Archivo: Lugar donde se conserva la documentacin contable y administrativa en forma separada por un perodo de dos aos, despus del cual se turna al Archivo de Concentracin. Archivo de Concentracin: rea encargada de guardar, custodiar, conservar y relacionar de manera uniforme la documentacin de archivo contable y administrativa remitida por las diferentes unidades productoras de la informacin durante el perodo de guarda que le reste. Tambin es responsable de solicitar la baja de documentacin con base en la normatividad establecida, debiendo contar con el Visto Bueno del rea generadora de informacin. Documentos Justificativos: Disposiciones y documentos legales en los que se establecen las obligaciones y derechos que tiene la Entidad y que le permiten demostrar el cumplimiento de los ordenamientos jurdicos aplicables en cada operacin registrada; por ejemplo: contratos, oficios de comisin, etc.

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

239

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

Documentos Comprobatorios: Documentos originales o copias autorizadas que generan y amparan registros en la contabilidad de la Entidad y demuestran que:

Recibi o proporcion bienes y/o servicios. Obtuvo o entreg dinero en efectivo o ttulos de crdito. Sufri transformaciones internas o se dieron eventos econmicos cuantificables que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes.

Copias al carbn que se reciben con carcter de original y que son emitidas por la compra o venta de bienes y/o servicios. Ejemplos de documentos comprobatorios: facturas, notas, nminas, cheques, fichas de depsitos, cuentas por liquidar, pago de contribuciones, avisos de cargo o dbito, etc. Documentos Soporte: Son los que sin ser justificativos o comprobatorios respaldan el registro contable, tales como los manuales de carcter financiero y normas especficas del mismo, establecidos por autoridades en la materia; tambin forma parte de este archivo la informacin generada para o por el sistema de registro contable, catlogos de cuentas, o cualquier otro instructivo de contabilidad, al igual que los diseos, diagramas, manuales u otra informacin necesaria para la operacin de los sistemas de registro electrnicos. Documentos Generales: Son los distintos a las tres clasificaciones anteriores y que inciden en el sistema y registro contables, tales como: acuerdos oficiales, actas del Consejo de Administracin u rganos de Gobierno, dictmenes fiscales, registros sociales, demandas judiciales que afectan o puedan afectar el patrimonio pblico, etc. Baja Documental: Accin de eliminar aquella documentacin contable original que haya prescrito de acuerdo con los plazos de guarda establecidos, vigentes. Inventario de Baja: Relacin en la cual se detalla el contenido y caractersticas de la documentacin contable original que se proponga para su baja, debiendo apegarse a los lineamientos establecidos en las presentes Disposiciones. V. REGLAS GENERALES Corresponde a las oficialas mayores de las dependencias del Ejecutivo Federal y a las de los Poderes Legislativo y Judicial, as como a los rganos de gobierno de las entidades paraestatales y a los equivalentes de los rganos pblicos autnomos, emitir los lineamientos particulares que deben observar para el funcionamiento de su archivo contable.

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

240

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

1) Los centros contables de las entidades son los responsables de llevar a cabo las siguientes actividades: Mantener actualizados y en forma ordenada los sistemas de operacin de archivos, en coordinacin con las unidades de organizacin y mtodos o equivalentes, a efecto de proporcionar el servicio de consulta con la debida oportunidad y eficacia. Incluir en su Manual de Procedimientos, un apartado especfico sobre archivo contable donde, entre otros aspectos, se precisen las funciones del archivista contable, y los procedimientos formales para el manejo, control y depuracin de los documentos. Turnar a su Seccin de Archivo Contable, los documentos originales de afectacin contable del ao en curso y los de soporte debidamente identificados e integrados, y una vez contabilizados se anotar la referencia de la afectacin contable correspondiente. Conservar completa y ordenada la documentacin del archivo contable, tanto del ao en curso como anteriores, as como la grabacin en disco ptico y/o la microfilmacin de documentos, previa autorizacin de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Llevar un control permanente de la documentacin que se haya enviado a su Seccin de Archivo Contable, a la Unidad Especializada de Archivo Contable y a la que por razones justificadas se localice fuera de ambas.

2) El archivo contable se controlar a travs de: Seccin de Archivo Contable: Se constituir de manera tal que la operacin asegure la guarda, conservacin y consulta de la documentacin a travs de vales de prstamo, as como la que turne a la Unidad Especializada de Archivo Contable. Mantendr por separado la documentacin original que ampare las inversiones de activos fijos y obras pblicas, as como los originales que sirvieron de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales, por un perodo aproximado de un ao, hasta en tanto las turne a la Unidad Especializada de Archivo Contable.

