Manual de Estilo y Redacción

Manual de
Redaccin y estilo
corporativo
INSPECTORA SALESIANA SAN LUIS BELTRN COLOMBIA
Manual de Identidad e Imagen Corporativa Salesiana
Producido por:
Lo hicimos para ti. Aprovchalo!
Este manual es desarrollado por el Departamento de Comunicacin de la Inspectora Salesiana San Luis Beltrn (Medelln - Colombia), con el fin de establecer unos parmetros claros sobre la redaccin de textos empresariales y unificar el tono corporativo de la organizacin.
Para qu?
El siguiente manual tiene como objetivo establecer un estilo corporativo para la redaccin de textos empresariales, esto desde 4 campos fundamentales: ortografa, formato, estructura textual , tono organizacional y protocolo.
Qu es un manual de estilo?
Un manual de estilo es un documento corporativo en el que se recogen todas las pautas para la redaccin de textos de una empresa. Su objetivo es triple: Unificar los criterios de redaccin entre los diferentes redactores de documentos empresariales. Asegurar la calidad y unidad en la presentacin de documentos. Establecer la imagen corporativa de la empresa en lo relativo a sus documentos.
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Contenido
Para qu un Manual de estilo y redaccin Fundamentacin: Definicin ( Estilo - Redaccin) Lxico Organizacional Estilo Organizacional Tono Organizacional Direccionamiento Estratgico Normas Ortogrficas: Puntuacin Acento Maysculas Usos correctos - expresiones actualizadas Informacin Periodstica: La noticia El reportaje La entrevista La crnica Artculo de opinin y editorial Estructura de un texto Pirmide Invertida Caractersticas de la Informacin Corporativa Codificacin Estructuras y convenciones Convenciones y abreviaturas Formatos escritos La carta La circular 2 5 6 9 10 11 13 16 18 20 22 23 24 El acta El memorando Guin para certmenes y eventos Protocolo de eventos El discurso El Informe Correos Electrnicos Contenidos Digitales y Pginas web Tipografa Papelera Formatos media carta e inferiores Enlaces y recomendaciones 43 47 50 64 59 64 71 76 81 87 91 98
25 26 27 31 33 35 37 41
FUNDAMENTACIN
INSPECTORA SALESIANA SAN LUIS BELTRN

