TOMA DE DECISIONES.

ADMINISTRACIN GENERAL 4.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

Qu es la toma de decisiones?
La toma de decisiones es la seleccin de un curso de accin entre varias opciones. Un aspecto fundamental en la toma de decisiones es la percepcin de la situacin por parte del individuo o grupo de personas implicadas.
Determinada circunstancia puede ser percibida por una persona como un problema y por otra como una situacin normal o hasta favorable, una oportunidad.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

Qu es la toma de decisiones?
El administrador pasa la mayor parte de su tiempo resolviendo problemas y tomando decisiones. Para ser eficaces en su trabajo deben poseer:
conocimientos tcnicos adecuados, experiencia suficiente y saber manejar, por lo menos, algn mtodo para la toma de decisiones.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

Caractersticas de las decisiones gerenciales

Los gerentes se enfrentan a problemas constantemente:
Algunos son sencillos; otros a menudo parecen abrumadores. Algunos exigen accin inmediata, mientras que otros a veces requieren meses o aos para resolverse.

La mayor parte de las decisiones gerenciales carecen de estructura y conllevan riesgo, incertidumbre y conflicto.
Msc. Luis Vegueria 27/01/2012

 Qu es un problema?.

Cuando existe una diferencia entre un estado actual y un estado deseado de la organizacin.
Msc. Luis Vegueria 27/01/2012

Esta definicin nos resulta lo suficientemente amplia como para incluir dentro de ella no solo los problemas que requieren actuacin y eliminacin inmediata sino aquellos vinculados a la planeacin, al cambio, al desarrollo organizacional o a simples exigencias de la operatividad de los sistemas empresariales.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

LOS PROBLEMAS Y LA TOMA DE DECISIONES.

Se pueden considerar dos criterios:

1. Segn el grado de estructuracin del

problema. 2. Segn los requerimientos del problema.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

Segn el grado de estructuracin del problemas.

Estos problemas pueden agruparse en tres grandes grupos:
1. Estructurados. 2. Poco Estructurados. 3. No Estructurados.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

a) Estructurados:
Son aquellos problemas con alta frecuencia de aparicin en la organizacin, sobre los cuales se posee suficiente informacin y experiencia; lo que permite cuando los enfrentamos, tener una idea clara de como abordarlos en lo que respecta a: Qu hacer? Cmo actuar? Qu decidir? En estos tipos de problema generalmente se puede:
a) Precisar totalmente el problema. b) Conocer los principales parmetros influyentes, su

Se Conoce

comportamiento e interrelaciones.
c) Definir con claridad el objetivo a alcanzar.
Msc. Luis Vegueria 27/01/2012

Caractersticas de los problemas estandarizados. Repetitividad de las situaciones, sntomas y problemas. Hay total conocimiento de la naturaleza, manifestaciones y parmetros influyentes del problema. Se conoce como solucionarlo de forma efectiva. Ante el surgimiento del problema bien de sus sntomas se aplica la solucin.
Msc. Luis Vegueria 27/01/2012

10

Poco Estructurados:
Pueden caracterizarse como: a) Poco repetitivos u ocasionales en su ocurrencia. b) El grado de conocimiento de su naturaleza, manifestaciones y parmetros influyentes es relativo. c) Hay parmetros conocidos y otros no. d) No se pueden precisar totalmente las relaciones entre los parmetros, ni formular una funcin objetivo. e) Se dificulta formular un objetivo preciso.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

11

Son necesarios procesos de recoleccin de informacin, anlisis e investigacin para poder desarrollar el proceso de toma de decisiones en sus diferentes etapas. Qu hacer? Cmo actuar? Qu decidir?

El conocimiento es relativo.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

12

No Estructurados:
Son los ms difciles de enfrentar en un proceso de toma de decisiones. Sus caractersticas son las siguientes: a) Generalmente se afrontan por primera vez y sin experiencia, ni conocimientos anteriores sobre situaciones similares. b) Se desconoce tanto su naturaleza como parmetros influyentes e interrelaciones.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

13

Es totalmente imposible formular, al menos de inicio, una funcin objetivo. d. Puede estar indefinido el problema y solo conocerse sntomas de este. e. Se posee poca informacin sobre el problema y sus posibles variantes de solucin. f. Para decidir, inicialmente, el directivo cuenta ms con factores subjetivos aportados por valores y preferencias, que con verdaderos datos.
c.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

14

G.