Unidad Especializada de Archivo Contable: Recibir los documentos de la Seccin de Archivo Contable para su clasificacin y custodia, debiendo conservar por separado, la documentacin original que ampare inversiones de activos fijos y obras pblicas, as como los originales que sirvieron de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales. Controlar el prstamo de documentos mediante vales. Transferir al Archivo de Concentracin la documentacin para su baja definitiva.

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

241

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

3) La obligacin de conservar la documentacin contable, se refiere a los documentos originales y copias contables que la Entidad reciba con ese carcter, al igual que aquellos autorizados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. 4) Los locales destinados al archivo contable deben disponer de espacio suficiente, con la ubicacin, orientacin, iluminacin, grado de humedad y ventilacin apropiados; adems, se establecern medidas contra plagas, incendios, inundaciones y sustracciones de todo tipo. VI. VIGENCIA DE LA GUARDA Y CUSTODIA El cmputo del tiempo de guarda y custodia de la documentacin inicia a partir del trmino del ejercicio contable en que se genera el registro. Tratndose de documentacin que ampare gasto corriente e ingreso, su perodo mnimo de conservacin es de 5 aos; para la relativa a inversiones en activos fijos, obras pblicas y aquella que sirva de base para el fincamiento de responsabilidades, denuncias ante el Ministerio Pblico, litigios pendientes, observaciones o controversias de cualquier ndole, ser de 12 aos. VII. PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE ARCHIVOS Para la baja definitiva de archivo contable, una vez transcurrido el tiempo de guarda y custodia, se deben cubrir los siguientes requisitos:

Solicitar mediante oficio la baja definitiva de la documentacin contable al Titular de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, con el Visto Bueno del responsable del centro contable, especificando claramente que se trata de documentacin contable original y el ao al que corresponde. Integrar un inventario en original, con la descripcin detallada de la documentacin, conteniendo bsicamente lo siguiente:

Nombre de la Dependencia o Entidad que remite, en cada hoja. Nombre del rea generadora de la informacin. Elaborar para su autorizacin un inventario exclusivamente con documentacin contable original, indicndolo, sin excepcin, en cada concepto u hoja, o copia autorizada en los trminos del Artculo 103 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal. Detallar invariablemente, el tipo de gasto al que corresponde, si es corriente o de inversin. Nmero y nombre del expediente, datos que deben de ser plenamente identificables. Perodo o ao al que corresponde la informacin contable. Hacer referencia de la documentacin original que integra los expedientes, as como en cada concepto, de ser necesario, especificar la numeracin que le corresponde, ejemplo: pliza de diario o cuenta por liquidar certificada de la No. a la No. Las hojas que conforman el inventario tienen que estar debidamente foliadas en forma consecutiva. El desglose de los inventarios debe presentarse de manera continua, sin dejar espacios en blanco, o en su caso, tienen que ser cancelados.

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

242

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL


Precisar al final del inventario, sin excepcin, la sumatoria total (no parcial) de las cajas, paquetes o legajos en donde se encuentra contenida la informacin; as como el peso total aproximado de la documentacin. La ltima hoja debe contener nombres, cargos y firmas autgrafas de los responsables de la generacin, integracin, control y guarda de la documentacin (rea de Contabilidad y Recursos Materiales); asimismo, todas las hojas tienen que estar rubricadas por los servidores pblicos involucrados. Las firmas no deben presentarse por separado del texto del inventario. No deber relacionarse documentacin de carcter administrativo, ya que la instancia para autorizar su baja es el Archivo General de la Nacin, en coordinacin con el Instituto Federal de Acceso a la Informacin (IFAI), a quien deben turnar directamente su peticin.