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Definicin
Sabas qu...?
Estilo
El estilo es el conjunto de caractersticas o cualidad que diferencian y distinguen una forma de escribir de otra. El estilo es el sentido vital, la personalidad transferida al desarrollo oral o escrito del tema. En tanto que la redaccin y la gramtica son instrumentos que sirven para lograr la mejor manera de expresar una idea, el estilo indica el modo organizacional o institucional de hacerlo. El estilo, por otra parte, exige la delimitacin previa del tema a desarrollarse. As, el informador, el reportero, el corresponsal, deben darse una respuesta previa a cada una de estas preguntas: Qu se expresa? / Cmo se expresa?/Para qu se expresa?/A quin se expresa?/ Redaccin Redaccin es la composicin de textos escritos. El redactor es la persona que escribe, de forma profesional.
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Lexico Organizacional
GLOSARIO
NOMBRE / SIGLA CDIGO DE TICA CUADRO FUNDAMENTAL DE REFERENCIA DE LA PASTORAL JUVENIL PROYECTO EDUCATIVO PASTORAL SALESIANO INSPECTORIAL (PEPSI) PROYECTO ORGANICO INSPECTORIAL (POI)
DEFINICIN/SIGNIFICADO
Son las normas que regulan los comportamientos de las personas vinculadas legalmente dentro de Pa Sociedad salesiana. Son de cumplimiento obligatorio. Es el texto que presenta la sntesis de las orientaciones oficiales de la congregacin Salesiana para la pastoral Juvenil. Es punto de referencia en la animacin pastoral en la Congregacin. Es la planificacin del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para el desarrollo operativo del Cuadro Fundamental de Referencia de la Pastoral Juvenil en la Inspectora .
Es la planificacin del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas en las que se definen la misin, vin y valores, las opciones centrales , las polticas del desarrollo Institucional, los criterios y campos prioritarios de la Misin Salesiana en el marco de la regin Inter Amrica, la Sociedad Colombiana, y la Inspectora San Luis Beltrn de Medelln. PROYECTO COMUNITARIO LOCAL Es la planificacin del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para el funcionamiento de la (P. C. L) comunidad local de religiosos de la obra salesiana. PROYECTO EDUCATIVO Es la ruta de navegacin de una institucin educativa, aprobado por el Consejo Directivo. INSTITUCIONAL (PEI) PROYECTO EDUCATIVO Es la planificacin del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para el desarrollo operativo del PASTORAL SALESIANO LOCAL PEPSI en las obras locales de la Inspectora. (PEPSL) PROYECTO INSPECTORIAL DE Es la planificacin del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para el desarrollo de la ANIMACIN MISIONERA (PIAM) evangelizacin y las misiones en la Inspectora. Es la planificacin del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para ofrecer un espacio PROYECTO INSPECTORIAL DE formativo en la animacin del desarrollo y maduracin de la vocacin en los jvenes de las obras, ambientes ANIMACIN MISIONERA (PIAV) y sectores de la Inspectora.
GLOSARIO
NOMBRE / SIGLA PROYECTO INSPECTORIAL DE CATEQUESIS (PIC) PROYECTO INSPECTORIAL DE FORMACIN (PIF) PROYECTO INSPECTORIAL DE ORATORIOS (PIO) PROYECTO LAICOS (P.L.) PROYECTO PARA LA RECUPERACIN DE LA MEMORIA HISTRICA (P.M.H.) ANIMACIN JUVENIL SALESIANA (AJUSAL)
Es la planificacin del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para la formacin en la Fe de los destinatarios de todas las obras de la Inspectora. Planificacin del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para la definicin de criterios, la organizacin, acompaamiento y evaluacin de los procesos en cada fase formativa. Es la planificacin del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para la promocin humana de los jvenes de sectores populares y en riesgo los fines de semana. Es la planificacin del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para la formacin conjunta de Salesianos y Laicos en la Inspectora Es la planificacin del conjunto de acciones interrelacionadas y coordinadas para la investigacin, conservacin, revisin, publicacin y presentacin de la historia Inspectorial y local salesiana
Es un g rupo juvenil y Equipo de Jvenes animadores del M.J.S. de la Pastoral Juvenil Salesiana Inspectorial y local. Est presidido por el Delegado Inspectorial para la F.S. e integrado por el coordinador de cada uno de los CONSEJO INSPECTORIAL PARA grupos de la Familia Salesiana. Mantiene la unidad del espritu salesiano y la mutua colaboracin, comparte LA FAMILIA SALESIANA (CIFASA) experiencias formativas y anima actividades conjuntas de formacin y encuentro. COMISIN INSPECTORIAL PARA LA FORMACIN (CIF) COMUNIDAD EDUCATIVO PASTORAL (CEP) Est conformada por el Delegado Inspectorial para la formacin y para la Pastoral Juvenil, los directores de las Casas de formacin, el encargado inspectorial para las vocaciones y un salesiano coadjutor. Elabora el PIF, acompaa y evala los procesos formativos y la ejecucin de los criterios del PIF en cada fase formativa Es la integracin de salesianos, jvenes y adultos, padres y educadores de una obra que, en clima de familia y como experiencia de Iglesia, llevan adelante los objetivos y la misin de la obra. Su ncleo animador es la comunidad religiosa salesiana.
EDUCACIN PARA EL TRABAJO Y Es la prestacin del servicio de educacin no formal en Centros de Capacitacin. Anteriormente Educacin no EL DESARRROLLO HUMANO Formal (ETDH)
GLOSARIO
NOMBRE / SIGLA
Comprende las diferentes fuerzas apostlicas unidas a favor de los jvenes, concebidas y fundadas por don Bosco (SDB, HMA, Cooeradores, Asociacin de M.A., exalumnos) y multiplicadas luego por los salesianos. Se une como familia por la vivencia del mismo espritu salesiano, la persona del Rector Mayor como Superior y cada grupo acta con su propio carisma. Es erigida cannicamente por el Rector Mayor en una determinada circunscripcin jurdica para promover la vida y la misin de la Congregacin. Se compone de varias comunidades locales y ofrece un servicio especfico a la Iglesia. Su superior es el Inspector. Es la asociacin de todos los grupos juveniles e infantiles organizados que participan de la espiritualidad juvenil salesiana. Es un movimiento mundial, del que hacen parte todas las obras de la Inspectora. Es la actividad organizada por la Comunidad local para realizar la misin salesiana en una ciudad. Una Comunidad puede tener varias obras. Es la Oficina que gestiona y le hace seguimiento a los Proyectos Nacionales o Internacionales de la Inspectora. Son los destinatarios privilegiados de la Misin Salesiana (los jvenes ms pobres, en riesgo y desprotegidos, marginados de la sociedad) Es la Razn Social de la Congregacin Salesiana en la Regin y el Pas. Designa la presencia territorial y eclesial de la comunidad salesiana en una ciudad especifica y una Dicesis. Es la Razon social del Sector Productivo de la Pia Sociedad Salesiana en algunas obras de la Inspectora. Es creada por el Captulo General para promover la interrelacin de Inspectras de un amplio territorio continental y facilitar las relaciones de las Inspectoras con el Rector Mayor y el Consejo General al que pertenece el Consejero Regional que la anima y visita. Es la modalidad del servicio educativo pastoral en una obra (Escuela, Parroquia, ETDH, Casa de Formacin, Opcin preferencial, Capacitacin, etc.) Comprende un determinado territorio de la Inspectora que rene, para ciertas actividades educativo pastorales y religiosas a las comunidades ms cercanas. En la Inspectora estn las zonas de Antioquia, la Costa y el Eje Cafetero (suroccidente)
FAMILIA SALESIANA
INSPECTORA MOVIMIENTO JUVENIL SALESIANO (MJS) OBRA OFICINA INSPECTORIAL DE DESARROLLO COLOMBIA MEDELLN (OIDCOM) OPCIN PREFERENCIAL PIA SOCIEDAD SALESIANA PRESENCIA PROVINCIA SALESIANA REGION SECTOR ZONA
Estilo Salesiano
La Congregacin Salesiana tiene un estilo particular que se define mediante unas caractersticas que deben hacerse presente en el tono organizacional, por tanto toda produccin textual que se desarrollo debe contenerlas: Una atencin especial al bienestar de la gente joven, all donde estemos. Actitud de acogida y de afecto - vivida con espritu abierto y cordial. Alegra y Optimismo. Trabajo y Templanza Creatividad y flexibilidad - caractersticas de la presencia salesiana en el trabajo con los jvenes. Una perspectiva realista de la vida9
Tono Salesiano
Siempre que se escriba en nombre de la Organizacin debe hacerse uso de algunas de las siguientes frases y palabras:
PALABRAS
Jvenes Nios Pobres Espiritualidad Educacin Sistema Preventivo Valores cristianos Solidaridad Familia Salesiana
FRASES
Dami animas cetera thole Dadme almas y llevaos lo dems Buenos cristianos porque honrados ciudadanos La santidad consiste en estar siempre alegres Trabajamos por los jvenes y nios ms pobres y vulnerables
As queremos que te expreses de nuestra querida Congregacin
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Direccionamiento Estratgico
La plataforma estratgica de la organizacin debe verse reflejada en el discurso textual de la Organizacin por eso deber hacerse referencia a estos elementos:
Qu hacemos los Salesianos? Evangelizamos mediante la educacin, promocin y acompaamiento, el desarrollo integral de los nios, nias y jvenes, especialmente de los ms pobres y en situacin de alto riesgo, como aporte pastoral de calidad a la iglesia y a la sociedad colombiana, con el sistema preventivo de Don Bosco. Nos vemos consolidados como comunidades Salesianas significativas y crebles por la vida fraterna, el testimonio evanglico y la presencia animadora entre los jvenes. Conjuntamente con los laicos, nos esforzamos por responder as a los nuevos retos, priorizando nuestra formacin y cualificacin, la atencin integral a los jvenes marginados y la educacin tcnica para el trabajo y el desarrollo humano. Formacin Permanente Cmo lo hacemos? Comunicacin La Corresponsabilidad Espiritualidad Salesiana La Identidad y Sentido de Fraternidad Pertencia Solidaridad Trabajo y Austeridad 11
Normas Ortogrficas
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Puntuacin Lengua hablada: Las pausas se hacen al respirar y para dar la entonacin
adecuada.
Lenguaje escrito: Las pausas son indicadas por los signos de puntuacin.
Punto y seguido: Separa raciones dentro de un prrafo. Da continuidad. Punto y aparte: Separa ideas completas.
El punto
En saludos de las cartas y otros escritos. Cordial saludo: Respetado seor: (Comienza con mayscula). Despus de DECRETA: ORDENA: RESUELVE: INFORMA: CERTIFICA: (Comienza con mayscula)
Dos puntos
Despus de Asunto: Referencia: (Comienza mayscula). 13
Puntuacin
Para separar los miembros de una enumeracin, excepto los precedidos por y, e, o, u, ni. All haba de todo: nios, adolescentes, ancianos, obreros, estudiantes y polticos. Despus de: esto es, es decir, finalmente, por ltimo, por consiguiente, en consecuencia, no obstante, sin embargo, pues, adems, en resumen, en fin, sin duda, etc., (se escriben entre comas o entre punto y coma, y coma). Los errores son causados, generalmente, por falta de atencin. El esfuerzo fue muy grande; sin embargo, no se logr el propsito. Antes de pero, mas. Siempre se confesaba en misa, pero ese da no pudo. Antes de interrogacin o exclamacin NO va coma. Pero Quin se cree? Es que No hay derecho! Entre sujeto y verbo por lo general no va coma, a no ser que sea en vocativo. La oveja es un animal mamfero. Para ampliar o resaltar lo dicho. El xito fue, vale la pena decirlo, el resultado de su esfuerzo. En frases subordinadas o invertidas. Si hace tiempo seco, iremos a caminar. 14
La coma
Puntuacin
Para separar frases complejas que incluyen comas. Cada uno de los grupos preparar un taller: el primer grupo, un taller de cermica; el segundo, el de cestera; el tercero, el de pintura; el cuarto, el de msica. Antes de sin embargo, no obstante, mas, pero y otras proposiciones conjuntivas, cuando la frase es muy larga. Los ltimos acontecimientos dan un nuevo enfoque a los hechos; sin embargo, la solucin no parece cercana.
Punto y coma
Son signos dobles: SIEMPRE exigen apertura y cierre.
?!
Despus de estos signos NUNCA se pone punto, pero s puede ir coma, punto y coma o dos puntos. Y quin es este hombre?, casi nunca habla en las reuniones. Cada frase encerrada en estos signos es una frase independiente, por lo tanto SIEMPRE se escribe con mayscula inicial. Qu te sucede? Por qu lloras? No puedes contarme? Quedan cinco minutos! Llegaremos tarde!
Signos de Interrogacin A veces expresan irona. Una jovencita de cincuenta aos () fue la y exclamacin candidata ms aplaudida en el concurso.
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Acento
La tilde diacrtica en los monoslabos
La tilde Diacrtica
El: l: Tu: T: Mi: M: Te: T: Mas: Ms: Si: S: De: D: Se: S:
artculo masculino. El perro ladra pronombre personal. l es mi amigo. pronombre posesivo. Tu libreta es vieja. pronombre personal. T siempre mientes. pronombre posesivo, nota musical. Mi casa es su casa. pronombre personal. Acurdate de m. pronombre personal. Te quedaste solo. sustantivo (bebida). Quiero t helado. conjuncin adversativa (igual a pero). Es lento, mas no un tonto. adverbio de cantidad. Me pagaron ms de lo esperado. conjuncin, nota musical. Si sale, cierre la puerta afirmacin. pronombre personal. S quiero ir; ella nunca piensa en s misma. preposicin. Son los mismos de siempre. imperativo del verbo dar. Trajo dulces, ojal me d. pronombre personal. Ella se sabe toda la leccin. del verbo saber o del verbo ser. Ya no s cmo hablarte. S amable con los nios. 16
Acento
La tilde Diacrtica
Piensas como escribes!, por eso ten muy presentes estas normas
La tilde diacrtica en los exclamativos e interrogativos
Cul / adnde / cmo / cunto / cundo dnde / quin / qu