H. I.

Implican complejos procesos de recoleccin, anlisis e investigacin para poder estructurar y desarrollar un verdadero proceso argumentado de toma de decisiones. Frecuentemente exigen soluciones totalmente nuevas y con un alto grado de creatividad. Pueden requerir de ayuda especializada para desarrollar el proceso de solucin de personas expertas provenientes de la organizacin y/o externas.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

15

i. Frecuentemente exigen soluciones

totalmente nuevas y con un alto grado de creatividad. j. Pueden requerir de ayuda especializada para desarrollar el proceso de solucin de personas expertas provenientes de la organizacin y/o externas.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

16

Son los problemas, ms difciles y complejos de afrontar. Qu pasa? Qu lo provoca? Qu hacer? No se conoce Cmo actuar? Qu decidir?

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

17

Es importante observar como el elemento fundamental para clasificar los problemas, en uno u otro de estos grupos, es el grado de conocimiento que de estos se posee; en otras palabras el grado de informacin con que se cuenta sobre ellos. Un problema que en la actualidad est estructurado, incluso estandarizado, pudo ser en su momento un problema no estructurado. Todo depende del grado de conocimiento e informacin que se ha logrado obtener sobre este, en uno varios procesos de decisin.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

18

Decisiones programadas y no programadas

Decisiones programadas: Como el tiempo es valioso y escaso, deben tener identificadas aquellas situaciones que, por su recurrencia o importancia relativa, puedan ser tipificadas de manera tal que, al ocurrir, ya se tenga decidido lo que se debe hacer.
Los reglamentos y las polticas contienen decisiones programadas que surgen a partir de este tipo de situaciones.
Msc. Luis Vegueria 27/01/2012

19

Decisiones programadas
Existen las decisiones programadas por su recurrencia involucran situaciones repetitivas hasta cierto punto, cotidianas.
Ejemplo: La poltica de reclutamiento y seleccin de personal, que implica de una serie de exmenes psicomtricos y tcnicos, as como varias entrevistas.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

20

10

Decisiones programadas
Las decisiones programadas por su importancia relativa implican una regla o poltica que surte efecto hasta el momento en que la decisin se vuelve ms importante.
Ejemplo: La poltica de emisin de cheques para el pago de proveedores establece un lmite de dinero para emitir cheques de pago sin requerir de la autorizacin de un jefe superior.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

21

Decisiones no programadas
Decisiones no programadas: Involucran situaciones, imprevistas o muy importantes que requieren una solucin especfica y particular por parte de los implicados.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

22

11

Decisiones no programadas
Quienes toman decisiones no programadas deben cubrir algunos requisitos para que ser eficaces:
a. capacidad tcnica, b. dominio de algn mtodo para tomar

decisiones, c. experiencia, determinacin suficiente y d. fortaleza de carcter para asumir la responsabilidad y enfrentar las consecuencias.
Msc. Luis Vegueria 27/01/2012

23

Decisiones no programadas
Las decisiones no programadas derivadas de problemas imprevistos;
se toman cuando el acontecimiento que les da origen no estaba planeado o no se esperaba que ocurriera.

Las decisiones no programadas por la importancia de la situacin que involucran, se reservan a personal de un nivel superior debido al impacto de sus consecuencias en la organizacin.
Msc. Luis Vegueria 27/01/2012

24

12

Decisiones programadas y no programadas

En la prctica se establece, como regla general, que:
Los administradores deben generar decisiones programadas para todas aquellas situaciones cuya naturaleza lo permita. Limitar las decisiones no programadas slo a los casos que verdaderamente lo ameritan.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

25

Identificacin y Seleccin del Problema 1 Evaluacin 2 Anlisis de de la Proceso las causas Solucin 6 Solucin del Problema 3 Generacin Problemas 5 de Soluciones Aplicacin de Potenciales la Solucin 4 Seleccin y Planificacin de la Solucin
Msc. Luis Vegueria 27/01/2012

26

13

PROCESO DE SOLUCIN DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES.