En los casos de documentacin siniestrada por causas ajenas o imprevisibles como los desastres naturales, es necesario se informe a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, dentro de los 45 das posteriores al evento, anexando copia del Acta de levantamiento de hechos emitida por el Ministerio Pblico, el acta administrativa que debe contar con la firma del representante del rgano Interno de Control en la entidad, as como el inventario integrado con base en las presentes Disposiciones. Emitir declaratoria de prevaloracin documental cuando se trate de la documentacin contable original sealada en el Artculo Primero del Acuerdo del 25 de agosto de 1998, del servidor pblico responsable de la guarda y custodia del archivo, acreditando que en la documentacin propuesta para su baja, no estn contenidos originales referentes a activos fijos, obras pblicas, valores financieros, aportaciones de capital, emprstitos, crditos concedidos e inversiones en otras entidades paraestatales, as como a juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de responsabilidades que se encuentren pendientes de resolucin. En caso de que se solicite la baja de documentacin que ampare inversiones en activos fijos y obras pblicas, el servidor pblico responsable de la custodia del archivo emitir declaratoria, sealando que en dicha documentacin no se incluyen originales que formen parte de juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de responsabilidades pendientes de resolucin, o que estos ltimos no hayan cumplido con el perodo de guarda de doce aos posteriores a su finiquito. El mismo tratamiento deber darse a aquella documentacin contable original que en su momento fue clasificada como confidencial o reservada, de acuerdo a lo sealado en los artculos 13 y 14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. La Unidad competente de esa Entidad, elaborar declaratoria que respalde el cumplimiento de lo anterior, sin perjuicio de que el propio rgano Interno de Control lleve a cabo su verificacin. Al inventario de baja, se anexar la declaratoria de prevaloracin en original, as como la ficha tcnica elaboradas con base en los lineamientos establecidos para tal efecto por el Archivo General de la Nacin. La Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, contar con 30 das hbiles para otorgar o rechazar la autorizacin de baja de la documentacin una vez cubiertos los requisitos anteriores. Obtener la conformidad de la Auditora Superior de la Federacin de acuerdo con sus facultades en la materia. Contar con el dictamen favorable (Acta de Baja Documental), expedido por el Archivo General de la Nacin.

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

243

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

Al evento de destruccin de la documentacin acudir, invariablemente, un representante del rea a cargo de su custodia y otro del rgano Interno de Control que d fe del procedimiento, quienes conjuntamente levantarn acta circunstanciada conforme al modelo e instructivo de llenado (Anexo B). Una vez efectuada la destruccin de la documentacin contable, que puede realizarse preferentemente con mquina trituradora de papel, se enviar copia del acta circunstanciada a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, la cual debe incluir, sin excepcin, la firma del representante del rgano Interno de Control. Hasta en tanto no se reciba copia del acta circunstanciada debidamente requisitada, la Unidad de Contabilidad Gubernamental no dar por concluido el proceso de baja. En caso de entidades que se encuentren en proceso de liquidacin, nicamente podrn solicitar la destruccin de la documentacin contable original que haya sido generada antes del inicio de dicho proceso, debiendo especificar en el oficio de solicitud la fecha de publicacin de la resolucin de la liquidacin, anexando un inventario de baja integrado con base en las presentes Disposiciones. La documentacin contable original producida en el perodo comprendido entre el inicio del proceso de liquidacin hasta que ste finalice, se deber conservar mnimo 10 aos despus de la fecha de su conclusin, tal y como lo establece el Artculo 245 de la Ley General de Sociedades Mercantiles. Una vez transcurrido dicho periodo, se podr requerir su destruccin, anexando al oficio de solicitud un inventario de baja que cumpla con los requisitos de las presentes Disposiciones (ambos debidamente firmados por el Liquidador). Se debe identificar en los encabezados (tanto en el oficio como en el inventario, declaratoria de prevaloracin y ficha tcnica) la figura jurdica de que se trata de una entidad extinta o liquidada, segn corresponda. Adems se deber remitir copia de las publicaciones en el Diario Oficial de la Federacin del inicio y conclusin de la liquidacin, as como del Balance Final de la Entidad. Tratndose de copias al carbn o fotostticas, cuyos originales se encuentran debidamente archivados, no es necesario solicitar la baja para su destruccin, en virtud de que la disposicin para conservar el archivo contable hace referencia nicamente a documentos originales. Como medida de control, las entidades integrarn un expediente con los originales de las declaratorias, acta circunstanciada y dems constancias formuladas para este fin, conservando estos documentos en el rea a cargo de su custodia por un perodo de cinco aos.