Cuando actan como palabras interrogativas, preguntas indirectas, exclamaciones o cuando funcionan como sustantivos siempre llevan tilde.
Interrogaciones y exclamaciones directas: Cul es el motivo de su denuncia? Funcin de sustantivos: En este trabajo lo importante no es el qu, sino el cunto.
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Maysculas
Deben ser utilizadas con exactitud en los textos escritos, su uso desmedido resta belleza y precisin a los textos. Cuando se utilizan letras maysculas no se debe omitir la tilde. ndice. Maysculas sostenidas Se utilizan en: Cubiertas y portadas de libros impresos. En las siglas y acrnimos: ONG, OEA, menos aquellos que son de uso comn. lser, ovni, sida. En las cabeceras de los diarios y revistas. SEMANA, EL COLOMBIANO.
Maysculas
M
Maysculas iniciales
Se utilizan en: La primera palabra de un escrito y la que sigue despus de punto seguido y punto aparte. Toda palabra que vaya despus de signos de interrogacin o de exclamacin. S? No saba. Los nombres propios, en los siguientes casos: Personas, animales. Beatriz, Felipe. Misif. Sobrenombres, apodos, apelativos. El Libertador, el Sabio. Sitios geogrficos, ciudades, pases, regiones, calles y vas. Medelln, ro Orinoco, Amrica del Sur, carrera Junn. Zonas con significacin ideolgica propia. Tercer Mundo, Oriente Prximo. 18
Maysculas
Maysculas
Fiestas religiosas o civiles. Navidad, Independencia. Libros Sagrados. Biblia, Corn, Talmud. Dioses de todas las religiones. Jehov, Al, Krishna. Atributos de Dios o de la Virgen. Salvador, Inmaculada. Los pronombres T, Ti, Vos, l, Ella, referidos a Dios o a la Virgen. rdenes religiosas. Salesianos, Vicentinas. Marcas comerciales. Coca-Cola, Microsoft. Los nombres de premios, rdenes y condecoraciones. Premio Nobel de la Paz, Premio de Periodismo Simn Bolvar. Sr. Pedro Prez. Los tratamientos, si estn en abreviatura. Los ttulos y nombres de dignidad, sobre todo cuando designan a una persona en particular y no van acompaados del nombre de esa persona. El Presidente, el Rector, la Reina. Si el nombre propio, su mbito o lugar de origen aparecen en la oracin, irn con minscula. El presidente Santos, el rector de la Universidad de Medelln, la reina de Inglaterra. Los nombres de monumentos, instituciones y edificios pblicos. Ministerio de Educacin, Palacio de Justicia. Los acontecimientos histricos. La Revolucin Francesa, la Primera Guerra Mundial. Los nombres de las disciplinas cientficas y acadmicas. Filologa, Comunicacin. 19
Usos correctos - expresiones actualizadas

ANTES Acusamos recibido Del presente mes Del pasado mes Lleg a mis manos La presente tiene por objeto informarle Atte. Su obediente servidor AHORA Muchas gracias, recibimos su De julio, de agosto, etc. De julio, de agosto, etc. Recibimos Le informamos que
Los tiempos cambian y el lenguaje tambin. Ponte al da!
Atentamente Respetuosamente, cordial saludo
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Informacin Periodstica
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Forma y Estilo de la Informacin Periodstica LA NOTICIA

Esta informacin te ser de utilidad si redactas noticias en tu obra.
Es todo acto de comunicacin de un acontecimiento dentro de un tiempo y en un espacio territorial determinados. Sin embargo, no todos los acontecimientos son noticia. No son noticia aquellos acontecimientos que no tienen inters para el pblico al que nos dirigimos. La noticia es la publicacin -hacer pblico o notorio- del acontecimiento actual en el lugar preciso que interesa.
12 9 6 3
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Subgneros NOTICIOSO
Es una informacin sujeta a un campo de inters, a un tiempo de vigencia y en un espacio territorial determinado. Se refiere a un hecho o un conjunto de hechos relacionados entre s, para su publicacin inmediata. Se responde a (QU - CMO CUNDO - PORQU - DONDE - QUIENES)
REPORTAJE
Es la relacin de hechos no sujetos a un tiempo determinado e inmediato, sino histrico. Su importancia social reside en el grado de inters que pueda despertar su publicacin. Agota generalmente un tema y es demostrativo e intencionado en su finalidad, pero sujeto, como la noticia, a lo comprobado por el reportero, aunque profundiza y extiende el asunto tratado ms all de la noticia misma.
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Subgneros ENTREVISTA
La entrevista es la comunicacin directa entre el reportero y el entrevistado. La entrevista profundiza en las motivaciones individuales y en las intenciones del declarante, para dar al lector una certeza informativa. Debe estudiarse previamente al entrevistado y llevar un guin preestablecido.
CRNICA
La crnica es la versin del reportero de una relacin de hechos histricos, sujetos al tiempo en que suceden. La visin del acontecimiento es exclusivamente del reportero que juzga y describe los hechos
ARTCULO DE OPININ Y EDITORIAL

En ambos casos, la posicin en la narracin de hechos es personal, subjetiva; en un caso expresa la posicin del autor -con su propia visin del mundo y de la vida- y en el otro, el de la casa editorial, la posicin poltica o filosfica de los editores o del editor. 24
Estructura de un texto
Ttulo 1.- PREMBULO ___________________________ ___________________________ ____________ 2.- DESARROLLO
SALESIANOS DE DON BOSCO
Inspectora San Luis Beltrn - COM
Si entiendes cul es la intensin de este manual? Te brindamos herramientas para expresarte mejor
___________________________ ___________________________ ____________ 3.- CONCLUSIN ___________________________ ___________________________ ____________
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La pirmide Invertida para redactar noticias
INTERS:
La narracin se inicia en la cspide del inters de una informacin. Por ello, el lead o entrada de una nota debe iniciarse con el hecho de mayor inters. As se mantiene vivo el inters del lector, a travs del desarrollo de la narracin, hasta el final.
Primero se cuenta lo importante, para que el lector se interese. Si me entiendes?
Ttulo
Lead o entradilla
Dnde? cundo?quin? cmo? porqu?
Cuerpo de la noticia
Detalles
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Caractersticas de la informacin corporativa

As debe ser la informacin que t redactes
COMPLETA: Dar toda la informacin necesaria para cumplir un propsito.
2 3 4
CONCISA: Decir lo que se deba con el menor nmero de palabras compatibles con la claridad, lo completo y lo corts de un texto.
CLARA: Toda comunicacin escrita debe hacerse de tal modo que no slo pueda interpretarse sino que no pueda interpretarse mal. CORRECTA: Una informacin no debe contener ninguna deformacin de los hechos por el uso indebido del lenguaje. Debe estar bien escrita desde el punto de vista de la sintaxis, la ortografa y la tipografa o caligrafa. 27
Caractersticas de la informacin corporativa
5 6 7
CORTS: Una comunicacin debe estar escrita en el tono adecuado, preferentemente corts, pues es muy importante cmo se dicen las cosas. LIMPIA: Toda comunicacin escrita debe crear en el lector una impresin de agrado. El texto debe estar bien distribuido en la pgina, sin tachaduras, raspaduras, escritura desigual ni puntuacin defectuosa.
Adems debe ser:
COMPRENSIBLE: Las frases cortas, las palabras breves y el inters humano contribuyen a una comprensin ms fcil del texto.
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Te queremos orientar para que elabores mucho mejor los documentos escritos de la Congregacin Salesiana
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Estructuras y convenciones
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Estructuras y convenciones Estructura de fechas

Da/ mes/ ao "(...) el Martes 14 de mayo de 2011 (...)"
Estructura de los datos del destinatario

Nombre y apellido Cargo completo / Departamento Entidad Celular Telfono y Extensin E-mail Mariana Ospina Directora Salesianos de Don Bosco - Colombia 314 879 0645 (034) 423 8976 ext. 123 mospina@salesianosmedellinorg
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Convenciones y abreviaturas
NOMENCLATURA
AGENCIA
ABREVIATURA
Ag Alm A.A. Apto. Av Cl Cr Cel C.C. Cod Depto Ext Prov P. Pbro. Hmna Sor Insp. Sta.
Hablemos con cdigos comunes, as ser ms fcil entendernos
ALMACEN APARTADO AEREO APARTAMENTO AVENIDA CALLE CARRERA CELULAR CENTRO COMERCIAL CODIGO DEPARTAMENTO EXTENSION PROVINCIA PADRE PRESBTERO HERMANA Inspectora SANTA
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La Carta
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La carta - funcionalidad
La carta es comnmente utilizada para todo, pero ac aprenders en qu casos s se debe utilizar y cundo no
Para qu se hace una carta

Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros asuntos.
Solicitud Remisin o envo Reclamacin Relaciones pblicas: stas son cartas comerciales de carcter social (felicitacin, psame, agradecimiento, invitacin, etc.) Nombramientos Traslados Destituciones Renuncias Ascensos Solicitudes laborales (licencias, permisos, vacaciones, comisiones, entre otras) rdenes de trabajo Llamados de atencin Informacin de sanciones
?
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Carta - Ejemplos
Ejemplos de una carta concisa y positiva
Ten en cuenta!
Cuando elabores una
DEBE: Tener la estructura ms formal Ser la presentacin de la empresa Respetar el discurso de la organizacin Ser claridad, coherente, corts y concisa. Adaptar el lenguaje a la intencionalidad y a los pblicos Evitar expresiones como lamentamos, queja, inferior, imposible, reclamacin, desafortunadamente, etc. Destacar lo que se puede hacer, en lugar de lo que no se puede.
ConcisoAgradecemos su asistencia a la prxima capacitacin sobre Procesos de control en las organizaciones, que tendr lugar el viernes 9 de junio a las 7:00 p.m. Ofrecer la charla el doctor Rodrigo Jimnez Lpez, conferencista internacional y gran experto en este tema de actualidad empresarial.
Positivo: Muchas gracias por informarnos acerca de la batera que adquiri recientemente. Lamentamos que no estuviera a la altura de lo que esperaba de ella; por lo tanto, le rogamos devolverla, con cargo a nuestra cuenta. Le enviaremos inmediatamente una batera nueva, sin costo alguno. Nosotros lo llamamos cambio justo. Estamos seguros de que su nueva batera le brindar muchos aos de servicio.
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La carta Cmo hacerla?