ETAPAS PROCESO DE DEFINICIN DEL PROBLEMA 1. Reconocimiento: discusin y documentacin de puntos de vista individuales, hechos comprobados y sntomas relevantes, hasta que todos los implicados acepten que existe un problema 2. Clasificacin: se documenta con claridad las partes del conflicto especifico que se quiere resolver. 3. Anlisis: se encuentra la nica y fundamental fuente (las causas) del problema y se llega a un acuerdo con respecto a ella. TECNICAS RESULTADO

Lluvia de ideas. Reduccin de listado Planilla de comprobacin. Entrevistas Encuestas. Lluvia de ideas. Reduccin de listado. Voto ponderado. Lluvia de ideas. Reduccin de listado. Diagrama de Causa Efecto. Modelos de valoracin de criterios.
Msc. Luis Vegueria

Acuerdo de que hay un problema que necesita solucin.

Llegar a un acuerdo con respecto a la clasificacin del problema.

27/01/2012

27

ETAPAS PROCESODESOLUCIONY TOM ADE DECISIONES 1. Opciones o alternativas: se escriben todas las alternativas que tengan la m s m nim a posibilidad de resolver el problem a y su causa original. 2. Tom a de decisiones: seleccionar la m ejor solucin de la lista anterior, evaluando objetivam ente las alternativas opcionales.

TECNICAS

RESULTADO

Lluvia de ideas. Una lista com pleta de Reduccin de listado. posibles soluciones del Votacin ponderada. problem a. Hojas de balance. Anlisis de Cam po de Una firm e decisin Fuerza. colectiva acerca de la Hoja de balance. solucin que se eligi. M odelos de valoracin de criterios. 3. Plan de accin: se organiza una secuencia Diagram a de flujo. Un itinerario paso a sistem tica de tareas, tiem pos, personal y Diagram as de Gantt. paso para transform ar recursos para im plantar la decisin. la decisin en realidad.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

28

14

Qu importancia tiene la incertidumbre en la toma de decisiones?

El grado de variabilidad de la incertidumbre depender de la situacin o problema a resolver y del mismo entorno en el que se presente. Se puede aseverar que la toma de decisiones implica siempre ciertos riesgos y, por ende, un grado mayor o menor de incertidumbre.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

29

Caractersticas de las decisiones gerenciales

Riesgo Incertidumbre

Decisiones programadas y decisiones no programadas

Conflicto

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

30

15

Caractersticas de las decisiones gerenciales

Certeza:
Estado que existe cuando quienes toman decisiones disponen de informacin completa y precisa.

Incertidumbre:
Existe cuando quienes toman decisiones no cuentan con informacin suficiente para conocer las consecuencias de acciones distintas.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

31

Caractersticas de las decisiones gerenciales

Riesgo:
Estado que existe cuando la probabilidad de xito es inferior a 100 por ciento. Quienes toman buenas decisiones prefieren evitar o manejar los riesgos.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

32

16

Caractersticas de las decisiones gerenciales

Conflicto:
Presiones opuestas procedentes de fuentes distintas: Se toman decisiones de manera individual y experimentan un conflicto psicolgico cuando resultan atractivas diversas opciones o cuando ninguna lo es. Se toman decisiones entre personas o grupos y se crea el conflicto del grupo.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

33

Barreras
La toma de decisiones implica escoger la mejor solucin posible a una situacin especfica, aplicando criterios preestablecidos. Este proceso, que puede parecer muy simple, se torna complejo cuando se debe manejar un gran nmero de criterios y alternativas de solucin.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

34

17

Barreras
En la eleccin de alternativas influye una gran cantidad de factores personales, entre los que destacan:
1. 2. 3. 4. 5.