Microfilmacin o grabacin en disco ptico. Una vez cumplido el perodo de cinco aos, se podr solicitar autorizacin para la microfilmacin o grabacin en disco ptico de la documentacin contable, cubriendo los siguientes requisitos:

Enviar a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica junto con la solicitud y el inventario, copia del acta que certifique por parte del rgano Interno de Control y del responsable del centro contable, que la documentacin que se propone microfilmar o grabar ya fue auditada, cumple con el plazo establecido, corresponde a originales existentes en el archivo a la fecha de la solicitud, y no est sujeta a juicio o fincamiento de responsabilidades.

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

244

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

Agrupar la documentacin de manera que los totales puedan ser confrontados con los contenidos en los sistemas y registros contables. Una vez microfilmada la documentacin contable, se consignar en acta la fecha y hora de inicio y trmino en que se realiz, as como los duplicados expedidos debiendo ser respaldada por el rgano Interno de Control y por el responsable de la documentacin.

Conservar un ejemplar de la microfilmacin o grabacin en caja de seguridad que garantice su indestructibilidad. Conservacin de libros. Los criterios anteriores sern aplicables para el libro Diario. En lo referente al Mayor y al de Inventarios y Balances, as como a los libros y registros sociales, por considerarse de carcter histrico se conservarn por tiempo indefinido, y para su baja se deber contar con las autorizaciones expresas del Archivo General de la Nacin y de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. VIII. SANCIONES El incumplimiento de las disposiciones anteriores, dar lugar a la aplicacin de lo establecido en la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

245

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL Anexo A SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO ACUERDO POR EL QUE SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS A QUE SE SUJETARA LA GUARDA, CUSTODIA Y PLAZO DE CONSERVACION DEL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL. Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Presidencia de la Repblica. ERNESTO ZEDILLO PONCE DE LEON, Presidente de los Estados Unidos Mexicanos, en ejercicio de la facultad que me confiere la fraccin I del Artculo 89 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos; con fundamento en los Artculos 20, 27 y 31 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal; 39 y 40 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal, y CONSIDERANDO Que mediante Acuerdo Presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 12 de noviembre de 1982, se dispuso que el Archivo Contable Gubernamental quedara constituido por el conjunto de la documentacin contable que en el mismo se determin y que el tiempo de guarda sera de doce aos como mnimo; Que a efecto de contar con un eficiente archivo contable y de suprimir el costo excesivo de su guarda, custodia y conservacin, es necesario replantear su plazo de guarda a cinco aos, ya que existe documentacin que por su naturaleza no amerita su custodia por mayor tiempo, y Que la prctica y la adopcin de nuevos sistemas de revisin y comprobacin de contabilidad aconsejan definir nuevamente la conformacin del archivo contable gubernamental a efecto de que las funciones de revisin y comprobacin de la contabilidad gubernamental se realicen de una manera que se adapte mejor a las estructuras actuales de la administracin pblica federal, he tenido a bien expedir el siguiente ACUERDO Artculo Primero. El Archivo Contable Gubernamental se integra con la documentacin original e informacin de las dependencias y entidades de la administracin pblica federal siguiente: I. La informacin generada por los sistemas de contabilidad;

II. Los libros de contabilidad y registros contables; III. Los documentos contables y de afectacin contable, comprobatorios y justificatorios del ingreso y gasto pblicos o autorizaciones de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico que los sustituyan; IV. Los catlogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guas de contabilidad y cualquier otro instructivo de carcter contable; V. Los libros y registros sociales; VI. Los diseos, diagramas, manuales y cualquier otra informacin para operar el sistema electrnico de contabilidad; VII. Los expedientes de cierre, y VIII. La informacin grabada en disco ptico y la microfilmada.
AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS VIGENTE DESDE: 01-01-06