Fecha y ciudad 3 interlneas Seor, Doctora, Ingeniero, Licenciado NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS Cargo Direccin Ciudad 2 interlneas Asunto: (Opcional) 2 interlneas
2 4 cm (Segn el caso y el gnero no utilizar Seor@ ni Seor(a)(o)- Ver convenciones Pg )
de 2 a 3 interlneas
Mayscula Sostenida
Saludo
1 interlnes Apertura o introduccin 1 interlnes Contenido o Desarrollo 2 interlneas Cierre y despedida 4 interlneas NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS Cargo 2 interlneas Anexos: (Opcional) Con copia: (Opcional)
2 3 cm
En las Cartas la codificacin ir en la parte inferior, posterior a la informacin de membrete.
Pia Sociedad Salesiana / NIT. 890.905.980-7 /Carrera 87 A N 32 A - 101 Beln Las Mercedes /Medelln - Colombia/ Conmutador: (054) 3416720 Fax: (034)3416715 / www.salesianosmedellin.org - CDIGO -VERSION - NN
de 2 a 3 interlneas
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La Circular
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La circular - funcionalidad
Para qu se hace una circular
Es un escrito que se emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto a varias personas, a quienes por igual interesa. Se emplea en la tramitacin de asuntos oficiales, mercantiles, administrativos o industriales. CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULAR Se usa para: Ofrecer los servicios de algn negocio Dar a conocer un nuevo producto Enviar lista de productos y precios Remisin de catlogos Avisos al personal (internos) Invitaciones, entre otros. CIRCULAR INTERNA O GENERAL Se utiliza para comunicar internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, polticas, disposiciones, rdenes y asuntos de inters comn. CIRCULAR OBLIGATORIA Establecida por la ley para dar aviso sobre: Apertura de negocio Cambio de domicilio Establecimiento de una sucursal Nombramiento de apoderado Designacin, ratificacin o remocin de
apoderado Nombramiento de distribuidores Traspaso de negocio Clausura Liquidacin o quiebra de empresa Constitucin de una sociedad Dar a conocer el nombre de los administradores Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria Aumento o disminucin de capital
?
La circular es de mucha utilidad, empieza a utilizarla en tu oficina
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Cmo hacerla?
CARACTERIZACIN INSPECTORIAL CDIGO:# V:# Pgina # de #
de 2 a 3 interlneas
Fecha y ciudad 3 interlneas Circular N # DESTINATARIOS: NOMBRE Y CARGO: ASUNTO:

(Sntesis del tema expresado, va seguido de dos puntos.)
EJEMPLO
2 4 cm
2 interlneas Cuerpo de la circular (Tercera persona del singular o en primera del plural)
Con agrado informamos al... La Direccin se complace en comunicar
EJEMPLO Agradecemos el cumplimiento de estas normas
! !
2 interlneas Despedida (Expresin de cortesa) 2 interlneas Anexos: (Opcional) Con copia: (Opcional)
de 2 a 3 interlneas
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El Acta
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El Acta - funcionalidad
Para qu sirve un acta
Deja constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunin. Sirven como registro y se archivan.
?
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Un acta bien hecha habla de tu capacidad de sntesis y de tu organizacin.
QU HACER DURANTE LA REUNIN? Seguir a todos los participantes: lista a mano o pedir que se presenten. Pedir las aclaraciones necesarias en caso de no entender. Redactar en forma impersonal. Escribir los puntos en el orden en que se debatieron. Ser concisos: no escribir absolutamente todos los detalles, no dejar temas por fuera. Eliminar ideas subjetivas u opiniones personales. QU HACER DURANTE LA REUNIN? Redactar las actas lo ms pronto posible. Pedir ayuda para la revisin, si hace falta. Una vez aprobada, la firmar quin presida la reunin o junta y el secretario (quin realiz el acta). Hacer copias y distribuir las actas entre los miembros del equipo (correo electrnico, correo interno, etc.). Guardar un registro de las actas.
Cmo hacerla?
Primera Parte
2 interlneas
Departamento, dimensin o proceso Acta N # Asunto: Fecha: Lugar: Hora inicio: Hora final: Tipo de reunin: Toma de decisiones Informativa Seguimiento Asistentes: (Nombre, Apellido - Cargo) Agenda: 1. 2. 3. (...) Temas tratados: 1. Tema ( persona que lo lider) 2. Tema ( persona que lo lider) 3. Tema ( persona que lo lider) (...) Compromisos y actividades: Compromiso Responsable Fecha
2 4 cm
2 4 cm
de 2 interlneas
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Cmo hacerla?
Segunda Parte
2 interlneas
Anexos: 1. 2. 3 Prxima Reunin: Lugar: Fecha: Hora:

2 4 cm 2 4 cm
Acta elaborada por: Nombre / firma / cdula Coordina la reunin: Nombre / firma / cdula
de 2 interlneas
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Memorando
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El Memorando - funcionalidad
Para qu sirve un memorando
Es una nota escrita de carcter interno, que sirve para intercambiar informacin entre diferentes departamentos de una empresa, es menos formal que la carta, por lo general destinatario y remitente se conocen. Generalmente trata asuntos graves o importantes
SE UTILIZA EN:
?
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ZECOMENDACIONES: Es personalizado. Si son muchas personas, mejor utilizar la circular. Evitar expresarse en primera persona del singular (yo). No ofender al destinatario. Ser breve y conciso. No incluir algo que no venga al caso. Puede ser enviado por cualquier medio: electrnico, fax, fsico.
Llamados de atencin Recordatorio Felicitaciones Comunicar asuntos laborales (vacaciones, reemplazos, etc.) Instrucciones Decisiones administrativas Prohibiciones Rechazos Compromisos Advertencias
Cmo hacerlo?
de 2 a 3 interlneas
Memorando N 3 interlneas Ciudad, fecha / da, mes, ao/ PARA: /Nombre, apellido y cargo/ DE: /Nombre, apellido y cargo/ ASUNTO:
(Sntesis del tema expresado, va seguido de dos puntos. No debe superar las 2 lneas)
OJO No se debe ofender.
2 interlneas
2 4 cm
Cuerpo del memorando (Tercera persona del singular o en primera del plural -No se pone saludo)
2 interlneas Despedida (Expresin de cortesa) 2 interlneas Atentamente: Nombre, Apellido, Cargo Anexos: (Opcional)
de 2 a 3 interlneas
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Guin para certmenes y eventos

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Guin Eventos - Recomendaciones
Qu es un guin?
Ten en cuenta!
Cuando elabores un Guin
El guin refleja la estructura de la ceremonia, certamen o evento; es de carcter protocolario, unas veces ms que otras, dependiendo del tipo de certamen a realizar.
1. Utilizar letra grande, tamao 14 en adelante, para mejor visibilidad de quien lo presente. 2. A doble espacio, para hacer anotaciones de ser necesario. 3. Iniciar con un saludo cordial pero solemne, en el cual se d la bienvenida a los asistentes, seguido de una pequea introduccin del evento (de qu trata, qu entidad o entidades convocan. 4. Despus de la introduccin se pide a los participantes que se pongan de pie para escuchar el himno principal (de Colombia, por lo general). 5. Integrantes de la mesa principal: en orden de precedencia (se pone primero quin preside, seguido de los ms importantes, de mayor a menor rango). 6. Si desconoce las precedencias, asesorarse bien para no cometer errores.
7. Luego de los discursos, se pide a los miembros de la mesa principal que se bajen y ocupen sus asientos al frente del recinto. 8. Utilizar un lenguaje formal, serio, respetuoso. Siempre en plural, a nombre de la organizacin (los invitamos, les damos las gracias, etc.). 9. Anotar los detalles a tener en cuenta (Habla fulanito, sigue receso, se bajan del escenario, etc.) 10. Por lo general, al presentar a cada orador o conferencista, se hace un pequeo recuento de su hoja de vida, con los logros ms destacados de su carrera. 11. El orador debe especificar la hora y el tiempo de duracin de los recesos. Ejemplo: Ahora los invitamos a tomar un receso
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Guin Eventos - Recomendaciones