La cultura del grupo social al que pertenece. Los gustos y predisposiciones de quien toma la decisin. Los recursos disponibles. Exceso de confianza. Percepcin tarda.
Msc. Luis Vegueria 27/01/2012

35

Barreras
1. La cultura del grupo social al que pertenece:
Algunos investigadores han demostrado que efectivamente se dan diferencias culturales en la toma de decisiones. Un ejemplo de esto, fue la comparacin entre japoneses y australianos, se encontr que los primeros se estresan ms y consideran ms a sus equipo de trabajo cuando toman decisiones.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

36

18

Barreras
2. Los gustos y predisposiciones de quien toma

la decisin.
La mayora de las decisiones tienen, al menos, una pequea distorsin debido a los gustos y predisposiciones personales.

3. Los recursos disponibles.

Las decisiones tambin se ven afectadas por los recursos con lo que cuenta para implementar la solucin al problema que quiere resolver.
Msc. Luis Vegueria 27/01/2012

37

Barreras
4. Exceso de confianza.
Cuando se domina una materia en particular se pueden tomar decisiones rpidas y acertadas. En cambio no se es experto en el tema objeto de la decisin, se puede caer en un exceso de confianza al decidir, como si se dominara la situacin.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

38

19

Barreras
5. Percepcin tarda.
Cuando se perciben las consecuencias de una decisin, se piensa que ya se saba lo que ocurrira, sin importar la materia sobre la cual se decide. Se pens que se poda prever con anterioridad el resultado de una decisin.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

39

Administracin de la toma de decisiones Ncleo de la administracin de la toma de

decisiones:
Reconocimiento de una necesidad Etapas de la decisin Decisin de cambiar

Dedicacin consciente para implementar una decisin

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

40

20

Administracin de la toma de decisiones

Toda decisin debe evaluarse en funcin de cinco caractersticas: 1. Efectos futuros. Tiene que ver con la medida en que los compromisos relacionados con la decisin afectar el futuro. 2. Reversibilidad. Se refiere a la velocidad con que una decisin puede revertirse y la dificultad que implica hacer este cambio.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

41

Administracin de la toma de decisiones

3. Impacto. En qu medida se ven afectadas

otras reas o actividades. 4. Calidad. Se refiere a las relaciones laborales, valores ticos, consideraciones legales, principios bsicos de conducta, imagen de la compaa, entre otros aspectos. 5. Periodicidad. La decisin se toma frecuente o excepcionalmente?
Msc. Luis Vegueria 27/01/2012

42

21

Habilidades para administrar y toma decisiones

Alta tolerancia a la ambigedad Capacidad para escuchar a los dems Generar consenso alrededor de una decisin Flexibilidad para la retroalimentacin Evitar los estereotipos Manejo de datos blandos y duros Realismo acerca de los costos y las dificultades

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

43

Toma de decisiones en la organizacin

Racionalidad Limitada: Es la forma imperfecta de racionalidad en la que quienes toman decisiones no pueden conducir un anlisis completo y racional porque las decisiones son complejas debido a que no es posible disponer de informacin completa.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

44

22

Toma de decisiones en la organizacin

Modelo incremental es el modelo de toma de decisiones en el cual las principales soluciones surgen de una serie de decisiones menores. El administrador regularmente acta dentro de un esquema racionalidad limitada.
Siempre existen limitaciones de informacin, tiempo y certidumbre que restringen la racionalidad.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

45

Toma de decisiones en la organizacin

Qu entendemos por la heurstica? Es un conjunto de reglas prcticas que ayudan a simplificar y resolver problemas, aunque no garantizan una solucin correcta.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

46

23

Toma de decisiones en la organizacin

Existen varios mtodos heursticos como lo son:
La representatividad, para hacer un juicio y simplificar el proceso de toma de decisiones. La disponibilidad, se utiliza cuando se va a tomar una decisin y no se tiene toda la informacin requerida ni forma alguna de obtenerla.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

47

Toma de decisiones en la organizacin

El sesgo de confirmacin, implica buscar evidencia que confirme las creencias o predisposiciones La regla a seguir es que, mientras ms compleja y especializada sea la decisin, requiere gente mejor entrenada, con ms conocimientos y experiencia.

Msc. Luis Vegueria

27/01/2012

48

24

FIN
Msc. Luis Vegueria 27/01/2012

49

25