246

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

Tambin formar parte del Archivo Contable Gubernamental las copias de documentos contables tales como los pagos de contribuciones y los depsitos bancarios, as como los documentos emitidos por la dependencia o entidad en los que se tenga que entregar el original, como es el caso de facturas y avisos de cargo o dbito. Artculo Segundo. Las dependencias y entidades de la administracin pblica federal debern organizar la documentacin e informacin a que se refiere el artculo anterior de sus centros contables y de los archivos de concentracin correspondientes. Dichos centros contables as como los archivos de concentracin funcionarn de conformidad con las disposiciones que emita la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Artculo Tercero. El tiempo de guarda de los documentos que integran el Archivo Contable Gubernamental ser de cinco aos, contando a partir del ejercicio siguiente a aquel en que se elabore el documento. Tratndose de la documentacin que ampare inversiones en activos fijos y en obras pblicas, as como aquella que sirva de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales, deber conservarse como mnimo durante un periodo de doce aos. En caso de que otras disposiciones jurdicas establezcan plazos mayores a los sealados para la conservacin de dicha documentacin, se estar a lo establecido por stas. Artculo Cuarto. Transcurrido el tiempo de guarda se deber solicitar a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico la autorizacin de la destruccin de la documentacin contable, posteriormente se deber solicitar la opinin del Archivo General de la Nacin respecto del valor histrico de los documentos a efecto de determinar los que deban destruirse, conservarse, grabarse o microfilmarse. Artculo Quinto. Las relaciones o inventarios de baja de documentacin e informacin autorizados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, debern conservarse por un plazo de cinco aos, contado a partir de la fecha en que se haya destruido la mencionada documentacin e informacin. TRANSITORIOS Primero. El presente Acuerdo entrar en vigor al da siguiente de su publicacin el Diario Oficial de la Federacin. Segundo. Se abroga el diverso de fecha 28 de octubre de 1982, publicado en el Diario Oficial de la Federacin del 12 de noviembre del mismo ao. Tercero. El cumplimiento de lo dispuesto en este Acuerdo no implicar la ampliacin de recursos presupuestarios. Dado en la Residencia del Poder Ejecutivo Federal en la Ciudad de Mxico, Distrito Federal, a los diecisiete das del mes de agosto de 1998.- Ernesto Zedillo Ponce de Len.- Rbrica.- El Secretario de Gobernacin, Francisco Labastida Ochoa.- Rbrica.- El Secretario de Hacienda y Crdito Pblico, Jos Angel Gurra Trevio.- Rbrica.

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

247

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

Anexo B ACTA CIRCUNSTANCIADA En _______________(1)____________ el da ________(2)______ del mes de ______(3)______ del ao (4)____, a las ________(5)________ horas y en las instalaciones de _______________(6)_______________sitas en__________________________________________________________________________________(7)______ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________los C.C. ________________________________________(8)___________________________________ manifiestan que se levanta la presente Acta Circunstanciada con motivo de la baja y destruccin de la documentacin contable de _________________(9)_________________ cuyas relaciones completas en ____________(10)___________ hojas tiles se adjuntan como parte integrante de la misma, que corresponde a la detallada en oficio de autorizacin No. ______(11)______ del ______(12)_______, emitido por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico; as como al Dictamen No. ________(13)________ del ________(14)________ del Archivo General de la Nacin apercibidos de que conducirse con falsedad ante una autoridad administrativa en ejercicio de funciones, constituye delito y se sanciona con pena privativa de la libertad. Los firmantes hacen constar expresamente que han presenciado la destruccin total de la documentacin a que se refieren la autorizacin, y el dictamen antes mencionados, con un peso de _________(15)_________ misma que fue llevada a cabo mediante su __________________(16)__________________ de la manera siguiente: ______________________________________________________________________________(17)___________ ____________________________________________________________________________________________ _________________________________________ tambin que el original de esa Acta y las relaciones que forman parte de la misma, quedan en poder de ________________________(18)_________________________con cargo de________________(19)_____________________en________________________________________________ ___(20)_____________________________________________________________________________________. En el Acto se plantearon las observaciones siguientes: ____________________________________________________________________________________________ ________________________(21)_________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ A las _____(22)_____hrs. del da ______(23)______ de ______(24)______ del ao ____(25)__, se dio por concluido el Acto, firmando de conformidad las personas que en el mismo intervinieron, tanto el Acta Circunstanciada como las relaciones que forman parte de la misma. ___________(26)__________ Representante del rea Responsable de la Documentacin ___________(27)____________ Representante del rea de Recursos Materiales _________(28)__________ Representante del rgano Interno de Control