Nuestros eventos salesianos son muy importantes, por eso queremos aprender a hacerlos de una forma organizada y elegante. Anmate a aprender!
hasta las 2 de la tarde, para continuar con el II CONGRESO INTERNACIONAL DESARROLLO SOSTENIBLE: LOS CAMINOS DE LA SUSTENTABILIDAD 12. El tratamiento para las damas es con el nombre, para los caballeros con apellido. a. Ejemplos: Invitamos a la doctora Maria Camila a compartirnos su ponencia b. Demos la bienvenida al doctor ARANGO LPEZ. 13. Himno secundario (del departamento, de la entidad). Pedir a los asistentes ponerse de pie. 14. Agradecer a cada ponente despus de que termine y antes de presentar al siguiente. 15. Despedida y agradecimientos, en los cuales se invita al prximo certamen de ese tipo (si lo hubiere) y se dan las especificaciones finales (pueden reclamar memorias a la salida, invitacin al coctel, etc.).
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Cmo hacerlo?
GUIN Nombre del evento Fecha y ciudad Frase Corporativa

BIENVENIDA:
EJEMPLO
PRESENTACIN DE AUTORIDADES: Preside la mesa de honor Nos acompaa Nos honran con su presencia Agradecemos la presencia de Asimismo tenemos entre nosotros a Nos acompaa tambin
Congregacin Salesiana de Don Bosco La educacin es cuestin del corazn
Bienvenida
Para dar inicio a este acto, los invitamos a escuchar el himno de la Repblica Federal de Brasil. Favor ponerse de pie. RUEDA HIMNO Tomen asiento. 2 4 cm 2 4 cm
(Nombre de la empresa) ofrece a ustedes la ms cordial bienvenida a este magno, importante, trascendental, evento, ceremonia, lanzamiento, presentacin de.
EJEMPLO
Profundizar el conocimiento y encontrar estrategias de implementacin del Sistema Salesiano de Comunicacin Social es cada vez ms, un esfuerzo conjunto de los sectores congregacionales para crecer en mentalidad de sinergia, pensando a la comunidad Salesiana desde la competitividad, el crecimiento digital, el marketing y la evangelizacin acorde a los nuevos retos sociales del mundo. Por esta razn, el IV Congreso Continental de Comunicacin rene a expertos y analistas que expondrn la funcin comunicativa de la Iglesia (...)
PRESENTACIN DE AUTORIDADES:
Este Congreso Continental de Comunicacin est presidido por (Nombre Cargo). Le acompaan en la mesa principal (...) Culminamos este acto de instalacin y damos comienzo a este Congreso (...) invitndolos a escuchar las notas del himno de (...) Un agradecimiento a los miembros de la mesa principal, quienes nos honran con su presencia, y ahora los invitamos a ocupar los asientos de la primera fila, para dar inicio al evento.
EJEMPLO
Conectores que se utilizan entre actos: Enseguida A continuacin Inmediatamente Seguidamente Damos paso a Para concluir Para cerrar
DESARROLLO DE LA CEREMONIA:
Y para dar inicio invito al (..) Se leen patrocinadores Se invita a los ponentes en orden con una breve resea acadmica y profesional. RECESOS: Los invitamos a un receso y los esperamos a las 11:00 a.m., a la salida encontrarn a mano derecha la zona de alimentos.
DESPEDIDA
Agradecemos su asistencia y desde ahora los invitamos a participar en (...) Muchas gracias!
de 2 a 3 interlneas
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En cuanto al protocolo de los eventos

El Maestro de ceremonias
Todo acto protocolario requiere de un presentador o maestro de ceremonias, quien es un facilitador que hace que las acciones se desarrollen en un orden lgico y sin contratiempos. Su participacin deber ser imperceptible. Lo ideal es que el maestro de ceremonias participe en la elaboracin del guin, para que est al tanto del orden en que se desarrolla el certamen y pueda adaptarlo rpidamente ante cualquier cambio que le impongan en el ltimo minuto. El maestro de ceremonias debe mantener un comportamiento ecunime y muy formal durante el desarrollo de la ceremonia, sin figurar, salvo que se le haya pedido en un inicio que realice comentarios luego de cada intervencin. Si debe comentar, deber prestar atencin a las ponencias y hacer una sntesis muy breve, resaltando lo principal de cada expositor. No es adecuado que improvise o que haga de orador.
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Lista de Protocolos
a. b. c. d. e.
En la lista de protocolo o precedencia, se menciona primero el cargo y posteriormente el nombre y apellido de las personas de la mesa principal. Esta lista debe ser leda por el maestro de ceremonias una sola vez (previamente confirmada), luego de la introduccin y por ningn motivo lo hace otra persona con excepcin de la mxima autoridad. Las otras personas que se dirigen a los asistentes pueden mencionar en general la mesa directiva y el pblico, pero sin detallarlos. Cuando el maestro de ceremonias lee cada punto, no debe anteponerle un nmero a lo enunciado; basta con referir el aspecto sin ninguna consideracin. Asimismo slo leer el siguiente punto una vez se haya sentado la persona que tena la palabra. En cualquier ceremonia de tipo protocolar, siempre habla en primer trmino el anfitrin y en ltimo trmino el personaje principal.
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INGRESO DE LOS PERSONAJES Debe tenerse en cuenta que las personas que presiden una ceremonia entran en ltimo trmino al recinto. Por ello se debe disponer de una pequea sala anexa e ingresar en el momento exacto en que comenzar el evento (la hora indicada en las invitaciones, la puntualidad es fundamental). PRECEDENCIAS Es la norma que determina el orden de ubicacin y el nombramiento de las personas segn su importancia y cargo. Aspectos tales como la tradicin, la forma y las costumbres, desempean un importante papel al definir qu persona va en primer trmino y cules posteriormente. Para efectos del protocolo, es necesario conocer las precedencias, para rendirle los honores y las consideraciones que les corresponden. En Colombia, la precedencia de las personas, segn la institucin que representen, va en el siguiente orden: Ejecutivo, militar Diplomtico Legislativo y judicial La Iglesia Catlica, cuando el carcter del certamen es gubernamental, va en segundo lugar y cuando el carcter es religioso, va en primer lugar.
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PRECEDENCIAS Se puede recurrir al DECRETO 770 DEL 12 DE MARZO DE 1982 ARTCULO 22, que reglamenta las precedencias protocolarias en Colombia. En algunos casos, la relacin anterior puede ser poco til y por ello se pueden manejar precedencias por otros criterios: La antigedad en el desempeo del cargo Los ttulos acadmicos que se tengan La edad Quien preside el certamen El anfitrin El gnero (femenino sobre el masculino): cuando un hombre y una mujer tienen un cargo igual, ella tiene prelacin sobre l. El orden alfabtico de las empresas. La fecha de creacin de las instituciones: tener en cuenta, por ejemplo, el orden de creacin de las facultades cuando se quiera ubicar a los decanos en la mesa (la ms antigua primero).
Mesa Principal
8 6 4 2 1 3 5 7 9
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ORDEN HIMNOS Cundo se interpretan? Himno Nacional: Al izar y arriar el pabelln nacional Al rendir honores al Santsimo En todos los actos en que est el Presidente de la Repblica o una autoridad civil. En actos solemnes relacionados con la educacin pblica o fiestas deportivas. En ceremonias oficiales que revistan carcter patritico. Inauguracin de estatuas, monumentos. En todo acto que se quiera solemnizar o exaltar. En primer lugar, y luego de la introduccin del evento, se procede a interpretar el Himno Nacional. Despus vienen las intervenciones de los personajes y al final el himno del departamento o municipio, y si es del caso, el himno de la entidad. Esto vara dependiendo de la clase de acto que sea (congreso, seminario, jornada acadmica, foro, etc.), de si es de carcter nacional, internacional o local y del tiempo que dure. Si es de uno o varios das (no todos los das se interpretan los himnos). En las competencias deportivas es usual tocar los himnos de los pases participantes.
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El Discurso
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El Discurso - funcionalidad
Para qu sirve un discurso
Entretener
Respuesta de agrado, diversin y complacencia en el auditorio.
Informar
Clara comprensin de un asunto, tema o idea. Introduccin al propsito del evento. Objetividad.
Convencer y persuadir
Influir en los oyentes. Utilizar argumentos coherentes y apelar a las emociones.
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Discurso
Ten en cuenta!
Cuando elabores un DISCURSO
TIPOS DE ACTO
1. Actos inaugurales o de clausura: inauguraciones de obras, lanzamientos de libros, apertura de maestras, especializaciones, grados, etc. Mximo 15 minutos. 2. Mesas redondas, foros, paneles: por lo general, no llevan discursos. 3. Congresos: anfitrin e invitados especiales. Mximo 15 minutos cada uno. 4. Cenas y homenajes: por regla general, un solo homenajeado. Presentado por el anfitrin, se dirige al auditorio en forma breve (10 minutos mximo).
Conozca la audiencia: apelar a lo familiar. Destacar lo positivo: resultados, avances, no problemas. Afirmacin del liderazgo sin resultar empalagoso. A mayor rango, ms humildad. Generar empata con el pblico. Mantenerse enfocado: ceirse a un nico tema. Hilo coherente que la audiencia pueda seguir. Utilizar reforzadores para dirigir al argumento central. Ejemplo: terrorista. Bush. Amigos o enemigos comunes: la inflacin, los violentos, la corrupcin, etc.
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Discurso
EVITA
Prembulos excesivamente largos. Abusar de los chistes. Preferir ancdotas con las que el pblico se identifique. Repetir. Exagerar. Alargar. Empleo excesivo de cifras o estadsticas.
El discurso es una oportunidad para llegar al corazn de nuestros destinatarios, desde ah puedes evangelizar
El orden de los discursos
1. 2.
Anfitrin habla en primer lugar. Agradece a cada uno en la mesa principal. Menciona invitados importantes en el pblico. Intervenciones de menor a mayor rango.
3 2 1
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Cmo hacerlo?
de 2 a 3 interlneas
Titulo del Discurso Ciudad, fecha / da, mes, ao/ EJEMPLO
1. Introduccin Saludo a los presentes.