___________(29)__________ Testigo

___________(30)__________ Testigo

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

248

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

ACTA CIRCUNSTANCIADA (Instructivo de llenado) I. El Acta debe presentarse sin abreviaturas ni raspaduras conteniendo los datos con letra como a continuacin se detallan: 1). 2). 3). 4). 5). 6). 7). 8). Localidad en que se celebra el evento de destruccin. Da del mes. Nombre del mes. Ao correspondiente. Hora de inicio del acto. Nombre de la entidad o negociacin en donde se realiza el evento. Domicilio completo de las instalaciones. Nombre de los representantes del rea a cargo de la documentacin, del representante del rgano Interno de Control y dems participantes, anotando los siguientes datos: nombre, edad, domicilio particular, nacionalidad, estado civil, cargo que desempea y unidad de adscripcin, as como la entidad. Nombre de la dependencia o entidad de que se trate. Nmero total de hojas que integran el inventario de la documentacin que se destruye. Nmero de oficio de autorizacin de baja de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Fecha del oficio de autorizacin. Nmero de dictamen del Archivo General de la Nacin. Fecha del dictamen. Consignar el peso en kilogramos de la documentacin que se destruye. Especificar la forma de destruccin empleada (trituracin, incineracin u otra). Describir detalladamente el evento de destruccin. En su caso, mencionar el nombre de la empresa asignada y personal participante en el procedimiento. Nombre del servidor pblico responsable del resguardo del acta original. Cargo que ocupa. Nombre de la entidad donde presta sus servicios. Describir los acontecimientos extraordinarios que se hubiesen presentado durante la destruccin de documentacin.

9). 10). 11). 12). 13). 14). 15). 16). 17). 18). 19). 20). 21).

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

249

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

22), 23), 24) y 25). Hora, da, mes y ao en que concluye el evento. 26). 27). 28). Nombre, cargo y firma del representante del rea responsable de la documentacin (rea Generadora). Nombre, cargo y firma del representante del rea de Recursos Materiales. Nombre, cargo y firma del representante del rgano Interno de Control.

29) y 30). Nombre, cargo, firma y domicilio particular de dos testigos. Si alguno de los testigos acta en representacin de una Entidad, deber indicarse el cargo que ocupa, la unidad de adscripcin y el nombre de la Entidad. NOTAS:

El Acta debe rubricarse en todos sus folios, as como los anexos que la integren. El presente modelo de acta circunstanciada no es limitativo, por lo que las entidades podrn agregar, conforme a sus necesidades, la informacin que consideren aclaratoria, complementaria o de particular inters.

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

250

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

9.2 AUTORIZACION PARA QUE EL ORGANISMO PUBLICO DESCENTRALIZADO PRONOSTICOS PARA LA ASISTENCIA PUBLICA UTILICE EL DOCUMENTO ORIGINAL ANALITICO DE LIQUIDACIONES COMO COMPROBATORIO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES POR PAGO DE PREMIOS MENORES A TERCEROS (NAC-002)

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

251

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE AUTORIZACION PARA QUE EL ORGANISMO PUBLICO DESCENTRALIZADO PRONOSTICOS PARA LA ASISTENCIA PUBLICA UTILICE EL DOCUMENTO ORIGINAL ANALITICO DE LIQUIDACIONES COMO COMPROBATORIO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES POR PAGO DE PREMIOS MENORES A TERCEROS (NAC-002)

I. OBJETIVO Apoyar los procesos de registro contable mediante la utilizacin de documentos generados en medios electrnicos, sin menoscabo del sustento tcnico-jurdico de la Contabilidad Gubernamental. II. ANTECEDENTES El organismo pblico descentralizado Pronsticos para la Asistencia Pblica utiliza como documentos comprobatorios para el registro contable por pago de premios, los boletos correspondientes; al constituirse stos como archivo contable el organismo tiene la obligacin de conservarlos en su poder para guarda durante 5 aos, como lo sealan el Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, Artculo 261 y el Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental, Artculo 3, respectivamente. Esta situacin que se inicia en 1982 con la publicacin en el Diario Oficial de la Federacin del Primer Acuerdo sobre Archivo Contable, ha ocasionado el almacenamiento de enormes volmenes de los documentos mencionados, entre otros y consecuentemente, altos costos para su guarda, custodia y conservacin, en franca contraposicin con el criterio contable de costo-beneficio y el Acuerdo que Establece las Disposiciones de Ahorro en la Administracin Pblica Federal para el ejercicio fiscal 2002. Actualmente la problemtica se agrava por la diversidad y frecuencia de los sorteos, multiplicando los costos de los recursos humanos (contratacin de personal especializado para clasificar, controlar, mantener y vigilar los archivos), financieros (gastos de operacin, tales como seguros, energa elctrica, fumigacin, etc.) y de materiales (renta de naves para almacenaje, anaqueles, archiveros, adquisicin de cajas, flejes, papelera, etc.) repercutiendo todo esto en detrimento del Erario Pblico al dejar de percibir significativos ingresos que podran destinarse a las instituciones de asistencia pblica. III. MARCO LEGAL - Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Arts. 86 y 91 - Cdigo Fiscal de la Federacin Art. 29 A - Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Arts. 234, 241, 242, 243, 255 y 261 - Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico Art. 64, Fracc. V, X y XI - Decreto de Creacin de Pronsticos para la Asistencia Pblica (D.O.F. 24 de febrero de 1978 y 17 de agosto de 1984)

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-06

253

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE AUTORIZACION PARA QUE EL ORGANISMO PUBLICO DESCENTRALIZADO PRONOSTICOS PARA LA ASISTENCIA PUBLICA UTILICE EL DOCUMENTO ORIGINAL ANALITICO DE LIQUIDACIONES COMO COMPROBATORIO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES POR PAGO DE PREMIOS MENORES A TERCEROS (NAC-002)

- Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental (D.O.F. 25 de agosto de 1998) - Acuerdo que Establece las Disposiciones de Ahorro en la Administracin Pblica Federal para el ejercicio fiscal 2002 (D.O.F. 28 de febrero de 2002) - Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental IV. MARCO TECNICO - Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental - Manual del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental - Normas de Informacin Financiera Con el propsito de apoyar a la solucin de la problemtica en cuestin, la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica con los fundamentos antes citados emite la siguiente Norma: V. NORMA NAC-002 El organismo pblico descentralizado Pronsticos para la Asistencia Pblica, podr utilizar el documento Analtico de Liquidaciones como comprobatorio original para el registro contable del pago de premios menores generado por un sistema electrnico integral en lnea. Para el uso de dicho sistema son requisitos indispensables: - Obtener autorizacin expresa de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico en los trminos del Artculo 255 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, remitiendo su procedimiento y demostrando que ste cuenta con dispositivos de seguridad que garanticen el pago nico de los boletos o fracciones de billetes e imposibiliten la duplicidad de su registro, respaldado con la firma electrnica del responsable de la Tesorera o equivalente. - Incluir en el documento que emita el sistema, la totalidad de datos del boleto o fraccin de billete necesarios para su incorporacin a la contabilidad y cumpla con los requisitos fiscales y contables. - Establecer un mecanismo de respaldo de la informacin de los boletos o fracciones de billetes premiados y pagados que estar a disposicin de las autoridades competentes. Por tratarse de documentos contables el Analtico de Liquidaciones y los respaldos, estarn sujetos a lo estipulado en el Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental y en las Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental.

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS

VIGENTE DESDE: 01-01-05

254

SUBSECRETARIA DE EGRESOS
UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DEL SECTOR PARAESTATAL

NORMAS DE ARCHIVO CONTABLE AUTORIZACION PARA QUE EL ORGANISMO PUBLICO DESCENTRALIZADO PRONOSTICOS PARA LA ASISTENCIA PUBLICA UTILICE EL DOCUMENTO ORIGINAL ANALITICO DE LIQUIDACIONES COMO COMPROBATORIO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES POR PAGO DE PREMIOS MENORES A TERCEROS (NAC-002)

VI. DEFINICIONES Documentos Comprobatorios Son todos aquellos documentos originales o copias autorizadas que generan y amparan registros en la contabilidad de la Dependencia o Entidad y demuestran que: - Recibi o proporcion bienes y/o servicios - Recibi o entreg dinero en efectivo o ttulos de crdito - Sufri transformaciones internas o se dieron eventos econmicos cuantificables que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes NAC Norma de Archivo Contable Analtico de Liquidaciones Concentrado diario generado en el sistema autorizado, el cual contiene todos los datos de los boletos premiados y pagados diferenciando las retenciones efectuadas y los requisitos fiscales establecidos por Ley. Premio Menor Es el importe que tiene derecho de recibir el tenedor por cada boleto premiado que no rebase la cantidad de un mil pesos moneda nacional. VII. VIGENCIA Esta norma ser aplicable para los premios menores pagados a partir del 1 de octubre de 2002 y hasta en tanto no se modifique la presente. VIII. OTROS - La totalidad de boletos premiados y pagados no regulados en la presente Norma, deber apegarse a lo sealado en el Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental y en las Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental. - Para la aplicacin de esta Norma se deber contar con la autorizacin expresa de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. IX. INTERPRETACION Para la interpretacin que proceda respecto de esta Norma se estar a lo que resuelva la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS VIGENTE DESDE: 01-01-06

255

You might also like