Humildad, cortesa y sencillez. Breve referencia al evento y a su importancia. 2 4 cm Formular interrogante. Empezar con un comentario aventurado sobre un tema. Emplear una cita famosa. Ancdota.
Nosotros los nacionalsocialistas formulamos por primera vez pblicamente la pregunta al Pueblo Alemn: Quin es culpable de la guerra?
! !
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2. Desarrollo principal
Detallar puntos desde el principio, para preparar al oyente. Vocabulario poco recargado y sencillo. Argumentar cada punto: ejemplos, experiencias personales Frases cortas Claridad
EJEMPLO
: Ustedes, adultos, dicen que nos quieren. Los desafo: por favor, hagan que sus acciones reflejen sus palabras
3. Conclusin
Recuento breve, resumen. Posicin u opinin personal ante el tema. Pregunta que haga reflexionar. Frase vigorosa, que anime. Frmula valiente, cita elocuente. Concluir con reto o consejo
de 2 a 3 interlneas
El Informe
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El Informe - funcionalidad
Para qu sirve un informe
El informe es una comunicacin destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes; y en algn caso de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados. Qu distingue un informe de otro gnero: Porque comunica hechos o actividades concretos. La intencin del informe es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, agencia o institucin, sin que interfieran visiones personales deformadoras. Caractersticas En un informe se describe un problema, las recomendaciones, conclusiones y posibles soluciones. Casi siempre se dirige a un superior jerrquico. Puede ser de diverso tamao o contenido. Es de carcter interno. Puede ir acompaado de anexos: cuadros fotografas, dibujos, mapas, planos, etc.
1.
2. 3. 4. 5.
Clases El informe puede ser: 1. Informe general, ordinario o regular. 2. Informe tcnico.
65
El Informe
Cmo debe ser la redaccin y estilo
de un Informe
La redaccin de un informe suele ser impersonal, directa y para que ste sea eficaz ha de exigirse en el informante un gran esfuerzo de atencin y objetividad profesional. Algunos consejos prcticos: Sea sobrio. La sobriedad es un requisito tan importante en el informe que, como alguien ha escrito, su estilo consistir casi en carecer de estilo. La sobriedad que se recomienda no supone necesariamente sequedad o laconismo. Evite las frases largas (de ms de dos o tres lneas) y de gramtica complicada. Huya de la verborrea. Nada de literatura en el sentido peyorativo que a veces se da a esa palabra. Sea objetivo. El informador debe ser fiel al sentido de los hechos por medio de una documentacin slida, y no cambiarlos o maquillarlos a conveniencia. Destierre todo signo de parcialidad. Nada de imaginaciones desbordadas; nada de sentimiento, ni de indignacin, ni de lirismo entusiasta. Cancele el servilismo. En ocasiones se pide al informador es sin duda una prctica deshonesta que en la preparacin del informe beneficie unos determinados intereses o puntos de vista. El informador
no puede prestarse a ello, y esto no excluye fidelidad a la organizacin que le encomend el trabajo.
Lo que no se mide, no se controla. Por eso anmate a presentar informes de la labor que realizas. Esto sorprender a tus directivas y equipo de trabajo.
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El informe
trabajo.
VENTAJAS
Son muestras del trabajo que se ha efectuado. Se consideran como archivos esenciales de ese Pueden servir de base para tomar decisiones Proporcionan, a quienes se han de aprovechar de los mismos para tomar una decisin, la oportunidad de estudiar su contenido cuando ms cmodo les resulte y en el momento que lo deseen. Pueden leerlo ms personas, al mismo tiempo. Permiten al nuevo personal consultar los ejemplares que obren en los archivos. Contribuyen al prestigio de una empresa o agencia.
que se trate y el nombre del autor. Presentacin del informe, en la que deben expresarse brevemente sus objetivos, mtodo empleado, fuentes de informacin y los aspectos ms relevantes del mismo. ndice o contenido. Informe propiamente dicho, que a su
Mira lo bueno que es...
67
Cmo hacerlo?
de 2 a 3 interlneas
En los informes la codificacin ir en la parte superior del membrete.
Titulo
OJO Est relacionado con la ndole del informe y puede ser de diversas actividades.
Encabezamiento: puede constar de los siguientes datos:

Para: identifica al destinatario del informe, incluido el cargo. De: identifica al autor del informe Perodo: Especifica el perodo que cubre, iniciacin y terminacin.
OJO No se debe ofender.
2 4 cm
Problema: clarifica la ndole del problema en forma resumida. Anlisis o investigacin: r e l a t a e n f o r m a pormenorizada y resumida la gestin realizada y las estrategias y actividades llevadas a cabo por el departamento o por el profesional a cargo. Conclusiones: resultado final de la gestin. Sugerencias: llamadas tambin recomendaciones.
de 2 a 3 interlneas
68
Presentacion
vez comprende: 1. Introduccin 2. Texto,
Aunque un informe puede ser presentado en forma de carta o memorando, existe un esquema bsico que puede seguirse en caso de tratarse de informes ms extensos:
Ttulo del informe.

Debe comprender una pgina relacionada con el trabajo de que se trate y el nombre del autor.
Ttulo del informe.

Debe comprender una pgina relacionada con el trabajo de que se trate y el nombre del autor.
Presentacin del informe:

en la que deben expresarse brevemente sus objetivos, mtodo empleado, fuentes de informacin y los aspectos ms relevantes del mismo.
1 ndice o contenido.
4
formando parte de l. Algunos consejos para la inclusin de materiales complementarios son: Numere cada anexo, para que el que quiera comprobar alguna afirmacin del informe pueda acudir a l sin ningn problema. Haga que en el texto del informe, y entre parntesis, figure la numeracin que coincida con el anexo. Numere tambin los anexos como grficos, cuadros estadsticos, mapas, etc., si prefiere que formen parte esencial del informe.
Informe:
1. Introduccin 2. Texto, subdividido en partes, en caso de ser muy extenso. 3. Conclusiones. 4. Sugerencias o recomendaciones. Bibliografa
Anexos.
Documentacin complementaria Siendo todo informe una enumeracin ordenada de hechos concretos que en algunos casos se refieren a cuestiones controvertidas en las que entran en juego intereses contrapuestos, es necesario, en muchas ocasiones, que vaya acompaado de documentos que, por una parte, completen la informacin del texto y por otra, le den mayor valor. Estos documentos los anexos a los que se hizo referencia previamente
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Notas y citas
Las citas del informe son textos que no pertenecen al autor del mismo y suelen ser el testimonio de alguna autoridad en la materia o la simple transcripcin de una opinin distinta de la del que escribe. Para el uso de citas debe tenerse presente: Entrecomillado , para que se distingan fcilmente del texto del autor. Poner la cita o referencia completa al pie de la pgina. Cuando se transcriban textos extensos que apoyen o soporten algn dato del informe, estos deben ir en un prrafo aparte, con
sangra a ambos lados, a espacio sencillo, sin entrecomillado, en una letra un punto menor que la del informe y con nota al pie. Ejemplo: Para respaldar la gestin comunicacional de la empresa en cuanto a las herramientas empleadas, es importante remitirse a lo expresado por Pablo Mnera y Uriel Snchez, quienes afirman que: Para dar soporte a las tareas ya mencionadas, el periodismo corporativo debe utilizar unas herramientas mediticas que permitan formalizar el ejercicio periodstico de y
en la organizacin, pero que desde su diseo identifiquen claramente los pblicos a los que van dirigidos y los objetivos informativos que persiguen. Tal vez la primera herramienta a elaborar es el fichero o directorio de medios, a la manera de base de datos con todos los detalles de los medios de comunicacin y de los periodistas que en ellos laboran. Debe ser un listado de profesionales que respondan a unos intereses informativos acordes con la actividad de la organizacin.
10
11
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Correos Electrnicos
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Correo Electrnicos
Junto a la navegacin web, el correo electrnico es la aplicacin ms popular e importante de Internet. Su alcance, confiabilidad, rapidez y economa lo hacen un instrumento indispensable para cualquier accin comunicacional inimaginable. Cuando forman parte de un ejercicio comunicacional, han de manejarse bajo criterios de PRODUCCIN DE CONTENIDO
La tecnologa no debe asustarnos. Queremos estar donde se encuentran los jvenes. Presta mucha atencin...
1.
2. 3.
4. 5. 6. 7. 8. 9.
Utilizar la pirmide invertida. Lo ms importante al tope de la pgina, en el primer prrafo, claro y ubicable. Tener cuidado con la ortografa Uso correcto de conectores: sin embargo, pero, no obstante, por consiguiente, en consecuencia, por ello. Uso adecuado de las locuciones: segn lo acordado en, con base en, de acuerdo con, en relacin con Evitar el abuso de abreviaturas. Atte., ccin., info. Cuidar la concordancia en cuanto a gnero, nmero, tiempo y dems. Evitar el uso de mayscula sostenida Evitar la escritura chatarra: T dje k tu msj m gust Ser concisos
Ten en cuenta!
Cuando redactes correos electrnicos
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Correo Electrnicos
Segmentar la lista de envo.

Debemos comunicar con amor y con efectividad...
Evitar poner fondos u otros elementos decorativos innecesarios, ya que el mensaje perder formalidad. Evitar las frases motivacionales que distraen al lector del mensaje Evitar los emoticones. Denotan falta de profesionalismo. Revisar el mensaje antes de hacer clic en "Enviar". Envar los mensajes en texto plano, y no en HTML o en texto enriquecido (RTF),
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Proteger la identidad de los destinatarios: Bcc o Cco
Cmo hacerlo?
comunicaciones@salesianosmedellin.org, "Gestin Humana" <gestionhumana@salesianosmedellin.org>, "INSTITUO PEDRO JUSTO BERRIO" <planeacionpjb@une.net.co>, "OF. Reg.Antioquia-Clara Elena Hernandez"
Informe reunin de Calidad, julio 30 de 2011
Utilizar un asunto descriptivo, pero al mismo tiempo conciso.
Incluir una frmula de saludo y otra de despedida. Seor Prez: Doctor Gmez: Profesora Ruiz: Saludos, Buenas tardes, etc.
Un cordial saludo Estimado Seor Prez Introduccin
Ten en cuenta
Evitar poner fondos u otros elementos decorativos innecesarios ya que el mensaje perder normalidad.
No abusar con los anexos, lo ideal es enviar direcciones URL.
Cuerpo
Responder todas las preguntas que vienen en el mensaje recibido y prever las posibles preguntas que pudieran surgir a partir de ah.
Despedida
Evitar las rases motivacionales que distraen al lector del mensaje Evitar los emoticones. Denotan falta de profesionalismo.
Alejarse del spam
Destacados URL
Confirmar siempre la recepcin. Negacin: NO fingir no haber recibido el correo de alguien Si su correo es urgente, avise de su envo mediante una llamada
Muy agradecido por su atencin, Nombre y Apellido: Cargo: Telfonos: Celuar: E mail:
Revisar el mensaje antes
Poner todos los datos debajo de la firma.
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Contenidos Digitales y Paginas web

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Contenidos Digitales y Pginas web

Estos son los nuevos patios de nuestros jvenes... Si an no ests ah Qu esperas?
CARACTERSTICAS BSICAS Y CLAVES PARA SU REDACCIN CONTENIDOS DIGITALES CONVERSACIN PERMANENTE: de lo contrario, se vuelven medios tradicionales. USUARIOS SON PROSUMIDORES: productores y consumidores de contenidos al mismo tiempo. 5 SEGUNDOS: lmite actual para definir si los contenidos son los adecuados. ZAPPING WEB : alta competencia de contenidos alternativos y la presencia de buscadores eficientes que permiten descubrirlos. NUEVA GRAMTICA: optimizar el uso del tiempo de sus visitantes, entregar los contenidos y crear experiencias que faciliten la generacin de nuevos conocimientos.
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CMO MEJORAR EXPERIENCIA DEL USUARIO
Simular las condiciones de usuarios externos Capturar el inters del usuario a travs de la redaccin, el diseo y la arquitectura de la informacin. No hacer grandes despliegues de informacin al principio.
Las personas que visitan nuestros sitios web esperan mucho de nosotros. Demosles los mejor
CARACTERSTICAS CONTENIDOS DIGITALES INTERACCIN Utilizacin y modificacin por parte del usuario. Oferta de cosas para hacer, ms que slo ofrecer lectura o visualizacin de archivos. El usuario decide dnde comienza o termina su visita y el orden en que accede a la informacin. Contenidos diferentes basados en las elecciones que vayan realizando a lo largo de su uso. 77

LA INTERACCIN DIRIGE LAS VISITAS Capacidad que le entregan a los usuarios para intervenir el contenido a travs de diferentes mtodos, personalizando la experiencia. Hay tres niveles de interaccin: 1. El usuario elige sus contenidos Navegar por el sitio de acuerdo con sus necesidades. Llega a travs de enlaces, motores de bsqueda, etc. 2. El usuario usa aplicaciones que producen contenidos Realizar acciones a partir de las ofertas que se le hace en la interfaz habitual, pero sin entregar informacin propia: usar aplicaciones (calculadoras, simuladores), participar en votaciones, encuestas, foros, etc. 3. El usuario genera contenidos El usuario ya tiene una personalidad virtual: puede suscribirse a sitios mediante sistemas de envo de e-mail y RSS ingresar datos, comentar, opinar, corregir, suscribirse y personalizar las interfaces, redes sociales, blogs
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ACTUALIZACIN Los contenidos se renuevan permanentemente y en forma simple y econmica para el usuario. NO LINEAL El orden en que se visualizan los contenidos depende del usuario. Cualquier enlace puede traer a un visitante hacia al contenido y acceder a cualquier parte del mismo. Requisito indispensable: contar con una slida arquitectura de la informacin.
Los medios no son nuestra competencia... son ms oportunidades para llegarle a los jvenes.
MLTIPLES DISPOSITIVOS DE ACCESO La forma de consumo no est limitada a un tipo de soporte nico. Cada dispositivo utilizado ofrece una experiencia diferente: Computador Personal, dispositivos mviles (Smartphones, IPADs, netbooks, tabletas), consolas de juego, etc. Lo importante: ofrecer experiencia de uso similar, en forma independiente al dispositivo empleado (que se vean y se lean parecido). 79

ENCONTRABILIDAD Capacidad de los contenidos para ser identificados a travs de sistemas de bsqueda en Internet, con el fin de ser exhibidos cuando los usuarios busquen algunas de las palabras que contienen. POSICIONAMIENTO Conjunto de acciones que permiten que un contenido sea indexado y luego aparezca dentro de los primeros resultados de bsqueda para una palabra determinada. Tener en cuenta: Ttulos en contexto, enlaces desde diferentes espacios, estrategias de redaccin.
Sabes que es Multimedia? Ofrecer un mismo mensaje en diversas formas y por varios canales
LOS CONTENIDOS ADQUIEREN MLTIPLES FORMATOS Entregar documentos desarrollados en otros soportes que amplen la informacin (imgenes, videos, presentaciones interactivas y otro tipo de objetos descargables). El usuario elige qu ver de acuerdo con su tiempo, inters y calidad de dispositivo. Ofrecer versiones cortas y largas de los mismos contenidos. Preferir los formatos cortos y simples de leer. 80
Tipografa
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Tipografa
USO: Esta tipografa ir siempre en el texto que dice SALESIANOS DE DON BOSCO.

Para entender mejor el uso de la tipografa, dale una miradita al Manual de Imagen e Identidad Corporativa.
La tipografa es de rebordes semi-rectos que reflejan la calidez y seriedad de la organizacin. Es una tipografa de excelente lectura en corta y larga distancia
Tipo: AvantGarden BK BT
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUWXYZ1234567890!?$%&/()=+-[]* abcdefghijklmnopqrstuwxyz1234567890!?$%&/()=+-^[]*
Texto de peso del Logo Institucional

Texto de peso de todos los logos
Pedro Justo Berro

Instituto
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Tipografa Comercial
USO: Esta tipografa se usar para documentos comerciales como Cartas, Comunicados, Noticias, Informes. Siempre y cuando estas no tengan nmeros.
Candara
La comunicacin escrita se har con la Candara, ya que es una tipografa sencilla, sobria de bordes limpios serios y de legibilidad clara.
Tipo: Candara
83
Tipografa Comercial
USO: Los documentos que contengan informacin numrica irn con
Arial
Arial
Tipo: Arial
84
Tipografa
USO: Para aplicaciones en el LOGOTIPO en e nombre Institucional o del sector
Harabara
Tipo: Harabara
Nombres de las Casas

San Roque
Colegio
Sectores y Delegaciones
Educacin
Pastoral Juvenil
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PAPELERA
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USOS DE LA PAPELERA Y LOS LOGOS: La membretera ser utilizada de la siguiente forma en el

mbito Inspectorial y de igual manera deber replicarse en el mbito local: Cuando los comunicados superen las tres hojas el formato a utilizar ser con la codificacin superior dividida por una lnea roja, el logo al margen superior derecho y en la parte inferior no contendr informacin de contacto. Esta hoja no llevar el rostro de Don Bosco.
Hoja membrete con el Logo en la parte superior y con informacin de contacto en la parte inferior ser utilizada para cartas, actas y comunicados que no excedan las 3 hojas. Se les deber poner el cdigo que corresponde segn el Proceso de Calidad, centrado al inicio de la hoja.
CARACTERIZACIN INSPECTORIAL CDIGO: V: Pgina 1 de 10


Pia Sociedad Salesiana / NIT. 890.905.980-7 /Carrera 87 A N 32 A - 101 Beln Las Mercedes /Medelln - Colombia/ Conmutador: (054) 3416720 Fax: (034)3416715 / www.salesianosmedellin.org
87
USOS DEL LOGO INSTITUCIONAL Y DE LOS LOGOS POR DEPENDENCIA.
La membretera de cada dependencia slo podr utilizarse los fines ac descritos. Debe quedar claro que los documentos productos de los Departamentos son propiedad de la Organizacin. La membretera (con el logo del Departamento) se utilizar para: Comunicados, Cartas, Informes personales y Publicidad especfica dentro de la Institucin. Y por fuera si est autorizado desde la Direccin.
La membretera oficial (con el logo Inspectorial) se utilizar para documentos como manuales, procedimientos, instructivos, proyectos, planes o cualquier producto de los Departamentos que sea de inters Inspectorial . (o institucional)

Educacin
Pastoral Juvenil
88

Los Documentos cuyo formato sea FOLLETO, LIBRO EMPASTADO, CARTILLAS o similares, debern tener la siguiente presentacin: 1- La presentacin de la primera pgina contiene el siguiente cabezote: TITULO DEL DOCUMENTO LINEA - LOGO Versin, Paginado LOGO INSTITUCIONAL 2 - En las pginas interiores la codificacin ira en la parte inferior izquierda, con tipo de letra Arial en tamao 6, como se ilustra a continuacin:

POSICIN VERTICAL
V:00.01.11 Pag 1 de 20
V:00.01.11 Pag 1 de 20

POSICIN HORIZONTAL
V:00.01.11 Pag 1 de 20
V:00.01.11 Pag 1 de 20
90
Papelera (hoja membrete) Logo Institucional
Oficio
33 cm
1 cm
1 cm
Carta
28 cm
1 cm
1 cm
Informacin Institucional
Pia Sociedad Salesiana / NIT. 890.905.980-7 /Carrera 87 A N 32 A - 101 Beln Las Mercedes /Medelln - Colombia/ Conmutador: (054) 3416720 Fax: (034)3416715 / www.salesianosmedellin.org Pia Sociedad Salesiana / NIT. 890.905.980-7 /Carrera 87 A N 32 A - 101 Beln Las Mercedes /Medelln - Colombia/ Conmutador: (054) 3416720 Fax: (034)3416715 / www.salesianosmedellin.org
22 cm 23 cm
90
Formatos Para los formatos de media carta o tamao inferior se utilizar el siguiente cabezote:
IMAGEN DE DON BOSCO
NOMBRE DEL FORMATO CDIGO, VERSIN Y PGINA Ubicados en la parte superior izquierda
LOGO INSTITUCIONAL
Ejemplo
RECIBO DE CAJA MENOR CDIGO: V: Pgina 1 de 10

Mucha atencin! Para formatos de media carta o ms pequeos.
91
Papelera (Sobres)
1 cm
Anverso
Reverso
Espacio para Datos del destinatario
1 cm
9,5 cm
Cra 87A No.32A - 101 Barrio Beln Las Mercedes Conmutador: (054) 3416720 Fax: (054)3416715 www.salesianosmedellin.org Colombia - Medelln
Anverso
22 cm
SALESIANOS DE DON
Inspectora San
Luis Beltrn - COM
BOSCO
SALESIANOS
Inspectora
San Luis Beltr BOSCO n - COM
DE DON
2,5 cm
- COM Beltrn BOSCO Luis Inspectora San SALESIANOS DE DON
Cra 87A No.32A - 101 Barrio Beln Las Mercedes Conmutador: (054) 3416720 Fax: (054)3416 715 www.salesianosme dellin.org Colombia - Medelln
Reverso
Estos sobres se emplearn para correspondencia interna y externa. Pueden utilizarse cualquiera de las 2 presentaciones.
92
Papelera (Sobre)
Logo Institucional
1 cm
Oficio
1 cm
33 cm
Informacin Institucional

93
Papelera (Sobre`s CD y Leable) Para los medios que van a quedar en medio magntico, la codificacin del leable de CD debe ser como se muestra a continuacin y debe llevar los nombres de los documentos que contiene con su respectiva versin.
Sobre y Label formato CD


LOGO INSTITUCIONAL
GDM001 V:00.01.11 Actas del Equipo de Calidad Pastoral
Puede tener varios Documentos en un CD
94
Papelera (Tarjeta de Presentacin)
12 pts

9 pts
Pbro. Vidal Niebles Ordez

Superior Provincial
Nota: La tarjeta siempre llevar la siguiente informacin: * Logo * Nombre * Cargo * Direccin * Telfono o PBX * Celular * E-mail * Pgina Web
8 pts
Direccin: Cra 87A No.32A - 101 Barrio Beln Las Mercedes PBX: 341 67 20 ext. 126 Celular: 314 864 47 28 E-mail: comunicacionessdb@gmail.org
5 cm
www.salesianosmedelln.org
9 pts
9 cm
95
Tarjetas Corporativo
N BOSCO M OS DE DO Beltrn - CO SALESIAN ora San Luis

Inspect
Mercedes rio Beln Las 416715 .32A - 101 Bar (054)3 Cra 87A No 6720 Fax: or: (054) 341 org Conmutad llin. ede osm sian www.sale - Medelln Colombia
www.sale
sianosmed
ellin.org
Tarjeta de Negocios
El formato de tarjeta de negocios contiene datos especficos para contactarse con los Salesianos Don Bosco, los datos indispensables son: direccin, telfono de contacto mvil y fijo, numero de fax y en la parte de atrs de la tarjeta muestra el e-mail y la direccin Web .
96
Finalmente te dejamos: Una gua de consulta para un mejor uso del idioma espaol
Gua para un mejor uso del idioma espaol la lista de enlaces externos que se presenta a continuacin es una gua para que los usuarios consulten, en caso de dudas, acerca de las normas ortogrficas y gramaticales del espaol. En su mayora, los enlaces estn dirigidos a diferentes secciones del sitio web oficial de la Real Academia de la Lengua Espaola (www.rae.es), autoridad que procura el adecuado uso del idioma.
Tenga en cuenta
Comience frases y oraciones con las ideas relevantes. No exagere el uso de la voz pasiva y las negaciones. Crele rutas al lector: utilice interttulos para ilustrar la organizacin de las ideas, hgale saber qu concepto o idea es importante, cundo un tema toma un giro, etc.
Recomendaciones para la redaccin y la escritura web Uso de maysculas http://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema=maysculas Uso de signos ortogrficos http://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema= signos%20ortogrficos Uso de abreviaturas http://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema=abreviatura Uso de smbolos http://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema=smbolo Uso de la cursiva http://publications.europa.eu/code/es/es-5010100.htm Acentuacin http://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema=acentuacin Fechas http://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema=fecha Nmeros http://buscon.rae.es/dpdI/SrvltConsulta?lema=nmeros Dudas frecuentes http://www.rae.es/rae/gestores/gespub000018.nsf/(voAnexos)/arch8100821B768091 10C12571B80038BA4A/$File/CuestionesparaelFAQdeconsultas.htm Otras dudas http://www.cicese.mx/manual/dudas.htm80
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Muchas gracias por ser parte de nuestra Familia Salesiana y por estar interesado en aprender a comunicar de la mejor manera, nuestro estilo y nuestro carisma!

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___________________________ ___________________________ ____________ 3.- CONCLUSIN ___________________________ ___________________________ ____________

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Para qu se hace una circular

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Fecha y ciudad 3 interlneas Circular N # DESTINATARIOS: NOMBRE Y CARGO: ASUNTO:

Con agrado informamos al... La Direccin se complace en comunicar

EJEMPLO Agradecemos el cumplimiento de estas normas

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_____________ _ 3.- CONCLUSIN _ _